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GUIA PRÁTICO: TECNOLOGIAS

PARA A GESTÃO DA SUA
CONCESSIONÁRIA

INTRODUÇÃO 03
POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO? 06
OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E DE PROCESSOS 10
GESTÃO FINANCEIRA 13
GESTÃO DE ESTOQUE 16
MELHORIAS NO ATENDIMENTO 18
ANÁLISE DE DADOS 22
POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS? 24
CONCLUSÃO 26
SOBRE A TECINCO 27

antes de tudo. 3 . uma tecnologia voltada especificamente para este segmento de mercado é capaz de oferecer recursos que otimizam o gerenciamento. permitindo que o gestor administre todas as questões de maneira extremamente eficiente. os procedimentos de comercialização. os gestores precisam contar com ferramentas que permitam agilizar as decisões e a capacidade de controle e de visualização imediata dos dados referentes a todos os setores gerenciados. em vários aspectos. a partir de operações que são bastante simplificadas.Introdução Os tradicionais métodos e técnicas de gestão empresarial. diante dos desafios da atualidade. planejados por profissionais que compreendem as necessidades dos negócios que gerenciam e executam essa gestão com base em procedimentos consagrados pela prática e pela teoria. E nesse sentido que um software de gestão se apresenta como um auxiliar de alto valor para o desempenho da organização. Afinal. de controle de suprimentos e de armazenamento. movimentação de materiais e de gerenciamento de recursos financeiros e humanos são. permanecem válidos na essência. Contudo. Considerando o imenso volume de informações com as quais as concessionárias de veículos precisam lidar continuamente. poupando tempo e recursos humanos e financeiros.

Siro Canabarro Diretor executivo 4 . motocicletas e motonáutica — e também nas concessionárias de máquinas agrícolas. Começaremos analisando a importância da tecnologia de gestão e. Vale salientar que as funcionalidades da tecnologia que será abordada neste guia são aplicáveis para concessionárias de todos os tipos de veículos — carros. nos auto centers e nos truck centers. Nos demais capítulos. vamos analisar de maneira objetiva as vantagens da adoção de um software de gestão a partir de várias perspectivas. Desejamos a você uma boa leitura e que ela sirva para esclarecer todas as dúvidas que você possa ter sobre o tema em foco.INTRODUÇÃO Neste guia. caminhões. ressaltaremos o quanto a adoção dessa tecnologia é capaz de aperfeiçoar processos e permitir a economia de tempo no desempenho de cada um deles. em seguida. analisaremos alguns dos departamentos que podem ser gerenciados por um software de gestão. finalizando com análise sobre a importância de ser adotada a tecnologia específica para esse setor de concessionárias.

POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO? .

6 . fornecedores e colaboradores e da permanente evolução dos mercados em todos os segmentos. software de gestão? O software de gestão é uma ferramenta concebida para melhorar de maneira extrema todos os procedimentos gerenciais. contínua elevação dos níveis de exigências de clientes. se adequando às necessidades da empresa e oferecendo completa capacidade de controle sobre Diante da concorrência cada vez mais acirrada. desejar que ele se lance a este desafio sem o auxílio de um software de gestão compatível com as necessidades do empreendimento seria o mesmo que querer que um piloto de um boeing voe em uma tempestade sem contar com o auxílio de qualquer instrumento de navegação. Some a tudo isso a instabilidade que a economia brasileira impõe às empresas e você formará o quadro de desafio que os gestores devem encarar na atualidade. gerenciar um negócio não é tarefa que permita a falta de previsibilidade e a lentidão na tomada de decisões. da todos os processos. mas as dificuldades para executá-la serão imensas e os Por que um riscos envolvidos podem gerar resultados catastróficos. De fato. o sucesso da operação é possível. Por maior que seja a capacidade que um profissional possui para gerenciar um negócio.

POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO? Tabulação de dados Uma vez que torna mais eficiente o fluxo de informações e a capacidade de análise do andamento de tarefas. é automatizada por essa tecnologia. uma tarefa entediante e pouco produtiva. o que significa economia de tempo e de dinheiro com obtenção de resultados melhores. o software de gestão permite que processos repetitivos de controle sejam automatizados. Em vários pontos. 7 . todos os dados que o vendedor insere no computador. evitando que procedimentos tenham que ser refeitos. o tempo que os vendedores dispendem no preenchimento de relatórios é economizado. liberando os profissionais para poderem se dedicar à prospecção de novos clientes e ao atendimento. Por exemplo. Afinal. liberando o profissional para outras atividades que de fato representem lucro para empresa. essa tecnologia minimiza a possibilidade de erros nos processos. automaticamente são tabulados pelo software. de maneira simples e intuitiva. por exemplo. No caso de uma concessionária. desde o cadastro de um cliente até o fechamento da venda. a digitação das extensas planilhas em Excel. dispensando a necessidade das planilhas.

o desempenho das equipes e. Cruzando informações. o software de gestão também permite que todas as informações geradas nos processos sejam continuamente cruzadas. armazenamento. o software de gestão permite gerir de maneira integrada todos os departamentos da empresa. compras.POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO? Cruzamento de informações De maneira automatizada. racionalizando todos os processos. faturamento e oficina funcionam de maneira harmônica. tornando-se indisponível imediatamente. Por exemplo. consequentemente. aumentando a agilidade em todos os setores. minimizando erros. evitando que informações equivocadas sejam passadas ao cliente. atendimento. Assim. 8 . quando é agendada uma revisão em um veículo. a lucratividade do negócio. estoque. aumentando a qualidade dos resultados. automaticamente o sistema reserva as peças que serão aplicadas naquela revisão.

OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E DE PROCESSOS .

essa situação pode gerar uma contrariedade. com a implantação de um software de Imagine uma situação que pode acontecer em uma gestão. Ocorre que o intervalo de tempo entre a venda e o pedido de informação não foi suficiente para que o modelo vendido fosse baixado do estoque. as possibilidades de existência destas situações concessionária de automóveis que não utiliza um software são reduzidas a praticamente zero a partir de operações de gestão: o vendedor acaba de vender um carro do modelo rápidas bastante simples e intuitivas que facilmente X na cor vermelha que era o único disponível no estoque. por telefone. o cliente corre para a concessionária para fechar o negócio. Coloque-se na posição do cliente. é capaz de planejar expedientes que minimizam a possibilidade de que ocorram casos como o ilustrado acima. 10 . mas acaba sendo informado que “houve um engano”. pode denotar a falta de organização da empresa e até significar a perda Otimização de tempo de um negócio. outro vendedor eficiente no momento exato em que os dados são é consultado por outro cliente sobre a disponibilidade originados. Na melhor das hipóteses. o que acaba induzindo que uma informação errada seja passada ao interessado naquele veículo. daquele mesmo modelo. também na cor vermelha. Na pior. que até pode ser contornada. mesmo sem um software. Contudo. e de processos Claro que o bom gestor. disparam um mecanismo de controle altamente Poucos minutos depois. Com base na informação errada.

No exemplo acima. todos os processos são registrados e as informações que eles geram imediatamente passam a fazer parte do banco de dados. dispensando a necessidade de circulação de papelada ou de envio de mensagens entre os departamentos. se tornando disponíveis para consulta por parte de todos os departamentos que tenham interesse naquelas informações. 11 . Ao mesmo tempo. há uma economia significativa no tempo dispendido pelos procedimentos. os registros servem para a atualização de outros bancos de dados aos quais eles estão vinculados. Ao mesmo tempo em que ganham agilidade. considerando que as possibilidades de erros são praticamente eliminadas. os processos se tornam mais eficientes.OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E DE PROCESSOS Afinal.

GESTÃO FINANCEIRA .

de estoque. é possível reunir em um único módulo financeiro todas as atividades que precisam ser controladas e analisadas continuamente pelo gestor. de caixa. Afinal. de valores de contas e de despesas fixas e financeiras da empresa. sem uma boa gestão financeira que leve a um planejamento racional dos custos e dos resultados. Com o uso de um software de gestão. oferecendo ao gestor a possibilidade de acesso imediato e descomplicado a tudo o que ele precisa saber. capaz de gerar. 13 . a partir de cada departamento em que as informações são geradas. Com os dados disponibilizados a partir daqueles registros. de acordo com cada ocorrência. o gestor compreenderá Todo bom gestor sabe que o sucesso de uma empresa facilmente o ciclo financeiro e operacional da empresa não depende apenas do volume de negócios que ela é e a situação do capital de giro existente. o controle de contas a pagar e a receber. Utilizando uma interface que é bastante amigável. nenhum empreendimento se sustenta. Assim. o caixa. de maneira centralizada e interligando todos os dados produzidos pelos vários sistemas. os colaboradores podem realizar Gestão financeira facilmente todos os registros de transações. o controle de crédito e de cobrança e os custos operacionais permanecem sendo atualizados em tempo real.

