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Gerencia de Proyectos

MA. Carlos Ibáñez


Interacciones de Procesos
1. Desarrollo del acta de constitución del Proyecto (Inicio): Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto es el proceso de desarrollar un documento que autoriza
formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para
asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto. El beneficio clave de
este proceso es un inicio y
unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el
establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se
comprometa con el proyecto.
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
 Donde los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto: patrocinador, PMO,
Comité de Dirección del portafolio.
 En donde se documenta los requerimientos iniciales que satisfacen las necesidades de los
interesados.
 Los proyectos son el resultado de alguno de los siguientes disparadores:
- Demanda del Mercado
- Necesidad del Negocio
- Petición de un cliente
- Avance tecnológico
- Requisito Legal
- Necesidad social
 Esos disparadores pueden denominarse problemas, oportunidades o requisitos de
negocio.
 Para la alta dirección, es crucial tomar una decisión sobre como responder, y que
proyectos autorizar y desarrollar.
 Los métodos de selección implican :
- Medir el valor o el atractivo para el propietario o el patrocinador del proyecto
- La elección de modos alternativos de ejecución del proyecto.
Diagrama de flujo de datos de desarrollar el acta de constitución del proyecto
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
Enunciado del trabajo del proyecto:
 Necesidad del negocio
 Descripción del alcance del producto
 Requerimientos y características del
producto o servicio a crear
 El nivel de detalle lo define la necesidad
de planificación posterior
 Plan estratégico

Caso Negocio:
 Determina si el proyecto vale o no la
inversión requerida (análisis costo
beneficio).

Acuerdos:
 En caso el proyecto sea respuesta a una
convocatoria del cliente externo
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:
Factores ambientales:
 Factores culturales
 Cultura organizacional
 Normas gubernamentales o industriales
 Tolerancia al riesgo de los interesados
 Factores creados
 Infraestructura(capacidad instalada):
Técnica y humana.
 Sistema de autoridad
 Factores de información
 Sistema de Administración de personal
 Condiciones del mercado
 Sistema de información de Gerencia de
Proyectos
 Base de datos Comerciales
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:

Activos de los procesos de la organización:


 Procesos y procedimientos de la
organización
 Políticas y Normas
 Guías, instrucciones de trabajo, criterios
de evaluación de propuestas y criterios de
medición del rendimiento, estándares
 Cronogramas
 Requerimientos de comunicación de la
Organización
 Requerimientos de cierre de proyectos
 Procedimientos
 Control financiero
 Gestión de problemas y defectos
 Control de cambios
 Control de riesgos
 Aprobación y emisión de autorizaciones
de trabajo.
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:

Activos de los procesos de la organización:


 Base de conocimientos corporativo de la
organización
 Base de datos de procesos y productos.
 Archivos del producto
 Información histórica y lecciones
aprendidas.
 Base de datos de la gestión de problemas
y defectos
 Base de datos de la gestión de la
configuración
 Base de datos financiera
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:

Juicio de expertos:
 Experiencia previa en………
 Cuando está documentada es confiable.
 Se encuentra disponible a través de
diferentes fuentes como consultores,
clientes, patrocinadores, asociaciones
profesionales, PMO (Expertos en la
materia.
Técnicas de facilitación:
 Tormenta de ideas, resolución de
conflictos, solución de problemas y
gestión de reuniones
Desarrollo del acta de constitución del Proyecto:

Acta de constitución del Proyecto:

El acta de constitución del proyecto


es un documento firmado por el
patrocinador que formaliza el
comienzo de un proyecto,
nombrando al DP y su nivel de
autoridad. En el acta, la organización
presenta su compromiso con el
proyecto y autoriza al DP a utilizar
recursos.
Acta de constitución del Proyecto:
 Justificación del proyecto: problema,
oportunidad, requisito de negocio
 Objetivos medibles y criterios de éxito
 Requisitos generales y límites del
proyecto
 Descripción general del proyecto
 Riesgos preliminares
 Resumen de cronograma de hitos
 Presupuesto preliminar resumido
 Criterios de aprobación ¿qué criterios
deben cumplirse para que sea un
proyecto exitoso
 ¿Quién aprueba y firma si se cumplen
criterios?
 Director del proyecto, responsabilidad y
nivel de autoridad
 Interesados
 Nombre del patrocinador y nivel de
autoridad que firmará el acta de
constitución del proyecto.
2. Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto (Planificación): Es el proceso
de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un
plan integral para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un
documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

El plan para la dirección del proyecto define la manera en que el proyecto se ejecuta, se
monitorea, se controla y se cierra.

