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Al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP) le corresponde garantizar el acceso a medicamentos
seguros, eficaces y de calidad a la población dominicana, facilitando y asegurando un sistema de suministros
básicos para las atenciones de salud de toda la población, de manera oportuna, eficiente y suficiente; con in-
formación trasparente y competitiva en los procesos, garantizando de tal forma una equidad para los agentes
y actores involucrados. La Política Farmacéutica Nacional establece la creación de un sistema de gestión de
suministro para la adquisición oportuna de medicamentos e insumos, incluyendo casos de contingencia.

De igual forma es de vital importancia que los procesos de descentralización que lleva a cabo el Ministerio,
en el marco de la Reforma del Sector Salud, puedan fortalecer la capacidad gerencial de los Servicios
Regionales de Salud (SRS). La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los SRS (DDF-SRS) del
Ministerio, es la instancia encargada de conducir y acompañar la formulación e implementación de los
planes de desarrollo de los Servicios Regionales de Salud, articulando los diferentes niveles de atención,
con equidad, accesibilidad, efectividad y calidad.

Dentro de este contexto, en el mes de julio del 2010, el Ministerio de Salud Publica decreta la resolución mi-
nisterial No. 000019, la cual establece el Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI)
en la República Dominicana. Con la finalidad de mejorar el acceso de la población dominicana a medica-
mentos esenciales e insumos de salud de calidad, coherente con el nuevo modelo de Redes de servicios
planteados en la reforma de salud.

El SUGEMI es el conjunto de procesos y recursos del sistema de salud orientados a garantizar la disponibi-
lidad y uso racional de productos de calidad, en los establecimientos de salud de acuerdo a sus niveles de
resolución, los que serán utilizados indistintamente en las prestaciones de salud individual y colectiva. Es
un sistema que integrará las diferentes modalidades de suministro de medicamentos e insumos de salud,
existentes en los establecimientos del primer nivel de atención, hospitales e institutos especializados del se-
gundo y tercer nivel, bajo una sola administración. Tiene por objetivo final mejorar la accesibilidad de la po-
blación, especialmente aquella de escasos recursos económicos, a medicamentos esenciales de calidad,
promoviendo a la vez la racionalidad en su utilización. Busca, en consecuencia, mejorar los niveles de cali-
dad y eficiencia de los servicios de salud, potenciar la capacidad de gestión en los niveles regionales y lo-
cales, optimizando el uso de los recursos disponibles.

Con este fin se han desarrollado una serie de documentos pertenecientes a los procedimientos operativos
del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) para la implementación y el desarro-
llo del mismo, que servirán como herramientas estándares de gestión para los SRS. El establecimiento de
un Sistema Integrado de Suministros que garantice la disponibilidad y accesibilidad continúa de los medica-
mentos e insumos esenciales, ha sido una estrategia adoptada por el Ministerio de Salud para contribuir a
un gasto racional de medicamentos en el Sector Salud.

_____________________________________________________
Dr. Nelson Antonio Rodriguez Monegro
Vice-ministro de Salud Publica
Director de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud 

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Equipo Técnico Nacional
Licda. Yoleyda Marte, UNGM
Licda. Milka Díaz, UNGM
Lidac. Nieves García, UNGM
Licda. María Elena Tapia, DGDF
Licda. Remy Fulcar, PROMESE-CAL
Licda. Vilma Guerrero, PROMESE-CAL
Lic. Mauricio Sánchez, PROMESE-CAL
Ing. Adriano Mesa, MSH/DR
Licda. Anadina Gautreaux, MSH/DR
Licda. Dalia Castillo, OPS/OMS
Dra. Claudia Valdez, MSH/DR

Equipo Técnico Regional


SRS Metropolitano (0): Lic. Yoel Báez
SRS Valdesia (I): Licda. Damiana Jiménez/ Dra. Myrna Barina
SRS Norcentral (II): Licda. Nelly Espaillat/ Licda. Ada Marilín Abreu
SRS NorDeste (III): Licda. Luisa Amarante
SRS Este (V): Licda. Mirian Morales, Licda. Meiby Rincón
SRS El Valle (VI): Dr. Luis Jiménez, Edwin Ramírez, Jeimy Peña
SRS Cibao Occidental (VII): Licda. Leidy Karoll Peña/ Licda. Candy Almanzar
SRS Cibao Central (VIII): Licda. Patria Jerez/ Dra. Rafael Reyes

Equipo Técnico Internacional


Dr. Edgar Barillas, MSH/SPS
Lic. Henrry Espinoza, MSH/SPS
Lic. Paula Díaz, Consultora OPS/OMS

Financiamiento
La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)

Diseño Portada/ Diagramación/ Flujogramas


Luis Valverde/ Mabel Manzano/ Henry Espinoza | www.elgrupo7.com

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Introducción

Con el objetivo de garantizar la implementación de un nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proce-


so de modernización y reforma del sector salud, el Ministerio de Salud ha emprendido una serie de acciones
que tienen por objetivo la provisión oportuna de medicamentos e insumos médicos de calidad asegurada.
En el 2000 se crea la Central de Apoyo Logístico-PROMESE-CAL . En octubre del 2005, se emite la dispo-
sición administrativa 00024, que define el Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud (SRS), como
marco de referencia para la prestación descentralizada de las atenciones de salud. En Agosto de 2009, fun-
damentado en un estudio realizado por Management Sciences for Health (MSH) con recursos de la Agencia
de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento
de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS) presentó la primera propuesta de un Sistema Único de
Gestión Medicamentos e Insumos-SUGEMI- en la República Dominicana.

El SUGEMI fue amparado con la resolución ministerial 000019 del 27 de julio del 2010. Esta resolución es-
tablece su coherencia con el nuevo modelo de red de servicios planteados en la reforma de salud. Con su
implementación se pretende mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e
insumos de salud de calidad.

Con el apoyo de agencias de cooperación, la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos (UNGM) ha elabo-
rado los procedimientos operativos del SUGEMI que se presentan a continuación. Estos procedimientos se cons-
tituyen en herramientas de gestión para los SRS en el proceso de descentralización de la funciones de selección,
cuantificación, adquisición, garantía de la calidad y distribución de medicamentos e insumos médicos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE ALMACÉN

Serie de documentos pertenecientes a los procedimientos operativos


del Sistema Único de Medicamentos e Insumos Sanitarios
-SUGEMI-

Elaborado por: MSH/SPS


Para la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos e Insumos de la DDF-SRS

Validado por:
UNGM-DDF
Dirección General Drogas y Farmacias
Servicios Regionales de Salud
COPRESIDA
OPS/OMS

Este documento ha sido elaborado, gracias al apoyo prestado a Management Sciences for Health (MSH), por la
Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, bajo los términos del convenio cooperativo número
GHN-A-00-07-00002-00. Las opiniones expresadas en el mismo corresponden al autor y no reflejan necesariamente
las opiniones de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.

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CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 13

II. OBJETIVO DEL MANUAL 13

III. BASE LEGAL 13

IV. PROCEDIMIENTOS 13

Recepción 15

Almacenamiento 23

Despacho 33

Control de inventarios 41

Devoluciones 46

Incineración de productos 49

Auto-inspección 52

Saneamiento 56

Capacitación y entrenamiento 61

Normas de seguridad 66

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ABREVIATURAS

CEAS Centro Especializado de Atención en Salud (Hospital)


MSH Management Sciences for Health
SPS Strengthening Pharmaceutical Systems
SRS Servicios Regionales de Salud
SUGEMI Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos
UNGM Unidad Nacional Gestión de Medicamentos
URGM Unidad Regional Gestión de Medicamentos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

I. INTRODUCCIÓN
Este documento ha sido desarrollado gracias al apoyo técnico de
Management Sciences for Health (MSH), dentro del Plan de
Implementación del Sistema Integrado de Suministro de
Medicamentos e Insumos Sanitarios (SUGEMI), del Ministerio de
Salud Pública y constituye parte de la serie de documentos técnicos
y normativos para la implementación y desarrollo del SUGEMI.

El Manual establece los procedimientos operativos que debe seguir


el personal del almacén regional de medicamentos e insumos sanita-
rios, del Servicio Regional de Salud (SRS), para asegurar las buenas
prácticas de almacenamiento.

Es una herramienta que ofrece una descripción actualizada y precisa


de las actividades a realizar en cada etapa de las operaciones que se
desarrollan en el almacén. Contribuye a la ejecución correcta y opor-
tuna de las actividades encomendadas al personal, propiciando de
esta manera la uniformidad en el trabajo, el ahorro de tiempo, de es-
fuerzos, la maximización de los recursos humanos, tecnológicos y fi-
nancieros y el mantenimiento de la calidad de los artículos, bajo
condiciones de seguridad y salud apropiadas para el personal del al-
macén regional.

Las políticas descritas en el presente documento, están orientadas


a establecer mecanismos internos de aseguramiento de la calidad,
por lo tanto son de cumplimiento obligatorio de todo el personal del
almacén regional.

Es importante señalar que el presente documento debe ser revisa-


do periódicamente (cada 2 años) por la institución, con el objetivo
de actualizarlo de acuerdo a sus necesidades reales.

II. OBJETIVO DEL MANUAL


Establecer los procedimientos operativos de almacén para optimi-
zar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos e in-
sumos sanitarios en el almacén regional del Servicio Regional de
Salud (SRS), bajo condiciones seguras para el personal.

III. BASE LEGAL


• Reglamento 246-06 Reglamento de Medicamentos.
• Reglamento General de Habilitación de Establecimientos de Salud
1138.

IV. PROCEDIMIENTOS
El presente manual contiene 10 procedimientos operativos, con sus
respectivos registros y anexos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Recepción - Verificar los documentos y las condiciones y cantidades de


los productos recibidos.
PROPÓSITO: Asegurar que los productos que ingresen al - Asignar las zonas de ubicación de los productos.
almacén cumplan con las características del requerimiento
y los documentos correspondientes. 3. Personal Auxiliar de Almacén
- Apoyar en el conteo de productos.
ALCANCE: Aplicable a todos los medicamentos e insu- - Ubicar los productos en la zona asignada.
mos sanitarios que son ingresados al almacén regional - Mantener la organización del almacén.
hasta su entrada al almacén.
4. Asistente Administrativo
POLÍTICAS N° ENUNCIADOS - Registrar el ingreso de productos en el software.
1. Todos los medicamentos e insumos sanitarios ingre- - Archivar documentos de recepción.
san al almacén regional independientemente de su fuente - Registrar el ingreso en la tarjeta de control de existencias.
de financiamiento.
2. Todos los productos que ingresan al almacén deben ser DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
previamente inspeccionados.
2. Todos los productos, que posean fecha de vencimiento, 1. El Jefe de Almacén recibe con anticipación la información
deberán ser ordenados teniendo en cuenta el método PEPE sobre los productos que deben ingresar al almacén y la en-
(Primero en expirar, primero en entregar). Aquellos produc- trega al Supervisor de Almacén.
tos que no poseen fecha de vencimiento, deberán ser orde-
nados teniendo en cuenta el sistema PEPS (Primero en De la verificación documentaria
entrar, primero en salir). 2. El día de la recepción, el Supervisor de Almacén recibe la
3. Todos los productos que ingresan al almacén deben in- documentación y verifica que esté completa, siendo esta:
gresar con su respectiva documentación. VER CUADRO MAS ABAJO

4. En el caso de los productos que requiere refrigeración, - Información técnica adicional, si corresponde (folletería
la recepción se realiza dentro de un ambiente con tempe- y catálogo).
ratura controlada. 3. El Supervisor de Almacén verifica que los documentos
entregados por el proveedor coincidan con lo solicitado, en
RESPONSABILIDADES: lo siguiente:
1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e • Nombre del producto
Insumos Sanitarios. • Concentración y forma farmacéutica o descripción, según
- Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento. corresponda
- Realizar la evaluación técnica de los productos recibidos. • Fabricante/Proveedor
• Presentación
2. Supervisor de Almacén • Cantidad solicitada

Transferencia del Nivel Donación


Compra Central Donación Nacional Internacional
Compra Directa: - Conduce con lote y fecha 1.5 Documento de 1.8 Documento de
1.1 Orden de compra (copia). de vencimiento. donación (original) con donación
1.2 Factura (original). cantidad, lote y fecha (original) con
- Información técnica
1.3 Información técnica de vencimiento. cantidad, lote y
adicional, si corresponde
adicional, si corresponde 1.6 Conduce fecha de
(folletería y catálogo).
(folletería y catálogo). (original). vencimiento.
Compra a PROMESE: 1.7 Información 1.9 Copia de la
1.4 Factura (original). técnica adicional, si autorización del
corresponde (folletería Ministerio de
y catálogo). Salud.

