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CONTABILIDAD ELECTRÓNICA EN COLOMBIA

Así las cosas es claro que el Gobierno Nacional busca regular el sistema documental
contable en Colombia, en forma que este sea preparado, conservado y difundido de forma
electrónica y que además en dicho proceso electrónico se garantice la inalterabilidad, la
integridad y seguridad de los documentos contables.

La actual estructura económica mundial hace necesario generar unos criterios que ayuden
a crear un modelo homogéneo para la preparación y presentación de estados financieros,
el cual involucre el uso de tecnologías para ejecutar procesos administrativos y contables;
por lo tanto es adecuado buscar que se dé un manejo electrónico de los documentos
contables.

Uno de los objetivos que tiene el sistema de información contable es el de ofrecer a los
diferentes usuarios de la información financiera una fuente fiel de información para la toma
de decisiones, en el cual los soportes, los comprobantes y los libros de contabilidad
satisfagan las cualidades de la información contable entre las que encontramos
oportunidad, transparencia y comparabilidad.

Así lo indican los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 con los
cuales se modificaron los artículos 28, 56 y 57 del Código de Comercio y se va logrando
dar cumplimiento a lo indicado en el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009. En las Cámaras de
comercio y en la DIAN ya no se registrarían esos libros en forma física y solo se registrarían
los libros que no son de contabilidad como los de actas y de registro de socios. La medida
empezará a aplicar cuando el Gobierno reglamente estas nuevas disposiciones.

Una gran cambio revolucionario se ha llevado a cabo en el mundo de la contabilidad en


Colombia con las disposiciones de los artículos 173 a 175 del Decreto-Ley antitrámites 019
de enero de 2012 con los cuales se han modificado los artículos 28, 56 y 57 del Código de
Comercio para indicar que los libros de contabilidad (sin incluir libros de actas ni de registro
de socios o accionistas) también serán aceptados cuando se llevan en archivos electrónicos
que garanticen su inalterabilidad y sin tener que imprimirlos en libros u hojas registradas en
Cámaras de Comercio.

2. LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD PODRÁN LLEVARSE EN FORMA


ELECTRÓNICA SIN DILIGENCIARLOS EN PAPEL

Para entender mejor este importante cambio en las normas, miremos primero un cuadro
comparativo de las normas modificadas en el cual hemos resaltado y subrayado la parte
específica de la norma que fue modificada:

Versión de la norma ANTES de ser modificada


Versión de la norma DESPUÉS de ser modificada

Artículo 28 Código de Comercio

ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN


EL REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los
comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras,
quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;

2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando


el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante;

3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se


imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los
celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de
síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el
ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley
para ser comerciante; 4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los
menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas;

5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o
general de bienes o negocios del comerciante:

6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen


o afecten la propiedad de los mismos o su administración;

7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y


juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles;

8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta
a registro mercantil;

9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades


comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su
remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán
cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones
legales que regulan dicha vigilancia, y

10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

Artículo 28 Código de Comercio, modificado por art. 175 Decreto 019 de 2012 (le modifica
solo el numeral 7)
ARTÍCULO 28. <PERSONAS, ACTOS Y DOCUMENTOS QUE DEBEN INSCRIBIRSE EN
EL REGISTRO MERCANTIL>. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

1) Las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares, tales como los
comisionistas, corredores, agentes, representantes de firmas nacionales o extranjeras,
quienes lo harán dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades;

2) Las capitulaciones matrimoniales y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando


el marido y la mujer o alguno de ellos sea comerciante;

3) La interdicción judicial pronunciada contra comerciantes; las providencias en que se


imponga a estos la prohibición de ejercer el comercio; los concordatos preventivos y los
celebrados dentro del proceso de quiebra; la declaración de quiebra y el nombramiento de
síndico de ésta y su remoción; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el
ejercicio del comercio, y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley
para ser comerciante; 4) Las autorizaciones que, conforme a la ley, se otorguen a los
menores para ejercer el comercio, y la revocación de las mismas;

5) Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o
general de bienes o negocios del comerciante:

6) La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen


o afecten la propiedad de los mismos o su administración;

7) Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas de


socios

8) Los embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta
a registro mercantil;

9) La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades


comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su
remoción. Las compañías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán
cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones
legales que regulan dicha vigilancia, y

10) Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

Art. 56 del Código de Comercio

ARTÍCULO 56. <LIBROS – HOJAS REMOVIBLES – OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>.


Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.
Art. 56 del Código de Comercio, modificado con art. 173 Decreto 019 de 2012 (le adiciona
un segundo inciso)

“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de
tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en
orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional.”

