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PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO ASPD01

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y


PROCEDIMIENTO VERSIÓN 6
REGISTROS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:


Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
08/07/2014 14/07/2014 22/07/2014
Diseñar, controlar y mantener los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión, mediante el análisis, revisión,
OBJETIVO aprobación y socialización de los mismos, con el fin de unificar en materia documental la gestión de la Superintendencia Nacional
de Salud.
Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño, mejoramiento, implementación y anulación de
documentos. Continúa con el análisis de información, elaboración, ajuste, anulación y codificación del documento. Finaliza con
ALCANCE
la aprobación y socialización de la creación, modificación o anulación, así como la evaluación de la eficiencia y eficacia de los
documentos adoptados.
ÁMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN

DEFINICIONES
Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Acuerdo de Nivel de Servicio: es el pacto establecido entre un usuario y proveedor de los procesos en materia de calidad y oportunidad de las
entradas y salidas, que se establecen para el cumplimiento del objetivo del proceso.
Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la versión
que se establece desde la elaboración inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el mismo documento y en el Listado Maestro
de Documentos
Documento: información y su medio de soporte.
Documentos Externos: documentos pertenecientes al Sistema Integrado de Gestión generados por entidades públicas diferentes a la
Superintendencia Nacional de Salud, los cuales afectan las actividades internas de la Entidad.
Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciado se denomina registro.
Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido para
evidenciar su cumplimiento. Se sugiere que como mínimo posea: descripción de la actividad, participantes y fecha, según aplique.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía: documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de
realización.

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DEFINICIONES
Instructivo: documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de los
mismos, el tipo de toma de decisiones o incidencia en la operación de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los formatos o herramientas
informáticas requieren instructivo.
Listado Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional
de Salud, los cuales se encuentran asociados a los procesos definidos en el documento ASDS01.
Macroproceso: forma de identificar los negocios de la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentra constituido por procesos.
Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operación del Sistema Integrado de Gestión
de la Entidad.
Manual de Procesos y Procedimientos: está compuesto por los documentos relacionados a los procesos listados en el documento ASDS01.
Estos documentos pueden ser de los siguientes tipos: caracterizaciones, procedimientos, guías, manuales, instructivos, indicadores, formatos y
demás que sean identificados en la pirámide documental de la Entidad, la cual puede ser consultada en las políticas de operación del procedimiento
de Elaboración y Control de Documentos y Registros (ASPD01). Por otro lado, estos documentos asociados a cada proceso se relacionan en el
Listado Maestro de Documentos.
Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión: documento de gestión que relaciona todos los elementos y requisitos del Sistema
Integrado de Gestión.
Manual de la Calidad: documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia Nacional de Salud, y
está incluido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión.
Mapa de procesos: Representación gráfica de la operación de la Entidad.
Modelo de Operación por Procesos: elemento de Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la
Entidad, armonizando la Misión y Visión Institucional con un enfoque sistémico, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en
su interacción, interdependencia y relación causa - efecto garantizan una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad.
Política de Operación: elemento de Control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la
Entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y los procedimientos.
Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas
para cumplir con el proceso.
Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican
controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o
magnético.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para
alcanzar unos objetivos establecidos.
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DEFINICIONES
Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación
específica prevista.
Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, para señalar que se han cumplido los requisitos especificados.

NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio Se deben definir políticas como guías de acción y procedimientos para la
del control interno en las entidades y organismos del estado y se ejecución de los procesos.
dictan otras disposiciones”.
Decreto 943 de 2014 “por el cual se actualiza el Modelo Estándar En el artículo 1° se define que el Modelo se implementará a través del Manual
de Control Interno-MECI” Técnico del Modelo Estándar de Control Interno elaborado por el Departamento
Administrativo de la Función Pública. En dicho manual se establece como
elemento el Modelo de Operación por Procesos, el cual hace parte del
Componente de Direccionamiento Estratégico y se desarrolla a través de los
tres productos mínimos: 1) Mapa de procesos; 2) Divulgación de los
procedimientos; 3) Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la
evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas.

