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DIAGNOSTICO GENERAL DE LA EMPRESA “INDUSTRIA XXX, S.A.

La empresa “Industria XXX, S .A.” está ubicada en la ciudad de México, lugar que fue
seleccionado por estar cerca del mercado más grande del país. La empresa cuenta con
una planta y oficinas administrativas.

En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa, nunca se llevo a
cabo ningún estudio; el único argumento que se tomó en cuenta fue el anotado de estar
cerca del mercado más grande existente.

Organización - La organización de la empresa está estructurada como sigue:

Presidente de la compañía.

Siguiente nivel: gerente de ventas, gerente de producción, gerente de compras, gerente de
finanzas y gerente de personal.

Dependiendo de estos gerentes existen Subgerentes, en ocasiones llamado ayudante o
asistente, y abajo de ellos el resto del personal

No existe ningun organigrama de la organización que la defina, y es muy común que exista
invasión de funciones y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren
confundidos en cuanto a quién es su jefe; en épocas de reajuste en que ha llegado a faltar
el gerente de producción, el gerente de ventas a intervenido en las funciones de producción
por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal de manufactura.

Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras,
ventas, contratación de personal, etc.) siempre han quedado al juicio del gerente respectivo.
Esto ha originado que en ocasiones en que se ha cambiado algún gerente, este imponga
un nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir, creando confusión en el personal
subordinado.

Los supervisores de producción, contabilidad y ventas, manifiestan quejas de que en
ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se le habían notificado, sin
habérseles concedido tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo:

A un supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo sus órdenes
no estaban trabajando pues su máquina se había descompuesto. El supervisor, desde dos
días antes, había pedido mantenimiento sin habérsele proporcionado.

A un supervisor de ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no habían
cumplido la cuota asignada, sin embargo esta cuota no se les había notificado y en su
determinación, nunca se les consulto.

Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad se le llamó la
atención, por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante, el cual dejó de
surtir por este hecho. Estas facturas si habían sido aprobadas por ese departamento un
mes antes pero en la programación de pagos no había sido incluida porque, por órdenes
del gerente de finanzas, todos los pagos mayores a $ 50.000 deberían ser detenidos.

Dicho presupuesto tiene las siguientes características. asistencia técnica. La gerencia de personal se encarga de desarrollar todas las labores de “relaciones industriales”. 2. En lo que a los empleados administrativos se refiere. que se encomienda al gerente de finanzas. 1. La coordinación de compras está asignada al departamento respectivo. 4.La empresa se dedica a la elaboración de productos farmacéuticos utilizada tecnología inglesa y alemana por la que paga regalías y esporádicamente. Instalaciones productivas . que se rigen por medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se encuentran afiliados los obreros. Sistema de información: Existe una organización contable bien definida que permite la . Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales. Se efectúa la publicidad a través de las revistas médicas.La compañía cuenta con una planta la cual se ha ampliado por ordenes de expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. La mano de obra no requiere ser muy calificada. En su elaboración sólo interviene el departamento de finanzas y esporádicamente se consulta a los gerentes de los departamentos. Financiera .Producción . Existen centros de distribución (bodegas atendidas por un almacenista) en las ocho ciudades más importantes del país. 3. La compañía cuenta con el siguiente personal: Obreros 8. Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias del ramo. El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado. Empleados 400. El presupuesto solo es por un año. Ventas: Las ventas son realizadas a través de agentes.Anualmente se elabora un presupuesto. Alemania y Estados Unidos. Abastecimiento de materia prima: El 60% de la materia prima se compra en el país y el resto es importada de Inglaterra.800. y generalmente se le entrena dentro de la empresa y no existen problemas para hacer contrataciones. La principal fuente de financiamiento es la cobranza de la empresa. No está dividido por áreas de responsabilidad. las relaciones se rigen por contratos individuales firmados con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.

