MANUAL 1

SISTEM AS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
Mayo, 2004
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

MANUAL DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE
FUNDACITE MERIDA
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IDENTIFICACIÓN

Nombre de la Dependencia Coordinación de Finanzas y

Contabilidad
Gerencia de Gestión Interna

Manual de: Sistemas y Procedimientos Contables

Lugar y Fecha: Mayo; 2004

Responsable de su elaboración: Br. Luis Gerardo Durán Pérez

Revisado por.- Lic. Aquilina Sánchez Díaz

Lic. Isabel Becerra
Msc. Francisco Berbesí
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INDICE

Contenido Pág.
Índice 03
Introducción 04
CAPITULO I Contenido Preliminar
Objetivos del Manual de Sistemas y Procedimientos 06
Contables de FUNDACITE Mérida
Base Legal del Manual de Sistemas y Procedimientos 07
Contables de FUNDACITE Mérida
CAPITULO II Catalogó de Cuentas 11
CAPITULO III Plan de Asientos 46
CAPITULO IV Plan de Formas Contables 62
CAPITULO V Plan de Reportes Contables 91
CAPITULO VI Plan de Libros 125
CAPITULO VII Descripción de los Procedimientos Contables de 130
FUNDACITE Mérida
CAPITULO VI II Anexos 172
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INTRODUCCION.

Todo ente publico o privado debe poseer un sistema de información contable, el cual se
va a constituir en un conjunto de elementos interrelacionados, el referido sistema de
información contable procede a almacenar los datos, y una vez procesados se convierten
en información útil; que posteriormente se distribuye entre los usuarios para la toma de
decisiones . Es por ello que como todo sistema estará conformada por otros subsistemas,
de los cuales se va retroalimentando de información; permitiendo lograr dos conceptos
fundamentales dentro de la gerencia como son: Eficiencia en el manejo adecuado y
racional de los recursos, conjuntamente con la eficacia, para la consecución de los
objetivos. Es por esta razón que este sistema de Información contable va a estar ligado al
desarrollo de nuevas tecnologías, orientando a cualquier organización a cumplir con los
tres objetivos principales:

• Automatizar los procesos operativos

• Proporcionar información que sirve de apoyo y fundamentación para la

toma de decisiones

• Lograr ventajas competitivas a través de su uso.

Con lo expuesto anteriormente, podemos mencionar que la contabilidad va a

conceptualizarse en un sistema de información ya que captura, procesa, em ite y
almacena información, que sirve para la toma de decisiones; destacando que actualmente
es uno de los procesos que mayor esfuerzo y dedicación administrativa requiere a fin de
cumplir con los objetivos de esta ciencia. Es por ello que la contabilidad en cualquier
organización y en especial en el sector público va descansar en un sistema de
contabilidad; el cual constituye un conjunto de normas, pautas, procedimientos, etc. Para
controlar las operaciones y suministrar información financiera, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financiera que suministre .

En el párrafo anterior se señalaba implícitamente elementos del Sistema de Contabilidad

y uno de ellos son los procedimientos los cuales integran el sistema y es que los
procedimientos indican el conjunto de pasos para obtener el trabajo de forma rápida,
ordenada y consistente señalando las responsabilidades que tiene cada individuo en su
respectivo cargo dentro de la organización. Los procedimientos contables , el autor
CATACORA (Pág. 71) 1los define como “Procesos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones en los libros contables”

1
CATACORA C; Fernando, (1997) “Sistemas y procedimientos Contables”
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El Manual de Sistemas y Procedimientos Contables de la Fundación para el Desarrollo de

la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida FUNDACITE Mérida se elaboró con la finalidad
que la institución contara con un documento que forme parte del Sistema de Información
Gerencial y permita asegurar la eficiencia y eficacia organizacional de este Ente Publico
Descentralizado Sin Fin de Lucro

En este sentido, el manual estará conformado de la siguiente manera: El Capitulo I

referido al Contenido Preliminar donde se esbozan los objetivos del manual y se indica la
base legal que sirve de fundamentación para la elaboración del manual.

