References:  Buchanan, D. & Huczynski, A. (1997) Organizational Behaviour: An Introductory Text,  3rd ed., Prentice Hall, London.  Barnard, C.I.

 (1938) Functions of the Executive, Harvard University ,Press, Cambridge,  MA.  Pugh, D. (1971) Organization Theory: Selected Readings, Penguin, Harmondsworth.  Ivancevich, J. & Matteson, M. (1998) Organizational Behaviour and Management, 3rd  edn, Irwin, Chicago and London.  Wood, J. (1997) in Dickson, T. & Bickerstaffe, G. (eds.) Mastering Management: The  Definitive Guide to the Foundations and Frontiers of Finance, FT/Pitman Publishing,  London.

Management Process 

Unit 1 

Unit 1 
Structure 
1.1  Introduction  Objectives  1.2  1.3  1.4  1.5  Management Functions  Self Assessment Questions1  Management roles and skills  Self Assessment Questions 2  Effective vs. Successful Managerial Activities  Self Assessment Questions 3  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  1.1  Introduction 

Management Process 

Organizational behavior (OB) is a field of study that investigates the impact that individuals, groups,  and  structure  have  on  behavior  within  an  organization,  then  applies  that  knowledge  to  make  organizations  work  more  effectively  (Robbins,  2003).  In  recent  times,  we  notice  the  following  changes in the organizational set up: 

1.  Demise of traditional hierarchical structure  2.  Emergence of workforce with different expectations form organizations  3.  Advancement of information technology  4.  Increasing importance on empowerment and teamwork  5.  Concern for work­life balance

Sikkim Manipal University 

Management Process 

Unit 1 

An  affective  and  efficient  manager  therefore,  should  focus  on  two  key  results.  The  first  is  task  performance—the quality and quantity of the work produced or the services provided by the work unit  as a whole. The second is job satisfaction—how people feel about their work and the work setting.  OB  directs  a  manager’s  attention  to  such  matters  as  job  satisfaction,  job  involvement,  and  organizational commitment, as well as measures of actual task performance. OB also recognizes the  need  for  changing  behavior,  attitude  and  managerial  styles  in  the  context  of  the  above.  Hence,  management processes and functions are vital to organizational effectiveness. An understanding of  the basis management functions helps in comprehending the key roles managers need to play to run  organizations effectively.  Learning objectives  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  Management Functions  2.  Management roles and skills  1.2  Management Functions  Follett  (1933)  defined  management  as  "the  art  of  getting  things  done  through  people".  [2]  One  can  also think of management functionally, as the action of measuring a quantity on a regular basis and  of adjusting some initial plan.  Management functions are as follows (Fayol, 1949): 

1.  Planning  2.  Organizing  3.  Commanding  4.  Coordinating  5.  Controlling

Sikkim Manipal University 

Management Process 

Unit 1 

However, in recent time, management functions have been regrouped into four categories, since the  managerial tasks have become highly challenging a fluid in nature making distinctions redundant to a  certain extend. The four functions are as follows: 

1.  Planning  2.  Organizing  3.  Leading  4.  Controlling 
1. Planning –  It  involves  the  process  of  defining  goals,  establishing  strategies  for  achieving  these  goals,  and  developing plans to integrate and coordinate activities. Every organization needs to plan for change  in  order  to  reach  its  set  goal.  Effective  planning  enables  an  organization  adapt  to  change  by  identifying  opportunities  and  avoiding  problems.  It  provides  the  direction  for  the  other  functions  of  management and for effective teamwork. Planning also enhances the decision­making process. All  levels of management engage in planning in their own way for achieving their preset goals.  Planning  in  order  to  be  useful  must  be  linked  to  the  strategic  intent  of  an  organization.  Therefore,  planning is often referred to as strategic in nature and also termed as strategic planning.  Strategic Planning: Top level managers engage chiefly in strategic planning or long range planning  Strategic  planning  is  the  process  of  developing  and  analyzing  the  organization's  mission,  overall  goals, general strategies, and allocating resources.  The tasks of the strategic planning process include the following steps:  Define the mission:  A mission is the purpose of the organization. Thus, planning begins with clearly defining the mission  of the organization. The mission statement is broad, deconcise, summarizing what the organization  does. A mission statement should be short – and should be easily understood and every employee  should  ideally  be  able  to  narrate  it  from  memory.  An  explicit  mission  guides  employees  to  work  independently and yet collectively toward the realization of the organization's potential. The mission

