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SAP R/3

FI
Gestión Financiera
Contabilidad
General
Unidades Organizativas en FI

Mandante

Sociedad

División
Unidades Organizativas en FI
Mandante 100
Mandante 200
Mandante 400

Sociedad 0041
Sociedad
0040
Sociedad 0042
División 1

División 2
Unidades Organizativas

Mandante
 El mandante constituye el nivel superior de la
jerarquía del Sistema R/3.

 Cada mandante constituye una unidad independiente


con registros maestros, tablas y datos propios.

 Para acceder al sistema, el usuario debe introducir


una clave de mandante y disponer de un registro
maestro de usuario en este mandante.
Unidades Organizativas
Sociedad (con fines externos)
 Una Sociedad representa una entidad financiera de
balance/jurídica independiente.

 Los balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley


se pueden crear en el nivel de sociedad. La sociedad es la
estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema R/3.

 En una empresa internacional, las operaciones comerciales


están repartidas en varios países. Dado que la mayoría de
gobiernos y autoridades fiscales exigen el registro de todas las
empresas como entidad jurídica, normalmente se crea una
sociedad por país.
Unidades Organizativas
Componentes de una sociedad
•Definición de la sociedad
Clave de sociedad (4 caracteres)
Nombre de la empresa
Población
País
Moneda
Idioma
Dirección
•Parámetros globales
Plan de cuentas
Ejercicio
Valores propuestos de la sociedad
Unidades Organizativas - Sociedad

• Dirección: se necesita para la correspondencia y se indica en los


informes.
• Moneda:Se especifica una moneda para cada sociedad.
 Las cuentas se gestionan en esta moneda.
 El resto de monedas se consideran monedas extranjeras.
 El sistema convierte los importes contabilizados en una moneda
extranjera en la moneda de la sociedad.
 La moneda especificada para una sociedad se denomina
moneda local en el Sistema R/3.
• País:La clave de país indica el país de la sociedad.
• El resto de países se consideran extranjeros.
• Clave de idioma: Debe indicarse una para que el sistema cree los
textos automáticamente en el idioma correcto, por ejemplo al
extender los cheques.
Unidades Organizativas
División
Las divisiones son áreas independientes de
una organización que se pueden utilizar para
todas las sociedades.

Constituyen unidades de balance que pueden


crear sus propios cierres con fines internos.

 La utilización de divisiones dependerá de


cada Empresa.

En este caso las divisiones serán indicadores


de cada una de las sedes.
Unidades Organizativas
División

Para la definición de una división sólo debe introducirse una


clave alfanumérica de cuatro posiciones y una descripción breve.
Estructuras de Contabilización
Principio de Variantes
El principio de la variante consta de tres pasos:
1. Definición de la variante
2. Especificación de valores para la variante
3. Asignación de la variante a Objetos R/3
Este principio se utiliza para
 Status campo
 Períodos contables
 Ejercicio
Estructuras de Contabilización

Ejercicio
El ejercicio se puede definir como:
13 14 15 16 Independiente del año:
la cantidad de períodos y sus fechas
12 01 de comienzo y fin son iguales cada
11 02
año.

10 03
Dependiente del año:
Los períodos pueden diferir de un
09 04 año a otro.
08 05
07 06
Estructuras de Contabilización

• Para que las operaciones se puedan asignar a distintos


períodos, debe definirse un ejercicio con períodos
contables.El ejercicio se define como una variante que se
asigna a la sociedad.
• La variante de ejercicio comprende la definición de períodos
contables y períodos especiales. Los períodos especiales se
utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos
determinados sino al proceso empresarial de cierre del
ejercicio. En total, se pueden utilizar hasta 16 períodos.
• El sistema deriva el período contable de la fecha de
contabilización. Si la fecha de contabilización pertenece al
último período contable normal, la operación también se puede
contabilizar en uno de los períodos especiales.
Estructuras de Contabilización

Ejercicio

Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas


en el sistema y se pueden utilizar como modelos.

Nota: En la variante de ejercicio no se especifica si un período


está abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En
la variante de ejercicio sólo están definidos el número de
períodos y las fechas de inicio y de fin de los períodos
individuales.
Estructuras de Contabilización
Ejercicio
Año Natural vs. Año Desplazado
dic ene sep
nov 12 01 feb 12 01 Oct
11 02 11 02

oct 10 mar 10 nov


03 03

09 04 abr 09 04
sep

08 05 08 05
ago 07 06 may 07 06

jul jun
Monedas (cambiar a Documentos)

Indicadores de Moneda

Pesos Dólares

ARS USD

Tipos de cotización
Cotización histórica
Tipo de cambio vendedor
Tipo de cambio comprador
Cotización media
Tipo de cambio en determinadas fechas clave
Monedas, tipos de cotización y de cambio

 A cada moneda utilizada debe asignarse una clave de moneda.

