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ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS


GESTION STAKEHOLDERS
Paso 2 - Proponer el proyecto y aplicar la gestión de los interesados al proyecto

GRUPO 108001_54

ANA MARIA ROJAS


Tutora

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD


ESCUELA DE CIENCIAS AGRARIAS
PECUARIAS Y DEL AMBIENTE
ECAPMA
MARZO DE 2018
2

INTRODUCCION

Un stakeholders es una persona es una persona o ente interesada en el proyecto y que tiene
influencia o poder para afectar positiva o negativamente en el resultado del proyecto. De
ahí la importancia que tiene primeramente saber cuáles son esos stakeholders y
posteriormente saber cómo debemos relacionarlos con ellos durante todo el proyecto para
llegar a buen término, el papel de humano es de vital importancia.

En el siguiente trabajo encontraremos un proyecto en el cual se van a identificar la gestión


de los interesados, la planificación de los interesados, la gestión y la participación de los
mismos.
3

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION .................................................................................................................. 2
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................... 3
JUSTIFICACION ................................................................................................................... 5
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 5
GENERAL .......................................................................................................................... 5
ESPECIFICOS .................................................................................................................... 5
1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS ........................................................................... 6
1.1 IDENTIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS. .................................... 6
1.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO: ................................................................................. 6
1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: .................................................................... 7
1.5 PRODUCTOS Y/O ENTREGABLES: ................................................................... 7
1.6 RIESGOS DEL PROYECTO .................................................................................. 8
1.7 HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO ............................................................ 8
1.8 PRESUPUESTO ESTIMADO ................................................................................ 8
1.9 REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO ........................... 101
1.10 DOCUMENTOS DE LAS ADQUSICIONES ...................................................... 11
1.11 FACTORES AMBIENTALES .............................................................................. 12
1.12 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN .............................. 12
1.13 HERRAMIENTAS Y TECNICAS ........................................................................ 12
1.13.1 Análisis de interesados ................................................................................... 13
1.14 Juicio de expertos................................................................................................... 13
1.15 Reuniones............................................................................................................... 14
1.16 SALIDA ................................................................................................................. 14
1.17 IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS) ..................... 15
2. PLANIFICAR LA GESTION DE LOS INTERESAD ................................................. 16
2.1 Análisis del ciclo de vida del proyecto. ................................................................. 16
2.2 EJECUCIÓN DEL TRABAJO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO ..................................................................................................................... 17
2.3 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS (CÓMO CONTROLARLOS Y
MONITOREARLOS) ....................................................................................................... 18
4

2.4 Determine las Técnicas analíticas a través de la Matriz de evaluación de la


participación de los interesados. ....................................................................................... 19
2.5 Plan de gestión de los interesados: Incluye las estrategias que se llevarán a cabo
para obtener la participación de los interesados y mitigar los impactos negativos durante
el ciclo de vida del proyecto. ............................................................................................ 20
3. GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS ............................... 21
4. CONTROLAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS ............................. 22
4.1 ENTRADAS .......................................................................................................... 22
4.1.1 Plan para la dirección del proyecto................................................................. 22
4.1.2 Registro de incidentes. .................................................................................... 22
4.1.3 Cronograma del proyecto ............................................................................... 24
4.2 HERRAMIENTAS Y TECNICAS ........................................................................ 24
4.2.1 Sistema y Gestión de la Información .............................................................. 24
4.2.2 Juicio de expertos ........................................................................................... 25
4.2.3 Reuniones ....................................................................................................... 25
4.3 SALIDAS............................................................................................................... 25
4.3.1 Información del desempeño de trabajo ........................................................... 25
4.3.2 Solicitud de cambio ........................................................................................ 26
4.3.3 Roles del proceso de cambios en proyectos: .................................................. 28
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 29
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 30
5

JUSTIFICACION

Este trabajo contiene la importancia de los stakeholders en los proyectos, su participación,


gestión en el desarrollo de proyecto.

El desarrollo de proyectos de infraestructura vial, además de ello, los directamente


beneficiarios sean las personas de la ciudad de Florencia cuyo propósito es de mejorar
calidad de vida lo cual incluye: mayor afluencia vehicular, sentido de pertenencia por la
ciudad, mayor ingreso de visitas turísticas entre otras.
En nuestro entorno profesional y atendiendo las necesidades del medio se
debe desarrollar y/o implementar nuevas tecnologías, planes de mercadeo, planes de
servicio entre otros con el fin de lograr alcanzar las metas propuestas y llevar a buen fin un
proyecto, beneficiando a la comunidad y con ello mejorando la calidad de vida de los
Florencianos.

OBJETIVOS

GENERAL

Elaboración de plan de gestión, administración y control de los grupos de interés la cual


determinará las relaciones entre el proyecto y sus stakeholders.