Decreto 2462 de 2013 “por medio del cual se modifica la En el artículo 9° se definen, entre otras, las siguientes funciones de la Oficina
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.” Asesora de Planeación:

“5. Asesorar a las dependencias internas en la racionalización de los procesos


y procedimientos de la Entidad.

(…)

14. Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de


procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud y coordinar su elaboración, desarrollo e
implementación.”

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Lay 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de Es un referente para desarrollar el proceso de gestión de las entidades públicas,
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo con base en el ciclo: planear, hacer, verificar, actuar.
relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el articulo 133 de ARTíCULO 2.2.22.3.2 Definición del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
la Ley 1753 de 2015 El Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG es un marco de referencia para
dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las
entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los
planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con
integridad y calidad en el servicio.
ARTíCULO 2.2.23.2 Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La
actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -
MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación
Y Gestión MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento Y aplicación para las
entidades Y organismos a que hace referencia el artículo 5° de la Ley 87 de 1993.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- Ninguna dependencia de la Entidad podrá crear, modificar o anular documentos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, sin la
supervisión, evaluación, codificación y control de documentos por parte de la Oficina Asesora de Planeación.

2- El requerimiento para la creación, modificación, anulación de documentos, deberá hacerse de manera formal a través de memorando (código
ASFL01) remitido por el líder del proceso y dirigido al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

3- Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los siguientes lineamientos junto con la política 12 del presente
procedimiento:
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina Asesora de Planeación y firmada por el
Superintendente Nacional de Salud. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación.
 Procedimiento: deberá ser aprobado mediante memorando, adjuntando el procedimiento y los documentos complementarios pertinentes,
la caracterización del proceso ajustada y el diligenciamiento del campo de control de cambios de los documentos.
 Manuales, Guías e instructivos: deberán ser aprobados mediante memorando adjuntando el procedimiento donde relacionen estos
documentos, ajustando las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza los documentos y el diligenciamiento del campo de control
de cambios de estos.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
 Formatos: deberán ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste
de las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.
 Políticas de primer y segundo nivel: deberán ser adoptados y/o anulados mediante resolución elaborada por el líder del subsistema y
firmada por el Superintendente Nacional de Salud. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante memorando por el Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación a partir de solicitud del líder de proceso.
 Políticas de tercer nivel: deberán ser aprobadas mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación a partir de solicitud
del líder de proceso. adjuntando el documento.
 En el control de cambios de los documentos se deberá llevar relacionado el NURC de solicitud. El diligenciamiento de la fecha del cambio
será diligenciado por la fecha del NURC de respuesta de la Oficina Asesora de Planeación.

4- La responsabilidad de revisar, aprobar técnicamente, divulgar y socializar los documentos estará a cargo del líder del proceso (Superintendentes
Delegados, Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina).

5- La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

6- Ningún servidor público de la Superintendencia Nacional de Salud podrá guardar versiones de documentos del Sistema Integrado de Gestión
en su computador. Cada vez que requiera uno, deberá ser descargado directamente de la intranet, página web o el aplicativo que se disponga
para tal fin, de acuerdo con las orientaciones de la Oficina Asesora de Planeación.

7- Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una
copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación,
mediante correo electrónico o memorando (código ASFL01).

8- Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, serán identificados con el texto “Documento Obsoleto”.

9- La administración y el control del estándar de los documentos será responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, y en cuanto a la
evaluación y el seguimiento será responsabilidad de la Oficina de Control Interno.

10- Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo con lo establecido en la política de operación 13.2 del
presente procedimiento.

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11- La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide
documental:

12- En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes orientaciones:
 Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen disposiciones generadas desde el punto de vista legal por la
Superintendencia Nacional de Salud y que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y demás documentos que representen
actuaciones administrativas propias de la Entidad o que oficialicen las directivas y lineamientos del Sistema Integrado de Gestión.
 Nivel 2 - Políticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices que permite la toma de decisiones y la obtención de
objetivos, dentro de este nivel se encuentra las políticas del Sistema Integrado de Gestión.

