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02/10/2017

Índice

• Introducción • Filtrar datos


• Objetivos – Filtros de texto
• ¿Qué es una Base de – Filtros de fecha
Tabla de datos, Ordenar y Subtotales Datos?
– Filtros de número
• Los datos en Excel
– Filtros por color
• Obtener datos externos
– Datos de una Tabla de – Filtro avanzado
Informática Aplicada
Word
– Datos Externos de tipo • Bibliografía
Texto
• Tabla de Datos
• Ordenar datos
• Subtotales
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Introducción Objetivos

Son Objetivos de esta unidad:


• En Excel con frecuencia se trabaja con datos procedentes de otras
aplicaciones, para lo cual podemos usar algunas herramientas • Obtener datos externos de tipo texto.
para importar estos. • Ordenar datos de forma simple y utilizando criterios.
• La información contenida en una hoja de cálculo es más fácil de • Aplicar filtros automáticos o Autofiltros
analizar si está en un orden determinado o si muestra la
información que cumple algunas características específicas. • Realizar Filtros Avanzados.
• Excel tiene las herramientas para que el usuario pueda ordenar y/o
filtrar la información especificando determinados criterios.

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Los datos en Excel


¿Qué es una base de datos?

• Es un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí bajo


un mismo contexto o tema en particular como: Logística, personal,
contabilidad, mantenimiento, etc.
• La base de datos organiza la información relacionada en tablas las
cuales están compuestas por filas y columnas. Excel está diseñado para
• En la actualidad existen crear y mantener archivos
programas que organizan los planos, pero con muchas
datos de manera relacional, aplicaciones para el
análisis de datos y
entre ellas tenemos: automatización que
 Access Una estructura de datos plana es una lista ofrecen otros Sistemas de
 MySQL, etc. sencilla que no está relacionada con otros datos, bases de datos más
son fáciles de crear y de mantener, mientras no sofisticados y costosos.
exista demasiada información.

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 Una lista de alimentos es un archivo plano 6

Obtener datos de otro tipo de


Obtener datos externos archivo

Para obtener datos externos (importar) Excel dispone básicamente


de dos opciones:

1. Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los


datos de una aplicación externa, por ejemplo Word y • Excel permite manipular datos que provengan de otras aplicaciones,
pegarlos en una hoja de Excel. incluso fuera de Microsoft.
2. Obtener datos externos de otro archivo, de formato diferente • Los procedimientos para importar datos pueden ser: desde un archivo de
a Excel. texto, desde un archivo Web y de otras fuentes.
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Datos externos: Desde Access Datos externos de tipo Texto

PASO 1

• Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos


externos y seleccionar Desde Texto.

• Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos


externos seleccionar Desde Access.
• En el cuadro de diálogo: Seleccionar archivos de origen de datos, por
defecto está colocado en Base de datos de Access de tipo: mdb, mde,
accdb, accde, podría cambiarlos a Todos los archivos.
• Ubicar el archivo y Abrir.
• Se mostrará un nuevo cuadro de diálogo con las Tablas y Vistas • En el cuadro de diálogo: Importar archivo de texto, se puede
disponibles de dicha Base de Datos, seleccionar una y Aceptar. seleccionar los archivos de tipo: *.csv, *.prn y desde luego los
*.txt.

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Datos externos: de tipo Texto Datos externos de tipo Texto


PASO2
PASO 3:
• Seleccionar el archivo ejemplo, pulsar Importar:
Elegir el tipo de datos del archivo original:

• Delimitados: Si están
separados por
tabulaciones, espacios
u otros caracteres. Es
la opción que
normalmente tienen los
datos.