El contenido del plan para la dirección del proyecto es variable en función del área de
aplicación y de la complejidad del proyecto.

Se desarrolla a través de una serie de procesos integrados que se extienden hasta el cierre
del proyecto.

Este proceso da lugar a un plan para la dirección del proyecto que se elabora progresivamente
por medio de actualizaciones, y que se controla y aprueba a través del proceso.

Los planes subsidiarios del plan de dirección del proyecto requieren:


• Definición
• Integración
• Coordinación
El Plan de dirección del proyecto:
Define como ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto
Varia en función del área de aplicación .
Documenta la recolección de resultados de los procesos de Planificación
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

Acta de constitución del proyecto


Límites de Alto nivel del proyecto

Salidas de otros procesos:


Cualquier línea de base y plan secundario
que constituye una entrada para este proceso.
Ejem. Requisitos, enunciado del alcance, EDT, Cronograma, presupuesto, Plan de calidad,
Plan de RRHH, Plan de Comunicaciones, Plan de Riesgos y Plan de Adquisiciones.
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

Factores ambientales de la empresa

 Factores culturales
 Cultura organizacional
 Normas gubernamentales o
Industriales.
 Tolerancia al riesgo de los
interesados
 Factores creados
 Infraestructura(capacidad instalada): Técnica y humana.
 Sistema de autoridad
 Factores de información
 Sistemas de Administración de personal
 Condiciones del mercado
 Sistemas de información de Gerencia de Proyectos
 Base de datos comerciales
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto
Activos de los procesos de la organización

 Procesos y procedimientos de la
Organización
 Políticas y normas
 Guías, instrucciones de trabajo,
criterios de evaluación de propuestas
y criterios de medición del rendimiento
estándares.
 Plantillas (Cronogramas)
 Requerimientos de comunicación de la organización.
 Procedimientos
 Control financiero
 Gestión de problemas y defectos
 Control de cambios
 Control de riesgos
 Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

Activos de los procesos de la organización

 Base de conocimiento corporativo de la


Organización
 Base de datos de procesos y productos
 Archivos del proyecto
 Información histórica y lecciones
aprendidas
 Base de datos de la gestión
de problemas y defectos.
 Base de datos de la gestión de la configuración
 Base de datos financiera
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto
Juicio de expertos
 Requiere experiencia previa en….
 Cuando está documentada es confiable
 Se encuentra disponible a través de
diferentes fuentes como consultores,
clientes, patrocinadores, asociaciones
profesionales y técnicas.
 Se utiliza para:
- Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto
- Desarrollar los detalles técnicos y de gestión que se incluirán en el plan para la
dirección del proyecto.
- Determinar los recursos y los niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo
el trabajo del proyecto
- Determinar el nivel de gestión de la configuración que se aplicará al proyecto
- Determinar que documentos del proyecto estarán sujetos al proceso formal de
control de cambios y
- Establecer las prioridades en el trabajo a realizar en el proyecto para asegurar que
los recursos del proyecto se asignan al trabajo indicado en el momento adecuado

Técnicas de Facilitación Tormentas de ideas, resolución de conflictos, solución de problemas


