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MS EXCEL 2016

Es un software aplicativo perteneciente al grupo de las hojas de cálculo, por lo tanto, está dise-
ñado para apoyar en soluciones contables, estadísticas, financieras.

Para poder ejecutarlo, se debe buscar el icono respectivo de acuerdo al sistema operativo:

Windows 7

• Botón Iniciar
• Todos los programas
• Microsoft Office 2016
• Microsoft Excel
Windows 8, 8.1

En la interfaz Metro, buscar el acceso directo, caso contrario el método más rápido es usar el
botón Buscar y digitar Excel

Windows 10

El procedimiento es parecido a Windows 7, aunque ofrece el botón de búsqueda en la barra


de tareas o se puede apoyar de Cortana (herramienta de Windows 10 que interactúa con el
usuario)

Todas las versiones

• Habilitar la ventana Ejecutar (Tecla Windows + R)


• Digitar Excel
• Aceptar

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La pantalla de Excel tiene los siguientes elementos:

1. Barra de Títulos, Muestra el nombre de la aplicación (Excel) y el nombre del archivo que
se está trabajando (Libro1); se debe entender que los archivos de Excel se llaman Libro,
ya que es una colección de hojas de cálculo, como se verá en líneas posteriores.
2. Botones de Control, esto es una herencia de Windows, estos botones permiten el ma-
nejo de la ventana en cuanto a Maximizar, Restaurar, Minimizar o Cerrar.
3. Barra de Herramientas de Acceso Rápido, es una barra totalmente personalizable, se
muestran los comandos de las tareas más usadas por el usuario.
4. Iniciar Sesión, la versión 2013 de Office permite que el usuario pueda usar su Microsoft
ID (Cuenta de Correo en Hotmail o en Outlook), y lograr que su documento no esté ne-
cesariamente grabado en el equipo que esté trabajando, más bien puede guardarlo en
la nube para poder usarlo independientemente del dispositivo, solamente en cada
equipo que use debe poner su inicio de sesión y podrá seguir trabajando donde se
quedó; esto se conoce como trabajo ubicuo, es decir no hay un lugar físico para trabajar.
5. Pestañas o Fichas, habilitan cintas, se debe considerar el uso de una pestaña respon-
diendo la pregunta ¿qué quiero hacer?
6. Cintas, está dividido en Secciones que agrupan a Botones de Comando sobre un tema
específico; por ejemplo, en la imagen vemos la cinta de Inicio que tiene Secciones: Por-
tapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilo, Celdas, Modificar y dentro de la sección
Portapapeles encontramos los comandos: Pegar, Cortar, Copiar y Pegar Formato.
7. Opciones de Presentación de la Cina de Opciones, estas opciones permiten mostrar u
ocultar la Cinta de Opciones, también se logra lo mismo con la combinación de teclas
Ctrl F1.
8. Compartir, a partir de esta versión es más fácil compartir un libro y trabajarlo en línea
con otros usuarios, se puede usar OneDrive o SharePoint como herramienta intermedia-
ria.
9. Cuadro de Nombres, muestra la ubicación de la celda activa, también muestra los nom-
bres de los rangos creados, así como de algunas funciones usadas. También puede ser
usado para desplazarse en el libro
10. Barra de fórmulas, muestra el contenido real de la celda.

El elemento más importante de un archivo de Excel es la hoja de cálculo que se describe a con-
tinuación:

11. Cabecera de Columna, está identificado por letras del alfabeto las cuales van desde la
columna A hasta la columna XFD, haciendo un total de 16384 columnas.
12. Cabecera de Fila, las mismas que se encuentran numeradas y que van desde 1 hasta
1048576. La intersección de una columna y una fila se llama Celda, que es el espacio
donde se guarda la información.
13. Celda Activa, se encuentra remarcado por Excel y nos dice que en ese espacio se colo-
cará el dato o información que se requiera, Excel nos permite manejar hasta
17,179’869,184 celdas.
14. Cuadro de Relleno, es el indicador que aparece en la esquina inferior derecha de la
celda, al llevar el puntero del mouse a ese objeto aparece una cruz delgada

