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10.2.

REGISTRO DE LA TOMA DE MUESTRA

U.D.10 : REGISTRAR LA INFORMACIÓN OBTENIDA EN


LA TOMA DE MUESTRAS EN LOS SOPORTES ADECUADOS
LECCIÓN 1: Informatización a registrar en la toma de muestra

Ya hemos visto que el personal


relacionado con la toma de muestra
tiene que estar entrenado además de
tener experiencia previa en la toma de
muestra y que, para asegurar la calidad
en la toma de muestra, es necesario
documentar los aspectos
especificados en el protocolo de
toma de muestra como, por ejemplo:

Equipo de muestreo para lubricantes de motor

-quién ha sido en encargado de tomar la muestra,


-día y hora de la toma,
-su duración,
-las condiciones climatológicas,
-la localización (punto exacto de toma)
-propiedades esenciales de la zona de toma de muestra,
-las desviaciones de los procedimientos normalizados de trabajo
al realizar la toma de muestra,
-cómo se realiza el transporte y el almacenamiento:

• material del contenedor,


• duración y temperatura durante el transporte

Es obligatorio que cualquier cambio relacionado con la toma de


muestra previamente planificada, quede registrado.

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LECCIÓN 2: Casos reales; registro de información de toma de
muestra según protocolos

El objeto de un protocolo será definir el


método que debe seguir el personal técnico
encargado para el correcto desarrollo de las
actividades.

Los protocolos, o procedimientos operativos,


son documentos del sistema de calidad y como
hemos visto proporcionarán la información
específica e instrucciones necesarias para el desarrollo y ejecución de dicha
actividad.

En la Unidad anterior ya hemos visto qué información, en general, se


debe registrar para la correcta identificación de la toma de muestra, así que
aquí veremos algún ejemplo real para ver cómo ha sido llevado a la
práctica.

En este caso veremos, de forma ilustrativa,


qué nos dice un “protocolo de toma de
muestra, manipulación, envasado, etiquetado
y transporte de muestras de aceitunas”, de
una empresa ficticia dedicada análisis, en
concreto: ACEITOL S.A., respecto al momento
de toma de muestra.

Veamos pues, como ejemplo de caso real,


qué nos diría, el punto correspondiente a
“Toma de Muestra” dentro del protocolo al
que nos hemos referido.

También veremos el punto del protocolo relacionado con el “Etiquetado


de las muestras” dado que se deben registrar datos para su correcto
control.

Toma de muestra:

Operaciones preliminares

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Se actuará de manera distinta según el estado de las partidas a
muestrear:

-Si las partidas son uniformes, cada partida se considerará


como un lote.

-Si las partidas no son uniformes, se inspecciona visualmente


los recipientes. Se agrupan los recipientes de aspectos
similares para construir lotes. Se toma nota del número de
recipientes y de la masa de aceitunas de cada lote. Se cogen
muestras elementales de cada lote, se mezclan de manera
proporcional para formar una muestra global.

Muestreo

El técnico de Aceitol S.A tomará varias muestras elementales de


aceitunas desde un remolque a medida que éste vaya descargando el
producto, de manera que se tomen varias muestras de diferentes
zonas del remolque a fin de garantizar la homogeneidad del producto.

La mezcla de las muestras elementales conformará la muestra


global.

Preparación de las muestras:

Las muestras globales se transportarán a las instalaciones de


Aceitol S.A. donde se prepararán las muestras para las Unidades de
Control.

Envasado de las muestras globales:

Los recipientes de conservación de las muestras deben ser limpios


y secos. El personal técnico no llenará del todo el recipiente de
manera a dejar un espacio para prevenir posibles dilataciones.

Las muestras deben estar protegidas de la luz y del calor.