Y gestión de reuniones.
Desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

Plan para la dirección del Proyecto

Este plan del proyecto integra todos los


planes del resto de las áreas
del conocimiento y suele incluir lo siguiente:
 Ciclo de vida del proyecto
 Procesos a utilizar en cada fase del Proyc
 Herramientas y técnicas a utilizar
 Cómo se ejecutarán y controlará el trabajo
 Plan de gestión de cambios
 Cómo se realizará la gestión de la configuración
 Líneas base: alcance, tiempo y costo
 Registro de riesgos
 Todos los planes: alcance, requisitos, tiempo, costo, calidad, mejora de procesos, rrhh,
comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados.
Diferenciación Entre el Plan para la Dirección del Proyecto y los Documentos del Proyecto
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el
trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios
aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. Durante el proceso de dirigir y
gestionar la ejecución del proyecto, el DP y el equipo de trabajo llevarán a cabo lo
desarrollado en el Plan de dirección del proyecto.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

 Representa el aspecto de integración de la ejecución del proyecto. Allí se integra


toda la ejecución del trabajo en un esfuerzo coordinado para lograr el plan de
dirección de proyecto y producir los entregables
 Se completan las actividades y los entregables del plan para la dirección del
proyecto.
 Se recopilan los datos sobre el desempeño del trabajo, solicitar cambios y
completar el trabajo que resulte de la solicitud de cambio aprobada.
 Se implementan los cambios aprobados (acciones correctivas, acciones
preventivas, reparación de defectos).
 Se revisa de manera paródica el impacto de los cambios sobre el proyecto.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Plan para la Dirección del Proyecto


Contiene planes secundarios relativos a
Todos los aspectos del proyecto. Incluyen
Entre otros: Plan de gestión del cronograma,
Plan de gestión de los costos y plan de gestión de los interesados
Solicitudes de cambio aprobadas:
 Son una salida del proceso realizar el control integrado de cambios e incluyen
solicitudes revisadas y aprobadas para su implementación por un comité de control
de cambios.
 Puede consistir en una acción correcta, una acción preventiva o una reparación de
defectos.
 Se planifican e implementan por parte del equipo de proyecto y pueden tener
repercusión sobre cualquier área del proyecto del plan para la dirección del
proyecto.
 Pueden modificar las políticas , el plan para la dirección del proyecto.
 Pueden modificar las políticas, el plan para la dirección del proyecto, los
procedimientos, así como forzar la revisión de los cronogramas.
 Pueden hacer necesaria la implementación de acciones preventivas o correctivas.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Factores ambientales de la empresa:


 Cultura de la organización , compañía o cliente y estructura de las organizaciones
ejecutora o patrocinadora.
 Infraestructura(p.ej instalaciones existente y bienes de capital)
 Gestión de personal (p ej. Guías de contratación y despido, revisión del desempeño
de los empleados y registros de capacitación )
 Tolerancia al riesgo de los interesados, como por ej. el porcentaje de superación de
costos permitidos y el
 El sistema de información para la dirección de proyectos (p ej un conjunto de
herramientas automáticas , tales como una herramienta de software para la
programación, un sistema de gestión de la configuración , un sistema de recopilación
y distribución de la información o interfaces web con otros sistemas automáticos en
línea).
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Activos de los procesos de la organización :


 Guías e instrucciones de trabajo estandarizadas
 Requisitos de comunicación , tiempo de conservación de los registros y requisitos de seguridad
 Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles para
incidentes y defectos, la identificación y solución del os mismos, así como el seguimiento de
los elementos de acción
 Base de datos para la medición de procesos, que se utiliza para recopilar y tener a disposición
datos de mediciones de procesos y productos.
 Archivos de proyectos anteriores (p ej líneas base del alcance, de costos, del cronograma y de
medición del desempeño, calendarios del proyecto, diagramas de red del cronograma del
proyecto, registros de riesgo, acciones de rpta planificadas, impacto del riesgo definido y
lecciones aprendidas documentadas) y
 Base (s) de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, que contiene (n)el estado histórico
de los mismos, información de control, resolución de los incidentes y defectos así como los
resultados de las acciones emprendidas.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Juicio de expertos :
 Se utiliza para evaluar las entradas necesarias para dirigir y gestionar la
ejecución del plan para la dirección del proyecto
 El Juicio y la experiencia se aplican a todos los detalles técnicos y gestión
 Uso de conocimientos o capacitación especializados.
 Puede obtenerse experiencia adicional de muchas fuentes entre otras:
- Otras unidades dentro de la organización
- Consultores y otros expertos en la materia (int o ext)
- Interesados, incluidos clientes, proveedores y patrocinadores y
- Asociaciones profesionales y técnicas
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Sistemas de información para la dirección de proyectos :

