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06/09/2015

COMPUTACION I Lic. Rita Guzmán

SUBTOTALES
Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales
generales en una lista.
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que
se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

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Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o
Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a
la vez.

Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se


modifiquen los datos de detalle.

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Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular , por lo tanto seguiremos los siguientes pasos:

1.Haga clic en la cabecera de la columna cuyos subtotales se desea calcular.


En el ejemplo, seleccionamos el campo “UNIDAD BENEFICIADA”, columna C.

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2.Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente, dependiendo de


lo que se necesite.

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3. En la ficha Datos, haga clic en Subtotales.

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4. En el cuadro “Para cada cambio en” seleccionamos el campo cuyo subtotal


deseamos calcular. En el ejemplo, seleccionamos el campo “UNIDAD
BENEFICIADA”.

5. En el cuadro “Usar función” seleccionamos la


función requerida entre las funciones que
proporcionadas
i d por excell (S
(Sumar, C
Contar,
Promedio, entre otros) .

Para el ejemplo: haga clic en la función Promedio


para calcular los subtotales.

6. En el cuadro “Agregar subtotal a”, se debe


activar la casilla de verificación de cada campo
que contenga valores cuyos subtotales desee
calcular.

En el ejemplo, activaremos los siguientes campos


“MONTO ORDEN”, “19% (IGV)”, “MONTO ORDEN + IGV”.

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7. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la


casilla de verificación Salto de página entre grupos.

8. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales
se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de
verificación Resumen debajo de los datos.

8. Haga clic en Aceptar.

Nota : Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más


subtotales con diferentes funciones de resumen.

Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de


verificación Reemplazar subtotales actuales.

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SUBTOTALES ANIDADOS
Ordenaremos el rango por varios campos, ordenando primero el campo de
subtotales exteriores, después por el siguiente campo que corresponde al interior
de los subtotales anidados, etc.

En el ejemplo
ejemplo, ordenaremos como rango primero por el campo “UNIDAD
BENEFICIADA” después por el rango “TIPO DE ORDEN”.

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Ordenada la lista, calculamos los subtotales del campos cuyo orden


fue considerado primero:

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Luego, volvemos a seleccionar datos/subtotal, calcularemos los subtotales del campo


del segundo orden con el que ordenamos:

Desactivar la
opción

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VALIDACION DE DATOS
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios
pueden escribir en una celda.

Es posible que se desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de


fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números
enteros positivos.
positivos

Ejemplo crearemos una lista desplegable para celdas :

1.Situar el cursor en la celda siguiente del campo “TIPO ORDEN”.

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2. Luego seleccionaremos Datos \ Validación y aparecerá el siguiente cuadro:

En la lista desplegable de la pestaña


“Configuración”
g podemos elegir
p g q qué valores
serán válidos para la celda activa.

Al Desplegar se observa las distintas


posibilidades de la misma.

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3. Para el ejemplo,
3 ejemplo elegimos la opción
Lista y aparecerá una casilla de texto;
para este caso escribimos lo siguiente
(separado por coma): B, S

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4.Aceptar el cuadro de diálogo. Se observará que ha aparecido una flecha típica de las
listas desplegables. Desplegarla y observa su contenido:

Desde aquí podemos elegir un valor más cómodamente. Ahora para aplicar la misma lista al
resto de las celdas, lo haremos extendiendo el formato mediante “copiar” y “pegar”.

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VALIDACION PARA RESTRINGIR:


Podemos restringir la entrada de datos en las celdas, dar un mensaje de
entrada y un mensaje de error, nuevamente seleccionamos:
Datos/ Validación.
En la Ficha Configuración
g establecemos el criterio de validación.

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Obs.: Cuando se establece el criterio sobre varias celdas y modificamos la


configuración de una de ellas y deseamos cambiar en las demás bloqueamos las
celdas a realizar las modificaciones y activamos la casilla Aplicar estos
cambios ..., se modificarán todas las celdas.

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En las pestañas Mensaje de entrada y Mensaje de error escribiremos los


mensajes que aparecerán al activar la celda e introducir un dato que no es
correcto respectivamente.

Aceptar para aplicar el formato.

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PROTECCION DE HOJAS
Nos permite proteger toda la hoja, el libro entero, o bien sólo algunas celdas.
Para realizar estos pasos, grabaremos el archivo de datos en uso con otro nombre,
luego:
1. Vamos a la ficha Revisar \ Proteger hoja y aceptamos el cuadro de diálogo que
aparece.

2. Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato. La hoja está
protegida por completo.
3. Para Desprotege la hoja, seguir los mismos pasos anteriores.

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Ahora sólo deseamos proteger las celdas que contienen las fórmulas, dejando libres de
protección el resto de celdas.
1. Seleccionamos toda la hoja dando clic en la
intercepción de los encabezados de filas y columnas.

2. Seleccionamos en la ficha INICIO / submenu celda /


Formato, seleccionamos dentro del grupo
Protección, desactivaremos Bloquear celda.

desactivar

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3. Seleccionar ahora, por ejemplo, el rango correspondiente a las celdas debajo del
campo “19% (IGV)” J3:J1474 y acceder a la ficha INICIO \ celda FORMATO \
(Grupo protección), activar la opción Bloquear celda y acepta el cuadro.

4. Vuelve a proteger la hoja desde la ficha REVISAR \ Proteger hoja. sólo se


bloquearán las celdas individuales seleccionadas.

Tratar ahora de cambiar algún valor del rango J3:J1474 e intentar cambiar algo o borrar
alguna celda del resto de la hoja.

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