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CÂMARA DE VEREADORES DE BALNEÁRIO CAMBORIÚ

Avenida das Flores, 675 – Bairro dos Estados


Balneário Camboriú – Santa Catarina – 88339-130
www.balneariocamboriu.sc.leg.br
(47) 3263-7686

MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS

PRESIDENTE DA CÂMARA
Nilson Frederico Probst

SECRETÁRIA DE ADMINISTRAÇÃO
Angelita Sorgatto

ELABORAÇÃO
Felipe Concatto

__ 1ª EDIÇÃO __
Abril de 2015

2
SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO .......................................................................4
1 – FORMATAÇÃO BÁSICA ......................................................... 5
2 – FORMAS DE TRATAMENTO .................................................... 7
3 – FECHO DA COMUNICAÇÃO ................................................... 9
4 – NUMERAÇÃO DE CONTROLE ................................................. 9
5 – IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO.......................................... 9
6 – TIPOS DE DOCUMENTOS .................................................10
6.1 – ATA ............................................................................ 10
6.2 – ATESTADO .................................................................. 10
6.3 – CERTIDÃO ................................................................... 10
6.4 – CIRCULAR ................................................................... 10
6.5 – CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL).................................... 11
6.6 – MEMORANDO .............................................................. 11
6.7 – OFÍCIO ....................................................................... 11
6.8 – PORTARIA ................................................................... 12
6.9 – REQUERIMENTO........................................................... 12
ANEXO I – MODELOS DE DOCUMENTOS ................................. 13
MODELO DE ATA .................................................................. 14
MODELO DE ATESTADO ......................................................... 15
MODELO DE CERTIDÃO ......................................................... 16
MODELO DE CIRCULAR (OFÍCIO) ............................................ 17
MODELO DE CIRCULAR (MEMORANDO) ................................... 18
MODELO DE CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL) .......................... 19
MODELO DE MEMORANDO ..................................................... 20
MODELO DE OFÍCIO .............................................................. 21
MODELO DE PORTARIA ......................................................... 22
MODELO DE REQUERIMENTO ................................................. 23
MODELO DE FOLHA DE CONTROLE DE NUMERAÇÃO ................. 24
ANEXO II – SIGLAS DOS ÓRGÃOS ..........................................25

3
APRESENTAÇÃO

O presente Manual de Padronização foi elaborado com o


objetivo de uniformizar e orientar a comunicação e a elaboração dos
documentos oficiais da Câmara de Vereadores de Balneário
Camboriú, procurando evitar a ocorrência de vícios na transmissão e
recepção de informações.

Inicialmente são apresentadas as orientações para a elaboração


e formatação adequada do texto, visando à sua concisão e clareza.
Em seguida, é realizada uma breve descrição dos principais
documentos emitidos pela Casa. Por fim, são apresentados modelos
de documentos, bem como um rol das siglas dos órgãos que
compõem a estrutura administrativa da Casa.

Com este manual, os Servidores passam a dispor de uma fonte


permanente de consulta de orientações sobre como elaborar, como
formatar e qual tipo de documento utilizar ao redigir uma
comunicação oficial.

Trata-se de uma contribuição inaugural, que obviamente


poderá demandar futuras ampliações e reedições visando ao
aprimoramento do presente Manual, mas que objetiva, desde logo, a
suprir uma necessidade sentida pela organização.

Adotar uma padronização comunicacional é parte de um esforço


em contribuir para uma Administração Pública mais organizada e
eficaz, preocupada em tornar seus Servidores aptos a se
expressarem de maneira eficaz e transparente.

4
1 – FORMATAÇÃO BÁSICA

Os documentos oficiais da Câmara de Vereadores de Balneário


Camboriú devem seguir a seguinte formatação:

Fonte: Arial ou Verdana


Tamanho da fonte: 12 pt
Espaçamento entre linhas: simples (1,0)
Tamanho da folha: A4 (21 cm x 29,7 cm)
Margem superior: 3 cm
Margem esquerda: 3 cm
Margem inferior: 2,5 cm
Margem direita: 2 cm
Alinhamento do título: centralizado
Alinhamento do texto: justificado
Recuo da primeira linha do parágrafo: 1,25 cm

Observação: o tamanho da fonte e o espaçamento entre linhas


podem, excepcionalmente, sofrer variações a fim de melhor adequar
o texto ao corpo do documento.