Sikkim Manipal University 

  customers  (internal  and  external).  Conduct a situational or SWOT analysis  A  situation  or  SWOT  (Strengths.  international).  What are the vulnerable areas of the organization that could be exploited?  2. and trade).  What is the strength of the economy?  4.  SWOT  analysis  provides  the  assumptions  and  facts  on  which  a  plan  will  be  based.  journals  and  reports  (scientific.  Threats)  analysis  is  vital  for  the  creation of any strategic plan.  How skilled is our workforce?  4.Management Process  Unit 1  statement  may  be  accompanied  by  an  overarching  statement  of  philosophy  or  strategic  purpose  designed to convey a vision for the future as envisaged by top management.  In which areas is the competition not meeting customer needs?  2.  How efficient is our manufacturing?  3.  What are the possible new markets?  3.  What financing is available?  6.  What makes the organization distinctive?  2.  Is research and development adequate?  4.  governments  (local.  Organizations  need  to  examine  their  business  situation  in  order  to  map  out  the  opportunities  and  threats  present  in  their  environments.  professional.  professional  or  trade  associations  (conventions  and  exhibitions).  Are the technologies obsolete?  For identifying opportunities the following elements need to be looked at:  1.  Are our rivals weak? Sikkim Manipal University  4  . The SWOT analysis begins with a scan of the external environment.  Sources  of  information  may  include  stakeholders  like.  Analyzing  strengths and weaknesses comprises the internal assessment of the organization.  Weaknesses.  For assessing the strengths of the organization the following questions are important:  1.  What is our market share?  5.  Do we have a superior reputation?  For assessing the weaknesses of the organization the following questions are important:  1.  Are the facilities outdated?  3.  state.  Opportunities.  federal.  suppliers.

  Is there a possibility of growth of existing market?)  Identifying threats involves the following:  1. tactical.  The  SWOT  analysis  is  used  as  a  baseline  for  future  improvement.  etc.  Develop related strategies (tactical and operational)  Tactical plans are based on the organization's strategic plan.  as  well  as  gap  analysis.  In which areas does the competition meet customer needs more effectively?  2.Management Process  Unit 1  5.  What are the emerging technologies?  6. They are aligned with the mission and form the basis for the action plans of an organization.  What substitute products exist?  In general terms. organizations have long­term objectives for  factors  such  as.  Set goals and objectives  Strategic  goals  and  objectives  are  developed  to  fill  the  gap  between  current  capability  and  the  mission. the best strategy is one that fits the organization's strengths to opportunities in the  environment.  Are there new competitors?  3.  Benchmarking  systematically  compares  performance  measures  such  as  efficiency. and operational planning must be accompanied by  controls to ensure proper implantation of the plans.  return  on  investment.  What are the new regulations?  6.  Objectives are also called performance goals.  Are market tastes changing?  5. Generally.  Is there a shortage of resources?  4. operational plans are based on  the organization's tactical plans.  Comparing  the  organization  to  external  benchmarks  (the  best  practices)  is  used  to  assess  current  capabilities. necessary to maintain competitive advantage in  the said market. These are specific plans that are needed for each task or supportive  activity comprising the whole.  or  outcomes  of  an  organization  against  similar  measures  from  other  internal  or  external organizations.  It  also  helps  in  setting  minimum  acceptable standards or common­sense minimums. Strategic. Sikkim Manipal University  5  . In turn.  earnings  per  share.  effectiveness.

