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UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

“ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DEL PROCESO TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN


DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO, SU INCIDENCIA EN LA
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL SIAF–SP”

Tesis presentada por el Bachiller

RICHARD DAVID TAPIA CONDORI.

Para optar el Título Profesional de CONTADOR

PÚBLICO.

AREQUIPA – PERÚ

2017
EPÍGRAFE:

La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa

que esperar.

Thomas Chalmers

I
DEDICATORIA:

A Dios porque siempre estuvo en todo

momento junto a mí, a veces sin que yo me

diera cuenta, dándome fortaleza para continuar

y lograr este objetivo.

A mis queridos padres, por darme la vida y

brindarme su apoyo siempre; a mí querida

esposa y mis hijos por su compresión durante

la elaboración de la presente tesis.

El Autor

II
AGRADECIMIENTO:

A la Universidad Nacional de San Agustín de

Arequipa, Facultad de Ciencias Contables y

Financieras por su contribución en mi

formación profesional.

A mi asesor, a los trabajadores de la UGEL

Arequipa Sur que me abrieron sus puertas y

me brindaron la información necesaria para la

realización de este trabajo y a quienes de

alguna otra forma colaboraron en la

realización de este trabajo de investigación

El Autor

III
INDICE GENERAL
EPÍGRAFE:.................................................................................................................................... I
DEDICATORIA: ......................................................................................................................... II
AGRADECIMIENTO: ............................................................................................................... III
LISTA DE TABLAS ................................................................................................................ VIII
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................. IX
RESUMEN................................................................................................................................... XI
CAPÍTULO I ................................................................................................................................. 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 1
1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: ................................................................................. 1
1.2 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN: ..................................................................... 3
1.2.1 Delimitación espacial: ............................................................................................. 3
1.2.2 Delimitación temporal: ............................................................................................ 4
1.3 FORMULACIÓN DE PROBLEMAS: ............................................................................... 4
1.3.1 Formulación del problema general:......................................................................... 4
1.3.2 Formulación de problemas específicos: .................................................................. 4
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN: ........................................................................... 5
1.4.1 Objetivo general: ..................................................................................................... 5
1.4.2 Objetivos específicos: ............................................................................................. 5
1.5 JUSTIFICACIÓN: ........................................................................................................ 6
1.5.1 Justificación teórica: ................................................................................................ 6
1.5.2 Justificación práctica: .............................................................................................. 6
1.6 HIPÓTESIS: ............................................................................................................... 7
1.6.1 Hipótesis General: ................................................................................................... 7
1.6.2 Hipótesis Específicas: ............................................................................................. 7
1.6.3 Variables: ................................................................................................................ 8
CAPÍTULO II . ............................................................................................................................. 9
MARCO TEÓRICO ..................................................................................................................... 9
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN: ................................................................... 9
2.1.1 Universidades nacionales: ....................................................................................... 9
2.2 BASES TEÓRICAS:................................................................................................... 14

IV
2.2.1 Administración Pública: ........................................................................................ 14
2.2.1.1 Sistemas Administrativos: ..................................................................................... 15
2.2.2 Sistema de Abastecimiento: .................................................................................. 17
2.2.2.1 Marco Legal del Sistema de Abastecimiento: ....................................................... 17
2.2.2.2 Finalidad del Sistema: ........................................................................................... 18
2.2.2.3 Importancia: .......................................................................................................... 18
2.2.2.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento: .............................................. 18
2.2.2.5 Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y Activos
Fijos: ...................................................................................................................... 19
2.2.2.6 Procesos Técnicos del Sistema de Abastecimiento del Sub Sistema de
información: .......................................................................................................... 21
2.2.2.7 Plan Anual de Contrataciones PAC: ....................................................................... 28
2.2.3 Sistema de Presupuesto Público: ........................................................................... 32
2.2.3.1 Norma Constitucional: ........................................................................................... 32
2.2.3.2 El Presupuesto comprende: .................................................................................... 33
2.2.3.3 La Administración Financiera del Sector Público: .................................................. 34
2.2.3.4 Fases del Proceso Presupuestario: ......................................................................... 38
2.2.3.5 Programación de Compromisos Anualizados: ...................................................... 40
2.2.3.6 Certificación del Crédito Presupuestario (CCP): .................................................. 41
2.2.3.7 Compromiso del Gasto: .......................................................................................... 43
2.2.4 Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP): .............................. 44
2.2.4.1 Filosofía del Sistema: ............................................................................................. 45
2.2.4.2 Puesta en marcha oficial del Sistema: ................................................................... 46
2.2.4.3 Ámbitos del Sistema: ............................................................................................ 48
2.2.4.4 Flujo de Información: ............................................................................................ 49
2.2.4.5 Módulos del sistema: ............................................................................................. 50
2.2.5 Sistema Integrado de Gestión Administrativa: ...................................................... 51
2.2.5.1 Qué es un SIGA: ................................................................................................... 52
2.2.5.2 Finalidad del SIGA: .............................................................................................. 52
2.2.5.3 Beneficios en Implementación del SIGA para la U.E: .......................................... 54
2.2.5.4 Etapas en la Implantación del SIGA: .................................................................... 55

V
2.3 MARCO CONCEPTUAL: ........................................................................................... 61
2.3.1 Abastecimiento: ..................................................................................................... 61
2.3.2 Adquisición: .......................................................................................................... 62
2.3.3 Año Fiscal: ............................................................................................................ 62
2.3.4 Clasificador por Objeto del Gasto: ........................................................................ 62
2.3.5 Calendario de Compromisos: ................................................................................ 62
2.3.6 Compromiso: ......................................................................................................... 63
2.3.7 Ejecución de Gastos: ............................................................................................. 63
2.3.8 Pliego presupuestario: ........................................................................................... 64
2.3.9 Proceso Técnico de Programación: ....................................................................... 64
2.3.10 Presupuesto Institucional de Apertura (PIA): ....................................................... 65
2.3.11 Presupuesto Institucional Modificado (PIM): ....................................................... 65
2.3.12 Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada: ............................................. 65
2.3.13 Sector Público: ...................................................................................................... 65
2.3.14 Unidad Ejecutora (UE): ......................................................................................... 65
CAPÍTULO III ............................................................................................................................ 66
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................................ 66
3.1 MÉTODOS:............................................................................................................... 66

3.1.1 Método Inductivo: ................................................................................................. 66


3.1.2 Método Deductivo: ................................................................................................ 66
3.1.3 Método Descriptivo: .............................................................................................. 66
3.2 POBLACIÓN: ........................................................................................................... 67
3.3 MUESTRA: .............................................................................................................. 67
3.4 TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS:....................................................... 67
3.4.1 Análisis Documental: ............................................................................................ 67
3.4.2 Observación Directa: ............................................................................................. 68
3.4.3 Análisis de Información: ....................................................................................... 68
3.4.4 Entrevistas: ............................................................................................................ 68
3.4.5 Encuestas: .............................................................................................................. 69
3.5 PROCESAMIENTO DE DATOS: .................................................................................. 69
3.6 ALCANCES Y LIMITACIONES:.................................................................................. 70

VI
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................ 71
ANALISIS DE RESULTADOS ................................................................................................. 71
4.1 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS:........................................................................ 71
4.1.1 Del Análisis y Evaluación de la Aplicación del Proceso Técnico de Programación
............................................................................................................................... 71
4.1.2 De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y su incidencia en la
Ejecución presupuestal. ......................................................................................... 80
4.1.3 De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y Su Incidencia en el
Registro Administrativo del Sistema Integrado de Administración Financiera
(SIAF – SP). .......................................................................................................... 88
4.1.4 Incidencia en la Información Financiera y Presupuestal. ...................................... 92
4.2 CONTRASTACIÓN DE HIPÓTESIS. .......................................................................... 100
4.2.1 Hipótesis Específicas: ......................................................................................... 100
4.2.2 Hipótesis General: ............................................................................................... 102
CONCLUSIONES..................................................................................................................... 103
RECOMENDACIONES........................................................................................................... 105
BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................... 107
ANEXOS .................................................................................................................................... 110

VII
LISTA DE TABLAS

Tabla N° 01: De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación. Resumen Total de UEs –

Área de Logística................................................................................................... 72

Tabla N° 02. De la Aplicación del Proceso Técnico De Programación y su Incidencia en la

Ejecución Presupuestal. ......................................................................................... 83

Tabla N° 03. De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y Su Incidencia en La

Información Financiera y Presupuestal. ................................................................ 96

Tabla N° 04. Porcentaje porcentual como resultado de la deficiente PROGRAMCION en las

Unidades Ejecutoras. ............................................................................................... 99

Tabla N° 05. De la Aplicación del Proceso Técnico y Su Incidencia en La Información

Financiera y Presupuestal. ....................................................................................... 99

VIII
LISTA DE FIGURAS

Figura N° 01: Sistemas Administrativos del Estado Peruano. ............................................... 16

Figura N° 02: Flujo Programación de Compromiso Anual. .................................................. 41

Figura N° 03: Sistema Gerencial Administrativo de Una Unidad Ejecutora. .......................... 50

Figura N° 04: Módulos del SIAF-SP ................................................................................. 51

Figura N° 05: Macroprocesos SIGA. ................................................................................ 55

Figura N° 06: Flujo Ejecución SIGA. ................................................................................ 61

Figura N° 07: Módulo de Procesos Presupuestarios-Programación de Gastos – PCA

Programación de Compromisos Anualizados UGEL Sur. ............................... 81

Figura N° 08: Módulo de Procesos Presupuestarios-Programación de Gastos –PCA

Programación de Compromisos Anualizados Región Policial Arequipa. ........... 82

Figura N° 010: Porcentaje de Ejecución 2015- UGEL SUR. ................................................ 85

Figura N° 011: Porcentaje de Ejecución 2015– REGION POLICIAL AREQUIPA. ................ 86

Figura N° 013: Plan de Obtención Inicial – UGEL Sur. ....................................................... 89

Figura N° 014: Consolidado de Cuadro de Necesidad 2016 – XI DIRTEPOL Arequipa. ......... 89

Figura N° 015: Módulo SIAF – SP (Registro Administrativo) Unidad Ejecutora UGEL SUR. . 90

Figura N° 016: Módulo SIAF – SP (Registro Administrativo) Unidad Ejecutora XI- DIRTEPOL

Arequipa. ............................................................................................... 91

Figura N° 017: Módulo Contable SIAF – SP Control de Envío de la Información Financiera

U.E. UGEL SUR. .................................................................................... 92

Figura N° 018: Módulo Contable SIAF – SP Control de Envío de la Información Financiera

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa. ............................................... 93

IX
Figura N° 019: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Envío de la Información

Presupuestal U.E. UGEL SUR. ................................................................. 93

Figura N° 020: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Envío de la Información

Presupuestal U.E. XI-DIRTEPOL Arequipa. .............................................. 94

Figura N° 021: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Aprobación de Certificaciones UE

XI-DIRTEPOL Arequipa.......................................................................... 94

X
RESUMEN

El trabajo de investigación titulado “ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DEL PROCESO

TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE

ABASTECIMIENTO, SU INCIDENCIA EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL SIAF-

SP” se realizó en la Administración de dos entidades del Sector Público (Ministerio de

Educación-Ministerio del Interior), analizando y evaluando de qué manera incide la inaplicación

en algunos casos y aplicación inadecuada en otros, del Proceso Técnico de Programación, en la

ejecución de gastos del ejercicio así como su incidencia en el Registro Administrativo SIAF-SP

en lo que corresponde a errores comunes en el ingreso de estos registros debido a muchas veces a

la falta de Programación con la consiguiente pérdida de tiempo, lo que conlleva incluso a

retrasos en la formulación de Información Financiera y Presupuestal.

La Población en estudio está representada por Unidades Ejecutoras del sector Público de la

Región Arequipa, la muestra está representada por la Unidades Ejecutora 303-1104 Región

Arequipa-Educación Arequipa Sur (UGEL SUR) y 022-1147 XI DIRTEPOL AREQUIPA

(Región Policial Arequipa), el trabajo se realizó en las Oficinas de Abastecimiento, Contabilidad,

y Presupuesto, para poder determinar la incidencia que parte de la Programación (Oficina de

Abastecimiento) ligado a la Ejecución Presupuestal (Oficina de Presupuesto) y la presentación

oportuna de Información Financiera y Presupuestal (Oficina de Contabilidad).

Para determinar los resultados de la presente investigación se ha aplicado los métodos inductivo,

deductivo y descriptivo, habiéndose contrastado el problema con las hipótesis, llegando a las

conclusiones siguientes:

XI
PRIMERA: El Proceso Técnico de Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento

influye significativamente en la ejecución del presupuesto asignado a las Unidades Ejecutoras

UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa, situación que se refleja en el SIAF SP. Hecho

corroborado durante el desarrollo de la presente tesis y demostrado a través de las técnicas,

encuestas y entrevistas aplicadas y desarrolladas para el sustento de la Hipótesis General.

SEGUNDA: La no aplicación del Proceso Técnico de Programación genera una tardía ejecución

de gastos en la adquisición de bienes y servicios, incidiendo directamente en la ejecución

negativa de los presupuestos en forma mensual, trimestral y anual, puesto que al no existir

información planificada de los gastos, estos se realizan sin respetar los techos dispuestos en el

PIM.

TERCERA: La U.E. UGEL SUR cuenta con el Sistema Integrado de Gestión Administrativa

(SIGA MEF) y que dentro de las ventajas de su uso contempla la “Programación real de

necesidades desde el origen (centro de costos)”, permitiendo elaborar la programación

automatizada contando para ello con información de ítems valorados dando posibilidad al

seguimiento, así como reprogramaciones si esto fuera necesario, a diferencia de la U.E. XI

DIRTEPOL Arequipa que no cuenta con un sistema para la programación de sus bienes y

servicios a ser adquiridos. Asimismo se observa que ambas unidades ejecutoras no cuenta con

personal capacitado para desempeñar el Proceso Técnico de Programación.

CUARTA: La no aplicación del proceso técnico de PROGRAMACION (catalogación),

oportunidad de ejecución de presupuesto, incide en los errores de datos en el Registro

Administrativo del SIAF-SP, puesto que al no utilizar la Tabla de Operación que vincula la

cuenta contable al clasificador presupuestal en la elaboración de Órdenes de Compra y de

XII
Servicio generan desnaturalización del gasto que luego son trasladados al Registro

Administrativo, siendo una de las causas por la no presentación oportuna de los estados

financieros y presupuestarios.

QUINTA: El porcentaje de devolución a nivel financiero en la U.E. UGEL SUR en la fuente de

financiamiento Recursos Ordinarios es del 0.5% y fuente de financiamiento Recursos

Directamente Recaudados es del 42%. Mientras que en la U.E. XI DIRTEPOL Arequipa es del

42.90% y fuente de financiamiento recursos directamente recaudados es del 14%. siendo este un

margen que refleja desatención en las necesidades y una mala distribución en el presupuesto de

las Unidad Ejecutoras en estudio.

Palabras Clave: proceso, ejecución, SIAF-SP, SIGA, programación.

XIII
INTRODUCCIÓN

El trabajo de investigación sobre “Análisis y Comparación del Proceso Técnico de

Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento, su incidencia en la Ejecución

Presupuestal del SIAF-SP”, enmarcada dentro de los Sistemas Administrativos de

Abastecimiento, Presupuesto y Contabilidad, revisa un problema común y si se quiera de larga

data, puesto que a pesar de que el Sistema Administrativo de Abastecimiento tiene vigencia

desde el año 1978 y a partir de esa fecha sus 11 (once) Procesos Técnicos fueron instituidos,

hasta ahora estas no han sido convenientemente implementadas, complementadas ni aplicadas en

un cien por ciento en todas las entidades u organismos públicos y esta es una realidad a nivel

nacional de la que la Región Arequipa no escapa, si bien es cierto con la sistematización de los

procedimientos administrativos se han salvado muchas deficiencias, se debe mencionar que las

unidades ejecutoras del sector Educación ya cuentan a la fecha con una herramienta, que si bien

no es de uso oficial aun, ha sido impuesta por el Ministerio de Educación, por los buenos

resultados obtenidos a nivel central, permitiendo su instalación en todo el Sector a nivel nacional.

Se trata del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), dentro del cual se encuentra el

Modulo de Logística (ML) que permite programar los bienes y servicios de una forma más

precisa, así como su reprogramación si es que fuera necesario durante la ejecución presupuestal

dentro del ejercicio. A diferencia del Ministerio del Interior que a la fecha se encuentra en la

etapa de implementación del referido sistema.

Asimismo, como claro antecedente podemos mencionar que su no aplicación, ejecución y

evaluación de la Programación por parte de estas entidades, ocasiona como perjuicio inmediato

compras indiscriminadas y desmedidas, stocks improductivos, obsolescencia técnica, merma,

XIV
deterioro, pérdida, sustracción, de los artículos comprados, lo que significa un despilfarro de

fondos públicos, incumpliendo las normas vigentes que regulan la materia. Además de crear un

clima de desconcierto en función a la Programación de Compromisos Anual (PCA) al utilizar las

certificaciones no por un todo sino por requerimientos individuales, obligando a realizar los

Compromisos Anuales de la misma forma, convirtiendo a esta última, ni siquiera a un

compromiso mensual, sino a un compromiso por cada pedido o requerimiento.

Si bien es cierto y es algo que no podemos dejar de mencionar, que hay un significativo

porcentaje de entidades públicas que efectúan su programación de bienes y servicios con el fin

de sustentar sus respectivos presupuestos anuales, las misma que no se hace de acuerdo a las

normas establecidas.

Por todo lo mencionado queremos alertar sobre este problema común, y llevar como

beneficio inmediato sobre los puntos en los cuales se adolece más como por ejemplo: personal

idóneo con experiencia en el sistema, capacitaciones más frecuentes y adecuadas, y plantear un

instructivo sencillo que facilite la labor de la Programación.

XV
1

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Descripción del problema:

El Sector Público en nuestro país se encuentra estructurado administrativamente por

Pliegos Presupuestarios, Unidades Ejecutoras y un Órgano Rector en el Nivel Central.

Para asegurar el uso eficiente, eficaz y racional de los recursos fiscales, el Sector Público

cuenta con Sistemas Administrativos que son conjuntos de técnicas, normas y

procedimientos referidos a cada una de las actividades de la administración gubernamental,

en este contexto, de acuerdo a la Ley N° 29158, (2007) en su artículo Nº 46:

los Sistemas Administrativos del Sector Público son: de Gestión de Recursos Humanos,

Abastecimiento, Presupuesto Público, Tesorería, Endeudamiento Público, Contabilidad,

Inversión Pública, Planeamiento Estratégico, Defensa Judicial del Estado, Control,

Modernización de la Gestión Pública. El Poder Ejecutivo tiene la rectoría de los Sistemas

Administrativos, con excepción del Sistema Nacional de Control. El Sistema Nacional de

Planeamiento Estratégico se rige por la ley de la materia. (p. 18)

El Administrador de un Sistema Administrativo, desarrolla sus funciones dentro de un

marco restrictivo que no le permite un nivel conveniente de discrecionalidad y como

consecuencia, tampoco el aporte creativo y profesional necesario, tanto para el desarrollo y

perfeccionamiento del mismo Sistema Administrativo en el que se encuentra inmerso,

como para una gestión eficiente que coadyuve al logro de las metas y objetivos

institucionales, podemos citar como una de las causales de este ambiente restrictivo la gran

cantidad de normas que el Administrador tienen la obligación de conocer y aplicar, es un


2

factor que produce serias limitaciones y deficiencias en la Administración Pública; sin

embargo también debemos resaltar el hecho que si bien es cierto que las normas en muchos

de los casos se convierte en pie de tropiezo, también existe situaciones en la que los

Administradores no conocen o conocen poco de estas normas lo que agrava más la

situación de deficiencias en el Sector Público.

