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Kwan-Ho, T. (2005).

Sociedad de Esclerosis Múltiple de Canadá - Londres - tour en bicicleta de la


gran curva. Recuperado de la base de datos de Richard Ivey School of Business (905D14) (053833)

Escuela de negocios Richard Ivey


La Universidad de Western Ontario

SOCIEDAD DE ESCLEROSIS MÚLTIPLE DE CANADÁ -


LONDRES- GRAN BEND TOUR EN BICICLETA

Thomas Kwan-Ho Yeung preparó este caso bajo la supervisión de la Profesora Carol Prahlnskl
únicamente para proporcionar material para la discusión en clase. Los autores no tienen la intención
de ilustrar el manejo efectivo o ineficaz de una situación administrativa. Los autores pueden haber
disfrazado ciertos nombres y otra Información de identificación para proteger la confidencialidad.

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Durante la mañana del miércoles 23 de junio de 2004, Lori Anne McNulty, gerente sénior de la
Sociedad de Esclerosis Múltiple de Canadá (Sociedad de EM), División de Ontario, Oficina de
Londres, recibió una llamada en pánico de Sarah Mann, supervisora de eventos de recaudación de
fondos. Un gran evento de recaudación de fondos, el recorrido en bicicleta MS entre Londres y
Grand Bend, Ontario, estaba programado para el 24 y 25 de julio. Mann estaba completando un
recorrido final de la ruta, cuatro semanas antes del evento cuando se dio cuenta de que la
construcción de la carretera no sería finalizado a tiempo para el evento Con las actividades de
planificación de ruta que normalmente requieren 59 días para completarse, McNulty se preguntó si
podrían encontrar una ruta segura y pavimentada y completar las actividades de planificación antes
del evento programado.

SOCIEDAD EM

La esclerosis múltiple (EM) fue una de las enfermedades más comunes e impredecibles del sistema
nervioso central, afectando a aproximadamente 2,5 millones de personas en todo el mundo. La EM
es una enfermedad progresiva con síntomas que incluyen pérdida de equilibrio, trastornos del
habla, fatiga extrema, doble visión e incluso parálisis. Los síntomas de los pacientes se pueden aliviar
con tratamiento médico. Las personas con EM fueron diagnosticadas con más frecuencia entre las
edades de 20 y 40 años. En Canadá, había 50,000 personas con EM.

La Sociedad de Esclerosis Múltiple sin fines de lucro de Canadá (Sociedad de EM) proporcionó una
amplia gama de programas educativos, servicios al cliente y apoyo de investigación médica para
canadienses con EM. La Sociedad de EM también trabajó en asociación con sus contrapartes en 39
países de todo el mundo.

Como una gran organización sin fines de lucro en Canadá, la Sociedad de EM comprendía siete
divisiones: División de Columbia Británica, División de Alberta, División de Saskatchewan, División
de Manitoba, División de Ontario, División de Quebec y División del Atlántico. Cada división gestionó
y ejecutó sus propias actividades de recaudación de fondos. Dentro de la división de Ontario, 44
oficinas de capítulos permitieron que la organización llegara a las comunidades locales. Además, las
oficinas de la división recibieron orientación y apoyo de la oficina nacional.

La división de Ontario atendió a 13,000 personas con EM, lo que representó aproximadamente el
26 por ciento de las personas con EM en Canadá. Como la última división en la Sociedad de EM, la
división de Ontario abarca dos sucursales de recaudación de fondos; la oficina de Toronto y la oficina
de Londres.

Como gerente sénior en la oficina de Londres de la División de Ontario, McNulty asumió la


responsabilidad de todos los aspectos de la oficina de Londres, incluidas las actividades de
recaudación de fondos para apoyar la investigación de EM y los servicios al cliente en Londres.
Dirigió un equipo de seis personas y trabajó en colaboración con las oficinas del capítulo.