PMIs: Project Managemnet Information System


Sistema automatizado que incluye todas las herramientas que se utilizaran para
recopilar y procesar información, informar avances e integrar los procesos del
proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Por ejemplo: hardware, software, proceso,
tableros de control, etc.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Reuniones :
 Durante la ejecución del proyecto el DP y los miembros de su equipo se reúnen
para intercambiar información , evaluar alternativas y tomar decisiones.
 Una reunión efectiva requiere:
Todos los participantes tengan una agenda clara predefinida con los temas de la
orden del día y objetivos
Al finalizar la reunión debería documentarse:
Las decisiones tomadas
Las acciones a realizar
Las fechas límite para cumplir dichas acciones y resp. de cada acción.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Entregables :
Un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio,
único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un
proyecto.
Datos del desempeño del trabajo:
Son las observaciones y mediciones identificadas durante la ejecución de las
actividades.
Incluyen por ejemplo el trabajo completado, los indicadores clave de desempeño,
las medidas de desempeño técnico, las fechas de comienzo y finalización de las
actividades planificadas, el número de solicitudes de cambio, el número de
defectos, los costos reales, las duraciones reales, etc.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Solicitudes de cambio :
Es una propuesta formal para cualquier documento, entregable o pedir un cambio
en la línea base
Puede ser directa o indirecta, originadas interna o externamente, opcionales u
obligatorias (ya sea por ley o por contrato) y puede abarcar:
 Acción correctiva: realinear el desempeño del plan
 Acción preventiva: asegurar el desempeño futuro se alinea al plan
 Reparación de defectos: modificar un producto o componente de producto no
conforme.
 Actualizaciones: cambio en los elementos formalmente controlados del
proyecto, como documentos, planes, etc, para reflejar ideas o contenidos que se
han modificado o añadido.
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)

Actualizaciones al plan para la dirección de proyecto:


 Los Planes de gestión del: Alcance, requisitos, cronograma, costos, calidad,
RRHH, comunicaciones riesgos, adquisiciones, interesados
 El plan de mejoras del proceso
 Las líneas base del proyecto

Actualizaciones de los documentos del Proyecto:


 La documentación requerida
 Los registros del proyecto (incidentes, supuestos, etc)
 El registro de riesgos, y
 El registro de interesados
3. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto (Ejecución)
4. Gestionar el conocimiento del proyecto (Ejecución):

El conocimiento es uno de los principales activos de las organizaciones, por lo que el


DP debe asegurar que las habilidades y experiencias de todos los interesados se
utilicen y compartan de manera apropiada.
Gestionar el conocimiento consiste en crear, compartir y re-utilizar el conocimiento
y la información para mejorar los resultados del proyecto a través del aprendizaje.
Suelen haber dos tipos de conocimiento:

4.1 Explícito (consciente – saber qué): fácil de identificar, codificar, guardar y


compartir. Por ejemplo, las palabras, imágenes o números de un libro. El DP debería
asegurar el fácil acceso a este conocimiento y mantenerlo actualizado en un
repositorio compartido.

4.2 Tácito (inconsciente – saber cómo): basado en la intuición, experiencias,


creencias, valores, cultura y actitud. Difícil de comunicar. El DP podría transferir este
conocimiento a través de la socialización, historias y tutorías con expertos.
5. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control):
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar seguimiento,
revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño
definidos en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este
proceso es que permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto,
las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el
alcance.
Monitorear es observar lo que está ocurriendo en el proyecto
Controlar es implementar acciones correctivas cuando algo está afuera de lo
normal.
5. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control):

Se realiza a lo largo de todo el proyecto y consiste en :

 Recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño y

 Evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras al
proceso

 El monitoreo permite conocer la salud del proyecto e identificar las áreas que
puedan requerir una atención especial.

