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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES DE BIENES y

SERVICIOS
Código: DOMUS-P12
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Versión: 03

CARGO NOMBRE FECHA FIRMA

Elaborado Rubén Tarazona


RSGI 15/08/17
por: Reyes

Revisado Gerente de
Kelvin Reyes Pinto 16/08/17
por: Proyectos

Aprobado
Gerente General César Zavala Carrillo 18/08/17
por:

Cambios en el presente documento

- Se realizó el cambio de versión 02 a versión 03.


- Se reemplazó asistente Contable y Administrativo por Gerencia de Administración y Finanzas.
- Se actualizaron las rutas donde se pueden encontrar los formatos de Requerimiento y Rendiciones.
- Se actualizó la codificación que debe ser utilizada para los requerimientos.
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1. Objetivo y Alcance:

1.1 Objetivo:

Establecer el procedimiento de adquisiciones de los bienes y servicios a fin de


mantener el desarrollo de las actividades.

1.2 Alcance:

Este procedimiento se aplica a toda actividad relacionada al proceso de


adquisición de bienes y servicios.

2. Referencias:

- Manual del SGI acápite 6.6.6.5.

3. Abreviaturas y definiciones:

3.1 Abreviaturas:

3.1.2 SGI: Sistema de Gestión Integrado

3.2 Definiciones:

3.2.1 Adquisiciones de Bienes: Es la compra de productos que inciden en el


desarrollo de la empresa, el cual se realiza a través de un requerimiento
a solicitar.

3.2.2 Adquisiciones de Servicios: Es el pago por los servicios requeridos,


los cuales inciden en el desarrollo de la empresa, incluye el pago a
personal contratado por locación de servicios.

3.2.3 Productos y Servicios Críticos: Aquellos que inciden directamente


sobre la calidad del producto final, los cuales se encuentran descritos en
la Lista de Productos y Servicios Críticos (DOMUS-F06).

3.2.4 Productos y Servicios No Críticos: Aquellos que no inciden


directamente sobre la calidad del producto final.

3.2.4 Forma de Pagos de los Requerimientos:

a) Pago Directo.- Es el pago que se realiza a los proveedores de


productos y servicios, a través de cheques o abono en cuenta.

b) Pago por Comisión del Personal.- Es el dinero que se le entrega al


personal que incurre en una comisión local y/o de viaje, a fin de que
pueda costear sus viáticos o los pagos locales que les encomiendan, de
esta manera, al final de su comisión, deberán de rendir sus pagos.
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4. Descripción del Proceso:

Actividad Documento
Responsable
y/o Registros

4.1 Requerimiento de Productos y Servicios a


Adquirir (Críticos y/o No Críticos)

4.1.1 Información de Productos y Servicios a


Adquirir (Críticos y/o No Críticos)

Se obtiene la información de los productos y


servicios a comprar según las cotizaciones enviadas
por los proveedores. Personal de
Domus
En caso de productos y servicios críticos, se realiza
la selección de los proveedores, según el
Procedimiento de Selección, Control,
Evaluación y Reevaluación de los Proveedores
(DOMUS-P04).

4.1.2 Realización de Requerimiento

Se prepara una solicitud de requerimiento de


adquisiciones de productos y servicios, según se
indica en el formato “Modelo de Requerimiento”, el
cual se ubica en Tránsito en Servidor:
Z:\CONTABILIDAD-ADMINISTRACION\2.
Formato REQUERIMIENTOS (RG), donde se - Formato:
Personal de
describirá el concepto del gasto a realizar (requisitos Modelo de
Domus
necesarios para la adquisición), el monto por cada Requerimiento
gasto y total. Asimismo deberá estar firmado por el
responsable y por las autoridades respectivas.

Cabe indicar que, el responsable de solicitar el


requerimiento, deberá asignar la numeración
siguiente (ejemplo: REQ-000-Mes-Año-Iniciales)
a fin de mantener los requerimientos controlados.

4.1.3 Se autoriza el requerimiento, según la


Gerencia - Requerimiento
necesidad de adquisición y el presupuesto
General solicitado
con que se cuenta.
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Actividad Documento
Responsable
y/o Registros

4.1.4 Entrega de
Requerimiento Aprobado

Se recepcionan los requerimientos que fueran Gerencia de


- Requerimiento
entregados personalmente por los solicitantes. Se Administración
solicitado
revisa que el documento se haya llenado de manera y Finanzas
correcta, sino lo estuviera, se devuelve con las
correcciones o modificaciones que se tengan que
realizar.

