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“AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU”

ASIGNATURA : COMPUTACION E INFORMATICA

TRABAJO : TRABAJOS EN MULTIPLES HOJAS Y


LIBROS EN EXCEL

DOCENTE : VEGA HUINCHO Fernando

ALUMNOS :
 ALVARES TORREZ Alex
 CACHA SIFUENTES Sonia
 HERRERA LARIANCO John
 PADILLA ANTAURCO Erick

CICLO : II

AÑO : 2016
EL LIBRO EXCEL
En inglés se lo denomina “Workbook” y es el archivo o documento Excel con el
que vas a trabajar normalmente.
Cuando abres Excel y te aparece una pantalla con varias opciones e iconos, y
una rejilla vacía, estás viendo un libro de trabajo de Excel.
Un libro de trabajo Excel es un archivo que contiene una o más hojas de
cálculo que permiten introducir y almacenar datos relacionados. Por omisión, al
crear un nuevo libro Excel este toma el nombre de Libro1 y contiene tres hojas
de cálculo. El nombre del libro del trabajo al igual que las hojas de cálculo
pueden cambiarse si así se desea.
En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera
predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo
podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de Excel también
es conocido como un libro.

¿Y POR QUÉ SE LLAMA LIBRO DE TRABAJO?


Pues porque un libro de trabajo es, en realidad, una colección de hojas. Así es,
un libro de trabajo no es otra cosa que una colección de hojas; pero en este
caso se denominan hojas de trabajo.
Imagina que tienes un libro en tus manos. Piensa en sus características: El
libro tiene un nombre. También tiene un número determinado de hojas, cada
hoja tiene texto, imágenes, números, fechas… Las hojas están numeradas
para poder referirnos a ellas en un momento dado…
Estas características que le pertenecen a un libro físico, también las tiene un
libro de trabajo. Aunque en la pantalla no se parezca al libro que te acabas de
imaginar, éste funciona igual. ¡Tenlo presente!
Al igual que un libro físico está formado por un número indeterminado de hojas,
un libro de trabajo también agrupa varias hojas de trabajo.
Desplazamiento a través de un libro de trabajo

Un Libro de trabajo nuevo contiene tres hojas de cálculo. Puede seleccionar


hojas diferentes de un libro pulsando las etiquetas de hoja que se encuentran al
fondo de cada hoja. Puede utilizar los botones de desplazamiento de la
etiqueta de hoja para recuperar etiquetas de hoja que estaban ocultas de forma
que también pueda seleccionarlas si así lo desea. La hoja seleccionada pasa a
denominarse la hoja activa.
De forma adicional, puede seleccionar varias hojas a la vez, incluso si son
hojas no adyacentes, e introducir los mismos datos en todas las hojas activas
al mismo tiempo. Esto resulta particularmente útil si necesita configurar varias
hojas que sean idénticas en algunos aspectos (como por ejemplo, agregar
rótulos comunes en un informe mensual).
Cómo abrir un libro de trabajo
Cuando se inicia una sesión de Excel abrimos un Libro de trabajo Nuevo,
Libro1, pero si lo que queremos es abrir un Libro de trabajo existente, es decir,
previamente guardado, lo podemos hacer de varias formas, pulsando el botón
Abrir de la barra de herramientas Estándar, o desplazarnos hasta el menú
Archivo - Abrir.
Aparece el cuadro de diálogo Abrir. En este cuadro de diálogo, seleccione el
Libro de Trabajo con el que desea trabajar. El recuadro de texto rotulado
Buscar en, muestra la carpeta que está seleccionada actualmente, si en ella no
se encuentra el libro de trabajo que está buscando, despliegue la lista
desplegable que aparece en el cuadro Buscar en y localice el libro buscado en
las distintas Unidades de Disco y Carpetas.
Una vez seleccionado el Libro de trabajo que desea abrir, haga doble click
sobre él.
HOJA DE EXCEL
La hoja de trabajo es una página de nuestro ‘libro virtual’. ¿Recuerdas lo que te
comenté en el punto anterior? Piensa en las hojas de trabajo, como si fueran
un montón de hojas de papel amontonadas una sobre otra, donde tú vas a
ingresar los datos que necesites.

