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MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

DISTRIBUIDORA LUIS ALBERTO PRECIADO


LAP S.A.S.

AREA COMERCIAL
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Justificación

El manual de funciones por competencias es una herramienta guía que contiene las
directrices a tomar en cuenta para orientar la ejecución de cargos dentro del área
comercial de LAP S.A.S., en cuanto a su propósito, funciones, responsabilidades y
requisitos académicos y de desempeño, para realizar con eficacia y eficiencia las
actividades propias del perfil ocupacional, con el fin de alcanzar los objetivos
organizacionales, en concordancia con el direccionamiento estratégico empresarial. La
implementación del presente manual facilita la comunicación, la coordinación entre
áreas, la distribución de trabajo, el reclutamiento de personal, evaluación de resultados
de la gestión, mejoramiento continuo, entre otros factores que, contribuyen a aumentar
la productividad y agrega valor de competitividad.

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Tabla de Contenidos

Justificación ................................................................................................................................... 3
Objetivos ........................................................................................................................................ 5
Objetivo General ........................................................................................................................ 5
Objetivos específicos ................................................................................................................ 5
Políticas y Normas ....................................................................................................................... 6
Políticas ....................................................................................................................................... 6
Normas ........................................................................................................................................ 6
Definición de Manual de Funciones y Descripción de Cargos ............................................. 7
Director Comercial ..................................................................................................................... 8
Coordinador de Aseo .............................................................................................................. 11
Coordinador de Alimentos ...................................................................................................... 13
Asesor Comercial Junior......................................................................................................... 16
Auxiliar de Bodega................................................................................................................... 18
Beneficios .................................................................................................................................. 20
Participantes ............................................................................................................................. 20
Periodicidad .............................................................................................................................. 21
Proceso a desarrollar en el manual ...................................................................................... 21
Instrumentos de medición ...................................................................................................... 22
Instructivo para utilización del Manual .................................................................................... 23
Infografía.......................................................................................Error! Bookmark not defined.
5

Objetivos

Objetivo General

Definir las funciones, según el perfil y de acuerdo con los lineamientos, requerimientos,
criterios y normas generales que se deben cumplir.

Objetivos específicos

- Asegurar de manera eficiente y eficaz la labor de cada cargo.


- Cubrir con la labor y funciones requeridas para el cumplimiento de la misión y objetivos
de distribuidora LAP.
- Aumentar la efectividad de los trabajadores a través del conocimiento y labores
definidas para el cargo
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Políticas y Normas

Políticas

La empresa Distribuidora LAP S.A.S. a través de la Dirección de Gestión Humana, diseña


el Manual de Funciones por Competencias (MFPC) para los cargos del Área Comercial,
el cual será de conocimiento de cada colaborador quien tomará para sí su contenido y lo
aplicará en el desarrollo de sus actividades diarias con el fin de cumplir con los objetivos
propios del cargo y su corresponsabilidad con los objetivos del área, de las demás áreas
de la estructura organizacional que intervengan, y de forma integral orientado al
direccionamiento estratégico empresarial LAP.

Normas

- Todo el personal deberá conocer y aplicar el manual de funciones por competencias


(MFPC), de acuerdo con el cargo a desempeñar, y así mismo consultarlo cuando sea
necesario.
- El área de Gestión Humana está encargada de difundir el documento de MFPC, como
de verificar que se dé acompañamiento y facilitar la implementación del MFPC a cada
nuevo colaborador.
- La actualización del manual de funciones está bajo responsabilidad de la Dirección de
Gestión Humana, de otra manera no se hará modificaciones al contenido del presente
documento.
- En la implementación del MFPC se debe trabajar en función de agregar valor a la
gestión óptima del cargo.
- Se hará evaluación de resultados de implementar el MFPC y su alineación con el
direccionamiento estratégico de LAP.
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Definición de Manual de Funciones y Descripción de Cargos

La empresa Distribuidora L.A.P. S.A.S. ha definido su estructura organizacional de tipo


funcional, agrupada por actividades específicas de cada área como: Gestión Humana,
Administrativa y Financiera, Logística y Comercial; que dependen directamente de la
Gerencia la cual reporta a la Junta Directiva. De los grupos de áreas funcionales
definidas, se desprenden Jefaturas y Coordinaciones que se integran verticalmente.