TOUR BICICLETA LONDON-GRAND BEND

El principal evento de recaudación de fondos de McNulty fue Tour de Bicicleta London-Grand Bend.
Los participantes recorrieron en bicicleta durante dos días entre Londres y Grand Bend, ubicado en
el lago Huron. El primer día, los participantes comenzaron ese día aproximadamente 85 kilómetros
de ciclismo en las playas de Lake Huron, y se dirigieron hacia una noche de entretenimiento en la
Universidad de Western Ontario en Londres. A la mañana siguiente, los ciclistas continuaron sus 65
kilómetros restantes, volviendo a Grand Bend para una barbacoa, masajes, voleibol y natación.
Durante el viaje, la Sociedad de EM brindó refrescos y servicios a los ciclistas, incluido el apoyo de
emergencia. Cada participante estaba obligado a recaudar un mínimo de $ 200 de los
patrocinadores.

El consejo de la División de Ontario estableció un conjunto de objetivos estratégicos para cada


evento de recaudación de fondos. Para Grand Bend Bicycle Tour, las metas incluyeron $ 260,000 en
donaciones, una tasa de gasto del 45%, una experiencia positiva y segura de los participantes y una
mayor conciencia de la Sociedad de EM Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos y el aumento
significativo en el número de participantes registrados, en comparación con el año anterior,
McNulty sabía que la actividad de planificación de rutas era fundamental para el éxito de este
evento. Tenía que asegurarse de que el proyecto cumplía su cronograma y que la ruta final aseguró
la seguridad y la satisfacción de los ciclistas.

TAREAS DE PLANIFICACIÓN DE RUTA Y EL CRONOGRAMA

A fines de abril, después de limpiar su escritorio de tareas asociadas con el evento de recaudación
de fondos de MS Walk, McNulty comenzó a trabajar en el evento de recaudación de fondos
subsecuente, el recorrido en bicicleta MS. Trabajando desde el 24 de julio, el primer día del evento,
McNulty estableció un cronograma de planificación de rutas en el que se especificaron varias tareas
y sus tiempos de finalización (ver Anexo 1). McNulty asignó a Sarah Mann la responsabilidad de
completar las tareas identificadas en este cronograma. Mientras tanto, el resto del equipo se centró
en el patrocinio de alimentos y no alimentos y la comercialización del evento para el recorrido en
bicicleta.
El lunes 3 de mayo, después de que la amenaza de nieve y el evento MS Walk habían pasado, Mann
condujo desde Londres a Grand Bend para investigar las dos rutas tentativas: una para cada día del
evento. Las rutas tentativas parecían ser factibles; por ejemplo, ninguno de los puentes fue
arrastrado Mann luego llamó a los departamentos de carreteras y consejos de condado para
identificar si habría alguna construcción planificada que afectara las dos rutas tentativas. Después
de enterarse de que habría varios sitios de construcción de carreteras en las rutas tentativas durante
el evento, Mann revisó las rutas y condujo las nuevas rutas para investigar su viabilidad para el
recorrido en bicicleta. Luego, se puso en contacto con el departamento de carreteras y con los
consejos de condado para determinar si se planeaba alguna construcción para las rutas revisadas.
Finalmente se enteró de que habría un sitio de construcción a lo largo de una de las rutas revisadas,
pero la construcción estaba programada para completarse antes del recorrido en bicicleta. Teniendo
en cuenta la posibilidad de que la construcción progrese según lo programado, McNulty y Mann
decidieron elegir esta ruta tentativa para el recorrido en bicicleta.

La cantidad de tiempo que Mann esperaba pasar con el departamento de carreteras y los consejos
de condado varió considerablemente debido a la gran incertidumbre involucrada en la finalización
de las rutas tentativas. Una vez que los riesgos de la carretera se mitigaron a lo largo de la ruta
seleccionada, Mann continuó con sus actividades de planificación de ruta solicitando un permiso de
cada uno de los consejos de condado a lo largo de la ruta, lo que podría tomar de cuatro a siete días
hábiles. Ocasionalmente, los consejos de condado necesitaban un certificado de seguro. Mann
usualmente pasó alrededor de un día para reunir las solicitudes de los certificados antes de enviar
las solicitudes a la oficina nacional en Toronto.

Después de obtener los permisos de los consejos de condado, Mann contactó a cada uno de los
proveedores de servicios de emergencia regionales para su apoyo de emergencia: dos hospitales
«dos proveedores de ambulancias, seis comisarías de policía y cuatro estaciones de bomberos.
Mann esperaba que esta tarea dure de cinco a ocho días hábiles; a menudo era difícil llegar a las
personas correctas de la policía y las estaciones de bomberos.

