Uso de la Tecnología de la Información en la implementación de la Ley General de

Contabilidad Gubernamental

Por C.P.C. Rosa María Cruz Lesbros*

La Ley General de Contabilidad Gubernamental (la Ley) publicada en el Diario

Oficial de la Federación el 31 de diciembre de 2008, es de observancia en los tres
poderes de la Unión y en los organismos autónomos y en los tres niveles de
gobierno: federal, estatal y municipal. Tiene por objeto lograr la armonización en el
registro y la fiscalización de activos, pasivos, ingresos y gastos, así como en las
obligaciones contingentes y el patrimonio del Estado, de tal suerte que conlleve a
una mejor eficacia, economía y eficiencia en el uso de los recursos públicos por lo
que representa un cambio de paradigma en la forma que se llevaba la
contabilidad gubernamental.

En sus artículos16, 18, 19 y 40 la Ley indica que el Sistema registrará de manera

armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables
derivadas de la gestión pública, así como otros flujos económicos, que generará
estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles, periódicos y
comparables; el sistema estará conformado por un conjunto de registros,
procedimientos, criterios e informes destinados a captar, valuar, registrar,
clasificar, informar e interpretar transacciones, transformaciones y eventos
derivados de la actividad económica, que modifican la situación patrimonial del
gobierno y de las finanzas públicas; el sistema debe integrar de forma automática
el ejercicio presupuestario con la operación contable y generar en tiempo real
estados financieros y otra información derivada; por último, especifica que los
procesos administrativos de los entes públicos, que impliquen transacciones
presupuestarias y contables, generarán un registro automático y por única vez en
los momentos contables correspondientes. Por su parte, el Marco Conceptual de
Contabilidad Gubernamental indica que Sistema de Contabilidad Gubernamental
debe estar diseñado de forma tal que permita su procesamiento y generación de
estados financieros mediante el uso de las tecnologías de la información.

El uso de tecnologías de información representa entonces, un gran reto y a su vez

presenta áreas de oportunidad en la implementación de la Ley General de
Contabilidad Gubernamental. Se requiere de una plataforma y herramientas
informáticas para el registro e interrelación automática de las transacciones
presupuestarias y contables, observar el nuevo enfoque de la Contabilidad
Gubernamental que busca que la información contable mantenga estricta
congruencia con la información presupuestaria. Asimismo, es necesario un
registro único de las transacciones con base acumulativa para la integración de la
información financiera y la operación del sistema y la generación de información
en tiempo real. Todo lo anterior, representa un factor fundamental para coadyuvar
a la toma de decisiones oportunas, a la transparencia, a la programación con base
en resultados, a la rendición de cuentas, y a la evaluación del desempeño de las
instituciones públicas.

A través de artículos transitorios, se estableció una obligatoriedad progresiva

desde la adopción del nuevo marco conceptual hasta la generación de
información en tiempo real. El artículo sexto transitorio de la Ley obliga a los
poderes de la Federación a operar en tiempo real a más tardar el 31 de diciembre
de 2011, en tanto que los sistemas de contabilidad gubernamental de las
dependencias y órganos autónomos de las entidades federativas, ayuntamientos y
delegaciones del Distrito Federal, deberán estar operando y generando
información en tiempo real hasta el 31 de diciembre de 2012.

El Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) emitió la Guía de

requerimientos mínimos para la valoración de aplicativos informáticos de
administración y gestión de información financiera (disponible en
www.conac.gob.mx). Esta Guía establece las características técnicas y mínimas
con que debe contar el sistema (Funcionalidad indispensable) y otros procesos
que pueden complementar el funcionamiento de la aplicación informática para
facilitar la operación diaria e introducen innovaciones que mejoran los procesos
(Funcionalidad de valor agregado).

La Funcionalidad indispensable contiene once características que deben ser

contemplados en los sistemas:
1. Requerimientos generales que derivan de lo expuesto en el Marco
Conceptual, abordándolos en cuatro apartados:

1.1 Registro derivado de la gestión. El sistema debe estar diseñado para captar y
registrar procesos, transacciones y eventos que derivan de la gestión
gubernamental del ente público y realizarse en el momento y lugar donde ocurran,
a través de un registro único, simultáneo y homogéneo de las mismas.