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 Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de las políticas, dentro de este nivel se encuentran los Objetivos
del Sistema Integrado de Gestión.
 Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de acción a nivel institucional, especificando entre otros aspectos, las
actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos. Estos deberán estar relacionados en los procedimientos.
 Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la Entidad de manera general.
 Nivel 3 - Caracterización: Documento que relaciona información técnica de manera general de un proceso, usuario o producto.
 Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la Entidad de manera específica.
 Nivel 3 - Manuales: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operación del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad, se encuentra dentro de este nivel el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestión y el
Manual de Funciones. Es necesario entender que la función de este tipo de documentos es la recopilación de procesos, procedimientos,
instrucciones, formatos y lineamientos.
 Nivel 3 – Metodologías: Corresponde a los documentos en donde se determinan los conceptos, postulados, lineamientos técnicos y
métodos, concebidos y aplicados sistémica y sistemáticamente, los cuales orientan las actividades de inspección, vigilancia y control de la
Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de cumplir las funciones y objetivos institucionales.
 Nivel 3 - Guías: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propósito, orientar, profundizar,
especificar o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
 Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como propósito, orientar el
diligenciamiento de un formato o aplicativo informático. La complejidad de estos determinará si se requiere la elaboración de un instructivo,
es decir que no necesariamente todo formato o aplicativo deberá tener uno.
 Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos deberán siempre estar relacionados
en los procedimientos.
 Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en medio físico o magnético y se
puede desprender del diligenciamiento y trámite de un formato, herramienta informática, correo electrónico o comunicado.
 Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operación de la Entidad, se encuentran dentro de estos los
documentos de origen externo y de trabajo.

13- Para la elaboración de documentos se deberá tener en cuenta las siguientes políticas de operación:

13.1- Encabezado y pie de página: todo documento relacionado en la pirámide documental del Sistema Integrado de Gestión y que su origen
corresponda a la operación interna de la Entidad tendrá un encabezado con las siguientes características:

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Se utilizan 5 columnas destinadas de la siguiente manera:

 Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.


 Segunda columna: Proceso y tipo documental de acuerdo a la pirámide documental del Sistema Integrado de Gestión (ver política de
operación 12).
 Tercera columna: Nombre del proceso y nombre del documento, sobre este último se establecerá la codificación.
 Cuarta y quinta columna: Código del documento (ver política de operación 13.2) y versión (ver política de operación 13.3).

El tipo de letra utilizado en el encabezado será Arial 11 y en mayúsculas fijas.

13.2- Codificación: corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual facilitará su ubicación dentro de la estructura documental
del Sistema Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y se relacionará en el formato denominado “Listado
Maestro de Documentos”, identificado con el código ASFT01.

El código estará conformado por seis caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

XXYY##

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX corresponden a las iniciales del proceso, las cuales serán suministradas por el
profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.

Los dos siguientes caracteres de tipo alfabético YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para lo cual se deberá tener en cuenta
la siguiente estructura:

PR Proceso
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PD Procedimiento
MN Manual
MI Metodología Institucional
PO Política
CR Caracterización
GU Guía
IN Instructivo
PL Plan
FT Formato
FL Formato libre
DE Documento de origen externo
DS Documento soporte

En caso que el documento no se acomode a la clasificación presentada, se analizará las iniciales y se establecerá una modalidad adicional.
Esta operación solamente será realizada por el administrador del Listado Maestro de Documentos.

La numeración (##) corresponderá a un consecutivo, la cual estará conformada por dos dígitos que se ubicarán después de las iniciales
del tipo de documento. Cabe señalar que cada proceso tendrá su propio conjunto de consecutivos, iniciando con el número 01 y finalizando
con el 99.

Un ejemplo de código de un documento es ASPD01, en donde AS corresponde al proceso de Administración del Sistema Integrado de
Gestión, PD se refiere al tipo de documento que para este caso es un procedimiento y 01 corresponde al número consecutivo.

La Oficina Asesora de Planeación será la encargada de asignar y controlar los códigos respectivos.

