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MANUAL DE USUARIOS SISTEMA DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA PARA ORGANIZACIONES DEL SECTOR NO FINANCIERO Intendencia
MANUAL DE USUARIOS SISTEMA DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA PARA ORGANIZACIONES DEL SECTOR NO FINANCIERO Intendencia

MANUAL DE USUARIOS

SISTEMA DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA PARA ORGANIZACIONES DEL SECTOR NO FINANCIERO

Intendencia del Sector No Financiero Dirección Nacional de Seguimiento del Sector No Financiero Junio, 2016

M an u al d e Us u ario – S ist em a EP

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ÍNDICE Y CONTENIDO

1.

DATOS GENERALES

1

1.1

Introducción

1

1.2

Objetivo del manual

1

1.3

Requisitos tecnológicos de la herramienta

2

2.

ROLES DEL SISTEMA

2

3.

OBTENCIÓN DE CLAVES

3

3.1

Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

3

4.

INGRESO AL SISTEMA DE HALLAZGOS

7

4.1

Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

7

4.1.1

Selección de las organizaciones

10

4.2

Definiciones

11

4.3

Funcionalidades del sistema

15

5.

ACCIONES EN LOS MÓDULOS DEL SISTEMA

16

5.1

Módulo de Consulta

16

5.1.1. Consulta de Informes

17

5.1.2. Consulta de Hallazgos

19

5.1.3. Consulta de Estrategias

21

5.2. Módulo de Ingreso de informes e identificación de hallazgos

23

5.2.1 Nuevo informe

24

5.2.2 Ingreso de nuevo informe

25

5.2.3 Editar un informe

27

5.2.4 Añadir hallazgos

28

5.2.5Añadir recomendaciones

32

5.2.6 Añadir estrategias

34

5.2.7 Enviar informe

37

5.3

Módulo de Gestión de Estrategias

38

5.3.1 Añadir Estrategias

38

5.3.2 Ejecución de estrategias

41

5.4

Módulo de Reestructuración de estrategias

46

5.4.1 Cambio de fecha

47

5.4.2 Reemplazar por una nueva estrategia

49

5.4.3 Excepciones

52

5.5 Módulo de Carga Formulario

58

5.6 Módulo de Manual

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1.

DATOS GENERALES

1.1

Introducción

De conformidad con el artículo 147 de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria; la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS) tiene la atribución de velar por la estabilidad solidez y correcto funcionamiento de las instituciones sujetas a su control y la de expedir normas de carácter general en la materias propias de su competencia.

Dentro de la estructura orgánica, la Dirección Nacional de Seguimiento del Sector No Financiero tiene la misión de realizar el seguimiento y control de las organizaciones del sector no financiero, a través de procedimientos y metodologías cuantitativas y cualitativas específicas, con el fin de mejorar su gestión.

Mediante la revisión de los hallazgos identificados por los auditores de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, los auditores internos y externos de las organizaciones obligadas; la SEPS procura el beneficio de las organizaciones, sus integrantes y de la comunidad a través de la identificación de los posibles riesgos a los que están expuestas.

Las organizaciones del sector no financiero de la economía popular y solidaria deben contar con procesos continuos de control, que permitan identificar las debilidades en la gestión de sus organizaciones, emitir recomendaciones, y establecer estrategias para superar estas debilidades.

Por lo indicado, la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha diseñado un sistema para el registro de los hallazgos identificados en los procesos de auditoría.

1.2 Objetivo del manual

El presente Manual tiene como objetivo proporcionar una guía clara y específica para los usuarios del “Sistema de Hallazgos de Auditoría” con el fin de facilitar su correcto uso y aplicación dentro de las actividades de control y supervisión que se ejecuten a las organizaciones del sector no financiero de la economía popular y solidaria; además del ingreso de hallazgos, recomendaciones, estrategias y entregables; así como el de servir como instrumento de apoyo y mejora institucional.

Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir con los respectivos formatos a ser utilizados.

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normativa establecida, en la estructura orgánica de la Superintendencia de Economía Popular y

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Solidaria, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

1.3 Requisitos tecnológicos de la herramienta

Para el uso de la herramienta, se debe tener en cuenta las siguientes especificaciones técnicas:

Navegador Web:

Google Chrome 32 y posterior (*) Mozillla Firefox 26 y posterior Internet Explorer 9 y posterior

(*) Se recomienda el uso del explorador Google Chrome

2. ROLES DEL SISTEMA

Los roles son los tipos de usuarios habilitados para ingreso y uso del Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS. Cada uno de los roles del Sistema maneja diversas funcionalidades de acuerdo a las responsabilidades que tienen las organizaciones y los servidores de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, para el eficaz control y seguimiento de la gestión de las organizaciones. En total son nueve los roles del sistema: cuatro para uso de las organizaciones y sus auditores, y cinco para servidores de la SEPS, que son los siguientes:

A. Rol para auditores internos de las organizaciones: Rol asignado para uso de los auditores internos de las organizaciones, mediante el cual pueden ingresar los informes de auditoría interna en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

B. Rol para presidentes de consejo de vigilancia: Rol asignado para uso de los Presidentes de Consejo de Vigilancia que fungen como auditores internos de las organizaciones, en los casos de cooperativas que no excedan de 200 socios o 500.000 dólares de activos, mediante el cual pueden ingresar los informes de auditoría interna en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

C. Rol para auditores externos de las organizaciones: Rol asignado para uso de los auditores externos de las organizaciones, mediante el cual pueden ingresar los informes de auditoría externa en el Sistema, entre otras funciones adicionales.

D. Rol para analistas de auditoría: Rol asignado para uso de los analistas de auditoría de la SEPS, mediante el cual pueden ingresar en el Sistema informes de auditoría y estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones adicionales.

E. Rol para jefe de equipo de auditoría: Rol asignado para uso del jefe de equipo de auditoría de la SEPS, mediante el cual puede enviar los informes elaborados

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por los analistas de auditoría de la SEPS, así como ingresar en el Sistema estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones adicionales.

F.

Rol para directores de área de auditoría: Rol asignado para uso del director de área de auditoría de la SEPS, mediante el cual puede aprobar los informes enviados por el jefe de equipo de auditoría de la SEPS así como ingresar en el Sistema estrategias asignadas a las organizaciones, entre otras funciones adicionales.

G.

Rol para analistas de seguimiento: Rol asignado para uso de los analistas de seguimiento de la SEPS, mediante el cual pueden dar seguimiento al registro de los hallazgos determinados en los informes de auditoría de las organizaciones, entre otras funciones adicionales.

H.

Rol para director de seguimiento: Rol asignado para uso del director de seguimiento de la SEPS, mediante el cual puede dar seguimiento al registro de los hallazgos determinados en los informes de auditoría de las organizaciones, entre otras funcionalidades adicionales.

3.

OBTENCIÓN DE CLAVES

Para el uso de los roles de auditor interno, Presidente de Consejo de Vigilancia y de auditor externo, los usuarios solicitantes deberán requerir ante la Superintendencia una clave de ingreso al ‘Sistema de Hallazgos EPS’. En el caso de auditores, para obtener una clave previamente deben estar registrados y calificados ante la Superintendencia conforme lo establecido en el Oficio Circular No. SEPS-INEPS-2015-17435 y en la Resolución No. SEPS-ISFPS-INEPS-IGPJ-2015-155.

A continuación, se presentan los pasos que deben seguir los requirentes para obtener una clave al sistema.

3.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

Previo a ingresar al Sistema de Hallazgos debe solicitar una clave siguiendo las siguientes indicaciones:

a) Ingresar a la página de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (www.seps.gob.ec), donde aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: www.seps.gob.ec

b)

Ingresar al portal de Servicios, para lo cual

se debe pulsar en el enlace

de Servicios, para lo cual se debe pulsar en el enlace , donde aparecerá la siguiente

, donde aparecerá la siguiente pantalla:

en el enlace , donde aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: www.seps.gob.ec c) A continuación con el

Fuente: www.seps.gob.ec

c) A continuación con el apuntador del mouse la siguiente pantalla:

c) A continuación con el apuntador del mouse la siguiente pantalla: aplicar en y aparecerá Página

aplicar en

c) A continuación con el apuntador del mouse la siguiente pantalla: aplicar en y aparecerá Página

y aparecerá

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Fuente: www.seps.gob.ec

d)

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En esta pantalla se debe pulsar visualizará el siguiente formulario:

en la opción “Solicitud de Claves”, donde se

en la opción “Solicitud de Claves”, donde se Fuente: www.seps.gob.ec A continuación se presentará cada

Fuente: www.seps.gob.ec

A continuación se presentará cada una de las partes del formulario y cómo deben ser llenadas.