En el Capitulo II se desarrolla el Catalogo de Cuentas , el cual viene a ser una descripción

de la cuentas que utiliza la Coordinación de Finanzas y Contabilidad; para los registros
contables, de acuerdo al Plan Único de Cuentas elaborado por la Oficina Nacional de
Presupuesto (Onapre)

En el Capitulo III se hace referencia al Plan de Asientos; que viene a ser una guía de los
asientos utilizados y que refleja las transacciones realizadas por FUNDACITE MÉRIDA

En el Capitulo IV se señala una descripción de las formas contables que sirven de soporte
de las operaciones hechas por la Fundación y en el Capitulo V, se muestra una breve
descripción de los Reportes Contables que emite la Coordinación de Finanzas y
Contabilidad los cuales sirven de apoyo para la toma de decisiones.

En el Capitulo VI se hace una breve descripción del Plan de Libros que lleva la Fundación

Los Procedimientos Contables de Ingresos y Egresos que realiza la Fundación se

especifican en le Capitulo VII denominado Descripción de los Procedimientos Contables
conjuntamente con los respectivos diagramas de flujos de los procesos descriptos.

Por último; se señala en el Capitulo VIII los anexos, constituido por una tabla de relación
jurídica de al s diferentes leyes y reglamentos que rigen la Contabilidad en el Sector
Publico y cuyo ámbito de aplicación es competencia de FUNDACITE Mérida

El manual está dirigido a todo el personal que tiene relación con la Dirección de Recursos
financieros y Solo será circulada entre el siguiente personal: El o la Presidente (a), él o la
Gerente de Gestión Interna, él o la Coordinador(a) de Finanzas y Contabilidad, él o la
Coordinador(a) de Presupuestos, él o la Contador(a) de la Fundación, él o la Contralor(a)
Interna y demás personas que se estime conveniente tengan acceso y uso del manual

Las revisiones y actualizaciones del manual se harán de acuerdo a las necesidades y los
cambios en el ambiente contable, control interno y desarrollo o implementación de
mejoras en el sistema contable en la Fundación.
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CAPITULO I CONTENIDO PRELIMINAR

OBJETIVOS DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE

FUNDACITE MÉRIDA

El presente Manual de Sistemas y Procedimientos Contables tiene como objetivo

principal, registrar en forma ordenada y sistemática la información relacionada con el
proceso contable que se lleva acabo en al Coordinación de Finanzas y Contabilidad de
FUNDACITE Mérida en concordancia con lo establecido en las leyes y reglamentos
aplicables a este Ente Descentralizado Sin Fin de Lucro.

Entre los objetivos secundarios que persigue alcanzar este Manual de Sistemas y
Procedimientos Contables tenemos los siguientes :

• Ser instrumento para la orientación e información del personal que labora en la

Coordinación de Finanzas y Contabilidad de la Fundación logrando así atribuir
responsabilidades en el proceso contable y evitar omisiones en el mismo.

• Proporcionar un medio para lograr la eficiencia en el manejo de los recursos

materiales y humanos de la Coordinación, evitando la repetición de instrucciones y
directrices.

• Coadyuvar a la ejecución correcta del proceso contable proporcionando la

uniformidad de los principios contables generalmente aceptados en la administración
publica

• Servir de medio de orientación, al personal de nuevo ingreso que facilite su

incorporación e inducción a las actividades que realiza la Coordinación de Finanzas y
Contabilidad

• Constituir una base para la aplicación de futuras modernizaciones en el Sistema

Contable de la Fundación.
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BASE LEGAL DEL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DE FUNDACITE MÉRIDA

La Contabilidad del Sector Público se rige por una serie de disposiciones, de Leyes
Reglamentos y Resoluciones emitidas por los diferentes órganos que conforman el sector
público en Venezuela.

La Contabilidad Publica en Venezuela tiene su fundamento en las disposiciones

emanadas de la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. De aquí nacen
una serie de instrumentos jurídicos que van a constituirse en la base para que la
administración publica bien sea de entes centralizados y en nuestro caso de Entes
Descentralizados Funcionalmente Sin Fines Empresariales(Sin Fin de Lucro); En este
particular los institutos autónomos, las personas jurídicas estatales de derecho público y
las Fundaciones, Asociaciones Civiles y demás instituciones constituidas con dinero
público o aquellas que en un ejercicio tengan el 50% o más de su presupuesto provengan
de los fondos públicos.