ESPECIFICOS

- Identificar a los interesados, Planificar la gestión de los interesados, gestionar la


participación de los interesados y controlar la participación de los interesados
- Proponer el proyecto y aplicar la gestión de los Interesados a proyecto
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1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

1.1 IDENTIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS.

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO


“PROJECT CHARTER”

NOMBRE DEL PROYECTO: NÚMERO DEL PROYECTO:


Mejoramiento y mantenimiento de vías urbanas y
rurales del municipio de Florencia 90526

1.2 OBJETIVO ESTRATÉGICO:

Proveer la infraestructura y servicios de logística y transporte para la integración territorial como


contribución al Plan Nacional de Desarrollo, dentro la línea estratégica departamental de
competitividad: "CAQUETA COMPETITIVO Y PRODUCTIVO" y la línea estratégica municipal
“YO CREO EN FLORENCIA, MODELO DE CIUDAD Y URBANISMO CON
INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD EFICIENTES”

5.3 OBJETIVOS DEL PROYECTO:

 Mejorar la movilidad y transitabilidad por las vías urbanas y rurales con alto tráfico de
vehículos livianos y pesados en el municipio de Florencia.

 Intervenir vías urbanas y rurales en mal estado mejorando la transitabilidad por carriles
mantenidos con asfaltita natural y material crudo de río, para el tránsito de vehículos livianos y
pesados por el municipio de Florencia.
7

1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO:

La red vial urbana de Florencia es de 283.5 km, la cual está conformada por el 23.6% de vías
arterias, el 10.4% vías colectoras y el 65.9% por vías locales, sus principales Avenidas son: Paseo
de los Fundadores, Circunvalar, Centenario, Calle 16 y Calle 21. 180.55 Km de la malla vial
urbana esta pavimentada en asfalto, 98.1 Km en afirmado sin pavimentar y 4.85 km está
pavimentada en concreto rígido o adoquín, de las vías urbanas el 75.6% se encuentran en regular
estado, destruidas o inservibles y el 24.4% en buen estado. En la zona rural de los 649.5 Km de vías
rurales en Florencia, tan sólo una tercera parte de las vías se encuentran pavimentadas
equivalentes a 216.5 km y los restantes 433 Km se encuentran en regular o mal estado, el 50% de
las vías rurales cuentan con un ancho de vía menor a 9.5m y una densidad de 0.26km/km2. Se
registra un parque automotor en la ciudad de Florencia con un consolidado a 2017, que asciende
según estadísticas de la Secretaría de Transporte y Movilidad a 44.000 motocicletas, 1.480
vehículos de servicio público, 4.220 vehículos particulares, y 620 vehículos que transitan
regularmente, como tracto mulas y vehículos de carga pesada.
Del 75.6% de las vías urbanas en regular estado, destruidas o inservibles, es prioritario intervenir
el 8.1% de la malla vial, es decir, 33 km de vías arterias, colectoras y locales y del 67% de las vías
rurales en regular o mal estado, se proyectan intervenir el 6.7% equivalente a 29 Km de vías
terciarias, que permitan mejorar la movilidad y transitabilidad de vehículos livianos y pesados del
municipio, con el mantenimiento de la superficie de rodadura en asfaltita natural y obras
complementarias que permitan garantizar vías en buen estado en el municipio de Florencia.

Dado que las vías urbanas y rurales en mal estado con tramos intransitables y restricción en carril
para el tránsito de vehículos livianos y pesados del municipio de Florencia que causan un aumento
de las imprudencias de conductores por circular rápidamente en vías urbanas y rurales
deterioradas del municipio de Florencia, se hace necesario este proyecto.

1.5 PRODUCTOS Y/O ENTREGABLES:

 Vía urbana con mantenimiento periódico o rutinario


 Vía terciaria con mantenimiento periódico o rutinario
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1.6 RIESGOS DEL PROYECTO

Se realizó taller para identificación y valoración de los riesgos del proyecto con todas las áreas
involucradas en el proyecto (Abastecimiento, planeación y gestión de proyectos….), y como
resultado se describen a continuación los siguientes:

RIESGO CONSECUENCIA
Demora y retrasos en los trámites Desgaste acelerado de las vías, aumentando las dificultades de
administrativos para la movilidad en el municipio de Florencia
contratación de los medios para
desarrollar las obras de interés
del municipio de Florencia.
Altas precipitaciones pluviales en Daño acelerado de las vías y retraso en el inicio de las obras del
el municipio de Florencia. municipio de Florencia
Incumplimiento de las Obras inconclusas en el municipio de Florencia
obligaciones contractuales con el
municipio de Florencia
Accidentes de trabajo en las Lesiones personales a los obreros y operarios del municipio de
obras del municipio de Florencia Florencia
Incumplimiento de las Vías y obras complementarias en mal estado para ser entregadas
especificaciones técnicas y a la población del municipio de Florencia
diseños de las obras en el
municipio de Florencia

1.7 HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

Descripción de Hito Fecha


Comité Aprobación del Proyecto 12/03/2018
Liberación de Recursos para fase de Ejecución 10/04/2018
Fin Proceso de contratación 11/05/2018
Firma acta de inicio 17/05/2018
Fin obras 19/09/2018
Fin Cierre Técnico 28/09/2018
Fin de proyecto 31/10/2018

1.8 PRESUPUESTO ESTIMADO


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ACTIVIDAD COSTO PESO 2017 2018