Datos de la organización

El siguiente cuadro debe ser llenado con los datos completos de la organización. En esta sección son de vital importancia los campos de correos electrónicos tanto de la organización como de su representante legal. En lo que corresponde a segmento/nivel, cabe indicar que el Sector No Financiero aplica la opción de niveles 1 o 2. En caso de que no se conozca a qué nivel pertenece su organización, en la flecha se desplegarán todas las opciones.

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Fuente: www.seps.gob.ec

Datos personales del usuario

El cuadro que se indica a continuación es para ser llenado por Auditores calificados

como Persona Natural.

ser llenado por Auditores calificados como Persona Natural. Fuente: www.seps.gob.ec Datos personales del usuario El

Fuente: www.seps.gob.ec

Datos personales del usuario

El siguiente cuadro aplica para Auditores calificados como Persona Jurídica.

aplica para Auditores calificados como Persona Jurídica. Fuente: www.seps.gob.ec Datos de la persona que va a

Fuente: www.seps.gob.ec

Datos de la persona que va a realizar el requerimiento

En el siguiente cuadro se llena los datos de la persona que solicita el requerimiento.

cuadro se llena los datos de la persona que solicita el requerimiento. Fuente: www.seps.gob.ec Página 6

Fuente: www.seps.gob.ec

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Sistemas Disponibles

En la siguiente pantalla se identifican los accesos que se están requiriendo:

se identifican los accesos que se están requiriendo: Fuente: www.seps.gob.ec Se debe marcar el campo al

Fuente: www.seps.gob.ec

Se debe marcar el campo al cual pertenece, ya sea Auditor de la EPS, Auditor Interno, Auditor Externo, Presidente Consejo de Vigilancia o Acopio (que aplica para otros procesos de carga de información).

Luego de ingresados todos los campos requeridos se procederá a pulsar en el botón

los campos requeridos se procederá a pulsar en el botón e imprimir los formularios que se

e imprimir los formularios que se descargarán en la pantalla.

Los formularios impresos deben firmarse y presentarse en Mesa de Servicios a nivel nacional, conjuntamente con los requisitos que se indican en el formulario para la entrega de las claves correspondientes.

Es

importante

recalcar

que

deberá

presentarse

un

Formulario

por

cada

organización sobre la cual se requiera la clave.

4. INGRESO AL SISTEMA DE HALLAZGOS

Cada usuario o rol tiene asignado una clave única de ingreso al Sistema de Hallazgos según lo presentado en el punto anterior del Manual. A continuación se explican los pasos que deben seguirse para el ingreso al Sistema.

4.1 Pasos para Ingresar al Sistema de Hallazgos

a) Ingresar a la página de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (www.seps.gob.ec), donde aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: www.seps.gob.ec

b)

Para ingresar al portal de Servicios Electrónicos se debe pulsar en el enlace donde aparecerá la siguiente pantalla:

se debe pulsar en el enlace donde aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: www.seps.gob.ec Página 8 de
se debe pulsar en el enlace donde aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: www.seps.gob.ec Página 8 de

Fuente: www.seps.gob.ec

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Si se acerca el apuntador del mouse a la sección de “Servicios electrónicos” aparecerá la siguiente imagen:

electrónicos” aparecerá la siguiente imagen: Fuente: www.seps.gob.ec c) Para ingresar al Sistema de

Fuente: www.seps.gob.ec

c) Para ingresar al Sistema de Hallazgos se debe pulsar en la opción de

donde se mostrará la pantalla de ingreso a la aplicación. En esta pantalla se debe colocar el usuario y contraseña asignado por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.

por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS A
por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS A

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación pulsar

siguiente pantalla:

en “Sistema de Hallazgos de Auditoría”, se despliega lade Auditoría EPS A continuación pulsar siguiente pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS A

en “Sistema de Hallazgos de Auditoría”, se despliega la Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

A continuación pulsar

en “Hallazgos EPS”.Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS A continuación pulsar 4.1.1 Selección de las organizaciones Página 10

4.1.1 Selección de las organizaciones

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Una vez dentro del Sistema de Hallazgos, encontrará la siguiente pantalla con las organizaciones asociadas a su rol o usuario de acuerdo a los formularios presentados para la solicitud de claves:

NOTA: Para los roles de Auditor Interno y de Presidente del Consejo de Vigilancia solo aparecerá la opción de ingresar en su propia organización.

la opción de ingresar en su propia organización. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En el caso de que su rol o usuario esté asociado a más de una organización, el cuadro de “Selección de Organizaciones asociadas” se podrá hacer uso de los filtros de “Razón social” y de “R.U.C.” para buscar con facilidad la organización que desea seleccionar.

Para esto deberá escribir en la opción la que desea realizar acciones.

escribir en la opción la que desea realizar acciones. los datos de la organización sobre Una

los datos de la organización sobre

desea realizar acciones. los datos de la organización sobre Una vez ubicada la organización, se debe

Una vez ubicada la organización, se debe pulsar el botón y seguir los pasos que se explican a continuación.

4.2

Definiciones

Antes de iniciar con el uso del sistema, es importante comprender los siguientes términos, que se encontrarán en cada módulo:

Hallazgos: Situación deficiente y relevante que se determina mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas, comparación entre “lo que debe ser” (criterio) y “lo que es” (condición). A continuación un ejemplo:

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Condición: Los vocales de los Consejos de Administración y Vigilancia fueron electos en Asamblea General Ordinaria del 07 de diciembre de 2014, sin embargo no fueron elegidos por medio de votación secreta.”

Criterio: “El reglamento de elecciones de la organización establece que los vocales deben ser elegidos por votación secreta en Asamblea General.”

El ejemplo anterior muestra que un hallazgo debe contener mínimo dos partes:

Condición: Describe la deficiencia, irregularidad, desviación o incumplimiento detectado en la organización.

Criterio: Describe cómo debería ser la situación para que no exista la condición antes explicada.

Recomendaciones: Son propuestas de correctivos que se realizan a las organizaciones con el fin de subsanar las deficiencias encontradas en los hallazgos. Las recomendaciones deben contener los actores responsables y el proceso que debe seguirse para enmendar los hallazgos identificados. Por ejemplo:

“El Presidente de la Cooperativa deberá convocar a una Asamblea General Extraordinaria con el objetivo de realizar nuevas elecciones de los miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia que se ajusten a lo normado por el reglamento de elecciones de la organización.”

Estrategias: Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán incluir los responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo para subsanar los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

“El Presidente de la Cooperativa convocará en máximo quince (15) días

a una Asamblea General Extraordinaria para que se realicen nuevas elecciones al interior de la organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General

en donde conste que se siguieron todos los procedimientos y obligaciones legales acorde al reglamento de elecciones de la Cooperativa.

Entregables: Son documentos que se remiten como respaldo del cumplimiento de las recomendaciones realizadas para subsanar los diferentes hallazgos encontrados en la organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que

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no den espacio a interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se solicita), completos (que contengan todo lo que se necesita para subsanar un hallazgo), legítimos (que se cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos que deben seguir las organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en cualquier momento su autenticidad). Ejemplos de entregables son:

“Reglamento de elecciones de la organización.

Convocatoria de Asamblea General para elección de Vocales de los Consejos de Administración y Vigilancia.

Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones realizado.”

IMPORTANTE: Cuando un hallazgo corresponde a alguna actividad que por su naturaleza, no puede ser
IMPORTANTE: Cuando un hallazgo corresponde a alguna actividad que por su
naturaleza, no puede ser corregida, la estrategia y el entregable deberán ser
acciones y documentos que muestren la corrección de la acción en un período
posterior. No se pueden obtener documentos que en su momento no fueron
elaborados/tratados, como: Presupuestos, Planes Operativos Anuales, Actas de
reuniones inexistentes, entre otros.

De lo anterior, a continuación se presenta un ejemplo adicional de cómo deben escribirse y describirse los hallazgos, sus recomendaciones, las estrategias y los entregables:

Período de supervisión al año 2015

presupuesto anual correspondiente al año

2015. De acuerdo a la normativa de la cooperativa, la Gerencia debe elaborar cada año el presupuesto anual de la organización, el mismo que

deberá ser aprobado por el Consejo de Administración y conocido por los socios en Asamblea General.

Hallazgo: No se elaboró el

Recomendación: El Gerente deberá elaborar la proforma presupuestaria del año 2016 para aprobación del Consejo de Administración y conocimiento de la misma en Asamblea General de Socios.