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15. Hoja1, es el indicador de la hoja en la que estamos trabajando, Excel con la finalidad de
que el usuario pueda organizar su información o manejar grandes volúmenes de la
misma nos permite activar más hojas de tal manera que se acomode a su necesidad ya
que las mismas pueden ser renombradas. El total de hojas que se puede manejar en un
archivo está limitado por la memoria del computador, aunque Excel permite manejar
archivos hasta de 4GB de tamaño. Es por esto, que podemos manejar múltiples hojas en
un archivo que se llama Libro (colección de hojas de cálculo guardados en un solo archivo
de Excel).
16. Barra de Estado, es el espacio que usa Excel para comunicarse con el usuario, muestra
indicadores como el estado de la grabadora de Macros o del Teclado, entre otros.
17. Zoom, es la barra que permite ampliar o reducir la visión de la hoja de cálculo
18. Botones de Vista, son los que nos permiten tener distintas formas de observar el mismo
documento, las vistas son las siguientes:
a. Normal, es la vista clásica que usamos para trabajar
b. Diseño de Impresión, esta vista muestra una regla vertical y horizontal que per-
miten que el usuario pueda ubicarse en el papel para poder imprimir.
c. Vista previa de salto de página, solo se muestran activadas las celdas que se
estén trabajando, además, también se visualiza el número de página respectivo.

PUNTEROS DE MOUSE
Excel presenta diferentes punteros de mouse y significan lo siguiente:

PUNTERO SIGNIFICADO PUNTERO SIGNIFICADO

Se muestra cuando apuntamos a la


Es el puntero normal de Excel, nos
cabecera de columna, al hacer clic
indica la próxima celda en que tra-
se selecciona toda la columna, es
bajaremos
decir, 1048576 celdas

Se muestra cuando apuntamos al


cuadro de relleno (esquina inferior
derecha de la celda), al hacer doble
Lo vemos cuando ubicamos el
clic o arrastrar, copia la fórmula in-
mouse entre 2 columnas, permite
troducida en las filas siguientes
cambiar el ancho, al hacer doble
que tengan datos, también per-
clic sobre el mismo se autoajusta al
mite continuar la serie. Cuando se
contenido.
combina con la tecla Ctrl se acom-
paña con el símbolo +, lo cual in-
dica que se copiará la celda

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PUNTERO SIGNIFICADO PUNTERO SIGNIFICADO

Lo vemos cuando ubicamos el


Se muestra cuando apuntamos a la
mouse entre 2 Filas, permite cam-
cabecera de fila, al hacer clic se se-
biar el alto, al hacer doble clic so-
lecciona toda la fila, es decir, 16384
bre el mismo se autoajusta al con-
celdas
tenido.

DIRECCIÓN DE CELDA
Sabemos que una celda es el lugar donde se guarda información, la dirección de una
celda es la ubicación de uno de estos elementos dentro de un libro; Excel nos permite tener 3
tipos de direcciones de celda, que nos facilitará la ubicación o interpretación de su ubicación,
son las siguientes:

• Dirección de Celda Bidimensional, hacemos uso de esta dirección cuando la celda a usar
está en la misma hoja de cálculo. Su sint axis o formato es: COLFIL (Columna y Fila)
• Dirección de Celda Tridimensional, la usamos cuando la celda que se trabaja está en otra
hoja de cálculo dentro del mismo libro. Su sintaxis o formato es: HOJA!COLFIL
• Dirección de celda Tetradimensional, se usa al referirse a celdas ubicadas en otros libros.
Sintaxis: [LIBRO.XLSX]HOJA!COLFIL

REFERENCIA DE CELDA
Es cuando se indica una dirección de celda en una fórmula. Excel permite manejar 3 tipos de
referencia:

• Referencia Relativa, es la más usada, es aquella que se actualiza automáticamente


cuando copiamos una fórmula, en el sentido en que es copiada, es decir, cuando la fór-
mula es copiada entre filas, se actualiza el número de fila, y cuando se copia entre co-
lumnas hace lo propio. La sintaxis es: COLFIL
• Referencia Absoluta, es aquella que siempre apunta a la misma celda, es decir, no im-
porta en qué sentido sea copiada, no actualiza ni la Columna ni la Fila. Su sintaxis es:
$COL$FIL
• Referencia Mixta, es aquella que tiene elementos absolutos y relativos, o viceversa; pre-
senta cualquiera de las siguientes sintaxis: $COLFIL (Columna absoluta, fila relativa);
COL$FIL (Columna relativa, fila absoluta).