(MCOP)
Realizar mantenimiento a la malla vial 1.040.360.137
y pavimentación de calles en el área
urbana del municipio de Florencia
Construir obras de drenaje para 297.419.700
conservación de las vías como
cunetas,
sumideros, disipadores y alcantarillas
en concreto en el municipio de
Florencia
Brindar asistencia administrativa, 115.500.000
financiera, contractual y jurídica a los
proyectos de infraestructura de la
Secretaría de Obras Públicas
Realizar el reporte al Sistema Único 35.200.000
de
Información de Servicios Públicos
SUI para la evaluación de la
prestación de estos servicios en el
municipio de Florencia
Realizar la conformación y 321.556.600
mantenimiento a la red vial rural con
material crudo de río en el municipio
de Florencia
Construir obras de contención para la 284.084.500
conservación de la vía como gaviones
y muros en concreto en el municipio
de Florencia.
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1.9 REQUERIMIENTOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

ELEMENTO APROBADOR FASE


Definición de Alcance Patrocinador 1
Asignación de Equipo de Proyecto Patrocinador 1
Project Chárter Patrocinador 1
Estrategia de Compras y Contratación Unidad de contratación del 3
Municipio
Ingeniería Conceptual Líder de Proyecto 2
Estimado de Costos Líder del Proyecto 1,2,3
Asignación de Recursos Municipio 2,3
Ingeniería Básica Líder de Proyecto 3
Ingeniería Detalle Líder de Proyecto 4

CRITERIO OBSERVACION
Definición de Alcance Asegurar la participación de los involucrados para
definir los límites del proyecto
Asignación de Equipo de Proyecto Asegurar la divulgación de la designación del equipo
de proyecto
Estrategia de Compras y Contratación Validar la estrategia planeada y asegurar su
cumplimiento.
Ingenieria Conceptual Constante interacción con la operación
(Mantenimiento, Producción e Ingenieria y
Confiabilidad)
Estimado de Costos Asegurar la actualización de los estimados de costos
durante todas las fases de maduración.
Asignación de Recursos Asegurar el cargue de los recursos de manera
oportuna
Desarrollo de Ingenierías Socializar la ingeniería en cada una de sus fases
(conceptual, básica y detalle).
Ejecución Seleccionar los proveedores y contratistas idóneos
para el desarrollo del proyecto
Asegurar las sinergias con la operación y/o proyectos
en ejecución.
Cierre de Proyectos Asegurar los procesos de capitalización,
caracterización, entrega a la operación, liquidación de
contratos.
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1.10 DOCUMENTOS DE LAS ADQUSICIONES

NOMBRE DEL PROYECTO: Mejoramiento y mantenimiento de vías urbanas y rurales del


municipio de Florencia
FECHA DE INICIO DEL PROYECTO:
GERENTE DEL PROYECTO: Secretaría de planeación departamental de Florencia
OBJETIVOS DEL PROYECTO: Proveer la infraestructura y servicios de logística y
transporte para la integración territorial como contribución al Plan Nacional de Desarrollo,
dentro la línea estratégica departamental de competitividad: "CAQUETA COMPETITIVO Y
PRODUCTIVO" y la línea estratégica municipal “YO CREO EN FLORENCIA, MODELO
DE CIUDAD Y URBANISMO CON INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD
EFICIENTES”

 Mejorar la movilidad y transitabilidad por las vías urbanas y rurales con alto tráfico de
vehículos livianos y pesados en el municipio de Florencia.

 Intervenir vías urbanas y rurales en mal estado mejorando la transitabilidad por


carriles mantenidos con asfáltica natural y material crudo de río, para el tránsito de
vehículos livianos y pesados por el municipio de Florencia.

ENFOQUE:
 Mejorar la superficie de rodadura con mantenimiento de la carpeta asfáltica de las vías
de alto tráfico de vehículo livianos y pesados que se desplazan por el municipio de
Florencia
 Asegurar la circulación y tránsito de vehículos livianos y pesados que acceden y
descargan en vías urbanas y rurales del municipio de Florencia.
 Realizar mantenimientos rutinarios y periódicos para la alta circulación de vehículos
livianos y pesados en las vías urbanas y rurales del municipio de Florencia.
 Adecuar obras de drenajes de escorrentía en las vías urbanas y rurales del municipio
de Florencia.
 Adecuar puntos críticos con cárcavas y socavamientos de taludes en las vías urbanas y
rurales de tráfico de vehículos livianos y pesados en el municipio de Florencia.
 Reponer tubería del sistema de acueducto y alcantarillado que produce daños a las vías
del municipio de Florencia
ROLES Y RESPONSABILIDADES
NOMBRE ROL RESPONSABILIDAD
Alcaldía Municipal de Técnica, administrativa y Mejorar la movilidad de
Florencia financiera vehículos por las vías
urbanas y rurales del
municipio de Florencia.
12

Población dispersa en el área Veeduría Ciudadana Transitar por vías urbanas y


urbana del municipio de rurales en buen estado para la
Florencia. seguridad y comodidad de la
población del municipio de
Florencia.
Firmas:

Alcalde municipal
Población dispersa
Comentarios: (Realizado por los interesados del proyecto que firman arriba)
 El proyecto estará terminado en 12 meses.
 La administración municipal concertó y priorizó en las mesas de trabajo del Plan de
Desarrollo Municipal "Yo Creo en Florencia 2016-2019", en el Programa
"Conectividad vial" las necesidades de los habitantes en mejorar las vías de la ciudad.

