You are on page 1of 97

CONTENIDOS DEL CURSO: DOCUMENTACION ANEXA :

1. Que es una auditoría • Checklist 1


2. Definiciones de auditorías de calidad • Checklist 2
3. Auditorias ISO9000:2000
• ISO 9001:2000
4. Fases de una auditoría
• ISO 19011
5. Revisión de la documentación
6. Responsabilidades del auditor • Modelo auditoría interna
7. Planificación de la auditoría
8. Desarrollo de la auditoría
• AUTOEVALUACION
9. Auditando procesos
10. Acción correctiva
11. Informes de auditoría
Curso Auditor Interno
Calidad

1. Que es una auditoria

OBJETIVOS

Que es una auditoria 1/7


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Explicar que es una auditoria interna.

Objetivos de una auditoria

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Que es una auditoria interna

Objetivos de una auditoria interna

Tipos de Auditorias y ciclo.

Que es una auditoria 2/7


Que es una auditoria

ISO 9000:2000 define "Auditoria":

"Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y


evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría".

Los términos más significativos de la definición se explican a continuación:

Sistemático:
• Planificado con antelación y metódico por naturaleza.
• Todo lo contrario a algo casual.

Independiente:
• Realizado por personas que no tienen "conflicto de intereses".
• Libre de prejuicios.

Proceso documentado:
• Se tienen que establecer y mantener un procedimiento documentado para auditar.

Pruebas de auditoría:
• Hechos que se pueden verificar.
• No ambigüedades.

Evaluación objetiva:
• Evaluando hechos.
• No creencias ni opiniones.

Que es una auditoria 3/7


Criterios acordados:
• Política y objetivos de la organización.
• SGC Documentado.
• Requisitos del cliente, jurídicos y de reglamentación.

Por qué se realizan Auditorías Internas?

Aparte de ser un requisito obligatorio de ISO 9001 en el SGC, resulta esencial desempeñar una
actividad de monitorización, además de las actividades de inspección del producto/ servicio. El sistema
debería ser un "Sistema de Gestión de Calidad Activo".

Ningún sistema es perfecto, y debe ser revisado con regularidad, porque siempre se puede mejorar para
el beneficio de la organización y sus clientes. Ésta es la tarea de las Revisiones del Sistema por la
Dirección y las Auditorías Internas.

Que es una auditoria 4/7


Ésta es una lista de los beneficios en potencia que se obtiene de adoptar las auditorias internas como
base (le dicha monitorización:

• Da confianza a la dirección de que el sistema se esta implantando de la manera prevista.

• Proporciona un medio que confirma que la política de calidad se comprende y se está implantando.

• Proporciona un medio formalizado y estructurado de identificación de deficiencias, mediante el que


se acuerda una acción correctora y un seguimiento para confirmar la efectividad.

• Permite que la debilidad del sistema destaque antes de que se noten los problemas potenciales
relacionados en la calidad del producto o servicio.

• Proporciona un marco conveniente para investigar los problemas en áreas concretas, por ejemplo, en
respuesta a problemas/quejas de calidad.

• Permite que el personal de otras secciones de la empresa vean cómo la de su trabajo afecta a otros
departamentos, cuando se les utilice como auditores.

• Permite el intercambio de ideas, de forma que los rasgos satisfactorios de ciertas partes del sistema se
puedan aplicar en otras partes.

• Permite que los operadores del proceso que se está auditando expresen sus puntos de vista de cómo
conseguir que el proceso sea más eficaz.
• Si el personal está involucrado en el funcionamiento de la empresa de forma más amplia, esto puede
dar lugar a aumentar su compromiso y motivación.

Que es una auditoria 5/7


Objetivos de auditoría

La auditorías normalmente están diseñadas teniendo en cuenta uno o más de los siguientes propósitos:

• Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los
requisitos especificados.

• Determinarla eficacia del sistema de calidad implantado en cuanto a que cumpla los objetivos de
calidad específicos.

• Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar el sistema de calidad.


• Cumplir los requisitos reglamentarios.

• Mantener en registros las evidencias encontradas en las distintas áreas auditadas.

Tipos de auditorias.

Es importante señalar que otras partes interesadas pueden auditar el sistema de una organización.

Los compradores querrán saber que existe un sistema de calidad coherente y creíble.

Asimismo, una empresa puede invitar a una organización totalmente imparcial respecto a la empresa o
carente de influencias a auditar el sistema. Los organismos de certificación que han conseguido el
Reconocimiento del Gobierno (acreditación) pueden realizar estas evaluaciones. Y esto podría dar
lugar a la certificación y registro del sistema de la empresa evaluada.

Este tipo de auditorías se conocen como Auditoría de Primera, Segunda Y Tercera parte,
respectivamente.

Auditoría de Primera Parte (Auditoria Interna)


El sistema de la empresa es evaluado por la empresa misma.

Auditoría de Segunda Parte (Auditoria a Proveedores)


El sistema de la empresa es evaluado por el comprador o su representante.

Que es una auditoria 6/7


Auditoria de Tercera Parte (Auditoria de un organismo certificador)
El sistema de la empresa es evaluado por un organismo independiente, como LRQA.

Ciclo de auditoría

La eficacia del proceso de auditoría debe mejorarse continuamente. Para facilitar esta mejora, todos los
tipos de auditoría tendrán que seguir este ciclo:

PROGRAMA

ANÁLISIS NOTIFICAR

INFORME PREPARAR

AUDITAR

SEGUIMIENTO

ACCIÓN CORRECTIVA

Que es una auditoria 7/7


Curso Auditor Interno
Calidad

2. Definiciones de auditoria de calidad

OBJETIVOS

Definiciones de auditoria de Calidad 1/9


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer las definiciones de auditorias de calidad.

Auditorias de Sistema , de procesos, de productos.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Definiciones de Auditorias

Auditorias de Sistema, de procesos y de productos.

Auditorias de 1ª, 2ª y 3ª parte.

Definiciones de auditoria de Calidad 2/9


Definiciones de Auditoria

Definición de auditoría de Calidad:

La norma UNE-EN ISO 9000:2000 define la auditoría de calidad como:


¨Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoría¨ UNE-EN ISO 9000:2000 Apartado 3.9.1

Los diferentes actores en una auditoría son:


Auditor/es: son las personas que llevan a cabo la auditoría. Sólo las personas que cumplen con ciertos
requisitos necesarios pueden realizar una auditoría de calidad.
Auditado: Es la organización o parte de la organización que se somete a la auditoría.

Cliente: persona u organización que solicita la auditoría.

El cliente y el auditado pueden pero no tienen por qué ser la misma persona u organización.

Definiciones de auditoria de Calidad 3/9


Clases de auditorías

Clasificación de las auditorías en función de las actividades:

Las auditorías pueden abarcar a toda la empresa en general o únicamente a determinados sectores de
actividad, a un proceso, servicio o producto concreto. La metodología y las técnicas a emplear son en
los diferentes tipos de auditorías muy similares, pero, para preparar las auditorías hay que actuar de
distinta forma según las actividades, por ello es esta clasificación de gran importancia.

AUDITORÍA DE SISTEMA:

Esta auditoría tiene por objeto verificar la eficacia del sistema de calidad implantado en la empresa o
en un sector concreto para asegurar la calidad del conjunto de sus productos y servicios. Este tipo de
auditoría abarca mucho más que una auditoría de proceso o producto.

AUDITORÍA DE PROCESO:

La auditoría de procesos pretende verificar la eficacia del sistema de la calidad implantado en un


proceso particular para asegurar la calidad de un producto o de un servicio. Se comprueba que las
características del proceso cumplen con las especificaciones que de él se esperan. Las características
de un proceso son las siguientes:

 Qué debe hacerse


 Quién debe llevarlo a cabo
 Dónde y cómo debe ser hecho
 Qué materiales, equipamientos y documentos son necesarios
 Cómo debe ser dirigido y registrado

La rigurosidad con que deben ser analizadas y cumplidas las características del proceso depende de la
complejidad del proceso.

AUDITORÍA DE PRODUCTO (O SERVICIO):

Estas auditorías verifican la adecuación de las características de uno o de varios productos o servicios
con las necesidades de los clientes y los reglamentos y normas con los que deben mantener la
conformidad. Podría considerarse como una „supervisión del producto“. Hay auditorías de producto
acabado y auditorías intermedias.

Definiciones de auditoria de Calidad 4/9


Clasificación de las auditorías en función de las responsabilidades:

AUDITORÍAS INTERNAS O DE PRIMERA PARTE :

 El cliente y el auditado son la misma organización. Es decir, es organizada por la propia empresa,
en sus propias instalaciones. Aunque puede existir una petición del propio sector de la empresa o de
otro sector para que se lleve a cabo.

 El auditor puede ser en este caso un miembro de la misma organización o una persona o grupo de
personas subcontratadas, es decir, externas a la organización.

La auditoría interna de la calidad es la única herramienta de mejora impuesta por las norma UNE-
ENISO 9001:2000.

La auditoría interna es el medio de verificar que el sistema de la calidad implantado resulta apropiado
y además supone una herramienta de mejora permanente en la empresa.

Los resultados de este tipo de auditorías se presentan al responsable del sector auditado que extraerá
personalmente las conclusiones oportunas, de acuerdo con la dirección y con el cliente.

El análisis de resultados y las conclusiones de la auditoría son documentos internos de la empresa.

Definiciones de auditoria de Calidad 5/9


AUDITORÍAS DE SEGUNDA PARTE:

 El cliente y el auditado no son la misma organización. Son auditorías externas.


 El auditor en este caso no pertenece a la organización auditada sino que proviene
de la organización cliente o es una persona o grupo de personas subcontratadas,
externas tanto al cliente como al auditado.

La decisión de iniciar la auditoría procede en este caso del cliente y debe ser aceptada por el
suministrador que tiene, la empresa puede oponerse a someterse a dicha auditoría, pero entonces tiene
que enfrentarse a las posibles consecuencias, como la posible ruptura de relaciones comerciales.

El cliente puede solicitar este tipo de auditoría por varios motivos:

 Auditoría de evaluación: antes de comenzar una relación contractual con un suministrador, puede
desear que se someta a una auditoría para hacer una evaluación del mismo
 Auditoría de seguimiento: dentro de un marco contractual, el cliente puede desear evaluar de forma
periódica a su suministrador.
 Dentro del marco contractual, puede desearse evaluar al suministrador después por ejemplo de la
implantación de una plan de acciones correctoras emprendido ante los resultados de una auditoría
anterior.

Definiciones de auditoria de Calidad 6/9


En este marco la auditoría es una herramienta de mejora basada en un marco de colaboración entre
cliente y suministrador.

Los resultados de este tipo de auditorías deben permanecer en el marco de relaciones


cliente/suministrador.

AUDITORÍAS DE TERCERA PARTE O DE CERTIFICACIÓN:

Esta auditoría la solicita la empresa a un organismo independiente y reconocido.

Esta auditoría tiene por objeto la evaluación de la organización con la intención de encuadrar sus
actividades en el marco de un modelo determinado (por ejemplo la norma ISO 9001)

Estas auditorías otorgan la concesión, conservación o revocación de una homologación, certificación,


calificación, consentimiento o habilitación concreta. Este tipo de auditorías tienen una serie de
reglamentos (distintos según el tipo de evaluación).