5
3cm

OF. Nº 01/2015/GAP

Balneário Camboriú, DD de MMM de 2015.

A Sua Excelência o Senhor 1,0


NOME DO DESTINATÁRIO
Cargo/Função
3cm 2cm

Senhor Nome do Destinatário (externo),

1,25
Em atenção ao requerimento de Vossa Excelência, venho por
meio deste encaminhar o documento solicitado, que segue anexo.

Atenciosamente,

NOME DO EMITENTE
Cargo

2,5cm

6
2 – FORMAS DE TRATAMENTO

Na comunicação oficial, deve-se adotar a forma de tratamento


adequado à autoridade a quem está se endereçando, conforme
quadro demonstrativo a seguir:

Destinatário Tratamento Abreviatura Vocativo Endereçamento interno

A Sua Excelência o Senhor


Presidente da República; Excelentíssimo (nome)
Vossa
Presidente do Congresso Nacional; Não se usa Senhor Presidente da República
Excelência
Presidente do Supremo Tribunal Federal. Presidente, Federativa do Brasil
CEP – Brasília/DF
A Sua Excelência o Senhor
Vice-Presidente da República, Senhor
Senador (nome)
Presidente do Senado Federal, Vossa Presidente,
V. Exa. Presidente do Senado
Presidente da Câmara dos Deputados, Excelência Senhor Vice-
Federal
Presidentes dos demais tribunais federais Presidente,
CEP – Brasília/DF
A Sua Excelência o Senhor
(nome)
Governador do Estado de
Santa Catarina
Senhor CEP – Florianópolis/SC
Governadores de Estado,
Vossa Governador,
Presidentes de Assembleias Legislativas, V. Exa.
Excelência Senhor A Sua Excelência o Senhor
Presidentes de Tribunal de Justiça
Presidente, Desembargador (nome)
Presidente do Tribunal de
Justiça do Estado de Santa
Catarina
CEP – Florianópolis/SC
A Sua Excelência o Senhor
Senhor Vice- Conselheiro (nome)
Vice-Governadores de Estado, Vossa Governador, Presidente do Tribunal de
V. Exa.
Presidentes dos demais tribunais estaduais Excelência Senhor Contas do Estado de Santa
Presidente, Catarina
CEP - Florianópolis/SC
A Sua Excelência o Senhor
Senhor Senador,
Membros do Congresso Nacional Vossa Deputado Federal (nome)
V. Exa. Senhor
(Senadores e Deputados Federais) Excelência Câmara dos Deputados
Deputado,
CEP – Brasília/DF
Ministros de Estado, Senhor Ministro, A Sua Excelência o Senhor
Secretário-Geral da Presidência da Senhor (nome)
República, Secretário-Geral, Ministro de Estado dos
Consultor-Geral da República Senhor Transportes
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Consultor-Geral, CEP – Brasília/DF
Secretários da Presidência da República, Vossa Senhor Chefe do
V. Exa.
Procurador-Geral da República, Excelência Estado A Sua Excelência o Senhor
Chefes dos Estados-Maiores das três Armas, Maior das Gen. (nome)
Oficiais-Generais das Forças Armadas, Forças Armadas, Ministro-Chefe do Gabinete
Embaixadores, Senhor Militar da Presidência da
Secretários Executivos de Ministérios, Secretário, República
Secretários Nacionais de Ministérios ( ...) CEP – Brasília/DF
A Sua Excelência o Senhor
Membros de Assembleias Legislativas e Senhor Deputado (nome)
Vossa
Câmaras Municipais (Deputados e V. Exa. Deputado, Assembleia Legislativa do
Excelência
Vereadores) Senhor Vereador Estado do Paraná
CEP – Curitiba/PR