1.11 FACTORES AMBIENTALES

Al realizar la intervención de la malla vial urbana con asfaltita natural y base granular y la
red terciaria con material crudo de rio, tendremos contaminación del medio ambiente, tanto
en aire visual y auditiva, para lo cual se incluyen programas convenientes para la
adecuada gestión ambiental.
Permitiendo un tránsito seguro y cómodo el cual beneficiará directamente a los habitantes
del municipio de Florencia, que transitan por las vías como peatones, conductores y/o
pasajeros, para lo cual se hará el mantenimiento con asfaltita natural, base granular y
material crudo de rio en la zona urbana y rural, lo que permitirá mejorar el tráfico de
vehículos livianos y pesados en el municipio de Florencia.
Al igual que la Construcción de obras de drenaje para conservación de la vía como
cunetas, sumideros, disipadores y alcantarillas en concreto, igualmente se construirán
obras de contención para conservación de la vía como gaviones y muros en concreto, se
adquirirán herramientas y equipos, que permitirán mantener las vías en buenas
condiciones para la movilidad del municipio.

1.12 ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

La organización debe tener información histórica, registros, documentación de cierre del


proyecto, información sobre los resultados de las decisiones de selección y sobre el
desempeño de proyectos previos, e información sobre el esfuerzo de gestión de riesgo.
Una base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener
disponibles los datos de procesos de los proyectos.
Archivos del proyecto tales como: costos, cronograma y calidad, calendarios del proyecto,
registros de riesgos, bases de datos financieras que contienen informaciones tales como
horas de trabajo, presupuestos y cualquier déficit presupuestario del proyecto.

1.13 HERRAMIENTAS Y TECNICAS


13

1.13.1 Análisis de interesados

ALCALDIA

CONTRALORIA
ENCARGADO DE
GENERAL DE LA
OBRA
NACION

POBLACION CONTRATISTA

INTERESADOS
EN EL
PROYECTO

PROFESIONAL
INTERVENTOR SEGURIDAD
INDUSTRIAL

COORDIANDOR
COORDINADOR
AMBIENTAL

PROVEEDORES

Proveer la
infraestructura
y servicios de
logística y
transporte para
la integración
territorial

1.14 Juicio de expertos


14

Se adjuntó un documento donde se realizará la intervención de la malla vial urbana con


asfaltita natural y base granular y la red terciaria con material crudo de rio, permitiendo un
tránsito seguro y cómodo el cual beneficiará directamente a los habitantes del municipio de
Florencia.
Como soporte de los procesos administrativos, financieros, contractuales y jurídicos para
contar con los medios necesarios para el mejoramiento de la malla vial urbana se requiere de
profesionales idóneos para la Secretaría de Obras Públicas.

1.15 Reuniones

ACTA DE REUNION
Objetivo: Evaluar el avance de la intervención de la malla vial, novedades que han
surgido y compromisos
Hora de inicio:
Hora de finalización:
Orden del día:
 Avance de la intervención de la malla vial
 Estudio de los interesados
 Seguridad laboral
 Proceso de excavación, alcantarillado,
 alineación, afirmación y aplicación asfáltica
Novedades:
Lluvia de ideas:
Compromisos:
ASISTENTES
Nombre Cargo Firma

1.16 SALIDA

Registro de interesados

NOMBRE DEL PUESTO DE ROL


INTERESADO TRABAJO
O ENTIDAD
Alcaldía Municipal de Técnica, Mejorar la movilidad de
Florencia administrativa y vehículos por las vías urbanas y
financiera rurales del municipio de
Florencia.
Población dispersa en el Veeduría Ciudadana Transitar por vías urbanas y
área urbana del rurales en buen estado para la
municipio de Florencia. seguridad y comodidad de la
población del municipio de
Florencia.
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1.17 IDENTIFICACIÓN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS)