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4. De no ser conforme la verificación documentaria, por Asistente Administrativo para su archivo.
falta de alguno o de todos los documentos o por error de re-
gistro, en algún dato, el Supervisor no recibe los productos 11. Si la verificación es conforme, el Supervisor toma una
y solicita al suplidor/transportista, la regularización a la bre- muestra representativa de lo recibido, según lo indicado en
vedad posible, anotando el hecho en el Acta de Recepción el anexo 2, para la evaluación técnica.
como NO CONFORME.
De la evaluación técnica
5. Si la documentación esta correcta y completa, se proce- 12. El Farmacéutico Jefe de Almacén realiza una evalua-
de a la verificación de la carga y de las cantidades. ción organoléptica de las características externas (envases,
contenido y rotulado) de los productos recibidos, según lo
De la verificación de la carga y cantidades señalado en el Lista de Comprobación para evaluación téc-
6. El Supervisor de Almacén supervisa la descarga de pro- nica de medicamentos recibidos (anexo 1). Si la evaluación
ductos en el área de recepción y revisa que el embalaje es conforme, firma la factura o conduce.
esté en buen estado, limpio, no arrugado, ni húmedo y que
no se encuentre abierto. 13. La evaluación técnica no es conforme si:
• Los productos no cumplen con las especificaciones solici-
7. Si se trata de productos refrigerados, el Supervisor tadas, se devuelve y solicita su regularización.
recoge los monitores de temperatura (termómetros) del in- • Si presenta defectos de calidad (alterados, o contamina-
terior de los contenedores y procede a su lectura inmedia- dos, entre otros), se devuelve y solicita su regularización.
tamente, para verificar que los productos se han mantenido
en condiciones adecuadas durante su transporte. Si se de- 14. Si la evaluación resulta NO CONFORME, no recibe y
tecta ruptura de la cadena de frío no recibe los productos y completa el Acta de Recepción, indicando que NO ES
comunica al suplidor/transportista este hecho, para su re- CONFORME, y entrega al Supervisor.
gularización, anotando el hecho en el Acta de Recepción 15. El Supervisor registra el hecho en el conduce o factura
como NO CONFORME. y comunica al suplidor/transportista para su regularización.

8. Si todo es conforme, el Supervisor, apoyado por el 16. El Supervisor entrega copia del Acta al Asistente
Personal Auxiliar de Almacén, abre los bultos y revisa que Administrativo para su archivo.
los productos coincidan con lo señalado en los documentos
recibidos, en lo siguiente: De la conformidad y la disposición de los documentos
• Nombre del producto de recepción
• Concentración y forma farmacéutica o descripción, según 17. Si todo está conforme el Supervisor firma el conduce y/o
corresponda factura y entrega copia de los documentos al proveedor y al
• Presentación Asistente Administrativo.
• Fabricante/Proveedor
• Cantidad 18. El Asistente Administrativo ingresa los datos de la re-
• Número de lote cepción al software del almacén, imprime la nota de entrada,
• Fecha de vencimiento coloca un sello de digitado y entrega al Farmacéutico Jefe.
• Número de registro sanitario
19. El Farmacéutico Jefe de Almacén firma la nota de ingre-
9. Si no coinciden, no recibe y solicita al suplidor/trans- so y la envía al área de Compras para el trámite administra-
portista su regularización, anotando el hecho en la factu- tivo que corresponde y archiva copia de los documentos.
ra o conduce y completando en el Acta de Recepción
como NO CONFORME. 20. El Asistente Administrativo registra el ingreso en las tar-
jetas de control de existencias, utilizando las notas de ingre-
10. En todos los casos, el Supervisor entrega el Acta al so archivadas.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

De la ubicación de los productos • Las indicaciones particulares de cada producto, tales


21. El Supervisor determina la ubicación de los productos como: temperatura, humedad, posición y apilamiento
en el área de almacenamiento o equipos de refrigeración, (Ejemplo: este lado arriba, apilar máximo 7 cajas, conservar
teniendo en cuenta para ello el volumen, cantidad, tipo de a temperatura de 2° a 8°C o congeladas).
producto y condiciones particulares de almacenamiento. • Las recomendaciones del anexo 3.

22. El Personal Auxiliar de Almacén ubica los productos en DEFINICIONES


la zona asignada, en los estantes, tarimas o equipos de re- Muestra representativa: Muestra que consiste en un deter-
frigeración, teniendo en cuenta: minado número de unidades o porciones tomadas al azar
• La procedencia: TB, TBMDR, malaria, nutrición o asis- de un lote, debiendo asegurar que las muestras represen-
tencia social. tan a un lote completo.
• Los productos más antiguos deben ir en primera fila, de tal
manera que se distribuyan primero aquellos que vencen Organoléptica: Características físicas (olor, sabor y textura)
antes, PEPE (Primero en expirar, Primero en entregar) o que pueden ser apreciadas por los órganos de los sentidos.
aquellos que ingresaron primero, PEPS (Primero en entrar
Primero en salir) si los productos no tuvieran fecha de ven- Cuarentena: Situación de aislamiento de productos del
cimiento. Si hubiera productos que indican únicamente resto mientras se espera la decisión para su reubicación,
fecha de esterilización, esta será tomada en cuenta. destrucción o devolución al proveedor.
• Por ningún motivo deberán colocarse productos en con-
tacto con el piso, paredes o techo.

REGISTROS
REGISTROS

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ANEXOS comparación visual (contenido uniforme), no hay presencia
1. Lista de comprobación para evaluación técnica de medi- de gas y otros signos de contaminación.
camentos recibidos.
2. Tamaño de muestra para la evaluación organoléptica. b) Líquidos estériles (inyectables de pequeño y gran volu-
3. Ubicación de medicamentos dentro de los equipos de men y oftálmicos): ausencia de partículas extrañas visibles,
refrigeración. ausencia de turbidez, ausencia de cambio de color y todos
4. Flujograma. los productos tienen el mismo volumen a la comparación
visual (contenido uniforme).
Anexo 1
Lista de comprobación para inspección técnica de medica- c) Sólidos no estériles (tabletas, polvos, gránulos, gra-
mentos recibidos geas, tab. vaginal., comprimidos, cápsulas):
Documentos: • Uniformidad en las características especificas de forma,
• Catálogo o folleto color, tamaño y marcas; ausencia de manchas, roturas, ra-
jaduras, pegajosidad o material extraño; ausencia de cáp-
Embalaje: sulas vacías, rotas o abiertas.
• Cajas limpias y resistentes al peso.
• Cerrado. • Polvos para reconstruir no endurecidos, tabletas sensibles
• No arrugado, quebrado o húmedo. a la humedad en envases bien cerrados o que contengan agen-
• Rotulados con el nombre del destinatario. tes absorbentes del agua (gel de silica). Al abrirse un envase se-
Envase: llado, «NO» debe presentar olor diferente al característico.
• Envase primario: Identificación correcta, cerrado, limpio,
no arrugado, quebrado o húmedo. d) Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación in-
• Envase secundario: Sin manchas o cuerpos extraños, sin yectable): ausencia de material extraño y ausencia de cambios
grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; cierre seguro en el color u otros signos de contaminación o alteración
y/o banda de seguridad intacta, sin deformaciones.
Rótulos: e) Semisólidos (cremas, pomadas, ungüentos, óvulos y supo-
• Legibles, indelebles. sitorios): envases herméticamente cerrados y sin deformacio-
• Etiquetas bien adheridas. nes, sin formación de aglomerados y de contextura arenosa y
• Contenido. sin reducción de volumen por evaporación de agua.
• Envase primario: Según corresponda, nombre del producto,
DCI, concentración, vía de administración, contenido neto, Anexo 2 Tamaño de muestra para la evaluación organoléptica VER EN PAG 19
fórmula del producto, nombre/país y datos del fabricante,
nombre y dirección del importador, Nº de registro sanitario, Anexo 3
número de lote, fecha de vencimiento, leyendas según co- Almacenamiento de medicamentos dentro de los equi-
rresponda. Condiciones de almacenamiento especiales, pos de refrigeración.
preparación previa, advertencias especiales y logotipo a so- a. Tipo de equipo de refrigeración: En zonas donde el
licitud del comprador. fluido eléctrico es irregular, es recomendable utilizar equipo
• Envase secundario: Según corresponda, nombre del producto, de refrigeración duales que funcionen con energía eléctrica
DCI, concentración, número de lote, fecha de vencimiento, vía de y con gas domestico.
administración, nombre o logotipo del laboratorio.
• Inserto, según corresponda. b. Ubicación: Los medicamentos se colocan dentro del refri-
gerador en tres niveles, dejando espacio en la parte inferior.
Contenido: Los medicamentos no deben colocarse en el compartimien-
a) Líquidos no estériles (jarabes, elíxires, suspensiones, to inferior (gabinete de conservación) o en la puerta.
emulsiones, soluciones y gotas): todo el contenido es ho- En todos los casos se sugiere seguir las recomendaciones
mogéneo, todos los productos tienen el mismo volumen a la del laboratorio productor.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Anexo 2 Tamaño de muestra para la evaluación organoléptica.

c. Posición correcta de los medicamentos: Los frascos o de uso más frecuente se colocarán en los espacios más ac-
ampollas deben colocarse en bandejas sin perforaciones, cesibles para evitar la apertura de la puerta durante perío-
sobre los estantes centrales del gabinete, a fin de conservar dos prolongados.
los medicamentos del mismo tipo, mantener secos los fras-
cos y evitar que se despeguen las etiquetas Las bandejas g. Ubicación de los medicamentos según su caducidad
deben mantener una distancia de 1 a 2 cm. para facilitar la o vencimiento: Se deberán rotar los medicamentos para
circulación del aire frío entre estantes. que las de caducidad más próxima sean las que tengan
prioridad de salida y deben colocarse en la parte delantera,
d. Termómetro(s): Deberán ubicarse en los compartimientos situando detrás los pedidos recién recibidos o que cadu-
junto con los medicamentos y estar visibles para permitir su quen más tarde. Se aplica el método PEPE: Primero en ex-
fácil lectura. Es recomendable utilizar termómetros digitales pirar, primero en salir.
con cables sensores para facilitar la lectura de la temperatura.
h. Estabilización del frío: Se deberán colocar paquetes
e. Iluminación: Se debe evitar la exposición directa de los fríos en la parte superior del refrigerador para ayudar a
medicamentos a la luz para lo cual se debe anular la lámpa- mantener la temperatura durante los cortes de energía
ra de iluminación del interior del refrigerador (foco). eléctrica. En la parte inferior se deben colocar paquetes
fríos o botellas de agua para ayudar a estabilizar el frío al
f. Ubicación según su accesibilidad: Los medicamentos interior del refrigerador.
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Estabilización del frío:

Primer
nivel:
vacunas

APO,
SPR,
SR,
AMA,
HVB,

HiB
ARH


Segundo
y
tercer
nivel:

DPT,
DT
adulto,
DT

pediátrico,
Pentavalente),

BCG.


