You are on page 1of 15

Ciuperca Andra

Lorena

Marketing anul II

Grupa 421

Cerinte legale pentru utilizarea Bazelor de Date

1. SCOP :

Scopul acestei politici este de a stabili masurile necesare si responsabilitatile angajatilor


ASIROM, pentru îndeplinirea obligaţiilor referitoare la garantarea şi protejarea drepturilor şi
libertăţilor fundamentale ale persoanelor fizice, în special a dreptului la viaţa intimă, familială şi
privată, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.

2. DOMENIUL DE APLICARE :

Prezenta politica se aplica tuturor angajatilor ASIROM cu atributii de prelucrare a datelor


cu caracter personal si/sau dupa caz persoanelor imputernicite.

3. TERMENI ŞI DEFINIŢII:

ANSPDCP = Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter


Personal;

a) Codul numeric personal (CNP) = un număr semnificativ care individualizează în mod


unic o persoană fizică, constituind un instrument de verificare a stării civile a acesteia şi
de identificare în anumite sisteme informatice de către persoanele autorizate;
b) Date cu caracter personal = orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată
sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată,
direct sau indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul
sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice,
culturale sau sociale;
c) Date cu caracter personal cu funcţie de identificare de aplicabilitate generala (date cu
caracter special) = numere prin care se identifică o persoană fizică în anumite sisteme
de evidenţă şi care au aplicabilitate generală, cum ar fi: codul numeric personal, seria şi
numărul actului de identitate, numărul paşaportului, al permisului de conducere, numărul
de asigurare socială sau de sănătate;
d) Date anonime - date care, datorită originii sau modalităţii specifice de prelucrare, nu pot
fi asociate cu o persoană identificată sau identificabilă
e) Operator - orice persoană fizică sau juridică, de drept privat ori de drept public, inclusiv
autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale acestora, care stabileşte scopul
şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; dacă scopul şi mijloacele de
prelucrare a datelor cu caracter personal sunt determinate printr-un act normativ sau în
baza unui act normativ, operator este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de
drept privat, care este desemnată ca operator prin acel act normativ sau în baza acelui
act normativ;
f) Persoană împuternicită de către operator - o persoană fizică sau juridică, de drept privat
ori de drept public, inclusiv autorităţile publice, instituţiile şi structurile teritoriale ale
acestora, care prelucrează date cu caracter personal pe seama operatorului;
g) Persoana responsabilă de politica de securitate a datelor cu caracter personal –
persoana responsabilă de funcţionarea corespunzătoare a sistemului complex de
protecţie a informaţiei care conţine date cu caracter personal, precum şi de elaborarea,
implementarea şi monitorizarea respectării prevederilor politicii de securitate a
deţinătorului de date cu caracter personal;
h) Prelucrarea datelor cu caracter personal - orice operaţiune sau set de operaţiuni care se
efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate,
cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea,
extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terţi prin transmitere, diseminare
sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, ştergerea sau distrugerea;
i) Stocarea - păstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese;
j) Utilizator - orice persoană care acţionează sub autoritatea operatorului, a persoanei
împuternicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu
caracter personal.

4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ:

• Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu


caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare;

• Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18/04/2002 privind aprobarea Cerintelor minime
de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal

• Decizia ANSPDCP nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin
utilizarea mijloacelor de supraveghere video

• Decizia ANSPDCP nr. 90 din 18/07/2006 privind stabilirea cazurilor în care nu este
necesara notificarea prelucrarii unor date cu caracter personal

• Decizia ANSPDCP nr. 100 din 23/11/2007 privind stabilirea cazurilor în care nu este
necesara notificarea prelucrarii unor date cu caracter personal

• Decizia ANSPDCP nr. 132 din 20/12/2011 privind conditiile prelucrarii codului numeric
personal si a altor date cu caracter personal având o functie de identificare de aplicabilitate
generala
5. PRECIZARI :

5.1. REGULI GENERALE

Prin cerinţe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice,
informatice, organizatorice, logistice, proceduri şi politici de securitate prin care să se asigure
nivelul minim de securitate prevăzut în art. 20 din Legea nr. 677/2001, în conformitate cu
cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, aprobate prin
Ordinul 52 din 18 aprilie 2002 ale Avocatului Poporului.