La auditoría del sistema de calidad más conocida es la efectuada a partir de la norma internacional ISO
9001. Estas son certificaciones del sistema de calidad, pero también pueden efectuarse certificaciones
de productos y servicios. La norma que rige las auditorías de certificación de los sistemas de gestión de
la calidad según la ISO 9001 es la ISO 19.011.

En un apartado posterior se explicará con más profundidad el procedimiento de certificación según la


norma ISO 9001.

Definiciones de auditoria de Calidad 7/9


Objetivos de las auditorías

Las auditorías de calidad son una herramienta esencial de la gestión de calidad. Pero hay que saber
emplear esta herramienta. Para ello es necesario antes de llevar a cabo cualquier auditoría en el campo
de la calidad, preguntarnos primero ¿Cúal es el motivo por el que se hace esta auditoría?

Las auditorías ofrecen una comparación de lo que “es“ y lo que “debería ser“, por lo que se convierten
en la base para lograr un proceso de mejora continua en la empresa. Para lograrlo hay que seguir los
siguientes pasos:

1. Establecer las desviaciones a través de las auditorías de calidad


2. Analizar dichas desviaciones
3. Establecer objetivos y planificar acciones correctoras
4. Llevar a cabo las correspondientes acciones correctoras
5. Controlar los resultados
6. Asegurar los resultados
7. Establecer nuevos objetivos

Definiciones de auditoria de Calidad 8/9


Uno de los objetivos de las auditorías de calidad es evaluar si es necesario introducir acciones de
mejora o correctoras. Las auditorías son uno de los instrumentos que nos proporciona la gestión de la
calidad para el logro de la mejora continua. (esta mejora puede explicarse empleando el ciclo PDCA
que aparece en la figura).

No hay que confundir la auditoría con: la inspección o el control de un proceso o la aceptación de un


producto.

Definiciones de auditoria de Calidad 9/9


Curso Auditor Interno
Calidad

3. Auditorias ISO 9000:2000

OBJETIVOS

Auditorias ISO 9000:2000 1/7


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer los requisitos de la norma para las auditorias internas.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

ISO 9001:2000 Requisitos auditorias.

Auditorias ISO 9000:2000 2/7


ISO 9001:2000 Requisitos auditorias

AUDITORÍAS Y LA ISO 9001:2000

4.1 Introducción
IS0 9001:2000 especifica los requisitos de Un Sistema de Gestión de Calidad para:

• Proporcionar productos / servicios que cumplan sistemáticamente los requisitos del cliente y
regulación aplicable.

• Aumente la satisfacción del cliente mediante:

La aplicación eficaz del sistema.


La aplicación de procesos para la mejora continua.
Aseguramiento de la conformidad de los requisitos del cliente y de los requisitos reglamentarios.

Auditorias ISO 9000:2000 3/7


Por lo tanto, la norma exige que las organizaciones planifiquen e implementen los procesos de control,
medición, análisis y mejora necesarios para:

• Demostrar la conformidad del producto/servicio.


• Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad.
• Mejorar de forma continua la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

La auditoría interna es uno de los métodos clave que utiliza una organización para alcanzar esta
actividad. Por lo tanto, los auditores no pueden adoptar el sistema tradicional de verificar simplemente
el cumplimiento de los procedimientos. Ahora tendrán que seguir un enfoque más profundo.

Los auditores ahora tienen que comprender y verificar:

• Requisitos del cliente y de la regulación.


• Política y objetivos de la organización.
• Procesos y flujos de los mismos.
• Rendimiento, conformidad y eficacia del proceso.
4.2 Requisitos de ISO 9001:2000

En dicha norma, el apartado 8.2.2, auditorías internas, detalla los requisitos en relación con las
auditorías, incluyendo los de los auditores. Sin embargo, no se debería ver como algo aislado, ya que
está estrechamente vinculado a cada uno de los aspectos de la norma y al SGC de la organización.

8.2.2 Auditorías Internas especifica los siguientes requisitos:

a) Las auditorías se realizan a intervalos de tiempo planificado para:


• Determinar en el Sistema de Gestión de Calidad:
o Conformidad con:
 Disposiciones planificadas
 ISO 9001
 Política y objetivos
o Efectividad:
 De la implantación
 Del mantenimiento

Auditorias ISO 9000:2000 4/7


b) Planificar un programa de auditorías que trate:
Procesos/Areas que se van a auditar, teniendo en cuenta:
o Estado e importancia
o Histórico de las auditorías

c) Defina:
o Criterios y ámbito de auditoria
o Frecuencia y métodos

d) Seleccione auditores:
o Objetivos
o Imparciales (No trabajo propio)

e) Procedimiento documentado que defina:


o Planificación y realización de las auditorías
o Información de resultados
o Mantenimiento de informes

f) El responsable del área auditada deberá:


o Llevar a cabo acciones (sin retraso indebido)
o Eliminar las no conformidades y sus causas

g) Las actividades de seguimiento deberán:


o Verificar las acciones llevadas a cabo
o Informar de los resultados

4.3 Auditoría Interna (8.2.2) y otras cláusulas

Tal y como se ha establecido previamente, la Auditoría Interna 8.2.2 está conectada a cada una de las
cláusulas de la norma.

Auditorias ISO 9000:2000 5/7


Sin embargo, al poner en funcionamiento un sistema de auditorías internas, algunos de estos vínculos
tienen una importancia significativa,

a) Elaboración de producto (7.1)


¿E1 SGC está en conformidad con las disposiciones planificados?
b) Política-de calidad (5.3) y objetivos de calidad (5.4.1)
¿EL SGC satisface la política y objetivos?
c) SGC - Requisitos generales (4.1)
Verificar la implantación y mantenimiento eficaces del SGC para mejorar la eficacia de forma
continua.
d) Control de documentación (4.2.3)
¿El procedimiento de auditorías internas es un documento controlado?
e) Control de informes de calidad (4.2.4)
Existen registro de:
o Los resultados de auditoría
o Las acción correctivas Los resultados de seguimiento
o Los resultados de seguimiento

f) Acción correctora (8.5.2)


¿Tienen lugar acciones eficaces para eliminar y prevenir la reaparición de no conformidades y se están
revisando?
g) Recursos humanos (6.2)
¿Son competentes los auditores internos?
h) Revisión de la dirección (5.6.1)
¿Ha revisado la dirección los resultados de auditoría?
i) Mejora continua (8.5.1)
¿La organización ha utilizado los resultados de la auditoría para mejorar la eficacia?

Auditorias ISO 9000:2000 6/7


Los requisitos de la Auditoria Interna (8.2.2) y sus vínculos de funcionamiento con otras cláusulas, se
muestran a continuación en un diagrama:

Auditorias ISO 9000:2000 7/7


Curso Auditor Interno
Calidad

4. Fases de una auditoria

OBJETIVOS

Fases de una auditoria 1 / 10


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer las fases de una auditoria interna.

Conocer los requisitos de los auditores.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Fases de una Auditoria

Auditoria de certificación

Requisitos de los auditores

Fases de una auditoria 2 / 10


Fases de una auditoria

Desarrollo de una auditoría de calidad

Fases de una auditoría de calidad:

1. Establecer los objetivos de la auditoría de calidad: En la política de calidad de la organización hay


que incluir las auditorías de calidad como instrumento de gestión. Con su empleo se debe perseguir el
objetivo de poder reconocer a tiempo las desviaciones respecto a las especificaciones establecidas y
poder aplicar las medidas apropiadas. Antes de comenzar a realizar una determinada auditoría hay que
establecer qué desea lograrse con ella. Los objetivos concretos perseguidos ayudarán a establecer el
tipo de auditoría más adecuado, además de su campo y profundidad.

2. Establecer el campo y profundidad: Consiste en definir el objeto de la auditoría (si va a ser de


producto, proceso o sistema) así como decidir si es interna o externa.

3. Establecer la frecuencia: Dado que el objetivo de las auditorías de calidad es la mejora continua, no
tendría sentido no realizarlas de modo regular. Pero la periodicidad con que deben hacerse dependen
del objeto de la auditoría. Por ejemplo, las auditorías de producto suelen repetirse con mucha
frecuencia, incluso puede ser diaria. Sin embargo, la auditoría de certificación según la ISO 9001 se
realiza una vez cada tres años con una revisión anual.

4. Designar a los auditores: El número y cualificación de los auditores depende del tipo y frecuencia
con que se vayan a llevar a cabo. Si se precisa de un equipo auditor, es preciso nombrar a un jefe del
equipo que tendrá la responsabilidad del mismo.

5. Cualificación de los auditores: Depende del tipo de auditoría hará falta conseguir una especial
cualificación para las personas que vayan a llevar a cabo las auditorías. Sobre la formación específica
para los auditores, se habla con más en detalle en el apartado “Requisitos de los auditores”.

6. Preparar el plan de auditoría: el plan de la auditoría se emplea como base para proceder de una
forma estructurada; en él se especifican todos los aspectos organizativos de las auditorías como por
ejemplo las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución de tareas, fechas, definición de

Fases de una auditoria 3 / 10


responsabilidades.

7. Recoger información sobre las entidades objeto de la auditoría: Esta recogida de información es
sobre todo de vital importancia cuando se trata de auditorías externas, ya que con ello se logra que el
equipo auditor tome contacto con la filosofía y metas de la empresa, sus productos y procesos, la
organización de la empresa, las tareas concretas y funcionamiento del área objeto de la auditoría, y
relaciones con clientes externos e internos y con los proveedores.

8. Clasificación de la documentación: Se desarrolla en función del tipo de auditoría del que se trate.
Hay que comprobar que los documentos necesarios están disponibles.

9. Preparar Checklist o lista de chequeo: Al terminar la fase de planificación de la auditoría hay que
elaborar las Checklist que se van a emplear en la auditoría. En algunos casos no será necesario
preparar dichas Checklist porque ya estarán disponibles de auditorías previas. Las entidades de
certificación y otras organizaciones publican checklist que pueden emplearse como base y modelo por
las empresas.
La checklist o lista de chequeo consiste en un listado con los todos los aspectos que se van a revisar
en la auditoría.

Fases de una auditoria 4 / 10


10. Anunciar la auditoría y llevar a cabo las conversaciones iniciales: La unidad que va a ser objeto de
la auditoría tiene que ser informada con suficiente antelación. No se trata de un control por sorpresa.
Hay que procurar que tengan el suficiente tiempo para prepararse para la auditoría. Además es
importante que conozcan los objetivos de la auditoría y sean informados sobre todos los detalles
importantes. Con ello conseguiremos lograr su colaboración, además de garantizar la objetividad de la
auditoría. En la reunión inicial se reúnen los miembros del equipo de auditoría con los máximos
responsables de la entidad objeto de la auditoría y se les explica tanto el plan como el sistema que va a
seguir la auditoría y recursos necesarios.

11. Llevar a cabo la auditoría preliminar: Es una auditoría “de prueba“ que se desarrolla un poco antes
de la “verdadera” auditoría y que ayuda a su preparación. En esta primera auditoría se identifican ya
algunos problemas que pueden ser corregidos antes de que la auditoría se lleve a cabo.

12. Auditoría: En la realización de la auditoría de calidad se pretende estudiar si las características de


la entidad cumplen con las correspondientes especificaciones.

