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Pontos de Cultura da Bahia

Manual de Execução de Convênio e


Prestação de Contas
Governador do Estado da Bahia
Jaques Wagner

Secretário de Cultura
Márcio Meirelles

Superintendente de Cultura
Ângela Andrade

Superintendente de Promoção Cultural


Carlos Paiva

Diretor da Fundação Pedro Calmon


Ubiratan Castro

Diretora da Fundação Cultural do Estado da Bahia


Gisele Nussbaumer

Diretor do Instituto do Patrimônio Artístico e Cultural


Frederico Mendonça

Diretor do Instituto de Radiodifusão Educativa da Bahia


Póla Ribeiro

Chefe de Gabinete
Neuza Hafner Britto

Diretor Geral da Secult


Rômulo Cravo

2
Superintendência de Cultura – SUDECULT
Ângela Maria Menezes de Andrade – Superintendente de Cultura

Diretoria de Projetos para o Desenvolvimento da Cultura


Norma Vianna – Diretora

Bárbara Lis
Maylla Pita
Walkíria Rocha

Coordenação de Formação e Capacitação em Cultura


Eliana Almeida – Coordenadora

Coordenação de Pontos de Cultura


Renata Camarotti – Coordenadora

Gleise Oliveira
Vânia Leone

Coordenação das Representações Territoriais da Cultura


Rita Clementina Pereira – Coordenadora

Representantes Territoriais de Cultura


Adelson dos Santos Fonseca – Agreste de Alagoinhas
Allan Christian Meira Borges – Médio Rio de Contas
Aloma Lopes Galeano – Portal do Sertão
Ana Rita de Jesus Bastos Matos – Vale do Jequiriçá
Anderson de Melo Silva – Litoral Sul
Andréia Ferreira do Carmo - Itaparica
Carla Lidiane Pereira de Sousa – Piemonte Norte do Itapicuru
Cleber Eduão – Velho Chico
Cleber Souza Meneses - Sisal
Gelson Fernandes Vieira – Bacia do Rio Grande
Izaias Junior dos Reis Silva – Bacia do Jacuípe
José Antônio Souza Maciel - Itapetinga
Larianne Rocha Silva – Sertão do São Francisco
Maria do Socorro Ribeiro - Irecê
Maria Karina Lima de Andrade – Semi-Árido Nordeste II
Patricia Moreira – Vitória da Conquista
Paulo Esdras da Silva Junior – Sertão Produtivo
Pitágoras de Luna Freire Alves – Chapada Diamantina
Plutarco Drumond de Magalhães Neto – Baixo Sul
Raquel Machado Galvão – Extremo Sul
Renata Araújo dos Reis – Metropolitana de Salvador
Rogério Alves Oliveira - Bacia do Rio Corrente
Saliha Araújo Rachid Alves - Recôncavo
Vandick Coqueiros – Bacia do Paramirim
Vinicius Galvão Santos – Piemonte do Paraguaçu
Zilma Pereira dos Santos – Piemonte da Diamantina

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Secretaria
Adriana Santos
Cristiane Santos
Moisés Peneluc

Estagiárias
Ana Paula Pereira
Andréa Silva
Daniela Romero
Fernanda Polonio
Larissa Boaventura

Ficha Técnica

Coordenação
Ângela Maria Menezes de Andrade – Superintendente
Renata Camarotti – Coordenadora de Pontos de Cultura da Bahia

Redação e Consultoria
Taiane Fernandes
Eduardo Portela

Revisão de Conteúdo
Renata Camarotti
Gleise Oliveira
Ivonete Campos
Daise Silveira
Miranise Fonseca
Fabiano Medeiros

Produção Executiva
Maylla Pitta

Revisão de Texto
XXXXXXXX
4
Projeto Gráfico

Editoração

Impressão

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APRESENTAÇÃO

A cultura brasileira começou um novo ciclo da sua história a partir do ano de 2003. O
que antes era entendido como cultura erudita, comercial ou patrimônio material,
ganhou nova dimensão e perspectiva. O Estado nacional passou a entender a cultura
como diversidade, autonomia e um processo dinâmico, em mudança contínua.
Assim, nasceu em 06 de julho de 2004 o Programa Nacional de Cultura, Educação e
Cidadania - Cultura Viva, através da Portaria MinC nº156. O Ministério da Cultura do
Brasil (Minc) abria as portas para entidades culturais nunca antes privilegiadas pela
política cultural nacional. O MinC chamava a sociedade para ser protagonista da sua
própria cultura, compartilhando com o Estado a gestão de uma política pública.
O Programa Cultura Viva se divide em cinco ações: Ponto de Cultura, Cultura Digital,
Agente Cultura Viva, Escola Viva e Griô. Seus objetivos são o resgate, o incentivo e a
preservação da cultura brasileira. O Ponto de Cultura é a ação prioritária do Programa,
articulando as demais ações de forma horizontal.
Atualmente, existem mais de 2,5 mil Pontos de Cultura espalhados por todo o país,
financiados por recursos do Fundo Nacional de Cultura. Inicialmente, o próprio Minc
firmava convênios com as entidades culturais excluídas do circuito cultural comercial,
selecionadas através de edital. A partir de 2007, o Ministério decidiu repassar para os
estados esta função.
A Bahia foi o primeiro estado a lançar o edital de Pontos de Cultura, em 2008,
realizado pela Secretaria Estadual de Cultura (Secult) que, a fim de permitir uma maior
distribuição dos Pontos, estabeleceu em seu edital um sistema de cotas por território
de identidade.
Já são mais de 260 os Pontos de Cultura baianos, mantendo viva a cultura local e
protegendo a diversidade cultural brasileira. Mais do que fomento à produção e à
disseminação da cultura, o Ponto de Cultura é uma aposta no fortalecimento das
entidades culturais para a sua auto sustentabilidade. É o Estado convidando a
sociedade civil a dar os primeiros passos para seu empoderamento, autonomia e
protagonismo.
Mas, para isso, é preciso reconhecer a novidade desta parceria. As entidades culturais
que se tornaram Pontos de Cultura, de um modo geral, enfrentam dificuldades na
relação com o Estado. A falta de conhecimento sobre os procedimentos burocráticos e

6
a legislação que rege os convênios tem representado o maior obstáculo para o pleno
desenvolvimento desta parceria.
A realidade demonstra que os grupos, associações e instituições culturais vivem um
processo de amadurecimento formal. Ao reconhecer essa condição, a Secult-Ba toma
a iniciativa de contribuir com este processo, publicando um manual, em linguagem
simplificada, capaz de traduzir as exigências do convênio para qualquer leitor. O
Manual de Execução de Convênio e Prestação de Contas - Pontos de Cultura da
Bahia é um instrumento esclarecedor e determinante para garantir que essa parceria
seja a mais proveitosa possível para ambos os lados.

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INTRODUÇÃO

Ao se tornar um Ponto de Cultura, a entidade cultural assume a condição de gestor de


recursos públicos. E este dinheiro, que pertence a todo o povo brasileiro, não pode ser
gasto de qualquer maneira. Por isso, ao assinar o convênio com a Secretaria de
Cultura (Secult), a entidade está se comprometendo a seguir todas as regras,
procedimentos e legislações do Estado para fazer uso responsável desse recurso.
Especialmente na área da cultura, esta gestão compartilhada entre o Estado e a
sociedade civil é bastante recente. E isso cria grandes dificuldades de entendimento
entre as duas partes. Mas como em qualquer relacionamento, é preciso diálogo para
que tudo se ajuste. O manual que você tem em mãos foi feito com muito cuidado e
empenho pela Secult para facilitar esse relacionamento que durará, pelo menos, três
anos.
Neste manual você encontrará informações valiosas, que vão ajudar o Ponto de
Cultura na realização das suas atividades diárias em conformidade com as exigências
do Estado. Seguindo fielmente os procedimentos descritos aqui, você garantirá o
cumprimento do convênio e de toda a legislação correspondente.
Dividimos o Manual em 10 pontos fundamentais para lhe ajudar a entender como fazer
para executar o convênio/ projeto:

Parte I - explica como o Ponto de Cultura receberá o recurso da Secult. As orientações


para a abertura da conta corrente e o repasse das parcelas estão neste tópico.
Parte II - aborda o que o Ponto de Cultura não pode deixar de saber antes de gastar o
recurso. Este ponto é muito importante, porque traz informações indispensáveis e que
normalmente geram dúvidas, como: diferença entre despesas de custeio e capital, o
que pode ser pago com o recurso, mudanças no Plano de Trabalho, aplicação do
recurso no mercado financeiro etc.
Parte III – orienta sobre como utilizar o dinheiro corretamente. Nesta parte, você
encontra um passo a passo detalhado sobre como contratar um serviço, comprar um
produto ou realizar uma viagem. Você vai entender como fazer cotações de preços, o
que exigir numa nota fiscal ou recibo, quais impostos devem ser pagos etc.
8
Parte IV - esclarece o que o Ponto de Cultura deve fazer se sobrar dinheiro. Você
entenderá como deve proceder se não conseguir executar todo o recurso previsto no
Plano de Trabalho ou o que fazer com o rendimento da aplicação do recurso em
poupança ou outra modalidade do mercado financeiro.
Parte V - orienta sobre como fazer a prestação de contas parcial. É um passo a passo
sobre como fazer a prestação de contas de cada parcela do recurso recebido. Neste
momento, são apresentados e explicados os 7 formulários exigidos pela Secult para a
prestação de contas, como devem ser organizados os documentos, o que não pode
faltar, como fazer o relatório de atividades e o ofício de encaminhamento etc.
Parte VI – apresenta uma lista de todas as situações em que a prestação de contas
não será aprovada. Situações que o Ponto de Cultura precisa evitar de toda forma,
para garantir o perfeito cumprimento do convênio.
Parte VII – apresenta as situações em que o Ponto de Cultura será obrigado a
devolver o recurso à Secult. São casos extremos que não podem acontecer.
Parte VIII – orienta sobre como devolver recursos não utilizados. Com o fim do
convênio, o Ponto de Cultura terá que cumprir procedimentos específicos para
devolver qualquer sobra de recurso à Secult.
Parte IX – explica como fazer a prestação de contas final. Embora seja parecida, não
é igual à prestação de contas parcial. É preciso ler com atenção este tópico, para
garantir que nenhuma informação se perca na prestação de contas final.
Parte X – Aborda os modelos que vão ser úteis para a organização e prestação de
contas do Ponto de Cultura: formulários de prestação de contas, de solicitação de
alteração de plano de trabalho e modelo de carimbo para identificação.

Siga à risca este manual e tudo se tornará mais fácil. Para todo gasto que for fazer,
não deixe de consultá-lo. O manual foi desenvolvido para tentar evitar erros e
irregularidades e, por isso, pode ser o seu maior aliado.
Lembre também que a Secult está à disposição para tirar dúvidas e atendê-lo da
melhor forma possível. Mantenha contato sempre que achar necessário e não se
esqueça de informar quando ocorrer alguma mudança de telefone, endereço, e-mail,
coordenador ou presidente da entidade responsável pelo Ponto de Cultura.
A Secretaria de Cultura deseja os melhores votos de sucesso e vida longa aos Pontos
de Cultura!

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Sumário

COMO RECEBER O RECURSO DA SECULT ................................................................... 11

O QUE O PONTO DE CULTURA PRECISA SABER ANTES DE UTILIZAR O


RECURSO .................................................................................................................................. 13

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT .................................... 20

O QUE FAZER SE SOBRAR RECURSO ............................................................................ 29

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL ................................................. 30

SITUAÇÕES EM QUE A PRESTAÇÃO DE CONTAS NÃO SERÁ APROVADA ....... 36

SITUAÇÕES EM QUE O PONTO DE CULTURA TERÁ QUE DEVOLVER OS


RECURSOS À SECULT .......................................................................................................... 37

COMO DEVOLVER OS RECURSOS NÃO UTILIZADOS ATÉ O FINAL DO


CONVÊNIO ................................................................................................................................ 38

PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL ....................................................................................... 39

MODELOS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS .............................................................. 44

10
COMO RECEBER O RECURSO DA SECULT

Para a assinatura do convênio é necessário abrir uma conta corrente exclusiva para
o depósito e movimentação do recurso repassado pela Secult. A conta pode ser
aberta em qualquer banco, conforme prevê:

• a Lei Estadual n.º 9.433/2005, Art. 174 item VI;


• o Decreto Estadual n.º 9.266/2004 Capítulo III Art. 7º item 8;
• a Resolução do TCE n.º 86/2003 Capítulo III Art. 4º item V.

É recomendável, no entanto, que se abra a conta em banco oficial (do Brasil, Caixa

COMO RECEBER O RECURSO DA SECULT


Econômica Federal etc.) pois, de acordo com a Portaria Interministerial nº 127 de
29 de maio de 20081, estas contas serão isentas da cobrança de tarifas bancárias.

O valor total do recurso que será repassado pela Secult ao Ponto de Cultura é de
R$180.000,00 (cento e oitenta mil reais). Esse valor será transferido para a conta
corrente anualmente, ou seja, R$60.000,00 (sessenta mil reais) por ano.

Veja como acontece o repasse das parcelas pela Secult:

Para os Pontos de Cultura chamados para o conveniamento em 2008:

1ª parcela: R$45 mil


Transferida depois da assinatura do convênio entre a Secult e o Ponto de Cultura.

2ª parcela: R$15 mil


Transferida depois da entrega da prestação de contas da 1ª parcela pelo Ponto de
Cultura.

1
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/p127_08.htm
11
3ª parcela: R$60 mil
Transferida depois da aprovação, pela Secult, da prestação de contas da 1ª parcela
e entrega, pelo Ponto de Cultura, da prestação de contas da 2ª parcela.

4ª parcela: R$60 mil


Transferida depois da aprovação, pela Secult, da prestação de contas da 2ª parcela
e entrega, pelo Ponto de Cultura, da prestação de contas da 3ª parcela.

Para os Pontos de Cultura chamados para o conveniamento a partir de


2010:

1ª parcela: R$60 mil


Transferida depois da assinatura do convênio entre a Secult e o Ponto de Cultura.

2ª parcela: R$60 mil


Transferida depois da entrega, pelo Ponto de Cultura, da prestação de contas da 1ª

COMO RECEBER O RECURSO DA SECULT


parcela.

3ª parcela: R$60 mil


Transferida depois da aprovação, pela Secult, da prestação de contas da 1ª parcela
e entrega, pelo Ponto de Cultura, da prestação de contas da 2ª parcela.

FIQUE ATENTO!
Essa conta corrente só poderá ser usada para
movimentação de recursos referentes ao convênio.

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O QUE O PONTO DE CULTURA PRECISA SABER
ANTES DE UTILIZAR O RECURSO
1. Não gaste antes, nem depois.

O QUE O PONTO DE CULTURA PRECISA SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO


O Ponto de Cultura não pode fazer despesas antes da 1ª parcela do recurso entrar
na conta corrente. Como também, não pode gastar qualquer valor depois da data
final de vigência do convênio.

FIQUE ATENTO!
Se o Ponto de Cultura fizer algum gasto antes do início ou
depois do fim do convênio, ele terá que devolver esse
recurso para a Secult.

2. Aplique o recurso que estiver parado

Você não pode manter o recurso parado na conta-corrente, é preciso aplicar no


mercado financeiro. Isso pode ser feito no mesmo banco da conta corrente. Veja
como você pode fazer a aplicação:

• FUNDO DE APLICAÇÃO FINANCEIRA DE CURTO PRAZO = quando o Ponto


de Cultura for usar o recurso em menos de 30 dias.

• CADERNETA DE POUPANÇA = quando o Ponto de Cultura for usar o


recurso em 30 dias ou mais.

FIQUE ATENTO!
Assim que o recurso entrar na conta, procure o gerente da
sua agência e planeje a melhor forma de aplicar, levando
em consideração que algumas formas de aplicação cobram
impostos e taxas.

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3. Só faça despesas que estiverem no Plano de Trabalho

Para assinar o convênio com a Secult, o Ponto de Cultura precisa apresentar um


Plano de Trabalho. Esse Plano de Trabalho diz como e com o que o Ponto de
Cultura vai usar o recurso repassado pela Secult. A assinatura do convênio garante
e demonstra que a Secult concorda e aprova a forma como o Ponto de Cultura
deseja fazer os gastos.

Por isso, o Ponto de Cultura só pode utilizar o recurso nas despesas que estão no
Plano de Trabalho. Guarde a cópia do convênio e do Plano de Trabalho aprovado,

O QUE O PONTO DE CULTURA PRECISA SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO


eles são seus melhores amigos na hora de gastar. Sempre consulte estes
documentos antes de fazer qualquer despesa.

FIQUE ATENTO!
Mesmo que seja uma emergência, o Ponto de Cultura não
pode usar o recurso em despesas fora do Plano de Trabalho.

4. Despesas de custeio e capital são diferentes e não podem ser trocadas

No Plano de Trabalho apresentado pelo Ponto de Cultura e aprovado pela Secult,


estão separadas as despesas de capital e de custeio.

Despesas de capital são gastos com materiais e equipamentos permanentes, que


aumentam o patrimônio da entidade ou instituição cultural.

