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Curso de Sistemas de Informação

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Gerência de Projetos -
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Prof.ª Caroline Queiroz Santos


Gerenciamento das Comunicações
Inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam
planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas,
controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira oportuna e apropriada.
Os gerentes de projetos passam a maior parte do tempo se comunicando com os
membros da equipe e outras partes interessadas do projeto, quer sejam internas ou
externas à organização.
A comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas do projeto,
que podem ter diferenças culturais e organizacionais, diferentes níveis de
conhecimento, e diversas perspectivas e interesses que podem impactar ou influenciar
a execução ou resultado do projeto.

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Gerenciamento das Comunicações
Determinar a informação e as necessidades de comunicação dos envolvidos no
projeto.
Disponibilizar as informações necessárias para os envolvidos no projeto no
momento adequado.
Coletar e distribuir informações sobre o desempenho.
Gerenciar a comunicação de forma a satisfazer requisitos e resolver conflitos
entre envolvidos.

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Comunicações
Transmissões de sinais por um meio qualquer, de um emissor para um receptor.
◦ Elementos da comunicação:
◦ Emissor (fonte)
◦ Codificação
◦ Canal
◦ Decodificação
◦ Receptor
◦ Feedback

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Gerenciamento das Comunicações

A informação deve ser certa, no momento certo, para a pessoa certa!

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Gerenciamento das Comunicações
Os processos do gerenciamento das comunicações do projeto são:
10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações —O processo de desenvolver uma
abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas
necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos
organizacionais disponíveis.
10.2 Gerenciar as comunicações —O processo de criar, coletar, distribuir, armazenar,
recuperar e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de
gerenciamento das comunicações.
10.3 Controlar as comunicações — O processo de monitorar e controlar as
comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto para assegurar que as
necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas.

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Planejar o gerenciamento das
comunicações
É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de
comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos
das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis. O principal
benefício deste processo é a identificação e a documentação da abordagem de
comunicação mais eficaz e eficiente com as partes interessadas.

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Planejar o gerenciamento das
comunicações
Os pontos importantes que podem precisar ser considerados incluem, mas não
estão limitados, a:
◦ Quem precisa de quais informações, e quem está autorizado a acessar tais informações;
◦ Quando as informações serão necessárias;
◦ Onde as informações devem ser armazenadas;
◦ O formato em que as informações devem ser armazenadas;
◦ Como as informações podem ser recuperadas; e
◦ Se o fuso horário, as barreiras linguísticas e as considerações multiculturais devem ser
levados em consideração.

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Gerenciar as comunicações
É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar, e de disposição
final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das
comunicações. O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de
comunicação eficiente e eficaz entre as partes interessadas do projeto.

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Gerenciar as comunicações
As técnicas e considerações para o gerenciamento eficaz das comunicações incluem, mas não se
limitam, a:
◦ Modelos de emissor-receptor. A incorporação de ciclos de feedback para fornecer oportunidades de
interação/participação e remover barreiras de comunicação.
◦ Escolha dos meios de comunicação. Situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando
preparar um memorando informal ou um relatório formal, e quando se comunicar presencialmente ou por e-mail.
◦ Estilo de redação. Uso adequado da voz ativa ou passiva, estrutura das frases, e escolha das palavras.
◦ Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma agenda e administração de conflitos.
◦ Técnicas de apresentação. Consciência do impacto da linguagem corporal e desenvolvimento de recursos visuais.
◦ Técnicas de facilitação. Obtenção de consenso e superação de obstáculos.
◦ Técnicas de escuta. Escutar ativamente (confirmar, esclarecer e confirmar o entendimento) e remover as barreiras
que afetam negativamente a compreensão.

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Controlar as comunicações
É o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do
projeto para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto
sejam atendidas. O principal benefício deste processo é a garantia de um fluxo ótimo de
informações entre todos os participantes das comunicações, em qualquer momento.

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Controlar as comunicações

O impacto e as repercussões das comunicações do projeto devem


ser cuidadosamente avaliados e controlados para assegurar que a
mensagem correta seja entregue à audiência correta, no tempo
certo.

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Gerenciamento das Comunicações
É a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a
geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final
das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Estes processos fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações
necessárias para comunicações bem sucedidas...
Todos os envolvidos no projeto devem entender como a comunicação afeta o
projeto como um todo.

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Gerenciamento das Comunicações
As atividades de comunicação envolvidas nesses processos podem ter
frequentemente muitas dimensões potenciais que devem ser consideradas,
incluindo, mas não se limitando a:
◦ Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o
público);
◦ Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (e-mails, memorandos, discussões ad hoc);
◦ Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);
◦ Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e
◦ Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).