13. Informe de auditoría: En el informe de auditoría se presentan los resultados de la auditoría. Se


expresan como una comparación entre los que “deber ser“ y lo “que es“ en la realidad. Su profundidad
y contenido depende del tipo de auditoría del que se trate, pero en lo esencial suele contener los
siguientes puntos:

 Informaciones generales: como fecha, departamento, tipo de auditoría


 Componentes del equipo auditor
 Objetivos de la auditoría
 Resultados de la comprobación
 Aspectos relevantes a considerar en el transcurso de la auditoría
 Responsables de las medidas a aplicar

No deben incluir comentarios ni propuestas acciones de mejora, este punto corresponde a los
responsables competentes.

14. Comprobar la eficacia del proceso de la auditoría: El propio proceso de la auditoría debería ser
objeto de mejora continua, deben ser analizados los problemas y fallos que han surgido durante la
auditoría, las propuestas que puedan venir tanto de los miembros del equipo de auditoría como del

Fases de una auditoria 5 / 10


cuerpo auditado, para buscar potenciales de mejora. Además debe estarse pendiente a posibles
cambios en las leyes, normas o recomendaciones.

Es importante advertir que no todas las fases se presentan cada vez que se lleva a cabo una auditoría.
Dependerá en gran medida de la complejidad, amplitud de la misma y si es la primera vez que se
realiza o ya se ha realizado en otras ocasiones.

Auditoría de certificación

Cuando se desea certificar el sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001 deben seguirse
una serie de pasos que se detallan a continuación:

Fases de una auditoria 6 / 10


1. Evaluación de la documentación por el organismo: El organismo certificador recibe, antes de que la
auditoría tenga lugar, la documentación correspondiente del sistema de calidad del cliente para una
primera revisión. Si la documentación no satisface todos los requisitos de la norma, el organismo
certificador dejará constancia de las desviaciones encontradas para que sean corregidas antes de la
auditoría.

2. Elaboración del Programa de Auditoría: Será realizado por la entidad certificadora y enviado a la
empresa para su aceptación.

3. Auditoría de certificación:
 Comienza con una reunión inicial con la dirección de la empresa y los responsables de
primer nivel.
 A continuación se procede a realizar la auditoría, verificando en cada área, que las tareas descritas
en los procedimientos e instrucciones se cumplen de acuerdo con lo estipulado en ellos. Cada tarea se
revisará con cada responsable de llevarla a cabo.
 Una reunión final cierra la auditoría. En ella el equipo auditor presenta a la dirección de la empresa
el “Informe de auditoría“.

4. Emisión del correspondiente certificado: La emisión del correspondiente certificado sólo se produce
si la auditoría de certificación ha sido realizada con éxito, es decir, si el informe de auditoría
correspondiente no determina que hay fallos cuya gravedad impiden otorgar el certificado. En algunos
casos, si hay errores graves pero que pueden resolverse con cierta rapidez, puede darse un tiempo para
implantar las medidas correctoras correspondientes, y al finalizar el periodo otorgado, repetir la
auditoría.

5. Auditoría de revisión después del primer año: El certificado tiene una validez de tres años pero una
vez al año se realiza una auditoría de revisión Si las auditorías de revisión no son superadas con éxito,
suponen la inmediata retirada del correspondiente certificado.

6. Auditoría de revisión después del segundo año

7. Nueva Auditoría de certificación: Al final del tercer año, si la empresa desea continuar certificada,
se repite el proceso que acabamos de explicar.

Fases de una auditoria 7 / 10


RECORDATORIO: En virtud de la nota 1 del apartado 3.1 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002:
Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorias de primera parte, se realizan por, o en
nombre de la propia organización/empresa, para la revisión por la dirección y con otros fines internos,
y pueden constituir la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos
casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre
el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

Fases de una auditoria 8 / 10


Requisitos de los auditores

Los requisitos exigidos a los auditores varían según el tipo de auditoría. Hay una serie de requisitos
generales o cualidades que todo auditor debe reunir:

 Imparcialidad (Las auditorías no deben ser llevadas a cabo por personas que tengan una
responsabilidad directa en el área auditada), objetividad y honradez.
 Capacidad de análisis y síntesis.
 Capacidad de comunicación y diplomacia.
 Capacidad de juicio.
 Tolerancia.
 Rigor en los hechos.
 Concentración.

En función de la especificidad del campo tratado, el auditor deberá poseer una preparación relacionada
con el objeto de la auditoría.

Por ejemplo en el caso de las auditorías internas, suele ser necesario formar a personal de la empresa
en temas como:

 Conocimiento y comprensión del proceso de auditorías y normativa de base.


 Bases de la gestión de calidad.
 Bases estadísticas.
 Técnicas para la solución de problemas como por ejemplo las Q7.
 Cómo escribir informes de auditoría.
 Información específica sobre producto, proceso o sistema.

Hay otra serie de requisitos más o menos exigentes según de que clase de auditoría tratemos. Los
requisitos más exigentes son los de aquellos auditores que participan en auditorías de certificación, es
decir, auditores de tercera parte. Como ya se ha dicho, la certificación puede darse según distintas
normas o documentos equivalentes. Nosotros vamos a estudiar con más profundidad los requisitos
exigidos a los auditores en el caso de una certificación según la norma ISO 9001.

Fases de una auditoria 9 / 10


La norma UNE-EN-ISO 19011:2002 determina las exigencias de los auditores de tercera parte:

Experiencia: cuatro años de experiencia dentro del campo de la calidad, de los cuales un mínimo de
dos deberán ser en actividades relacionadas con el aseguramiento de la calidad. Participación en al
menos cuatro auditorías, con un mínimo de veinte días. El requisito de experiencia se hace más
exigente para aquellas personas que no tengan un título universitario.

Formación: Debe demostrarse a través de un examen tener un profundo conocimiento de las normas
de calidad, de las técnicas de calidad, estadística y técnicas para llevar a cabo entrevistas. ( Para
preparar dichos exámenes existen distintos cursos de preparación). Con cierta periodicidad tienen que
realizar cursillos de reciclaje para mantener sus conocimientos al día y realizar un examen cada tres
años. Además deben demostrar que siguen activos en el área de calidad y realizando auditorías.

UNE-EN-ISO 19011:2002 “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o
Medioambiental”

Fases de una auditoria 10 / 10


Curso Auditor Interno
Calidad

5. Revision de la documentacion

OBJETIVOS

Revision de la documentacion 1/6


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer la revisión de la documentación.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Revisión de la documentación

Revision de la documentacion 2/6


Revision de la documentacion

Previo a la preparación del plan de auditoria, la revisión de la documentación permite determinar la


conformidad de la documentación del sistema, según documentación, con los criterios de auditoria.

La documentación incluye documentos y registros relevantes del sistema de gestión e informes de


auditorias previas.

RESULTADO DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION:


ENTENDER EL SISTEMA DE GESTION

TEMAS PARA DESARROLLAR EL TRABAJO DE CAMPO

Si la documentación es inadecuada no se deben asignar nuevos recursos hasta que estos problemas se
resuelvan.

La revisión de la documentación comienza en la primera etapa de la auditoria y puede continúa durante


todo el ejercicio. El reto es identificar la información requerida (deseable) y revisarla en detalle antes
del trabajo de campo

Una visita previa puede ser útil para:

 Informar de primera mano del responsable de la instalación acerca de los objetivos y


procedimientos de la auditoria.
 Conseguir información suficiente para desarrollar el entendimiento básico de la instalación, los
procesos y la gestión.
 Diseñar un mejor plan de auditoria (más racional)

Revision de la documentacion 3/6


COMPRENSION DEL SISTEMA DE GESTION

La comprensión del sistema, inicia en:

 Los requisitos aplicables


 Los procesos del sistema y la manera como se gestionan
 Las responsabilidades y los recursos
 La evaluación de los riesgos e impactos de los procesos del sistema
 Los métodos de control, su implementación y resultados
 La medición y el seguimiento
 Las actividades que se requieren como soporte del sistema.

Revision de la documentacion 4/6


AYUDA PRACTICA- REVISION DE DOCUMENTOS

Documentos, tales como la política, los objetivos, el manual de calidad, los planes, los procedimientos,
las instrucciones, las normas aplicables, las licencias y permisos, las especificaciones, los planos, los
contratos y pedidos;

Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias anteriores,
informes de programas de seguimiento y resultados de mediciones;

Resumen de datos, análisis e indicadores de desempeño;

Registros sobre la base de programas relevantes de muestreo del auditado y de procedimientos para
asegurarse del control de calidad de las muestras y de los procesos de medición;

Informes de otras fuentes, por ejemplo, clientes, datos de retroalimentación de clientes, otra
información relevante de partes externas y clasificación de proveedores;

Bases de datos informáticas y páginas de Internet.

Información de la empresa o instalaciones: procesos; distribución en planta; organización, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS

 Documentación acerca del sistema de gestión de la calidad. Manuales de calidad.


 Documentación acerca de la aplicación del sistema de gestión de calidad. Planes de calidad.
 Documentos que establecen requisitos. Especificaciones.
 Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias. Guías.
 Documentación acerca de cómo desempeñar las actividades o procesos. Procedimientos,
Instrucciones, Planos.
 Documentación que proporciona evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los
resultados logrados. Registros.

Revision de la documentacion 5/6


ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Revision de la documentacion 6/6


Curso Auditor Interno
Calidad

6. Responsabilidades del Auditor

OBJETIVOS

Que es una auditoria 1 / 12


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer las actividades y responsabilidades del Auditor.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Actividades y Responsabilidades

Conocimientos y formación y método de evaluación de los auditores.

Que es una auditoria 2 / 12


Responsabilidades del Auditor

La confiabilidad y la confianza en el proceso de auditoría dependen de la competencia del personal que


lleva a cabo la auditoría. Esta competencia se basa en la demostración de:

 tener los atributos personales indicados en el apartado 7.3; y

 demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades indicadas en el apartado


7.2, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la
experiencia en auditorías descritas en el apartado 7.4, y que son necesarias para llevar a cabo
auditorías.

El concepto de competencia se ilustra en la Figura Concepto de Competencia. Algunos de los


conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de sistemas de gestión de la calidad y
ambiental y algunos son específicos para los auditores de cada una de las disciplinas.

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continúo desarrollo
profesional y de la participación regular en auditorías.

Competencia

CALIDAD MEDIO
AMBIENTE
Conocimien Conocimien
tos y t os y Conocimientos
habilidades habilidades y habilidades
específicos genéricos ambientales
de calidad específicos

Formación Experiencia Formación Experiencia en


académica como auditorías
laboral
(7.4)

Atributos personales (7.2)

Que es una auditoria 3 / 12


ATRIBUTOS PERSONALES

Los auditores deben poseer atributos personales que le permiten actuar de acuerdo con los principios
de la auditoría que contribuyen al rendimiento exitoso del auditor.

Un auditor debe ser:

ÉTICO imparcial, sincero, honesto y discreto;

DE ACTITUD ABIERTA dispuesto a considerar ideas o puntos de vista


alternativos
DIPLOMÁTICO de mucho tacto en las relaciones con la gente
OBSERVADOR constante y activamente consciente de los
entornos físicos y las actividades
PERSPICAZ instintivamente consciente y capaz de entender y
adaptarse a las situaciones
VERSÁTIL capaz de adaptarse a diferentes situaciones
TENAZ persistente, orientado hacia el logro de los
objetivos
DECIDIDO alcanza conclusiones oportunas basadas en el
razonamiento lógico y el análisis
SEGURO DE SÍ MISMO actúa y funciona independientemente a la vez
que se relaciona eficazmente con otros

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Conocimientos y habilidades específicas de los auditores de sistemas de gestión de la calidad

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deben tener conocimientos y habilidades en las
siguientes áreas:

A) métodos y técnicas relativas a la calidad – para permitir al auditor examinar los sistemas de
gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiadas. Los
conocimientos y habilidades en esta área deben contemplar:

 terminología de la calidad;

 principios de gestión de la calidad y su aplicación;

 herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo: control estadístico del


proceso, análisis de modo efecto y falla, etc.).

