APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE
PROVEDEDORES
MATERIALES DE
CONSTRUCCION

Cemento
Arena Estructuras
metálicas. Etc.
PROFORMAS
DE
ADQUISICION

SE ESTUDIA LA
COTIZACION

SELECCION DE LA
MEJOR PROFORMA
(ORDEN DE COMPRA)

Autorizacion
de Gerencia
NO SI

SE REALIZA LA COMPRA DE
MATERIALES

FACTURA DEP. CONTABILIDA

COPIA
BODEGA
 FACTURA DEP. CONTABILIDA
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO
COPIA
EN UNA EMPRESA PEQUEÑA
BODEGA CONSTRUCTORA

MATERIALES
REVISION POR PARTE
DEL AUXILIAR
CONTABLE

BODEGA
FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN
 PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los
clientes y proveedores.

2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo
necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente.

3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de
nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia.

4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios.

5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía.

6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional.

7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.

8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional

10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las
relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA

Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será
llevarlo a la practica

Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la
especialización

Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado

Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior

En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe
ejecutarla

Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada

Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones
Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar
proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

1 2 3 4 5

TIEMPO TIEMPO COSTO COSTO DE

ACTIVIDAD DESCRIPCION NORMAL REDUCIDO NORMAL COMPRENSION

SEMANAS SEMANAS SEMANAS $

A GERENTE 8 0 $ 1,400.00 $ 1,350.00
B RESIDENTE 8 0 $ 700.00 $ 650.00
C ASITSENTE 8 0 $ 500.00 $ 450.00
D SECRETARIA 8 0 $ 300.00 $ 250.00
E PEON 8 0 $ 200.00 $ 150.00

4 6 8
0 0 B
0 4 5 7
0 0 0 4
1400 700
0 8 8
INICIO A 500 C

300 8
D

RUTA CRITICA
CAMINO RUTA TIEMPO
X A-B-E 24 PASO 12 SEMANAS
Y A-C-E 24 12
Z A-D 16
 6=5-4 7=2-3 8=6/7 9=2-3

VARIACIÒN VARIACIÒN ELASTICIDAD

DEL COSTO DEL TIEMPO (PARA REDCCION
COMPRESION MÀXIMA
DE SEMANAS)
$ $
-$ 50.00 8 -6.25 8
-$ 50.00 8 -6.25 8
-$ 50.00 8 -6.25 8
-$ 50.00 8 -6.25 8
-$ 50.00 8 -6.25 8

12 12
7 12
12 12
200 7 12 0
4 7 8 FIN
200 E
4 7

4 5
11 12

PASO 12 SEMANAS
$ 2,100.00
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” GRAFICA DE GANTT

TIEMPO
ACTIVIDAD DESCRIPCION NORMAL A GERENTE
SEMANAS
A GERENTE 8
B RESIDENTE 8
B RESIDENTE
C ASITSENTE 8
D SECRETARIA 8
E PEON 8
C ASITSENTE

PASO 12 SEMANAS

D SECRETARIA

1 2 3 4 5 6 7
 PEON

8 9 10 11 12
 Diagrama de Flujo (OTIDA) “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADO

Area responsable: Gerencia de Ingenieria Responsable: Ingenier

Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera) Fecha: 21 de aBRIL del
Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta. Alcance: Este proceso
Personas que Tiempo
No. Actividad intervienen (hrs.)

1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion. 1 0.25

Recepcion del memoradum de solicitud de

2 1 0.25
calculo de volumetrias

Identificacion de los requerimientos de

3 4 18
Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

4 Visita al lugar de la construccion. 1 18

5 Elaboracion del reporte fotografico de la visita. 1 9

6 Analisis de planos entregados por el cliente. 3 36

Calculo de las volumetrias de cada concepto de

7 3 36
ingenieria civil y electromecanica.

Elaboracion del reporte final de cada concepto

8 3 18
de ingenieria civil y electromecanica.
9 Entrega de los resultados obtenidos. 3 0.5
Total 136 7 2
% 77.8 22.22
T. acumulado 7 9
% acumulado 77.8 100
NSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

Responsable: Ingeniero
Fecha: 21 de aBRIL del 2014
Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado.
Agrega valor Es necesario Evaluacion
Decision del Observaciones
SI NO SI NO control

X X Mejorar

No es necesario puesto que

ingenieria conoce las fechas
X X Eliminar criticas del proyecto al momento
en que las copias de las carpetas

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X Mejorar

X X Optimizar
 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL

SECRETARIA CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de
asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en
todos los departamentos de la organización.

