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CÓMO CREAR TU

FORECAST DE VENTAS
La guía definitiva para unir expertise y tecnología
La guía definitiva para crear tu forecast de ventas

Índice

Introducción
01. ¿Qué necesitas para hacer un forecast?
02. La estructura lo es todo
03. En el análisis está el diablo
04. Cuenta con tus empleados
05. ¿Qué dificultades puedes encontrar en el camino?
Conclusiones

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La guía definitiva para crear tu forecast de ventas

00. Introducción
¿Sabes lo que es un forecast de ventas?
Para conocer el volumen de ventas que vas a tener
de un producto o servicio en el futuro no hace falta
que una bruja te eche las cartas, basta con jugar bien
tu partida.
Imagina que vendes ropa de esquí. Evidentemente en
invierno venderás más y, en verano, menos. El forecast te
ayudará a hacer previsiones sobre la demanda futura de
productos para aprovechar la rentabilidad en cada periodo
y tomar decisiones. Por ejemplo, en verano podrás hacer
descuentos u ofertas para mantener las ventas.
Con este ebook aprenderás a:
• Diseñar tu forecast de ventas
• Saber quién tiene que participar en el diseño
• Anticipar los problemas que te encontrarás en el camino
• Analizar los datos correctamente

Se acaban de repartir las cartas, cada jugador comienza a pensar cómo


jugar su mejor baza, no vale hacer trampas. El premio es el aumento de
las ventas y el éxito de tu empresa. ¿Estás preparado?
La guía definitiva para crear tu forecast de ventas

01. Qué necesitas para


hacer un forecast

Debes saber con qué cartas cuentas para ganar la partida.


El forecast de ventas es tu as en la manga.
Se puede definir como una estimación y análisis de ventas futuras de un
producto o servicio durante un determinado periodo de tiempo. Por eso
mismo, el forecast es un informe dinámico, que tienes que elaborar y corregir
periódicamente.

Con todo eso en mente, el forecast te permitirá:

• Saber qué va a ocurrir a corto y medio plazo


• Detectar los problemas que puedan aparecer
• Tomar decisiones rápidas y fiables
• Mejorar la atención que prestas a tus clientes
• Desarrollar una política de recursos humanos adecuada
• Evitar que la carga de trabajo sea muy superior (o inferior) a la capacidad de entrega
• Obtener información valiosa para la cadena de suministro
• Aumentar las ventas

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La guía definitiva para crear tu forecast de ventas

Para elaborar un forecast necesitas


3 elementos básicos:

1. Métricas: ¿Qué mido? (algunos ejemplos)


• Unidades vendidas sobre el total producidas
• Entregas pactadas
• Gasto promedio por cliente
• Cumplimiento de objetivos de ventas
• Ventas futuras en base al impacto de una campaña de marketing
• Ventas estacionales
• Nuevos clientes por cada acción de marketing

2. Información: ¿De dónde la obtengo?


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encuestas.

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3. Herramientas: ¿Cuáles utilizo?


La complejidad de los datos y los análisis que debes realizar
para obtener un forecast de ventas fiable para tu empresa
hacen necesario el uso de software específico de gestión.

Por un lado, por el ahorro de tiempo evidente que conlleva unificar


todo el flujo de trabajo en una sola solución y, por otro, porque
evitas posibles errores fruto de trabajar con ficheros exportados e
importados entre distintos programas.

En cualquier caso, un forecast de ventas completo requiere tres


aproximaciones diferentes: análisis en tiempo real, análisis en
profundidad y análisis predictivo.

Análisis en tiempo real


Son reportes u “overviews” que muestran a grandes rasgos el estado de
áreas individuales de tu negocio como Financiero, Comercial o Presupuestos.
La herramienta Report Builder de Sage Business Cloud Gestión y Finanzas te
permite exportar estos análisis de forma sencilla y rápida. Ideal para momentos
en los que:

1. Saltan alarmas y debe comprobarse dónde está el problema.


2. Surgen dudas en momentos puntuales, como reuniones y presentaciones de
compañía.

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Análisis en profundidad
Mismo precepto que los análisis en tiempo real: mostrar
el estado de un área de la empresa pero, en este caso,
al detalle. Especialmente útiles para el análisis interno
de la evolución de áreas concretas de cara a establecer
tendencias.

Sage Intelligence es la herramienta de Sage Business Cloud


Gestión y Finanzas que facilita la obtención de estos “full-
report” o informes en profundidad. De esta forma, tus equipos
no necesitan “perder” el tiempo recopilando y cruzando datos y
pueden dedicar todos sus esfuerzos a analizar el informe y extraer
conclusiones útiles para el forecasting.

Análisis predictivo
Es la guinda en el pastel del forecasting. Un análisis en el que relacionas la
información de todos los departamentos para obtener conclusiones, no de
área, sino de gestión de la compañía. Información sobre qué está afectando
a tus márgenes de beneficio, y la evolución y rentabilidad real de la cartera de
clientes.

