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MANUAL DEL USUARIO

FORMULARIO EMPRENDIMIENTOS COLECTIVOS


KOKAN

KOKAN

Dirección de Inclusión Productiva


GRUPO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Bogotá, 2018
MANUAL USUARIO
EMPRENDIMIENTO COLECTIVOS Fecha: 03 MARZO de
KOKAN 2018
GRUPO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1
Dirección de Inclusión Productiva

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3
3. ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
4. VOCABULARIO ............................................................................................................................. 4
5. REFERENCIA NORMATIVA ........................................................................................................... 4
6. REGISTRO DE ASOCIACIONES ...................................................................................................... 5
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EMPRENDIMIENTO COLECTIVOS Fecha: 03 MARZO de
KOKAN 2018
GRUPO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1
Dirección de Inclusión Productiva

MANUAL USO FORMULARIO


EMPRENDIMIENTO COLECTIVOS
KOKAN

1. INTRODUCCIÓN
KOKAN, Sistema de información desarrollado por el grupo de Sistemas de información de la
dirección de inclusión productiva, es la herramienta tecnológica suministrada por la DIP con el
fin de brindar herramientas útiles de trabajo para el reporte de todas las etapas que conlleva a
la atención de un programa (Pre-Inscripción, Inscripción, Novedades, Beneficios).

En esta ocasión presentamos el manual de usuario para el diligenciamiento del formulario de


emprendimiento colectivo, programa con el cual se busca fortalecer asociaciones a lo largo del
país. Con este formulario buscamos desde Kokan facilitar el registro de estas asociaciones
mediante el uso del sistema.

2. OBJETIVO

Presentar el manual de usuario para el registro de información en el formulario de


emprendimientos Colectivos.

3. ALCANCE

El presente documento aplica para el registro de información de una asociación en el sistema de


información KOKAN mediante el formulario de emprendimiento colectivos.
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4. VOCABULARIO

ASOCIACION: Unión de personas o entidades para un fin común

5. REFERENCIA NORMATIVA

Con fundamento en lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia1, artículo


27 de la Ley 594 de 20002, artículo 20 de la Ley 57 de 19853, artículo 2.1.1.4.1. del Decreto 1081 de
20154, artículos 269F y 418 del Código Penal5 y artículo 48 numeral 49 de la Ley 734 de 2002 6, se
debe cumplir con los procedimientos, políticas de seguridad y de manejo de la información definidos
por la DIP, los cuales se describen a continuación:

 HABEAS DATA. La entrega de la información de participantes de los programas de la DIP,


permite el acceso a datos de carácter privado o reservado protegido por el derecho

1
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
2 Artículo 27 de la Ley 594 de 2000: Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar

los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan
carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

3
Artículo 20 de la Ley 57 de 1985: El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo
soliciten para el debido ejercicio de sus funciones.

4
Artículo 2.1.1.4.1. Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la información pública. Los sujetos obligados
garantizarán la eficacia del ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública, sin perjuicio de su facultad
de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución o la ley, y conforme a lo previsto en los artículos 18 y 19 la Ley
1712 de 2014, en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artículo 6°, de la misma.
5
Artículo 269F del Código Penal: El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga,
compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales,
datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de
cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Artículo 418 del Código Penal: El servidor público que indebidamente dé a conocer documento o noticia que deba mantener
en secreto o reserva, incurrirá en multa y pérdida del empleo o cargo público. Si de la conducta resultare perjuicio, la pena
será de dieciséis (16) a cincuenta y cuatro (54) meses de prisión, multa de veinte (20) a noventa (90) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por ochenta (80) meses.
6 Artículo 48 numeral 49 de la Ley 734 de 2002: Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: Las demás

conductas que en la Constitución o en la ley hayan sido previstas con sanción de remoción o destitución, o como causales de
mala conducta
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fundamental del Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de


Colombia. Por consiguiente, todas las personas que intervienen en la generación,
administración y manipulación de la información generada por los programas, se obligan a
hacer uso de esta información de carácter privado o reservado con sujeción a las normas y
jurisprudencia previstas sobre la materia.

 USO DE LA INFORMACIÓN. Todas las personas que intervienen en la generación,


administración y manipulación de la información generada por los programas de la DIP, se
comprometen a usarla exclusivamente para el propósito que fue señalado en su solicitud; y
por lo tanto, se comprometen a no divulgar o suministrar más allá de ello, a terceros, privados
o públicos, la información que le sea suministrada.

 DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Todas las personas que intervienen en la


generación, administración y manipulación de la información generada por los programas de
la DIP, tienen restringida la circulación y entrega de esta información a terceros, totalmente
ajenos al ámbito propio en el cual se obtuvo. Dicha información deberá ser protegida con la
debida reserva, custodia y conservación, y sólo podrá ser utilizada para los fines de Ley, por
parte de las personas naturales y jurídicas que accedan a ésta. Igualmente, en ningún caso
se podrá publicar en medios de comunicación, información personal de los hogares
participantes de los programas de la DIP.

FORMULARIO EMPRENDIMIENTO
COLECTIVOS

6. REGISTRO DE ASOCIACIONES

Mediante el formulario de Emprendimiento colectivos se puede realizar el registro de


asociaciones interesadas en participar del programa, así:

1. Hacemos click en el botón

2. Diligenciamos los datos solicitados por el sistema. Debemos tener presente que cada uno
de los campo identificados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento
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3. Una vez diligenciados los datos, hacemos click en

A partir de este momento la información de la asociación colectiva queda registrada en el


sistema y el supervisor del programa podrá tener acceso a la información suministrada por esta
para su respectiva validación.