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MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO-SST Y MEDIO AMBIENTE PARA

CONTRATISTAS

Bogotá D.C., Agosto 2017


MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO SST Y MEDIO AMBIENTE PARA
CONTRATISTAS

Proceso asociado: Talento Humano Código: M-TH-02 Versión 02

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN --------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1. OBJETIVO ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------- 3
4. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES: ----------------------------------------------------- 5
5. INDUCCIÓN A CONTRATISTAS EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y
MEDIO AMBIENTE. ------------------------------------------------------------------------------------------ 7
6. IDENTIFICACIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN
INSTITUCIONAL ---------------------------------------------------------------------------------------------- 7
7. VACUNAS----------------------------------------------------------------------------------------------- 8
8. INGRESO A ÁREAS CON PELIGROS DE SEGURIDAD PÚBLICA ---------------------------------- 8
9. PAGOS DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
INTEGRAL Y PARAFISCALES ------------------------------------------------------------------------------- 8
10. REPORTE DE ACCIDENTES E INCIDENTES ------------------------------------------------------ 9
11. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SST Y MEDIO AMBIENTE. ------------------- 9
12. GESTIÓN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS --------------------------------------------------- 10
13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOS CONTRATISTAS (cuando aplique). ------------ 10
14. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL SG-SST ----------------------------------------------- 10
15. COMUNICACIÓN RELACIONADA CON EL MANUAL --------------------------------------------- 10
16. ACEPTACIÓN DEL MANUAL ----------------------------------------------------------------------- 10
17. MARCO LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------- 11
18. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------- 11
19. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO --------------------------------------------------------------- 11

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TRABAJO SST Y MEDIO AMBIENTE PARA
CONTRATISTAS

Proceso asociado: Talento Humano Código: M-TH-02 Versión 02

INTRODUCCIÓN

Considerando que el Artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015 tiene por objeto “definir las directrices de
obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG
– SST, que deben ser aplicadas por todos los empleados públicos y privados, los contratantes de personal
bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del
sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores
dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión”.

Por lo anterior para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE) sus


contratistas, subcontratistas y proveedores son partes interesadas dentro del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, en el presente manual se establecen los parámetros
que todos los contratistas deben cumplir, con la finalidad de reducir y controlar los peligros existentes dentro
de los ambientes de trabajo; así como reducir, mitigar y controlar los impactos generados al entorno y a la
comunidad circundante en las áreas de influencia directa e indirecta asegurando la calidad de las
actividades que se desarrollan en la Entidad,

1. OBJETIVO

Establecer las especificaciones en Seguridad y Salud en el Trabajo y ambientales mínimas que deben ser
observadas por parte de los contratistas y subcontratistas del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República DAPRE, durante la vigencia del contrato. C

2. ALCANCE

Este Manual aplica a todos los contratistas y subcontratistas, así como a cualquier persona natural o jurídica
que en virtud de un vínculo contractual con el DAPRE, realice su actividad dentro o fuera de las
instalaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
ANCE

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o
psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

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Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el
empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical
aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en
cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la
empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren
en misión. (Ley 1562 de 2012 Art. 3°).

Enfermedad laboral. Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de


riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.
El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como
laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se
demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será reconocida como
enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. (Ley 1562 de 2012 Art. 4°).

Contratista: Persona natural o jurídica contratada por el DAPRE para realizar una actividad puntual, ya
sea por prestación de servicios, contratos de obra, suministro de elementos, insumos o servicios, al interior
de las instalaciones de la Entidad o en representación de la misma.

Subcontratista: persona natural o jurídica contratada por un contratista del DAPRE o por empresas que
están prestando un servicio al DAPRE dentro de las instalaciones de la Entidad.

Gestión Ambiental: Es el conjunto de actuaciones y disposiciones encaminadas a lograr el mantenimiento


de un capital ambiental suficiente para que la calidad de vida de las personas y el capital natural sean los
más elevados posibles. Se traduce en actividades, medios, técnicas e investigaciones que permiten
conservar los elementos de los ecosistemas y sus relaciones. (Ortega y Rodriguez, 1994, Pag 24).

Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la
severidad del daño que puede ser causada por estos. (Artículo 2.2.4.6.2, numeral 34, Decreto 1072 de
2015)

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4. EVALUACIONES MÉDICAS OCUPACIONALES:

En virtud de lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 2° de la Ley 1562 de 2012, la Entidad deberá
establecer las medidas para que los contratistas sean incluidos en su Sistema de Vigilancia Epidemiológica,
para lo cual podrán tener en cuenta los términos de duración de los respectivos contratos.

Evaluación Médica Pre ocupacional:


Todo contratista, previo a la suscripción de un contrato de prestación de servicios con el DAPRE, deberá
practicarse un examen pre ocupacional y allegar el certificado al Área de Contratos. El costo de los
exámenes pre ocupacionales será asumido por el contratista. (Decreto 1072 de 2015).