FORMATO DE CELDA
Es el conjunto de órdenes que cambia la apariencia de la celda, en Excel, la celda puede guardar
varios formatos como se verá a continuación:

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En la Cinta de Inicio se encuentran las secciones respectivas de Formato de Celda, cada uno
referente a un tipo de formato, sin embargo, en el rincón inferior derecho de cada una de esas
secciones, se encuentra un botón que nos lleva hacia una ventana de diálogos donde se encuen-
tran todos los formatos necesarios; esta ventana de diálogos también puede ser obtenida con
la combinación de teclas CTRL 1, del teclado alfabético, tal como vemos a continuación:

En esta ficha se pueden cam-


biar los formatos de Número,
aquí algunos formatos resal-
tantes:

- Número, solo podemos


indicar cantidad de decima-
les, separador de miles y for-
mato de número negativo.
- Moneda, parecido al
anterior, con la diferencia que
podemos agregar símbolo
monetario (hay de todos los
países)
- Contabilidad, la dife-
rencia con el anterior es que
no es necesario definir for-
mato de número negativo
- Porcentaje, multiplica el valor de la celda por 100, luego le agrega al símbolo %

Se debe comprender, que al definir 0 (cero) decimales Excel hace un redondeo de visualización,
es decir, aunque el número se vea sin decimales y redondeado, internamente se considera con
su valor real; por ejemplo, si el valor de la celda es 25.75 y se usa Formato de celda Número sin
decimales, se visualizará 26; pero su valor real sigue siendo 25.75

- Personalizado, es definido por el usuario, se usa en casos excepcionales; se debe considerar que
0 indica dígito obligatorio y # dígito opcional (puede no ir), si desea que salga un texto debe ir
entre comillas (“”), se debe dejar un espacio después de la comilla para poder ingresar el for-
mato

Alineación, en esta ficha se pueden cambiar las características de ubicación del texto dentro de
la celda ya sea horizontal y/o verticalmente

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- Alineación de texto, determina
la ubicación del texto en la celda
ya sea horizontal o vertical.
- Ajustar texto, permite que el
texto quede en una sola celda, ha-
ciendo que crezca verticalmente.
- Reducir hasta ajustar, reduce el
tamaña de la fuente hasta que
quepa en la celda.
- Combinar celdas, al seleccionar
cedas contiguas y aplicar este co-
mando se unen formando una
sola celda.
- Orientación, permite determi-
nar el ángulo en que se muestre el
contenido de la celda.

Proteger
En esta ficha podemos aplicar
una seguridad básica a las cel-
das.

- Bloqueada, no permite que se


ingrese, borre o modifique el
contenido de una celda. Por
defecto, toda la hoja de
cálculo está bloqueada, no es
necesario activar.
- Oculta, aunque se muestra el
contenido de la celda en la
hoja de cálculo, no se puede
ver en la barra de fórmulas.

Se debe tener en cuenta que para que la protección de celdas sea efectiva, se debe proteger la
hoja (Ficha Revisar, sección Cambios, comando Proteger Hoja), caso contrario no funcionará.

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OPERADORES MATEMÁTICOS

OPERADORES JERARQUÍA DE
MATEMÁTICOS OPERADORES
+ Suma () ^ Paréntesis y Potenciación
- Resta * / Multiplicación y División
* Multiplicación + - Suma y Resta
/ División
^ Potenciación
( ) Paréntesis

OPERADORES LÓGICOS, DE RELACIÓN O DE COM-


PARACIÓN

OPERADOR SIGNIFICADO
> Mayor que
< Menor que
= Igual a
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Diferente de

RANGO

También conocido como Selección. Es un conjunto de celdas seleccionadas para alguna tarea
específica. Hay varias formas de seleccionar rangos:

 Arrastre de mouse desde la celda inicial hacia la final.


 Clic en la primera celda, apuntar a la última celda y dar la combinación Shift Clic.
 Seleccionar un rango, sin soltar la tecla Ctrl, seleccionar otro rango.
 Ctrl *, para seleccionar toda la tabla.
 Clic en la cabecera de Columna, Selecciona toda la columna.
 Clic en cabecera de Fila, selecciona toda la fila.
 Shift + flechas direccionales.
 Este objeto se encuentra entre la Columna A y la fila 1, al pulsar en ese
sitio, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Cuando se selecciona un rango, sus coordenadas se determinan por la dirección de la celda
superior izquierda, seguido de dos puntos (:), y la dirección de la celda inferior derecha CSI:CID,
(se lee “desde hasta”).

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Es posible identificar un rango con solo seleccionarlo y
poner su identificador en el Cuadro de Nombres. También
puede seleccionar el rango y dar la combinación de teclas
Ctrl Shift F3 para que tome los nombres de acuerdo al
nombre de fila o columna.

FÓRMULAS
Es una operación de cálculo o toma de decisiones desarrollado en MS Excel. Debemos enten-
der que la potencia de Excel se mide por la capacidad de crear fórmulas. Para crear una fór-
mula se debe seguir las siguientes recomendaciones:

 Toda fórmula inicia con los símbolos “=”, “+”, “-“. Se debe considerar que “+” y “-“ son
operadores matemáticos que pueden influir en el resultado de la fórmula.
 Se debe tener en cuenta la jerarquía de operadores a fin de evitar resultados incorrectos.
 Evitar el uso e constantes, en su lugar utilizar referencias de celda.

