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ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo

1.0 José Tirado Cesar Mendoza Jorge Yrivarren 20/09/2006 Versión Inicial

1. NOMBRE DEL PROYECTO

Proyecto Plataforma Virtual Multiservicios (PVM)

2. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Actualmente los servicios de la entidad se brindan sólo a través de las Oficinas Registrales,
los cuales presentan las siguientes dificultades:

 Se tiene una disponibilidad de 47 horas semanales en promedio para atención de


servicios en cada Oficina Registral.
 Se toma 25 minutos en promedio para obtener una copia certificada de acta de
nacimiento, matrimonio o defunción.
 Se toma 45 minutos en promedio para trasladarse y realizar el pago en efectivo de
servicios en un banco para realizar el trámite en una Oficina Registral.
 Existe congestión de colas en las Oficinas Registrales.

Asimismo, se tiene una seguridad limitada en la verificación de identidad mediante DNI y


presencia física de la persona que solicita los servicios en las Oficinas Registrales.

En este sentido la ejecución del proyecto coadyuvará a mejoras los servicios al ciudadano
y los procesos internos de la entidad, entre los beneficios se tienen los siguientes:
 Reducción de Costos del proceso operativo.
 Incremento de la productividad (reducción del tiempo de atención).
 Reducción de Procesos.
 Disminución del tiempo de procesamiento de la información
 Reducción de las colas de espera en las agencias.

Para lo cual se implementará un nuevo canal de atención con el concepto de kioscos


multimedia, las cuales estarán ubicadas en lugares públicos y áreas de esparcimiento,
tales como centros comerciales de gran afluencia, en donde el ciudadano podrá obtener al
instante:
o Actas de Nacimiento.
o Actas de Matrimonio.
o Actas de Defunción.
o Cambio de Estado Civil.
o Efectuar pago de servicios que brinda RENIEC.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO


[Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo (completar las que apliquen). Deben estar asociados a
los Objetivos de la Institución]

Concepto Objetivos Metas

Alcance  Implementar un servicio  Instalar tres (03) equipos multimedia


descentralizado basado en el en centros comerciales.
concepto de kioscos multimedia.

PRIMERA VERSION 1
 Incrementar la cobertura de  Brindar cinco (05) trámites de servicio.
servicios brindados por las
oficinas registrales.  Reducir de 25 a 6 minutos el tiempo
para obtener una copia certificada de
 Reducir el tiempo de atención de acta de nacimiento, matrimonio o
los servicios. defunción.

Costo

Tiempo

Calidad

4. REQUISITOS DE ALTO NIVEL


[Se debe detallar aquí aquellos requisitos que deberían tener los productos o servicios que se obtenga
como resultado del proyecto]

Nº Requisito

Se requiere un módulo del tipo kiosco multimedia que permita al ciudadano obtener de
manera automatizada los siguientes documentos:
o Trámites de duplicado DNI.
o Emisión de copias certificadas de actas registrales:
1  Nacimiento.
 Matrimonio.
 Defunción.
o Trámite de rectificación Cambio de Estado Civil en DNI.
o Pago de tasas de los servicios del RENEC.
2 El dispositivo podrá identificar a la persona que solicita el servicio.
El dispositivo deberá permitir efectuar pagos con dinero en efectivo (Billetes y Monedas) y
3
con tarjeta de crédito/ débito Visa
Deberá permitir emitir los documentos antes indicado con las medidas de seguridad
4
adecuadas.
5 La aplicación del dispositivo deberá ser amigable al usuario y de fácil uso (intuito).
6 El dispositivo deberá disponer de mecanismos de seguridad física y lógica

5. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO


[Se debe colocar aquí una descripción de alto nivel del proyecto. Debe dar respuestas a los siguientes
aspectos:

¿En qué consiste? El proyecto “Plataforma Virtual Multiservicios (PVM)”, consiste en la


implementación de un dispositivo que permita al ciudadano realizar
trámites que usualmente se ejecutan en las Agencias/Oficinas.
Este dispositivo debería funcionar bajo el concepto de Kiosco Multimedia
permitiendo efectuar pagos de trámites RENIEC y obtener copias
certificadas con validez legal.
A través de la PVM, se brindarán los siguientes servicios al ciudadano:
o Trámites de duplicado DNI.