Dentro de esta normativa jurídica podemos mencionar siguiendo la estructura piramidal de

Kiesen las siguientes leyes: La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de
Venezuela y el Sistema Nacional de Control Fiscal según Gaceta Oficial Nº 37347 del 17
de Diciembre de 2001, La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico
según Gaceta Oficial Nº 37606 del 09 de Enero de .2003, como también el Reglamento Nº
01 de la LOAFSP sobre el Sistema Presupuestario, según Gaceta oficial Nº 5592
extraordinaria del 27-06-2002,Reglamento Nº 03 de la LOAFSP sobre el Sistema de
Tesorería, según Gaceta oficial Nº 37419 extraordinaria del 09-04-2002, Reglamento Nº
04 de la LOAFSP sobre el Sistema de Contabilidad, según Gaceta oficial Nº 5623
extraordinaria del 29-12-2002, la Ley Contra la Corrupción según Gaceta oficial Nº 5637
extraordinaria del 07-04-2003; además de la ley Orgánica de la Administración Pública
según Gaceta Oficial Nº 37305 del 17 –10- 2001, la Ley Orgánica de Planificación según
Gaceta Oficial Nº 5554 del 13-11- 2001.

Debemos agregar las Disposiciones y Resoluciones emitidas por la Contraloría General

de La Republica de Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº 01-
00-00-015, sobre el establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo,
conjuntamente con la publicada el 28 de Noviembre de 1996 según Resolución Nº 01-00-
00-032 que establece las Normas Generales de la Contabilidad del Sector Público.

La Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica de Venezuela y el Sistema

Nacional de Control Fiscal, se enfoca dentro del área contable a establecer los Sistemas
de Contabilidad atendiendo a la necesidad de unificar los criterios que prevalezcan dentro
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de los sistemas y Procedimientos de Contabilidad, entorno a la administración publica
bien sea de entes centralizados o descentralizados.

Se hace necesario destacar que los sujetos a las disposiciones contenidas dentro de esta
ley deben colaborar con la estructura del Sistema Nacional de Control Fiscal a fin de
establecer el Control Interno como un sistema para ello se señala una serie de
instrumentos que lo conforman, tales como: El plan de Organización, Políticas, Leyes,
Reglamentos, Normas, así como los Métodos y Procedimientos e instructivos adoptados
para cumplir con el objeto primordial de esta Ley que no es más que el de salvaguardar
los recursos del Estado y de la nación. Es por ello que la misma ley establece la
responsabilidad que tiene cada ente sujeto a la ley de elaborar estos elementos que
conforman el sistema de control interno.

Es imprescindible acotar que la Contraloría General de la Republica de Venezuela,

establece que los órganos de control interno establecerán los reparos como consecuencia
de la realización de auditorias, fiscalizaciones cuando en el curso de las mismas se
detecten indicios que se han causado daños al patrimonio de un ente u organismo
derivados de actos, hechos u omisiones contrarias a una norma legal, sublegal al Plan de
Organización las Políticas, Normativa Interna, los Manuales de Sistemas y
Procedimientos que comprenden el Control interno; lo cual origina sanciones civiles,
penales, de carácter administrativo, no solo de tipo pecuniario, incluyendo las sanciones
de tipo privativo de libertad.

SOBRE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO.

Él articulo Nº 3 de resoluciones emitidas por la Contraloría General de La Republica de

Venezuela fechada en Caracas el 30 de Abril de 1997 según Nº 01-00-00-015, sobre el
establecimiento de las Normas de Control Interno y Externo, establece: “ El control Interno
de cada organismo o entidad debe organizarse en función de los principios generalmente
aceptados de sistemas y estar constituidas por las políticas y normas formalmente
dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos
humanos, financieros y materiales cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al
cumplimiento de los objetivos:

ü Salvaguardar el patrimonio público.

ü Garantizar la cabalidad, la exactitud, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa técnica.
ü Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y
operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las
máximas autoridades del ente u organismo.
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Esta resolución establece el control interno Contable en los cuales señala las normas y
procedimientos; como también los mecanismos concernientes a la protección de los
recursos, que permitan la confiabilidad de los registros de las operaciones
presupuestarias y financieras, Así como la producción de la información relacionada. Aquí
mismo establece la obligatoriedad de la misma por escrito, señalando la designación de la
responsabilidad y funciones de cada cargo; dentro de la dependencia e institución, lo
exigiendo la aprobación de este Manual de Sistemas y Procedimientos por parte de la
máxima autoridad de la institución.

