¿Cuál es la responsabilidad de tu rol?

Como apoyo administrativo municipal eres una parte esencial del

proceso. Tu rol es responsable de:

• Llevar el control de los pagos y los soportes del personal del

Grupo Operativo y Logístico del Censo Nacional de Población y
Vivienda (CNPV).
• Supervisar el avance de la contratación, prestación del
transporte, entrega y recepción de materiales.
• Supervisar el centro operativo, y demás actividades que
permitan la operación en campo para garantizar el 100 % de la
cobertura y la calidad de la información.

Todo esto siguiendo la metodología e instrucciones técnicas

impartidas según la jerarquía censal.

¡Exploremos este módulo para conocer los objetivos de

aprendizaje y cada una de tus responsabilidades en las
diferentes etapas del operativo!

¡Adelante!

Objetivos
de aprendizaje

Con el desarrollo de este módulo lograrás:

 Conocer y comprender cada una de las actividades relacionadas

con el rol de apoyo administrativo municipal para llevarlas a
cabo antes, durante y después del operativo.
 Identificar las situaciones que puedan afectar el operativo para
proponer soluciones óptimas que permitan el correcto desarrollo
del Censo Nacional de Población y Vivienda 2018.
¿Qué deberás hacer el primer día de trabajo?
Antes de entrar en materia con tu proceso de capacitación y con las
actividades que deberás desarrollar en las tres etapas del operativo, te
invitamos a que conozcas lo que realizarás el primer día de trabajo
con el Censo Nacional de Población y Vivienda 2018.

¡Ordena!

Lee cuidadosamente y arrastra cada una de las actividades del primer

día a la casilla correspondiente en la parte inferior. Luego, haz clic en
el botón «Verificar».
Arrastra cada uno de los pasos a la casilla correspondiente.
Me comunico con el coordinador de campo o el jefe municipal.
1
Pregunto por los materiales y el centro operativo y todo lo que estará
bajo mi custodia.
2
Reviso todo y comienzo adiligenciar y consolidar los formatos
correspondientes.
Es necesario que tengas en cuenta los métodos de recolección
(barrido, mixto y rutas) que apliquen en las áreas de coordinación
operativas adscritas a este centro operativo municipal.
• Metodología de recolección.
• Fecha de inicio y finalización de la recolección en las áreas de
coordinación operativa.
• Relación de áreas de coordinación operativa, áreas operativas y
unidades de cobertura.
• Número supervisores y censistas requeridos.
• Rendimiento por censista según el área (urbana y rural).
• Tipo de transporte (convencional y especial) a utilizar en cada área
de coordinación operativa.
• Cartografía digital e impresa por rol.
Recibe la información básica para la ejecución del operativo censal

Al momento de iniciar, es importante que tu instancia superior (jefe

municipal o coordinador operativo de campo) te indique cómo será el
proceso de recolección en las áreas de coordinación operativa
adscritas a tu centro operativo.
A continuación, haz clic en cada pestaña para acceder a la
información que deberás tener en cuenta al momento de recibir el
centro operativo.
¿Qué debes tener en cuenta?
¿Qué necesitas?
• Metodología de recolección.
• Fecha de inicio y finalización de la recolección en las áreas de
coordinación operativa.
• Relación de áreas de coordinación operativa, áreas operativas y
unidades de cobertura.
• Número supervisores y censistas requeridos.
• Rendimiento por censista según el área (urbana y rural).
• Tipo de transporte (convencional y especial) a utilizar en cada área
de coordinación operativa.
• Cartografía digital e impresa por rol.

¡Pongamos a prueba lo aprendido!