Estrategia: El Consejo de Administración pondrá en conocimiento de la Asamblea la proforma presupuestaria 2016.

Entregables:

1) Proforma presupuestaria 2016; 2) Acta de Consejo de Administración donde se trata la aprobación del presupuesto 2016;

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3) Acta de Asamblea General en la que se conoce el presupuesto 2016.

Proceso: Para las organizaciones, un proceso se define como el conjunto de actividades que se realizan dentro de un área específica para un propósito particular y/o designio. Existen tres tipos de procesos en una organización y son los siguientes:

Gobernante: Son procesos de administración y gerencia, orientados al cumplimiento de los objetivos, estrategias y políticas de la organización.

Operativo: Son procesos esenciales para el giro central del negocio, relacionados con actividades generadoras de productos y servicios ofertados por las organizaciones.

Soporte: Son procesos que proporcionan los recursos financieros, humanos y tecnológicos como soporte de la organización; dicho de otra manera, brindan el apoyo necesario para alcanzar un adecuado funcionamiento de los procesos gobernantes y operativos.

Componentes: Son elementos de gestión y desempeño sobre los que se evalúan debilidades o riesgos. Corresponden al ámbito de identificación de los hallazgos. Los componentes a evaluar dentro de las organizaciones se clasifican en tres:

Gobierno Cooperativo, Evaluación Económica-Financiera, y Balance Social.

Subcomponentes: Un subcomponente es un conjunto de conceptos que sirven para identificar y evaluar la calidad de la gestión de la organización en función de una temática específica o componente; asimismo, establece el elemento de control al que se encuentra asociado el examen de auditoría o el hallazgo.

Los componentes contienen a los siguientes subcomponentes 1 :

Componente

Subcomponentes

Gobierno cooperativo

Calidad de Gobierno

Ambiente de Control

 

Activos

Evaluación Económica y Financiera

Análisis de ingresos y gastos

Patrimonio

 

Pasivos

Balance Social

Balance Social

Identificación de hallazgos: Es el proceso a través del cual se redactan los hallazgos identificados por los diferentes auditores o supervisores de la SEPS, como resultado de la aplicación de sus procesos y procedimientos de auditoría.

1 La definición y explicación de cada uno de los subcomponentes se presenta más adelante en el punto

5.2.4.

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Ejecución de estrategias: Implica el cumplimiento de las estrategias definidas por la organización a través de la gerencia/ administración para la mitigación de los hallazgos identificados.

Impacto: Es el grado de afectación del hallazgo en el funcionamiento normal de la organización, respecto al subcomponente evaluado.

Probabilidad: Concibe la posibilidad de que ocurra un suceso. Se puede definir determinando la frecuencia con la que se puede presentar un hallazgo.

Riesgo: Es la posibilidad de que se genere un perjuicio o daño (por lo general crítico o relevante) dentro la organización. En sí, es un indicador que toma en cuenta conjuntamente a los niveles de impacto y probabilidad determinados en un hallazgo.

4.3 Funcionalidades del sistema

Los módulos que integran el Sistema de Hallazgos se encuentran en la parte superior del mismo, bajo el nombre de la organización y son los siguientes:

1)

2) Informes-Hallazgo

Consultas

3)

Estrategia

4)

Reestructuración de estrategias

5)

Cargar formulario

6)

Manual

de estrategias 5) Cargar formulario 6) Manual Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página 15

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Al pulsar en cada uno de los módulos se despliega un conjunto de opciones, cuyas funcionalidades se describen a lo largo del presente Manual y que se explican de manera detallada. De manera general, cada uno de roles tiene permitido realizar acciones en los siguientes módulos:

permitido realizar acciones en los siguientes módulos: Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la SEPS. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5. ACCIONES EN LOS MÓDULOS DEL SISTEMA

A continuación se explican las acciones por módulo que pueden realizar los usuarios dentro del Sistema de Hallazgos y las opciones presentes en cada uno de ellos. También se muestra qué usuarios pueden realizar cuáles acciones en los módulos del Sistema.

5.1 Módulo de Consulta

Permite realizar consultas de informes, hallazgos y estrategias registrados con anterioridad por otros usuarios con el fin de obtener un diagnóstico previo de la organización a consultar.

Al pulsar en el módulo de “Consultas” se despliegan las opciones “Informes”, “Hallazgos” y “Estrategias” según la consulta que se desee realizar.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema: Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la SEPS. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.1.1. Consulta de Informes

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción “Informes” con el fin de revisar el historial de informes ingresados por otros usuarios.

el historial de informes ingresados por otros usuarios. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

M a nu al d e U s u ar io – Au d it
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No
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d e n ci a d el S ect o r No Fi n an c

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de los informes:

Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que se desea. Para esta consulta se pulsa directamente

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se visualizarán todos los informes ingresados en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o

Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Tipo Informe’ y ‘Periodicidad’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica del tipo de informe que se desea consultar.

o

Filtro por ‘Fecha de Emisión inicio’ y ‘Fecha de Emisión fin’, al pulsar en éste se despliega un calendario en el que se debe escoger la fecha en que fue emitido el informe que se desea consultar. También se puede escribir la fecha en el formato DD/MM/AA, todo siempre en números. Por ejemplo, si se desea buscar un informe de fecha de 17 de febrero del año 2014, se debe escribir 17/02/2014 en el filtro de búsqueda.

o

Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón

para realizar la consulta de los informes requeridos. Por su parte

la consulta de los informes requeridos. Por su parte también se puede pulsar el botón que
la consulta de los informes requeridos. Por su parte también se puede pulsar el botón que

también se puede pulsar el botón que permite borrar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Al ejecutar la búsqueda aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De los informes consultados, es posible realizar las siguientes acciones:

Permite descargar una copia del informe consultado en formato Word

Permite descargar una copia del informe consultado en formato Word

Permite descargar el informe en formato Excel

Permite descargar el informe en formato Excel

5.1.2. Consulta de Hallazgos

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción “Hallazgos” con el fin de consultar el historial de los hallazgos registrados por otros usuarios.

historial de los hallazgos registrados por otros usuarios. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Como en el caso de Consulta de Informes, en esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de los hallazgos:

Búsquedas totales: Busca ‘toda’ la información relacionada a la categoría que se

y se

la información relacionada a la categoría que se y se desea. Para esta consulta se pulsa

desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón visualizarán todos los hallazgos ingresados en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ la información que cumple cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o

Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Tipo Informe’, ‘Periodicidad’ ‘Proceso’, ‘Área’, ‘Componente’ y ‘Subcomponente’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica del hallazgo que se desea consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de búsqueda.

o

Filtro por ‘Fecha de Emisión inicio’ y ‘Fecha de Emisión fin’, al pulsar en éste se despliega un calendario en el que se debe escoger la fecha en que fue registrado el hallazgo que se desea consultar. También se puede escribir la fecha en el formato DDMM/AA, todo siempre en números. Por ejemplo, si se desea buscar un informe de fecha de 17 de febrero del año 2014, se debe escribir 17/02/2014 en el filtro de búsqueda.

o

Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe que contiene los hallazgos.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón

para realizar la consulta de los hallazgos requeridos. Por su parte

la consulta de los hallazgos requeridos. Por su parte también se puede pulsar el botón que
la consulta de los hallazgos requeridos. Por su parte también se puede pulsar el botón que

también se puede pulsar el botón que permite borrar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

M a nu al d e U s u ar io – Au d it
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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

o F in a l Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Posteriormente, si se pulsa

Posteriormente, si se pulsa el botón de acciones

del informe, las recomendaciones y estrategias asociadas al hallazgo, tal como en el

siguiente cuadro:

aparece información general

como en el siguiente cuadro: aparece información general Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS 5.1.3.