Ubicación
En realidad las hojas de trabajo ocupan la mayor parte de tu pantalla. Toda el
área cuadriculada de tu libro de trabajo, corresponde a la hoja de trabajo.
A continuación te muestro una imagen, donde he encerrado en un recuadro
rojo el área que ocupa la hoja de trabajo, Pincha en la imagen para verla más
grande:

La hoja de trabajo es todo lo que puedes ver encerrado en el recuadro rojo. La


hoja de trabajo, está formada por varias filas y columnas como puedes ver en
la imagen anterior. Estas filas y columnas están formadas por varios
rectángulos pequeños formando una cuadrícula (algo parecido a las hojas
cuadriculadas en las que realizas las tareas de matemáticas) Nota que las filas
están numeradas y las columnas están identificadas con letras.
Las etiquetas de las hojas de trabajo.
Como tal vez hayas notado, en la parte inferior de la hoja de trabajo, hay tres
etiquetas (pueden ser más, pueden ser menos) con los nombres: “Sheet1”,
“Sheet2”, “Sheet3” o si tienes la versión de Excel en español, éstas tendran los
nombres “Hoja1”, “Hoja2”, “Hoja3”.
Pues bien, estas etiquetas son como los separadores de tus hojas de trabajo y
sirven para ponerle un nombre a cada hoja. Al igual que los separadores de
una agenda, éstos sirven para facilitar la ubicación de una hoja determinada.
Cuando quieras cambiar de hoja de trabajo, sólo tienes que pinchar sobre el
nombre de la hoja que quieres, e inmediatamente excel te mostrará su
contenido.
A continuación te dejo una imagen que muestra cómo lucen las etiquetas de las
hojas de trabajo. Pincha sobre la imagen para verla más grande.

Seleccionar varias hojas a la vez


Seleccione varias hojas al mismo tiempo. Todas las hojas seleccionadas se
activan y, si introduce datos en una de las hojas, éstos se introducirán
automáticamente en todas las demás hojas activas.
Pulse la etiqueta de la Hoja1, y Mantenga presionada MAYUS y pulse la
etiqueta Hoja3, las Hojas1, 2 y 3 han sido seleccionadas y activadas. La
palabra [Grupo] aparece en la barra de titulo junto al nombre de archivo.
Utilice el botón derecho del ratón para pulsar la etiqueta de Hoja2, en el menú
contextual, pulse Desagrupar hojas.
Sólo permanecerá activa la Hoja2.
Si el grupo de hojas que desea seleccionar no son adyacentes, mantenga
pulsada la tecla CONTROL y pulse las etiquetas de las hojas

TRABAJOS EN MULTIPLOS HOJAS Y LIBROS EN EXCEL

Al trabajar en Excel, en ocasiones tendremos que hacerlo en diferentes hojas y libros,


para ello tenemos dos opciones:
 Ver la misma hoja abierta en diferentes ventanas.
 Ver diferentes libros y sus hojas en diferentes ventanas.

 VER LA MISMA HOJA ABIERTA EN DIFERENTES VENTANAS:

En los menús iníciales de Excel tienes una pestaña llamada Vista, si hacemos clic
sobre ella podemos ver los diferentes grupos de trabajo existentes. En concreto
dentro del denominado Ventana está el icono de “nueva ventana”, si pulsas sobre
él se abrirá la misma hoja en una ventana diferente con lo cual tendrás dos
ventanas con la misma hoja y te servirá para trabajar con una hoja grande en la
que quieras tener a la vista diferentes zonas de la misma a la vez.
Y lo que es más interesante cuando escribas en una de las hojas queda también
escrito en la otra u otras que tengas abiertas.

 Practica abrir varias ventanas en la hoja Excel:

Abre un libro de Excel y después una hoja que ya tengas creada, si no tienes
ninguna escribe en la hoja activa algún dato.

Pulsa en la pestaña Vista y después en Nueva ventana.

Se abre una nueva ventana en la que se muestra la misma hoja que tenías
abierta.

Observa que ahora el nombre de la hoja irá acompañado de un número, en


concreto una ventana acabara en 1 y la otra en 2, si abres una tercera acabara en
3, con este se te está indicando el número de ventanas de la misma hoja que
tienes abiertas.

 VER DIFERENTES LIBROS Y SUS HOJAS EN DIFERENTES VENTANAS:

También puedes ver hojas diferentes de libros distintos en la misma ventana.

