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12 passos para planejar um projeto

por Thiago Reis em Projetos

Conferir listas é um trabalho que fazemos sempre no nosso dia a dia, para
cada tarefa. Desde a compra no mercado às operações feitas por um piloto
antes de decolar, precisamos estar atentos para cumprir determinada rotina.
No entanto, poucas são as pessoas que trabalham com checklist, importante
aliado para o cumprimento das etapas. Afinal, o mais fundamental de planejar
um projeto é conferir sempre o que falta para ele ser concluído. O que não
estiver ocorrendo de acordo com o planejado deverá ser anotado em um
checklist diário.

O checklist é fundamental para as etapas críticas de um planejamento.
Listamos nesse post 12 atividades para que o seu planejamento seja uma
referência para novos gerentes e um lembrete para os colaboradores mais
experientes. É recomendável verificar esses passos constantemente para se
certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida.

1 . Defina o escopo

O que precisa ser concluído? Essa é a principal questão ao se analisar um
projeto. Por isso, definir o escopo talvez seja a mais importante etapa.
Esse escopo precisa estar claro, articulando e definindo o projeto, apontando
qual a sua importância, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e
o tempo de execução previsto para cada atividade.

2 . Identifique os apoiadores do seu projeto

Um bom projeto definido deve ter patrocinadores ou partes interessadas –
os stakeholders. Para esses dois grupos, a conclusão do projeto é importante.
Por isso, é preciso deixar claro quem são essas pessoas. Além de financiar o
projeto, elas podem ter a influência necessária para manter o trabalho em uma
situação de crise. Esse grupo de pessoas precisa saber tudo o que está
ocorrendo, tanto as boas quanto as más notícias. O interesse de
patrocinadores e stakeholders é importante para definir o caminho do projeto.

3 . Determine os recursos que estão disponíveis

Sempre com o acompanhamento do escopo, definido na primeira etapa, é
preciso ter com clareza quais os recursos necessários para completar o
projeto. Eles são de caráter técnico? É preciso um conjunto de habilidades
especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessários já estão no local
de trabalho e disponíveis ou precisam ser empregados ou contratados? Isso
lhe dará uma boa noção sobre o que precisará ser feito para preencher
eventuais faltas de recursos.

4 . Verifique o cronograma

o que precisa ser feito. você sabe o que o projeto é. podem adiantar o prazo. O próximo passo é desenvolver um plano preliminar. Explicamos em um post anterior por que o seu projeto precisa de um cronograma realista. que podem ser tecnicamente impossíveis ou talvez conflitar – ou beneficiar – alguma outra . Design do Manual e Imprimir o Manual. Isso pode ser quebrado ainda mais em Escrever o Manual. Quebre em pequ enas etapas Após determinar quais são as grandes etapas. Por essas e outras razões. 8 . é preciso que elas sejam quebradas em pequenas etapas. No entanto. Revise-o com os principais colaboradores. híbridos. quanto tempo você tem para fazê-lo. Desenvolva um plano preliminar Chegando neste ponto. Isso lhe ajudará a determinar se você tem capturado “o grande quadro” sobre o que precisa ser feito para completar um projeto. essas informações geralmente precisam ser atualizadas. Pressões do mercado. 7 . expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias. confira aqui. é preciso determinar se uma mudança nos prazos será viável com os recursos disponíveis. é preciso o feedback da equipe. Enquanto a EAP é repartida em entregas. como o caso de interesse de um importante cliente para a área comercial. Por que ainda não é definitivo? No momento que sua equipe coloca os olhos nele. 6 .. Notas de Versão e Manual de Treinamento. dividindo as tarefas entre as equipes. Por exemplo. Ideias criativas são um grande aliado nesse caso. entregas e recursos. Liste as grandes etapas Monte a sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP). serão identificadas diversas imperfeições. por exemplo. É a hora de identificar dependências e incluí-las em um plano preliminar. uma das grandes etapas pode ser a Documentação Completa. Eles irão reconhecer áreas que você talvez tenha deixado passar. etc. Novas tecnologias também podem forçar a mudança de prazo. 5 .Uma parte fundamental no planejamento de um projeto é entender qual o cronograma associado a cada etapa. As pequenas etapas seriam então compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Técnicos. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba seu visto para conclusão. O escopo e os recursos disponíveis devem trazer informações de quanto tempo será necessário para concluir o projeto. em linhas gerais. Esta é a sua primeira tentativa de combinar as datas. você precisa começar a pensar que essas atividades precisam caminhar juntas até o mais alto nível dessa hierarquia. os recursos que estão disponíveis e. Crie seu plano de projeto base Com o plano preliminar pronto. É o que ocorre na próxima etapa. serviços.