  Assign work to individuals  6. Sikkim Manipal University  6  .  and  coordinating  the  work  components  to  achieve  organizational  goal.  It  is  the  official  organizational  structure  conceived  and  built  by  top  management.  Review plans  2.Management Process  Unit 1  Monitor the plan  A  systematic  method  of  monitoring  the  environment  must  be  adopted  to  continuously  improve  the  strategic planning process. how the tasks are to  be  grouped. who is to do.  who  reports  to  whom. short­term standards  for key variables that will tend to validate and support the long­range estimates must be established. Formalization is an important aspect of structure. with ideas and resources.  and  goals  are  clearly  stated.  A  key  issue  in  accomplishing the goals identified in the planning process is structuring the work of the organization. Organizing  ­  It  involves  designing. It is  the  extent  to  which  the  units  of  the  organization  are  explicitly  defined and  its  policies.  procedures. Organizational structure is the formal decision­making framework by which job  tasks are divided.  lines  of  authority.  2. An organization  chart  displays  the organizational  structure  and  shows  job  titles.  Delegate authority to establish relationships between jobs and groups of jobs.  structuring.  Divide tasks into groups one person can accomplish ­ a job  4.  and  relationships  between departments. and coordinated.  Group related jobs together in a logical and efficient manner  5.  The steps in the organizing process include:  1.  List all tasks to be accomplished  3.  Feedback  is  encouraged  and  incorporated  to  determine  if  goals  and  objectives  are  feasible.  It is the process of determining what tasks are to be done. The formal organization can be seen and represented in chart form. The  purpose of the organizing function is to make the best use of the organization's resources to achieve  organizational goals. working toward common goals.  Organizations are groups of people.  and  where  decisions  are  to  be  made. To develop an environmental monitoring procedure.  This  review is used for the next planning cycle and review. grouped.

 can inspire followers to transcend their own self­interest  for the good of the organization.  the quality of leadership exhibited by supervisors is a critical determinant of organizational success. Since  leadership  involves the  exercise  of  influence  by  one person  over  others.  contingency.  Yet. Leading ­  An organization has the greatest chance of being successful when all of the employees work toward  achieving  its goals.  contingency  theories of  leadership  studied  leadership  style  in  different  environments.  Thus. creating greater productivity for Sikkim Manipal University  7  .  and  transformational. Newer transformational leadership studies have shown that  leaders.  Yet.  later  research  focused  on  what  the  leader  actually did when dealing with employees.  Leading involves the following functions:  1. as well as across national borders. Consensus Building  Top performance demands the joint effort of many people. effectiveness grows. working together toward a common goal. who are charismatic and visionary.  Earliest  theories  assumed  that  the  primary  source  of  leadership  effectiveness  lay  in  the  personal  traits  of  the  leaders  themselves. Competitive arenas require quick decisions  by knowledgeable employees who work close to the source of problems.  Thus.  Yet.  Flexible  networks  of  team­based  structures  are  occurring  within  and  between companies.  Supervisors  can  learn  about  leadership  through  research.  2.  behavioral.  When an individual works together with others.  such  as  those  identified  in  contingency  theories.  Leadership  studies  can  be  classified  as  trait. These behavioral theories of leadership sought to explain  the relationship between what the leader did and how the employees reacted. Teams enable knowledge­  based and innovative decision making. both emotionally and  behaviorally.Management Process  Unit 1  3.  traits  alone  cannot  explain  leadership  effectiveness.  contingency  can't  account  for  the  inspiration  and  innovation  that  leaders  need  to  compete in today's global marketplace. This collaboration is a revolution in the workplace.  Transactional  leaders.  behavior  can't  always  account  for  leadership  in  different  situations.  clarify  role  and  task  requirements  for  employees.Teambuilding  Rigid department boundaries and fixed teams are giving way to ad hoc squads whose membership  changes  with  every  project.