 La mayoría de monedas ya vienen definidas en el Sistema R/3 de


SAP.

 Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.

 Para cada par de monedas se pueden almacenar varios tipos de


cambio que se diferencian por el tipo de cotización.

 Los distintos tipos de cambio pueden utilizarse con distintos


fines, como por ejemplo para la valoración , la conversión, la
planificación, etc.
Monedas – factores de conversión

La relación entre las monedas debe determinarse para cada tipo de cotización y
para cada par de monedas mediante factores de conversión.

USD 1
CLP 736

Actualizar los tipos de cambio es una tarea diaria si se


quiere mantener la información bien actualizada.
Estructuras de Contabilización
Datos Maestros
Cuentas de Mayor
Plan de cuentas
Grupos de cuentas
Cuentas Asociadas

Cuentas de Deudor/Acreedor
Clases de Actualización
Grupos de cuentas
Rangos de números
Relaciones entre cuentas de terceros

Datos Maestro de Banco


Estructuras de Contabilización

Datos Maestros - Plan de cuentas

Llamamos así a los datos que no se modifican por un largo


espacio de tiempo y a los que otros datos hacen referencia
frecuentemente.

En la Gestión Financiera son:

Cuentas de Mayor
Contabilidad Auxiliar
Maestros de Bancos
Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas
Pasos a seguir para la definición de un Plan de
Cuentas

Definir un Plan de Cuentas


Definir las propiedades del Plan de Cuentas
Asignar sociedades al Plan de Cuentas

0040 0090 CAUS


Estructuras de Contabilización

Definición de un Plan de Cuentas

Clave
Descripción
Idioma de Actualización
Longitud del número de cuenta de mayor
Integración en CO
Plan de Cuentas del grupo
Indicador de bloqueo
Estructuras de Contabilización

Plan de Cuentas
 El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las
descripciones de las cuentas.

 A cada cuenta de mayor se puede asignar un número de cuenta del grupo.


Este número de cuenta se utiliza para la gestión de informes multisociedades
cuando las sociedades utilizan diversos planes de cuentas.

 La longitud del número de cuenta de mayor puede ser de entre 1 y 10


posiciones.

 A cada sociedad debe asignarse un plan de cuentas. Un plan de cuentas se


puede asignar a varias sociedades (principio de variantes).
Estructuras de Contabilización

El plan de cuentas contiene información básica de las cuentas. La información de


una cuenta se registra en un segmento del plan de cuentas.

Contiene la siguiente información:

Número de cuenta
Denominación de la cuenta (como texto breve y explicativo)
Campos de control (véase los gráficos siguientes)
Campos de consolidación

Puede traducir el plan de cuentas a otros idiomas para visualizar la denominación


de la cuenta en el idioma de acceso al sistema adecuado al visualizar datos
maestros y contabilización. Si el plan de cuentas no se ha traducido al idioma
de acceso al sistema apropiado, la denominación de la cuenta aparece en el
idioma de actualización.
Estructuras de contabilización
El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la
sociedad en cuestión. Con esta información se controla el registro de documentos
de contabilización y la gestión de datos de contabilidad

Plan de Cuentas 100010 100020 100030

Segmento de La sociedad
Segmento no utiliza la
Sociedad 0040 de Sociedad cuenta 100020

Segmento de Segmento Segmento


Sociedad 0041 de de
Sociedad Sociedad
Estructuras de Contabilización
Cuentas – Segmento de Sociedad
• El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta
de mayor dependiendo de las necesidades de la sociedad.

• El usuario define la información relevante para cada sociedad:


 Mon.
 Impuesto
 Cuenta asociada
 Visualizar partidas individuales
 Clave clasificación
 Grupo status-campo
 Banco propio
Estructuras de Contabilización
Tipos de Cuentas
En el segmento del plan de cuentas debe indicarse si la cuenta es:

BALANCE RESULTADO

Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en el cierre:

 En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta.