Se ha notado que existen frases que se repiten en la Administración Pública que tienen

que ver con el asunto materia de la investigación, y que se presentan como palabras

alucinantes pero lastimosamente muy reales.

 ¿Por qué tramitas este expediente tan rápidamente? ¿Buscas algún beneficio?

 ¿Por qué demoras?

 Estas obstruyendo, Juan Pérez es ineficiente e incapaz. Hay que trasladarlo a

Abastecimiento.

 Administración no es importante. Lo importante son los órganos de línea.

Estas interrogantes y expresiones que nos presenta el problema, y expuestas líneas

arriba, nos permite visualizar el panorama en el cual se desenvuelve el planteamiento

enmarcado en los Sistemas Administrativos de Abastecimiento, Presupuesto Público y

Contabilidad. El presente trabajo de investigación enfoca un problema común en el ámbito

de las Unidades Ejecutoras (UEs). Se ha tomado como muestra dos (02) UEs para

representar, Sector de Educación U.E. 303-1104 UGEL SUR e Interior U.E. 022-1147 XI

DIRTEPOL Arequipa.

El Proceso Técnico de PROGRAMACIÓN es a entender de muchos autores “la

columna vertebral” del Sistema de Abastecimiento, sin embargo en muchas entidades no lo

toman así, es más ni siquiera consideran ya al Abastecimiento como un Sistema


3

Administrativo con las mismas prerrogativas que los demás Sistemas Administrativos

(Contabilidad, Tesorería, Personal, Presupuesto) esto merced a la desactivación del INAP

que fuera el Ente Rector de este Sistema, pero lo que se debe entender es que la Ley que

institucionaliza el Sistema de Abastecimiento Ley N° 22056 del 29/12/77 está vigente a la

fecha, y es, esta Ley la que dota al Sistema de Abastecimiento de sus once Procesos

Técnicos, siendo uno de ellos el PROCESO TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN, es decir la

vigencia de la “Programación” como quehacer del abastecimiento es muy actual y a la ves

antigua.

La inadecuada aplicación, del Proceso Técnico de la Programación por parte de las

entidades públicas, trae como inmediata consecuencia: compras indiscriminadas y

desmedidas, stock improductivos, capitales muertos o inmovilizados, obsolescencia

técnica, merma, deterioro, perdida, sustracción de los artículos almacenados, etc.

Originando que no se cuente con un acopio de la información sobre qué y cuanto necesitan

todas sus unidades usuarias, para que puedan realizar sus actividades durante todo el

ejercicio, pero de una forma razonable y sincera. Esto provoca una inadecuada ejecución

de los fondos públicos requeridos, muchas veces para otros fines o actividades, afectando

también el ingreso correcto de datos al Registro Administrativo en el SIAF-SP pues se

configura una ejecución de gastos de manera desordenada y muchas veces a destiempo.

1.2 Delimitación de la investigación:

1.2.1 Delimitación espacial:

Representada por las Unidades Ejecutoras Publicas de la Región Arequipa.


4

1.2.2 Delimitación temporal:

El periodo en que se lleva a cabo la investigación es de Junio del 2015 a Junio


2016.

1.3 Formulación de problemas:

1.3.1 Formulación del problema general:

¿Existe relación entre la aplicación del Proceso Técnico de Programación del

Sistema Administrativo de Abastecimiento, y su incidencia en la ejecución

presupuestal del SIAF SP en las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI

DIRTEPOL Arequipa?

1.3.2 Formulación de problemas específicos:

a. ¿De qué manera la aplicación del Proceso Técnico de Programación del

Sistema Administrativo de Abastecimiento influye en la eficiente ejecución de

gastos del presupuesto asignado a las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI

DIRTEPOL Arequipa, situación reflejada en el SIAF SP?

b. ¿Es la tardía ejecución de gastos en las adquisiciones de bienes y servicios la

consecuencia de los errores en el ingreso de datos en el Registro

Administrativo del SIAF-SP en las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI

DIRTEPOL Arequipa?

c. ¿Es la información contable presentada en forma inoportuna consecuencia de la

mala Programación de las adquisiciones de bienes y servicios en las Unidades

Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa?


5

1.4 Objetivos de la investigación:

1.4.1 Objetivo general:

Determinar la relación que existe entre el Proceso Técnico de Programación

del Sistema Administrativo de Abastecimiento y su incidencia en la ejecución

presupuestal del SIAF SP de las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL

Arequipa.

1.4.2 Objetivos específicos:

a. Identificar y analizar las causas que no permiten la formulación del Proceso

Técnico de Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento,

situación que influye en la adecuada ejecución presupuestal del SIAF SP de las

Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.

b. Evaluar las incidencias de la tardía ejecución de gastos en la adquisición de

bienes y servicios, así como su consecuencia en los errores en el ingreso de

datos en el Registro Administrativo del SIAF-SP de las Unidades Ejecutoras

UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.

c. Formular recomendaciones y lineamientos tendientes a mejorar la aplicación

del Proceso Técnico de Programación en las Oficinas de Abastecimiento,

permitiendo una adecuada ejecución presupuestal y presentación oportuna de la

información contable en las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL

Arequipa.
6

1.5 Justificación:

1.5.1 Justificación teórica:

El aporte de la presente tesis se centra en el estudio del Proceso Técnico de

Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento, el mismo que va a

determinar la oportunidad y cantidad de bienes y servicios que necesita una entidad,

de tal forma que se tratará de conocer la relación que existe entre la programación

del sistema de abastecimiento y su incidencia en el proceso de ejecución

presupuestaria en el SIAF SP.

1.5.2 Justificación práctica:

Se ha considerado necesario llevar a cabo el presente estudio, a fin de mejorar

la ejecución de gasto del presupuesto asignado a las Unidades Ejecutoras UGEL

SUR y XI DIRTEPOL Arequipa, contribuyendo a lograr la calidad en el gasto, que

repercutirá en la satisfacción oportuna de los bienes y servicios a ser adquiridos y

cumplimiento de objetivos trazados en el Plan Operativo Institucional de cada

entidad.

 Se realizará una encuesta directa con los responsables de Logística, Presupuesto

y Contabilidad, permitirá contrastar las hipótesis y elaborar resultados.

 El trabajo servirá como antecedente para futuras investigaciones.


7

1.6 Hipótesis:

1.6.1 Hipótesis General:

Existe una relación entre la aplicación del Proceso Técnico de Programación

del Sistema Administrativo de Abastecimiento y su incidencia en la ejecución

presupuestal del SIAF SP de las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI

DIRTEPOL AREQUIPA, período 2015-2016.

1.6.2 Hipótesis Específicas:

Hipótesis Especifica Nro.1.- Existe una incorrecta aplicación del Proceso

Técnico de Programación en las Oficinas de Abastecimiento de las Unidades

Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa, situación que se ve reflejada

en el SIAF SP.

Hipótesis Especifica Nro.2.- Existe una tardía ejecución de gastos en la

adquisición de bienes y servicios, originando como consecuencia errores de datos

en el registro administrativo del SIAF-SP de las Unidades Ejecutoras UGEL SUR

y XI DIRTEPOL Arequipa.

Hipótesis Especifica Nro.3.- Es posible proponer lineamientos adecuados que

mejoren la aplicación del proceso técnico de programación en las oficinas de

abastecimiento, de forma que se permita una adecuada ejecución presupuestal y

presentación oportuna de la información contable en las Unidades Ejecutoras

UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.


8

1.6.3 Variables:

VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES

Proceso Técnico de Determinación de - Presupuesto Asignado (PIA, PIM)


Necesidades
INDEPENDIENTE

Programación

Ejecución de la - Adquisición de bienes y servicios


Programación

Evaluación de la - Eficiencia y eficacia


Programación

SIAF SP - Metas y objetivos

Cumplimiento en la - Presupuesto asignado versus


Ejecución Presupuestal

ejecución del programado


DEPENDIENTE

presupuesto de
bienes y servicios

Presentación - Elaboración de estados financieros


oportuna de
información
contable
9

CAPÍTULO II.

MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la investigación:

En cuanto a los trabajos de investigación realizados en la facultad de Ciencias

Contables y Financieras de la Universidad Nacional de San Agustín, encontramos en la

biblioteca especializada algunos que tienen relación con el planteamiento de nuestro

proyecto de investigación entre los cuales podemos citar:

2.1.1 Universidades nacionales:

a. Universidad Nacional de San Agustín:

Autor : Bach. Segovia Mamani, Shirley Cinthya.

Título : “Problemática de los Procesos de Selección de Bienes de

Funcionamiento en las Adquisición y su Incidencia en la Gestión

Contable de la Universidad Nacional de San Agustín año 2012”

Resumen : La tesista da a conocer en su investigación lo siguiente:

 Que la oficina Universitaria de Logística presenta limitaciones y deficiencias

evidenciando la falta de comunicación con el área usuaria y las oficinas

conexas a un proceso de selección.

 Que el personal que labora no está capacitado adecuadamente, dificultando la

gestión en dicha área ya que se actúa de manera desordenada situación que no

permite la conciliación, control y registro contable adecuado afectando la

información de los estados financieros.


10

 Se ha observado las deficiencias en la adquisición de bienes, lo que dificulta

un proceso normal en el manejo de recursos de la Universidad y estos a su

vez repercuten en la toma de decisiones de la gestión contable.

 También señala que al ser la Universidad una entidad estatal, los trámites que

se realizan deben de cumplir con una serie de procedimientos uno de los

cuales es la autorización de las compras por parte del Rector, el cual no es un

trámite ágil sino más bien tiene una demora y en muchos casos excesiva por

las muchas actividades del rector, por la cual obstaculiza el procedimiento

para culminar un proceso de selección. Así como la inadecuada coordinación

de los procedimientos administrativos y documentarios que sustentan los

ingresos y salidas de bienes de almacén tienen incidencia en el estado de

Situación Financiera y el Estado de Gestión provocando una variación en el

rubro de Existencias y Gastos de bienes por lo cual no se tendría una

información real ni confiable.

Habiendo determinado en sus recomendaciones lo siguiente:

 Que es necesario que la Oficina Universitaria de Logística se interrelacione

sistemáticamente con las demás áreas usuarias, en especial con Contabilidad,

dado que todos los procesos de selección deben de estar registrados en ambas

áreas; para si no tener una equivocada percepción y que los registros

contables no tengan inconsistencias y los estados financieros posean

información real y oportuna.

 Expedir una directiva interna a todas las áreas usuarias indicando cual es la

forma como debe llegar al requerimiento que a descripción de los materiales


11

requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para

evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los

proveedores.

 La Oficina Universitaria de Logística con su dependencia almacén en

coordinación con el área de contabilidad deberá de cotejar las existencia en

forma mensual de los bienes en almacén que cuente con la documentación

que sustente origen de los bienes que se encuentran en el almacén o si ya

salieron a las dependencias para así tener una información real y oportuna de

los Estados Financieros.

b. Universidad Nacional de San Agustín:

Autores : Bachiller Fernández Fernández, Rubén Celestino

Título : “Eficacia del SIAF en la Gestión de las Finanzas Públicas de la

Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa 2010”

Resumen : El tesista llega a los siguientes resultados:

 Que los SIAF se han concentrado en Gestionar y Producir Información

Financiera, con muy poco desfase en tiempo, dirigida básicamente a dos tipos

de usuarios principales: tomadores de decisiones Financieras/Presupuestarias

típicamente: Oficinas de Presupuesto, Tesorería, Banco de la Nación.

 Que teniendo en cuenta las bases de Contabilidad y Presupuesto utilizadas,

los sistemas aún no están preparados para entregar una información genuina

de costos, aun cuando todos disponen de un buen avance en cuanto a la

posibilidad de identificar gran parte de los gastos incurridos por programas o


12

proyectos y la posibilidad del Sistema Integrado de Administración

Financiera (SIAF). Representando un gran avance interno de consolidación

del procedimiento, consolidación de la información y como un facilitador de

las operaciones. Pero hoy en día, necesita servir más como un instrumento

Gerencial.

 Precisa una modernización para que la información sea emitida y trabajada de

una forma más simple y más gerencial, señalando que la burocracia del

sistema gubernamental del Gobierno, es una gran traba para una mejor

eficiencia de todos.

 El SIAF es un instrumento que trajo una agilidad tremenda para el proceso, a

medida que redujo sustancialmente las posibilidades de bloqueos

burocráticos, con la tramitación de los papeles en el día a día de un reporte

pudiendo poner on-line en cualquier parte del país inmediatamente.

Precisando que no solamente sea un sistema de registro, si no que permita por

ejemplo en el tema de bienes tener consultas on-line y saber si hay una

disponibilidad en un almacén, donde están ubicados los bienes físicos que

deje a ser un simple sistema de registro, tener prácticamente la información

en línea de la ejecución presupuestaria de los organismos.

c. Universidad Privada San Martin de Porres:

Autores : Mag. Nieto Modesto, David Abel.


Título : “El Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) y

la Gestión Financiera/Presupuestal en el Sector Público en el Perú

y Latinoamérica periodo 2011-2013”


13

Resumen : El tesista tuvo como objetivo general determinar si el Sistema

Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) produce un impacto

significativo en la gestión financiera/presupuestal en el sector público, período

2011-2013.

Los principales resultados a los que se llegó permiten indicar que el Sistema

Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) produce un impacto

significativo en la gestión financiera/presupuestal en el sector público; y eso se

puede notar en el manejo de información integral que se administra a este

sistema, la ejecución presupuestaria que se lleva a cabo por todas las

dependencias a nivel nacional y la contabilización de las diversas operaciones

financieras.

Habiendo llegado a determinar lo siguiente:

 Que el manejo de la información integral proporcionada por el SIAF-SP,

optimiza significativamente la gestión de los recursos públicos en el sector

público, sin embargo el personal encargado del manejo de este sistema no

está debidamente capacitado.

 Determinó que la ejecución presupuestaria realizada a través del SIAF-SP,

permite obtener información confiable para la gestión en el sector público,

pero es necesario establecer controles de todas las operaciones


14

2.2 Bases Teóricas:

2.2.1 Administración Pública:

Según Flores (1997) afirma. “Es el conjunto de entidades con autoridad

delegada por el Estado con el fin de administrar eficientemente los Recursos

Nacionales para lograr el bien común que es la meta del Gobierno” (p. 45). La

Administración Pública es una organización a través de la cual se ejerce la acción del

gobierno de acuerdo con la ley, el presupuesto, las normas y reglamentos, orientada

al establecimiento de metas y objetivos, a la ejecución de actividades y al control y

evaluación de la gestión del Estado.

Esta apreciación general, según Alvarado (2012) indica. “Que la Administración

Pública se caracteriza por que básicamente se ocupa de los fines que conciernen al

Estado, lo cual la relaciona en toda su extensión con la sociedad y con la economía

en su conjunto” (p. 78). Para que el Estado pueda cumplir eficazmente sus fines

esenciales de lograr el bienestar de la colectividad, es precisa e indispensable la

acción dinámica y permanente de un conjunto de entidades con múltiples acciones,

adecuadas y técnicamente coordinadas estrechamente entre sí.

En términos generales “Administración Pública”, se identifica dentro del sistema

constitucional con el Poder Ejecutivo, que comprende al Gobierno Nacional y a la

Administración, es en otras palabras la maquinaria operativa del Estado, en su

sentido más amplio es un conjunto de ideas, actitudes, normas, procesos,

instituciones y otras formas de conducta humana que determinan cómo se distribuye

y ejerce la autoridad política y cómo se atiende los intereses públicos. De ahí que sus
15

métodos de trabajo, sus técnicas y su campo de adecuación, resulten decisivos, de

acuerdo con los adelantos científicos, y sobre todo con las necesidades perentorias

del Pueblo, en armonía con el anhelo de servirlo cada vez mejor y sobre todo,

oportunamente.

2.2.1.1 Sistemas Administrativos:

Se entiende como un conjunto armónico e interrelacionado de órganos,

normas, procesos, procedimientos relativos a determinadas organizaciones de

la administración pública, con la finalidad de dar racionalidad y uniformidad

al funcionamiento general de la administración pública para lograr los fines y

objetivos con eficiencia y articulación.

En el Perú, para el cumplimiento de los diferentes organismos del sector

público se debe dar cumplimiento a una serie de normas que regulan cada una

de las principales áreas de la Administración agrupadas en torno a los

llamados Sistemas Administrativos que han sido aceptados con un criterio de

permanente interrelación y cuya aplicación orientada a obtener la máxima

racionalidad en el uso de los recursos humanos, materiales y financieros, tiene

un carácter uniforme e integral en todo el ámbito de la gestión estatal a escala

nacional bajo la dirección de un órgano central que institucionalmente dirige

los procesos de cada sistema, los mismos que son incluidos en sus respectivas

dependencias sectoriales.
16

El Poder Ejecutivo tiene rectoría de los Sistemas Administrativos, con

excepción del Sistema Nacional de Control, el Sistema Nacional de

Planeamiento Estratégico se rige por la ley de la materia.

En ejercicio de la rectoría, el poder ejecutivo es responsable de

reglamentar y operar los Sistemas Administrativos, aplicables a todas las

entidades de la Administración Pública, independientemente de su nivel de

gobierno y con arreglo a la Ley de Procedimiento Administrativo General.

Figura N° 01: Sistemas Administrativos del Estado Peruano.


Fuente: Artículo N° 46 de la Ley N° 29158 – Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
Nota: Elaborado por Blog. Gestión Pública en el Perú. http://fransromel.blogspot.pe/2014/04/sistemas-
administrativos-del-estado.html.
17

2.2.2 Sistema de Abastecimiento:

Es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones,

procedimientos y procesos técnicos, orientados al racional flujo, dotación o suministro,

empleo y conservación de medios materiales; así como aquellas acciones

especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos

productivos que desarrollan las entidades integrantes.

En la actualidad en las entidades públicas, esta actividad está regulada por

diferentes entes normativos, principalmente en lo que se refiere a los procesos de

adquisiciones y contrataciones del Estado y al control de los bienes patrimoniales.

2.2.2.1 Marco Legal del Sistema de Abastecimiento:

Mediante Decreto Ley N° 22056 de fecha 29/12/77 que entro en vigencia a

partir del 1ro. de enero de 1978, fue instituido el Sistema Nacional de

abastecimiento.

Por otro lado, la Constitución Política del Perú, en su artículo 76° establece

que las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos públicos

se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también

la adquisición o enajenación de bienes. La contratación de servicios y proyectos

cuya importancia y cuyo monto se señala en la Ley de Presupuesto se hace por

concursos públicos. La Ley establece el procedimiento, las excepciones y las

respectivas responsabilidades.
18

2.2.2.2 Finalidad del Sistema:

Constituye finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad,

racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos.