 either in an  interview  or  in  a  self­administered  questionnaire. Controlling –  It  involves  monitoring  the  employees’  behavior  and  organizational  processes  and  take  necessary  actions to improve them.  In  general.  employers  can  determine which skills will be needed and to what degree.  to  analyze  their  training  needs. Training  After  employees  are  selected. if needed.  the  supervisor has the opportunity to resolve any unrealistic expectations held by the employee. Personal needs analysis involves asking employees and managers. Cross training prepares an  employee  for  a  job  normally  handled  by  someone  else. and hiring employees. recruiting candidates. employees can do more than the collective efforts of each individual working  alone.  agreement  between  managers  and  employees  tends  to  be  low. Selecting  Selecting  competent. Together.  All new employees (or current employees in new jobs) should be trained.  3.  distribution  and  support  systems. equipment or procedures are introduced into the workplace. Training  refers to improving an employee's knowledge.  and  procedures.  Also.  they  enter  an  orientation  program  to  be  formally  introduced  to  their  jobs.  By  focusing  on  strategy  and  examining  sales  forecasts  and  expected  changes  in  production. Control is the process through which standards for performance Sikkim Manipal University  8  .  high­performing  employees  capable  of  sustaining  their  performance  over  the  long  run  is  a  competitive  advantage.  training  is  advisable  when  new  processes. and attitudes so that he or she can do the job.  4.Management Process  Unit 1  all involved.  Employees  are  informed  about  benefits.  Specific  duties  and  responsibilities  and  performance  evaluation  are  clarified.  policies. Task analysis identifies the elements of current or future  tasks to be done.  so  it  is  important  that  both  parties  agree to decisions about the training of employees. interviewing applicants.  During  orientation. A comparison with current skill levels is  used to estimate staff and training needs.  The  selection  process  consists  of  forecasting  employment  needs. skills.  4.  Training  starts  with  an  organization  analysis.  Orientation  sets  a  tone  for  new  employees'  work  by  describing  job­related  expectations  and  reporting  relationships.

 and be less dependent on other people.Management Process  Unit 1  of  people  and  processes  are  set. Deviations or differences that exceed  this range would alert the supervisor to a problem. and information. Management by exception lets operations  continue as long as they fall within the prescribed control limits.  Written  data  might  include  time  cards.  inspection reports. if necessary. They are as follows:  Step 1.  Oral  reports  allow  for  fast  and  extensive  feedback.  Compare  Measured  Performance  Against  Established  Standards.  Effective  control  systems  use  mechanisms to monitor activities and take corrective action. Establish Performance Standards.  he  or  she  takes  action  to  remove  or  minimize  the  cause. The supervisor must find the cause of deviation from standard. oral reports and written  reports  can  be  used  to  measure  performance. and sales tickets.  If  the  source  of  variation  in  work  performance is from a deficit in activity. Take Corrective Action.  Step 4.  and  applied.  Step  3.  and  time.  machine.  It  is  a  precise.  Some  variation  can  be  expected  in  all  activities  and  the  range  of  variation ­ the acceptable variance ­ has to be established.  quantity.  Step  2.  individual.  There are four steps in the control process. then a supervisor can take immediate corrective action and  get performance back on track. Sikkim Manipal University  9  .  production  tallies.  Comparing  results  with  standards  determines  variation. unaltered data.  or  observation  of  employees  working.  this  method  might  be  misinterpreted  by  employees  as  mistrust.  or  organizational  unit.  and  the  ability  to  read  between  the  lines.  While  providing  insight. Personal observation.  explicit  statement  of  expected  results  from  a  product.  Computers  give  supervisors  direct  access to real time. spend less time gathering  facts.  A  standard  is  any  guideline  established  as  the  basis  for  measurement. On line systems enable supervisors to identify  problems as they occur. statistical reports.  extensive  coverage.  Measure  Actual  Performance. Standards are created when objectives are set during the  planning  process.  provides  unfiltered  information.  Management  by  walking  around.  It  is  usually  expressed  numerically  and  is  set  for  quality. Then.  communicated.  service.  Supervisors  collect  data  to  measure  actual  performance  to  determine  variation  from  standard. Database programs allow supervisors to query.  Tolerance is permissible deviation from the standard.