A continuación, selecciona cada una de las casillas que tengan la

información que necesitas tener para realizar el procedimiento de
recolección. Luego, haz clic en el botón «Verificar». ¡Adelante!
Métodos de recolección
Fechas de la recolección
Relación de áreas
Copia de la cédula de supervisores y censistas
Número supervisores y censistas requeridos
Rendimiento por censista
Tipo de transporte a utilizar
 Cartografía por rol
RH de los censistas
Contratos de los supervisores
Verificar

Recibe el Centro Operativo Municipal

Recibe de tu instancia superior (jefe municipal o coordinador operativo

de campo), el Centro Operativo Municipal (COM) y realiza el inventario
de las instalaciones. Para esto:
Pasa el puntero del mouse por cada paso para conocer cómo realizar
el inventario del Centro Operativo Municipal.
Paso 1:

Recibe el formato de inventario de recepción y entrega de

instalaciones físicas.
Paso 2:

Recibe y revisa las instalaciones en las que funcionará el COM y

verifica que todo coincida con lo registrado en el formato y registra allí
tus observaciones.
Paso 3:

Verifica que el centro operativo cuente con las condiciones de

seguridad mínimas para la preservación de los materiales y
suministros que estarán allí por el tiempo del operativo. Este proceso
requiere rigurosidad, puesto que se trata de las instalaciones de un
bien inmueble que es entregado en calidad de préstamo, comodato o
arrendamiento, a nombre de un tercero y deben describirse
detalladamente. Por esto:
- Cerciórate de que las ventanas y las puertas se encuentren en
óptimas condiciones y cuenten con guarda, candado o pasador de
seguridad.
- Reporta los elementos físicos del COM que se encuentren en mal
estado en el formato suministrado para ello, y comunícaselo
inmediatamente al jefe municipal para que este rol lo reporte vía
correo electrónico al coordinador departamental y al apoyo
administrativo departamental.
Recibe el material censal
Recibe de parte del jefe municipal o coordinador operativo de campo
los materiales y suministros censales. Para esto necesitas los
siguientes formatos:

¿Qué tal si repasamos?

La práctica hace al maestro. Veamos qué tal te va con el siguiente

ejercicio.

A continuación, clasifica la información en cada columna. Luego, haz

clic en el botón «Verificar».
Cosas que debo recibir
Cosas que debo entregar o reportar
Formato de inventario de recepción y entrega de instalaciones físicas.
Novedades de cualquier tipo.
Eventualidades sobre mi COM.
Materiales de mi COM.
Si algo no está bien con el candado, la llave o la chapa del COM.
Formato 9
Formato 10
Formato 12
Verificar
¿Cómo se deben contar los materiales censales?

Lee con atención el siguiente esquema, que paso a paso te indica

cómo se lleva a cabo este conteo.

Veamos si quedó claro

 Ahora, repasemos con la siguiente actividad:
Lee cuidadosamente y arrastra cada uno de los pasos a la casilla
correspondiente en la parte inferior. Luego, haz clic en el botón
«Verificar».
Contar y registrar la cantidad de kits recibidos (por unidad de
empaque: caja, lona u otro según corresponda).
1
En el formato 9, escribir las novedades identificadas durante el conteo
de kits.
2
Revisar y verificar los elementos de los kits de identificación, impresos,
oficina y sensibilización. No destapar las cajas del kit cartográfico y
no sacar el material, esto lo hace el Coordinador Operativo de
Campo.
3
En el formato 9, anotar las novedades identificadas durante el conteo
de elementos de los kits de identificación, cartografía impresos,
oficina y sensibilización.
4
Verificar y contar los elementos de los kits tecnológicos y de
equipamiento
5
Registrar las placas de inventario o, si el equipo no tiene, el número de
serial.
6
En el formato 12, escribir las novedades identificadas durante el
conteo de elementos tecnológicos.
7
Firmar los formatos con tu cargo, cédula y firma.
8
Guardar una copia de estos formatos, pues será necesaria en los
procesos de logística inversa.
9
Verificar
Controla y haz seguimiento al material censal
En toda labor es fundamental cuidar y hacer buen uso de los recursos.
Por esto, una de las actividades del apoyo administrativo municipal es
realizar el control y seguimiento de los elementos de los diferentes kits
censales. De esta manera, debes velar por su conservación, manejo y
asignación, excepto por los DMC, los cuales deberán ser entregados
por el apoyo informático. He aquí algunas recomendaciones:

Elementos del kit tecnológico

Para hacer el seguimiento del material debes saber de qué consta.