Como estructura organizacional, LAP tiene distribuidos los grupos funcionales


como indica el siguiente organigrama:

Fuente: L.A.P. (Material de Apoyo)

El presente manual de funciones se diseña para los puestos de trabajo que


conforman el ÁREA COMERCIAL que tiene los siguientes niveles de funcionamiento:

Nivel Estratégico: Director Comercial y Jefe de Centro de Distribución


Nivel Táctico: Coordinación de Alimentos, Coordinación de Aseo y Coordinador Logístico
Nivel Operativo: Asesores comerciales Junior y Senior, y Auxiliares de Transporte y
Bodega

Los Perfiles de Cargos por Competencias, se define a continuación:


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Director Comercial

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


DENOMINACIÓN: DIRECTOR COMERCIAL
- Cargo al que reporta: Gerente General
CÓDIGO
- Cargos que le reportan:
Jefe de Centro de Distribución (1)
Gerencia
GRADO Coordinador de Alimentos (6)
Media
Coordinador de Aseo (6)
ESTRATÉGICO X Coordinador Logístico (1)
MISIONAL Asesores Comerciales Junior y Senior
DE APOYO Auxiliares de Transporte y de Bodega

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL


DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planificar, dirigir y controlar la estrategia comercial, su


política de promoción, venta y distribución de productos de la compañía, garantizando
calidad, satisfacción de los clientes, y cumplimiento de objetivos organizacionales.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Gestionar el proceso metodológico de acuerdo


Norma 260101061: Formular el plan con el comportamiento del mercado.
según objetivos y metodologías Direccionar la estrategia de mercados según
metodología de planeación
Gestionar el proceso mercadológico de
Norma 260101052: Estructurar la
acuerdo con el comportamiento del mercado.
campaña publicitaria de acuerdo con
Formular la estrategia de comunicación, según
objetivos de comunicación
modelo de gestión y normativa del sector.
Conformar equipos de venta, teniendo en
cuenta sus perfiles y lineamientos
Norma 260101026: Estructurar equipos
organizacionales.
de venta según objetivos y metas del
Establecer plan de incentivos de acuerdo con
plan estratégico de mercadeo.
las políticas organizacionales y expectativas
del equipo de ventas.
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS


- Elaborar presupuesto de ventas.
- Analizar las oportunidades identificadas en el mercado y la administración de la fuerza
de ventas.
- Estructurar oportunidades de negocio confiables, efectivas y rentables.
- Clasificar tipo de clientes optimizando resultados de las ventas y satisfacer
necesidades de los mismos.
- Seguimiento y control del presupuesto del área comercial a cargo.
- Liderar y apoyar a su equipo de colaboradores para la alineación estratégica de los
procesos a su cargo.
- Presentar todos los informes de ejecución y de resultados que solicite la Gerencia
General y los diferentes entes de control.
- Establecer un modelo de evaluación que permita conocer el avance y los resultados
del área a su cargo.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el gerente General.

V. CONOCIMIENTOS ESCENCIALES
Ventas, mercadeo y finanzas, especifico en comercialización de productos de consumo
masivo. Costos, presupuesto y proyección de ventas.
Estrategias comerciales, habilidades de negociación y fidelización de clientes
Administración de personal, servicio al cliente. Liderazgo, comunicación asertiva y
orientación al logro.
Manejo avanzado de herramientas Office y de comunicación.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
Profesional en Mercadeo y Ventas, Administración de empresas o Ingeniería industrial
Especialización en Gerencia estratégica de mercadeo, publicidad y ventas.
Diplomado en liderazgo estratégico

DE DESEMPEÑO
Experiencia no inferior a 5 años en el área comercial específica en productos de
consumo masivo, con resultados positivos demostrables de la fuerza de ventas,
cumplimiento de presupuesto, metas y objetivos empresariales. Diseño de estrategias
comerciales, análisis de mercado y planes de mejoramiento. Personal a cargo, manejo
de conflictos, evaluación de desempeño e indicadores de gestión.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL


relacionadas con el cargo
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VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Liderazgo, Habilidades de comunicación, Trabajo en equipo, Actitud de servicio,


Relaciones interpersonales asertivas.
Habilidades numéricas, de análisis, capacidad en toma de decisiones, orientación al
logro, capacidad de mando, generador de confianza.
Creatividad, innovación, pensamiento estratégico, espíritu comercial, habilidades
conceptuales, capacidad de negociación.