1.2. Integración automática de la información contable-presupuestaria. Al diseñar

el sistema a través del registro único, el registro contable de las operaciones
deberá hacerse de de manera automática y deberá incorporar el modelo de
asientos contables emitido por el CONAC.

1.3. Tiempo real. Los registros deben hacerse por única vez en el momento en
que suceden o cuando el ente público conozca su existencia.

1.4. Transaccionalildad. El registro debe realizarse operación por operación.

2. Registro de Presupuesto de Egresos y Ley de Ingresos De acuerdo al

Clasificador por Objeto del Gasto (administrativa, programática, económica y
funcional) y al Clasificador por Rubros de Ingresos.

3. Ejecución de gasto. Mecanismos de control y trazabilidad de las

operaciones de acuerdo a la normativa de los entes públicos para el registro de
ampliaciones, reducciones o traspasos del presupuesto acorde a la Lista de
Cuentas y a cada uno de los momentos contables

4. Recaudación. Deberá contar con mecanismos, tanto para vincular los

procesos para calcular impuestos, cuotas, aportaciones, contribuciones, derechos
productos y aprovechamientos, como para el control de la liquidación de deudas,
convenios de pago y esquemas de ejecución fiscal.

5. Tesorería. Deberá permitir la vinculación de ingresos generados por

procesos de recaudación y deuda pública y registrar automáticamente cuando los
recursos son percibidos mediante las cajas de la tesorería u otros mecanismos de
pago. Asimismo, deberá contener herramientas para el registro de los egresos
generados por el ejercicio del gasto y deuda pública y para realizar un proceso
automatizado de conciliaciones bancarias.

6. Contabilidad. El sistema debe contemplar la Lista de Cuentas emitida por el

CONAC con identificación de niveles, naturaleza y tipo de cuentas, que se
apeguen a la Matriz de Conversión, y que permita el registro de transacciones
extrapresupuestarias, configurando automáticamente el modelo de asientos
contables. De igual forma la aplicación deberá diseñarse para que el gasto se
registre de acuerdo a los momentos contables y se registren los pasivos bajo
criterios de devengado. Para el registro de inventarios, bienes muebles, inmuebles
y obras en proceso, el sistema deberá contener cuentas específicas que permita
identificar los saldos iniciales y el control detallado de los activos.

7. Recursos Humanos. Deberán contar con la funcionalidad para procesar el

cálculo y pago de nóminas y controlar y registrar retenciones y pagos a terceros
asociados al proceso de nómina (instituciones de seguridad social, aseguradoras y
pensiones).

8. Deuda Pública. Deberá contar con la funcionalidad de registrar y vincular

automáticamente las operaciones derivadas del endeudamiento del ente público,
incluyendo los servicios de la deuda.

9. Adquisiciones y contrataciones. Debe contemplar herramientas para control

de la suficiencia presupuestaria y el registro de adquisiciones y contrataciones,
recepción de bienes y servicios, que vincule automáticamente el registro
patrimonial en caso de activos.

10. Administración de bienes. Debe apegarse a las Reglas de Registro y

Valoración de Patrimonio y el control de existencias en almacenes donde las
salidas generen la afectación contable correspondiente.

11. Información en tiempo real. El sistema debe generar información de

acuerdo con las “Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera
y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características
de sus Notas”. También debe contar con mecanismos dinámicos de extracción de
información, bajo cualquier elemento contable o presupuestario, parametrizables a
las necesidades de los usuarios.

Además de las once características mínimas, la Guía contempla elementos de

Funcionalidad de valor agregado. Esto es, observa la posibilidad que el sistema o
aplicación genere información para la elaboración del proyecto de presupuesto,
indica elementos de control para la ejecución de gasto como controles con tarifas
autorizadas de viáticos, control de pago mediante cadenas productivas, control de
incidencias de personal, altas o bajas que alimenten el proceso de generación de
la nómina, vinculando tabuladores y políticas de prestaciones.