Einstein, otra de las herramientas de Sage Business Cloud Gestión y Finanzas


suma a esos análisis:

• Generación automática de los mismos


• Interactividad, para una mayor claridad
• Algoritmos predictivos de la tendencia de la empresa en cada área

En definitiva, la vida de tu empresa depende de las previsiones de ventas que elabores.


Sin la previsión trabajas a ciegas y puedes cometer errores. Aprovecha tu as en la manga
y elabora tu forecast para ganar la partida a tus competidores.
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02. La estructura lo es todo

77%
Antes de apostar, necesitas una buena estrategia para que las
cartas con las que juegas en el mercado den buenos resultados.
Pero eso sí, según la regla K.I.SS (Keep It Simple, Stupid!). El
Para lograr una estructura fácil de usar y que sea útil, tendrás que considerar tres
puntos importantes:
de los gerentes creen que el proceso
de planificación, elaboración de
• Cómo se va a hacer. Elige los KPIs que se van a utilizar, de dónde se van a recoger
presupuestos y forecasting debe
los datos (software interno e informes externos) y cómo se van a plasmar en un
forecast. ser impulsado conjuntamente
• Saber en qué momento se van a recopilar los datos. Es mejor no hacer predicciones a por el negocio y el área de
muy largo plazo para poder volver a medir y corregir. Utiliza predicciones a tres o a seis finanzas, teniendo en cuenta
meses, por ejemplo, teniendo en cuenta la estacionalidad.
los riesgos para el conjunto de
• Quién va a hacer la recopilación. Forma a los responsables de cada área en el forecasting
y que estos a su vez formen a los empleados bajo su mando para utilizar las herramientas y
la empresa.
“Informe Planificación, Elaboración de
gestionar la recogida de datos con los que trabajen habitualmente. Prospectos y resultados, Presupuesto y Forecasting” (KPMG y ACCA).
en ventas; generación de oportunidades, ROI de las campañas y atención al cliente en
marketing; la coordinación de todo lo anterior y puesta en común para su análisis junto con el
flujo de caja y los balances de la compañía en contabilidad.

Ten en cuenta, no obstante, que cada sector y empresa tienen sus particularidades. Habrá datos
adicionales que algunas empresas tendrán que incluir mientras que otras, más pequeñas, podrán
simplificarlo.

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03. En el análisis
está el diablo

Lo más importante es contar las cartas. Tuyas, y de toda la


mesa, calcular las probabilidades, analizar los datos.
Para un forecast correcto, lo primero que debes hacer es crear un dashboard que
establezca y relacione la información que necesitas recopilar. Una vez tengas el
dashboard o cuadro de mandos, ten en cuenta:

• No delegar su elaboración y el análisis en un solo departamento. La previsión


será parcial e inexacta cuando no totalmente subjetiva. Toda la empresa debe
participar en la elaboración y análisis para que los resultados sean consensuados.
• Realizar un análisis en los plazos que hayas fijado (mensual, trimestral, semestral).
Puede haber nuevas circunstancias del mercado (aparición de un nuevo competidor o
producto) que influyan en el forecast y te obliguen a hacer una nueva predicción.
• Analizar datos concretos que tengan utilidad para tu negocio. Por ejemplo, si te dedicas
a dar clases de surf y en invierno ves que tus ventas bajan, estudia en qué porcentaje
bajan y de qué forma puedes suplir esa bajada para mantener tus beneficios: servicios
alternativos, otros mercados, ofertas en verano para aumentar el volumen de ventas.

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04. Cuenta con tus empleados

Al forecasting, como al póker, juegas tanto con tus cartas


como con las del resto de la mesa.
Por eso, antes de implantar este sistema, debes contar con tres momentos en los
que la colaboración de todo tu equipo será esencial (a menos que quieras que tu
compañía vea interrumpida su operativa):

• La definición de la forma de hacer el forecast, para ver posibilidades y detectar


dificultades. No es lo mismo lo que ven los comerciales de ventas que el
departamento de marketing, son puntos de vista complementarios y cada uno
necesitará una información diferente.
• Recogida de feedback tras un primer testeo. Antes de implantar un sistema de
forecasting que involucre a toda la plantilla, escoge un grupo de prueba que te

70%
transmita un feedback mínimo de mejora. Una versión Beta que garantice la posibilidad
del proyecto.
• Comparte los resultados. Analizar los datos cada cierto tiempo con tu equipo permitirá
que se involucren y que aporten soluciones basadas en las predicciones para mejorar las El
ventas y aumentar los beneficios.
de los encuestados opina que
el rendimiento es superior
trabajando en equipo.
Workmonitor sobre el trabajo en equipo” - Ranstad, 2017

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Apóyate en la tecnología para hacer forecasting colaborativo más fácil.