ASIROM a adoptat măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor


cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificării,
dezvăluirii sau accesului neautorizat. În acest sens au fost desemnate, la nivelul ASIROM,
persoane responsabile cu respectarea dispoziţiilor Legii nr.677/2001.

ASIROM a luat măsuri de stocare în siguranţă a informaţiilor privind date cu caracter


personal, astfel încât sa fie asigurat un nivel adecvat de protecţie şi securitate, în sensul Legii
677/2001.

Pentru îndeplinirea prevederilor legale aferente şi în vederea satisfacerii cerinţelor


păstrării în siguranţă a datelor şi informaţiilor, instituţia a elaborat şi implementat măsuri
organizatorice şi tehnice orientate pe anumite direcţii de acţiune:

- Identificarea şi autentificarea utilizatorului

- Tipul de acces

- Colectarea datelor

- Execuţia copiilor de siguranţă

- Computerele şi terminalele de acces

- Fişierele de acces

- Instruirea personalului

5.2. PROCEDURI SPECIFICE

5.2.1 Identificarea si autentificarea utilizatorului

Pentru a căpăta acces la date cu caracter personal, utilizatorii trebuie să se autentifice in


sistemele informatice ale ASIROM. Autentificarea în cadrul sistemelor informatice ale ASIROM
se face prin introducerea credentialelor de autentificare unice si netransmisibile dobandite in
urma procesului de inrolare si management al identitatii electronice, guvernat de politicile de
securitate in vigoare.

Fiecare utilizator are propriul său cod de identificare (nume de utilizator). Niciodată nu
este alocat acelaşi cod de indentificare mai multor utilizatori si acesta nu poate fi partajat de
catre mai multe persoane.

Codurile de identificare (sau conturi de utilizator) nefolosite o perioadă mai îndelungată


sunt dezactivate şi distruse după un control prealabil. Perioada după care codurile trebuie
dezactivate şi distruse este stabilită prin politicile grupului VIG si adoptate de ASIROM.

Orice cont de utilizator este însoţit de o modalitate de autentificare, prin introducerea


unei chei de autentificare precum o parola, un certificate digital sau un raspuns generat de un
token.

Parolele sunt şiruri de caractere, adecvate din punct de vedere al securităţii ca lungime
şi compoziţie. La introducerea parolelor acestea nu sunt afişate în clar pe monitor. Parolele sunt
schimbate periodic conform politicilor de Securitate ASIROM (Politica de Securitate a
Informatiei – Securitate Logica). Schimbarea periodică a parolelor se face numai de către
utilizatori autorizaţi.

Sistemul informaţional blocheaza automat accesul unui utilizator după un numar fix de
introduceri greşite ale cheii de autentificare.

Orice utilizator care primeşte un cod de identificare şi un mijloc de autentificare este


obligat prin fişa postului să păstreze confidenţialitatea acestora şi să răspundă în acest sens în
faţa operatorului.

Este stabilită o procedură proprie de administrare şi gestionare a conturilor de utilizator.


Sunt autorizati anumiţi utilizatori pentru a revoca sau a suspenda un cod de identificare şi
autentificare, dacă utilizatorul acestora şi-a dat demisia ori a fost concediat, şi-a încheiat
contractul, a fost transferat la alt serviciu şi noile sarcini nu îi solicită accesul la date cu caracter
personal, a abuzat de codurile primite sau dacă va absenta o perioadă îndelungată stabilită de
entitate.

5.2.2. Tipul de acces

Utilizatorii trebuie sa acceseze numai datele cu caracter personal necesare pentru


îndeplinirea atribuţiilor lor de serviciu. Pentru aceasta trebuie sa fie stabilite tipurile de acces
după funcţionalitate (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) şi după acţiuni aplicate
asupra datelor cu caracter personal (scriere, citire, ştergere), precum şi procedurile privind
aceste tipuri de acces.

Compartimentul care asigură suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter
personal pentru rezolvarea incidentelor si a problemelor aparute in utilizarea sistemelor
informatice.
Alte măsuri specifice implementate pentru controlul accesului, sunt:

- în spaţiile destinate desfăşurării activităţii instituţiei sunt instalate sisteme de alarmă


antiefracţie ;

- în spaţiul aferent intrării în cadrul instituţiei si in holurile de acces la etajele superioare sunt
instalate sisteme de supraveghere video;

- monitorizarea şi intervenţia în caz de alarmă este asigurată de o firmă de protecţie şi pază.