Que es una auditoria 4 / 12


B) productos, incluyendo servicios y procesos operativos – para permitir al auditor comprender el
contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría. Los conocimientos y
habilidades en esta área deben contemplar:

 terminología específica del sector;


 características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios;
 procesos y prácticas específicas del sector.

EDUCACIÓN,

Que es una auditoria 5 / 12


EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR Y EXPERIENCIA EN
AUDITORÍAS

Auditores

Para adquirir la competencia necesaria para llegar a ser un auditor, una persona debe haber:

A) Completado una formación académica suficiente para permitir la adquisición de los


conocimientos y habilidades definidas en el apartado 7.3.

B) Tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y


habilidades descritos en los apartados 7.3.3 y 7.3.4. La experiencia laboral debe ser de
una función técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio,
solución de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional,
compañeros, clientes y/u otras partes interesadas.

Parte de la experiencia laboral debe ser en una posición donde las actividades realizadas
contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en:

 el área de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de la calidad; y

 el área de gestión ambiental para auditores de sistemas de gestión ambiental.

a) Formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades


descritos en el apartado 7.3.1. La formación podría ser proporcionada por la propia
organización a la que pertenece o por una organización externa.

b) Experiencia en auditorías en las actividades de auditoría descritas en el apartado 6. La


experiencia global en auditorías debe cubrir el proceso completo de la auditoría y la
totalidad de la norma del sistema de gestión de la calidad o ambiental. Esta experiencia
debe haber sido obtenida bajo la supervisión y orientación de un auditor jefe en la misma
disciplina.

Que es una auditoria 6 / 12


Auditores de sistemas de gestión de la calidad y ambiental

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad o ambiental que deseen llegar a ser auditores en la
segunda disciplina deben:

a) tener la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y


habilidades para la segunda disciplina; y

b) haber realizado auditorías que cubran el sistema de gestión en su totalidad en la segunda


disciplina bajo la supervisión y orientación de un auditor calificado como auditor jefe en la
segunda disciplina.

Los auditores jefe en una disciplina no deben llegar a ser auditores jefe en la segunda disciplina hasta
que hayan satisfecho lo establecido en los apartados anteriores.

Ilustración de indicadores de formación académica, experiencia laboral, formación del auditor y


experiencia en auditorías

Auditor en ambas
Auditor Auditor jefe
disciplinas
Formación académica
Formación académica secundaria (véase nota Nada adicional Nada adicional
1)
Experiencia laboral
5 años (véase nota 2) Nada adicional Nada adicional
total
Experiencia laboral en 2 años en la segunda
el campo de la gestión Al menos 2 de los 5 disciplina (véase nota 3)
Nada adicional
de la calidad y años
ambiental
24 horas de formación en
40 horas de formación
Formación del auditor en auditoría
la segunda disciplina Nada adicional
(véase nota 4)
4 auditorías completas y 3 auditorías completas y
3 auditorías completas y
no menos de 20 días de no menos de 15 días de
no menos de 15 días de
experiencia en auditoría experiencia en auditoría
experiencia en auditoría
como auditor en actuando como auditor
Experiencia en prácticas
en la segunda disciplina
jefe
auditorías Las auditorías deberán
Las auditorías deberán Las auditorías deberán
ser realizadas dentro de
ser realizadas dentro de ser realizadas dentro de
los 2 últimos años
los 3 últimos años los 2 últimos años
consecutivos
consecutivos consecutivos

NOTA 1 La formación académica secundaria es aquella parte del sistema de formación académica nacional que
viene a continuación del grado primario o elemental, pero que se completa antes de la entrada a la universidad o
institución educacional similar.
NOTA 2 El número de años de experiencia laboral pude reducirse en un año si la persona ha completado una
formación académica postsecundaria apropiada.
NOTA 3 La experiencia laboral en la segunda disciplina puede ser simultánea a la experiencia laboral en la primera
disciplina.

Que es una auditoria 7 / 12


NOTA 4 La formación en la segunda disciplina es para adquirir conocimientos de las normas relevantes, leyes,
reglamentos, principios, métodos y técnicas.

La tabla, muestra indicadores de formación académica, experiencia laboral, formación como auditor y
experiencia en auditorías que pueden aplicarse por las organizaciones que realicen auditorías internas o
externas. Estos indicadores no son apropiados en todas las situaciones. En unos casos se necesitan más
indicadores que en otros. Para auditores que realicen auditorías de certificación o auditorías de
complejidad similar, estos indicadores deben ser los mínimos.

RECORDATORIO: En virtud de la nota 2 del apartado 3.1 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002:
Las auditorias externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de segunda y tercera
parte. Las auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la
organización, tal como clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorias de tercera parte se
llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que
proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas
ISO 9001 o ISO 14001. A menudo, este ultimo tipo de auditoria se conoce como auditorias de
certificación. Los requisitos que mencionamos en esta unidad son para los auditores de segunda/tercera
parte.

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA

Desarrollo profesional continuo

El desarrollo profesional continuo está relacionado con el mantenimiento y la mejora de los


conocimientos, habilidades y atributos personales. Esto puede lograrse a través varios medios tales
como experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a
reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes. Los auditores deben demostrar su
desarrollo profesional continuo.

Las actividades de desarrollo profesional continuo deben tomar en consideración los cambios en las
necesidades de las personas y las organizaciones, la práctica de la auditoría, las normas y otros
requisitos.

Que es una auditoria 8 / 12


Mantenimiento de la capacidad auditora

Los auditores deben mantener y demostrar su capacidad para auditar a través de la continua
participación en auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.

El proceso de evaluación

El proceso de evaluación implica cuatro pasos principales. Estos son:

Paso 1 Identificar los atributos personales, los tipos y niveles de conocimientos y habilidades
para satisfacer las necesidades del programa de auditoría (7.6.3);

Para decidir cuáles son los niveles apropiados de conocimientos y habilidades la organización debe
considerar:

 el tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que va auditarse;

 los objetivos y extensión del programa de auditoría;

 los requisitos de certificación, registro y acreditación;

 el rol del proceso de auditoría en la gestión de la organización;

 el nivel de confianza requerida en el programa de auditoría; y

 la complejidad del sistema de gestión.

Paso 2 Establecer los criterios de evaluación

Los criterios pueden ser cuantitativos (tales como los años de experiencia laboral y de educación, el
número de auditorías realizadas, las horas de formación en auditoría), o cualitativos (tales como tener
atributos personales, conocimientos o desempeño de habilidades demostrados, en la formación o en el
lugar de trabajo).

Que es una auditoria 9 / 12


Paso 3 Seleccionar los métodos de evaluación apropiados

La evaluación puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo utilizando uno o varios
métodos seleccionados de los indicados en la tabla 2. A la hora de utilizar la tabla 2, se debe tener en
cuenta:

 los métodos señalados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables
en todas las situaciones;
 la fiabilidad de los diversos métodos señalados pueden diferir;
 normalmente, una combinación de métodos deberá ser utilizada para asegurar un resultado
objetivo, coherente, imparcial y fiable.

Paso 4 Realizar la evaluación

El último paso de la evaluación es comparar la información recopilada de la persona frente a los


criterios establecidos en el paso 2. Cuando una persona no cumpla los criterios se requiere formación,
experiencia laboral y/o experiencia en auditorías adicionales, después de lo cual deberá realizarse una
nueva evaluación para establecer de que se ha cumplido con los criterios.

Métodos de evaluación

Método de evaluación Objetivos Ejemplos


Análisis de los registros de
Verificar los antecedentes del
Revisión de registros formación académica, formación,
auditor
trabajo y experiencia en auditorías
Evaluar las cualidades
personales, habilidades de
comunicación, verificar la Entrevistas personales y
Entrevista
información, examinar los telefónicas
conocimientos, adquirir
información adicional
Para evaluar las cualidades Improvisación, presenciar
Observación personales y los conocimientos y auditorías, desempeño de cursos
habilidades y su aplicación de capacitación
Para facilitar información en
Revisión del informe de la
Revisión después de la aquellos puntos en los que la
auditoría y discusión con colegas,
auditoría observación directa no puede ser
clientes, auditados y con el auditor
posible o apropiada
Para evaluar las cualidades
Exámenes orales y escritos,
Examen personales y los conocimientos y
exámenes psicotécnicos
habilidades y su aplicación
Para proporcionar información Encuestas, cuestionarios,
Reacción positiva y negativa sobre cómo se percibe el referencias personales,
desempeño del auditor recomendaciones, quejas

Que es una auditoria 10 / 12


Ejemplo de una estructura para la evaluación del auditor en un programa interno de auditorías

Paso 1
Paso 2 Paso 3
Áreas de
competencias Atributos personales, conocimientos y Criterios de evaluación Métodos de evaluación
habilidades
Revisión de los registros de
Haber completado un curso de formación de
formación
Principios, Capacidad para llevar a cabo una auditoría de acuerdo auditores interno.
procedimientos, procesos con los procedimientos internos, comunicándose con
Observación
y técnicas de auditoría compañeros conocidos del lugar de trabajo. Haber realizado tres auditorías como miembro
de un equipo auditor interno.
Evaluación entre partes
Revisión de los registros de
Documentos del Sistema formación
Capacidad para aplicar las partes pertinentes del Leer y entender los procedimientos de la
de Gestión y otros
Manual de Sistema de Gestión y los procedimientos auditoría, pertinentes a los objetivos, alcance y
documentos de Examen
relacionados. criterios de la auditoría.
referencia
Entrevista
Situaciones de la Capacidad para describir la estructura y cultura local de Haber trabajado para la organización al menos Revisión de los registros
organización la organización y cualquier cuestión de delimitaciones. durante un año en tareas de supervisión. laborales

Leyes, reglamentos y Capacidad para identificar y entender la aplicación de Haber asistido a un curso de formación sobre
Revisión de los registros de
otros requisitos las leyes y reglamentos pertinentes relativos a los las leyes pertinentes para las actividades y
formación
aplicables procesos, productos y/o emisiones al medio ambiente. procesos objeto de la auditoría.

Capacidad para describir los métodos de control de la Haber sido formado en la aplicación de
calidad internos. métodos de control de la calidad. Revisión de los registros de
Herramientas y técnicas
formación
relacionadas con la Capacidad para diferenciar entre los requisitos del Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo
calidad Manual de Control de la Calidad para procesos internos de procedimientos de proceso e inspección Observación in situ
y para inspecciones finales. final.

Haber trabajado en la oficina de planificación


de producción en el departamento de
Productos, servicios y Capacidad para analizar los productos, su proceso de planificación de proceso. Revisión de los registros de
procesos operativos producción, especificaciones y uso final empleo
Haber trabajado en el departamento de
servicios.

Principios y técnicas de Capacidad para entender la importancia de la Haber recibido formación de concienciación Revisión de los registros de
gestión ambiental protección ambiental/prevención de la contaminación. ambiental. formación

Ciencia y tecnología Capacidad para identificar los métodos pertinentes de Haber completado satisfactoriamente un curso Revisión de los registros de
ambiental prevención de la contaminación de los procesos, de química. formación académica

Que es una auditoria 11 / 12


productos y servicios de la organización.