  They  guide  future  planning.  Concurrent controls apply to processes as they are happening.  and  process designs. quarterly.  Financial.  Informational  etc.  Planning  Organizing  Directing  Controlling  Goal  achievement  s Sikkim Manipal University  10  . and organizational quality programs.  Feed forward controls focus on operations before they begin.  The following diagram represents an integrated model connecting all the above­mentioned functions  of management.  An  example  of  feed  forward  control  is  scheduled  maintenance  on  automobiles  and  machinery.  Feedback  controls  focus  on  the  results  of  operations. Concurrent controls enacted while  work  is  being  performed  include  any  type  of  steering  or  guiding  mechanism  such  as  direct  supervision. annual)  reports so that almost instantaneous adjustments can be made. Examples of feedback controls include timely (weekly. automated systems (such as computers programmed to inform the user when they have  issued the wrong command).Management Process  Unit 1  Types of Control  Controls are most effective when they are applied at key places. monthly. Supervisors can implement controls  before  the  process  begins  (feed  forward).  inputs. Their goal is to prevent anticipated  problems. 1972)  Resources  HR.  or  after  it  ceases  (feedback).  during  the  process  (concurrent).  The management process (adopted from Terry.

  Entrepreneur—initiating new ideas to improve organizational performance  b.  Following are the main sub­roles.  1.  Interpersonal roles  1.3  Management roles and skills  Managerial Roles  According to Mintzberg (1973).  Disseminator—communicating information to organizational members  c.  Informational roles  2.  Negotiator – negotiating with trade unions. or any other stakeholders Sikkim Manipal University  11  .  Training starts with an ___________________ analysis.  In recent time.  Monitor—collecting information from organizations.  2.  Disturbance handlers—taking corrective action to cope with adverse situation  c. physical. and monetary resources  d. Informational roles: This involves the role of assimilating and disseminating information as and  when required. this role can be sub­divided  in to the following:  a.  Decisional roles  3.  Spokesperson—representing the organization to outsiders  2.  Again.  Resource allocators—allocating human. managerial roles are as follows:  1. which managers often perform:  a. management functions have been regrouped into ____________ categories. Decisional roles: It involves decision making. both from inside and outside of the  organization  b.Management Process  Unit 1  Self Assessment Questions 1  1.

  Self Assessment Questions 2  1. Vocational and on­  the­job training programs can be used to develop this type of skill. Sikkim Manipal University  12  . ability to motivate others even in adverse situation. generating options and choosing the best available option.  may  face  difficulty  to  manage  their  subordinates. This  is supportive role for informational and decisional roles.  Management Skills  Katz (1974) has identified three essential management skills: technical.  Conceptual Skill : This is an ability to critically analyze.  who  are  proficient  in  technical  skill. motivating etc.  2. and many people develop their technical skills on the job. understand and motivate other people (both individually  and  a  group). it is pertinent to recognize the feelings and sentiments of  others.  Leadership—leading organization in terms of recruiting. and conceptual.  Interpersonal roles can be categorized  under three sub­headings:  a.  c. human. and communicate own feelings to others  in a positive and inspiring way.  All  jobs  require  some  specialized expertise.  Figurehead—Ceremonial and symbolic role  b.  Technical  skills:  The  ability  is  to  apply  specialized  knowledge  or  expertise. Interpersonal roles : This role involves activities with people working in the organization.  Human Skill : This is the ability to work with.  This  requires  sensitivity  towards  others  issues  and  concerns. To acquire the Human Skill.  Ceremonial and symbolic role of a manager is called __________________.Management Process  Unit 1  3.  Liaison—liasoning with external bodies and public relations activities. diagnose a situation and forward a feasible  solution.  People.  It requires creative thinking.  Vocational and on­the­job training programs can be used to develop _______________ skill.  but  not  with  interpersonal  skills.