FUNCIONES
Son fórmulas pre-definidas de Excel, existen 341 funciones, clasificadas de acuerdo a su utili-
dad, sin considerar que el usuario puede crear su propia función. Sin importar qué función sea
todas tienen la misma sintaxis básica:

FUNCION(Argumento1,Argumento2,…,Argumento255)

Argumento, es el dato que necesita una función, aunque hay funciones que no requieren argu-
mentos también hay funciones que aceptan hasta 255 argumentos. El separador de argumentos
puede ser coma (,) o punto y coma (;), según sea la configuración regional de Windows. Un ar-
gumento puede ser:

 Una constante
 Una referencia
 Un rango
 El nombre de un rango
 Una función.

Cuando usamos una función como argumento, estamos creando una fórmula con Funciones
Anidadas, es decir, una Función Anidada, es aquella que tiene como argumento a otra función,
y se hace necesario que se desarrolle la función interior para que la externa pueda operar, se
puede dar la siguiente forma:

Función(arg1,función(arg1,arg2,…,arg255),arg3,…,arg255)

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En este ejemplo la función subrayada es el Argumento2 de la función principal, es decir, que para
que la función externa (principal), pueda operar es necesario que primero se haya resuelto la
función interior. Excel nos permite hasta 64 niveles de anidamiento.

Para insertar una función se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

de la barra de fórmulas o el botón de la cinta de Fórmulas de Excel,


cualquiera de esos procedimientos activa al Asistente de Inserta Función:

En Buscar una función, se debe escribir


lo que desea hacer y hacer clic al botón
Ir, a fin de que Excel le muestre las fun-
ciones que cumplen con dicho pedido,
luego se podrá seleccionar la función
deseada y hacer clic al botón Aceptar.

También puede seleccionar una catego-


ría de funciones y se muestra el con-
junto de funciones pertenecientes a di-
cha clasificación.

Note que, al seleccionar una función, en


la parte baja de la ventana se ve la sin-
taxis de la función resaltada, así como
su respectivo concepto.

Al pulsar el botón Aceptar le lleva a la ventana del asistente de función:

En esta ventana se ingresa los argu-


mentos solicitados, según sea la fun-
ción cambiará el detalle del argu-
mento. Observe que a un lado de
cada argumento hay un botón , el
mismo que nos permite ir a la hoja de
cálculo a fin de poder capturar el dato
solicitado.

En la parte baja de la ventana se


muestra el concepto de función y un detalle del dato solicitado, también se muestra el resultado
que debe arrojar la fórmula. Es preciso resaltar que en la parte inferior izquierda de la ventana
hay un enlace que le mostrará una ayuda más detallada de la función.

Cuando se ingresa el prefijo de fórmula, Excel ayuda al usuario, ya que cuando va digitando las
letras correspondientes a la función que desea usar irá mostrando una lista con las coincidencias,
adicionalmente, al hacer un clic con el mouse, se muestra un concepto de dicha función.

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Al pulsar doble clic o la tecla TAB se inserta la fun-
ción e inmediatamente, en la parte inferior de la
celda se muestra la sintaxis respectiva.

también puede pulsar


un clic en el nombre
de la función para ir a la ayuda de Excel y se muestren más detalles de la misma.

En la cinta de Fórmulas, puede seleccionar la función deseada desde la categoría respectiva en


la sección Biblioteca de Funciones

En cada categoría se lista las


funciones respectivas y al se-
leccionarla se activa el asis-
tente de funciones de ser
necesario.

A continuación, se muestran algunas funciones con sus respectivos conceptos y sintaxis:

FUNCIONES BÁSICAS MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS:


SUMA(NUM1,NUM2,…,NUM255)

Suma los valores designados como argumentos

MIN(NUM1,NUM2,…,NUM255)

Devuelve el valor más bajo de un conjunto de valores

MAX(NUM1,NUM2,…,NUM255)

Devuelve el valor más alto de un conjunto de valores

PROMEDIO(NUM1,NUM2,…,NUM255)

Devuelve la media aritmética (promedio), de los valores indicados como argumentos.