São considerados bens permanentes todo item ou conjunto que tenha essas 03
características:

a) ao ser utilizado ou agrupado a outro bem, não mude sua aparência, nem
suas condições de funcionamento.

b) tem previsão para durar mais do que dois anos;

c) ter um valor unitário maior do que R$168,00.


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São exemplos de despesas de capital:

• compra de computadores, impressoras, instrumentos, ferramentas e


utensílios que formem um conjunto necessário ao desenvolvimento de
determinado trabalho, atividade ou ofício;

• alguns instrumentos musicais: violão, piano, atabaque etc;

• acervo bibliográfico, objetos de arte e históricos, peças para coleções de


bibliotecas, discotecas, mapotecas, filmotecas, museus;

O QUE O PONTO DE CULTURA PRECISA SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO


• mobiliário em geral: móveis e utensílios de escritórios, bibliotecas, etc.

ATENÇÃO!
O valor do bem é importante para definir se um item é de
capital, mas não é o principal fator determinante. É
necessário considerar as outras características do produto,
como a durabilidade. Em caso de dúvida, é recomendável
consultar o setor responsável da Secult antes de efetuar o
gasto.

Despesas de custeio são gastos com bens de consumo, que não são duráveis e
não aumentam o patrimônio do Ponto de Cultura, ou com a realização de
atividades e serviços.

São considerados bens de consumo todo artigo, item ou peça que:

a) ao ser utilizado, perca suas características, aparência e conteúdo;

b) tem previsão para durar até dois anos;

c) depois de utilizado, tenha que ser jogado fora (descartabilidade);

d) pode ser modificado, deformado ou quebrado e perde sua aparência ou


utilidade (fragilidade);

15
e) faz parte de um conjunto de materiais e se for retirado desse conjunto tudo
deixa de funcionar ou perde suas características (incorporação);

f) pode dissolver, estragar ou apodrecer, perdendo suas características


normais de uso ou consumo (perecibilidade);

g) é usado para transformar, compor ou fabricar um outro material ou produto


intermediário ou final (transformabilidade).

São exemplos de despesas de custeio:

• Passagens terrestres;

• Hospedagem;

• Alimentação;

• Material de consumo/administrativo: caneta, copo plástico, cartucho para


impressora, papel ofício etc.;

• Combustível para veículo: gasolina, óleo diesel etc.;

• Material para fotografia: filme, bateria, pilha, álbum de fotos etc.;

• Material para filmagem: fita, DVD-R, CD-RW etc.;

NTO DE CULTURA PRECISA SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO


• Material de informática: cartuchos, cabos para conexões etc. quando
adquiridos separadamente;

• Uniformes;

• Contratação de serviço de pessoa física ou de pessoa jurídica – professores,


artistas, monitores etc.

FIQUE ATENTO!
Se você comprar peças com valor inferior a R$168,00 para
substituir ou recompor um conjunto ou aparelho, estas peças
serão consideradas como bens de consumo.

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Para cada ano, a Secult determina como o Ponto de Cultura deve usar o recurso:

1º ano:

Dos R$60.000,00(sessenta mil reais), o Ponto de Cultura tem que gastar


R$25.000,00(vinte e cinco mil reais) em capital e R$35.000,00(trinta e cinco mil
reais) em custeio.

2º ano:

Dos R$60.000(sessenta mil reais), o Ponto de Cultura tem que gastar


R$15.000,00(quinze mil reais) em capital e R$45.000,00(quarenta e cinco mil
reais) em custeio.

3º ano:

Dos R$60.000,00(sessenta mil reais), o Ponto de Cultura tem que gastar


R$15.000,00(quinze mil reais) em capital e R$45.000,00(quarenta e cinco mil
reais), em custeio.

FIQUE ATENTO!

Para tirar dúvidas, confira sempre o Plano de Trabalho, o


Decreto Estadual nº 9.461 de 20 de junho de 2005 e a Lei
Federal nº866 de 21 de junho de 1993, onde você encontra mais
informações sobre os bens de capital e custeio.
Se o Ponto de Cultura trocar os valores das despesas de custeio
e capital, terá que devolver o recurso que utilizou errado.
A SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO

5. Com autorização é possível mudar o Plano de Trabalho

Se for necessário mudar o Plano de Trabalho, o Ponto de Cultura precisa pedir


autorização para a Secult. Veja quais são as situações em que isso pode acontecer:

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Se o valor do serviço ou produto for menor do que o previsto no Plano
de Trabalho – solicitar aprovação prévia da Secult para utilizar a sobra do
dinheiro em outra atividade que exista ou não no Plano de Trabalho.

Se o valor do serviço ou produto for maior do que o previsto no Plano


de Trabalho – solicitar aprovação prévia da Secult para remanejar parte do
recurso de uma atividade para a outra.

Se o Ponto de Cultura precisar de um produto ou serviço que não está


no Plano de Trabalho ou quiser substituir uma despesa por outra que
está no Plano de Trabalho - solicitar aprovação prévia da Secult, explicando
os motivos.

[T1] Comentário: Inserir número da


Veja no final deste manual, na página XX, o modelo de formulário de “Solicitação página

de alteração de Plano de Trabalho”, que o Ponto de Cultura deve usar.

FIQUE ATENTO!
Lembre que as despesas de custeio e capital não
podem ser trocadas. Portanto, se houver sobra de
recurso de custeio, você só pode gastar em despesas
de custeio. Se houver sobra de recursos de capital,
você também só pode gastar em despesas de capital.

6. Se planeje de modo a evitar a interrupção das atividades

O Ponto de Cultura precisa utilizar o recurso com cuidado. Siga fielmente o Plano
de Trabalho e garanta que o projeto funcione durante todo o ano. Veja em anexo
SA SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO

(Cd Rom) um modelo de cronograma de desembolso, que vai lhe ajudar a controlar
os gastos mensais.

Caso ocorra um intervalo entre uma parcela do projeto e outra, você tem duas
opções para manter as atividades:

18
• Caso os prestadores de serviços concordem em trabalhar até a
chegada do recurso, o pagamento deles só deverá ser feito nesta data
(de crédito do recurso na conta corrente do Ponto de Cultura),
colocando nos recibos/notas fiscais a descrição dos meses a que se
referem os serviços.

• Caso a entidade disponha dos recursos, poderá pagar aos prestadores


de serviços e, assim que chegar o recurso, fazer transferência, ordem
bancária ou cheque nominal à Entidade, devolvendo o valor exato das
despesas.

Uma prestação de contas correta é garantia de que não haja atrasos no repasse
das parcelas.

7. Nem tudo você pode pagar com o recurso

Na cláusula 7ª do convênio assinado entre a Secult e o Ponto de Cultura diz que


não é permitido usar o recurso para pagar:

• Tarifas bancárias, multas, juros ou correção monetária

• Juros por ter feito pagamento fora dos prazos (exemplo: INSS, ISS etc.).

• Aluguel da sede da instituição, água, luz, telefone, correios, reprografia (xérox),


material de limpeza, impostos, etc.;

• Salário ou qualquer outro tipo de pagamento a empregado que desenvolva


atividades rotineiras e de manutenção da instituição (faxineira, zelador etc.);

• Despesas de publicidade com o objetivo de promover pessoas, autoridades ou


servidores públicos.
SABER ANTES DE UTILIZAR O RECURSO

Mas, desde que esteja no Plano de Trabalho, é possível pagar:

• Despesas com divulgação das atividades do projeto;

• Aluguel de espaços para a realização de atividades do projeto que não


possam ser feitas na sede da instituição;
19
• Salário de funcionário da instituição que desenvolva atividade do projeto
(coordenador, oficineiro, capacitador etc.).

FIQUE ATENTO!
Para mais detalhes sobre o que é permitido e
proibido pelo Convênio assinado pelo Ponto de
Cultura, confira:
Lei Estadual n.º 9.433/2005, Art. 177 item I e II
Decreto Estadual n.º 9.266/2004, Capítulo IV Art. 9º

8. O recurso não pode ser usado como empréstimo

O Ponto de Cultura não pode usar o recurso para outra finalidade, mesmo que vá
devolver depois. O recurso só pode sair da conta corrente para pagar as despesas
previstas no Plano de Trabalho.

FIQUE ATENTO!
Quando for prestar contas do recurso gasto, o Ponto de
Cultura terá que apresentar o extrato bancário desde o
depósito do recurso pela Secult até a data da Prestação
Contas.

9. Não use o recurso em compras a crédito

O Ponto de Cultura não pode gastar o recurso em compras à crédito. Quando for
realizar alguma despesa, pague com cheque para o dia, ordem bancária ou
transferência eletrônica.

