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Newsletter Entorno

LA IMPORTANCIA
DEL ARCHIVO
EN UNA EMPRESA

U
no de los activos más importantes de
una empresa son los “Archivos”, éstos
representan su memoria, guardan la
historia y los hechos del pasados que
servirían para corroborar situaciones
que se hayan realizado dentro de la
organizacion.

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L
a palabra archivo provie-
ne del latín Archivium,
lugar en él que se guardan Las funciones que provee el archivo es
de forma ordenada docu- recibir, clasificar, conservar, custodiar y
mentos. Dentro de una
empresa podemos
facilitar documentos, el material de archivo
decir que archivar es más común lo constituyen: carpetas,
resguardar de forma ordenada archivadores tipo Z, guías, electrónicos, etc.
documentación útil, la cual se
va a realizar de un modo
lógico y eficaz, con el fin de
que nos permita posterior-

L
mente la fácil localización de
cualquier documento de la
forma más rápida, cuando así
a Ley obliga a conservar la
se requiera.
documentación en periodos
establecidos, con plazos míni-
mos de conservación, durante
los cuales puede ser requeri-
da su presentación, estos
documentos se conser-
varan debidamente ordenados y
clasificados, proporcionando in-
formación sobre el funcionamien-
to y los asuntos tratados por la
entidad, el archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente
lo que se busca.

O
tra función del archivo es la de ser
un centro activo de información
que permite relacionar los
nuevos documentos con los ya
archivados, además sirve como
medio de consulta cuando se pre-
tende indagar en las actuaciones
del pasado, también sirve como
elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realización de
un acto o la forma de hacerlo.

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A
ctualmente las empre-
sas manejan archivos Los archivos se pueden clasificar de la
electrónicos, a través siguiente forma:
de los cuales se
almacena de forma
permanente la
información en el disco duro, el
proceso consiste en la recep-
ción, codificación, elaboración Archivos Activos Semiactivo
de base de datos, almace-
namiento, administración y Son documentos del Contienen docu-
transporte de los archivos año en curso o que mentos con más
físicos. se encuentren en de un año de
proceso de consulta resguardo, que se
La importancia de las condi- o solución. pueden llegar a
ciones ambientales y de segu- consultar pero de
ridad de un archivo es muy una forma
importante, estos se tienen que esporádica.
ubicar en un lugar donde no
exista ningún peligro en el
entorno, el fuego, el agua, los
almacenamientos inadecua-
dos, los robos, el vandalismo, el Inactivos o muerto
terrorismo, tiene que ser rent-
Recoge los documen-
able y con poco costo
tos que conservan
energético, valorado para toda
valor histórico Estos se
su vida planificada (mínima de
resguardan por su
20 años) y preferentemente
importancia ya que
con espacio para amplia-
pueden ser empleados
ciones, que no dependa exce-
en lo administrativo de
sivamente de equipamientos y
una empresa.
maquinaria de alta tecnología
para mantener un entorno
estable y donde los equipos
funcionen siempre correcta-
mente.
Fuentes de consulta:
Artículo: Gestión Documental, enlace: http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
Artículo: La Importancia de la Gestión Documental en la Empresa, enlace: http://pepeyto-
no.com.mx/novedades/2012/10/la_importan-
cia_de_la_gestion_documental_en_la_empresa
Artículo: Importancia de la gestión documental, enlace: http://www.tbs-telecon.es/impor-
tancia-gestion-documental

Lic. Viridiana Rodríguez Mendoza


Coordinadora Administrativa

Oficinas Corporativas: Av. Cuauhtémoc no. 1217 Col. Sta. Cruz Atoyac, Del. Benito Juárez, México, D.F., C.P. 03310 Tel. 4170 0380
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