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ACTA DEL COMITÉ DE AUDITORIA INTERNA

ACTA No. C.A. 011

En la Ciudad de Bogotá siendo las 10:00 a.m. del día 26 de Diciembre de 2011
en virtud de la convocatoria efectuada mediante correo electrónico por Cristina
Cerra en su condición de Gerente General de Occidental Bank Barbados Ltd,
se reunieron en la sala de Juntas de la calle 72 piso 2 los siguientes miembros
del Comité de Auditoria:

 Justo Gabriel Ospina - Bogotá


 Alejando Caicedo - Cali
 Marcela Borrero - Cali

Asistieron como invitados

 Cristina Cerra - Bogota


 Ana Milena Cardona - Bogota
 Héctor Orlando Carrillo - Bogota

TEMAS TRATADOS

1. Se dió lectura al Acta No. 010 la cual fue aprobada por el Comité de
Auditoria Interna.

2. La Doctora Cristina Cerra dando seguimiento al Acta inmediatamente


anterior, informó que después de nueve meses de Negociación, el
proyecto Datapro, a la fecha, ya se encuentra aprobado y se iniciara el
16 de enero de 2012 en su primera fase.

Se dio a conocer el plan de acción para el cierre operativo, el cual


comprende el viaje del Señor Cesar Perdomo el 26 de Diciembre para el
apoyo de cierre de año 2011. El 15 de Enero de 2012, la Gerente
Cristina Cerra y la Doctora Nelly Esther Bautista viajaran a Panamá para
hacer seguimiento y optimizar el proceso de cartera.

3. El Dr. Héctor Orlando Carrillo presento el informe de Gestión de


Auditoria Interna del segundo semestre del 2011, dicho informe esta
compuesto por: Gastos Oficina de Representación, Evaluación del
Sistema de Control Interno y Auditoria Back Office OBB – Octubre 2011
(Anexo 1); Así:

- Auditoria a los Gastos de la Oficina de Representación:

Se evidenciaron cuatro (4) oportunidades de mejoramiento, las cuales


fueron implementadas y ajustadas en el desarrollo del trabajo realizado;

Dichas oportunidades estaban relacionadas con:


1. Políticas de Gastos
2. Reembolsos
3. Revisión de presupuesto Anual
4. Firmas de Cheques

- Evaluación del Sistema de Control Interno (SCI):

Con la ejecución del Cuestionario de Evaluación de Control Interno


(CECI) tanto en la Oficina de Representación como en el Back Office, se
evaluaron los componentes Ambiente de Control, Gestión de Riesgos,
Información y Comunicación, Actividades de Control y Monitoreo,
obteniendo como resultado una calificación Total del SCI de 118,51
puntos, la cual lo ubica como SCI efectivo para el año 2011.

- Auditoria al Back Office OBB (Octubre 2011):

Se evidenciaron 10 oportunidades de mejoramiento para las cuales


deben ser atendidas por la Gerencia y Subgerencia de operaciones con
la ayuda del área de Procesos y Proyectos de la casa matriz, dentro de
estas se resaltan:

1. Monto de Liberación de transferencias (Se recomendó que la


Subgerencia debería realizar liberaciones a partir de
USD30.000 y no de US$ 50.000).
2. Cuentas Inactivas.
3. Matriz de quejas y reclamos.
4. Tasa Libor: Se recomendó establecer un ANS con la Casa
Matriz para que la información actualizada de la tasa Libor
llegue a tiempo. La Doctora Marcela Borrero propuso que se
consulte directamente la página Web de Bloomberg, la cual
tiene la Libor actualizada. Todos los asistentes acordaron que
esta última es la forma más eficaz para llevar a cabo los
procesos.
5. Se hizo la aclaración que ya esta implementado el proceso de
transferencias donde el cliente es quien envía directamente el
formato de transferencias al Back Office.

- Se presento el informe de seguimiento de recomendaciones de las


auditorias durante los años 2009, 2010 y 2011 con un total de 54
oportunidades de mejoramiento. El OBB ha implementado un total de
34 y tiene pendiente 9, las cuales comprenden en general la
optimización de los procesos, temas en los que actualmente se esta
trabajando con la ayuda del área de procesos y proyectos de la casa
matriz.

- El Auditor Héctor Carrillo informó que se está trabajando con los temas
SOX y una vez culminado este proceso, se iniciará auditoria al proceso
SARO para el OBB.
4. La Gerente General del OBB dio a conocer los Estados Financieros No
Auditados a corte de 30 de Noviembre de 2011, donde se evidencian
utilidades del periodo por valor de USD98.340 y una utilidad acumulada
de USD1.358.063. El presupuesto de la utilidad no se cumple por los
ingresos de portafolio y por la tardía ejecución del presupuesto originado
en la fuerza comercial incompleta.

- La Gerente General dio a conocer el informe de la cartera vencida


donde se evidencia el incremento de la misma con respecto al mes de
Octubre de 2011. Este incremento corresponde a dos clientes
específicamente, con los cuales se está trabajando de manera
coordinada con la UNA de la casa matriz y el Dr. Alejandro Caicedo
pues el Banco debe actuar rápidamente frente a estos casos para
obtener daciones en pago o proceder al cobro jurídico.

- Adicionalmente se presento el Plan Estratégico para el 2012, y las


metas en cifras proyectadas a Diciembre de 2012. También se dio a
conocer el sistema de control que tiene el OBB para hacer seguimiento
a las visitas comerciales por parte de las Ejecutivas (Reporte de
visitas).

La gerencia informo sobre el mercado objetivo para trabajar en el 2012


y como se llevaran a cabo los procesos de: Administración de Cartera,
Interacción entre la fuerza comercial de OBB y la Casa Matriz, la
optimización de los procesos en el Back office para mejorar el servicio
interno y externo, el manejo del clima laboral del Banco y el control de
Lavado de Activos; además se mencionaron los proyectos que se tienen
para el 2012 los cuales ya están en proceso de ejecución.

VARIOS

La Gerente general informo que Shonnell Walkes actualmente se


encuentra actualizando el manual de lavado de Activos de acuerdo con
la nueva norma de Barbados.

La Gerente General dio a conocer los avances de la plataforma


DATAPRO, que sustituirá al sistema AS – 400, en estos momentos ya
cuenta con un asesor técnico y esta pendiente la contratación de un
coordinador para la administración del proyecto y una persona de apoyo
al proyecto.

La Reunión termino a las 12:15 pm.


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Dra. Marcela Borrero Dr. Justo Gabriel Ospina

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Dr. Alejandro Caicedo.

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