Capacidad para listar los aspectos ambientales de la Haber completado un curso interno de
organización (por ejemplo, productos químicos en uso, formación sobre almacenaje de productos
Aspectos técnicos y sus reacciones entre ellos y el impacto potencial en le químicos, mezcla, uso e impactos ambientales. Revisión de los registros de
ambientales de las medio ambiente en caso de vertido o escape). formación, contenido del curso
operaciones Haber demostrado el uso en el lugar de trabajo y resultados
Capacidad para describir los métodos de protección de métodos correctos de almacenaje, mezcla y
ambiental de la organización. empleo de productos químicos.

Que es una auditoria 12 / 12


Curso Auditor Interno
Calidad

7. Planificacion de una auditoria

OBJETIVOS

Planificacion de una auditoria 1 / 12


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Planificar una auditoria.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Determinación del ámbito de auditoría


Estudio de documentación relevante
Acordar un itinerario relevante
Preparación de la documentación de trabajo
Contenido de las listas de comprobación
Procesos de auditoría
Seis etapas del proceso de auditoría

Planificacion de una auditoria 2 / 12


Planificacion de la Auditoria

La preparación de una auditoría es la máxima importancia para que resulte satisfactoria y eficaz. La
preparación de auditorías se puede dividir en cuatro elementos:

Identificar el ámbito de auditoría

Examinar documentación relevante


 Manual / Procedimientos
 Legislación / Especificaciones LA LISTA DE
 Listas de comprobación existentes.
 Historial de las acciones correctivas.
COMPROBACIÓN

Preparación de programa:
 Hora de inicio
 Duración
 Horario
 Reunión de cierre

Determinación del ámbito de auditoría

El auditor debe asegurarse de qué procesos o área(s) debe examinar. Ésta es una información que será
proporcionada por el Programa de Auditoría y/o el personal responsable de la programación de la
auditoría. Esto se puede saber por sentido común pero es muy importante que se comprenda
claramente la magnitud de la auditoría, de lo contrario la naturaleza global del Programa de Auditoría
se verá comprometida.

Sin embargo, esto no sólo lo deben comprender el auditor y quien programa la auditoría, porque existe
una parte importante en ella que desempeña un papel clave en el proceso de auditoría, es decir, el
auditado. Si ellos no están involucrados en esta etapa tan temprana de la auditoría, existe el riesgo de
malentendidos y problemas durante la misma. Si se plantea este tema por primera vez en la reunión de
apertura, será demasiado tarde. Mientras se acuerda el ámbito en la etapa de preparación, se puede
también concretar el itinerario de auditoría - véase más adelante en esta sección.

Planificacion de una auditoria 3 / 12


AUDITORIA: FECHA:
REUNION DE APERTURA: REUNION DE CIERRE:
Fecha: Hora: Fecha: Hora:
CARGOS A AUDITAR:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
ALCANCE:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA CARGO EQUIPO AUDITOR

Nota : El programa de entrevistas y la fecha de la reunión de apertura y cierre se acordarán


con el auditor líder.
FECHA DE ENTREGA DEL INFORME AUDITORIA:
EL INFORME SERA ENTREGADO A: CARGO

FIRMA AUDITOR LIDER: APROBO:

Planificacion de una auditoria 4 / 12


Estudio de documentación relevante

Una vez, establecido el ámbito de auditoría, se desarrollará un estudio inicial que, consistirá en una
revision general de:

 El manual de calidad y los procedimientos de aplicación (si están disponibles), al área auditada.
 Reglamentación, especificaciones técnicas, etc., que típicamente se aplican al área auditada.
 Los resultados de la última auditoría del área, además de los (documentos de trabajo
disponibles (ej., listas de comprobación) relacionados con esa área.
 Informes de análisis de acción correctora relativos al área.

En esta etapa la revisión no se realizará en profundidad, y el auditor debe tener en cuenta:

 Que el ámbito de auditoría sea adecuado.


 Tiempo necesario para preparar las listas de control (Compatible con el tiempo asignado).
 Tiempo necesario para realizar la auditoría (Compatible con el tiempo asignado).
 ¿Tengo experiencia y conocimientos para hacer esto?

En dicha etapa, también resulta útil que el auditor revise su propio Procedimiento de Auditoría para
asegurarse de que lo ha comprendido, y teniendo en cuenta especialmente los cambios desde que se
vio involucrado en el proceso de auditoría.

Planificacion de una auditoria 5 / 12


Durante la preparación de una auditoría en particular, puede que no existan procedimientos formales
para el proceso que se va a auditar. En este caso, tendremos que preparar muchas preguntas que
formularemos durante la auditoría y comprender los siguientes aspectos del proceso:

 Objetivos/ metas/ puntos de mira


 Entradas
 Etapas del proceso
 Salidas
 Controles
 Mecanismos
 Medidas
 Resultados

Acordar un itinerario de auditoría

Establecer un diálogo entre el auditor y el responsable del área que se va a auditar, antes de la fecha de
auditoría, facilita el desarrollo de la misma. Sin embargo, el auditor deberá cumplir con su propio
procedimiento y lo hará de manera formal, ej, memorándum, notificación formal, visita, etc.

Sin tener en cuenta la manera en que se hace esto, el auditor deberá establecer lo siguiente:

 Duración total de la auditoría.


 Ubicación y hora de inicio.
 Ámbito y áreas que se van visitar.
 Agenda, detallando el progreso de la auditoría, siempre y cuando sea de aplicación, ej. si hay
que visitar varios departamentos.
 Planificar la reunión final para aprobar los resultados de la auditoría y debatir los requisitos de
la acción correctora.
 Personal responsable que deberá estar relacionado con la auditoría, en cada etapa de la misma.

Tal y como se ha establecido previamente, si esto no se comprende claramente durante la preparación


de esta etapa, aumentará el grado de incomprensión. El diálogo en esta etapa establece el "tono" de la
auditoría, y puede afectar al compromiso y nivel de cooperación que se muestra en el área durante ésta
y posteriores auditorías.

Planificacion de una auditoria 6 / 12


Preparación de la documentación de trabajo

El formato y la cantidad de documentos de trabajo utilizados durante la auditoría, depende de los


requisitos de procedimiento de la empresa y/o de la preferencia de los auditores en particular.
Normalmente incluirán listas de comprobación y formatos estándar utilizados para informar de las no
conformidades u observaciones.

El formato de las listas de comprobación varía de forma considerable de una empresa a otra, pero un
requisito fundamental es que el auditor se sienta cómodo utilizándolo. Sólo se podrá utilizar como
recordatorio, en cuyo caso se puede cambiar a un formato para uso personal o puede formar parte de
los informes de auditoría y detallar el ámbito y el desarrollo de la auditoría.
Se recomienda que, a efectos de las auditorías internas se desarrollen listas de comprobación, aunque
sean limitadas.
Se deben evitar las listas de comprobación de tipo estándar preparados por otro personal. Este tipo de
lista de comprobación resultará en una restricción innecesaria y anulará la iniciativa del auditor.

Aunque los auditores siempre deben actuar dentro del ámbito de la auditoría, los documentos de
trabajo no deberán ser definidos de manera fija, porque restringirían actividades o investigaciones
adicionales que resultan necesarias para la información que se obtiene de la auditoría.

Un tema de debate es si se debe utilizar una lista de comprobación ya utilizada, o una nueva. Aunque
es preferible una lista nueva, puede que no resulte práctica en cuanto a los recursos disponibles. Se
podrían utilizar listas de comprobación disponibles, pero se deben revisar comparándolas con la
documentación relevante, y establecer así su aplicación continua.

Contenido de las listas de comprobación

Cuando se audite un Procedimiento o área, se deben tener en cuenta ciertos aspectos generales. Cuando
se prepare una lista de comprobación se considerará cada uno de estos puntos:

Planificacion de una auditoria 7 / 12


CONTENIDOS DE LA LISTA DE COMPROBACIÓN
 Cuestiones para comprender mejor lo siguiente:
o Proceso
o Etapas del proceso
o Controles del proceso

 Métodos para verificar la conformidad y eficacia:


o Preguntas
o Registros
o Informes
o Actividades
 Detalles de rutas de auditoría

Se utilizan diferentes formatos para la elaboración de listas de control:

 Tabuladas con campos para:


o Puntos que se deben incluir o verificar
o Método que se va a utilizar
o Referencia del sistema
o Notas del auditor

 Diagramas de flujo
 Mapas Mentales
 Anotaciones del propio procedimiento

El auditor probará formatos diferentes y utilizará el que prefiera.

Sea cual fuere el formato que se utilice, el auditor se asegurará que las cuestiones y tópicos siguen una
secuencia lógica. Los auditores establecerán mentalmente un esquema de la secuencia de
acontecimientos propuestos en la auditoría y se reflejará en la lista de comprobación.

Procesos de auditoría

Cuando realícennos una auditoría, verificaremos procesos dentro del sistema ele gestión. La estructura
del Sistema de Gestión se puede representar en dos procesos diferentes:

Planificacion de una auditoria 8 / 12


1. Vertical - relacionado con lo propuesto por la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y
Planificación de Calidad.

2. Horizontal - relacionado con el proceso de realización del producto (El proceso ¨cliente a cliente¨).

FLUJO DEL PROCESO

El proceso fluye de dos maneras distintas pero interrelacionadas:

Política
La vertical
Objetivos Deriva de la política;
Fijación de objetivos y
Procesos de medición.
Planes

Entradas Procesos Salidas Eficacia

La horizontal
Procesos de realización de producto.

También es importante comprender la definición de auditoría a un proceso que es:

¨Comprobar la capacidad de un proceso para cumplir con objetivos/ metas / requisitos¨.

Como auditores, debemos finalizar el proceso de auditoría y verificar el vertical y el


horizontal.

Por lo tanto, en las listas de control debemos anotar cómo vamos a hacer la verificación:

 Proceso vertical
o Objetivos relevantes:
De organización
Localizados

 Proceso horizontal

Planificacion de una auditoria 9 / 12


o Proceso / procesos específicos:
Entradas
Salidas
Controles
Mecanismos
Medidas
Resultados

Sin embargo, debemos tener presente, que:

 No podernos esperar a ver un procedimiento documentado para el proceso vertical.


 Es mejor comenzar a comprender las implicaciones / requisitos del proceso vertical, porque
ayudará al auditado a centrarse en los temas clave del proceso y dar prioridad a lo necesario.
 Los auditores no pueden esperar a ver los objetivos en cada función, departamento o nivel de
proceso.
 Puede que no haya procedimientos documentados disponibles para algunos de los procesos
horizontales.
 Por lo tanto, el auditor tendrá que concentrarse en aspectos como:
o Entradas
o Salidas
o Controles
o Mecanismos
o Resultados

Seis etapas del proceso de auditoría

El "Proceso de Seis Etapas" es como se denomina a la estructura útil para llevar a cabo una auditoría.
Si este proceso es adaptado, formará un marco para la lista de comprobación y si se sigue, asegurará la
realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. El propósito de cada etapa es el
siguiente:

1. Situar la escena:
 Introducción y explicaciones informales para:.
o Relajar al auditado
o Informar al auditado de¡ proceso de auditoría.

