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5 pasos para hacer un Manual de Procedimientos

¿Alguna vez has intentado llegar a un sitio sin un mapa? o ¿has intentado
preparar un platillo de cocina sin una receta? Sin, sabrás que realizar una
tarea sin las indicaciones necesarias para llevarla a cabo, es una labor
complicada, ello no significa que no vayas a llegar al objetivo, pero resulta más
difícil.

Es decir, podrás llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito
platillo de cocina sin una receta, pero sin duda te tomará más tiempo y
tendrás más intentos fallidos antes de llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de
cocina, un mapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que
son documentos que nos dan indicaciones claras de cómo realizar una
actividad para lograr un objetivo establecido, y tienen la ventaja de que
nos hacen la vida más fácil porque alguien, antes que nosotros, ya llevó a
cabo esas actividades o tareas, y por supuesto que se equivocó, le costó trabajo
y cometió errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos
que siguió y que le ayudaron a conseguir la meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los
que alguien nos dice cuáles son los pasos que se deben seguir en una empresa
para brindar un servicio, o elaborar un producto, nos ayudan a tener claro
quién es el responsable de cada tarea, y como las acciones de todos en la
empresa, se articulan para llevar a cabo las tareas cotidianas.

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que
siempre se realicen las tareas y actividades de la misma manera,
independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de
compartir el conocimiento con las personas que llegan a la empresa y no
saben cómo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que se
les encomienda una nueva responsabilidad.

Imagina que estás preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que
ahora quieres que alguien más lo realice, o que alguien te ayude o mejor aún
que deseas que otras personas puedan hacer el platillo si tú no estás, entonces
te conviene escribir la receta y darla a conocer a las personas involucradas.

Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que
deben compartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos
los miembros del equipo y así puedan trabajar como eso, como un equipo,
en donde todos saben que tarea les toca y como sus tareas se relacionan

1. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo. así como logotipo de la empresa. mensajes. explicar el procedimiento. que es el objetivo. enviar un correo electrónico. Esto es. debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará. asignar responsabilidades. la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo. que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe. como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir. documentos.con las del resto de las personas. ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que participarán en las actividades a describir. etcétera. Para que el manual tenga sentido. habrá entonces que describir las actividades o como se dice correctamente. 1. Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo. los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a través de una serie de formatos. Esto es. comunicados. describir el . en fin. explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a realizarse. pues como hemos indicado. 1. para que a todos les quede claro hacia donde van. elaborar un oficio. 1. Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual de procedimientos. esto es. 1. para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato. así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán. describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción. Entonces. Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento. Ahora bien. documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a cabo. es una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta. Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar. En las empresas. ¿qué elementos debe contener un manual de procedimientos? 1.

la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual. eso quiere decir que todos en la organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual. pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo. De esta manera. De esta manera. utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo. 4 pasos para elaborar un manual de procedimientos Este instrumento administrativo ayuda a establecer una metodología de trabajo. las características de los puestos y alinea los objetivos. . la tarea del manual de procedimiento es también ser una guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad. como se puede ver. es una importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que es propiedad de la empresa. más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos. Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se concluye su redacción. Comienza a crearlo.proceso. el manual de procedimientos. ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa.

Cuando no se cuenta con un procedimiento. Es el instrumento que permite ordenar y alinear los objetivos y la operatividad en las empresas (…) se puede catalogar como un instrumento administrativo que te va a apoyar sobre tu quehacer cotidiano en las diferentes áreas de una empresa”. estos manuales suelen ser grandes instrumentos operativos para el desempeño rutinario de los colaboradores. Especifica desempeño y personalidad Estos documentos pueden ayudar a tener una coordinación adecuada de actividades. tanto en metodología como en objetivos. Delimita la relación entre áreas Es un gran catalizador de capacidades. La mayoría de las empresas altamente exitosas necesitan un manual por área y puesto. Son guías del día a día. así como sus obligaciones y expectativas de cada puesto.¿Qué sucede cuando no existen guías en las organizaciones? La respuesta es: un caos. Detallan las funciones que deben desempeñar cada persona. “Es parte de la disciplina que debe tener cualquier organización que esté organizada. Auxiliares en la rutina De acuerdo con el especialista. las personas suelen actuar a su entendimiento y conveniencia. Suelen delimitar la operatividad y relación profesional con las otras áreas que componen a las empresas. Pueden especificar cómo ayudar. . Los manuales de procedimientos están realizados respecto al ideal para cada puesto de trabajo. al carecer de un documento donde se aterrice o especifique el cómo hacerlo qué. simplemente puedes decir que se haga de una u otra forma. aquí es donde entra el gran papel de los llamados “Manuales de Procedimiento”. pero también suelen especificar lo que el trabajador necesita para sobresalir en el puesto asignado. existen grandes ventajas organizativas que te brinda el contar con manuales de procedimiento en las empresas. cuándo acudir y con quién hacerlo. que les permita orientar a sus trabajadores y líderes. sin embargo. ¿Por qué necesito un manual? De acuerdo con el experto de Adecco. lo que no garantiza que esto sea a beneficio de la empresa. Grandes guías en el ingreso Estos documentos ayudan al auxilio y capacitación de las personas cuando recién ingresan a las organizaciones.

Define el contenido El primer paso no es nada nada sencillo. Paso 4.Paso 1. para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Paso 2. Para ello necesitas: Paso 3. pero valdrá la pena. comenta. de manera lógica. Recopila información Se necesita documentar. También necesitas: “Se necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y el contenido”. cada detalle operativo de las áreas. debes realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se piensa aplicar el manual. También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles. Estructúralo Es hora de comenzar a hacerlo. De acuerdo con la especialista. Para ello debes aclarar quienes serán los responsables en cada área para implementarlo. cuida que su estructura sea limpia y con una redacción legible y lógica para aquél que lo lea. Comunícalo .

 Capacita a tus trabajadores. es bueno que acudas a un experto que te indique los puntos fuertes o débiles del documento. los manuales aplicados por área pueden ayudarte a capacitar a grupos enteros. Una vez que lo hayas realizado. así como guía de implementación puede ser muy efectivo en empresas con un gran número de colaboradores. estos son los pasos a seguir:  Recurre a un experto. Como recomendación. de acuerdo con el portalehowenespanol.  Verifica su disponibilidad. En estos casos. Antes de implementar tu manual considera lo siguiente: También es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado. Realizar un estudio activo del manual. Esto te ayudará no sólo a evaluar su efectividad en la operatividad de tu personal. así como los responsables de su realización y aquellos que lo autorizan. también te ayudará para realizar actualizaciones cuando sea necesario. Antes de implementarlo debes de probar su efectividad y funcionamiento. . Debes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada colaborador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su fácil acceso. También es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona que pueda tener acceso a ella. Debes cuidar que todos tengan acceso a ella. es importante que le informes a tu personal de los cambios y que la actualización se haga en todos los documentos. Si bien es cierto que cada colaborador tiene una función estratégica y específica. el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y fecha de la elaboración.com. el objetivo primordial será difundir su existencia.  Realiza evaluaciones periódicas.

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