13.3- Versión: corresponde a un número consecutivo que permite controlar los documentos vigentes. Cada vez que se realice un cambio, se
deberá actualizar la versión. En el entendido que la Entidad presenta una nueva realidad institucional a partir del Decreto 2462 de 2013,
todos los documentos iniciarán en versión 01.

13.4- Responsabilidades: dentro del nivel 3 de documentación, se encuentran los manuales, los procedimientos, las guías y las caracterizaciones,
solo en estos aparecerá un campo adicional, en donde se establecerán los cargos que participaron en la elaboración de los documentos
mencionados, en los espacios relacionados deberá escribirse el cargo de manera general acompañado de la dependencia, ejemplo: Elaboró:
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Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación, la Revisión corresponderá al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, adicional
podrá ser incluido en esta campo, el cargo que revisó por parte del área que solicitó la elaboración del documento, la Aprobación
corresponderá al responsable del proceso que solicita el documento, además se deberá colocar el día, mes y año de la respectiva
elaboración, revisión y aprobación, de acuerdo con la siguiente estructura:

DD/MM/AAAA

13.5- Pie de página: la única información que se presenta en este espacio es la numeración de hoja, la cual se realizará de manera automática
con la siguiente estructura: “Pág. n de n”

13.6-Orientación: los documentos podrán ser estructurados de manera vertical u horizontal, esto dependerá de la concentración de la información.
Cuando en la estructura del mismo se presente un bajo volumen de cuadros con información paralela, el documento deberá ser desarrollado
de manera vertical, de lo contrario se sugiere ser desarrollado de manera horizontal, como es el caso del procedimiento.

13.7-Control de Cambios: los documentos a los que se les diligenciará el campo de control de cambios, son: manuales, guías, procedimientos y
caracterizaciones, éste campo se incluirá en la parte final del documento. Su estructura es la siguiente:

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13.8- Registro: los registros tendrán la misma codificación de los documentos que le dan origen. Para el control de estos se deberá tener en cuenta
lo establecido en las Tablas de Retención Documental y en la Guía de Organización de Archivos de Gestión, código GDGU01.
Adicionalmente, la organización, custodia, almacenamiento y acceso a los registros, sin importar su naturaleza (físico, digital o electrónico),
seguirán los lineamientos de los procedimientos del Proceso de Administración de la Gestión Documental.

13.9- Formato Libre: documento creado cuando la actividad desarrollada no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido
para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mínimo posea: Descripción de la actividad, participantes y fecha, esto se aplicará en
especial para los documentos magnéticos.

13.10- Estructura de los documentos: los documentos en lo posible presentarán una estructura uniforme, salvo aquellos que por alguna orientación
especial o reglamentación específica establezca una. De acuerdo con la estructura documental, se plantea la siguiente política de operación
de estructura:

 Manuales y Metodologías: Llevarán la siguiente estructura

o Objetivo: se relaciona el propósito para el diseño e implementación del manual / metodología.


o Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción
del manual / metodología, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarán
organizadas en orden alfabético. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripción del manual / metodología: se presenta el contenido desagregado del manual / metodología, de acuerdo con lo
planteado en el objetivo y en el alcance.
o Control de cambios: se tendrá en cuenta lo dispuesto en la política de operación 13.7.

 Procesos: la información correspondiente a los procesos se presentará en el documento denominado “Caracterización de Procesos”,
el cual se identificará con las dos letras iniciales CR.

 Procedimientos: este tipo de documento presentará la estructura establecida en el procedimiento de “Elaboración y Control de
Documentos y Registros” identificado con el código ASPD01, destacando que las primeras cuatro letras son generales para todos los
procedimientos dentro de cada proceso, seguido del número de consecutivo para cada uno de ellos.

 Guías: Llevarán la siguiente estructura:


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o Objetivo: se relaciona el propósito para el diseño e implementación de la guía.


o Alcance: se refiere al campo de aplicación del documento.
o Definiciones: corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción
de la guía, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta. Las definiciones estarán organizadas en orden
alfabético. Igualmente, se deben incluir el significado de las siglas o abreviaturas.
o Descripción de la guía: Se presenta el contenido desagregado de la guía, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance.
o Control de cambios: se tendrá en cuenta lo dispuesto en la política de operación 13.7.