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el
centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el
entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los
sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario
El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a
todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa
XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación
establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana
Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en
el DOF el 30 de junio de 2009;

ESTRATIFICACION:

Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

 “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL

CAPACIDADES FÍSICAS
GÉNERO: MASCULINO:
EDAD: 30 A 45 AÑOS
ESTADO CIVIL: CASADO

HABILIDADES MENTALES
EXPERIENCIA: ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO
INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA
ESCOLARIDAD: DESEABLE
MANEJO DE IDIOMA (%): INGLES 75%
CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL,
MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN: WORD, POWER POINT
OTROS

EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD

GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR
REQUERIMIENTOS: TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE
MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE
ADAPTACIÓN

NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA
DESCRIPCIÓN GENÉRICA: EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD

SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA

UBICACIÓN FÍSICA: QUE ÉL MISMO DETERMINE.

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

TIPO DE CONTRATACIÓN: PERMANENTE

JEFE INMEDIATO: NO APLICA
TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE
SUBORDINADOS DIRECTOS: SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN

LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN:

• ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
• CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA
FUNCIONES GENERALES: • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS
• CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
• RELACIONES PUBLICAS
 FUNCIONES ESPECÍFICAS

DIARIAS SEMANALES ESPORÁDICAS

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE
A PROVEEDORES OBRA
• RECORRIDO POR LAS OBRAS • REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS
QUE DESARROLLA LA EMPRESA DE NOMINAS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES
• CHECAR QUE LOS • ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A •ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA
AVANCES DE OBRA CUMPLAN LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA
CON LOS PROGRAMAS DE EMPRESA
EJECUCIÓN
• VERIFICAR QUE LOS
TRABAJOS EN EJECUCIÓN,
CUMPLAN CON LA CALIDAD
ESPECIFICADA •
REVISAR EL INFORME DE LOS
RESIDENTES DE OBRA
• REVISAR LOS REPORTES
DE ESTIMACIONES DE OBRA
• VIGILAR QUE LOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA SE
USEN ADECUADAMENTE
• REVISAR LAS CUENTAS
BANCARIAS
• AUTORIZAR LAS COMPRAS DE
MATERIALES
• ATENDER A CLIENTES Y
PROVEEDORES
• VIGILAR EL AVANCE EN LA
TRAMITACIÓN DE COBROS

DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS

CAMIONETA RAM PICK-UP VEHÍCULO PARA TRASLADO

MODELO 2001
BIENES BAJO SU
RESPONSABILIDAD: COMPUTADORA PORTÁTIL COMPUTADORA PERSONAL
MODELO APOLO

EN GENERAL DEFORMA
INDIRECTA TODOS LOS
ACTIVOS DE LA EMPRESA

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS

DECISIONES QUE RUEDE QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE
TOMAR: ADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA

RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN:

Tipo de Informe o reporte A quién Para Qué

AVANCE Y PROBLEMÁTICA
(VERBAL) DIARIAMENTE
FLUJOS DE EFECTIVO
RESIDENTE DE OBRA VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS
ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE
A EL MISMO LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU
OPERACIÓN

ESTADO DE AVANCES FÍSICOS VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS

A EL MISMO
Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS PROGRAMAS APROBADOS

VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA

ESTADOS FINANCIEROS DE LA A EL MISMO EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA
EMPRESA TOMA DE DESICIONES
COMPARATIVO DE LA PREVENIR POSIBLES
EXPLOSIÓN DE INSUMOS DE DESVIACIONES Ó DETECTAR
A EL MISMO
CADA OBRA CONTRA LOS DIFERENCIAS DE VOLUMEN
CONSUMOS PRESUPUESTADO

COMUNICACIÓN INTERNA

CON: PARA:
RESIDENTE DE OBRA MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
AREA DE COMPRAS CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS
DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU
CHOFER MANTENIMIENTO
SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE
CONTABILIDAD EL IMSS

REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS

AREA TÉCNICA CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS
CQMUNICACIÓN EXTERNA

CON: PARA:

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS

QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN
ENTIDADES CONTRATANTES EJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS
SOBRE PROYECTOS

PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓN

PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA
PRESENTACIÓN DE ACUERDOS
CUENTES
SOLICITUD DE RECURSOS
COMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS
CUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS

PROVEEDORES COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”
PUESTO: DIRECTOR GENERAL DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

