EJEMPLO DE AUDITORIA

DEFINICIÓN EMPRESA DISTRIBUIDORA

P&G de Productos Farmacéuticos, es el Establecimiento farmacéutico destinado a la importación, distribución y venta de
productos farmacéuticos de venta libre, productos afines, material de curación, equipo médico quirúrgico e instrumental y
reactivos de laboratorio para uso diagnóstico”

PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE

Existe una variedad de productos que ofrecen la empresa Distribuidora P&G de Productos Farmacéuticos en el mercado
peruano, unos son de producción nacional y otros importados O

ORGANIZACIÓN
Está formada por una gerencia y una secretaria, reporta directamente a Gerencia General y con el propósito de dar a
conocer su estructura y sus principales funciones, a continuación se mencionan las que corresponden a cada uno de sus
departamentos.

Departamento de facturación

Cuenta con una jefatura, un asistente, diez personas para facturar los pedidos, reporta directamente a Gerencia de
Operaciones y entre sus principales atribuciones están:

 Facturar los pedidos por ventas al crédito y al contado.

 Tramitar en el departamento de créditos la autorización de pedidos.
 Realizar anulaciones de facturas por diferentes conceptos.
 Efectuar notas de crédito por devoluciones sobre ventas.
 Atender a clientes personalmente y vía teléfono.

DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS

Cuenta con una jefatura, un subjefe, dos asistentes, una secretaria y seis auxiliares; entre otras, sus atribuciones más
importantes son las siguientes:

 Autorizar manualmente los pedidos por ventas al crédito.

 Cargar nuevamente a la cuenta corriente, los cheques rechazados por los bancos.
 Autorizar descuentos a clientes, sobre saldos pagados por anticipado.
 No autorizar pedidos a clientes con saldos morosos.
 Realizar cobros a determinados clientes específicamente.
 Revisar y conciliar la cuenta corriente.
 Investigar y dar trámite a nuevas solicitudes de créditos

DEPARTAMENTO DE BODEGA

Para su funcionamiento está formado por una jefatura, un asistente y un encargado para cada sección, el resto de personal
es auxiliar de bodega, haciendo un total de treinta y nueve personas; con el propósito de dar a conocer sus funciones
principales, a continuación se describen las de cada una de sus áreas.

ÁREA DE RECEPCIÓN Y CHEQUEO

 Recibir y revisar toda mercadería por compras.

 Almacenar y ordenar por fecha de vencimiento los productos.
 Conservar el área de trabajo limpia y ordenada.
ÁREA DE ETIQUETADO

 Etiquetar todo producto vendido.

 Recibir y revisar la mercadería por devoluciones sobre ventas.
 Colocar todo producto etiquetado en los estantes.
 Conservar el área de trabajo limpia y ordenada.

ÁREA DE PREPARADO

 Clasificar y ordenar toda factura recibida del departamento de facturación.

 Solicitar precios de productos al área de etiquetado.
 Conservar el área de trabajo limpia y ordenada.
 Preparar todo medicamento en buen estado.

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN

Con el propósito de lograr sus objetivos, cuenta con cuarenta y cinco personas en total, entre ellas un jefe para el
departamento y un encargado para cada sección, el resto del personal son empacadores y repartidores; entre sus
atribuciones más importantes de cada una de sus áreas, están:

Área de verificado

 Revisar físicamente los productos preparados contra su factura.

 Ubicar los pedidos preparados en sus rutas correspondientes.
 Clasificar los pedidos de la ciudad y de los departamentos.
 •Solicitar los pedidos urgentes al área de preparado.

Área de empaque

 Empacar los productos facturados para los departamentos.

 Realizar la documentación necesaria de los pedidos correspondientes.
 Llamar a las empresas de transporte y entregarles la carga para su destino.

Área de despacho

 Distribuir los pedidos a clientes de la ciudad y sus municipios.

 Registrar en el sistema electrónico de datos las facturas entregadas a los repartidores.
 Asignar y proporcionarles ruta a cada repartidor.
 Recibir y darle solución a los reclamos realizados por los clientes.
 Proporcionar información a los clientes vía teléfono en relación a sus pedidos.
 Darle prioridad a los pedidos urgentes.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Cuáles son las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por las que se hace necesario que el
departamento de Auditoría Interna, realice en el Área de Operaciones que comprende los Departamentos de: Facturación,
Créditos, Bodega y Distribución, una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, que eviten
la pérdida de mercadería e inconformidad en el despacho de pedidos con los clientes, en la Empresa El Producto
Farmacéutico, Sociedad Anónima, en el año 2004?.