PRIMERA VERSION 2
o Emisión de copias certificadas de actas registrales:
 Nacimiento.
 Matrimonio.
 Defunción.
o Trámite de rectificación Cambio de Estado Civil en DNI.
o Pago de tasas de los servicios del RENEC

La implementación de la PVM, se realizará a través de las siguientes


etapas:

o Estudio de Viabilidad (1 año).


o Elaboración de las Especificaciones Técnicas (1 año).
o Adquisición y Diseño del servicio (6 meses).
o Pruebas y Operación (6 meses).
¿Quién o quiénes El desarrollo estará a cargo de las siguientes áreas:
son responsables?  Gerencia de Tecnología de la Información: Desarrollo del
componente informático (hw y sw).
 Gerencia de Operaciones Registrales: Definir los procesos a
automatizar.
 Gerencia de Administración: Adquisiciones y Contrataciones
 Gerencia de Planeamiento y Presupuesto: Facilitar los recursos
financieros
 Gerencia de Imagen Institucional: Difusión del Servicio

¿Cuándo se El proyecto se realizará en 04 etapas, dándose inicio en el 2006 y


realizará? finalizando el 2009.

¿Dónde se realizará? El Proyecto se ejecutará en Lima Metropolitana

6. RIESGOS DEL PROYECTO (de Alto Nivel)


[Situaciones que pueden impactar al logro de los objetivos del proyecto]

Nº Riesgo Descripción del Riesgo

1 No contar con personal especializado en el manejo de la nueva plataforma puede


generar un retraso en el inicio del proyecto.
2 Retraso en la llegada de los equipos requeridos para el proyecto puede generar
retrasos en el cronograma.
3 Demora en el proceso de adquisición de los equipos especializados puede
generar retrasos en el cronograma.
4 Restricciones jurídicas relacionadas con la validez de los trámites pueden
invalidar el Alcance mismo del entregable.
5 Alta dependencia con terceros para la interconexión y el cobro de derechos
puede encarecer el proyecto y/o el soporte post implementación, con respecto a
los costos iniciales estimados

7. CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO


[Aquí se adjuntará el cronograma de los principales eventos o puntos del proyecto en las distintas
fases/etapas y la fecha de fin, para lo cual se puede utilizar una herramienta de software]

Hito (en función a la etapa) Fecha Fin


Estudio de Viabilidad 29/11/2006

PRIMERA VERSION 3
Elaboración de las Especificaciones Técnicas 25/11/2007
Adquisición y Diseño del servicio 30/10/2008
Pruebas 30/04/2009
Operación 01/05/2009

8. PRESUPUESTO DEL PROYECTO


Horas Hombre
Concepto / Etapa
y/o Monto (S/.)
Desarrollo de Software (GTI) 5,500 horas
Personal Operativo (GOR) 2,500 horas
Personal de Logística 3,500 horas
Personal de Finanzas 1,500 horas
Gestor del Proyecto 7,744 horas
Patrocinador 1,500 horas
Equipamiento S/. 900,000
Contratación de Servicios S/. 500,000

9. APROBADORES AL CIERRE DEL PROYECTO


[Son las personas que firman la aprobación del proyecto, es decir que el proyecto haya cumplido con los
requisitos del mismo]

Nombres y Apellidos Órgano Cargo


Jorge Yrivarren Jefatura Nacional Jefe Nacional
Silverio Bustos Gerencia General Gerente General
Cesar Mendoza
Gerencia de Operaciones Registrales Gerente
Hernández

10. DATOS DEL GESTOR DE PROYECTO ASIGNADO


[Responsabilidad y nivel de autoridad]

Nombres y
José Tirado
Apellidos
Cargo/Órgano Sub Gerente de Operaciones
Responsabilidad Dirigir el proyecto y cumplir con los objetivos del proyecto dentro de
las restricciones del mismo
Nivel de
Alta
Autoridad

11. AUTORIZACION DEL INICIO DEL PROYECTO


[El nombre y cargo del patrocinador y de quienes autorizan el inicio del proyecto]

Datos del Patrocinador


Nombres y apellidos Órgano Cargo Firma

Jorge Yrivarren Lazo Jefe Nacional Patrocinador

Otros autorizadores del Proyecto


[El nombre y cargo de las personas que se comprometen a asignar recursos y/o hacer un trabajo
específico]
Nombres y apellidos Órgano Cargo Firma
Gerencia de Tecnología de la
Danilo Chávez Espíritu Gerente
Información.

PRIMERA VERSION 4
Gilberto Palomino Gerencia de Administración Gerente

Benito Portocarrero Gerencia de Imagen Institucional. Gerente


Gerencia de Planificación y
Carlos Loyola Gerente
Presupuesto

PRIMERA VERSION 5