• Ancho fijo: Si los


datos tienen las misma
longitud (ancho) en
todos los datos de una
misma columna, si es
así en el siguiente paso
del asistente deberá
indicar el ancho de
cada columna.
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Datos externos de tipo Texto Datos externos de tipo Texto:


PASO 5:
PASO 4: Deberá seleccionar cada columna e indicar:

Se tienen las siguientes opciones: Formato de los datos en columnas:


Elegir el formato de datos que más
• Separadores: Tabulación, se asemeje a los datos de la vista
Punto y coma, Coma,
previa.
Espacio, Otro.
Por ejemplo:
• Considerar delimitadores • En una combinación de formatos,
consecutivos como uno como caracteres alfabéticos y
solo: separador formado por numéricos, se utiliza General.
varios caracteres (dos
puntos, por ejemplo) entre • A la columna Fecha Nac., se le
los campos ha colocado el tipo de dato
Fecha (DMA), de lo contrario, se
• Calificador de texto: mostrará como un número.
carácter en el que están Columnas no importadas:
incluidos los valores del
archivo de texto. Ejemplo: “ ” Ubicar la columna y activar No
(comillas) importar columna (saltar)

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Datos externos de tipo Texto:


Datos externos de tipo Texto Finalizar

PASO 6:

• Al Seleccionar el botón
Finalizar, se muestra
una ventana para definir Al pulsar el botón Aceptar, el
la ubicación de estos resultado final se mostrará como
un conjunto de datos encajados
datos importados (por en sus respectivas celdas, como
ejemplo la celda A1): se muestra en la siguiente
imagen.

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Exportar datos Tabla de datos


• Una tabla de datos en Excel es un conjunto de datos
organizados en Filas y Columnas (campos
Para exportar datos de Excel a un archivo de
texto, utilice el comando Guardar como y En versiones anteriores se les llamaba Base de datos o
cambie el tipo de archivo en el menú Listas de base de datos .
desplegable.

• Las tablas son útiles porque además de almacenar información permite


realizar una series de operaciones, analizar y administrar esos datos según
sus necesidades.

Son dos los formatos de archivo de texto que Nombre de los


se utilizan habitualmente: campos

• Archivos de texto delimitados (.txt), en los


que el carácter de tabulación (el código de Registros
carácter ASCII 009) separa normalmente
cada campo de texto.
• Archivos de texto de valores separados por
comas (.csv), en los que el carácter de coma
(,) suele separar cada campo de texto. Campos

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Tabla de datos Crear una Tabla de Datos:


Preparar los datos
 Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las
tablas de datos tenemos: Antes de crear una Tabla es necesario tener
presente los siguientes requisitos :
 Ordenar los registros por uno o más criterios.  Cada fila de la hoja Excel debe
 Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. contener información de solo una
 Utilizar fórmulas para la tabla añadiendo algún tipo de filtrado. instancia o registro (no de varias): una
 Crear un resumen de los datos. venta, un cliente, una máquina, etc.
 Analizar la información por grupos.  Cada columna debe tener una
cabecera única y contener datos de la
misma naturaleza (no mezcladas).
 Crear una Tabla de Datos con los datos de la hoja activará algunas
características particulares, por ejemplo, ordenar, filtrar y extender las  No deben existir columnas diferentes
fórmulas a nuevas filas. Además, la Tabla tendrá un nombre. que contengan datos de la misma
naturaleza. Si es así, deben unificarse.
 No deben existir filas o columnas
intermedias sin datos.
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Creación de Tabla de Datos: Creación de Tabla de Datos:

Método 1 Método 2:
• Seleccionar una celda en la
Proceso: lista y en la ficha Inicio
• Seleccionar una celda de un listado de datos
• Seleccionar Tabla en la ficha Insertar

(1)
Seleccionar
Tabla

• Revisar el rango de los datos (Si desea modificar marcar el rango


de la lista), si la tabla lleva encabezados activar la tabla tiene (2) Elija un estilo
encabezados y seleccionar Aceptar
• Revisar el rango o Ingresar
• Activar la tabla tiene encabezados si tiene
encabezados.
• Al final Aceptar y seleccionar SI
• Seleccionar Si para obtener la tabla 21 22