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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

Flujograma de Recepción

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Almacenamiento Del control de temperatura y humedad


5. El Personal Auxiliar de Almacén verifica y registra diaria-
PROPÓSITO: Mantener los productos del almacén en óp- mente la temperatura y humedad entre las 08 - 09 de la
timas condiciones desde su ingreso hasta su despacho. mañana y entre la las 01 - 02 de la tarde.
• La temperatura y humedad ambiental se registra en el for-
ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de mato de “Control de temperatura y humedad”
medicamentos e insumos sanitarios. • La temperatura de los equipos de refrigeración se registra
en el formato “Control de temperatura de cadena de frío”.
POLÍTICAS N° ENUNCIADOS
1. Los productos son almacenados considerando las con- Los registros de temperatura deberán permanecer cer-
diciones especiales que requieran. canos a los termómetros o equipos de refrigeración.
2. Las condiciones de almacenamiento se inspeccionan 6. El Personal Auxiliar de Almacén verifica que la temperatu-
periódicamente. ra y humedad se encuentre dentro de los límites adecuados:
3. Está prohibido el ingreso al almacén de personal no
autorizado. Temperatura
Ambiental: Entre 15 a 25 grados centígrados. Nunca más
RESPONSABILIDADES: de 30ºC.
1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e Dentro de los equipos de refrigeración: Entre 2 y 8 °C.
Insumos Sanitarios Humedad ambiental: Entre 50% y 80% de humedad relativa
- Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.
7. Si el nivel de temperatura y humedad dentro del almacén
2. Supervisor de Almacén está fuera de los limites señalados, se tomarán las siguien-
- Supervisar periódicamente las condiciones de almacena- tes acciones:
miento establecidas en los procedimientos y verificar el • Si es superior, aumentar la ventilación regulando los equi-
estado de conservación del almacén y de los productos e pos de aire acondicionado o refrigeración.
informar al Jefe de Almacén. • Si es inferior, aumentar la temperatura regulando los equi-
pos de aire acondicionado o refrigeración.
3. Personal Auxiliar de Almacén
- Realizar las lecturas de temperatura y humedad. 8. En ambos casos hay que observar el cambio de la tem-
peratura y humedad. Si estas se mantienen fuera de los lí-
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS mites comunicar al Supervisor.

De la seguridad del almacén 9. Si detectara el mal funcionamiento de los equipos, comunica in-
1. El almacén deberá tener visible en todo momento una se- mediatamente al Supervisor, para que tome acciones inmediatas.
ñalización que prohíba el ingreso a personal no autorizado.
10. El Supervisor, en forma no programada, realiza una verifi-
2. El personal que ingresa al almacén debe hacerlo sin cación de los registros de temperatura y humedad y los firma.
portar mochilas y bolsos personales u otro recipiente ajenos
a las actividades del almacén. 11. El Farmacéutico Jefe de Almacén solicita cada viernes
los registros de temperatura y humedad, para evaluar los
3. El Personal Auxiliar de Almacén deberá mantener las mismos y tomar acciones orientadas a corregir las distorsio-
puertas del almacén cerradas. nes. Coloca sello de verificado, firma y devuelve los registros
para su archivo.
4. Toda persona ajena al almacén que ingrese deberá
ser acompañada por algún miembro del Personal 12. El Personal Auxiliar de Almacén archiva los registros de
Auxiliar de Almacén. temperatura.
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De la iluminación, ventilación • Las cantidades no coinciden, vuelve a contar y anota este
y equipos de refrigeración nuevo resultado en el formato.
13. El Personal Auxiliar de Almacén, al inicio de la jornada, • Encuentra productos vencidos, los coloca en el área de
verifica que la ventilación y la iluminación sean adecuadas productos de baja y comunica al Supervisor.
y los equipos de refrigeración funcionen correctamente.
Para ello: 20. Terminada la acción, el Personal Auxiliar de Almacén en-
• Verifica que los equipos de ventilación y refrigeración fun- trega el formato al Supervisor, informándole los hallazgos.
cionen correctamente.
• Mantiene despejadas las ventanas y la puerta principal 21. El Supervisor comunica por escrito, al Farmacéutico
para que fluya la luz y el aire natural. Jefe de Almacén, la existencia de estos productos.
• Mantiene la luz artificial del almacén apagada en la medida
que sea posible. Sólo se deben encender las luces de las 22. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa la cantidad de
secciones en las que se efectuará alguna acción específi- productos próximos a vencer y planifica acciones a fin de
ca, luego de ejecutar la misma, estas serán apagadas. evitar su vencimiento.

14. Al final de la jornada, el Personal Auxiliar de Almacén Del estado de conservación


verifica que las luces artificiales se encuentren apagadas y 23. El Farmacéutico Jefe de Almacén realiza mensualmen-
que los equipos de ventilación y refrigeración se encuen- te una inspección visual del estado de conservación de
tren en funcionamiento y a la velocidad adecuada. productos.

15. Si se detecta algún desperfecto en los equipos eléctri- 24. De observar productos rotos, indica al Personal Auxiliar
cos de ventilación, comunica inmediatamente al Supervisor de Almacén trasladarlos al área de productos de baja e in-
para gestionar su reparación. forma al Asistente Administrativo para que lo registre en el
software.
Del control de rotación de stock
y fechas de vencimiento 25. De observar que existen signos de problemas de cali-
16. Todos los productos que posean fecha de vencimiento dad en la muestra del producto, procede a evaluar el lote
deberán ser distribuidos teniendo en cuenta el método completo. Si se confirman los defectos de calidad, indica al
PEPE (Primero en expirar, primero en entregar). Aquellos Personal Auxiliar de Almacén retirar los productos del área
productos que no poseen fecha de vencimiento, deberán de almacenamiento.
ser distribuidos siguiendo el método PEPS (Primero en
entrar, primero en salir). 26. El Personal Auxiliar de Almacén ubica los productos en
el área de productos observados y coloca rótulo de “pro-
17. El primer lunes de cada mes, el Supervisor imprime del ductos inmovilizados”.
software de almacén un reporte de los productos con fecha
de vencimiento menor o igual a seis meses y lo entrega al 27. El Farmacéutico Jefe de Almacén informa al proveedor
Personal Auxiliar de Almacén. mediante un documento la situación del lote observado,
para el canje respectivo.
18. El Personal Auxiliar de Almacén revisa las fechas de venci-
miento y cantidades de los productos contenidos en el reporte.

19. El Personal Auxiliar de Almacén, procede a colocar una


tarjeta roja en aquellos productos con fecha de vencimiento
menor a 6 meses y los ubica en las primeras filas, para su in-
mediato despacho, en esta verificación puede resultar que:

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Mes: _______________ Año: __________________

Lectura

Fecha Hora Firma Supervisión


Temperatura Humedad
REGISTROS CONTROL DE TEMPERATURA Y HUMEDAD AMBIENTAL

1 2 3 4 1 2 3 4

Observaciones: _________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________
Rango de temperatura: 15 – 25°C Rango de Humedad: 50 – 80%
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

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REGISTROS CONTROL DE TEMPERATUOA DE CADENA DE FRÍO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

ANEXOS generador de electricidad (condicional si tiene generador) y


1. Plan de contingencia verifica el funcionamiento de los equipos)
2. Flujograma
6. Al retornar el fluido eléctrico, verifica el correcto funciona-
Plan de contingencia de cadena de frío miento de los refrigeradores, espera que se estabilice la
temperatura y coloca los productos dentro de los equipos.
PROPÓSITO: Asegurar el funcionamiento permanente de
la cadena de frío. 7. En todos los casos registra la acción en el formato de
ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de Registro de incidentes de cadena de frío y comunica al
medicamentos e insumos sanitarios Farmacéutico Jefe de Almacén.

RESPONSABILIDADES: 8. Si hay algún equipo que no funciona, el Farmacéutico


1. Farmacéutico Jefe de Almacén Jefe de Almacén solicita el mantenimiento y/o reparación
- Disponer las acciones a seguir en el plan de contingencia, del sistema de electricidad o equipos y archiva el Registro
evaluar los reportes, tomar decisiones e implementar medi- de incidentes.
das correctivas.
2. Personal de Vigilancia de Turno: Equipo de refrigeración no funciona
- Reportar y comunicar al Farmacéutico Jefe de Almacén. 9. Si detecta que algún(os) equipo(s) de refrigeración no fun-
3. Supervisor y Personal Auxiliar de Almacén: ciona correctamente, comunica al Supervisor de Almacén.
- Ejecutar acciones del plan de contingencia, reportar y
apoyar al Farmacéutico Jefe de Almacén. 10. El Supervisor verifica que la conexión eléctrica esté en
buen estado o que el sistema de gas funcione correctamente.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Generalidades 11. Si la conexión eléctrica y el sistema eléctrico están en
1. El almacén de cadena frío consta de 1 sistema de alarma, buen estado, apaga el equipo y lo vuelve a conectar y veri-
que alerta de la falta de fluido eléctrico de alimentación prin- fica nuevamente el equipo de refrigeración.
cipal y que se desconecta al accionarse el sistema auxiliar.
12. Si la conexión eléctrica está en mal estado o el(los)
2. El Jefe de Almacén elabora un cronograma mensual para equipo(s) de refrigeración no funcionan correctamente, con
el Personal Auxiliar de Almacén, responsable de atender las ayuda del Personal Auxiliar de Almacén, coloca los produc-
contingencias en horario no laborable. tos en otro equipo o en cajas térmicas debidamente acondi-
cionadas, registra la acción en formato de Registro de
Corte de fluido eléctrico incidente de cadena de frío y comunica al Farmacéutico
3. Si se presenta corte de fluido eléctrico por más de una Jefe de Almacén.
hora (si se usan refrigeradores domésticos), el Farmacéutico
Jefe de Almacén comunica al personal responsable de 13. El Farmacéutico Jefe de Almacén solicita el manteni-
atender la contingencia. miento y/o reparación de la conexión eléctrica o equipos y
archiva el Registro de incidentes.
4. Si el incidente sucede en horario no laborable, el Personal
de Vigilancia reporta y comunica por teléfono al Farmacéutico
Jefe de Almacén.

5. El personal responsable de atender la contingencia in-


gresa al área de cadena de frío y si continúa la falta de fluido
eléctrico, coloca los productos en cajas térmicas debida-
mente acondicionadas con paquetes fríos o enciende el
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Rol del Personal Auxiliar de Almacén responsable de atender
las contingencias en horario no laborable

Nombre Mes

Registro de incidente de cadena de frío

Fecha Incidente Firma del que


reporta

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FlUJOGRAMA DE AlMACEnAMIEnTO

