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GESTION DE PROCESOS

Ing. Rubén Gómez Sánchez S.


Lima, 22/04/04

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Agenda
n Introducción
1. Definiciones aplicables
2. Gestión por procesos
3. Relación de la GP con los resultados
4. Mapa de procesos

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La “gestión de procesos” en la empresa
requiere un cambio de mentalidad frente a la
gestión basada en la organización tradicional, e
implica estructurar un "mapa de procesos",
donde quedan definidos los principales
procesos, así como las interrelaciones existentes
entre ellos. Ello supone un cambio de cultura,
donde aparece el concepto de proveedor y
cliente interno, así como la medición como
elemento básico para la mejora.

La mejora de procesos requiere seleccionar un


proceso del "mapa de procesos", en función
de su criticidad, la cual vendrá dada por su
impacto en los resultados de la empresa. La
mejora la abordaremos bajo el punto de vista
de eliminación de defectos y reducción del
tiempo de ejecución (tiempo ciclo). 3
Gestión de procesos
La gestión de procesos, es un
método de administración que
requiere la plena identificación de
todos los procesos que le
permiten a la entidad
(organización), cumplir con sus
objetivos (misión) en cuanto a la
atención a sus clientes.
Como resultado de los procesos
se pueden generar productos o
servicios, acorde a los requisitos
del cliente. Este control debe ser
diseñado según la propia
naturaleza del negocio analizado.
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Gestión de procesos Definiciones
Proceso: Conjunto de recursos y actividades
interrelacionados que transforman elementos de entrada
en elementos de salida. Los recursos pueden incluir
personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y
métodos.

Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de


manera significativa en los objetivos estratégicos y son
críticos para el éxito del negocio.

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Gestión de procesos
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su
identificación puede resultar útil para aislar los problemas que
pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos
dentro de un mismo proceso.

Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y


recursos necesarios para implantar una gestión determinada,
como por ejemplo la gestión de la calidad, la gestión del
medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos
laborales. Normalmente están basados en una norma de
reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir
de herramienta de gestión en el aseguramiento de los
procesos.
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Gestión de procesos
Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una
actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en
documentos que contienen el objeto y el campo de aplicación
de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;
cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales,
equipos y documentos deben utilizarse; y como debe
controlarse y registrarse.
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en
un procedimiento para facilitar su gestión. La secuencia
ordenada de actividades da como resultado un subproceso o
un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o
función.

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Gestión de procesos
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a
la consecución de un objetivo, con un principio y final
claramente definidos. La diferencia fundamental con los
procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los
proyectos.

Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a


medir objetivamente la evolución de un proceso o de una
actividad.

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PROCESO 1 PROCESO 4

PROCESO 3 PROCESO 5

PROCESO 13
PROCESO 2

PROCESO 6 PROCESO 12
INICIO PROCESO 14

ACTIVIDAD 1
PROCESO 7
PROCESO 10
ACTIVIDAD 2
PROCESO 15

OK
PROCESO 8 PROCESO 9

ACTIVIDAD 3 PROCESO 16

FIN
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Relación de la GP con los
resultados
La gestión por procesos es
la forma de gestionar toda
organización basándose en
los Procesos.
Entendiéndose a estos como
una secuencia de
actividades orientadas a
generar un valor añadido
sobre una ENTRADA para
conseguir un resultado, y
una SALIDA que a su vez
satisfaga los requerimientos
del Cliente.
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PROCESO 1 PROCESO 4

PROCESO 3 PROCESO 5
PROCESO 13
PROCESO 2

PROCESO 6 PROCESO 12
PROCESO 14

PROCESO 7
PROCESO 10
PROCESO 15

PROCESO 8 PROCESO 9

PROCESO 16

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Implantación de la GP
Una vez elegido el proceso, hay que conseguir que éste dé
respuesta a los objetivos estratégicos. Para esto habrá que
completar las siguientes etapas si se quiere abordar el diseño
o rediseño del proceso con ciertas garantías de éxito, la
secuencia sería:
n Constitución del equipo de trabajo
n Delimitar el proceso y subprocesos
n Establecer los objetivos básicos del proceso
n Identificar y resolver los problemas
n Establecer indicadores
n Implantar el proceso 12
Mapa de procesos

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Lo que no se puede medir, no se
puede mejorar
La medición es fundamental
para que podamos conocer la
situación real de la
organización y poder planificar,
orientar y mejorar los recursos
hacia todos los niveles de la
organización, con el objetivo
de GESTIONAR la Estrategia
hacia LA VISION Y/O MISION.
Indicadores de gestión
están relacionados con los
ratios que nos permiten
administrar realmente un
proceso.
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