UFFICIO CED

MIGRAZIONE OFFICE 2007

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Ufficio CED 0.4 02/09/2010, stesura iniziale del documento

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Premessa
La suite office installata sulle macchine citrix verrà aggiornata alla versione 2007. Vista la differenza tra le due versioni (office 2002 e office 2007) è prevedibile un certo disorientamento da parte degli utenti; è necessario individuare le funzioni più utilizzate dagli utenti e fornire la formazione necessaria. Ricordiamo che questo documento vuole solamente essere un aiuto per gestire le normali operazioni che giornalmente vengono fatte con la suite di office, non deve essere un manuale di office, ma per informazioni o aiuti su operazioni più complesse potete contattare il CED o le guide on-line di Microsoft.

EXCEL

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Anteprima di stampa Impostazione area di stampa Margini e piè di pagina Righe da ripetere in alto Colonne da ripetere a sinistra Formato celle (font, dimensioni, allineamento,ecc) Ordinamento Filtri automatici Creazione guidata formule

WORD Intestazione & piè di pagina Correttore ortografico Segni di formattazione sullo schermo

OUTLOOK Regole posta in arrivo

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Excel 2007
Come potrete vedere, già dalla prima interfaccia, risulterà molto diverso dalla precedente versione, ma possiamo assicurare che molti comandi saranno sicuramente più comodi e veloci.

Una delle prime cose che si nota sarà lo sparire della barra superiore delle scelte e soprattutto non si vedrà più la voce “file” in alto a sinistra. Tutte le funzioni che prima si potevano con i menù a tendina della barra ora saranno tutti visibili nelle scelte a schede che vedrete sempre in altro sotto il nome del file. La voce “file” invece sparisce e sarà sostituita dal tasto “office” in alto a sinistra

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Premendolo appariranno le varie funzioni veloci, tra cui la stampa, salvataggi, aperture file ecc…. Queste voci non presenteranno molte novità tranne alcune più o meno utili : Sulla voce “Salva con nome” sarà possibile salvare i propri documenti in PDF ( questo può esser utile per poi inviarli o scambiarli con altri ); Sulla voce “Prepara” sarà possibile impostare alcuni livelli di protezione dei propri file; Sulla voce “Invia” potrete inviare velocemente il vostro documento tramite mail; Sulla voce “pubblica” potrete condividere il vostro file ( questa funzione non verrà praticamente mai usata); Sulla voce “Stampa” invece potrete accedere come sempre all’anteprima del documento, ad una stampa veloce oppure alla classica stampa.

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Nella versione precedente nel menù file erano presenti anche i parametri per modificare il formato, la dimensione e l’orientamento della pagina, ora questi comandi sono stati spostati nel menù veloce “Layout di pagina” dove troverete tutti i comandi rapidi necessari.

Da qui potrete accedere anche ai parametri per modificare “titoli”, “piedi di pagina” ecc….

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Se invece preferite creare dei “piè di pagina” in modo meno manuale con alcuni aiuti dell’Excel trovate la voce potete trovarla nel menù veloce “inserisci”.

Altre parametri molto importanti sono i formati di righe celle e colonne che potete trovare dal menù veloce “Home” alla voce a destra “Formato”.

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Inoltre molto spesso in Excel vengono le funzione di Filtro ed ordinamento dei dati, queste ora sono state spostate nel menù veloce “Dati”. Da qui infatti potrete accedere in modo molto veloce ad ordinamenti e filtri.

Mentre per creare nuove formule o dati avanzati sarà presente un intero menù veloce, “formule” per l’appunto. Quindi oltre che a poterle scrivere, come nella versione precedente, dalla barra “fx” avrete la possibilità di scegliere le più comuni o crearne di personali proprio da questo menù.

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Infine tutti i comandi di normale formattazione, quindi centrature, font, dimensioni del testo ecc… li troverete sul menù principale “Home”. Questo infatti è il primo menù veloce che comparirà all’avvio di un foglio Excel, con un interfaccia molto semplice vi permetterà di modificare velocemente tutti i normali parametri di personalizzazione del testo.

