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PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO Elabora: GCE

DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN Revisa: GCE


Aprueba: RED
Fecha: 08-07-2014
Código: P-DP-01 Versión: 00
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1. OBJETIVO:

Definir las actividades necesarias para realizar las labores logísticas de las Ventas de
Exportación, desde el punto de origen hasta el punto de destino, con el propósito de
satisfacer las necesidades del cliente en el menor tiempo posible y al menor costo,
preservando el producto en óptimas condiciones.

2. ALCANCE:

El procedimiento es para consulta y aplicación del Gerente de Comercio Exterior,


Asistente de Comercio Exterior, Gerente de Exportación, Asistente de Exportación y
Supervisor de Almacén.

3. RESPONSABILIDADES:

El Gerente de Comercio Exterior es el responsable de velar por el cumplimiento del


presente procedimiento. Los Asistentes de Comercio Exterior, el Asistente de
Exportaciones y el Supervisor de Almacén son responsables de cumplir con las
actividades asignadas.

4. DEFINICIONES:

4.1 Forma de Embarque: Medio en el cual se transportará la orden de exportación.


Puede ser Marítimo, Aéreo o Terrestre.

4.2 Incoterms: Son los términos comerciales internacionales que definen y reparten
claramente las obligaciones, los gastos y los riesgos del transporte internacional y
del seguro entre el importador y el exportador. Estos términos son reconocidos
como estándares internacionales por las autoridades aduaneras en todos los
países.

4.3 Lugar de Destino: Se refiere al país y puerto, aeropuerto o ciudad al que debe
llegar la orden de exportación.

4.4 Fecha de Entrega de Almacén: Fecha en la cual el Almacén de Ventas dará por
concluida la preparación del pedido de exportación.

4.5 Caja #16: Tamaño de caja estándar que permite calcular el número de paletas
que tendrá la orden de exportación y, por lo tanto, el volumen de la misma.
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4.6 # de Booking: Es el número que permite identificar la reserva de espacio de
embarque marítimo.

4.7 Packing List: Es la Lista de Empaque donde se muestra la mercancía embalada


en forma detallada y se consigna el número de cajas y paletas, así como el peso y
volumen de la orden.

4.8 Certificado de Origen: Es el documento que acredita que las mercancías a ser
despachadas son originarias de un determinado país o territorio.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

5.1 Pedido de Exportación.


5.2 Packing List.
5.3 Incoterms.
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DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN Revisa: GCE
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Fecha: 08-07-2014
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6. DESCRIPCIÓN:

PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN

Gerente Asistente de Asistente de Supervisor de


ACTIVIDADES Comercio Comercio Exportación Almacén Cliente Registro Descripción
Exterior (GCE) Exterior (ACE) (AE) (SA)

Cotización y Reserva de Servicios


INICIO
Logísticos

1 Recibir Pedido de Exportación El AE entrega copia del Pedido de Exportación al ACE

Revisa la información que el AE ha ingresado en el Status de


Exportación (AASTATUSEXPO). Debe verificar la siguiente
2 Revisar Status de Exportación Status de Exportación información: Forma de Embarque, Incoterms, Lugar de
Destino, Fecha de Entrega Almacén, Peso y Cantidad de
Cajas #16 aproximados y Observaciones
Si el cliente ha indicado que STROBBE le provea de
información logística, cotiza a 2 ó 3 agentes de carga.
Solicitar cotización de transporte a
3 Correo Electrónico
Agente de Carga
En caso contrario, solo se comunica con el Agente de Carga
asignado por el cliente.

Solicitar cotización de seguro de EL GCE indica si se requiere solicitar seguro de importación.


4 Correo Electrónico
exportación si se requiere De ser así el ACE lo gestiona.

Entrega las cotizaciones y posibles fechas de embarque al


Correo Electrónico, Agentes AE. El AE envía esta información al cliente, quien decide la
5 Entregar cotizaciones
y Tarifas Expo opción de embarque a utilizar.
Registra todas las cotizaciones.