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.1.3. Consulta de Estrategias

Para este tipo de consulta, se debe pulsar la opción ‘Estrategia’ con el fin de consultar el historial de estrategias definidas para corregir o mejorar las deficiencias encontradas en los hallazgos.

o mejorar las deficiencias encontradas en los hallazgos. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

Búsquedas totales: Busca ‘todas’ las estrategias relacionadas a la categoría que

‘todas’ las estrategias relacionadas a la categoría que se desea. Para esta consulta se pulsa directamente

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se visualizarán todas las estrategias ingresadas ya en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o

Filtros por ‘Responsable de Emisión’, ‘Componente’ y ‘Subcomponente’,

‘Estado Cumplimiento’ y ‘Estado Aprobación’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro

‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de búsqueda.

o

Si se usa el filtro ‘Número informe’, se debe llenar el número del informe que se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe que contiene los hallazgos.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón

también se puede pulsar el botón

realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

que permite borrar los filtros y búsquedas

para realizar la consulta de los estrategias requeridas. Por su parte

borrar los filtros y búsquedas para realizar la consulta de los estrategias requeridas. Por su parte
borrar los filtros y búsquedas para realizar la consulta de los estrategias requeridas. Por su parte

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Mediante el botón

estrategias consultadas con los siguientes reportes:

botón estrategias consultadas con los siguientes reportes: es posible descargarse en formato Excel las - Reporte

es

posible

descargarse

en

formato

Excel

las

-

Reporte de ‘Seguimientos’ de las estrategias definidas para la organización

-

Reporte de ‘Reestructuraciones’ de las estrategias efectuadas, en el cual se puede visualizar los resultados de las solicitudes realizadas a la SEPS sobre aprobación y reestructuración de estrategias.

Por

su

parte,

al

pulsar

el

botón

Por su parte, al pulsar el botón de ‘Acciones’ en alguna de las estrategias

de ‘Acciones’ en alguna de las estrategias

consultadas,

aparece

información

general del informe, incluidos los

hallazgos y recomendaciones asociadas a la estrategia, tal como en el siguiente cuadro:

asociadas a la estrategia, tal como en el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.2. Módulo de Ingreso de informes e identificación de hallazgos

A partir de este módulo, se presentan las opciones de ingresar un nuevo informe (así

como hallazgos, recomendaciones, estrategias y entregables), visualizar informes preliminares, y realizar ajustes de valoración.

Para ingresar un nuevo informe con sus respectivos hallazgos, los usuarios deberán ir

a la opción ’Informe-Hallazgo’ y pulsar la opción que necesiten utilizar.

y pulsar la opción que necesiten utilizar. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página 23

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema: Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes

Nota: Los roles de Analistas de auditoría, jefes de equipo y directores aplica solo a los servidores de la SEPS. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.2.1 Nuevo informe

Si se pulsa la opción de ‘Nuevo Informe’, la pantalla se verá de una de las siguientes maneras:

a) Cuando no hay informes pendientes de editar o de enviar a la SEPS, la pantalla se mostrará vacía. Si el usuario quiere registrar un nuevo informe deberá digitar el botón ‘Nuevo’.

un nuevo informe deberá digitar el botón ‘Nuevo’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS b)

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

b) Cuando hay informes pendientes de editar o de enviar a la SEPS, la pantalla desplegará una lista de los informes registrados, y presentará la opción de ‘Acciones’

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, los botones que aparecerán son los siguientes, cabe indicar que no todos aparecerán en los diferentes roles, éstos serán de acuerdo al rol.

en los diferentes roles, éstos serán de acuerdo al rol. Cada uno de los botones permite

Cada uno de los botones permite realizar lo siguiente:

Permite cargar el informe de respaldo de los hallazgos, el cual deberá ser cargado en

Permite cargar el informe de respaldo de los hallazgos, el cual deberá ser cargado en formato PDF con firmas de responsabilidad.

Para el caso de los Auditores SEPS, deberán cargar adicionalmente el oficio mediante el cual se aprueba el ‘plan de acción respectivo’ siempre y cuando este sea el proceso sugerido.

Permite realizar modificaciones a un informe

Permite realizar modificaciones a un informe

Permite eliminar un informe

Permite eliminar un informe

Permite confirmar el envío de un informe a la SEPS

Permite confirmar el envío de un informe a la SEPS

Permite descargar la matriz de hallazgos en formato Excel

Permite descargar la matriz de hallazgos en formato Excel

Cuando se ha cargado un informe de respaldo, éste ícono permite descargar una copia del

Cuando se ha cargado un informe de respaldo, éste ícono permite descargar una copia del informe adjuntado

5.2.2 Ingreso de nuevo informe

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Si la acción que se desea realizar es ingresar un ‘Nuevo informe’. Al pulsar el botón

en el cuadro de ‘Ingreso de nuevos informes’ mostrado anteriormente, aparecerá el siguiente cuadro:

mostrado anteriormente, aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Para el caso
mostrado anteriormente, aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Para el caso

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Para el caso de los Auditores Internos y Externos, sólo se deberá llenar el campo de fecha, ya que el número de informe de auditoría, lo asiga automáticamente el sistema.

En el caso de los informes de los roles de servidores de la SEPS, se despliega el siguiente cuadro:

de servidores de la SEPS, se despliega el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

El listado de esta pantalla permite escoger datos conforme corresponda para el informe, y a su rol:

M a nu al d e U s u ar io – Au d it
M a nu al
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Fecha de Emisión

Despliega un calendario en el que se debe escoger la fecha del nuevo informe a ingresar.

Responsables de

Despliega un listado para escoger el responsable del Informe que se ingresa con las opciones: ‘Auditoría Externa’, ‘Auditoría Interna’ y ‘Supervisión – SEPS’.

Emisión

Tipo Informe

Despliega el listado del tipo del informe que se ingresará siendo las opciones: ‘Informe de Auditoría Externa’, ‘Informe de Auditoría Interna’ e ‘Informe de Supervisión – SEPS’.

Guardar

Al pulsar el botón ‘Guardar’ se almacenarán los datos del informe y permitirá ingresar los hallazgos, recomendaciones y las estrategias del mismo.

Cancelar

Al pulsar el botón ‘Cancelar’ se regresará a la pantalla anterior del sistema sin guardar los datos del informe.

Número Informe final

Esta opción solo aplica si escoge el rol ‘Supervisión – SEPS’ en el cuadro de ’Responsables de Emisión’. Aquí el usuario deberá escribir el número del informe que se desea ingresar. En los casos que se escojan como Responsables de Emisión a ‘Auditoría Interna’ o ‘Auditoría Externa’, el sistema asignará de manera automática un número de informe.

5.2.3 Editar un informe

Como se vio en el punto 5.2.1, es posible editar un informe si en la pantalla de ‘Ingreso

es posible editar un informe si en la pantalla de ‘Ingreso de nuevos informes’ se pulsa

de nuevos informes’ se pulsa el botón . Al hacerlo, se observará la siguiente pantalla junto con los datos del informe ingresado en el sistema:

junto con los datos del informe ingresado en el sistema: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

el sistema: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al pulsar en el botón aparecerá el

Al pulsar en el botón aparecerá el siguiente cuadro, donde se pueden modificar los datos del informe en ‘Fecha de Emisión’, ‘Responsable de Emisión’ y ‘Tipo Informe’:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

o F in a l Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al pulsar el botón

Al pulsar el botón de se guardarán los datos editados del informe. Si se

pulsa el botón los datos del informe.

, se regresará a la pantalla anterior del sistema sin modificar

regresará a la pantalla anterior del sistema sin modificar 5.2.4 Añadir hallazgos Los hallazgos son todos

5.2.4 Añadir hallazgos

Los hallazgos son todos aquellos eventos de riesgo detectados en un proceso de auditoría. Debido a sus características deben comunicarse como situaciones que merecen atención.

Para ingresar los hallazgos identificados en un informe, se deberá pulsar en el botón

en la pantalla de ‘Ingreso de nuevos informes’ y aparecerá el

siguiente cuadro:

de nuevos informes’ y aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página
de nuevos informes’ y aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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En este cuadro, se pueden realizar las siguientes acciones:

Descripción

de forma clara y precisa. Además los hallazgos deben cumplir con cuatro atributos que son:

Efecto: detalla la o las consecuencias que puede tener la condición encontrada.

Corresponde al detalle de los hallazgos establecidos en los informes de los auditores internos y del Consejo de Vigilancia. Los hallazgos deben redactarse

Condición: describe la deficiencia, irregularidad, desviación o incumplimiento detectado en la organización.

Criterio: describe cómo debería ser la situación para que no exista la condición antes explicada.

Causa: señala la razón que originó la condición encontrada.

Cabe indicar que para el llenado de los hallazgos solamente se los hará con los dos primeros atributos que son: Condición y criterio.

Proceso

Es el principal tipo de proceso que se afectó con el hallazgo identificado y pueden ser:

 
 

Descripción

 

Gobernante

Son procesos orientados al cumplimiento de los objetivos, estrategias y políticas de la organización.

 

Operativos

Son procesos esenciales para el giro central del negocio, relacionados con actividades generadoras de productos y servicios ofertados por las organizaciones.

 

Soporte

Son aquellos que proporcionan los recursos financieros, humanos y tecnológicos como soporte de la organización; dan apoyo necesario a los procesos gobernantes y operativos.

