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Manual de Controladoria Empresarial  pág.

MANUAL DE CONTROLADORIA EMPRESARIAL 


Autor: Paulo Henrique Teixeira

Distribuição: Portal Tributário Editora e Maph Editora

 Atenção: esta obra é atualizável. Recomendamos baixá-la periodicamente em seu


computador, utilizando a mesma senha, no endereço www.portaltributario.com.br/downloads

INTRODUÇÃO

Esta obra é dirigida a contabilistas, controllers, empresários, advogados, consultores e outros


profissionais que lidam com organização e tributação, buscando facilitar a aplicação prática
dos procedimentos de controles internos na gestão empresarial.

Esta coletânea é resultado da vivência prática do autor em empresas, cuja utilidade depende
de uma gestão adequada dos procedimentos operacionais, de natureza contábil e fiscal.

A obra traz assuntos visando evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS E CRISES nas
empresas mediante a adoção de:

- Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o


ciclo de pagamentos: autorizações, solicitações de compras, ordens de compras,
recebimentos das mercadorias, funções do contas a pagar e pagamentos (emissão de
cheques, segregações de funções, conferências, etc.).
- Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo
de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crédito e cobrança, expedição, contas a
pagar, recebimento, contabilidade e auditoria.
- Controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa.
- Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliações bancárias, Segurança, Seguros
Serviços administrativos e Sistemas.
- Controles e segurança de informação, medidas a serem tomadas objetivando evitar
ataques de vírus, códigos hostis, ameaças físicas, tornando seguros os dados de
informação, bem como medidas de segurança de rede, da WEB e de e-mails.
- Controles internos na área tributária, DCTF, Declaração de Renda, Lucro Real e retenções
de IRRF, INSS, ISS, PIS e COFINS.
- Controles internos na área de Recursos Humanos: Admissão, documentação, cartão ponto,
horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, Férias, 13º salário, Rescisões,
Segurança e Medicina do Trabalho, Laudos Técnicos e outros

Em função da dinâmica dos assuntos tratados, o conteúdo desta obra poderá ser alterado a
qualquer momento, sem aviso prévio.

SOBRE O AUTOR E A OBRA

Paulo Henrique Teixeira é Contador e mora em Curitiba - PR. Auditor e Consultor Tributário
de empresas no Estado do Paraná e Santa Catarina, autor de várias obras, entre as quais:
Auditoria Tributária, Defesa do Contribuinte, Auditoria Contábil, Auditoria Gerencial,

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Controladoria Empresarial, Contabilidade Introdutória, Auditoria Trabalhista, Contabilidade


Tributária e Gestão Tributária (as duas últimas, em co-autoria com Júlio César Zanluca).

Direitos autorais REGISTRADOS. A cópia, reprodução, distribuição ou comercialização


por qualquer meio somente será permitida mediante autorização POR ESCRITO do detentor
de direitos autorais. Permitida a reprodução de apenas 1 (uma) cópia para uso exclusivo e
pessoal do adquirente.

SIGLAS UTILIZADAS:

CLT: Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43)


COFINS: Contribuição Social para o Financiamento da Seguridade Social (Lei Complementar
70/1991)
CPMF: Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (Lei 9311/1996)
CSL ou CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (Lei 7689/1988)
ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (Lei Complementar
87/1996)
GPS: Guia da Previdência Social
ICMS: Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações
de Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicação
IN: Instrução Normativa
Inc.: Inciso
INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social
IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
IR: Imposto de Renda
IRF: Imposto de Renda na Fonte
IRPF: Imposto de Renda – Pessoa Física
IRPJ: Imposto de Renda – Pessoa Jurídica
ISS: Imposto sobre Serviços (Lei Complementar 116/2003)
LALUR: Livro de Apuração do Lucro Real
LC: Lei Complementar
OS: Ordem de Serviço
PIS: Programa de Integração Social (Lei Complementar 7/70)
RIPI: Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (Decreto 4544/2002)
RIR/99: Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 3000/1999)
SRF: Secretaria da Receita Federal
TIPI: Tabela de Incidência do IPI
TJLP: Taxa de Juros a Longo Prazo
DCFT: Declaração de Débitos e Créditos Tributários
DIPJ: Declaração integrada de informações Econômico-Fiscais
IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte

SUMÁRIO

PARTE I

FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS

Espécies de fraudes mais freqüentes


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Fraudes nas empresas


Principais vítimas de fraudes
Campos mais lesados para a prática de fraudes
Operações através das quais se consolidam as fraudes
Aparências mais comuns de pessoas fraudadoras
Práticas individuais que levam a suspeitar do fraudador
Fraudes contra o Fisco Estadual
Irregularidades com a Previdência Social
Sintomas das fraudes nas empresas
Técnicas mais usadas pelos fraudadores

CRISES NAS EMPRESAS


Crises de estrutura, de desempenho, econômica, financeira, administrativa de
produção, de mercados, de recursos materiais de recursos humanos

PARTE II

CONTROLES INTERNOS

Aspectos Gerais
Tipos de Controles Internos
Função dos Gerentes e Administradores
Fatores que contribuirão para o nível de Controles Interno na empresa
- Organização da empresa quanto às funções
- Normas para a estrutura organizacional
- Políticas
- Procedimentos
Aspectos práticos dos controles internos

PARTE III

CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS


RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA

Controles internos: requisição, ordem de compra, recepção, almoxarifado, contas a


pagar, pagamentos, contabilidade e auditoria
Objetivos dos controles internos de pagamento

PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO


DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES

Estoque geral
- estoques
- inventários
- compras
- instruções para realização de inventário físico
Investimentos
Imobilizado
Diferido

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Contas a pagar
- fornecedores
- outras contas a pagar
Patrimônio Líquido
Controles internos – pagamentos por caixa
Controles internos – pagamentos por banco

PARTE IV

CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS


RELACIONADOS COM AS RECEITAS E CONTAS A RECEBER

Controles: pedido, análise de crédito, faturamento, expedição, portaria, contas a


receber, contabilidade, auditoria
Objetivos a serem alcançados com os controles internos relacionados com o
recebimento

PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO


DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES

Vendas
Faturamento
Expedição
Contas a Receber
Outras Contas a Receber
Outros direitos e valores
Despesas de exercício seguinte
Recebimentos – caixa e bancos

PARTE V

CONTROLES INTERNOS DE PRODUÇÃO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E


INEFICIÊNCIAS

Controles internos de produção: programação de produção, ordem de produção,


requisição de materiais, controle de perdas, estoque de produtos acabados, auditoria
Objetivos a serem alcançados com controles internos de produção

PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO


DA PRODUÇÃO E DAS DESPESAS

Custos:
- Compras
- Recebimento de mercadorias
- sistemas de custo
Despesas:
- Despesas de viagens
- Despesas de marketing
- Controle orçamentário

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PARTE VI

OUTROS PROCEDIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS A:


Contabilidade
Reconciliações bancárias
Segurança
Seguros
Serviços administrativos
Sistemas

PARTE VII

CONTROLES E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Controles internos relacionados com a segurança de sistemas


- Controles gerais – controles organizacionais
- Controle de planejamento, desenvolvimento, utilização e manutenção de
sistemas
- Controles de padrões de documentação
- Controles operacionais

CONTROLES DE SEGURANÇA FÍSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE


INFORMAÇÃO

Ameaças ao sistema de informação


- Ameaças físicas
- Tecnológicas
- Vírus: de programa, de boot, de macro
- Outras ameaças de vírus: worm, trap door, hoax, cavalo de tróia
- Código Hostil: plug-ins, javascript, activex
- Outras ameaças
- Reduzindo os riscos de ameaças

CONTROLE DE AUTENTICAÇÃO E ACESSO AO SISTEMA


- Senha
- PIN
- Cookies
- Smartcard
- Criptografia
- Autenticação Biométrica
- Certificado Digital

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO
- Segurança da rede
- Segurança da WEB
- Segurança de E-mail

Pesquisa de segurança

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PARTEVIII

CONTROLES INTERNOS NA ÁREA TRIUTÁRIA PARA EVITAR INEFICIÊNCIAS E


PAGAMENTOS A MAIOR OU A MENOR DE TRIBUTOS

DCTF
DIPJ
IRPJ e CSSL
- Conciliação contábil e composição de saldo
- outros procedimentos

LALUR
- Adições
- Exclusões

RETENÇÃO DE TRIBUTOS
- Pagamentos Pessoa Física
- Pagamentos Pessoa Jurídica
IRRF
PIS, COFINS, CSLL
INSS
ISS

PARTE IX

CONTROLES INTERNOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
CONTROLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAÇÕES
SALÁRIO, REAJUSTE SALÁRIO E AUMENTO SALARIAL
FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS
INSS, FGTS, IRRF, FÉRIAS, 13º SALÁRIO
RESCISÕES
SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO
PPP E LAUDOS TÉCNICOS EXIGIDOS
APOSENTADORIA ESPECIAL

PARTE I

FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS

1. Espécies de FRAUDES mais freqüentes:

1- Furto:

- Apropriação de coisa alheia móvel, de maneira disfarçada, para ficar como se sua fosse.

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- Ato criminoso: apropriação de uma coisa alheia móvel ficando o agente com esta coisa com
a intenção de usá-la como sua propriedade. O indivíduo age disfarçadamente. Ex. um
empregado leva uma máquina da empresa para casa.

2- Roubo:

- Apropriação de coisa alheia móvel, o indivíduo obtém por força (violência física ou moral),
para ficar como se sua fosse. Ex. Violência Física: uma empresa tem sua tesouraria e deixa
certa quantia de dinheiro, o qual é roubado. Ex: Violência Moral: funcionário descobre algo
importante sobre seu diretor e ameaça contar se não lhe der aumento ou empréstimo
(chantagem).

3- Apropriação indébita:

- Apropriação de coisa alheia móvel da qual o agente tem a posse em razão de confiança que
lhe foi conferida. Ex. Tesoureiro da empresa.

4- Sabotagem:

- Ocorre quando alguém planeja dar um prejuízo à empresa, sem tirar nada para si, é a
finalidade apenas de prejudicar. Crime doloso, subversivo. Alguém pratica uma ação ou
omissão para dar prejuízo à empresa. Ex. deixar frouxo o parafuso de uma máquina com o
intuito de quebrá-la.

5- Desperdício voluntário:

- Na empresa nada deve ser desperdiçado, tudo deve ser usado economicamente. Exemplo:
desperdício de alimentos, água, energia, a sobra de matéria-prima.

6- Desvio de valores:

- É mudar a destinação da verba pública a privada. Tanto pode ser dinheiro, como qualquer
coisa material. Ex.: caixa, na tesouraria.

7- Pagamento a menor e sonegação de tributos:

- Quando descobertos, há necessidade de se pagar os tributos sonegados com juros e multas.


O prejuízo é grande, além da responsabilização de crime tributário. As perdas devem ser
combatidas pelos controles internos.

2 - FRAUDES NAS EMPRESAS

1 - A fraude é uma ação ou omissão cometida propositadamente, com a finalidade do agente


beneficiar-se e prejudicar alguém (pessoa física ou jurídica);

2 - Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, é um conhecimento necessário


para evitá-la;

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3 - Só os CONTROLES INTERNOS, constantes, adequados e eficazes podem tornar difíceis


a ocorrência de fraudes nas empresas;

4 - A fraude, dificilmente, tem um só responsável, quer ativa, quer passivamente;

5 - O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada;

6 - Números expressivos de fraudes são cometidos por pessoas DE CONFIANÇA, as quais


investidas de fração de poder de mando ou responsáveis por funções importantes e
acumuladas;

7 - Principais vítimas de fraudes (destinação das fraudes):

- A EMPRESA;
- ACIONISTAS OU SÓCIOS;
- A ADMINISTRAÇÃO;
- OS FORNECEDORES;
- OS CLIENTES (nas vendas - entrega de mercadorias estragadas);
- OS BANCOS (assinaturas falsas);
- O GOVERNO (sonegação fiscal);
- OS EMPREGADOS (fornecimento de refeição com materiais de baixa qualidade);
- OS PRESTADORES DE SERVIÇOS;
- ETC.

8 - Campos mais lesados para a prática de fraudes:

- Moeda Corrente Nacional ou Estrangeira;


- Documentos, Títulos de Créditos, Cheques;
- Bens de uso (móveis, imóveis e semoventes);
- Matérias-Primas, materiais diversos, produtos em processo (em curso de fabricação),
produtos acabados, mercadorias;
- Balanços, balancetes e outras demonstrações contábeis;
- Contas e subcontas de qualquer grau;
- Registros contábeis (principais auxiliares e para contábeis);
- Boletins, Relatórios, fichas de controles;
- Demonstrações contábeis de encerramento do exercício;
- Extratos de conta internos e externos;
- Declarações, atestados, certidões;
- Contratos, distratos e alterações contratuais;
- Correspondência (Recebida e Expedida);
- Guias de quitação de tributos e de contribuições outras;
- Documentos fiscais;
- Instrumentos, outros diversos ligados à vida da empresa (apólices de seguros,
certificados de invenção, documentos de registros de marcas e patentes);

9 - Operações através das quais se consolidam as fraudes nas empresas:

- Falsa titulação de documentos e de contas;


- Falsa classificação contábil;

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- Falsa Variação de Bens (móveis e imóveis) e direitos e obrigações;


- Falsos históricos nos lançamentos contábeis;
- Falsa apuração de débitos e/ou de créditos;
- Falsa transposição de valores nos registros;
- Falsidades ou falsificações aritmética, e/ou matemáticas;
- Composição falsa ou falsificada;
- Duplo lançamento contábil de uma mesma operação;
- Omissão de lançamentos contábeis nos registros;
- Lançamentos parciais (registros incompletos);
- Lançamentos contábeis fora de tempo;
- Falsas evidências nas demonstrações contábeis;
- Falsidade e falsificações diversas;
- Infidelidade pessoal de dirigentes ou dirigidos.

10 - Aparência mais comuns da pessoa dos fraudadores:

- Desprendidos de interesses materiais;


- Extremamente solícito;
- Extremamente interessados em divulgar a sua eficiência pessoal;
- Minuciosos (além do normal) ao prestar contas;
- Bajuladores e/ou aduladores dos seus chefes;
- Subservientes;
- Vibradores excessivos ante os sucessos dos seus superiores hierárquicos;
- Procuram afastar-se dos ambientes onde se ventilam assuntos sobre fraudes;
- Chantagistas emocionais;
- Exageradamente gratos;
- Negam-se com tentativa de justificação a gozar férias legais;
- Recusam-se inexplicavelmente a acatar promoções funcionais;
- Excessivamente introvertidos.

11 - Práticas individuais que levam a empresa a suspeitar do dirigente ou do empregado, A


PRÁTICA DE FRAUDES:

- Ser viciado no uso imoderado das bebidas alcoólicas;


- Ter práticas atuais de consumo de drogas;
- Ser viciado nos jogos de azar;
- Freqüentar nos dias úteis casas noturnas de diversões;
- Conviver e manter diversos homens (sendo mulheres). Conviver e manter diversas
mulheres (sendo homens);
- Adquirir bens de alto valor monetário, incompatíveis com a sua renda salarial;
- Promover festas familiares dispendiosas e freqüentes;
- Levar vida social onerosa e incompatível com o seu (STATUS) financeiro;
- Pretender enriquecimento ilícito.

12 - Finalidades para as quais o indivíduo (homem ou mulher) apela para a prática de fraudes:

- Para cobrir débitos gerados pelo vício do alcoolismo;


- Para cobrir débitos decorrentes do uso de drogas;
- Cobrir débitos originados da prática dos jogos de azar;

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- Para cobrir gastos com mulheres (sendo homens);


- Para cobrir gastos com homens (sendo mulheres);
- Levar padrão de vida mais elevado do que as suas finanças permitem;
- Para cobrir, rapidamente infortúnio da sua vida;
- Promover enriquecimento ilícito;
- Pagar empréstimos vultosos;
- Pagar débitos cobrados em juízo.

13 - O que cria campo aberto para a prática das fraudes nas empresas:

- Conceder excesso de confiança a dirigente e dirigido na empresa;


- Cumular funções sobre um só dirigente ou sobre um só dirigido;
- Informatização da empresa sem o cuidado de uma auditoria contábil.

FONTE: A.Lopes de Sá - In. Fraudes Contábeis.

3. FRAUDES CONTRA O FISCO ESTADUAL

- Nota Fiscal Fria - o emitente da Nota Fiscal não existe ou a Nota Fiscal é tirada à sua
revelia. O vendedor cobra o ICMS da Nota Fiscal mas não recolhe à Fazenda;
- Nota Fiscal Inidônea - a Nota Fiscal não atende às exigências fiscais. As informações
da Nota Fiscal não são dadas ao Fisco. Sem essas informações a Fazenda não tem
condições de arrecadar o tributo dado ao consumidor;
- Mercadorias em Circulação Irregular - o produto circula sem o recolhimento do
ICMS;
- Receitas não Comprovadas - milhares de contribuintes não declaram corretamente as
reais receitas que obtiveram. Somente através de fiscalização será possível localizar
esta fraude;
- Operações e Prestações desacompanhadas de Documento Fiscal - ocorre quando os
Serviços são prestados sem recolhimento dos impostos. Fraude muito usada pelos
profissionais liberais;
- Nota Fiscal Calçada - a 1ª via da Nota Fiscal é entregue ao comprador (consumidor),
nas vias da Nota Fiscal que seguem para Fazenda, os valores são reduzidos;
- Nota Fiscal Paralela - são emitidas várias notas fiscais do mesmo número e série, só
uma vai para Fazenda. O imposto cobrado nas demais é sonegado;
- Aquisição não Escriturada - o comprador compra mercadoria com Nota Fiscal só
para atender as exigências Fiscais no Trânsito;
- Valor cobrado a Título de Tributo - o vendedor não aumenta o preço, mas no cálculo
do Tributo é aumentado;
- Irresponsabilidade Tributária do Sócio - o sócio começa a tirar dinheiro da empresa e
depois surge o estado falimentar a decretação de Falência;
- Estabelecimento constituído em nome de terceiro - faz uma firma em nome de
terceiros e esse faz a sonegação;
- Estabelecimento constituído em nome de terceiro com procuração - diferente da
anterior, é que esta é por procuração (sonegação de impostos);
- Cadastro com declarações inexatas: cadastro fraudulento;
- Não Recolhimento de Tributos (não se recolhe).

FONTE: Auditoria Fiscal do Estado - In. Jornal do Comércio 10.10.1994

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4. ALGUMAS IRREGULARIDADES RELACIONADAS COM A PREVIDÊNCIA


SOCIAL E CONSIGNADAS NA LEI FEDERAL Nº 8.212/91 E SUAS ALTERAÇÕES
POSTERIORES.

- Deixar a empresa de matricular-se no INSS dentro de 30 dias do início de suas atividades.


Art. 49, II;
- Deixar a empresa de descontar da remuneração dos seus empregados da parcela INSS. Art.
91.;
- Deixar de matricular no INSS obra de Construção Civil dentro de 30 dias do início da obra.
Art. 49, I, “b”;
- Deixar a empresa de lançar na sua contabilidade mensalmente nas contas próprias os fatos
geradores e as contribuições do INSS. Art. 32, II.;
- Deixar a empresa de emprestar ao INSS todas as informações cadastrais, financeiras e
contábeis do interesse do mesmo INSS. Art. 32, III.;
- Deixar a empresa de exibir ao INSS documentos e/ou registros relacionados com a
seguridade social. Art. 33, II;
- Deixar de exigir CND (certidão negativa de débito) com o INSS de pessoas jurídicas com a
qual mantiver transações. Art. 47, I, “a”;
- Deixar de exigir apresentação de CND as transações sobre imóveis. Art. 47, I, “b”;
- Deixar de exigir a CND nas operações de alienação, aquisição de bens móveis pela empresa.
Art. 47, I, “c”;
- Deixar de exigir CND - INSS das empresas nos atos de arquivamento, transformação,
extinção, aumento e redução de Capital Social. Art. 47, II / Art. 50;
- Deixar de exigir CND - INSS no momento da concessão de débito. Art. 50;
- Deixar de comunicar óbitos ao INSS (óbitos de contribuintes). Art. 68;
- Distribuir a S/A. bonificações ou dividendos aos seus acionistas, se estiverem em débito
com a Seguridade Social. Art. 52, I.;
- Distribuir lucros a sócios ou gratificações a dirigentes ou dirigidos, estando em débito com o
INSS. Art. 52, I;
- Deixar de comunicar acidente de trabalho ao INSS dentro do prazo legal. Art. 22 da Lei
Federal Nº 8.213, de 24.07.91;
- Deixar a empresa ou sindicato de inscrever o INSS segurado o empregado ou trabalhador
avulso. A Resolução 637/98 do INSS determina que a indicação do número da inscrição no
INSS ou PIS, dos prestadores de serviços autônomos, na GFIP, é obrigatória. A
obrigatoriedade da inscrição do INSS dos autônomos está disposta no artigo 60 IN SRP
3/2005.
- Deixar a Federação ou a Confederação Esportiva de exigir dos clubes registrados,
comprovação de recolhimento devido ao INSS. Lei Federal Nº 8.641, de 31.03.93, Art. 1º,I.;
- Deixar de comunicar óbitos ao INSS ou fornecer ao mesmo informações inexatas. Art. 68;
- Deixar a empresa descontar contribuições de INSS dos seus empregados ou avulsos a seu
serviço. Art. 30, I, “a”;
- Deixar as empresas de fornecer aos sindicatos cópias das GPS. Lei Federal Nº 8.870/94, Art.
6º, III;
- Deixar as empresas de afixar cópias da GPS no quadro de Horário dos empregados. Lei
Federal N.º 8.870/94, Art. 4º;
- Divergência entre valores informados pela empresa ao INSS em comparação com as guias
de Recolhimento. Lei Federal Nº 8.870/94, Art. 6º, II ;

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- Deixar as Instituições Financeiras de exigir CND, das pessoas jurídicas por ela equiparadas
quando com estas mantiverem relações.
- Deixar as Instituições Financeiras de fornecer mensalmente ao INSS relação das pessoas
jurídicas com as quais operou.
- Outras circulações referências legais.

5. SINTOMAS DAS FRAUDES NAS EMPRESAS

1 - Pedir empréstimo de pequenas somas em dinheiro aos colegas de trabalho;


2 - Colocar cheques pessoais no caixa, trocando-os por dinheiro e pedindo ao caixa
que os retenha;
3 - Cheques pessoais descontados e devolvidos pelo Banco, por algum motivo
anormal. (cheque devolvido por algum engano: data errada, assinatura);
4 - Presença permanente de cobradores e credores ou diretores na empresa e contínuos
telefonemas;
5 - Emitir vales para reembolso posterior descontando-os na caixa pequena para pagá-
los quando receber salários, ou 13º salário;
6 - Tendência manifesta para omitir faltas praticadas por outros e encobrir erros de
colegas ou de chefes;
7 - Constantes críticas negativas a terceiros pretendendo evitar suspeitas sobre si
mesmo.
8 - Ter procedimento excêntrico e peculiar e dar respostas evasivas quando submetidos
a interrogatórios;
9 - Ser praticante de qualquer tipo de jogo de azar sem possibilidade de arcar com os
respectivos prejuízos
10 - Ser amante da bebida alcoólica em excesso, do consumo de drogas, da vida
noturna e de amigos duvidosos;
11 - Comprar automóveis e outros objetos de alto valor (em relação ao nível financeiro
da pessoa);
12 - Tentar explicar, sem justificativas o nível de vida que está levando;
13 - Elevar-se diante de perguntas embaraçosas ou mostrar-se tranqüilo inclusive em
interrogatórios imprevistos;
14 - Negar-se a tirar férias com medo que se descubram suas fraudes. Não aceitar
promoções;
15 - Manter familiaridade com fornecedores;
16 - Manter contas bancárias de saldos elevados e realizar continuamente compra de
grande vulto (valor);

FONTE: Instituto Americano de Contadores Públicos Juramentados.

6. AS TÉCNICAS MAIS USADAS PELOS FRAUDADORES

1 - Furtar selo de correio;


2 - Furtar mercadorias, produtos acabados, produtos em processo e ferramentas, peças
de maquinaria, matérias primas, materiais diversos, etc.;
3 - Apropriar-se das pequenas importâncias de dinheiro em caixa;
4 - Colocar na caixa pequena, cheque sem data, com datas atrasadas ou com datas
antecipadas;

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5 - Deixar de registrar vendas a vista em mercadorias embolsando o produto dessas


vendas;
6 - Criar saldos falsos nos fundos de caixa ou das registradoras, não registrando ou
registrando a menor o valor das vendas ou prestações de serviços;
7 - Superfaturar as Notas de despesas da empresa com gastos fictícios (combustíveis
gastos de refeições coletivas, etc.);
8 - Malversar pagamentos recebidos de um cliente e substituí-lo por pagamento
posterior desse mesmo cliente ou de outro;
9 - Emitir, embolsar pagamentos feitos por um cliente e emitir recibos em pedaço de
papel comum;
10- Cobrar uma conta vencida, embolsar o dinheiro e registrar como conta incobrável;
11- Cobrar uma conta incobrável e não contabilizar;
12- Dar crédito às reclamações inverídicas contra clientes com devolução simulada de
mercadorias;
13- Deixar de depositar diariamente nos bancos o apurado das vendas do dia, depositar
apenas parte das vendas ou não depositar nada;
14- Alterar as datas das folhas nos estoques para cobrir apropriações indébitas:

Pode Provocar Falta de Controle interno;


Apropriações Indébitas Falta de Inspeção;
Falta de auditoria interna.

15- Depositar pelos totais arredondados, tratando de depositar o restante no final do


mês;
16- Apresentar pessoal imaginação nas folhas de pagamento;
17- Conservar empregados ou funcionário nas folhas de pagamento;
18- Falsificar cálculos e totais na folha de pagamento;
19- Destruir faturas de vendas de valor significativo para não serem dedicadas ao
comprador;
20- Alterar faturas de vendas depois de entregar a guia do cliente;
21- Anular fatura de vendas para creditar o cliente pelo valor delas mediante falsas
explicações;
22- Reter dinheiro proveniente de vendas a vista usando uma falsa conta devedora;
OBS.: Nenhuma despesa deve ser para com dinheiro e sim com cheques.
23- Registrar supostos descontos;
Ex.: a empresa está em promoção, o comprador paga a mercadoria sem o desconto e o
vendedor fica com a diferença do dinheiro;
24- Aumentar o total das despesas por ocasião da contabilização (proveniente de sua
contabilidade).
25- Usar cópias de documentos ou faturas já pagas.
Ex.: Quando a firma pedir as vias, deve-se fazer o seguinte: 2ª e 3ª via “sem valor
como quitação” (recibo). Se houver controles internos ele irá verificar a fraude.
26- Usar documentos de gastos pessoais para cobrir com valores do caixa de
numerários. -Não é fraudes de milhões, mas é fraude de pequeno e médio valor.
27- Usar novamente documento do ano anterior tirando a nota como duplicatas;
28- Usar faturas falsas e falsificar apropriações - faturas falsas com seus anexos;
29- Pagar faturas falsas em conluio com os fornecedores (para faturar) - vendedor
muito amigo de fornecedor;

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30- Aumentar totais de faturas em conluio com fornecedores. - aumentar no total ou no


parcial. Não existindo os controles internos;
31- Carregar o débito da empresa ou entidade em compras pessoais utilizando
indevidamente as ordens de compras;
32- Faturar mercadorias para beneficiar pessoal, debitando contas fictícias;
33- Despachar mercadorias para casas de um funcionário ou parente para seu próprio
benefício;
34- Falsificar inventários para cobrir apropriações indébitas;
35- Utilizar adiantamentos para gastos da entidade em benefício próprio;
36- Cobrar cheques emitidos em favor da empresa.
Ex.: pessoal da cobrança com o tesoureiro combinam para fraudar a empresa.;
37- Falsificar o endosso do cheque para pagamento dos fornecedores;
38- Inserir nos registros contábeis, fichas ou fichas contendo contas ou quantidades
fictícias;
39- Atrasos nas conciliações de fichas dos clientes;
40- Apresentar dados incorretos nos registros de entradas e saídas de caixa;
- dados incorretos podendo ser para mais ou para menos;
41- Lançar deliberadamente informações incorretas em quaisquer contas para disso
tirar proveito;
42- Falsificar páginas de livros contábeis, de fichas ou de formulários contínuos para
evitar descobertas de incorreções (fraudes);
43- Não encerrar o livro de entrada de caixa (livro, ficha ou formulário contínuo) no
tempo devido;
44- Vender materiais inservíveis ou sucata e embolsar o dinheiro;
45- Vender o uso das chaves;
46- Vender o segredo do caixa forte (banco).

II. CRISES NAS EMPRESAS

Crises enfrentadas pelas empresas ocorrem pela inexistência de controles internos:


PLANEJAMENTOS, ORÇAMENTOS, FLUXO DE CAIXA, PROGRAMAÇÃO DE
PRODUÇÃO, CONTROLE DE QUALIDADE, CONTROLE DE CRÉDITO, CONTROLES
INTERNOS ADMINISTRATIVOS E CONTÁBEIS.

1- de Estrutura:

 Toda empresa deve ser organizada, é um organismo estruturado.


 Se a empresa funciona com base em uma PREVISÃO e um PLANEJAMENTO é difícil
que ocorra uma CRISE, ela suporta tudo que vier do mercado.
 Exemplo: O cliente faz um pedido e a empresa não tem condições de retribuir o pedido
quando desejado, aí então vem a CRISE de estrutura na empresa, esta se chama CRISE
DE ESTRUTURA NA PRODUÇÃO.
 CRISE DE ESTRUTURA FINANCEIRA: é não ter o dinheiro para comprar máquinas
novas, comprar imóveis para aumentar a empresa, etc.
 Portanto, devemos evitar a CRISE na estrutura devemos ter habilidade e capitais para não
levar a empresa para a involução.

2- de Desempenho:

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 Com administradores irresponsáveis o desempenho na atividade administrativa leva a


empresa a um mau desempenho;
 desempenho na entrega;
 desempenho na produção: operários incapazes e relapsos;
 desempenho financeiro. O indivíduo deve ter capacidade na empresa com desempenho
integral. O mau desempenho provoca CRISES.

3- Econômica:

 Toda empresa possui um patrimônio, esse é um patrimônio econômico de um lado o Ativo


(Bens e Direitos) do outro o Passivo (Haveres e Obrigações). O patrimônio deve estar
sempre equilibrado: maior que zero. Se a soma dos valores do ativo for menor que as
obrigações inicia-se a CRISE, pode abalar a estrutura econômica da empresa.
 CRISE ECONÔMICA é a crise de bens que constituem o patrimônio da empresa, quando
em crise financeira a empresa vende um bem para suprir as suas necessidades, gerando
assim uma crise econômica: a empresa não produzirá um determinado produto ou
produzirá em quantidade que não atenda o mercado.

4- Financeira:

 É representada pela indisponibilidade de dinheiro. Para que não ocorra a crise financeira o
importante é manter a política financeira da empresa equilibrada. Exemplo: orçamento,
fluxo de caixa, planejamento, etc.

5- Administrativa:

 Quando se fala em administração, se fala em: previsão, planejamento, organização,


comando, coordenação, controle.
 Ocorre CRISE administrativa quando há falhas em alguns dos segmentos da
administração, é como num organismo vivo.

6- de Produção:

 Toda produção da empresa deve ser programada. A produção deve ter elementos para
previsão da produção de maneira científica:
a) disponibilidade de matéria-prima;
b) estoque suficiente para atender a procura;
c) pedidos que virão para ser despachados;
d) concorrência do mercado;
e) fluxo dos pedidos dos consumidores.

7- de Mercados;

 Mercado é a área onde estão presentes vendedores e compradores. No mercado a empresa


dificilmente não terá concorrência, na disputa pela preferência vence quem tiver melhores
condições de venda, de qualidade, etc..
 Ocorre crise de mercado:
 pela concorrência;

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 por falta de qualidade - o consumidor sente que o produto decai de qualidade e o substitui
por outro;
 em decorrência da empresa inadimplente: a empresa deixa de produzir para outro.
 Controle de Qualidade sempre existiu, e o que faz gerar é:
1ª causa - a concorrência;
2ª causa - manter o produto com qualidade estável.

8- de Recursos Materiais:

 Recursos Materiais: são formados de todos os equipamentos que são necessários à


empresa para executar suas funções: equipamentos modernos; móveis e utensílios; espaço
físico; computadores; instalações; veículos.
 A empresa deve estar equipada materialmente para funcionar sem apresentar falhas. Os
recursos devem ser de última geração e com o passar do tempo deve fazer oportunamente
a substituição dos obsoletos, para mantê-las em dia. Se a empresa não tiver condições de
atualizar seus recursos materiais é porque algo não anda bem. Portanto, a filosofia
empresarial na área de recursos materiais é manter-se atualizada.
 A administração da empresa deve estar atualizada. Quando os recursos materiais não
acompanham o desenvolvimento da empresa passam a ficar deficientes.
 A empresa deve ser administrada de modo que tenha sempre mudanças nos seus recursos
materiais.