5.2.3. Colectarea datelor

ASIROM desemnează utilizatori autorizaţi pentru operaţiile de colectare şi introducere


de date cu caracter personal în sistemele informaţionale .

Orice modificare a datelor cu caracter personal trebuie sa se poate face numai de către
utilizatori autorizaţi desemnaţi.

ASIROM va lua măsuri pentru ca sistemele informaţionale să înregistreze cine a făcut


modificarea datelor cu caracter personal, data şi ora modificării. Pentru o mai bună
administrare, vor fi implementate măsuri pentru ca sistemele informaţionale să menţină datele
şterse sau modificate.

5.2.4. Executia copiilor de siguranta

ASIROM a stabilit intervalul de timp la care se vor executa copiile de siguranţă ale
bazelor de date ce contin date cu caracter personal, precum şi ale programelor folosite pentru
prelucrările automatizate.

Utilizatorii care execută aceste copii de siguranţă sunt numiţi de ASIROM, într-un număr
restrâns.

Copiile de siguranţă se stocheaza într-un safe box cu aces restrictionat la personal IT,
aflat intr-o alta locatie fata de cea in care se efectueaza copia de siguranta.

Accesul la copiile de siguranţă trebuie sa fie monitorizat.

Sistemele care gestioneaza date cu caracter personal trebuie sa fie protejate prin
procesul de backup periodic impotriva pierderii, sau distrugerii datelor sau a sistemului
informatic.

5.2.5. Computerele si terminalele de acces


Computerele şi alte terminale de acces la date cu caracter personal aflate in sediul
ASIROM vor fi instalate în încăperi cu acces restricţionat.

Unde nu pot fi asigurate aceste condiţii, computerele vor fi instalate în încăperi care se
pot încuia. Dacă pe ecran apar date cu caracter personal asupra cărora nu se acţionează o
perioadă dată, stabilta de catre ASIROM, sesiunea de lucru se va închide automat. Mărimea
acestei perioade se determină în funcţie de operaţiile care trebuie executate.

Terminalele de acces folosite în relaţia cu publicul, pe care apar date cu caracter


personal, vor fi poziţionate astfel încât să nu poată fi văzute de public şi după o perioadă scurtă,
stabilită de ASIROM, în care nu se acţionează asupra lor, acestea vor fi ascunse sau sesiunea
de lucru va fi inchisa.

Serverele care găzduiesc date cu caracter personal pot fi accesate doar în mod
controlat, pe baza de drepturi de acces, conform politicilor de securitate ale grupului si adoptate
de ASIROM;

Nu este permisă scoaterea din instituţie a mediilor de stocare mobile (CD/DVD, USB
Stick, Portable HDD) care contin date cu caracter personal, decât cu aprobare prealabilă din
partea conducerii instituţiei.

5.2.6. Fisierele de acces

ASIROM ia măsuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal să fie


înregistrată .

Pentru prelucrările automate, aceste informaţii sunt stocate într-un fişier de acces
general sau în fişiere separate pentru fiecare utilizator. Orice încercare de acces neautorizat va
fi, de asemenea, înregistrată.

ASIROM păstreaza fişierele de acces cel puţin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe în
cazul unor investigaţii. Dacă investigaţiile se prelungesc, aceste fişiere se vor păstra atât timp
cât se va considera necesar.

Fişierele de acces fac posibilă identificarea de către ASIROM sau de către persoana
împuternicită, a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fără un motiv anume, în
vederea aplicării unor sancţiuni sau a sesizării organelor competente.

5.2.7. Sistemele de telecomunicatii

ASIROM face periodic reviziuirea conturilor de utilizatori si a privilegiilor acordate pentru


detectarea unor disfunctionalizati in ceea ce priveste sistemelor informationale.

Sisteleme informationale vor fi concepute astfel incat datele cu caracter personal sa nu


poate fi interceptate sau transmise de oriunde.
Prin sistemele de telecomunicatii datele cu caracter personal vor fi transmise printr-un
canal sigur. Datele cu character personal transferate in zonele de securitate externa sau
nesigura vor fi criptate. Toate prevederile documentului Politica de Securitate a Informatiei-
Retea si Firewall sunt aplicabile.

5.2.8. Instruirea personalului

Personalul ASIROM este informat cu privire la prevederile Legii nr. 677/2001 pentru
protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a
acestor date, la cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal,
precum şi cu privire la riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal.

