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[2017]

Informe Situacional de la Oficina


de Sistemas, Información y
Procesos

Caja de Beneficios y Seguridad Social


del Pescador
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INDICE

I. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 3
II. SITUACIÓN ACTUAL DE LA OFICINA....................................................................................... 3
a. Localización y Dependencia ...................................................................................................... 3
b. Recursos Humanos .................................................................................................................. 4
c. Infraestructura de Red y Comunicaciones................................................................................... 4
d. Sobre el Servicio de Internet ..................................................................................................... 5
e. Desarrollo de Sistemas. ........................................................................................................... 5
III. TRABAJOS EN PROCESO ....................................................................................................... 6
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................... 8

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I. INTRODUCCIÓN
El informe situacional de esta oficina, presenta el resultado de desempeño a diciembre 2016, en
el marco del cumplimiento de sus funciones y del apoyo al actual proceso de liquidación en el
cual está inmerso la institución.

Se resalta que por limitaciones presupuestales y recursos humanos, no se ha estado siguiendo


un plan específico, ni se cuenta con controles de calidad para medir sus procesos y
operaciones, lo cual pone en riesgo el normal desarrollo de las actividades de la institución e
impiden alcanzar un óptimo aprovechamiento de las posibilidades de lo que significa tener una
sólida plataforma de tecnología de información.

II. SITUACIÓN ACTUAL DE LA OFICINA


La situación de la Oficina de Sistemas se refleja en el normal desempeño de las actividades de
la institución y en el nivel que ésta ha alcanzado sus metas. Una oficina de sistemas eficiente es
capaz de dar a la institución herramientas necesarias para agilizar sus procesos, tomar
decisiones estratégicas con un alto grado de poder predecir la incidencia que estas tendrán en
los resultados requeridos, por el contrario sin el respaldo de una sólida plataforma tecnológica la
institución se verá agobiada por la sobrecarga de trabajo, la falta de información precisa de sus
operaciones, un deficiente nivel en la calidad de sus comunicaciones, problemas que le
dificultarán alcanzar un buen grado de confiabilidad tanto a nivel interno como ante su entorno.

Esta oficina cuenta con problemas de recursos humanos y tecnológicos. También es de destacar
la falta de estándares de calidad en el manejo de la información que apunta a correr riesgos de
integridad y de seguridad en un capital tan crítico como es la información que manejamos.

La Intranet institucional podría ser un punto de convergencia, donde cada área operativa de a
conocer sus logros y avances, así como la institución informe temas de interés a los usuarios
internos o trabajadores, y sirva como base para la automatización de procesos sencillos o
rutinarios, como publicar informes, circulares, memos de carácter general y específicos.

A continuación se revisará de manera más detallada las observaciones realizadas.

a. Localización y Dependencia
La Oficina de Sistemas, Información y Procesos orgánicamente está considerada como
una dependencia de la Oficina del Apoderado Administrativo, como órgano de apoyo
encargado de conducir los procesos técnicos de planificación y cooperación técnica e
informática.

La Oficina de Sistemas, coordina directamente con todas las demás áreas


institucionales para la solución de los problemas informáticos, así como los
requerimientos de sistemas para las operaciones propias de sus áreas. Esta
comunicación es mediante correo electrónico o documentación regular lo cual presenta
limitaciones en cuanto a la formalidad de la documentación, al seguimiento que se le
puede hacer durante o al final de la atención, así como para medir el nivel del servicio
brindado.

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b. Recursos Humanos
El personal de la Oficina de Sistemas lo componen las siguientes personas:

Nombres y Apellidos Cargo


Marcelo León Anfossi Jefe de Sistemas (e), Oficial de Seguridad y
Administrador de Red, Soporte Técnico
Cesar Rodriguez Cruz Analista Programador
Jorge Zegarra Cortez Analista Programador

El personal está capacitado para el cumplimiento de sus funciones, pero por la sobre
carga de trabajo, no se puede dedicar a labores de revisión, optimización y
planificación de los sistemas existentes o la creación de nuevos sistemas con
tecnología moderna que resuelvan los problemas existentes y mejoren el rendimiento
de las áreas institucionales.