Ainda. salários de funcionários e desempenhar de maneira rápida e precisa uma série de outras funções que são essenciais para uma boa gestão financeira. é possível detectar e corrigir eventuais desvios. O software de gestão também é capaz de gerar instantaneamente demonstrativos de resultados que permitem reconhecer os lucros ou os prejuízos do negócio. 14 . de maneira a integrar a política de venda com as políticas financeira e de estoque. controlar comissões de vendedores. os limites de descontos nas tabelas. é possível calcular as margens de lucro.GESTÃO FINANCEIRA Também de maneira bastante ágil.

GESTÃO DE ESTOQUE .

com um software de gestão. Nos capítulo 3. é possível manter a continuidade dos fornecimentos. a estocagem de produtos diversos é muito mais complexa do que o exemplo permite visualizar. Considerando que todo o fluxo de mercadorias é controlado continuamente. alinhando- os de maneira próxima ao comportamento do mercado. Contudo. o estoque pode ser inventariado a qualquer momento. com agilidade. O módulo de estoque do software de gestão permite gerir de maneira equilibrada os estoques. como sabemos. fornecer para o departamento comercial informações que possam ser úteis para potencializar negócios por meio de políticas de descontos. de maneira bastante simplificada e imediata. Assim. demos um exemplo simplificado de como a falha na gestão de estoque pode prejudicar o desempenho da empresa. gerando os subsídios necessários para as decisões da Gestão de estoque empresa. 16 . planejar com antecedência os pedidos e os armazenamentos e.

MELHORIAS NO ATENDIMENTO .

prazos de entrega e demais dados que sejam importantes em uma negociação. tabelas. No caso das concessionárias. o que na Melhorias no maioria das vezes ocorre de forma complicada quando não há um software de gestão disponível. Naturalmente. Esta medida gera resultados muito positivos e em curtíssimo prazo. de maneira muito prática. tornando-os mais eficientes e melhorando de maneira surpreendente o fluxo de informações. Afinal. todo o pessoal passa a ter acesso a informações seguras sobre tudo aquilo que diz respeito ao departamento em que atua. ela automaticamente descomplica todos os processos. políticas de descontos. é a função que eles devem cumprir na empresa. por exemplo. inclusive no atendimento aos clientes. desobrigados de terem que buscar e transmitir informações a todo o momento. de fato. o departamento de vendas de veículos consegue trabalhar com extrema segurança com as informações referentes a estoques. os vendedores atendimento podem se dedicar exclusivamente a vender o que. 18 . Quando uma organização implanta um software de gestão.

reflete de maneira positiva no atendimento. eles encontram mais tempo para se manterem atualizados sobre os produtos e conectados com as tendências de mercado e com as políticas da empresa. 19 . sem ter que ficar de um lado a outro buscando informações.MELHORIAS NO ATENDIMENTO Liberados para desempenhar esta função de maneira plena. Tudo isso. é claro. considerando que todo cliente gosta de ser recebido por um vendedor capacitado e que se dedica exclusivamente a atendê-lo.

no caso da concessionária. é possível gerar relatórios sobre os clientes que informem o tempo decorrido desde que ele comprou o veículo e as datas previstas para as revisões. possibilitando que o vendedor fique disponível para uma conversa informal com o comprador. Com estas informações. esta também é uma estratégia que melhora bastante a qualidade do atendimento da concessionária. com base nos agendamentos das revisões. Esta atenção é extremamente favorável ao relacionamento do comprador com a concessionária e com o próprio vendedor. desejando saber sobre a satisfação que ele obteve com a compra realizada. quando ele for levar o veículo para ser revisado. Ao mesmo tempo. Esta é uma função que permite que o trabalho de pós-venda seja feito de maneira planejada e pautada em informações seguras. o vendedor pode programar ligações de cortesia para o cliente. o software na concessionária permite que.MELHORIAS NO ATENDIMENTO Pós-venda O software de gestão permite cadastrar todos as informações referentes aos clientes e mantê-las arquivadas de maneira organizada e de fácil acesso. Considerando que a maioria das pessoas gostam desse tipo de cuidado. permitindo que estas informações sejam analisadas de maneira conveniente. Por exemplo. o gestor controle o atendimento no salão. 20 . o que pode preparar vendas futuras.