Datos generales de la compañía “P & G Distribuidores S.R.L. - Productos farmacéuticos en San Miguel, Lima”
QUIÉNES SOMOS

Somos P & G Distribuidores S.R.L., una empresa legalmente constituida en el Perú con más de 15 años de experiencia en
el mercado de las medicinas. Estamos autorizados por la Dirección General de Salud para distribuir y comercializar
productos en todo el territorio peruano. Contamos con una ubicación estratégica que nos permite abastecer diferentes
instituciones de salud del país con la mejor y más rápida atención.

SERVICIOS

En P & G Distribuidores S.R.L. contamos con una fuerza de ventas especializada que ofrece seguimiento a todos
nuestros clientes, introduciendo y promocionando líneas de productos de nuestras casas representadas como parte de los
planes de mercadeo planteada para cada producto que distribuimos. Trabajamos a nivel nacional e internacional
asegurando una entrega impecable e inmediata.

DÓNDE ESTAMOS

 Lima
 E-mail: distri_pg@hotmail.com
 Teléfono: (51-1) 652-7106
 Telefax: (51-1) 652-7107
 Fax: (51-1) 638-1781

ORGANIGRAMA DE “ P & G DISTRIBUIDORES S.R.L. - PRODUCTOS FARMACÉUTICOS

ORGANIGRAMA DIVISION DE OPERACIONES

INDICE DE PAPELES DE TRABAJO

EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Departamento de facturación
DEPARTAMENTO DE BODEGA
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION
CONCLUSIONES

1. La Auditoría Administrativa es el examen integral o parcial de una organización, con el propósito de precisar su nivel
de desempeño y oportunidades de mejora.

2. A través de una Auditoría Administrativa se conoce el grado de cumplimiento y eficiencia de las políticas y
procedimientos en el Área de Operaciones de una Empresa Distribuidora de Productos farmacéuticos.

3. La Auditoría Interna juega un papel importante en la empresa analizada El Producto Farmacéutico, S. A., a través de
los informes que rinde, se obtiene información financiera confiable y oportuna, se resguardan los activos, se promueve la
eficiencia operativa y se conoce el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa.

RECOMENDACIONES

1. Que la Administración de la Empresa el Producto El Producto Farmacéutico, Sociedad Anónima, le dé la importancia

a la Auditoría administrativa, toda vez que su propósito es precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora en
cualquier área de la institución.

2. Que la Empresa El Producto Farmacéutico, Sociedad Anónima, a través de su Departamento de Auditoría Interna,
realice auditorías administrativas periódicas en áreas diferentes de la entidad, con el objeto de conocer el cumplimiento de
sus políticas y procedimientos.

3. Se recomienda a la Gerencia de Operaciones de la empresa El Producto Farmacéutico, Sociedad Anónima, actualizar

los manuales de políticas y procedimientos; capacitar a su personal, especialmente a los jefes de los Departamentos de
Facturación, Créditos, Bodega y Distribución, con el objeto de eliminar:

o La incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada.