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA


SECULT
ECURSO REPASSADO PELA SECULT

O Ponto de Cultura não pode esquecer que o recurso recebido da Secult é


dinheiro público. E por isso, ele não pode ser gasto de qualquer forma. Existe

20
uma série de normas que precisam ser cumpridas na hora de fazer despesas,
conforme:
• Lei Estadual n.º 9.433/2005, Art. 174 item VI;
• Decreto Estadual n.º 9.266/2004 Capítulo III Art. 7º item 8;
• Resolução do TCE n.º 86/2003 Capítulo III Art. 4º item V.

Veja os passos que você deve seguir para fazer a AQUISIÇÃO DE PRODUTOS:

1. Consulte o Plano de Trabalho – a despesa existe no Plano de Trabalho?


Se sim, então siga adiante. Se não, você não pode usar o recurso nesta
despesa antes de pedir autorização à Secult (veja página XX).

2. Faça cotações de preços – independente do valor, você precisa de 03


(três) orçamentos de fornecedores diferentes (pessoa jurídica). A
descrição do produto ou do serviço precisa ser exatamente igual nos 03
orçamentos (não pode ter marca ou quantidade diferentes, por exemplo).
Os orçamentos devem ser assinados e ter o CNPJ da empresa.

FIQUE ATENTO!
Em caso de cotações pela Internet, é preciso escolher
lojas virtuais reconhecidas nacionalmente e imprimir a
página com dados do produto e da empresa.

3. Escolha o menor preço e a melhor qualidade – dos 03 orçamentos


que você conseguiu escolha aquele que tiver o menor preço e oferecer as
melhores condições do produto. Para cada compra, faça um mapa de
cotação comparativo.

Veja este exemplo:

Mapa de cotação
Empresa Produto A Produto B
Fornecedor 1 R$500,00 R$300,00
URSO REPASSADO PELA SECULT

Fornecedor 2 R$450,00 R$280,00


Fornecedor 3 R$420,00 R$295,00

21
Neste caso, você precisaria comprar o produto A no Fornecedor 3 e o produto
B no Fornecedor 2, porque são os que oferecem menor valor dentre os três
fornecedores.

ATENÇÃO!
Em alguns casos em que a quantidade de itens é grande,
ao invés de fazer o mapa de cotação de cada produto, é
permitido fazer por listagem de produtos. Nestas
situações o valor a ser considerado para a compra é o
menor valor global. Ex: aviamentos e artigos de
armarinho; itens escolares e de papelaria; kits diversos
etc. Em caso de dúvida, é recomendável consultar o setor
responsável da Secult antes de efetuar o gasto.

4. Finalize a compra do produto – se o pagamento for referente à compra


de um produto de pessoa jurídica (empresa), solicite a nota fiscal.

FIQUE ATENTO!
Não é permitido fazer a aquisição de produtos de pessoa
física. Se há a necessidade de contratar uma pessoa física
para confeccionar algum item, não se trata de um
produto, e sim de um serviço. Neste caso, a comprovação
do gasto deve ser feita através de nota fiscal avulsa.

A Nota Fiscal deve conter:

• nome por extenso do Ponto de Cultura, seguido da sigla Secult e do


número e ano do convênio;
• CNPJ do Ponto;

22
• Inscrição Estadual do Ponto;
• Inscrição Municipal do Ponto;
• endereço do Ponto;
• discriminação completa do bem ou serviço adquirido;
• quantidade;
• valor unitário;
• valor total.
• validade para ser emitida (confira se não está vencida)

O Recibo deve conter:


• nome Completo
• RG
• CPF
• endereço
• PIS / PASEP ou NIT
• mês de referência e discriminação do serviço prestado

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


• impostos INSS / ISS / IRRF
• número e ano do convênio

FIQUE ATENTO!
Se a Nota Fiscal ou recibo estiver emendado, rasurado,
preenchido com letra ou tinta de caneta diferentes, NÃO será
aceito pela Secult. Assim como também NÃO será aceita a
Nota Fiscal que estiver fora do prazo de validade.

5. Pague o produto – o pagamento tem que ser feito em cheque para o


dia, ordem bancária ou transferência eletrônica. Faça cópia do cheque,
ordem bancária ou comprovante de transferência, isso fará parte da
prestação de contas.

6. Faça cópia e arquive os documentos – junte todos os documentos,


faça cópia e arquive: cópia do cheque/ ordem bancária/ comprovante de
transferência bancária, nota fiscal, os 03 orçamentos, o mapa de cotação

23
comparativo, o contrato e as guias de recolhimento de impostos pagas, se
for caso.

7. Registre as atividades – fotografe, faça cópia de materiais, grave áudio


e vídeo de todas as atividades ou mudanças que aconteceram no Ponto de
Cultura com o uso do recurso. Esse material comprova a execução do
projeto e é muito útil para a Secretaria de Cultura avaliar a prestação de
contas.

Veja os passos que você deve seguir para contratar SERVIÇOS:

1. Consulte o Plano de Trabalho – a despesa existe no Plano de Trabalho?


Se sim, então siga adiante. Se não, você não pode usar o recurso nesta
despesa antes de pedir autorização à Secult (veja página XX).

2. Faça cotações de preços – independente do valor, você precisa de 03


(três) orçamentos de fornecedores diferentes (pessoa jurídica ou pessoa
física). A descrição do serviço precisa ser exatamente igual nos 03

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


orçamentos (não pode ter marca ou quantidade diferentes, por exemplo).
Os orçamentos precisam ser assinados e ter o CNPJ da empresa ou o CPF
da pessoa física.

3. Escolha o menor preço e a melhor qualidade – dos 03 orçamentos


que você conseguiu escolha aquele que tiver o menor preço e oferecer as
melhores condições do serviço. Para cada serviço, faça um mapa de
cotação comparativo.

Veja este exemplo:

Mapa de cotação
Empresa/Pessoa Física Serviço A Serviço B
Prestador 1 R$1.220,00 R$670,00
Prestador 2 R$1.450,00 R$780,00
Prestador 3 R$1.500,00 R$650,00

24
Neste caso, você precisaria contratar o serviço A no Fornecedor 1 e o serviço
B no Fornecedor 3, porque são os que oferecem menor valor dentre os três
prestadores de serviço.

4. Feche a contratação do serviço – Seja uma empresa ou uma pessoa


física, a depender do tipo de serviço, é recomendável fazer um contrato
de prestação de serviço. Se for uma empresa, solicite a Nota Fiscal. Se for
uma pessoa física, solicite Nota Fiscal Avulsa ou Recibo.

A Nota Fiscal deve conter:

• nome por extenso do Ponto de Cultura, seguido da sigla Secult e do


número e ano do convênio;
• CNPJ do Ponto;
• Inscrição Estadual do Ponto;
• Inscrição Municipal do Ponto;
• endereço do Ponto;
• discriminação completa do bem ou serviço adquirido;
• quantidade;
• valor unitário;

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


• valor total.
• validade para ser emitida (confira se não está vencida)

O Recibo ou Recibo de Pagamento de Autônomo deve conter:


• nome Completo
• RG
• CPF
• endereço
• PIS / PASEP ou NIT
• mês de referência e discriminação do serviço prestado
• impostos INSS / ISS / IRRF
• número e ano do convênio

FIQUE ATENTO!
Se a Nota Fiscal ou recibo estiver emendado, rasurado,
preenchido com letra ou tinta de caneta diferentes, NÃO será
aceito pela Secult. Assim como também NÃO será aceita a
25
Nota Fiscal que estiver fora do prazo de validade.
5. Recolha os impostos – em geral, no caso dos prestadores de serviço
pessoa física, é obrigação da instituição cultural recolher os impostos do
Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), o Imposto Sobre Serviços
de Qualquer Natureza (ISS) e o Imposto de Renda (IR).

FIQUE ATENTO!

Para saber os tipos de prestação de serviço em que a


entidade é obrigada a recolher os impostos do
Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) é
necessário consultar a legislação vigente. A
informação encontra-se disponível no site
http://www.previdenciasocial.gov.br/

Entenda como recolher cada imposto:

• INSS patronal – para pagar este imposto, calcule 20% sobre o valor
do serviço, sem descontar do prestador. Ou seja, esse imposto é
obrigação do Ponto de Cultura e deve constar no Plano de Trabalho.

• INSS do prestador – para pagar este imposto, desconte 11% do valor


do serviço. Ou seja, este imposto é obrigação do prestador do serviço.

• ISS – para pagar este imposto, desconte do valor do serviço o


MO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT
percentual estipulado pela Prefeitura da cidade. Este imposto é
obrigação do prestador do serviço e varia entre 2% e 5%.