Para ello tienes que abrir dos libros (o más) y después situado en uno de los
libros abiertos pulsar en Vista y después en el icono Organizar todo, se abre una
pequeña ventana llamada Organizar ventana en la que puedes optar por
diferentes vistas de las ventanas: Mosaico, Horizontal, Vertical, Cascada.

Elige una de ellas, yo suelo usar Vertical y haz clic en Aceptar, en la pantalla
veras las dos hojas de los diferentes libros de Excel a la vez y podrás trabajar en
una y en otra introduciendo datos y visualizándolos.

 Practica:

Abre un libro de Excel y después abre otro diferente.


A continuación haz clic en la pestaña Vista y después en Organizar todo, elige
Vertical y pulsa Aceptar. Ya puedes ver las diferentes hojas de diferentes libros en
la misma ventana.

 Tips:
 Ver en la misma ventana hojas del mismo libro.

 El atajo del teclado para moverte entre ventanas es Alt+Tab.

Crear una referencia externa (enlace) a un rango de celdas de otro


libro
Se aplica a: Excel 2007
IMPORTANTE Este artículo se ha traducido con traducción
automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su
referencia, puede encontrar la versión en inglés de este
artículo aquí.
Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro
mediante una referencia externa. Una referencia externa (también
denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un rango
de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una
referencia a un nombre definido en otro libro. Puede hacer
referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico
de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia
externa.
¿Qué desea hacer?
 Obtenga más información sobre referencias externas
 Crear una referencia externa entre celdas de libros diferentes
 Crear una referencia externa a un nombre definido en otro
libro
 Definir un nombre que contiene una referencia externa a las
celdas de otro libro
Obtenga más información sobre referencias externas
Aunque las referencias externas se parecen a las referencias de
celdas, existen diferencias IMPORTANTES. Las referencias
externas se usan al trabajar con cantidades grandes de datos o
fórmulas complejas que se encuentran extendidas por varios libros.
Se crean de modo distinto y aparecen de manera distinta en una
celda o en la barra de fórmulas.
Dónde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas
Las referencias externas son especialmente útiles cuando no
resulta práctico mantener juntos en el mismo libro los modelos de
hoja de cálculo grandes.
 Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de
varios usuarios o departamentos e integrar los datos
pertinentes en un libro de resumen. De este modo, cuando se
cambian los libros de origen, no tendrá que cambiar
manualmente el libro de resumen.
 Crear distintas presentaciones de los datos Pueden
insertarse todos los datos en uno o más libros de origen y, a
continuación, crear un libro de informe que sólo contenga las
referencias externas a los datos pertinentes.
 Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un
modelo complicado en una serie de libros interdependientes,
podrá trabajar en el modelo sin necesidad de abrir todas las
hojas relacionadas con él. Los libros de menor tamaño son más
fáciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden
abrir, guardar y calcular con más rapidez.
Métodos para crear referencias externas
Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa,
también puede aplicar fórmulas a la información. Al cambiar entre
los distintos tipos de referencias de celda, puede controlar además
las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la
referencia externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al
mover la referencia externa, la celda o celdas con las que se
establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición en la
hoja de cálculo.
Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe
utilizar un nombre para hacer referencia a las celdas con las que
se establece el vínculo. Puede crear una referencia externa
utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el
nombre cuando cree la referencia externa. Este nombre permite
recordar más fácilmente el contenido de las celdas con las que se
establece el vínculo. Las referencias externas que utilizan nombres
definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace
referencia a una celda o rango de celdas específico. Si desea
utilizar una referencia externa con un nombre definido que cambie
al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en la referencia
externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el
nombre.
Aspecto de una referencia externa a otro libro
Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran
de dos maneras, en función de si el libro de origen, el que
proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye
el nombre del libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la
hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que
depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las
celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

Referencia externa

=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda


la ruta de acceso.

Referencia externa

=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)

NOTA: Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro


contiene caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o
la ruta de acceso) entre comillas sencillas.
Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro usan
e nombre del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el
nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas del
rango Ventas del libro Presupuesto.xlsx.

