CAP. 1. El proceso de comunicación.

Cualquier organización, por pequeña que sea, posee una estructura organizacional,
la cual está constituida por los patrones de relaciones y obligaciones formales, por
la descripción de puestos, las reglas formales, las políticas de operación, los
procedimientos de trabajo.
La comunicación consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes en dos
individuos o dentro de una compleja organización cuando el proceso de la
comunicación es interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización,
o externo. Para llevar a cabo la comunicación se han creado modelos en los que se
explican los elementos: Emisor, La en-codificación, Mensaje, El medio o canal,
El receptor, La descodificación, La retroalimentación.
El proceso de la comunicación debe ser eficaz. Si su contenido no resulta ser el
adecuado, difícilmente la comunicación se completará. Para que el proceso de
comunicación sea exitoso, son necesarios la consistencia en el contenido, el
conocimiento y la habilidad para correlacionar informaciones, así como también una
"sintonía" de intereses entre la organización, personas o grupo.
La comunicación en las organizaciones.
En la comunicación en las organizaciones el emisor puede tratarse de
cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la fuente
de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En
el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien
sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios
o sucesos que ocurra en la empresa.
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado
en órdenes y mandatos, aceptación de políticas. La efectividad y buen rendimiento
de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional.
Las redes de la comunicación organizacional.
Los mensajes siguen unos cambios dentro del espacio organizacional denominados
redes de comunicación las cuales son:
La comunicación forma: Es aquella en donde los mensajes siguen los caminos
oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la
organización.
La comunicación descendente: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a
los subordinados.
La comunicación ascendente: Es la que va del subordinado hacia los superiores.
La comunicación horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel
jerárquico.
CAP. 2. Comunicación descendente.
Una organización con buena comunicación tiende a generar una mayor satisfacción
laboral e incluso un mejor desempeño de sus empleados.
Es el tipo de comunicación que se da desde la persona con más alto nivel dentro de
la organización, con dirección hacia los diferentes puestos que se ubican en menor
nivel, dentro del organigrama o también llamados subordinados, llegando hasta las
personas que ocupan el último lugar dentro de la organización.
Comunicación General.
Sirve de enlace entre los niveles directivos y los empleados, evitando caer en la
trampa de la actividad.
La trampa de la actividad es la situación en la que el personal realiza actividades
que alguna vez tuviera optativos claros pero que al cabo de un tiempo, dicho
personal trabaja sin saber claramente hacia donde van encaminados, ya que los
objetivos no han sido reconsiderados, o bien, no se han comunicado de manera
clara.
Para salir de la trampa de la actividad se deben considerar periodos donde se
plantean metas, planes y objetivos que se comunican claramente desde el nivel
gerencial hasta el de empleados ya que se pueden perder de vista las metas, planes
y objetivos.
Comunicación a los empleados. La comunicación descendente es la forma más
frecuente de la comunicación del trabajo. Se basa en las funciones instituidas de los
directivos en el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Los elementos que están presentes dentro de la comunicación a los empleados son
que obtengan la información necesaria, el desarrollo de una actitud positiva haca la
comunicación, desarrolle y mantenga la confianza de sus empleados y desarrolle
un plan de comunicación.
Necesidades de la comunicación. Las necesidades más importantes que necesita
cubrir la comunicación son: saber qué hacer, como, cuando, para que y por qué
hacerlo.
Las necesidades de comunicación descendente más comunes son: instrucciones
de trabajo, retroalimentación sobre el desempeño y noticias a los empleados.
La comunicación descendente tiene como objetivo fundamental: informar, dirigir,
orientar la realización de tareas a los subordinados y colaboradores, instruir,
controlar, evaluar el desempeño, motivar el comportamiento deseado, canalizar las
políticas y metas, transmitir cultura organizacional, valores, mantener informados a
los miembros de una organización, proporcionar a las personas la información
sobre: lo qué deben hacer, el cómo hacerlo y lo que se espera de ellas.
CAP.3. Comunicación ascendente.
La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían
a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la
organización.
La comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de
retroalimentación, cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar
que se codifique y decodifique correctamente la información.
Permite a la Dirección conocer la situación real de la empresa tanto a través de la
retroalimentación recibida tras lanzar una determinada comunicación, como
mediante los sistemas de envío y recepción de informaciones autónomas desde la
base hacia la dirección siguiendo las líneas (programas, medios, canales, etc.)
definidas por la empresa, lo que facilita marcar metas de actuación teniendo en
cuenta la opinión de los empleados a través de ellos, de todos los grupos de interés
de la compañía.
Algunas ventajas de la Comunicación Ascendente:
Conocer la situación del entorno, información fundamental para la dirección tanto
para sus decisiones estratégicas como para aplicar las tácticas más adecuadas a
cada situación.
Estimular la creatividad y modernización a través de instrumentos específicos que
faciliten la aportación de todos los empleados a la mejora continua de la empresa
en productos, procesos y servicio al cliente.
Conocer el clima de la organización para reconducir los problemas y evitar
tormentas que habrían sido muy fáciles de controlar en su inicio, pero que si se
obvian pueden llegar a convertirse en auténticos tornados dentro de la empresa.
El objetivo es aumentar la implicación, el compromiso de los empleados y directivos
con la Organización y con todo el equipo, única forma sostenible de mantener el
éxito de la empresa a lo largo del tiempo.
En resumen, de los puntos anteriores, los sistemas de comunicación ascendente
tienen la capacidad de apoyar el progreso de la compañía con las aportaciones de
todos los empleados, así como limitar las tensiones internas al aportar sistemas
para canalizarlas.
Algunas herramientas para la Comunicación Ascendente son: Sistemas de
sugerencias para facilitar y concretar la creatividad de todos los empleados sobre
temas básicamente operativos, de procesos, productos o clientes y el correo
electrónico, chats, etc., instrumentos ya muy integrados en la vida de las empresas.
CAP.4. Comunicación horizontal, informal y rumor.
La comunicación horizontal se refiere al Información compartida entre personas del
mismo nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse
directamente entre si y está relacionada con la formación de grupos dentro de una
organización.
Este tipo de comunicación se da entonces. Entre miembros del mismo grupo, entre
miembros de distintos grupos, entre miembros de distintos departamentos y entre
la línea y el staff.
La comunicación horizontal se debe fomentar cuando es necesaria la coordinación
de un trabajo para el funcionamiento de la organización el cumplimiento de las
metas u objetivos, cuando es necesario brindar el apoyo y social y emocional a los
empleados de la organización, cuando es necesario un control real del poder de los
altos líderes, ya que mientras más autoritaria y jerárquica sea la organización.
Las razones por las que surge la comunicación horizontal son que distintos
departamentos en las organizaciones tienen muchas veces que relacionarse
mutuamente para sacar un trabajo en común. Otra razón que hace surgir este tipo
de comunicación es que los individuos se comunican de manera más abierta con
sus iguales que con los superiores. La tercera razón es que, por su misma
naturaleza, la comunicación horizontal se mueve rápida y fácilmente.
La barrera en la comunicación horizontal puede provocar problemas en la
competencia desleal es cuando uno de las personas oculta información a otra de su
mismo nivel par que esta misma sea menos eficiente.
La comunicación informal.
Es el intercambio de información que se establece entre las personas en una
organización, independientemente de los puestos que ocupan en ella. También sin
segur canales ni procedimientos establecidos formalmente y cuando toca elementos
de trabajo, sin tener la legitimidad de las autoridades correspondientes en esa área.
Esta forma de comunicación es más un producto de la situación que de las personas
involucradas las causas más comunes que inducen a esta comunicación son los
nervios e inseguridad, falta de información, intereses personales o emocionales en
una situación, informaciones recientes y la necesidad de entrar en contacto.
El rumor
Es la parte de la comunicación informal que se da solo con aquella comunicación
sin fundamento o evidencia formal y que se transmite impersonalmente a través de
los canales informales, es decir sin ir dirigida a personas especificas ni siguiendo
canales específicos.
Los rumores se pueden controlar reduciendo de las causas del rumor, manejo de
hechos, mejorar otras formas de comunicación y la misma atención a los rumores.
CAP.5. Comunicación, motivación y productividad.
La comunicación, la motivación y la productividad son procesos organizacionales
donde el aspecto humano se hace presente, a través de la conducta que sus
integrantes manifiestan como para ellos mismos, así como para los demás y para
con la empresa por igual. Estos procesos conforman la interacción psicosocial de
las organizaciones y es a partir de ellos que se puede evaluar la eficiencia y eficacia
de las empresas y sus empleados.