CONTAR(CELDA1,CELDA2,…,CELDA255)

Devuelve el número de celda que contengan valores

CONTAR.BLANCO((RANGO)

Devuelve el número de celdas vacías dentro del rango

CONTARA(CELDA1,CELDA2,…,CELDA255)

Del conjunto de celdas indicado, devuelve la cantidad de celdas no vacías

CONTAR.SI(RANGO,CONDICIÓN)

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Devuelve el número de celdas que cumplen la condición indicada. Cuando la condición es una
constante o referencia, basta con poner ese dato; si es una palabra o frase, así como el uso de
operadores de relación, debe ir entre comillas.

SUMAR.SI(¿Dónde pregunto?,¿Qué pregunto?,[¿Qué sumo?])

Devuelve la suma del conjunto de celdas que cumplan la condición indicada; si el rango donde
pregunta es el mismo que va a sumar, el último parámetro no es necesario. Cuando la condición
es una constante o referencia, basta con poner ese dato; si es una palabra o frase, así como el
uso de operadores de relación, debe ir entre comillas.

PROMEDIO.SI(¿Dónde pregunto?,¿Qué pregunto?,[¿Qué promedio?])

Devuelve el promedio (media aritmética), del conjunto de celdas que cumplan la condición indi-
cada; si el rango donde pregunta es el mismo que va a promediar, el último parámetro no es
necesario. Cuando la condición es una constante o referencia, basta con poner ese dato; si es
una palabra o frase, así como el uso de operadores de relación, debe ir entre comillas.

CONTAR.SI.CONJUNTO(RANGO1,CONDICIÓN1,RANGO2,CONDICIÓN2,…,RANGO127, CONDI-
CIÓN127)

Devuelve el número de celdas que cumplan las distintas condiciones en los distintos rangos. Esta
función es una ampliación de CONTAR.SI, la ventaja es que podemos aplicar distintas condiciones
en distintos rangos, siempre que los rangos sean del mismo tamaño

SUMAR.SI.CONJUNTO(¿QUÉ_SUMO?,RANGO1,CONDICIÓN1,RANGO2,CONDICIÓN2,…,
RANGO127, CONDICIÓN127)

Devuelve la suma de un rango de celdas, siempre que se cumplan las distintas condiciones en
los distintos rangos. Esta función es una ampliación de SUMAR.SI, la ventaja es que podemos
aplicar distintas condiciones en distintos rangos, siempre que los rangos sean del mismo ta-
maño

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(¿QUÉ_PROMEDIO?,RANGO1,CONDICIÓN1,RANGO2,CONDI-
CIÓN2,…, RANGO127, CONDICIÓN127)

Devuelve el promedio (media aritmética), de un rango de celdas, siempre que se cumplan las
distintas condiciones en los distintos rangos. Esta función es una ampliación de PROMEDIO.SI, la
ventaja es que podemos aplicar distintas condiciones en distintos rangos, siempre que los ran-
gos sean del mismo tamaño

ENTERO(NÚMERO)

Devuelve la parte entera de un número. Esta función no redondea, solo toma la parte entera, es
decir, si por ejemplo el número es 15.9, esta función devuelve 15

REDONDEAR(NUM,N°DECIMALES)

Redondea un número a la cantidad de decimales indicado por el usuario.

K.ESIMO.MAYOR(RANGO, POSICIÓN)

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En un rango de datos, devuelve el valor más alto de acuerdo a la posición indicada por el usuario,
es decir, si, por ejemplo, el usuario indica posición 3, la función devuelve el tercer valor más alto.

K.ESIMO.MENOR(RANGO, POSICIÓN)

En un rango de datos, devuelve el valor más alto de acuerdo a la posición indicada por el usuario,
es decir, si, por ejemplo, el usuario indica posición 3, la función devuelve el tercer valor más alto.

FUNCIONES DE BÚSQUEDA
BUSCARV(¿QUÉ BUSCO?,¿DÓNDE BUSCO?,N°COLUMNA,[¿ESTÁ ORDENADO?])

Busca un dato en la primera columna de una tabla y devuelve la información del número de
columna indicado por el usuario. Esta función es muy útil porque nos permite encontrar una
información con solo tener un dato conocido.

El parámetro [¿ESTÁ ORDENADO?], es opcional, quiere decir que no necesariamente se debe


usar; pero tiene un nivel de importancia alto, al ser una pregunta debe tener una respuesta lógica
(SI, NO, VERDADERO, FALSO), o se puede usar su equivalente numérico (1, VERDADERO, 0
FALSO). De forma automática es VERDADERO y permite una búsqueda aproximada, es decir, que,
si no se encuentra el dato buscado, devuelve el valor más próximo; en cambio, si es FALSO, la
búsqueda es exacta, o sea que, si no encuentra el valor buscado, devuelve el error #N/A.