9- de Recursos Humanos:

 CRISE DE RECURSOS HUMANOS: além de recursos materiais, a empresa necessita de


recursos humanos atualizados e capazes. Do mesmo jeito que os recursos materiais os
recursos humanos devem ser renovados, não com uma demissão, pelo contrário, a
empresa deve manter o empregado especializado (atualizado) no seu setor, e para isso de
acordo com a necessidade e a formação de cada um, manda o indivíduo fazer um curso,
para se reciclar.
 Os recursos humanos devem ser da melhor qualidade do ponto de vista ético e técnico.

PARTE II

CONTROLES INTERNOS

Definição

Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma


empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados
contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas
pela direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas
empresas.

ASPECTOS GERAIS

1. Devem ser:

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a) Úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos


negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham;
b) Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações;
objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação;
c) Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seu custo (custo/benefício).

2. Importância

a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado


ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a administração
agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões.
c) Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações que
possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de
custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa.
d) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades;

Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins:
- cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação política,
etc;
- atender às necessidades e expectativas de seus clientes;
- proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem,
proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente
suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus
desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber
como são avaliadas e participar desse processo.

3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui:

- Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa;


- Estrutura organizacional adequada;
- Comprometimento com a competência e a eficiência;
- Formação de uma cultura organizacional;
- Estilo e atitude exemplar dos administradores;
- Políticas e práticas adequadas de RH;
- Sistemas adequados.

4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas:

1. Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação.


2. Documentação e registros adequados.
3. Segregação de funções.
4. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações.
5. Verificações independentes.

5. Tipos de controles internos

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A Exposição de Normas de Auditoria n.º 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle
interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de natureza contábil e
os de natureza administrativa.
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e
procedimentos relativos a:

- salvaguarda dos bens, direitos e obrigações;


- fidedignidade dos registros financeiros.

 Exemplos:

- sistema de autorização e aprovação de transações


- princípios de segregação de tarefas
- controles físicos sobre os bens e informações
- custódia de bens e direitos.

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e


procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:

- eficiência e eficácia operacional;


- obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.

 Exemplos:

- programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;


- métodos de programação e controle de atividades
- sistemas de avaliação e desempenho
- estudos de tempos e movimentos

Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu


pessoal têm por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais
pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros
durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações
da empresa.

6. Funções dos Gerentes/Administradores

Para o bom andamento de uma política de controles internos na empresa é imprescindível que
os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções:

a) Estabelecer objetivos/metas – o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos


(quais os recursos necessários e suas estimativas de valores). Sistemática para o
estabelecimento de objetivos/metas:
- obter a participação das pessoas que, ao seu ver, estarão envolvidas;
- expor as idéias e estar aberto a receber críticas, ponderações, sugestões. Pode-se vir a
propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Serão os
objetivos de todos e não os seus, e terão maiores possibilidades de êxito.
- formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir;
- definir em quanto tempo;

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- estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será responsável
por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar;
- indicar o custo que está disposto a incorrer para atingir o objetivo (por exemplo deixar
de sair de férias);
- criar uma sistemática de controle que permita a você e aos demais saber, em
momentos oportunos, como se estão saindo, possibilitando correções de rumo, sempre
que necessário;
- deixar claro o que dará em troca quando atingir o seu objetivo.
b) Planejar – que é a determinação, o claro possível, de como iremos agir para viabilizar a
consecução daqueles objetivos/metas. Planejar é, portanto, estabelecer as diretrizes,
estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na empresa, responsáveis por
atingir os objetivos/metas.
c) Organizar – a colocação, a disposição dos recursos, conforme previstos no planejamento,
para que se possa agir e cumprir com os objetivos/metas. Organizar é colocar o recurso
certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. É
deixar bem claro quem faz o que, por quê, onde, quando e como. Compete à função de
organizar deixar claro:
- o que deve ser feito;
- quem é responsável pela execução;
- quando e onde deverá ser executado; e
- como fazer, como devem ser executados os procedimentos.
d) Comandar – sem ação nada realiza. Assim, o comando é o meio de nos assegurarmos de
que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido designado. É fazer cumprir ordens
dadas.
e) Coordenar – é o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber orientar, ensinar,
avaliar, premiar e, quando necessário, punir. É a harmonização do trabalho das pessoas,
uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma
em equipe quando o líder possuir for capaz de exercer adequada coordenação.

Controlar – é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com


aquilo que tínhamos em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) e, quando detectado
que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menos
favoráveis estão sendo alcançados, tomar as necessárias medidas de correção de rumo, atual e
futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números
(quantidades, valores, percentagens, etc.).

 Existem três formas de controles:

a) prévio – controle exercido a partir da projeção dos dados reais e a comparação dos
resultados prováveis contra aquele que pretendemos atingir;
b) durante o fato, é o controle exercido no momento da ocorrência de desvios, fraudes
ou falhas; e
c) após o fato, o máximo que podemos fazer é tomar medidas para que o fato
semelhante não venha a ocorrer.

7. Fatores que contribuirão para o nível de controles internos da empresa

a) Organização da empresa quanto às funções:

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As responsabilidades e funções devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de


que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transação ou processo
crítico.

Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ação corretiva necessária de acordo com suas
responsabilidades.

Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente
cumpridas.

Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter
um sistema efetivo de verificação para que as tarefas delegadas sejam efetivamente
cumpridas.

Os subordinados a quem são delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem
supervisão. Mas devem também trazer aos superiores quaisquer exceções significativas.

As pessoas devem reportar aos seus superiores a maneira pela qual têm exercido suas
responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde são necessárias melhorias no
desempenho.

A organização deve ser suficientemente flexível para permitir mudanças em sua estrutura.
Nada ser imutável. Sem há espaço para melhorias nos processos. As organizações são vivas,
dinâmicas, e muitas vezes é preciso mudar para não ficar para trás. Tudo deve ser
questionável.

A estrutura organizacional deve ser tão simples quanto possível. Se a empresa fosse começar
novamente do ponto zero, seria necessária uma estrutura idêntica à existente?

Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento,


controlar as mudanças, e fornecer um melhor entendimento da forma da organização,
interligação de autoridades e distribuição de responsabilidades.

b) Normas

b1) Normas para a estrutura organizacional

As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada
de:

- Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de


conhecimento amplo, e descrição de suas funções.
- Preparo do pessoal e provisão de recursos apropriados ao desempenho das
responsabilidades atribuídas.
- Atribuição de responsabilidade e delegação de autoridade para tratar de assuntos tais
como metas, objetivos, funções operacionais, forma de organização, estilo administrativo,
exigências legais e fiscais.

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- Orçamentos e relatórios financeiros para definir e quantificar o desempenho das


responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os níveis da estrutura
organizacional.

b2) Normas para o desenvolvimento do pessoal:

- A integridade e competência do pessoal são fundamentais para atividade de controle


exercida pela Administração, devendo ser considerados procedimentos adequados para:
contratação, avaliação, remuneração e treinamento.
- As normas para o aperfeiçoamento do pessoal devem ter como objetivo principal a
motivação para a cooperação na sua ação de trabalho.

b3) Normas para Orçamentos:

- Avaliação de desempenhos.
- Comparação do desempenho real com os objetivos e padrões.
- Análise dos desvios dos objetivos padrões.
- Tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas.
- Acompanhamento para avaliar a eficiência da ação de natureza competitiva.
- Adição de informações ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros
da atividade administrativa.

c) Políticas

Uma política é uma regra que requer, guia, ou restringe a ação. As políticas devem seguir
certos princípios:

Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais.

Devem ser sistematicamente comunicadas e acessíveis a todo pessoal da organização.

Devem estar de acordo com as leis aplicáveis e consistentes com os objetivos e diretrizes
prescritos em níveis superiores.

Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um


nível satisfatório de certeza de que os recursos da empresa são resguardados.

Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contínuas, ou quando as circunstâncias


mudam.

d) Procedimentos

Procedimentos são métodos usados para exercer atividades de acordo com as políticas
prescritas. Os mesmos princípios aplicados a políticas aplicam-se aos procedimentos, e mais:

Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, os procedimentos devem ser coordenados


de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra, inteiramente
independentemente da primeira. Para determinar a extensão em que verificações internas
automáticas são inseridas no sistema de controle, fatores como níveis de risco de perda ou

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erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais


devem ser considerados.

Para operações mecânicas, onde o exercício de julgamento é necessário, os procedimentos


prescritos não devem ser tão detalhados que possam restringir o poder de julgamento das
pessoas. Lembremos também que a existência de procedimentos por escrito pode ser usada
maliciosamente ao pé da letra, em detrimento dos objetivos da organização.

Para promover a máxima eficiência e economia, os procedimentos devem ser simples e


baratos tanto quanto possível.

Procedimentos não devem ser conflitantes entre si, ou duplos.

Os procedimentos devem ser periodicamente revisados e continuamente melhorados assim


que necessário.

ASPECTOS PRÁTICOS DE CONTROLE INTERNO

A definição das responsabilidades e funções departamentais deve ser expressa na forma de um


organograma, suportado por adequadas descrições de funções.

Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte às políticas e diretrizes emitidas pela


Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistência no processamento das
transações diárias. Sempre que aplicáveis, as políticas e procedimentos gerados pela Matriz
devem ser adotados, conforme manuais existentes.

Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com
procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas.

Um sistema eficiente de relatórios gerenciais deve existir para fornecer dados consistentes à
administração. Esses relatórios devem incluir o Balancete Mensal, Fluxo de Caixa, além dos
relatórios operacionais.

A elaboração de instruções por escrito, e fluxogramas para documentar o processamento de


pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., é útil para trazer à
luz ineficiências no processamento e deficiências nos controles internos. As práticas e
controles adotados serão mais bem mantidos se definidos por escrito.

Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade;


Faturamento; Crédito e Cobrança; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas;
Expedição; Planejamento de Produção, e deve haver adequada segregação de funções.

O encaminhamento de documentos e valores diretamente às pessoas autorizadas e recebê-los


é importante para a proteção dos controles internos.

Controles adequados devem ser exercidos na definição e delegação de responsabilidades na


manutenção de numerários e ativos da empresa, quando da admissão de pessoal para exercer
tais funções. Os funcionários exercendo estas responsabilidades devem gozar suas férias
anualmente, enquanto suas obrigações são exercidas por outra pessoa.

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Adequada segurança física deve ser exercida sobre as dependências da empresa. Registros
contábeis de importância devem ser protegidos contra incêndios, inundações e deteriorações
por outras causas.

Qualquer ocorrência de desvios de bens da empresa ou operações fraudulentas deve ser de


imediato reportada à Controladoria.

Nenhum funcionário deverá liberar informações ou dar entrevistas a órgãos de mídia sem
antes consultar os níveis superiores.

Não deverá existir dentro dos departamentos funções e controles exercidos em duplicidade.

O departamento jurídico deve controlar, conforme as determinações da Controladoria, quais


as relações da empresa com terceiros devem ser objeto de instrumento contratual. Os
contratos, antes de formalizados, devem ser analisados pelo Departamento Jurídico.

Um procedimento adequado deve existir quanto à revisão da expiração destes contratos e sua
renovação.

O uso de veículos departamentais deve restringir-se aos interesses da empresa. As gerências


departamentais deverão adotar controles adequados sobre seu uso. Os veículos deverão ser
mantidos nas dependências da empresa sempre que não estejam sendo usados.

Nas relações interdepartamentais, a cooperação e a comunicação efetiva são essenciais ao


bom funcionamento da organização. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se
sobrepor aos interesses departamentais e individuais.

A empresa espera de seus funcionários uma conduta profissional no relacionamento com o


ambiente interno e externo da empresa.

PARTE III

1. CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS


RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA

1. Controles Internos dos Pagamentos

1.1 ESTOQUE - ALMOXARIFADO

O almoxarifado é constituído pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel,


parafuso, óleo, material de limpeza, material de escritório, etc.

A empresa tem definida quantidade mínima e máxima de estoque de cada produto.

Estoque atinge quantidade mínima: necessidade de compra.

O responsável pelo estoque emite diariamente um relatório dos produtos que atingiram a
quantidade mínima.

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Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor, o qual emite uma requisição
para compra dos materiais necessários (o responsável pelo estoque não poderá fazer
requisição sem a autorização do responsável do setor, pois podem existir materiais que
não serão mais utilizados ou serão substituídos por outra marca, se comprados nessas
condições, a empresa estará despendendo recursos desnecessários com a aquisição de
bens em desuso).

O sistema deverá criar um bloqueio dos materiais não mais utilizados para que não
estejam constantemente na lista dos estoques mínimos.

1.1A - Estoque de matérias-primas

O estoque de matérias-primas, normalmente é próximo da produção e separado do


estoque do almoxarifado.

Deve manter estoque mínimo, médio (ideal) e máximo.

Também, quando atinge o estoque mínimo, emitir relatório com a necessidade da


compra, o qual será encaminhada para o setor de produção.

O setor de produção, de acordo com a programação de produção do mês, devidamente


estudada, planejada e autorizada pela administração, emite requisição para compra de
matérias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas.

1.2 REQUISIÇÕES DE COMPRAS

Devem conter os seguintes dados:

- controle numérico
- data
- constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto
- identificado o setor
- assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor
- assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor
de produção

O comprador da empresa, mediante a requisição, abre a Ordem de Compra.

1.3 A ORDEM DE COMPRA

Deve conter:
- data
- numeração
- quantidade e especificações dos produtos
- identificação do setor
- cotação de preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações,
quando forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das
empresas contatadas e o valor dos produtos cotados.

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- o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do


produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa
- assinatura do Engenheiro de produção ou responsável
- assinatura do Diretor de Produção (a empresa deve ter política determinando os
limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite)
- assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para
viabilizar o recurso na ocasião
- assinatura do Comprador.

Manter controle das Ordens de Compras em Aberto

Constar na nota fiscal de aquisição o número da Ordem de Compras

Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor específico: RECEPÇÃO.

1.4 RECEPÇÃO

Antes da recepção, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual


anota os dados: data, hora, modelo do veículo, placa do veículo, motorista, nome da
transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeção do conteúdo das
mercadorias que estão entrando na empresa.

O setor de RECEPÇÃO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou


para o Estoque de Matérias-Primas.

Pela ordem de compra os funcionários da recepção conferem:

1. a quantidade
2. as especificações
3. o acondicionamento e a qualidade dos produtos
4. carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidência que a mercadoria constante na
nota fiscal foi recebida;

1.5 ALMOXARIFADO E ESTOQUE DE MATÉRIAS-PRIMAS

Conduzem os produtos até o responsável pelo Controle de Estoques da empresa


(almoxarifado ou estoque de matérias-primas).

O Almoxarifado (ou estoque de matérias-primas) confere novamente as quantidades e


qualidade do produto e dispõe no estoque.

As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as saídas através das requisições
para industrialização devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa
independente da que controla o estoque, para evitar manipulações das quantidades. O
responsável terá acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relação de estoque,
não podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados (senão fica
fácil acertar o estoque).

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Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar
parcialmente bloqueado, até que o Contas a Pagar analise o processo.

1.6 CONTAS A PAGAR

A nota fiscal é encaminhada ao Contas a Pagar que:

 Mediante a Ordem de Compra e Requisição confere o preço unitário, o preço total, os


descontos e os prazos de pagamentos, etc. (qualquer divergência entrará em contato com o
fornecedor).
 Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsável
 Após verificado que todo o procedimento foi efetuado e está em ordem, liberar no Sistema
de Contas a Pagar, o lançamento anteriormente feito pelo outro setor autoriza-se o
pagamento.
 O Setor de Contas a Pagar não pode efetuar lançamentos no sistema, somente pode liberar
lançamentos efetuados por outros setores.
 As baixas também, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este
setor somente a conferência e autorização para o pagamento.
 Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsável pelo pagamento

1.7 PAGAMENTO

O Contas a Pagar emite espelho (relatório) dos fornecedores que estão autorizados o
pagamento, o qual segue para a Tesouraria.

Tesouraria não implanta dados no sistema de Contas a Pagar.

Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor.

Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mínimo 02 assinaturas de


Diretores/Procuradores não envolvidos em processo anterior de autorização).

Para a assinatura dos cheques, ao nosso ver, os Diretores e Procuradores devem visualizar e
vistar a nota fiscal (acompanhada da Ordem de Compra, assinatura da Recepção, do Contas a
Pagar) e/ou duplicata, até mesmo para evitar a reapresentação. A seu critério poderá adotar
controle para a assinatura de cheques, que julgar conveniente, conforme fluxo de documentos.

Cabe alertar, que assinar um cheque sem ter conhecimento ou certeza de que realmente está se
pagando mercadoria/serviço adquirido, é assinar uma duplicata ou cheque em branco.

1.8 CONTABILIDADE

A contabilidade por sua vez, além de conferir se os códigos, despesas e custos foram
apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada), deve conciliar as
diferenças existentes entre o relatório de contas a pagar e os saldos contábeis. Divergências
não esclarecidas ou contas contábeis não conciliadas podem esconder erros e fraudes.

1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

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Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência


de erros e fraudes.

2. OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS DE PAGAMENTO

Objetivos

- Manter sistema de requisição de compras e aprovação das requisições de compras


por pessoas responsáveis pela área de custo e que tenham conhecimento sobre o
setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situações: a) quem
requisita não aprova, quem aprova não paga e quem requisita ou aprova não recebe
(não confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de
aquisição dos bens e serviços, evitando, assim, compras desnecessárias que resultam
em custos excessivos de manutenção de estoques, alta obsolescência e sacrifício
desnecessário do capital da empresa.

- Estabelecer níveis mínimos e máximos de estoque para solicitar novo pedido, bem
como negociação de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das
condições do mercado e da empresa. Visando determinar o nível ideal para
quantidade de compras, prazos de recebimento das mesmas e prazos de pagamentos
e impedir custos excessivos por: a) parada de produção; b) vendas perdidas; c)
estocagem; d) capital de giro parado; e) obsolescência.

- Cotações de preços, seleção de fornecedor com produto ou serviço de melhor


qualidade com melhor preço, a cargo do departamento de compras, com o intuito de
obter preços competitivos e melhores valores nas compras efetuadas, bem como
poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e serviços adquiridos o que
prejudica sua competitividade.

- Avaliação e investigação, pelo setor de compras, da situação financeira e do conceito


dos produtos do fornecedor perante sua clientela (produto de qualidade, não atrasa na
entrega, cumprem seus compromissos, SERASA, PROCON, etc.). Estabelecer
relações com fornecedores qualificados que possam fornecer serviços e bens em alto
padrão de qualidade, o que evita possíveis paradas na produção decorrentes de má
qualidade do produto, perda de materiais, clientes desapontados e vendas menores.

- Estabelecer na ordem de compra especificações claras sobre o produto, qualidade,


alternativas, prazos para aquisição para que o departamento de compra tenha
condições propicias para um bom negócio e se assegurar de que os fornecedores
consigam atingir as especificações de qualidade e comprometimento na solução de
possíveis problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos
produtos fornecidos e possíveis paradas na produção devido aos problemas de
especificações e qualidade dos produtos.

- Cobertura de Seguro sobre os produtos, objetivando minimizar possíveis


contingências em contratos com os fornecedores.

- Verificação física das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, que


deve ser independente das funções de compras e de contas a pagar. Assegurar que a

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.28

quantidade e a qualidade dos materiais entregues ou serviços prestados estão em


conformidade com as especificações negociadas, objetivando evitar pagamentos
efetivamente por produtos e bens não entregues.

- Supervisão nos contratos de serviços, visando assegurar que produtos com defeito,
qualidade inferior ou incorreto sejam prontamente identificados no seu recebimento,
evitando assim, paradas na linha de produção ou perdas nas vendas, em decorrência
de não poder utilizar os bens ou produtos solicitados.

- Manter portaria para inspeção na entrada e na saída de veículos, registrando as


mesmas; realizar contagens periódicas na portaria; estabelecer controles de inspeção
que avalie a qualidade do produto , para diminuir perdas por bens ou serviços
abaixo dos padrões de qualidade exigidos.

- Definir área para estocagem dos produtos recebidos e assegurar que serão
disponibilizados imediatamente ao setor do requisitante, impedindo uso não
autorizado, desvios e parada da linha de produção.

- Verificação e checagem da nota fiscal/fatura do fornecedor com os documentos de


recebimento pelo Contas a Pagar, quanto a preços, quantidades, especificações de
qualidade e condições de compra, impedindo pagamentos a maior do que o
convencionado, pagamentos de encargos que são de responsabilidade do fornecedor
( exemplo: frete).

- Verificações independentes de que os preços e quantidades tenham sido aprovados


pelo departamento de compra e se realmente foram recebidos os produtos descritos
nas notas fiscais, assegurado que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores
representam corretamente os preços e quantidades solicitadas. Evitando-se, assim,
compras não autorizadas, pagamentos a maior devido a preços errados e por bens e
serviços não recebidos. Concentração de funções propicia oportunidades para
ocorrência de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo
mesmo indivíduo que aprovou a compra).

- Programa de qualidade estabelecendo claramente a responsabilidade do fornecedor.


Assegurar que a empresa receba efetivamente todos os créditos por diferenças de
quantidade, rejeição por qualidade ou especificações de bens e serviços, evitando
futuros problemas de qualidade.

- Revisão das ordens de compras ou nota fiscal do fornecedor pela contabilidade,


segregando as funções entre o Contas a Pagar e os registros contábeis, para assegurar
que todos os pagamentos são registrados devidamente, evitando classificação errada
e contas e pagamentos não autorizados.

- Critérios estabelecidos por escrito sobre as fontes de financiamento a serem usadas.

- Política clara quanto ao grau de endividamento e estabelecimento de técnicas de


mensuração de retorno de investimento, condições de empréstimos devem ser autorizadas
pela administração, para a empresa não incorrer no excesso de endividamento e estrutura
de capital inadequada.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.29

- Manuais de políticas e procedimentos claros de treinamento do pessoal e documentação


suporte adequada, para que o processamento das transações seja executado conforme o
estabelecido pela administração da empresa, evitando assim ineficiência operacional com
o aumento nos custos.

- Reconciliação contábil dos valores tomados de terceiros para que estes expressem a
realidade.

- Acesso restrito e controles de chaves aos valores e caixa da empresa para evitar roubo e
desvios de valores.

3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO


DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES

3.1 ESTOQUES (GERAL)

a) Estoques

A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilância permanente de seus


estoques, quanto à guarda e movimentação.

Os estoques mantidos pela empresa estão sob controle e responsabilidade de pessoal


adequado.

Os locais de armazenagem ou estocagem são adequados quanto a:


- roubo, fogo, perdas, extravios, etc.
- inacessibilidade de terceiros, não autorizados.

Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as saídas de estoques sem


documentação suficiente e aprovada.

São adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas:
1. são utilizados para indicação de máximos e mínimos de estoques;
2. registram movimentação e saldos em quantidades e valores (controle físico e
financeiro);
3. registram custo unitário e em conformidade com a legislação;
4. têm sua movimentação integrada à contabilidade.

Os registros ou fichas mencionados são escriturados por pessoal:

 que não tem acesso às existências


 que não autoriza movimentação dos estoques
 que não tem acesso aos controles e registros contábeis e de custos.

O responsável por revisões e aprovações de ajuste ou correções de erros nos registros ou


fichas de estoques é independente das funções de:

 custódia das existências;


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 registros da movimentação das mesmas.

As existências indicadas pelos registros ou fichas de estoques são balanceadas


mensalmente com as contas da contabilidade:

 as diferenças são investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas,


e contêm aprovação do contador os lançamentos dos ajustes;
 os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque,
são efetuados à vista de documentação aprovada como acima descrito.

Quanto aos estoques imprestáveis, deteriorados, obsoletos, etc:

 são baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante


autorização de pessoal responsável, não ligado à custódia e registros dos mesmos;
 são sucateados para venda e, recuperáveis ou não, são controlados fisicamente.

As posições dos estoques são revisadas, periodicamente, no sentido de:

 determinar existências excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotação (em


função de máximos e mínimos, níveis de produção ou outras medidas);
 conferência contra posições de levantamentos físicos, fora das épocas do inventário
anual.

Existem registros adequados para controle dos estoques próprios ou de terceiros:

 transferidos para industrialização, consignação, etc.


 recebidos para industrialização, consignação, etc.
 em trânsito.

Os referidos estoques em poder de terceiros são verificados periodicamente, bem como


são devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergências, fora das épocas do
inventário anual, por meio de:

 contagens nos estabelecimentos de terceiros;


 pedidos de confirmação emitidos aos estabelecimentos de terceiros;
 outros procedimentos alternativos.

Quanto às entradas de materiais, produtos ou mercadorias:

 são registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatórios


ou boletins de recepção, numerados tipograficamente;
 os relatórios ou boletins de recepção são controlados quanto à seqüência numérica e
indicam quantidades e aprovação do controle de qualidade;
 os relatórios ou boletins de recepção que acusem devoluções de vendas são
conferidos e aprovados por pessoal qualificado da área de vendas;
 os produtos prontos são lançados nos registros ou fichas de estoque com base em
relatórios de produção numerados tipograficamente, controlados quanto à seqüência
numérica e aprovados por pessoal qualificado da área de produção.
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Quanto às saídas de materiais, produtos ou mercadorias:

 as entregas são feitas somente com base em requisições ou ordens de expedição


autorizadas e numeradas tipograficamente;
 é controlada a seqüência numérica dos referidos documentos;
 os procedimentos existentes garantem que toda a saída é registrada.

b) Inventários

A empresa utiliza-se do processo de inventários permanentes rotativos, visando diminuir


custos e paralisação das atividades durante o balanço geral. Caso contrário:

 são efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasião dos balanços;
 seria recomendável à empresa o sistema de inventários permanentes rotativos.

São emitidas instruções por escrito para a realização dos inventários.

São entregues com antecipação, para apreciação e discussão, cópias das referidas
instruções:

 ao pessoal que participa dos inventários ;


 à contabilidade;
 à auditoria interna.

São designados como responsáveis pela supervisão, controle e execução dos inventários,
pessoas que sejam:

 alheias à custódia e registro dos estoques;


 competentes para identificar os produtos, mercadorias, matérias-primas, etc., bem
como o estágio de produtos em elaboração.

O planejamento dos inventários prevê, entre outros procedimentos:

 utilização de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de sua
seqüência numérica;
 extensão das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc.;
 medidas para evitar duplicidade ou omissão na contagem (marcação dos itens
contados, colocação de fichas, etiquetas, etc.);
 assinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando inclusive
aprovação para alterações;
 acompanhamento da auditoria interna;
 que as etiquetas somente sejam recolhidas após a evidência de visto de pessoal
habilitado, denotando adequação quanto ao seu preenchimento;
 que antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as etiquetas da
contagem anterior;
 que sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram
inventariados.
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As planilhas, fichas ou etiquetas de contagem são numeradas tipograficamente.

É efetuada uma arrumação prévia das áreas a serem inventariadas.

Os estoques a serem inventariados são previamente dispostos, de modo a facilitar a


contagem.

São utilizados métodos adequados de pesagem, contagem, registro, etc., bem como meios
de identificação dos estoques e do estágio de produto em elaboração.

É efetuado o fechamento prévio dos registros de entradas e saídas de materiais, bem


como a anotação do último número de cada documento referente à movimentação dos
estoques.

É efetuada, previamente ao início da contagem, a atualização dos registros ou fichas de


estoque.

É efetuada uma adequada segregação física dos estoques nos setores de recepção e
expedição.

São adotadas medidas para minimizar e controlar a movimentação dos estoques durante a
contagem, inclusive, se for necessário, interrompendo-se as atividades.

Existe uma adequada identificação e segregação dos estoques obsoletos, inservíveis ou


invendáveis, bem como das sucatas.

Sobre os estoques próprios em poder de terceiros:

 é efetuada a sua contagem;


 são efetuados pedidos de confirmação.

É efetuada uma segregação adequada dos estoques de terceiros e sua contagem.

Os procedimentos de após contagem observam:

 conservação das planilhas, fichas ou etiquetas da contagem;


 confirmação de que toda planilha, fichas ou etiquetas entregues, foram devolvidas,
inclusive quanto às canceladas;
 conferência dos dados da contagem contra os registros ou fichas de estoques, com
evidência nestas;
 evidência de autorização para alterar os registros ou fichas de estoques em função dos
resultados da contagem;
 investigação das diferenças mais importantes entre os dados da contagem com os
registros ou fichas de estoque;
 adoção de procedimentos para confronto dos dados da contagem com registros ou
fichas intermediárias de estoques (fichas de prateleiras, de almoxarifado ou outras),
com evidência nestas fichas.

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c) Estoques - compras

A empresa conta com departamento de compras organizado, no sentido de suprir em


tempo hábil e a preços convenientes as necessidades de produção ou comercialização
(descrever os sistemas de controles e registros das operações, indicando modelos de
formulários em uso, nº de vias e destinação, etc.).

As funções de compras estão segregadas de:

 recepção e expedição;
 produção e controle de estoques;
 pagamentos (caixa).

As compras em geral são efetuadas com base em:

 requisições numeradas, controladas e devidamente autorizadas (e quem controla a


seqüência numérica);
 ordens de compra ou fornecimento numeradas tipograficamente, controladas e
devidamente autorizadas (quem controla a seqüência numérica e quem autoriza).

É mantida no setor uma via da ordem de compra para registro e controle de ordens
liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controle incluem:

 recepção por conta de ordens de compra;


 entregas efetuadas fora do estabelecimento;
 inutilização da referida via, para evitar reutilização.

Existe necessidade de aprovação superior par compras de valores excedentes a


determinados limites ou especiais.

Existe sistema de cotação de preços por escrito para toda e qualquer compra e para mais
de um fornecedor para cada compra, visando selecionar a mais conveniente.

Nos casos de cotações mais urgentes e para compras de menores valores, feitas por
telefone, devem ser solicitadas confirmações posteriores por escrito ou no mínimo
anotados o telefone e os preços cotados em papeleta própria, para que fique evidenciada a
realização da cotação de preços.

As decisões tomadas após a análise das cotações, quanto a compras em condições menos
vantajosas, são justificadas por escrito e submetidas à aprovação superior.

Os processos de cotação e anexos correspondentes, listas de preços e condições,


correspondências, justificativas, etc. Devem ser mantidas adequadamente em arquivo.

Pessoa alheia ao departamento fará uma revisão periódica dos preços e demais condições
das compras, de forma evidenciada.

As devoluções de compras são (controles e conferências):

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 controladas via expedição, quanto às saídas;


 conferidas e documentadas com notas de débito, para fins de baixas e registros em
contas a pagar e contabilidade;
 correlacionadas com as notas fiscais dos fornecedores.

As referidas notas de débito são controladas com respeito à seqüência numérica.

É vedado o acesso do pessoal de compras aos registros de estoques.

Existe um serviço de portaria organizado no sentido de evitar a entrada de mercadorias


desacompanhada de documentação fiscal, e com sistemas de registros e controles
adequados para tal (procedimentos, formulários em uso e n.º de vias e destinação, etc.).

A portaria é dotada de:

1. balança apropriada e adequada à conferência dos pesos declarados nos documentos


da compra;
2. relógios marcadores de datas e horários, na documentação da compra, referentes à
passagem das mercadorias.

Evidências, na documentação da compra retida pela portaria (2ª via), ou nos seus
registros, de que:

 são conferidos os pesos declarados na documentação da compra;


 é exigida a apresentação da documentação da compra para liberar a entrada
(marcação de relógios ou vistos na documentação retida).

Os registros ou relações de entrada, com documentação de compra retida pela portaria (2ª
via), são remetidos diretamente aos setores de compras, almoxarifados, recepção, contas
a pagar e contabilidade.

A portaria está ou conta com:

 instalada em local que impeça a passagem das mercadorias fora do seu alcance;
 meios de comunicação internos rápidos e eficientes, para fins de segurança (telefone,
interfone, alarmes, etc.).

A empresa é dotada de setor de recepção de mercadorias organizado, no sentido de


promover o controle e conferência física das compras e possui sistemas de registros e
controles adequados para tal (com modelos adequados de formulários em uso e n.º de
vias e destinação, etc.).

As funções de recepção são segregadas de:

 compras;
 almoxarifados;
 expedição.

São preparados relatórios ou boletins de recepção.


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Tais relatórios ou boletins:

 são numerados tipograficamente e controlados quanto à emissão em seqüência


numérica;
 são enviados aos setores de compras, recepção, almoxarifados, contas a pagar e
contabilidade.

Os relatórios ou boletins de recepção são controlados fora do setor emitente, quanto a:

 utilização em seqüência numérica;


 conferência, inclusive contra relatórios da portaria.