Art. 57 Código de Comercio

ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En los libros


de comercio se prohíbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a


continuación de los mismos;

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u


omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Art. 57 Código de Comercio, modificado con art. 174 Decreto 019 de 2012 (le modifica el
numeral 5)

ARTÍCULO 57. <PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO>. En los libros


de comercio se prohíbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a


continuación de los mismos;
3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos
electrónicos”

Como puede verse en especial en el segundo inciso que se le adiciona al artículo 56 del
Código de Comercio, lo que se busca con estos cambios es permitir que los comerciantes
ya no tengan que llevar las hojas físicas de sus libros de contabilidad para ser registradas
en las Cámaras de Comercio o en la DIAN (según donde les toque registrarlos) pues si lo
desean podrán llevar esos libros solo en archivos electrónicos con tal de que “garanticen
en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como
su conservación.”

En razón de lo anterior es que la modificación al numeral 5 del artículo 57 del Código de


Comercio ahora menciona que si llevan los libros solo en forma electrónica entonces en
ese caso quedaría prohibido “alterar los archivos electrónicos”

Como sea, esa posibilidad de llevar los libros de contabilidad solo en archivos electrónicos
es algo que dependerá de que primero el gobierno entre a reglamentar la medida pues la
parte final del inciso segundo adicionado al artículo 56 del Código dice claramente: “El
registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional.”

Nótese que esa parte citada menciona “el registro de libros electrónicos”. Esto deja entrever
que los libros electrónicos si se tendrían en todo caso que “registrar” ante alguna entidad
que podría ser la misma Cámara de Comercio (pues el decreto-Ley antitrámites no modificó
el artículo 39 del Código de Comercio que menciona que los libros se registran ante tal
entidad)

Esta posibilidad se venía contemplando desde la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico
y se reforzó más con lo dispuesto en la Ley 1314 de 2009 de Convergencia a Normas de
Contabilidad
Este avance hacia la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medio electrónico y sin
tener que imprimirlos en papel (lo cual ayudará a no tener que acumular tantos papeles
físicos en ls sedes de la empresa con el paso de los años) es algo que muchos pensaron
que se podía hacer desde la expedición de la Ley 527 de 1999 de comercio electrónico
pero la Supersociedades en varios conceptos (como el 220-022017 de Febrero 21 de 2008)
ya había dicho que las normas de los artículos 39 y 56 del Código de Comercio seguían
exigiendo que los libros de contabilidad se registran en papel en las Cámaras de Comercio
para tener validez.

Esa Ley 527 de 1999 dio las bases por ejemplo para que más adelante la Ley 962 de 2005,
en su artículo 26, estableciera que la facturación de las empresas se aceptaría también
cuando fuera emitida en versión de “Factura electrónica” para así ahorrarse el desgaste de
elaborar facturas solo en papel. La Facturación electrónica es hoy una realidad pero solo si
el vendedor y comprador cumplen con las estrictas normas de seguridad que el Gobierno
estableció en su Decreto 1929 de 2007 (norma que luego fue ampliada con lo dispuesto en
la Resolución DIAN 14465 de noviembre de 2007) y con las cuales lo que se busca es
garantizar que el contenido de las facturas electrónicas no pueda ser manipulado.

Posteriormente la misma Ley 1314 de julio de 2009, de convergencia hacia Normas de


contabilidad, también mencionó la posibilidad de llevar los libros oficiales de contabilidad
solamente en medios electrónicos cuando en el inciso tercero de su artículo 1 estableció lo
siguiente:

“Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema


documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los
informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus
notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas
normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de
comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los
registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e
integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.”

Frente a esa disposición de la Ley 1314 la Supersociedades en su concepto 220-038621


de junio de 2010 mencionó que la posibilidad de llevar los libros oficiales solo en medios
electrónicos era algo que tenía que seguir esperando y que era necesario seguir llevando
los libros registrados en papel en las cámaras de Comercio. En ese concepto la
Supersociedades dijo:

“Esta oficina se ha referido en varias oportunidades a la citada imposibilidad presente, para


que nuestras supervisadas lleven su contabilidad con exclusividad en medios electrónicos,
lo cual ha sustentado en el hecho de que la misma debe llevarse en libros físicos registrados
en la Cámara de Comercio, dadas las actuales condiciones de tecnología para el registro
de los mismos, en la medida en que conforme lo establecido en el artículo 39 del Código
de Comercio y dada las herramientas para este efecto, el requisito se surte respecto de
libros físicos y no electrónicos.