 El control incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas, o la


modificación de los planes de acción y el seguimiento de los mismos para
determinar si las acciones emprendidas permitieron resolver el problema de
desempeño.
5. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control):

Se ocupa de:
 Comparar el desempeño real con lo planificado
 Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o
correctiva
 Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes
del proyecto
 Mantener una base de información precisa y oportuna y su documentación
relacionada.
 Proporcionar la información necesaria en el informe de estado, el avance a las
fecha y las proyecciones.
 Proporcionar pronósticos que permitan actualizar el costo y cronograma
actuales
 Monitorear la implementación de los cambios aprobados
 Informar adecuadamente sobre el avance del proyecto y su estado al dirección
del programa, cuando el proyecto forma parte de un programa global.
5. Monitorear y controlar el trabajo (Monitoreo y control):

¿Qué necesitamos para empezar a monitorear y controlar el proyecto?


 Documentos: supuestos, hitos, pronósticos de tiempo y costo, desempeño de la calidad,
registro de riesgos, lecciones aprendidas, etc.
 Información sobre el desempeño del trabajo
 Acuerdos contractuales

¿Qué herramientas podemos utilizar?

Análisis de datos:
 Análisis de alternativas: evaluar diferentes opciones para la implementación de acciones
correctivas o preventivas.
 Análisis costo-beneficio: seleccionar las mejores acciones correctivas o preventivas en función
de la eficiencia (lograr el objetivo al menor costo posible) o justificación económica de
implementar ese cambio.
 Análisis del valor ganado: evaluar de manera integral el desempeño del alcance-tiempo-costo.
 Análisis de la causa-raíz: investigar cuál es la principal causa de los problemas.
 Análisis de tendencias: en función de la información histórica y presente del proyecto, estimar
tendencias y posibles resultados futuros.
 Análisis de la variación: evaluar las diferencias entre el estado actual del proyecto y las líneas
base del plan original
6. Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y control):
Prácticamente es muy difícil que un proyecto se ejecute exactamente igual a lo
planificado originalmente, por lo tanto, el DP debería ser flexible para administrar
los cambios.

Ningún proyecto finalizará como decía el plan original.


Cualquier interesado podría enviar una solicitud de cambio durante el ciclo de vida
del proyecto. Si bien estas solicitudes pueden comenzar de manera verbal, luego
deberían formalizarse por escrito, justificando el cambio e indicando el impacto de
ese cambio sobre el alcance, tiempo, costo y calidad del proyecto.
Durante el control integrado de cambios se revisarán todas las solicitudes de
cambio, considerando los riesgos asociados al proyecto, para tomar una decisión
sobre:
 Aprobarlas
 Rechazarlas
 Postergar la decisión
6. Realizar control integrado de cambios (Monitoreo y control):
La decisión sobre esas solicitudes de cambio generalmente las toma el Patrocinador
o Director de Proyectos. Sin embargo, en algunos proyectos se suele crear un
Comité de cambios que puede estar compuesto por el cliente, patrocinador,
director de proyecto u otros interesados claves. La persona o comité responsable de
tomar una decisión sobre las solicitudes de cambio, debe estar especificada en el
plan de dirección de proyectos.
En aquellos casos que existe un Comité de cambios, cualquier implementación de
cambio que vaya a modificar alguna línea base (alcance, tiempo, costo, calidad)
debe ser aprobada previamente por este Comité. La única excepción sería en caso
de fuerza mayor donde el DP puede realizar cambios de emergencia para mitigar
riesgos.
Los cambios aprobados deberán implementarse a través de los procesos de
ejecución del proyecto; mientras que los cambios rechazados o postergados
deberán comunicarse a la persona o equipo que envió la solicitud.
Cabe mencionar que aquellos cambios que se realizan en el proyecto durante la
fase de planificación, antes de que se hayan aprobado las líneas base, no requieren
pasar por el control integrado de cambios