É efetuado o cruzamento dos documentos da compra com os relatórios da portaria, no


sentido de verificar que não falte nenhuma documentação de mercadorias recebidas no
dia, a conferir e registrar.

É mantida no setor uma via da ordem de compra para registros e controles de ordens
liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controles incluem:

 recepção por conta de ordens de compra;


 entregas efetuadas fora do estabelecimento;
 inutilização da referida via, para evitar reutilização.

As mercadorias recebidas são efetivamente contadas na recepção e nos almoxarifados.


Para tais casos:

 existem evidências dessas conferências;


 existem normas para aceitação ou não, no caso de divergências entre as quantidades
recebidas e solicitadas e/ou faturadas.

Sobre o controle de qualidade das mercadorias recebidas:

 é efetuado de forma rápida e precisa, evitando-se demoras não justificadas para


liberação das mercadorias;
 é efetuada uma adequada segregação física das mercadorias, por ocasião do controle;
 existem evidências da execução do controle;
 existem normas para aceitação ou não, no caso de má qualidade, má especificação
técnica, etc.

d) INSTRUÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIO FÍSICO

I INTRODUÇÃO

A finalidade destas instruções é determinar os procedimentos básicos para a contagem de


inventário. É necessária sua estrita observância a fim de assegurar um levantamento preciso.

II RESPONSABILIDADES

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.36

A diretoria designará um encarregado de inventário, que será responsável pelos inventários


físicos e um “controller” de inventário que, além das tarefas que lhe serão confiadas conforme
abaixo descrito, observará todo o levantamento do inventário e fará os testes de contagem
física que achar necessário.

Independentemente das designações acima, os auditores apontarão seus representantes, que


observarão os procedimentos do levantamento e farão testes das contagens.

III PREPARAÇÃO PARA O INVENTÁRIO FÍSICO

III 1. CODIFICAÇÃO DO MATERIAL

Todos os materiais, exceto os itens lançados diretamente como despesa, devem ser
codificados com bastante antecedência da data do levantamento do inventário. A codificação
deve constituir-se somente de algarismos, levando-se em consideração a divisão dos
materiais, de acordo com os registros contábeis.

III 2. DISPOSIÇÃO DOS ITENS NA FÁBRICA

O trabalho de tomada de inventário pode ser grandemente facilitado se os estoques e os


produtos em processo forem ordenados antes do início da contagem. Sempre que um artigo
for estocado em dois ou três lugares diferentes, tal situação deve ser aclarada antes do início
da contagem.

III 3. DIVISÃO DA FÁBRICA EM ÁREAS

O encarregado do inventário deve estudar cuidadosamente a fábrica e elaborar um plano


dividindo-a previamente em áreas, para a tomada de inventário.

Sempre que possível, divisões físicas como paredes, edifícios independentes, balcões, etc.,
devem ser usados para dividir as áreas. Quando não existirem divisões físicas, as áreas devem
ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras.

Uma vez dividido em áreas todo o espaço da fábrica, tais áreas podem ser identificadas por
letras (A, B, C etc), e as divisões, sempre que possível, marcadas no chão, a giz, com letra
apropriada.

III 4. MATERIAL A SER DESTRUÍDO OU A SER DESCONSIDERADO

Todo o material a ser destruído receberá esse tratamento sob a supervisão do encarregado do
inventário, antes da data da tomada do inventário, a fim de não se correr o risco de considerá-
lo.

No caso de existir material que não deva ser contado na tomada de inventário, como por
exemplo, material pertencente a terceiros, mas temporariamente sob a custódia da companhia,
tal material deve ser colocado num lugar visível e devidamente identificado.

III 5. SUSPENSÃO DO MOVIMENTO DE MATERIAIS

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.37

Em nenhuma circunstância poderá ser removido qualquer material do depósito, ou trazido


para o depósito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma seção para
outra, durante a tomada de inventário.

Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado do inventário terão acesso à fábrica até que
a tomada de inventário esteja completa.

III 6. DESIGNAÇÃO DO PESSOAL

Os funcionários disponíveis para a tomada de inventário devem ser divididos em equipes de


duas pessoas para a primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a segunda
contagem, não poderá ser a mesma equipe que participou da primeira contagem do estoque a
ser inventariado.

Para cada grupo deve ser designada uma área ou áreas, e tal área ou áreas, colocada sob sua
responsabilidade.

Instruções específicas devem ser dadas antes da data da tomada de inventário, a fim de que
não haja lugar a dúvidas quanto aos métodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva
ser contado. (Ver anexos 1 e 2).

III 7. APURAÇÃO DE SALDOS NAS FICHAS DE ESTOQUE

As fichas de estoque deverão estar devidamente atualizadas, à data da tomada de inventário.

Caso o controle de estoque seja manual, o encarregado de estoque aplicará o carimbo


“Inventário” em todas as fichas, diagonalmente na coluna de data, três linhas abaixo da linha
do último saldo.

III 8. VERIFICAÇÃO DOS ÚLTIMOS MOVIMENTOS DE ESTOQUE

O encarregado e o “controller” do inventário devem anotar as últimas entradas e últimas


saídas de cada item, até ao fim do dia anterior à data da contagem. Devem também, verificar
que estes movimentos tenham sido lançados nas fichas de estoque.

III 9. FICHAS DE INVENTÁRIO

Serão preparadas fichas de inventário (ver anexo 1). A quantidade a ser impressa será
determinada pela experiência obtida dos inventários anteriores. Deve ser dada a máxima
atenção a este assunto, para que estas fichas estejam prontas e totalmente entregues pela
tipografia e com grande antecedência a data da tomada anual do inventário.

III 10. LISTAS DE INVENTÁRIO

As listas de grupo de inventário físico devem ser elaboradas para receber as anotações bem
antes da data da tomada de inventário.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.38

Logo que seja suspenso todo o movimento de materiais, o encarregado das fichas de estoque
deve lançar os saldos das fichas de estoque nas listas de grupo de inventário físico.

IV - MÉTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO INVENTÁRIO FÍSICO

Conforme antes descrito, será designada uma área definida a cada grupo. Estes procederão à
contagem de todos os materiais em sua área, não omitindo item algum, os grupos devem ser
alertados para não considerar os materiais fora de sua área, exceto nos casos em que houver
instruções para a contagem de determinados materiais que adentrem áreas adjacentes.

Previamente antes do início ou no dia anterior ao inventário, o encarregado e controller do


inventário, deverão percorrer toda área dos estoques a serem inventariadas, afixando as
respectivas fichas de inventário.

Cada grupo contará e registrará as quantidades e outras informações necessárias na ficha de


inventário (ver anexo 1) ou na lista de inventário.

No que diz respeito aos itens código e descrição deve-se ter o máximo cuidado em registrar
tal informação corretamente.

No item de unidades, indicar (peças, Kg, etc.).

As pessoas encarregadas da contagem e verificação deverão rubricar a respectiva ficha de


contagem.

Qualquer cálculo necessário à contagem do estoque deve ser feito no verso da ficha de cada
item, a fim de poder ser conferido mais tarde, se necessário. Se o mesmo item estiver
localizado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita uma ficha separada para cada
lote.

Quando se tratar de produtos em processo, as fases já acabadas devem ser indicadas no verso
da ficha de cada item.

Após cada contagem (1ª ou 2ª), deve ser destacado o canhoto da contagem, e entregue ao
CONTROLLER, que ficará responsável pelo confronto, entre primeira e segunda contagem,
quando se determinará a necessidade ou não da terceira contagem. A liberação de grupos para
a segunda contagem.

Durante a contagem, o encarregado e o “controller” do inventário deverão circular pelas


várias áreas, para verificar a contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, os
resultados das contagens. É muito importante que este procedimento seja levado a efeito de
uma maneira completa e que comece imediatamente após o início da contagem. Desta
maneira qualquer grupo de contadores de estoque que esteja executando o serviço com
deficiência, poderá ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. Caso
determinado grupo esteja permanentemente sendo encontrado com cálculos errados, devem
ser dadas instruções precisas imediatamente. Neste tipo de tomada de inventário é
extremamente importante que a primeira contagem esteja correta. Vale salientar que os bons
resultados dependerão grandemente da supervisão e estrito controle exercido pelas partes
designadas para esse fim.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.39

Quando a contagem do inventário estiver completada e verificada, o encarregado e o


“controller” do inventário inspecionarão toda a fábrica, a fim de se certificarem de que todo o
estoque foi contado.

Em nenhuma circunstância as fichas de inventário (parte superior) deverão ser recolhidas


antes do “controller” do inventário, inspecionar a fábrica e dar sua aprovação ao trabalho
feito, considerando-se que todos os materiais estão contados corretamente.

Depois de proceder a esta inspeção, o encarregado do inventário ordenará um recolhimento


sistemático da parte superior de todas as fichas de inventário. Ao destacar-se esta parte, a
ficha deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar-se que o nome e
as indicações certas do material foram indicados na ficha.

V - TRANSCRIÇÃO NAS LISTAGENS DE GRUPO

Imediatamente após ser completada a separação das fichas por grupos, devem ser preenchidas
as listas do grupo do inventário físico mencionadas acima.

Esta parte do trabalho deve ser feita transcrevendo-se o resultado da contagem anotado na
ficha de inventário, apurando-se então as diferenças encontradas.

VI - VERIFICAÇÃO DE DIFERENÇAS

Quando forem apuradas diferenças significativas, o encarregado de inventário deverá


investigá-las imediatamente, da seguinte maneira:

VI 1. RECONTAGEM

Deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque para cada item a ser investigado,
mencionando-se o código, a descrição e todos os números originais da ficha de contagem e da
respectiva área.

A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instruções
para que recontem todo o item. Quaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente.
É importante que os contadores não saibam o saldo da ficha de estoque nem o resultado
da primeira e segunda contagem do item que lhes for designado.

Se ainda assim não houver coincidência com nenhuma contagem anterior, devem ser feitas
tantas contagens adicionais quantas forem necessárias para se chegar a uma coincidência de
duas contagens, quaisquer que sejam.

Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o


encarregado do inventário deverá modificar o resultado mencionado em sua cópia da listagem
do grupo do inventário físico, passando um traço sobre a quantidade original e inserindo o
resultado correto. A ficha de recontagem será aprovada e visada pelo encarregado e pelo
“controller” do inventário.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.40

Quando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem do grupo, já com as eventuais
correções, deverá ser usada pelo encarregado das fichas de estoque como base para o
lançamento dos totais do inventário nas fichas de estoque, após a palavra “Inventário”.

VII - RELATÓRIO E APROVAÇÃO FINAL

O encarregado do inventário providenciará um relatório mencionando todas as diferenças


encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventário, em quantidades e volumes, bem
como uma explicação da razão da diferença tão detalhada quanto possível.

As fichas da contagem serão arquivadas no arquivo permanente da companhia.

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ANEXO 01

NOME DA EMPRESA.
INVENTÁRIO FÍSICO DATA: __/__/__
LOCAL: FICHA N.º 001
CÓDIGO: UNID.:
DESCRIÇÃO:

RESULTADO DA 3ª CONTAGEM:. ________________

RESPONSÁVEL: ________________________________

LOCAL: FICHA N.º 001


CÓDIGO : UNID.:
DESCRIÇÃO:

RESULTADO DA 2ª CONTAGEM: ________________

RESPONSÁVEL: ________________________________

LOCAL: FICHA N.º 001


CÓDIGO: UNID.:
DESCRIÇÃO:

RESULTADO DA 1ª CONTAGEM:. ________________

RESPONSÁVEL: ________________________________

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3.2 INVESTIMENTOS

Os títulos em carteira, representativos dos investimentos, são custodiados por pessoal


independente do que lida com os registros e controles em local seguro e inacessível a
terceiros.

Registros subsidiários sobre os investimentos são mantidos por pessoal alheio ao da


custódia, sendo conciliados mensalmente com os saldos do razão, por funcionário da
contabilidade, de forma evidenciada.

A custódia e registros referidos incluem ações bonificadas, sem registro contábil.

Contagens periódicas dos títulos em carteira são efetuadas por pessoal independente do
que lida com os registros e custódia.

Circularizações periódicas são efetuadas sobre as posições dos títulos em poder de


terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros e custódia.

Os investimentos e baixas são autorizados pela direção, de forma evidenciada.

3.3 IMOBILIZADO

A empresa deve ter um sistema de controle e registro individual dos bens do imobilizado.

O sistema de controle deve prever:

- estabelecimento de responsabilidade funcional sobre os bens locados às várias


áreas da empresa;
- assinatura de termos de responsabilidade pelos bens locados;
- autorização prévia para a movimentação dos bens, interna e externamente;
- identificação dos bens mediante sistema de numeração ou codificação (chapas
metálicas, impressão, etc.).

O sistema de registro indica:

 identificação e individualização das características dos bens;


 localização e movimentação dos bens;
 valores de custo ou aquisição, de depreciação e amortização, de correção monetária,
de capitalização, residuais e de alienações e baixas;
 dados identificativos da documentação suporte;
 as taxas de depreciação ou amortização.

Todos os bens da empresa devem trazer plaqueta de identificação. A qual deve obedecer
a uma ordem numérica seqüencial, em que a duplicidade de registros não deve existir.

A movimentação de bens entre os vários centros de custos da empresa deve ser


disciplinada e formalizada a fim de manter o controle sobre a localização deles.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.43

As contas do razão são balanceadas periodicamente contra o sistema de registro referido,


por pessoal da contabilidade.

A definição do que deve ser imobilizado deve seguir os preceitos legais, assim como os
métodos de depreciação.

Inventariar periodicamente os bens e o resultado confrontado com os registros


individuais e com o razão contábil.

O resultado do balanceamento e confronto mencionados é:

 relatado a pessoal responsável, quanto às faltas constatadas;


 origina ajustes nas posições contábil e subsidiária, com autorizações prévias para o
caso das faltas verificadas.

As aquisições ou acréscimos são efetuados:

 mediante ordens de compra devidamente aprovadas;


 mediante cotações de preços ou solicitação de orçamento;
 mediante autorização prévia de pessoal competente para tal, devidamente
evidenciadas.

Os custos das imobilizações em andamento por conta própria são:

 registrados de forma suficientemente detalhada a permitir determinação adequada,


acompanhamento e controle;
 apurados e registrados adequadamente, computando-se na sua formação todos os
gastos incorridos (materiais, mão-de-obra e gastos gerais);
 controlados de forma tal que permita a imediata transferência às contas definitivas,
quando de sua conclusão.

Nas imobilizações em andamento por conta de terceiros, além dos pontos anteriores, a
empresa acompanha a sua execução, no sentido de verificar:

 cotações de preços, orçamentos, ordens de compra, etc.


 efetivo recebimento dos materiais e sua aplicação;
 sobras de materiais, ao final dos trabalhos;
 cronogramas físico-financeiro;
 fundos disponíveis, em caixa ou bancos, mantidos à disposição dos executores dos
trabalhos (contagens, conciliações, etc.).

As aquisições são informadas imediatamente, para fins de inclusão em cobertura de


seguros.

Existe uma política definida para:

 diferenciar despesas capitalizáveis das não capitalizáveis;


 definir montantes e itens que não devam ser imobilizados, inclusive para fins fiscais.

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Essa diferenciação e definição ficam evidenciadas na documentação suporte das despesas


ou aquisições, por pessoal competente para tal.

 são efetivadas mediante memorandos ou requisições aprovados pela direção;


 esses documentos indicam os motivos das baixas e identificam perfeitamente os
bens;
 são documentadas por notas fiscais, nos casos aplicáveis;
 são informadas imediatamente para fins de exclusão em cobertura de seguros.

Os bens não instalados, debitados em despesas ou desativados, incluindo ferramental,


são:

 incluídos no sistema de controle e registro subsidiário;


 custodiados adequadamente, mediante termo de responsabilidade;
 entregues para uso mediante requisições.

Registros adequados devem ser mantidos sobre ativos da empresa em poder de terceiros.
Na realização do balanço estes ativos também devem ser objetos de contagem física e
confirmação de sua existência.

A venda ou baixa de qualquer ativo da empresa deve ser expressa e formalmente


aprovada pela Diretoria ou Controladoria.

3.4 DIFERIDO

Sobre as aplicações de recursos em pesquisas e desenvolvimento, reestruturação,


modernização e ampliação, etc. existem:

 sistema de autorização e prática de registros e acompanhamento por pessoal técnico;


 formação de processos documentais à parte, perfeitamente características das
aplicações;
 laudos técnicos indicando:
 taxas e prazos de início e término das amortizações respectivas;
 desativação dos projetos, motivos e comunicação para baixas;
 registros subsidiários das aplicações e seu acompanhamento, efetuados por pessoal
técnico;
 sistema de informações adequadas e em tempo hábil à contabilidade, para fins de
registros.

Os registros subsidiários identificam a natureza e a espécie das aplicações por tipos de


projetos.

O processo documental e o sistema de informações referidos anteriormente identificam,


para fins de registros contábeis, os dados referidos acima.

As contas do razão identificam adequadamente, no mínimo, as despesas diferidas por sua


natureza e espécie.

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A contabilidade mantém controle sobre as despesas diferidas, no sentido de:

 balanceamentos mensais contra registros subsidiários;


 identificação daquelas que serão indedutíveis na formação do lucro real, quando
computadas no resultado do exercício, via amortização.

3.5 CONTAS A PAGAR

a) Fornecedores:

A contabilidade e o setor de contas a pagar estão adequadamente organizados, no sentido


de manter as obrigações sob permanente controle e vigilância, quanto a (controles,
formulários em uso, n.º de vias e destinação):

 Posições e vencimentos dos títulos;


 Registros adequados, suficientes e em tempo hábil;
 Que evitem pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade.

Existe um sistema adequado para registro e controle das contas a pagar em geral,
especialmente quanto a (descrever como se processa):

 Compras e despesas de menor valor, efetuados fora do alcance dos controles


estabelecidos para as principais ou de maior vulto;
 Conferências de preços, quantidades, entradas e consumo, autorizações, etc.

Os registros e controles das contas a pagar são mantidos de forma inacessível ao pessoal
ligado a:

 Preparação e emissão de ordens de compra;


 Recepção, controle e registro de estoques;
 Pagamentos (caixa).

O setor de contas a pagar efetua análises e resumos mensais adequados, indicando:

 Composição dos saldos por títulos em aberto;


 Números dos títulos, valores e vencimentos;
 Faixas de vencimentos (vencidos e a vencer);
 Portadores dos títulos (em carteira, em cobrança, caucionados, descontados, etc.).

Estas análises e resumos são enviados à contabilidade, para conciliação mensal, sendo
investigadas e corrigidas eventuais diferenças existentes, de forma evidenciada.

A documentação da compra é conferida e aprovada para pagamento, quanto às (existem


evidências e quem confere e aprova):

 Quantidade, preços, prazos de entrega e de vencimento, descontos, bonificações ou


outras condições, contra a ordem de compra.
 Somas e cálculos, inclusive de impostos e despesas acessórias incidentes;

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 Relações ou boletins de recepção e destes com as relações da portaria.

Quem efetua a referida conferência é independente de:

 Preparação e emissão de ordens de compra;


 Recepção, controle e registro de estoques;
 Pagamentos (caixa).

Existe uma política prevendo que, sempre que possível, as obrigações sejam pagas em
datas que possibilitem aproveitar os descontos vantajosos por pagamentos antecipados.

Quanto aos adiantamentos a fornecedores:

 a documentação é conferida e aprovada para pagamento (existem evidências de quem


confere e aprova);
 são controlados quanto a prazos de liquidação, mesmo que previstos.

São solicitadas confirmações periódicas diretas de saldos por funcionário não responsável
pelos controles das contas a pagar e pelos pagamentos.

Quanto aos pedidos de confirmação mencionados :

 são efetuados de maneira satisfatória a garantir um bom índice de respostas;


 são controlados no sentido de garantir a efetiva expedição;
 as divergências ou discordâncias manifestadas nas respostas são investigadas no
sentido de conciliação com as posições da contabilidade e de contas a pagar (indicar a
data da última conciliação).

São solicitados aos fornecedores exclusivos ou especiais, e às pessoas ligadas, extratos


mensais de contas, para fins de conciliação, investigação e regularização de pendências,
de forma evidenciada.

b) Outras contas a pagar

A contabilidade mantém, sobre as demais contas a pagar:

 revisão mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentação ou


devedores;
 conciliações mensais com registros mantidos em outros setores da empresa;
 conciliações mensais com extratos de contas de empresas ligadas;
 as referidas revisões e conciliações são evidenciadas e investigadas as diferenças
eventualmente apuradas, para regularização.

A contabilidade prepara análises demonstrativas mensais das posições das contas,


indicando, por credor ou conta:

 datas, históricos da natureza da operação, números dos documentos, saldos e valores


que os compõem;

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 prazos efetivos ou previstos para pagamento.

Os encargos (juros, correção monetária, variação cambial, etc.) incidentes sobre as


contas, por força legal ou contratual, são:

 calculados e conferidos devidamente e mantidas as memórias de cálculos com


evidência da conferência;
 reconhecidos contabilmente por regime de competência.

Para suportar os lançamentos nestas contas a contabilidade exige:

 documentação conveniente, devidamente preenchida e assinada pelo beneficiário;


 conferência e aprovação por pessoa responsável;
 documentação evidenciada quanto aos vencimentos, mesmo que previstos.

Sobre as demais contas a pagar existe sistema de controle no sentido de:

 revisão e aprovação por pessoal adequado;


 conferência contra documentação adequada e aprovada;
 evitar pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade.

São efetuados pedidos de confirmação direta de saldos e investigadas eventuais


discordâncias manifestadas nas respostas (os trabalhos se desenvolvem de acordo com os
procedimentos previstos para as contas de fornecedores).

c) Patrimônio Líquido

A empresa conta com departamento ou serviços organizados no sentido de promover e


manter atualizados, de forma adequada e em tempo hábil, os processos, registros e
informações provenientes das relações com acionistas, financiados de capital e órgãos
controladores oficiais (tipos e trabalhos executados, as formas de registros e controles e
indique modelos de formulários e uso, n.ºde vias e destinação, etc.).

Existe assessoria interna ou externa para a execução dos trabalhos.

O pessoal encarregado dos trabalhos é assessorado convenientemente, inclusive mediante


instruções por escrito, quanto a:

 prazos regulamentares para encaminhamento de processos para registros ou


prestações de informações exigidas por órgãos oficiais controladores (CVM, BCB,
BNH, Bolsa de Valores, Tribunais de Contas, Juntas Comerciais, Cartórios de Títulos
e Documentos, etc.);
 prazos regulamentares para registros nos livros exigidos pela Lei das S/A;
 retenções de IRF sobre dividendos, prêmios e resgates de partes beneficiárias,
debêntures, etc.

Disposições regulamentares sobre dividendos não reclamados (prazos de prescrição,


depósitos bancários, etc.).

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Disposições regulamentares sobre as formas de cálculo e distribuição de ações


proporcionais, frações, direito de preferência de subscrição, abstenção desse direito,
prazos, etc.

Disposições regulamentares sobre processos de emissão e registros de ações, debêntures,


partes beneficiárias, etc.

Outras normas regulamentares ou internas para funcionamento dos trabalhos, em tudo


que se referir à relação da empresa com acionistas, financiadores de capital e órgãos
controladores oficiais.

Os documentos, livros, registros, cautelas, ações, debêntures, etc. existentes no


departamento, inclusive custodiados ou “virgens”, são mantidos em arquivos e locais
adequados que permitam:

 confidencialidade, segurança e proteção contra perdas, extravios, fogo, etc;


 inacessibilidade de terceiros, não autorizados.

A empresa utiliza-se de processo mecânico para chancela, ações, certificados, debêntures,


etc.:

 a chave da máquina e as matrizes das assinaturas são mantidas em local seguro, pela
pessoa que a opera;
 existem cópias das chaves em outros locais e com outras pessoas;
 as matrizes com assinaturas de pessoal que deixou a empresa são destruídas, na
presença de testemunhas e com lavratura de termos respectivos.

Os registros e informações da companhia nos órgãos controladores oficiais estão em


ordem e em dia (CVM, BCB, Tribunais de Contas, Bolsas de Valores, etc.).

Com respeito aos livros ou registros exigidos pela Lei das SA’s, a empresa:

 utiliza todos os exigidos para o seu caso;


 mantém em ordem e atualizados.

Existem controles adequados sobre:

 cautelas, ações, certificados, debêntures, etc. “virgens”;


 autorização para emissão e assinaturas;
 emissão em seqüência numérica;
 cancelamento, substituição e transformação de ações, cautelas, certificados, etc., de
um tipo para outro, ou de títulos, etc.

São efetuadas inspeções periódicas, por pessoal alheio ao departamento ou aos serviços,
com evidências em termos adequados.

Quanto a dividendos:

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 os cupons pagos são cancelados, para evitar reutilização;


 são emitidos recibos específicos, em seqüência numérica.

Os serviços de assessoria externa ou agentes especializados incluem (em caso negativo,


avaliar se seria recomendável à empresa):

 emissão e custódia de ações, certificados, debêntures, partes beneficiárias, etc.;


 emissão e registro de ações escriturais;
 processos de emissão e registro de debêntures, partes beneficiárias e outros, inclusive
custódia de cautelas “virgens”, conversão, resgate, pagamento de prêmios, etc.;
 emissão, registros e liquidações de cupons de dividendos.

Os saldos individuais do registro de ações nominativas são conciliados periodicamente


com o saldo do razão, por pessoal independente daquele que lida com o registro, com
evidências adequadas.

Existe um controle adequado sobre ações emitidas sob a forma ao portador.

3.6 Controles internos sobre pagamentos –Tesouraria

Caixa

Manter boletim ou outros livros de caixa para suportar o registro das operações do caixa.

Tais boletins ou outros livros de caixa devem conter:

 vistos do caixa responsável;


 vistos de aprovação superior;
 evidências de conferências de somas e apuração dos saldos;
 composição dos valores constantes no caixa: vales, cheques, dinheiro ,etc.;
 numeração dos boletins.

Os pagamentos efetuados pelo caixa devem estar suportados por documentos hábeis.

Os documentos devem conter:

 visto do responsável que autorizou a realização do gasto;


 visto do responsável que autorizou o pagamento;
 carimbo de ¨PAGO¨, com o objetivo de evitar futuras reapresentações do mesmo
documento.

Efetuar revisões internas das operações de caixa.

Efetuar contagem diária dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com evidências
adequadas, tais como termo de conferência de caixa, devendo ser assinados pelos
funcionários que participaram da contagem.

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Efetuar contagem de surpresa dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com
evidências adequadas.

As funções do Caixa devem ser limitadas às específicas de caixa. O funcionário não pode
ter outra atividade na empresa.

O acesso do caixa deve ser vedado aos registros contábeis e das contas de clientes.

O caixa deve tirar férias regularmente, assim sendo outra pessoa o substitui. É um forte
indício de fraude quando o Caixa não é substituído por outra pessoa, ou seja, é
insubstituível.

A custódia de cheques pré-datados e outros títulos a receber de valor deve ser de


responsabilidade de funcionário alheio ao caixa.

Caso a empresa possua máquinas autenticadoras, estas devem ser controladas por pessoal
alheio à área de caixa, quanto a:

 custódia das chaves de acionamento;


 autorização para abertura e fechamento;
 autorização para estornos, ajustes, etc.
 utilização de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc.

Formular normas por escrito quanto ao funcionamento do caixa.

Local adequado de instalação do caixa, quanto a:

 funcionabilidade;
 proteção (guarda, trânsito de numerário interna e externamente e inacessibilidade de
terceiros).

Medidas de segurança quanto a roubo e fogo.

Elaborar regulamento para os pagamentos efetuados por caixa.

Bancos

Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferência e


aprovações prévias e obedecidos os esquemas de autorizações e assinaturas de cheques.
Tendo em vista, que já foram efetuados todos os procedimentos anteriores de controle
interno: requisição da compras e aprovação da requisição de compras (necessidade),
ordem de compra (cotações de preços) e autorização da compra, recepção da mercadoria
e encaminhamento para o Contas a Pagar.

Jamais o responsável pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorização do


pagamento deve ser feita por pessoa independente da tesouraria).

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O estoque de talões de cheques e os talões em uso devem ser controlados e


inspecionados, de maneira evitar sua utilização indevida, bem como os talões devem ser
mantidos em cofre, com acesso restrito.

É proibida a assinatura de cheques em branco.

É proibida a assinatura de cheques ao portador.

Os cheques para reembolso ou suprimento são emitidos sob a forma nominal ao caixa.

Os cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinatura.

Os cheques são emitidos com cópias e estas deverão:

 conter as rubricas dos assinantes dos cheques;


 conter as destinações adequadas da finalidade da emissão dos cheques.

Os cheques serão emitidos em seqüência numérica:

 rasgados nos espaços das assinaturas quando cancelados;


 conservados a fim de controle da seqüência numérica.

A documentação suporte de pagamento deve ser controlada e:

 apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura;


 revisada pelos assinantes dos cheques, com evidências dessa revisão;
 cancelada adequadamente para evitar reapresentação (apor carimbo ou inscrição
equivalente que o documento já foi pago, para não ser novamente apresentado para
cobrança).

O cancelamento da documentação, antes referido, deve ser efetuado pelos próprios


assinantes dos cheques ou na sua presença.

Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depósitos, suprimentos de


caixa, etc. deverão ser:

 assinados por duas pessoas;


 assinados mediante sistema atribuído em função de valores (por um diretor, por um
procurador; por um diretor e um procurador; por dois procuradores; por dois
diretores).

Os cheques devem ser entregues diretamente ao recebedor, sem intermediações de outras


pessoas.

Quando os cheques forem emitidos para o pagamento de várias contas, deve constar no
seu verso e na cópia de cheque a especificação das mesmas.

Quando a assinatura dos cheques é feita mecanicamente verifica se:

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 é recomendável à empresa tal processo;


 existem controles satisfatórios sobre as matrizes das assinaturas.

Utilizar o fundo fixo de caixa na empresa, observando o seguinte:

 os fundos devem ser mantidos em níveis aceitáveis ou razoáveis às necessidades da


empresa;
 os fundos estão sob a responsabilidade do caixa;
 fixar limite para pagamentos em dinheiro;
 os adiantamentos, inclusive para despesas, serão previamente autorizados por
funcionários responsáveis;
 emitir e assinar adequadamente os recibos ou vales para posterior apresentação dos
documentos de despesa;
 definir os prazos para liquidação ou prestação de contas e de adiantamento de
viagens.

É vedado ao caixa descontar cheques de funcionários ou terceiros a não ser mediante:

 autorização previamente por pessoal responsável.

Não efetuar pagamentos em dinheiro, exceto caixa pequeno (fundo fixo) que é
constituído para pagar pequenos valores.

Segregação de funções:

 preparação de cheques (Tesouraria);


 aprovação de despesas (Diretor Operacional ou Responsável);
 assinatura de cheques (Diretor Financeiro + Procurador).

Todo pagamento deve ser precedido de análise adequada:

 Certificar-se de que a documentação suporte seja adequada e legal;


 Confirmar o recebimento efetivo das mercadorias e serviços;
 Verificar se os preços e valores pagos estão corretos;
 Atentar para as vantagens ou não aproveitar descontos oferecidos;
 Classificação correta das contas de despesas.

O pagamento de quaisquer despesas, mesmo as decorrentes de instrumentos contratuais,


deve ser precedido por análise adequada pelos departamentos responsáveis.

O número de assinaturas e as pessoas autorizadas a assinar documentos devem constar


em documentos legais (procurações, alterações contratuais). No desligamento de
funcionários com tais poderes faz-se necessário cancelar as atribuições dos mesmos.

Depois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua
reapresentação.

Os cheques, depois de assinados, não devem retornar às pessoas que os prepararam.


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Adequados controles devem existir sobre a cobrança e dedução referentes à devolução


de mercadorias aos fornecedores. Procedimentos de checagem das pendências devem ser
adotados.

Aprovação para pagamentos de despesas deve obedecer a limites estabelecidos conforme


diversos níveis hierárquicos. O departamento de contas a pagar deve estar ciente dos
limites estabelecidos e efetuar as checagens devidas.

O processo de assinatura de borderôs de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a


assinatura de cheques. Não deve haver espaços em branco nos borderôs preenchidos.
Estes devem, também, ser objeto de análise de quem os assina, e devem ser cancelados
(carimbo de PAGO) no pagamento. Procedimentos devem ser adotados para certificar-se
de que somente pagamentos aprovados são efetuados.

Outras considerações sobre Bancos

Todas as contas bancárias ou procuradores estão devidamente:

 autorizados pela direção;


 registradas no razão geral ou em razões auxiliares;
 abertas em nome da empresa.

Os bancos são oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a
empresa.

Os extratos bancários recebidos são entregues diretamente ao responsável pelas


conciliações bancárias.