CON QUIEN LO HACE QUE HACE CON QUE LO HACE PERIODO

Herramienta o medió Cada

No. Puesto Acción que se realiza que utiliza cuándo

Control, seguimiento y coordinación de todas las Con el apoyo de todo el

1 Todo el personal de actividades inherentes al desarrollo de la empresa personal que labora en Diario
la empresa de la ejecución de las obras que se realizan la empresa

Presencial en unión del

Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra. residente de obra y/ó
2 Residente de obra Diario
subcontratistas, si es el
caso

Presencial en unión del

Inspección visual de los trabajos realizados ya sea residente de obra ó
3 Residente de obra Diario
internos o bien de subcontratistas. subcontratistas, si es el
caso

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de Nivel flexómetro,

4 Semanal
los diferentes conceptos de obra plomada, planos, etc.

inspección visual en
Verificación del personal de obra, en cuánto a que
5 Residente de obra conjunto con el Semanal
sea el adecuado en número y calidad residente de obra

Verificación de las existencias de material en obra y Inspección visual en

6 conjunto con ei Diario
su adecuado uso residente de obra

Programa de obra
7 Revisión de avances de obra contra lo programado. Semanal
establecido

Inspección ocular y
Venficacion de los procedimientos constructivos
8 Residente de obra comentarios con el Semanal
utilizados e indicar cambios o adecuaciones residente de obra

Escrito solicitud bitcora

9 Reprogramacion de obra programada de obra Variable
establecida

10 Revision de la Bitácora de Obra Bitacora Diario

Reporte de numeroa
11 Venficacion de obra ejecutada y generada Quincenal
Generadores
 Relaciones Publicas de la empresa mediante la
12 Presupuesto asignado Variable
atención a clientes

Control y distnbucion de los recursos financieros de Apoyo contable

13 Contador Semanal
la empresa

14 Secretaria Control y manejo de bancos y chequeras Apoyo secretarial Diario

15 Secretaria Control y seguimiento de tramite de estimaciones Apoyo secretarial Semanal

Apoyo secretarial Apoyo

16 Secretaria Control y manejo de cuentas por cobrar Diario
legal

17 Secretaria Control y manejo de cuentas por pagar Apoyo secretarial Semanal

18 Secretaria Autonzacion y firma de cheques Apoyo secretarial Semanal

Estados financieros
Revisión y aprobación de estados financieros de la elaborados y
19 Contador Mensual
Empresa presentados por el
contador

Declaraciones
20 Contador Revision y pago de impuestos generados elaboradas por el Mensual
contador

Cuadros comparativos
21 Area tecnica Revisar y autonzar las compras de la empresa de los dferentes Diario
proveedores

Revision detallada de las

matrices de precios
22 Area tecnica Revision y autonzacion de presupuestos de obra Variable
unitarios y cantidades
de obra

Reporte elaborado por

23 Area tecnica Establecer controles de obra y revisión periodica Semanal
el area tecnica
arta de distribucion de trabajo)

FRECUENCIA TIEMPO NORMATIVIDAD FUNDAMENTO

Criterios /
Tiémpo
No. De Veces Estimado políticas de Législación
Operación

Manual de
100% Organización

Avances, según
30 programa Calidad
1 ó 2 Veces minutos de Obra Uso de
materiales

Avances, según
30 programa Calidad
1 ó 2 Veces minutos de Obra Uso de
materiales

Variable Según avance de

Variable obra

Variable Variable Control interno

1a5
Variable minutos Control interno

Ley de Obra
20 De acuerdo al
1 vez minutos programa de obra Publica.
Contrato

Ley de Obra
30 De acuerdo al
2 Veces minutos programa de obra Publica.
Contrato

Ley de Obra
1 Vez 1 hora Contrl interno Publica.

1 Vez 1 dia

1 Vez 1 dia
 1 vez 3 horas

15
1 vez minutos

Contrato Ley
3 Veces 1 hora de Obra
Publica.

30 De acuerdo al
1 Vez minutos reporte contable

De acuerdo al
1 Vez 2 horas reporte contable

2 Veces 3 a 4 horas

Control area de
1 Vez 1 hora Finanzas,Politicas Codigo Fiscal
de pago

Control area de
Finanzas,Politicas
1 Vez 1 hora Codigo Fiscal
de pago de
sueldos

Al mejor precio
1 a 2 Veces 1 hora cumpliendo
especificaciones

Utilidades acordes
al tamaño de cada
obra

Supervision y
1 Vez 2 a 3 horas control de costos
de obra