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BIENVENIDOS !

SISTEMA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO

“Construyendo región con educación”


Es una herramienta de Administración de las
relaciones con el cliente, que permite registrar
y consultar requerimientos, acceder a
pantallas de auto consulta, conocer sobre los
tramites que ofrece la S.E.D. ingresando al
link: “Tramites”, y resolver sus inquietudes a
través del link: “Consultas-Preguntas
Frecuentes”.

“Construyendo región con educación”


BENEFICIOS DEL SISTEMA
Permite registrar las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos en
forma rápida y efectiva a través de la web, con copia a otras
dependencias.
Conservar y conocer a través de la red cada uno de los requerimientos
presentados por los usuarios.
Evidenciar la gestión y trazabilidad de cada petición.
Realizar seguimiento para una pronta la respuesta de las peticiones.
Mejora el seguimiento por parte del M.E.N.
Permite registrar peticiones dirigidas a otras Secretarias de Educación.
Sistema de alertas automáticas a funcionarios.
Diseño de Encuestas de satisfacción.

“Construyendo región con educación”


CÓMO INGRESAR AL S.A.C.?

1. Ingrese a la web de la Secretaría de Educación Departamental del


Putumayo www.sedputumayo.gov.co al link “Atención al
Ciudadano” en la opción “Registrarse” y consignar sus datos. Si ya
está registrado, ingrese su nombre de usuario y contraseña, de lo contrario
solicítelo en la oficina de Atención al Ciudadano.

“Construyendo región con educación”


Registrarse,
al ingresar
solicita usuario
y contraseña
Para Registrarse y
Actualizar Datos

Registrar datos personales


-Usuario y contraseña
-Nombres y apellidos
-Dirección (no utilizar Enter)
- Teléfono
- Correo electrónico
Datos adicionales (docente
I.E.)

Guardar Cancelar
Al ingresar al sistema se visualizará
una pantalla de Bienvenida

Aceptar
CÓMO REALIZAR SUS PETICIONES, QUEJAS
O RECLAMOS EN EL S.A.C.?
2. La primera pantalla que visualizará será “Agregar requerimientos”

• Seleccione de la casilla “Tipo de requerimiento” si lo que realiza es un


trámite, queja o reclamo, consulta, sugerencia o felicitación.

• En la casilla de “Contenido” escriba su petición en forma clara y precisa.

• Si desea anexar un archivo el sistema le brinda ésta opción en el link


“Adjuntar archivos”, recuerde firmar los documentos que va a anexar,
antes de escanearlos, ello es necesario para darle trámite a sus solicitudes.

• Al dar “Guardar” el sistema arrojará un número de radicación que inicia


con el año, seguido de las letras PQR (Petición-Queja-Reclamo) y
finalmente el consecutivo que le asigna el sistema, Ej: 2014PQR1167.
Nota: Es importante que tenga en cuenta este número para cuando
solicite información sobre su petición.

“Construyendo región con educación”


Agregar Requerimientos

Elegir Tipo de
Requerimiento:
- Consulta
-Felicitaciones
- Invitación
- Quejas o Reclamos
Sugerencia
- Tramite
Escriba aquí el contenido de la petición en forma clara y
concisa.

Adjuntar archivos
debidamente firmados
y escaneados.
Guardar
RECOMENDACIONES GENERALES
 Si usted ha registrado peticiones anteriormente por ventanilla y desea
conocer su usuario y contraseña para ingresar al Sistema de atención al
Ciudadano – S.A.C., envíe un email (si es directivo docente, docente o
administrativo de la S.E.D. desde su correo institucional ó personal con sus
datos: Nombres y apellidos, cédula, lugar de expedición, cargo, empresa o
entidad para la cual labora, Nit. de la empresa, ciudad, correo electrónico,
teléfonos fijos y celulares, al correo electrónico
asantacruz@sedputumayo.gov.co; una vez verificada la información, se le
enviará por este mismo medio su usuario y contraseña S.A.C.

 Favor ingresar sus peticiones en Días y Horas Laborales, debido a que la


oficina de Atención al Ciudadano genera un reporte diario:

Recepción de solicitudes de 8:00 a.m a 5:00 p.m.

 Para evitar errores en la radicación de sus peticiones, antes de dar


“Guardar” cerciórese de haber anexado los archivos correctos, debidamente
escaneados y firmados.

Ingrese su petición una sola vez, más de dos (2) peticiones sobre el mismo
asunto, ocasiona confusión y desgaste.
RECOMENDACIONES GENERALES
 Al solicitar certificados laborales especifique en la casilla de “Contenido” el
trámite a realizar (crédito, asunto personal, etc.) e indique el número de la
cédula sin puntos, ni comas Ej, 29587256.

Al solicitar certificados de tiempo de servicio para tramite de cesantías,


pensión ó auxilio y seguro por muerte especifique en la casilla de “Contenido”
el respectivo trámite e indique el número de la cédula sin puntos, ni comas.
Para éste tramite debe adjuntar el formato de solicitud de certificado
debidamente diligenciado.

 Para solicitar corrección a sus certificados igualmente debe diligenciar y


adjuntar en el S.A.C. el formato de solicitud de certificado debidamente
diligenciado, especificando con X en la casilla “Es Corrección?” y registrar el
dato que solicita corregir y enumerando los documentos que aporta y debe
anexar para poder realizar dicha corrección, .

Al adjuntar archivos, el total de éstos, no deben superar los 5 MB.