Os serviços de conciliações bancárias são:

 efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada;


 elaborados por funcionário que não intervém na preparação, aprovação ou assinatura
de cheques nem no manuseio do numerário;
 preparados em formulários adequados, indicando natureza, idade e datas de
regularização das pendências.

Evidências de que foram seguidos os seguintes procedimentos quanto à mecânica no


preparo e acompanhamento das conciliações:

 conferência dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais?


 somas dos extratos bancários e apuração de saldos, mesmo que numa base de testes;
 somas das conciliações bancárias;
 providências no sentido de eliminar as pendências o mais prontamente possível;
 comparação de datas dos registros nos extratos e na contabilidade;
 exame dos extratos quanto à possibilidade de eventuais rasuras ou emendas.

Toda conta bancária deve ser previamente autorizada pela Diretoria, e todas as contas
devem ter sua finalidade justificada.
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Não deverão ser mantidas contas bancárias inativas.

Os funcionários com alta responsabilidade sobre numerários devem estar afiançados e


cobertos por seguro e também devem gozar suas férias anualmente, sendo suas funções
exercidas por pessoal substituto.

A responsabilidade de recebimento de depósitos de valores deve estar centralizada no


menor número possível de pessoas, e as funções devem estar segregadas.

Deve haver registros independentes da contabilidade na Tesouraria, sobre títulos e


valores mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de
contagem e conciliação com a contabilidade.

Todo e qualquer empréstimo bancário deve se aprovado pela Diretoria.

Deve ser elaborada procuração que especifique detalhadamente quem são as pessoas com
poderes de assinatura em nome da empresa e quais seus limites. Somente assinaturas em
conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois níveis hierárquicos
mais altos disponíveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma
cópia desta procuração.

Adiantamentos a funcionários ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulário


apropriado em que as aprovações dos níveis gerenciais adequados fiques evidenciadas.

PARTE IV

CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS


RECOLACIONADOS COM AS RECEITAS E DO CONTAS A RECEBER

1. CONTROLES INERNOS RELACIONADOS AOS RECEBIMENTOS (PEDIDO


ATÉ O RECEBIMENTO)

Toda a venda deve ser efetuada mediante Pedido do Cliente. Os pedidos são administrados
pelo Setor de Vendas.

1.1 PEDIDO

O Pedido deve conter:

 numeração seqüencial;
 data;
 nome completo do cliente, CNPJ, endereço, telefone, outros dados;
 quantidade e correta especificação da mercadoria ou produto;
 condições de pagamento;
 pessoa de contato do cliente;
 confirmação do pedido, via fax ou outra forma;
 transportadora, frete incluso ou a pagar;
 assinatura do emissor do pedido.
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Antes de emitir o Pedido, deve haver consulta no Estoque, objetivando verificar a


disponibilidade da mercadoria ou produto.

Depois de emitido o Pedido, a mercadoria ou produto deve ficar reservado (não baixado) no
estoque, para evitar que outros clientes adquiram a mercadoria e quando liberado o Pedido
não tenha mercadoria em estoque.

1.2 ANÁLISE DO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO E COBRANÇA

O pedido segue para o Departamento de Crédito e Cobrança, o qual analisará:

 se o cadastro do cliente está em dia, sendo necessárias ou não consultas ao SERASA, SPC
e outros mecanismos, bem como Balancetes;
 limite de crédito aprovado para o cliente;
 se os pagamentos de compras efetuadas anteriormente estão em dia;
 condições especiais devem ficar evidenciadas documentalmente com aprovação prévia de
nível superior.

O Departamento de Crédito e Cobrança deverá ter política de concessão de crédito.

O Pedido deverá conter a assinatura do Setor de Crédito e Cobrança.

1.3 FATURAMENTO

Após aprovação do Setor de Crédito e Cobrança e devidamente assinado, o Pedido é


encaminhado para o Setor de Faturamento, para emissão da nota fiscal.

O número do Pedido deve constar na Nota Fiscal.

Emissão da Nota Fiscal.

Gera romaneio de carregamento

Conferência da Nota Fiscal por pessoa independente do faturamento.

Mediante a emissão da Nota Fiscal, o sistema alimenta o Setor de Contas a Receber, em que
todas as faturas geram arquivo de cobrança.

1.4 EXPEDIÇÃO

 Os produtos são selecionados conforme romaneio de carregamento.

Após emitida a Nota Fiscal, vai para a expedição para o carregamento do produto:

 Carrega as mercadorias conforme especificado na nota fiscal e pré-selecionadas conforme


o romaneio de carregamento.
 Carimba e assina a nota fiscal, contendo ainda a data e hora do carregamento
 Expedição não tem acesso ao faturamento e vice-versa.

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 Emite relatório de carregamento, contendo: data, hora do carregamento, nota fiscal,


transportadora, etc.

1.5 PORTARIA

 Verifica se a carga tem documentação.


 Por amostragem, inspeciona se itens carregados estão em conformidade com a nota fiscal.
 Emite relatório de saída de veículos, contendo: data, hora, nota fiscal, transportadora,
marca do veículo, placa, motorista, etc.

1.6 CONTAS A RECEBER

 Confere de todas as notas fiscais foram integradas ao Sistema de Contas a Receber


 Confere se foram observadas as condições constantes no pedido
 Confere efetivamente se foram observadas as normas de aprovação, crédito, carregamento
e faturamento da mercadoria
 Motivo da existência de Pedidos Pendentes de faturamento
 Mediante política de cobrança da empresa, efetua gerenciamento da cobrança e Controle
das duplicatas em atraso ou a receber. Uma espécie de controle de estoque de duplicatas.
 Confere o recebimento e se foram baixadas as duplicatas
 Confere as vendas à vistas, certificando-se que realmente entrou o dinheiro na empresa
referente as vendas à vista ou recebimentos antecipados.

1.7 CONTABILIDADE

 Conciliação da conta contábil de Duplicatas a Receber, com relatório de duplicatas a


receber do Setor de Contas a Receber no que se refere a entradas e baixas, e saldo dos
títulos a receber por clientes. Devendo apurar as diferenças existentes entre o relatório de
contas a receber e os saldos contábeis. Divergências não esclarecidas ou contas contábeis
não conciliadas podem esconder erros e fraudes.

1.8 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

 Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a


ocorrência de erros e fraudes.

2. OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM OS CONTROLES INTERNOS DE


RECEBIMENTO

 Todos os pedidos devem ser imputados a um sistema de processamento. O qual não


deverá aceitar um pedido se os campos necessários não forem preenchidos para assegurar
que todos os pedidos dos clientes são registrados com as informações completas.

 Unificar todos os pedidos de um determinado modelo e produto para aproveitar a


economia de escala e reduzir custos, assegurar que todos os pedidos recebam classificação
e controle adequado.

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 Revisar pedidos em aberto para assegurar que todos os pedidos recebam classificação e
controle adequado para evitar o não cumprimento dos prazos de entrega, itens não
atendidos.

 Verificar os itens atendidos antes ou durante o carregamento, testes de contagem por


amostragem em cargas já embarcadas para assegurar que todos os embarques estejam
completos e corretos, evitando reclamações de clientes, custos extras de reprocessamento
de pedido ou recebimento de devoluções.

 Controle numérico dos documentos de expedição e proibição de saída de produtos sem a


adequada documentação do sistema para evitar diferenças de inventário, assegurando que
todos os faturamentos embarcados sem processados devidamente.

 Cobrança de todos os documentos de embarque, assegurando que todos os itens atendidos


são faturados, objetivando perda de receitas, perda de lucros e estoques incorretos.

 Checar os documentos de expedição com as notas fiscais para faturar apenas produtos
embarcados para o cliente, evitando, assim, faturamento incorreto e custo de correção de
nota fiscal que é de 3 vezes maior do que a emissão original.

 Analisar manualmente se os preços estão de acordo com listas de preços e se os preços


diferentes estão aprovados pelo responsável competente, assegurando-se que as notas
fiscais contenham o preço correto, evitando o favorecimento inadequado de um cliente em
relação a outros.

 Uso de empresas de transportes pré-aprovadas para assegurar que os custos de expedição


sejam minimizados, evitando-se custos de transportes maiores.

 A empresa deve manter sistema automático de faturamento, o manual deve ser controlado
numericamente e reconciliado pelo Contas a Receber, para assegurar que todas as notas
fiscais são lançadas no contas a receber.

 Manter registro de cheques a recebidos para assegurar que os recebimentos de caixa são
processados e depositados, objetivando evitar desvio de recebimentos e crédito de clientes
não lançados.

 Manter itens devolvidos em área segura, emitir documentos de recebimentos de


mercadorias, assegurando que todos os itens devolvidos são processados novamente para
dar entrada nos estoques, evitando desvios ou perdas dos itens devolvidos, diferenças de
estoques e créditos de devoluções não lançados ao cliente.

 Documentar devoluções recebidas de clientes e reclamações de clientes, assegurando que


os créditos são prontamente lançados na conta do cliente, evitando a perda do cliente e
custo maior de busca posterior quando o cliente se queixar do crédito não recebido.

 Resumo do Contas a Receber por recebimento, seguimento dos atrasados pelo


departamento de cobrança, assegurar que todas as contas a receber são cobradas, evitando
a falta de cobrança de valores devidos e aumento da necessidade de capital de giro.

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3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE


INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES

3.1 Setor de Vendas

Deve haver segregação adequada entre o processamento dos pedidos, faturamento, despacho,
e o Contas a Receber.

Deve haver evidência da aprovação de crédito do Departamento de Crédito e Cobrança pelos


níveis adequados.

O embarque das mercadorias não se deve subordinar à função de vendas, e sim à expedição.

A emissão das notas fiscais/faturas não deve ser função do departamento de vendas, e sim do
Departamento de Faturamento (Fiscal).

Deve haver evidência de que todos os embarques sejam efetivamente faturados, e que haja
conferência dos itens faturados.

Condições e preços especiais devem ficar evidenciados documentalmente, com aprovação


prévia adequada.

3.2 Setor de Faturamento

Todo faturamento de produtos e serviços deve estar suportado pelo formulário Pedido de
Faturamento, devidamente preenchido.

Os Pedidos de Faturamento deverão ser assinados pelos níveis adequados e previamente


aprovados pelo Departamento de Crédito e de Cobrança.

Os Pedidos de Faturamento de produtos que não sejam normalmente comercializados pela


empresa, como venda de Ativos, devem trazer a aprovação da Controladoria ou Diretoria.

O número seqüencial do Pedido de Faturamento deve constar na fatura e vice-versa, para


referência.

Os Pedidos de Faturamento devem evidenciar a construção dos preços finais das mercadorias
e a concessão de quaisquer descontos coma a devida aprovação dos níveis adequados.

Os preceitos legais devem ser estritamente obedecidos quando da emissão de Notas Fiscais e
faturas, por pessoal treinado e com conhecimento técnico suficiente.

As notas fiscais - faturas depois de emitidas devem ser conferidas por outra pessoa, e esta
conferência evidenciada.

Estrito controle seqüencial numérico deve ser exercido sobre os arquivos de notas fiscais –
faturas emitidas, para cada série.

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Os estoques em branco de notas fiscais faturas devem ser protegidos de acesso não
autorizado, e o seu uso deve obedecer estritamente à sua ordem seqüencial.

Os canhotos destacáveis, comprovantes da efetiva entrega das mercadorias devem ser


coletados e mantidos em ordem numérica. De preferência, devem ser colados na cópia da
referida nota fiscal, no arquivo seqüencial.

Deve haver sempre um limite mínimo de valor para se efetuar um faturamento, de acordo com
as determinações da Diretoria. Exceções a esta regra devem ser tratadas com bom senso.

Procedimentos adequados de corte devem ser seguidos no fechamento do mês, devendo as


mercadorias faturadas até aquela data serem efetivamente expedidas e embarcadas.

Deve haver suporte legal para o cancelamento de notas fiscais. Todas as vias das NFs
canceladas devem estar em arquivo. No corpo de cada NF cancelada deve ser aposto carimbo
que evidencie aprovação do cancelamento pelo nível gerencial, data e motivo. Para
cancelamento fora do mês deve haver procedimentos legais quanto ao ressarcimento dos
impostos.

3.3 Setor de Expedição (despacho de mercadorias)

A expedição deve ser suportada pela documentação adequada para efetuar embarque e
despacho das mercadorias.

Os funcionários da expedição não devem ter acesso aos estoques da empresa ou ter quaisquer
atribuições de faturamento e emissão das notas fiscais.

O embarque de mercadorias deve ser observado atentamente por funcionário da empresa, e


checagem adequada deve existir, a fim de confirmar que toda mercadoria embarcada esteja
suportada pela devida documentação fiscal.

A consolidação de cargas, a fim de diminuir o custo dos fretes, deve ser considerada sempre
que possível. A otimização da utilização do espaço dos caminhões deve sempre ser
considerada no seu carregamento.

O transporte dos produtos, quando o relacionamento com as empresas transportadoras é firme


e cativo, deve ser objeto de instrumento contratual entre as partes, devendo ser efetuadas
cotações periódicas pelo Departamento de Compras.

Comprovantes do recebimento de mercadorias para transporte, por parte das empresas


transportadoras, deve ser sempre obtido na documentação apropriada (canhoto).

Os fretes só devem ser pagos após a aprovação pelo Departamento usuário. Adequadas
informações a respeito do veículo e a assinatura do condutor devem ser sempre coletadas nos
Pedidos de Faturamento.

O ambiente físico da área da expedição deve estar devidamente segregado das outras áreas.

3.4 Setor de Contas a Receber

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O Setor de Cobrança está organizado no sentido de efetuar a gestão das Contas a Receber
e possui sistemas adequados de registros e controles.

Manter no setor registros individuais das contas a receber, indicando número dos títulos,
valores, vencimentos e saldos.

São efetuados no setor análises e resumos mensais adequados das contas a receber, indicando:

 composição dos saldos por títulos em aberto


 n° dos títulos, valores e vencimentos
 faixas de vencimentos (vencidos e a vencer)
 portadores dos títulos (em carteira, em cobrança própria ou de terceiros, caucionados,
descontados, etc.).

As análises e resumos são examinados por funcionário responsável, tomando-se as


providências necessárias à cobrança dos títulos vencidos.

Estas análises e resumos são conciliados mensalmente com a posição da contabilidade


por funcionário não responsável pela cobrança ou pelos fundos de caixa, sendo
investigadas e corrigidas eventuais diferenças encontradas, de forma evidenciada.

Os títulos e registros são mantidos no setor por pessoal alheio ao faturamento e


movimento de fundos, e:

 em local adequado, inacessível aos não responsáveis e seguro contra fogo, perdas
extravios, etc.
 inspecionados fisicamente e de forma evidenciada, por pessoal alheio à cobrança
sendo investigadas eventuais faltas.

Os títulos entregues para cobrança serão:

 devidamente relacionados e carregados aos cobradores mediante protocolo ou recibo;


 inspecionados fisicamente junto aos portadores por pessoal alheio à cobrança;
 remetidos por carta registrada, com declaração de conteúdo e aviso de recepção pelo
destinatário, quando for o caso.

Os procuradores com poderes para assinatura e endossos das duplicatas são


funcionários graduados.

Se a assinatura e o endosso dos títulos são feitos mecanicamente. Conforme o caso


avaliar se:

 são satisfatórios os controles exercidos sobre as matrizes das assinaturas;


 seria recomendável a adoção deste processo à empresa.

O setor de cobrança controla os recebimentos de vendas à vista condicionados a entrega


dos produtos ou mercadorias.

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São enviados aos clientes, periodicamente, extratos de suas contas.

Quanto aos extratos enviados, são tomadas providências no sentido de indicar como e por
quem:

 assegurar a efetiva remessa dos mesmos a todos os clientes


 que não seja prejudicada a seqüência dos extratos remetidos
 investigar eventuais discordâncias manifestadas pelos clientes.

São solicitadas confirmações periódicas diretas de saldos por funcionário não


responsável pela cobrança ou pelos fundos de caixa, quanto a:

 contas a receber de clientes


 títulos em cobrança de terceiros, descontados, caucionados, etc.

Quanto aos pedidos de confirmação mencionados:

 são efetuados de maneira satisfatória a garantir um bom índice de respostas


 são controlados no sentido de garantir a efetiva expedição
 as divergências ou discordâncias manifestadas nas respostas são investigadas no
sentido de conciliação com as posições da contabilidade e da cobrança.

Alguém independente dos setores de vendas, cobrança ou crédito investiga os limites de


crédito cedido aos clientes.

Os limites de crédito aos clientes devem ser previamente aprovados e reavaliados


periodicamente pela Diretoria Financeira. Excessos aos limites estipulados devem ser
aprovados pelos níveis adequados.

A concessão de créditos aos clientes deve ser criteriosa e coberta por garantias reais, de
acordo com as determinações da Diretoria Financeira.

O departamento deve constantemente atualizar as informações e dados relativos à situação


econômico-financeira dos clientes (consultas SERASA, SPC, balancetes contábeis
atualizados, outros).

As relações empresa – distribuidor – representante devem ser suportadas por instrumento


contratual definindo responsabilidades, direitos e obrigações das partes.

Prorrogações de vencimentos de títulos devem estar devidamente suportadas e suas


aprovações evidenciadas pela gerência.

A aprovação dos Pedidos de Faturamento deve ser criteriosa e adequada.

As contas consideradas incobráveis são:

 baixadas somente com autorização de pessoal responsável


 mantidas sob permanente controle e sob gestão de cobrança visando sua recuperação.

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Os créditos concedidos aos clientes por devoluções, abatimentos, descontos, etc. são
aprovados por funcionário responsável, alheio aos setores envolvidos com a venda.

Os formulários utilizados como notas de crédito são:

 visados pelo responsável quanto à aprovação do crédito;


 controlados quanto à seqüência numérica fora do setor emitente;
 indicativos quanto aos motivos do crédito;
 emitidos no setor de faturamento, com distribuição de vias aos setores de vendas,
crédito, cobrança e contabilidade.

As notas de créditos por devoluções são:

 emitidas com base em relatórios de recepção dos produtos ou mercadorias devolvidas;


 analisadas e aprovadas por setores técnicos quando o motivo alegado se refere à
qualidade.

A contabilização das devoluções é feita em contas específicas, retificadoras das vendas.

O saldo das contas sujeitas à atualização monetária por força legal ou contratual são:

 calculados e conferidos adequadamente, mantendo-se as memórias de cálculos com


evidência da conferência;
 atualizados pelo regime de competência, inclusive “pro rata”, quando for o caso.

A baixa de títulos deve ser adequadamente suportada pelos avisos de cobrança bancários.

O acesso ao sistema deve ser restrito a pessoas autorizadas, tão-somente.

Os distribuidores devem ser instruídos a remeterem eventuais pagamentos em cheques


diretamente à Tesouraria.

O cancelamento de qualquer título deve ser extensivamente suportado, e aprovado pelos


níveis gerenciais adequados.

Deve haver uma conciliação mensal da posição do Contas a Receber com os registros
contábeis.

3.5 Outras contas a receber

A contabilidade mantém sobre as demais contas a receber:

 revisão mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentação ou


credores;
 conciliações mensais com registros mantidos em outros setores da empresa;
 conciliações mensais com extratos de contas de empresas ligadas.

As referidas revisões e conciliações são evidenciadas as diferenças eventualmente


apuradas.
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A contabilidade prepara análises demonstrativas mensais das posições das contas,


indicando, por devedor ou conta:

 datas, históricos da natureza da operação, n.º de documentos, saldos e valores que os


compõem
 prazos efetivos ou previstos para liquidação.

As análises contêm vistos de pessoa responsável quanto às providências, no sentido de


cobrança das contas vencidas.

Os encargos de juros e correção monetária incidente sobre as contas, por força legal ou
contratual, são:

 calculados e conferidos devidamente e mantidas as memórias de cálculos com


evidência da conferência;
 reconhecidos contabilmente por regime de competência.

Para suportar os lançamentos nestas contas, inclusive nas de adiantamentos e empréstimos,


a contabilidade exige:

 documentação conveniente, adequadamente preenchida e assinada devidamente;


 aprovação por pessoa responsável;
 documentação evidenciada quanto aos prazos de liquidação, mesmo que previstos;
 prestação de contas em relatórios apropriados e que evidenciem conferências e
aprovações;
 evidência da liquidação dos adiamentos e empréstimos anteriormente concedidos.

São efetuados pedidos de confirmação direta de saldos e investigadas eventuais


discordâncias manifestadas nas respostas.

3.6 Outros Direitos e Valores

Os títulos e/ou documentos representativos de aplicações financeiras são custodiados por


pessoal independente do que lida com os registros e controles e em local seguro,
principalmente aqueles ao portador.

Manter registros subsidiários sobre as aplicações mencionadas no item precedente, por


pessoal alheio à custódia.

Proceder conciliações periódicas dos registros, subsidiários mencionados no item anterior


com as respectivas contas do razão.

São procedidas inspeções físicas periódicas dos títulos e/ou documentos mencionados
acima por pessoal alheios à sua guarda ou custódia.

É feita circularização periódica sobre a posição dos títulos em poder de terceiros, por
pessoal independente do que lida com os registros, guarda e/ou custódia.

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As aplicações e liquidações e/ou baixas são feitas somente mediante autorização de quem
de direito.

3.7 Despesas do Exercício Seguinte

Há um controle, para efeito de apropriação, dos valores registrados nesta rubrica.

Esses controles indicam saldos contábeis, de modo a possibilitar confronto com as fichas
do razão.

3.8 Recebimentos

Os sistemas de recebimentos devem evitar que os funcionários que controlam contas a


receber, vendas à vista, etc. tenham acesso aos recebimentos antes de sua entrega no
caixa.

A correspondência deve ser dirigida e aberta por pessoal alheio ao manuseio de


numerário e contas a receber.

Os cheques ou os valores recebidos por correspondência entregues ao caixa são


devidamente relacionados e entregues mediante contra-recibo.

Essas relações mencionadas acima deverão ser confrontadas com os registros dos
recebimentos.

Os recebimentos efetuados por cobradores, viajantes, vendedores e/ou outros


funcionários da empresa são controlados quanto a:

 entrega protocolada dos títulos a cobrar;


 entrega protocolada dos talões de recibos;
 inspeção física periódica dos títulos e recibos em seu poder;
 conferência dos relatórios contendo o produto da cobrança;
 estabelecimento de norma exigindo o imediato depósito do produto da cobrança nas
contas bancárias da empresa.

As filiais, sucursais, agências, etc., que efetuam cobranças e vendas à vista, depositam
seu produto imediata e integralmente nas contas bancárias da empresa.

Os cheques recebidos são carimbados imediatamente com carimbo de depósito restritivo.

O departamento de cobrança envia diretamente à contabilidade relações das duplicatas


encaminhadas ao caixa para recebimentos.

As relações de vendas à vista são encaminhados à contabilidade, por pessoal alheio ao


caixa.

A contabilidade, a partir do recebimento das relações referidas acima, confirma a


inclusão dos valores nos movimentos de caixa.

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Recibos pré-numerados são utilizados para controle das importâncias recebidas:

 pelo caixa
 por cobradores, vendedores, etc.

Os recibos especificam a natureza dos recebimentos e dados relativos aos cheques


recebidos.

Os estoques de talões de recibos e notas fiscais de vendas à vista devem ser controlados e
inspecionados, visando impedir a sua utilização indevida .

Os recebimentos são depositados diária e integralmente.

A contabilidade certifica-se de que os recebimentos foram depositados diária e


integralmente.

Discriminar nos recibos de depósitos os dados identificados dos cheques recebidos.

Os avisos bancários de cheques depositados e não aceitos pelos bancos devem ser
encaminhados à pessoal alheio ao caixa.

Tais avisos são contabilizados imediatamente.

Controle e custódia dos recebimentos através de cheques pré-datados, inclusive quanto à


sua cobrança oportuna.

São emitidos recibos pelo recebimento de cheques pré-datados.

Os títulos são quitados nos recebimentos com cheques pré-datados.

São contabilizados os cheques pré-datados recebidos.

Existe um adequado controle sobre os descontos concedidos para os recebimentos,


inclusive quanto aos deduzidos diretamente nas remessas por correspondência , por
cobradores, filiais, etc.

PARTE V

CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E


INEFICIÊNCIAS

1. SEQÜÊNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO

1.1 PROGRAMAÇÃO DE PRODUÇÃO

Programação de Produção Mensal ou para um determinado período:

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 a Diretoria de Produção, Diretoria Geral, Diretoria de Vendas, através de índices


confiáveis (históricos, projeções, comportamento das vendas em períodos anteriores,
pedidos especiais de clientes) determinam qual será a produção do mês.
 através da Programação de Produção, O Setor de Produção informa, ao Estoque de
Matérias-Primas , a quantidade de matéria-prima a ser consumida no mês ou no período.
O Estoque de matérias-primas por sua vez, emite a requisição de compra das matérias-
primas ao Setor de Compras.

1.2 ORDEM DE PRODUÇÃO

A Ordem de Produção deve ser autorizada pela Administração da Empresa ou se existindo a


Programação Mensal de Produção, serve esta como autorização.

Deve conter:

 data;
 numeração seqüencial;
 quantidade a ser produzida e especificações do produto a ser produzido;
 autorização do Diretor de Produção, responsável pelo Setor, além da autorização citada
acima;
 relação das matérias-primas a serem consumidas, previsão de horas a serem utilizadas
(Mão-de-Obra Direta), entre outros;
 apontamento de matérias-primas e horas gastas, realmente gastas na produção.

1.3 REQUISIÇÕES DE MATERIAIS

Aberta a ordem de produção, os funcionários farão as requisições de matérias-primas ao


Almoxarifado, devendo constar o seguinte na requisições:

 data;
 numeração seqüencial;
 constar o número da Ordem de Produção, pois o sistema vai baixar o custo para a
respectiva Ordem de Produção;
 dados e quantidades da matéria-prima requisitada;
 autorização do responsável pelo Setor;
 assinatura do funcionário requisitante.

1.4 CONTROLE DE PERDAS

Em cada produção, a empresa deve ter conhecimento do percentual de perda de matéria,


acompanhando esse índice, buscando cada vez mais aprimorar a produção e desperdiçar
menos material.

Através de estatísticas do Setor de Produção, procurar implementar vez por vez novos
procedimentos que visem evitar desperdício.

1.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS

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Após a fabricação do produto é dada entrada da Ordem de Produção no Estoque de Produtos


Acabados, o qual faz parte do Setor de Produção.

As baixas são efetuadas mediante o faturamento.

São aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do estoque de matérias-primas.

1.6 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA

Verificar se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência de


erros e fraudes.

2. OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM CONTROLES INTERNOS DA


PRODUÇÃO

 A quantidade e o tipo de produtos devem ser fabricados de acordo com a autorização da


administração. Somente produtos com determinada quantidade pedida entra em produção
mediante Ordem de Produção e Controle Restritivo sobre as quantidades de produtos
acabados para evitar a produção de produtos que não vendem, excesso de estoques, perdas
e perecimento.

 Controles de movimentação de ativos da empresa de forma que somente poderão ser


retirados da empresa com autorização da administração.

 Políticas bem definidas para identificar ajustes referentes diferenças de inventários e


autorização da administração dos mesmos, para evitar valores que não expressem a real
situação.

 Sistema adequado de custos integrado à contabilidade par evitar riscos fiscais e erro na
apuração dos custos.

3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO


DA PRODUÇÃO E DESPESAS

3.1 CUSTOS

a) Compras

A função de compras é definida como obtenção dos recursos necessários pelo melhor preço,
na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigências de
qualidade.

Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem
ser efetuadas com a emissão de uma ordem de compras formal. Cada Ordem de Compra deve
ser suportada por uma requisição de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas.
Exceções e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria.

A autoridade de assinar uma Ordem de Compra deve estar formalizada e obedecer a limites de
valor, conforme os níveis hierárquicos, e de acordo com as determinações da Diretoria.
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Uma ordem de compra não deve nunca ser emitida após o fato ter-se consumado, ou seja,
após a compra já ter sido efetuada.

No mínimo três cotações de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em
que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais.

A coleta de novas cotações de preços de itens de compra contínua deve ser efetuada de acordo
com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da área.

Os processos de seleção de cotações devem ser documentados e arquivados de maneira


adequada para eventual revisão posterior pela administração e auditoria interna.

Decisões de escolher outro fornecedor que não o mais competitivo devem ser suportadas e
aprovadas devidamente.

Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos
pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usuários.

Adequado controle seqüencial deve ser exercido no arquivamento de Requisições e Ordem de


Compra. Tais formulários devem ser pré-numerados e um controle apropriado exercido sobre
os estoques em branco.

Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas Ordens de
Compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado.

Ajustes de preço solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e


aprovados pelos níveis competentes. Relatórios mensais devem ser extraídos do sistema
mostrando as alterações de preço do período.

A gerência de compras deverá certificar-se de que foram processados somente ajustes de


preço devidos e previamente aprovados. Estes relatórios devem trazer evidência de revisão
(visto do gerente), e devem ser arquivados.

As diferenças entre as condições efetivamente negociadas com os fornecedores e as condições


reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos níveis apropriados, e ação
corretiva cabível deve ser tomada.

A gerência de compras deverá analisar as diferenças de preço, quantidade e condições de


pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatórios, obtidos do sistema.
Tal análise deverá ser evidenciada pelo visto do gerente.

Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo
departamento, a fim de verificar sua exatidão em confronto com as condições contratadas.

A inclusão ou exclusão de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve


efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerência de Compras.

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Dentro das possibilidades, deve existir um rodízio dos compradores em suas várias áreas de
compras, no departamento.

Toda alteração de dados das Ordens de Compra deve ser formalmente aprovada pelos níveis
hierárquicos adequados, antes de efetivada.

A função de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a


possibilidade de fornecedores alternativos.

Não devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionários, pelos canais
de compras da empresa.

As vantagens ou não de centralizar a compra de certas matérias-primas para abastecimento


das várias fábricas devem ser avaliadas formalmente.

Fornecedores exclusivos só devem existir em conseqüência das exigências de qualidade, e


devem estar suportados por estudo formal do Departamento de Engenharia de Produtos, e
aprovado pelo nível gerencial.

Devoluções de materiais, ou quaisquer alterações que implicam deduções de valores a favor


da empresa devem ser devidamente informadas ao Departamento de Contas a Pagar

Deve ser evitada a formação de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores,
nas dependências das empresas de transportes.

A compra de serviços deve ser suportada por coleta e análise de preços de vários
fornecedores, sempre que aplicável. Quando não houver cotação de preços, a escolha de
determinado fornecedor deve ser aprovada pelo nível gerencial.

Os contratos de serviço devem ser analisados e aprovados previamente pelo Departamento


Jurídico antes de efetivados.

A função de compras indiretas deve ser suportada por uma relação das pessoas autorizadas a
requisitar materiais.

b) Recebimento de Mercadorias

As funções de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organização responsável


pelo controle da produção e materiais, e deverão estar separadas das funções de compras e
contas a pagar.

O pessoal do recebimento deve proceder à análise dos materiais e documentos, a fim de


determinar se as condições deles estão de acordo com as ordens de compra

Ação corretiva adequada à função de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre
divergências acusadas no recebimento, em tempo hábil.

As inspeções de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os


interesses na empresa.

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Os procedimentos sobre a manutenção do material, rejeitado na empresa, devem ser


adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor.

Quaisquer variações nos materiais recebidos devem ser evidenciadas.

Parâmetros de aceitação de variações mínimas (para cima e para baixo) devem ser definidos
pelos níveis gerenciais.

Cópias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de
Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de
sistema, quando aplicável.

O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo exceções aprovadas
pela Direção.

Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela
portaria.

A área física da função de recebimento deve estar devidamente segregada das outras áreas.

c) Sistema de Custos

Manter sistema de custos uniforme, consistente e padronizado na máxima extensão possível,


com critérios emanados da matriz.

Preencher os requisitos exigidos pelas leis nacionais, e pelos princípios de contabilidade


geralmente aceitos.

Fornecer dados consistentes na determinação dos valores do inventário, dos resultados da


empresa, e para a elaboração de relatórios gerenciais.

Fornecer dados consistentes e ágeis, para as áreas de marketing e vendas, para determinação
dos preços dos produtos finais.

Registrar e fornecer dados para um adequado controle dos custos, e para a tomada de decisões
na otimização dos recursos existentes.

O sistema de custos deve estar integrado com a contabilidade da empresa.

O sistema deve oferecer aos órgãos governamentais dados consistentes para pleitear possíveis
aumentos de preços.

Os métodos de avaliação de custos devem ser definidos pela Controladoria e seguirão as


determinações da administração em conjunto com as normas da empresa, e em sintonia coma
legislação local.

3.2 DESPESAS

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a) Despesas de viagens

Adiantamentos a funcionários devem ser efetuados pro meio de um formulário apropriado que
traga aprovação formal dos níveis gerenciais adequados.

O acerto de despesas de viagens deve ser efetuado de imediato, até três dias após o término da
viagem.