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Word 2007
Sul primo colpo d’occhio anche l’interfaccia Word presenta parecchi cambiamenti, risulterà molto simile a quella del cugino Excel precedentemente spiegato.

Sulla barra iniziale troverete velocemente tutti i comandi più comuni di formattazione, dalle opzioni di scrittura ( corsivo, grassetto, apice, elenchi, ecc.. ) alle opzioni di impaginazione ( centrato, spaziature ecc.. ). Inoltre saranno presenti alcuni “formati di scrittura” reimpostati per velocizzare le operazioni.

Un comando veloce, spesso utile, che prima trovate sulla barra iniziale ora lo trovate sul menù rapido Revisione, si tratta del controllo ortografico di scrittura. M:\Ced\Progetti_2010\MigrazioneOffice2007\MigrazioneOffice 0.4.docx Pagina 9 di 15

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Prendendo spunto sempre dall’Excel anche qui per modificare le impostazioni della pagina ( misure, orientamento, ecc…. ) troverete un menù veloce, “Layout di pagina”, completamente dedicato a queste funzioni . In modo molto veloce ed intuitivo potrete modificate tutti i parametri di formato della pagina.

Ultima funzione molto utile soprattutto per la personalizzazione dei file è l’inserimento delle intestazioni e piè di pagina. Queste funzioni potrete trovarle tramite il menù veloce “Inserisci”, da qui poi potrete modificarle a piacimento o seguire alcuni template forniti da microsoft.

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Outlook 2007
A differenza degli altri due programmi l’Outlook risulterà molto simile, i comandi principali di gestione mail li trovate nella barra superiore, a sinistra potrete sfogliare le vostre cartelle di posta oppure aprire il vostro calendario o i vostri contatti. Nella parte centrale potrete disporre a piacimento il riquadro d’anteprima e l’elenco mail.

Quindi a parte un piccolo restyle grafico il programma risulterà molto comune Per creare le regole d’arrivo posta ci sono due modalità : La prima è molto semplice, fate tasto destro sulla mail in arrivo desiderata ed andate sulla voce “crea regola”

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A questo punto vi apparirà una piccola finestra che vi chiederà i parametri per filtrare le mail ( mittente, oggetto, ecc… ) e la destinazione delle mail ( salvarle su una cartella personale e altre piccole opzioni ).

Impostati questi parametri vi sarà richiesto se volete subito applicare la regola o se preferite filtrare le mai precedenti a mano. Per creare le cartelle di destinazione posta basta cliccare con il tasto destro sulla cartella “Posta in arrivo” e cliccare sulla conseguente voce “Nuova cartella”. Quest’ultima potrete rinominarla come preferite e poi verrà visualizzata come possibile destinazione per le varie regole che creerete.

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Il secondo metodo è un po’ più complesso ma sicuramente permette regole molto più mirate. Per seguire questo metodo dovrete andare alla voce “regole ed avvisi” raggiungibile dal menù della barra in alto “strumenti”.

Da qui vi apparirà una finestra di gestione regole, dove potrete vedere tutte le regole create, attive e non attive. Questa interfaccia vi permetterà di gestire, eliminare, modificare tute le varie regole e di poterne creare di nuove.

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Cliccando su “nuova regola” partirà un piccolo wizard per la creazione della stessa. Seguendo le indicazioni che man mano vi verranno date potrete impostare tutti i parametri attivi per rendere la regola il più preciso e mirata possibile.

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Ultima funzione spesso utile è il “fuori sede”. Per attivare il messaggio di fuori sede basta selezionare la relativa voce del menù “strumenti” :

Fatto ciò vi apparirà una piccola finestra dove potrete inserire il vostro messaggio di fuori sede ed impostare l’arco di tempo per il quale lo vorrete tenere attivo.

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