2.2.2.3 Importancia:

El Abastecimiento cumple un rol muy importante en la gestión

administrativa gubernamental; dada que de su eficiencia depende el desarrollo

de las actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad,

calidad y productividad para la prestación de los servicios públicos. El mal o

deficiente funcionamiento operativo del abastecimiento prácticamente paraliza

el accionar de la entidad con el consiguiente retraso e incumplimiento de las

metas y objetivos institucionales, al margen de las responsabilidades que de ello

se deriva, en particular con la responsabilidad que asume el titular de la Entidad

y de los funcionarios involucrados en el desarrollo de la ejecución de las

actividades y proyectos y de la administración.

2.2.2.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento:

Las Normas Generales vigentes del Sistema Nacional de Abastecimiento

(SA) aprobadas por Resolución Jefatural N°118-80-INAP/DNA (25-07-80) del

ex – INAP, son las siguientes:


19

SA.05 Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de Bienes:

Todos los bienes adquiridos ingresaran físicamente a la entidad por el

Almacén del órgano de Abastecimiento y para su custodia temporal, esa u otras

dependencias aplicaran principios y procedimientos similares.

SA.06 Austeridad del Abastecimiento:

En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización y/o

administración de bienes y servicios, se aplicaran los criterios e instrumentos

pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de

Abastecimiento.

SA.07 Verificación del estado y utilización de Bienes y Servicios:

Las entidades públicas formularan y aplicaran normas para verificar la

existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que

dispone la entidad.

2.2.2.5 Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimiento y


Activos Fijos:

La Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) para el Área de

abastecimiento y Activos Fijos, aprobadas por Resolución de Contraloría N°

072-98-CG (02/07/1998) señalan los controles internos más importantes que

deben ser implementados por las administraciones gubernamentales a fin de

observar el adecuado funcionamiento de los Procesos Técnicos del

Abastecimiento así como asegurar el buen uso, conservación, custodia y

protección de los bienes del Estado.


20

La Contraloría General de la Republica establece que el abastecimiento

como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo

racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se

orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados

por las entidades.

Las NTCI para el Área de Abastecimiento y Activos Fijos aprobadas por la

Contraloría General de la Republica, son las siguientes:

300-01 Criterios de economía en la compra de bienes y contratación de

servicios:

En toda transacción de bienes y servicios, así como en las demás

actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

En su sentido más amplio economía en la gestión de una entidad pública,

significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir,

orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de

tiempo y otros asuntos.

300-02 Unidad de Almacén:

Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a

través de la unidad de almacén, antes de ser utilizados.

Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad

deben ingresar a través del almacén, aun cuando la naturaleza física de los

mismos requiera su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita.

Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos.


21

Las personas a cargo del Almacén tienen la responsabilidad de acreditar en

documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si las especificaciones

técnicas se ajustan a los requerimientos solicitados por las dependencias de la

institución).

Hay bienes que por su característica especiales tienen que ser almacenados

en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su

utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la

verificación directa y la tramitación de la documentación correspondiente.

2.2.2.6 Procesos Técnicos del Sistema de Abastecimiento del Sub Sistema de


información:

a. Programación:

La programación, es la base fundamental del ordenamiento que debe

existir en un proceso logístico, también es el punto de partida. Donde apenas

se tenga la necesidad de algún material, por lógica debemos determinar la

“cantidad” que necesitamos y para “cuándo” lo requerimos, comparando con

un objetivo logístico, la programación nos va determinar la “oportunidad” y

la “cantidad” del material que necesitamos.

El abastecimiento de bienes y servicios no personales se inicia con la

ejecución de los procedimientos establecidos en el Proceso Técnico para la

programación del Abastecimiento, mediante el cual se prevé en forma racional y

sistemática la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no personales

para el cumplimiento de las metas asignadas a las dependencias de la entidad.


22

Aplica asimismo criterios de austeridad y prioridad, empleando

instrumentos técnicos. Es un elemento más del planeamiento integral de las

entidades públicas, ordena la gestión del abastecimiento.

La consolidación de estas demandas permitirá conocer y satisfacer las

necesidades de bienes y servicios que se requieran, con la finalidad de

determinar los correspondientes procesos de selección en el respectivo Plan

Anual de Contrataciones PAC, institucional.

La Programación del abastecimiento es un proceso técnico complementario

al proceso de Programación y Formulación Presupuestal.

b. Finalidad de la Programación del Abastecimiento:

Conocer y prever en forma racional, equilibrada y sistemática las

necesidades de bienes y servicios no personales de las unidades orgánicas para

el desarrollo y cumplimiento de sus Metas Presupuestarias aprobadas.

Permitir que las decisiones en materia de adquisición y/o contratación de

bienes y servicios, se enmarquen dentro de una política de austeridad y en el

racional uso de los recursos asignados a la entidad.

c. Objetivos:

- Establecer los procedimientos a seguir para la determinación y consolidación

de las necesidades de los bienes y servicios que se requiera para el año fiscal.

- Determinar la cantidad y las características técnicas de los bienes y servicios

que se estima implicara la atención de las funciones y servicios que desarrolla

y presta la Entidad, de acuerdo a su Misión, teniendo en cuenta las Metas

Presupuestarias aprobadas para el año fiscal.


23

- Proponer los procesos de selección para la adquisición y/o contratación de

bienes y servicios a realizarse durante el año fiscal.

d. Fases:

1. Determinación de Necesidades.

Es evidente que para pedir algo, primero se precisa saber qué se

necesita. Por otro lado, para saber lo que se necesita, se deberá determinar

que se busca, cuáles son sus metas y objetivos. En consecuencia, un buen

cuadro de necesidades ha de tener su origen en una planificación de

objetivos, metas cuantificables, por supuesto, en función del presupuesto

asignado y en cumplimiento de las siguientes especificaciones:

- Identificación de los bienes y servicios

- Definición de necesidades

- Precisión de necesidades

- Descripción de bienes y servicios con datos precisos

- Expresión de necesidades con meta específica

- Expresión de cada necesidad en función del monto presupuestado

- Elaboración del cuadro de necesidades

- Aprobación del cuadro de necesidades

- Distribución de los cuadros de necesidades

El Cuadro de Necesidades contendrá la información de bienes servicios

indispensables para la operatividad y funcionamiento de la Entidad, por

concepto de:
24

 Viáticos y asignaciones.

 Viáticos y Fletes (Cambio de colocaciones).

 Vestuario.

 Combustibles y lubricantes.

 Alimentos de personas.

 Materiales explosivos y municiones.

 Servicios No personales.

 Materiales de construcción.

 Bienes de consumo.

 Bienes de distribución gratuita.

 Pasajes y gastos de transporte.

 Servicios de consultoría.

 Servicios prestados por personas jurídicas.

 Otros servicios de terceros.

 Medicamentos.

 Insumos médicos, quirúrgicos u odontológicos y de laboratorio.

 Instrumental médico quirúrgico y odontológico.

 Materiales de enseñanza.

 Materiales de escritorio.

 Servicio de terceros para ejecución de obras (a título oneroso).

 Bienes de capital (equipamiento y bienes duraderos).

 Alquiler de bienes muebles.

 Alquiler de bienes inmuebles.


25

 Materiales de instalación eléctrica y electrónica.

 Enseres.

 Servicio de luz.

 Servicio de agua y desagüe.

 Servicio de telefonía fija y móvil.

 Otros servicios de comunicación (cable).

 Correos y servicios de mensajería.

 Servicios y gestión de evaluación internacional de procesos.

 Publicidad.

 Seguros.

 Servicio de mantenimiento de vehículos.

 Otros gastos en bienes y servicios imprescindibles, para la operatividad de

las unidades orgánicas.

2. Consolidación de Necesidades.

La consolidación de necesidades, consiste pues en reunir en un solo

documento la información sobre las necesidades de bienes y servicios para

cumplir con todas las metas que forma parte de cada una de las categorías

presupuestarias siguientes:

- Meta
- Componente
- Actividad o proyecto
- Sub programas
- Programas
26

Para la consolidación de las necesidades, en base a las metas y

categorías presupuestales señaladas, se realiza teniendo en cuenta los

siguientes pasos:

 Los niveles de consolidación serán determinados por la Oficina de

Logística para atender las necesidades de la Institución.

 La consolidación se inicia con la recopilación de cuadros de

necesidades de la institución, según las diversas categorías

presupuestarias antes señaladas.

 La consolidación se materializa agrupando la información relativa a

los bienes o servicios similares.

 Los valores totales estimados de bienes o servicios serán traducidos al

clasificador por objeto de gasto, aprobado por la Dirección General de

Presupuesto Público-DGPP del MEF.

 La Institución a través del área técnica correspondiente, según sus

características, normará el procedimiento para realizar la

consolidación.

 La consolidación se realizará empleando el formulario “presupuesto

valorado” de bienes o servicios.

 Los presupuestos valorados serán empleadas para establecer el costo

de bienes y servicios y su plan de obtención.

 La información obtenida al consolidar las necesidades de bienes y

servicios servirá para sustentar y formular el presupuesto del pliego en

los rubros que corresponde al abastecimiento.


27

3. Formulación del Plan de obtención.

Esta etapa consiste en determinar cuáles y cuántos de los bienes y

servicios necesarios habrán de adquirirse, en qué períodos, a que costo

global y con qué modalidades.

4. Ejecución de la Programación.

Se entiende por ejecución de la programación del abastecimiento al

conjunto de acciones conducentes a formular documentos, proporcionar

información y realizar el seguimiento para la oportuna provisión de bienes

y servicios.

5. Evaluación de la Programación.

Se conoce con este nombre a un conjunto de operaciones orientadas a

establecer los resultados del proceso técnico desarrollado dentro de un

período anual o específico.

Las siguientes consideraciones son de utilidad para comprender mejor

esta fase de la programación del abastecimiento:

- Se empleará la información generada en cada fase del proceso técnico

de la programación del abastecimiento.

- Las operaciones de evaluación serán realizadas por la unidad orgánica

responsable de la función del abastecimiento de la Institución.

- Con la evaluación se espera obtener resultados específicos en:

 Comparación entre lo previsto y ejecutado

 Información para obtener el costo por meta, unidad orgánica o

categoría presupuestaria en función de bienes y/o servicios.


28

 Eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de

abastecimiento.

 Incidencia de la unidad orgánica de las medidas de austeridad en la

eficiencia.

- Los resultados de la evaluación serán empleados por la Institución para

adoptar medidas correctivas para el mejor servicio del abastecimiento.

- Para evaluar con eficiencia la institución a través de la oficina de la

oficina de logística analizará estadísticamente la información generada

durante el desarrollo de los procesos técnicos de abastecimiento.

2.2.2.7 Plan Anual de Contrataciones PAC:

El Plan Anual de Contrataciones (PAC), es la previsión de bienes,

servicios, incluidos los de consultorías y ejecución de obras, que una entidad

aprueba para un determinado año fiscal, estableciendo el periodo, la cantidad y

el monto referencial a adquirirse o contratar mediante los procesos de selección

establecidos en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Es aquel documento de gestión que contiene todas las compras que realizará la

entidad durante el periodo de un año. Incluye tanto las que se encuentran bajo el

ámbito de aplicación de la Ley como las que no. El PAC además debe estar

vinculado con el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Plan

Operativo Institucional (POI). (Instituto de Ciencias Sociales y Políticas Públicas,

2016, recuperado http://incispp.edu.pe/blog/el-plan-anual-de-contrataciones-pac-

en-la-nueva-ley-de-contrataciones-del-estado/)
29

Todas las entidades del Sector Público dentro del ámbito de la Ley, bajo

responsabilidad del titular del pliego o la máxima autoridad administrativa, se

encuentran obligadas a elaborar, aprobar, modificar, remitir, difundir, ejecutar y

supervisar su Plan Anual de Contrataciones.

El PAC, es elaborado por el Órgano de Abastecimiento, una vez aprobado

el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), en coordinación con la Oficina

de Presupuesto y las áreas usuarias de la Entidad.

a. Finalidad:

Establecer las acciones administrativas para la obtención y/o adquisición de

bienes, contratación de servicios, consultorías y ejecución de obras, bajo los

principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia,

transparencia, economía, vigencia tecnológica y trato justo e igualitario.

Hacer de conocimiento público la información sobre los procesos de

selección referidos a las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos,

Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas y Adjudicaciones de Menor

Cuantía, que la entidad realizara durante el año.

b. Procedimientos de Elaboración del PAC.

 Obtener de la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces en la Entidad,

la conformidad respecto de la efectiva existencia de los recursos, conforme al

Presupuesto Institucional de Apertura – PIA, que permita el pago de las

obligaciones que, durante el ejercicio presupuestal, se generen por los


30

contratos que se celebren como consecuencia de la realización de los

procesos de selección que se aprueben en el PAC.

 Estimar en unidades físicas y monetarias las existencias de bienes en el

Almacén de la Entidad (distinguiéndose el stock mínimo disponible para

consumo) a la fecha en que se iniciará la ejecución del PAC.

 Identificar en el Presupuesto valorado, los servicios que se estima serán

atendidos con medios propios. Luego valorarlos.

 Comparar las previsiones establecidas en el Presupuesto Valorado con el

monto de los Créditos Presupuestarios aprobados en el Presupuesto

Institucional de la Entidad. En caso de que dicho monto resulte deficitario,

se efectuará en coordinación con las unidades orgánicas el ajuste de sus

Cuadros de Necesidades y del respectivo Presupuesto Valorado.

 Al Presupuesto Valorado ajustado se le resta la disponibilidad de las

existencias de bienes (disponibilidad para consumo) y los servicios se estima

serán atendidos con medios propios de la entidad. De esta manera, se

determina la cantidad y monto de adquisición de bienes y servicios a

contratar durante el año fiscal.

 Identificar los periodos de obtención y los procesos de selección que se

deben ejecutar durante el año fiscal.

 Incluir la información proporcionada por las Oficinas de Infraestructura y/o

Inversiones relativa a los estudios, obras y sus respectivas supervisiones que

se prevean ejecutar durante el año fiscal, la cual deberá ser presentada


31

discriminada entre las que continuaran ejecutándose durante el año fiscal y

las que se proyectan ejecutar a partir del mismo.

c. Contenido del PAC:

El Plan Anual de Contrataciones debe contener la siguiente información

mínima:

 El Objeto de la contratación o adquisición.

 La descripción de las especificaciones técnicas de los bienes, servicios,

consultorías u obras a adquirir o contratar.

 El valor referencial estimado de los bienes, servicios, consultorías u obras a

adquirir o contratar.

 El tipo de procesos que corresponda al valor estimado y al objeto.

 La fuente de financiamiento y el tipo de moneda.

 Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de selección

planificados.

 Los procesos de selección que se realizaran por otras entidades del Sector

Público como consecuencia de un Encargo, sea que este tenga o no por

objeto la realización de contrataciones o compras corporativas. En este caso,

la entidad que encarga mantendrá dichos procesos dentro de su PAC solo si

el presupuesto para su realización y para la ejecución del contrato que dé él

se derive se mantenga dentro de su presupuesto institucional y no medie

transferencia presupuestal a la entidad encargada, permaneciendo como meta

institucional de la entidad que encarga.


32

 Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de adquirir y

contratar.

2.2.3 Sistema de Presupuesto Público:

El Sistema nacional de Presupuesto es el conjunto de órganos, normas y

procedimientos que conducen el proceso presupuestario de todas las entidades y

organismos del Sector Público en sus fases de Programación, Formulación, Aprobación,

Ejecución, Control y Evaluación.

Se rige por principios de equilibrio, universalidad, unidad, especialidad,

exclusividad y anualidad.

2.2.3.1 Norma Constitucional:

Según la Constitución Política del Perú (1993) “la administración

económica y financiera del Estado, se rige por el presupuesto que anualmente

aprueba el Congreso” (art. 77).

El Presupuesto asigna equitativamente los recursos públicos. Su

Programación y ejecución responden a criterios de eficiencia, de necesidades

sociales básicas y de descentralización.

Según la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto N° 28411

(2004) en su artículo primero, objeto de la ley señala:

La Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, en adelante Ley General,

establece los principios, así como los procesos y procedimientos que regulan el
33

Sistema Nacional de Presupuesto a que se refiere el artículo 11° de la Ley Marco

de la Administración Financiera del Sector Público – Ley N° 28112. (p.2)

El Presupuesto del Sector Público tiene vigencia anual y coincide con el

año calendario. Durante dicho periodo se afectan los ingresos percibidos dentro

del año fiscal, cualquiera sea la fecha en los que se hayan generado, así como

los gastos devengados que se hayan producido con cargo a los respectivos

créditos presupuestarios durante dicho ejercicio.

El artículo I correspondiente al Equilibrio Presupuestario de los Principios

Regulatorios (Ley 28411, 2004), señala que:

El Presupuesto del Sector Público está constituido por los créditos

presupuestarios que representan el equilibrio entre la previsible evolución de

los ingresos y los recursos a asignar de conformidad con las políticas

públicas de gasto, estando prohibido incluir autorizaciones de gasto sin el

financiamiento correspondiente. (p.1)

2.2.3.2 El Presupuesto comprende:

Los gastos que, como máximo, pueden contraer las Entidades durante el

año fiscal, en función a los créditos presupuestarios aprobados y los ingresos

que financian dichas obligaciones.

Los objetivos y metas a alcanzar en el año fiscal por cada una de las

Entidades con los créditos presupuestarios que el respectivo presupuesto les

apruebe.
34

2.2.3.3 La Administración Financiera del Sector Público:

Mediante la Ley Nº 28112, publicada en el diario oficial “El Peruano” el

día 28 de noviembre del 2003, se instituye la función de Administración

Financiera del Estado, función que dicha norma legal la define como el conjunto

de normas, principios y procedimientos utilizados por los sistemas que la

conforman y, a través de ellas, por las entidades y organismos participantes en el

proceso de planeamiento, captación, asignación, utilización, custodia, registro,

control y evaluación de los fondos públicos.

El Presupuesto del Sector Público es el instrumento de programación

económica y financiera, de carácter anual y es aprobada por el Congreso de la

República. Su ejecución comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre

de cada año.

La totalidad de los ingresos y gastos públicos deben estar contemplados en

los Presupuestos Institucionales aprobados conforme a Ley, quedando prohibida

la administración o gerencia de fondos públicos, bajo cualquier otra forma o

modalidad. Toda disposición en contrario es nula de pleno derecho.

a. La Dirección Nacional de Presupuesto Público:

La Dirección Nacional de Presupuesto Público es el órgano rector del

Sistema Nacional de Presupuesto, dicta las normas y establece los

procedimientos relacionados con su ámbito, en el marco de lo establecido en la

Ley Nº 28112, directivas presupuestarias y disposiciones complementarias.

Las principales atribuciones de la Dirección Nacional de Presupuesto son:


35

 Programar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar la gestión del proceso

presupuestario.

 Elaborar el anteproyecto de la ley anual de presupuesto.

 Emitir las directivas y normas complementarias pertinentes.

 Efectuar la programación mensualizada del Presupuesto de Ingresos y

Gastos.

 Promover el perfeccionamiento permanente de la técnica presupuestaria.