Creación de Tabla de Datos: Ordenar Datos


• Si trabaja con Tabla de Datos se muestra una nueva El botón Ordenar del grupo Ordenar y Filtrar de la pestaña
ficha en la cinta de herramientas denominada: o ficha Datos, permite reacomodar las filas de una Tabla
o Lista de Datos. Asume la primera fila como
encabezados de cada columna.
con su subficha de: Diseño
ORDENAR DE UN
NIVEL

• En esta ficha observara los comandos (botones) Ordenar de A a Z

para trabajar con la tabla como por ejemplo el (Ascendente)

nombre de la tabla

Ordenar de Z a A
(Descendente)
Con estas flechas puede crear Filtros

Si desea ordenar por otra


columna y no la primera, basta
ubicarse en una celda de la
Al Arrastrar agrega filas y columnas columna deseada y
seleccionar cualquiera de los 2 ORDENAR DE UNO O
23 botones VARIOS NIVELES 24

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Ordenar Datos - Un nivel:


Ordenar Datos – Varios niveles
Ejemplo
Ordenamiento ascendente por Apellido Paterno (columna C)

• En cada nivel se especifica la columna o nombre del campo), el atributo


(por valor o por color, si se hubiera trabajado con un formatos
Nótese el cambio de orden visualizando la columna A, existían Apellidos personalizado) y el criterio (ascendente, descendente) que se desea
Paternos en los registros inferiores que se han acomodado utilizar para el ordenamiento.
alfabéticamente al realizar el ordenamiento. • El criterio variará según el tipo de dato, podrá ser de mayor a menor, de
los más recientes a los más antiguos, etc.
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Ordenar Datos – Varios Niveles: Ejemplo Agrupar datos


• La necesidad de analizar la información por grupos de datos
por región, por especialidad, por vendedor, etc. Es frecuente
usar en Excel subtotales para calcular grupos de datos.
• Los subtotales tiene filas incompletas y no pueden existir en
una Tabla o base de datos, es así que en una Tabla de datos,
la opción de Subtotales va a estar deshabilitada. Por este
motivo en caso de tener una Tabla de datos se va a tener que
convertir en rango normal de datos, para habilitar la opción de
• Observar como seria el Subtotales
ordenamiento cuando es mas de
un nivel

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Agrupar datos Subtotales


Para hallar subtotales automáticamente, los datos deben estar
previamente ordenados en función de la columna por la que se quieren
• En la ficha Datos de la cinta de los grupos.
Opciones, en el grupo Esquema, se Ejemplo:
encuentran los comandos de:  En la siguiente imagen se muestra una relación de empleados ordenados por
Agrupar, Desagrupar y Subtotal.
Área, en la cual se ha sumado el Sueldo Básico por cada Área.

• Sobre el cuadro de datos aparece una


barra con un signo menos (-).
• Al presionarlo, las columnas
agrupadas se ocultarán, cambiándose
por un signo más (+).

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Subtotales Filtrar datos


La opción de filtrar datos permite mostrar solamente las filas que cumplen
ciertos criterios.
Ejemplo:
 En la misma lista de subtotales nuevamente seleccionamos el botón Subtotales y
hallamos el promedio de hijos por cada Area.
En esta ventana se
seleccionar lo que se
desea filtrar

Si desea mas
Debe Ac tiv ar es te botón para
criterios debe
mos trar la fec has al c os tado seleccionar filtros de
derec ho de c ada uno de los
números
c ampos .

Este botón permite borrar el filtro

Esta vez debe desactivar

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Filtros de Texto: Método 1 Filtros de Texto: Método 2


La flecha de filtro de una columna se podrá seleccionar el o los valores
que se desea mostrar.
Se podrá acceder a filtros más personalizados, donde se podrá
elegir entre dos condiciones, así exigir que se cumpla una por lo
menos una condición (O), o que se cumplan las dos (Y).

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Filtros de Fecha Filtros de Número


Los filtros por fecha permiten filtrar los datos según fechas específicas •El f iltro por columna numérica muestra las alternativ as de
año, por mes y por día.
Filtros de número:
Al desplegar Filtros de fecha, se tienen muchas mas opciones de filtrado.

