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UNIDAD III

LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO ADMINISTRATIVO

Conforme se fue desarrollando el estudio de la administración se fue acostumbrando a


definirla en términos de cuatro funciones: Planeación, Organización, Dirección y Control,
por lo cual se dice que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas
para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas y cuando se habla de la


administración como un proceso es cuando los gerentes desempeñan ciertas actividades
interrelacionados con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Henry Fayol afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones básicas:
Planear (prever), organizar, dirigir (mandar), coordinar y controlar. Al observar la
interrelación de estas funciones y tomándolas como base, algunos autores determinaron
que éstas constituyen el Proceso Administrativo, ya que cada una de las funciones
atiende una tarea específica y la falta de una de ellas significa el desplome de toda la
estructura administrativa.

DEFINICION:
Es una serie de funciones o actividades fundamentales a través de las cuales el gerente
formula planes, selecciona el curso de acción más ventajoso, distribuye las actividades
originadas del plan adoptado, lleva éste a la práctica por medio de la actuación de otros y
mantiene las acciones dentro de las normas establecidas para lograr un objetivo
previamente definido

I) LAS CINCO FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

1. PLANEACION

Es la fase en la cual se determina anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto


incluye el establecimiento de objetivos, programas, políticas y procedimientos.

2. ORGANIZACIÓN

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y


responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa.

3. DIRECCIÓN

Esta fase del proceso de administración, hace referencia a la forma como se imparten las
órdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qué es lo que debe
hacerse.

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Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la
actividad, es conveniente tener en cuenta las características de una buena instrucción, la
cual debe ser:

-Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la
persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la
experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente.

-Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la


actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una producción o compra de papa, papa de primera, de segunda y


de tercera etc.

-Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe
entender muy bien, para lo cual el que dicta la instrucción debe colocarse en el lugar del
subordinado y considerar lo que éste quiere que se le diga.

Sabemos muy bien que la Cooperativa está en manos del Gerente, por delegación que
hace el Consejo de administración.

Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros organismos, debe tener las
características antes anotadas, lo cual permitirá no solo una mayor eficiencia en la
administración, sino también una correcta información a los afiliados.

4. COORDINACIÓN

En el proceso administrativo debe existir coordinación o sea que haya una estrecha
armonía entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el
desenvolvimiento del trabajo no tenga ningún obstáculo.

Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.

Esta coordinación se puede obtener a través de consultas de unas personas a otras, con
participación democrática caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse
grupos de trabajo uniforme.

. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de
vista en cualquier caso particular.

5. CONTROL

Este proceso consiste en verificar si los resultados obtenidos son iguales o parecidos a
los planes presentados, y permite básicamente avisar en forma oportuna si algo está
fallando y además si resulta eficaz en el uso de los recursos

También podemos decir que el control consiste en la medición y corrección de la


ejecución con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y
exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.

Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:

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-Establecimiento de patrones de comparación en puntos estratégicos.
-Medición de lo realizado.
-Comparación de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.-Corrección de las
fallas encontradas.

II) ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: El proceso administrativo se divide en dos


etapas, que son:

1. MECANICA
2. DINAMICA

MECANICA: conocida también con el nombre de Teórica o Estática, en esta etapa se


estructura lo que se pondrá en práctica, plasmando en documentos lo que son los planes
y estructura del organismo social. Forman parte de esta etapa las fases o funciones
siguientes: Planeación y Organización.

Planeación: es decidir por anticipado qué hacer, cómo y cuándo hacerlo y quién ha de
hacerlo. Se determina el curso de acción a seguir, se definen los objetivos y las metas, o
sea a donde dirigir la actividad, se diseñan las políticas, como orientadoras de la acción y
las estrategias o sea los cursos de acción y la asignación de recursos, luego se preparan
los métodos y procedimientos para tener una secuencia lógica y ordenada de las
operaciones que se realizaran, así como los reglamentos y normas que constituirán los
criterios específicos para actuar, posteriormente se elaboran los programas y
cronogramas para fijar los tiempos de las actividades a realizar así como los resultados
que se desean lograr, y por último se preparan los presupuestos y pronósticos para la
asignación financiera.

Organización: consiste en diseñar una estructura técnica (organigramas) de los puestos


que desempeñarán las personas, los cuales deben ajustarse a los objetivos, recursos y al
ambiente de la organización. Estableciendo las funciones, los niveles jerárquicos, la
autoridad, la responsabilidad y la comunicación para saber cómo deben actuar sus
miembros, cómo se hará el trabajo y en qué ambiente físico se trabajara.