 Instructivos: Corresponde a un documento en donde se presenta el nombre del campo del formato o del aplicativo y al frente en
prosa se describe su diligenciamiento. Este documento es optativo y estará integrado al formato, cuando se requiera.

 Planes: Documento que presenta una estructura específica dependiendo de la temática analizada, algunos responden a
lineamientos de tipo legal en su estructura. En la entidad, se definió el formato PIFT07 para la formulación de este tipo de
documentos. Lo anterior, no aplica para los casos en que un estándar o norma exige la utilización de un formato específico.

 Políticas: Documento que presenta una estructura específica dependiendo la temática analizada (ver procedimiento Formulación
y Elaboración de Políticas institucionales - FPPD01).

 Caracterización: Documento que describe las características generales del proceso, esto es,
los rasgos diferenciadores del mismo.

 Formato: Cada formato presenta una estructura específica, se debe buscar la simplicidad y la unificación de información. Su diseño
o ajuste debe responder a la pregunta de ¿Cuál es el tipo de decisión que se va a tomar con el formato? De otra parte, las hojas
electrónicas que consolidan, controlan y generan informes puede ser consideradas un formato.

Nota: Los formatos que corresponden a documentos de trabajo no se codificarán.

14- Se entenderán que los procesos son formales en la Entidad cuando han sido adoptados mediante resolución y se encuentran relacionados
con un memorando de aprobación Código ASFL01 y registrados en el Listado Maestro de Documentos, código ASFT01.

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15- El Mapa de Procesos identificado con el código ASDS01, será el documento soporte para establecer la secuencia e interacción de procesos,
insumo básico para la definición de los Acuerdos de Nivel de Servicios, consolidados en el Manual que lleva el mismo nombre, el cual se identifica
con el código PMMN01.

16- Los documentos de origen externo, si bien tendrán codificación, se entenderá como no controlados, debido a que dependen de instancias
externas para su aprobación, modificación o anulación.

17-Ningún documento de la pirámide documental, salvo los formatos podrán ser impresos, en aquellos casos que por necesidades del servicio se
requiera la impresión, estos deberán ser solicitados a la Oficina Asesora de Planeación, el cual, en la impresión del pie de página al lado de la
numeración, deberá incluir el texto COPIA CONTROLADA, de modo tal que de manera integral éste se verá de la siguiente manera:

COPIA CONTROLADA “Pág. n de n”

En caso de encontrarse un documento impreso diferente a los formatos, y que no tenga el texto COPIA CONTROLADA, se entenderá como
COPIA NO CONTROLADA.

18- Los procedimientos tendrán relacionados las disposiciones legales, que se encontrarán en el apartado de normas, explicado a través de
requisitos legales y directrices legales.

19 – Para el desarrollo de las guías se tomará como referente el formato identificado con el código ASFL03.

20 – Los registros de las reuniones se realizarán en el formato Lista de Asistencia código ASFT04 y/o Acta Código ASFT06.

21 – Para el desarrollo de las actas, deberá aplicarse lo establecido en la parametrización del módulo de actas, del aplicativo denominado “Sistema
Integrado de Planeación y Gestión”, o el que lo modifique o complemente.

22 – Los formatos ASFT01, ASFT03, ASFT12 y ASFT17, al momento de ser diligenciados tendrán en la parte inferior izquierda el detalle de la
fecha correspondiente al último registro de información. Así mismo aplicará para los demás que sea necesario.

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23 – La conservación y centralización de los documentos obsoletos del Sistema Integrado de Gestión estará a cargo del funcionario encargado
del registro listado maestro de documentos y deberá seguir los lineamientos establecidos por las tablas de retención documental y la guía
organización de archivos de gestión, código GDGU01.

24 – El control de registros derivados de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se realiza de acuerdo a los instrumentos, lineamientos
y metodologías del Subsistema de Gestión Documental, de conformidad con las disposiciones normativas del Archivo General de la Nación, y en
observancia de las normas técnicas complementarias que aseguren la conservación y preservación de la memoria institucional en el tiempo. Lo
anterior, con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las
necesidades de los usuarios internos y externos de la Entidad.