o La inexistencia de delegación de autoridad y responsabilidad.
o La negligencia para reconocer, analizar y dar soluciones a problemas de importancia, y
o El incumplimiento de sus políticas y procedimientos actuales.
 ¿Cómo se ejecuta los procedimientos en la fase de ejecución de la auditoria?
1. PREPARACIÓN DEL PLAN DETALLADO DE AUDITORÍA.
El primer paso en la fase de ejecución lo constituye la preparación un plan de auditoría detallado. El plan
describe, las labores que han de ser desarrolladas según cada objetivo de la auditoria integral. Cada proyecto se
planifica de forma que incluya pruebas recopilación de evidencia de auditoría adecuada para lograr los objetivos
de auditoria específicos.
2. SELECCIÓN O PREPARACIÓN DE PROGRAMAS
Un programa de auditoría detalla siempre los pasos que han de seguirse durante la parte de trabajo de campo, para
determinar si los criterios están cumpliéndose o no.
Es necesario tener mucho cuidado al preparar y utilizar los programas de auditoria, para lograr cumplir los
objetivos y recopilar evidencia adecuada. Al preparar y utilizar los programas de auditoria, se debe siempre
relacionar los costos de recopilación de evidencia con los beneficios obtenidos al ayudar a alcanzar los objetivos
del examen.
3. REALIZACIÓN DE PRUEBAS Y EVALUACIÓN DE CONTROLES
Los programas de auditoría establecen las labores y las pruebas que deben realizarse. En general las pruebas se
refieren a la aplicación de un procedimiento de auditoría dado a ciertos ítems dentro de un grupo. El objetivo de
la realización de las pruebas es recopilar evidencias de auditoría adecuadas sobre el funcionamiento eficaz o
ineficaz de las actividades clave, los sistemas y los controles identificados durante la etapa de investigación
preliminar.
4. CONSIDERACIÓN DE LAS CAUSAS Y EFECTOS.
Este paso de la fase de ejecución involucra la evaluación de las discrepancias con los criterios de auditoría,
incluyendo la consideración de las causas principales, comparadas con los síntomas, y de ser el caso, la
recopilación de evidencias adicional sobre los efectos de dichas discrepancias, para ilustrar la importancia del
asunto con propósitos relativos a la presentación de informes.
5. PREPARACIÓN DE INFORMES POR PUNTOS.
Los líderes deben iniciar la elaboración de los informes por puntos sobre los proyectos de auditoria de los cuales
están encargados, una vez se haya completado la mayor parte del trabajo de campo. El Jefe de la auditoria debe
revisar entonces estos informes por puntos, para evaluar el desarrollo y el progreso logrado en cada proyecto de
auditoría durante la fase di ejecución.
6. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LOS ARCHIVOS DE AUDITORÍA.
Para respaldar los hallazgos informados y las conclusiones y recomendaciones, los archivos de los documentos de
trabajo deben contener:
Los programas de auditoria y la naturaleza y el alcance del trabajo desarrollado en la realización de la auditoria;
La documentación adecuada sobre las políticas, sistemas, controles, y procedimientos relacionados, etc., de la
organización;
Las evidencias de que se ha efectuado una supervisión del trabajo realizado, incluyendo pruebas de su
terminación en cada punto de cheque de control administrativo previamente determinado durante el proceso de
auditoría; y
Las evidencias de la revisión de calidad, cuando se haya realizado sobre la conducción de la auditoría y sobre la
calidad de los resultados informados. La responsabilidad de los archivos y documentación de la auditoría integral,
debe ser establecida por el Jefe de la auditoria, durante la fase inicial de la planeación de la auditoría integrada,
para cerciorarse de que establezcan archivos adecuados y de que éstos sean debidamente revisados para poder
hacer referencia a ellos.
La fase de ejecución de la auditoría termina cuando el Jefe de la auditoria autoriza elaborar informes detallados
sobre su proyecto.

¿Cómo se obtiene la evidencia suficiente, competente y relevante en la auditoria?

La evidencia de auditoría es necesaria para corroborar o contradecir las afirmaciones que contiene los estados
financieros y proporcionar así al auditor una base para expresar su opinión, se obtiene diseñando y aplicando
pruebas de auditoría. Los tipos de evidencia son:
 Examen Físico: Es la inspección o conteo que hace el auditor de un activo tangible. El examen físico, es
un medio directo para verificar que en realidad existe un activo, se considera como uno de los tipos más
confiables y útiles de evidencias de auditoría. Ejemplo: inventarios, arqueo de dinero, arqueo de
documentos.
 Confirmación: Es la recepción de una respuesta oral o escrita de una tercera parte, independiente, que
verifica la precisión de la información que ha solicitado el auditor. Ejemplo: confirmación bancaria,
confirmación de abogados, confirmación de clientes.
 Documentación: Es el examen que hace el auditor de los documentos y archivos del cliente para apoyar
la información que es o debe ser incluida en los estados financieros. Ejemplo: facturas, contratos,
escrituras.
 Observación: Es el uso de los sentidos para evaluar ciertas actividades. Es necesario hacer un
seguimiento de las impresiones iniciales
 Consulta: Es obtener información escrita o verbal del cliente en respuesta a algunas preguntas del
auditor. Por lo general no puede considerarse como concluyente. Ejemplo: entrevistas.
 Desempeño: Como lo indica el término, implica verificar de nuevo una muestra de los cálculos y
transferencia de información que hace el cliente durante el período que se está auditando.
 Procedimientos analíticos: Se utilizan comparaciones y relaciones para determinar si los saldos de las
cuentas u otros datos son razonables. Ejemplo: comparar los márgenes