¡Revisemos los componentes del kit tecnológico para practicar!

Recibe y entrega los materiales a los diferentes roles

Justo antes de entregar los kits

A continuación, veremos los aspectos claves para preparar la entrega

del material a los demás roles.

¿Qué debo entregar?

Ahora, haz clic en cada pestaña para acceder a la información que

deberás tener en cuenta al momento de entregar los kits.
¿Qué debo entregar al personal de mi COM?
¿Qué formatos debo tener en esta fase del proceso?
¡Ten en cuenta!
Administra, garantiza y vela por el cuidado y buen uso de las
instalaciones, materiales, equipos y demás elementos dispuestos en el
centro operativo

Nada mejor que un espacio de trabajo agradable, por eso ten en

cuenta las siguientes recomendaciones para que las apliques a diario:
Haz clic en cada uno de los títulos para conocer algunas
recomendaciones.
Cuida el COM como si fuera tu casa¡Tú tienes la llave!Reportemos,
siempre reportemosUsa lo que necesites… la clave está en la
moderaciónPilas con los equiposCuando te devuelvan algo, consolida
y reporta

 Registra la información de la ubicación de materiales, cajas y

empaques de los elementos, y disposición de los espacios.
 Explica al personal que utilizará este espacio, las normas de
seguridad, aseo, orden y responsabilidad.
 Dado que la imagen institucional es muy importante, ubica el
material del DANE en sitios estratégicos del espacio.

¿Un repasito?

A este paso, vas a lograr grandes cosas. La constancia a veces

es más importante que el talento.

A continuación, clasifica la información en cada columna. Luego, haz

clic en el botón «Verificar».
Cosas que debo recibir
Cosas que debo entregar o reportar
Kit de identificación
Novedades de cualquier tipo.
Formato Entrega y devolución de elementos y materiales (dos copias).
Kit operativo barrido o kit de operativo rutas
Formato Asignación y devolución DMC en Campo.
Kit tecnológico (DMC)
Kit de oficina
Formato Control, recepción y registro de los DMC (Inventario).
Matriz de control de asignación.
 Paz y salvos
Formatos y formularios
Material cartográfico y llaves del COM
Verificar

Haz seguimiento, control y registro del personal contratado

Ya entregamos los kits… ahora sí: ¡Que comience el operativo!

¿Listo(a) para repasar?

Llegó el momento de comprobar nuestros conocimientos.

Veamos qué tanto recuerdas de este tema.
Deberás encontrar la relación entre cada una de las actividades a
realizar y seleccionar la descripción más acertada.
Base de datos
Novedades
Matrices de asistencia
Revisarla y enviarla cada jueves.
Informar inmediatamente
Actualizar constantemente
Apoya y haz seguimiento y control al servicio de transporte rural y
urbano
Si no hay transporte, los compañeros no pueden llegar a cumplir su
misión. Por esa razón, tu labor es fundamental para que juntos
podamos recolectar la información estratégica y que así se tomen
mejores decisiones para el país.
Haz clic sobre cada título para saber cómo apoyar los procesos
relacionados con el transporte.
Seguimiento a las pernoctaciones
Seguimiento a los transportes

Control y seguimiento a los equipos censales

Cualquier cambio o modificación

¿Qué formatos son claves para el seguimiento al transporte?

En la gráfica a continuación se explican las bitácoras y planillas que

debes recopilar para tener todo organizado en formato Excel.
¡Leámosla!

Para conocer detalladamente en qué consisten dichos formatos y

cuándo usarlos, te invitamos a consultar el Manual del Apoyo
Administrativo Municipal.
¡Importante!