Estas opciones permiten utilizar


operadores de comparación.
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Ejercicio 4: Filtrar datos Filtros por color


1. Muestre las regiones cuyo nombre empiecen con la letra: a. • Excel también permite mostrar los datos según su color de celda o
de f uente.
• Esta opción se activa cuando el usuario ha personalizado la tabla,
mas no cuando ha usado un estilo predefinido.

2. Muestre los registros cuya Cantidad es menor que 20 y los registros


cuya Cantidad sea mayor que 100.

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Filtro Avanzado Filtro Avanzado


• Colocar en un área diferente,
• Extrae los datos de una T abla ubicando los datos resultantes en otro lugar. los criterios y rango de salida
• Los criterios de filtrado se escriben en un rango diferente al de la T abla, con • Seleccionar la lista o tabla
los mismos encabezados de columna (identificadores de los campos). De • Seleccionar la opción
esta manera se pueden especificar criterios más complejos. Av anzadas en la ficha Datos
• Ingresar los rangos
correspondientes en cada rango
1. La ubicación donde se
encuentran los datos
2. Rango donde se encuentra el
criterio
3. Rango donde irán los datos.

Rango de
criterios

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Filtro Avanzado:
Filtro Avanzado Consideraciones
• Se mostrarán los alumnos que pertenecen a la Facultad de En el Rango de Criterios se debe considerar lo siguiente:
– Si se colocan varios criterios en un misma fila, se estaría construyendo un condicional de tipo Y, se deben
Agronomía pero nacidos a partir del año 1995, y también a todos de cumplir todas las condiciones.
los alumnos de la facultad de Química. Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Fec ha Nac . >=01/01/1995

– Si se colocan criterios en filas diferentes, se estaría construyendo un condicional de tipo O, donde se


cumplirá las condiciones en la misma fila y se evaluará como nueva condición el criterio de la siguiente
fila.
Rango de Ejemplo: Facultad = Agronomía O Fac ultad = Químic a
criterios

– Para especificar intervalos de valores, se podrá duplicar los campos, se colocarán las cabeceras, con
cada dato del rango que se desea cumplir.
Resultado Ejemplo: Facultad = Agronomía Y Nota Parc ial >= 11 Y Nota Parcial <14

– No es necesario colocar todos los encabezados como nombres de campo, basta con aquellos
encabezados que tendrán valores para generar los criterios.

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Ejercicio 5: Filtros Avanzados


Bibliografía
– Muestre los registros de la Categoría Plumón, Producto Jumbo, cuyos
montos de Total Final sean mayores que 200 y menores que 250.
• Fernando Rosino Alonso. Excel 2013. Grupo Anaya
– En los mismos criterios coloque los valores para que también se muestren
los registros da la Categoría Lapicero, Producto Faber, cuyos montos de
Comercial. 2013.
Total Final sean mayores que 1000. • Walkenbach, John. La Biblia de Excel 2013. Grupo Anaya
Comercial. 2013.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2013 for dummies.
Wiley Publishing Inc. 2013.
• Se realize la consulta a los siguientes enlaces:
– https://exceltotal.com/base-de-datos-en-excel/
– https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-archivos-
de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba
– https://support.office.com/es-es/article/Importar-o-exportar-archivos-
de-texto-txt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba

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Preguntas Respuestas

1. ¿Cómo se llaman las filas y columnas en una tabla de datos


de Excel?
1. ¿Cómo se llaman las filas y columnas en una tabla de datos • Registros y columnas.
de Excel?
2. ¿Cuáles son las fuentes de datos externas en Excel?
1. ¿Cuáles son las fuentes de datos externas en Excel? • Access, Web, Texto, Otras fuentes.

1. ¿Cuáles son las fuentes de datos externas en Excel? 3. ¿Cuáles son las fuentes de datos externas en Excel?
• Access, Web, Texto, Otras fuentes.
1. ¿Cuáles son las opciones de filtrado?
4. ¿Cuáles son las opciones de filtrado?
• Textos, números, o fechas.

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