Luego, Mann estableció los puntos de control para los descansos de los ciclistas y estimó las marcas
kilométricas para las descripciones de las rutas. Habría 10 puntos de control a lo largo de la ruta de
150 kilómetros. Al observar el mapa de ruta (ver Anexo 2) y la descripción de la ruta (ver Anexo 3),
los ciclistas sabrían la cantidad de kilómetros que habían completado y el número de kilómetros
hasta el siguiente punto de control. Mann se reuniría con los residentes y los propietarios de las
tiendas a lo largo de la ruta para obtener la autorización para usar sus tierras y / o instalaciones
como puntos de control durante el evento. Debido a la dificultad de llegar a algunas personas, Mann
tomó entre ocho y 15 días hábiles para completar esta tarea. Una vez que se establecieron las
ubicaciones del punto de control, Mann determinaría la descripción del kilómetro, lo que la llevó
aproximadamente un día.

Al determinar las descripciones del kilómetro, Mann verificó las condiciones del camino a lo largo
de las rutas y creó una lista de ubicaciones asociadas con los números telefónicos de emergencia.
Era fundamental mejorar la preparación de emergencia del personal para el evento, especialmente
cuando en las zonas rurales, los números de teléfono de emergencia podrían no ser 911. Los
números de teléfono se pueden encontrar en letra azul a intervalos periódicos a lo largo de las rutas.
De vuelta en su oficina, Mann dibujaba mapas detallados, incluidos los puntos de control, y
preparaba una descripción de la ruta (ver Anexo 3) y una lista de ubicaciones asociadas con los
números de teléfono de emergencia.

A principios de julio, Mann tenía previsto presentar las rutas al comité de planificación de Grand
Bend-London Bicycle Tour y al personal de Voyageur, un proveedor de servicios de ambulancias que
se ofreció como voluntario para conducir a lo largo de la ruta durante el evento para ofrecer apoyo
a los varados o ciclistas lesionados Luego, Mann imprimirá una copia de los mapas, los horarios de
las rutas y la lista de números de teléfono de emergencia para los usuarios internos, como el
personal voluntario y los mecánicos de las tiendas de bicicletas. Mann también hizo una copia,
excluyendo las listas de números de emergencia, para los usuarios externos, como los ciclistas. Las
copias externas debían distribuirse a los ciclistas en la mañana del 24 de julio.

En total, Mann normalmente requirió 59 días hábiles para completar todas las tareas de
planificación de rutas. Sin embargo, hasta el 23 de junio, solo quedaban 23 días hábiles hasta el
comienzo de la excursión en bicicleta. McNulty comentó:

Con la llamada telefónica de Sarah sobre las condiciones del camino, estamos realmente en
un aprieto. Nos dijeron que la construcción de la carretera estaría terminada por ahora, pero
claramente eso no es correcto. Basándonos en las condiciones actuales de la carretera, no
vemos cómo podrían terminar el mantenimiento de la carretera para el 24 de julio. Entonces
tenemos que comenzar el proceso de planificación en la ruta una vez más. Esto es increíble.
Es una locura.

Con nuestro registro actual en el momento más alto con 549 ciclistas, en comparación con los
450 ciclistas registrados en este momento en 2003, no hay una forma viable de posponer el
evento. Ya hemos obtenido compromisos firmes de la universidad, proveedores de servicios
de alimentos y muchos voluntarios para esas fechas. Y dado que el recorrido en bicicleta MS
es nuestra principal recaudación de fondos, 1 ni siquiera pensar en el potencial de cancelar el
evento.
A veces para completar las tareas a tiempo, utilizamos horas extras. Preferiría no depender
de las horas extraordinarias, si es posible, ya que realmente puede disminuir la moral del
personal. Tal como están las cosas, el personal trabajará todo el fin de semana, día y noche,
junto con otros días y noches largos mientras nos preparamos para el evento. Si puedo
minimizar las horas extras, eso podría ayudar. Dado que la Sociedad de EM está fuertemente
enfocada en el servicio, la moral del personal es crítica en las interacciones con ciclistas,
clientes y voluntarios.

Tendremos que completar el proceso de planificación de ruta en un horizonte de planificación


condensado. Necesito determinar nuestras opciones sobre cómo hacer que este evento sea
un éxito con todos los involucrados, lo que incluye una ruta segura y sin riesgos.