BUSCARH(¿QUÉ BUSCO?,¿DÓNDE BUSCO?,N°FILA,[¿ESTÁ ORDENADO?])

Busca un dato en la primera fila de una tabla y devuelve la información del número de fila indi-
cado por el usuario. Esta función es muy útil porque nos permite encontrar una información con
solo tener un dato conocido.

El parámetro [¿ESTÁ ORDENADO?], es opcional, quiere decir que no necesariamente se debe


usar; pero tiene un nivel de importancia alto, al ser una pregunta debe tener una respuesta lógica
(SI, NO, VERDADERO, FALSO), o se puede usar su equivalente numérico (1, VERDADERO, 0
FALSO). De forma automática es VERDADERO y permite una búsqueda aproximada, es decir, que,
si no se encuentra el dato buscado, devuelve el valor más próximo; en cambio, si es FALSO, la
búsqueda es exacta, o sea que, si no encuentra el valor buscado, devuelve el error #N/A.

SI.ERROR(FÓRMULA,ACCIÓN)

Si una fórmula devuelve un error de Excel (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOM-
BRE? o #¡NULO!), se ejecuta la acción.

FUNCIONES DE FECHA
Excel permite el manejo de fechas entre el 1/1/1900 hasta el 31/12/9999, las operaciones que
se pueden realizar solo son suma y resta y se refiere a días.

Un detalle importante a considerar es que, aunque Excel muestra una fecha, internamente es
un número correspondiendo el número 1 al 01/01/1900 y 2’958,465 al 31/12/9999.

HOY()

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Devuelve la fecha del computador

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora del sistema, para que se muestre la hora debe cambiarse el formato
de celda. La tecla de función F9 permite actualizar la información.

DIA(FECHA)

Devuelve el número día de una fecha

MES(FECHA)

Devuelve el número de mes de una fecha

AÑO(FECHA)

Devuelve el año de una fecha

FECHA.MES(FECHA_INICIAL,MESES)

A partir de la fecha inicial permite avanzar o retroceder el número de meses indicado devol-
viendo una fecha específica.

FIN.MES(FECHA_INICIAL,MESES)

A partir de la fecha inicial devuelve el número de serie o código del fin de mes de los meses
indicados. Por ejemplo si ponemos FIN.MES(12/4/2017,1), Excel devolverá el número de serie
correspondiente al 31/05/2017, si ponemos FIN.MES(12/4/2017,0), Excel devolverá el número
de serie correspondiente al 30/04/2017, si ponemos FIN.MES(12/4/2017,-1), Excel devolverá el
número de serie correspondiente al 31/03/2017.

Se puede ver la fecha indicada cambiando el formato de celda correspondiente.

SIFECHA(DESDE,HASTA,”FORMATO”)

Esta es una función de compatibilidad, es decir, que no es originaria de Excel, es de Lotus 123.
Esta función permite calcular el tiempo transcurrido entre dos fechas y mostrar los resultados
de acuerdo al formato especificado.

FORMATO SIGNIFICADO
Y Muestra años transcurridos
M Muestra meses transcurridos
D Muestra días transcurridos
YM Muestra los meses transcurridos como si fuera del mismo año
MD Muestra los días transcurridos como si fueran del mismo mes

VALIDACIÓN

Es el conjunto de reglas que se pone en una celda para garantizar un correcto ingreso de datos.
Para activar se debe seguir el siguiente procedimiento:
 Ficha datos

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 Sección Herramientas de Datos
 Validación de Datos

En la lista desplegable, seleccionar Validación de datos, se muestra la siguiente ventana:

Configuración, en esta fi-


cha se debe definir la regla
de validación, es decir qué
tipo de dato es el que se va
a aceptar en la celda selec-
cionada. Esto se logra con
la lista desplegable Permi-
tir donde se selecciona el
tipo de ato, el cual puede
ser: Número entero, Deci-
mal, Lista, Fecha. Hora,
Longitud de Texto o Perso-
nalizada.
La opción Lista es la única
que muestra la opción Ori-
gen, es decir, cuál es el ori-
gen de los datos que se ve-
rán en la lista en el cual se puede usar el botón para ir a la hoja de cálculo y seleccionar los
elementos que aparecerán en la lista. Ese botón cambia por para retornar a la ventana de
Validación.
Las demás opciones activan la lista desplegable siguiente:
Según sea la opción seleccionada se activan otros cuadros de texto como
“Valor Mínimo”, “Valor Máximo”, etc.

La opción Personalizada permite que el usuario ponga una fórmula


como regla de validación.