Referencia externa

=SUMA(Presupuesto.xlsx!Ventas)

Volver al principio
Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos
1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de
destino) y el libro que contiene los datos con los que desea
establecer el vínculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la Barra de
herramientas de acceso rápido.
3. Seleccione la celda o las celdas en las que desea crear la
referencia externa.
4. Escriba signo igual (=). Si desea ejecutar cálculos o funciones
en el valor de referencia externa, escriba el operador o la
función que debe preceder la referencia externa.
5. Cambie al libro de origen y, a continuación, haga clic en la hoja
de cálculo que contiene las celdas con las que desea
establecer el vínculo.
6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee establecer
el vínculo.
7. Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega la
referencia al libro de origen y a las celdas que seleccionó en el
paso anterior.
8. También puede modificar o cambiar la fórmula en la hoja de
cálculo de destino.
9. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Crear una referencia externa a un nombre definido en otro libro
1. Abra el libro que contendrá la referencia externa (el libro de
destino) y el libro que contiene los datos con los que desea
establecer el vínculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la Barra de
herramientas de acceso rápido.
3. Seleccione la celda o las celdas en las que desea crear la
referencia externa.
4. Escriba signo igual (=). Si desea ejecutar cálculos o funciones
en el valor de la referencia externa, escriba el operador o
función que debe preceder la referencia externa.
5. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar
ventanas, en el libro de origen y después en la hoja de cálculo
que contiene las celdas con las que desea establecer el
vínculo.

6. Presione F3 y, a continuación, seleccione el nombre con el que


desea establecer el vínculo.
Definir un nombre que contenga una referencia externa a las
celdas de otro libro
1. Abra el libro de destino y el libro de origen.
2. En el libro de destino, en la ficha Fórmulas, en el
grupo Nombres definidos, haga clic en Definir nombre.

3. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre,


escriba un nombre para el rango.
4. Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor
dentro del cuadro.
Si el nombre contiene una fórmula, escríbala y, a continuación,
sitúe el cursor en la posición donde desee colocar la referencia
externa. Por ejemplo, escriba =SUMA () y sitúe el cursor entre los
paréntesis.
5. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Cambiar
ventanas, en el libro de origen y después en la hoja de cálculo
que contiene las celdas con las que desea establecer el
vínculo.

6. Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desea


establecer el vínculo.
7. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, haga clic en Aceptar.

Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel


Cuando la información está organizada en diferentes hojas de
Excel es indispensable saber cómo crear referencias a celdas
que se encuentran en otras hojas. La nomenclatura es muy
sencilla, solamente usamos el nombre de la hoja seguido del signo
de exclamación y la dirección de la celda.
Referencia a una celda en otra hoja de Excel
Hagamos un ejemplo muy sencillo. En una de las hojas de mi libro
de Excel tengo el presupuesto para los gastos de los meses de
enero y febrero.

En la hoja Resumen deseo mostrar el gasto de teléfono del mes


de febrero por lo que utilizo la siguiente fórmula:
=Presupuesto!C3
Observa que esta referencia sigue las reglas mencionadas
anteriormente. En primer lugar coloco el nombre de la hoja que
tiene la información, seguida del símbolo de exclamación y
finalmente la dirección de la celda que deseo obtener de dicha
hoja. Observa que Excel obtiene el valor adecuado en mi hoja
Resumen:

Como puedes observar, es muy sencillo hacer referencia a celdas


de otras hojas en Excel.

Referencia a un rango en otra hoja de Excel


De la misma manera que hemos creado una referencia a una sola
celda en otra hoja, podemos crear una referencia a un rango.
Utilizando el mismo ejemplo anterior, ahora deseo mostrar en mi
hoja Resumen la suma total del presupuesto del mes de Febrero.
Para ello utilizaré la función SUMA especificando como
argumento un rango en otra hoja:
=SUMA (Presupuesto! C2:C5)
La función SUMA se encargará de acceder los valores en las
celdas de la otra hoja. Observa que Excel devuelve el resultado
correcto:
Espero que con estos dos ejemplos tengas ya claro cómo hacer
una referencia a una celda o rango en otra hoja de Excel.
Nombres de hojas con espacios en blanco
Existe un caso especial al momento de crear una referencia hacia
otras hojas de nuestro libro y es cuando la hoja que contiene los
datos tiene un nombre con espacios en blanco. En mi libro de Excel
de ejemplo tengo una hoja llamada “Gasto Real” con la información
del gasto efectuado en cada mes:

Si deseo colocar en mi hoja Resumen la suma de los gastos de


febrero de esta hoja debo utilizar la siguiente fórmula:
=SUMA('Gasto Real'!C2:C5)
Lo que debes notar de manera especial en esta fórmula es que el
nombre de la hoja está rodeado por comillas sencillas que es algo
que debemos hacer cuando el nombre de la hoja contenga
espacios en blanco. Observa el resultado de utilizar esta
referencia:
Utilizar el ratón para crear una referencia a otra hoja
Ya conoces las reglas para crear referencias a celdas en otras
hojas de Excel pero también puedes utilizar el ratón para crear
dichas referencias. Solo será suficiente con colocar el símbolo = y
hacer clic en la hoja y celda que contiene el dato que deseamos
incluir para que Excel pueda crear la referencia correcta.
Lo mismo sucede al especificar el argumento de una función. Con
solo hacer clic en la hoja y celda que deseamos incluir, Excel
creará la referencia adecuada. En la siguiente animación podrás
observar cómo creo las referencias de los ejemplos anteriores
utilizando solamente el ratón:

Es posible vincular hojas o libros de


Excel con la herramienta Vínculos.
En este post vas a aprender cómo usar en Excel los vínculos, tanto para vincular hojas
o libros de Excel, la herramienta que vas a usar es con Vínculos.
Un vínculo en Excel lo que te permite es copiar los datos de una hoja a otra tanto del
mismo libro como de libros diferentes y lo que es más IMPORTANTE dicho vínculo
hace que si el dato de la hoja inicial o origen cambia, este cambio también se realiza
en la hoja destino.
Conviene recordar que cosa diferente es Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción
no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.
También es diferente hablar de hipervínculos, sobre lo cual puedes leer en: Enlaces con
hipervínculos en Excel.
Para explicar este tema primero vas a realizar un vínculo entre dos hojas del mismo
libro de Excel y luego entre dos hojas de libros diferentes

Una aplicación práctica de esta herramienta: Imagina que tienes un libro con los
baremos o precios de ciertos productos y en otra el resultado de las ventas que consiste
en multiplicar el precio por la cantidad vendida, si cambian los precios en el libro de
origen y los tienes vinculados en el libro destino automáticamente al cambiar los
primeros se cambian los segundos.
Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los
siguientes:
1. Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa


Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra
debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige
Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que


Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al
nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.

Los pasos a seguir son idénticos solo que necesitas tener abiertos dos libros diferentes
de Excel.

(Otra forma de realizar los vínculos es la siguiente: tras Pegar en la celda donde quieres
el dato hacer clic en el desplegable y elegir Vincular celdas, puedes ver como
en: Conoce y practica las opciones de pegado en tu hoja de cálculo).

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los
siguientes:
1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de fórmulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde
se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.

Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de
diferentes libros y en diferentes celdas.
Introducción

Las hojas de cálculo están formadas por millones de celdas. Estas celdas pueden ser
vinculadas (o “conectadas” en terminología de Excel 2007) en un solo libro (p. ej. con la
función SUMA), entre diferentes hojas de cálculo del mismo archivo, entre diferentes archivos
del mismo ordenador e incluso entre archivos de diferentes ordenadores en cualquier lugar del
mundo. Esta unidad trata sobre realizar conexiones al exterior del archivo en el que está
trabajando. Las ventajas de estos vínculos es que el trabajo llevado a cabo en un área
actualizará el trabajo en cualquier lugar (inmediatamente, si ambos archivos están abiertos).
Vincular de un libro de Excel a otro es propenso a errores, y debería evitarse si es posible. Si
crea un vínculo a una celda en concreto en un libro fuente separada y luego cambia la
estructura de ese libro fuente, Excel solo puede ajustar la referencia si el libro que contiene el
vínculo está abierto cuando se realiza el cambio. Si no lo está, su vínculo podría dirigirse a una
celda completamente equivocada sin avisar. Además, mover los libros o guardarlos en
ubicaciones diferentes puede dar como resultado que las fórmulas se vinculen a libros de Excel
no existentes. Así que generalmente es mejor realizar copias de los datos en una hoja de
cálculo separada de su archivo en lugar de vincular dinámicamente. A veces, no obstante,
vincular a un libro externo es inevitable. Utilizar referencias hacia celdas con nombres (ver
Unidad 18) y tener mucho cuidado con los libros que están abiertos al realizar cambios puede
reducir la posibilidad de error. Digamos que usted está gestionando el presupuesto para el
lanzamiento de un libro. Tiene a alguien que controla el presupuesto del catering y ha
calculado el coste en 10.000 €, pero usted sabe que esta cifra cambiará cuando consiga
presupuestos de los proveedores. Al vincular su hoja con el presupuesto global con la hoja de
catering de su compañero, puede estar seguro de que cuando actualice su trabajo, su hoja se
actualizará también automáticamente.