25 – Cuando las áreas responsables de una actividad incluida en un procedimiento de un proceso que no lideren requieran de la creación,
modificación o anulación de documentos, deberá consensuar dicha solicitud con el líder del proceso y remitirla mediante memorando a la Oficina
Asesora de Planeación por alguno de los siguientes cargos: Superintendente Delegado, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora y Secretario
General. Cabe señalar que dicha solicitud no puede afectar la ejecución de las actividades de las demás áreas responsables relacionadas en el
procedimiento.

26 – Ningún código de documento podrá ser incluido o eliminado del Listado Maestro de Documentos sin que su creación o eliminación sea
solicitado por el líder del proceso al que pertenece dicho documento y aprobada mediante memorando del Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
id CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Un documento puede presentar diferentes fuentes
para su creación, ajuste o anulación. Algunas de ellas
Identificar la
corresponden a:
necesidad de Todas las Oficina
1 diseño, ajuste y/o dependencias Profesional Asesora de
a. Necesidad de las dependencias de la Entidad.
anulación del de la Entidad Planeación
b. Iniciativa de la Oficina Asesora de Planeación.
documento.
c. Planes de mejoramiento del Sistema Integrado
de Gestión.

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En todos los casos, antes de requerir la creación, los


ajustes y/o la anulación documental mediante
memorando, se debe solicitar el acompañamiento del
gestor de la dependencia líder del proceso y de un
funcionario de la Oficina Asesora de Planeación, el
cual ha sido asignado previamente como enlace.
Previo envío de la solicitud de creación, modificación
y/o anulación de documentos mediante memorando el
profesional asignado de la Oficina Asesora de
Planeación validará que los ajustes den estricto
cumplimiento a las políticas de operación estipuladas
en este procedimiento.
Analizar la
necesidad del Resultado del análisis el funcionario de la Oficina Oficina Todas las
2 diseño, ajuste y/o Asesora podría generar observaciones relacionadas Asesora de Profesional dependencias
anulación del con: Planeación de la Entidad
documento.
a. La no conveniencia de su desarrollo, de ser así
se justificará explicando las razones por las
cuales no es viable.
b. La viabilidad de ser aprobado el documento
metodológicamente, de ser así, continúa en la
actividad 3.
Cuando el documento tenga viabilidad, se deben
identificar en conjunto con el gestor y el funcionario de
Identificar las
la Oficina Asesora de Planeación, las dependencias
dependencias que Oficina
intervinientes en su operación, ya sea como líder o Dependencias Acta código
3 participarán en el Profesional Asesora de
participante. Con el propósito de incluir diferentes de la entidad ASFT0O6
diseño del Planeación
puntos de vista, y tenerlos en cuenta en la
documento.
estructuración del documento se citarán a reunión y
como evidencia se levantará acta en el sistema

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REGISTROS

indicado como mínimo en su desarrollo las áreas


participantes, principales decisiones y observaciones.

Nota: Para el caso expuesto en la política de


operación 25, se remitirán los documentos (creados o
modificados) vía correo electrónico al gestor de la
dependencia líder del proceso para su revisión. En
caso de requerirse se pactará una reunión con los
gestores de la dependencia líder de proceso y del área
responsable de la actividad a ser modificada.
Surtido el proceso de validación y de acuerdo con el
tipo de requerimiento solicitado (creación, ajuste y/o
anulación) se debe tener en cuenta:

- Creación de Documentos: El profesional de la


Oficina Asesora de Planeación que apoya la
dependencia solicitante junto con el gestor, deberá
requerir al responsable del Listado Maestro de
Documentos para asignar temporalmente el
código del nuevo documento, siguiendo lo
Oficina
Crear, ajustar o dispuesto en la política de operación número 13.2
Dependencias Asesora de
4 anular los del presente procedimiento para la creación de Profesional
de la Entidad Planeación
documentos. documentos.
- Documentos Ajustados y/o Anulados: En el
caso que la solicitud de documento sea para
modificación y/o anulación, el profesional de la
Oficina Asesora de Planeación que apoya la
dependencia solicitante junto con el gestor,
deberán validar la versión del documento en el
registro del Listado Maestro de Documentos,