• Ya que serás el enlace con el supervisor del contrato de transporte

para comunicar los problemas o inconvenientes en la prestación de los
servicios de transporte, es necesario que lleves un control en un
formato Excel con el cual se validarán las cantidades de transporte
asignadas para el centro operativo municipal.

• Verifica aleatoriamente los servicios desarrollados por la empresa de

transporte y el personal contratado, con el propósito de comprobar la
eficiencia y efectividad del operativo censal como también la veracidad
de la información contemplada en los diferentes documentos.

Un repasito no sobra, ¿verdad?

Lee la siguiente situación y selecciona la respuesta más acertada.
Cuando hayas terminado, haz clic en el botón «Verificar».
Como apoyo administrativo municipal, recibiste hoy unas solicitudes
de pernoctaciones. Notas que hay algo raro, porque hay montos de
$15.000, $20.000 y $80.000 pesos. Frente a esta situación ¿qué
harías?:

Respondes por correo al solicitante y le preguntas si estas solicitudes

son de transporte urbano.

No comentas la situación para evitarte regaños.

Reenvías el correo electrónico al jefe municipal.

Llamas por teléfono al emisor del correo para aclarar la situación y

revisar si estas solicitudes son de transporte urbano o rural, o si se
trata de errores de digitación.
Verificar

Reporta los daños, hurtos o pérdidas de los elementos tecnológicos al

jefe municipal o coordinador operativo de campo

En caso de daños, hurto o pérdida de los elementos tecnológicos, la

responsabilidad de iniciar las acciones administrativas y legales
pertinentes es del operador de personal. No obstante, tú lo apoyarás
con los protocolos y procedimientos necesarios.
Garantiza y realiza la conservación e integración del archivo de la
documentación administrativa generada para y durante el operativo
censal
Recibe y envía las solicitudes de peticiones, quejas o reclamos
(P.Q.R)

Tomémonos un momento para repasar

Observa cada una de las actividades de la izquierda y arrastra a la

caja de la derecha las que debes ejecutar dentro de tus labores.
Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón «Verificar».
Responde las peticiones, quejas o reclamos.
Después del operativo, clasifica y guarda la documentación generada.
Reporta los daños, hurtos o pérdidas de los elementos tecnológicos al
jefe municipal o coordinador operativo de campo.
Direcciona las peticiones, quejas o reclamos.
Envia la respuesta al peticionario.
El Apoyo administrativo departamental envía la respuesta al
peticionario.
Durante el operativo, clasifica y guarda la documentación generada.
Reporta los daños, hurtos o pérdidas de los elementos tecnológicos al
coordinador departamental.
Labores
Verificar
Organiza y devuelve todos los elementos de la operación censal al
operador de logística de materiales

Tan pronto el jefe municipal informe la finalización del operativo

censal, el COM dispone de máximo cuatro (4) días para cerrarse y dos
(2) de estos días para los procedimientos de alistamiento de
materiales para su entrega al operador logístico.

Estudiemos el paso a paso de esta operación:

¿Cómo alistar el material?

A continuación, encontrarás la versión resumida de los pasos para
realizar el alistamiento del material. No obstante, te invitamos a que
consultes el manual. para ampliar esta información.

¿Qué formatos necesito?

De cada uno de los siguientes formatos deberán diligenciarse 3

copias:

Ya está todo empacado, ¿y ahora qué?