Área

Áreas

Se refiere al área, departamento o unidad en la cual se identifica un hallazgo, las cuales serán llenadas de acuerdo al siguiente detalle:

Gerencia

   

Asamblea General

Auditoría Interna

Consejo de Administración

Consejo de Vigilancia

 

Junta de Vigilancia

Junta Directiva

Junta General

Secretaría

Unidad administrativa de Contabilidad

Unidad Administrativa de Tecnología

Ventanilla de recepción de encomiendas

Ventanilla de venta de boletos

   
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Componente

Es un elemento de gestión y desempeño sobre el que se evalúan debilidades o riesgos y donde las auditorías identifican hallazgos, recomendaciones y estrategias para corregirlos. Los componentes a evaluar dentro de las organizaciones se clasifican en: Gobierno Cooperativo, Evaluación Económica-Financiera, y Balance Social.

Subcomponente

Establece el elemento de control al que se encuentra asociado el hallazgo. Es importante tener en cuenta que a cada hallazgo se debe asociar un solo subcomponente.

 

Subcomponente

Alcance

 

Temas relacionados

 

Calidad de

Evaluación de la calidad de la gestión de la Asamblea General de Socios o Representantes, Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y gerencia general, en el buen funcionamiento de una organización.

- Perfil e idoneidad de

Gobierno

miembros

- Estructura organizacional

- Gestión de Asamblea de Representantes o socios, Consejo de Administración

y

Gerencia

- Plan estratégico, operativo

y

presupuesto.

Ambiente de

Evaluación de la calidad de control interno aplicado a las operaciones de la organización; así como la asignación de responsabilidades para la implementación de dicho control.

- Sistema de Información

Control

Gerencial

- Código de ética

- Existencia de políticas, procesos y procedimientos.

- Efectividad de gestión de Auditoría Interna, Externa y Consejo de Vigilancia

Evaluación de

Observaciones asociadas a la administración, estructura del activo y su correcta valoración.

- Estructura de activos

Activos

- Evolución de activos

- Calidad de activos

- Veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos.

Evaluación de

Observaciones asociadas a la administración, estructura del pasivo y su correcta valoración.

- Estructura de pasivos

Pasivos

- Evolución de pasivos

- Veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos.

Evaluación de

Observaciones asociadas a la adecuada gestión del patrimonio y su correcta valoración, y la capacidad patrimonial de las instituciones para afrontar pérdidas inesperadas y atender sus obligaciones a mediano y largo plazo.

- Estructura de patrimonio

Patrimonio

- Evolución de patrimonio

- Calidad del patrimonio técnico.

- Nivel de solvencia.

- Cumplimiento de relaciones normativas.

- Veracidad, integridad y correcta valuación de los saldos.

Análisis de

Observaciones asociadas a la gestión de los ingresos y gastos, así como los resultados obtenidos y su correcta valoración

- Estructura de ingresos y

resultados

gastos

- Evolución de ingresos y

gastos

- Capacidad para generar excedentes y utilidades

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- Veracidad, integridad y
correcta valuación de los
saldos.
Balance Social
Eventos de riesgo
originados por deficiencia o
ausencia de políticas y
metodologías de balance
social.
- Contribución social de la
organización respecto a
socios.
- Contribución social
respecto a los empleados.
- Contribución de la
organización respecto a la
sociedad y el medio
ambiente.
Impacto
Representa el nivel de afectación que podría tener la organización de acuerdo
al hallazgo identificado.
El usuario deberá escoger un valor entre 1 y 10, donde 1 representa el menor
impacto y 10 el impacto máximo que podría causar grave daño a la
organización.
Nivel de impacto
Descripción
+ 10
Catastrófico
Los hallazgos identificados representan una fuerte
pérdida de díficil recuperación, que si no se corrigen
- 9
a tiempo pueden llevar a la liquidación de la organización.
+ 8
Crítico
Los hallazgos identificados representan una mayor
debilidad en los procesos, que pueden afectar el
- 7
funcionamiento normal la organización.
+ 6
Los hallazgos identificados constituyen una debilidad
Moderado
moderada en los procesos de la organización.
- 5
+ 4
Los hallazgos identificados constituyen una debilidad
Menor
menor en los procesos de la organización.
- 3
+ 2
Los hallazgos identificados tienen muy poca
Insignificante
repercusión sobre la organización
- 1
Probabilidad
Representa la posibilidad de que ocurra un evento, para lo cual el usuario
deberá escoger entre 1 y 10, donde 1 representa la menor probabilidad y 10
la mayor probabilidad de ocurrencia del evento
Nivel de probabilidad
Descripción
Muy alta
+ 10
Todos los días o varias veces al mes
- 9
Alta
+ 8
Cuando menos una vez al mes.
- 7
Media
+ 6
Cuando menos una vez al año.
- 5
Baja
+ 4
Cuando menos una vez cada dos años.
- 3
Muy Baja
+ 2
Cuando menos una vez cada cinco años.
- 1
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Riesgo

Este valor lo calcula automáticamente el sistema en base a los valores ingresados en ‘Impacto’ y ‘Probabilidad’, y representa el nivel de exposición de riesgo al que la organización se enfrenta tras un hallazgo identificado.

Nivel de

Estrategia

Calificación

Riesgo

Riesgo Crítico

Requiere acciones inmediatas por parte del Consejo de Administración / Junta Directiva y la Gerencia / Administración

46-100

Riesgo Alto

Requiere atención del Consejo de Administración/ Junta Directiva y la Gerencia / Administración

24-45

Riesgo Medio

Requiere atención de mandos medios

10-23

Riesgo Bajo

Se administran con procedimientos rutinarios

1-9

Bajo Se administran con procedimientos rutinarios 1-9 Al pulsar el botón de se guardarán los datos

Al pulsar el botón de se guardarán los datos del hallazgo. Si se pulsa el botón , se regresará a la pantalla anterior sin que se guarden los datos del

hallazgo.

pantalla anterior sin que se guarden los datos del hallazgo. Si un hallazgo ha sido guardado,

Si un hallazgo ha sido guardado, aparecerá el siguiente cuadro:

hallazgo ha sido guardado, aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Los

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los botones de acción para los hallazgos son los siguientes:

Permite editar el hallazgo identificado dentro de la organización.

Permite editar el hallazgo identificado dentro de la organización.

Permite eliminar el hallazgo identificado.

Permite eliminar el hallazgo identificado.

Permite ingresar recomendaciones al hallazgo identificado.

Permite ingresar recomendaciones al hallazgo identificado.

5.2.5 Añadir recomendaciones

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Las recomendaciones son propuestas correctivas que se realizan a las organizaciones con el fin de subsanar las deficiencias encontradas en los hallazgos. Las recomendaciones deben contener los actores responsables y el proceso que debe seguirse para enmendar los hallazgos identificados. Por ejemplo: El Gerente debe convocar a una Asamblea General Extraordinaria con el objetivo de realizar nuevas elecciones de los miembros del Consejo de Administración y de Vigilancia que se ajusten a lo normado por el reglamento de elecciones de la organización.

Para añadir recomendaciones a los hallazgos se debe pulsar el botón cuadro de ‘Hallazgos’, donde aparecerá la siguiente pantalla:

de ‘Hallazgos’, donde aparecerá la siguiente pantalla: en el Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

en el

donde aparecerá la siguiente pantalla: en el Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS De esta

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De esta manera, para ingresar recomendaciones a los hallazgos se debe pulsar el botón

recomendaciones a los hallazgos se debe pulsar el botón donde aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema

donde aparecerá el siguiente cuadro:

debe pulsar el botón donde aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En el cuadro de ‘Descripción’ debe escribirse de manera clara y específica las recomendaciones que deberá adoptar la organización para mitigar los riesgos y

gravedad de cada uno de los hallazgos. Al pulsar

en

para mitigar los riesgos y gravedad de cada uno de los hallazgos. Al pulsar en se

se

graba la

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No
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F in a l
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recomendación, mientras que si se pulsa

sin que se guarde ninguna recomendación. Después de ingresar las recomendaciones se muestra lo siguiente en la pantalla:

se regresa a la pantalla anterior

siguiente en la pantalla: se regresa a la pantalla anterior Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los botones de acción para recomendaciones son los siguientes:

Permite editar las recomendaciones a la organización.

Permite editar las recomendaciones a la organización.

Permite eliminar la recomendación identificada.

Permite eliminar la recomendación identificada.

Permite ingresar a la pantalla de las estrategias.

Permite ingresar a la pantalla de las estrategias.