• IR – para ser cobrado este imposto depende do valor do serviço. O


Governo Federal divulga anualmente uma tabela de cálculo do Imposto
de Renda. Consulte o site da Receita Federal
(www.receita.fazenda.gov.br) para verificar quando deve ou não
cobrar. Se este imposto for devido, desconte do valor do serviço, ou
seja, do prestador.

26
O recibo de pagamento do prestador de serviço deverá ser emitido no valor bruto,
pois nele devem constar todos os impostos recolhidos do prestador. Mas, o Ponto
de Cultura só pagará ao prestador do serviço o valor líquido, ou seja, abatidos os
impostos.

FIQUE ATENTO!

O INSS patronal (20%) é o único imposto que deve


ser pago com recursos próprios do Ponto de Cultura,
ou seja, não deve ser descontado do valor do
pagamento do prestador do serviço.

Esse imposto não precisa constar no recibo.

6. Pague os impostos – é obrigação da entidade cultural a retenção de


todos os impostos e o pagamento junto aos órgãos públicos. A maioria
dos impostos pode ser paga através da emissão de guias pela Internet.
Para pagamento do INSS, utilize a Guia da Previdência Social (GPS). Para
pagamento do ISS, verifique se a Prefeitura local disponibiliza o
Documento de Arrecadação Municipal (DAM). Para pagamento do IR,
utilize o Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF). Em
seguida, efetue o pagamento nas agências bancárias ou casas lotéricas.

FIQUE ATENTO!

No caso do INSS, além de pagar a GPS, também é


necessário enviar a Guia de Recolhimento do

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e
Informações à Previdência Social – GFIP. Esta
Guia informa o nome, o valor do serviço, o valor do
imposto recolhido por prestador de serviço etc.

Esta guia precisa ser apresentada à Secult no


momento da prestação de contas pelo Ponto de
Cultura.

7. Faça cópia e arquive os documentos – junte todos os documentos,


faça cópia e arquive: cópia do cheque/ ordem bancária/ comprovante de
27
transferência bancária, nota fiscal ou recibo, os 03 orçamentos, o mapa
de cotação comparativo, o contrato e as guias de recolhimento de
impostos pagas, se for caso.

8. Registre as atividades – fotografe, faça cópia de materiais, grave áudio


e vídeo de todas as atividades ou mudanças que aconteceram no Ponto de
Cultura com o uso do recurso. Esse material comprova a execução do
projeto e é muito útil para a Secretaria de Cultura avaliar a prestação de
contas.

Para fazer DESPESAS DE VIAGEM siga os seguintes passos:

1. Compre a passagem – não há necessidade de fazer 03 cotações, mas


adquira a passagem junto a uma empresa.

2. Faça 03 cotações para a hospedagem – neste caso a cotação é


obrigatória. Mas você pode solicitar os orçamentos por e-mail ou fax aos
hotéis/pousadas. Os orçamentos são válidos desde que contenham o
nome da empresa, o CNPJ, os contatos e a data.

3. Faça a previsão dos demais gastos – estime quanto será gasto com
hospedagem, alimentação e transporte terrestre no perímetro urbano da
cidade de destino.

4. Utilize o recurso – faça um único cheque, ordem bancária ou


transferência em nome da pessoa indicada para o evento, no valor total

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


das despesas com a viagem.

5. Junte as comprovações das despesas:

a) passagens – Nota Fiscal e os tickets de embarque.

b) hospedagem – Nota Fiscal mais as 03 cotações e o mapa comparativo.

c) alimentação – cupons fiscais ou recibos.

d) táxi – recibo contendo trajeto, data, nome do condutor, CPF e placa do


carro.

28
e) ônibus – nesse caso, faça um Recibo no valor total da despesa e
discrimine quantas passagens foram gastas, em qual trajeto, durante
quantos dias.

É importante guardar também o Certificado de participação no evento, o


qual deve ser apresentado junto com as demais comprovações de
despesas da viagem.

6. Registre as informações da viagem – junte aos documentos que


comprovam a viagem um formulário, conforme o modelo a seguir:

COMO UTILIZAR O RECURSO REPASSADO PELA SECULT


Demonstrativo de despesas de viagem
Nome completo:
Condição de participante:
RG:
CPF:
Endereço residencial completo:
Trecho da viagem:
Data de embarque:
Data de desembarque:

7. Copie e arquive – tire xérox de todas as comprovações da viagem, em


especial aquelas que apagam com o tempo. Cole os papéis pequenos em
uma folha de ofício, para evitar que se percam.

O QUE FAZER SE SOBRAR RECURSO


Se o Ponto de Cultura não conseguir realizar todas as despesas previstas no Plano
de Trabalho, o recurso deverá permanecer aplicado no mercado financeiro. Em
seguida, o Ponto de Cultura deve manter contato com a Secretaria de Cultura,
apresentando uma justificativa para a não utilização do recurso e informando
quando pretende realizar as atividades.
FAZER SE SOBRAR RECURSO

29
Quando se tratar do rendimento da aplicação financeira, é possível utilizar em
qualquer atividade prevista no Plano de Trabalho, tanto em despesas de capital
quanto de custeio, não há restrição. Mas lembre que estas despesas também
devem ser comprovadas.

Se o Ponto de Cultura desejar utilizar este recurso em despesas que não constam
no Plano de Trabalho, será necessário solicitar sua alteração junto à Secretaria de
Cultura (veja modelo na página XX).

FIQUE ATENTO!

Não é permitido utilizar os rendimentos da aplicação


financeira em despesas proibidas pelo convênio,
como taxas bancárias, juros, multas etc.

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL

É obrigação do Ponto de Cultura apresentar a prestação de contas de cada parcela


recebida da Secult. Para os Pontos de Cultura chamados para o conveniamento em
2008, serão 03 prestações de contas parciais e 01 prestação de contas final. Para
os Pontos de Cultura chamados para o conveniamento a partir de 2010, serão 02
prestações de conta parciais e 01 prestação de contas final.

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL


Para fazer a prestação de contas parcial, você precisa cumprir os seguintes
passos:

1. Solicite os extratos bancários – vá à agência bancária e solicite ao seu


gerente os extratos da conta corrente e da aplicação financeira desde a data
em que o recurso entrou na conta até a data que você vai prestar contas.

2. Confira seus arquivos – com o extrato, verifique se você tem todos os


documentos que comprovam os débitos que foram feitos na conta corrente.

FIQUE ATENTO!
Caso alguma nota seja extraviada, utilize a cópia para solicitar
uma re-emissão ao fornecedor. 30

A Secult exige a entrega de todos os documentos originais para


a prestação de contas. Cópias somente serão aceitas se
forem autenticadas em cartório e apenas em casos
excepcionais.
Cada Nota Fiscal ou Recibo precisa corresponder a um cheque compensado
na conta corrente.

3. Preencha os formulários – para entregar a prestação de contas, você


precisa fornecer algumas informações à Secult. Por isso, é necessário
preencher os 7 formulários que estão disponíveis no Cd-rom anexo a este
manual. Observe que os formulários apresentam comentários em cada item
a ser preenchido, para lhe ajudar.

FIQUE ATENTO!
As informações não podem mudar de um formulário para outro,
elas precisam ser iguais ou complementares. Por exemplo, se
você diz no Formulário 1 que o total da meta 4 é R$500,00, esse
valor tem que ser o mesmo do total da meta 4 no Formulário 3.

4. Organize as notas e os recibos – junte os documentos originais para cada


despesa:

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL


Pessoa jurídica (empresa) - cópia do cheque/ordem
bancária/transferência eletrônica + nota fiscal + os 03 orçamentos.

Pessoa física – cópia do cheque/ordem bancária/transferência eletrônica +


recibo + 03 orçamentos + guias de recolhimento de impostos + currículo +
contrato (para prestação de serviço)

Grampeie cada bloco de documentos. Em seguida, arrume na ordem


cronológica, da data mais antiga para a mais recente.

FIQUE ATENTO!
Cole os documentos pequenos numa folha de ofício, para evitar 31
que eles se percam. Mas não cole no verso das folhas!

Tire cópia dos documentos que apagam com o tempo (como os


de extrato bancário, comprovantes de pagamento que são
impressos em papel termosssensível pelos caixas eletrônicos).
5. Organize os documentos das despesas de viagem – organize os
comprovantes das despesas de viagem por data. Não se esqueça de
incorporar o demonstrativo de despesas para cada conjunto de documentos
de viagem (nota fiscal de passagem e hospedagem, ticket de embarque,
notas fiscais de alimentação e recibos de transporte terrestre).

No caso da ausência de algum comprovante, faça uma justificativa em papel


timbrado e assinado pelo representante legal da instituição.