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FlUJOGRAMA DE AlMACEnAMIEnTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Despacho 2. El Asistente Administrativo recibe los cuadros de distribu-


ción y los pedidos, los digita en el software e imprime el condu-
PROPÓSITO: Asegurar la oportuna entrega de medica- ce. Archiva los pedidos y entrega los conduce al Supervisor.
mentos e insumos sanitarios en las condiciones adecuadas.
3. El Supervisor distribuye los conduce entre el Personal
ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de Auxiliar de Almacén para su despacho.
medicamentos e insumos sanitarios.
De la selección y embalaje de medicamentos
POLÍTICAS N° ENUNCIADOS e insumos sanitarios
1. Toda salida de productos del almacén deberá susten- 4. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona los productos
tarse con el documento de salida respectivo debidamen- y cantidades, según lo indicado en el conduce y teniendo
te autorizado. en cuenta el método PEPE (Primero en expirar, primero en
2. Los vehículos utilizados para el transporte de los pro- entregar) para los que tienen fecha de vencimiento y el
ductos deberán ofrecer la seguridad necesaria para la método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para los
conservación e integridad de los mismos hasta su recep- que no tienen fecha de vencimiento y ubica los productos
ción en el destino final. en el área de despacho.
3. Los productos serán despachados utilizando el método
PEPE (Primero en expirar, primero en entregar) si tuvieran Atenciones directas del almacén a establecimientos de salud
fecha de vencimiento y el sistema PEPS (Primero en entrar, 5. El Personal Auxiliar de Almacén solicita identificación al
primero en salir) para aquellos que no la tuvieran. Solicitante y si está conforme, le entrega una copia del con-
4. No se despacharán productos vencidos, deteriorados o duce y conjuntamente con el Solicitante procede a contar y
con signos de alteración. a verificar las características externas de los productos, co-
locando un check (√) en cada producto conforme.
RESPONSABILIDAD:
1. Farmacéutico Jefe de Almacén 6. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-
- Revisar y autorizar la atención de los pedidos. ducto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas, lo
2. Supervisor de Almacén vuelve a contar y si persisten las discrepancias:
- Organizar, asignar y supervisar el despacho de los
productos. • Si sobran productos, los separa y devuelve a los estantes.
3. Personal Auxiliar de Almacén • Si faltan productos, entrega la diferencia. Si no hubiera
- Seleccionar, empaquetar y entregar los productos a más stock, el Supervisor modifica el conduce.
los solicitantes. • Es otro producto, procede a cambiarlo. Si no hubiera más
4. Asistente Administrativo stock, el Supervisor modifica el conduce.
- Digitar y emitir el conduce. • Productos dañados o con defectos de calidad, los separa
- Archivar documentos de despacho. y procede a cambiarlos. Si no hubiera más stock, el
Supervisor modifica el conduce.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS: • Fecha próxima de vencimiento, coordina con el Solicitante
si lo puede llevar, caso contrario, cambia por otro producto
Del pedido o requerimiento de fecha mayor de vencimiento.
1. De acuerdo al procedimiento de distribución del SUGEMI,
el Farmacéutico Jefe de Almacén recibe los cuadros de dis- 7. De estar conforme con lo que se entrega, el Supervisor
tribución de medicamentos e insumos sanitarios de los pro- de Almacén firma y hace firmar la nota de salida al
gramas especiales y los pedidos de los CEAS y CPN, los Solicitante. No se aceptarán observaciones posteriores.
revisa y autoriza de acuerdo a las existencias en almacén,
luego los entrega al Asistente Administrativo. 8. El Supervisor entrega una copia del conduce al Solicitante.

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9. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona el material a designada como responsable de la entrega (Auxiliar 2). Esta
utilizar para el embalaje, según el tipo, tamaño y peso de los última deberá tener en cuenta lo siguiente:
productos a despachar (Ver Anexo 1 Recomendaciones • Fragilidad de la carga.
para un buen embalaje). • Cuidados sobre temperatura, humedad e iluminación du-
rante el transporte.
10. El Personal Auxiliar de Almacén cierra las cajas, con • Cuidados en la descarga.
cinta de embalaje, teniendo cuidado de no aplicar demasia-
da presión. Luego rotula las cajas con el nombre del esta- 18. Al llegar al establecimiento de destino, el Personal
blecimiento solicitante. Auxiliar de Almacén descarga los productos, los entrega al
solicitante y realizan juntos la verificación.
Productos enviados del almacén a establecimientos de salud
11. El Personal Auxiliar de Almacén verifica que los produc- 19. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-
tos ubicados en el área de despacho concuerden con el tipo ducto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas,
de producto, lotes y cantidades indicadas en el conduce y vuelve a contar y si persisten las discrepancias:
procede a hacer el embalaje y despacho.
• Si sobran productos, los separa y los retorna al almacén.
12. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona el material a • Si faltan productos, indica al responsable de farmacia
utilizar para el embalaje, según el tipo, tamaño y peso de firmar la recepción conforme y elaborar una Nota de devolu-
los productos a despachar (Ver Anexo: Materiales de em- ción indicando el faltante.
balaje según tipo de envase y Recomendaciones para un • Si es otro producto, indica al responsable de farmacia
buen embalaje). firmar la recepción conforme y elaborar una Nota de devolu-
ción indicando el producto equivocado.
13. El Personal Auxiliar de Almacén cierra las cajas con • Si se trata de productos dañados o con defectos de cali-
cinta de embalaje, teniendo cuidado de no aplicar demasia- dad, indica al responsable de farmacia firmar la recepción
da presión. conforme y elaborar una Nota de devolución, indicando los
productos observados. Al retornar comunica al Supervisor.
14. El Personal Auxiliar de Almacén rotula paquetes, en
letra clara y legible, indicando los siguientes datos: 20. De estar conforme con lo que se entrega, el Auxiliar firma
• Nombre del producto o contenido (medicamentos o insu- y hace firmar el conduce al Solicitante. No se aceptarán recla-
mos sanitarios). mos posteriores a la entrega/recepción de los productos.
• Lugar de destino (nombre del establecimiento solicitante).
• Número de conduce. 21. El Personal Auxiliar de Almacén entrega una copia del
• Posición correcta del bulto (Ejemplo: este lado arriba). conduce al Solicitante.
• Observaciones que sean indispensable para su trasla-
do, como frágil, no apoyarse, no abrir y número máximo De la selección y embalaje de productos refrigerados
de apilamiento. 22. El Personal Auxiliar de Almacén determina la distancia
y tiempo que tendrán que recorrer los productos hasta llegar
15. Cuenta, enumera los bultos y anota en el conduce el a su destino y selecciona el tipo y cantidad de recipientes
número de cajas y lo firma. térmicos a utilizar.

16. El Farmacéutico Jefe de Almacén coordina, con el encar- 23. El Personal Auxiliar de Almacén revisa el recipiente en-
gado de transporte, el recojo de la carga así como, las carac- tregado por el Solicitante, verificando que no se encuentre
terísticas del vehículo a utilizar, luego comunica al Supervisor sucio o dañado.
y designa un responsable para la entrega en destino.
24. Retira la cantidad suficiente de paquetes fríos del con-
17. El transportista es acompañado por la persona gelador y acondiciona a 0ºC, manteniéndolos a temperatura

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

ambiente alrededor de 10 ó 15 minutos, hasta que no pre- ANEXOS


sente escarcha en su superficie. 1. Recomendaciones para un buen embalaje
2. Tipo de cajas térmicas y termos
25. Adecua la disposición de los paquetes fríos dentro del 3. Flujograma
termo evitando el contacto directo de estos con los productos.
Para ello, los sitúa alrededor de las paredes interiores del reci- Recomendaciones para un buen embalaje
piente y coloca papel o cartón entre estos y los productos. El embalaje de las mercancías es primordial, deben llegar al
destino con la calidad con que salen de sus almacenes. El
26. Dentro del cuarto frío retira los productos el menor tiempo, embalaje de los productos se efectúa con el fin de que:
sin exponerlos a la luz y verificando su fecha de vencimiento.
• Conserven su identificación.
27. Ubica los productos dentro de las cajas y procede a • No contaminen ni sean contaminados por otros materiales.
sellarlos. • Se eviten derrames, roturas o robo.
• Eviten la exposición a condiciones desfavorables de tem-
28. Rotula las cajas con el tipo de productos, fecha y hora peratura, luz y humedad.
de embalaje y lugar de destino.
• Utilice un embalaje de cartón rígido con las solapas in-
29. De estar conforme con lo que se entrega, el Supervisor tactas: Para obtener unos resultados óptimos, utilizar una
firma y hace firmar el conduce al Solicitante. No se acepta- caja nueva con tamaño suficiente para utilizar material de
rán observaciones posteriores. acolchado adecuado, que rodee totalmente el contenido. Si
la caja ya ha sido utilizada, retirar las etiquetas o marcas de
30. El Supervisor entrega una copia del conduce al Solicitante. envíos anteriores. No exceder nunca el peso bruto máximo
de la caja, que suele estar impreso en la solapa inferior.
De la conformidad de recepción
31. Al final del día y después de entregar los productos al • Envuelva cada artículo por separado: Preparar la pro-
destinatario, el Personal Auxiliar de Almacén entrega al tección interior. Para acolchar adecuadamente el contenido
Supervisor, las guías de remisión, firmadas y selladas por el del paquete, envolver cada elemento por separado. Los ar-
destinatario, así como las Notas de devolución, si hubiere, tículos frágiles han de estar protegidos entre sí y separados
informando a la vez las ocurrencias del día. de las esquinas y laterales de la caja para evitar daños.

32. El Supervisor, verifica la conformidad de los documentos • Utilice material acolchado adecuado: Pueden utilizarse
y los entrega al Asistente administrativo para su archivo. distintos materiales para el acolchado, entre ellos:

33. Al finalizar el despacho, el Asistente Administrativo ac-
tualiza las tarjetas de control de existencias en un plazo no
mayor de cinco días hábiles.

• Plástico con cápsulas de aire (burbujas).


• Bolas de poliestireno expandido (pueden no ser adecua-
REGISTROS Conduce VER IMAGEn En PAG 35 das para productos pesados, ya que pueden desplazarse
durante el transporte).
• Espuma en spray para formar un molde protector alrede-
dor del contenido.
• Divisores de cartón ondulado.
• Papel (papel kraft o papel de periódico arrugado).
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Utilizar suficiente material de acolchado para asegurarse de La utilización de estas etiquetas adhesivas de Paquete
que el contenido no se desplazará fácilmente al mover la caja. Pesado, en un lugar visible, permite al transportador prestar
a sus paquetes pesados la atención especial que precisan
• Cierre bien la caja: Verificar que la caja esté bien cerrada para su manipulación. Dichas etiquetas advierten a los em-
es tan importante como un acolchado adecuado. Para obtener pleados y a los clientes que deben tomar precauciones adi-
resultados óptimos utilizar uno de los siguientes tipos de cinta: cionales para manipularlos de un modo seguro.
• Cinta de plástico sensible a la presión o reforzada con nylon. Colocar la etiqueta adhesiva, amarillo brillante, de Paquete
• Aplicar tres tiras tanto en la parte superior como en la infe- Pesado, a la derecha de la etiqueta de dirección para una
rior de la caja. máxima visibilidad.
• Cinta reforzada activada por agua. Similar a la cinta de
papel normal, pero a la que se han añadido fibras de refuer- Los paquetes pesados precisan embalajes reforzados
zo para dotarla de una mayor resistencia. Con esta cinta • Para paquetes de más de 31 Kg. es importante considerar
sólo se precisan dos tiras en la unión central, en lugar de las qué materiales de embalaje se utilizan, para asegurarse de
seis tiras necesarias con cinta de papel. que sean adecuados para el elevado peso de su contenido.
• No utilizar cinta adhesiva, celofán, cordeles ni envolturas
exteriores de papel. Las cajas serán de construcción más sólida, preferiblemente
con bordes grapados o cosidos en lugar de engomados,
• Utilizar etiquetas adecuadas, para que la entrega sea para proteger el contenido de los impactos durante el cla-
rápida y eficaz. Cuando prepare la dirección del paquete sificado y las vibraciones durante el transporte.
recuerde:
• Incluir siempre el nombre del responsable destinatario y la Utilizar cajas nuevas cuya resistencia no haya sido merma-
dirección completa. da por la humedad o el desgaste de usos anteriores.
• Colocar la etiqueta de entrega en la parte superior de la
caja. Para evitar confusiones, colocar sólo una etiqueta de Sellar la caja con cinta adhesiva especial, preferiblemen-
dirección en la caja. te reforzada.
• No colocar la etiqueta en una unión o cierre, ni encima de
la cinta adhesiva. Es necesario utilizar material de acolchado denso. No utili-
• Retirar o tachar las etiquetas o marcas anteriores en las zar poliestireno expandido ni papel arrugado, ya que tien-
cajas usadas. den a aplastarse y desplazarse bajo grandes pesos. Es
• Incluir siempre la dirección del remitente completa. más apropiado utilizar una estructura de espuma ondulada
• Para mayor protección, colocar un duplicado de la etiqueta o adaptada a la forma, que además refuerza la rigidez de la
u otra forma de identificación en el interior del paquete. caja exterior.
• Si el bulto es bastante grande, sí se debería poner una eti-
queta adicional en otra cara del bulto. No unir varios paquetes con cinta adhesiva a menos que la
caja de cada paquete individual esté diseñada para sopor-
Paquetes de más de 31 Kg. tar el peso total del “paquete”.
• Los paquetes de más de 31Kg. de peso, deberán llevar
una etiqueta adhesiva de Paquete Pesado. Unir con cinta adhesiva sólo cajas del mismo tamaño.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

REGISTROS Conduce VER IMAGEN DE LA PAG 33

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TIPOS DE CAJAS TéRMICAS Y TERMOS

Transportar, almacenar inmunobiológicos y


CAJAS TERMICAS –PARA TRANSPORTE Y ALMACÉN
medicamentos por un periodo de 5 días:
Capacidad:
- RCW 24 paquetes fríos
- Blow king 52 paquetes fríos

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos


KST de 2 a 72 horas. (capacidad de 04 paquetes
fríos)

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos


Giostyle de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes
fríos)

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos


Blow king de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes
TERMOS
fríos)

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos


Lozani de 2 a 16 horas (capacidad de 08 paquetes
fríos)

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FlUJOGRAMA DE DESPACHO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Control de inventarios de Almacén.



