Documento DF 1 2/0412 015

Service Timely Pág. 1 de 4

Service Timely BG

Documento DP: Definición del Proyecto

Versión LO

Presentado por: Jorge Andrés Balza Granados

Historia de Revisiones

Fecha Versión DescripciónIcambi o Autor

1 0/04/201 5 10 Reconocimiento de la Organización y Jorge A. Balza, Granados
Proceso de Software

ServiceNet
Mamo de Referencia de Desarrollo de Software
 Documento D P 12104/201
Service Timely Pág. 2 de 4

Objetivo
El propósito de este documento es definir el plan de intervención {QUÉ hacer), conducente
a la mejora del proceso software. Corno la solución que se va a implementar contribuye a la
organización en sus procesos

Aspectos a documentar
1. Ubicación contextual del proyecto.

El proyecto será utilizado en la empresa Service Timely BG, en las áreas de Gerencia,
Coordinación Comercial y Asesorías.
2. Problema u Oportunidad.

La situación actual que se presenta es la demora en la prestación de servicios y venta de

productos al cliente ya que el cliente después de haber cancelado su pedido, lo viene
recibiendo en unas 72 horas como mínimo. ya que el cliente debe cancelarle el dinero al
asesor, y este a su vez debe reportárselo al coordinador comercial, aquí se pierde mucho
tiempo. La solución se plantea con el software ya que el mismo cliente puede cancelar
directamente al banco y este a su vez coloca el volante de consignación previamente
escaseado al software. Evitando contra tiempos.
3. Visión del proyecto.

Alcanzar una mayor eficacia y oportuna prestación del servicio al cliente

4. Objetivos específicos del proyecto.

Realizar un software capaz de administrar información en las diferentes áreas de la

empresa en tiempo real, permitiendo así una toma de decisiones o prestación oportuna del
servicio al cliente.
5. Criterios de éxito

Velocidad en tiempo de respuesta o prestación del servicio al cliente en un periodo no

mayor a 24 horas. Y este sistema brinda seguridad ya que el asesor no va a manejar
dineros del cliente evitando de esta manera robos ylo atracos.

6. Viabilidad de la solución

Viabilidad del Negocio

Empresa en General
Los costes esperados para la solución esperada esta entre $1.000.000 y $1.250.000,
los beneficios esperado es que se evitaría robos o atracos a los asesores y seria más
eficaz al momento de cumplir con el cliente. La razón del beneficio principal es que se
ahorraría tiempo y dinero. Se espera que la inversión sea recuperada en un periodo de
14 meses después de puesto en marcha el proyecto.
La comparación con otras soluciones alternativas, es que esta solución propuesta es
más eficaz por tratarse de una plataforma virtual en tiempo real. El impacto que
beneficia a la empresa, es que este sistema también se basaría en Marketing por la
Web, ahorrando mucho más dinero en la búsqueda del cliente y de la elaboración de
catálogos. En la empresa no se requiere hacer ningún cambio de personal, solamente
se necesitaría capacitarlos.
SeniiceNet

Marco de Referencia de Desarrollo de Software

 Documento DP 12/04/2015
Service Tirnely Pág. 3 ele

Viabilidad Técnica
Características del Software

Se trata de un software amigable ya que la ejecución de las actividades, no son tan

complejas. El Nivel de complejidad es relativamente bajo.

Este proceso de desarrollo del software no tiene ninguna restricción temporal, los
aspectos involucrados que se relacionan con la calidad, es la normatividad vigente de
la 150. La forma de medir el éxito de este proceso es muy claro ya que se verá
reflejado en el tiempo de respuesta y satisfacción del cliente.

El software utilizará una interfaz amigable y entendible y la interacción con otros

sistemas de información es muy optima ya que el software se basa principalmente en
plataforma virtual, realmente no existen otros riesgos tecnológicos a los anteriormente
relacionados en documentos anteriores.

Los aspectos relacionados con el tipo de herramientas disponibles son las s iguientes:

Los costes implícitos para el funcionamiento del proyecto son realmente mínimos ya
que no es necesario cambiar los equipos utilizados por la empresa, el tiempo de vida
útil que se espera es de un minimo de 10 años.

El Software será tan flexible que permitirá futuras 'modificaciones en cuanto a las
características y actualizaciones tecnológicas, y de esta manera poder garantizar la
estabilidad del sistema.

Viabilidad del proyecto

Efectos del proyecto en la organización

Todo el recurso humano involucrado en el proceso del proyecto están interesados y

entusiasmados para su desarrollo y dispuesto a colaborar en etapas futuras. Se cuenta
con todos los recursos disponibles.

El personal cuenta con los conocimientos y habilidades requeridos para el desarrollo

del proyecto, expuesto en la matriz de conocimiento del anterior documento Modelo del
Proceso Software {Documento MP).

Tanto las expectativas como los resultados del proyecto son realistas, se cuenta con
muy buena comunicación interna y externa en la organización del proyecto.

Los únicos riesgos probables que existen son los mencionados en el anterior
documento (Documento MP) expresado en el Análisis DO FA del proceso de so ftware.

SeRficeNet
Marco de Referencia de Desarrollo de Software
 Documento DF 12104/2015
Service Timely Pág. 4 de 4

Acciones propuestas

La valoración recomendada es sacándole el mejor provecho a esta herramienta

tecnológica y darle un correcto uso.

La solución recomendada para esta situación es de acortar el 'tiempo de respuesta a los

clientes de la empresa.

Los beneficios y resultados esperados es la rapidez y eficacia del manejo de la

información sin importar las distancias geográficas de las dependencias o áreas de la
empresa, para de esta manera contar siempre con la información en -tiempo real.

Las acciones que se deben llevar acabo para realizar este proyecto es la recolección y
análisis de la información obtenida por la empresa Service Timely BG, para de esta
manera poder desarrollarlo.
Si las circunstancias dentro y fuera de la organización cambiaran, la condición prudente a
reconsiderar es realizar una nueva recolección de información y un nuevo análisis.

7. Reporte de tiempos

Estimación de esfuerzo:
Fecha Actividades
Tiempo Tiempo
Nombre/Rol Horario
Asesores Empresa
Ubicación
Contextual del
Proyecto,
Problema u
Oportunidad,
10/04/2015 Visión del Jorge Ealza'Tecnólogo 4:DDPM — 6:20PM 2 h 20 min 2h 20 rnin
Proyecto,
Objetivos
específicos,
Criterios de
éxito
121.0412015 Viabilidad de la Jorge BalzalTecnólogo 10:00AM — 12:00M
3 h 30 min 3h 30 min
Solución 2:00PM — 3:30PM

Totales 5h 50 min 5h 50 m'in

SeRficeNet
Marco de Referencia de Desarrollo de Software