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Mensaje de entrada

En esta ventana se in-


gresa el mensaje que
se visualizará cuando
se ubica en la celda.

Debemos ingresar un
mensaje suficiente-
mente claro a fin de
que el usuario sepa
exactamente qué
debe ingresar en la
celda, para de esa
forma evitar errores.

En esta ficha de Mensaje de


error, ingresamos el mensaje
que se visualizará al ingresar un
dato equivocado, se debe apre-
ciar que hay 3 estilos de men-
saje, cada uno de ellos tiene
una consecuencia diferente:

Detener, este estilo es


el más popular y a la vez
el más estricto, ya que después
de mostrar el mensaje de error
solo nos permite Reintentar
para volver a ingresar los datos
o Cancelar para anular el in-
greso de datos.

Advertencia, este estilo es un poco más flexible ya que nos da la opción de continuar o
no, además de la opción cancelar, que borra lo ingresado.

Información, el más flexible de los estilos, ya que solo nos informa que el dato ingresado
no es el esperado, pero al Aceptar, el dato es aceptado, a no ser que se cancele y se borra
lo ingresado.

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BASE DE DATOS
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya
información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de da-
tos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas
por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier
número de filas.

Una fila, será identificada como Registro y cada columna como Campo¸ que viene a ser las ca-
racterísticas de los Registros.

ORDENAR DATOS

Excel permite ordenar una tabla de forma sencilla, ya que se puede hacer basado en uno o más
Campos Clave.

Ordenamiento por un Campo Clave, lo interesante que nos ofrece Excel es que los comandos
de Ordenamiento los podemos encontrar en la Cinta de Inicio o en la Cinta Datos.
En la cinta de Inicio, sección Editar se encuentra el comando Ordenar y Filtrar
Aquí observamos que podemos seleccionar entre ordenar de forma Ascendente (de
A hacia Z), o de forma Descendente (de Z hacia A); para hacer esto basta con ubi-
carse en cualquier celda del Campo en base al cual se desea ordenar y hacer clic en
la opción de ordenamiento deseado; no es necesario seleccionar
el rango en el cual se desee ordenar, ya que automáticamente
ordenará toda la tabla; si se selecciona un rango que no corres-
ponde a toda la tabla, la consecuencia es que solo se ordena ese
rango y puede afectar en la integridad de la tabla.

Ordenamiento por más de un Campo Clave, para esta tarea debemos seleccionar el comando
“Orden personalizado…”, este comando nos muestra la siguiente ventana de diálogos:

En esta ventana debemos observar que en el extremo derecho muestra la casilla de verificación
“Mis datos tienen encabezados”, por defecto está marcado, esto indica que se considera la pri-
mera fila de la tabla como encabezados o nombre de los campos; si esta opción está desactivada,

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no habrá nombre de campo y se determinará el criterio de ordenamiento por la cabecera de
columna.
También debe notar que la columna Ordenar según, está con la opción Valores.
Ordenar Por, este es el primer criterio o campo clave por el cual se ordenará la tabla. Al hacer
clic al botón Agregar nivel, se verá que aparece Luego Por, que señala el sucesivo criterio de
ordenamiento. Se debe considerar que se seguirá estrictamente el orden de criterios, es decir,
cuando se repita el dato del campo “Ordenar por” se fijará en el primer campo de “Luego Por”,
si se repite el dato de este criterio se fijará el segundo “Luego Por”, y así sucesivamente. Por
ejemplo, si el primer criterio de ordenamiento es Apellido Paterno, podría darse que más de un
registro pueden tener el mismo Apellido Paterno, entonces el Segundo Criterio puede ser Ape-
llido Materno y si coincide podría ponerse el nombre; entonces Excel solo se fijará en el Nombre
cuando coincidan el Apellido Paterno y el Apellido Materno.
Excel admite hasta 64 niveles de ordenación

Ordenar por Color


Esta es una característica interesante de Excel, poder ordenar la tabla de acuerdo a colores. Esto
puede ser Color de Celda o Color de Fuente.
Para poder ordenar con el criterio de color se debe seleccionar la opción Ordenar según, allí
seleccionar por Color de Celda o Color de Fuente, en cualquiera de las opciones Excel toma au-
tomáticamente los colores que se tengan en la tala, según sea color de celda o color de fuente.
Sólo se debe seleccionar el color que desea e indicar si aparece En la parte Superior o en la Parte
Inferior.

