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Clase de documentos

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez


medio y comunicación de información y conocimiento, de manera que
su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones:
su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de
manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos
clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra
toda la información producida o recibida por una entidad pública o
privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada,


recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se
encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos:
de gestión, central e histórico.
DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA
ARCHIVO ELECTRONICO
Determinado por el Toda la información generada, Similitud en la organización de los En el documento de archivo:
lugar donde se enviada , recibida, almacenada documentos.
encuentra toda la o acumulada por medio El registro se encuentra en un medio cuya información es
información producida o electrónico, también se Tiene el mismo objetivo el cual es accesible a través de la escritura manual y se mantiene
recibida por una entidad encuentran mantener la información organizada y en papel.
pública o privada en documentos electrónicos de protegida, a fin de que sea fácil su
razón a sus actividades archivo que cumplen su acción localización en el momento de que sea El contenido no se puede separar de su soporte, por lo
o funciones durante todo el ciclo vital requerida la información. cual se garantiza la integridad de la información en el
documental, como son los documento.
archivos de gestión, central e Se debe disponer de los elementos
histórico. necesarios de equipo espacio y El valor documental se puede determinar por su
personal para el desarrollo de la autenticidad, entre ellas por la firma.
función archivística.
Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que
Igualmente se deben crear archivos se archivan en archivadores.
para clasificar la información, tanto la
que se produce como la que se En el documento electrónico:
recepciona.
La información se recibe en un medio cuyos símbolos
Se realiza la misma clasificación solo puede ser leídos por medio de la computadora.
documental.
Su contenido puede ser desglosado de su texto original,
para llevarse a otro documento, siendo así más fáciles de
vulnerar su contenido alterándolos o perdiendo la
información.

Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o


virtuales y se conservan en formatos digitales.

La autenticidad del documento depende del programa en


el cual se haya creado.