NOMBRE ROL
Alcaldía de Sponsor : La contribución a este proyecto es financiera, técnica y contractual,
Florencia en la medida que aporta y ejecuta los recursos necesarios para la construcción
de infraestructura, coordina y adelanta con todas las dependencias de la
entidad la totalidad del proyecto.
Encargado de Se encuentra al frente de la obra, responsable de la interpretación del proyecto
Obra y de la dirección técnica de los trabajos de construcción, con o sin
responsabilidad administrativa.
Contratista Tiene a su cargo la ejecución o parcial de construcción de una obra.
Profesional en Responsable del manejo de la seguridad industrial.
Seguridad
Industrial
Coordinador Responsable de la gestión y cumplimiento de los
Ambiental
requerimientos de la Licencia Ambiental y el Plan de manejo ambiental.
Proveedores Partícipes esenciales de la compra y la contratación pública. La política
pública del Estado se materializa a través de la provisión de bienes, obras y
servicios.
Coordinador Coordinador Gestión Social Responsable de la gestión social ante autoridades
Gestión Social y entes gubernamentales.
Interventor: Interventor nombrado por el sponsor responsable de velar por el cumplimiento
de los requisitos, especificaciones técnicas y la calidad del proyecto.
Gremio de Será es un sector que pese a tener poca influencia en el proyecto está muy
transportador interesado en la ejecución del mismo, puesto que se ve notablemente
es beneficiando por el arreglo de la malla vial del municipio de Florencia
Población en Ejercer la vigilancia sobre la obra a intervenir, así como de las entidades
general encargadas de la ejecución del proyecto.
municipio de
Florencia
Contraloría Deberá llevar a cabo la vigilancia de la gestión fiscal y de los particulares o
General de la entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. De este modo,
Republica contribuirá a la revisión periódica de los avances correspondientes al proyecto
y evitar que el presupuesto se utilizado inadecuadamente y no cumpla con los
lineamientos establecidos
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2. PLANIFICAR LA GESTION DE LOS INTERESAD

2.1 ANÁLISIS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.

1. ETAPA DE PREFINANCIACION ENTRADAS


Adquisición de materias primas e
insumos
Energía (Combustibles para
maquinaria, energía eléctrica)
Maquinaria liviana y pesada
Mano de obra
Presentació
n del Aprobación
proyecto

2. ETAPA DE
EJECUCION
FINANCIAMIENTO Y Levantamiento topográfico-
Registro en el EJECUCICION DEL ampliación- nivelación- excavación
banco de proyectos
PROYECTO – Riego de material que posibilite la
participantes
adherencia – disposición de capa
asfáltica – ubicación de luminarias.

Fase de operaciones
sobre la vía -
Evaluación de las
actividades realizadas
durante el proceso de SALIDAS
ejecución - Residuos solidos
Compensación Emisiones atmosféricas (CO2
ambiental – COV – CFC)
Aguas residuales
Aumento de la demanda
3. ETAPA POS FINANCIACIÓN energética
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2.2 EJECUCIÓN DEL TRABAJO PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo Mejorar la movilidad de las vías urbanas y rurales con alto


tráfico de vehículos livianos y pesados en el municipio de
Florencia..

Puntualizar sobre el objetivo que se quiere alcanzar a través de


la implementación del proyecto.
Programación de las actividades requeridas y necesarias para
realizar todas las obras estipuladas.
Ítems que se tendrán Determinar los programas e ideas que se implementaran para
en cuenta para llevar alcanzar los objetivos propuestos.
a cabo la ejecución Establecer los recursos y presupuesto necesario para llevar a
del trabajo en pro del cabo de manera adecuada cada una de las obras requeridas
cumplimento de los para el perfeccionamiento y cumplimiento del proyecto.
objetivos trazados Organizar pertinentemente cada una de las dependencias y
dentro del proyecto. cargos que se tendrán en cuenta para llevar a cabo cada una
de las etapas del proyecto.
Distribuir moderadamente las responsabilidades de cada uno
de los cargos con el propósito de que no existan extralimitación
de funciones que puedan afectan el normal equilibrio de las
relaciones laborales existentes entre los miembros participantes
del proyecto.
Asignar los cargos con relación a los estudios y aptitudes que
tengan los aspirantes a participar en el proyecto, con el
propósito de que exista personal idóneo para llevar a cabo
cualquier tipo de actividad.
Precisar y determinar patrones o criterios que funcionen como
instrumento para medir el cumplimiento de los objetivos
derivados de cada una de las actividades y el desempeño del
personal en sus funciones.
18

2.3 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS (CÓMO CONTROLARLOS Y MONITOREARLOS)

Factores que se tendrán en cuenta:

 Los cambios que se realizaran dentro de las etapas o fases propias del proyecto deben ser
claros y buscar un fin mejor que los anteriores.
 Todos los integrantes de las fases operativas del proyecto tendrán acceso a la información
referente a los cambios como una forma de apropiarse y difundir claramente las metas que
se esperan alcanzar.
 Todos los integrantes del proyecto deberán expresar el compromiso frente a los cambios
que se han originado dentro de las políticas del proyecto.
 Se implementara un modelo que posibilite la evaluación del desempeño de cada una de las
personas en relación con los avances logrados a través de los cambios.
 Motivar a los participantes del proyecto a confiar y defender los cambios realizados con el
propósito de afianzar las expectativas y mejorar la intercomunicación corporativa.

Métodos de Control y monitoreo:

 Plan de formación e implantación del cambio institucional.

A través de la divulgación de los cambios que se realizaran en materia institucional, realizando


enmiendas a las metas, objetivos y propósito a alcanzar con el desarrollo de actividades propias
del proyecto en ejecución.

 Plan de comunicación interno.

Desarrollo del plan de comunicación que debe ser implantado en la empresa: objetivos,
contenidos, personas involucradas, coordinadores, plan de acción y tiempos.

 Evaluación de resultados.

A través de la realización de un análisis previo de expectativas, necesidades y solicitudes, se


podrá examinar los resultados de la formación, de los talleres y de la comunicación.