7
Senhor Prefeito,
A Sua Excelência o Senhor
Prefeitos Municipais, Senhor
(nome)
Secretários de Estado e de Municípios, Vossa Secretário,
V. Exa. Prefeito Municipal de
Comandante-Geral de Corpo de Bombeiros Excelência Senhor
Balneário Camboriú
Militar do Estado Comandante-
CEP – Bal. Camboriú/SC
Geral,
A Sua Excelência o Senhor
Desembargador (nome)
Tribunal de Justiça do
Ministros do Supremo Tribunal Federal, Senhor Ministro,
Estado de Santa Catarina
Ministros do Superior Tribunal de Justiça, Senhor
CEP – Florianópolis/SC
Ministros do Superior Tribunal Eleitoral, Desembargador,
Ministros do Superior Tribunal do Trabalho, Senhor Juiz,
A Sua Excelência o Senhor
Ministros do Tribunal de Contas da União, Senhor
Juiz (nome)
Desembargadores de Tribunais de Justiça, Vossa Promotor,
V. Exa. Tribunal Regional Eleitoral
Juízes de Tribunais Regionais Eleitorais, Excelência Senhor
de Santa Catarina
Juízes de Tribunais Regionais do Trabalho, Procurador,
CEP – Florianópolis/SC
Juízes de Direito, Senhor
Auditores da Justiça Militar, Procurador-
A Sua Excelência o Senhor
Membros do Ministério Público (Promotores Geral,
(nome)
e Procuradores) Senhor Auditor
Juiz de Direito da 1ª Vara
de Família
CEP – Florianópolis/SC
Senhor Diretor, A Sua Senhoria o Senhor
Demais autoridades (Diretores, chefes de Vossa Senhor Chefe de (nome)
V. Sa.
seção, militares até Coronel) Senhoria Seção, Diretor-Geral
Senhor Coronel, CEP – Florianópolis/SC
A Sua Magnificência o
Vossa Senhor
Reitor de Universidade Magnifi- V.Maga. Magnífico Reitor, Prof. (nome)
cência Reitor da UFSC
CEP – Florianópolis/SC
A Sua Santidade o Senhor
Vossa Santíssimo
Papa Não se usa Papa (nome)
Santidade Padre,
CEP – VATICANO
Eminentíssimo A Sua Eminência o Senhor
Vossa
Cardeais V. Ema. Senhor Dom (nome)
Eminência
Cardeal, CEP – Brasília/DF
A Sua Excelência
Vossa Reverendíssima o Senhor
Senhor
Excelência V. Exa. D. (nome)
Arcebispos e bispos Arcebispo,
Reveren- Revma. Arcebispo de Santa
Senhor Bispo,
díssima Catarina
CEP – Florianópolis/SC
Vossa Senhor A Sua Reverência o Senhor
Monsenhores, Cônegos, Padres, Madres e
Reveren- V. Revma. Monsenhor, Pe. (nome)
outras autoridades religiosas
díssima Senhora Madre, CEP – Florianópolis/SC

Observação: não se usa mais “Digníssimo” (DD), visto que a


dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público.
Também se dispensa o superlativo “Ilustríssimo” para as autoridades
que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.

8
3 – FECHO DA COMUNICAÇÃO

Existem dois fechos distintos para as modalidades de


comunicação oficial. Para as autoridades superiores, deve-se usar
“Respeitosamente”. Já para autoridades de mesma hierarquia ou de
hierarquia inferior, usa-se “Atenciosamente”.

Fechos como “Sem mais para o momento...”, “Limitando-se ao


exposto...”, “Sendo o que tínhamos para o momento...”, entre
outros, devem ser evitados.

4 – NUMERAÇÃO DE CONTROLE

O controle da numeração dos documentos oficiais deve ser feito


pelo órgão responsável. Os documentos devem ser numerados em
ordem cronológica crescente. A cada ano, inicia-se uma nova
contagem, a partir do número 001.