Cumprir cada etapa com atenção ajuda a conduzir o projeto por um bom caminho. 11 . com a documentação atualizada. Reflita com base na realidade como está cada passo. é preciso ter a clara noção de que as coisas vão ser diferentes do que previsto no plano inicial. Caso não tenham a informação que determinada etapa precisa de auxílio. Refinar o planejamento de um projeto pode ajudar na execução de tarefas. 10 . Monitore o progresso O progresso precisará ser algo constantemente monitorado em uma base diária. 12 . Faça ajustes. o seu projeto está em uma fase avançada. Mantenha todos atualizados Finalmente. Os colaboradores precisam saber o que está ocorrendo. Aqui estão 12 fácies etapas necessárias para planejar um projeto. você precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que irá manter todos atualizados. 9 . O plano está correndo bem? As questões estão sendo abordadas e resolvidas em tempo hábil? É função de um gerente de projetos incluir como o progresso e o sucesso serão monitorados durante toda a duração do projeto. trazendo mais recursos para concluí-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.0 do seu plano de projeto. É um bom ponto de partida para ter certeza de que seu projeto chegue ao final da estrada são e salvo. não acha? . refine o projeto Agora. alcançando os objetivos almejados. Pode ser desde uma simples mensagem “está tudo bem” ou até uma chamada de conferência de emergência a fim de resolver um problema que acabou de surgir. Não deixe o plano de comunicação ao acaso.iniciativa em andamento. Documente tudo Ao se planejar um projeto. Não há nada pior do que um gerente de projetos ou um gerente perceber que estava trabalhando na versão errada do documento de especificação ou do cronograma do projeto e encontrar-se separado de onde o resto da equipe estava indo. Certifique-se de prosseguir com essas alterações por escrito. pondere cada sugestão e então desenvolva a versão 1. Junte tudo. As coisas estão indo bem? Estão atrasadas? Faça ajustes de maneira adequada. fica praticamente impossível poderem ajudar no que for necessário.

seguido da realização propriamente dita e da “colheita” de dados para uma posterior avaliação.ev. visão e os valores da empresa. para uma análise estatística mais abrangente que permita os ajustes e acertos necessários.pdf http://www.br/mpls/Custom/Cds/COURSES/218- PMBOK3/apostila/apostila. .br/blog/o-que-e-ciclo-pdca/ Para compreender melhor o que é ciclo PDCA. de modo a ter certeza que o trabalho está sendo bem feito.venki. Paute o planejamento de acordo com a missão. Checagem: É o estágio do ciclo PDCA onde são identificadas possíveis brechas no projeto. pois impede falhas futuras e gera um enorme ganho de tempo.http://lms. A checagem pode e deve ser feita de duas maneiras: paralelamente à execução. para não comprometer todo o ciclo PDCA.com. procure não queimar etapas tampouco improvisar. As metas alcançadas e resultados obtidos são mensurados através dos dados coletados e do mapeamento de processos ao final da execução. A fase da execução é subdividida em outras três etapas: treinamento de todos os funcionários e gestores envolvidos no projeto. ou seja.org. coloque-o em prática e à risca. e ao final dela. estabelecendo metas e objetivos e definindo o melhor caminho para atingi-los. confira uma breve explicação sobre cada um dos seus quatro estágios Planejamento: Um projeto bem elaborado é primordial para o ciclo PDCA. Execução: Após fazer um planejamento cuidadoso.

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