DINAMICA: conocida también como Práctica, en esta etapa se lleva a la práctica todo lo
previamente planeado y organizado, porque la organización ya esta estructurada
totalmente y debe desarrollar en toda su extensión las funciones, operaciones y
actividades que le son propias. Esta etapa esta formada por las siguientes fases o
funciones: Dirección y Control.

Dirección: consiste en influir, guiar y coordinar los esfuerzos del grupo para el logro de los
objetivos y metas organizacionales, por medio de una coordinación adecuada que
permita lograr que toda acción sea sincronizada, a través de una comunicación y
autoridad, claras y sencillas que faciliten la realización de las tareas, mediante un
liderazgo capaz de influir en las personas, y una amplia motivación que permita lograr
que se realicen todas las tareas con responsabilidad y una supervisión flexible que oriente
las acciones en forma correcta.

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Control: este implica un seguimiento mediante una elaboración de estándares, controles
y obtención de información que permita verificar y evaluar con estos indicadores que los
planes se están llevando conforme a lo previsto y se están obteniendo los resultados
deseados a fin de corregir, mejorar o formular nuevos planes.

III ETAPA MECÁNICA Y DINÁMICA

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LA PLANEACIÓN

1) Definición

Es el proceso a través del cual se fija el curso concreto de acción que ha de seguirse
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

2) Importancia

La necesidad de la planeación en una empresa aparece principalmente por tres razones:

-Para obligar a pensar en el futuro. Se planifica para que todas las personas de la
empresa piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas, evitando en
esta forma que se deje los problemas a la suerte o a las creencias religiosas.

-Para obligar a pensar en .forma coordinada, esto permite que las personas sean
conscientes de qué es lo que se espera de ellas y así puedan cumplir con las funciones
asignadas.

-Para evitar riesgos y. pérdidas, si no se ha realizado por anticipado una planeación, los
riesgos de pérdidas se aumentan y lo más seguro es que la empresa fracase.

Esto no significa" que la planeación es la fórmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus actividades tiene más
probabilidades de triunfar.

3) Tipos de planes

Existen tres tipos de planes:

Planes Estratégicos: Son a largo plazo, de mas de cinco años.


Planes Tácticos: Son a mediano plazo, de 1 a cinco años.
Planes Operativos: Son a corto plazo, menos de un año.

PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

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Definición
Es el proceso en el cual se fijan los propósitos, se definen las políticas, objetivos y
estrategias en planes detallados para establecer una estructura organizacional que
permita una continuidad en la toma de decisiones. Es el proceso de seleccionar las metas
de una organización para determinar políticas y programas necesarios para alcanzar los
objetivos específicos en camino a esas metas y establecer los métodos necesarios para
asegurarse de que las políticas y los programas sean ejecutados.

Misión

La misión es un enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser o el fin último de
una organización dentro de su entorno y en la sociedad en general.

Misión es la razón de ser, los objetivos o metas, son los estados intermedios que se
desean alcanzar.

La misión corresponde a la vocación o lo que la empresa quiere hacer para logar a largo
plazo la realización de la visión.

Características que debe de tener la misión:

Que exprese el quehacer fundamental. Se recomienda iniciar con un verbo en infinitivo.


Que sea trascendente y duradera.
Que sea inspiradora.
Que sea sencilla y comprensible.
Que indique la repercusión o beneficio social.

Visión

Es el estado ideal que se tiene de la organización a futuro y la ambición empresarial en


sentido estratégico a través de planes, programas y proyectos.

Una visión estratégica es un mapa de rutas del futuro de una compañía, de la dirección
que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea
desarrollar.

La visión es un sueño puesto en acción.


La visión corresponde a lo que la empresa quiere ser.

Características de la visión:

Formulada por los líderes.


Compartida por los colaboradores.
Guiada por valores.
Positiva y alentadora.
Que oriente la transición de que es a lo que debe llegar a ser una institución.

Objetivos

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Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.

Dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la


planeación son:

a) Se establecen a un tiempo especifico.

b) Se determinan cuantitativamente.

Clasificación de los objetivos:

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1.- Estratégicos o Generales: Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.


Ejemplo: Obtener una utilidad neta de 100 000 pesos en los próximos cinco años.

2.- Tácticos o Departamentales: Se refieren a un área o departamento de la empresa, se


subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo:
Incrementar las ventas a 3 000 pesos mensuales, en el presente año.