5.2.6 Añadir estrategias

Las estrategias son acciones, basadas en las recomendaciones, que se realizan de manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Para añadir estrategias a las recomendaciones se debe pulsar el botón en el cuadro de “Recomendaciones”, donde aparecerá la siguiente pantalla en la que se muestra la opción de ‘Añadir’ Estrategia.

donde aparecerá la siguiente pantalla en la que se muestra la opción de ‘Añadir’ Estrategia. Página
donde aparecerá la siguiente pantalla en la que se muestra la opción de ‘Añadir’ Estrategia. Página

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pulsa el botón

de Auditoría EPS En esta pantalla se pulsa el botón para ingresar la estrategia definida por

para ingresar la estrategia

definida por el usuario, a lo que aparecerá el siguiente cuadro:

por el usuario, a lo que aparecerá el siguiente cuadro: En este cuadro aparecerán las siguientes

En este cuadro aparecerán las siguientes acciones:

Descripción

Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán incluir los responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo para subsanar los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

El Gerente convocará en máximo quince (15) días a una Asamblea General Extraordinaria para que se realicen nuevas elecciones al interior de la organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General en donde conste que se siguieron todos los procedimientos y obligaciones legales acorde al reglamento de elecciones de la Cooperativa.

Responsable

Se refiere al directivo o empleado, responsable del área (departamento, unidad) de la organización, que coordinará o ejecutará la estrategia. Las opciones a elegir son las siguientes:

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Responsable de estrategia Auditor Interno Contador Gerente Presidente del Consejo de Administración Presidente del
Responsable de estrategia
Auditor Interno
Contador
Gerente
Presidente del Consejo de Administración
Presidente del Consejo de Vigilancia
Presidente Junta de Vigilancia
Presidente Junta Directiva
Responsable de la Unidad Administrativa de Tecnología
Responsable de ventanilla de recepción de encomiendas
Responsable de ventanilla de venta de boletos
Secretario
Entregable
Son los archivos o documentos que se deben remitir a la SEPS como respaldo
de cumplimiento de las estrategias señaladas por los auditores o por los
servidores de la SEPS en función de subsanar los diferentes hallazgos
encontrados en la organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que
no den espacio a interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se
solicita), completos (que contengan todo lo que se necesita para subsanar un
hallazgo), legítimos (que se cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos
que deben seguir las organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en
cualquier momento su autenticidad). Ejemplos de entregables son:
• Reglamento de elecciones de la organización.
• Convocatoria de Asamblea General para elección de representantes de
Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.
Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones realizado.
Por su parte, dentro del sistema se debe considerar lo siguiente al llenar el
campo de entregables:
1.
En el sistema se permite agregar más de un (1) entregable. Cada vez
que se pulsa el botón
estrategia.
, se puede agregar un entregable a la
Si existe más de un entregable a la estrategia, cada uno debe llenarse
.
entregables no deben ser llenados dentro de un mismo campo de ingreso de
entregable.
individualmente
pulsando
el
botón
Es
decir,
dos
(o
más)
Fecha de
inicio
A pulsar en el mismo se despliega un calendario en el que se debe escoger la
fecha en la que empezará la ejecución de la estrategia definida.
Fecha de fin
A pulsar en el mismo se despliega un calendario en el que se debe escoger la
fecha en que finalizará la ejecución de la estrategia.

Después de ingresar la estrategia se muestra lo siguiente en la pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

o F in a l Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS El usuario podrá editar

El usuario podrá editar la estrategia pulsando el botón y eliminarla pulsando el botón Tómese en cuenta que los informes pueden contener más de un hallazgo, recomendación o estrategia. Por tanto, para ingresar nuevos hallazgos, recomendaciones o estrategias, en cada uno de los cuadros antes revisados se debe pulsar el botón hasta llegar a la pantalla en la que se desea ingresar y realizar nuevas acciones.

en la que se desea ingresar y realizar nuevas acciones. 5.2.7 Enviar informe Una vez que

5.2.7 Enviar informe

Una vez que se añaden a un informe: los hallazgos, recomendaciones y estrategias identificados, se debe pulsar el botón en la pantalla de Informes (véase punto 5.2.1) para su envío, luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro:

su envío, luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría
su envío, luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría
su envío, luego de lo cual aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

Permite confirmar el envío del informe final a la Superintendencia. Al pulsar ‘Enviar’ se confirma
Permite confirmar el envío del informe final a la Superintendencia. Al pulsar ‘Enviar’ se confirma

Permite confirmar el envío del informe final a la Superintendencia. Al pulsar ‘Enviar’ se confirma que la fecha de emisión y número de informes dejarán de ser preliminares y se convertirán en definitivos

Permite volver a revisar el contenido del informe antes de enviar.

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5.3 Módulo de Gestión de Estrategias

Los usuarios deberán pulsar el módulo de ‘Estrategias’ para gestionar las estrategias definidas para la organización, donde se presentan las opciones de aprobación de planes de acción, ejecución de estrategias, y de añadir estrategias.

ejecución de estrategias, y de añadir estrategias. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Los roles

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS 5.3.1

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.3.1 Añadir Estrategias

Para agregar estrategias, se debe pulsar la opción ‘Añadir estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que se desea. Para esta consulta se pulsa directamente

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se visualizarán todos los informes ingresados en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o

Filtros por ‘Componente’, ‘Subcomponente’ y ‘Responsable de

Emisión’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de búsqueda.

o

Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número hallazgo’, se debe llenar el número del informe o del hallazgo que se desea consultar. En esta opción, es

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posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o hallazgo a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón

parcial que se van a utilizar, se debe pulsar el botón para realizar la consulta de

para realizar la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte

la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte también se puede pulsar el botón que

también se puede pulsar el botón que permite borrar o limpiar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Tómese en cuenta que se pueden añadir estrategias a cualquiera de los hallazgos.

Si se desea añadir ‘nuevas estrategias’ a los hallazgos encontrados se puede pulsar el

luego de lo cual se deben seguir los pasos explicados con anterioridad en el

botón

punto 5.2.6 del presente manual sobre ‘Añadir estrategias’.

5.2.6 del presente manual sobre ‘Añadir estrategias’. Una vez ingresada la estrategia, aparecerá el siguiente

Una vez ingresada la estrategia, aparecerá el siguiente cuadro:

vez ingresada la estrategia, aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

Permite editar la estrategia ingresada.

Permite editar la estrategia ingresada.

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Permite eliminar la estrategia ingresada.

Permite eliminar la estrategia ingresada.

Permite enviar la estrategia a la Superintendencia. Si no se pulsa este botón la estrategia

Permite enviar la estrategia a la Superintendencia. Si no se pulsa este botón la estrategia no será ingresada en el sistema.

, aparecerá un cuadro con un listado de los entregables

ingresados con la estrategia para el cumplimiento del hallazgo, que se ve como el siguiente ejemplo:

Si se pulsa en

que se ve como el siguiente ejemplo: Si se pulsa en 5.3.2 Ejecución de estrategias Sirve
que se ve como el siguiente ejemplo: Si se pulsa en 5.3.2 Ejecución de estrategias Sirve

5.3.2 Ejecución de estrategias

Sirve para llenar el porcentaje de avance en el cumplimiento de las estrategias. Para acceder a esta opción se debe pulsar ‘Ejecución de estrategias’.

esta opción se debe pulsar ‘Ejecución de estrategias’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que se desea. Para esta consulta se pulsa directamente

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se visualizarán todas las estrategias ingresadas en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o Filtros por ‘Componente’, ‘Subcomponente’ y ‘Responsable de Emisión’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de búsqueda.

o Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número hallazgo’, se debe llenar el número del informe o del hallazgo que se desea consultar. En esta opción, es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o hallazgo a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe pulsar

el botón

para realizar la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte

la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte también se puede pulsar el botón que
la consulta de las estrategias requeridas. Por su parte también se puede pulsar el botón que

también se puede pulsar el botón que permite borrar o limpiar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda, aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

o F in a l Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En la columna de

En la columna de ‘Porcentaje de avance’ el botón sirve para ingresar el porcentaje de avance en el que se encuentra el cumplimiento de la estrategia, donde 0(%) significa que no habido ningún avance de la estrategia y 100(%) significa un cumplimiento y avance completo de la estrategia. El avance de la estrategia puede ser ingresado de dos maneras:

1. Se pueden utilizar los botones

, donde si se pulsa eningresado de dos maneras: 1. Se pueden utilizar los botones servirá para aumentar el nivel de

1. Se pueden utilizar los botones , donde si se pulsa en servirá para aumentar el

servirá para aumentar

el nivel de cumplimiento de la estrategia, y por el contrario si se pulsa en disminuirá el nivel de cumplimiento.

si se pulsa en disminuirá el nivel de cumplimiento. 2. Escribir de manera directa el porcentaje

2. Escribir de manera directa el porcentaje de cumplimiento en el botón

de manera directa el porcentaje de cumplimiento en el botón . Si se pulsa en ,

.

manera directa el porcentaje de cumplimiento en el botón . Si se pulsa en , aparecerá

Si se pulsa en , aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto con la estrategia para el cumplimiento del hallazgo.