Utilizatorii care au acces la date cu caracter personal vor fi instruiţi asupra


confidenţialităţii acestora şi vor fi avertizaţi prin mesaje care vor apărea pe monitoare în timpul
activităţii.

Utilizatorii sunt obligaţi să îşi închidă sesiunea de lucru atunci când părăsesc locul de
muncă.

Toate prevederile documentului Politica de Securitate a Informatiei - Utilizarea Adecvata


a Sistemelor IT sunt aplicabile.

5.2.9. Folosirea computerelor

Pentru menţinerea securităţii prelucrării datelor cu caracter personal (în special


împotriva viruşilor informatici) trebuie luate măsuri privind:

- interzicerea folosirii de către utilizatori a programelor software care provin din surse
neverificate;

- informarea utilizatorilor în privinţa pericolului privind viruşii informatici;

- implementarea unor sisteme automate de tip antivirus si protective malware şi de securitate a


sistemelor informaţice;

- dezactivarea posibilitatii de copiere sau imprimare a datelor cu caracter personal afisate pe


ecran in afara fluxurilor normale de afaceri.

5.2.10. Imprimarea datelor


Scoaterea la imprimantă a datelor cu caracter personal se va realiza numai de utilizatori
autorizaţi de către ASIROM pentru această operaţiune.

5.2.11. Prelucrarea manuala de date cu caracter personal

Documentele care conţin date cu caracter personal vor fi ţinute în fişete sau dulapuri
închise cu cheie sau cu un alt mecanism de securizare. Documentele care conţin date cu
caracter personal, folosite pentru realizarea anumitor operaţiuni se vor preda persoanelor
abilitate sau se vor închide imediat după terminarea acestora.

5.3. Principiile care stau la baza prelucrarii datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea cerințelor legale și


în condiții care sa asigure securitatea, confidențialitatea și respectarea drepturilor persoanelor
vizate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se face cu respectarea următoarelor principii:

• Notificarea: ASIROM este înregistrată ca operator în Registrul general de evidenţă a


prelucrărilor de date cu caracter personal cu numerele 704, 705 si 11175, pentru colectarea,
prelucrarea si stocarea datelor cu caracter personal ale clientilor/potentialilor clienti,
beneficiarilor asigurarilor, membrii familiei persoanelor vizate sau reprezentanţilor legali ai
acestora, agentilor de asigurare in scopul serviciilor de asigurari si reasigurari, activitatilor de
marketing, studiilor de cercetare, actiunilor de direct –mailing, precum si pentru transferul
acestora in state din Uniunea Europeana, in scopul derularii acestor activitati.

• Legalitatea : Prelucrarea datelor cu caracter personal se face în temeiul și în


conformitate cu prevederile legale;

• Scopul bine-determinat: Orice prelucrare de date cu caracter personal se face în


scopuri bine determinate, explicite și legitime, adecvate, pertinente și neexcesive prin raportare
la scopul în care sunt colectate și ulterior prelucrate;

• Confidențialitatea: Persoanele care prelucrează, în numele ASIROM, date cu caracter


personal au prevăzut în fişa postului, anexa la contractul individual de munca, o clauză de
confidențialitate;

• Consimţământul persoanei vizate: Orice prelucrare de date cu caracter personal, cu


excepția prelucrărilor care vizează date din categoriile strict menționate în Legea 677/2001,
poate fi efectuată numai dacă persoana vizată şi-a dat consimţământul în mod expres și
neechivoc pentru acea prelucrare;

• Informarea: Persoanele vizate iau cunostinta despre faptul ca li se vor prelucra date cu
caracter personal;
• Protejarea persoanelor vizate: Drepturile persoanelor vizate sunt prezentate la punctul
5.6.

• Securitatea: Masurile de securitate a datelor cu caracter personal sunt stabilite astfel


încât sa asigure un nivel adecvat de securitate a datelor cu caracter personal procesate.

5.4. Prelucrarea datelor cu caracter personal având o funcţie de identificare de aplicabilitate


generală, inclusiv dezvăluirea acestora către terţi, se face numai în urmatoarele condiţii:

a) persoana vizată şi-a dat în mod expres consimţământul; sau

b) prelucrarea este prevăzută în mod expres de o dispoziţie legală; sau

c) în alte cazuri, cu avizul Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor


cu Caracter Personal şi numai cu condiţia instituirii unor garanţii adecvate pentru
respectarea drepturilor persoanelor vizate.