ANÁLISE DE DADOS .

prevendo que a correção dos desvios seja feita e que sejam adotadas estratégias convenientes. Análise de dados Como já vimos. é possível gerar os relatórios de desempenho. com capacidade para detectar facilmente tudo o que ocorre. 22 . unida à capacidade gerencial do gestor. cria a oportunidade para que o planejamento seja eficiente. o software de gestão cria a possibilidade de centralizar todos os sistemas e informações em uma única plataforma. o gestor pode fazer a análise do desempenho da empresa. diferenciando o que é circunstancial daquilo que é continuado. detectar desvios já ocorridos e prever outros que possam estar a caminho. que integra e relaciona as bases de dados. Com base em um conjunto de dados claro e preciso. verificar tendências. A clareza destas informações. Desta forma.

POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS? .

que exigem a implantação de softwares especializados. poderia ser comparado a quem procura um clínico geral para fazer uma cirurgia cardíaca. quem opta por um software genérico para atender às necessidades de uma concessionária de automóveis. por exemplo. o segmento de veículos atua de acordo com condições e características bastante específicas. o mercado está servido de uma variedade imensa de softwares de gestão que se aplicam às diversas necessidades empresariais. Considere ainda as diferenças de operação e de Por que um clientela que existem entre as concessionárias de caminhões. de motocicletas e de motonáutica com software de gestão relação às de automóveis e destas com os auto centers e com os truck centers e a necessidade de especializado em especialização dos softwares fica ainda mais evidente. Fazendo uma analogia. concessionárias? De fato. Todavia. 24 . sendo que muitos deles apresentam boa qualidade para cumprir aquilo que prometem.

os relatórios gerados permitem fazer o acompanhamento detalhado de cada departamento da concessionária. Com formatação específica para o segmento automotivo. os lançamentos são feitos com precisão. evitando que erros ocorram e que a legislação seja descumprida. com facilidade de operação no Sped. operacional. 25 .POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS? Como já vimos nos exemplos acima. comercial e de faturamento —. é capaz de apresentar soluções eficientes para o departamento financeiro. fiscal. o que é essencial para a correção de desvios e para o planejamento estratégico do negócio. Desta forma. na gestão de uma concessionária. um software especializado oferece total domínio sobre a tributação dos itens. Uma vez que abrange de maneira integrada todas as áreas — administrativa. contábil e de estoque. como também nas vendas e pós-vendas e para o departamento de assistência técnica. Cabe considerar ainda que. ao final das rotinas. o software especializado pode proporcionar condições extremamente favoráveis ao desempenho da empresa.

Sem ela. com consequente manutenção dos lucros. a adoção de um software de gestão é uma decisão essencial para o sucesso dos negócios. exige a implantação de softwares especializados. a organização fica desguarnecida de recursos primordiais para que alcance um bom desempenho no mercado. bem como dos auto centers e truck centers. No entanto. podemos concluir que. vimos também que o segmento das concessionárias de veículos. 26 .Conclusão Após as considerações deste guia. diante da complexidade da gestão empresarial na atualidade. potencializando ainda que eles sejam ampliados. diante das especifidades de cada negócio.

O sistema Tecinco foi desenvolvido para se adaptar a qualquer ambiente de concessionária e integra as informações de todos os departamentos e gera relatórios que possibilitam analisar o cenário e tomar decisões importantes para o crescimento da empresa. . motos. Conte conosco para organizar o seu pós-venda e para superar a crise atual. caminhões. Nossa equipe foi treinada para garantir o bom funcionamento do sistema. máquinas agrícolas. truck centers e náutica. desde o processo de implantação até o dia a dia dos usuários. auto centers.A Tecinco (Tecnologia em Informática Corporativa) tem experiência de 22 anos no mercado brasileiro em software de gestão para empresas de concessionária de veículos. Nosso suporte é ágil nos atendimentos para resolver de forma precisa qualquer chamado.