El personal se dedica a dar soporte a los programas existentes, en medida de lo


posible a idear soluciones a los problemas planteados por las áreas usuarias,
pero esto sin seguir un planteamiento sistemático y ordenado, al final el analista y el
usuario son los únicos que saben la solución al problema, por lo que si el personal del
área es cambiado, los nuevos usuarios o dejan de usar el sistema o solicitan
nuevas modificaciones al sistema lo cual puede tornarse inmanejable.

Actualmente, el personal dedica aproximadamente el 90% de su tiempo a las labores


propias de la liquidación, como es el cálculo de las acreencias pensionarias y de
beneficios económicos, para lo cual coordina directamente con las áreas institucionales
(DBP y OAL) que requieren de las soluciones tecnológicas orientadas para el
cumplimiento de las labores encomendadas.

c. Infraestructura de Red y Comunicaciones


La estructura de red de la institución se compone de los siguientes elementos:

 Servidor de Dominio
 Servidor de Correo
 Servidor de Base de Datos
 Servidor de Aplicaciones 1 (virtualizado)1
 Servidor de Aplicaciones 2
 Servidor Web
 Servidor de Intranet
 Servidor de Seguridad

Cinco de estos servidores son IBM de la gama xSeries 235 (03), xSeries 236 (01) y
x3500 (01). También se han configurado 03 PC que hacen la función de servidores para
los servicios de Seguridad, Intranet y Web, con el riesgo que implica poner equipos que
no son apropiados en funciones demasiados exigentes. Cabe precisar que no se cuenta
con un servidor de contingencia ni con un sistema apropiado de respaldo, situaciones
que ponen en peligro el normal desarrollo de las actividades de la Institución.
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Según lo informado en la Reunión de Comité de Gestión de fecha 28.09.2015 e Informe Nº003-2015-
OI-CBSSP-LIQ del 19.10.2015

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Continua pendiente la compra de la unidad de tape backup (Storage Center) para poder
retomar las copias diarias de información en cinta, en razón a un problema que data de
fecha 06.05.2009 y desde ese entonces como medida de contingencia el backup se
viene realizando en forma restringida y hacia discos duros externos de acuerdo a lo
informado según en el Informe Nº008-2009-01-CBSSP.

Cabe señalar, que en la actualidad contamos con aproximadamente 55 usuarios a nivel


local y aproximadamente 27 usuarios a nivel nacional (con acceso a correo electrónico
e intranet). Se debe de tener en cuenta que adicionalmente nuestra página web es
visitaba frecuentemente por personas interesadas en verificar las novedades del
proceso liquidación de la institución, y todas estas concurrencias impactan en el tiempo
de respuesta y actividad de nuestros servidores.

d. Sobre el Servicio de Internet


El proveedor del servicio de Internet (ISP) es la empresa Americatel del Perú con un
ancho de banda de 2 Mb. Los jefes de oficina, el personal de las CAL, y personal
debidamente autorizado, cuentan con acceso a correo electrónico vía Web. Asimismo,
para el acceso de los usuarios al Servicio de Internet existen dos grupos: Sin
restricciones (acceso a todas las páginas) y Con restricciones (acceso sólo a página
peruanas), en el primer grupo es de uso exclusivo de los Jefes, Directivos y
personal autorizado por los mismos.

La página Web Institucional (www.cbssp.com) y la intranet (intranet.cbssp.com) se


encuentran desarrolladas en PHP, tecnología de código libre sin costo de licencia. La
página Web Institucional, ha sido rediseñada en su totalidad y su contenido está
orientado a las labores propias de la liquidación. Se ha convertido en un importante
medio de convergencia entre los interesados en saber sobre el proceso de liquidación y
la institución como medio principal para proveer información relevante. Se proyecta que
en el mediano plazo su importancia se incremente.

Por otro lado, la Intranet Institucional, es de uso de todas las áreas institucionales, pues
se han implementado aplicaciones de interés común (Sistema Web de OAL); así como
las Papeletas de Permisos Virtuales. Lamentablemente, por falta de recursos (humanos
y tecnológicos) este es un servicio que no se ha podido explotar en su total magnitud.
Se proyecta que a mediano plazo será un mecanismo que le permita a la institución
brindar servicios que impliquen una mejora y ahorro recursos en los servicios que ahora
se brindan.