O formato da numeração deve ser o tipo de documento (ofício,


memorando), abreviado e em caixa alta, o número de controle,
seguido do ano e da sigla da secretaria/departamento que emitiu o
documento, conforme exemplo:

OF. Nº 007/2015/SAD ou MEM. Nº 025/2015/DGP

5 – IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

Nas comunicações oficiais devem constar o nome e o cargo da


autoridade que as expede. Deve-se colocar o nome completo do
signatário em caixa alta, negrito e alinhamento centralizado. Não se
usa linha para assinatura. Em seguida, coloca-se o cargo ou função
ocupada pelo signatário, conforme exemplo a seguir.

(espaço para assinatura)


NOME DO SIGNATÁRIO
Secretário de Administração

9
6 – TIPOS DE DOCUMENTOS

6.1 – ATA

Documento onde são registradas, de forma sucinta e metódica,


as ocorrências, deliberações, resoluções, encaminhamentos que
ocorreram em uma sessão, assembleia e reuniões em geral.

Possui valor jurídico, devendo ser redigida de forma que não


possa ser posteriormente modificada. Não há parágrafos ou espaços
em branco, sendo que o texto deve ser escrito seguidamente, sem
rasuras, abreviaturas ou entrelinhas.

6.2 – ATESTADO

Documento caracterizado como um ato enunciativo, escrito,


firmado por servidor público em razão do cargo que ocupa, ou de
função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem
conhecimento a favor de pessoas, ainda que não haja registro formal.

Os órgãos públicos, pela sua natureza, fornecem atestados (e


não declarações). A declaração é própria das instituições particulares.

6.3 – CERTIDÃO

Documento escrito que visa comprovar ato ou assentamento


constante de processo, livro ou documento que se encontre em
repartições públicas. Pode ser de inteiro teor (transcrição integral) ou
resumida, desde que sintetize fielmente o conteúdo do original.

A Certidão se distingue do atestado e da declaração por


comprovar fatos ou atos permanentes, enquanto os dois últimos se
referem a fatos e atos transitórios.

6.4 – CIRCULAR

Comunicação endereçada a diferentes pessoas, órgãos ou


entidades, mas com conteúdo idêntico. Entre unidades da mesma
entidade, utiliza-se “Memorando-Circular”. Se a comunicação for
remetida para destinatários fora da entidade, usa-se “Ofício-Circular”.
Ambos seguem o mesmo número de controle dos ofícios e
memorandos.

10
Sua finalidade é uniformizar procedimentos, transmitir
informações, ordens, avisos, recomendações, esclarecimentos de
conteúdo de leis, normas e regulamentos.

6.5 – CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL)

Comunicação para transmissão de mensagens e documentos.


Por ser uma forma célere e flexível de comunicação, não é
interessante definir forma rígida para sua estrutura.

Contudo, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com a


comunicação oficial. O preenchimento do campo “assunto” deve ser
feito de maneira a facilitar a organização documental e a sua
localização. Quando disponível, deve-se utilizar a confirmação de
leitura. Caso contrário, deve-se incluir na mensagem um pedido de
confirmação de recebimento. Por fim, a assinatura do e-mail deve ser
completa, a fim de facilitar a resposta do destinatário.

6.6 – MEMORANDO

Forma de comunicação interna, entre unidades administrativas


de uma mesma entidade. Possui caráter eminentemente
administrativo, podendo ser utilizado para exposição de projetos,
ideias e diretrizes.

Caracteriza-se pela celeridade, sendo que sua tramitação deve


se dar com rapidez e simplificação de procedimentos burocráticos. Os
despachos devem ser feitos no próprio documento e, caso não haja
espaço, pode ser feito em um documento separado.

6.7 – OFÍCIO

Forma de comunicação externa, sendo a correspondência


característica dos entes públicos. Tem como objetivo tratar de
assuntos oficiais da Administração Pública, endereçada às autoridades
de outras instituições, públicas ou privadas, e também aos
particulares.

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6.8 – PORTARIA

Ato administrativo interno, editado pelo Presidente da Casa,


que dispõe sobre ordens, instruções acerca da aplicação de leis,
designações de tarefas, recomendações de caráter geral, bem como
normas sobre a organização e funcionamento de serviços.