A empresa deve evitar efetuar adiantamento de viagens sempre que possível, adotando o
reembolso imediato das despesas apresentadas pelo funcionário, e incentivando o uso do
cartão de crédito empresarial ou do próprio funcionário.

O preenchimento dos Relatórios de Viagens e o processamento das despesas de viagens


devem seguir os procedimentos emanados da Controladoria e aprovados pela Diretoria.

Periodicamente, as posições de saldos e despesas de viagens dos funcionários devem ser


reconciliadas e, anualmente, confirmadas por eles, formalmente.

É política da empresa padronizar os hotéis a serem usados pelos funcionários em viagens. A


fim de manter acordos com as redes hoteleiras e extrair daí os descontos possíveis.

A emissão de Cartão de Crédito da empresa para um funcionário deve ser preenchia por
autorização expressa e formal da Controladoria e da Diretoria.

Deve existir um controle centralizado sobre a utilização de cartões de crédito da empresa sob
responsabilidade do Controller.

Os cartões de crédito em nome da empresa não deverão ser usados para pagamento de contas
pessoais, mesmo com reembolso posterior.

As posições individuais dos funcionários, usuários de cartões de crédito da empresa, devem


ser reconciliadas periodicamente.

O uso de cartões de crédito da empresa deve ser suportado formalmente por recibos
adequados e originais. A baixa da conta do funcionário só deve ocorrer mediante a
apresentação da documentação e relatório de despesas.

Quando do desligamento de um funcionário usuário de cartão de crédito da empresa, deve ser


exercido controle sobre seu cancelamento prévio.

b) Despesas de Marketing

O Departamento de Marketing deve elaborar um planejamento estratégico de marketing em


curto e em longo prazo.

As relações da empresa com as agências de publicidade e propaganda devem ser definidas em


instrumento contratual.

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Para os serviços prestados pelas agências de publicidade, cotações de preço devem


periodicamente ser obtidas, respeitadas as exigências de qualidade e considerações da
Diretoria.

A distribuição de brindes deve ser controlada adequadamente e, quando se tratar de itens


valiosos, registros de controle devem ser mantidos. A gerência deve certificar-se da existência
de controles físicos adequados sobre os seus estoques.

Deve existir uma interação adequada com a função de programação da produção, no sentido
de otimizar a comunicação das necessidades e alterações de mercado, no tempo adequado.

A existência de estoques de produtos na área de Marketing deve ser evitada.

As contas referentes a serviços prestados pelas agências de publicidade devem ser analisadas
adequadamente antes de seu pagamento, assim como todas as despesas de serviços.

Os programas e promoções de venda de produtos devem ser submetidos e aprovados


previamente pela Diretoria de Marketing.

Os vínculos de concessões de representação aos distribuidores devem ser definidos em


instrumento contratual antes do início das operações. As novas concessões devem ser
precedidas por análises formais e aprovadas pela Diretoria.

As condições e o tratamento oferecidos aos distribuidores devem ser eqüitativos, obedecendo


às políticas emanadas pela Diretoria.

c) Controle orçamentário

É de responsabilidade da gerência de cada departamento certificar-se de que os lançamentos


de despesas ao seu Departamento são realmente de sua competência. A análise efetuada deve
ser evidenciada de forma apropriada

Os pedidos de lançamentos de reclassificação de despesas pelos departamentos devem ser


emitidos por escrito e aprovados no mínimo pelo nível de supervisão

A análise do excesso de despesas em comparação ao orçado deve ter sua causa efetuada e
investigada, para ações corretivas cabíveis e obtenção de base de informações

É de responsabilidade das gerências departamentais a análise das possibilidades de redução de


custos dentro de seus departamentos.

As contas telefônicas devem ser analisadas pelos departamentos usuários. O uso dos telefones
e internet deve ser restrito aos assuntos de interesse da empresa, e controlado efetivamente.

PARTE VI

OUTROS PROCEDIMENTOS GERAIS DE CONTROLE

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1. Contabilidade

Controles internos devem atingir os seguintes objetivos:

Que as transações contábeis sejam executadas de acordo com as autorizações da


administração.

Que as transações sejam registradas necessariamente a fim de:

 permitir o preparo e elaboração dos relatórios contábeis de acordo com os princípios


contábeis ou outros critérios aplicáveis a estes relatórios, e
 manter controle sobre os ativos da empresa.

Que o acesso aos ativos da empresa seja permitido somente de acordo com a aprovação e
autorização da administração da empresa.

Que os registros contábeis dos ativos da empresa sejam periodicamente comparados com sua
existência física e que sejam efetuados os ajustes necessários, a respeito das diferenças.

As operações do departamento de Contabilidade devem estar suportadas por um Manual de


Procedimentos Contábeis em que sejam especificados o uso adequado das contas e o registro
das transações.

Completo e atualizado Plano de Contas deve ser mantido de acordo com os princípios de
contabilidade. Uma descrição dos itens a serem lançados nas contas deve existir, a fim de
promover a consistência dos registros. O nome das contas deve expressar ao máximo e
claramente a sua natureza.

O software de sistema integrado adotado pela empresa deve, primeiro, preencher todos os
requisitos dos princípios de contabilidade e legislação locais, par após, mediante ajustes,
também preencher os requisitos dos princípios de contabilidade da empresa.

Dentro dos departamentos de Contabilidade e Tesouraria, a segregação das funções de


registro, lançamentos e reconciliação das transações, e a custódia das propriedades da
empresa é fundamental à salvaguarda dos ativos.

O acesso aos livros e registros contábeis deve ser limitado às pessoas cujas responsabilidades
assim o requeiram.

As decisões sobre cobertura de seguros devem ser de responsabilidade dos níveis gerenciais
adequados, de acordo com as políticas da empresa.

Os lançamentos contábeis devem ser padronizados no tocante ao seu conteúdo e identificação.


Eles devem ser explícitos e suportados por dados prontamente identificáveis. Todos os
lançamentos contábeis devem ser revisados e aprovados de acordo com os níveis de
responsabilidade pré-estabelecidos, obedecendo a uma adequada separação das funções.

Os relatórios financeiros emitidos periodicamente devem ser suficientemente informativos e


detalhados, a fim de trazer à luz flutuações anormais nas áreas importantes da empresa. A
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comparação dos resultados periódicos aos dados previamente orçados deve ser efetuada pelos
próprios departamentos.

As contas com a matriz e com as coligadas devem ser reconciliadas mensalmente.

Os lançamentos devem estar suportados por documentação original adequada. Deve haver
evidência do processamento em todos os documentos (ex. carimbo LANÇADO).

A Gerência de Contabilidade deverá dispor de uma listagem a fim de controlar o


processamento de lançamentos contábeis/chave a serem efetuados mensalmente.

O formulário de resumo dos lançamentos deve trazer adequadamente as aprovações e vistos


necessários quando do processamento.

Deve existir evidência sobre a análise e conciliação mensal das contas.

A numeração automática de lançamentos contábeis efetuados pelo sistema deve ser objeto de
controles adequados a fim de prevenir a sua duplicidade.

Os livros fiscais devem ser periodicamente reconciliados com os registros contábeis, e os


ajustes devem ser efetuados dentro do período em questão.

2. Reconciliações Bancárias

Todas as contas bancárias da empresa devem ser controladas pro meio do razão geral e devem
ser conciliadas mensalmente. A conciliação consiste em identificar os itens não
correspondidos pela empresa ou pelo banco, dentro de um mesmo período, por detalhada
comparação entre os registros da empresa e os extratos bancários.

Um resumo dos itens pendentes deve ser emitido, e ação corretiva deve ser tomada sobre itens
continuamente pendentes.

Os extratos bancários devem ser encaminhados diretamente às pessoas encarregadas das


reconciliações, sem intermediários.

As reconciliações de contas bancárias devem ser efetuadas por pessoas independentes das
demais funções.

As funções de reconciliação devem ser devidamente supervisionadas.

No procedimento de reconciliações das contas, a seqüência numérica dos cheques deve ser
controlada, devendo ser registrados os números faltantes para posterior seguimento.

Os demonstrativos das reconciliações juntamente com os extratos bancários devem ser


arquivados adequadamente, em ordem cronológica.

3. Segurança

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O acesso físico às instalações da empresa deve ser permitido somente a funcionários ou


pessoal autorizado.

As propriedades da empresa devem ser adequadamente protegidas por um sistema de alarme,


ronda e iluminação durante a noite.

Um sistema adequado de detecção de incêndio deve ser mantido e periodicamente testado.

A movimentação de pessoas e veículos deve sempre ser registrada na portaria.

As cargas dos veículos devem ser examinadas quanto ao seu conteúdo, em comparação com
os documentos.

Fora do horário e expediente o acesso ás instalações da empresa deve ser restrito.

O relacionamento da empresa com outras empresas de segurança deve ser definido por
contrato.

Os preceitos e critérios de segurança emanados pela CIPA devem ser seguidos.

Deve existir um procedimento a ser seguido em caso de ameaça de colocação de bombas ou


explosivos.

Os guardas deverão dispor de instruções por escrito para o cumprimento de suas rotinas.

Ensaios de evacuação das instalações devem ser efetuados periodicamente, sem prévio aviso.

4. Seguros

Sempre que possível, a cobertura de seguros sobre quaisquer bens ou operações do grupo
deve ser colocada por intermédio de corretora previamente selecionada e autorizada.

Todas as transações de importação e exportação deverão também estar cobertas por seguro
adequado.

Os créditos de exportação deverão também ter cobertura de seguro. A necessidade de


cobertura sobre risco político ou comercial deverá se avaliada conforme as características do
importador.

A cobertura de seguro sobre os ativos e inventários da empresa deverá ser determinada de


acordo com a Diretoria Financeira. A necessidade de cobertura de seguro contra sinistros
deverá ser analisada, de acordo com o grau de risco de cada material.

A necessidade de cobertura sobre riscos de tumulto, guerra e greve deverá ser definida e
periodicamente avaliada pela direção da empresa.

A cobertura sobre riscos de produtos fabricados pela empresa (responsabilidade civil do


produto) deverá estar em concordância com as políticas adotadas pela matriz, e com normas
locais.

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Qualquer saída de materiais da empresa deverá estar devidamente coberta por seguro de
transporte.

A cobertura de seguro de vida em grupo será definida pela Diretoria, e de acordo com as
políticas da matriz.

É política da empresa propiciar a seus funcionários a intermediação da cobertura de seguros


de interesses pessoais, cujo custo é descontado em folha. Estas operações deverão ser objeto
de um processo de aprovação formal do funcionário, quando da sua opção de compra e
renovação.

A Diretoria avaliará a necessidade de cobertura sobre os seguintes itens:

 responsabilidade do produto
 seguro fidelidade
 roubo e valores em trânsito
 roubo de materiais especiais
 lucros cessantes
 acidentes pessoais em viagens a serviço da empresa
 veículos e outros
 responsabilidade civil

A contratação dos seguros deve ser formalizada antes da ocorrência dos riscos a serem
cobertos.

5. Serviços Administrativos

O uso de selagem automática de correspondência deve limitar-se ao que é de interesse da


empresa.

Deve haver controle sobre os cartuchos vazios de impressoras. Estes devem ser devolvidos
em troca dos cartuchos novos. A empresa deve controlar e negociar os cartuchos vazios
quando da compra, obtendo descontos em nota.

As despesas incorridas pelos vários departamentos usuários deverão ser rateadas conforme o
seu efetivo uso.

A contratação de serviços de telecomunicações e outros deve ser regido por instrumento


contratual sempre que aplicável.

Controle adequado sobre multas incorridas pelos usuários de veículos da empresa deve ser
exercido, a fim de que elas sejam pagas pelos funcionários, e nunca pela empresa.

Um adequado sistema de arquivo morto deve existir, devidamente protegido contra


deterioração.

O acesso ao arquivo morto da empresa deve ser restrito e controlado. A movimentação de


arquivos deve ser objeto de controle protocolado de entrega e devolução.
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Os detalhes das contas telefônicas devem ser fornecidos aos usuários a fim de que estes as
analisem e aprovem.

O acesso físico à área do departamento deve ser restrito.

O relacionamento com as agências de viagens deve ser objeto de contrato. Extratos das
transações devem ser obtidos nas agências e reconciliações com os registros contábeis da
empresa.

6. Sistemas

São as seguintes as responsabilidades de sistemas, sob o ponto de vista de controles internos:

Adotar padrões para assegurar que a segurança de sistemas seja eficiente, acompanhando as
mudanças tecnológicas, organizacionais e de pessoal.

Adotar padrões de auditoria (trilhas) das transações, e monitorar as tentativas negadas de


acesso aos sistemas, principalmente sobre informações confidenciais.

Criar um ambiente onde cada pessoa se torne responsável pelo bom uso das informações e dos
recursos de processamento de dados da empresa.

Estabelecer um sistema de autorização de acesso aos sistemas por classes de funções, a fim de
assegurar que as informações sejam manuseadas e interpretadas por pessoal qualificado
somente.

Adotar métodos e controles que descentralizem a gestão de segurança e promovam o acesso


às informações pelos usuários.

Estabelecer métodos e procedimentos de segurança que garantam a continuidade das


operações e negócios da empresa, protegendo recursos e informações críticas, mediante um
sistema adequado de backups, e um plano de recuperação de dados.

Estabelecer um sistema de restrição de acesso às informações e recursos de informática ao


pessoal autorizado somente.

Adotar procedimentos por escrito, por meio de um manual de segurança de sistemas.

PARTE VII

CONTROLES E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

O sistema de controle interno deve atender a pelo menos quatro grandes objetivos:

a) Assegurar que as transações estejam sendo adequadamente registradas de modo a:


a)permitir a elaboração de demonstrações financeiras segundo os princípios contábeis
geralmente aceitos e outros critérios aplicáveis e b) manter a responsabilidade pelos bens.

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b) Assegurar que o acesso aos bens e informações, e que a utilização destes ocorra com a
autorização da administração.

c) Garantir que as transações sejam feitas com autorização formal da administração.

d) Possibilitar, com freqüência razoável, o confronto entre os registros contábeis/financeiros e


os respectivos bens, direitos e obrigações.

Transação: é o intercâmbio de ativos e serviços dentro da empresa ou entre esta e o mercado


com o qual interage.

Para que o sistema de controle interno seja adequado, ele deve contribuir para que o fluxo de
transações ocorra de modo seguro, formal e autorizado, obedecendo ao seguinte:

 autorização para que se faça a transação;


 sua ocorrência de fato;
 o registro dessa ocorrência;
 o controle do processo e a avaliação dos efeitos que essa ocorrência tenha causado ou
possa vir a provocar à empresa.

CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS COM A SEGURANÇA DE SISTEMAS

1. Controles Gerais – Controles organizacionais

As normas internacionais, reguladoras das atividades de auditoria de sistemas, incluem no


grupo de controles organizacionais os seguintes tópicos básicos:

a) a subordinação orgânica e funcional da área;

Criação de um Comitê Coordenador de Sistemas, composto pelos gerentes das principais


áreas da empresa, para gerenciar os recursos e direcionar as áreas de atuação, com as
seguintes competências:

 aprovar as prioridades de atendimento;


 aprovar os planos desenvolvidos pela área de informática, de modo a atender às
prioridades definidas;
 dotar a área dos recursos aprovados;
 controlar o desenvolvimento dos trabalhos;
 avaliar os resultados alcançados.

b) sua estrutura organizacional, englobando a divisão de responsabilidades, a delegação de


autoridade e de atribuições e a segregação de tarefas;

A segregação de tarefas é um ponto básico de controle interno:

 Quem realiza uma transação não pode ter autoridade para aprová-la;
 Quem desenvolve e implanta um sistema não pode ser responsável, posteriormente, pela
sua manutenção. Com isso essa pessoa manteria domínio sobre o sistema, tendo as
maiores facilidades do mundo para incorporar operações fraudulentas ou danosas.
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 Havendo uma equipe de manutenção, este trabalho deveria ser realizado em rodízio, de
modo que uma mesma pessoa não efetuasse duas manutenções seguidas num mesmo
sistema ou programa. A razão é a mesma anterior.
 Quem mantém um dado sistema não deveria ter acesso físico às áreas operacionais.
 Quem faz parte da equipe de operação não deveria ter acesso à documentação do sistema
em nível de sistema ou de programa, mas apenas à documentação operacional, mínima
necessária para que operasse adequadamente o sistema.

c) a adequação, em termos de quantidade e capacitação, do pessoal envolvido nessas


atividades, ante as necessidades atuais da empresa e, sempre que possível, direcionadas ao
atendimento das necessidades decorrentes do planejamento estratégico das atividades.

A quantidade de profissionais da área deve ser adequada em função de suas reais necessidades
imediatas, consubstanciadas em seu planejamento operacional e com um aconselhável grau de
reserva de pessoal em formação, de modo a atender às necessidades de médio prazo. O fato é
que quantidade maior ou menor de pessoas ocasiona problemas. Se pequena, sobrecarrega e
torna as pessoas “imprescindíveis”. Se alta, aumenta desnecessariamente o custo operacional
da empresa.

d) as práticas administrativas aplicadas às pessoas, as quais, se não forem as mais adequadas,


poderão causar aumento dos índices de rotatividade e, com isso, colocar em risco a segurança
das operações da empresa. Entre essas práticas temos as sistemáticas de contratação,
capacitação, remuneração e avaliação do pessoal.

A alta rotatividade (“turnover”) de técnicos em informática põe em sério risco a segurança


dos dados da empresa, podendo chegar a afetar a continuidade de suas operações. Uma prática
saudável é proceder o recrutamento e seleção de internos, onde o setor de Pessoal comunica a
outros setores da empresa a existência de vagas no setor.

A motivação do pessoal é importante, não basta ter pessoas adequadamente capacitadas e se


elas não se entenderem, não estiverem motivadas ou até mesmo revoltadas com a empresa.
Aspectos relacionados à motivação do pessoal, à melhoria do clima tais como ambiente de
trabalho, desafios profissionais, o reconhecimento, a avaliação, chances de crescimento e
aprimoramentos técnicos e desenvolvimento pessoal são muitas vezes assumem importância
maior do que o salário.

A contratação de um funcionário deve ser criteriosa atendendo todos os requisitos para a


função, não devendo ser contratados funcionários meramente porque é conhecido do fulano
ou é simpático.

Quanto à demissão, se alguém pedir demissão na área de informática, por mais que seja
necessário o trabalho que execute, deverá ser aceito de imediato, negociar ou manter a pessoa
poderá trazer grandes danos à empresa, pois o funcionário não está mais interessado em
permanecer na empresa, pode trazer desinteresse aos demais companheiros de trabalho,
sabotagem, etc.

Pessoas desligadas ou demitidas devem sair de imediato da empresa, não podendo Ter acesso
na área de informática da empresa, pelos mesmos motivos acima.

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2. Planejamento, desenvolvimento, utilização e manutenção de sistemas

As normas de auditoria dividem esses controles em três conjuntos:

a) Planejamento, coordenação e controle das atividades

Para o planejamento deve estar claro o que se quer, quanto tempo e o custo (objetivos claros,
viáveis e quantificados. As empresas podem adotar o seguinte material organizacional:

 plano diretor ou planejamento estratégico (preparado mediante interação com todas as


áreas da empresa, cada uma indicando objetivos de crescimento e necessidades básicas
que deverão ser atingidas a longo prazo – 03 a 05 anos);
 plano operacional (detalhar o que deve ser realizado, as pessoas responsáveis pela
realização e os prazos previstos);
 cronograma e atividades (cada atividade existente no plano organizacional tenha um
cronograma específico, indicando etapas ou fases e responsável por cada uma);
 relatórios de posicionamento (cada responsável, cada líder de projeto prepare relatório das
atividades do mês, problemas que enfrentou, soluções e resultados alcançados).

b) Desenvolvimento e manutenção de sistemas

Os trabalhos de desenvolvimento de sistemas ou os de aquisição de soluções prontas devem


ocorrer mediante a montagem de uma equipe composta por especialistas em organização e
informática e por representantes dos principais usuários.

c) Aprovação de sistemas e programas

O analista deve aprovar, do ponto de vista técnico, os trabalhos executados pelos


programadores e dos aplicativos adquiridos, bem como testar o correto funcionamento dos
programas que compõem o aplicativo. É de responsabilidade das áreas usuárias a aprovação
dos sistemas, quer desenvolvidos internamente quer comprados prontos, as quais devem
aprovar todos os produtos, etapa por etapa e testes do sistema antes que seja implementado.

3. Controle de Padrões de documentação

A documentação da área deve ser organizada em três níveis:

a) Documentação organizacional

 organograma da área
 as descrições dos vários cargos e funções existentes no organograma;
 os planejamentos e controles de trabalho e de treinamento do pessoal.

b) Documentação de sistemas e programas

A documentação de cada sistema aplicativo deve ser estruturada por níveis de sistema de
operação de cada programa e de operação.

Nível de sistema pode ser encontrada a seguinte documentação:


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 objetivos dos sistemas e sua área de aplicação


 macrofluxograma do sistema
 descrição dos arquivos e tabelas utilizados
 relação dos programas que compõem o sistema e, para cada um, sinteticamente, seus
objetivos e funções
 origem e destino dos dados e das informações, com a periodicidade, sempre que ocorra.

A partir da documentação de sistemas, detalha-se a documentação de programas e de


usuários:

 objetivo e síntese das funções realizadas pelo programa;


 diagrama de bloco, sintético ou detalhado, indicando a lógica de processamento;
 arquivos e tabelas utilizados;
 a última versão da listagem de compilação (o programa escrito na linguagem oficial da
empresa, vertido para o computador);
 registro das manutenções efetuadas.

c) Documentação operacional

A documentação operacional, em nível de operação, deve permitir:

 operar o sistema;
 proceder à geração e aprovação das transações;
 efetuar suas entradas no sistema;
 proporcionar supor à produção, quando de aplicações centralizadas, podendo-se até chegar
à indicação do uso que se deva fazer em cada relatório, listagem ou tela produzida pelo
sistema.

A área de informática deverá manter documentação, na forma de registros, controles e


relatórios, entre outras, sobre as seguintes informações técnicas:

 capacidades nominais e estatísticas de utilização dos equipamentos;


 estatísticas de utilização dos recursos de processamento, de armazenagem de dados e de
comunicação, indicativos do grau em que hoje estejam sendo empregados (base para se
avaliar e determinar as necessidades futuras de expansões);
 histórico de problemas apresentados pelos equipamentos, softwares e aplicativos,
providências adotadas ou solicitadas e a situação atual;
 controle sobre os arquivos magnéticos mantidos na fitoteca, inclusive no tocante à política
de backup;
 custos incorridos com equipamentos, tecnologia e pessoal.

4. Controles Operacionais

a) Geração, aprovação e conversão de dados

 Objetivos da aplicação do sistema;


 Áreas de aplicação, atingidas, envolvidas pelo sistema;
 Modelos das informações a serem manipuladas e introduzidas no sistema;
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 Indicação de campos imprescindíveis e seus conteúdos normais (ex.: campo numérico


deve apenas ter informações numéricas);
 Modelos das telas e outras documentações a serem processadas pelo sistema;
 Instruções gerais de segurança, tais como senhas, freqüência de atualização, níveis de
aprovação, extração de cópias de arquivos de transações (para fins de backup) etc.;
 Indicação de pessoas (técnicos da área de informática ou de fornecedores externos) que
possam acessar em caso de problemas ou dificuldades de operação do sistema.

b) Validade de dados

Objetivo do processo de validação: assegurar que as transações que entram para


processamento e atualização dos arquivos desse sistema sejam as adequadas, sejam válidas.
A validação é feita por filtros.

Os filtros são constituídos por programas, chamados “programas de validação”. Estes irão
testar, mediante a análise de códigos, cálculos, comparações, entre outras possibilidades, as
seguintes:

 se o documento é mesmo uma duplicata (por exemplo). Assim, não entraria nesse sistema
uma requisição de material ao almoxarifado que não pertence ao sistema;
 se os documentos contêm todos os dados necessários (campos);
 se o código do CNPJ, que individualiza cada empresa é válido. Para isso, o programa
efetuará cálculos sobre os números desse CNPJ e obterá os dois dígitos de controle. Os
apurados pelo computador serão comparados com os constantes na duplicata;
 se o valor é adequado, mediante comparações de faixas. Exemplo, aceita valores entre
30,00 e 50.000,00.

Não deve haver entrada de dados nos sistemas computacionais sem que tenham que passar
por programas de consistência (filtros).

5. Controles de Segurança física e de dados do sistema de informação

5.1) Ameaças ao sistema de informação

a) Ameaças físicas

Ameaças ao Servidor – magnetismo, radiações, fogo/calor, poeira, umidade/vapores,


vandalismo, roubo/furto, acesso indevido, impacto de escombros, gases corrosivos,
fumaça, explosão, magnetismo.

b) Ameaças sociais/ pessoais

 contatos com outras pessoas dentro e fora da empresa;


 engenharia social utilizando telefone, fax, e-mail, etc.
 criar uma relação de confiança que permita obter informações que facilitem a obtenção de
novas informações (nomes, telefones, usernames, senhas número de modems, etc.)

c) Ameaças tecnológicas

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 e-mail, telefone e voice-mail (intranet)


 conexões discadas via modems ( acesso remoto)
 internet, intranet e extranet
 outras conexões dedicadas de rede
 computadores portáteis ( laptop, palmtop, etc.)

d) Vírus

 várias estatísticas apontam ataques de vírus como o maior problema de segurança


enfrentado pelas empresas;
 a cada dia de 6 a 10 novos vírus são lançados no mercado;
 os desenvolvedores de vírus estão sempre na frente;
 as soluções não são apenas tecnológicas, pois envolve a conscientização dos usuários da
rede.
 Define-se vírus como sendo um programa que pode infectar outros programas,
modificando-os de maneira a permitir a inclusão de uma cópia sua. Com essa capacidade
de infecção, um vírus pode se propagar em um sistema ou rede, utilizando as autorizações
e privilégios dos seus usuários em proveito próprio – Frederick Cohen.

d1) Vírus de programas

 este tipo de vírus tem o poder de infectar arquivos com extensão .exe ou .com;
 quando um arquivo contaminado é executado, o código do vírus também e executado;
 pode ficar residente na memória executando suas instruções viróticas.

d2) Vírus de Boot

 Infecta o setor de boot (inicialização) de qualquer disco seja flexível ou rígido.


 Quando ativo no disco rígido, o vírus segue contaminando discos flexíveis usados no
computador.

d3) Vírus de Macro

 O que é uma macro? – seqüência de comandos e instruções que você agrupa como um
único comando para executar uma tarefa automaticamente.
 Principais características:
 fácil desenvolvimento;
 fácil disseminação;
 altamente perigoso.
 Infecta documentos do word, planilhas do excel e apresentações do powerpoint.

e) Além dos vírus existem programas que constituem outras ameaças:

 Worm: programa que se duplica através da rede, sem necessariamente infectar outros
arquivos, causado por arquivos anexados em e-mails.

 trap door: abre caminho em um programa, por onde se pode ter acesso ao sistema sem
passar pelos controles de acesso implementado.
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 Hoax: simula assuntos diversos, os quais são divulgados pelo seu e-mail, não infecta a
rede, porém sobrecarrega servidor de e-mail e banda da rede, tornando-os lentos.

 cavalo de tróia: um cavalo de tróia é um programa que executa uma tarefa útil. Ele sempre
faz algo inesperado, como roubar senhas, ou copiar arquivos sem o conhecimento do
usuário e enviá-los a usuários externos. Exemplos: prettyPark, BrackOrifice, NetBus,
BackDoor-G. É utilizado da seguinte forma: a pessoa que quer obter informações envia o
cavalo de tróia para a vítima e esta executa o cavalo de tróia e abre as portas do seu micro
para o desconhecido. Após instalado, o vírus envia arquivos e programas para o invasor
sem ser notado. O cavalo de tróia é instalado pelo próprio usuário a partir da execução de
um arquivo anexado a um e-mail.

Como reduzir os riscos:

 manter os antí-virus dos usuários e dos servidores sempre atualizados;


 manter backups atualizados;
 dentro do possível, barrar a entrada de todos os e-mails com arquivos em anexo,
independente da extensão;
 informar aos usuários que evitem execução de arquivos desconhecidos em disquetes e
CDs;
 informar aos usuários que evitem a execução de arquivos anexados em e-mail, mesmo de
pessoas conhecidas;
 informar aos usuários das ameaças de código hostil em sites na internet;
 Fazer campanhas de conscientização junto aos usuários sobre os problemas decorrentes
dos ataques de vírus.

f) Código Hostil

a) Plug-ins: São programas executáveis que permitem ao browser executar arquivos em


formato diferentes de HTML. Ex.: Abode Acrobat Reader e outros que são utilizados como
áudio, animação e acesso a banco de dados. O plug-in tem acesso irrestrito ao sistema e pode
ter acesso a informações no disco local, abrir conexões de rede ou introduzir um Cavalo de
Tróia, ficando sem segurança a estação e também a rede interna. Por isso, a visita na internet e
a baixa de um programa ou aplicativo desconhecido e mal intencionado poderá introduzir no
seu computador ou na rede um programa que retransmite os dados existentes para usuários
externos sem que seja percebido.

Riscos dos Plug-ins:

 acesso total à máquina;


 escritos e suportados por terceiros;
 baseado em confiança no desenvolvedor;
 podem ser substituídos.

b) Com a entrada de tecnologias como Java, JavaScript, Vbscript e Activex, o simples fato de
se visitar um site na Internet já é o suficiente para receber um código mal intencionado

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(hostil) que pode ter acesso a qualquer parte do seu sistema (processador, memória, discos e
rede) e retransmitir dados para outros usuários.

b1) JavasScript:

 permite criar e-mails falsos


 permite obter o e-mail do cliente
 acesso ao histórico do browser
 Spoofing
 Dos

b2) Activex:

 Activex é uma tecnologia desenvolvida pela Microsoft para a Web


 Todos os controles têm acesso a todos os recursos do sistema
 Os usuários podem aceitar ou recusar os controles com base em seus certificados
 Pode conter um vírus ou cavalo de tróia
 Pode alterar e roubar informações
 Pode desativar o sistema (schutdown)

Como reduzir riscos:

 Antes de permitir a execução de qualquer código ativo em sua estação, verifique a origem
e a assinatura do código;
 Os browsers, como qualquer software, possuem bugs. Utilize, sempre que possível, a
última versão do browser, com as devidas correções atualizadas;
 Evite navegar na Internet em sites desconhecidos;
 Evite navegar na Internet em uma estação que contenha informações confidenciais.
 Evite navegar na Internet em estações que estejam logadas na rede interna com direitos de
administrador (root).
 Tenha backup de seus dados em disco;
 Evite o uso de plug-ins, principalmente em ambientes corporativos;
 Verifique se o firewall (técnica de segurança que procura impedir o ingresso em nossos
sistemas de usuários externos/internos não autorizados) permite algum tipo de filtro para
código ativo.
 Eduque os usuários sobre os riscos do uso do browser.

g) Outras ameaças

 falhas e erros: falhas no desenvolvimento do software (ex.: bug do milênio); falta de


alternativas de segurança ou desenvolver um sistema; falhas ou erros humanos na
elaboração do programa ou na entrada e saída de dados. Manter o hardware e o software
sempre atualizado evita o risco de ameaças.

 fraudes, roubos e sabotagens: Os maiores problemas de segurança de informação são


praticados por pessoas que têm acesso autorizado aos sistemas da empresa que repassam
informações para fora da empresa e a ação é executada externamente. A ameaça de
fraudes e roubos estende-se também aos bens materiais como computadores,
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Manual de Controladoria Empresarial  pág.86

componentes, periférico, papéis, cartuchos, etc. A sabotagem, normalmente, é realizada


por funcionários insatisfeitos que destroem ou alteram informações.

 hackers: alguém que invade sistemas para obter ou não algum tipo de benefício – piratas
eletrônicos. Invadem sistemas para mostrar o que podem fazer substituindo o conteúdo
original por mensagens aleatórias. Principais ataques: interceptação e alteração dos
conteúdos de mensagens para depois repassá-las ao destinatário; envio ou recepção de
mensagens utilizando a identidade de outra pessoa; armazenamento de mensagens e
reenvio em data posterior; cópias de mensagens de canais de comunicação
inadequadamente protegidas.

 informações e transferem-nas para o concorrente, objetivando vantagens financeiras.

 falta de conhecimentos

 falta de uma política de segurança clara

 cultura da empresa

h) Como reduzir riscos:

 O acesso às áreas físicas e/ou equipamentos de informática deve ser restrito ao máximo.
 Controle de acesso de pessoas autorizadas e não autorizadas que tenham acesso às
instalações físicas;
 Plano contra desastres (fogo, água, luz, etc.);
 Classificação, arquivamento e destruição de documentos;
 Segurança do cabeamento físico de rede e telefonia.