 Emitir opinión autorizada en materia presupuestal.

b. Entidad Pública:

Constituye Entidad Pública, todo organismo con personería jurídica

comprendidos en los niveles de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y

Gobierno Local, incluidos sus respectivos Organismos Públicos

Descentralizados y empresas, creadas o por crearse; los fondos, sean de

derecho público o privado cuando este último reciba transferencias de fondos

públicos, las empresas en las que el Estado ejerza el control accionario; y los

Organismos Constitucionalmente Autónomos.

c. Pliegos Presupuestarios:

Constituyen pliegos presupuestarios las Entidades Públicas a las que se le

aprueba un crédito presupuestario en la Ley de Presupuesto del Sector Público.

Son las Entidades del Sector Público a las que se les ha aprobado una

Asignación Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto.

Desde el punto de vista operativo, los Pliegos Presupuestarios son los

organismos ejecutores responsables del cumplimiento de las Metas


36

Presupuestarias y del logro de los Objetivos Institucionales trazados para cada

Año Fiscal, responsabilizándose igualmente de la atención de los gastos

adicionales no contemplados en el PIA que se presenten durante la Fase de

Ejecución Presupuestal de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria y

financiera existente. Los pliegos presupuestarios se crean o suprimen mediante

Ley.

d. Unidades Ejecutoras:

La Unidad Ejecutora constituye el nivel descentralizado u operativo en las

entidades y organismos del Sector Público, con el cual se vinculan e

interactúan los órganos rectores de la Administración Financiera del Sector

Público.

Se entenderá como Unidad Ejecutora, aquella dependencia orgánica que

cuenten con un nivel de desconcentración administrativa que:

 Determine y recaude ingresos.

 Contrae compromisos, devenga gastos y ordena pagos con arreglo a la

legislación aplicable.

 Registra la información generada por las acciones y operaciones realizadas.

 Informa sobre el avance y/o cumplimiento de metas.

 Recibe y ejecuta desembolsos de operaciones de endeudamiento.

 Se encarga de emitir y/o colocar obligaciones de deuda.

e. La Oficina de Presupuesto de la Entidad:

La Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces es responsable de

conducir el Proceso Presupuestario de la Entidad, sujetándose a las


37

disposiciones que emita la Dirección Nacional del Presupuesto Público, para

cuyo efecto, organiza, consolida, verifica y presenta la información que se

genera así como coordina y controla la información de ejecución de ingresos y

gastos autorizados en los Presupuestos y sus modificaciones, los que

constituyen el marco límite de los créditos presupuestarios aprobados.

Titular de la Entidad:

El Titular de la Entidad es la más alta Autoridad Ejecutiva. En materia

presupuestal es responsable, de manera solidaria con el Consejo Regional o

Consejo Municipal, el Directorio u Organismo Colegiado con que cuente la

Entidad, según sea el caso. Dicha Autoridad puede delegar sus funciones en

materia presupuestal cuando lo establezca expresamente la Ley General, las

Leyes de Presupuesto del Sector Público o la norma de creación de la Entidad.

 Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución, Evaluación y el control

del Gasto de conformidad con la Ley General, las Leyes de Presupuesto del

Sector Público y las Disposiciones que emita la Dirección Nacional del

Presupuesto Público, en el marco de los Principios de legalidad y presunción

de veracidad, así como otras normas.

 Lograr que los objetivos y las metas establecidas en el Plan Operativo

Institucional y Presupuesto Institucional se reflejen en las Funciones,

Programas Sub Programas, Actividades y Proyectos a su cargo.

 Concordar el Plan Operativo Institucional (POI) y su presupuesto

Institucional con su Plan Estratégico Institucional.


38

2.2.3.4 Fases del Proceso Presupuestario:

a. Programación:

En esta etapa se establece los objetivos institucionales a lograr durante

el Año Fiscal, se propone las Metas Presupuestarias, se desarrolla los

procesos y metodologías para la estimación de ingresos, y se determina la

demanda global de gastos que implicará la atención presupuestaria de los

servicios y funciones que presta y desarrolla el Pliego.

b. Formulación:

En la Fase de Formulación Presupuestaria, se define la Estructura

Funcional del Presupuesto Institucional del Pliego la cual debe reflejar los

Objetivos Institucionales de corto plazo, así mismo se seleccionan las

“Metas Presupuestarias” propuestas durante la Fase de Programación, en

función a la “Escala de Prioridades” y se consignan las “Cadenas de Gasto”

y las respectivas “Fuentes de Financiamiento”.

c. Aprobación:

La Dirección Nacional del Presupuesto Público remite a cada Pliego

Presupuestario, antes del inicio del año fiscal, el “Reporte Oficial” que

contiene el desagregado del Presupuesto de Ingresos a nivel Pliego y del

Presupuesto de Egresos por Unidad Ejecutora, Función, Programa, Sub

Programa, Actividad, Proyecto, Fuente de Financiamiento y Grupo

Genérico de Gasto.
39

El Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) considera la atención de

los gastos previstos durante las Fases de Programación y Formulación

Presupuestal, tales como: las cargas sociales que se generen en su calidad de

empleador, sepelio y luto, ascensos, cobertura de plazas que permitan las

normas de austeridad y los cambios de modalidades contractuales.

d. Ejecución:

Es la Fase durante la cual se concreta el Flujo de los Ingresos y Egresos

previstos, dentro del marco de la “Previsión Presupuestaria Trimestral

Mensualizada”, Programación de Compromiso Anual PCA y las

Modificaciones Presupuestarias efectuadas.

El Ejercicio Presupuestario comprende dos periodos: El Año Fiscal que se

inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre, en el que se realizan las

operaciones generadoras de ingresos y gastos y el periodo de regularización

presupuestaria, cuyo plazo es fijado por las Leyes Anuales de Presupuesto.

e. Evaluación:

En la etapa de Evaluación Presupuestaria, las Entidades del Sector

Público deben determinar, bajo responsabilidad, los resultados de la Gestión

Presupuestaria del Pliego, sobre la base del análisis y medición de la

Ejecución Presupuestaria de Ingresos, Gastos y Metas Presupuestarias, así

como de las variaciones observadas señalando sus causas en relación con los

programas, Proyectos y actividades aprobadas en el Presupuesto, la

Evaluación Presupuestaria se realiza sobre los siguientes aspectos:


40

 El logro de los Objetivos Institucionales a través del cumplimiento de las

Metas Presupuestarias previstas.

 La Ejecución Presupuestaria de los Ingresos, Gastos y Metas Presupuestarias.

2.2.3.5 Programación de Compromisos Anualizados:

Es un instrumento de programación del gasto público de corto plazo, por

toda fuente de financiamiento, que permite la constante compatibilización de

la programación del presupuesto autorizado, con el marco macroeconómico

multianual, las reglas fiscales contenidas en la Ley de Responsabilidad y

Transparencia Fiscal y la capacidad de financiamiento del año fiscal

respectivo.

Para efecto de la determinación y revisión de la PCA, se toma en cuenta

que ésta contenga las autorizaciones del nivel de gasto, destinadas a atender

los gastos rígidos (planillas de remuneraciones y pensiones, pago de los

servicios básicos, entre otros), las obligaciones que devienen de años fiscales

precedentes conforme a la normatividad vigente; la culminación de proyectos

de inversión pública; el mantenimiento de la infraestructura pública resultante

de proyectos de inversión pública, y la atención de las intervenciones en los

Programas Presupuestales, entre otros.


41

Figura N° 02: Flujo Programación de Compromiso Anual.


Fuente : Adaptado de la Directiva para la Ejecución Presupuestaria (Directiva Nº 005-2010-EF/76.01 y
modificatorias) Art. 07, 09, 13 y 14.
Nota: Elaborado por Marco Antonio Cosme López, Blog http://marcoacosmel.blogspot.pe/.

Proceso de distribución de la PCA.

- La DGPP aprueba la PCA a nivel de Pliego por toda fuente de

financiamiento y genérica del gasto.

- La DGPP distribuye a los Pliegos a través del SIAF-SP.

- El Pliego Distribuye la PCA a todas sus Unidades Ejecutoras a través del

SIAF-SP.

2.2.3.6 Certificación del Crédito Presupuestario (CCP):

Es el documento expedido por el Jefe de la oficina de presupuesto o

quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora, con el cual se garantiza la

existencia de crédito presupuestal disponible y libre de afectación para la


42

asunción de obligaciones con cargo al presupuesto del respectivo año fiscal.

Se expide a solicitud previa del área que ordena el gasto o de quien tenga

delegada esta facultad, o en base en la solicitud suscrita por el jefe de alguna

de las áreas de la entidad, cada vez que se prevea ordenar un gasto, contratar

y/o adquirir una obligación.

El responsable del área de Presupuesto o quien haga sus veces verificará

la disponibilidad del crédito presupuestario para emitir el correspondiente

Certificado de Crédito Presupuestario. Expedido el mismo se remite al área

solicitante para que procedan a efectuar los trámites respectivos para la

adquisición de las obligaciones correspondientes. El CCP implica reservar el

crédito presupuestal, mientras se adquiere la obligación, así todo CCP

expedido afecta los créditos presupuestarios en forma preliminar, mientras se

perfecciona la obligación y se efectúa el correspondiente registro

presupuestal.

En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que

permita determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas

disponibilidades. El Certificado de Crédito Presupuestario se genera

únicamente para el año fiscal y su valor puede afectar como máximo el saldo

disponible de los créditos presupuestales en la específica respectiva y cuando

la ejecución contractual se prolongue por más de un ejercicio presupuestario

el jefe de la Oficina General de Administración o el que haga sus veces en el

Pliego Presupuestario debe emitir un documento que garantice la


43

programación de los recursos suficientes para atender el pago de las

obligaciones de los años fiscales subsiguientes.

El Certificado de Crédito Presupuestario es susceptible de adicionarse,

reducirse o anularse, o de ser modificado en la descripción de su objeto,

siempre y cuando estén debidamente justificadas dichas modificaciones y se

cuente con la verificación correspondiente del responsable de presupuesto o

quien haga sus veces. Cuando se detecte que el monto del compromiso es

inferior al del CCP expedido, se procederá a anular el CCP por el valor no

comprometido, liberando así el crédito presupuestal en dicho monto.

2.2.3.7 Compromiso del Gasto:

El compromiso es el acto de administración por medio del cual el área

responsable con capacidad de contratar y comprometer el presupuesto a

nombre de la entidad, y respaldado en un CCP, ordena un gasto con cargo al

presupuesto, contenidos en el CCP, que afecta los saldos disponibles de un

crédito presupuestario. Ningún compromiso podrá adquirirse por valor

superior al CCP que lo ampara. En consecuencia, el compromiso refleja el

monto anualizado del acto administrativo o contrato a ser atendido con cargo

a los créditos presupuestarios aprobados para un determinado año fiscal.

Su registro perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la

apropiación garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. El

registro presupuestal se realiza en el Sistema Integrado de Administración


44

Financiera –SP (SIAF-SP), y constituye requisito indispensable para iniciar la

ejecución del gasto.

2.2.4 Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP):

Es una herramienta electrónica de uso oficial y obligatorio de casi todas las

entidades públicas en el Perú, en él se harán las operaciones de gastos, ingresos,

contabilización de los mismos, entre otras operaciones más importantes que son

necesarias para al abastecimiento de bienes y servicios de una entidad, es por ello

que su uso adecuado es crucial para que el proceso de ejecución financiera no se

detenga, Tiene como objetivo central apoyar la gestión presupuestal, financiera y

contable de las entidades públicas.

El SIAF-SP promueve:

- El orden en los procedimientos administrativos.

- La eficiencia en el uso de recursos públicos.

- La rendición de cuentas oportuna.

- La transparencia en la ejecución del gasto público.

- La mejora en la Gestión Financiera del Tesoro Público.

- El monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecución del Presupuesto.

- Contribuir a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones.

Además permite:

- Ordenar la gestión administrativa de las entidades.

- Estandarizar el proceso contable.


45

- Emisión de reportes internos y externos.

- Preservar una base de contingencia de información.

- Base de Datos con información oportuna, confiable y con cobertura adecuada.

- Proporcionar a los Órganos Rectores información oportuna y consistente.

- Obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables.

- Seguimiento de la ejecución presupuestaria en sus diferentes fases.

- Proporcionar una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos

financieros del Estado.

- Poner a disposición de la CPN, información para la elaboración de la Cuenta

General de la República.

- La obtención de los reportes COA para SUNAT.

- Tener a disposición de la Contraloría General de la República, información de

detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de

Control en oportunidad, cobertura y selectividad.

2.2.4.1 Filosofía del Sistema:

Es importante precisar, a la luz de lo observado en otros países, que el

objetivo de integración de procesos del Sistema de Administración

Financiera, tiene diferentes enfoques. En nuestro caso:

 El SIAF es un Sistema de Ejecución, no de Formulación Presupuestal ni de

Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. Sí toma como

referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas.


46

 El SIAF ha sido diseñado como una herramienta muy ligada a la Gestión

Financiera del Tesoro Público en su relación con las denominadas

Unidades Ejecutoras (UEs).

 El registro, al nivel de las UEs, está organizado en 2 partes:

- Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado).

- Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas

Contables).

El Registro Contable requiere que previamente se haya realizado el

Registro Administrativo, puede realizarse inmediatamente después de cada

Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente a diferencia de

otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada, esto

que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación pues el Contador

participa en el proceso.

2.2.4.2 Puesta en marcha oficial del Sistema:

A partir de enero de 1999 el SIAF se ha constituido en un Sistema

Oficial de registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UEs,

sustituyendo diversos registros y reportes de la Dirección Nacional de

Presupuesto Público (DNPP), la Dirección General de Tesoro Público

(DGTP) y la Contaduría Pública de la Nación (CPN).

 Las UEs registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos,

información que luego es transmitida al MEF para su verificación y

aprobación.
47

 En el Ciclo de Gasto las UEs registran sus operaciones (expedientes), cada

una de las cuales incluye las Fases de Compromiso, Devengado y Girado.

 El registro del Compromiso implica el uso de un Clasificador de Gasto a

nivel de Específica, una Fuente de Financiamiento y la Meta

correspondiente asociada a ese gasto. El sistema verificará si esa operación

está acorde al PCA aplicando el criterio de techo presupuestal.

 El registro del Devengado está asociado a la verificación del cumplimiento

de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes. Esta

fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros

criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al

registro del Compromiso.

 El registro del Girado requiere no sólo un Devengado previo (que a su vez

establece techos) sino la correspondiente Autorización de Giro por parte de

la DGTP, que aplica el criterio de Mejor Fecha. El Girado puede darse en

el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado.

 La DGTP emite la Autorización de Pago de los Girados (cheques, cartas

órdenes) de las UEs, transmitiéndose al BN, quien actualiza sus archivos

con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados

 El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automáticamente por

el Sistema, con la información de los cheques y cartas órdenes pagados

remitida por el BN.

 En el Ciclo de Ingreso, las UEs registran las Fases de Determinado y

Recaudado.
48

 Las operaciones de gastos, ingresos y otras, complementarias, son

contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que

relaciona los Clasificadores Presupuestales con los Cuentas del Plan

Contable Gubernamental. Estos registros son procesados por el Sistema,

permitiendo la obtención de los Estados Financieros y Presupuestarios

exigidos por el Ente Rector Contaduría Pública de la Nación (CPN) en el

marco de la elaboración de la Cuenta General de la República.

2.2.4.3 Ámbitos del Sistema:

Podemos decir que el Sistema tiene 2 ámbitos claramente definidos, a

saber:

a. Registro Único:

El concepto de Registro Único está relacionado con la simplificación

del registro de las UEs de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el

envío de información a los Órganos Rectores:

 Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP).

 Dirección General de Tesoro Público (DGTP).

 Contaduría Pública de la Nación (CPN).

b. Gestión de Pagaduría:

Sólo para las operaciones financiadas con recursos de Tesoro Público,

las UEs sólo pueden registrar sus Girados en el SIAF cuando han recibido

las Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Público. En base a estos

Girados la DGTP emite las Autorizaciones de Pago, las que son transmitidas
49

al Banco de la Nación (BN), cuyas oficinas a nivel nacional pagan sólo

aquellos cheques o cartas órdenes cargadas en su Sistema, afectando recién

en ese momento la cuenta principal del Tesoro Público.

En verdad, más allá que luego tenga que intervenir el Tesoro Público para la

Autorización de Pago , el Girado registrado por la UE termina en el BN, por

lo que podríamos decir que los equipos SIAF que operan en las UEs son

como terminales del Tesoro Público para realizar el proceso de Pago a

través del Banco de la Nación.

2.2.4.4 Flujo de Información:

 Las entidades del Sector Público pueden consultar los datos registrados en

la Base de Datos Central del SIAF, esto según su área de responsabilidad y

nivel de acceso.

 Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN)

 Organismos Sectoriales y Pliegos.

 Otras instituciones usuarias de la información (Contraloría General de la

República y SUNAT).
50

Figura N° 03: Sistema Gerencial Administrativo de Una Unidad Ejecutora.


Fuente: SIAF SP Ministerio de Economía y Finanzas-MEF.
Nota: Elaboración por el autor.

2.2.4.5 Módulos del sistema:

El Ministerio de Economía y Finanzas ha encargado al proyecto SIAF la

elaboración de software para sistematizar el denominado proceso

presupuestario, comprendiendo los siguientes módulos:

 Módulo Presupuestario – SIAF.

 Módulo Administrativo – SIAF.

 Módulo Contable – SIAF.

 Módulo Tesorería – SIAF.

 Módulo Planillas – SIAF.

 Módulo Deuda Pública – SIAF.


51

Figura N° 04: Módulos del SIAF-SP


Fuente: SIAF SP.
Nota: elaborado por el Ministerio de Economía y Finanzas-MEF.

2.2.5 Sistema Integrado de Gestión Administrativa:

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa-SIGA es un proyecto

desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas a través de un convenio con

el Ministerio de Educación y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo –

BID, es un Sistema que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos

de la gestión administrativa en el marco de las normas establecidas por los Órganos

Rectores de los Sistemas Administrativos.


52

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es una herramienta de

ayuda para la gestión Administrativa, en la cual se contempla todos los Procesos

Técnicos del Abastecimiento, como son la elaboración de los Cuadros de

Necesidades, el Plan Anual de Contrataciones, los Requerimientos de Bienes y

Servicios, para la afectación presupuestal y realizar los Procesos de Selección si el

requerimiento así lo amerite.

2.2.5.1 Qué es un SIGA:

 Es una solución informática que integra y ordena los procesos

administrativos de todas las áreas respecto a los procesos de Presupuesto,

Logística, Recursos Humanos, Tesorería, Patrimonio y Contabilidad.

 Tiene una estructura modular que permite su implementación por

funciones según las necesidades de la entidad.

 La integración garantiza un registro único en el Sistema, simplificando las

tareas en tiempo real en todos los módulos que la conforman.

 Su operación está basada en un esquema de red y registro en línea (no para

regularizar).

 Su implantación requiere una revisión y adecuación de Procesos en la

medida que su operación refuerza el orden y la programación (más

candados).

2.2.5.2 Finalidad del SIGA:


Mejorar y automatizar los procesos del Área de Logística simplifica los

procesos administrativos siguiendo las normas establecidas por los Órganos


53

Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado. En pocas palabras,

el SIGA es una aplicación en la cual se ve plasmada toda la normatividad

relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado y en cada una de

las interfaces y opciones que tiene este sistema se puede apreciar todo el

proceso logístico que va desde la generación de los pedidos, el proceso de

selección y posteriormente se generan ya sean los contratos, las órdenes de

compra o de servicio.