5.1 Vincular a otros archivos La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener
los dos abiertos en su pantalla. Simplemente:

 Haga clic en una celda de su archivo original © 2010 Excel with Business 2 Unidad 5: Vincular
libros de Excel  Escriba el signo “=”

 Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo

 Pulse la tecla Entrar Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo
archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador
como: =[Libro1]Hoja1!$E$12 donde:

 [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando

 Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando

 ! indica dónde finaliza el nombre de la hoja

 $E$12 es la celda a la que está vinculando. Los símbolos del dólar indican una referencia
absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a
la celda E12, sin tener en cuenta nada más) lo cual se cubre en la Unidad 11: Referencias de
celda.
Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo,
es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula
directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!).

De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas,
incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos
archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino. En el archivo Fuente tenemos los
siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto:

Vincular libros de Excel Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de
esta lista en nuestro archivo Destino:

 Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

 Escriba “=SUMA(“

 Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son
adyacentes) © 2010 Excel with Business 4 Unidad 5: Vincular libros de Excel Debería ver algo
como:

 Pulse la tecla Entrar Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la
edición directa en las celdas: Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en
las celdas (desmárquela) Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará
directamente al archivo fuente.

Actualizar libros de Excel 2007 Reabrir un libro Actualizar es importante con libros vinculados.
Para continuar con el ejemplo de arriba, suponga que se ha vinculado a un libro de un
compañero con algunos datos de costes de catering.

Entonces usted guarda y cierra su archivo y se va a casa, pero su compañero trabaja en el


archivo perteneciente a él durante su ausencia. Cuando usted vuelva al día siguiente para abrir
su archivo vinculado, se puede encontrar con el siguiente aviso: © 2010 Excel with Business 5
Unidad 5: Vincular libros de Excel Normalmente usted querrá actualizar los vínculos, pero
quizá le gustaría revisar su trabajo existente antes del aluvión de actualizaciones. Esto nos lleva
a: Actualizar mientras se encuentra en un archivo No tiene que reabrir un archivo para
actualizarlo con los datos vinculados. Puede actualizar el archivo siempre que desee mediante:
Datos > Conexiones 5.2 Atención Con esta funcionalidad extra viene una responsabilidad extra.
Al vincular su archivo a archivos fuente le está pidiendo a Excel realizar más trabajo, lo cual
puede conducir a dificultades. Tener lo de abajo en cuenta le ayudará a evitar las más
comunes. Hacer que Excel trabaje demasiado Aunque es imposible ser muy precisos sobre qué
tareas encuentra Excel más agotadoras para un archivo dado, las siguientes medidas deberían
ayudar a que el programa funcione mejor: © 2010 Excel with Business 6 Unidad 5: Vincular
libros de Excel  Evite vincular archivos muy grandes  Evite vincular archivos compartidos o
protegidos  Intente vincular solamente los archivos más pequeños en una red de oficina  Al
vincular, mantenga abierto también el archivo al que está vinculando Perder datos Es posible
perder datos por un mal uso de archivos vinculados. Suponga que tiene el archivo fuente B
suministrando a su archivo local A. Entonces guarda el archivo local A en una memoria USB.
Excel mantendrá esos valores vinculados para usted en esta copia aislada del archivo. Pero si
luego usted actualiza los vínculos la próxima vez que los abra de la memoria USB, los datos
vinculados no se mostrarán, ya que el archivo B fuente no está realmente vinculado a la
versión copiada. Evite esto pegando los valores en cualquier copia aislada del archivo que
desea mantener. Incluso mejor, evite llevarse esas copias del archivo, como mucho tendrá
problemas relacionados con el control de la versión. Control - ¡Una advertencia! Si vincula
otros archivos, pierde un grado de control sobre los cambios de su archivo, especialmente
porque su archivo puede cambiar tras los cambios en el archivo fuente, por ejemplo cuando lo
abra la próxima vez.