Centrais de processamento deve-se controlar o acesso:

 de pessoas estranhas à área;


 de estranhos à operação de fitoteca;
 de operações às áreas de fitoteca;
 de analistas, programadores, controladores de dados e digitadores à sala de operação ou à
fitoteca;
 deve-se adotar os princípio de segregação de funções.

Também o uso de portas controladas magnética ou eletronicamente, dotadas de fechaduras


magnéticas ou eletrônicas, abertas com o uso de senhas de conhecimento apenas do pessoal da
área.

Redes de microcomputadores ou terminais:


 segregação de tarefas
 uso de senhas
 chaveamento dos equipamentos em horários não utilizados (horário de almoço; à noite,
nos finais de semana, etc.).

Acesso às informações:
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Manual de Controladoria Empresarial  pág.87

 utilizar barreiras contra fogo (firewalls) para proteger os equipamentos principais e os


servidores, alguns ou todos os micros;
 utilizar apenas programas que exijam emprego de senhas e de passwords;
 validar os dados automaticamente, quando de sua entrada no sistema. Quer dizer, ao se
completar a digitação de um campo, este deve ser, de imediato, automaticamente aceito ou
rejeitado pelo sistema;
 operar com softwares que procedam à geração automática de backups (cópias para fins de
segurança);
 chavear, desligar os equipamentos quando operadores não estiverem na área, dificultando
o seu uso indevido;
 empregar criptografia (combinações geradas por matrizes matemáticas) para esconder os
dados a serem transmitidos vias redes, notadamente a internet;
 fazer o uso de chaves (senhas, passwords) e proceder a sua substituição, freqüentemente e
aleatoriamente;
 backups (extração de cópias) operacionais e de segurança:
 durante o próprio processamento (a cada 05 ou 10 minutos), facilitando a retomada
quando de quaisquer problemas operacionais ou de queda de energia;
 cópias diárias, semanais ou mensais, em fitas ou outro meio eletrônico, facilmente
transportáveis para local diferente daquele onde se situa o CPD, com vistas a poder
retomar o processamento quando de desastres, tais como inundações, incêndios, etc.

5.2) Controles de autenticação, de acesso e segurança ao Sistema de Informação

5.2.1 Autenticação

Autenticação

 identificar com precisão um usuário do sistema


 autenticação leva ou controle de acesso
 controle de acesso permite definir quem pode fazer o que com determinado objeto
 métodos de autenticação: algo que se sabe; algo que se tem e algo que se é.

Formas de Autenticação
 senha e PIN (algo que se sabe)
 smartcard (algo que se tem)
 cookies
 criptografia
 biométrica (algo que se é)
 certificados digitais (algo que se é)

a) senhas

Cuidados com senhas

As senhas podem ser compartilhadas com outros usuários, adivinhadas e descobertas através
de sniffers, senão criptografas, por isso é importante:
 utilizar senhas longas
 trocar as senhas periodicamente
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Manual de Controladoria Empresarial  pág.88

 misturar números e letras (maiúsculas e minúsculas)


 evitar utilizar senhas antigas
 não usar nomes de login que sejam iguais ou abreviações do nome dos usuários, datas
marcantes, telefones, etc.
 não utilizar palavras de dicionários de qualquer língua
 não utilizar seqüências numéricas e/ou alfabéticas
 não utilizar a mesma senha para vários logins
 não compartilhar sua senha com outros usuários, mesmos amigos
 não anotar sua senha apenas memorizá-la
Obs.: basta que apenas um usuário possua uma senha fraca para o inimigo obter acesso à rede.

Como criar senhas fortes:

 mistura de letras maiúsculas com minúsculas


dkcaGplkDsiuPni
 números e caracteres especiais
$298@%#?&{493
 palavras ou frases grafadas de forma errônea – memorização
brusapleta, acecoria, xtudo
 palavras ou frases grafadas sem as vogais
minha camisa colorada – mnhcmsclrd
 o ideal é misturar tudo
%45Gl#fJ5dlKK

b) PIN

PIN – Personal Identification Nymber): sinônimo de senha, geralmente o PIN, é uma frase e
não apenas uma senha, autenticação utilizada para habilitar às informações contidas no
Smartcard.

c) Cookies

 forma rudimentar de identificação. São arquivos gravados no disco rígido da máquina que
está acessando certo site na internet. Esses arquivos permitem que o site visitado
reconheça o usuário e possa garantir operações que necessitem de um controle contínuo,
assim toda a vez que o que o usuário seleciona nova página no mesmo site é aberta uma
nova conexão.
 mecanismo desenvolvido pela Netscape e incluído no Navigator 2.0
 são arquivos textos, armazenados localmente no cliente
 permitem obter informações do cliente fornecidas por ele
 permite rastrear o cliente e conhecer seu perfil
 não lê informações armazenadas no disco rígido (planilhas, arquivos de senhas, etc.)
 desligar os cookies é a única saída para manter a privacidade.

d) Smartcard

 evolução do cartão magnético, possuindo memória interna que se permite armazenar um


volume maior de informações: senhas, dados pessoais, informações médicas;
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 cartão magnético com chip de circuito integrado embalado adequadamente.


 segurança: ponto central desde a concepção. – mecanismos previnem acessos não
autorizados à CPU
 pode conter toda a lógica de um microcomputador num chip
 aceita todos os tipos de memória: volátil, permanente e regravável.

Aplicações de Smartcards
 identificação & autenticação
 controle de acesso
 serviços financeiros (dinheiro eletrônico)
 arquivo de dados pessoais : perfil e identidade
 servidor criptográfico seguro – chaves nunca deixam o cartão
 arquivo de dados sigilosos
 combinação das anteriores, mais a biométrica

e) Criptografia

Arte de escrever a informação em cifras ou em código, de forma que somente as pessoas


autorizadas possam compreendê-la, seu objetivo é a construção de cifras invioláveis que
garantam:
 confiabilidade
 integridade
 autenticidade
 não repudiação

f) Autenticação Biométrica

 características humanas: impressão digital, íris, geometria do rosto, mão e outras;


 critérios de qualidade;
 integração com Smartcard.

g) Certificação Digital

 Documento eletrônico, assinado digitalmente por uma terceira parte confiável, que associa
o nome ( e atributos) de uma pessoa ou instituição a uma chave criptográfica pública.
 Certificados de CA : utilizados para validar outros certificados; são auto-assinados ou
assinados por outra CA.
 Certificados de servidor: utilizados para identificar servidor seguro; contém nome da
empresa e nome DNS do servidor.
 Certificados pessoais: contém nome do portador e, eventualmente, informações como
endereço eletrônico, endereço postal, etc.
 Certificados de desenvolvedores de software: utilizados para validar assinaturas
associadas a programas.

5.2.2 Segurança de Informação

a) Segurança de Redes

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Grande parte das empresas estão conectadas a algum tipo de rede privada ou pública (como a
internet), interligando suas filias à matriz (intranet) e com parceiros- clientes e fornecedores
(extranet).
Os protocolos utilizados na Internet (TCP/IP) são inseguros: não oferecem confiabilidade,
integridade ou autenticidade. Por isso, devem ser implementados alguns mecanismos de
segurança:
 Firewall
 Sistemas de detecção de intrusão
 Redes privadas virtuais
 IPSec

a1) Firewall

É um software executado no servidor da empresa que implementa um esquema de segurança


centralizado, monitorando toda a entrada e saída de dados na empresa, onde é possível limitar
o acesso a Internet. Funciona como uma barreira de proteção entre os usuários internos e
externos e é dividido em Firewall de rede e Firewall de aplicação.

Firewall de Rede é o tipo mais simples, atuando na camada de rede, monitorando informações
como endereço de origem e destino, e tipo de protocolo, também é chamado de filtro de
pacotes. São utilizados nas bordas das redes, funcionando como um primeiro nível de defesa,
podendo permitir ou restringir certos tipos de tráfego entre a rede interna e a Internet. Uma
das desvantagens é a possibilidade de não se identificar ataques que falsifiquem o endereço
IP de origem, devido a fragilidade do protocolo IP não é recomendado a autenticação baseada
em endereços IP.

Firewall de Aplicação ou Servidor Proxy, além de executar as funções de filtro de pacotes


pode examinar a camada de aplicação, monitorando os protocolos de aplicação, sendo
possível um nível maior de controle. Sendo um intermediador entre o cliente e o servidor,
podendo permitir ou não o envio ou recebimento de uma determinada mensagem. Pode ser
utilizado como um filtro de protocolos de alto nível, verificar o conteúdo de e-mails e páginas
Web e decidir se o acesso será permitido ou não. Exemplo: se um e-mail contém palavras que
não estejam de acordo com as regras de segurança da empresa, o sistema pode barrar a
entrada ou saída de e-mails, e ainda, impedir a entrada de arquivos em anexo e verificar a
existência de vírus. Na Web, impedem a entrada de páginas que contenham certas palavras,
componentes Activex, Applets Java e código JavaScript.

a2) Sistemas de Detecção de Intrusão

Os sistemas de detecção de intrusão (Intrusion Detection System – IDS) permite identificar


em tempo real a tentativa de acesso não autorizado de usuários na rede interna ou hackers na
rede externa. Caso ocorra um ataque é possível responder enviando um e-mail, encerrando a
conexão, etc. Existem dois tipos de IDS: de HOST e o de REDE, podendo ser utilizado um
dos tipos ou implementado os dois tipos simultaneamente, oferecendo um nível maior de
segurança. O IDS de host monitora o sistema operacional e suas aplicações, verificando as
tentativas de invasão como quebras de senhas, alteração de algum arquivo do sistema,
alteração de contas de usuários, etc. O IDS da rede monitora o tráfego da rede, verificando
tentativas de invasão.

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a3) Rede Privada Virtual

É uma rede privada que utiliza a infra-estrutura da uma rede pública, geralmente a Internet,
para conectar com fornecedores, filais, clientes, usuários remotos. O conteúdo dos dados
enviados deve ser criptografado e quando recebido descriptografado antes de serem
repassados para o destino final, devido o risco de dados serem interceptados por pessoas não
autorizadas.

a4) IPSec

É um conjunto de padrões abertos que envolvem diversos protocolos e algoritmos e pode ser
utilizado em diversas soluções para a conexão segura de redes, como a ligação de filiais à
matriz, conexão de usuários remotos, aplicações internas da empresa, extranet e intranet.

b) Segurança na WEB

O serviço da Web (WWW-World Wide Web) é basicamente um conjunto de documentos


(páginas), contento texto, imagens, áudio e vídeo. Os documentos disponibilizados na internet
são desenvolvidos na linguagem HTML e tem como protocolo o HTTP, porém esse protocolo
não oferece segurança, no entanto a maioria dos sites de comércio eletrônico utiliza o HTTP.
Para garantir segurança para operações na Web utiliza-se o protocolo HTTPS (combinação
do protocolo HTTP com o SSL). O SSL trabalha oferecendo serviços de criptografia,
certificado digital e hashing.

O SSL (Secure Sockets Layer) é utilizado normalmente para compras com cartão de crédito
pela Internet. Quando o cliente entra em uma página que tenha um certificado digital, o
navegador do cliente comprara o endereço da página com as informações no certificado
garantindo que a página é legítima. O SSL é um padrão para a implementação de segurança
na Internet e é utilizado em diversas aplicações de comércio eletrônico. Ex.: internet banking.

O SET (Secure Eletronic Transaction) é voltado para o pagamento utilizado-se cartões de


crédito pela internet e não se aplica a correio eletrônico e transferências de arquivos. O SET
garante a confiabilidade da transação e evita o acesso ao número do cartão de crédito do
cliente.

c) Segurança de Email

O e-mail é o sistema digital de maior alcance para troca de mensagens, é rápido e o


destinatário pode manipular digitalmente a mensagem. O serviço de e-mail, constante da
Internet, não oferece aos seus usuários os recursos mínimos necessários à privacidade e à
autenticação na troca de mensagens pela Internet. Também, não impede o acesso indevido e a
manipulação por usuários não autorizados. Para segurança é necessário o uso de recursos de
criptografia, muitas vezes externos ao seu sistema de correio eletrônico.

Ameaças e Vulnerabilidade

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Qualquer indivíduo localizado em uma máquina intermediária pode ler as mensagens. A única
segurança que o usuário possui é a honestidade ou indiferença do intermediário, podendo ser
universidades e até empresas rivais.

As redes de e-mail são sistemas descentralizados e destinam a mensagem através de tabelas


de roteamento, sendo comum a existência de diversos intermediários entre o emissor e o
receptor da mensagem. O intermediário intruso pode:
- Violação de mensagens: interceptação e alteração dos conteúdos de mensagens para depois
repassá-las ao destinatário;
- Mascaramento: envio ou recepção de mensagens utilizando a identidade de outra pessoa;
- Armazenamento de mensagens e reenvio em data posterior;
- Cópias de mensagens de canais de comunicação inadequadamente protegidas.

Além das situações citadas, destaca-se a ameaça de vírus, worms e Cavalos de Tróia que
utilizam e-mails para eliminar arquivos, roubar informações, gerar tráfego indesejável na
rede, etc. Por isso, deve-se implementar políticas de e-mail específicas, visando minimizar os
problemas de vírus e outros.

Medidas de Segurança

 Utilizar mensagens por algoritmos de criptografia nas mensagens contidas no e-mail;


 Programas de segurança de correio eletrônico como o PGP (Pretty Good Privacy), PEM
(Privacy-Enhanced Mail) e o S/MIME (Secure Multipurpose Internet Mail Extensions).

3) PESQUISAS SOBRE SEGURANÇA E AMEAÇA DO SISTEMA DE


INFORMAÇÃO
3.1) 77% das empresas no Brasil tiveram sistema de TI atacado em 2003
Fonte: Folha Online de 13.11.2003

Nada menos que 77% das empresas brasileiras identificaram ataques ou invasões a suas redes
de computadores em 2003. O número era de 43% em 2002, de acordo com a 9ª edição da
Pesquisa Nacional de Segurança da Informação, realizada pela Módulo Security.

O estudo revelou que para 32% dos entrevistados os hackers são os principais responsáveis
por ataques e invasões de sistemas corporativos, enquanto 26% das empresas são incapazes de
identificar os responsáveis pelos ataques.

Segundo a Módulo, 35% das empresas reconhecem que tiveram perdas financeiras
acarretadas pelas invasões. No entanto, 65% das companhias não conseguiram quantificar
essas perdas. Embora ainda seja muito alto, o número era de 72% em 2002.

Ameaças

Os vírus continuam representando a maior preocupação para as empresas, citado por 66% dos
profissionais. Além das pragas virtuais, funcionários insatisfeitos (53%), divulgação de senhas
(51%), acessos indevidos (49%) e vazamento de informações (47%) foram apontados como
principais ameaças à segurança das informações nas empresas.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.93

As fraudes por e-mail também têm despertado a preocupação de 29% dos especialistas,
segundo a pesquisa.

Quando perguntados sobre qual das ameaças listadas era a mais crítica aos negócios de sua
empresa, 13,5% apontaram o vazamento de informações como a mais prejudicial. Em
seguida, aparecem funcionários insatisfeitos (13%), fraudes, erros e acidentes (12%), vírus
(9%) e acessos indevidos (8%).

Uso da internet

A forma de acesso remoto mais utilizado pelas empresas pesquisadas é a conexão via internet,
sendo que 69% utilizam conexão criptografada e 30% o fazem com modem interno.
Além disso, a adoção de certificação digital apresentou um significativo aumento em relação
a 2002: passou de 10% para 24%.

Identidade

A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na área de segurança da
informação das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais estão analistas
(37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de empresas de vários
segmentos.

Tem mais

Outro dado preocupante apontado pela pesquisa é que para 78% dos profissionais, as ameaças
e ataques devem aumentar em 2004.
3.2) 60% das empresas brasileiras vão aumentar gastos em segurança
Fonte: Folha Online de 13.11.2003

A 9ª edição da Pesquisa Nacional de Segurança da Informação, realizada pela Módulo


Security, revelou que 60% das empresas no Brasil planejam aumentar os investimentos na
segurança de seus sistemas de TI (tecnologia da informação). Um dos principais motivos para
esse aumento é que 78% dos entrevistados acreditam que o número de ataques a suas redes
deve aumentar.

Dos 73% das empresas que possuem orçamento específico para a área de TI, 24,5% aloca
menos de 1% em recursos de segurança, enquanto 7% destinam mais de 20% do orçamento
total de tecnologia para a área de segurança da informação.

Entre as medidas de segurança mais adotadas pelas empresas estão os antivírus (76%),
capacitação técnica (75%), sistemas de backup (72%) e a utilização de políticas de segurança
(71%).

Segundo o estudo, a falta de consciência dos executivos (23%) continua sendo apontada como
o principal obstáculo para a implementação da segurança da informação, embora tenha
diminuído em 10% o índice de respostas em relação ao ano passado (33%).
Por outro lado, a expectativa em relação aos problemas com segurança continua alta. Apenas
4% responderam que devem diminuir.
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Identidade

A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na área de segurança da
informação das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais estão analistas
(37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de corporações de vários
segmentos.

PARTE VIII

CONTROLES INTERNOS NA ÁREA TRIBUTÁRIA

1. DCTF

Manter arquivado em separado as DARFs, Declarações de Compensação e outros


documentos que comporão o preenchimento da DCTF.

Lembre-se o valor declarado na DCTF será cruzado com a DIRF, DIPJ e outras declarações.

Os tributos declarados na DCTF devem estar de acordo com os pagamentos (DARF) ou


compensações (PERDCOMP). Esses pagamentos ou compensações estão declarados
individualmente na DCTF. Os valores pagos e não declarados serão inscritos em dívida ativa
e cobrados com multa de Ofício de 75% e pela variação da SELIC.

Devem ser declarados os valores líquidos de retenções de órgãos públicos e outras retenções.

Conferir se os códigos e o período de apuração dos tributos estão lançados corretamente em


conformidade com as DARFs ou PERDCOMPs. Caso estejam informados incorretamente e
não batem com os respectivos recolhimentos, a Receita Federal enviará cobrança das
diferenças, com multa de 75% calculada sobre o total do tributo, mesmo que pagos
parcialmente ou esteja incorreta a informação do período de apuração.

Informar corretamente a opção lucro real trimestral ou anual e ainda lucro presumido.

Os tributos declarados na DCTF devem conferir com os tributos constantes na Declaração de


Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Significa que o PIS, COFINS, IPI, IRPJ e CSSL mensal e
outros constantes na DIPJ deverão estar de acordo com a DCTF.

Os recolhimentos a título de antecipação de IRPJ e CSSL devem ser declarados na DCTF,


conforme recolhidos, caso haja alterações, complementos mensais ou recolhimentos a maior,
por ocasião da entrega da DIPJ, a empresa deverá apresentar a DCTF RETIFICADORA. O
mesmo deverá ser feito com PIS, COFINS, IPI, IRRF, dentro outros.

Qualquer compensação de tributos, a partir de 01/10/2002, deverá ser efetuada através da


PERDCOMP, mesmo as compensações de tributos de mesma espécie (Ex: compensação de
Pis com Pis) e informadas na DCTF. A compensação de tributos de espécies diferentes (Ex.:
IRPJ com COFINS) segue o mesmo raciocínio.

2. DIPJ

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As informações constantes na DIPJ devem ser conferidas com os registros contábeis: balanços
e balancetes.

No caso do Lucro Real anual, a apuração mensal por balancete de suspensão e/ou redução do
IRPJ e CSSL devem estar de acordo com o LALUR (Livro de Apuração do Lucro real) e com
planilhas subsidiárias nos casos em que a empresa optar por recolhimentos mensais com base
na Receita.

O Lucro Real trimestral deve estar de acordo com o LALUR.

A empresa deve manter no Livro Diário, o balancete mês a mês, os doze balancetes em cada
mês do ano, pois servirá como base de suspensão ou redução do IRPJ e da CSSL, bem como,
para distribuição intermediária de lucros.

Deverá manter escriturado o Livro de Inventário de Estoque, no final de cada ano. Nos meses
em que suspendeu ou reduziu o recolhimento com base em balancete deverá, apenas, manter
relatório de estoque para conciliar com a Contabilidade, não sendo necessário registrá-lo no
Livro de Inventário de Estoque. Já, se a opção foi pelo lucro real trimestral a empresa deverá
escriturar seus estoques no Livro de Inventário a cada trimestre.

O saldo dos tributos a pagar constante na DIPJ devem estar em conformidade com os valores
informados na DCTF, qualquer diferença a DCTF deve ser RETIFICADA. Lembrando que a
partir de 1999, o tributo é lançado pela DCTF, a DIPJ é apenas utilizada como prestação
informações, portanto, se um valor declarado a maior na DCTF for maior que a DIPJ,
prevalece sempre o valor declarado na DCTF, para fins de Dívida Ativa. Lembrando que
informações incorretas na DCTF geram pesadas multas, por isso é melhor corrigir antes de ser
multado (retificar).

Informar as adições e exclusões ao lucro real em conformidade com o LALUR.

3. IRPJ e CSSL

3.1 CONCILIAÇÃO CONTÁBIL E COMPOSIÇÃO DE SALDOS

Mensal ou ao menos semestralmente cada conta contábil deve ser conciliada e ter a
composição de saldo. Composição de saldo é na verdade um controle interno, onde o
Contador ou qualquer outro usuário da Contabilidade sabe o que contém discriminadamente
em cada conta contábil, por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$
100.000,00, a Contabilidade tem o saldo total, pela Composição de Saldo desta conta
sabemos que são as seguintes faturas:
 fat. 1010, data de emissão 10/10/x1, vencimento 10/02/x2 – R$ 35.000,00;
 fat. 1311, data de emissão 30/12/x1, vencimento 30/03/x2 – R$ 65.000,00;
 As faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contábil;
 A composição de saldo pode ser relatório emitido pela própria Contabilidade ou relatório
emitido por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo, ou demonstradas as diferenças;
 A Contabilidade deve ter o controle nas “mãos”, dos valores nela registrados, não serve a
desculpa que tal setor está bagunçado, pode até estar, mas a Contabilidade deve manter o
controle dos registros, até mesmo para não duplicar lançamentos, receitas, despesas,
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apurar impostos incorretamente, conseqüentemente a empresa paga impostos a maior ou


sofre autuações fiscais.

A conta Caixa deverá estar em conformidade com os boletins de caixa, caso os mesmos não
sejam elaborados pela empresa o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para
evitar lançamentos incorretos.

As contas bancárias e de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos


bancários e ou conciliações dos bancos.

A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. A
cada período ou fechamento de balanço a Contabilidade deverá solicitar ao financeiro da
empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros
contábeis, por exemplo o lançamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a
maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI, e outros).

As Contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar


pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete,
bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como:
contratos, recibos, notas fiscais e outros.

A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do


Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço (Lucro
Real Anual, Lucro Presumido e SIMPLES), se e a empresa apura o Imposto de Renda anual
com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque não sendo
necessário o registro no Livro de Inventário. A Contabilidade deve atentar para o preço
unitário de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para
revenda pelo valor das últimas aquisições menos o ICMS. No caso de fabricação de produtos
a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os
produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS) e os
produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS).

A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os
documentos.

Nas contas do Realizável a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lançamentos


estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo: se o
pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc.

Se Investimentos relevantes em coligadas ou controladas estão avaliados pelo método da


equivalência patrimonial, quando estiverem solicitar balanço a essas empresas para efetuar os
lançamentos contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial
não incide tributação (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e no caso de resultado negativo são
indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL.

As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da


empresa. Caso não existam a Contabilidade deverá manter planilha comprovando as despesas
de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão

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Contábil verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas


vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.

As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o
setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedor com o objetivo
de confrontar com a contabilidade. O Contador poderá utilizar conta contábil distinta para os
fornecedores mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas

Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento no mês seguinte, os tributos a
pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas à parte para contabilização dos juros e
multas e posterior conferência com os saldos contábeis;

Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a


contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência.

Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) mês(es)
seguinte(s) ou manter planilha com composição de saldos.

- Provisão de férias e 13º salário devem estar de acordo com relatório analítico por
funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal.

As contas do Exigível a longo prazo devem ser verificadas com relação aos documentos
suportes de movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses após encerramento do
balanço e planilhas subsidiárias.

As contas do Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato
social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação motivadas por vendas e
depreciações de bens reavaliados e se as movimentações das demais contas, inclusive
lucros/prejuízos acumulados estão corretos.

As receitas devem ser conciliadas com o Livro de Apuração do ICMS, IPI ou do ISS, para
evitar lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências tributárias. Até porque em uma
fiscalização o fiscal tem o direito de exigir tais livros.

As despesas devem ser consistentes com relação à documentação suporte e à atividade da


empresa, é importante que o Contador visualize, através do Razão Contábil, se não há
distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou classificação indevida.

3.2 OUTROS PROCEDIMENTOS

Deve-se verificar nos meses seguintes, ao do encerramento do balancete e balanço (Ex.:


principalmente janeiro e fevereiro do ano seguinte), se existem despesas pagas do mês ou do
ano anterior e que deveriam ser contabilizadas pelo período de Competência (mês em que
foram incorridas e não pagas), mas estão sendo contabilizadas pelo pagamento e
contabilizadas pelo período de competência trarão economia de IRPJ, CSSL, PIS e COFINS
para a empresa.

 Exemplos:

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a) notas fiscais de despesas, acertos de viagens funcionários e sócios com data de


novembro/dezembro do ano anterior e pagas ou apresentadas em janeiro/fevereiro do ano
seguinte;
b) Água, luz, telefone referente competência dezembro e pagas em janeiro do ano seguinte;
c) Pagamento de despesas de dezembro com cheques compensados apenas em janeiro;
d) CPMF da última semana de dezembro e debitada em janeiro do ano seguinte;
e) Juros e Encargos financeiros da conta corrente e conta garantida, bem como despesas
bancárias relativas a dezembro e debitados em janeiro do ano seguinte;
f) IOF cobrado sobre empréstimos e financiamentos;
g) Outras despesas referentes aos meses de novembro e dezembro, pagas somente no ano
seguinte, contabilizando-as no mês de sua competência.
h) Seguros de vida, acidentes pagos mensalmente;
i) Seguros de cargas e transportes de mercadorias (normalmente são valores altos,
principalmente em transportadoras);
j) Despesas de Leasing;
k) Aluguel a pagar;
l) Notas fiscais emitidas no início do mês seguinte, mas referentes a serviços do ano do
encerramento do balanço;
m) Notas fiscais referentes ao encerramento do balanço, mas pagas e contabilizadas no mês
seguinte ao encerramento do balanço;
n) Outras despesas referentes ao exercício que devem ser apropriadas pelo regime de
competência e pagas no exercício seguinte;
o) Comissão a pagar a representantes comerciais, desde que líquida e certa;
p) Comissões a pagar sobre vendas com cartão de crédito (taxa cartão de crédito, juros
antecipação cartão de créditos).

Dedução dedutível de duplicatas não recebidas, em conformidade com os artigos 9º ao 12 da


Lei 9.430/96;

Registrar a variação ativa cambial, pelo regime de caixa com base no artigo 30 a 31 da MP
2158-35/2001;

Atualização relativos a anos anteriores referente crédito tributário que podem ser ajustados via
LALUR, principalmente se houve prejuízo em anos anteriores;

Compensação de créditos de natureza diferentes, ou seja, compensar IRPJ de anos anteriores


com a COFINS, conforme IN SRF 210/2002 e 320/2003;

Atualização créditos tributários pela SELIC, art. 894, RIR/99;

Contabilização de incentivos fiscais, conforme art. 182, da Lei 6.404/76 (Lei das S/A), como
subvenção e não como receita;

Retenção IRRF empréstimos de mútuos PJ e PF, conforme art. 730 e 731 RIR/99 e
recolhimento do IOF sobre mútuos, conforme Lei n.º 9.779/99;

Estoques avaliados em conformidade com as regras constantes nos artigos 289, 290, 293, 294,
295 e 296 do RIR/99.

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.99

Depreciação acelerada incentivada, no aumento da produção, conforme art. 39, da Lei


10.637/2002.

Depreciações em conformidade com a IN SRF 162/98.

Depreciações de bens adquiridos em estado de usado, conforme art. 311 RIR/99, e em função
de turnos, art. 312 do RIR/99.

Variações monetárias passivas, registradas pelo regime de competência, conforme art. 377, do
RIR/99.

Os tributos não pagos são contabilizados pelo regime de competência.

Multas de mora e juros de mora sobre tributos não pagos estão sendo contabilizados pelo
regime de competência.

São contabilizadas as multas e juros de mora sobre provisões indedutíveis de IRPJ e CSSL em
atraso.

Parcelamento de tributos tem como regime de competência, a data do respectivo parcelamento


(tributos não contabilizados anteriormente).

Contabilização da variação monetária passiva e taxa de administração dos Consórcios


sorteados.

Contabilização da Provisão de férias, 13º salário e encargos (FGTS, INSS), conforme artigos
337 e 338 do RIR/99.

- Participação no lucro, em conformidade com a Lei 10.101/2000.

- Contabilização de reclamatórias trabalhistas, com sentença em definitivo.

Resultados de exercícios futuros, conforme art. 181, Lei 6.404/76, não considerados como
receitas do período.

- Reconhecimento correto da receita nas condições de faturamento antecipado e entrega


futura, conforme art. 177, Lei 6.404/76 e artigos 247, 248e 274 do RIR/99.

Contabilização de despesas em comum com outras empresas, como aluguel, água, luz e
outros.

Diferimento do lucro sobre as receitas não recebidas de órgãos públicos em contratos


superiores a 12 meses (IN 21/79).

As receitas da empresa são conciliadas com os livros fiscais e registro de saídas de Icms, IPI e
ISS, considerando apenas os códigos de faturamento.

4. LALUR

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.100

a) Principais Adições

 Verificar adições constantes no LALUR de anos anteriores.

 Lucros auferidos no exterior de filias, coligadas, etc. (art.1º, Lei 9.532/97).

 Pagamentos efetuados a sociedades civis, quando controlada direta ou indiretamente


(Decreto-Lei 2.397/87, art. 4).

 Encargos de depreciação de bens depreciados integralmente em virtude de benefícios


fiscais da depreciação acelerada incentivada.

 Perda operações day-trade (Lei 8.981/95, art. 76).

 Despesas com alimentação do sócio, acionistas e administradores (art. 13, Lei 9.249/95).

 Doações, despesas com brindes, contribuições não compulsórias (art. 13. Lei 9.249/95).

 Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (art.1, Lei 9.315/96).

 Provisões não dedutíveis (art. 13 da Lei 9249/95).

 Parcela realizada da reserva de reavaliação, seja pela depreciação ou venda do bem


reavaliado.

 Participações de administradores nos lucros (art. 463 RIR/99).

 Perdas na alienação de incentivos fiscais – FINAM, FINOR, etc. (art. 429 do RIR/99).

 Multas por infração a norma legal, tais como multas de trânsito, multas de ofício (não
compreendidas as multas de mora).

 Variação cambial passiva, excluída anteriormente (art. 2º, Lei 10.305/2001).

 Tributos cuja exigibilidade esteja suspensa – discutida em processo administrativo ou


judicial (art.41, Lei 8.981/95).

 A provisão do IRPJ é indedutível de sua própria base de cálculo.

 Depreciação de carros de luxo, barcos, apartamento e outros utilizados pela Diretoria da


empresa (Inciso III, art. 13, Lei 9.249/95).

 Resultado negativo da equivalência patrimonial no capital social de coligada ou


controlada. Prejuízo de alienação de ações, títulos ou quotas de capital, com deságio
superior a 10% dos respectivos valores de aquisição.

 Saldo lucro inflacionário.

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 Lucros diferidos em anos anteriores e que devem ser adicionados em função da lei.

b) Principais exclusões:

 verificar LALUR de anos anteriores

 Parcela do lucro referente receitas não recebidas de órgãos públicos em contratos


superiores a 12 meses com órgãos públicos (IN 21/79).

 Ganho de capital na venda do Ativo Permanente, com recebimento em prazo superior a 12


meses do término o exercício seguinte (art. 421 RIR/99).

 Lucros e dividendos recebidos de participações societárias.

 Resultado positivo da avaliação pela equivalência patrimonial.

 Variações cambiais ativas (art. 30, MP 2158-35).

 Variações cambiais passivas (art. 30, MP 2158-35).

 Amortização de deságio obtido na aquisição de participações societárias avaliadas pela


equivalência patrimonial, enquanto não baixado o investimento.

 Encargos financeiros auferidos após 02 meses do vencimento, relativos a créditos


vencidos e não recebidos (art. 11, Lei 9.430/96).

 Provisões adicionadas ao Lucro Real em anos anteriores que foram revertidas a crédito do
resultado no ano (verificar no LALUR de anos anteriores).

 Depreciação acelerada incentivada, aquisição de máquinas, benfeitorias, pesquisas para


aumento de produtividade, conforme art. 39, da Lei 10.637/2002.