ASIROM respectă principiul caracterului adecvat, pertinent şi neexcesiv, precum şi


măsurile de confidenţialitate şi de securitate a prelucrărilor. În cazul prevazut la punctul c) de
mai sus, se au în vedere urmatoarele aspecte:

• scopul prelucrării să fie determinat, explicit şi legitim;

• stabilirea şi aplicarea unor măsuri prin care să se asigure exercitarea drepturilor


persoanelor vizate;

• durata de stocare a datelor să fie pe perioada strict necesară îndeplinirii scopului, după
care datele vor fi şterse sau distruse, după caz;

• stabilirea modalităţilor de acces la sistemele de evidenţă în vederea colectării datelor, în


funcţie de care se vor stabili şi respecta măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru
protejarea datelor;

• utilizarea datelor numai în limitele scopului stabilit;

• dezvăluirea către alţi destinatari este interzisă, cu excepţia situaţiei în care există
consimţământul persoanei vizate sau o prevedere legală expresă;

• desemnarea, în scris, a persoanei/persoanelor care va/vor prelucra datele şi care


trebuie să îşi asume răspunderea păstrării confidenţialităţii acestora, lista conţinând evidenţa
acestor persoane fiind actualizată ori de câte ori se impune;

• numirea, în scris, a unei persoane specializate în securitatea informaţiei care să


vegheze la prelucrarea datelor, inclusiv la buna funcţionare a sistemelor informatice utilizate în
această activitate;
• stabilirea unui plan de securitate a informaţiilor care să cuprindă, în principal, securitatea
tehnică pe plan informatic şi securitatea spaţiilor în care se prelucrează datele, ţinând cont de
cerinţele minime de securitate;

• stabilirea, în scris, a drepturilor şi obligaţiilor operatorului care transmite datele şi ale


operatorului care le primeşte.

Colectarea şi prelucrarea datelor cu caracter personal având o funcţie de identificare de


aplicabilitate generală, inclusiv dezvăluirea acestora, prin efectuarea şi reţinerea de copii de pe
cartea de identitate sau de pe documente care le conţin, sunt interzise, cu excepţia situaţiilor
prevăzute la punctele a), b) si c) de mai sus.

5.5. Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea sistemelor de supraveghere video

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea sistemelor de supraveghere


video se efectuează cu respectarea regulilor generale prevăzute de art. 4 din Legea nr.
677/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

Camerele de supraveghere video sunt montate în locuri vizibile.

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video se face


pentru realizarea unor interese legitime, fara a se prejudicia drepturile și libertățile fundamentale
sau interesul persoanelor vizate . Nu este permisă prelucrarea datelor cu caracter personal ale
angajaţilor prin mijloace de supraveghere video în interiorul spatiilor/birourilor unde aceştia îşi
desfăşoară activitatea la locul de muncă, cu excepţia situaţiilor prevăzute expres de lege sau a
avizului ANSPDCP.

ASIROM, in calitate de operator care prelucrează date cu caracter personal prin


mijloace de supraveghere video este obligat să furnizeze informaţiile prevăzute la art. 12 alin.
(1) din Legea nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare, inclusiv cu privire la:

a) existenţa sistemului de supraveghere video şi scopul prelucrării datelor prin astfel de


mijloace;

b) identitatea operatorului;

c) existenţa înregistrării imaginilor şi categoriile de destinatari ai acestora;

d) drepturile persoanelor vizate şi modul de exercitare a acestora.

Informaţiile mentionate mai sus trebuie aduse la cunoştinţa persoanelor vizate, în mod clar şi
permanent.

Existenţa sistemului de supraveghere video este semnalată prin intermediul unei


pictograme care conţine o imagine reprezentativă cu vizibilitate suficientă şi poziţionată la o
distanţă rezonabilă de locurile unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere video.
Prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video se poate
realiza decât de persoanele autorizate de către ASIROM (personal propriu sau persoane
împuternicite de către operator) , instruite cu privire la legislaţia referitoare la protecţia datelor cu
caracter personal şi obligate să se supună acesteia.

Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemului de supraveghere video


este proporţională cu scopul pentru care se prelucrează datele, dar nu mai mare de 30 de zile,
cu excepţia situaţiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

La expirarea termenului stabilit, înregistrările se distrug sau şterg, după caz, în funcţie
de suportul pe care s-au stocat.