Ahora bien, seguramente en el mediano plazo las Cámaras de Comercio, así como las
plataformas tecnológicas de las compañías permitirán el registro de base de datos que
permitan dotar de los requisitos exigidos en la Ley 527 de 1999, de autenticidad,
inalterabilidad, integridad y confiabilidad de la información financiera, con lo cual se
permitirá que los libros de contabilidad sean llevados por medios electrónicos tal como lo
ha previsto el artículo 1 de la Ley 1314 de 2009, a la espera de desarrollo regulatorio”

Habrá que ver entonces cómo entrará el Gobierno (actual o futuro) a reglamentar estas
nuevas disposiciones del Decreto-Ley antitrámites 019 de 2012 para lograr que los libros
de contabilidad, sin ser llevados en papel, puedan seguir siendo confiables como los libros
físicos pero mucho más prácticos pues implicarán ahorros de costos y de espacios
(recuérdese que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que modifica tácitamente al artículo
60 del Código de Comercio y al artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, indica que los
documentos de la contabilidad, incluido los libros oficiales, se tienen que conservar durante
10 años a partir de la fecha del último asiento).

2. DIAN:
La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia. Facilita las operaciones de comercio
nacional e internacional.
Tiene las siguiente funciones:

La administración de los impuestos de renta y complementarios, de timbre nacional y sobre


las ventas; los derechos de aduana; y los demás impuestos internos del orden nacional
cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, bien se trate de
impuestos internos o al comercio exterior; así como la dirección y administración de la
gestión aduanera, incluyendo la aprehensión, decomiso o declaración en abandono a favor
de la Nación de mercancías y su administración y disposición.

El control y vigilancia sobre el cumplimiento del régimen cambiario en materia de


importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas,
financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones, y subfacturación y
sobrefacturación de estas operaciones.

La administración de los impuestos comprende su recaudación, fiscalización, liquidación,


discusión, cobro, devolución, sanción y todos los demás aspectos relacionados con el
cumplimiento de las obligaciones tributarias.

La administración de los derechos de aduana y demás impuestos al comercio exterior,


comprende su recaudación, fiscalización, liquidación, discusión, cobro, sanción y todos los
demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
2. CONSULTAS EN DIAN:

2.1. ¿Qué es el mecanismo digital de la DIAN de certificación y firma digital?


Es el dispositivo electrónico dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
que facilita la presentación virtual, con certificación y firma digital, que sustituye para todos
los efectos la firma autógrafa, en los documentos inherentes a los trámites realizados a
través de medios electrónicos por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que
representen a otra persona natural o jurídica o actúen para la misma, quienes para este
efecto se denominarán suscriptores del mecanismo, ofreciendo seguridad para las partes
que intervienen.

2.2. ¿Qué es una firma digital o electrónica?


Se entiende como un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico y que,
utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al
contenido del documento, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente
con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de
efectuada la transformación lo que permite garantizar la identidad del firmante y la
integridad del texto o mensaje enviado.

2. 3. ¿Cuál es el procedimiento para la emisión y activación de los mecanismos de


acceso y certificación con firma digital para el uso en los servicios informáticos de
la DIAN?
Para la emisión y activación del mecanismo de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales para certificación y firma digital por primera vez o después de un trámite de
revocación, debe seguirse el siguiente procedimiento:

 Emisión: La DIAN diligencia el formato dispuesto para registrar la información del


suscriptor proveniente del Registro Único Tributario RUT, procediendo su posterior
formalización, trámite por medio del cual la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales pone en conocimiento las condiciones para otorgar el mecanismo y el
suscriptor acepta las obligaciones y responsabilidades inherentes a éste, así como
la disposición del servicio informático electrónico soporte de esta función para
generar automáticamente los códigos de activación del mecanismo para su posterior
uso.

Para dicho trámite, la DIAN tendrá en cuenta el proceso surtido para efectos de
inscripción y/o actualización en el Registro Único Tributario incluida la
documentación soporte, conforme a los Decretos 2460 de 2013 y 2620 de 2014.

 Activación: Corresponde a la autogestión que realiza el usuario suscriptor a través


de los servicios informáticos electrónicos permitiéndole, a partir de los códigos de
activación, generar su mecanismo digital consistente en certificado digital y clave
privada que le permitirán acceder y presentar con firma digital los documentos
inherentes a sus trámites.

2.4. ¿Cuáles son los efectos jurídicos de la firma electrónica?


De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, cuando una firma
digital se fija en un mensaje de datos, se presume que el suscriptor tenía la intención de
acreditar ese mensaje. El uso de la firma digital tiene la misma fuerza y efectos de una firma
manuscrita si es la única persona que la usa, es susceptible de ser verificada y está bajo el
control exclusivo de quien la usa.