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UNIDAD 1. INTRODUCCIÓN.

ELEMENTOS DE EXCEL (I)

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios.

¿Qué es y para qué sirve Excel 2016?

Excel 2016 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que se encuentra integrada en el
conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa
de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que
muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza
una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como
harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la
suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy
fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa, ¿qué ocurriría
si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números? Tendrías que volver a
introducirlos todos, mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,
simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados. Imagina que estás haciendo la
declaración de la renta a mano y al final descubres un error: tendrías que volver a calcularlo todo. Si
lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por
ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta
que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías
que pagar en cada caso.

Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar cómo las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números 1,2,3,...
En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D12 se ha calculado el IVA. Debajo de la cinta de opciones puedes ver la fórmula que se
ha utilizado =D11*0,21 . Es decir, el producto de lo que hay en la celda D11multiplicado por 0,21.

Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender
a utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de
cálculo; incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.

Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas
ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas podrás
sacar mucho más partido de Excel.

Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos
introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las
encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el profesional,
desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2016, la pantalla, las barras, etc, para
saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.
También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

1.1. NOVEDADES DE EXCEL 2016

Esta versión de Excel 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.

- Recomendación de gráficos: Al crear un gráfico a partir de una tabla, podrás utilizar esta nueva
funcionalidad. Excel, dependiendo de los datos, nos propondrá varios tipos de representaciones
distintas, consiguiendo así, evitar tener que definirlo manualmente.

- Guardar los archivos en OneDrive es más fácil que nunca. Al guardar los documentos en la nube
podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Además, es
muy sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.

- Con Excel Online sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder
a una versión reducida de Excel de forma gratuita. Podrás crear y modificar presentaciones de Excel
desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar la versión de
escritorio de Excel.

- Etiquetas de datos más enriquecidos. Ahora podrás incluir en los gráficos etiquetas que contengan
texto actualizable, es decir, al modificar los datos cambiará el valor de la etiqueta. A su vez, también
tendrás la oportunidad de combinarlo con texto libre. Si cambias el tipo de gráfico las etiquetas no
desaparecerán.

- Cambios en la cinta de opciones para gráficos. Antes, al crear un gráfico, disponíamos de tres
pestañas para modificar sus características. En la nueva versión de Excel el número ha sido reducido
a dos, lo que nos dará facilidades a la hora de encontrar aquello que queremos variar en el formato
del gráfico.

- Ajuste rápido de gráficos. A las anteriores mejoras mencionadas se une la aparición de tres botones
a la derecha de nuestro gráfico que nos permitirá variar su aspecto de manera sencilla y rápida.

- Conexión con nuevos orígenes de datos. Dispondremos de una mayor versatilidad a la hora de
crear tablas, al permitirnos importar datos desde nuevas fuentes, como, por ejemplo, proveedores
OLE DB.

- Selección de lazo a su alcance. Excel tiene ahora la Selección de lazo , una herramienta de
forma libre para seleccionar las entradas de lápiz. Arrastre mediante la herramienta para seleccionar
un área concreta de un dibujo manuscrito y después podrá usar ese objeto como desee.

- Usar el lápiz de Surface para seleccionar y cambiar objetos. En Excel, con un lápiz para Surface,
puede seleccionar un área sin ni siquiera pulsar la herramienta de selección en la cinta. Simplemente,
pulse el botón de menú contextual del lápiz mientras dibuja con él para realizar una selección.
Después, puede usar el lápiz para mover, cambiar de tamaño o girar el objeto de entrada de lápiz.

- Ver y restaurar los cambios en libros compartidos. Vea rápidamente quién ha realizado cambios
en libros compartidos y restaure versiones anteriores con facilidad.

1.2. INICIAR EXCEL 2016

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2016.

- Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer

clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la

aplicación de Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la
esquina inferior izquierda.

Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de
todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel
en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará
que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de desplazamiento
horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para desplazarnos hasta

encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel 2016,
sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.
- Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.

(AYUDA)

Aquí te explicaremos cómo visualizar en la pantalla dos programas al mismo tiempo, que en este caso
serán, por una parte, el curso y por la otra el Excel 2016.

1. Suponemos que si estás leyendo estas líneas es porque ya tienes el curso abierto, así que ahora
falta abrir el otro programa: Excel 2016.

2. Asegúrate de que sólo tienes abierto el curso y Excel. Si estás utilizando más programas y
no quieres cerrarlos, minimízalos.

3. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre cualquier zona vacía de la barra de tareas, en
la parte inferior de la pantalla. Normalmente encontrarás espacio en la zona próxima al reloj.

4. Elige la opción Mostrar ventanas en paralelo o Mosaico vertical, para situar una ventana
junto a la otra. El nombre de la opción puede variar según la versión de Windows que utilices.

Observa cómo la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:
Si prefieres trabajar en horizontal, puedes elegir Mostrar ventanas apiladas o Mosaico horizontal. Así
se mostrarán una sobre la otra.

Una vez tenemos las dos ventanas con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para pasar de
la una a la otra. De esta forma, la ventana donde hagas clic se convertirá en la ventana activa, y podrás
trabajar con ella. Distinguirás la ventana activa de la inactiva porque la barra de título superior tiene
un color más intenso (la inactiva tiene un color atenuado).

Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, haz clic en el botón Maximizar de la
ventana en que visualizas el curso o en el de Excel.

Esto va bien con monitores grandes (de 17" o más). Con monitores pequeños quizás prefieras dejar
las ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra utilizando los botones correspondientes
en la barra de tareas inferior (la que contiene el menú Inicio). También puedes alternar de una ventana
a otra presionando las teclas Alt + Tabulador (manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla
Tabulador).

(CONTINUACIÓN DE LA UNIDAD 1)

Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.

- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.

- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .


1.3. LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos
mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los
nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la
que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada
momento, como veremos más adelante.
1.4. LA FICHA ARCHIVO

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la
Cinta de opciones.

Contiene elementos como: Información, Imprimir, Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas
se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la
ventana Excel.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con
forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

1.5. LAS BARRAS

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le

demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

, maximizar y cerrar .

La barra de acceso rápido


La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,

Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos
la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño
icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos
anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y
aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se
eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más
comandos....

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la
ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.

Pero, además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las
fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de
la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar
modificaciones en los gráficos.

- Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2016 visualices
otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el
ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo
herramientas y funcionalidades.

Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento
queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo
>Opciones > Personalizar cinta de opciones.

- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de
teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para
salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de
más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer
clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma
rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha .
La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento


Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de estado

Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom
sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone
de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).
Profundizaremos en las vistas más adelante.

1.6. LA AYUDA

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en

el interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde
la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Bibliografía
-http://www.aulaclic.es/excel-2016/t_1_1.htm