Como parte del acompañamiento metodológico del


profesional de la Oficina Asesora de Planeación,
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podrán identificarse ajustes de forma requeridos para


dar cumplimiento a las políticas de operación de este
procedimiento. Estas recomendaciones y
observaciones deberán ser tenidas en cuenta en la
versión final de los documentos que acompañen la
respectiva solicitud.
El gestor de la dependencia solicitante deberá
proyectar memorando código ASFL01, al líder del
proceso, para que haga la respectiva revisión,
aprobación técnica de los documentos y radicación del
Delegados
mismo dirigido al jefe de la Oficina Asesora de
Planeación.
Secretario
General
En el memorando de solicitud deberá incluir:
Proyectar y Jefes de Oficina Memorando
- Los documentos que se requieren crear y ajustar. Dependencias
5 aprobar la Oficina Asesora de código
- El registro del acta como evidencia de las de la Entidad
solicitud. Asesora Planeación ASFL01
reuniones sostenidas. (Esto siempre y cuando los
ajustes impliquen la participación de varias
Jefes de
dependencias en el documento).
Oficina
- Listas de asistencia código ASFT04
- La descripción de los ajustes documentales
Profesional
(creación, ajuste, eliminación) en un cuadro donde
relacione el código del documento, el tipo de
solicitud y la descripción del ajuste realizado, así:

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REGISTROS

Nota: Si el memorando no incluye estas


especificaciones, se realizará devolución de la
solicitud.
Luego de ser radicado el memorando código ASFL01,
se asignará al líder del listado maestro de documentos
para validar el cumplimiento metodológico.

Si se da cumplimiento a lo dispuesto
metodológicamente el líder del listado maestro
asignará el memorando al funcionario de la Oficina
Asesora de Planeación que ha venido realizando el Jefe de
Oficina Memorando
Recibir y revisar la acompañamiento a la dependencia solicitante, para Oficina Dependencias
6 Asesora de código
Solicitud. validar finalmente los documentos y proyección del Asesora de la Entidad
Planeación ASFL01
mismo al jefe de la Oficina Asesora de Planeación
indicando su aprobación.

Una vez, se cuente con el número de NURC de


solicitud y de aprobación, se procederá a remitir los
documentos con el control de cambios diligenciados al
líder del listado maestro para publicar y/o eliminar los
documentos en la página web.
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REGISTROS

El memorando de respuesta de ajustes documentales,


como mínimo, deberá informar el lugar de ubicación de
la documentación ajustada, informar la
responsabilidad del líder del proceso de realizar la
socialización de los cambios e incluir un cuadro donde
relacione el código del documento, el tipo de solicitud
y la descripción del ajuste realizado así:

Nota: El formato memorando código ASFL01 se


maneja de manera electrónica en la Entidad a través
del sistema de información documental institucional.

Nota: Para el caso expuesto en la política de


operación 25, es decir, cuando la dependencia
solicitante es el área responsable de una o más
actividades, se remite la solicitud allegada al líder del
proceso al que pertenece el procedimiento para que
presente observaciones en un plazo de tres (3) días
hábiles. En caso de no ser presentadas, se elaborará

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memorando de aprobación de la solicitud, de acuerdo


con los lineamientos anteriormente mencionados.

El líder del proceso, junto con el gestor de la Documentos


dependencia, verificarán que los cambios solicitados publicados
Verificar la
fueron realizados en la página web, intranet o
creación,
aplicativo dispuesto para tal fin. Así mismo, se Dependencias Registro del
7 modificación o Profesional
consultará la última versión del registro del Listado de la Entidad Listado
eliminación
Maestro de Documentos para corroborar que allí se Maestro de
solicitada.
relacionen dichos cambios. Documentos
(ASFT01)
Delegados