Entre las características generales del SIGA podemos mencionar las

siguientes:

 Catalogo Único de Bienes y Servicios del estado.

 Sistema que permitirá el Ordenamiento y simplificación de los procesos

administrativos de la entidad.

 Sistema que tiene incorporada la operatividad en base a normas y

procedimientos establecidos por los Entes Rectores.

 El Sistema debe satisfacer los requerimientos de las UEs que no cuenten

con un sistema que enfoque las operaciones administrativas.

 El Sistema proporcionará información requerida para los Entes Rectores.

 Incorporación de requerimientos operativos y casuística de diversas

entidades y que pertenecen a diversos sectores.

Entre las principales ventajas percibidas con la puesta en marcha del

SIGA se destaca mayor confiabilidad en la información que fluye entre las

diversas áreas, una integración real entre todos los procesos de la Unidad

Ejecutora, y un ahorro de esfuerzo importante por parte del usuario.


54

2.2.5.3 Beneficios en Implementación del SIGA para la U.E:

 Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.

 Reducción de tiempos de los procesos (las tareas participantes interactúan

a través del sistema) y menor margen de error.

 Posibilidad de eliminar documentos (menor consumo de papel) y firmas.

 Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el origen

(Centro de Costo).

 Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios por Centro de

Costo.

 Información de las existencias en almacén en línea.

 Generación de información contable (asientos automáticos de

entradas/salidas de almacén).

 Generación de información para el Pliego y Entes Rectores (OSCE, SBN,

entre otros).

Para el Pliego / Sector:

 Identificación de proveedores con mejores precios.

 Identificación de oportunidades para compras corporativas.

 Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia.

 Control de los bienes patrimoniales.


55

Figura N° 05: Macroprocesos SIGA.


Fuente: SIGA MEF.
Nota: elaborado por el Ministerio de Economía y Finanzas-MEF.

2.2.5.4 Etapas en la Implantación del SIGA:

a. Difusión del SIGA-ML a UEs:

- Presentación del SIGA-ML a los funcionarios de las diferentes áreas de

la UE (Logística, Presupuesto, Sistemas, Patrimonio).

- Exportación de la Base de Datos.

- Instalación del ejecutable, delimitando los accesos según el tipo de

usuario.

- Capacitación In Situ a los usuarios del Módulo (Programación, Pedidos,

Procesos de Selección, Adquisiciones, Almacén, Patrimonio).


56

b. Carga de Tablas y Datos al SIGA-ML:

- Actualización de los datos generales de la UE, código de la UE, Nombre,

RUC, Migración de la información Presupuestal; Metas y Marco

Presupuestal a nivel de Metas y Especifica del Gasto.

- Registro del Catálogo de Bienes y Servicios. El usuario deberá ingresar

los Ítems dentro de los Grupos, Clases y Familias comprendidos en la

Tabla del Sistema. En caso fuera necesario considerar algún Grupo,

Clase y/o Familia, diferente a los existentes, se informará a la Sede para

su incorporación.

- Registro de los datos de Personal, Almacenes, Sedes, Centros de Costo

vinculado a la(s) meta(s), etc. Matricula de la información

correspondiente en cada una de estas tablas. Inventario Inicial de

Almacén. Ingreso de los saldos de inventario del ejercicio anterior. Esta

información servirá para llevar el control de los ingresos y salidas de

almacén a través del Kardex.

- Estimación de los stocks del ejercicio fiscal. Esta información servirá de

referencia para elaborar el Presupuesto de Compras.

- Registro por Centro de Costo del Consumo Histórico del ejercicio

anterior. Esta información sirve de referencia para la elaboración del

Cuadro de Necesidades.
57

c. Programación del Cuadro de Necesidades, del Plan Anual de Obtención

(PAO) y del Plan Anual de Contrataciones (PAC):

- Registro de la distribución del techo presupuestal de bienes y servicios

por centro de costo y a nivel de especifica del gasto, meta y fuente de

financiamiento.

- Registro del Cuadro de Necesidades por cada Centro de Costo,

vinculando la fuente de financiamiento, Meta y respectiva tarea, con los

bienes y servicios.

- Se tiene el control de Techo Presupuestal por Centro de Costo en forma

opcional.

- Ajuste del Cuadro de Necesidades por el responsable de la programación

institucional, teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria así como

el Consumo Histórico del Centro de Costo.

- Elaboración del Presupuesto de Compras.

- Elaboración del Proyecto del Presupuesto Institucional de Bienes y

Servicios, con el área de logística sustenta sus requerimientos ante la

Oficina de Presupuesto.

- Generación del Plan Anual de Obtención (PAO) y del PAC Inicial para

su presentación al OSCE.

- Ajustes del Plan Anual de Obtención, incluyendo la reprogramación del

mismo.
58

d. Ejecución de Pedidos y Requerimientos de Compra:

- Solicitud de Pedidos. Cada Centro de Costo solicitará los Bienes y/o

servicios según su Cuadro de Necesidades.

- Aprobación de Solicitud de Pedidos. La persona autorizada aprobara o

desaprobara la atención de los pedidos en base a la existencia de stocks.

- Pedidos de Compras, en caso no se encuentren programada.

- Autorización del Pedido de Compra. El responsable autorizara este

pedido luego de verificar los stocks y la disponibilidad de presupuesto.

- Consolidación de Pedidos por el responsable de la Oficina de Logística,

con la finalidad de determinar el tipo de proceso de selección lo que

permite actualizar el PAO y PAC.

- Requerimiento de compras, referido a los gastos fijos, tales como luz,

agua, teléfono, etc.

e. Ejecución de Procesos de Selección:

- Generación del Proceso de Selección elegido del PAO.

- Registro de los parámetros generales del proceso según lo indicado en las

bases administrativas.

- Registro de las invitaciones en caso de una Adjudicación Directa de

Menor Cuantía o Selectiva.

- Recepción de las propuestas en el caso de procesos de una Adjudicación

Directa de Menor Cuantía y Selectiva. Cuando se trate de Licitaciones o

Concursos Públicos se registra a los Adquirientes de Bases.


59

- Evaluación de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los

postores, para luego realizar la evaluación final.

- Registro del otorgamiento de la Buena Pro.

- Registro de los postores adjudicados.

- Registro de los Contratos.

f. Emisión de Órdenes de Compra o Servicio:

- Generación del Cuadro de Adquisiciones, a partir de un Proceso de

Selección con adjudicación o contrato.

- Generación de las Órdenes de Compra y/o Servicio.

- Generación de la interfase con el Módulo SIAF-SP. La ejecución del

gasto en la fase de compromiso se reflejará en el Expediente SIAF

haciendo uso de esta opción.

g. Registro de Entradas y Salidas de Almacén:

- Registro del ingreso de Bienes a Almacén, en base a las Órdenes de

Compra y las Notas de Entrada al Almacén, previa conformidad del

responsable del área.

- Generación y atención de los Pedidos-Comprobante de Salida

(PECOSAS). En forma automática se visualizara el pedido aprobado

para la generación y atención de la PECOSA.

- Registro de la salida de bienes del Almacén. Con la atención de la

PECOSA se procede a dar salida del bien del almacén.

- Control de los movimientos a través de Kardex de almacén en forma

automática, se muestra las entradas y salidas, así como el saldo por Ítem.
60

h. Registro y Control de los Activos Fijos:

- El usuario debe ingresar por primera vez la información de la asignación

de los bienes patrimoniales (puede ser migrada), posteriormente el

Sistema es quien mostrara automáticamente los saldos de un año a otro.

- Ingreso de bienes patrimoniales a través del módulo de Logística. Dada

la conformidad de los bienes de activo fijo se podrá asignar a un

determinado usuario.

- Actualización de la información de los Activos.

- Registro de las Salidas de los activos.

- Actualmente las Unidades Ejecutoras que han implementado el SIGA,

han obtenido grandes beneficios como, por ejemplo, una mejor

organización logística y contable, información veraz y confiable,

minimización de errores presupuestales y maximización de mejores

compras.
61

Figura N° 06: Flujo Ejecución SIGA.


Fuente: SIGA.
Nota: Elaboración Ministerio de Economía y Finanzas MEF.

2.3 Marco Conceptual:

2.3.1 Abastecimiento:

Es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social.

Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (bienes) y las

actividades complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo

o garantizado (servicios). Ambos se emplean para la producción gubernativa de

servicios públicos o de los bienes económicos a través de las distintas entidades que

constituyen la Administración Pública.


62

2.3.2 Adquisición:

Proceso Técnico del abastecimiento constituido por el conjunto de acciones

técnicas, administrativas y jurídicas orientadas a conseguir la propiedad, el derecho

de uso o el acceso a la prestación de servicios no personales.

2.3.3 Año Fiscal:

Es el periodo en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y

Egresos. Corresponde al año calendario.

2.3.4 Clasificador por Objeto del Gasto:

Es el documento que contiene la codificación de ingresos y egresos del

presupuesto fiscal, que facilita el compromiso presupuestal.

2.3.5 Calendario de Compromisos:

Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la Dirección

Nacional de Presupuesto Público, para establecer el monto máximo para

comprometer mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones Presupuestarias

aprobadas en el Presupuesto Institucional del Pliego y de acuerdo a la disponibilidad

financiera de la Caja Fiscal.


63

2.3.6 Compromiso:

El compromiso es un acto emanado de autoridad competente, que afecta total o

parcialmente las Asignaciones Presupuestarias, previo al pago de obligaciones

contraídas de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio, dentro del marco establecido por las

Leyes Anuales de Presupuesto, las Directivas del Proceso Presupuestario y la presente

Ley.

El Compromiso no debe exceder los niveles aprobados en la Asignación Trimestral

del Gasto ni de los Calendarios de Compromisos aprobados al Pliego Presupuestario. Se

prohíbe la realización de Compromiso que no cuente con la respectiva asignación

presupuestaria aprobada.

El Compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente "Específica

del Gasto", reduciendo el importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria,

a través del respectivo documento oficial.

2.3.7 Ejecución de Gastos:

La Ejecución del Gasto comprende las etapas del Compromiso, Devengado y

Pago. El procedimiento de la Ejecución de Gasto es el siguiente:

Realización de compromisos.- Emisión de documentos sustentatorios de compromiso

(Orden de Compra, Orden de Servicio, etc.).

Determinación de Devengados.- Surgimiento de la obligación de gastar por parte del

Pliego.
64

Autorización de Giro.- Nivel máximo de Giro que el Tesoro Público proporciona a

cada pliego presupuestal. Difiere de la anterior en la medida que el pliego acumule

saldos en su subcuenta.

Autorización de pago.- Tope que el Tesoro Público autoriza al Banco de la Nación a

abonar a la subcuenta de cada Pliego Presupuestal.

2.3.8 Pliego presupuestario:

Son las Entidades del Sector Público a las que se le ha aprobado una Asignación

Presupuestaria en la Ley Anual de Presupuesto, desde el punto de vista operativo, los

Pliegos Presupuestarios son los organismos ejecutores responsables del

cumplimiento de las Metas Presupuestarias y del logro de los Objetivos

Institucionales trazados para cada Año Fiscal, responsabilizándose -igualmente- de la

atención de los gastos adicionales no contemplados en el PIA que se presenten

durante la Fase de Ejecución Presupuestal de acuerdo a su disponibilidad

presupuestaria y financiera existente.

2.3.9 Proceso Técnico de Programación:

Proceso mediante el cual se prevé en forma racional y sistemática, la

satisfacción de necesidades de Bienes y Servicios para el cumplimiento de las metas

asignadas a las diferentes dependencias públicas.


65

2.3.10 Presupuesto Institucional de Apertura (PIA):

Es el Presupuesto Inicial aprobado por el titular del Pliego de acuerdo a los

montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto del Sector

Público.

2.3.11 Presupuesto Institucional Modificado (PIM):

Es el Presupuesto Actualizado del Pliego. Comprende el Presupuesto

Institucional del Apertura (PIA) así como las modificaciones presupuestarias (tanto

en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas durante el

ejercicio presupuestario.

2.3.12 Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada:

Constituye el marco de gasto a considerar durante cada Trimestre a nivel de

pliegos correspondiente a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios.

2.3.13 Sector Público:

En cuentas nacionales, se refiere a la parte del sistema económico que está

relacionado con la actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las

Entidades pertenecientes al Gobierno Central e Instancias Descentralizadas, así como a

las empresas públicas financieras y no financieras.

2.3.14 Unidad Ejecutora (UE):

Las denominadas como tales en la normatividad presupuestal y que tiene a su

cargo la ejecución del Proyecto de Inversión Pública, así como a las Empresas del

Sector Público No Financiero que ejecutan Proyectos de Inversión Pública.


66

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1 Métodos:

3.1.1 Método Inductivo:

Es aquel método que establece un principio general una vez realizado el estudio

y análisis de hechos y fenómenos en particular.

Se buscó determinar qué elementos originaron la no presentación oportuna de la

información financiera y presupuestal.

3.1.2 Método Deductivo:

Donde partimos de verdades preestablecidas para inferir de ellas conclusiones

particulares. Este método indica la demostración que consiste en descender de la

causa efecto o de la esencia de las cosas a sus propiedades.

En este caso la inadecuada e inoportuna ejecución presupuestal y registros

administrativos en el SIAF-SP.

3.1.3 Método Descriptivo:

Consiste en evaluar ciertas características de una situación particular en uno o

más puntos del tiempo, se analizan los datos reunidos para

descubrir así, cuales variables están relacionadas entre sí.


67

En esta investigación se describe y observa la inadecuada y/o inexistente

aplicación del Proceso Técnico de Programación.

3.2 Población:

La población está representada por las Unidades Ejecutoras del Sector Público que

conforman el Universo de Estudio, está constituida por la Unidad Ejecutora UGEL SUR

y XI DIRTEPOL AREQUIPA.

3.3 Muestra:

Se considera la totalidad de la población, es decir las dos (02) Unidades Ejecutoras,

Sector Educación-UGEL SUR y Sector Interior XI DIRTEPOL Arequipa, para realizar una

mejor comparación.

Habiéndose obtenido información de los Sistemas Administrativos de Abastecimiento,

Presupuesto y Contabilidad.

3.4 Técnicas Para la Recolección de Datos:

3.4.1 Análisis Documental:

Son un conjunto de datos bibliográficos, temáticos y cualquier otra fuente de

información documental que permitió demostrar las hipótesis. Se analizó los

siguientes documentos:

- Normas legales concernientes a los Procesos Técnicos del Sistema de

Abastecimiento.

- Plan Operativo Institucional de todas las entidades.


68

- Documentos propios del Área de Logística de las entidades.

- Estructura orgánica de la Dirección de Administración de las entidades.

- Partidas Presupuestales de todas las entidades.

- La oportunidad de la presentación de su información financiera y presupuestal.

3.4.2 Observación Directa:

Técnica de observación, percepción directa de los fenómenos o hechos. Por la

cual se ha podido percibir de forma directa la ejecución, aplicación y el manejo de

los instrumentos de gestión, administrativos, legales y organizativos.

3.4.3 Análisis de Información:

Los resultados del presente trabajo de investigación para una mejor compresión,

información e interpretación se presentarán y/o adjuntarán mediante diferentes

modalidades.

3.4.4 Entrevistas:

Es una técnica que nos permite obtener información de primera mano sobre las

propiedades del problema y de esta manera lograr nuestros objetivos. Las personas a

las que se entrevistaron son las siguientes:

Área de Logística:

- Encargado del Área

- Personal del área


69

Área de Presupuesto:

- Encargado del Área

- Personal del área

Área De Contabilidad:

- Encargado del Área

- Personal del área

3.4.5 Encuestas:

Es una técnica que nos permitió acopiar información mediante interrogantes al

personal del área inmerso al tema del análisis.

3.5 Procesamiento de Datos:

El Procesamiento de la información después de efectuar un diagnóstico de la relación

que existe entre la aplicación del Proceso Técnico de Programación del Sistema

Administrativo de Abastecimiento y su incidencia en la ejecución presupuestal y el

Registro Administrativo en el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP),

se procesó mediante:

a. Encuestas: se ha tabulado la información a partir de los datos obtenidos de las DOS

unidades ejecutoras de la muestra.

b. Entrevistas: a los jefes de área de Logística, Presupuesto y Contabilidad lo cual

permite estructurar los resultados para su análisis e interpretación.


70

3.6 Alcances y Limitaciones:

Los alcances del presente trabajo de investigación son:

a. Estudio Descriptivo: Se seleccionará características propias de las variables que

servirán para la confirmación o descarte de las hipótesis.

Entre las limitaciones del presente trabajo se encuentra:

a. Limitación metodológica: No se establecerá la relación causa-efecto, solo establecerá

si existe o no una relación entre las variables.

b. Limitación de recursos: La investigación no tuvo dificultades de financiamiento.

c. Limitación espacial: El acceso a la información de las dos unidades ejecutoras no se

tuvo problemas.
71

CAPÍTULO IV

ANALISIS DE RESULTADOS

4.1 Interpretación de Resultados:

4.1.1 Del Análisis y Evaluación de la Aplicación del Proceso Técnico de

Programación:

La Programación del Abastecimiento, pese a constituir la “columna vertebral” del

Sistema y de los actos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y

contratación de servicios y pese a su importancia, se aplica sobre información

contenida en Cuadros de Necesidades mal elaborados o en Presupuestos Valorados o

Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones defectuosos, no reflejando la

realidad de las necesidades de la Entidad.

Por esta razón y a efectos de un mejor panorama de lo explicado se aplicó

encuestas en el Área de Logística de las Unidades Ejecutoras tomadas como muestra.


72

Tabla N° 01:
De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación. Resumen Total de UEs – Área
de Logística.

Nro. U.E. UGEL SUR U.E. XI DIRTEPOL


INTERROGANTES
PREGUNTA
SI NO SI NO
1. ¿Conoce usted acerca de la
normatividad vigente del Sistema P1 X X
Administrativo de Abastecimiento?
2. ¿Conoce lo qué son los Procesos
Técnicos del Sistema de P2 X X
Abastecimiento?
3. ¿Son aplicados los Procesos Técnicos
del Sistema de Abastecimiento en la P3 X X
Unidad?
4. ¿Se aplica adecuadamente el Proceso
Técnico de Programación en la P4 X X
Unidad?
5. ¿Son preparados los Cuadros de
Necesidades adecuadamente y en P5 X X
concordancia con el POI y el PIA?
6. ¿Se cumple con informar al Ente
Rector con el detalle que corresponde y
P6 X X
en el tiempo que es solicitado el PAC
de la Unidad?
7. ¿Existe personal encargado de la
información del PAC en cuanto a su P7 X X
formulación y su reprogramación?
8. ¿Si el PAC es formulado por la unidad,
ésta se cumple en todos sus contenidos P8 X X
y alcance?
9. ¿Cuentan con un Sistema Informático
para la realización del Proceso Técnico P9 X X
de Programación?
10. ¿Es este sistema informático usado
P10 X X
cabalmente?