Como ves, el forecasting requiere que toda la empresa participe en el


registro de la información. Por eso, es imprescindible que los responsables
del reporting se apoyen en la tecnología para:

• Distribuir la carga de trabajo entre todos los empleados


• Liberar tiempo de los responsables para dedicarlo al análisis

Sage Business Cloud Gestión y Finanzas ayuda a tu compañía en todo el proceso


de creación de reportings y entrada de datos al contar con múltiples usuarios y
niveles de acceso. De esta forma, los responsables pueden establecer los KPIs que
debe medir cada área y el resto de usuarios solo tienen permisos de escritura.

“Gracias a Sage Business Cloud Gestión


y Finanzas tenemos todo el reporting
consolidado en una única herramienta”
Lucas de Mendoza, Director de Operaciones (COO) de LoanBook
te cuenta cómo modernizó su contabilidad utilizando Sage Business
Cloud Gestión y Finanzas.

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La guía definitiva para crear tu forecast de ventas

05. ¿Qué dificultades puedes El


de los encuestados señalaron que las
encontrar en el camino? métricas que más “vigilan” en sus análisis
son cifras como el beneficio operativo
(EBITDA) y las ventas.
Fuente: Value Quest Survey 2016 ¿Qué factores
Antes de marcarte un “all-in”, asegúrate de que tienes una mano sólida. Aquí no tienen en cuenta los inversores para buscar
nuevas oportunidades? - Centro de Estudios EY
valen los faroles.

El forecasting no es una ciencia exacta y pueden surgir problemas en la confección


que afecten al resultado. Estos son los principales obstáculos que encontrarás y
sus soluciones.

• Los equipos no colaboran. Fomenta la información compartida y en tiempo


real a través de instrumentos como la contabilidad en la nube o el uso de los
diversos canales de comunicación de la empresa.
• Cada persona utiliza un modelo diferente de forecast. En el momento de la
planificación deberás haber establecido las reglas para que esto no suceda y se
utilicen las mismas bases.
• El producto o servicio es nuevo y no hay datos históricos. En este caso se
tendrán que analizar otros datos como: la competencia y la situación y evolución
del mercado y del sector.
• Hay diferencias muy grandes en las predicciones de cada área. Verifica las
fuentes de donde se recogen los datos, deben ser fiables y heterogéneas.
• Nadie hace un seguimiento del forecast. Hacer el forecast y no comprobar si las
predicciones son correctas te impedirá hacer rectificaciones.

Es esencial que preveas los posibles inconvenientes que puedan surgir para evitarlos desde la fase de
planificación. Ahorrarás tiempo, dinero y podrás atraer y retener a tus inversores y clientes.

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Conclusiones

Con independencia del tamaño de tu negocio vas a necesitar hacer


una predicción de ventas para saber qué stock necesitas en cada
momento y evitar las roturas de stock o los excesos.
La previsión de los problemas que puedan surgir en la elaboración del
forecast es esencial desde el momento en que se elaboran las líneas de
actuación que se van a seguir.
Planifica, elabora el forecast, analiza los datos y vuelve a repetir todo el
proceso en el plazo que te hayas marcado. Recuerda que el forecast es
dinámico y periódico.

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Consejos para mantener una empresa saludable
1/3 de los trabajadores de la Unión
Europea trabaja sometido a plazos

01. ¿Qué tal va de salud tu ajustados y ritmo elevado.

empresa?
Fuente: "Sexta Encuesta Europea sobre las Condiciones
de Trabajo" (Fundación Europea para la Mejora de las
Condiciones de Vida y de Trabajo, 2015).

¿LISTO PARA PONERLO EN PRÁCTICA?


Dicen que las tres cosas más importantes en la vida son el amor, la salud y el dinero. Tu
empresa te da dinero y tú le das amor pero, ¿te has parado a pensar en su salud?
Ahora con Sage Business Cloud
La Organización Mundial de la Salud (OMS) define la empresa saludable como: un lugar
Gestión y Finanzas será mucho más fácil.
en el que los trabajadores y directivos colaboran en la aplicación de un proceso de mejora
continua para proteger la salud, la seguridad y el bienestar de todos los trabajadores, y la
sostenibilidad del lugar de trabajo.
Compruébalo en:
El modelo de gestión de una empresa saludable se basa en 4 pilares fundamentales:
- Planificación. Se deben establecer objetivos para lograr resultados que cumplan
con la política de la empresa saludable.
- Acción. Se realizarán las acciones necesarias para lograr los objetivos planteados.
- www.sage.com/es-es/productos/gestion-y-finanzas/
Verificación. ¿Las acciones que hemos ejecutado producen resultados? ¿Los
estamos midiendo?
- Actuación continua. Las acciones se llevarán a cabo de forma continua para
mejorar la gestión de la empresa saludable.
La idea fundamental es generar un ambiente laboral que cree un ciclo de bienestar que
beneficie a todos y se repita una y otra vez. Te beneficiará a ti como empresario, porque
logras resultados positivos con tu empresa y beneficiará a tus empleados porque verán
que forman parte de los resultados que se logran y, además, verán que esos beneficios
reinvierten en mejorar su situación personal y profesional.

©2017, The Sage Group plc y sus licenciantes. Todos los derechos reservados.
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