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Gerenciamento das Comunicações
Os documentos desenvolvidos durante o decorrer do projeto funcionam como uma
forma estruturada de comunicação entre indivíduos e grupos.
Os documentos devem ser definidos para cada projeto, segundo características como:
◦ Tamanho do projeto e da equipe
◦ Expectativa de vida do produto
◦ Métodos e ferramentas utilizadas
◦ Nível de qualidade exigido
◦ Nível de formalidade necessário

Os documentos devem ser desenvolvidos observando o seu público alvo. Este público
alvo deve ser definido no início do projeto e documentado no Plano do Projeto.

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Gerenciamento das Comunicações
O planejamento da comunicação normalmente é feito através do uso de uma
matriz de comunicação.

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Importância da Informação

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Veículos da Informação

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A estratégia da comunicação
Uma definição clara do “o quê” e do “como” da visão do projeto é
essencial para formular os seis componentes da estratégia da
comunicação:
1. O quê comunicaremos?
2. Quanto do o quê precisamos comunicar?
3. Como queremos o comunicar?
4. Quando e com qual freqüência o comunicaremos?
5. Precisamos escutar antes?
6. Quais responsabilidades o grupo de atores tem?

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Gerenciamento das Comunicações
Plano de Comunicação

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Gerenciamento das Comunicações
A gestão da documentação
◦ A gestão da documentação do projeto é incumbida de estabelecer e manter atualizado o
registro e a distribuição de todos os dados do projeto, durante o seu ciclo de vida.

Ela cuida de questões relacionadas:


◦ À documentação geral do projeto
◦ Aos tipos de documentos “técnicos” do projeto
◦ À organização do sistema de documentação “técnica”
◦ Aos documentos de planejamento e controle da documentação
◦ Aos documentos normativos
◦ Aos relatórios e documentos correlatos
◦ Às fases de elaboração de documentos

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Gerenciamento das Comunicações
Os grandes tipos de documentos
◦ Planejamento e controle do projeto
◦ Cronogramas
◦ Plano de qualidade
◦ Plano de riscos
◦ Relatórios de acompanhamento...
◦ Administrativos
◦ Normas administrativas
◦ Formulários de contratação...
◦ Técnicos
◦ De planejamento (ex. plano de qualidade)
◦ Normativos (ex: especificações técnicas)
◦ Relatórios (ex. relatórios de testes, relatórios de pesquisas)

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Gerenciamento das Comunicações
O sistema de documentação técnica
◦ Se preocupa com:
◦ A estruturação da documentação, forma, padrões...
◦ O relacionamento entre os documentos:
◦ As referências entre eles
◦ A rastreabilidade dos documentos e versões
◦ A consolidação
◦ A circulação e a aprovação dos documentos (docflow)
◦ O armazenamento e a recuperação dos documentos

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Gerenciamento das Comunicações
Planejamento e controle da documentação:
◦ De mesma forma que existe a norma das normas, existem:
◦ Plano da documentação:
◦ É o documento que estabelece a organização da documentação e orienta os participantes
sobre o que fazer, como, quando, quem aprova, para quem remeter, etc, mantendo um
nível adequado de qualidade da documentação
◦ Instruções de controle da documentação
◦ Visam a verificação de conformidade de cada documento com as normas estabelecidas e
adotadas e prescrições do plano de documentação

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Gerenciamento das Comunicações
Relatórios e documentos correlatos
◦ Relatórios de acompanhamento, documentos relativos a ensaios, documentos relativos ao produto, anotações de laboratório ou caderno de
projeto, ...
◦ Relatórios executivos simples, claros e objetivos, gráficos...
◦ Relatórios operacionais de:
◦ Visão geral do projeto e síntese da situação atual
◦ Indicadores de progresso
◦ Indicadores de desempenho e produtividade
◦ Acompanhamento das atividades críticas
◦ Acompanhamento dos prazos (cronograma realizado x baseline)
◦ Acompanhamento financeiro
◦ Acompanhamento por recurso
◦ Acompanhamento de contratos (terceirizados...)
◦ Acompanhamento de riscos
◦ etc...

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Gerenciamento das Comunicações
Fases: quando cuidar da documentação?

◦ Antes do início do projeto


◦ Atas de reuniões preliminares
◦ Documentação técnica relevante de estudo
◦ Documentação de contexto (diretrizes da organização...)
◦ No início do projeto...
◦ No planejamento, execução e controle e...
◦ Também no encerramento do projeto!

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Referências
Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de
Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) 5ª ed.
Newtown Square: PMI, 2013.
Notas de Aula – PUC Minas. Profªs: Ana Catarina Lima Silva &
Rosilane Ribeiro da Mota.
Notas de Aula. Fundamentos de Gerenciamento de Projetos. TI
Exames, 2010.
VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano de Projeto. 3ª
Edição. Rio de Janeiro: Brasport, 2007.

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