TOTAL 4 6 0 10

Fuente: Encuesta aplicada


Nota: Elaborado por el autor

Cabe mencionar que la encuesta sobre el Proceso Técnico de Programación fue

realizada en las áreas de Abastecimiento y/o Logística de las Unidades Ejecutoras

de la muestra, fue aplicado al Jefe de esta Área, y muestra el nivel de conocimiento

acerca del Sistema Administrativo por parte del personal en estas Entidades.
73

 En relación al conocimiento de la normatividad vigente del Sistema

Administrativo de Abastecimiento (pregunta 01), la Unidad Ejecutora UGEL

SUR respondió que SI y la Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa que NO.

Además, en la entrevista realizada se pudo notar que ante esta pregunta la

respuesta positiva no fue tan definitiva, puesto que el conocimiento sobre el

Sistema Administrativo de Abastecimiento de las personas que contestaron

positivamente es limitado, pues ellos vislumbran el Abastecimiento como una

Oficina Administrativa mas no como un Sistema Administrativo.

 Sobre el conocimiento de los Procesos Técnicos del Sistema de Abastecimiento

(pregunta 02), ambas Unidades Ejecutoras contestaron no tener conocimiento de

los Procesos Técnicos lo que refuerza la percepción obtenida de la primera

pregunta. Si bien es cierto cumplen con algunos de los Procesos Técnicos

llámese Adquisición, Almacenamiento, Distribución y Disposición Final que

tienen que ver con la entrega de los bienes y el seguimiento del correcto uso de

los mismos. A pesar que cumplen con estos procesos no conocen los demás y no

conocen que los están cumpliendo.

 Sobre la aplicación de los Procesos Técnicos del Sistema de Abastecimiento en

la Unidad (pregunta 03), esta refuerza la señalada en la interrogante 02, donde

ambas Unidades Ejecutoras contestaron de forma negativa a pesar de que en la

entrevista directa se les expuso que si están cumpliendo con parte de estos

Procesos Técnicos manifestaron no conocerlos.


74

 Con relación a la aplicación de la Programación (pregunta 04), la Unidad

Ejecutora UGEL SUR manifestó que no se aplica adecuadamente considerando

en la entrevista directa que su aplicación era parcial es decir elaboran el Plan

Anual de Contrataciones (PAC) consolidando procesos bases que serán

modificados; en cambio La Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa indica

que el contenido del Plan Anual de Contrataciones (PAC) no reflejaba la

información que inicialmente alcanzaron a su Oficina de Presupuesto ( conforme

Cuadro de Necesidades) en relación y concordante al Plan Operativo

Institucional (POI).

 En relación a la coherencia de los Cuadros de Necesidades (pregunta 05), con el

Plan Operativo Institucional (POI) y el Presupuesto Institucional de Apertura

(PIA); ambas unidades ejecutoras respondieron de forma negativa: La Unidad

Ejecutora UGEL SUR refiere que los cuadros de necesidades no son preparados

en base al POI, registrándose sus requerimientos como demanda global; La

Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa asevera que no se toma en cuenta el

desagregado por actividad que contiene su POI teniendo dificultad en la

evaluación de avance de metas físicas.

 Con respecto a la información al Ente Rector (pregunta 06), sobre la elaboración

y publicación del Plan Anual de Contrataciones (PAC), que en este caso es el

OSCE a través del portal del SEACE (Sistema Electrónico de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado). La Unidad Ejecutora UGEL SUR respondió que SI y

la Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa dijo que se generó retraso debido


75

al proceso de aprobación del mencionado PAC que se centraliza en el Pliego

(Dirección General de Administración – Policía Nacional del Perú).

 En relación a personal encargado de la información del Plan Anual de

Contrataciones (pregunta 07). En ninguna de las Unidades Ejecutoras tanto de

Educación e Interior existe una persona exclusiva que se encargue de la

elaboración y seguimiento de la Programación por tanto de dar seguimiento al

cumplimiento del Plan Anual de Contrataciones (PAC), en consecuencia la

respuesta a dicha interrogante fue negativa, sin embargo en la entrevista directa

se manifestó que en ambas unidades ejecutoras (UGEL SUR y XI DIRTEPOL

Arequipa) la persona que se encarga de las operaciones de las adquisiciones y

del registro de los procesos de selección es quien además lleva esta tarea, por lo

que se puede entender por qué a veces esta no se cumple adecuadamente.

 En relación al cumplimiento del Plan Anual de Contrataciones (pregunta 08),

ambas unidades ejecutoras respondieron de forma negativa, pese a que en la

entrevista directa la Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa manifestó que al

no darle seguimiento a las reprogramaciones por las modificaciones de la

Programación del Compromiso Anual (PCA) y que en algunos meses se dan y

que esto implica nuevas adquisiciones que no estaban previstas en el Plan Anual,

considerando que esta no era cumplida.

 Respecto a si se cuenta con sistemas informáticos para realizar el Proceso

Técnico de Programación (pregunta 09), la Unidad Ejecutora UGEL SUR señalo

que SI por que cuentan con el Módulo de Logística del Sistema Integrado de

Gestión Administrativa (SIGA ML); mientras que en la Unidad Ejecutora XI


76

DIRTEPOL Arequipa señalo que NO, porque no cuentan con ningún sistema

informático, solo elaboraran sus informaciones en hojas electrónicas (Excel) y

hay veces en Base de Datos (Visual Fox Pro).

 Si el sistema informático es usado cabalmente (pregunta 10), ambas unidades

ejecutoras manifestaron que no usan cabalmente los sistemas informáticos, Sin

embargo a pesar que la Unidad Ejecutora UGEL SUR cuentan con el SIGA –

ML (Módulo de Logística) y el SIGA – MP (Módulo de Patrimonio) el sistema

no es usado cabalmente, a pesar que este sistema les fuera implantado a partir

del mes de Marzo del año 2015; a diferencia de la Unidad Ejecutora XI

DIRTEPOL Arequipa que no cuenta con sistemas informáticos implementados

en la actualidad.
77

ENTREVISTA Nro. 01

Jefes de Área de Abastecimientos y/o Logística

1. ¿Qué opinión tiene al respecto de la aplicación del Proceso Técnico de

Programación?

Unidad Ejecutora UGEL SUR: A pesar de los esfuerzos desplegados por

mi Unidad Ejecutora, en el Área de Logística el problema se agudiza más

porque no tenemos el apoyo que se necesita de parte de nuestras Direcciones,

es decir del titular de la Entidad y no se refuerza con personal capacitado a los

puntos débiles de esta área, por otra parte los intentos de programar las

necesidades no se concretizan por que los cuadros de necesidades no llegan a

tiempo por lo que su consolidación es a destiempo lo que no permite elaborar

oportunamente el Plan Anual de Contrataciones (PAC). Contamos con el

Catálogo de Bienes y Servicios único, lo que permite que esta tarea se realice

en menor tiempo, sin embargo el problema radica en los cambios de ítems y

cantidades.

Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa: En el caso de la Región

Policial Arequipa no contamos con el catalogo y los pedidos muchas veces se

repiten por las diferentes denominaciones usadas. La unidad ejecutora se

encuentra en un proceso de implementación del SIGA, por ello la

PROGRAMACIÓN del presente año no contempla el apoyo de los beneficios

de dicho sistema. Por otra parte se conjuga el hecho de la rotación de personal


78

continua, cuando ya el personal empieza a tomar interés empieza también la

rotación.

2. ¿Cree usted que el personal de la Unidad se encuentra capacitado en el

Sistema Administrativo y por tanto de los Procesos Técnicos que rigen el

mismo?

Unidad Ejecutora UGEL SUR: La capacitación es muy poca con respecto

al tema de PROGRAMACIÓN, incluso por parte del Ente Rector que en este

caso es el OSCE, por el tema del PAC, propicia pocos eventos de capacitación

sobre el particular dando más énfasis al tema de los procesos de selección y de

las nuevas modalidades de las adquisiciones (Acuerdo Marco, Subasta Inversa,

Compras Corporativas), que están bien, pero el tema de la programación se

queda relegado a pesar de ser la “columna vertebral”. Muchas veces la

capacitación es costeada por el mismo personal.

Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa: La Región Policial Arequipa

cuenta con personal PNP con Diplomados en Contrataciones del Estado,

otorgado por universidades e institutos superiores que tienen convenio con el

OSCE, personal que interviene directamente en las fases de Contratación

Pública OEC, mostrándose la falencia en el conocimiento técnico del proceso

de programación.

3. ¿Qué propuestas haría para cambiar esta situación?

Unidad Ejecutora UGEL SUR: Primero reforzar el tema de las

capacitaciones, de ser posible coordinar con el Pliego Gobierno Regional a


79

través de su Gerencia de Administración para fomentar estos eventos lo cual

ayudaría no solo a esta UE sino a todo el ámbito de las UEs del Pliego

Gobierno Regional. La contratación de un especialista en PROGRAMACIÓN

y/o planeamiento presupuestal que ayude a la elaboración del PAC.

Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa: Con la finalidad de atender

los requerimientos y para cumplir con las metas establecidas en el Plan

Operativo Institucional, se gestione las acciones pertinentes para que el

personal PNP se encuentre capacitado en el proceso de PROGRAMACIÓN de

acuerdo a la Nueva Ley de Contrataciones Ley N° 30225 y en concordancia

con el Marco Presupuestal asignado en el PIA de la UE 022 XI DIRTEPOL

Arequipa.

Evitar que las rotaciones de personal en el área sean mínimas y no

traumáticas.
80

4.1.2 De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y su incidencia en la

Ejecución presupuestal.

 La PROGRAMACIÓN es un Proceso Técnico muy ligado a la Formulación

Presupuestal, los datos que corresponde a su elaboración servirán de base en la

formulación, en todo lo que corresponda a la genérica de gasto “3” sobre bienes

y servicios. Cuando se empieza a ejecutar el presupuesto del ejercicio, y se tiene

que realizar la Programación Trimestral, esta tarea ya no debe sufrir las

modificaciones con respecto a la genérica “3”, solo variar los porcentajes que

están permitidos por norma, pero como quiera que la PROGRAMACIÓN es

deficiente desde sus inicios representa un problema y una doble tarea para el

Área de Presupuesto.

 La ejecución mensual a través de la priorización de la Programación de

Compromiso Anual (PCA) es iniciada a través de su distribución, que es

realizada por el Área de Presupuesto de la entidad en coordinación con la

Oficina de Administración, pero como quiera que la adquisición de bienes y

servicios no está programada se les dificulta la ejecución a ese nivel.


81

Figura N° 07: Módulo de Procesos Presupuestarios-Programación de Gastos – PCA


Programación de Compromisos Anualizados UGEL Sur.
Fuente: Base de Datos SIAF U.E. UGEL SUR 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Presupuesto UGEL SUR.

En la pantalla de la Figura N° 07 que corresponde al Módulo de Procesos

Presupuestarios del SIAF en el proceso de priorización de la Programación de

Compromiso Anual (PCA) donde el Área de Presupuesto tiene asignado los

montos que corresponden a cada genérica, importes que configuran techos que es

hasta donde se debería ejecutar, vemos que la priorización es menor a la

asignación y esto se debe a que, se calendariza la solicitud respecto a la asignación

de la PCA que no coincide con el proceso de PROGRAMACIÓN de atención de

requerimientos, retrasando la ejecución del gasto.


82

Figura N° 08: Módulo de Procesos Presupuestarios-Programación de Gastos –PCA


Programación de Compromisos Anualizados Región Policial Arequipa.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. XI DIRTEPOL AREQUIPA 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Presupuesto de la U.E. XI DIRTEPOL AREQUIPA 2016.

En la pantalla de la Figura N° 08 que corresponde al Módulo de Procesos

Presupuestarios del SIAF en el proceso de priorización de la Programación de

Compromiso Anual (PCA) donde el Área de Presupuesto tiene asignado los

montos que corresponden a cada genérica, importes que configuran techos que es

hasta donde se debería ejecutar, vemos que la priorización es menor a la

asignación y esto se debe a que, se calendariza la solicitud respecto a la asignación

de la PCA que no coincide con el proceso de PROGRAMACIÓN de atención de

requerimientos, retrasando la ejecución del gasto.


83

Tabla N° 02.
De la Aplicación del Proceso Técnico De Programación y su Incidencia en la Ejecución
Presupuestal.

INTERROGANTES Nro U.E. UGEL SUR U.E. XI DIRTEPOL


PREGUNTA SI NO SI NO

1. ¿Es preparado el PIA con P1 X X


información de la Programación de
Bienes y Servicios?
2. ¿El PAC es elaborado con respecto P2 X X
al Presupuesto Institucional de
Apertura?
3. ¿La Programación de Compromisos P3 X X
Anuales se ajusta con las
necesidades programadas por la
Unidad Ejecutora?
4. ¿Es frecuente la modificación de las P4 X X
Metas físicas y Clasificadores de
gasto en los registros
administrativos?
5. ¿Se verifica en forma periódica la P5 X X
atención de los registrados
comprometidos en el SIAF?
TOTAL 2 3 1 4
Fuente: Encuesta aplicada.
Nota: Elaborado por El autor.

A las preguntas planteadas en el área de presupuesto de ambas unidades

ejecutoras, la respuesta fue mayoritariamente negativa lo que confirma el nivel de

incidencia del problema.


84

ENTREVISTA Nro. 02

Jefes de Área de Abastecimientos y/o Logística

1. ¿A su entender por qué no se puede elaborar el Presupuesto Institucional de

Apertura (PIA) en base a la Programación de Bienes y Servicios?

UGEL SUR: Es importante señalar que para eso se distribuye al inicio la

Programación de Compromiso Anual (PCA), para que sirva de techo en la

ejecución de gastos, pero el problema de no tener la planificación antelada de las

adquisiciones hace que esta no sea respetada.

XI DIRTEPOL Arequipa: La formulación se realiza en base a datos

históricos del comportamiento de las contrataciones de bienes y servicios. Esto

necesariamente perjudica los procesos presupuestarios durante el ejercicio, tanto

en la evaluación del avance físico–financiero de las metas, pues las afectaciones

presupuestales en los gastos muchas veces son orientadas a metas que no les

corresponden a esos gastos.

2. ¿Podría proponer propuestas de solución?

UGEL SUR: Por el lado que corresponde al manejo presupuestal, claro que

se necesita de corregir este problema de manera urgente, la propuesta va por la

capacitación del personal si bien es cierto se podría hablar de la austeridad de los

gastos, es menester entender que la austeridad es también impedir que los gastos

que se ejecuten sean insulsos y mal orientados y eso se puede lograr capacitando

al personal del área que corresponde para que se pueda orientar los gastos de

manera técnica, y en observancia de las normas sobre el particular.


85

XI DIRTEPOL Arequipa: Que se capacite adecuadamente al personal a

cargo del proceso elaboración del Plan Anual de Contrataciones (PAC), y no se

elabore el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) con datos históricos.

Figura N° 09: Porcentaje de Ejecución 2015- UGEL SUR.


Fuente : Portal de Transparencia Económica-Consulta Amigable .
Nota: Elaborado por Ministerio de Economía y Finanzas MEF.

Estos datos corresponden al portal del MEF denominado “PORTAL de

TRANSPARENCIA ECONOMICA”, en él, podemos observar que la ejecución

correspondiente al ejercicio 2015 de la Unidad Ejecutora UGEL SUR se aprecia

una “diferencia porcentual sin ejecutar”, configurándose en la Fuente de

Financiamiento Recursos Ordinarios (R.O.) mostrando el 6.6% sin ejecutar, y en la

Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados (RDR) se muestra

46.6% sin ejecutar. También se puede apreciar que en las fases de compromiso y

devengado para la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios (R.O.) ascienden

a S/.7,707,324.00 pero ese importe no corresponde a la real ejecución sino el girado


86

cuya cifra es menor y asciende a S/.7,651,230.00 siendo este importe el real de los

pagos por los compromisos asumidos, por esta razón la diferencia se toma de restar

el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) total menos el girado total.

De manera similar se aprecia en las fases de compromiso y devengado para la

Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados (RDR) ascienden a

S/.221,760.00 pero ese importe no corresponde a la real ejecución sino el girado

cuya cifra es menor y asciende a S/.218,891.00 siendo este importe el real de los

pagos por los compromisos asumidos, por esta razón la diferencia se toma de restar

el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) total menos el girado total.

Figura N° 010: Porcentaje de Ejecución 2015– REGION POLICIAL AREQUIPA.


Fuente : Portal de Transparencia Económica-Consulta Amigable .
Nota: Elaborado por el Ministerio de Economía y Finanzas MEF.

Estos datos corresponden al portal del MEF denominado PORTAL de

TRANSPARENCIA ECONOMICA, en él podemos observar que la ejecución

correspondiente al ejercicio 2015 de la Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL Arequipa


87

se aprecia una “diferencia porcentual sin ejecutar”, configurándose en la Fuente de

Financiamiento Recursos Ordinarios (R.O.) mostrando el 5.50% sin ejecutar; de

igual forma en la Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados

(RDR) se muestra el 41.00% sin ejecutar, como se puede apreciar las fases de

compromiso y devengado para la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios

(R.O.) ascienden a S/.31,627,621.00 pero ese importe no corresponde a la real

ejecución sino el girado cuya cifra es menor y asciende a S/.31,620,188.00 siendo

este importe el real de los pagos por los compromisos asumidos, por esta razón la

diferencia se toma de restar el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) total

menos el girado total.

De manera similar se puede apreciar las fases de compromiso y devengado

para la Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados (RDR)

ascienden a S/.926,203.00 pero ese importe no corresponde a la real ejecución sino

el girado cuya cifra es menor y asciende a S/.926,203.00 y es que este importe el

real de los pagos por los compromisos asumidos, por esta razón la diferencia se

toma de restar el Presupuesto Institucional Modificado (PIM) total menos el girado

total.
88

4.1.3 De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y Su Incidencia en el

Registro Administrativo del Sistema Integrado de Administración Financiera

(SIAF – SP).

 El Registro Administrativo en el Sistema Integrado de Administración

Financiera Sector Publico (SIAF-SP) es la base fundamental que alimenta la

información acerca de la gestión administrativa de la entidad. Si esta no

contiene buenos datos las informaciones que procese el sistema no representaran

fehacientemente la ejecución presupuestal del ejercicio.

 El Registro administrativo en ejecución de gastos inicia con la fase compromiso

en el SIAF-SP, se puede ingresar hasta el último día hábil en el plazo

determinado por la Norma.

Dentro de los documentos fuente autorizados para esta fase se encuentran

las Órdenes de Compra y de Servicio.

 Al no existir un Plan Anual de Contrataciones (PAC) al día o no existir, produce

que las Órdenes de Compra y de Servicios no sean elaborados oportunamente y

esto provoca en la UEs ingresen los datos del compromiso en el registro

administrativo del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP)

orientando a pedidos no programados, es decir que el proceso anticipado de

programación no sea consistente. Se puede verificar en el grafico del Sistema

Integrado de Gestión Administrativa (SIGA-MEF) de la Unidad Ejecutora

UGEL SUR (figura N° 013) el consolidado de Cuadros de Necesidad 2016

cuenta con dos (02) consolidados de Procesos el 00001 de Bienes y el 00002 de

servicios figurando su estado de ejecución en “Pendiente”, podemos concluir


89

que el proceso de PROGRAMACIÓN y consolidación de los Cuadros de

Necesidades 2016 incide en la ejecución presupuestal. De manera similar la

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa (figura N° 014), ha generado su

consolidado de Cuadros de Necesidad 2016, con un sesgo al no considerar el

total de clasificadores habilitados para su ejecución.