A través de la implementación de los métodos de control y monitoreo mencionados anteriormente


se buscara el alcance de objetivos y se podrá demostrar por medio de resultados los niveles de
logro y desempeño empresarial.
19

2.4 Determine las Técnicas analíticas a través de la Matriz de evaluación de la participación


de los interesados.

Teniendo en cuenta las técnicas analíticas que un plan de gestión nos brinda podemos determinar
la participación actual de los interesados, por lo tanto, podemos documentar la información
mediante la Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados, tal como muestra el
Gráfico, donde A indica la participación actual y D indica la participación deseada.

A= Actualmente D= Deseado
Interesado No Resistente Neutral A favor Lidera
consciente
Alcaldía de Florencia AD

Encargado de Obra AD

Contratista AD

Profesional en Seguridad AD
Industrial

Coordinador Ambiental AD

Proveedores AD

Coordinador Gestión Social AD

Interventor: AD

Gremio de transportadores AD

Población en general municipio A D


de Florencia

Contraloría General de la AD
Republica

Fuente: PMBOK

De acuerdo a la determinación del nivel de interés de implicación actual de cada uno de los
Interesados, podemos determinar que la Población en general municipio de Florencia no es
consciente ni de la realización del proyecto de mejoramiento de la malla vial del municipio ni del
potencial impacto favorable que este proyecto genera, por tanto, es imperante realización de
actividades de socialización de la realización del proyecto tales como:

- Difusión del proyecto en los diferentes medios radiales y televisivos del municipio.
- Desarrollo de foros comunales donde se dé a conocer el proyecto a la comunidad
resaltando su importancia en la movilidad de la comunidad Florenciana.
- Abrir convocatoria de empleo para las labores propias a desarrollar en las distintas fases
del proyecto, dirigida a la población local.
20

2.5 Plan de gestión de los interesados: Incluye las estrategias que se llevarán a cabo para
obtener la participación de los interesados y mitigar los impactos negativos durante el
ciclo de vida del proyecto.

De acuerdo a la determinación del nivel de interés de implicación actual de cada uno de los
Interesados, podemos determinar que la Población en general municipio de Florencia no es
consciente ni de la realización del proyecto de mejoramiento de la malla vial del municipio ni del
potencial impacto favorable que este proyecto genera, por tanto es imperante la realización
actividades orientadas a gestionar la participación de los interesados en el proyecto, de tal modo
que sean conscientes del proyecto y estén a favor de la realización del mismo. Por consiguiente,
se plantea el desarrollo de actividades tendientes a la socialización de la realización del proyecto
tales como:

- A través de la oficina de planeación y comunicaciones estratégicas de la Alcaldía del


municipio de Florencia se diseñará una herramienta de comunicación y difusión tanto
impresa como digital donde se difunda e informe sobre las características y beneficios del
proyecto.
- Difusión del proyecto en los diferentes medios radiales y televisivos del municipio.
- Desarrollo de foros comunales donde se dé a conocer el proyecto a la comunidad
resaltando su importancia en la movilidad de la comunidad Florenciana.
- Abrir convocatoria de empleo para las labores propias a desarrollar en las distintas fases
del proyecto, dirigida a la población local.
- Desarrollo de encuestas dirigidas a la población en general, a fin de determinar el nivel de
conocimiento del desarrollo del Proyecto y su opinión entorno a éste en términos de
favorabilidad o desaprobación, de tal modo que la percepción ciudadana pueda ser medible
antes durante y después, para así determinar la eficacia de las medidas implementadas.
21

3. GESTIONAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS


22

4. CONTROLAR LA PARTICIPACION DE LOS INTERESADOS

4.1 ENTRADAS

4.1.1 Plan para la dirección del proyecto.

Teniendo el compromiso de avanzar en el Mejoramiento y mantenimiento de vías urbanas y rurales


del municipio de Florencia para los moradores de dicho municipio, mejorando la movilidad para el
buen vivir de la comunidad, se da un tiempo aproximado de trabajo del proyecto que será 6 meses,
donde se contara con suficiente personal especializado en construcción de vías, (Ingenieros,
arquitectos, obreros entre otros) Nominas que serán costeados por el municipio de Florencia
(Caquetá) que se suman al interés por crear un espacio de comunicación efectiva a través de este
proyecto de Mejoramiento y mantenimiento de vías urbanas y rurales del municipio de Florencia,
para así suplir las diferentes necesidades que a diario afectan la comunidad de este municipio.
Como ya lo mencionamos los costos financieros del Proyecto de Mejoramiento y mantenimiento de
vías se asumirán por el municipio de Florencia de la mano de empresas públicas y privadas aliadas
para lograr llevar a cabo esta importante obra en la que se comprometan las partes.

4.1.2 Registro de incidentes.

Cada participante del grupo ilustro y registro un incidente que presentado en el proyecto, desde el
inicio hasta la solución. Estos se pueden ver en la tabla siguiente.