 En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de


remanente y la cuenta de beneficios se fija en cero. La cuenta a la que se
transfiere el saldo se asigna a una clave (p. ej., X). Esta clave se indica en el
campo "Tipo de cuentas de beneficios" en el segmento del plan de cuentas.
Estructuras de Contabilización
Grupos de cuentas para Cuentas de Mayor
Estructuras de contabilización

El status de campo

Cada campo tiene una de las propiedades siguientes:

–Suprimir
–Visualizar
–Entrada Obligatoria
–Entrada Opcional
Estructuras de Contabilización
Cuentas asociadas
Estructuras de Contabilización

Las cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a


registros maestros de interlocutor comercial para registrar
todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.
Cualquier contabilización en cuentas de contabilidad auxiliar
actualiza automáticamente los saldos de las cuentas
asociadas asignadas. De este modo, el libro mayor siempre
está actualizado.
Una cuenta de mayor se define como cuenta asociada al
introducir la clase de cuenta asociada en el campo "Cuenta
asociada p.clase cuenta”.
D para deudores
K para acreedores
A Activo fijo
Estructuras de Contabilización

Cuentas de Mayor - Visualizar Partidas Individuales


El campo "Visualización de partidas individuales" es un campo
de control del segmento de la sociedad de una cuenta.

Al contabilizar documentos en las cuentas sin "visualización de


partidas individuales" sólo se actualizan las cifras de movimientos
(sumatoria de las contabilizaciones de todas las partidas
individualesen el Debe y/o en el Haber). Cuando un usuario desee
consultar esta cuenta online, sólo podrá visualizar el saldo.
Estructuras de Contabilización
Cuentas de Mayor - Gestión de Partidas abiertas
Estructuras de contabilización

Las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas se marcan como


abiertas o compensadas.
Para las cuentas con gestión de partidas abiertas debe estar activada la
visualización de partidas individuales.
La gestión de partidas abiertas en cuentas de mayor es necesaria cuando deba
verificar las contrapartidas de las operaciones. Las partidas abiertas y
compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar
rápidamente qué operaciones falta compensar.
Sólo podrá activar y desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo
de la cuenta sea cero.
Estructuras de Organización

La moneda de la cuenta puede ser:


la moneda local o
una moneda extranjera.

En la versión estándar, la moneda local se propone como moneda de la cuenta


cuando se crea una cuenta de mayor.

Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar


importes en la cuenta en cualquier moneda. Después se convierte a la
moneda local en la partida individual.

Esto ocurre independientemente de si la visualización de las partidas


individuales se ha activado o no.
Estructuras de Contabilización

Si en el registro maestro de datos está marcada la casilla de selección


"Saldos sólo en moneda local", sólo se gestionan cifras de movimientos
para los importes convertidos a moneda local.
Este campo debe estar marcado para las cuentas de compensación en las
que desee compensar partidas sencillamente asignando las partidas con el
mismo importe en moneda local entre sí. De este modo, no tienen lugar
posibles contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio.
El campo debe estar marcado para cuentas de compensación de
descuentos y cuentas de compensación para la entrada de mercancías y la
recepción de facturas.
El campo no debe marcarse para las cuentas asociadas para deudores
y acreedores.
El campo suele marcarse para cuentas de balance que no se gestionan en
monedas extranjeras y sin gestión de partidas abiertas.
Estructuras de Contabilización
Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas del Grupo
Estructuras de Contabilización
Plan de Cuentas de País
Estructuras de Contabilización

En vez de un plan de cuentas del grupo también se pueden utilizar planes de
cuentas del país. Si bien todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas
operativo, las sociedades que necesitan un plan de cuentas especial para la
gestión de informes externa tienen la siguiente posibilidad:
 Asignar un plan de cuentas del país.
 Introducir el número del plan de cuentas del país
(número de cuenta alternativo) en cada segmento de la
sociedad. Cada número del plan de cuentas del país sólo
se puede utilizar una vez.
Nota: Debido a que todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas para
sus contabilizaciones, en este caso es posible realizar el Controlling
multisociedades.
Desventaja: Los responsables que están familiarizados con sus planes de
cuentas del país deberán familiarizarse con el plan de cuentas operativo
Documentos Contables

Procesos empresariales integrados


Contabilidad
FI

CO
Documento
contable
TR

Procesos empresariales

Gestión

 SAP AG
Documentos Contables

 El Sistema R/3 registra al menos un documento para cada operación


empresarial. Cada documento recibe un número de documento único.
 El Sistema R/3 puede asignar los números de documento
(=asignación interna) o el usuario puede asignar el número de documento
cuando lo introduzca (=asignación externa).
 Una operación empresarial puede generar más de un documento en el
Sistema R/3. Cuando se recibe mercancía de un proveedor, se crea un
documento de material para registrar los detalles importantes para el
inventario. Se crea un documento contable para hacer un seguimiento
financiero de la información relevante, como cuentas de mayor e importes.
•De las numerosas operaciones empresariales que se realizan a través del
Sistema R/3, y para las que se generan documentos, no para todas se
genera un documento contable porque no todas tienen un impacto
financiero. Un ejemplo de esto sería una órden de compra/pedido.
Documentos Contables