6. Faça o relatório de atividades – registre com todos os detalhes as


atividades: quais as ações, como foram feitas, qual a avaliação das ações
realizadas, os resultados alcançados, possíveis dificuldades enfrentadas pelo
Ponto de Cultura etc. Veja uma sugestão de roteiro que você pode seguir
para escrever o relatório:

• Apresente os objetivos principais do projeto

• Descreva cada meta e como ela foi cumprida:

a) como e onde foi realizada essa meta

b) descrição das etapas realizadas para o cumprimento da meta


COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL
c) duração/ carga horária

d) profissionais envolvidos na realização da meta

e) quantidade de pessoas que participaram

f) quem eram as pessoas/ perfil dos envolvidos

g) resultados alcançados

32
h) avaliação sobre o cumprimento da meta

i) pontos fortes

j) pontos fracos e possíveis soluções para os problemas identificados

k) contribuições à comunidade

l) importância do desenvolvimento da meta para o projeto

m) desdobramentos – outros resultados alcançados e que não


estavam previstos no projeto

• Faça uma conclusão geral:

a) descreva se o Ponto de Cultura alcançou seus objetivos para o


período previsto

b) relate os principais pontos positivos

c) relate as principais dificuldades encontradas e como elas foram


contornadas

d) descreva o que o funcionamento do Ponto de Cultura representou


para a comunidade durante o período

e) comente os próximos passos para o desenvolvimento das


atividades

7. Junte todos os anexos – reúna cópias de listas de freqüência, fotos,


gravações de áudio e vídeo, cartaz, folder, materiais veiculados em rádio,
jornal, tv etc. Junte todas as evidências que permitam à Secult avaliar como
o Ponto de Cultura utilizou o recurso e quais os resultados alcançados.

8. Faça o ofício de encaminhamento – todos estes documentos serão


entregues na Secult. Para isso, é preciso fazer um ofício ao Secretário de

33
RCIAL
Cultura,

apresentando a prestação de contas. Use o papel timbrado do Ponto de


Cultura. Veja um exemplo de ofício:

34
Lembre que o período descrito neste ofício precisa ser igual ao período do
extrato bancário que será apresentado nesta prestação de contas. Não
esqueça de escrever “Prestação de Contas Parcial” e da assinatura do
representante legal da instituição.

9. Coloque na ordem – para entregar a prestação de contas na Secult, você


precisará arrumar os documentos na seguinte ordem:

1. Ofício de encaminhamento;
2. Cópias do Convênio, dos anexos do convênio, do Plano de Trabalho e
da Alteração do Plano de Trabalho (se houver)
3. FORMULÁRIO 01: Execução Físico-financeira
4. FORMULÁRIO 02: Execução da Receita e Despesa
5. FORMULÁRIO 03: Relação de Bens de capital
6. FORMULÁRIO 04: Relação de Pagamentos
7. FORMULÁRIO 05: Conciliação de saldo bancário
8. FORMULÁRIO 06: Demonstrativo de rendimentos
9. Extrato de conta bancária mês a mês
10. Extrato de rendimentos da aplicação mês a mês

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL


11. Documentos que comprovam as despesas em ordem cronológica de
gastos (notas, recibos etc.)
12. Comprovações de hospedagem, deslocamento e alimentação
13. FORMULÁRIO 07: Declaração de documentos arquivados
14. Relatório de atividades
15. Anexos: folder, cartaz, convite, fotos de camisa, faixas, banners
(todo material de divulgação previsto no Plano de Trabalho).

10. Numere e rubrique – depois de colocar tudo em ordem, numere cada


folha e rubrique. Isso garante que nenhum documento seja extraviado.

35
11. Tire cópia de tudo - agora é hora de tirar cópia de tudo, mantendo a
mesma ordem. É obrigatório que o Ponto de Cultura mantenha uma cópia
da prestação de contas arquivada na sede da instituição cultural.

12. Entregue ou envie por correio - entregue toda a documentação no


protocolo da Secult, onde será aberto o processo. Arquive o comprovante
de entrega da prestação de contas e o número do processo na entidade.
Se não for possível entregar pessoalmente, envie por correio, através de
Sedex ou carta registrada com aviso de recebimento.

SITUAÇÕES EM QUE A PRESTAÇÃO DE CONTAS NÃO


SERÁ APROVADA

Existem algumas situações que o Ponto de Cultura precisa evitar, para não correr o
risco de ter a sua prestação de contas reprovada. :

UE A PRESTAÇÃO DE CONTAS NÃO SERÁ APROVADA


1. Prestação de Contas Parcial não entregue ou entregue fora do prazo;

2. Atrasos, sem justificativa, no cumprimento das etapas ou fases programadas


no Plano de Trabalho;

3. Descumprimento de cláusulas do convênio pelo Ponto de Cultura;

4. Não correção dos erros apontados pela Secult;

5. Não utilização de conta bancária específica;

6. Não aplicação dos recursos no mercado financeiro;


36
7. Ausência de Recibo ou Nota Fiscal de despesa realizada e paga;

8. Ausência das 03 cotações de preços;

9. Notas fiscais com prazo de emissão vencida, sem destaque dos impostos
devidos e/ou sem clareza no detalhamento das despesas realizadas;

10. Ausência de guias que comprovem o recolhimento dos impostos;

11. Preenchimento de campos de Notas Fiscais pelo Ponto de Cultura (e não


pelo fornecedor, como deve ser);

12. Preenchimento dos campos de uma mesma Nota Fiscal ou Recibo com letra
ou tinta de caneta diferente;

13. Documentos rasurados;

14. Entrega de cópias de documentos sem a devida autenticação.

Os erros encontrados pela Secult na prestação de contas do Ponto de Cultura serão


notificados à instituição, para que a mesma realize as correções no prazo
máximo de 30 (trinta) dias.

Caso o Ponto de Cultura não atenda à notificação da Secult, a Auditoria Geral do


Estado será comunicada para que sejam tomadas as providências cabíveis.

O PONTO DE CULTURA TERÁ QUE DEVOLVER OS RECURSOS À SECULT


Nesta condição, a entidade cultural ficará inadimplente com a Secult e demais
órgãos públicos estaduais, municipais e federais.

SITUAÇÕES EM QUE O PONTO DE CULTURA TERÁ


QUE DEVOLVER OS RECURSOS À SECULT

Dentre as situações apresentadas anteriormente, é importante destacar algumas


que podem implicar, inclusive, na necessidade de devolver o recurso
utilizado à Secult, e devem ser evitadas ao máximo. São elas:

1. Realização de despesas antes do recebimento da 1ª parcela do recurso ou


depois da data final do convênio;
37
2. Não aplicação dos recursos no mercado financeiro;

3. Não realização das atividades previstas no Plano de Trabalho;

4. Não apresentação da prestação de contas;

5. Utilização de recursos destinados a itens de capital em itens de custeio, e


vice-versa;

6. Aplicação dos recursos fora do que foi previsto no Plano de Trabalho;

7. Não apresentação dos documentos que comprovem o gasto do recurso.

8. Notas fiscais com prazo de emissão vencida, sem destaque dos impostos
devidos e/ou sem clareza no detalhamento das despesas realizadas;

9. Documentos rasurados;

15. Ausência de guias que comprovem o recolhimento dos impostos.

VOLVER OS RECURSOS NÃO UTILIZADOS ATÉ O FINAL DO CONVÊNIO


COMO DEVOLVER OS RECURSOS NÃO UTILIZADOS
ATÉ O FINAL DO CONVÊNIO
Quando terminar a vigência do convênio, o Ponto de Cultura precisará devolver
para a Secretaria de Cultura o recurso que não foi utilizado.

Para fazer essa devolução existem duas formas possíveis:

Se o recurso for devolvido no mesmo ano em que o convênio terminou –


faça um depósito identificado na boca do caixa, em nome da Secretaria de Cultura
do Estado da Bahia, na seguinte conta corrente:

Caixa Econômica Federal


Operação: 006
Agência: 3351
38
Conta Corrente: 200-0

Se o recurso for devolvido no ano seguinte ao término do convênio – você


precisará emitir uma Guia Especial de Recolhimento, em nome do Tesouro do
Estado. Para isso, faça o seguinte: entre no site da SEFAZ (www.sefaz.ba.gov.br),
clique em “Cálculo e Emissão de GER” (Guia Especial de Recolhimento), preencha
todos os campos indicados, imprima e realize o pagamento.

FIQUE ATENTO!

Enquanto você não presta contas ou faz a


devolução à Secult, o recurso tem que estar,
obrigatoriamente, aplicado no mercado financeiro.

PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL

PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL


Depois do término do convênio, o Ponto de Cultura tem até 30 (trinta) dias para
apresentar a prestação de contas final. Não é preciso apresentar os documentos
que já tenham sido apresentados na prestação de contas parcial.