PROPÓSITO: Contar con información exacta acerca de la 5. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa los reportes y
cantidad, condición y estado físico de los medicamentos e toma las acciones que correspondan.
insumos sanitarios en custodia del almacén regional.
Del inventario selectivo mensual
ALCANCE: Aplicable a todos los productos que ingresan en 6. El conteo selectivo mensual consiste verificar las cantidades,
el almacén regional de medicamentos e insumos sanitarios. condición y estado de un determinado grupo de productos.

POLÍTICAS N° ENUNCIADOS 7. Mensualmente, el Farmacéutico Jefe de Almacén selec-


1. El control de inventarios se efectúa a través de conteos ciona un grupo de productos, los registra en el formato de
mensuales selectivos, por entrega de cargo o por inventa- inventario y designa al Personal Auxiliar de Almacén, reali-
rios generales semestrales. zar el conteo de los mismos.
2. Mensualmente se realizarán conteos físicos de los pro-
ductos del almacén. 8. El Personal Auxiliar de Almacén realiza el conteo, regis-
3. El Asistente Administrativo mantiene actualizadas y con- tra el resultado en el formato de inventario y lo entrega al
cordantes las Tarjetas de control de existencias con las Farmacéutico Jefe de Almacén. Durante el conteo no se
existencias físicas reales. realiza atención, salvo emergencias.

RESPONSABILIDADES 9. El Farmacéutico Jefe de Almacén compara los resultados


1. Farmacéutico Jefe de Almacén con el registro del software, si está conforme firma el forma-
- Determinar los niveles de inventario máximos y mínimos. to y lo entrega al Asistente Administrativo para su archivo.
- Planificar y supervisar el conteo.
2. Unidad de Cómputo 10. De existir diferencias, marca los productos con diferen-
- Ingresar los niveles de inventario al software de almacén. cias y solicita nuevo conteo de dichos productos.
3. Supervisor del almacén
- Conciliar las discrepancias en el inventario. 11. El Personal Auxiliar de Almacén, realiza segundo conteo
- Informar la situación de los niveles de existencias. de productos observados, registra resultado en el formato
4. Auxiliar de almacén: de inventario y lo entrega al Farmacéutico Jefe de Almacén.
- Apoyar en la ejecución de los conteos.
12. Si el segundo conteo está conforme, el Farmacéutico
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS Jefe de Almacén firma el formato y los entrega al Asistente
De la gestión de inventarios Administrativo para su archivo.
1. El Farmacéutico Jefe de Almacén determina los niveles
de inventario, máximo y mínimo, y los informa a la Dirección 13. Si persisten las diferencias, el Farmacéutico Jefe de
de Cómputo. Almacén marca los productos con diferencias y solicita al
Supervisor revisar, en un plazo de 24 horas, los ingresos y
2. Unidad de Cómputo ingresa los niveles de inventario al salidas en los documentos y en el software.
software de almacén.
14. Si el Supervisor identifica transacciones no registradas,
3. El primer lunes de cada mes, el Supervisor emite el infor- registra la acción a tomar, firma el formato y procede a la re-
me de existencias del software y las compara con los nive- gularización en el sistema.
les de existencias establecidos, verificando si se encuentran
por debajo del nivel mínimo, por encima del nivel máximo o Del inventario por entrega de cargo
no tienen rotación. Este inventario consiste, en la verificación de cantidades,
4. El Supervisor informa estos datos al Farmacéutico Jefe condición y estado de todos los productos existentes en el

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almacén especializado, que serán entregadas en custodia a
un nuevo responsable.

15. Cinco días antes de la fecha de conteo, el Personal


Auxiliar y el Supervisor verifican que no hayan ingresos y
salidas pendientes y que el almacén esté ordenado. Durante
el proceso de inventario sólo se atienden los requerimientos
de emergencia.

16. El Farmacéutico Jefe de Almacén indica al Supervisor


imprimir los formatos de registro de inventario.

17. El Farmacéutico Jefe de Almacén forma los equipos de


inventario (una persona anota y otra cuenta) y les entrega
los formatos de registro de inventario.

18. Efectuar los pasos 8 al 14 del procedimiento de inventa-


rio físico mensual.

19. El Personal Auxiliar registra la fecha y el resultado del in-


ventario físico en la Tarjeta de control de existencias, con la-
picero color rojo y coloca en observaciones: “Conteo físico
entrega de cargo” y el nombre de la persona que lo efectúa.

Del inventario semestral


20. Consiste en la verificación de las cantidades, condición
y estado de todos los productos existentes en el almacén, y
se efectúa al inicio y mediado de cada año.

21. Los pasos a seguir son establecidos en los numerales


del 8 al 14 del presente procedimiento.

REGISTROS VER EN PAG 40

ANEXOS Flujograma VER EN PAG 41

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

REGISTROS

Registro de inventario

Primer conteo realizado por


Primer conteo realizado por
Segundo conteo realizado por
Segundo conteo realizado por
Verificación
Verificación realizada
realizada por por

Primer conteo Segundo conteo


Descripción Fecha de Fecha de
Cantidad Lote Cantidad Lote
vencimiento vencimiento

Observación:

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FlUJOGRAMA DE COnTROl InVEnTARIOS

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FlUJOGRAMA DE COnTROl InVEnTARIOS

45

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Devoluciones 5. El Supervisor efectúa la evaluación de las características
externas (envases y contenido) de una muestra representa-
PROPÓSITO: Asegurar la correcta devolución de medica- tiva de cada lote de los productos recibidos. Si existen ob-
mentos de los establecimientos de salud. servaciones las anota en el formato “Nota de devolución”.
Los productos que van a ser utilizables deben estar en
ALCANCE: Aplicable a todos los establecimientos a los buenas condiciones.
que el almacén regional envía medicamentos e insumos.
6. En ambos casos, indica al Personal Auxiliar de Almacén la
POLÍTICAS N° ENUNCIADOS ubicación de los productos y firma la “Nota de devolución”.
1. Los productos pueden ser devueltos al almacén regional
siempre que su fecha de vencimiento sea de tres meses. 7. El Supervisor y la persona que realiza la devolución
Otras devoluciones serán autorizadas por el Farmacéutico firman la Nota de devolución.
Jefe de Almacén y procederá siempre y cuando correspon-
da al lote distribuido. 8. El Supervisor entrega copia de los documentos a la per-
2. Los productos devueltos inutilizables (deteriorados, en sona que realiza la devolución y al Asistente Administrativo.
mal estado, con defectos de calidad o vencidos) se almace-
nan en el área de productos de baja. 9. El Asistente Administrativo ingresa los datos de la recep-
ción al software del almacén e imprime la nota de entrada.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacéutico Jefe de Almacén 10. El Farmacéutico Jefe de Almacén firma la nota de ingre-
Realizar la evaluación técnica de los productos recibidos. so y archiva los documentos.
2. Supervisor de Almacén
Coordinar y ejecutar las reentradas de productos.
3. Personal Auxiliar de Almacén
Apoyar la recepción de las devoluciones.
4. Asistente Administrativo
Actualizar las tarjetas de control de existencias.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS REGISTROS NOTA DE DEVOLUCIÓN VER EN PAG 44

1. Las personas que van a devolver, llenan todos los datos


del formato “Nota de devolución” y lo entregan al Supervisor ANEXOS Flujograma VER EN PAG 45

de Almacén con los productos que se consignan en dicho


documento.

2. El Supervisor verifica que los productos a devolver, con-


signados el formato “Nota de devolución” correspondan al
lote distribuido, si no coinciden, no recibe los productos.

3. El Supervisor, apoyado por el Personal Auxiliar, supervi-


sa la descarga, abre los bultos y revisa que los productos y
cantidades coincidan con lo señalado en el formato “Nota
de devolución”.

4. Si las cantidades no coinciden, anota en la columna de


“cantidad recibida” de la “Nota de devolución”, la cantidad
que ha verificado.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

NOTA DE DEVOLUCIÓN

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FlUJOGRAMA DEVOlUCIón DE PRODUCTOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Incineración de productos 5. El Supervisor de Almacén ayudado por el Personal


Auxiliar, efectúa la ubicación, traslado y clasificación de los
PROPÓSITO: Incinerar en forma segura los productos productos en los exteriores del almacén.
no utilizables del almacén regional de medicamentos e in-
sumos sanitarios. 6. Si la incineración es interna, el día de la destrucción, en
presencia del Supervisor, el inspector de Drogas y
ALCANCE: Aplicable a todos los medicamentos e insu- Farmacias, un representante del Área Administrativa y un
mos sanitarios con defectos, vencimiento o calidad de los Auxiliar de Almacén, proceden a eliminar los productos, de
mismos. acuerdo a las normas establecidas por el MSP.

POLÍTICAS N° ENUNCIADOS 7. Si la incineración es externa, el Farmacéutico Jefe de


1. Los productos no utilizables son incinerados, según el Almacén solicita la contratación de la empresa que hará
procedimiento administrativo correspondiente, de acuerdo efectiva la destrucción.
a las normas legales vigentes.
8. Seleccionada la empresa, el Personal Auxiliar de
Almacén empaqueta los productos que serán incinerados.
RESPONSABILIDADES
1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e 9. El día programado para la incineración, en presencia del
Insumos Sanitarios Supervisor de Almacén, el inspector de Drogas y Farmacias,
- Gestionar la autorización de incineración. el representante del Área Administrativa y un Auxiliar de
2. Supervisor de almacén Almacén, coloca la carga en el vehículo designado, toman-
- Participar en el acto de incineración de los productos en do en cuenta algunas pautas del procedimiento de
presencia de los inspectores. despacho.
3. Auxiliar del Almacén
-Brindar apoyo en el proceso incineración. 10. El transportista traslada los productos al lugar donde se
efectuará la incineración.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
11. Concluida la destrucción, se levanta un acta de incine-
1. En el mes de enero de cada año, el Farmacéutico Jefe de ración generado por la compañía incineradora, donde
Almacén elabora un informe sobre los productos no utiliza- firman todos los participantes.
bles del almacén, utilizando el formato aprobado por el
MSP para su incineración y lo entrega al Área de 12. El Asistente Administrativo archiva el acta de incineración.
Administración y Finanzas.

2. El Área de Administración y Finanzas evalúa el informe y REGISTROS EN PAG 47 Modelo de acta de incineración

lo envía a la Dirección Regional para solicitar su incinera-


ción al MSP o en su defecto en la DPS más cercana, la
unidad de Drogas y Farmacias instalada en ese lugar.

3. Para la incineración de los productos, el Farmacéutico


Jefe de Almacén coordina con los inspectores del MSP la
fecha y la verificación de la mercancía y el lugar de la
destrucción.