Una vez esté listo el material para la logística inversa y tengas los
formatos ya diligenciados…

Haz clic en cada uno de los círculos de la parte inferior del recuadro
para conocer los últimos pasos de este proceso.
1
Informa al jefe municipal o coordinador operativo de campo. También
notifica vía correo electrónico al apoyo administrativo departamental, al
operador y a la entidad ejecutora del proyecto.
2
Hay que estar pendiente de la llegada del vehículo de transporte de
materiales en la fecha programada por el apoyo administrativo
departamental.
3
Entrega los materiales censales al operador logístico. Para esto deben
estar presentes: el coordinador operativo de campo o jefe municipal, al
menos otras dos (2) personas del equipo de trabajo del COM y tú.
4
¡Ten en cuenta la lista de documentos que deberás
presentar! Realiza una lista de chequeo para tener mayor control
sobre los documentos que ya tienes y aquellos que te hacen falta para
aplicar a la convocatoria. Realiza este proceso con un tiempo
prudente.
5
Solicita las firmas de los formatos de devolución de kits y elementos.
De cada formato se deben firmar tres (3) copias: te quedas con una y
las otras dos (2) deberán ser entregadas al operador logístico para el
control de la logística inversa.

Devuelve el centro operativo una vez finalizado el operativo censal

En conjunto con el coordinador operativo de campo o jefe municipal,

deberás entregar adecuadamente el centro operativo. Para ello, usa
el Formato Inventario de recepción y entrega de instalaciones
físicas (anexo l).

Elabora el informe final del operativo en referencia a las actividades y

funciones a cargo
Haz clic en cada número para conocer los pasos para realizar tu
informe final.
Revisa el manual para ver cómo se debe estructurar tu informe de
actividades.

Elabora tu informe final que describa el desarrollo del operativo

incluye las dificultades presentadas y cómo se solventaron.
Adjunta los documentos y matrices que soporten el desarrollo de tus
actividades
Entrega tu informe en medio físico al jefe municipal y envía una copia
por correo electrónico al jefe municipal y al coordinador departamental.

¡Pongamos en práctica lo aprendido!

Lee la siguiente situación y selecciona la respuesta más acertada.
Cuando hayas terminado, haz clic en el botón «Verificar».
Se acabó el operativo y como apoyo administrativo municipal, tiene
muchas cosas que hacer. Selecciona las que se encuentran en tu lista
de tareas:

9. Entregar el COM
42. Marcar todo
83. Hacer el informe final
64. Contar con el transportista los kits tecnológicos y de equipamiento
(por unidad) incluyendo los accesorios
75. Llenar el Formato Inventario de recepción y entrega de
instalaciones físicas
16. Contar y alistar los DMC
37. Separar los materiales impresos
58. Sellar las cajas
29. Contar, empacar y rotular los kits

Hora de unas recomendaciones finales

Haz clic en cada uno de los círculos en la parte inferior para leer
algunos aspectos clave.

1
¡Tienes una gran responsabilidad a cargo! Como apoyo
administrativo municipal deberás velar porque todos los integrantes del
equipo tengan sus materiales de trabajo, lo que les permitirá tener lo
necesario para recolectar la información en campo. Tu organización y
planeación será fundamental cuando entregues y recibas materiales
para evitar pérdidas o mal uso de los elementos.
2
Revisa constantemente la información brindada en el
manual. Recuerda que los formatos y procedimientos deben
seguirse al pie de la letra. Así te rinde tu trabajo y todo marcha
correctamente. Si desde el principio te organizas, cuando llegue el
informe final verás cómo las cosas fluyen.
3
¡Promueve la comunicación con los compañeros! Recuerda que
para que cualquier proceso sea exitoso es importante mantener
adecuados flujos de comunicación respetando cada uno de los niveles
establecidos. Si informas a tiempo las novedades, te ahorrarás dolores
innecesarios de cabeza.
4
Ten presente que tus compañeros te verán como un apoyo
fundamental en la ejecución del operativo; por lo tanto, trata de
anticiparte a sus necesidades. Recuerda que una persona que
propone alternativas antes que problemas aporta mucho.
5
Por último, recuerda que la moderación es clave en el manejo de
recursos. Las cosas son para usarlas, pero con
cuidado y sin derroche innecesario. Si cuidas los
elementos del COM y las cosas que están a tu
custodia como si fuesen tuyas, verás que lo que
administres dará buenos frutos.