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL DEL PROYECTO

REPORTE DE INCIDENTES RI-F-01

Fecha de Descripción Incidente Interesados Solución Fecha de


Reporte cierre
8/04/18 No liberación de recursos El Sponsor Se le presento al área financiera 10/04/2018
para la ejecución del de la alcaldía de Florencia el acta
proyecto, por falta de de aprobación del proyecto, y se
23

soportes. le solicito al secretario de


hacienda dar celeridad a dicha
liberación.
15/05/18 No presentación de las pólizas El interventor Se le solicito al contratista la 17/05/18
para el contrato presentación de las pólizas de
acuerdo a lo estipulado en el
contrato, las cuales presentaran en
el plazo establecido
25/05/18 Las comunidades se quejaron La comunidades de Se le solicito al contratista, 01/06/18
por los inconvenientes de Florencia y Gremio presentar e implementar el Plan
movilidad que se presentaron de transportadores de Manejo de Tráfico,
por las obras Señalización y Desvíos.
20/07/18 Incumplimiento en el pago de Trabajadores del Se le solicito al contratista el pago 25/07/18
la liquidación a dos contratista de las liquidaciones. Y el
trabajadores contratista aclara que si pago la
liquidación a los trabajadores
interesados, y se verifico dicho
cumplimiento
10/06/18 Retraso en las Obras, pues Interventor, Se le solicita al contratista plan de 30/06/18
presenta un avance real del Sponsor acción para mejorar rendimiento
45%, respecto a un y cumplimiento de plazos
programado del 55%

El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven


los actuales.
24

4.1.3 Cronograma del proyecto

4.2 HERRAMIENTAS Y TECNICAS

4.2.1 Sistema y Gestión de la Información

Para conocer el compromiso de los interesados necesitamos de la tecnología, sugerimos un sistema


de gestión de información estándar, para procesar la información que se consiga, son importantes las
reuniones para intercambiar y analizar información acerca del compromiso y participación de los
miembros. Para lo anterior se apoyará el proyecto en el programa Microsoft Project, que pueda
procesar toda la información. Además, este proporciona herramientas para que el director del
Proyecto capture, almacene y distribuya a los Interesados la información relativa a los costos, el
avance del cronograma y a desempeño del Proyecto. También permite consolidar informes
provenientes de varios sistemas y facilitar la distribución de informes a los Interesados del Proyecto,
25

4.2.2 Juicio de expertos

Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos interesados, se puede realizar una
revaluación de los interesados actuales. Se dará aporte de personas con capacitación especializada
los directores de proyecto, expertos en la materia en el ámbito de los negocios o de los proyectos;
grupos de la industria y consultores, y asociaciones profesionales y técnicas, organismos
reguladores y organizaciones no gubernamentales.

4.2.3 Reuniones

Una vez al mes se realizarán encuentros de revisión del estado del proyecto y tener control de la
participación de los interesados.

4.3 SALIDAS

4.3.1 Información del desempeño de trabajo

Se realizarán observaciones por el personal encargado en las actividades de ejecución del proyecto,
con tableros de control de proyectos que permitirá visualizar de manera gráfica la información de
desempeño, como el que se presenta en la tabla a continuación, que incluye la curva S del proyecto,
el cumplimiento de los hitos relevantes, y el avance presupuestal.

FORMATO INFORME PERIÓDICO DE PROYECTOS

CÓDIGO Elaborado
Versión: 3
12/03/2018

NOMBRE PROYECTO Mejoramiento y mantenimiento de vías urbanas y rurales del municipio de Florencia CÓDIGO PROYECTA NA

Fecha de Corte 16/03/2018 Código Llave (LTP) NA

Líder/ Gerente del Proyecto Control Proyecto NA

Máscara del Proyecto/


Sociedad Nombre Empresa
Módulo :

COSTO PROYECTO (MUSD)


PROGRESO PROYECTO (%)
PROYECTO VIGENCIA - PERIODO 2018 TOTAL ACUMULADO PROYECTO
Último Último
Work In Work In Work In Total
Presupuesto Vigencia Accrual Costo Total Work In Plan Real Variación
Place Place Place % Proyecto
Aprobado Registrado en Proyecto Place (%) (%) (%)
Proyectado Planeado Ejecutado Proyectado
SAP Acumulado
2.094,121 0,000 0,000 0,000 0,0 100% 2.094,121 0,000 0 1% 1% 0%

PROYECTO:

ESTADO: Próximas Acciones Clave


Avances

DESEMPEÑO EN TIEMPO (PROGRESO)


Progreso Progreso
ACTIVIDAD
PLAN(%) REAL (%)
Realizar mantenimiento a la malla vial y pavimentac ión de
c alles en el área urbana del munic ipio de Florenc ia 0 0

Construir obras de drenaje para c onservac ión de las vías


c omo c unetas, sumideros, disipadores y alc antarillas en 0 0
c onc reto en el munic ipio de Florenc ia
Realizar la c onformac ión y mantenimiento a la red vial rural
0 0
c on material c rudo de río en el munic ipio de Florenc ia
Riesgos y alarmas