Una vez ingresados los porcentajes de cumplimiento en cada una de las estrategias se

debe pulsar el botón

.
.

Si existieran dudas sobre el hallazgo o recomendación sobre los cuales se reportan los avances, en el botón ‘Acciones’ se puede revisar el informe, el hallazgo y la recomendación asociados a la estrategia.

el hallazgo y la recomendación asociados a la estrategia. 5.3.3 Aprobación de estrategias Esta funcionalidad solo

5.3.3 Aprobación de estrategias

Esta funcionalidad solo aplica para los roles de Auditoría de la SEPS, y sirve para que los roles de jefe de equipo o de director aprueben o rechacen las estrategias ingresadas (añadidas) por los analistas de auditoría. Para acceder a esta opción se debe pulsar ‘Aprobación de estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Al pulsar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En esta pantalla se pueden realizar búsquedas parciales o totales de las estrategias:

Búsquedas totales: Busca ‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que

‘todos’ los documentos relacionados a la categoría que se desea. Para esta consulta se pulsa directamente

se desea. Para esta consulta se pulsa directamente el botón y se visualizarán todas las estrategias ingresadas en el sistema.

Búsquedas parciales: Busca ‘solamente’ los documentos que cumplen cierta característica definida mediante un filtro. Para esta consulta se podrá hacer el uso de uno o varios filtros de búsqueda a la vez, de acuerdo a la información que se conozca, tales como:

o Filtros por ‘Componente’, y ‘Subcomponente’: Al pulsar en éstos se despliega una lista de opciones a escoger para realizar una búsqueda más específica de la estrategia que se desea consultar. Para el filtro ‘Subcomponente’, primero debe escogerse algún elemento del filtro ‘Componente’ caso contrario no se podrá acceder a sus opciones de búsqueda.

o Si se usan los filtros ‘Número informe’ y ‘Número estrategia’, se debe llenar el número del informe o de la estrategia que se desea consultar. En esta opción,

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es posible ingresar de manera parcial o incompleta el número del informe o estrategia a consultar.

Una vez escogidos los filtros de búsqueda parcial que se van a utilizar, se debe

pulsar el botón

para realizar la consulta de las estrategias requeridas.

para realizar la consulta de las estrategias requeridas. que permite borrar o limpiar los filtros y
para realizar la consulta de las estrategias requeridas. que permite borrar o limpiar los filtros y

que permite borrar o

limpiar los filtros y búsquedas realizados anteriormente. Elaborada la búsqueda,

Por su parte también se puede pulsar el botón

aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla:

el botón aparecerá el siguiente cuadro en la pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a)

Ver entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en

entregables : Si de un resultado de la pantalla se pulsa en , aparecerá un cuadro

, aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la estrategia para el cumplimiento del hallazgo.

b)

Fecha fin autorizada: Si se requiere, en este campo se puede modificar la fecha de fin de cumplimiento de la estrategia ingresada para su aprobación.

c)

Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir una observación sobre la aprobación o reprobación de la estrategia ingresada en el sistema.

d)

Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba una estrategia ingresada en el Sistema, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes estados:

1.

si se va a aprobar la estrategia,

si se va a aprobar la estrategia,

2.

si se va a reprobar la estrategia, y

si se va a reprobar la estrategia, y

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3.

e n ci a d el S ect o r No Fi n an c ier

si aún no se decide ninguna acción sobre la estrategia

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las estrategias ingresadas en el sistema, para grabar la información se debe pulsar el botón

.
.

5.4 Módulo de Reestructuración de estrategias

Los usuarios podrán solicitar reestructurar las estrategias definidas en el sistema para subsanar los hallazgos, es decir, podrán solicitar que se realicen modificaciones a las estrategias planteadas. A su vez, los roles que correspondan podrán aprobar o rechazar tales solicitudes de reestructuración.

Las opciones de solicitudes de cambios a las estrategias son: solicitud de cambio de fecha, solicitud de reemplazar una estrategia por una nueva, solicitar una excepción de estrategia, y aprobar una reestructuración de estrategia.

estrategia, y aprobar una reestructuración de estrategia. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Los roles

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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5.4.1 Cambio de fecha

Para solicitar un cambio de fecha en alguna de las estrategias, se debe pulsar la opción ‘Cambio de fecha’.

se debe pulsar la opción ‘Cambio de fecha’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han sido explicadas a lo largo del punto 5.3 sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Para solicitar un cambio a la fecha final de cumplimiento de una estrategia se deberán seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar

haciendo uso del botón

.que se desea reestructurar haciendo uso del botón b) Pulsar en el botón y seleccionar la

que se desea reestructurar haciendo uso del botón . b) Pulsar en el botón y seleccionar

b) Pulsar en el botón y seleccionar la nueva fecha propuesta para finalizar la estrategia.

c) Ingresar los motivos por los cuales se requiere cambiar la fecha final de cumplimiento de la estrategia escribiendo en el cuadro de ‘Justificación’.

.
.
escribiendo en el cuadro de ‘Justificación’. . d) Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar

d) Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar el botón

Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar el botón pulsar el botón para enviar el

pulsar el botón

para enviar

el requerimiento a la Superintendencia sobre cambio de fechas de cumplimiento. Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia

se puede

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5.4.2 Reemplazar por una nueva estrategia

Para solicitar el reemplazo de alguna de las estrategias por otra, se debe pulsar la opción ‘Reemplazar por una nueva’ en el módulo de ‘Reestructuración de estrategias’.

en el módulo de ‘Reestructuración de estrategias’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al pulsar

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han sido explicadas a lo largo del punto 5.6., sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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De esta manera, para solicitar el cambio de una estrategia por una nueva se deberán seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar haciendo uso del botón

que se desea reestructurar haciendo uso del botón b) Ingresar los motivos o razones por los

b) Ingresar los motivos o razones por los cuales se requiere reemplazar la estrategia anterior por una nueva en el cuadro ‘Justificación’.

anterior por una nueva en el cuadro ‘Justificación’. c) Al finalizar los pasos anteriores, se debe
anterior por una nueva en el cuadro ‘Justificación’. c) Al finalizar los pasos anteriores, se debe

c) Al finalizar los pasos anteriores, se debe pulsar el botón para ingresar la nueva estrategia que reemplazará a la estrategia anterior.

nueva estrategia que reemplazará a la estrategia anterior. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, se pueden realizar las siguientes acciones:

Número

 

estrategia

Representa el número de la estrategia anterior que será reemplazada.

Descripción

Descripción

Son acciones, basadas en las recomendaciones, que se ejecutan de manera ordenada para alcanzar un objetivo deseado. Dichas estrategias deberán incluir los responsables y las acciones específicas que se deben llevar a cabo para subsanar los hallazgos encontrados. Por ejemplo:

M a nu al d e U s u ar io – Au d it
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El Gerente convocará en máximo quince (15) días a una Asamblea General Extraordinaria para que se realicen nuevas elecciones al interior de la organización.

El Secretario de la Asamblea levantará el Acta de la Asamblea General en donde conste que se siguieron todos los procedimientos y obligaciones legales acorde al reglamento de elecciones de la Cooperativa.

Responsable

Se refiere al directivo o empleado, responsable del área (departamento, unidad) de la organización, que coordinará o ejecutará la estrategia.

     

Responsable de estrategia

 

Auditor Interno

 

Contador

 

Gerente

 

Presidente del Consejo de Administración

 

Presidente del Consejo de Vigilancia

 

Presidente Junta de Vigilancia

 

Presidente Junta Directiva

 

Responsable de la Unidad Administrativa de Tecnología

Responsable de ventanilla de recepción de encomiendas

Responsable de ventanilla de venta de boletos

 

Secretario

 

Fecha de

Despliega un calendario en el que se escogerá la fecha en la que empezará la ejecución de la estrategia definida.

inicio

Fecha de fin

Despliega un calendario en el que se escogerá la fecha en que finaliza la ejecución de la estrategia.