4. Verificando que este se encuentre en el formato estable-


cido por el MSP para la comprobación de los productos.
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REGISTROS MODElO DE ACTA DE InCInERACIón

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FlUJOGRAMA DE DESTRUCCón DE PRODUCTOS

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Auto-inspección • Todo el lote presenta las mismas características, el
Farmacéutico Jefe del Almacén indica al Personal Auxiliar
PROPÓSITO: Asegurar que se cumplan las buenas prác- de Almacén, ubicar los productos no conformes en el área
ticas de almacenamiento. de baja.

ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de 6. Concluida la auto-inspección, el Farmacéutico Jefe de
medicamentos e insumos sanitarios. Almacén firma y hace firmar el formato al Supervisor indi-
cando las no conformidades y las medidas a adoptar.
POLÍTICASN° ENUNCIADOS
1. La auto-inspección se realizará tomando en considera- 7. El Supervisor adopta las medidas correctivas que sean
ción las buenas prácticas de almacenamiento. necesarias.

RESPONSABILIDADES 8. A los tres días de culminada la auto-inspección, el


1. Farmacéutico Jefe de Almacén Farmacéutico Jefe de Almacén convoca a todo el personal
- Efectuar la auto-inspección. a una reunión de trabajo, donde socializa los hallazgos y re-
2. Supervisor y Personal Auxiliar de almacén comendaciones, a la vez que recibe aportes.
- Prestar las facilidades necesarias para el cumplimiento del
presente procedimiento. 9. En la siguiente inspección, el Farmacéutico Jefe de
- Implementar las recomendaciones. Almacén pondrá mayor énfasis en verificar el cumplimiento
de las recomendaciones dadas.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
10. De detectarse reincidencia en las no conformidades, el
1. Mensualmente, el Farmacéutico Jefe de Almacén efectúa Farmacéutico Jefe de Almacén efectúa un informe al Área
la inspección de las condiciones de almacenamiento, utili- de Administración y Finanzas para que tome medidas
zando el formato auto-inspección. correctivas.

2. El Personal Auxiliar de Almacén detendrá sus labores 11. En casos excepcionales, se podrá efectuar más de una
cuando se efectúe la inspección en su zona. supervisión dentro de un mismo mes, para cuyo caso se
ejecutarán los puntos que van del 2 al 7.
3. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa la gestión del
almacén y las características externas de los productos
almacenados.

4. Si se detectan no conformidades en la gestión del alma-


cén, el Farmacéutico Jefe de Almacén registra y explica al REGISTROS VER EN PAG 50

personal las acciones correctivas a seguir.


ANEXOS Flujograma VER EN PAG 51

5. Si se detectan no conformidades en la calidad de los pro-


ductos, verifica una mayor cantidad del lote observado, si se
verifica que:

• Sólo parte de la muestra tomada presenta observaciones


y estas no se pueden generalizar al total de lote, el
Farmacéutico Jefe de Almacén indica al Personal Auxiliar
de Almacén, ubicar los productos observados en el área de
productos de baja.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

REGISTROS

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FlUJOGRAMA DE AUTOInSPECCIón

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

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Saneamiento • En el área donde se manipulan alimentos u otros
afines: Se desocuparán y no deben quedar alimentos ex-
PROPÓSITO: Mantener las instalaciones del almacén lim- puestos que puedan quedar contaminados, así como reci-
pias y libres de contaminación y plagas. pientes o utensilios de uso personal.
• En el área administrativa: Se debe cubrir y/o retirar los
ALCANCE: Aplicable a todo el almacén regional de medi- equipos de alta sensibilidad, así como documentos y archi-
camentos e insumos sanitarios. vos que puedan deteriorarse.
• En almacenes: De acuerdo a los productos que se alma-
POLÍTICAS N° ENUNCIADOS cenan, se aíslan y se hermetizan.
1. Para la limpieza, fumigación y desratización del alma- • En áreas libres y zonas no restringidas: Se avisará con
cén, solo se usarán productos aprobados por las autorida- antelación la hora y la fecha del proceso de ejecución de los
des sanitarias. trabajos.

RESPONSABILIDADES 5. Durante la fumigación y desratización, el Farmacéutico


1. Farmacéutico Jefe de Almacén Jefe de Almacén verifica que esta cubra todas las áreas del
Planificar, coordinar y supervisar la fumigación y desratiza- almacén y que a su vez, no afecte la integridad de los medi-
ción del almacén. camentos e insumos sanitarios.
2. Supervisor de Almacén
Supervisar la limpieza del almacén y el correcto llenado de 6. Culminada la fumigación y desratización, el Farmacéutico
los formatos del presente procedimiento. Jefe de Almacén solicita el certificado y ficha técnica co-
3. Personal Auxiliar de Almacén rrespondiente y registra la acción en el formato de fumiga-
Mantener ordenado el almacén. ción y desratización.
4. Personal de Limpieza
Realizar la limpieza del almacén. Limpieza del Almacén
Diaria
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 7. Al final del día el Personal Auxiliar de Almacén ordena el
almacén colocando las cajas y productos en sus lugares de
Fumigación y desratización almacenamiento.
1. Al final de cada año, el Farmacéutico Jefe de Almacén 8. Una vez ordenado el almacén, el Personal de Limpieza
elabora el plan anual de fumigación y desratización, la que del Servicio Regional de Salud realiza la limpieza.
se realizará como mínimo dos veces al año. Supervisado por el Personal Auxiliar de Almacén:
• Recoge papeles y desperdicios.
2. Quince días antes del mes programado para la fumiga- • Coloca los desperdicios o desechos acumulados en lo
ción y desratización, el Farmacéutico Jefe de Almacén soli- zafacones.
cita a la Dirección del Servicio Regional de Salud que • Barre los pisos sin levantar polvo.
realice este procedimiento. • Limpia el polvo de las esquinas y hendiduras del piso con
mucho cuidado.
3. El Farmacéutico Jefe de Almacén coordina con la perso- • Trapea los pisos con agua y detergente.
na responsable de realizar la fumigación y desratización,
para que realice el diagnóstico de vectores y aspectos físi- 9. La acción es registrada en el Registro de limpieza.
cos ambientales.
Quincenal
4. Antes de efectuar el trabajo de fumigación, el Personal 10. A la limpieza que se efectúa diariamente, agregar los si-
Auxiliar de Almacén prepara las áreas que se vayan a tratar, guientes pasos:
tomando las siguientes precauciones. • Pasar una franela seca a las cajas de los productos alma-
cenados en paletas o estantes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

• Pasar un paño húmedo a los estantes para quitar el polvo. 22. Los materiales utilizados en la limpieza son guardados
11. La acción es registrada en el Registro de limpieza en el cuarto de limpieza.

Trimestral Supervisión
12. Al final del tercer mes, el Personal de Limpieza efectúa 23. El Supervisor realiza mensualmente una verificación no
los pasos siguientes: programada de las acciones de saneamiento y lo registra en
• Limpiar el polvo de las ventanas y luego pasar un paño hu- el formato respectivo.
medecido con agua y detergente.
• Limpiar las esquinas del techo pasando un paño humede-
cido con agua y detergente.

13. El Personal Auxiliar de Almacén retira los productos de los


refrigeradores y los coloca temporalmente en cajas térmicas.

14. El Personal Auxiliar de Almacén apaga el refrigerador


para la remoción de la escarcha acumulada y realiza la lim- REGISTROS
pieza interna del refrigerador, utilizando jabón líquido y en- Registro de fumigación y desratización VER EN PAG 55
juagando con agua. Registros de Limpieza VER EN PAG 55

15. Al culminar la limpieza enciende el equipo, estabiliza la ANEXOS Flujograma VER EN PAG 55
temperatura y regresa las vacunas a los equipos, en el mismo
orden en el que inicialmente habían sido almacenados.

16. La acción es registrada en el Registro de limpieza.

Limpieza de las áreas administrativas


17. Al inicio del día, el Personal de Limpieza:
• Limpia los escritorios y los equipos de cómputo con una
franela para sacar el polvo.
• Barre los pisos.
• Trapea los pisos.

18. La acción es registrada en el Registro de limpieza.

Limpieza de los servicios sanitarios


Diaria
19. Al final del día, el personal de limpieza:
• Recoge papeles y desperdicios.
• Barre el piso.
• Lava paredes y pisos con detergente.
• Lava los inodoros con detergente y ácido muriático.

20. La acción es registrada en el Registro de limpieza

21. El material de limpieza de los servicios sanitarios no


puede ser utilizado en el almacén o área administrativa.
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Registro de fumigación y desratización

Fecha Empresa/Institución Observación Firma Supervisión

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Registros de Limpieza

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FlUJOGRAMA DE SAnEAMIEnTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Capacitación y entrenamiento aplicados en el almacén, que son necesarios para ejecutar


sus funciones. El entrenamiento se registra en la Ficha de
PROPÓSITO: Asegurar que el personal cuente con las personal nuevo e inducción y la devuelve al Farmacéutico
competencias óptimas para ejecutar su labor. Jefe de Almacén.

ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de 4. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega el formato al
medicamentos e insumos sanitarios. Asistente Administrativo para su archivo.

POLÍTICAS Nº ENUNCIADOS De la capacitación


1. El desarrollo de competencias del personal se realiza a 5. El Farmacéutico Jefe de Almacén, cada fin de año, elabo-
través de los procesos de inducción, capacitación y ra un Plan de Capacitación Anual, el mismo puede ser de-
reentrenamiento. sarrollado en las instalaciones del Servicio Regional de
2. Al iniciar las actividades, el personal pasa por un proce- Salud (SRS) o en una institución externa.
so de inducción que incluye dos etapas: presentación y
entrenamiento. 6. Si la capacitación se desarrolla en las instalaciones del
3. El programa de capacitación se basará en las necesida- SRS, el Farmacéutico Jefe de Almacén designa un respon-
des de capacitación del personal e incluirá aspectos bási- sable de organizar la capacitación.
cos y críticos para el desempeño de sus funciones.
4. El reentrenamiento tiene por objetivo reforzar las capaci- 7. El responsable de organizar la capacitación realiza las
dades del personal que labora en el almacén. Estos aspec- coordinaciones logísticas necesarias: convocatoria, local,
tos son detectados durante las auto-inspecciones realizadas materiales, refrigerios, entre otros.
y en las actividades diarias.
8. Al culminar la capacitación, los participantes se registran en
RESPONSABILIDADES el formato de Registro de capacitación y reentrenamiento.
1. Farmacéutico Jefe de Almacén
Realizar la inducción al personal nuevo. 9. Si la capacitación se desarrolla en una institución exter-
Elaborar el plan anual de capacitación. na, en la fecha programada, el personal asiste a la capaci-
2. Supervisor del almacén tación y presta la atención debida.
Entrenar al personal nuevo.
10. Al culminar la capacitación, el personal que asiste soli-
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS cita una constancia a los organizadores.

De la inducción 11. El personal capacitado retorna al almacén y registra la


1. El primer día de labor, el Farmacéutico Jefe de Almacén capacitación en el formato de Registro de capacitación y re-
realiza la presentación al personal nuevo. Esta consiste en: entrenamiento y entrega copia de la constancia al
presentar los objetivos institucionales, misión, visión, líneas Farmacéutico Jefe de Almacén.
de acción y compañeros de trabajo, con el objeto sensibili-
zarlo y comprometerlo. Registra la acción en la Ficha de 12. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega los documen-
personal nuevo e inducción. tos al Asistente Administrativo para su archivo.

2. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega la Ficha de Del reentrenamiento


personal nuevo e inducción al Supervisor de Almacén. 13. El entrenamiento es efectuado por la persona responsa-
ble de la actividad a reforzar. Si se requiere se podrá contar
3. El mismo día, el Supervisor realiza el entrenamiento con un experto externo.
consistente en adiestrar en el uso de equipos u otras he-
rramientas, así como en las técnicas y procedimientos 14. El reentrenamiento se registra en el formato de Registro
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de capacitación y reentrenamiento.
De la evaluación
15. La evaluación tiene por objetivo medir el nivel de cono-
cimiento adquirido en las capacitaciones internas.