El Examen Pre-Ocupacional tendrá una vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los
contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al
cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su condición de contratista por un periodo
superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen. (Decreto 1072 de 2015)

Nota: EL Área de contratos enviara escaneado el concepto medico al correo


seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co, con el fin de incluirlos en los diferentes programas de
vigilancia epidemiológica según sea el caso.

Evaluación Médica Periódica:


Deben ser realizadas de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia de exposición a cada factor de riesgo,
así como el estado de salud del trabajador. Los criterios, métodos, procedimientos de las evaluaciones
médicas y la correspondiente interpretación de resultados, deberán estar previamente definidos y
técnicamente justificados en los sistemas de vigilancia epidemiológica, programas de salud ocupacional o
sistema de gestión, según sea el caso. (Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007).

De acuerdo con las obligaciones del contratista, las evaluaciones médicas pre ocupacionales pueden ser
las siguientes:

Personal contratista que realiza actividades en oficina, deberán realizarse los siguientes exámenes:

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría

Personal contratista que realiza actividades en campo y/o que realicen desplazamientos fuera de Bogotá
deberán realizarse los siguientes exámenes:

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría
 Audiometría

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Nota: Estos exámenes aplican para el personal que deberá realizar con frecuencia viajes fuera de Bogotá,
o por su tipo de actividad deberán comisionar permanentemente.

Personal que desarrolla su actividad en (Sala de Radios) deberá realizarse:

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría
 Audiometría

Los conductores deberán realizarse:

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría
 Audiometría
 Exámenes de laboratorio (Glicemia, hemograma y perfil lipídico)
 Evaluación psicosensométrica

Personal que realiza manipulación de alimentos (salones de estado, personal de cafeterías):

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría
 KOH de uñas
 Frotis de garganta
 Coprológico
 Certificación de manipulación de alimentos vigente

Personal que realiza trabajo en alturas

 Evaluación médica pre-ocupacional con énfasis osteomuscular


 Examen de optometría
 Audiometría
 Exámenes de laboratorio (Glicemia pre, hemograma y perfil lipídico)
 Test de alturas (Prueba psicológica para trabajo en alturas ( test de fobias)
 Electrocardiograma

Cabe anotar que la persona que realiza actividades de trabajo seguro en alturas deberá contar con la
certificación de competencia, para llevar a cabo el trabajo seguro en alturas, vigente, la cual deberá ser
aportada previo al inicio de la ejecución del contrato.

Estos exámenes pueden ser realizados en cualquier centro médico debidamente acreditado por la
Secretaría Distrital de Salud, y cumplir con las normas en Seguridad y Salud en el Trabajo-SST.

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Para la realización de los exámenes, los contratistas deben tener en cuenta el tipo de actividad para el cual
serán contratados por el DAPRE.

5. INDUCCIÓN A CONTRATISTAS EN EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


Y MEDIO AMBIENTE.

Todo contratista que sea contratado por el DAPRE deberá recibir una inducción en el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente dentro de los 3 días hábiles al inicio de sus labores
por parte del Área de Talento Humano, (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.11 Parágrafo 2), en donde
se incluyan como mínimo los siguientes aspectos:

 Generalidades del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente.


 Política y Objetivos del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y MA.
 Manejo de Emergencias SST y Ambientales.
 Reporte de accidentes e incidentes.
 Riesgos a los que está expuesto.
 Socialización tarjeta FACI, Formato de Actos y Condiciones Inseguras
 Impactos ambientales que pueden ser generados en el desarrollo de sus funciones.
 Cuando sea aplicable según el tipo de contrato: Hojas de seguridad de sustancias.
 Identificación de Elementos de Protección Personal.
 Política de no Alcohol, Drogas y Tabaquismo.
 Seguridad pública, en caso de que el contratista tenga funciones fuera de Bogotá.

Para lo cual se podrá entregar un material de lectura y un cuestionario, el cual debe ser respondido por los
contratistas y entregado a la coordinación del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Nota: El contratista deberá entregar al supervisor del contrato copia del listado de asistencia como
evidencia que se realizó la actividad.

6. IDENTIFICACIÓN Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIÓN


INSTITUCIONAL

De acuerdo con los riesgos identificados en la matriz de identificación de peligros y riesgos o con los
requisitos propios de la actividad a ejecutar, se deben establecer los elementos de protección personal -
EPP necesarios para que el contratista desempeñe su labor.

En todo caso y cuando sea requerido, el contratista deberá utilizar los elementos de protección personal
establecidos conforme a la actividad para la cual fue contratado.

Suministrar al personal a su cargo los elementos de protección personal para el buen desarrollo de las
diferentes actividades
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Lo anterior en cumplimiento del Artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 “Obligaciones de los
empleadores. 6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar
las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de
controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones”

7. VACUNAS

Cuando el contratista requiera ingresar a zonas donde pueda estar expuesto a vectores causantes de fiebre
amarilla, antes de su desplazamiento, deberá aportar al supervisor del contrato el certificado de vacunas
contra esta enfermedad.

Cuando en desarrollo de su objeto contractual requiera utilizar equipos que puedan causarle cortaduras
debe aportar certificado de vacunas contra el tétano.