Es importante precisar que esta oficina a pesar de brindar servicios a las


sedes de provincias (CAL's) no tiene presencia física desde hace varios años,
brindando solo el soporte a través de la línea telefónica y/o por internet (acceso
remoto vía TeamViewer).

e. Desarrollo de Sistemas.
Esta área no ha tenido mayor apoyo y solo cuenta con dos recursos humanos que
realizan las labores de análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación de
soluciones tecnológicas enmarcadas en el actual proceso de liquidación institucional.

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El personal de desarrollo, actualmente viene realizando labores enmarcadas al cálculo
de las acreencias administrativas y legales para los fondos de pensiones y cese, para lo
cual se coordina las necesidades tecnológicas solicitadas con las oficinas de DBP y
OAL.

Aún falta diseñar los módulos de acreencias para los fondos de gratificaciones y cese,
que según lo determinado por las oficinas de la OAL y la DBP, serán netamente de
reconcomiendo por sentencia judicial.

Como es sabido en la actualidad la institución no cuenta con un flujo de documentación


automatizada, pública, normalizada. En una institución moderna los procesos rutinarios
y sencillos son totalmente automatizados para que los esfuerzos de ésta se enfoquen
en mejorar y optimizar sus procesos críticos. Lamentablemente, como se ha
mencionado por falta de recursos no nos es posible desarrollar soluciones tecnológicas
que contribuyan al mejoramiento del flujo y control documental.

III. TRABAJOS EN PROCESO

A continuación se mencionan los trabajos que actualmente están en proceso de atención y de


acuerdo a lo solicitado se proyectan sus actividades para el primer semestre del presente año.
Esto no significa la culminación de los mismos, pues al ser una oficina de soporte tecnológico,
las soluciones que proyectemos están basadas en las requerimientos que las demás oficinas de
la institución que tengan a bien a realizarnos, las mismas que deberían de estar enmarcadas en
sus respectivos planes de trabajo, por lo cual para realizar una proyección más real de nuestras
actividades se hace necesario que se compartan y compatibilicen los planes operativos del
presente año de todas las oficinas que requieran el desarrollo y/o mantenimiento de soluciones
tecnológicas.

Mes de ejecución
Proyecto
ENE FEB MAR ABR MAY JUN
1 SIA Cese (administrativo)

Levantamiento de Inconsistencias
Actividades

Reportes

Cuenta Corriente Alimentistas

Actualización de Saldos (migración)

2 SIA Cese (legal)

6
Actividades Interfaces

CDJs

Devengados

3 SIA Pensiones (administrativo)

Completar BU
Actividades

Reportes

Cuenta Corriente Alimentistas

Actualización de Saldos (migración)

4 SIA Pensiones (legal)

Interfaces
Actividades

CDJs

Devengados

Nota:
Se debe considerar que en los meses de enero y febrero, operativamente solo trabajan 02 personas en la Oficina de Sistemas,
en tanto Cesar Rodriguez y Jorge Zegarra hacen uso de sus respectivas vacaciones de forma intercalada.

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IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 Es necesario dar la importancia debida al manejo de la tecnología en la información en


la institución. Solo con el apoyo de la Administración, se logrará interiorizar la cultura
organizacional necesaria que impulse el cumplimiento de los objetivos institucionales.
 Se hace necesario tomar medidas correctivas y preventivas para salvaguardar la
información, la cual se encuentra en parmente riesgo de pérdida sino se toman las acciones
ya sugeridas.
 Se debe apoyar estratégicamente la construcción de una plataforma integrada de
información que apoye a todas las áreas al cumplimiento de sus metas.
 Se debe dar impulso a la atención de las necesidades de recursos humanos y
tecnológicos de esta oficina, pues de lo contrario nuestra capacidad de atención se ve
restringida.
 Se recomienda que se dé impulso para que los usuarios incrementen su nivel de
conocimientos informáticos.
 Se hace necesario que las oficinas de la institución sinceren sus planes operativos y los
mismos sean compatibilizados con los objetivos de la liquidación.