Planificacion de una auditoria 10 / 12


2. Confirmar aspectos básicos:
 Para determinar
o Estructura de organización.
o Asignación de responsabilidades.
o Estado del sistema documentado.
o Competencia y formación de personal.

3. Establecer el proceso:
 Para comprender el proceso que se va a auditar;.
o Identificar las etapas del proceso
o Identificar lo que sucede en cada etapa del proceso.
o Es vital, si la documentación es limitada
 Para establecer cómo se controla el proceso

4. Buscar evidencias objetivas:


 Recopilación de evidencias que demuestren la conformidad y eficacia del sistema:
o Formulando preguntas al personal.
o Revisando informes.
o Observando las actividades.

5. Volver a comprobarlo:
 Confirmar la conformidad con los planes acordados.
 Establecer rutas de auditoría.
 Seguimiento de rutas previamente establecidas.
 Confirmando que todos los aspectos de la auditoría se han cubierto.

6. Cierre.
 Agradezca la cooperación.
 Resuma las conclusiones hasta el momento.
 Informe al auditado de lo que va a ocurrir a continuación.

Es normal que los auditores dividan el proceso en pequeñas partes para facilitar el trabajo. Esto
significa que las etapas 3,4 y 5 pueden repetirse varias veces en un mismo proceso, ej. En lugar de
examinar todo un proceso de inspección final dentro de una empresa. Se puede dividir en:

Planificacion de una auditoria 11 / 12


 Ensayo del producto final
 Salida del producto de áreas de despacho
 Producto en área de envío

Este ciclo también se puede repetir a un pequeño nivel en cada paso del proceso.

Este sistema puede resultar especialmente útil para las situaciones siguientes:
 El auditor posee un conocimiento limitado del proceso que se va a auditar.
 No existe un procedimiento documentado del proceso que se va a auditar.

Finalmente, las listas de comprobación estructuradas y recopiladas de manera apropiada, aseguran


que la auditoría está estructurada de manera que evita la evaluación limitada y superficial de un
proceso.

Planificacion de una auditoria 12 / 12


Curso Auditor Interno
Calidad

8. Desarrollo de la auditoria

OBJETIVOS

Desarrollo de la auditoria 1/9


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Como se desarrolla una auditoria.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Gestión del Tiempo


Formulación de preguntas
Muestreo
Informes

Desarrollo de la auditoria 2/9


Desarrollo de la Auditoria

En la Sesión "Planificación de la Auditoría" se discutió el Proceso de seis Etapas para definir la


Estrategia de Auditoría".

Esta sección proporciona las directrices para realizar la auditoría y centra su atención en las técnicas
que el personal de auditorías utiliza, para obtener el máximo beneficio durante el desarrollo de la
auditoría.

Gestión de tiempo

Con frecuencia se cree que el mayor problema al que se enfrentan los auditores es controlar el
funcionamiento de un departamento y encontrar las áreas en las que existen no conformidades. Por
supuesto que esto es un problema, pero la gestión de tiempo es más importante, sobre todo entre los
auditores sin experiencia.

Desarrollo de la auditoria 3/9


Ej., "¿Cómo iba a revisar todas las actividades en esta área en las dos horas que me han asignado?
¿Qué hago con los otros dos departamentos que debería haber visitado esta mañana?"

Un método útil en este caso es sencillamente que el auditor divida el tiempo disponible entre las
distintas actividades que se van a revisar. Esto se puede hacer con el ¨Plan de campaña¨ utilizado para
desarrollar las listas de control.

El auditor deberá determinar qué otras técnicas tendrá que utilizar para sacar el máximo beneficio y a
su vez convenir qué tipo de muestreo es el más adecuado.

El auditor deberá buscar una ruta lógica a través del sistema, y será la que mejor le convenga, ej., flujo
de información a través de un área, inputs, etapas del proceso y outputs. Una vez que se ha identificado
la ruta, el auditor controlará las desviaciones de la misma con el fin de minimizar el muestreo y las
discusiones irrelevantes.

Ej., El director de compras puede entusiasmarse a la hora de explicar y manifestar las complejidades
de un nuevo sistema de control de inventario computarizado, pero ¿se puede justificar haber dedicado
la mitad del tiempo total asignado al departamento?

Formulación de preguntas

A la hora de recopilar información, la entrevista es la técnica principal que utilizará el auditor.

Pregunte a la gente cuáles son sus tareas, qué información recibe y qué información transmite. Los
auditores sin experiencia con frecuencia desarrollarán inspecciones amplias de documentación, con
poca o ninguna aportación por parte de las personas que desempeñan las tareas.

Recuerde estructurar las entrevistas para conseguir la máxima información por parte del entrevistado
en el menor periodo de tiempo posible.

Es muy importante saber qué preguntas se van a formular. No habrá que preguntar al auditado sobre
áreas que son irrelevantes para la auditoría.

Con frecuencia las listas de control ayudarán al auditor a formular preguntas de investigación. Se
dividirán en:

Desarrollo de la auditoria 4/9


Preguntas cerradas - En las que el auditado contestará "Sí" o"No":

¿Es usted el responsable de firmar las solicitudes de compra?


¿Entrega esta solicitud a su director?

Preguntas abiertas - Requieren que el auditado ofrezca información:

¿Qué responsabilidades tiene respecto a las solicitudes de compra?


¿Qué hace Vd. con este documento una vez cumplimentado?

Siempre y cuando sea posible, formularemos preguntas abiertas y normalmente comenzarán así:
 Cómo
 Quién
 Por qué
 Qué
 Dónde
 Cuándo

Esto no significa que las preguntas cerradas no tengan relevancia en el proceso de auditoría, sino que
algunas veces tendremos que formularlas para confirmar actividades o responsabilidades.

La estructura de la entrevista debería seguir si es posible el flujo de la información y del material.


Cuando el auditado haya identificado y explicado los inputs, los procesos y outputs, el auditor deberá
interpelar a los auditados con frases como:

Muéstreme
¿Y luego que ocurre?
Y si...

Recuerde que esto no es un interrogatorio. Cuanto más relajado esté el auditado, más oportunidades
tendrá el auditor de obtener la información requerida.

Muestreo

Cuando le diga al auditado "Muéstreme", el auditor deberá tener claro cuántos documentos/registros y
de qué tipo es necesario muestrear

Desarrollo de la auditoria 5/9


La solución no es fácil, es decir, que el muestreo se puede realizar con métodos diferentes:

MUESTREO
¿ALEATORIO?
¿CON OBJETIVO?
¿ESTADÍSTICO?
¿PORCENTAJE PREDETERMINADO?
¿VARIABLE?

QUE PREVALEZCA EL SENTIDO COMÚN

Se debe utilizar el sentido común y todos los métodos son aceptables. Sin embargo el conocimiento de
las áreas con problemas potenciales es muy útil ya que puede permitir focalizar las áreas y la extensión
del muestreo.

Recuerde que durante el tiempo disponible, los muestreos que realice deben ser representativos de la
actividad que esta bajo revisión. Asimismo, prepárese para aumentar la magnitud del muestreo si
encuentra una no conformidad o Información que pueda dar lugar a posibles problemas.

Una observación general de las actividades que se realizan dentro del área que se está auditando es una
parte muy importante de la auditoria. Cuando el auditor observe las actividades, discúta los
procedimientos y acciones o examine la documentación, tendrá que comprobar continuamente que las
evidencias están de acuerdo con los procedimientos documentados (y con cualquier modelo relevante
de QMS adoptado).

Desarrollo de la auditoria 6/9


EL CONOCIMIENTO DEL AUDITOR
 ORGANIZACIÓN DELDEPARTAMENTO
 NUEVO ESCENARIO:
- CARAS, EMPLEADOS, etc.
- MAQUINARIA
- PRODUCTOS / SERVICIOS
- PROCEDIMIENTOS
- DISPOSICIÓN DEL LUGAR DE TRABAJO
 FUERA DE LUGAR
 TEMOR

Esta observación constante forma parte del proceso de desarrollo del "conocimiento del auditor". No
resulta fácil para los auditores sin experiencia pero existen algunos aspectos importantes con los que
pueden contar y que se muestran a continuación:

 La mala organización/desorden general en las áreas de producción puede sugerir la posibilidad


de problemas potenciales.
 Lenguaje corporal; el comportamiento de los auditados en particular, a menudo muestra qué
áreas son buenas o malas.
 Los auditores deben ser conscientes de que todos producirnos un lenguaje visual continuamente
y debemos intentar "sintonizar" con esta comunicación no verbal. Hay que tener en cuenta los
siguientes signos visuales, pero sin basarse en signos individuales para llegar a una conclusión:
o Sonrisa: expresa aceptación y relaja a los demás, en especial durante las etapas de
apertura. No frunza el ceño ya que provoca el efecto contrario.
o Contacto visual: si mira a alguien a los ojos, Mostrará su interés por la otrapersona. Sin
embargo, no mire fijamente porque intimida. Cuando no mire a los ojos de la otra
persona, intente mirar al centro de la ¡rente o a la boca, es más fácil. La falta de
contacto visual indica timidez, nerviosismo o que están mintiendo.
o Contacto de la mano con la cara.- suele ocurrir cuando alguien miente. En este caso, el
cerebro, subconcientemente, transmite a la persona que se reprimo ala hora de
hablar, ej.: la mano cubre la boca mientras aprieta los dedos pulgares en las mejillas. A
menudo se tose para encubrirlo. Signos similares son tocarse o rascarse la nariz v
frotarse el ojo.
o Tirarse del cuello: mentir provoca una sensación de cosquilleo en la cara y nervios en el
cuello. Esto explicaría el gesto de —tirar-Se del cuello", que sucede cuando el

Desarrollo de la auditoria 7/9


mentiroso piensa que ha sido descubierto. Tenga cuidado, esto también puede significar
rabia o frustración.
o Brazos como barrera: utilizamos los brazos como barrera, como cuando nos cruzamos
de brazos, de diferentes maneras; corno un mecanismo de autodefensa. La forma más
significativa es cuando un brazo cuelga a lo largo del cuerpo mientras toca algo como el
reloj, la pulsera. el puño, etc.
o El conocimiento del auditor se desarrolla siendo un "observador". A medida que vaya
tomando conciencia de los signos que muestra la gente, ira descubriendo elite el
lenguaje corporal es un instrumento vital de comunicación. La comunicación humana se
compone de tres elementos:

Las palabras que utilizamos 7%


La Forma en que las decimos 38°%
Lenguaje corporal 55%

Recuerde que tiene que adoptar su propio lenguaje corporal para obtener la máxima información
posible del auditado.

Informes

Es importante que los auditores sean capaces de registrar todas las evidencias objetivas
recopiladas durante una auditoría, tanto las conformidades como las no conformidades del sistema. Si
se observan deficiencias, se deberá informar a un guía de las mismas, pero no trate de alcanzar
acuerdos de la interpretación de los hechos en ese momento porque podrá poner en un compromiso la
gestión de tiempo de los auditores.

Cuando se toman notas se deben aplicar las siguientes normas generales:

 Seleccione lo que va a registrar,


 Asegúrese de que las notas están basadas en evidencias objetivas, en hechos.
 Deben ser relevantes respecto al Ámbito de Auditoría.
 Tómese su tiempo para tomar notas, porque luego las tendrá que interpretar. a Hágalo
abiertamente.
 Tenga cuidado cuando utilice grabadoras.