Visa esclarecer ou informar acerca de atos ou eventos internos,


tais como: nomeações, exonerações, concessão de férias, licenças,
progressões funcionais, designações para comissões de apoio e
assessoramento, ordens disciplinares, entre outros.

6.9 – REQUERIMENTO

Petição escrita na qual se solicita alguma coisa à autoridade


competente para deferir o pedido. Via de regra não possui
numeração.

O texto inicia com a identificação do requerente (nome e


qualificação), seguido do objeto do pedido e da sua justificativa,
quando for o caso. Ao final, deve-se pedir o deferimento da
solicitação.

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ANEXO I –
MODELOS DE
DOCUMENTOS
MODELO DE ATA

ATA DA REUNIÃO

Aos ........... dias do mês de ........ de dois mil e ......, às ........ horas, na sala de
reuniões da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú, reuniu-se a
Comissão .......... instaurada pela Portaria nº ......, de ......, publicada em ........,
para deliberar o que segue: (por exemplo) a) Oficiar ao Secretário .......,
solicitando a prorrogação da Portaria Nº.../SAD – de ....., pelo prazo de 30
(trinta) dias, para a conclusão dos trabalhos; b) Deliberar sobre os
documentos protocolados por ..... E, para constar, eu,................(Nome e
rubrica do Secretário), na qualidade de Secretário da Comissão, lavrei a
presente Ata, que vai assinada por todos.

NOME DO PRESIDENTE
Presidente

NOME DO SECRETÁRIO NOME DO MEMBRO


Secretário Membro

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MODELO DE ATESTADO

ATESTADO

ATESTO para devidos fins que o servidor NOME DO SERVIDOR,


matrícula nº ..., foi nomeado para o cargo de ..., lotado no departamento de ...
e está em pleno exercício nesta casa.

Por ser expressão da verdade, firmo o presente.

NOME DO SERVIDOR
Cargo

15
MODELO DE CERTIDÃO

CERTIDÃO

CERTIFICO para devidos fins que consta do Processo Administrativo


nº ..., às fls. ... a ..., comprovante de publicação do documento....

Por ser expressão da verdade, firmo a presente.

NOME DO SERVIDOR
Cargo

16
MODELO DE CIRCULAR (OFÍCIO)

OF. CIRCULAR Nº 01/2015/CIN

Bal. Camboriú, DD de MMM de 2015.

Senhores Diretores,

Venho através deste encaminhar a Vossas Senhorias ....., referente a


determinação encaminhada por ..., a fim de adotar as providências cabíveis
em cada Departamento.

Atenciosamente,

NOME DO EMITENTE
Cargo

17
MODELO DE CIRCULAR (MEMORANDO)

MEM. CIRCULAR Nº 01/2015/SAD

Bal. Camboriú, DD de MMM de 2015.

Senhores Servidores,

Venho através deste informar Vossas Senhorias de que serão adotas


as medidas ....., referente a determinação encaminhada por ..., a fim de
melhor agilizar os trabalhos de cada departamento.

Atenciosamente,

NOME DO EMITENTE
Cargo

18
MODELO DE CORREIO ELETRÔNICO (E-MAIL)

Para: Nome do Destinatário (email@email.com.br)


Cc:__________________
Cco:_________________

Assunto: Relatório ref. 05/2015 – Câmara de Vereadores de Bal. Camboriú

Prezado Senhor,

Segue anexo relatório de ..., referente ao mês de ..., para verificação de


Vossa Senhoria.
Fico à disposição para esclarecimentos que se fizerem necessários.

Por gentileza confirmar recebimento.

Atenciosamente,

(Nome do Emitente)
(cargo – lotação)
Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú
(telefone)

19
MODELO DE MEMORANDO

MEM. Nº 01/2015/DGP

Balneário Camboriú, DD de MMM de 2015.

A Sua Senhoria o Senhor


NOME DO DESTINATÁRIO
Cargo

Senhor Nome do Destinatário (interno),

Venho através deste encaminhar cópia do documento solicitado por


Vossa Senhoria, em atenção ao Memorando nº ... remetido a este
departamento.