Secretario
Todo documento nuevo, ajustado o anulado, deberá General
ser socializado por los medios dispuestos por la
Socializar Dependencias Oficina de Soporte de la
8 entidad (correo electrónico interno, intranet, Skype, Jefes de
documento. de la Entidad Control Interno comunicación
carteleras informativas, entre otros), por parte de la Oficina
dependencia líder del proceso. Asesora

Jefes de
Oficina
La Oficina de Control Interno deberá evaluar la eficacia Informe de
Evaluar la y la efectividad de los documentos internos Oficina de auditoría
9 documentación implementados, para lo cual éste será uno de los Control Profesional integral,
adoptada criterios que deberán tener en cuenta dentro de los Interno Código
programas y planes de auditoría integral. COFL02

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PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Por medio de correo electrónico
se generarán observaciones por
Cada vez que se requiera Profesional Oficina
Analizar la necesidad del diseño, parte del funcionario asignado de Correo
2 diseñar, ajustar o anular Asesora de
ajuste y/o anulación del documento. la Oficina Asesora de Planeación electrónico
un documento. Planeación
al gestor de la dependencia
solicitante.

Por medio de memorando código


ASFL01, se verifican los
documentos enviados versus las
solicitudes de diseño, ajuste o
Cada vez que se requiera Profesional Oficina Memorando,
anulación. Adicionalmente el
6 Recibir y revisar la Solicitud. diseñar, ajustar o anular Asesora de código
funcionario de la Oficina Asesora
un documento. Planeación ASFL01
de Planeación validará en los
mismos documentos el
cumplimiento metodológico con lo
estipulado en este procedimiento

ANÁLISIS DE TIEMPO
La Oficina Asesora de Planeación dará respuesta al memorando de solicitud de creación, ajuste y/o anulación del documento dentro de los 5 días
hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Lo anterior, si y solo si se cumplieron con la totalidad de las actividades descritas en este
procedimiento.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Listado Maestro de Documentos.


Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 (ASDE05).
Metodología para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (ASDE06).
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (ASDE07).
Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015 (ASDE08).
Norma Técnica Colombiana – NTC OHSAS 18001 (ASDE09).
Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 14001 (ASDE10).
ISO/IEC 27001 (ASDE11).

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL


DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN EL SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante el artículo 5 de la Resolución 1622 de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Proceso Administración del Sistema Integrado Jefe Oficina Asesora de
21/08/2014 1
de Gestión, aprobados mediante Acta No. 001 Planeación
de 2014.
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogo
Adopción del documento la resolución 1622 de 2014 y se adoptó el Jefe Oficina Asesora de
19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos. Planeación
Ajustes de las Políticas de Operación,
Modificación de documento. descripción del procedimiento, aprobados Jefe Oficina Asesora de
24/08/2015 2
mediante Acta No. 1093 de 2015. Planeación
Ajustes a las Políticas de Operación,
Modificación de documento. aprobados mediante NURC: 3-2015-023655 Jefe Oficina Asesora de
27/11/2015 3
de 2015. Planeación
Se ajusta el alcance, políticas de operación,
actividades, puntos de control, análisis de
Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento tiempo y se elimina el formato control de 14/10/2016 4
Planeación
cambios código ASFT13 solicitados ante
requerimiento NURC: 3-2016-019029
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PROCEDIMIENTO VERSIÓN 6
REGISTROS

Se aprueba ajuste del documento mediante


NURC: 3-2016-019693
Mediante memorando 3-2017-008817se
solicitó la modificación de las secciones de
“Normas”, “Políticas de Operación”,
“Descripción del Procedimiento”, “Análisis de Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento 07/06/2017 5
Tiempo” y “Documentos de Referencia”. Planeación

Se aprueba ajuste del documento mediante


memorando 3-2017-008895
Mediante memorando 3-2018-009503 se
solicita la modificación de las políticas de
operación 11, 12, 13-2, 13-10 incluyendo el tipo
documental Metodologías, ajuste de las Jefe Oficina Asesora de
Modificación de documento 20/06/2018 6
actividades 1, 3,4, 5, 6. Planeación

Se aprueba solicitud mediante memorando


NURC: 3-2018-010296

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