La resolución antes nombrada también exige el establecimiento de un Sistema de

Contabilidad con su respectivo manual, sujeta a las normas de Contabilidad del Sector
Público, que asegure el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones,
describiendo los elementos necesarios que aseguren la información necesaria para la
elaboración de los Estados Financieros de cada organismo en tiempo previsto que
permitan toma de decisiones y el control posterior en forma oportuna.

SOBRE LAS NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR

PUBLICO

Estas normas están diseñadas en función de crear un marco normativo que regule la
Contabilidad, constituido por un conjunto de reglas, preceptos, pautas, disposiciones y
criterios básicos que sustenten el diseño, establec imiento y prescripción de los Sistemas y
Procedimientos de Contabilidad con la finalidad de unificar la óptica contable de los entes
públicos.

La resolución de carácter obligatorio establece los Principios de Contabilidad que rige el

Sector Público (Entidad, Continuidad, Registro, Periodo Contable, Revelación Suficiente,
Importancia Relativa, Prudencia, Uniformidad, Precio de Adquisición, Causado y
Devengado, Unidad y Universalidad, Dualidad Económica, Registro e Imputación
Presupuestaria, Correlación de Ingresos y Gastos y Principios Contables Supletorios)
como también los requisitos que debe poseer la información contable (Identificación,
Oportunidad, Claridad, Relevancia o Pertinencia, Economicidad, Objetividad,
Verificabilidad, Imparcialidad, Utilidad y Confiabilidad)

La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico según Gaceta Oficial Nº
37606 del 09 de Enero de .2003 define el Sistema de Contabilidad Publica estableciendo
las funciones y características que posee el mismo, sobre la cual se desprende el Manual
de Normas de Control Interno según Gaceta Oficial Extraordinaria de fecha 17 de
Noviembre de 1998, la cual define los mismos tópicos y establece un conjunto de normas
relativas al Sistema de Contabilidad tales como:
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Ø Contabilidad Integrada.
Ø Información Financiera del Gobierno
Ø Manuales de Contabilidad.
Ø Registro y control de la ejecución Presupuestaria.
Ø Conciliación de saldos.
Ø Confirmación de saldos.
Ø Clasificación, análisis, evaluación y seguimiento de saldos de valores por
cobrar y por pagar.
Ø Cierre del ejercicio contable
Ø Rendición de cuentas.
Ø Presentación de los Estados Financieros.
Ø Propiedad de la documentación comprobatoria.

El Reglamento Nº 04 de la LOAFSP se refiere al Sistema de Contabilidad, tratando la

aplicación de las Normas Generales de Contabilidad para el correcto funcionamiento del
Sistema de Contable, así como una serie de principios implícitamente. Además establece
una serie de requisitos que debe poseer el Control Interno del sistema tales como: Niveles
de Autorización de las Transacciones, Supervisión, Acceso limitado a las Personas
Autorizadas, Utilización de Formularios, y Registros Preescritos, Identificación de
Comprobantes y Documentos y la Organización de la Documentación Física soporte de la
información contable la cual debe ser Suficiente, Completa y Exacta.

El Reglamento Nº 01 de la LOAFSP que trata sobre el Sistema Presupuestario dicta las

normas sobre la cual se regirá el presupuesto, estableciendo el régimen presupuestario
para los Entes Descentralizados Sin Fines de Lucro, en cuanto a la estructura y contenido
de los presupuestos (Ingresos y Gastos), su formulación y la ejecución financiera de los
gastos, ordenación de los pagos, el registro de los ingresos y gastos . De lo anteriormente
señalado se infiere su relación con la parte contable, ya que es el área de Presupuesto
quien programa los recursos o y los gastos, es decir, realiza el momento Pres upuestario,
y es la parte de Finanzas y Contabilidad, quien registra el momento Patrimonial y el de
Tesorería.

El Reglamento Nº 03; trata sobre el Sistema de Tesorería que guarda relación con el área
contable, ya que regula la Coordinación de la Planificación Financiera del Sector Público
en cuanto, a la percepción de ingresos, la realización de los pagos.
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