La comunicación depende de las habilidades sociales de la persona y de cómo las

integre y maneje a favor de la productividad, la motivación depende de la correcta
satisfacción de necesidades y de cómo éste entienda la importancia de lograr metas
y objetivos personales, profesionales y organizacionales para la adecuada
satisfacción de sus necesidades vitales. Cuando el individuo logra visualizar la
relación entre metas y objetivos con la satisfacción de necesidades, entonces
obtiene la motivación necesaria para trascender al nivel de la productividad, la cual
se define como la eficiencia con la que las metas y objetivos son alcanzados.

Productividad
En la productividad encontramos dos ámbitos: el individual y el grupal.
Los procesos individuales que influyen en la productividad son, entre otros: la
habilidad y la motivación de los individuos. Los procesos grupales son impuestos
por la organización y representan las expectativas de comportamiento que aquella
tiene frente a las personas que la forman.
La manera en que la productividad individual encuentra retroalimentación es por
medio del desempeño. Estas detallan las tareas, funciones y comportamientos que
la organización espera que el individuo realice en cumplir con las metas y objetivos
de la organización.

La productividad grupal encuentra retroalimentación en los reportes periódicos que

la comunicación descendente hace llegar a los empleados, y donde se plasman los
resultados macro del desempeño empresarial.