2. Otras revisiones encomendadas por la gerencia de finanzas.captación de información requerida para procesar los estados financieros necesarios a la empresa. Revisión de importaciones. que se terminan 20 días después al que pertenecen. y relaciones de todas las cuentas. Estado de Resultados. Elaboración de la declaración anual del impuesto sobre la renta 5 % Revisión de actividades en un 45 %: 1. ni se incluye ninguna explicación. cuenta con 5 personas. 4. Auditoría interna: depende del gerente de finanzas. . En una entrevista llevada a cabo con el contralor se obtuvo la siguiente Información. Este legajo es enviado únicamente al presidente de la Compañía. 3. Revisión de todas las cuentas por pagar que aprueba la contabilidad 10% 5. Pruebas de ingresos. este legajo asciende aproximadamente 100 hojas tamaño carta. Circulación de cuentas por cobrar. Visitas a oficinas foráneas (se visitan todas varias veces al año) 30 % 3. Revisión de cuentas de gastos. sólo anualmente se comparan los estados financieros con el presupuesto. 6. Estado de costo de producción. Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que incluye Balance General. Mensualmente se procesan estados financieros. Revisión de evaluación de inventarios a final de año. Revisión de corrección aritmética de estados financieros mensuales 5 % 4. Revisión de Conciliaciones 5 % 2. que invierte anualmente el tiempo como sigue: 1. 5. La información que se muestra sólo tiene la información del mes y no se compara con nada.

2. En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las compras hechas en todo el año. 70 Total examinado 200 En las importaciones no se observaron deficiencias. El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la producción.  Expedición de órdenes de compra. Alemania y Estados Unidos. En el desarrollo de su revisión usted observo. La función de compras Implica en esta empresa:  Atención de las requisiciones provenientes de producción. comprando adecuadamente.  Señalar el defecto que tiene la operación.A. compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por 30 desconocerse su existencia. Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción. CASO A COMPRAS y ABASTECIMIENTOS PLANEAMIENTO: Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa “Industria X S. El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes. Se pide:  Definir los problemas.  Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios.  Actualización continúa del directorio de proveedores.  Programación de compras. Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el 20 más barato por razones de urgencia. .  Indique que investigaciones adicionales haría. 3.  Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas. 80. se observaron las siguientes fallas generales: COMPRAS LOCALES Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia.  Señale las posibles recomendaciones. fundamentalmente los siguientes aspectos de interés: 1.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importado de Inglaterra.

000 Unidades del producto A b) 30. S.000 Unidades del producto C En el producto de su revisión han transcurrido 6 meses del ejercicio y se ha llevado a cada producción como sigue: . CASO B PRODUCCION (Primera Parte) Usted como auditor Operacional. los siguientes aspectos de interés: La producción fue planeada conforme al presupuesto anual.A.000 Unidades del producto B c) 12. control de lo planeado y del desperdicio. planeación de las necesidades de nuevo equipo y mantenimiento del equipo con que se cuenta en el afán de obtener su óptimo aprovechamiento. La función de producción implica en esta empresa: Coordinación con las funciones de Ventas. señale los puntos básicos que debe cubrir su programa de relación desde el punto de vista operacional. (nota: Una vez resuelta esta primera parte pasar a la segunda. fundamentalmente. control y manejo de inventarios. durante el año: a) 50. Manejo de planta y equipo.” Cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de productos farmacéuticos.) (Segunda parte) En el desarrollo de su revisión usted observó. Control de la calidad de la producción. No leer simultáneamente. Compras y Finanzas. va a levar a cabo la revisión de la función de producción de la empresa “Industrial X. Almacenamiento. Desarrollo de la producción a través de la administración de personal. tomando en cuenta la previa división de funciones operacionales hechas para su revisión. Dicho presupuesto señalo la necesidad de producir. Se pide: Con base en los aspectos que implica la función de producción. II.