Desarrollo de la auditoria 8/9


Notas típicas de un auditor:

Ref. Sis. Resultados Acción


OP09 Las órdenes de compra no están firmadas por el N.C. (No
3.4 Director de Compras, sino por el comprador (Sr. conformidad)
Pedro Perez)
o B003
o B010
OP08 Órdenes de compra a proveedores no autorizados A.C. (Acción
4.4  Inspección 100% en la recepción de Correctora)
mercancías.
o B013
o B017

Conclusión

Finalmente, no olvide los aspectos esenciales de una auditoria. Pueden parecer sencillos pero sin ellos
le resultará difícil llevar a cabo la auditoría.

 DOCUMENTACIÓN DE S.G.C. RELEVANTE


 LAS NORMAS DE AUDITORIA TALES COMO ISO 9001:2000
 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
 NOTIFICACIÓN PREVIA A LA AUDITORIA QUE DESCRIBA EL AMBITO DE LA
MISMA.
 FORMATOS DE LA EMPRESA
 MATERIAL PARA ESCRIBIR
 LISTAS DE COMPROBACIÓN
 RUTAS DE AUDITORIA
 RELOJ

Desarrollo de la auditoria 9/9


Curso Auditor Interno
Calidad

9. Auditando procesos

OBJETIVOS

Auditando procesos 1/6


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Como se auditan procesos.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Auditoria - Procesos
Lista de control de auditoría a Procesos

Auditando procesos 2/6


Auditando Procesos

La mayor parte de los auditores, en sus primeras auditorías, tienden solo a verificar la conformidad de
esta manera;

 ¿Se ha implementado el proceso tan y como se ha descrito?


 ¿Se han cumplido los requisitos del proceso, producto, servicio y / o del cliente?

Sin embargo, los auditores también necesitan verificar la eficacia del proceso que están auditando.

Esta sección examina y describe los puntos necesarios para llevar esto a cabo de forma satisfactoria:

 Auditando Procesos
 Auditando Eficacia

Auditando procesos 3/6


Auditoría - Procesos

Tal y como se ha establecido previamente, auditar a un proceso se define de la siguiente manera:

"Comprobar la capacidad de un proceso para cumplir con los objetivos/ propósitos/ requerimientos
especificados."

¿Es el proceso eficaz, nos produce lo que se necesita para alcanzar la satisfacción del cliente?
Existen dos cuestiones que deben ser verificadas;

 ¿Es el proceso eficaz?


 ¿El proceso "da", "produce" lo que se requiere?

Un proceso puede proporcionar lo requerido, pero no de manera eficaz.

Con el fin de medir la eficacia de un proceso, es importante identificar el propósito del mismo además
del output, como por ejemplo:

PROCESO OUTPUT PROPÓSITO


Revision por la Dirección Planes de acción Mejora continua
Auditoria Interna Estado del S.G.C. Implantación eficaz del SGC
Echar gasolina al depósito Depósito lleno Ir de A a B
del coche
Hacer una taza de té Beberlo Saciar la sed.

Los auditores no debemos solo medir los cinco aspectos principales de proceso:

1. Inputs
2. Mecanismos
3. Controles
4. Etapas del proceso
5. Outputs

También debemos medir el logro de los objetivos.

Auditando procesos 4/6


Sin embargo, ni siquiera esto garantizará que el proceso sea eficaz, de hecho, podemos haber
preparado una taza de té pero:

 ¿Hemos malgastado material o energía?


 ¿Sabía bien?

Lista de control de auditoría a Procesos

Controles:

¿Como se define el proceso?


¿Quien es el responsable del proceso y cómo se define su responsabilidad y autoridad?
¿Que requisitos legislativos y reglamentarios se aplican?
¿Cuáles son los requisitos del cliente y cómo se definen?
¿Cuáles son las especificaciones del producto/servicio y cómo se definen?
¿Qué objetivos y puntos relevantes son importantes para el proceso?
¿Qué controles/puntos de comprobación existen?
¿Qué criterios de aceptación existen?

Datos de Entrada:

¿Que desencadena el proceso?


¿Qué datos de entrada se necesitan?
 Informacion
 Material
¿De donde provienen los datos de entrada?
¿Se reciben periódicamente?
¿Son adecuados para el propósito?

Proceso:

¿Cuáles son las etapas del proceso?


¿Qué documentos y/o informes se generan?
¿Se ha implementado el proceso como se describe en los procedimientos, instrucciones o planes?

Auditando procesos 5/6


¿Se aplican los controles como se ha descrito?
¿Las actividades han sido realizadas por los responsables?

Mecanismos

Equipo:
¿Qué equipo y recursos se necesitan para el proceso?
¿Se mantiene el equipo adecuadamente?
Personal:
¿Cuáles son los requisitos de competencia para las actividades?
¿Existen pruebas de que el personal tiene una formación adecuada?

Rendimiento

¿Qué producto o servicio se proporciona con el proceso?


Los resultados del producto ¿aseguran que el producto cumple con los requisitos?
¿Cómo se miden los procesos?
¿Se logran los resultados y objetivos del producto y servicio?
¿Qué feedback se obtiene de los clientes interno o externos, tras el proceso?

Para asegurar la eficacia de los outputs del proceso, tambien se deben resolver las siguientes preguntas
genéricas:

¿Cuál es el objetivo del proceso?

¿Qué impacto tiene sobre:


 ¿el cliente?
 ¿sobre otros procesos y actividades realizados posteriormente?

¿Hay evidencia de que los objetivos de calidad y otras metas afectadas por el proceso han sido
alcanzadas?

¿Dónde se percibirá el impacto de la eficacia del proceso?

¿Cuándo se podrían identificar los fallos del proceso?

Auditando procesos 6/6


Curso Auditor Interno
Calidad

10. Accion Correctiva

OBJETIVOS

Accion Correctiva 1/9


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Que es una acción correctiva y para que sirve.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Identificación de acciones correctivas


Análisis de resultados de auditoria
Revisión por la dirección.

Accion Correctiva 2/9


Acciones Correctivas

Identificación de Acciones Correctivas

 Corrección – acción eliminar una no conformidad detectada.

 Acción correctiva – acción para elimina la causa de una no conformidad detectada. (Ref. ISO
9000:2000)

La acción correctiva debe eliminar la causa raíz de una no conformidad detectada y prevenir su
reaparición. Una acción correctiva normalmente esta precedida de una corrección, es decir de, la
acción para eliminar la no conformidad detectada, por ejemplo, el procesamiento. En primer lugar, es
responsabilidad del auditado identificar la acción correctiva necesaria. Sin embargo, el auditor,
siempre que sea posible, ayudara a determinar la causa raíz del problema. A continuación se muestra la
división de las tareas y responsabilidades respecto a la acción correctiva.

Accion Correctiva 3/9


AUDITADO

Identifica la N.C.

. Redacta la N.C Confirma la N.C.

Acuerda una fecha para la Resolución

- Investiga la causa
- Registra resultadas de la investigación
- Identifica la acción correctiva
- Implementa la acción
- La verifica
- Verifica la A.C. tomada y su eficacia
- Cierra la N.C.

El auditor puede ayudar al auditado a identificar la acción correctiva requerida, así como los plazos
formulando preguntas apropiadas:

 ¿Cuál es el completo alcance del problema?


 ¿Por qué es importante esta actividad?
 ¿Cuándo debe estar solucionado?

Acción par evitar su reaparición/repetición:

 ¿Por qué, por que, por que?


 ¿Cuánto tiempo se necesita?

Auditorias de seguimiento

Esto puede involucrar o no a los auditores iniciales, dependiendo de lo que requiera el procedimiento
de la auditoria de la empresa. Al margen de quien lo realice, esta tarea se debe llevar a cabo de una
manera sistemática y controlada.

Accion Correctiva 4/9


Un método común es el de utilizar la Hoja de Monitorización de Acción Correctiva:

HOJA DE MONITORIZACON DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS


DETALLE DE AUDITORIA DETALLES DE NCN FECHAS DE SEGUIMIENTO

No. Fecha Área No. Fecha finalización de A.C No.1 No. 2 Cierre

El seguimiento de la acción correctiva es necesario para asegurarse de lo siguiente:

 Las cosas problemáticas se han solucionado, es decir, se ha aplicado la corrección.


Se ha eliminado el problema por completo, es decir, la causa raíz del problema se ha identificado,
y se ha implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz para evitar la reaparición del
problema.

Esta tarea se realiza de la siguiente manera:

 Formulando preguntas
 Revisando registros
 Observando actividades
 Comprobando la documentación (Si han tenido lugar modificaciones)

Un problema que Ud. Puede encontrar es que todavía haya evidencias de una deficiencia, cuando
vuelva a evaluar la eficacia de la acción correctora realizada por el auditado. En tal caso, deberá tener
en cuenta lo siguiente:

Accion Correctiva 5/9


¿Se ha identificado la causa de la deficiencia? – Si no es así, hágalo ahora. Dependiendo de los
requisitos del sistema de la empresa en particular, esto puede conllevar la emisión de un nuevo informe
de deficiencias y la renegociación de una fecha de seguimiento apropiada.

¿El auditado ha realizado lo convenido? Si no es axial, ¿Por qué no? Recuerde que los auditores no
deben ser crédulos, sino que deben juzgar de manera justa basándose en las evidencias. El dispones de
un sistema par hacer saber a la dirección acerca de los fallos en el cumplimiento de las acciones
correctivas acordadas, resulta útil para asegurarse de que la auditoria se toma en serio.

¿Se ha llevado a cabo la acción correctiva pero se ha comprobado que es ineficaz? Si este es el caso,
¿Qué otras acciones correctivas se han planificado? Algunas veces, lo que parece una solución
razonable y practica a un problema, resulta ser lo contrario. Lo que importa es que la situación este
bajo control y que se hayan planificado otras acciones dentro de unos plazos. En dicha situación, el
auditor deberá investigar que controles provisionales se han planteado para evitar la aparición de más
no conformidades. Por ejemplo: inspección/comprobaciones adicionales. Siempre y cuando se lleve a
cabo dicha acción y se prevea otra acción para tratar la causa raíz, dentro de un periodo de tiempo
definido, el informe de auditoria se puede dejar abierto y acordar un seguimiento. Si la acción
correctiva resulta ineficaz y no se ha planificado ninguna otra acción, el auditor debería intensificar,
resaltar los hechos encontrados inicialmente.

Análisis de resultados de auditoria

A intervalos apropiados, la dirección e la empresa deberían revisar el sistema para asegurarse de su


continua idoneidad y eficacia.

Algo fundamental al respecto es la revisión de los resultados del exhaustivo Programa de Auditoria
llevado a cabo. Es importante analizar los informes de deficiencias emitidos por que, si se informara de
las deficiencias a la empresa, deben establecerse las causas de las deficiencias de manera que se
puedan llevar a cabo las acciones adecuadas a grane escala.

El análisis podría estar fundamentado en un número de deficiencias encontradas en áreas o elementos


del sistema.

El análisis de informes, además de ser fundamental para un revisión por la dirección, es un instrumento
importante en el. Control de la labor del auditor. Se deberá informar a todos los auditores de los

Accion Correctiva 6/9


“análisis de tendencias” que estén realizando, y tendrán que estar preparados para revisar sus propio
rendimiento al respecto.