 Reversão de Provisões não dedutíveis.

 Amortização de ágio na aquisição de investimentos relevantes sujeitos à avaliação pela


equivalência patrimonial e baixados no período-base.

 Aplicação na aquisição de Certificados de Investimentos em projetos de produção de


obras audiovisuais cinematográficas brasileiras.

 Propaganda Eleitoral Gratuita, exclusão para emissoras de rádio e televisão que


transmitem programa eleitoral gratuito (Lei 9.504/97).

1. RETENÇÕES DE TRIBUTOS

Atualmente, além de existir uma enorme carga tributária no país, a empresa contratante (que
efetua os pagamentos aos seus fornecedores) deve observar atentamente as regras de
retenções impostas pela lei. Independentemente de efetuar ou não a retenção é obrigada a

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realizar o recolhimento do imposto que deveria ser retido (assume o ônus do recolhimento),
ou seja, além de não descontar a retenção no pagamento, deve recolher o tributo original com
os respectivos juros e multas.

A) PAGAMENTOS A PESSOAS FÍSICAS

Autônomos (contador, advogado, etc. e qualquer outro pagamento referente serviço prestado
por pessoa física sem vínculo empregatício):

 retenção de Imposto de Renda, aplicação da tabela progressiva de 15% a 27,5%, conforme


valor da prestação. (art. 38 e 620 RIR/99);
 retenção do INSS, a alíquota de 11% sobre o valor da prestação, limite ao salário máximo
de contribuição. (§26, art. 216, Decreto 3.048/99);
 retenção do ISS, a empresa deverá ficar atenta para o autônomo que não for inscrito na
prefeitura onde efetuou o serviço, pois se na legislação do município houver dispositivo
para retenção, a mesma deverá ser efetuada;
 recolhimento de 20%, referente INSS Patronal, sobre o valor da prestação de serviços
 (art.1º, Lei 9.876/99);
 informar os pagamentos efetuados na GFIP, para fins previdenciários e na DIRF, para fins
de Imposto de Renda.

Aluguel – pago a pessoa física e pagamento de direitos autorais:


 cabe somente a retenção do imposto de renda na fonte, com base na tabela progressiva,
alíquotas de 15% a 27,5% (art. 38 a 620 do RIR/99);
 não tem retenção de INSS, nem INSS patronal;
 informar DIRF.

Rendimentos de Mútuos
 cabe a retenção de Imposto de Renda na fonte à alíquota de 20% sobre o valor dos juros
(devem ser diferenciados os juros do capital – sobre o capital não há incidência de IRRF).
(art. 729, 730 e 731 RIR/99).
 não há outras retenções.
 informar DIRF.

B) PAGAMENTOS A PESSOAS JURÍDICAS

HIPÓTESES DE RETENÇÃO E ALÍQUOTA

B1) IRRF – IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE

 Pagamentos a empresas de propaganda/Publicidade, alíquota de 1,5%, sobre o valor total


da nota fiscal. (art. 192 e 651 RIR/99)
 Pagamentos a empresas de Comissões e corretagens, alíquota de 1,5%, sobre o valor total
da nota fiscal. (art. 192 e 651 RIR/99).
 Pagamentos a empresas de serviços de limpeza, conservação, segurança e locação de mão-
de-obra, alíquota de 1,0% sobre o valor total da nota fiscal (art. 649 RIR/99).

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 Pagamentos a empresas de serviços profissionais Pessoa Jurídica (administradores,


advocacia, engenharia, auditoria, contabilidade, medicina, ensino e treinamento,
programação, etc.), a alíquota de 1,5%, sobre o total da nota fiscal (art. 647 e 648 RIR/99).
 Pagamentos a empresa referente a multas ou vantagens, a título de rescisão contratual e
outros, alíquota 15%, sobre o valor total do rendimento (art. 681 RIR/99).
 Pagamentos de juros de empréstimos de mútuo pagos a outras pessoas jurídicas, alíquota
de 20% sobre o rendimento (não se incluindo o capital) (art.729, 730 e 731 RIR/99).
 Importâncias pagas ou creditadas a cooperativas de trabalho, associações de profissionais
ou assemelhadas, relativas a serviços pessoais que lhes forem prestados por associados
destas ou colocados à disposição, alíquota de 1,5 %, sobre o total da fatura (art. 652
RIR/99).
 Dispensa da retenção de valor menor ou igual a R$ 10,00 (art. 646 e 724 RIR/99).
 Recolhimento no 3º dia útil da semana seguinte à ocorrência do fato gerador (emissão da
nota fiscal ou pagamento, qual ocorrer por primeiro – art. 865 RIR/99).
 Pagamentos a beneficiário (pessoa jurídica) não identificado, alíquota de 35%, com
reajustamento da base de cálculo, sendo o IRRF, considerado vencido no dia do
pagamento (art. 674 e 675 RIR/99).

B2) RETENÇÃO DE PIS, COFINS E CSSL - CONTRIBUIÇÃO SOCIAL SOBRE O


LUCRO LÍQUIDO

Além da retenção do IRRF, deve ser retido o PIS, COFINS e CSSL das seguintes empresas:

 Pagamentos efetuados a outras Pessoas Jurídicas de direito privado referente: prestação de


serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de
mão-de-obra, pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de
crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela
remuneração de serviços profissionais.
 Para os fins de retenção, compreendem-se como serviços profissionais aqueles de que
trata o art. 647 do Decreto 3.000, de 26 de março de 1999 - Regulamento do Imposto de
Renda (RIR, de 1999).
 Alíquota de retenção 4,65% (Pis – 0,65%, COFINS – 3,0% e CSLL – 1,0%)
 Dispensa de retenção, valor igual ou inferior a R$ 10,00.
 Também, dispensa de retenção nos casos de pagamentos a empresas SIMPLES (desde que
comprove com declaração que a empresa é optante do regime SIMPLES), Itaipu
Binacional e empresas internacionais de transporte de cargas e passageiros.

Base legal arts. 30, 31, 32, 34, 35 e 36 da Lei 10.833/2003.

Cooperativas – dispensa de retenção da CSLL a partir de 01.05.2004

Por força do art. 21 da Lei 10.865/2004, que alterou o art. 32 da Lei 10.833/2004, a partir de
01.05.2004 não mais será exigida a retenção da parcela da CSLL sobre pagamentos às
cooperativas.

Observe-se que continua a exigência de retenção da COFINS e do PIS.

Pagamentos de valor igual ou inferior a r$ 5.000,00


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A partir de 26.07.2004, é dispensada a retenção para pagamentos de valor igual ou inferior a


R$ 5.000,00 (cinco mil reais).
Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo mês à mesma pessoa jurídica, deverá ser
efetuada a soma de todos os valores pagos no mês para efeito de cálculo do limite de retenção,
compensando-se o valor retido anteriormente.
Base: § 3 e 4º do artigo 31 da Lei 10833/2003, incluídos pela Lei 10.925/2004.

b3) RETENÇÃO INSS – 11%

Retenção de INSS de 11% sobre os seguintes pagamentos a empresas (art. 149 a 186 IN INSS
n.º 100/2003). A partir de 01.08.2005, estão regulamentadas pelos artigos 140 a 177 da IN
SRP 3/2005.

Empreitada:

 limpeza, conservação ou zeladoria e atividades afins.


 vigilância ou segurança.
 construção civil.
 serviços de natureza rural: desmatamento, capina, irrigação, etc.
 digitação e processamento de dados.

Cessão de mão-de-obra:

 acabamento, que envolva a conclusão.


 embalagem, relacionada com o preparo de produtos ou de mercadorias visando à
preservação ou à conservação de suas características para transporte ou guarda;
 acondicionamento, compreendendo os serviços envolvidos no processo de colocação
ordenada dos produtos quando do seu armazenamento ou transporte, a exemplo de sua
colocação em palets, empilhamento, amarração, entre outros;
 cobrança, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos à empresa
contratante, ainda que executados periodicamente;
 coleta ou reciclagem de lixo ou de resíduos, que envolvam a busca, o transporte, a
separação, o tratamento ou a transformação de materiais inservíveis ou resultantes de
processos produtivos, exceto quando realizados com a utilização de equipamentos tipo
containers ou caçambas estacionárias;
 copa, que envolvam a preparação, o manuseio e a distribuição de todo ou de qualquer
produto alimentício;
 hotelaria, que concorram para o atendimento ao hóspede em hotel, pousada, paciente em
hospital, clínica ou em outros estabelecimentos do gênero;
 corte ou ligação de serviços públicos, que tenham como objetivo a interrupção ou a
conexão do fornecimento de água, de esgoto, de energia elétrica, de gás ou de
telecomunicações;
 distribuição, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via
pública, de bebidas, de alimentos, de discos, de panfletos, de periódicos, de jornais, de
revistas ou de amostras, entre outros produtos, mesmo que distribuídos no mesmo período
a vários contratantes; X - treinamento e ensino assim considerado o conjunto de serviços

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envolvidos na transmissão de conhecimentos para a instrução ou para a capacitação de


pessoas;
 entrega de contas e de documentos, que tenham como finalidade fazer chegar ao
destinatário documentos diversos tais como conta de água, conta de energia elétrica, conta
de telefone, boleto de cobrança, cartão de crédito, mala direta ou similares;
 ligação de medidores, que tenham por objeto a instalação de equipamentos destinados a
aferir o consumo ou a utilização de determinado produto ou serviço;
 leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informações
aferidas por esses equipamentos, tais como a velocidade (radar), consumo de água, de gás
ou de energia elétrica;
 manutenção de instalações, de máquinas ou de equipamentos, quando indispensáveis ao
seu funcionamento regular e permanente e desde que mantida equipe à disposição da
contratante;
 montagem, que envolvam a reunião sistemática, conforme disposição predeterminada em
processo industrial ou artesanal, das peças de um dispositivo, de um mecanismo ou de
qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que se destina;
 operação de máquinas, de equipamentos e de veículos relacionados com a sua
movimentação ou funcionamento envolvendo serviços do tipo manobra de veículo,
operação de guindaste, painel eletro-eletrônico, trator, colheitadeira, moenda,
empilhadeira ou caminhão fora-de-estrada;
 operação de pedágio ou de terminal de transporte, que envolvam a manutenção, a
conservação, a limpeza ou o aparelhamento de terminal de passageiros (terrestre, aéreo ou
aquático), de rodovia, de via pública, e que envolvam serviços prestados diretamente aos
usuários;
 operação de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concessão ou de
subconcessão, envolvendo o deslocamento de pessoas por meio terrestre, aquático ou
aéreo;
 portaria, recepção ou ascensorista, realizados com vistas ao ordenamento ou ao controle
do trânsito de pessoas em locais de acesso público ou à distribuição de encomendas ou de
documentos;
 recepção, triagem ou movimentação relacionadas ao recebimento, a contagem, a
conferência, a seleção ou ao remanejamento de materiais;
 promoção de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidência as
qualidades de produtos ou a realização de shows, de feiras, de convenções, de rodeios, de
festas ou de jogos;
 secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas
administrativas;
 saúde, quando prestados por empresas da área da saúde e direcionados ao atendimento de
pacientes, tendo em vista avaliar, recuperar, manter ou melhorar o estado físico, mental ou
emocional desses pacientes;
 telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operação de centrais ou de aparelhos
telefônicos ou de tele-atendimento.

Dispensa de retenção

A contratante fica dispensada de efetuar a retenção, quando:

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 o valor correspondente a onze por cento dos serviços contidos em cada nota fiscal, fatura
ou recibo de prestação de serviços for inferior ao limite mínimo estabelecido pelo INSS
para recolhimento em documento de arrecadação;
 a contratada não possuir empregados, o serviço for prestado pessoalmente pelo titular ou
sócio e o seu faturamento do mês anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite
máximo do salário-de-contribuição, cumulativamente;
 a contratação envolver somente serviços profissionais relativos ao exercício de profissão
regulamentada por legislação federal, ou serviços de treinamento e ensino definidos no
inciso X do art. 155 da IN INSS 100/2003, desde que prestados pessoalmente pelos
sócios, sem o concurso de empregados ou outros contribuintes individuais.

Redução do percentual da base de cálculo por fornecimento de materiais ou


equipamento

Havendo previsão contratual de fornecimento de material ou de utilização de equipamento


próprio ou de terceiros, a base de cálculo da retenção corresponderá, no mínimo, a:

 50% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;


 30% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços para os
serviços de transporte passageiros;
 65% quando se referir à limpeza hospitalar e 80%, quando se referir às demais limpezas,
 pavimentação asfáltica: dez por cento;
 terraplenagem, aterro sanitário e dragagem: quinze por cento;
 obras de arte (pontes ou viadutos): quarenta e cinco por cento;
 drenagem: cinqüenta por cento;
 demais serviços realizados com a utilização de equipamentos, exceto manuais: trinta e
cinco por cento.

Não existindo previsão contratual de fornecimento de material ou utilização de equipamento,


e o uso deste equipamento não for inerente ao serviço, onde a base de cálculo da retenção
corresponderá à 15%.

b.4) RETENÇÃO ISS

Artigo 3º da Lei Complementar 116 de 31/07/2003, incisos de I a XXII, estabelece as


situações em que o ISS deve ser recolhido no local da prestação do serviço,
independentemente do local do estabelecimento do prestador de serviço (sede, filial,
escritório):

1- Do estabelecimento tomador ou do intermediário do serviço

Nosso entendimento é o de que o tomador de serviço é a pessoa jurídica que contrata o


serviço permanentemente em suas dependências, ou seja, o serviço é contratado para ser
prestado diariamente, todos os dias do mês, uma terceirização da atividade junto a contratante,
nesse caso o ISS é devido no local da prestação do serviço. O que não ocorre quando, por
exemplo, o prestador de serviço é contratado pela empresa para fazer a manutenção das
máquinas no estabelecimento contratante, o qual vem periodicamente ou quando chamado, e
se desloca do seu estabelecimento para prestar o serviço, não se caracterizando o contratante
como tomador de serviço, neste caso o ISS é devido no estabelecimento do prestador de
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serviço, mesmo que seja em outro município, bem como não é devida qualquer retenção do
ISS no município em que é realizado o serviço.

2- Na instalação dos andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas (item 3.05);

3- Na execução da obra:

3.1) por administração, empreitada ou subempreitada de obras de construção civil, hidráulica


ou elétrica e de outras obras semelhantes, inclusive sondagem, perfuração de poços,
escavação, drenagem, irrigação, terraplanagem, pavimentação, concretagem, instalação e
montagem de produtos, peças e equipamentos (item 7.02);
3.2) no acompanhamento e fiscalização da execução de obras de engenharia, arquitetura e
urbanismo (item 7.19);

4 - Na demolição (item 7.04);

5 - Nas edificações em geral de estradas, pontes, portos e congêneres (item 7.05);

6 - Na execução de varrição, coleta, remoção, incineração, tratamento, reciclagem, separação


e destinação final de lixo, rejeitos e outros resíduos quaisquer (item 7.09);

7- Na execução de limpeza, manutenção e conservação de vias e logradouros públicos,


imóveis, chaminés, piscinas, parques, jardins e congêneres (item 7.10);

8- Na execução de decoração e jardinagem, do corte e poda de árvores (item 7.11);

9- No controle e tratamento do efluente de qualquer natureza e de agentes físicos, químicos e


biológicos (item 7.12);

10 – Vetado

11- Vetado

12- No florestamento, reflorestamento, semeadura, adubação e congêneres (item 7.16);

13- Na execução dos serviços de escoramento, contenção de encostas e congêneres (item


7.17);

14- Na limpeza e Dragagem (item 7.18);

15- Nos serviços onde o bem estiver guardado ou estacionado (item 11.01);

16- Dos bens ou do domicílio das pessoas vigiadas (item 11.02);

17- Do armazenamento, depósito, carga, descarga, arrumação e guarda do bem (item 11.04);

18 – Execução dos serviços de lazer, diversão, lazer, entretenimento e congêneres (subitens


do item 12, exceto subitem 12.13);

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19- Do município onde está sendo executado o transporte (item 16.01);

20- Do estabelecimento tomador da mão-de-obra ou na falta de estabelecimento onde ele


estiver domiciliado, nos serviços descritos pelo subitem 17.05 (fornecimento de mão-de-obra,
mesmo em caráter temporário, inclusive de empregados e trabalhadores, avulsos ou
temporários, contratados pelo prestador de serviços);

21- Da feira, exposição, congresso ou congênere a que ser referir o planejamento, organização
e administração (item 17.10);

22- Do porto, aeroporto, ferroporto, terminal rodoviário, ferroviário ou metroviário (item 20);
22.1 – No caso dos serviços a que se refere o subitem 3.4, considera-se ocorrido o fato
gerador e devido o imposto em cada município em cujo território haja extensão de ferrovia e
rodovia, postes, cabos, dutos e condutos de qualquer natureza, objetos e locação, sublocação,
arrendamento, direito de passagem ou permissão de uso, compartilhado ou não.
22.2 – No caso dos serviços a que se refere o item 22.01 da lista de serviços (pedágio e
serviço de conservação das rodovias), considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto
em cada município em cujo território haja extensão de rodovia explorada.
22.3 – Considera-se ocorrido o fato gerador do imposto no local do estabelecimento prestador
nos serviços executados em águas marítimas, excetuados os serviços descritos no subitem
20.01.

Nas demais prestações de serviços, não relacionadas nos itens 01 a 22, artigo 3º da LC
116/2003, o local de recolhimento do ISS deve ser o local do estabelecimento do prestador ou
na falta do estabelecimento, no local do domicílio do prestador (matriz, filial, escritório, etc.).

OBSERVAÇÕES QUANTO A RETENÇÃO DO ISS

A retenção está prevista no art. 6º, da Lei Complementar 116 de 31/jul./2003. Para fins de
retenção do ISS deve ser observado o seguinte:

 A retenção do ISS será realizada nos serviços prestados em que o imposto seja devido no
local de prestação do serviço, em conformidade com incisos de I ao XXII, artigo 3º LC
116/03 (relação acima citada), nos casos em que os serviços são prestados em local
diferente (outro município) do estabelecimento prestador (sede, filial, escritório).

 Outro fator importante para a retenção do ISS é o de que deve haver previsão de retenção
na Lei do Município em que foi prestado o serviço, caso não haja previsão não é devida a
retenção.

 Já a empresa que contrata o serviço também deve ficar atenta aos casos em que é
obrigatória a retenção do ISS, pois mesmo que não faça a retenção é obrigada a efetuar o
recolhimento do imposto com juros e multas (§ 1º, art. 6º, Lei Complementar 116/2003).

PARTE IX

CONTROLES INTERNOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
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 Responsável pelo setor solicita a contratação de funcionário.


 Diretor Administrativo ou ligado à área aprova a contratação.
 Solicitação autorizada é encaminhada ao Setor de Recursos Humanos.
 Responsável pelo RH analisa o processo e, conforme política da empresa, aprova ou
devolve o processo para melhor análise do setor solicitante, objetivando adequar a
contratação à política da empresa.
 Antes de iniciar a seleção, o RH deve analisar com o setor solicitante se não há a
possibilidade de aproveitamento de funcionários do próprio setor ou de outro setor, essa
atitude de valorização profissional dentro da empresa deixa os funcionários orgulhosos e
contentes com a organização na qual trabalham, tanto os promovidos como os demais,
havendo satisfação, expectativa e esperança, elementos básicos para a MOTIVAÇÃO do
trabalhador.
 RH inicia processo de seleção do funcionário, através de empresas de recrutamento,
jornais, Agências Estaduais de Fomento de Emprego ou outros meios.
 Após entrevistas do RH, do responsável pelo setor e do psicólogo com os candidatos,
seleciona-se o funcionário que será contratado, bem como define os candidatos que
poderão ser chamados em 2ª ou 3ª opção.
 O candidato selecionado é encaminhado para fazer o exame médico admissional.
 Entrega a Carteira de Trabalho para o efetivo registro e assina a Ficha de Registro do
Funcionário;=.
 O funcionário deve apresentar cópia dos seguintes documentos:
a) Foto recente do funcionário.
b) Carteira de Identidade (RG).
c) CPF.
d) Título de Eleitor.
e) Certificado de Reservista.
f) Comprovante de endereço.
g) Certidão de casamento e nascimento dos filhos (se for casado e/ou tiver filhos).
h) Caderneta de vacinação e comprovante de freqüência escolar para filhos menores de
07 anos, quando perceberem salário família.
i) Diploma de formação superior ou técnica, se houver.

 O funcionário deve assinar os seguintes documentos:


a) Contrato de trabalho.
b) Cláusula contratual, contendo autorização de descontos: farmácia, supermercado,
plano de saúde, associação, etc. (descontos quando convencionados no contrato de
trabalho e respeitados as limitações da lei são considerações legais).
c) Acordo de compensação e prorrogação de horário se houver.
d) Acordo de compensação do Banco de Horas.
e) Declaração de encargos de família para fins de retenção de imposto de renda (mesmo
para funcionário que não tenha dependente).
f) Declaração de opção ou não opção para fins de Vale-Transporte.
g) Termo de responsabilidade e Ficha de Salário-Família para funcionários que
perceberão salário-família.
h) Comprovante da entrega e da devolução da CTPS.

Todos os documentos devem permanecer na pasta documental do funcionário.

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CONTOLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAÇÕES

 As horas extras são pagas mediante autorização diária. As autorizações genéricas


contribuem para o aumento do custo com Horas Extras. As autorizações devem conter
detalhes sobre o motivo das horas extras.
 Para evitar o pagamento de horas extras, a empresa deve implementar o Banco de Horas.

O Artigo 59, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho, com a nova redação dada pela Lei
nº 9.601/98, e posteriores alterações, permite que seja dispensado o acréscimo de salário se,
por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for
compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no
período máximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja
ultrapassado o limite de 10 horas diárias.

A compensação das horas extras, através do sistema “Banco de Horas” deve ser feita
mediante acordo com os funcionários, homologados com o sindicato da classe.

 As horas extras vêm sendo pagas em conformidade com a anotação no Cartão Ponto.
 As faltas, os atrasos vêm sendo descontados na folha de pagamento, conforme apontadas
no Cartão Ponto.
 O RH vem fazendo reuniões periódicas com os responsáveis dos diversos setores,
discutindo os motivos, necessidades e se as horas extras podem ser reduzidas mediante
coordenação de tarefas, bem como buscando alternativas. Em uma empresa tudo pode ser
modificado, desde que haja participação de funcionários, gerência e administração; e as
atitudes estejam sendo tomadas a curto e longo prazo, modificar uma cultura não é fácil
pior é a empresa falir, se a empresa que você trabalha não fizer esse esforço, a concorrente
fará. Horas extras oneram o salário, INSS, FGTS, Férias, 13º Salário, aviso prévio,
acidentes de trabalho, desgastam o funcionário, sua família e o pior é que viciam, pois o
funcionário ganha um pouco mais no final do mês e quer continuar ganhando.
 O cartão ponto contém a assinatura do funcionário e do responsável pelo setor.
 Um funcionário deve confeccionar a folha de pagamento e outro funcionário de
departamento independente conferir.
 Acordo de compensação de jornada de trabalho é obrigatório quando o funcionário
trabalha a mais em alguns dias para compensar outro. Exemplo: funcionário trabalha de
Segunda a Sexta, 08 horas e 48 minutos, e não trabalha no Sábado. Caso a empresa não
possua esse acordo por escrito ou menção do acordo no contrato de trabalho, o funcionário
terá direito a 48 minutos extras por dia + DSR + 13º salário + férias + FGTS, fazendo a
conta em 05 anos, um funcionário que percebe R$ 2.000,00, por mês, computando todas
essas verbas aproximadamente em 05 anos terá a receber em uma reclamatória trabalhista
a quantia de R$ 20.369,23 [( 16 HE/mês + 20% (DSR)= 19,20 HE x R$ 13,64 ( valor hora
normal + 50%) =R$ 261,88 x 60 meses = R$ 15.713,28 + R$ 1.309,44 (13º sal) +
1.741,55 (férias)+ R$ 1.594,96 (FGTS) = R$20.359,23]. Em uma reclamatória, é o
primeiro item que o Perito que faz o cálculo analisa (já existe software em que é imputado
o período e o último valor da hora extra e o cálculo é automático) - base: artigo 7º, inciso
XVI (da Constituição Federal).
 O funcionário não pode ultrapassar ao limite de 02 horas extras diárias ou ao total de dez
trabalhadas no dias (art. 59 da CLT, multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’S;
dobrada na reincidência, oposição ou desacato).

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 Além das multas aplicadas pela fiscalização, se o funcionário que estiver no regime de
Banco de Horas exceder o limite acima, será descaracterizado o Banco de Horas devendo
a empresa pagar as horas extras na totalidade, horas que o funcionário poderá reclamar na
justiça. O funcionário poderá trabalhar até 10 horas extras diárias no Sábado, dia o qual é
compensado e que não terá problemas com excesso (multas, exclusão do Banco de Horas).
 Dispensa de marcação de ponto em cargos de supervisão e gerência, não sendo devidas
quaisquer horas extras, somente quando o funcionário perceber em separado no seu
holerite acréscimo de 40% (quarenta por cento) a título de cargo de confiança (Inciso II e
§ único do art. 62 da CLT). Exemplo: contrata gerente por R$ 1.500,00 e paga-lhe
destacado no recebido de salário + R$ 600,00 (40%) a título de cargo de confiança.
 Mesmo que esteja anotado na CTPS, conforme inciso I, do art. 62 da CLT, o funcionário
que exerce atividade externa (cobrador, vendedor, propagandista, motorista de caminhão)
deve anotar as horas de trabalho em papeleta ou registro de ponto, para que fique provado
que não excedeu a jornada de 08 horas diárias e faça prova a favor da empresa em
questionamentos trabalhistas. Agora, há casos em que os funcionários excedem e em
muito às 08:00 horas diárias e não é marcado o ponto para encobrir tal situação (até para
evitar multas trabalhistas), em tal situação a empresa está ciente da contingência
trabalhista. Porém, há funcionários que não chegam a trabalhar 08 horas diárias e depois
exigem horas extras e esse é o motivo pelo qual a empresa deve usar o controle de jornada
externa. Alguns cuidados devem ser tomados com o cartão marcado manualmente pelo
funcionário: a) não pode haver marcação repetitiva, exemplo: funcionário trabalha todos
os dias das 8:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:000, o juiz vai considerar o ponto inválido,
por não expressar a realidade, por isso, orientar o funcionário para anotar os minutos
08:01 às 11:56 e das 13:57 às 18:02 ; b) o ponto deve ser assinado pelo funcionário; c) não
poderá haver rasuras; d) observar os horários de intervalo para refeição, no mínimo de 01
hora.
 Observar o intervalo mínimo de 01 hora e máximo de 02 horas (por conta do funcionário),
para alimentação e descanso (art. 71 da CLT).
 Observar o intervalo de 11 horas entre uma jornada e outra, isso ocorre quando o
funcionário faz horas extras (art. 66 da CLT).
 Nas jornadas inferiores a 06 horas (ex: telefonistas, enfermagem, etc.) deverá haver
intervalo de 15 minutos, por conta do empregador e deve ser registrado pelo funcionário
ou anotado no cabeçalho do cartão ponto; ( § 1º, art. 71 CLT).
 Em atividades que funcionam 24 horas sem paralisação e o funcionário trabalha em
horário diversificado, por exemplo: uma semana de manhã, outra semana à noite, a este
funcionário, conforme a Constituição Federal, compete trabalhar apenas 06 horas diárias
(objetivo é compensar seu relógio biológico que fica desajustado devido o trabalho
alternado de dia e à noite), trabalho superior às 06 horas será considerado extraordinário
(artigo 7º, inciso XIV da Constituição Federal).
 Jornada 12 X 36, conforme previsto na Convenção Coletiva de Trabalho, no entanto,
mediante acordo individual ou coletivo firmado com os funcionários. Obs.: se na
Convenção Coletiva de Trabalho, a qual o funcionário pertence, não constar previsão de
jornada 12 X 36, mesmo com acordo individual não será válido e serão consideradas
como horas extras as superiores a 08 horas diárias. Exemplo: vigia. A empresa contrata
vigia e este recolhe a Contribuição Sindical para o Sindicado laboral da atividade da
empresa, o qual não prevê em Convenção jornada 12 x 36. Há um sério risco de a empresa
ser obrigada a pagar 04 horas extras por dia trabalhado, em uma reclamatória trabalhista,
nesta situação seria melhor contratar uma empresa de vigilância até por causa das escalas
e folgas.
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SALÁRIO, REAJUSTE SALARIAL E AUMENTO DE SALÁRIO

A empresa deve ter uma política salarial adequada e devidamente aprovada pela Diretoria.
Essa política denomina-se Quadro de Cargos e Salários (Quadro de Carreiras).

 Qualquer contratação, reajuste, aumento salarial deve ser efetuado de acordo com os
cargos e salários constantes da política da empresa e autorizado pela Diretoria.
 O Quadro de Cargos e Salários existente na empresa evita que os funcionários peçam, em
reclamatórias trabalhistas, a equiparação salarial, de acordo com o § 1º, art. 461 da CLT.
O risco de contingência trabalhista com equiparação salarial acontece nas empresas que
registram quase todos os seus funcionários como “auxiliar de escritório”, “auxiliar de
administração”, “auxiliar de produção” e assim por diante. Dessa forma, no prazo de dois
anos, se um funcionário é registrado como auxiliar de escritório com salário de R$ 500,00
e outro vem a ser registrado também como auxiliar de escritório, mas com salário de R$
1.200,00, o primeiro poderá pedir equiparação salarial na justiça.
 O Quadro de Cargos e Salários evitará aumentos abusivos de salários motivados por
favoritismo na empresa.

FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS

 Todas as verbas pagas devem estar de acordo com o Cartão Ponto, as exceções devem
estar autorizadas por escrito pela Diretoria. A não utilização do cartão ponto abre brecha
para reclamação de horas extras, bem como reivindicação do cargo de confiança. Como
citado acima, os supervisores e gerentes dispensados do ponto, caberia pagar 40% sobre o
salário a título de cargo de confiança, conforme inciso II do art. 62 da CLT (na verdade ao
invés de contratá-lo por R$ 3.000,00, contratá-lo-ia por R$ 2.142,85 + 857,15 (40%
função gratificada) = R$ 3.000,00).
 Efetuar os descontos de faltas e atrasos, conforme consta no cartão ponto. Pela legislação
e jurisprudência trabalhista a empresa tem de 02 a 03 meses para efetuar esses descontos
em folha de pagamento, após esse prazo, fica caracterizado que o funcionário ficou à
disposição da empresa ou a empresa perdoou tais descontos não cabendo mais os
descontos; enquanto que as horas extras, adicionais, reflexos e outras verbas trabalhistas, o
trabalhador tem 02 anos, após seu desligamento da empresa, para reivindicar os últimos
05 anos. Exemplo: Se ultrapassar ao prazo de 02 anos, da data do desligamento, não
poderá mais reclamar seus direitos (prescrição), se faltar 02 meses para 02 anos (um ano e
10 meses após o desligamento), poderá reivindicar os últimos 03 anos e 02 meses. Dessa
forma, compensar faltas e atrasos com horas extras, sem acordo de Banco de Horas,
homologado pelo Sindicato da classe, significa, em casos de reclamatórias trabalhistas,
pagar 02 vezes as horas extras, adicionais e reflexos (DSR, 13º sal., férias, FGTS).
 Efetuar os descontos de DSR das faltas e dos atrasos não considerados como justificados,
para evitar pagamentos e maior e/ou favoritismo a funcionários (quando uns são punidos e
outros não, sem critério específico ou se o critério foi desconsiderado para o benefício de
alguns empregados, sem autorização).
 Efetuar controle das faltas para desconto de férias e 13º salário, conforme estipulado na
Lei.
 Os adicionais de insalubridade, periculosidade devem ser pagos somente mediante Laudo
Técnico atualizado, no qual conste a necessidade ou não do pagamento e se os EPIs
(Equipamentos de Proteção Individual) atenuam os riscos não sendo necessário o
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pagamento dos respectivos adicionais. Normalmente as empresas pagam esses adicionais


sem eles serem devidos, pois Laudo Técnico os descaracteriza, dessa forma pode haver
caracterização de aposentadoria especial (assunto que será comentado em outro tópico).
 As comissões devem ser pagas na folha de pagamento, mediante relatório de comissões
emitido pelo setor de vendas e autorizado pelo responsável do setor. Relatório que deve
ficar no setor de pessoal, à disposição para a qualquer tempo ser conferido. O percentual
das comissões deve ser pago conforme estipulado no contrato de trabalho, atentando ao
pagamento se o cálculo tem como base o faturamento bruto ou somente as duplicatas
recebidas no mês (caso a base for o faturamento, mesmo as duplicatas não recebidas, a
empresa deve lembrar que está antecipando salários, DSR, INSS, FGTS e 13º salário e
férias, sobre um valor ainda não recebido).
 Prêmio e gratificações devem ser pagos mediante autorização.
 Controles sobre estoque e desconto do vale transporte.
 Controles sobre estoque e desconto do vale refeição, cesta básica e, ainda, controle sobre o
número de pessoas que fazem refeição e das refeições que são pagas aos fornecedores.
 Controle sobre o desconto de farmácia, plano de saúde, mercado, etc., para evitar
favoritismo e fraudes com descontos a menor do funcionário daqueles estipulados pela
Diretoria, para isso, deve existir uma política de descontos e benefícios a ser seguido pelo
RH.
 Descontos de IRRF e INSS estão sendo feitos pela tabela atualizada de cada tributo.
 As deduções de IRRF estão de acordo com o número de dependentes declarado pelo
funcionário na Declaração de Encargos de Família para fins de IR.
 Para o pagamento da verba de salário-família vem sendo observados: a) limite do salário
do funcionário e idade de 14 anos de seu filho; b) cartão de vacina atualizado anualmente
para filhos até 05 anos; c) comprovante semestral de freqüência escolar para filhos a partir
dos 07 anos de idade; d) Termo de responsabilidade e Ficha de salário-família.
 Uma verificação detalhada no relatório de incidências sobre as verbas da folha pagamento
e parametrização adequada pode evitar erros.
 Revisão, de preferência por Auditoria Independente, para verificar se estão corretos os
cálculos de adicionais de horas extras, DSR, adicionais noturnos, de insalubridade,
periculosidade, verbas salariais, descontos de INSS, IRRF, Contribuição Sindical e outras
verbas ligadas à folha de pagamento, ao menos uma vez por ano.