CIUDAD: BOGOTA
FECHA DE APROBACIÓN: NOVIEMBRE 5 DE 2017
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Coordinador de Aseo

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ASEO
CÓDIGO: (0651)
(TÉCNICO
GRADO:
TECNÓLOGO)
Marque con X el ESTRATÉGICO COORDINADOR O GERENTE DE
TIPO DE PROCESO MISIONAL X OTROS SERVICIOS
al cual se asocia
este cargo DE APOYO
PROCESO DE SELECCIÓN COORDINADOR DE
NOMBRE DEL PROCESO:
ASEO
DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE
JEFE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
INMEDIATO:

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades


dirigidas a servicios de aseo y lavandería. Garantizar las tareas de limpieza y de
atención en la recepción, empleados y cafetería.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Dirigir el talento humano según políticas y procesos


Norma 210201039
organizacionales
Evaluar desempeño de acuerdo con metodologías
Norma 210201045
Y normativa
Vincular a las personas seleccionadas de acuerdo
Norma 210201025 Con la normativa legal vigente y procedimientos
organizacionales.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS


Capacidad de ponerse a la cabeza de un equipo de trabajo, dirigiendo, coordinado y
supervisando el cumplimiento de los objetivos, metas y estándares. Implica la
disposición y habilidad para motivar y gestionar las competencias capacidades de cada
miembro del equipo, alineando y facilitando el logro de objetivos.

Gestionar y coordinar la limpieza general: Sala de espera, Sala de Juntas, recepción,


oficinas, escaleras, pasillo, ascensores, paredes, ventanales, gabinetes, escritorios
archivadores, cafetería, puertas de vidrio de todos y las entradas que da a la calle.
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Puerta de vidrio de la sala de espera. Baños: limpieza y desinfección todos los días
(Limpiar con limpia vidrio a diario las lámparas y paredes). Verificar la existencia de
papel de mano, papel higiénico y esencia en cada baño. Ordenar los gabinetes de toallas
y artículos de aseo, según el manual y protocolos.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Experiencia y conocimientos de mínimo 6 meses


en cargos o labores similares.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
 Técnico o tecnólogo en carreras administrativas
 Grado de bachiller

DE DESEMPEÑO
 Capacidad de liderazgo
 Excelentes relaciones interpersonales
 Memoria General, control de personalidad y manejo del stress.
 Visión clara, voz agradable y bien articulada

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL


relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

 Comunicación (Hablar, escribir, escuchar y preguntar efectivamente)


 Trabajo en Equipo (Participar efectivamente, facilitar decisiones, manejo de
relaciones interpersonales y sentimientos.).
 Orientación al logro (Capacidad para ejecutar acciones y emplear eficientemente
los recursos para obtener los resultados esperados.
 Compromiso (Capacidad y habilidad para cumplir con las labores a cabalidad con
altos niveles de rendimiento)

CIUDAD: BOGOTA
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Coordinador de Alimentos

DENOMINACIÓN: COORDINADOR DE ALIMENTOS


CÓDIGO: (1215)
GRADO: (PROFESIONAL)
SUPERVISION DE EMPLEADOS Y/O DE
Marque con X el ESTRATÉGICO REGISTRO, DISTRIBUCION Y
TIPO DE PROCESO PROGRAMACIÓN
al cual se asocia MISIONAL X
este cargo. DE APOYO
PROCESO DE SELECCIÓN COORDINADOR DE
NOMBRE DEL PROCESO:
ALIMENTOS
DEPENDENCIA: AREA COMERCIAL
CARGO DEL JEFE
JEFE DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
INMEDIATO:

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar, asignar y supervisar el trabajo de empleados


que realizan funciones de (Almacén y Bodega) despacho, recepción, almacenamiento,
distribución y mantenimiento de inventarios, materiales, productos, tramite de compras
y programación de itinerarios y turnos de personal.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Controlar los inventarios y los productos Según


Norma 210101062
indicadores y métodos

Procesar la información de acuerdo con requisiciones


Norma 210101013
y procedimientos establecidos por la empresa.