Para fazer a prestação de contas final, você precisa cumprir os seguintes


passos:

1. Encerre a conta bancária – vá à agência bancária e verifique o saldo


existente na conta corrente e na aplicação financeira. Se houver sobra de
recurso, faça a devolução do valor total à Secult (veja página XX). Solicite
ao gerente os extratos da conta corrente e da aplicação financeira, desde a
data em que o último recurso entrou na conta até a data do término do
convênio. Então, solicite ao gerente o encerramento da conta e algum
documento que comprove que isso foi feito.
39
FINAL
FIQUE ATENTO!

Inutilize as folhas de cheque que não foram utilizadas.

2. Confira seus arquivos – com o extrato, verifique se você tem todos os


documentos que comprovam os débitos que foram feitos na conta corrente.
Cada Nota Fiscal ou Recibo precisa corresponder a um cheque compensado
na conta corrente, por exemplo.

3. Preenchimento dos Formulários - Proceda da mesma forma como foi


feito na prestação de contas parcial:

FORMULÁRIO 01: Relatório de Execução Físico-financeira


FORMULÁRIO 02: Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa
FORMULÁRIO 03: Relação de Bens
FORMULÁRIO 04: Relação de Pagamentos (preencha desde a 1ª parcela)
FORMULÁRIO 05: Conciliação de saldo bancário
FORMULÁRIO 06: Demonstrativo de rendimentos
FORMULÁRIO 07: Declaração de documentos arquivados

4. Organize as notas e os recibos – junte os seguintes documentos originais


para cada despesa:

Pessoa jurídica (empresa) - cópia do cheque/ordem


bancária/transferência eletrônica + nota fiscal + os 03 orçamentos

Pessoa física – do cheque/ordem bancária/transferência eletrônica +


recibo + 03 orçamentos + guias de recolhimento de impostos + currículo +
contrato (prestação de serviço)

Grampeie cada bloco de documentos. Em seguida, arrume na ordem


cronológica, da data mais antiga para a mais recente.

FIQUE ATENTO!

Lembre de colar os documentos pequenos numa folha de


ofício e tirar cópia dos documentos que apagam com o
40
tempo. Não colar no verso das páginas.
CONTAS FINAL
5. Organize os documentos das despesas de viagem - organize os
comprovantes das despesas de viagem por data. Não se esqueça de
incorporar o demonstrativo de despesas para cada conjunto de documentos
de viagem (nota fiscal de passagem e hospedagem, ticket de embarque,
notas fiscais de alimentação e recibos de transporte terrestre).

No caso da ausência de algum comprovante, faça uma justificativa em papel


timbrado e assinado pelo representante legal da instituição.

6. Faça o relatório de atividades – registre com todos os detalhes as


atividades: quais as ações, como foram feitas, qual a avaliação das ações
realizadas, os resultados alcançados, possíveis dificuldades enfrentadas pelo
Ponto de Cultura etc. Veja sugestão de roteiro:

• Apresente os objetivos principais do projeto

• Descreva cada meta e como ela foi cumprida:

a) como e onde foi realizada essa meta

b) descrição das etapas realizadas para o cumprimento da meta

COMO FAZER A PRESTAÇÃO DE CONTAS PARCIAL


c) duração/ carga horária

d) profissionais envolvidos na realização da meta

e) quantidade de pessoas que participaram

f) quem eram as pessoas/ perfil dos envolvidos

g) resultados alcançados

h) avaliação sobre o cumprimento da meta

i) pontos fortes

j) pontos fracos e possíveis soluções para os problemas identificados

41
k) contribuições à comunidade

l) importância do desenvolvimento da meta para o projeto

m) desdobramentos – outros resultados alcançados e que não


estavam previstos no projeto

• Faça uma conclusão geral:

a) descreva se o Ponto de Cultura alcançou seus objetivos para o


período previsto

b) relate os principais pontos positivos

c) relate as principais dificuldades encontradas e como elas foram


contornadas

d) descreva o que o funcionamento do Ponto de Cultura representou


para a comunidade durante o período

• Faça uma avaliação geral sobre os três anos do convênio.

7. Junte todos os anexos – reúna cópias de listas de freqüência, fotos,


gravações de áudio e vídeo, cartaz, folder, materiais veiculados em rádio,
jornal, tv etc. Junte todas as evidências que permitam à Secult avaliar como
o Ponto de Cultura utilizou o recurso e quais os resultados alcançados.

8. Faça o ofício de encaminhamento – todos estes documentos serão


entregues na Secult. Para isso, é preciso fazer um ofício ao Secretário de
Cultura, apresentando a prestação de contas. Use o papel timbrado do Ponto
de Cultura e escreva:

42
PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL
Lembre que o período descrito neste ofício precisa ser igual ao período do
extrato bancário que será apresentado nesta prestação de contas. Não
esqueça de escrever “Prestação de Contas Final” e da assinatura do
representante legal da instituição.

9. Coloque na ordem – para entregar a prestação de contas na Secult, você


precisará arrumar os documentos na seguinte ordem:

1. Ofício de encaminhamento;
2. Cópias do Convênio, dos anexos do convênio, do Plano de Trabalho e
da Alteração do Plano de Trabalho (se houver);
3. FORMULÁRIO 01: Relatório de Execução Físico-financeira;
4. FORMULÁRIO 02: Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa;
5. FORMULÁRIO 03: Relação de Bens;
6. FORMULÁRIO 04: Relação de Pagamentos;
7. FORMULÁRIO 05: Conciliação de saldo bancário;
8. FORMULÁRIO 06: Demonstrativo de rendimentos;
9. Extrato de conta bancária mês a mês

43
10. Extrato de rendimentos da aplicação mês a mês
11. Documentos que comprovam as despesas em ordem cronológica de
gastos;
12. Comprovações de hospedagem, deslocamento e alimentação;

PRESTAÇÃO DE CONTAS FINAL


13. FORMULÁRIO 07: Declaração de documentos arquivados;
14. Relatório de atividades;
15. Anexos: folder, cartaz, convite, fotos de camisa, faixas, banners
(todo material de divulgação previsto no Plano de Trabalho).

10. Numere e rubrique – depois de colocar tudo em ordem, numere cada


folha e rubrique. Isso garante que nenhum documento se perca.

11. Tire cópia de tudo – agora é hora de tirar cópia de tudo, mantendo a
mesma ordem. É obrigatório que o Ponto de Cultura mantenha uma cópia
da prestação de contas arquivada.

12. Entregue ou envie por correio - entregue toda a documentação no


protocolo da Secult, onde será aberto o processo. Arquive junto com a
cópia do Ponto de Cultura, o comprovante de entrega da prestação de
contas e o número do processo. Se não for possível entregar
pessoalmente, envie por correio através de Sedex ou carta registrada com
aviso de recebimento.

MODELOS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS


MODELOS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS

FORMULÁRIOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS – Estão disponíveis no Cd-rom


anexo a este manual, com instruções de preenchimento, os seguintes
formulários:

1. Execução Físico-financeira

2. Execução da Receita e da Despesa

3. Relação de Bens

4. Relação de Pagamentos

44
5. Conciliação de Saldo Bancário

6. Demonstrativo de Rendimentos

7. Declaração de Guarda e Conservação dos Documentos Contábeis

FORMULÁRIO DE ALTERAÇÃO DE PLANO DE TRABALHO – Veja formato


digital no Cd-rom anexo, e preencha conforme as orientações abaixo.

O Formulário de Solicitação de Alteração de Plano de Trabalho deve ser


utilizado quando o Ponto de Cultura percebe que o previsto inicialmente no
seu Plano de Trabalho precisa ser ajustado para melhorar as condições de
realização do projeto.

Qualquer alteração precisa ser informada à Secretaria de Cultura, para que


seja devidamente aprovada, antes de ser colocada em prática. Com este
documento, o Ponto tem a segurança de que a mudança que está fazendo
está de acordo com o que prevê o convênio assinado, e a Secult-BA tem como
avaliar se as modificações propostas não descaracterizam os principais
objetivos do Ponto de Cultura.

São várias as situações em que se pode solicitar uma alteração no Plano de


Trabalho. Como exemplo, podemos citar:

- A compra dos equipamentos por valor mais baixo do que o previsto no Plano
de Trabalho, gerando uma economia que permite a compra de novos itens;

- O valor dos equipamentos no mercado estarem mais altos do que o previsto


no Plano de Trabalho, gerando a necessidade de diminuir as quantidades
previstas inicialmente;

- Ganhos com doação de materiais ou equipamentos, tornando desnecessária


a compra de algum item que estava previsto no Plano de Trabalho;

- Ampliação ou redução da carga horária de uma determinada atividade;

- Ampliação ou redução da quantidade de material de consumo para um curso


ou oficina;

45
- A possibilidade de comprar um equipamento melhor do que o previsto no
Plano de Trabalho complementando o valor com os rendimentos da aplicação
ou recursos da própria entidade;

- Inclusão de algum item que não estava previsto no Plano de Trabalho, mas
que pode contribuir para uma melhoria no projeto etc.