 

Entregable

Son los archivos o documentos que se deben remitir a la SEPS como respaldo de cumplimiento de las estrategias señaladas por los auditores o por los servidores de la SEPS en función de subsanar los diferentes hallazgos encontrados en la organización. Los entregables deben ser claros (es decir, que no den espacio a interpretaciones erróneas o ambigüedades de lo que se solicita), completos (que contengan todo lo que se necesita para subsanar un hallazgo), legítimos (que se cumplan de acuerdo a la normativa y procedimientos que deben seguir las organizaciones) y verificables (que se pueda demostrar en cualquier momento su autenticidad). Ejemplos de entregables son:

Reglamento de elecciones de la organización.

 

Convocatoria de Asamblea General para elección de representantes de Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.

Acta de Asamblea General que certifique el proceso de elecciones realizado.

Por su parte, dentro del sistema se debe considerar lo siguiente al llenar el campo de entregables:

 

2.

En el sistema se permite agregar más de un (1) entregable. Cada vez

 
 

que se pulsa el botón estrategia.

  que se pulsa el botón estrategia. , se puede agregar un entregable a la

, se puede agregar un entregable a la

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3.

Si existe más de un entregable a la estrategia, cada uno debe llenarse

. entregables no deben ser llenados dentro de un mismo campo de ingreso de entregable.

individualmente pulsando el botón

dos (o más)

ser llenados dentro de un mismo campo de ingreso de entregable. individualmente pulsando el botón dos

Es

decir,

Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se

los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se puede pulsar el botón . Una vez

puede pulsar el botón .

asociados a la estrategia se puede pulsar el botón . Una vez ingresados los datos anteriores,

Una vez ingresados los datos anteriores, se debe pulsar el botón para enviar la solicitud de cambio de una estrategia por una nueva. Si por el contrario se pulsa el

, la información y solicitud de la nueva estrategia no será enviada ni

guardada.

botón

de la nueva estrategia no será enviada ni guardada. botón 5.4.3 Excepciones Para solicitar la eliminación

5.4.3

Excepciones

Para solicitar la eliminación de alguna de las estrategias, se debe pulsar la opción ‘Excepciones’.

estrategias, se debe pulsar la opción ‘Excepciones’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al pulsar

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Este cuadro permite realizar las mismas acciones de búsqueda de estrategias que han sido explicadas a lo largo del punto 5.3. sobre ‘Gestión de Estrategias’. Una vez hecha cualquiera de las búsquedas, aparecerá un cuadro de resultados como el siguiente:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

De esta manera, para solicitar el cambio de una estrategia por una nueva se deberán seguir los siguientes pasos:

a) Actualizar el porcentaje de avance de las estrategias que se desea reestructurar haciendo uso del botón

que se desea reestructurar haciendo uso del botón b) Ingresar los motivos o razones por los

b) Ingresar los motivos o razones por los cuales se solicita eliminar la estrategia en el cuadro ‘Justificación’.

.
.

Al finalizar los pasos anteriores

requerimiento de excepción de estrategia.

se debe pulsar el botón

de excepción de estrategia. se debe pulsar el botón para enviar el Si se requiere verificar

para enviar el

Si se requiere verificar los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se

los hallazgos y recomendaciones asociados a la estrategia se puede pulsar el botón . El usuario

puede pulsar el botón .

El usuario podrá verificar las autorizaciones o negaciones de las reestructuraciones solicitadas a las estrategias a través del módulo de “Consultas”.

5.4.4 Aprobación de reestructuraciones

Esta funcionalidad puede ser usada únicamente por el rol de director de seguimiento. Para aprobar la reestructuración de una estrategia, se debe pulsar la opción ‘Aprobación de reestructuraciones’ en el módulo de ‘Reestructuración de estrategias’.

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá lo siguiente en la pantalla:

en esta opción aparecerá lo siguiente en la pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en la lista desplegable del campo ‘Tipo de reestructuración’ aparecen las opciones de reestructuraciones de estrategias a aprobar, como se ve en el siguiente cuadro:

de estrategias a aprobar, como se ve en el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Una vez elegido el tipo de reestructuración, se debe pulsar el botón donde sucederá lo siguiente:

se debe pulsar el botón donde sucederá lo siguiente: A. Si se escogió “Cambio de fecha”,

A. Si se escogió “Cambio de fecha”, aparecerá la siguiente pantalla:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a)

, aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la estrategia.

Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en

listado de los entregables ingresados junto a la estrategia. Entregables : Si de un resultado de

b)

Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de estrategia.

c)

Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes estados:

1.

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2.

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3.

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

estrategia

d)

Acciones : Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información general de

Acciones: Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información general de la estrategia.

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar el botón

.
.

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B. Si se escogió “Excepciones”, aparecerá la siguiente pantalla:

“Excepciones”, aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En este

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a)

, aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la estrategia.

Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en

listado de los entregables ingresados junto a la estrategia. Entregables : Si de un resultado de

b)

Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de estrategia.

c)

Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes estados:

1.

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2.

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3.

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

estrategia

d)

Acciones : Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información general de

Acciones: Si se pulsa el botón , aparecerá una pantalla con información general de la estrategia.

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Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar

el botón

.
.

C. Si se escogió “Reemplaza una nueva”, aparecerá la siguiente pantalla:

“Reemplaza una nueva”, aparecerá la siguiente pantalla: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS En este

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro se pueden realizar las siguientes acciones:

a)

, aparecerá un cuadro con un listado de los entregables ingresados junto a la estrategia.

Entregables: Si de un resultado de la pantalla se pulsa en

listado de los entregables ingresados junto a la estrategia. Entregables : Si de un resultado de

b)

Reemplaza a estrategia: Si se pulsa en este campo, aparecerá la información general de la estrategia que se solicita reemplazar.

c)

Comentario a la Aprobación / Reprobación: En este campo se puede incluir una observación sobre la aprobación o reprobación de la reestructuración de estrategia.

d)

Aprueba: Mediante este checkbox, se aprueba o reprueba la reestructuración de estrategia, y según se pulse sobre el mismo aparecerán los siguientes estados:

1.

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

si se va a aprobar la reestructuración de estrategia,

2.

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

si se va a reprobar la reestructuración de estrategia, y

3.

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

si aún no se decide ninguna acción sobre la reestructuración de

estrategia

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e)

Acciones: Si se pulsa el botón general de la estrategia.

Acciones : Si se pulsa el botón general de la estrategia. , aparecerá una pantalla con

, aparecerá una pantalla con información

Finalmente, una vez llenados los campos para la aprobación o reprobación de las reestructuraciones de estrategias, para grabar la información se debe pulsar

el botón

.
.

5.5 Módulo de Carga Formulario

En este módulo se permite la carga de la información a través de archivos digitales en un formato especial de macro excel según las necesidades de cada usuario.

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes, en donde también se indica las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema:

las opciones que tienen habilitadas dentro del Sistema: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS 5.5.1

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

5.5.1 Cargar / descargar

Para realizar la carga de información de una (1) sola organización, se debe pulsar la opción ‘Cargar / descargar’.

se debe pulsar la opción ‘Cargar / descargar’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Página

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

l Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

para descargar el

archivo de Excel que se llenará con la información del informe de auditoría de la

organización. Una vez lleno el archivo, se debe cargar el mismo la sección de

En este cuadro, primero se debe pulsar en

la sección de En este cuadro, primero se debe pulsar en . 5.5.2 Carga masiva Para
.
.

5.5.2 Carga masiva

Para realizar la carga de información de más de una organización, se debe pulsar la opción ‘Carga masiva’.

se debe pulsar la opción ‘Carga masiva’. Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS Al pulsar

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Al pulsar en esta opción aparecerá el siguiente cuadro:

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Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

En este cuadro, primero se debe pulsar en

archivo de Excel que se llenará con la información de las organizaciones. Una vez lleno el archivo, se debe cargar el mismo la sección de .

para descargar el

se debe cargar el mismo la sección de . para descargar el 5.6 Módulo de Manual
se debe cargar el mismo la sección de . para descargar el 5.6 Módulo de Manual

5.6 Módulo de Manual

En este módulo, el usuario podrá acceder al respectivo Manual de Usuario, como guía o fuente de consulta en el manejo del Sistema de Hallazgos.

Los roles que pueden realizar acciones en el presente módulo son los siguientes:

realizar acciones en el presente módulo son los siguientes: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS

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Para descargar el archivo, se debe pulsar en ‘Manual de Usuario’ en el módulo de Manual, como se muestra a continuación:

en el módulo de Manual, como se muestra a continuación: Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría

Fuente: Sistema de Hallazgos de Auditoría EPS