Etiquetado de las muestras globales:

Se etiquetará la muestra global con etiquetas adhesivas escritas


con tinta indeleble. Se codificará la etiqueta de manera que se
identifique claramente la variedad de la aceituna, su procedencia y
fecha de toma de muestra. Esta muestra será la que se llevará a las
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instalaciones de Aceitol S.A. y a partir de la cual se prepararán las
muestras para las unidades de control.

En la toma de muestra el técnico responsable completará el Acta


de toma de muestra (ver figura 1) donde se relacionan los datos
generales del muestreo.

Además se completará el Informe de Codificación (figura 2),


donde se relaciona el código de cada muestra con la información
técnica asociada.

Este documento quedará estrictamente confidencial.

El Acta de toma de muestra (figura 1) los elementos siguientes:

• Fecha de toma de muestra


• Codificación de la muestra
• Identificación de la entidad donde se ha realizado el muestreo
• Identificación del técnico responsable del muestreo
• Identificación del interlocutor de la entidad
• Característica de la muestra: bombona o envasado
• Destinos de la muestra

Informe de Codificación:

El responsable del muestro elaborará un


informe que incluirá los aspectos siguientes:

• Identificación del inspector operador.


• Identificación de la entidad donde se ha
realizado el muestreo.
• Identificación del responsable de dicha
entidad.
• Información técnica referida a la
muestra.

El responsable de la toma de muestra firma y archiva el informe tras


aprobación del gerente.

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Figura 1

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Figura 2

Etiquetado de las muestras para las unidades de control:

Se asignará la codificación e identificación adecuada a las


muestras de aceitunas de manera que no exista confusión alguna
entre la identidad de la muestra y los resultados de las mediciones
realizadas.

Cada código corresponderá a única muestra, y cada muestra tendrá


asociada un código único de manera que se pueda relacionar claramente la
muestra con su código correspondiente.

Se etiquetará cada muestra con etiquetas adhesivas escritas con


tinta indeleble y se codificará la etiqueta de manera que no pueda ser
identificada su procedencia. Se relacionará el código de la etiqueta con los
datos de identificación de la muestra relacionados en la hoja de de registro
de muestreo rellenada por el técnico responsable de Aceitol S.A. Este
documento quedará estrictamente confidencial y se adjuntará al informe de
inspección correspondiente.

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La hoja de registro de muestras para unidad de control (figura 3)
incluirá los elementos siguientes:

• Fecha de preparación de la muestra


• Codificación de la muestra
• Identificación del técnico responsable
• Características de la muestra (variedad de aceituna, etc..)
• Laboratorio/sala de cata de destino de la muestra

En el código de cada muestra se incluirá información referida al número


de unidad de control de destino, ensayo a realizar sobre la muestra,
variedad de aceituna, fecha y número de muestra.

Las muestras irán dispuestas en el interior de cajas. Dichas cajas serán


etiquetadas convenientemente con información referida a la entidad
remitente y a la unidad de control de destino.

Figura 3

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-Ejemplo formato para toma de muestras:

Veamos un ejemplo de formato para otra clase de toma de muestras, en


este caso de vertidos, que resultará ser un registro de la información de
toma de muestra:

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Ejemplo hoja de muestreo de un vertido realizado por una empresa

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Acudiremos al procedimiento o protocolo de la empresa, que describirá
esta actividad, allí, podremos ver detalladamente la descripción de cómo se
lleva a cabo el registro de la información.

- Otro formato, está vez de muestras de productos alimentarios, de


muestras cuyo destino es el laboratorio de ensayos.

REGISTRO DE MUESTRAS

Producto:

Nº Laboratorio: Código del producto:

Fecha de recepción:

Condiciones Lugar
de almacenamiento: de almacenamiento:

Clasificación de seguridad:

Descripción de la muestra:

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Información sobre el traslado de la muestra:

Nombre

Fecha de salida

Lugar

Fecha de vuelta

Referencias a expedientes, registros, certificados de análisis y resultados:

Nombre

Lugar

Objeto

Clasificación

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