3.- Operacionales o Específicos: Se establecen en niveles o secciones más especificas de


la empresa, se refieren a actividades más detalladas, e invariablemente son a corto plazo.
Ejemplo: Juan Pérez producirá 100 artículos por hora

Valores empresariales

Los valores corporativos son elementos propios de cada negocio y corresponden a su


cultura organizacional, es decir, a las características competitivas, condiciones del entorno
y expectativas de sus grupos de interés como clientes, proveedores, junta directiva y los
empleados. Así lo asegura Doriana Faccini, directora de Human Dimensions International,
consultora en desarrollo organizacional para los ramos de minería y energía.
Faccini afirma que estos principios se determinan, a través del deseo o voluntad,
compromiso y estrategia. Los dos primeros dependen de las personas y el último, de la
orientación de la empresa.

Sin embargo, la importancia de fomentar los valores hace parte del ADN y la personalidad
de la compañía, lo cual se refleja en los comportamientos de los colaboradores. Así
mismo, permiten identificar si una persona puede adaptarse exitosamente a la compañía
con su forma de ser y relacionarse con los otros, afirma José Manuel Echeverri, director
de Recursos Humanos en Reckitt Benckiser, empresa multinacional dedicada a la
fabricación de productos para el cuidado personal, del hogar y la salud con más de 60
años de experiencia en el mercado nacional.

Para Echeverri, en cualquier organización debe primar la manera en que desean lograrse
los resultados, es decir, el ‘cómo’ y las conductas aceptadas al interior de la empresa.
Además, valores esenciales como el respeto, la camaradería y la pertenencia.

¿Cómo hacerlo?
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La labor de compromiso por parte de los directivos de la empresa tiene que estar alineada
con los empleados, es así que debe identificarse de manera sencilla y posteriormente
diseñar un programa que permita que los colegas demuestren con diferentes ideas, la
forma como reflejan estos valores.

Adicional a esta iniciativa, es importante buscar que los valores estén enmarcados en
todas las actividades al interior de la compañía y las piezas de comunicaciones,
puntualiza Echeverri.

La transmisión de los valores corporativos debe involucrar a todos los grupos de interés
de la organización, desde su junta directiva, equipo gerencial y los colaboradores de todo
nivel, señala Doriana Faccini.

Para transmitir y fortalecer los principios corporativos pueden organizarse actividades


formales o informales como:

- Conferencias.

- Jornadas de sensibilización.

- Planes lúdicos y recreativos.

- Elementos publicitarios que formen parte de la vida diaria de los gerentes y trabajadores.

Tipos de valores

Deben identificarse a partir de:

- La empresa como institución: transparencia, solidez, liquidez, estructura corporativa y


código de buen gobierno, entre otros.

- El empleado, a través de las normas de conducta o maneras de


actuar: confidencialidad, lealtad, trabajo en equipo, honestidad y responsabilidad.

- El producto o servicio y sus características: marca, tecnología empleada, calidad,


oportunidad, cumplimiento, procesos certificados, excelente asistencia y postventa.

EJEMPLO

Empresa "INSTITUTO MEXICANO DEL PETRÓLEO"

ENERO 1999 - 2003

Misión Elementos Visión Elementos Valores Elementos


Generar, Define sus Ser una Define el giro a) Indican que sin
desarrollar, actividades: institución de actividad. Conocimiento menoscabo de
asimilar y a) generar dedicada en lo a) Indica que b) Creatividad los valores
aplicar el b) desarrollar fundamental a está centrada c) Disciplina universalmente
conocimiento c) asimilar la en la d) Trabajo en reconocidos
científico y d) aplicar el investigación y generación de equipo son diez los
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tecnológico, conocimiento al desarrollo conocimientos e) Liderazgo valores que se
promover la científico y tecnológico, y habilidades. f) adoptan como
formación de tecnológico centrada en la b) Indica que Reconocimiento orientación
recursos e) definir su generación de ofrecerá g) Calidad fundamental de
humanos mercado conocimientos productos y h) la institución
especializados f) definir su y habilidades servicios de Competitividad
para apoyar a beneficio críticas para la calidad y con i) Identidad
la industria social industria alto contenido j) Espíritu de
petrolera petrolera, que tecnológico servicio
nacional y transforme el c) Indica
contribuir al conocimiento responder al
desarrollo en realidades cambio y
sostenido y industriales, tendrá
sustentable del que ofrezca y autosuficiencia
país comercialice financiera
servicios y
productos de
calidad y con
alto contenido
tecnológico,
organizada
para
responder con
agilidad al
cambio y
capaz de
mantener su
autosuficiencia
financiera