4.1.5 Pago de los Requerimientos Aprobados

Se determina qué tipo de pago se deba de realizar,


según lo solicitado, y después realiza el
desembolso.

Cabe indicar que, cuando el solicitante se encuentra Gerencia de - Cheque,


en campo, éste se comunica con el coordinador de Administración cuenta
proyecto o si fuera el caso con el asistente y Finanzas bancaria
administrativo; que a razón de circunstancias
urgentes, está concedido por la Gerencia General,
que el asistente administrativo pueda realizar
desembolsos pidiendo al solicitante un sustento vía
correo electrónico, el cual reemplazaría al formato
de requerimientos.

Gerencia de - Lista de
4.1.6 Verificación del Productos y Servicios Administración productos/
y Finanzas servicios
Verifica los productos y servicios comprados solicitados
mediante una o más de las siguientes acciones:

• Verificación física y visual de los rasgos generales


del producto en el momento de la recepción.
• Verificación / Conformidad para el caso de
servicios.

Cuando los productos y servicios no cumplen con


los requisitos solicitados, decide tomar las acciones
pertinentes para resolver el problema, las cuales
pueden ser las siguientes:

• Seguir utilizando los productos y servicios pero


bajo observación.
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Actividad Documento
Responsable
y/o Registros

• Retirar y cambiar los productos y servicios no


conformes.

4.2 Requerimiento de servicio por comisión


de viaje y/o local

4.2.1 Rendiciones de Comisión del Personal

Prepara su rendición, según se indica en el formato


“Rendiciones Locales” o “Rendiciones de Gastos de
viajes” o “Rendiciones con Caja Chica”, el cual se
encuentra en el Transito en
Servidor:
Z:\CONTABILIDAD-ADMINISTRACION\4. Formato - Instructivo de
Personal que
RENDICIONES (RV, REND)\DOMUS Rendiciones
solicitó
(DOMUS-I01)
requerimiento
Cabe indicar que, el llenado de las rendiciones es
para Comisión
exclusivamente de la persona a quien se le entregó - Informe de las
(viaje y/o local)
el dinero. Rendiciones

Las indicaciones para realizar adecuadamente el


informe de las rendiciones se encuentra en el
Instructivo de Rendiciones (DOMUS-I01).

Finalmente procederá a firmar.

4.2.2 Aprobación de Documento de Rendición


del Personal

Revisa las rendiciones correspondientes que le


Gerencia
fueron entregadas por el solicitante y, si fuera
General
correcto, aprueban la documentación.

Con el documento aprobado, el personal entregará


su rendición al área de contabilidad.
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Actividad Documento
Responsable
y/o Registros

4.2.3 Entrega de
Requerimiento Aprobado

El plazo de entrega de Rendiciones a Contabilidad


será a mas tardar el sexto (6) día del mes siguiente
del cual se recibió el dinero a rendir.

Revisa el correcto llenado en la hoja de Rendición, y


que cuente con las firmas de las autorizaciones
respectivas.
Gerencia de
Administración
Luego, revisa detalladamente la documentación
y Finanzas
sustentatoria teniendo en cuenta la información del
comprobante de pago (Fecha de emisión, Razón
Social, RUC de la empresa, Montos numérico y en
letras, moneda) y/o declaración jurada.

Si el informe de las rendiciones se encuentra


debidamente sustentada, procederá a firmar y a
archivar el informe; caso contrario avisará al
personal del informe para indicarles las fallas y que
medidas deberá de realizar.

5. Bibliografía:

 International Organization for Standardization (ISO). 2008. ISO 9001:2008.


Sistema de gestión de la calidad. Traducción del Grupo de Trabajo Spanish
Translation Task Group del Comité Técnico ISO/TC 176. 15 de noviembre (pp.
1-16).

 International Organization for Standardization (ISO). 2004. ISO 14001:2004.


Sistema de gestión ambiental. Traducción del Grupo de Trabajo Spanish
Translation Task Force del Comité Técnico ISO/TC 207. (pp. 1-18).

 OHSAS Project Group. 2007. OHSAS 18001:2007. Sistema de gestión de la


seguridad y salud en el trabajo. Traducción de AENOR (Asociación Española de
Normalización y Certificación). (p.p. 1-29).

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