É muito importante observar que os ajustes devem ser feitos dentro


dos limites estabelecidos para os gastos em capital e custeio de cada
ano. Para saber de que tipo é cada item, basta verificar a sua classificação no
Plano de Trabalho.

Deste modo, se houve sobra de recursos na compra de equipamentos


(capital) eles só podem ser gastos em outros itens de capital, como móveis,
computadores, câmeras fotográficas etc. O mesmo acontece com os itens de
custeio: é possível reduzir o valor disponível para comprar itens de figurino e
transferir o recurso para um outro serviço necessário, como iluminação. Mas o
remanejamento só é possível porque os dois itens são de custeio.

A justificativa para cada mudança solicitada deve ser clara e explicar quais são
as modificações propostas, de onde virão os recursos para ampliar uma
determinada meta ou para onde serão remanejados os recursos que não
serão utilizados em uma meta prevista inicialmente, por exemplo.

No momento de preencher o Formulário, nem sempre é necessário fazer o


detalhamento de cada etapa. A descrição da meta a ser alterada pode ser
suficiente. O mais importante é separar, em cada meta, o que é capital do que
é custeio. Por isso, o Formulário, encontra-se dividido em duas partes:
Alteração de Itens de Capital; e Alteração de Itens de Custeio.

OBSERVAÇÃO

Só é necessário solicitar alteração de Plano de Trabalho para


usar os rendimentos de aplicação se os recursos vão
complementar um item já existente. Se o recurso for utilizado
apenas para aumentar a quantidade de um determinado item
ou incluir um novo item, não é preciso solicitar autorização.
Entretanto, o Ponto deve ter certeza de que o gasto a ser
realizado é permitido pelo convênio. No momento de prestar
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contas do gasto deste recurso, todos os documentos devem ser
apresentados normalmente (cotações, notas fiscais etc.)
Por fim, é importante ressaltar que, no Formulário de Alteração de Plano, os
saldos finais de capital e de custeio devem ser zero. Os saldos zerados
indicam que o Ponto conseguiu remanejar corretamente as sobras de recursos
para as metas que precisavam ser complementadas. Só pode ser deixado
saldo se o valor for irrisório, ou seja, insuficiente para adquirir os itens
necessários ao projeto (o valor de saldo não deve ultrapassar R$50,00).
Também não pode haver saldo negativo ao final. O Ponto de Cultura só
poderá realizar a mudança solicitada se demonstrar de onde serão retirados
todos os recursos necessários para aumentar o valor de uma determinada
meta.

A seguir, um exemplo de preenchimento do Formulário:

FORMULÁRIO - SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE PLANO DE TRABALHO

Território de Identidade: XXXX Município de atuação: XXXX


Nome da Instituição: XXXX
Nome do Projeto: XXXX
Convênio nº XX/20XX Processo n. (a ser preenchido pela SECULT) XXXXXXXXX

Resumo do Projeto

(Resuma aqui o objetivo do projeto em no máximo 5 linhas)

ALTERAÇÃO DE ITENS DE CAPITAL


Atividades previstas Quant/ Valor Mudanças Solicitadas Quant/ Valor Justificativa/ Observações (esclareça o
no Plano de Trabalho (relativa à (insira o ano, o nº da (relativa à motivo da solicitação da mudança no item)
aprovado meta meta e seu título) mudança na
(insira o ano, o nº da aprovada) meta )
meta e sua
especificação)
Os valores que estavam no Plano de
Trabalho para a compra do Kit Multimídia
eram mais altos do que o que
Meta 1 – Aquisição de Valor total: Meta 1 – Aquisição de Valor total:
encontramos na hora de fazer a compra.
Kit Multimídia R$ 20.000,00 Kit Multimídia R$18.000,00
Adquirimos todos os itens, mas houve
uma sobra de recursos.
Saldo em capital: 2.000,00

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Valor Unitário
Com a sobra de recursos, pretendemos
R$1.000,00
Incluir na Meta 1 – adquirir 2 notebooks que não estavam
Aquisição de Kit previstos no projeto, mas que servirão
Novo Item Novo Item Quant: 2
Multimídia para realizar sessões de cinema nas
Notebook da marca X comunidades rurais.
Valor Total
Saldo em capital: 0,00
R$2.000,00
O Ponto de Cultura recebeu uma doação
de 50 cadeiras para serem utilizadas nas
Meta 2 – Aquisição de Valor total: Meta 2 – Aquisição de Valor Total: oficinas, não sendo mais necessário
Móveis para as Oficinas R$2.000,00 Móveis para as Oficinas R$1.000,00 adquirir as previstas no Plano de
Trabalho.
Saldo em capital: R$1.000,00
O valor para compra de instrumentos no
Plano de Trabalho foi menor do que os
Meta 3 – Oficina de Meta 3 – Oficina de que encontramos no momento da compra.
Valor total: Valor Total:
Música / Etapa 3.1 Música / Etapa 3.1 Pretendemos utilizar o saldo da Meta 2
R$5.000,00 R$6.000,00
Instrumentos Musicais Instrumentos Musicais para complementar os recursos da Meta 3
e adquirir mais 2 violões.
Saldo em capital: R$0,00

SALDO EM CAPITAL R$ 0,00

ALTERAÇÃO DE ITENS DE CUSTEIO


Atividades previstas Quant/ Valor Mudanças Solicitadas Quant/ Valor Justificativa/ Observações (esclareça o
no Plano de Trabalho (relativa à (insira o ano, o nº da (relativa à nova motivo da solicitação da mudança no item)
aprovado meta/etapa meta/etapa, e seu meta/etapa )
(insira o ano, o nº da aprovada) título)
meta/etapa, e sua
especificação)
Meta 4 – Realização de Valor total: Meta 4 – Realização de Valor Total: Tínhamos previsto a realização de 8
Shows na Praça da R$4.000,00 Shows na Praça da R$2.500,00 shows ao longo do ano. Devido ao grande
Matriz Matriz número de interessados na Oficina de
Música, pretendemos reduzir as
apresentações custeadas com recursos
do Ponto e buscar patrocínio de
comerciantes da região. Desse modo,
sobrariam recursos para contemplar um
número maior de alunos.
Saldo em custeio: R$1.500,00
Meta 5 - Divulgação Valor total Meta 5 - Divulgação Valor Já ultrapassamos o número de
R$3.000,00 R$2.500,00 participantes da Oficina este ano,
portanto, não será mais necessário fazer
a divulgação através de carro de som. Os
outros meios de divulgação acontecerão
conforme previsto no Plano de Trabalho
(rádio, boletim mensal, cartazes e
panfletos)
Saldo em custeio: R$500,00

SALDO ACUMULADO EM CUSTEIO:


R$2.000,00

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Meta 3 – Oficina de Valor total: Meta 3 – Oficina de Valor Total: O número de pessoas interessadas em
Música / Etapa 3.2 R$1.000,00 Música / Etapa 3.2 R$2.000,00 participar da Oficina de Música foi maior
Material de Consumo Material de Consumo do que o esperado e pretendemos abrir
duas novas turmas no turno vespertino.
Por isso, pretendemos utilizar os saldos
das Metas 4 e 5 para aumentar a
quantidade de material (cadernos de
partitura, lápis, CDs e camisetas para os
participantes do projeto).
Saldo em custeio: R$0,00

SALDO EM CUSTEIO R$0,00

RESPONSÁVEL PELA SOLICITAÇÃO DA MUDANÇA:


NOME: XXXXXXX
FUNÇÃO NO PROJETO: XXXXXXXX

PARECER TÉCNICO
(a ser preenchido pela SECULT)

1)A mudança implica em alteração no objeto do convênio?

SIM ( ) NÃO ( )

Justificativa:
2) Observa os aspectos legais do convênio?

SIM ( ) NÃO ( )

Justificativa:
3) Qualifica o desenvolvimento do projeto?

SIM ( ) NÃO ( )

Justificativa:

Coordenadora dos Pontos de Cultura

De acordo,
Superintendente de Cultura

MODELOS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS

MODELO DE CARIMBO PARA IDENTIFICAÇÃO

No momento da prestação de contas, todos os documentos (notas fiscais,


recibos etc.) deverão estar identificados com o nome da entidade, o nome do
Ponto de Cultura e o número do convênio. Desta forma, é recomendável que
se faça um carimbo com essas informações. Veja o modelo.

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