Implementar el sistema de gestión de seguridad y


Norma 210201043
salud en el trabajo de acuerdo con la normativa.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Gestionar la vigilancia, fiscalización, promoción, auditoria u otras acciones en el área de


alimentos.
Supervisar y coordinar el cumplimiento de las actividades técnicas incluidas en el
programa de actividad de alimentos.
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Gestionar, supervisar y hacer cumplir el programa de formalización de autorizaciones


sanitarias de instalaciones de alimentos de acuerdo con los procedimientos establecidos
por el sistema de gestión de calidad.
Coordinar y supervisar el programa de vigilancia de alimentos y los programas
nacionales de vigilancia cuando corresponda.
Diseñar, organizar y dirigir el proceso de las materias primas que se someten a
transformaciones
Proyectar y controlar sistemas, maquinarias e instrumentos en los que se involucre
fraccionamiento o envasado de productos alimenticios.

Entre sus objetivos, estará el de investigar y desarrollar técnicas de fabricación,


transformación y fraccionamiento de alimentos con el fin de alcanzar un mejor
aprovechamiento de los recursos y de las materias primas. Estará a cargo de los
controles de calidad de los productos elaborados y sus materias primas y participará en
la elaboración de normas alimenticias y en el control de su cumplimiento. Su formación
le permitirá efectuar la toma de decisiones en negocios y políticas de empresa. Además,
realizará asesoramientos, peritajes y arbitrajes relacionados con las instalaciones,
maquinarias e instrumentos y con los procesos de fabricación, transformación y/o
fraccionamiento y envasado utilizados en la industria alimentaria.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Como mínimo 5 años de experiencia en instituciones públicas en responsabilidades
vinculadas a la inocuidad de los alimentos (ejemplo: gestión de programas de vigilancia
y fiscalización de alimentos, planes de muestreo en alimentos)

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS
 Profesional con Título profesional de una carrera de al menos 10 semestres otorgado
por una universidad o instituto profesional del Estado o reconocido por éste como
Ingeniero en Alimentos o carrera afín y acreditar una experiencia profesional no
inferior a cinco años.
 Diplomado o cursos en: Higiene, Calidad de Alimentos, Sistemas de Aseguramiento
de Calidad aplicado a Alimentos.
 Curso de Manipulación de alimentos vigente

DE DESEMPEÑO
 Capacidad de liderazgo
 Excelentes relaciones interpersonales
 Memoria General, control de personalidad y manejo del stress.
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 Visión clara, voz de mando.


 Excelentes relaciones interpersonales
 Memoria General, control de personalidad y manejo del stress.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL


relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

 Comunicación (Hablar, escribir, escuchar y preguntar efectivamente)


 Trabajo en Equipo (Participar efectivamente, facilitar decisiones, manejo de
relaciones interpersonales y sentimientos.).
 Orientación al logro (Capacidad para ejecutar acciones y emplear eficientemente
los recursos para obtener los resultados esperados.
 Compromiso (Capacidad y habilidad para cumplir con las labores a cabalidad con
altos niveles de rendimiento).

CIUDAD:
FECHA DE
APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Asesor Comercial Junior

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


DENOMINACIÓN: ASESOR COMERCIAL JUNIOR
CÓDIGO: 6311
Desarrollan las actividades propias del proceso
GRADO: de la venta. Venden mercancías y servicios no
ESTRATÉGICO técnicos para clientes mayoristas, al detal,
comerciantes, industriales y profesionales.
MISIONAL Están empleados por empresas que producen,
distribuyen o proveen bienes y servicios.
DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Proceso de Gestión Comercial
DEPENDENCIA: CENTRO DE DISTRIBUCION
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COORDINADOR COMERCIAL

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Contactar e informar a personas para lograr su vinculación


como clientes de la institución de acuerdo con las metas establecidas por la coordinación
comercial.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Norma: 260101056 Lanzar la La verificación del material promocional cumple con


promoción de ventas según el procedimiento técnico y de control de mercancía.
objetivos y herramientas La manipulación del producto corresponde con la
promocionales. ficha técnica y manuales corporativos
La fijación de objetivos de campaña está acorde con
Norma: 260101052 Estructurar la metodología de planeación y estrategia de
campaña publicitaria de acuerdo comunicación.
con objetivos de comunicación y La selección de criterios de análisis corresponde con
metodología de planeación. factores de evaluación de medios y estructura del
mercado publicitario