En conclusión, si se tiene cuidado a la hora de establecer un programa de acciones correctivas, las


perspectivas de un sistema de auditoria eficaz en costo se realzan notablemente. Si el personal sabe
apreciar que el papel que desempeña un auditor incide directamente en la eficiencia de la empresa,
habrá una mejor predisposición para que se realice la tarea. Asimismo, los auditados consideran la
auditoria como un ejercicio constructivo y bienvenido, en lugar de evitarlo o aceptarlo de mala gana.

Revisión por la Dirección

Tal y como se ha establecido previamente, la revisión de los resultados de auditoria es una parte
esencial para evaluar la idoneidad y eficacia del sistema - ¿que mas se debe revisar y como?

Se debe analizar y presentar la información obtenida de las auditorias a la dirección para su revisión,
junto con los otros datos de la organización.

La dirección utilizara esta información para identificar decisiones y acciones, y mejorar así la eficacia
del SGC y sus procesos, productor / servicios y la necesidad de recursos.

El proceso de revisión por la dirección y los requisitos del proceso se indican en el siguiente diagrama:

REQUISITOS DE LA REVISION POR LA DIRECCION

 Alta Dirección
 A intervalos planificados
 Para asegurar el S.G.C:

- Idoneidad/Adecuación/Eficacia
 Evolución de Oportunidades para:

- La Mejora
- La Necesidad de Cambios y Objetivos

Accion Correctiva 7/9


------------------------------------------------------

PROCESO DE REVISION POR LA DIRECCION

IMPUST (ENTRADAS) OUTPUTS (SALIDAS)

R L
E A
Resultados de auditorias V Decisiones y Acciones
Feedback del cliente I D
S I
Rendimiento de los procesos I R
O E Mejora en la eficacia de
Conformidad de producto N C
Acciones Rev. por la Dirección C
P I S.G.C
Cambios empresariales O O Procesos
R N Producto
Mejoras
Recursos

Accion Correctiva 8/9


Accion Correctiva 9/9
Curso Auditor Interno
Calidad

11. Informes de auditoria

OBJETIVOS

Informes de auditoria 1/9


OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Conocer los métodos para realizar informes.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Preparación de informes
Toma de decisiones
Tipos de informes
Categorización de deficiencias

Informes de auditoria 2/9


Informes de Auditoria

Los métodos para realizar informes pueden variar v dependen del estilo que adopte cada empresa.
Este apartado le proporciona unas directrices para realizar informes de manera eficaz de forma que, sin
tener en cuenta el formato, se proporcionen acciones correctoras eficaces.

Asimismo, la finalización de una auditoría y la entrega de los informes respectivos resultarán de poco
valor si la implantación de la acción correctiva no está controlada de forma apropiada para asegurar la
eficacia.

Preparación de informes

El responsable de esta tarea es el auditor líder, aunque cuando se realiza una auditoría "extensa", es
inevitable la participación de otros miembros del equipo. Sin tener en cuenta el estilo y formato, los

Informes de auditoria 3/9


informes de auditoria deben tratar temas claves que ya se hayan identificado como esenciales en las
reuniones de inicio y cierre. Para realizar un informe se deben tener en cuenta dos objetivos concretos:

1. El informe debe proporcionar evidencias objetivas de la implantación eficaz del procedimiento


de auditoría.
2. Se deben identificar las exigencias de las Acciones Correctivas y establecer e iniciar las
acciones de seguimiento necesarias.

Los informes también incluyen el feedback:


 Para identificar y aprender de las "mejores prácticas".
 Para identificar las acciones correctivas significativas.
 Para eliminar los problemas de Forma permanente.

Los sistemas no mejorarán si no se proporciona feedback y no tendría sentido finalizar tina auditoría si
no informáramos de las conclusiones.

INFORME FINAL DE AUDITORIAS


INTERNAS DE CALIDAD

Fecha de
PRI-F-005 Página 1 de 2
Rev:11/06/04

FECHA DEL INFORME: FECHA DE LA AUDITORÍA:

CRITERIOS DE LA AUDITORIA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

PROCESO(S) AUDITADO( S): REPRESENTANTE(S) DEPENDENCIA(S) O


PROCESOS AUDITADO(S):

OBJETO DE LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

AUDITOR LIDER: COAUDITORES:

BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NÚMEROS DE NO NÚMERO DE NO TOTAL DE NO CONFORMIDADES


CONFORMIDADES CONFORMIDADES
MAYORES MENORES

OBSERVACIONES:

PLANEAR:.

HACER:

VERIFICAR:
ACTUAR:

EFICACIA DEL SISTEMA :

ANEXOS:

FIRMA AUDITOR LIDER: FIRMA AUDITADO:

Informes de auditoria 4/9


Información general

Cada informe debe identificarse de manera única de manera que se pueda relacionar fácilmente con el
programa de auditoría, Aunque es suficiente con un título y una fecha, un número puede facilitar la
trazabilídad de partes del informe con la auditoria, como por el ejemplo las notas de no cumplimiento.
Los informes deberán cumplir los siguientes requisitos generales y ser:

 Ordenados
 Evaluados con justicia
 Escritos con precisión
 Bien presentados

Toma de decisiones

Antes de realizar los informes, se deben tomar decisiones, si corresponde a una no conformidad o una
observación.

Estas decisiones normalmente se toman durante la realización de la auditoria, pero algunas veces
resulta necesario decidir mientras se recopilan los informes.

Se debe aplicar el sentido comun, porque podriamos perder la cooperación del auditado si juzgamos de
manera incorrecta.

A continuación se presentan una serie de definiciones que le servirán de guía a la hora de tomar
decisiones:

DEFINICIONES
NO CONFORMIDAD
UN INCUMPLIMIENTO DE UN REQUERIMIENTO:

 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

 ISO 9001

 ESPECIFICACIONES DEL CLIENTE

 LEGISLACIÓN

Informes de auditoria 5/9


 ORGANISMO REGULADOR

OBSERVACIÓN
DECLARACIÓN DE UN HECHO BASADO EN UNA EVIDENCIA
OBJETIVA:
 EJEMPLOS DE LAS MEJORES PRACTICAS

 PROBLEMA INSIGNIFICANTE

 POSIBLE NECESIDAD DE SEGUIMIENTO

 FEEDBACK PARA EL CONTROLADOR DE AUDITORIA

Tipos de informes

La mayor parte de las organizaciones constan de dos tipos de auditorá:

 Informes resumen
 Notas de no conformidad / Solicitud de acciones correctoras (NCM/CAR)

Informes resumen
Se utilizan para indicar los resultados globales de la auditoría. Normalmente contiene la siguiente
informacion:

 Número de identificación unico.


 Fecha de auditoria
 Ambito de auditoria:
o Área auditada / Actividad / Proceso
o Documentación del sistema correspondiente.

 Auditor(es).
 Resumen de resultados / conclusiones.

Informes de auditoria 6/9


Notas de no conformidad / solicitudes de acción correctora

El propósito de las notas de no conformidad/soiicitudes de acción correctiva es el siguiente:

a) Transmitir los resultados de la auditoria de manera clara y, precisa para que se puedan
identificar las acciones correctivas correspondientes.
b) Comunicar al responsable de las auditorías y otros auditores los resultados para que se
puedan identificar las acciones de seguimiento necesarias.
c) Presentar un informe, que se pueda entender, cuando se revise fuera del lugar de
auditoría.

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

F-006 Página 1 de 1

FECHA: NO CONFORMIDAD No.

PROCESO: MAYOR MENOR

DEPENDENCIA(S) AUDITADA(S):

ACTIVIDAD REVISADA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL: COAUDITORES:

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD: (Describa lo que debería haber sucedido y luego lo


que realmente sucedió).

Firma del Auditor: Fecha : Firma del Auditado:

CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD:

ACCIONES PROPUESTAS C/P FECHA DE IMPLEMENTACION

Firma del Auditado : Fecha :

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS: (Evalúe la eficacia de las


acciones tomadas)

Firma auditor responsable del cierre : Fecha de Cierre :

Informes de auditoria 7/9


Estas notas deben contener cierta información obligatoria, para evitar confusiones en un futuro:

Procedimiento:
La sección específica del procedimiento o de la norma frente a la que se ha emitido la nota. Nota: si un
auditor no puede asignar la nota a una referencia específica de este tipo, lo primero que se deben
plantear es si debería emitir o no dicha deficiencia. Antes de emitir la deficiencia, resulta práctico
volver a leer la norma correspondiente / o el requisito del SGC para confirmar la deficiencia,

Ubicación:
El área física que se está auditando.

Actividad:
El proceso que se está auditando.

Naturaleza del problema:


La naturaleza de la no conformidad.

Evidencia:
Identificación específica de documentos, materiaÍ, etc.

Un informe de no conformidad /acción correctiva, siempre y cuando no sea excesivamente largo, debe
contener la suficiente información para permitir que alguien que no estuviera presente en la auditoria
sea capaz de juzgar la importancia de la deficiencia.

El uso de términos como generalizado, varios, aislado, etc. ayuda a comunicar de manera precisa, la
naturaleza y amplitud de las deficiencias, pero se deben utilizar con precaución. Existe la posibilidad
de poner en peligro la objetividad, por ejemplo, el término "generalizado" sólo se debe utilizar si
existen evidencias para su uso. Otro punto que se debe tener en cuenta es el ser justo a la hora de
describir las deficiencias en los informes, por ejemplo, el 50% de las órdenes de compra contenían
descripciones incompletas - esto resulta injusto si sólo se realizaron muestreos de 2 órdenes de compra.

Si los auditores perciben deficiencias que no se pueden emitir como notas de no conformidad /
informes de acción correctivas porque no pertenecían al ámbito de auditoría, si el procedimiento de
auditoría interna lo permite, se podrán plantear como recomendaciones / aspectos que se deberán tener
en cuenta por el departamento auditado.

Informes de auditoria 8/9


Categorización de deficiencias

Si un procedimiento de auditoria asi lo requiere, el auditor tendrá que ¨categorizar¨las deficiencias, por
ejemplo, muy grave y grave. Pueden existir muchas variaciones entre diferentes sistemas, pero a
continuación se señalan varios puntos que debera tener en cuenta:

CATEGORIZACIÓN DE DEFICIENCIAS
MUY GRAVE / MAYORES
1. No existen pruebas de vinculacion con un elemento de sistema o
procedimiento.
2. Implica un riesgo importante en la calidad del producto o servicio
final.
GRAVE / MENORES
1. Pruebas limitadas del cumplimiento de un procedimiento.
2. No se aprecian riesgos en la calidad del producto o servicio final.

NO CONFORMIDADES MAYORES:

La ausencia de un procedimiento requerido o el total fracaso de un procedimiento que puede:


- Causar un impacto negativo en la calidad.
- Causar un gran impacto en las metas y objetivos del SG de la Compañía.
- Poner en peligro la conformidad con leyes, normas o requisitos.
- Exponer la organización a responsabilidades.
- Causar un gran daño a otras operaciones de la Compañía.

NO CONFORMIDADES MENORES:

No afectan directamente el resultado ambiental de actividades, productos o servicios y se estima que son
fácilmente rectificables.
Existe un SG definido y procedimientos e instrucciones documentados. También existe un nivel general de
implementación aceptable, pero existen pequeñas discrepancias en el cumplimiento de los requisitos o en la
implementación del Sistema.

EJEMPLOS:
- Casos aislados de documentación que muestran dibujos con diseños o cambios en tolerancias no autorizados.
- Ejemplos aislados de retención deficiente de registros.
- Documentación insuficiente de necesidades de comunicación

Informes de auditoria 9/9