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10 TIPS PARA UNA PLANEAR UN CONVIVIO
EXITOSO

Si alguna vez organizaste un convivio, sabes que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes
que enfrentar diferentes desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe verse tranquilo y en
paz. Pero, de hecho, te encuentras remando enérgicamente con los pies bajo el agua para
mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy,
aún pienso que esta es la regla más preciada.

Planear un evento no es una labor fácil. Pero puedo Reconocer 10 referencias clave que tiene que
tener en cuenta para que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico acerca de este asunto.
Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los
participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto
decorativo a los huéspedes? El formato de la acontecimiento dependerá de la respuesta: su
concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la
restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference",
PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en internet, eventos al aire libre. Lo que
cuenta es que su formato beneficia a adquirir el fin del convivio.

2. Preste suficiente atención a la organización

El proyecto debe incluir logística, material y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible
con el fin de que todo el equipo donde cada elemento pueda ver las tareas del otro y el panorama
general. En primer lugar, prepare un lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la
mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es
fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una actividad. A
menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.
3. Elabore su capital teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su capital. También vale la pena razonar en una reserva en caso
de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea asombrar gratamente a sus invitados, analice en por completo hasta el más pequeño
detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si
posee un rincón fotográfico atrayente, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo
está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría ofrecer la alternativa de acudir
a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta asombrar a la multitud y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las cosas más
usuales. Esto es exactamente lo que produce la percepción de un evento.

5. Verifique la ubicación y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más
insospechado, Pudiera ocurrir que el aire acondicionado no funcione eficientemente en la sala, no
existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales
percances con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la parte de
planificación sino de igual manera durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por
ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una
persona diferente para el equipo, para el paquete de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada
persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del
evento.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que
cada persona sepa a quién contactar para un inconveniente en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento
No subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de una convivio. El tipo de fiesta, su
concurrencia objetivo, los fondos internos y el capital determinan su enfoque de mercadeo. Al
designar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más
conveniente tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar referente a el convivio para
casi todos.

También es primordial generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese
de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Asegúrate de que tu plantilla siga la norma de la cara de pato. Sea accesible con los asistentes,
oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas,
inclusive si te sientes cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que
la gente recuerda es acerca de cómo han sido tratados además el ambiente, no lo que el orador
estaba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del acontecimiento

Asegúrese de haber informado a los concurrentes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los
invitados sobresalientes y preparó los materiales impresos, el contenido de sonido y video. Verifique
si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.

Asegúrese de imprimir el programa del fiesta, permita que cada elemento del equipo y voluntarios
disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para
comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será complicado para usted
proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden
completar un formulario de evaluación impreso al final la convivio o un formulario en línea cuando
lleguen a casa. Pídales que evalúen varios elementos del evento: logística, oradores, ubicaciones y el
labor de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir errores en el futuro y a superar la
calidad de sus eventos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las
reseñas de videos al final de una acontecimiento. Esto será beneficioso en caso de que su convivio se
efectúa de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea animoso y no tenga angustia a las sorpresas,
¡y su acontecimiento va a ser un éxito!

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