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Atiende oportunamente a todas las personas que lleguen al Instituto de manera


personal, telefónica, virtual y redes sociales.
Brinda orientación de los programas académicos que ofrece el Instituto.
Realiza seguimiento a todas las personas que solicitaron información, realizando el
respectivo registro.
Hacer seguimiento a las ofertas y oportunidades potenciales.
Participar de capacitaciones y otras actividades que se programen por parte del Director
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Contacta empresas, colegios y otras entidades, para darles información y lograr


convenios.
Realiza informes periódicamente para el Coordinador Comercial según formatos
establecidos.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Orientación al logro Orientación al cliente trabajo en equipo
Comunicación planificación y organización iniciativa atención

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: TECNICA PROFESIONAL EN COORDINACION DE LOS PROCESOS


COMERCIALES - TECNICA PROFESIONAL VENTAS

DE DESEMPEÑO TRABAJO EN EQUIPO, TRABAJO BAJO PRESION.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL


relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los programas de salud


ocupacional.
Participar de las actividades de promoción, divulgación, e información sobre medicina,
higiene y seguridad.
Proponer actividades de capacitación en salud ocupacional.
Colaborar en el análisis de las causas de accidentes de trabajo.

CIUDAD: BOGOTA
FECHA DE APROBACIÓN: NOVIEMBRE 06 -2017
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Auxiliar de Bodega

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


DENOMINACIÓN: AUXILIAR DE BODEGA
CÓDIGO: 1371 Reciben, clasifican, registran, almacenan y despachan
GRADO: repuestos, suministros, insumos, materiales, insumos y
equipos para el uso de empresas o venta al público. Están
ESTRATÉGICO empleados por fábricas, plantas de procesamiento, fincas
de cultivo, almacenes de venta al detal y al por mayor,
MISIONAL empresas mineras, forestales y de construcción,
hospitales, fuerzas armadas y otros establecimientos
DE APOYO X comerciales e industriales del sector público y privado.
Cumplir con las responsabilidades y autoridades
NOMBRE DEL PROCESO: señaladas en los documentos del sistema de
gestión y control interno
DEPENDENCIA: CENTRO DE DISTRIBUCION
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: COORDINADOR LOGISTICO

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Almacenar materiales, insumos, suministros, repuestos,


equipos y mercancías de una manera ordenada y accesible en la bodega, cuarto de
herramientas u otras áreas.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Las especificaciones de los productos y requisitos


Norma: 290301005 Entregar el especiales del cliente interno son verificadas de
producto al cliente interno según acuerdo con el pedido, al plan de producción, y las
requerimientos de calidad, normas nacionales e internacionales
cantidad y a tiempo. Los productos son clasificados de acuerdo con sus
especificaciones.
La verificación física del inventario corresponde con
Norma: 210101059 Almacenar los
la codificación y zonificación
productos según técnicas de
La ubicación del producto está acorde con la
almacenamiento y normativa.
posición y métodos de almacenaje
Norma: 210101055 Operar el
La verificación de especificaciones de la mercancía
proceso de cargue y descargue de
cumple con los documentos soporte y normativa
mercancías según normativa de
calidad
higiene
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Controlar, inspeccionar y verificar la llegada de insumos y mercancías contra facturas y


otros documentos; registrar faltantes y rechazar artículos e insumos que no cumplan
con los parámetros requeridos. Mantener actualizados los registros de entrada y salida
de insumos, mercancías, equipos y materiales, en forma manual o sistematizada.
Programar, despachar y distribuir mercancías, materiales, equipos, insumos y
suministros para uso interno o cliente externo. Recibir y clasificar materiales, insumos,
suministros, repuestos, equipos y mercancía en general.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES Determinar métodos de recibo y despacho de


materias primas, bienes, y mercancías.