Figura N° 011: Plan de Obtención Inicial – UGEL Sur.


Fuente: Base Datos SIGA-MEF 2016 Unidad Ejecutora UGEL SUR.
Nota: Elaborado por el Área de Logística U.E. UGEL SUR.

Figura N° 012: Consolidado de Cuadro de Necesidad 2016 – XI DIRTEPOL Arequipa.


Fuente: Cuadro Anual de Necesidades-CAN Unidad Ejecutora XI DIRTEPOL AREQUIPA.
Nota: Elaborado por el Área de Logística U.E. XI DIRTEPOL AREQUIPA.
90

 Otro aspecto es el tardío ingreso de datos en el Registro Administrativo del

Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP), donde los

compromisos tienen datos que no se ajustan a la normatividad, como este caso

en particular de una de las UEs revisadas.

Figura N° 013: Módulo SIAF – SP (Registro Administrativo) Unidad Ejecutora UGEL SUR.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. UGEL SUR 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Logística U.E. UGEL SUR.

En esta pantalla se puede apreciar que se trata del pago de servicios generales,

por el importe de S/.50532.00 Orden de Servicio N°11, Modalidad de Compra que

debía ser “OM” Otra Modalidad de contratación diferente a la Ley N° 30225 le

coloco “CA” Ley de contrataciones, si bien es cierto por el importe es una

Adjudicación sin Proceso debe estar registrada como OM por ser un gasto fijo

(Servicios Generales) excluidos de la ley de contrataciones.


91

Figura N° 014: Módulo SIAF – SP (Registro Administrativo) Unidad Ejecutora XI-


DIRTEPOL Arequipa.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. XI DIRTEPOL Arequipa 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Logística U.E. XI DIRTEPOL Arequipa.

En esta pantalla en el recuadro de color rojo se puede apreciar que se trata de la

adquisición de bienes de consumo, por el importe de S/.550.00 Orden de Servicio

N°013, Modalidad de Compra que debía ser “CA” Ley N° 30225 le coloco “OM”

Modalidad de compra diferente, si bien es cierto por el importe es una Adjudicación

sin Proceso según la Ley sólo aquellas adquisiciones cuyo importe es menor igual a

08 UIT (S/.31,600.00) se puede excluir del proceso de selección, por lo tanto esta

adquisición del ejemplo no solo debía ser consignada en la modalidad de compra

“CA” Ley N° 30225 sino que además debió cumplir con el requisito de ser

registrada en el portal de procesos del SEACE.


92

4.1.4 Incidencia en la Información Financiera y Presupuestal.

 Las dos Unidades Ejecutoras muestra retraso en la presentación y envió de la

información financiera.

Figura N° 015: Módulo Contable SIAF – SP Control de Envío de la


Información Financiera U.E. UGEL SUR.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. UGEL SUR 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Contabilidad U.E. UGEL SUR.

Los procesos de envió se pueden verificar que se han generado con retraso

visualizándose el mes de Mayo la operación de Pre Cierre Financiero para la

Unidad Ejecutora UGEL SUR


93

Figura N° 016: Módulo Contable SIAF – SP Control de Envío de la Información


Financiera Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa.
Fuente: Base de Datos de SIAF UE XI DIRTEPOL Arequipa 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Contabilidad U.E. XI DIRTEPOL Arequipa 2016.

Los procesos de envió se pueden verificar que se han generado con retraso

visualizándose el mes de Mayo la operación de Pre Cierre Financiero para la

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa.

Figura N° 017: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Envío de la Información


Presupuestal U.E. UGEL SUR.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. UGEL SUR 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Presupuesto U.E. UGEL SUR 2016.
94

Figura N° 018: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Envío de la Información


Presupuestal U.E. XI-DIRTEPOL Arequipa.
Fuente: Base de Datos de SIAF U.E. XI DIRTEPOL Arequipa 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Presupuesto U.E. XI DIRTEPOL Arequipa.

Figura N° 019: Módulo Presupuestal SIAF – SP Control de Aprobación de


Certificaciones UE XI-DIRTEPOL Arequipa.
Fuente: Base de Datos de SIAF UE XI DIRTEPOL Arequipa 2016.
Nota: Elaborado por el Área de Presupuesto U.E. XI DIRTEPOL Arequipa.

En lo que corresponde a la remisión de Información Financiera las Pantallas de

la Figura Nro. 17 y 18 grafican por las fechas de envió que se aprecian, que estas no

fueron enviadas oportunamente, el motivo más fuerte fue que los registros
95

administrativos estuvieron siendo corregidos posterior al ingreso de sus datos

iniciales, y estas correcciones tienen que ver con el cambio de RUC del proveedor,

cambio del tipo de modalidad, reasignaciones de metas y clasificadores de gastos

entre otros, modificaciones que necesitan de la aprobación de los Entes Rectores

mediante oficio dirigido a estos, y que la aprobación de estas modificaciones no son

tan inmediatas, lo que conlleva a que mientras estos cambios no se produzcan el

registro no se puede contabilizar, y al no contabilizarse no se puede procesar la

información correspondiente. Esto es producido por los cambios que se originan

desde la misma Orden de Compra.

 La misma situación se aprecia con la remisión de información presupuestal que

es tardía.

 En este caso específicamente se debe a las reasignaciones de metas y

clasificadores de gastos, porque las órdenes de compra y de servicio fueron

afectadas a metas y específicas de gasto que no les corresponde de acuerdo al

Marco Presupuestal del Ejercicio.

 Por lo tanto estos cambios deben ser realizados, pero como los demás cambios

que se deben realizar en el registro administrativo también deben ser

autorizados por el Ente Rector.


96

Tabla N° 03.
De la Aplicación del Proceso Técnico de Programación y Su Incidencia en La Información
Financiera y Presupuestal.

INTERROGANTES Nro. U.E. UGEL SUR U.E. XI DIRTEPOL


PREGUNTA SI NO SI NO
1. Es alcanzada la documentación fuente P1 X X
(O/C y O/S) en la oportunidad debida para su
contabilización?

2. Es realizada la contabilización de los P2 X X


registros administrativos inmediatamente?

3. Se modifican los registros administrativos P3 X X


constantemente?

4. Son los registros administrativos el P4 X X


problema de la contabilización inoportuna?

5. Son presentados las Informaciones P5 X X


Financieras y Presupuestarias en el plazo
establecido?

TOTAL 4 1 1 4

Fuente: Encuesta y entrevista aplicada.


Nota: Elaborado por el autor.

En las dos (02) Unidades Ejecutoras de las respuestas obtenidas se deduce el

nivel de incidencia en la información contable (financiera y presupuestal) debido a

los errores en el registro administrativo esto por el desorden en las adquisiciones y

las modificaciones que se formulan dando lugar al no cumplimiento del PAC, así

como la falencia de una Programación orientada al cumplimiento de los objetivos y

metas trazadas.
97

ENTREVISTA Nro. 03

1. ¿Según su criterio porque no es posible la presentación oportuna de las

Informaciones Financieras y Presupuestales?

Unidad Ejecutora UGEL SUR: Dentro de los factores que influyen, el

principal a criterio casi unísono es la corrección posterior de los registros

administrativos, debido a fallas en sus datos principales, los que tienen que ver

con las órdenes de compra y de servicio generalmente son por RUC incorrecto,

procesos no registrados, reasignaciones continuas, falta de disponibilidad

presupuestal, todas estas correcciones toman mucho tiempo corregir por que las

aprobaciones de estas solicitudes dirigidas a la Dirección Nacional de Tesorería

que es la que autoriza los cambios en el registro administrativo, demora mucho,

lo cual entorpece más aun la contabilización oportuna.

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa: Debido al desorden de las

adquisiciones y correcciones que se realizan en los registros administrativos,

sobre todo a finales del ejercicio, que es cuando los errores salen a relucir, hecho

que ocasiona que la información procesada presente errores al momento de

validarla, lo cual ocasiona una pérdida de tiempo en razón que se tienen que

subsanar las deficiencias reportada, para posteriormente subsanadas se procede

al cierre de la Información Financiera y Presupuestal.


98

2. ¿Podría proponer propuestas?

Unidad Ejecutora UGEL SUR: La incidencia de errores disminuirá con la

adecuada utilización de los Módulos Operativos del SIGA, y por ello se

mejorará los tiempos en la presentación de los estados financieros.

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa: Que las áreas de

abastecimiento remitan un reporte periódico de los registros formulados por la

adquisición de bienes y servicios, de tal manera que se pueda apreciar si dichos

registros fueron formulados correctamente y si los mismos fueron ejecutados

presupuestalmente en su totalidad ya que en caso de existir saldos se proceda a la

rebaja correspondiente, presupuesto que será redistribuido para futuras

adquisiciones, asimismo al conocer las fases de todos lo registro se podrá

verificar si todos se encuentran aprobados lo cual permitirá que al momento de

la contabilización no se presente errores al momento de validar los las

operaciones realizadas.
99

Tabla N° 04.
Porcentaje como resultado de la deficiente PROGRAMCION en las Unidades
Ejecutoras.
INTERROGANTES Nro. UGEL XI
PREGUNTA SUR DIRTEPOL
1. Porcentaje de ejecucion según Portal P1 % %
de Transparencia 2015.
- Recursos Ordinarios RO 99.50 94.50
- Recursos Directamente Recaudados
RDR 57.10 86.00

2. Diferencia de Ejecucion - Reversion P2 % %


de Saldos.
- Recursos Ordinarios
RO 0.5% 5.50%
- Recursos Directamente Recaudados
RDR 42.90% 14.00%

Fuente: Portal de Transparencia del Ministerio de Economía y Finanzas


Nota: Elaborado por el autor.

En las dos (02) Unidades Ejecutoras se evidencia un porcentaje considerable

en la reversión del presupuesto en la Fuente de Financiamiento de Recursos

Directamente Recaudados que llega a un pico de 42.90% en la Unidad ejecutora

UGEL SUR y 14.00% en la Unidad Ejecutora, XI-DIRTEPOL Arequipa.

Tabla N° 05.
De la Aplicación del Proceso Técnico y Su Incidencia en La Información Financiera y
Presupuestal.
UNIDAD EJECUTORA FF PIM - 2015 DEVENGADO DIFERENCIA
2015 DE GASTO

UGEL SUR - 1104 RO 182,349,933.00 181,425,024.00 924,909.00

RDR 451,501.00 257,593.00 193,908.00

XI DIRTEPOL AREQUIPA - 1147 RO 33,474,731.00 31,627,321.00 1,847,410.00

RDR 2,289,993.00 1,970,235.00 319,758.00

Fuente: Tabla N° 04.


Nota: Elaborado por el autor.
100

4.2 Contrastación de Hipótesis.

Para contrastar la Hipótesis General y las Específicas, del presente trabajo de

investigación, se ha trabajado con los resultados obtenidos, así como los análisis y

discusiones pertinentes, siendo su síntesis como sigue:

4.2.1 Hipótesis Específicas:

Hipótesis Especifica Nro. 1.

Queda comprobado la formulación inadecuada e inexistente respectivamente

del Proceso Técnico de Programación, siendo mal aplicada en el caso de la Unidad

Ejecutora UGEL SUR a pesar de tener implementado el Sistema Integrado de

Gestión Administrativa (SIGA MEF), en razón de contar con personal que no está

especializado y capacitado acerca del Sistema Administrativo y por ende con poco

conocimiento de lo relativo al Proceso Técnico de Programación; a diferencia de la

Unidad Ejecutora XI-DIRTEPOL Arequipa que no cuenta con un sistema y

personal debidamente capacitado para llevar a cabo el Proceso Técnico de

Programación.

A las consultas efectuadas en resumen (Tabla Nro. 01, Preguntas Nros. 02 y

03), las 02 Unidades Ejecutoras en estudio respondieron no conocer acerca de los

Procesos Técnicos en general y a la consulta de si la Programación es aplicada

adecuadamente (pregunta 04) la respuesta fue dividida con una explicación

negativa.

De tal manera que se acepta la Hipótesis Especifica Nro. 01


101

Hipótesis Especifica Nro. 2.

Del análisis y observación de los hechos con respecto a la tardía ejecución de

gastos, se demuestra que la inadecuada y/o inexistente aplicación de la

Programación incide negativamente en el proceso de ejecución presupuestal de

gastos. Como se aprecia en las Figuras Nro. 07 y 08

En cuanto al Registro Administrativo debido al poco margen de tiempo que

origina el desorden de no contar con una PROGRAMACIÓN actualizada, genera

que se cometa errores en el ingreso de datos. Del resumen de las Figuras Nro. 15 y

16. Así como la no utilización de la tabla de Operación que vincula la cuenta

contable al clasificador presupuestal en la elaboración de órdenes de compra y de

servicios dando lugar a la desnaturalización del gasto.

Por lo tanto también es aceptada la Hipótesis Especifica Nro. 02

Hipótesis Especifica Nro. 3.

Se ha demostrado que el Proceso Técnico de Programación es la “columna

vertebral”, que incidirá en la cadena logística y financiera de las dos (02) Unidades

Ejecutoras, desagregándose el problema del desconocimiento, y se puede afirmar a

la luz de lo estudiado, que la pericia es parcial, acerca del Sistema Administrativo

de Abastecimiento y por ende del Proceso Técnico de PROGRAMACIÓN.

La necesidad de adoptar lineamientos que permitan reforzar los puntos débiles

en el Área de Abastecimiento y especialmente en lo que corresponde a la

Programación se hace visible en las respuestas formuladas a la Entrevista Nro. 01.

Por lo tanto, también es aceptada la Hipótesis Especifica Nro. 03


102

4.2.2 Hipótesis General:

La evidencia que se ha obtenido en el trabajo de investigación nos ha

permitido conocer la incorrecta e inexistente aplicación del Proceso Técnico de

Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento, incidiendo

necesariamente en la mala ejecución presupuestal de gastos papara la adquisición

de bienes y servicios en las dos (02) Unidades Ejecutoras.

Por lo que aceptamos la Hipótesis General.


103

CONCLUSIONES

PRIMERA.

El Proceso Técnico de Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento influye

significativamente en la ejecución del presupuesto asignado a las Unidades Ejecutoras UGEL

SUR y XI DIRTEPOL Arequipa, situación que se refleja en el SIAF SP. Hecho corroborado

durante el desarrollo de la presente tesis y demostrado a través de las técnicas, encuestas y

entrevistas aplicadas y desarrolladas para el sustento de la Hipótesis General.

SEGUNDA.

La no aplicación del Proceso Técnico de Programación genera una tardía ejecución de gastos en

la adquisición de bienes y servicios, incidiendo directamente en la ejecución negativa de los

presupuestos en forma mensual, trimestral y anual, puesto que al no existir información

planificada de los gastos, estos se realizan sin respetar los techos dispuestos en el PIM.

TERCERA

La U.E. UGEL SUR cuenta con el Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA MEF) y

que dentro de las ventajas de su uso contempla la “Programación real de necesidades desde el

origen (centro de costos)”, permitiendo elaborar la programación automatizada contando para

ello con información de ítems valorados dando posibilidad al seguimiento, así como

reprogramaciones si esto fuera necesario, a diferencia de la U.E. XI DIRTEPOL Arequipa que

no cuenta con un sistema para la programación de sus bienes y servicios a ser adquiridos.

Asimismo se observa que ambas unidades ejecutoras no cuenta con personal capacitado para

desempeñar el Proceso Técnico de Programación.


104

CUARTA.

La no aplicación del proceso técnico de PROGRAMACION (catalogación), oportunidad de

ejecución de presupuesto, incide en los errores de datos en el Registro Administrativo del SIAF-

SP, puesto que al no utilizar la Tabla de Operación que vincula la cuenta contable al clasificador

presupuestal en la elaboración de Órdenes de Compra y de Servicio generan desnaturalización

del gasto que luego son trasladados al Registro Administrativo, siendo una de las causas por la

no presentación oportuna de los estados financieros y presupuestarios.

QUINTA.

El porcentaje de devolución a nivel financiero en la U.E. UGEL SUR en la fuente de

financiamiento Recursos Ordinarios es del 0.5% y fuente de financiamiento Recursos

Directamente Recaudados es del 42%. Mientras que en la U.E. XI DIRTEPOL Arequipa es del

42.90% y fuente de financiamiento recursos directamente recaudados es del 14%. siendo este un

margen que refleja desatención en las necesidades y una mala distribución en el presupuesto de

las Unidad Ejecutoras en estudio.


105

RECOMENDACIONES

PRIMERA.

Para mejorar eficientemente la ejecución del gasto en el presupuesto asignado a las

Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa, se recomienda implementar y

utilizar el Proceso Técnico de Programación del Sistema Administrativo de Abastecimiento

por ser uno de los procesos técnicos básicos y fundamentales del Sistema de

Abastecimiento. La aplicación de la misma, permitirá dejar y superar el quehacer de la

improvisación, por el abastecimiento con calidad, cantidad y oportunidad de bienes y

servicios.

SEGUNDA.

Se implemente el Área de Planeamiento Presupuestal y Racionalización, encargada de la

planeación de la ejecución del gasto público en observancia del Proceso Técnico de

Programación de forma que se prevea la racional, sistemática, adecuada y oportuna

satisfacción conveniente, de los bienes y servicios requeridos por las dependencias de las

unidades ejecutoras en estudio, en estricta observancia de las directivas instructivos y

normativa respecto de racionalización de la ejecución del presupuesto.

TERCERA.

Para la unidad ejecutora U.E. XI-DIRTEPOL Arequipa, al no contar con un sistema para

llevar a cabo el Proceso Técnico de Programación es necesario que se incorpore el proceso

de implementación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA MEF) afín de

mejorar su programación para la adquisición de bienes y servicios; asimismo los titulares de

las Unidades ejecutoras en estudio deben de contar con profesionales y técnicos especialistas
106

calificados, a fin de que puedan participar activamente en la generación de cambios con

métodos modernos, mejorando la calidad de todas las funciones y procesos técnicos del

sistema de abastecimiento. Acción que permitirá que ya no se incumplan, desconozcan,

omitan, o distorsionen ciertos aspectos referidos a la legalidad y procesos técnicos de la

administración del abastecimiento.

CUARTA.

Se recomienda la incorporación de información necesaria del proceso Técnico de

catalogación (estructure la cadena ítem- clasificador – Cuenta contable) y se genere la

condición para mantener el subsistema de información actualizado, evitando la

desnaturalización del gasto, permitiendo el registro sin errores en el SIAF SP conllevando a

la presentación oportuna de los estados financieros y presupuestarios.

QUINTA.

Se norme la responsabilidad del seguimiento y ejecución del gasto del presupuesto asignado

a las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL AREQUIPA a nivel de programas

presupuestales, debiendo de fortalecerse las áreas técnicas y administrativas que apoyan los

procesos de adquisiciones y contrataciones, a fin de optimizar la capacidad de gasto,

evitando devoluciones.
107

BIBLIOGRAFÍA

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2003.

11. Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Art. N° 1 Objeto de la Ley,

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109

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19. Resolución de Contraloría N° 072-98CG. Normas Técnicas de Control Interno para el

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descargar.php?idFile=838.