16. El examen es elaborado por las personas responsables de


la capacitación y la calificación mínima aprobatoria es de 14.

17. Al culminar la capacitación, se aplica la evaluación, si el


personal no califica se prepara una nueva capacitación.

18. Si en la segunda evaluación el personal no obtiene la


calificación mínima aprobatoria, el Jefe de Almacén comu-
nica el hecho al Área de Administración y Finanzas para
que tome las medidas administrativas correspondientes.

19. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega al Asistente


Administrativo los exámenes para su archivo.

REGISTROS
Ficha del personal nuevo e inducción VER EN PAG 59
Registro de capacitación y reentrenamiento VER ENPAG 60

ANEXOS Flujograma VER EN PAG 61

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FICHA DEl PERSOnAl nUEVO E InDUCCIón

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Registro de capacitación y reentrenamiento

FECHA TEMA CAPACITADOR PARTICIPANTES FIRMA

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

FlUJOGRAMA DE CAPACITACIón Y EnTREnAMIEnTO

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Normas de seguridad 2. El fumar dentro de las instalaciones del almacén sólo
está permitido en las áreas autorizadas por la empresa.
PROPÓSITO: Establecer las disposiciones específicas
que permitan garantizar niveles adecuados de seguridad al 3. Estar bajo influencia de narcóticos o sustancias tóxicas
personal que labora en el almacén. o la posesión de los mismos en el almacén es cometer una
falta grave. Se debe informar al Supervisor si está toman-
ALCANCE: Aplicable al personal del almacén regional de do medicamentos que puedan producir somnolencia u
medicamentos e insumos sanitarios. otros efectos.

POLITICAS Nº ENUNCIADOS 4. Algunos medicamentos pueden producir este efecto e


1. La seguridad e higiene son tan importantes como cual- influirán en la decisión del Supervisor sobre permitirle
quier otra actividad dentro del almacén y por ningún motivo operar equipos o llevar a cabo trabajos con los cuales
se deberá realizar una actividad sin tener en cuenta las puede verse afectado.
condiciones de higiene y seguridad.
2. Se aplicarán las sanciones correspondientes a los traba- 5. La ropa de trabajo debe ser limpia y funcional. La ropa
jadores que a sabiendas persistan en llevar a cabo prácti- limpia conlleva hábitos de seguridad en el trabajo.
cas peligrosas tanto para él como para sus compañeros.
3. La vigilancia de la salud de los trabajadores se hará por Inspección de zonas de trabajo
medio de exámenes médicos anuales, debiendo contar con 6. Antes de iniciar las labores, el Personal Auxiliar de
su carné de sanidad. Almacén deberá verificar que su zona de trabajo no pre-
sente riesgos de accidentes.
RESPONSABILIDADES
1. Servicio Regional de Salud (SRS) 7. El Supervisor está facultado para detener cualquier tra-
- Capacitar y adiestrar al personal en el conocimiento de las bajo que se considere peligroso para la integridad del per-
medidas preventivas de accidentes laborales y en la forma- sonal, material o área de trabajo.
ción de hábitos de seguridad en el trabajo.
2. Supervisor de Almacén Del equipo de seguridad
- Sugerir capacitación en seguridad y salud en el trabajo. 8. El Personal Auxiliar de Almacén deberá respetar y utili-
- Realizar inspecciones periódicas a las instalaciones del zar correctamente los medios y dispositivos de protección,
almacén. el cual consistirá en:
- Participar en la elaboración y aprobación de las normas • Protección de la cabeza: Casco de seguridad.
internas de seguridad y salud. • Protección de la cara y los ojos: Mascarillas cuando se
- Analizar las causas y las estadísticas de los incidentes, manipula materiales contaminantes.
accidentes y de las enfermedades ocupacionales, emitien- • Protección del cuerpo y de los miembros: calzado de se-
do las recomendaciones respectivas. guridad, casacas, mamelucos, fajas de seguridad.
3. Personal Auxiliar de Almacén
- Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones 9. El Personal Auxiliar de Almacén que maltrate, extravíe o
de seguridad que le sean impartidas. rompa intencionalmente el referido material, será sancio-
- Familiarizarse con los planes de emergencia. nado de acuerdo al Reglamento Interno.
- Asistir a los cursos de capacitación brindados por el SRS.
- Conocer perfectamente el funcionamiento de sus equipos 10. El equipo de protección personal debe ajustarse có-
y saber cómo proceder en caso de emergencias. modamente con la ropa de trabajo de tal forma que no pre-
sente peligros adicionales en su uso.
NORMAS DE SEGURIDAD:
Disciplina Protección de áreas de trabajo
1. No se debe ingresar a áreas en las que está restringido 11. Ubique barreras y símbolos de precaución alrededor de
66 su ingreso.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

las zonas de riesgo, áreas de trabajo de contratistas y áreas De los materiales de limpieza
en las que hay peligro de que la gente sea afectada. 23. No utilice los siguientes productos para limpieza de
brazos, manos o cara: kerosene, gasolina, líquidos inflama-
Del orden y limpieza bles, otros similares.
12. Se prohíbe fumar, comer y beber dentro del almacén.
Sólo se puede comer durante el tiempo y en el lugar 24. No utilizar gasolina o cualquier sustancia inflamable
establecido. para operaciones de limpieza.

13. No se permiten alimentos dentro del almacén. 25. Los materiales de limpieza deben usarse únicamente
en áreas con ventilación adecuada.
14. Las reglas de aseo y orden exigen la remoción inmedia-
ta de todo equipo o material que obstruya el paso en los co- Del almacenamiento
rredores o escaleras, además de evitar los derrames de 26. Los materiales en general deben almacenarse teniendo
químicos, aceites y/o grasas. en cuenta: dimensión, peso, forma y contenido, resistencia
de los pisos, paredes y muros, en zonas debidamente de-
15. El personal mantendrá las instalaciones sanitarias lim- marcadas y sin interrupción de las vías de circulación.
pias y en buenas condiciones de uso.
27. No se debe apilar, ni dejar material fuera de los lugares
16. No se permite arrojar material sólido o voluminoso a no señalizados.
los inodoros.
28. En los pallets no se deben apilar cajas conteniendo los
17. La basura no debe quemarse, excepto donde sea permi- productos por sobre 1,80m o en su defecto no apilar más
tido por la ley y en áreas seguras diseñadas para esto, utili- allá del número de cajas indicado en ellas, dejando espacio
zando artefactos fijos o portátiles para contener el fuego y entre las pilas.
las chispas.
29. La distancia entre las paredes y los pallets o estantes no
18. Las oficinas deberán mantenerse ordenadas, cada mueble, debe ser menor de 30 centímetros.
equipo u objetos propios de ella, deben estar en su lugar.
30. Cuando almacene objetos pesados en cajones, evite
19. Es obligación de cada trabajador mantener su máquina, deslizamientos de los mismos.
equipo, herramienta y lugar de trabajo, así como aquellos
lugares de uso colectivo, limpios y en orden. 31. Los productos contenidos en sacos se deben almacenar
sobre parihuelas, en capas superpuestas atravesadas, te-
20. Las áreas alrededor de las máquinas, equipos y herra- niendo cuidado de que los sacos queden con la boca dirigi-
mientas deben permanecer limpias y ordenadas para facili- da hacia la parte interior de la pila.
tar el movimiento del operador. Cualquier derrame debe ser
limpiado inmediatamente. 32. Los pallets sólo deben apilarse sobre pallets llenos.

De la señalización 33. El almacenamiento en estantes puede crear riesgos, a


21. Los carteles distribuidos en los distintos sectores son menos que se maneje adecuadamente. Almacenar material
normas de seguridad, está terminantemente prohibido reti- muy cerca del techo, sin permitir un espacio libre para la
rarlos, romperlos, deteriorarlos o colocar delante de ellos protección contra el fuego, constituye una violación. El ma-
objetos que impidan su vista. terial almacenado en bultos (por ejemplo las bolsas), debe
colocarse en forma de pirámide, de esta manera estará api-
22. Los símbolos de precaución deben ubicarse en todas lado firmemente.
las áreas restringidas de alto voltaje y donde se requiera
protección auditiva o visual. 67

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34. Tenga especial cuidado en el manejo de paquetes para 42. El área de patio principal debe tener los sitios de circu-
protegerlos del deterioro y garantizar la limpieza e integri- lación despejados y no presentar objetos ajenos al mismo.
dad del producto.
43. Las rampas o lugares de circulación donde existan peli-
35. Use solo pallets en buen estado para el almacenamien- gros de deslizamientos, deben estar provistos de pisos o
to de productos empacados. Los pallets que tengan rota la superficies antideslizantes.
estructura, la cubierta y las tablas del fondo, no deben
usarse. 44. No correr al desplazarse por escaleras, por el almacén,
o entre los puestos de trabajo.
De la manipulación de cargas
36. Las cargas admisibles de pisos y plataformas deben ser 45. Recoger inmediatamente los derrames de líquidos en el
determinadas por personal capacitado para dicha tarea. suelo, evitando así ocasionar caídas inesperadas.
Nunca se debe exceder los límites establecidos.
46. Cuando los suelos estén en condiciones especialmente
37. Al transportar una carga, esta no debe impedir la visión. resbaladizas, es conveniente advertir dichas circunstancias
mediante señalización adecuada.
38. No circular ni permanecer bajo cargas suspendidas.
47. Señalizar o tapar los huecos que supongan riesgos de caídas.
39. Al levantar normalmente un objeto observe los siguien-
tes principios: 48. Asegúrese que el equipo para combatir el fuego, los table-
• Conozca el peso de la carga para cerciorarse de que ros de controles eléctricos, las escaleras y salidas de incendio,
está dentro de su capacidad de levantamiento, si no es entre otros, no estén obstruidas en ningún momento.
así, pida ayuda.
• Sitúese directamente frente a la carga, separe los pies, De las estanterías y armarios
doble sus rodillas, mantenga la espalda en línea recta y 49. Los armarios y estantes deben estar espaciados y ubi-
haga la acción de alzar, enderezando las piernas, sin girar cados de forma que permitan un acceso seguro del material
el cuerpo para dar la vuelta. (Ver anexo 1) a depositar.
• Cuando levante objetos, las manos y guantes deberán estar
limpias de aceite, grasas o cualquier otro material deslizante. 50. Nunca sobrecargar estantes y armarios tomando en
• Si va a levantar peso, use faja ergonómica para protección cuenta las recomendaciones dadas por el proveedor. Se
de su espalda. deberá inspeccionar periódicamente el estado de los mismos.
• En la carga o descarga de camiones hágase a un lado,
cuando los equipos estén retrocediendo o acercándose a 51. Mantener cerrados los cajones y puertas de los arma-
plataformas o edificios. rios cuando no se utilizan.

Estacionamiento De las escaleras


40. Está terminantemente prohibido estacionar vehículos 52. Si se debe acceder a un punto de altura emplear esca-
en zonas que no han sido designadas como parqueo. leras de manos o medios adecuados. Evitar accesos impro-
visados, como pilas de cajones, sillas o mesas. No trepe por
Del transito las estanterías.
41. Los pasillos del almacén deben estar siempre libres de 53. Verificar el buen estado de conservación de las escale-
deshechos y obstrucciones, que podrían crear un riesgo o ras antes de cada uso.
impedir el movimiento de productos dentro y fuera del alma-
cén. Los pasillos deben permanecer con un buen manteni- 54. Fijar la escalera de forma segura, con puntos de apoyo
miento, y tener espacios libres para la seguridad, de ésta antideslizantes, para que la escalera no resbale por su base.
forma el equipo de manejo de productos puede moverse a
68 través de ellos y hacer giros.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

55. No colocar las escaleras delante de puertas ni a los 68. La caja principal de seguridad eléctrica, se usará en
costados, a menos que bloquee su apertura o que otra per- casos de emergencia, previas instrucciones.
sona la controle.
69. No utilizar equipos cuando estén mojados, cuando
56. No utilizar la escalera en forma horizontal a manera usted sea quien está mojado o en presencia de agua o hu-
de puente. medad. Los equipos eléctricos se depositarán en lugares
secos y nunca deberán mojarse.
57. Si el trabajo requiere de un desplazamiento lateral,
cambie de sitio la escalera. 70. Trate todo circuito como si estuviera vivo o cargado. Aún
el voltaje más bajo puede ser peligroso dependiendo de las
58. Cuando transporte la escalera, actúe con precaución circunstancias.
para evitar golpear a otras personas. Esté atento por donde
pisa, para evitar tropezar con obstáculos. 71. Toda herramienta y equipo eléctrico debe tener línea a tierra.