Document Nº 88675
Fecha: 05.06.199X
Cabecera Sociedad: XXXX
Moneda: $$$
Debe Haber

Acciones 1000000 Partidas


City Bank 800000
Fuji Bank 200000 individuales

Total: 1000000 1000000


Documentos Contables

Clases de documento

Clase doc. Nombre Rango núm. Clases cuenta


 AA Contabilidad AF 01 ADKMS
 AF Contab. amortizaciones 03 AS

 DR Factura deudor 18 ADMS


 KR Factura acreedor 19 AKMS
 SA Doc.cta.mayor (general) 20 DKS
 SB Contab.cta.mayor (banco)20 DKS


Documentos Contables

 La clase de documento especifica un rango de número para todos los


documentos que se encuentran dentro del rango.

 La clase de documento identifica qué clases de cuenta se permitirán en un


documento en concreto. Existen 5 clases de cuenta diferentes en el Sistema R/3.
–D Deudor (Clientes)
–K Acreedores (Proveedores)
–S Cuenta de mayor
–A Activo fijo
–M Materiales
Documentos Contables

Contabilización de un documento: Claves de


contabilización La clave de contabilización
Cuenta 1 . S, D, K, A, M ? tiene funcionesde control en
PK Partida individual 1 las partidas individuales.
Importe 2 . ¿Cargo o abono? Controla:
Indicador de impuestos 1. La clase de cuenta (cliente,
proveedor, cuenta de mayor,
Detalles adicionales material) válida parala partida
División individual
Centro de coste 2. Si el importe contabilizado es
Texto 3 . ¿Status de un cargo o un abono
... campo?
3. El status decampo de los
detalles adicionales

Nota: El status de campo determina la visualiz.en


pantalla para cada PI cuando se introduce un doc.
R

 SAP AG
Documentos Contables

Contabilizar un documento
¿Cuáles son
los l Fechas y períodos
requisitos?
l Sociedad
l Moneda
l Clases de
documento
l Claves de
contabilización
l Importes
l Campos de
imputación
R

 SAP AG
Anulación de Documentos

l Un documento sólose puede anular si:


 El documento original contiene partidas individuales no
compensadas. Si el documento contiene partidas
compensadas, éstas deben anularse antes de que la anulación
del documento se lleve a cabo.
 El documento original contiene sólo partidas individuales de
cliente, proveedor o de mayor.
 El documento original se ha contabilizado en el sistema FI. Los
documentos que tienen origen en otros módulos deberían
corregirse en aquel nivel. Después, las modificaciones
realizadas serán traspasadas a FI.
 Todos los valores especificados( por ejemplo, el centro de
coste) todavía son válidos.
l Si no se especifica una fechade contabilización para anular
un documento, el sistema lo anula utilizandola fecha de
contabilización del documento que vaa ser anulado.
l Se crea un númerode documento nuevo para el documento
de anulación.

Documentos Contables

Modificación de documentos
l Los datos que afectan al sistema de contabilidad
( número de cuenta , importe , etc.) no se pueden
modificar bajo ninguna circunstancia . Un documento
de corrección o de anulación sería necesario para
corregir los errores en estos campos para mantener un
historial válido .
l Los documentos pueden modificarse utilizando el
número de documento original según las reglas de
modificación de documentos .
l Las reglas de modificación de documentos determinan
qué campos y en qué circunstancias los campos se
pueden modificar . Ejemplo : ¿ Pueden modificarse las
condiciones de pago o el texto después de que la
factura haya sido contabilizada ?


Documentos Contables

Otras Funcionalidades:

–Entrada ràpida de documentos

–Modelos de Imputacion

–Registros Preliminar
Documentos Contables

Condiciones de pago

l Las condiciones de pago se definen como claves


alfanuméricas de 4 caracteres
l El Sistema R/3 se entrega con claves de condiciones
de pago típicas, sin embargo, las condiciones de pago
nuevas se pueden definir en la configuración.
l Cada condición de pago tiene hasta 3 combinaciones
posibles de fecha de vencimiento y capacidad
de descuento.

Explicación del usuario:


ZB01 14 días 3%, 30 días 2 %, 45 días neto

 SAP AG
Documentos Contables

Cuenta de Mayor Especial

Solicitud de anticipo
Anticipo
Solicitud de letra de cambio
Letra de cambio
Cheque/Letra de cambio
Regularización de valor individual
Garantías
Interés


Informes FI - GL

• Planificación de Balance
•Informes de Consultas
–Partidas individuales
–Informes
•Libros Legales
–Mayor / Balance / Diario /