Ordenar por Listas Personalizadas


Excel contiene un conjunto básico de listas ordenadas, como las de días de la semana y meses
por ejemplo, y permite al usuario poder crear sus propias listas que puedan servir de base para
ordenar las tablas.
Para poder ordenar en base a las listas personalizadas, basta con seleccionar dicha opción en el
criterio de orde-
nación, lo que
nos llevará a la si-
guiente ventana:

Si lo nota, está
seleccionada la
opción NUEVA
LISTA, de tal ma-
nera que puede
ingresar los valo-
res de la lista en
el cuadro de En-
tradas de Lista,
separados por
coma (,); al finali-
zar, hacer clic en el botón Agregar, Excel muestra inmediatamente la lista.
Seleccionar la lista deseada y hacer clic al botón Aceptar, este será el criterio para ordenar la
tabla.
En la ficha Datos, sección Ordenar y Filtrar, se encuentras los comandos de ordenamiento,

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Esta es la ubicación real de estos comandos, lo vemos en la Cinta de
Inicio ya que es una tarea que muchos usuarios realizan con frecuen-
cia, y no debemos olvidar que en la Cinta de Inicio se ubican las tareas
más comunes realizadas por los usuarios.
FILTRO AUTOMÁTICO

Es la herramienta de Excel que permite ocultar los registros que no


cumplan determinada condición.
Con solo ubicarse en cualquier celda de la tabla y pulsar el botón de comando que se
encuentra en la sección Ordenar y Filtrar de la cinta Datos, o en la sección Editar de la
Cinta de Inicio, se muestra un botón de lista desplegable en cada uno de los campos.
Al pulsar en el mencionado botón se muestran las opciones de selección con casillas de verifica-
ción, es decir, que podremos seleccionar aquellos elementos que queremos visualizar.

Según el tipo de dato en el campo se muestran opciones adicionales:

TIPO OPCIONES TIPO OPCIONES

TEXTO

FECHA

NÚMERO

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Para cualquiera de las opciones, se puede usar los caracteres comodines.

Un caracter comodín es aquel que puede reemplazar a uno o más caracteres y puede ser cual-
quiera de los siguientes:

* Representa a uno o más caracteres, regularmente lo leemos como “todos”, por ejemplo,
si ponemos A* se interpreta “todos los que empiecen con la letra A, los demás puede ser
cualquiera”
? Representa solamente a un carácter, por ejemplo si ponemos X?ABC, estaremos indicando
“todos aquellos que empiecen con la letra X y las tercera, cuarta y quinta letra son ABC,
respectivamente, siendo la segunda cualquier carácter”

También pueden hacerse combinaciones de comodines, por ejemplo podríamos poner ?A*, lo
cual significa “todos aquellos que el segundo caracter sea la letra A”; lo que nos indica que todos
los otros caracteres pueden ser cualesquiera y la longitud también puede ser cualquiera.

En el uso del comodín ?, no debemos olvidar que cada uno de esos caracteres representa a so-
lamente un carácter, es decir, si ponemos ???A, estaremos indicando que la cadena tiene 4 ca-
racteres siendo el último la letra A y los tres primeros cualesquiera.

FORMATO DE TABLA

En la cinta de Inicio, sección Estilos encontramos el comando Dar Formato como Tabla, al hacer
clic sobre él nos muestra un conjunto de opciones que nos son otra cosa que distintos formatos
que pueden ser asignados a nuestros datos.

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Al seleccionar un estilo se debe determinar el rango sobre el que se aplicará el estilo deseado,
automáticamente se activa la Ficha Contextual Diseño, la misma que nos muestra algunos co-
mandos que podemos aplicar sobre nuestras tablas. En la sección Opciones de Estilo de Tabla,
podemos activar elementos que podríamos resaltar o mostrar de nuestra tabla

Una característica interesante es que a la hora de usar fórmulas, la referencia de celda usa el
formato de referencia de tabla y cuando se desplaza verticalmente, los títulos de la tabla, se
convierten en cabecera de columna.

SUBTOTALES

Es una herramienta muy interesante de Excel, ya que permite obtener resúmenes de la tabla,
ese resumen es en base a cálculo por el uso de funciones integradas (suma, promedio, etc.)
Es necesario que la tabla se encuentre ordenada de acuerdo a los campos en base al cual se
desea obtener los Subtotales
En la Cinta Datos, Sección Esquema encuentra el comando Subtotal

Al hacer clic en el comendo Subtotal se muestra la siguiente ventana de diálogos:

Debe seleccionar el campo “clave”, es


decir, en base a qué se hace el cálculo.

Seleccione la función que usará.

Seleccione los campos que serán calcula-


dos.

Para Subtotales anidados, subtotales por más de un


campo, debe desactivar la opción “Reemplazar subtotales
actuales”

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en
los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos
y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

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