Registra al agente de carga y próximas fechas de embarque


6 Ingresar información Status de Exportación disponibles, así como el número de paletas aproximado.
Se revisa la información registrada junto al GCE.

Luego de recibir la respuesta del AE, procede a hacer la


Reservar espacio en naves, vuelos o A reserva de espacio según sea la forma de embarque.
7 Correo Electrónico
camiones de carga Informa el número de Booking al AE y al supervisor de
Almacén.

Leyenda:

Responsabilidad Control y/o Coordinación y


inspección seguimiento asistido
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6. DESCRIPCIÓN: (continuación)

PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN

Gerente Asistente de Asistente de Supervisor de


ACTIVIDADES Comercio Comercio Exportación Almacén Cliente Registro Descripción
Exterior (GCE) Exterior (ACE) (AE) (SA)

Exportación del Pedido INICIO

El SA informe el término de la preparación del pedido al AE,


Osis
1 Facturar el pedido quien procede a facturarla y revisar si coincide con el
Factura y Guía de Remisión
Packing List
El ACE recibe las facturas del AE y con los datos de peso y
2 Enviar Instrucciones de embarque A Correo Electrónico volumen finales del Packing List procede a enviar las
instrucciones de embarque.

Elaborar y entregar documentos al El Agente de Aduana recepciona documentación y realiza


3 Correo Electrónico
Agente de Aduana los trámites de exportación.

Solicita el recojo de la mercadería al Agente de carga local


4 Solicitar el recojo de la mercadería Correo Electrónico
y/o del exterior..

Comunicar Fecha y Hora de recojo de


5 Correo Electrónico
la mercadería

6 Obtener Certificado de Origen Procede a gestionar el Certificado de Origen

Con la información recibida del ACE (unidad de transporte y


Recepcionar y revisar la unidad de Correo electrónico chofer), el Supervisor de Almacén recibe la unidad de
7
transporte. Fotográfico transporte y verifica el estado de la misma para que la
mercadería viaje en buenas condiciones.

Una vez verificado los datos de la unidad de transporte y


8 Imprimir Guía de Remisión Guía de Remisión
chofer se imprime la Guía de Remisión

Los almaceneros asignados realizan la carga del pedido a la


unidad de transporte. En el caso de ser un contenedor, las
Cargar el pedido a la unidad de
9 Fotográfico paletas se trincan para estar protegidas durante todo el viaje
transporte
hasta el destino final. El Supervisor de Almacén brinda
facilidades y verifica la calidad del trabajo.

10 Notificar el término de la carga Notifica al AE el término de la operación..

Entrega los documentos (Guía de Remisión y copia de


11 Entregar documentos al transportista. Booking) al chofer de la unidad de transporte, quien firma el
cargo.

El ACE entrega el B/L y el Certificado de Origen al AE, quien


12 Enviar documentos de embarque Correo electrónico procede a enviarlos junto con la Factura y Guía de Remisión,
vía courier, al Cliente

13 Pagar gastos logísticos Facturas Proveedores

El ACE realiza el seguimiento del pedido desde su entrega al


transportista local hasta su arribo al lugar de destino.
Correo electrónico Mantiene informado al Gerente de Exportaciones y al AE.
14 Hacer seguimiento al pedido
Incidencias Exportación Procura solucionar cualquier demora o inconveniente, los
mismos que registra. El GCE evalúa los problemas y
determina las acciones correctivas.

Entregar documentos a Contabilidad y


15
archivar

FIN

Leyenda:

Responsabilidad Control y/o Coordinación y


inspección seguimiento asistido
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7. REGISTROS:

7.1 F-DP-01 AASTATUSEXPO


7.2 F-DP-02 Incidencias de Exportación
7.3 Agentes y Tarifas Expo
7.4 Facturas
7.5 Guía de Remisión
7.6 Correo Electrónico
7.7 Sistema Osis
7.8 Fotográfico
7.9 Certificado de Origen
7.10 Seguro
7.11 B/L
7.12 Booking

8. ANEXOS:

No Aplica