100%
90%
80% Curva S_ Vias Urbanas y Rurales
70%
% AVANCE

60%
50% Plan: 0 %
40%
FECHA 30% Real: 0%
Hitos: FECHA PLAN ESTADO
PROYECTADA/REAL
20%
Hito: Comité de aprobac ión PROYECTO 12/03/2018 12/03/2018
10%
fin proc eso de c ontratac ión
11/05/2018 11/05/2018 0%
31-may.-18

29-ago.-18
2-mar.-18

28-sep.-18

28-oct.-18
1-abr.-18

30-jul.-18
30-jun.-18

27-nov.-18
1-may.-18

firma ac ta de inic io
17/05/2018 17/05/2018
Fin obras
19/09/2018 19/09/2018
linea base programado Linea Base Ejecutado
26

4.3.2 Solicitud de cambio

El análisis de desempeño puede generar solicitud de cambio, se sugiere usar un formato que se
encuentra anexo con un ejemplo y cuyo proceso de flujo se ve a continuación.

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION


Una vez definida la necesidad del cambio en el proyecto, se
Lider del Proyecto debe diligenciar el formato Solicitud de Cambios en Proyectos
(SC-F-01)

Se debe valorar el impacto del cambio en el proyecto (Costo,


Lider del Proyecto tiempo, alcance, etc.) y la conveniencia de proceder con el
mismo.

Una vez evaluados los impactos, la solicitud debe ser


presentada al nivel de aprobación correspondiente según la
Lider del Proyecto
tipología del cambio (Comité de Inversiones / Líder Proyectos /
Sponsor)

Lider del Proyecto/


Se revisa la solicitud y se podrá aprobar, denegar o solicitar
Sponsor/ Comité de
información adicional para aprobación.
aprobaciones

Se llevan a cabo las acciones requeridas para implementar el


cambio. Esto incluye la actualización de las herramientas de
Lider del Proyecto
seguimiento y divulgación a los interesados y a quien debe
estar informado.

Lider del Proyecto Se registra el cambio en la documentación del proyecto.


27
28

4.3.3 Roles del proceso de cambios en proyectos:

Quien solicita: Se refiere a quien realiza la solicitud del cambio con su debida justificación. Para
esto, se debe diligenciar el formato de Solicitud de Cambios en Proyectos incluyendo la
documentación soporte de acuerdo con la naturaleza del cambio.

Quien evalúa: Se refiere a quien valora el impacto del cambio en el proyecto y la conveniencia de
proceder con el mismo. El líder del proyecto con el soporte de control proyectos debe evaluar los
cambios propuestos para ser presentados a la autoridad correspondiente. De ser requerido se deben
verificar los resultados de la evaluación del impacto en la promesa de valor.

Quien autoriza el cambio: Se refiere a quien aprueba el cambio, de acuerdo con el nivel de
autorización técnica y financiera definido en la alcaldía de Florencia.

Quien implementa: Corresponde al líder del Proyecto realizar la implementación del cambio
aprobado con la ayuda del equipo del proyecto. Se debe asegurar el ajuste de la línea base4 y las
herramientas de seguimiento y control del proyecto para reflejar adecuadamente los cambios
aprobados.

Quien debe estar informado: Se refiere a todos los involucrados del proyecto que deben conocer el
cambio aprobado. Ejemplo: funcionarios relacionados con el proyecto, la gestión contractual, la
gestión presupuestal, comunidad en general, entre otros
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CONCLUSIONES

En la elaboración del proyecto de Mejorar la movilidad y la infraestructura vial por las vías urbanas
y rurales con alto tráfico de vehículos livianos y pesados en el municipio de Florencia nos permite
utilizar habilidades y conocimientos para aplicar los conceptos, desarrollar estrategias, potenciar
habilidades y formar actitudes, que de esta manera podamos dar solución al problema de movilidad
en la capital caqueteña.

Las temáticas que desarrollamos fueron la Gestión de las partes de interés del proyecto, Identificar
a los interesados, Gestionar la participación de los interesados, Controlar la participación de los
interesados.

La finalidad de este proyecto es la identificación de los diferentes Stakeholders para la adecuada


gestión del proyecto, también se desarrolla el plan de gestión de Stakeholders dentro de un proyecto.
Con base en la información del estudio de planeación general se puede establecer que el proyecto
puede ser viable ya que genera canales de desarrollo y beneficio al sector y demás regiones vecinas.

Los proyectos que quieren ser exitosos deben de tener de manera activa dentro de su gestión a los
grupos de interés, lo cual permite lograr mayor credibilidad y confianza. Para este proyecto se
identificaron los stakeholders para satisfacer sus necesidades y expectativas, pues la clave para el
éxito de este proyecto es que los requerimientos de los stakeholders sean satisfechos de la mejor
manera posible.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Consultores internacionales. (2015). Identificar a los interesados.


Recuperado de http://ppmci.com/projectmanagement/451/131-identificar-a-los-interesados.html

Consultores internacionales. (2015). Gestionar la participación de los Interesados.


Recuperado de http://ppmci.com/projectmanagement/453/133-gestionar-la-participacion-
de-los-interesados.html

Rojas Araque, E. ( 28,01,2017). Gestión de los interesados. [Archivo de video].


Recuperado de: http://hdl.handle.net/10596/10669