Durante su revisión observó que existe reproceso de producto que es rechazado por estar mal empacado. Durante su visita a la planta observó que continuamente los obreros tienen que atravesar una explanada para ir por la materia prima que se encuentra en un almacén situado a aproximadamente 150 metros del edificio de producción.000 Unidades Al investigar si existe alguna variación entre el plan y lo hasta ahora producido se encuentra con que no existe plan mensual de producción. Al platicar usted con el gerente de la planta sobre los problemas de producción le indico: Que tiene un déficit de 10 obreros desde hace 8 meses y que por ello ha tenido que pagar tiempo extra.  Indique si haría investigaciones adicionales. Durante su visita a la planta usted ha podido constatar que durante que durante ciertas horas de la mañana existen nueve grupos de obreros platicando. El espacio del almacenamiento es pequeño y en ocasiones es necesario sacar todo el material que se tiene al frente para surtir el que se tiene en el fondo del almacén.  Señale las posibles recomendaciones que juzgue procedentes .000 horas.Producto A . este se inicia en el 3 piso.35.000 horas hombre anual.00 Unidades Producto B . 3. La capacidad normal instalada de producción de la planta es de 100.00 Unidades Producto C . Platicó con los obreros de mantenimiento y explicaron que este servicio lo prestan a solicitud de los supervisores de planta cuando ellos lo juzgan conveniente. Que durante el año ha tenido que suspender 3 veces la producción del producto del producto B por falta de materia prima. Asimismo observó que en el edificio de producción. Que las maquinas se descomponen con cierta frecuencia. pasa al proceso en el primer piso y se empaca en el 2 piso. 3. SE PIDE:  Defina el problema. La producción planeada implica el uso de 70. 2. 1.12. considerando dos turnos diarios de producción. Asimismo en su recorrido de la planta usted observó que 4 obreros estaban esperando que se diese mantenimiento a sus maquinas para empezar a trabajar. Al investigar se encontró que se controla la calidad del producto pero no del empaque.6.  Señale el efecto de estos problemas que tienen en la operación.

Coordinación de los almacenes para existencias mínimas y máximas.000 4´200.000 1´800.000 y que se han considerado difícil de alcanzar. La función de ventas implica en esta empresa: Coordinación con las funciones de producción.000 4´350.000 3´300.A.000 Los comentarios recibidos a las variaciones fueron los siguientes: El presupuesto de ventas para 2013. 3. va a llevar a cabo la revisión de la función de ventas de la empresa “Industrias X.000 2´700.000 Marzo 6´800.” cuyas características ya señaladas indican que se dedica a la manufactura y venta de productos farmacéuticos. Desarrollo de la función de ventas a través de los departamentos de venta y mercadotecnia. Coordinación con ingeniería de planta para la planeación de mejoras y necesidades de nuevo equipo. sumaba para todo el ejercicio $50.000 Febrero 6´200. SITUACIONES ENCONTRADAS: Comparo el importe de ventas por los primeros cuatro meses de los ejercicios 2013 y 2014 como sigue: 2014 2013 variación Enero 5´500. Al observar la frecuencia de operación en varias ventas desde el pedido hasta la entrega de la mercancía al cliente y su registro se dio cuenta de lo siguiente: Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos hasta semana y media a falta de la autorización de crédito.000 1´300. ya que solo el gerente de crédito y cobranza tiene asignada esta función. Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2013 se contaba con 15 agentes vendedores más que en 2014. finanzas. no obstante que en este último salieron al mercado nuevos productos con patentes de la Compañía.000. compras.000 cantidad que en opinión de los gerentes de ventas y agentes vendedores era exageradamente fácil cubrir.000. CASO C VENTAS PLANTEAMIENTO: Usted como auditor operacional. . 2.000 4´200. así. Como mantenimiento del que ya se tiene.000 4´100.000 Abril 7´500. Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni incentivos y la presión que se ejerce sobre ellos en amenazante para cubrir sus cuotas según presupuesto. no así para el presupuesto de 2014 que alcanzaba la cifra de $ 100. S.