5.6. Drepturile persoanelor ale căror date personale sunt colectate şi/ sau prelucrate

5.6.1. Dreptul de a fi informat

(1) În cazul în care datele cu caracter personal sunt obţinute direct de la persoana vizată,
ASIROM este obligat să furnizeze persoanei vizate cel puţin următoarele informaţii, cu excepţia
cazului în care această persoană posedă deja informaţiile respective:

a) scopul în care se face prelucrarea datelor;

b) informaţii suplimentare, precum: destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor; dacă


furnizarea tuturor datelor cerute este obligatorie şi consecinţele refuzului de a le furniza;

c)existenţa drepturilor prevăzute de lege pentru persoana vizată, în special a dreptului de


acces, de intervenţie asupra datelor şi de opoziţie, precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;

d) orice alte informaţii a căror furnizare este impusă prin dispoziţie a autorităţii de supraveghere,
ţinând seama de specificul prelucrării.

(2) Pe pagina de internet a ASIROM (www.asirom.ro) este postata Politica de confidentialitate;

(3) Inainte de completarea datelor cu caracter personal se solicita consimtamantul persoanelor


vizate, pentru prelucrarea acestora;

(4) Numărul de înregistrare a notificării comunicat de Autoritatea Naţională de supraveghere se


menţionează în orice document prin care se colectează, stochează sau dezvăluie date cu
caracter personal;

(5) Clădirile care sunt supravegheate video vor avea, la intrare, afişat în loc vizibil, informarea
privind preluarea şi stocarea de imagini.
5.6.2. Dreptul de acces la date

Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la ASIROM (în calitate de operator), la
cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului că datele care o privesc
sunt sau nu sunt prelucrate de acesta.

ASIROM este obligat, în situaţia în care prelucrează date cu caracter personal care
privesc solicitantul, să comunice acestuia, împreună cu confirmarea, cel puţin următoarele:

a) informaţii referitoare la scopurile prelucrării, categoriile de date avute în vedere şi destinatarii


sau categoriile de destinatari cărora le sunt dezvăluite datele;

b) comunicarea într-o formă inteligibilă a datelor care fac obiectul prelucrării, precum şi a
oricărei informaţii disponibile cu privire la originea datelor;

c) informaţii asupra principiilor de funcţionare a mecanismului prin care se efectuează orice


prelucrare automată a datelor care vizează persoana respectivă;

d) informaţii privind existenţa dreptului de intervenţie asupra datelor şi a dreptului de opoziţie,


precum şi condiţiile în care pot fi exercitate;

e) informaţii asupra posibilităţii de a înainta plângere către autoritatea de supraveghere, precum


şi de a se adresa instanţei pentru atacarea deciziilor operatorului, în conformitate cu dispoziţiile
legii.

Nota:

(1) Persoana vizată poate solicita de la ASIROM informaţiile prevăzute de lege, printr-o cerere
întocmită în formă scrisă, semnată şi înregistrată la registratura companiei. În cerere solicitantul
poate arăta dacă doreşte ca informaţiile să îi fie comunicate la o anumită adresă, care poate fi şi
de poştă electronică, sau printr-un serviciu de corespondenţă care să asigure că predarea i se
va face numai personal.

(2) ASIROM este obligat să comunice informaţiile solicitate, în termen de 15 zile de la data
primirii cererii, cu respectarea eventualei opţiuni a solicitantului.

5.6.3. Dreptul de intervenţie asupra datelor

Orice persoană vizată are dreptul de a obţine de la operator, la cerere şi în mod gratuit:

a) după caz, rectificarea, actualizarea, blocarea sau ştergerea datelor a căror prelucrare nu este
conformă legii, în special a datelor incomplete sau inexacte;

b) după caz, transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă legii.
5.6.4. Dreptul de opoziţie

Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi
legitime legate de situaţia sa particulară, ca date care o vizează să facă obiectul unei prelucrări,
cu excepţia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare. În caz de opoziţie justificată
prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză.

5.6.5. Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale

(1) Orice persoană are dreptul de a cere şi de a obţine retragerea/ anularea/ reevaluarea
oricărei decizii care produce efecte juridice în privinţa sa, adoptată exclusiv pe baza unei
prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze
unele aspecte ale personalităţii sale, precum competenţa profesională, credibilitatea,
comportamentul său ori alte asemenea aspecte.