59. No utilizar las escaleras de tijera como escaleras de apoyo, 72. Las reparaciones de las máquinas y equipos deben
puesto que al no estar preparadas para ello puede resbalar. ser realizadas por personal capacitado para ello. Una
máquina u equipo nunca deben dejarse solos cuando
60. En las escaleras fijas se deben usar los pasamanos, están en operación.
para evitar accidentes en ellas.
De los cilindros de gas
61. Al subir o bajar escaleras, apoyar toda la superficie del 73. Los cilindros deben ser manejados con cuidado, evitan-
pie para evitar torceduras, relajamientos. No correr, ni pisar do choques o golpes. Así mismo, deberán ser almacenados
objetos o zonas que carezcan de rigidez. y transportados con la válvula cerrada.

De los aparatos eléctricos 74. Evitar colocarlos cerca de llama abierta o aparatos que
62. Los aparatos eléctricos y de cómputo deben ser utiliza- produzcan calor.
dos, previas instrucciones del personal capacitado, sobre
todo al enchufarlos a la fuente de energía. 75. Colocar los botellones en posición vertical y amarrados
con cadenas para evitar su caída.
63. Usar únicamente equipos eléctricos que no presenten
defectos en sus protecciones. 76. Almacenar separadamente los botellones de acetileno y
oxígeno, siempre en lugares ventilados, evitando su cerca-
64. Nunca se deben manipular las instalaciones eléctricas, si nía a materiales inflamables o corrosivos. No almacenar
se observa alguna chispa, desconectar y solicitar la revisión. más de seis botellones juntos.

65. Desconecte los aparatos eléctricos cuando no estén en ¿Qué hacer en caso de incendio?
uso. 77. Antes del incendio:
• Todas las zonas de almacenaje deben estar libres de ma-
66. Los enchufes y cables eléctricos deben ser inspeccio- teriales que puedan causar fuego, explosiones o intoxica-
nados periódicamente, revisando la funda protectora de los ciones. Los pasillos, escaleras y lugares de circulación
alambres. Nunca usar los enchufes con las manos húme- también tienen que estar libres de este tipo de productos.
das ni enchufar directamente con los alambres. • Los combustibles, inflamables y cualquier otro producto
volátil, deben ser ubicados en lugares especialmente habili-
67. Cualquier desperfecto se debe informar, para que sea tados al aire libre.
reparado por servicios autorizados, nunca intentar hacerlo • Si va a encender fósforos, hágalo hacia adelante, lejos de
por su cuenta. objetos inflamables. Apáguelos antes de arrojarlos.
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• Tenga presente que los envases de aerosol son peligro- equipos extintores, por lo menos una vez al año.
sos y pueden explotar si son utilizados cerca del fuego. • Para apagar fuego en combustibles sólidos, se usarán ex-
• Todo trabajador tiene la obligación de cooperar en preve- tintores de agua presurizada.
nir y combatir un incendio. • Para apagar fuego en combustibles líquidos, se usarán ex-
tintores de polvo químico o CO2.
78. Durante el incendio: • Para apagar fuego en equipos eléctricos, se debe desco-
• No perder la serenidad, mantener la calma. nectar primero la energía eléctrica y luego usar extintor de
• Al actuar, hágalo decididamente, pero con cuidado. CO2.
• Cuando el fuego es reciente, procure retirar material
combustible. ¿Qué hacer en caso de sismos?
• Si el incendio es pequeño y controlable, hacer uso de ex- 80. Antes del sismo:
tintores siguiendo las indicaciones descritas en ellos, acér- • Conocer las rutas de escape hacia las zonas de
quese al fuego a una distancia prudencial. Si no se apaga seguridad.
el fuego salga del lugar del incendio y siga las normas de • Conocer las áreas de seguridad externa: parques, campos
evacuación. deportivos, otros.
• Si el incendio es de grandes proporciones, escapar rápi- • Conocer las áreas de seguridad interna: debajo de su es-
damente y avisar a los bomberos. critorio o mesa más cercana, marcos de puertas, alrededor
• Cortar la llave general de la luz eléctrica. de columnas o debajo de vigas
• Dar la alarma y trasmitirla.
• Si el humo es denso, buscar la salida, cubriéndose la nariz 81. Durante el sismo:
y la boca con un pañuelo o trapo húmedo. • Mantener en todo momento la serenidad y orden.
• Evacuar con tranquilidad y en forma ordenada. • Si está cerca de la salida diríjase a un punto seguro prede-
• Dirigirse a un punto seguro predeterminado de concentra- terminado de concentración (calle y/o estacionamientos).
ción (calle y/o estacionamientos). En caso contrario, esperar la orden para iniciar la
• Si arde la ropa de una persona, tratar que se tienda sobre evacuación.
el piso y cubrirla con una frazada o ropa gruesa hasta • Evacuar por la escalera más cercana, sin correr y en
apagar el fuego. orden. Al bajar las escaleras, sujétese del pasamanos y
tome el lado derecho de la misma.
79. Utilización de equipo de extinción: • Protéjase en zonas de seguridad interna.
• Los jefes y responsables de las diferentes áreas deben • Aléjese de ventanales y objetos que se encuentren
controlar la existencia, ubicación y mantenimiento de los suspendidos.
equipos contra incendio que se encuentren en sus áreas, • Si está con zapatos de tacón alto, quíteselos y llévelos en
reportando al Supervisor de Almacén cuando se encuen- la mano.
tren con alguna anormalidad.
• Los equipos contra incendios deben estar siempre a dis- 82. Después del sismo:
posición de uso y nunca ser obstruidos o tapados. Los ex- • Si el sismo ha sido leve, retorne a sus labores, caso con-
tintores manuales deben estar ubicados a 1.20 m. desde el trario si ha evacuado, espere la orden para retornar a su
piso hasta su parte superior. área de trabajo.
• Los equipos contra incendio deberán estar distribuidos • No toque cables que se encuentren colgados.
estratégicamente en las instalaciones de la institución, de- • Ayude a socorrer a los lesionados.
bidamente señalizados y codificados. El personal deberá • Use el teléfono sólo en casos muy urgentes.
conocer su ubicación.
• Los equipos extintores serán inspeccionados por lo menos ¿Qué hacer en caso de accidente con electricidad?
una vez al mes y recargados inmediatamente después de • Desconecte la corriente y en caso que no fuera posible,
haber sido utilizados. desengánchela con un elemento aislante (listón, tabla, silla
• El personal deberá recibir una charla de operación de de madera, otro).

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

• Alejar al accidentado empleando materiales aislantes 88. A fin de evitar el empleo de cables demasiados largos,
(guantes dieléctricos, madera, otros), no tocarlo sin estar se deben instalar convenientemente tomacorrientes fijos.
aislado, practicar la respiración artificial y avisar al médico.
• En caso de avería, informe al resto de trabajadores; deje 89. Al término de las labores deberán apagarse las compu-
de utilizar los aparatos e impida que los demás también los tadoras, calentadores de agua, ventiladores u otras máqui-
utilicen. nas que han estado prendidas durante el horario de trabajo.
• Para extinguir fuegos en equipos eléctricos, solo deben Como práctica preventiva de incendios, el interruptor ó llave
utilizarse elementos no conductores de electricidad y des- general deberá bajarse al finalizar el horario de trabajo.
conectar las líneas de alimentación eléctrica.
90. No sobrecargue los tomacorrientes, porque puede ocu-
Primeros auxilios rrir un recalentamiento de los cables y arder.
83. El botiquín de primeros auxilios debe contener medica-
mentos básicos de primera ayuda y autorizados por un pro- 91. Lápices y lapiceros sin tapa, no deberán llevarse en los
fesional. Así mismo, debe verificar el período de vigencia de bolsillos superiores.
los medicamentos.
84. Cualquier lesión, por leve que sea, debe ser tratada de 92. Escritorios con vidrios rotos deben ser retirados de
inmediato por el personal designado a brindar primeros inmediato.
auxilios:
• Mantener la calma y verificar qué tipo de accidente ha su- 93. Se deberá tener cuidado con las tijeras y ubicarlas en
frido su compañero de trabajo y coopere con él en su lugar seguro ya que de caerse pueden provocar un
asistencia. accidente.
• En caso de accidentes leves, prestar asistencia utilizando
los elementos del botiquín de primeros auxilios. 94. Todo ventilador sin protección de sus paletas debe
• En caso de quemaduras, colocar la zona quemada debajo ser retirado.
de un chorro de agua fría durante 10 minutos, cubrir luego
con gasas especiales para quemaduras y realizar un venda-
je sin apretar. DEFINICIONES:
• Si el accidentado está consciente y requiere asistencia
profesional, trasladarlo al centro asistencial más cercano Accidente: Es todo evento no deseado que atenta contra la
para recibir la ayuda correspondiente. integridad física del trabajador e interrumpe el proceso
• Si el accidentado está inconsciente, solicitar de inmediato productivo.
una ambulancia.
Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobreviene
85. Si tiene irritación o quemadura leve por estar en contac- por causa o con ocasión del trabajo y que produce lesiones
to con productos químicos y/o derivados de petróleo, lávese personales, daños materiales, derroches y/o impacto al
inmediatamente con agua y jabón. Si accidentalmente hay medio ambiente. Con respecto al trabajador, le puede oca-
contacto con los ojos, lávese con agua durante quince mi- sionar una lesión orgánica, una perturbación funcional, una
nutos por lo menos, y busque atención médica si la quema- invalidez o la muerte.
dura persiste. La ropa que se ha mojado debe ser cambiada
inmediatamente y lavada antes de ser usada de nuevo. Así mismo, se consideran accidentes aquellos que:
De la seguridad en las oficinas • Interrumpen el proceso normal de trabajo.
86. El equipo de oficina u otro que se encuentre dañado • Se producen durante la ejecución de órdenes del emplea-
debe ser reportado para su reparación. dor o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad,
aún fuera del lugar y horas de trabajo.
87. Antes de abandonar su área de trabajo, deje las cosas
en su lugar. Ambiente Peligroso: Condición que constituye riesgo de
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caídas, golpes, cortes, intoxicación, inflamación, explosión,
asfixia y sofocación.

Equipo de Protección Personal: Conjunto de implemen-


tos diseñados para minimizar las consecuencias y/o redu-
cir las posibilidades de lesiones o enfermedades
ocupacionales.
Seguridad: Son todas aquellas acciones y actividades que
permiten que el trabajador labore en condiciones seguras,
tanto ambientales como personales, con el fin de conservar
la salud y preservar los recursos humanos y materiales.

REGISTROS
Registro de incidente VER EN PAG 69

ANEXOS
1. Cartilla de seguridad para levantar cargas sólidas
VER EN PAG 70
2. Cartilla de seguridad básica para el manejo de montacargas
VER EN PAG 71

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS operativos de almacen

Registro de incidente

Fecha Incidente Firma del que


reporta

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CARTIllA DE SEGURIDAD PARA lEVAnTAR CARGAS SólIDAS

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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

2. CARTIllA DE SEGURIDAD BÁSICA PARA El MAnEJO DE MOnTACARGAS

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