20. Resolución Directoral N° 009-2016-EF/51.01 aprobando Directiva N° 003-2016-EF/51.01,

Lima, 27 Abril 2016. Recuperado de https: //www.mef.gob.pe/es/por-instrumento/

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21. Segovia, S. (2012). Problemática de los Procesos de Selección de Bienes de

Funcionamiento en las Adquisiciones y su incidencia en la Gestión Contable de la

Universidad Nacional de San Agustín año 2012 (Tesis de Pregrado). Universidad Nacional

de San Agustín, Arequipa, Perú.

22. Supo, J. (2015). Como empezar una tesis. Arequipa: BIOESTADISTICO EIRL.
110

ANEXOS

1. Matriz de Consistencia.

2. Manual de Elaboración del Cuadro de Necesidades.


1

MATRIZ DE CONSISTENCIA

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL PROCESO TÉCNICO DE PROGRAMACIÓN DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO, SU
INCIDENCIA EN LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y EN EL REGISTRO ADMINISTRATIVO DEL SIAF-SP”

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA


HIPÓTESIS OBJETIVO
VARIABLES INDICADORES
PROBLEMA GENERAL HIPOTESIS GENERAL OBJETIVO GENERAL
Existe una relación entre la aplicación INDEPENDIENTE  Eficiencia y eficacia. Determinar la relación que existe entre
¿Existe relación entre la aplicación del del Proceso Técnico de Programación
Proceso Técnico de Programación del Sistema del Sistema Administrativo de
Proceso Técnico de  Adquisición de bienes el Proceso Técnico de Programación
Programación del Sistema Administrativo de
Administrativo de Abastecimiento, y su Abastecimiento y su incidencia en la y servicios. Abastecimiento y su incidencia en la
incidencia en la ejecución presupuestal del ejecución presupuestal del SIAF SP de
SIAF SP en las Unidades Ejecutoras UGEL las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI  Presupuesto Asignado ejecución presupuestal del SIAF SP de
SUR y XI DIRTEPOL Arequipa? DIRTEPOL AREQUIPA, período 2015- - Dimensiones: (PIA, PIM)
las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y
XI DIRTEPOL Arequipa.
201.

PROBLEMAS ESPECÍFICOS HIPÓTESIS ESPECÍFICAS  Determinación de OBJETIVOS ESPECÍFICOS


Necesidades
¿De qué manera la aplicación del Proceso Existe una incorrecta aplicación del  Ejecución de la Identificar y analizar las causas que no
Técnico de Programación del Sistema Proceso Técnico de Programación en las Programación permiten la formulación del Proceso
Técnico de Programación del Sistema
Administrativo de Abastecimiento influye en Oficinas de Abastecimiento de las  Evaluación de la Administrativo de Abastecimiento,
la eficiente ejecución de gastos del Unidades Ejecutoras UGEL SUR y XI
presupuesto asignado a las Unidades DIRTEPOL Arequipa, situación que se Programación situación que influye en la adecuada
Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL ve reflejada en el SIAF SP. ejecución presupuestal del SIAF SP de
Arequipa, situación reflejada en el SIAF SP? las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y
XI DIRTEPOL Arequipa.
.

¿Es la tardía ejecución de gastos en las Existe una tardía ejecución de gastos en
DEPENDIENTE  Metas y objetivos. Evaluar las incidencias de la tardía
ejecución de gastos en la adquisición de
adquisiciones de bienes y servicios la la adquisición de bienes y servicios, Ejecución Presupuestal  Presupuesto asignado bienes y servicios, así como su
consecuencia de los errores en el ingreso de originando como consecuencia errores de
datos en el Registro Administrativo del SIAF- datos en el registro administrativo del
versus programado. consecuencia en los errores en el ingreso
- Dimensiones: de datos en el Registro Administrativo
SP en las Unidades Ejecutoras UGEL SUR y SIAF-SP de las Unidades Ejecutoras  Elaboración de estados del SIAF-SP de las Unidades Ejecutoras
XI DIRTEPOL Arequipa? UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.
 SIAF SP financieros UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.

Es posible proponer lineamientos  Presentación oportuna de Formular recomendaciones y


adecuados que mejoren la aplicación del información contable lineamientos tendientes a mejorar la
¿Es la información contable presentada en proceso técnico de programación en las  Cumplimiento en la aplicación del Proceso Técnico de
forma inoportuna consecuencia de la mala oficinas de abastecimiento, de forma que Programación en las Oficinas de
Programación de las adquisiciones de bienes y se permita una adecuada ejecución ejecución del Abastecimiento, permitiendo una
servicios en las Unidades Ejecutoras UGEL presupuestal y presentación oportuna de presupuesto de bienes y adecuada ejecución presupuestal y
SUR y XI DIRTEPOL Arequipa ? la información contable en las Unidades servicios presentación oportuna de la información
Ejecutoras UGEL SUR y XI DIRTEPOL contable en las Unidades Ejecutoras
Arequipa. UGEL SUR y XI DIRTEPOL Arequipa.
1

MANUAL DE ELABORACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES

1. OBJETIVO:

Regular el procedimiento de elaboración del Cuadro de Necesidades de Bienes y

Servicios de todas las unidades orgánicas de las Unidades Ejecutoras para el presente año

fiscal 2016, como base para la determinación de los bienes y servicios que se requieren

para la realización de las tareas, actividades y proyectos establecidos en el Plan Operativo

Institucional (POI), en armonía con la estimación del Presupuesto Institucional de

Apertura (PIA) y para la programación de los procesos de selección en el Plan Anual de

Contrataciones (PAC) del pliego.

2. FINALIDAD:

Establecer los lineamientos, acciones de monitoreo, plazos y responsabilidades que

deben observar las unidades orgánicas de las Unidades Ejecutoras, para la elaboración

oportuna y adecuada de sus Cuadros de Necesidades, en función a las actividades, tareas

y proyectos establecidos en sus Planes Operativos Institucionales y conforme a los techos

presupuéstales asignados; a fin de garantizar una programación razonable y equilibrada de

bienes, servicios y obras que requiere la Entidad durante el presente año fiscal.

3. ALCANCE:

El presente manual es de alcance para todas las unidades orgánicas de las Unidades

Ejecutoras.
2

4. BASE LEGAL GENERAL:

• Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

• Ley Universitaria –Ley N° 23733 y sus modificatorias.

• Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

5. BASE LEGAL ESPECIFICA:

 Decreto Legislativo N° 30225 - Ley de Contrataciones del Estado, y sus

modificatorias.

 Decreto Supremo N° 350-2015-EF- Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado, y sus modificatorias.

 Directiva Nº 003-2016-OSCE/CD - que uniformiza los criterios para la

elaboración y publicación de los Planes Anuales de Contrataciones de las

Entidades del Sector Público.

6. RESPONSABILIDAD:

La Unidad de Logística, a través de la Oficina Programación, es la encargada de

supervisar el cumplimiento de la elaboración y remisión de los Cuadros de Necesidades

de Bienes y Servicios, así como de dictar las normas y procedimientos de aplicación de

la misma, en concordancia con la normativa vigente sobre la materia.


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7. DEFINICIONES:

Para efectos del presente requerimiento, se entenderá por:

a. Bienes: son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y

cumplimientos de sus fines.

b. Servicios: las actividades o labores que realiza una persona natural o jurídica para

atender una necesidad de la Entidad, pudiendo estar sujetas a resultados para

considerar terminadas sus prestaciones.

c. Obra: construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación y

habilitación de predios, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones,

perforaciones, carreteras, vías, puentes, plazas, parques, entre otros, que requieren

dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos.

d. Plan Anual de Contrataciones: instrumento de gestión que obedece, en forma

estricta y exclusiva, a la satisfacción de las necesidades de la Entidad, las que a su

vez provienen de todos y cada uno de los órganos y dependencias de aquélla, en

atención al cumplimiento de sus funciones y al logro de sus objetivos y metas

institucionales a lo largo del año fiscal correspondiente.

8. DISPOSICIONES GENERALES:

8.1 Los Cuadros de Necesidades constituyen un documento de gestión indispensable para

la programación de las necesidades de bienes, servicios u obras requeridos por las

unidades orgánicas de las Unidades Ejecutoras para la realización de las tareas,

actividades y proyectos que darán cumplimiento al logro de los objetivos establecidos


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en sus respectivos Planes Operativos Institucionales durante el presente año fiscal; en

armonía con el Presupuesto Institucional Aprobado, siendo sustento principal para la

elaboración del Plan Anual de Contrataciones.

8.2 En el mes de junio de cada año fiscal se inician las fases de programación y

formulación del Proyecto de Presupuesto Institucional de las Unidades Ejecutoras

para el siguiente año fiscal, mediante la previsión de ingresos y de gastos, para ello,

todas las unidades orgánicas de la Región están obligadas a determinar de forma

racional y en armonía con los techos presupuéstales asignados por la Oficina de

Planificación y Presupuesto, sus requerimientos de bienes, servicios y obras en sus

Cuadros de Necesidades, cuyas valorizaciones a nivel de partidas presupuéstales se

considerarán en la mencionada previsión de gastos.

8.3 Las unidades orgánicas elaborarán sus Cuadros de Necesidades a través del Formato

de Programación de Necesidades, registrando en dicho formato los bienes, servicios y

obras que requieren para cada actividad, tarea y proyecto establecidos en sus

respectivos Planes Operativos Institucionales, y conforme a los techos presupuéstales

asignados a nivel de genérica de gasto por la Oficina de Planificación de y

Presupuesto.

8.4 Las unidades orgánicas para efectos de elaborar sus Cuadros de Necesidades de

bienes, servicios u obras, deberán considerar los siguientes criterios:

a. Actividades, tareas y proyectos, previstos en sus Planes Operativos

Institucionales.

b. Racionalidad y proporcionalidad en la programación de los requerimientos.

c. Fechas previstas para la atención de los requerimientos.


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d. Consumo histórico de bienes y servicios.

e. Bienes o servicios de consumo recurrente o ejecución permanente.

f. Cambios tecnológicos.

8.5 La Oficina de Logística y Patrimonio se encargará de supervisar y monitorear la

programación de los Cuadros de Necesidades, así como de validarlos una vez

culminada su elaboración; para su consolidación y obtención del documento

"Consolidado de Cuadros de Necesidades" y posterior inclusión en el Plan Anual

de Contrataciones.

9. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:

9.1 Contenido de los Cuadros de Necesidades:

Conforme a sus actividades, tareas y proyectos establecidos para el logro de

específicos y sus objetivos específicos y generales constituidos en sus Planes

Operativos Institucionales, las unidades orgánicas programarán en sus Cuadros de

Necesidades sus requerimientos de:

a. Bienes:

Se programarán todos aquellos bienes necesarios para el funcionamiento de

las unidades orgánicas, que se emplearán en cada año fiscal, tales como: útiles de

oficina, suministro de equipos de cómputo, materiales de limpieza, licencias de

software, combustible para la flota vehicular, alimentos para el comedor,

equipamiento, materiales de construcción, implementos de seguridad, vestuario,

etc.
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b. Servicios:

Se programarán todos aquellos servicios necesarios para el funcionamiento

de las unidades orgánicas, que emplearán en cada año fiscal, tales como:

Contratación Administrativa de Servicios (CAS), servicios de terceros,

publicación de avisos en los diarios y revistas, servicios de impresión, servicios

de atenciones oficiales, alquileres, mensajería, servicios públicos, contratación

de pólizas de seguro, mantenimiento de vehículos, reparación de bienes, etc.

c. Consultorías:

Se programarán los servicios de consultoría especializada necesarias para el

logro de los objetivos institucionales de la Región Policial Arequipa. Asimismo,

se programarán los Estudios de Pre-inversión e Inversión necesarios para la

ejecución de los Proyectos de Inversión Pública Priorizados, tales como:

Estudios de pre-inversión a nivel de perfil técnico, Estudios de pre-inversión a

nivel de factibilidad y Estudios de Inversión a nivel de expediente técnico, etc.

9.2 Lineamientos para la programación de los Cuadros de Necesidades:

a. Las unidades orgánicas designarán a una persona con conocimiento sobre las

actividades que se realizan dentro de las mismas, y de ser posible, con

conocimientos en temas presupuéstales, para que programe el Cuadro de

Necesidades en el Formato de Programación e Necesidades de Bienes y

Servicios, así como para que realice las respectivas coordinaciones con la

Oficina de Logística y Patrimonio y con la Oficina de Planificación y

Presupuesto.
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b. El encargado elaborará el Cuadro de Necesidades de su unidad orgánica en el

Formato de Programación de Necesidades, registrando en dicho sistema las

necesidades de bienes, servicios y obras que requieren para cada actividad, tarea

y proyecto establecidos en sus respectivos Planes Operativos Institucionales. La

programación de las referidas necesidades no excederá los topes o techos

presupuéstales a nivel de genéricas de gasto asignado y consignado en el

Presupuesto Institucional Aprobado por el Titular del Pliego.

c. Los bienes y servicios que se requieren en forma permanente deberán

programarse en el Cuadro de Necesidades en forma anual.

d. La cantidad de útiles de oficina se deberá programar en función al número de

personas que hacen uso de los mismos y a su tiempo estimado de duración.

e. En lo posible se dará preferencia a la programación de aquellos bienes muebles

que, por sus características técnicas, garantizan una mayor duración ó menor

riesgo de deterioro y que tienen prevista su continuidad en el mercado.

f. Se evitará en lo posible la programación de aquellos bienes muebles cuya

administración demanda considerables gastos para su conservación en

condiciones apropiadas de iluminación, temperatura, humedad, aislamiento u

otros; así como dificultades de mantenimiento.

g. La Oficina de Logística y Patrimonio en coordinación con la Oficina de

Servicios Generales se encargará de determinar la programación delos servicios

básicos de cada unidad orgánica, conforme a los consumos históricos que

alcanzarán a las citadas unidades para que los registren en sus respectivos

Cuadros de Necesidades, como es el caso del servicio de energía eléctrica,


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servicio de agua potable, servicio de telefonía fija y servicio de telefonía móvil,

entre otros.

h. Igualmente, la Oficina de Recursos Humanos se encargará de determinar la

programación delos Contratos de Administración de Servicios (CAS) y Aportes

a ESSALUD, que alcanzarán las unidades orgánicas, para que los registren en

sus respectivos Cuadros de Necesidades.

i. La Oficina de Sistemas de Información, se encargará de determinar y registraren

su Cuadro de Necesidades, los bienes y servicios relacionados con la

infraestructura tecnológica y sistemas informáticos de la Región Policial

Arequipa, tales como:

 Adquisición de equipos de procesamiento automático de datos.

 Adquisición de licencias de software.

 Adquisición de repuestos para equipos de procesamiento automático de datos.

 Servicio de conexión a Internet.

 Servicio de cableado de red.

 Servicio de mantenimiento y reparación de computadoras; entre otros.

j. Los encargados de las unidades orgánicas al momento de elaborar sus Cuadros

de Necesidades, de darse el caso que no encontrasen en el catálogo los bienes ó

servicios requeridos, solicitarán vía correo electrónico al responsable designado

por la Oficina de Logística y Patrimonio, la inclusión de dichos bienes y

servicios en el mencionado catálogo, para ello, deberán remitir al correo

electrónico de este último, las características o descripción de los mismos.


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k. Luego de elaborados los Cuadros de Necesidades por las diferentes unidades

orgánicas, estos deberán ser presentados debidamente visados de manera formal

ante la Oficina de Logística y Patrimonio para su correspondiente consolidación

y validación. En caso que la Oficina de Logística y Patrimonio formule

observaciones a los Cuadros de Necesidades, los mismos serán devueltos a las

unidades orgánicas para su respectiva subsanación.

l. Una vez que la Oficina de Logística y Patrimonio haya validado todos los

Cuadros de Necesidades presentados por las diferentes unidades orgánicas,

informará a la Vicepresidencia Administrativa de la Comisión de Gobierno y la

Oficina de Planificación y Presupuesto para su integración en el Presupuesto

Institucional de Apertura.

m. Luego de aprobado el Presupuesto Institucional de las Unidades Ejecutoras, la

Oficina de Logística y Patrimonio consolidará los Cuadros de Necesidades de las

diferentes unidades orgánicas, teniendo como resultado el documento

"Consolidado de Cuadros de Necesidades" para el año fiscal correspondiente,

que contiene el total de unidades necesitadas por cada tipo de bien y servicio

programados, así como el monto total requerido para financiar su adquisición o

contratación.

n. Atendiendo al tipo de bienes, servicios u obras consignados en el documento

"Consolidado de Cuadros de Necesidades", la Oficina de Logística y Patrimonio

determinará los procesos de selección (Licitaciones Públicas, Concursos

Públicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía) que

incluirá en el Plan Anual de Contrataciones de la Región Policial Arequipa, con


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el objeto que se lleven a cabo para adquirir y contratar los citados bienes,

servicios y obras.

9.3 Plazo para la entrega de los cuadros de necesidades:

a. La Oficina de Logística y Patrimonio solicitará formalmente a todas las unidades

orgánicas que remitan sus Cuadros de Necesidades en un plazo de cinco (05)

días útiles contados a partir del día siguiente de recibido el documento mediante

el cual se solicita dichos cuadros de necesidades. Dentro del mencionado plazo,

las unidades orgánicas culminarán el registro de sus Cuadros de Necesidades en

el Formato de Programación de Necesidades, debiendo remitir a la Oficina de

Logística y Patrimonio el reporte impreso de los referidos cuadros (original y

copia) y con el visto bueno del Jefe o Director de la unidad orgánica.

b. En el caso que algún Cuadro de Necesidades registrado en el Formato de

Programación de Necesidades y presentado a la Oficina de Logística y

Patrimonio, no se ajuste a lo dispuesto en el manual y formato, será devuelto a la

respectiva unidad orgánica para su corrección, otorgándose para tal fin un nuevo

plazo de dos (2) días útiles contados a partir del día siguiente de su devolución.

De no subsanar la observación en el plazo otorgado, se tendrá por no presentado.

c. Si alguna unidad orgánica no presentara su Cuadro de Necesidades de bienes,

servicios u obras, en el plazo indicado en la letra “b” no será considerada en el

documento "Consolidado de Cuadro de Necesidades" para la determinación de

los procesos de selección que conformarán el Plan Anual de Contrataciones de la

Región Policial Arequipa, que será aprobado luego de la aprobación del

Presupuesto Institucional de Apertura. En tal sentido, los requerimientos de


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bienes y servicios que omitieron programar y presentar en sus Cuadros de

Necesidades, no podrán ser programados por la Oficina de Logística y

Patrimonio en el Plan Anual de Contrataciones, demandando su atención un

tiempo mayor al de los requerimientos programados.

9.4 De la ejecución del Plan Anual de Contrataciones:

Al inicio de cada año fiscal luego de aprobado el Plan Anual de Contrataciones,

las unidades orgánicas deberán elaborar y remitir oportunamente las especificaciones

técnicas de los bienes y términos de referencia de los servicios u obras programadas

en sus Cuadros de Necesidades, a fin que se lleve a cabo el proceso de selección

correspondiente, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Contrataciones del Estado y

su reglamento.

10. DISPOSICIONES FINALES:

10.1 La Oficina de Logística y Patrimonio para el registro de los Cuadros de

Necesidades en el Formato de Programación de Necesidades, se remitirá a la

Oficina de Programación para su difusión a través del portal institucional de las

Unidades Ejecutoras.