(2) Respectându-se celelalte garanţii prevăzute de lege, o persoană poate fi supusă unei decizii
de natura celei vizate la al. (1), numai în următoarele situaţii:

a) decizia este luată în cadrul încheierii sau executării unui contract, cu condiţia ca cererea de
încheiere sau de executare a contractului, introdusă de persoana vizată, să fi fost satisfăcută
sau ca unele măsuri adecvate, precum posibilitatea de a-şi susţine punctul de vedere, să
garanteze apărarea propriului interes legitim;

b) decizia este autorizată de o lege care precizează măsurile ce garantează apărarea


interesului legitim al persoanei vizate.

5.6.6. Dreptul de a se adresa justiţiei

(1) Fără a se aduce atingere posibilităţii de a se adresa cu plângere autorităţii de supraveghere,


persoanele vizate au dreptul de a se adresa justiţiei pentru apărarea oricăror drepturi garantate
de lege, care le-au fost încălcate.

(2) Orice persoană care a suferit un prejudiciu în urma unei prelucrări de date cu caracter
personal, efectuată ilegal, se poate adresa instanţei competente pentru repararea acestuia.

5.7. Comunicarea datelor cu caracter personal

(1) Datele cu caracter personal se pot comunica între ASIROM şi împuterniciţii acestuia sau
între ASIROM sau împuterniciţi ai acestuia şi alte instituţii ori organisme publice sau entităţi de
drept public sau privat în una dintre următoarele situaţii:

a) dacă persoana vizată şi-a dat consimţământul expres şi neechivoc pentru comunicarea
datelor sale;
b) fără consimţământul persoanei vizate în cazurile prevăzute de lege.

(2) Comunicarea datelor cu caracter personal în situaţiile prevăzute la alin. (1) se poate face
dacă este îndeplinită una dintre următoarele condiţii:

a) comunicarea se efectuează pe baza unui contract sau, după caz, a unui document de
cooperare care trebuie să cuprindă cel puţin: numărul de înregistrare a notificării, temeiul legal
al prelucrării şi scopul acesteia, termenul maxim de prelucrare, drepturile şi obligaţiile părţilor,
modalităţile de asigurare a securităţii prelucrărilor şi de respectare a drepturilor persoanei
vizate, precum şi menţiunea că datele pot fi utilizate doar de structura beneficiară şi numai în
scopul pentru care au fost solicitate;

b) comunicarea se efectuează în baza unei solicitări scrise, care trebuie să cuprindă temeiul
legal, scopul prelucrării şi datele solicitate, precum şi, dacă este cazul, numărul atribuit
beneficiarului de Autoritatea naţională de supraveghere.

(3) Comunicarea datelor cu caracter personal se poate face şi on-line, cu respectarea


dispoziţiilor alin. (1) şi (2) şi asigurarea securităţii sistemelor de comunicaţii a datelor cu caracter
personal.

(4) Datele cu caracter personal asupra cărora persoanele vizate au exercitat şi li s-a recunoscut
dreptul de opoziţie nu pot face obiectul prelucrării.

(5) Cererile pentru comunicarea datelor cu caracter personal adresate ASIROM trebuie să
conţină datele de identificare a solicitantului, precum şi motivarea şi scopul cererii, conform
prevederilor legale.

(6) Cererile care nu conţin aceste elementele se restituie pentru completare, iar cele care nu se
încadrează în condiţiile prevăzute de lege se resping, menţionându-se motivele pentru care
comunicarea datelor cu caracter personal nu este posibilă.

(7) Înainte de comunicarea datelor cu caracter personal, ASIROM verifică dacă acestea sunt
exacte şi, dacă este cazul, actualizate.

(8) În situaţia în care se constată că au fost transmise date incorecte sau neactualizate,
ASIROM are obligaţia de a informa destinatarii respectivelor date asupra neconformităţii
acestora, cu menţionarea datelor care au fost modificate.

(9) La comunicarea datelor cu caracter personal ASIROM atenţionează destinatarii asupra


interdicţiei de a prelucra datele pentru alte scopuri decât cele specificate în cererea de
comunicare.

5.8. Măsuri tehnice privind prelucrarea datelor cu caracter personal


Toate documentele care conţin date cu caracter personal se înregistrează şi urmează
regulile de păstrare, procesare, multiplicare, transport, transmitere, distrugere şi arhivare
stabilite prin Legea Arhivelor nationale şi prin proceduri interne.