La Guía también señala como Funcionalidades de valor agregado para el renglón

de ingresos, contar con vínculos a procesos de recaudación, como un padrón
único de contribuyentes al que se relacionen las diferentes obligaciones de pago y
controles que permitan verificar y fiscalizar el cumplimiento de obligaciones de los
contribuyentes. Así también menciona configurar aplicativos que faciliten la
captación de recursos conectados con el sistema de contabilidad gubernamental
(cajas remotas/móviles, pago en bancos/tiendas, pagos por internet) y facilidades
para emisión de medios masivos de recaudación y parámetros para determinar
cuotas pre-configuradas por concepto de cobro y generación automática de
descuentos y recargos autorizados en las leyes y reglamentos aplicables.

Para el rubro de tesorería sugiere incorporar funcionalidades para control de flujos

de efectivo, emisión de cheques o transferencias bancarias, en tanto que para
adquisiciones, inversiones y obra pública, sugiere contar con aplicativos para la
formulación del programa anual de adquisiciones y del plan anual de inversión y
planificación de proyectos a mediano y largo plazo. Para la administración de
bienes, sugiere contar con aplicaciones que vinculen las asignaciones de bienes a
los empleados con el control de resguardos, altas y bajas de bienes, y cálculo de
depreciaciones y tratándose de deuda pública, recomienda incorporar
herramientas para la planeación financiera.

Como Funcionalidad general de valor agregado, los sistemas pueden incluir la

comprobación a través de digitalización de documentos vinculados a los registros
contables, identificación electrónica para validar su autenticidad y agregar tramos
de autorización y control, así como herramientas que permitan generar
información en la periodicidad y formatos requeridos por normas de transparencia.

Por otra parte, esta Guía en su apartado para la evaluación técnica de los
sistemas, señala la necesidad de contar con una base de datos única con toda la
información contable, presupuestaria y patrimonial, que garantice la integridad de
la información. Señala que el aplicativo deberá tener la funcionalidad para importar
y exportar información y generar reportadores dinámicos que posibiliten extraer
información catalogada y clasificada y contar con procedimientos de respaldo y
recuperación.

Es necesario implantar políticas y medidas de seguridad como el registro de

bitácoras auditables con objeto de revisar cualquier tipo movimiento de entrada,
salida o configuración, y mecanismos de definición de perfiles y asignación de
roles para la identificación de usuarios mediante administración de cuentas de
acceso y contraseñas con mecanismos que eviten accesos no autorizados.

Como puede apreciarse, la tarea no es fácil, requiere conjuntar aspectos técnicos

contables que permitan armonizar las cuentas públicas y aspectos técnicos en
materia informática con sistemas robustos que utilicen un lenguaje comprensible y
amigable y que respondan a las exigencias normativas y operen en tiempo real y
que permita su adecuación acorde al dinamismo institucional. Lo anterior hace
imprescindible una visión de gobierno corporativo con nuevos enfoques de
planeación estratégica que parta de una voluntad de funcionarios de la alta
dirección e incorpore a los mandos medios y operativos directamente
involucrados, tanto en la gestión como en la generación de la información
financiera.

Su implementación requiere una reingeniería institucional donde los roles sean

reasignados hacia procesos de gestión, autorización, control y generación de
información. De esta forma el sistema de contabilidad se convierte de un simple
sistema para la generación de la Cuenta Pública, en una herramienta que
coadyuva a la gestión institucional, bajo un enfoque de control transaccional, con
mecanismos para medir la disponibilidad de los recursos, que permitan dar
seguimiento a la ejecución presupuestaria y a indicadores de desempeño y a la
situación patrimonial de la Hacienda Pública.

Un sistema robusto acorde a las necesidades institucionales podrá generar

información de calidad en tiempo real para la toma de decisiones en la gestión
pública y coadyuvará a un mejor control de los recursos de los entes públicos que
sin duda favorecerá la transparencia y la rendición de cuentas que demanda una
sociedad democrática.

*C.P.C Rosa María Cruz Lesbros. Contralora Interna de la Comisión de Derechos Humanos
del Distrito Federal

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