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: TECNICA PROFESIONAL EN COORDINACION DE LOS PROCESOS


LOGISTICOS EN ALMACEN BODEGA O CENTROS DE DISTRIBUCION - TECNICA
PROFESIONAL EN OPERACIÓN DE ALMACENES Y BODEGAS - TECNICA
PROFESIONAL EN OPERACIONES LOGÍSTICAS - TÉCNICA PROFESIONAL EN
OPERACIÓN DE ALMACENES Y TRANSPORTE - TECNICO PROFESIONAL EN
LOGÍSTICA

DE DESEMPEÑO: TRABAJO EN EQUIPO, TRABAJO BAJO PRESION.

 Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL


relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

CIUDAD: BOGOTA
FECHA DE APROBACIÓN: NOVIEMBRE 06 -2017
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
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Beneficios

El manual de funciones por competencias es una herramienta útil que busca involucrar a
los colaboradores de forma integrada al desarrollo de la estrategia organizacional y que
otorga beneficios como:

- Facilita la organización y coordinación de actividades de la empresa.


- Establece la distribución de cargas de trabajo y las responsabilidades en su ejecución.
- Asegura la adecuada comprensión de las funciones de los colaboradores.
- Colabora con la ejecución de la misión y visión empresarial.
- Guía para evaluación de desempeño y planes de mejoramiento.
- Ayuda a mantener un plan organizacional sólido.
- Apoya la búsqueda de personal idóneo y apto para el cargo.
- Evita interferencias en el mando y ejecución de tareas.
- Permite identificar necesidades de capacitación y entrenamiento.
- Facilita la toma de decisiones y la ejecución de las mismas.
- Proporciona herramientas para el proceso de selección y contratación de personal, así
como a inducción a colaboradores nuevos en el cargo.
- Colabora con la gestión de control interno.
- Ayuda a detectar duplicidad de tareas en los puestos de trabajo y tomar correctivos.
- Fundamenta aspectos para estructura de política salarial e incentivos.
- Permite eficacia y eficiencia en los procesos y resultados organizacionales.

Participantes

Nombre de los Participantes Cargo

Santiago Preciado Gerente General


Carolina Prieto Directora de Gestión Humana
Calos Rodríguez Director Comercial
Andrea Gómez Coordinador de Alimentos
Patricia Ocampo Coordinadora de Aseo
Gustavo Macías Coordinador Logístico
Martha Londoño Asesor Comercial Senior
Rodrigo Benítez Asesor Comercial Junior
Carlos Hidalgo Auxiliar de Transportes
Luis Fandiño Auxiliar de Bodega
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Periodicidad

Se establece la importancia de revisar, verificar y actualizar el manual de funciones por


competencias, una vez cada año, con el ánimo de confirmar su adecuada funcionalidad,
coherencia y adaptabilidad; según requerimientos de estructura, normas, cargos,
estrategia organizacional y mejora continua.

Proceso a desarrollar en el manual

Para Vásquez (2004), el análisis de puesto de trabajo “es el procedimiento a través del
cual se determinan los deberes y la naturaleza de las posiciones y los tipos de personas
(en términos de capacidad y experiencia), que deben ser contratadas para ocuparlas.
Proporciona datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizan para
desarrollar las descripciones de puestos (lo que implica el puesto) y las especificaciones
del puesto (el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo).” (p.11). El proceso
para la construcción del Manual de Perfil de Cargos por competencias, del área comercial
de la Distribuidora LAP, se desarrolló de la siguiente manera:

- Estudio de caso de la Distribuidora L.A.P. S.A.S.


- Elaboración del diagnóstico organizacional mediante formato a la medida.
- Evaluación de hallazgos e identificación de necesidades
- Propuesta de implementación de Metodología para Gestión de Talento Humano por
Competencias (GTHPC)
- Identificar etapas para elaboración de Manual de funciones y perfil de cargos (MFPC):
a) Recolección, selección y análisis de información para descripción de cada cargo.
b) Definir criterios de cada cargo, actividades, objetivos, formación académica,
experiencia, competencias, y demás consideraciones para optimizar el perfil.
- Determinar las relaciones funcionales, roles de trabajo, dependencia e
interdependencia entre los cargos, con base en la estructura organizacional de LAP,
para diseñar perfiles ocupacionales por competencias para el área comercial.
- Recopilación de datos mediante entrevista a colaboradores del área comercial, a
cargo de los consultores externos en GTHPC, junto con la Dirección de Gestión
Humana, la participación de colaboradores del área y con el aval de la Gerencia.
- Estructurar el Manual de Funciones y Perfil de cargos para el área comercial de LAP.
- Aprobar el documento final del MFPC
- Difundir, promover e implementar el Manual de Funciones y perfil de cargos – MFPC,
para cada uno de los colaboradores del área comercial de la empresa LAP S.A.S.
- Evaluar y hacer seguimiento de la aplicabilidad del Manual en cada cargo.
- Revisar una vez cada año el MFPC, realizando los ajustes necesarios, para garantizar
su funcionalidad en concordancia con la estrategia organizacional.
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Instrumentos de medición