INSS, FGTS, IRRF, FÉRIAS, 13º SALÁRIO

 O setor de pessoal deve conferir e manter composição de valores que serviram de base de
cálculo do INSS e do FGTS. Não deve confiar cegamente nos valores fornecidos pelo
sistema, pois todos os parâmetros de incidência são imputados no programa da folha de
pagamento, podendo existir erros de incidências, os quais podem ser corrigidos mediante
a composição de saldos.
 Diárias de viagens até 50% da remuneração não têm incidência de INSS, FGTS, 13º
Salário e Férias. Se as diárias forem superiores a 50% da remuneração (salários, horas
extras, adicionais, etc., não incluindo a própria diária) é recomendável que a empresa
adote o formulário de prestação de contas, no qual o funcionário apresenta todas as
despesas de viagens (hotel, restaurante, locomoção, etc.) e ficando na folha de pagamento,
a título de diárias, somente despesas efetivadas e não comprovadas, mediante autorização
da Diretoria (inciso VIII, do Parágrafo 9º, do artigo 214, do Decreto nº 3.048/99).

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 Salário Maternidade é pago pela empresa e descontado do recolhimento INSS, bem como
o 13º Salário sobre o salário maternidade deve ser descontado do recolhimento do INSS
em 20 de dezembro de cada ano (a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigência da Lei
10.710/2003).
 Os valores retidos e não recolhidos, a título de impostos e contribuições, constituem-se
perante a legislação atual como crime de apropriação indébita, conforme artigo 95, da Lei
nº 8.212/91. Portanto, os tributos retidos dos funcionários devem ser recolhidos, mesmo
que a empresa esteja em crise financeira, pois, além da penalidade citada, esses tributos
não podem ser parcelados.
 Os recolhimentos de INSS, FGTS e IRRF devem ser feitos mediante visto de autorização
e conferência pelo responsável do RH ou do Setor de Pessoal.
 Por amostragem o setor de Pessoal deverá conferir a média das variáveis (horas extras,
DSR, adicionais, prêmios, gratificações, etc.) para o cálculo de férias e 13º salário.
Lembrando que a média das variáveis para o cálculo de férias deve ser relativa ao período
aquisitivo das férias, enquanto que a média para o cálculo do 13º salário deve ser a do ano
corrente.

RESCISÕES

Antes de demitir o funcionário, o responsável do setor deverá ter ciência da Indenização art.
9º, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no período de 30 dias que antecede a data-base do
empregado.

 Exemplo: data-base da categoria é 01/05: a) se o empregado for dispensado 30 dias antes


dessa data, ou seja até 02/04, deverá indenizar o funcionário com um salário mensal; b)
se for aviso prévio indenizado deve projetar os 30 dias do aviso prévio como se fosse
devido, assim o funcionário demitido em 03/03, mediante aviso prévio indenizado,
computando mais 30 dias do aviso prévio indenizado, o aviso venceria em 02/04, assim a
empresa deverá pagar o aviso prévio indenizado mais um salário mensal a título do artigo
9º da Lei 7.238/84, deve haver uma programação para demissão do funcionário;

Observando que para funcionários que percebem horas extras e outros adicionais, e têm mais
de um ano de admissão o cálculo para as férias, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio
indenizados são diferentes:

 cálculos de férias indenizadas e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas


com base no período aquisitivo das férias;
 cálculos de férias proporcionais e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas
com base no período proporcional das férias;
 o aviso prévio indenizado aumenta as férias proporcionais e o 13º salário no mínimo em
01/12 avos;
 cálculo do 13º Salário e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base
no período que é devido;
 média das variáveis do aviso prévio indenizado deve ser a dos últimos doze meses;
 se o aviso prévio trabalhado se completa exatamente no dia indicado, caso o empregado
seja demitido 01 dia depois do prazo (normalmente 30 dias), a empresa corre o risco de
ainda ter que pagar o aviso prévio indenizado. A contagem inclui o 1º dia do aviso prévio.

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 Exemplo:

Aviso prévio de 10.05 a 09.06 = 31 dias, a empresa deveria pagar o aviso prévio indenizado
ao funcionário pelo motivo que passou um dia da data estipulada, tornando-se nulo o aviso
prévio trabalhado. O período correto seria 10.05 a 08.06.

 se a empresa observou o prazo para o pagamento da rescisão de contrato de trabalho que é


o 1º dia útil imediato ao término do contrato (quando aviso prévio é trabalhado) e até o
décimo dia, contado da data da notificação da demissão (quando aviso prévio é
indenizado) (§ 6º, art 477 – CLT). Com certeza o Sindicado ao qual homologa a rescisão
cobra a multa de um salário-base a favor do funcionário;

 Cálculo do Desconto do IRRF:

 as bases de cálculo para férias, 13º salário e salário do mês + horas extras e outras
são distintas, isto é, calcula-se o IRRF em separado do 13º salário, das férias e dos
saldos de salários + horas extras+ adicionais;
 Para o IRRF das férias soma todas as verbas de férias (indenizadas, proporcionais, 1/3
constitucional e variáveis);
 Aviso prévio indenizado não sofre retenção de IRRF;
 Não há retenção de IRRF para valores inferiores a R$ 10,00, exceto o 13º salário que
é exclusivo na fonte sobre retenção de qualquer valor, mesmo inferior a R$ 10,00;
 As verbas indenizadas não sofrem incidência de IRRF;

 cálculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13º salário é
separado das demais verbas;

 o salário-família deverá ser pago proporcional aos dias trabalhados;

 se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeição referentes aos dias que


faltam para concluir o mês;

 se foram efetuados os descontos de todos os benefícios: vale farmácia, seguros, mercado,


etc.

 se há relação com a memória de cálculo da média das variáveis (horas extras e outros
adicionais), as quais devem constar por exigência legal;

 se há extrato com os saldos do FGTS depósito, o qual foi utilizado para efetuar o cálculo
da multa rescisória de 50%;

 se funcionários foram demitidos e recontratados – acerto para o funcionário receber o


FGTS, configurando fraude contra o FGTS;

 se funcionários não estão sendo demitidos e readmitidos com salários a menor

 se a empresa não está demitindo funcionários com direito à estabilidade: sindicalistas,


cipeiros, funcionários que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc.

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SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO

a) CIPA

 estabelecimentos desobrigados a manter a CIPA, em função do número de funcionários,


deverão indicar funcionário que ficará responsável pela CIPA – NR-5, item 5.6.4;

 pelo número de funcionários verificar se a empresa está obrigada ou não à constituição da


CIPA, conforme Quadro I, da NR-5;

 verificar no livro de atas:


 se as reuniões estão transcritas no livro de atas;
 se as reuniões transcritas estão assinadas pelo participante;
 se as reuniões estão sendo realizadas nas datas determinadas pelo Calendário Anual da
CIPA enviada ao Ministério do Trabalho;

 verificar se foi realizada a SIPAT – Semana Interna de Prevenção de Acidentes, a qual é


realizada anualmente. O Auditor deverá analisar, também, se há documentos
comprobatórios da realização da SIPAT, tal como lista de presença das palestras, bem
como se há comunicado ao Ministério do Trabalho para a realização da SIPAT – NR-5
item 5.1.6, subitem “o”;

 compete ao empregador convocar eleições para escolha dos representantes dos


empregados na CIPA, no prazo mínimo de 60 (sessenta) dias antes do término do mandato
em curso;

 elaboração da ficha de análise de acidentes – anexo II, item 5.16 NR-5, para cada acidente
deve ser elaborado o anexo II, portanto o Auditor deverá verificar se para cada CAT
(Comunicação de Acidente de Trabalho) foi feito o anexo II;

 quantidade de técnicos de segurança de trabalho em relação ao número de funcionário na


empresa (ver quadro II, NR-4);

quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho (Quadro II da NR-4).

b) Outros Assuntos

 verificar se a empresa possui o PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais,


NR-9; O PPRA visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da
antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos
ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em
consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais. O PPRA deverá ser
efetuado, sempre que necessária e pelo menos uma vez ao ano, devendo ser realizada uma
análise global do PPRA para avaliação do seu desenvolvimento e concretização dos
ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades;
 verificar se a empresa possui o PCMSO - Programa de Controle Médico e Saúde
Ocupacional, NR-7; as empresas que possuam empregados, independente do tamanho e
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grau de risco, desde que estejam regidos pela CLT, são obrigadas a implantar o Programa
de Controle Médico e Saúde Ocupacional. É um programa que especifica procedimentos e
condutas a serem adotadas pelas empresas em função dos riscos aos quais os empregados
se expõem no ambiente de trabalho, deve ser feito em conjunto com o PPRA;
 verificar se o técnico habilitado inspecionou os compressores e vasos de pressão – NR-13;

 Livro de Inspeção de Caldeiras – NR-13 – verificar se são efetuadas as inspeções


regularmente.

EXAMES MÉDICOS

Nos testes efetuados na documentação do funcionário deverá verificar se a empresa esta


cumprindo os prazos para realizar os exames médicos em seus funcionários.

De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma
Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle
Médico e Saúde Ocupacional, é obrigatória a realização de exames médicos admissionais, por
ocasião da admissão do funcionário, periódicos e demissionais, na saída do funcionário da
empresa.

O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames médicos periódicos devam ser feitos nos
seguintes intervalos:

a) A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos.


b) Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade.
c) A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de
idade.

Penalidades pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras (são ao todo 30 NRs)

As infrações aos preceitos legais e/ou regulamentadores sobre segurança e saúde dos
trabalhadores, sujeitam a empresa, se detectados, à multa prevista no Item 28.3, da Norma
Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 28 – Fiscalização e
Penalidades, cujo valor poderá variar de 378,0000 UFIR’s a 6.304,0000 UFIR’s.

PPP – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO E LAUDOS TÉCNICOS


EXIGIDOS

A Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002, em seu artigo 148 instituiu um novo documento
denominado Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP, cuja exigibilidade se iniciaria em
janeiro de 2003. No dia 23 de dezembro de 2002 foi publicada a Instrução Normativa nº 84,
revogando a Instrução Normativa DC/INSS 78/2002 e adiando a data de início da
obrigatoriedade do Perfil Profissiográfico Profissional para 01 de julho de 2003.

Observação: A instrução Normativa 84/2002 foi revogada pela Instrução Normativa


DC/INSS 95 de 07/10/2003, onde passou a tratar do PPP nos artigos 146 a 148.

Já a Instrução Normativa DC/INSS 90/2003, publicada em 18.06.2003, adiou novamente o


início da exigência do PPP para 01.11.2003.
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Manual de Controladoria Empresarial  pág.118

E atendendo aos pleitos dos empresários, que reivindicavam maior prazo de adequação, a
Instrução Normativa DC INSS 96/2003 fixou o novo prazo de exigência do PPP para
01.01.2004.

A partir de 01.08.2005, estão regulamentadas pelos artigos 384 a 387 da IN SRP 3/2005.

Empresas que estão obrigadas a emitir o PPP

O PPP foi criado para substituir os antigos formulários denominados: SB 40, DISES BE 5235,
DSS 8030 e DIRBEN 8030; os quais sempre foram de preenchimento obrigatório apenas para
aqueles trabalhadores que laboram expostos a agentes nocivos à sua saúde.

Somente os trabalhadores que tinham direito a se aposentar precocemente, com a chamada


aposentadoria especial recebiam os formulários substituídos pelo PPP.

Observe-se também que o PPP foi instituído pela Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002
(posteriormente pela Instrução Normativa DC/INSS nº 84, de 17.12.2002, DOU 23.12.2002),
dentro do capítulo que trata da forma da comprovação do tempo de atividade habitual e
permanente em condições nocivas à saúde, para fins de obtenção da aposentadoria especial.
Todas as informações que devem constar do PPP se direcionam para este objetivo, ou seja,
caracterizar as condições de trabalho para geração do benefício de aposentadoria especial.

Mais recentemente, em 27.10.2003, o Diário Oficial da União publicou a Instrução Normativa


96/2003 do INSS, que estabeleceu:

 Expressamente o PPP deverá ser elaborado de forma individualizada para seus


empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, expostos a agentes nocivos químicos,
físicos, biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física,
considerados para fins de concessão de aposentadoria especial.
 Após a implantação do PPP em meio magnético, pela Previdência Social, esse documento
será exigido para todos os segurados, independentemente do ramo de atividade da
empresa e da exposição a agentes nocivos.

De acordo com o artigo 188 da IN DC-INSS 84/2002, o Agente de Inspeção do INSS,


solicitará à empresa, por estabelecimento, os seguintes documentos:
1. PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - NR-9;
2. PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - NR-7 (normas
regulamentadoras também exigidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego);
3. PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
4. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à
Previdência Social (GFIP); (no caso das empresas onde exista exposição a riscos
ambientais, conforme a Legislação, as empresas pagam à Previdência, alíquotas
suplementares referente ao SAT. Estas informações também deverão estar relacionadas
aos códigos informados na GFIP).
5. Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (GRFP);
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6. Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT)


Comunicação de Acidente do Trabalho – CAT (art. 68 Decreto 3048/99, introduzido pelo
Decreto 4032/01).
A partir de 01.08.2005, estão regulamentadas pelos artigos 384 a 387 da IN SRP 3/2005.

Multas:

As multas relacionadas ao PPP estão definidas no art. 283, do Decreto 3.048/99. O valor da
multa já atualizado pela Portaria MPS 479/2004 corresponderá no mínimo a R$ 1.035,92 (um
mil trinta e cinco reais e noventa e dois centavos) a R$ 103.591,44 (cento e três mil
quinhentos e noventa e um reais e quarenta e quatro centavos), conforme a gravidade da
infração, a partir de 1º de maio de 2004. A partir de 01.05.2005, pela Portaria MPS 822/2005,
a multa corresponderá no mínimo a R$ 1.101,75 a R$ 110.174,67.

APOSENTADORIA ESPECIAL

Através dos Laudos Técnicos, PPRA, etc, deve verificar se não há casos de aposentadoria
especial na empresa, bem como se os recolhimentos estão sendo efetuados, conforme
especificado adiante.

Outro cuidado que se deve ter é o de manter atualizado o Laudo Técnico, o PPRA e o
PCMSO, por exemplo, se a empresa não mantiver esses documentos ou estiverem
desatualizados, o funcionário poderá alegar que trabalhou em local com ruído superior a 85
decibéis, em temperaturas anormais e em local exposto a agentes biológicos; a empresa não
podendo comprovar o contrário deverá pagar a diferença entre a aposentadoria normal e a
especial.

O controle do uso da EPI (equipamento de proteção individual) também é fundamental para


evitar essa contingência, e deve ser provado mediante documentação de entrega e com
regulamento interno punindo severamente os funcionários que não a usem.

Pagar adicional de insalubridade somente mediante Laudo Técnico, o meu entendimento é o


de que a mera liberalidade no pagamento da insalubridade coloca em dúvida o Laudo e pode
servir de prova contra a empresa (exemplo: já que vem sendo pago há muito tempo
continuamos a pagar, neste caso ou integra ao salário do funcionário ou simplesmente elimina
a verba).

Exercendo o segurado, atividade em condições especiais que possam ensejar aposentadoria


especial após quinze, vinte ou vinte e cinco anos de trabalho sob exposição a agentes nocivos
prejudiciais à sua saúde e integridade física, é devida pela empresa ou equiparada a
contribuição adicional destinada ao financiamento das aposentadorias especiais, conforme
previsto no parágrafo 6º do art. 57 da Lei nº 8213, de 1991 e nos parágrafos 1º e 2º do art. 1º e
no art. 6º, todos da Lei nº 10666, de 2003, observado o disposto no parágrafo 2º do art. 406,
sendo estes:

I. sobre a remuneração paga, devida ou creditada ao segurado empregado e trabalhador


avulso, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou
vinte e cinco anos, respectivamente:

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a) quatro, três e dois por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de abril de
1999 a 31 de agosto de 1999;

b) oito, seis e quatro por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de setembro
de 1999 a 29 de fevereiro de 2000; e

c) doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de março de
2000.

II. sobre a remuneração paga ou creditada ao contribuinte individual filiado à cooperativa de


produção, doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril
de 2003, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou
vinte e cinco anos, respectivamente:

III. sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços emitida por cooperativa
de trabalho em relação aos serviços prestados por cooperados a ela filiados, nove, sete e
cinco por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, observado o
disposto no art. 302, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de
quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente.

(Base: §2º, Instrução Normativa – INSS n º 100/2003)

As atividades sujeitas à aposentadoria especial do funcionário constam no anexo IV, do


Decreto 3.048/99, as quais estão relacionadas abaixo:

REGULAMENTO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL


ANEXO IV
CLASSIFICAÇÃO DOS AGENTES NOCIVOS
____________________________________________________________________________________

CÓDIGO AGENTE NOCIVO TEMPO DE EXPOSIÇÃO


____________________________________________________________________________________
1.0.0 AGENTES QUÍMICOS
O que determina o direito ao benefício é a exposição do trabalhador ao
agente nocivo presente no ambiente de trabalho e no processo produtivo,
em nível de concentração superior aos limites de tolerância estabelecidos.
O rol de agentes nocivos é exaustivo, enquanto que as atividades listadas,
nas quais pode haver a exposição, é exemplificativa. (Redação dada pelo
Decreto nº 3.265, de 29.11.99).
____________________________________________________________________________________
1.0.1 ARSÊNIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS
a) extração de arsênio e seus compostos tóxicos;
b) metalurgia de minérios arsenicais;
c) utilização de hidrogênio arseniado (arsina) em sínteses orgânicas e no
processamento de componentes eletrônicos;
d) fabricação e preparação de tintas e lacas;
e) fabricação, preparação e aplicação de inseticidas, herbicidas,
parasiticidas e raticidas com a utilização de compostos de arsênio;
f) produção de vidros, ligas de chumbo e medicamentos com a utilização
de compostos de arsênio;
g) conservação e curtume de peles, tratamento e preservação da madeira
com a utilização de compostos de arsênio.
____________________________________________________________________________________
1.0.2 ASBESTOS 20 ANOS
a) extração, processamento e manipulação de rochas amiantíferas;

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b) fabricação de guarnições para freios, embreagens e materiais isolantes


contendo asbestos;
c) fabricação de produtos de fibrocimento;
d) mistura, cardagem, fiação e tecelagem de fibras de asbestos.
___________________________________________________________________________________
1.0.3 BENZENO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) produção e processamento de benzeno;
b) utilização de benzeno como matéria-prima em sínteses orgânicas e na
produção de derivados;
c) utilização de benzeno como insumo na extração de óleos vegetais e
álcoois;
d) utilização de produtos que contenham benzeno, como colas, tintas,
vernizes, produtos gráficos e solventes;
e) produção e utilização de clorobenzenos e derivados;
f) fabricação e vulcanização de artefatos de borracha;
g) fabricação e recauchutagem de pneumáticos.
___________________________________________________________________________________
1.0.4 BERÍLIO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) extração, trituração e tratamento de berílio;
b) fabricação de compostos e ligas de berílio;
c) fabricação de tubos fluorescentes e de ampolas de raio X;
d) fabricação de queimadores e moderadores de reatores nucleares;
e) fabricação de vidros e porcelanas para isolantes térmicos;
f) utilização do berílio na indústria aeroespacial.
____________________________________________________________________________________
1.0.5 BROMO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) fabricação e emprego do bromo e do ácido brômico.
____________________________________________________________________________________
1.0.6 CÁDMIO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) extração, tratamento e preparação de ligas de cádmio;
b) fabricação de compostos de cádmio;
c) utilização de eletrodos de cádmio em soldas;
d) utilização de cádmio no revestimento eletrolítico de metais;
e) utilização de cádmio como pigmento e estabilizador na indústria do
plástico;
f) fabricação de eletrodos de baterias alcalinas de níquel-cádmio.
____________________________________________________________________________________
1.0.7 CARVÃO MINERAL E SEUS DERIVADOS 25 ANOS
a) extração, fabricação, beneficiamento e utilização de carvão mineral,
piche, alcatrão, betume e breu;
b) extração, produção e utilização de óleos minerais e parafinas;
c) extração e utilização de antraceno e negro de fumo;
d) produção de coque.
_____________________________________________________________________________________
1.0.8 CHUMBO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) extração e processamento de minério de chumbo;
b) metalurgia e fabricação de ligas e compostos de chumbo;
c) fabricação e reformas de acumuladores elétricos;
d) fabricação e emprego de chumbo-tetraetila e chumbo-tetrametila;
e) fabricação de tintas, esmaltes e vernizes à base de compostos de
chumbo;
f) pintura com pistola empregando tintas com pigmentos de chumbo;
g) fabricação de objetos e artefatos de chumbo e suas ligas;
h) vulcanização da borracha pelo litargírio ou outros compostos de
chumbo;
i) utilização de chumbo em processos de soldagem;
j) fabricação de vidro, cristal e esmalte vitrificado;
l) fabricação de pérolas artificiais;
m) fabricação e utilização de aditivos à base de chumbo para a indústria de
plásticos.
____________________________________________________________________________________
1.0.9 CLORO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) fabricação e emprego de defensivos organoclorados;
b) fabricação e emprego de cloroetilaminas (mostardas nitrogenadas);
c) fabricação e manuseio de bifenis policlorados (PCB);

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d) fabricação e emprego de cloreto de vinil como monômero na fabricação


de policloreto de vinil (PVC) e outras resinas e como intermediário em
produções químicas ou como solvente orgânico;
e) fabricação de policloroprene;
f) fabricação e emprego de clorofórmio (triclorometano) e de tetracloreto
de carbono.
____________________________________________________________________________________
1.0.10 CROMO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) fabricação, emprego industrial, manipulação de cromo, ácido crômico,
cromatos e bicromatos;
b) fabricação de ligas de ferro-cromo;
c) revestimento eletrolítico de metais e polimento de superfícies cromadas;
d) pintura com pistola utilizando tintas com pigmentos de cromo;
e) soldagem de aço inoxidável.
____________________________________________________________________________________
1.0.11 DISSULFETO DE CARBONO 25 ANOS
a) fabricação e utilização de dissulfeto de carbono;
b) fabricação de viscose e seda artificial (raiom) ;
c) fabricação e emprego de solventes, inseticidas e herbicidas contendo
dissulfeto de carbono;
d) fabricação de vernizes, resinas, sais de amoníaco, de tetracloreto de
carbono, de vidros óticos e produtos têxteis com uso de dissulfeto de
carbono.
____________________________________________________________________________________
1.0.12 FÓSFORO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) extração e preparação de fósforo branco e seus compostos;
b) fabricação e aplicação de produtos fosforados e organofosforados
(sínteses orgânicas, fertilizantes e praguicidas);
c) fabricação de munições e armamentos explosivos.
____________________________________________________________________________________
1.0.13 IODO 25 ANOS
a) fabricação e emprego industrial do iodo.
____________________________________________________________________________________
1.0.14 MANGANÊS E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS
a) extração e beneficiamento de minérios de manganês;
b) fabricação de ligas e compostos de manganês;
c) fabricação de pilhas secas e acumuladores;
d) preparação de permanganato de potássio e de corantes;
e) fabricação de vidros especiais e cerâmicas;
f) utilização de eletrodos contendo manganês;
g) fabricação de tintas e fertilizantes.
____________________________________________________________________________________
1.0.15 MERCÚRIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS
a) extração e utilização de mercúrio e fabricação de seus compostos;
b) fabricação de espoletas com fulminato de mercúrio;
c) fabricação de tintas com pigmento contendo mercúrio;
d) fabricação e manutenção de aparelhos de medição e de laboratório;
e) fabricação de lâmpadas, válvulas eletrônicas e ampolas de raio X;
f) fabricação de minuterias, acumuladores e retificadores de corrente;
g) utilização como agente catalítico e de eletrólise;
h) douração, prateamento, bronzeamento e estanhagem de espelhos e
metais;
i) curtimento e feltragem do couro e conservação da madeira;
j) recuperação do mercúrio;
l) amalgamação do zinco.
m) tratamento a quente de amálgamas de metais;
n) fabricação e aplicação de fungicidas.
____________________________________________________________________________________
1.0.16 NÍQUEL E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
a) extração e beneficiamento do níquel;
b) niquelagem de metais;
c) fabricação de acumuladores de níquel-cádmio.
____________________________________________________________________________________
1.0.17 1.0.17 PETRÓLEO, XISTO BETUMINOSO, GÁS NATURAL 25 ANOS
E SEUS DERIVADOS

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Manual de Controladoria Empresarial  pág.123

a) extração, processamento, beneficiamento e atividades de manutenção


realizadas em unidades de extração, plantas petrolíferas e
petroquímicas;
b) beneficiamento e aplicação de misturas asfálticas contendo
hidrocarbonetos policíclicos.
____________________________________________________________________________________
1.0.18 SÍLICA LIVRE 25 ANOS
a) extração de minérios a céu aberto;
b) beneficiamento e tratamento de produtos minerais geradores de poeiras
contendo sílica livre cristalizada;
c) tratamento, decapagem e limpeza de metais e fosqueamento de vidros
com jatos de areia;
d) fabricação, processamento, aplicação e recuperação de materiais
refratários;
e) fabricação de mós, rebolos e de pós e pastas para polimento;
f) fabricação de vidros e cerâmicas;
g) construção de túneis;
h) desbaste e corte a seco de materiais contendo sílica.
____________________________________________________________________________________
1.0.19 OUTRAS SUBSTÂNCIAS QUÍMICAS 25 ANOS
GRUPO I - ESTIRENO; BUTADIENO-ESTIRENO; ACRILONITRILA;
1-3 BUTADIENO; CLOROPRENO; MERCAPTANOS, n-HEXANO,
DIISOCIANATO DE TOLUENO (TDI); AMINAS AROMÁTICAS
a) fabricação e vulcanização de artefatos de borracha;
b) fabricação e recauchutagem de pneus.

GRUPO II - AMINAS AROMÁTICAS, AMINOBIFENILA,


AURAMINA, AZATIOPRINA, BIS (CLORO METIL) ÉTER, 1-4
BUTANODIOL, DIMETANOSULFONATO (MILERAN),
CICLOFOSFAMIDA, CLOROAMBUCIL, DIETILESTIL-BESTROL,
ACRONITRILA, NITRONAFTILAMINA 4-DIMETIL-
AMINOAZOBENZENO, BENZOPIRENO, BETA-PROPIOLACTONA,
BISCLOROETILETER, BISCLOROMETIL, CLOROMETILETER,
DIANIZIDINA, DICLOROBENZIDINA, DIETILSULFATO,
DIMETILSULFATO, ETILENOAMINA, ETILENOTIUREIA,
FENACETINA, IODETO DE METILA, ETILNITROSURÉIAS,
METILENO-ORTOCLOROANILINA (MOCA), NITROSAMINA,
ORTOTOLUIDINA, OXIME-TALONA, PROCARBAZINA,
PROPANOSULTONA, 1-3-BUTADIENO, ÓXIDO DE ETILENO,
ESTILBENZENO, DIISOCIANATO DE TOLUENO (TDI), CREOSOTO,
4-AMINODIFENIL, BENZIDINA, BETANAFTILAMINA, ESTIRENO,
1-CLORO-2, 4 - NITRODIFENIL, 3-POXIPRO-PANO
a) manufatura de magenta (anilina e ortotoluidina);
b) fabricação de fibras sintéticas;
c) sínteses químicas;
d) fabricação da borracha e espumas;
e) fabricação de plásticos;
f ) produção de medicamentos;
g) operações de preservação da madeira com creosoto;
h) esterilização de materiais cirúrgicos.
____________________________________________________________________________________
2.0.0 AGENTES FÍSICOS
Exposição acima dos limites de tolerância especificados ou às atividades
descritas.
____________________________________________________________________________________
2.0.1 RUÍDO 25 ANOS
a) exposição a Níveis de Exposição Normalizados (NEN) superiores a 85 dB(A). (NR)
Redação dada pelo Decreto 4882/2003

Nota: assim dispunha a redação original:


a) exposição permanente a níveis de ruído acima de 90 decibéis.
____________________________________________________________________________________
2.0.2 VIBRAÇÕES 25 ANOS
a) trabalhos com perfuratrizes e marteletes pneumáticos.
____________________________________________________________________________________
2.0.3 RADIAÇÕES IONIZANTES 25 ANOS
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Manual de Controladoria Empresarial  pág.124

a) extração e beneficiamento de minerais radioativos;


b) atividades em minerações com exposição ao radônio;
c) realização de manutenção e supervisão em unidades de extração,
tratamento e beneficiamento de minerais radioativos com exposição às
radiações ionizantes;
d) operações com reatores nucleares ou com fontes radioativas;
e) trabalhos realizados com exposição aos raios Alfa, Beta, Gama e X, aos
nêutrons e às substâncias radioativas para fins industriais, terapêuticos
e diagnósticos;
f) fabricação e manipulação de produtos radioativos;
g) pesquisas e estudos com radiações ionizantes em laboratórios.

____________________________________________________________________________________
2.0.4 TEMPERATURAS ANORMAIS 25 ANOS
a) trabalhos com exposição ao calor acima dos limites de tolerância
estabelecidos na NR-15, da Portaria no 3.214/78.
____________________________________________________________________________________
2.0.5 PRESSÃO ATMOSFÉRICA ANORMAL 25 ANOS
a) trabalhos em caixões ou câmaras hiperbáricas;
b) trabalhos em tubulões ou túneis sob ar comprimido;
c) operações de mergulho com o uso de escafandros ou outros
equipamentos .
____________________________________________________________________________________
3.0.0 BIOLÓGICOS
Exposição aos agentes citados unicamente nas atividades
relacionadas.
____________________________________________________________________________________
3.0.1 MICROORGANISMOS E PARASITAS INFECTO-CONTAGIOSOS VIVOS E SUAS TOXINAS
(Redação dada ao título pelo Decreto 4822/2003). 25 ANOS

Nota: assim dispunha a redação original:


MICROORGANISMOS E PARASITAS INFECCIOSOS VIVOS E SUAS TOXINAS

a) trabalhos em estabelecimentos de saúde em contato com pacientes


portadores de doenças infecto-contagiosas ou com manuseio de
materiais contaminados;
b) trabalhos com animais infectados para tratamento ou para o preparo
de soro, vacinas e outros produtos;
c) trabalhos em laboratórios de autópsia, de anatomia e anátomo-
histologia;
d) trabalho de exumação de corpos e manipulação de resíduos de
animais deteriorados;
e) trabalhos em galerias, fossas e tanques de esgoto;
f) esvaziamento de biodigestores;
g) coleta e industrialização do lixo.
____________________________________________________________________________________
4.0.0 ASSOCIAÇÃO DE AGENTES

Nas associações de agentes que estejam acima do nível de tolerância, será considerado
o enquadramento relativo ao que exigir menor tempo de exposição." (NR)
(redação dada pelo Decreto 4882/2003)

Nota: assim dispunha a redação original:


Exposição aos agentes combinados exclusivamente nas atividades
especificadas.
____________________________________________________________________________________
4.0.1 FÍSICOS, QUÍMICOS E BIOLÓGICOS 20 ANOS
a) mineração subterrânea cujas atividades sejam exercidas afastadas das
frentes de produção.
____________________________________________________________________________________
4.0.2 FÍSICOS, QUÍMICOS E BIOLÓGICOS 15 ANOS
a) trabalhos em atividades permanentes no subsolo de minerações
subterrâneas em frente de produção.

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