Atenciosamente,

NOME DO EMITENTE
Cargo

20
MODELO DE OFÍCIO

OF. Nº 01/2015/GAP

Balneário Camboriú, DD de MMM de 2015.

A Sua Excelência o Senhor


NOME DO DESTINATÁRIO
Cargo/Função

Senhor Nome do Destinatário (externo),

Em atenção ao requerimento de Vossa Excelência, venho por meio


deste encaminhar o documento solicitado, que segue anexo.

Atenciosamente,

NOME DO EMITENTE
Cargo

21
MODELO DE PORTARIA

PORTARIA Nº 0000, DE 2015

O Presidente da Câmara de Vereadores de Balneário Camboriú, no


uso de suas atribuições legais, conferidas pela Resolução nº 548/2014, em
seu artigo 50, § 3º, inciso II,

R E S O L V E:

Art. 1º - NOMEAR (NOME DO SERVIDOR NOMEADO) para o cargo


de provimento em comissão de (Nome do Cargo), lotado no Gabinete do
Vereador (Nome do Vereador).

Art. 2º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Balneário Camboriú, DD de MMM de 2015.

Vereador (NOME DO VEREADOR)


Presidente

22
MODELO DE REQUERIMENTO

REQUERIMENTO

A Sua Excelência o Senhor


NOME DA AUTORIDADE
Cargo

NOME DO REQUERENTE, (qualificação), vem respeitosamente


perante Vossa Excelência REQUERER 30 (trinta) dias de férias, com
conversão de 1/3 em pecúnia, relativas ao período aquisitivo de 2014/2015,
em conformidade com a Lei Municipal nº 1.069/91, a partir de DD de MMMM
de 2015.

(O pedido se justifica pela necessidade ...)

Termos em que,
Pede deferimento.

Balneário Camboriú, DD de MMM de 2015.

NOME DO REQUERENTE
Cargo

23
MODELO DE FOLHA DE CONTROLE DE NUMERAÇÃO

NUMERAÇÃO DE OFÍCIOS – 2015

001 016 031 046 061 076 091 106


002 017 032 047 062 077 092 107
003 018 033 048 063 078 093 108
004 019 034 049 064 079 094 109
005 020 035 050 065 080 095 110
006 021 036 051 066 081 096 111
007 022 037 052 067 082 097 112
008 023 038 053 068 083 098 113
009 024 039 054 069 084 099 114
010 025 040 055 070 085 100 115
011 026 041 056 071 086 101 116
012 027 042 057 072 087 102 117
013 028 043 058 073 088 103 118
014 029 044 059 074 089 104 119
015 030 045 060 075 090 105 120

NUMERAÇÃO DE MEMORANDOS – 2015

001 016 031 046 061 076 091 106


002 017 032 047 062 077 092 107
003 018 033 048 063 078 093 108
004 019 034 049 064 079 094 109
005 020 035 050 065 080 095 110
006 021 036 051 066 081 096 111
007 022 037 052 067 082 097 112
008 023 038 053 068 083 098 113
009 024 039 054 069 084 099 114
010 025 040 055 070 085 100 115
011 026 041 056 071 086 101 116
012 027 042 057 072 087 102 117
013 028 043 058 073 088 103 118
014 029 044 059 074 089 104 119
015 030 045 060 075 090 105 120

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ANEXO II – SIGLAS DOS ÓRGÃOS

ÓRGÃO SIGLA

Consultoria Jurídica de Plenário CJP

Controladoria Interna CIN

Departamento de Administração e Planejamento DAP

Departamento de Câmara Mirim DCM

Departamento de Compras DC

Departamento de Comunicação Social e TV DCS

Departamento de Gestão de Pessoas DGP

Departamento de Patrimônio DPA

Departamento de Plenário DPL

Departamento de Projetos DPJ

Departamento de Protocolo DP

Departamento de Tecnologia da Informação TI

Diretoria de Gabinete da Presidência GAP

Procuradoria Geral PG

Secretaria de Administração SAD

Secretaria de Finanças SF

Secretaria Parlamentar SP

25