El contratante podrá exigir copia de los carnés o certificados de vacunación previa al desarrollo de la
actividad contratada

Lo anterior en cumplimiento del Artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 “Obligaciones de los
empleadores. 6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar
las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de
controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones

8. INGRESO A ÁREAS CON PELIGROS DE SEGURIDAD PÚBLICA

Cuando se dé la orden por parte del contratante de no ingresar a sitios con peligro de orden público por
violencia, manifestaciones, enfrentamientos de la fuerza pública con grupos al margen de la ley, es
obligación el no ingreso a esta zona bajo ninguna circunstancia.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica (DAPRE), en coordinación con las


autoridades de las zonas afectadas, indicará al contratista el momento en el cual las circunstancias de
alteración del orden público han cambiado y permiten el desarrollo de la actividad contratada.

9. PAGOS DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE SEGURIDAD


SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES

Todo contratista jurídico o que tenga personal a cargo, que suscriba o vaya a suscribir un contrato debe
presentar los comprobantes de pagos a Salud, Pensión y ARL (Administradora de Riesgos Laborales), al
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inicio del contrato y al momento de presentar la cuenta de cobro o documento equivalente, los contratistas
como persona natural deberán, presentar los pagos a seguridad social incluida la ARL al radicar la cuenta
de cobro.

10. REPORTE DE ACCIDENTES E INCIDENTES

En el evento que un contratista sufra un accidente en el desarrollo de sus actividades, deberá comunicarlo
dentro de las 48 horas siguientes a su ocurrencia al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cuando se
trate de personal a cargo de una persona jurídica contratada por el DAPRE, esta deberá reportar el
accidente a la persona encargada de la Seguridad y Salud en el Trabajo de su empresa, quien deberá
realizar su correspondiente informe a la ARL en los términos establecidos en la Ley 1562 de 2012 y de
igual manera deberá reportarlo al DAPRE. Esta comunicación debe hacerse por medio de correo
electrónico a (seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co) o directamente a la persona asignada al
sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Así mismo, se deberá entregar al final del contrato el informe de accidentalidad durante el periodo de la
ejecución del contrato emitido por la ARL en la cual se encuentre afiliada la empresa contratista al
supervisor del contrato quien a su vez lo enviara al Grupo de SST del DAPRE.

En caso de que se identifiquen condiciones inseguras, actos inseguros o incidentes ambientales tales
como: Identificación de fugas, derrames, goteos y demás incidentes que afecten de forma negativa el medio
ambiente, así como cualquier solicitud, necesidad o petición en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
y Medio ambiente se debe reportar mediante la Tarjeta FACI (F-TH-64 Formato de Reporte de Actos y
Condiciones Inseguras).

11. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SST Y MEDIO AMBIENTE.

Todo contratista que suministre personal para la ejecución del contrato debe cumplir en su totalidad los
requisitos legales en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente de conformidad con el Decreto 1072
de 2015 para trabajadores independientes. Por consiguiente las consecuencias derivadas de la
inobservancia de esta directriz serán asumidas directamente por el Contratista.

En este sentido, y para facilitar el control de los peligros y aspectos ambientales generados durante la
ejecución de contratos y/o convenios entre personas jurídica y el DAPRE, cuando aplique, será necesario
la identificación de los peligros y riesgos, y demás aspectos e impactos ambientales, así como también la
determinación de los controles para su mitigación.

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12. GESTIÓN AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS

Con el propósito de garantizar la mitigación y control de los aspectos e impactos ambientales que puedan
generarse en el desarrollo de las actividades contractuales y posteriores a este, los contratistas del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, deberán acogerse al Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

En este sentido, es responsabilidad del DAPRE realizar seguimiento y monitoreo al cumplimiento de las
obligaciones establecidas en el presente documento.

13. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LOS CONTRATISTAS (cuando aplique).

Toda empresa contratista, en aplicación de las disposiciones legales, debe demostrar el seguimiento y
medición periódica de la efectividad de las medidas de control de riesgos e impactos de su actividad, de
acuerdo con la identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y control de riesgos e impactos.

14. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO AL SG-SST

En caso que un contratista incumpla las disposiciones frente a la implementación del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el trabajo se verá abocado a lo descrito en el Decreto 472 de 2015.

15. COMUNICACIÓN RELACIONADA CON EL MANUAL

Toda contradicción o solicitud relacionada con los términos y directrices establecidas en este manual deben
ser manifestadas por escrito al Área de Talento Humano, o al responsable del Sistema de Gestión de SST,
para su posterior revisión, aprobación o no aceptación.

16. ACEPTACIÓN DEL MANUAL

El presente manual forma parte integral de los contratos de prestación de servicios suscritos por el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE)

De igual forma, cuando el contratista suscribe el contrato acepta cumplir con las disposiciones establecidas
en el presente manual.

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17. MARCO LEGAL

Decreto 1072 del 26 de Mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo.

18. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo


de documentos asociados cuando se consulta el documento.

19. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Talento Humano

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