 Para consultar sobre algún tramite o descargar un formato, ingrese al link


“Consultas” – “Tramites ” que se encuentra escrito en letras blancas en la
parte superior de la barra principal; igualmente puede resolver sus dudas
ingresando al link “Consultas” – “Preguntas frecuentes”.
Una vez guardado el requerimiento el
sistema le asignará un número de radicación

Generar Reporte

Fecha de Vencimiento

Dependencia y Funcionario Responsable


CÓMO VERIFICAR SUS REQUERIMIENTOS Y
LA RESPUESTA A SUS PETICIONES?
3. A través del link “Requerimientos” podrá conocer el estado en que se
encuentran sus peticiones , con solo dar un clic en la petición que requiere
consultar.

El sistema visualizará la petición, indicando entre otras la dependencia y el


funcionario responsable de atenderla

En la casilla de “Respuesta” podrá ver la contestación a su solicitud (fecha en la


cual fue atendida y dado el caso la gestión realizada).

Al final de la petición podrá encontrar la respuesta adjunta si el caso lo amerita.

Si tiene dudas respecto a la respuesta de su petición, genere el reporte en el link


“Generar Reporte” e imprímalo para que lo presente en la oficina de Atención al
Ciudadano o en a dependencia encargada. Recuerde, éste reporte es la
evidencia física del registro de su solicitud.

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Requerimientos

No. de
Radicado
SAC
Estado de la
Petición
- Abierto
-Asignado
- En Tramite
- Finalizado
Una vez atendida la petición, ésta se visualizará
en estado Finalizado y en la casilla de
“Respuestas”, el funcionario de la S.E.D. habrá
registrado la respuesta dada a su petición.
COMO ACTUALIZAR SUS DATOS EN EL S.A.C.
4. Ingresando al link “Actualizar datos” el usuario podrá actualizar sus
datos personales a fin de mejorar el sistema de notificación.
5. Finalmente y por seguridad pulse la opción “Salir” por seguridad para
finalizar el acceso al sistema.

El SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO-S.A.C. también le brinda


información sobre los formatos y trámites que maneja la S.E.D. ingresando al
link: “Consulta-Tramites”, y si tiene alguna inquietud podrá aclararla en
el link: “Consultas-Preguntas Frecuentes”.

Estimado usuario: Sus aportes son muy importantes para mejorar la


prestación del servicio, por ello lo invitamos a registrar sus sugerencias o
comentarios, y si tiene alguna pregunta que considere sea de interés para la
comunidad educativa, puede registrarla como sugerencia, para ser incluida
como pregunta frecuente en el S.A.C.

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Actualizar Datos

Registre ó
actualice sus
datos personales

Guardar Cambios
Una vez finalice recuerde ejecutar la opción Salir
DE LAS PETICIONES…
Cada Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia, debe tener un soporte que evidencie el
trámite que se llevó a cabo para su respuesta. Al ingresar cada PQRS al Sistema de
Atención al Ciudadano – S.A.C., este le asigna una prioridad de acuerdo al tipo de
manifestación:
Alta: Derechos de petición y tutelas
Media: Reclamo, queja y solicitudes
Baja: Sugerencias
Esta prioridad está ligada a los tiempos de respuesta y al impacto de trámite del
requerimiento de acuerdo con la Constitución Nacional, Artículos 20, 23, 73 y 74; Código
Contencioso Administrativo, Artículo. 35 de la Ley 489 1998.
Por regla general, las autoridades han determinado los siguientes plazos de acuerdo al
tipo de manifestación:
· Quince (15) días para dar respuesta a la queja.
· Quince (15) días para atender reclamos.
· Diez (10) días para atender derechos de petición.
· Treinta (30) días para contestar consultas.
· Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
· Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

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DE LAS PETICIONES…
· QUEJA: Manifestación de inconformismo acerca del comportamiento o conducta de los
servidores públicos.
· RECLAMO: Manifestación de inconformismo cuando se considera que un producto o
servicio no cumple con las expectativas o especificaciones.
· DERECHO DE PETICIÓN. Es el que tiene toda persona para presentar solicitudes
respetuosas ante las autoridades. Consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política
como derecho fundamental. Termino de respuesta 15 días.
TODO OFICIO O PETICION DEBE CONTENER:
· Dependencia a la cual dirige el oficio ó petición.
· Nombres y apellidos completos del solicitante y de su apoderado o representante
cuando a través de ellos se presente, indicando sus documentos de identificación
· Asunto y objeto de la petición.
· Razones en las que se apoya.
· Relación de los documentos que se aportan si fuere del caso mencionando el número de
anexos.
· Dirección de respuesta.
· Número telefónico o celular.
· Nombre y firma de peticionario.

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CANALES
Atención personalizada: Carrera 8 No. 17- 34
Barrio El Jardín-Mocoa (P). Oficina de Atención al
Ciudadano.
Atención Telefónica: Conmutador 4296077
Ext. 116. Fax 4205725.
Página Web: www.sedputumayo.gov.co
link “Atención al Ciudadano”
Buzón de Sugerencias: Ubicado en la ventanilla
de Atención al Ciudadano

HORARIO DE ATENCIÓN
8:00 a 11:30 A.M. y de 2:00 a 5:00 P.M.

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LA OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
ESTÁ INTEGRADA POR:
AURA ESTELLA SANTACRUZ MEJÍA
Líder Atención al Ciudadano
MAYIVE MUÑOZ VALLEJO
Operadora S.A.C.
ELDA YADIRA GÓMEZ GUZMÁN
Operadora S.A.C. y Correspondencia
BEVERLY CÓRDOBA PRIETO
Técnico Notificaciones
PEDRO VIVAS RUANO
Prof. Univ. Historias Laborales

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GRACIAS POR SU TIEMPO !

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