La búsqueda de información para la elaboración del Manual de Funciones Por


Competencias fue recolectada, seleccionada, analizada y evaluada, con el apoyo de
métodos tales como:
- Entrevista: A la Gerencia, Dirección de Gestión Humana, Director Comercial, y un
colaborador representante por cada cargo de coordinación de alimentos, aseo y
logística, Asesor Comercial Junior y Senior, Auxiliar de Transporte y de Bodega.
- Cuestionario: En casos específicos para cargos de apoyo en el área comercial
- Observación: Por parte de la Directora de Gestión Humana y los Consultores
externos, como confirmación de tareas diarias en cada cargo del área comercial. Así
mismo, levantamiento de información del direccionamiento estratégico de LAP, a
través de documentos físicos otorgados por la Gerencia General.
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Instructivo para utilización del Manual

Para facilitar la consulta del presente manual de funciones y perfil de cargos por
competencias, se recomienda:

- Conservar el documento de forma física, en archivo de procesador de datos y de


forma virtual, para facilitar el acceso del mismo.
- Dar a conocer el documento al jefe de área y a cada colaborador según cargo a
desempeñar. Se debe registrar la entrega y evidenciar su implementación.
- Ofrecer acompañamiento e involucrar al colaborador para la efectiva aplicabilidad del
manual, evaluar la funcionalidad y efectividad del manual con sus resultados de
desempeño dentro del área y de forma articulada con la estructura organizacional.
- Leer el documento al detalle en su totalidad y consultar inquietudes con el jefe de área
o el encargado de inducción.
- El manual está distribuido así:
o Justificación
o Objetivos: general y específicos
o Políticas y Normas
o Definición del Manual y Perfil de Cargos del área comercial:
 Director Comercial, Coordinador de Aseo, Coordinador de Alimentos, Asesor
Comercial Junior y Auxiliar de Bodega.
o Beneficios, Participantes, Periodicidad
o Procesos desarrollados en el manual e instrumentos de medición.
o Instructivo para utilización del manual.
- El formato de Perfil de Cargos se distribuye así:
o Identificación y Denominación del cargo
o Nivel de Funcionamiento y posición estratégica del cargo
o Nombre del proceso y dependencia
o Propósito del cargo
o Funciones clave y contribuciones individuales, según normas de competencia.
o Otras funciones relacionadas y conocimientos esenciales
o Requisitos académicos, de desempeño y competencias organizacionales
o Ciudad y fecha de elaboración del manual
o Datos de responsables en su elaboración, revisión y aprobación.
- Dar buen uso al contenido del documento privado, para fines específicos dentro de la
organización Distribuidora LAP.
- Remitir sugerencias de contenido y uso, por escrito a la dirección de Gestión Humana.
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Referencias

Chiavenato, Idalberto. Gestión del Talento Humano. Disponible en:


https://es.slideshare.net/rcaten/libro-gestiondeltalentohumanochiavenato-68209199

Técnicas para elaboración de perfiles de cargo. Monografía para obtener título de


Administración de empresas (autores) Universidad EAN, 2013. Disponible en:
http://studylib.es/doc/4746875/t%C3%A9cnicas-para-la-elaboraci%C3%B3n-de-perfiles-
de

Normas APA (2016). Normas APA 2016 – Edición 6. Disponible en:


http://normasapa.com/normas-apa-2016-cuestiones-mas-frecuentes/

Biblioteca Universidad Externado de Colombia. (s.f.) Manual de citación normas APA.


Disponible en: http://biblioteca.uexternado.edu.co/b1Bl1073k4/wp-
content/uploads/Manual-de-citaci%C3%B3n-APA-v7.pdf