La organización debe proveerle una situación laboral que lo mantenga satisfecho.

En cuanto a la organización, el individuo debe desempeñar conductas que logren
ciertas metas y objetivos establecidos por ella. La comunicación pretende hacer
comunes los ámbitos de la motivación y productividad en la organización,
impactando de manera relevante a la primera y creando un ambiente propicio para
lograr la segunda. De ahí que la comunicación sea el elemento determinante de la
productividad organizacional.
CAP.6. Importancia teórica-práctica de la retroalimentación.
La retroalimentación desempeña un papel central en el proceso de la comunicación,
pues constituye prácticamente el cierre del mismo, sin el cual no hay garantía de
que se haya logrado la comunicación, es un elemento presente en cualquier tipo de
comunicación organizacional.
La retroalimentación es además un elemento omnipresente en cualquier tipo de
comunicación organizacional, ya sea esta ascendente, descendente u horizontal.
La retroalimentación es un mensaje que indica el nivel de entendimiento entre dos
o más comunicadores, en respuesta a un mensaje original. También es como
cualquier flujo de comunicación, se presta a distorsiones y de ahí que debe
aprenderse que, como y cuando retroalimentar.
En la retroalimentación encuentra su mayor obstáculo en la resistencia de las
personas a recibirla, este factor lo denominaremos defensividad, el cual consiste en
tomar una posición no receptiva a la retroalimentación.
Un ejemplo de la defensividad se da cuando un empleado considera que la
retroalimentación negativa que su jefe le proporciona lleva consigo la intensión de
comunicarle su antipatía.
Toda retroalimentación transmitida adecuadamente debe tener los siguientes
efectos:
Mejorar: La transmisión de lo que se comunica, dado que las personas involucradas
en el acto comunicativo van verificando si están comunicando lo que desean
comunicar.
Reducir: la distorsión o la precisión de lo que se comunica a través de una constante
verificación y reorientación, en caso de existir errores.
Facilitar: el proceso de aprendizaje. Gracias a la retroalimentación la persona sabe
lo que hizo bien o lo que hizo mal y como corregirlo.
La forma de proporcionar la retroalimentación debe ser de forma frecuente, la
retroalimentación negativa como positiva, de forma verbal, por una fuente clara
identificable y es efectiva.
La evaluación del desempeño laboral es un juicio que el superior hace sobre
dimensiones específicas de la actuación laboral de su empleado. Normalmente, en
la evaluación del desempeño de un empleado, se califican los siguientes rasgos
generales: conocimiento de trabajo, calidad del trabajo, cantidad del trabajo,
iniciativa, creatividad, confiabilidad, liderazgo, cooperación, planeación y
organización.
Por último, es importante mencionar que la retroalimentación sobre lo realizado crea
confianza en futuras acciones, dado que orienta a las personas hacia donde ir y les
permite conocer que se espera de ellos en el futuro.
Resumen:
Las actividades directivas de empresas e instituciones, tienen una relación estrecha
con la comunicación: implican tomas decisiones, resolver problemas, delegar
trabajo, seleccionar, capacitar y evaluar al personal, tareas que han de reflejar el
impacto de un adecuado manejo de la habilidad comunicativa. Por ello, quienes
ocupan puestos gerenciales deben conocer en qué consiste el proceso de
comunicación y cómo funciona en su ámbito laboral, ya que cuanto mayor es la
responsabilidad de un cargo, más tiempo se dedica al quehacer de comunicar y al
manejo de información como parte medular del trabajo diario. Comunicación
organizacional práctica es un libro o manual gerencial enfocada a informar a
ejecutivos acerca de la manera más positiva de mejorar la administración de su
puesto y el trato con sus subordinados, superiores y colegas del mismo nivel.
Además de mostrar algunas estrategias y pasos que se deben seguir para lograr
los objetivos esperados de la misma empresa así obteniendo mejores beneficios
como dentro de la organización en general como personal de cada individuo ya que
se puede obtener mejores resultados y obtener el éxito deseado para dicha
organización.
Comentario:
La comunicación organizacional es importante dentro de una organización debido
que, al componerse del factor humano, deben basarse en un sistema medible,
estructurado, eficaz y eficiente de transmisión de información, ya que de esta
depende el éxito o fracaso en la comunicación entre las distintas áreas o personas
lo cual conlleva al alcance adecuado de objetivos o metas.
Mientras que en las empresas se desarrollan y desarrollan métodos para que tengan
una mayor solidez y presencia en el mercado actual han logrado establecer canales
específicos de comunicación organizacional, lo cual ha apoyado a la unión,
seguimiento, retroalimentación y fomento de nuevas mejoras a estas compañías.
Estas prácticas de medición deben ser reguladas y evaluadas bajo distintos
métodos para poder asegurar que van funcionando, ya que la innovación de
procesos debe tomar en cuenta su entorno, tanto interno como externo, lo cual es
versátil en nuestra sociedad.