Al visitar los centros de distribución observó lo siguiente: Que una de las ciudades donde está ubicado uno de los centros de distribución de la Compañía. 7. La razón de lo anterior es que no tiene stocks de inventarios suficientes para cubrir las necesidades de ventas. Observó que para efectos de determinar los precios de venta.  Señale las posibles recomendaciones que juzgue procedentes CASO D PERSONAL . cuyos planes de expansión han sido notoriamente ganar en primer lugar el mercado de la localidad. La política de crédito (promedio) ha sido de 90 días. existiendo autorizaciones variables que van de 40 a 140 días. 6. otra de las bodegas de la Compañía quedó prácticamente atrapada entre pasos a desnivel y calles de un solo sentido. que dificultan la localización de la misma y el acceso de camionetas y/o camiones para recibir la mercancía. SE PIDE:  Defina el problema. En relación con el estudio de los medios de publicidad de la compañía notó que solo se canaliza a través de revistas médicas. 4. razón por la cual observó una disminución paulatina en las ventas. 5. existe una compañía de la competencia. Al comentar la situación anterior con el departamento de mercadotecnia le informaron que no se habían enterado de ello.Continuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable en que les son surtidos. No cuentan con información que permita conocer el monto de las ventas por cada centro de distribución. Que por razones de urbanización. situación que ha dependido exclusivamente del gerente de ventas. el departamento de ventas sólo consideró aquellos que rigen en el mercado y que no se encuentran con análisis de utilidad por producto o línea de productos.

000 en 2014 y 315. 3. En el departamento de nóminas. Higiene y seguridad del personal.880 obreros con contrato colectivo de trabajo. selección y contratación de personal.000 en el 2013. El 90% de las contrataciones son urgentes y se solicita a personal en forma verbal o telefónica. A los funcionarios y empleados se les paga en efectivo. Reclutamiento. Durante su revisión Determinó que existe personal de mejor jerarquía que tiene sueldo superior al jefe de departamento por ser más antiguo en la empresa. Los aumentos de sueldo a los empleados se efectúan cuando cada jefe de departamento así lo determina. El número de personal ha aumentado considerablemente y la venta por persona es: 2014 $ 410.000. Pagaduría. Jefatura de personal. La producción por obrero es de $ 280.000 – 2013 $ 494. 9.PLANTEAMIENTO: Usted como auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función “PERSONAL” de la empresa” Industria X. 5. SITUACIONES PLANTEADAS: En el desarrollo de su revisión usted observó los siguientes aspectos de interés. Relaciones y eventos sociales. Elaboración de nómina. Encontró déficit de obreros en ciertas operaciones de producción. Programación de contrataciones en coordinación con otros departamentos. 2. sin embargo el número de obreros de la planta es superior al presupuesto. usted encontró que existe solo lista de prestaciones y una nomina de funcionarios y empleados. Durante la revisión y pláticas con la gerencia de relaciones industriales determino que los cursos de capacitación son para empleados de más de un año de trabajo en la empresa. 7. 4. . La mayoría del personal contratado es por medio de periódico o bolsas de trabajo. S.” cuyas características ya señaladas indica que se dedica a la manufactura de productos farmacéuticos y que cuenta con 400 empleados contrato individual y 8. 8. así como por familiares de empleados y obreros de la Compañía. 6. y están situados en la planta y oficinas en el mismo edificio en la ciudad de México. La función de personal implica en esta empresa: 1. Los sueldos y prestaciones son similares con la industria de este ramo. Entrenamiento y desarrollo de personal.A. Administración de salarios. con cheque o se les deposita en sus cuentas bancarias según les sean más convenientes.

 Indique que tipo de investigaciones adicionales realizaría.  Defina los efectos que producen estos en las operaciones. El reloj marcador se descompone continuamente sin embargo cuando esto sucede controlan entradas y salidas los policías de guardia. Siga las recomendaciones. sin embargo la gravedad de los accidentes ha sido superior. Las variaciones contra presupuesto de este departamento se revisan cada año y se da explicaciones de ellas a la gerencia general. El número de accidentes de los obreros se ha reducido mediante campañas de seguridad.SE PIDE:  Señale los problemas detectados. .