  It  was  found  that  successful  managers  spent  more  time  and  effort  in  socializing. on the basis of his study.  interacting  and  networking. whereas successful managers spend 13% and effective managers spend 13% of  their time in this activity.  managing conflict.  The  average  manager  spent  32  percent  of  his  or  her  time  performing  this  activity.  Networking—This activity involves socializing.  while  successful  manager  spends  11%  and  effective  managers spend 26% of their time in this activity. Sikkim Manipal University  13  .  disciplining.  while  successful manager spends 48% and successful manages spend 11% of their time in this  activity.4  Effective vs.  decision  making. found that all managers engage in four managerial  activities.  Traditional  management—  This  activity  consists  of  planning.  1. and interacting with outsiders. politicking.  The average  manager  spent  19 percent  of  his or  her time performing this activity.  Communication—This activity consists of exchanging routine information and processing  paperwork. Successful Managerial Activities  Luthans (1988).  4.  and  controlling.  2.  3.  Human  resource  management—This  activity  consists  of  motivating.Management Process  Unit 1  1. They did not spend much time to the traditional management activities or to the human  resource management activities (Luthans.  The  average  manager  spent  29  percent  of  his  or  her  time  performing  this  activity while successful manager spends 28% and effective managers spend 44% of their  time in this activity. staffing. 1988).  The average manager spent 20 percent of his or  her  time  performing  this  activity. and training.

  2. The purpose of the organizing function is to make the  best use of the organization's resources to achieve organizational goals. All levels of management engage in planning  in  their  own  way  for  achieving  their  preset  goals.  and  goals  are  clearly  stated. The second is job satisfaction—how people feel  about  their  work  and  the  work  setting.  The  formal  organization  can  be Sikkim Manipal University  14  .  It  is  the  official  organizational  structure  conceived  and  built  by  top  management.  with  ideas  and resources. leading and controlling.  structuring.  Every  organization  needs  to  plan  for  change  in  order  to  reach  its  set  goal.4  Summary  Organizational behavior (OB) is a field of study that investigates the impact that individuals.  procedures.  and  structure  have  on  behavior  within  an  organization. organizing. Organizational structure is  the  formal  decision­making  framework  by  which  job  tasks  are  divided.  grouped.  and  coordinating the  work  components  to achieve  organizational  goal. Planning involves the process of defining  goals. 2003).  then  applies  that  knowledge  to  make  organizations work more effectively (Robbins.  The average manager spent __________ percent of his or her time performing traditional  management.  It  is  the process  of  determining  what tasks are to be done.  1. working toward common goals. It is the extent to which the units of the organization  are  explicitly  defined  and  its  policies.  Planning also enhances the decision­making process.  management  functions  have  been  grouped  into  four  categories: planning.  Effective  managers  spend  __________percent  of  their  time  in  human  resource  management.  Organizations are groups of  people. and  where decisions are  to  be  made.Management Process  Unit 1  Self Assessment Questions 3  1. It provides the direction for the other functions of management and for effective teamwork.  establishing  strategies  for  achieving  these  goals.  and  coordinated.  Effective planning enables an organization adapt to change by identifying opportunities and avoiding  problems. how the tasks are to be grouped.  A  key  issue  in  accomplishing  the  goals  identified  in  the planning  process  is  structuring  the  work  of the  organization. An affective and efficient manager should focus  on two key results.  Organizing  involves  designing. who reports to whom. groups.  Formalization is an important aspect of structure. who is to do. The first is task performance—the quality and quantity of the work produced or  the services provided by the work unit as a whole.  and  developing  plans  to  integrate  and  coordinate  activities.

Management Process 

Unit 1 

seen and represented in chart form. An organization chart displays the organizational structure and  shows job titles, lines of authority, and relationships between departments.  Leading involves team building, consensus building, selecting and training. An organization has the  greatest  chance  of  being  successful  when  all  of  the  employees  work  toward  achieving  its  goals.  Since  leadership  involves  the  exercise  of  influence  by  one  person  over  others,  the  quality  of  leadership  exhibited by  supervisors  is  a  critical determinant  of organizational  success.  Controlling  involves  monitoring  the  employees’  behavior  and  organizational  processes  and  take  necessary  actions to improve them, if needed. Control is the process through which standards for performance  of  people  and  processes  are  set,  communicated,  and  applied.  Effective  control  systems  use  mechanisms to monitor activities and take corrective action, if necessary.  According to Mintzberg (  1973),  managerial  roles  are:  Informational  roles,  Decisional  roles  and  Interpersonal  roles.  Katz  (1974) has identified three essential management skills: technical, human, and conceptual. Luthans  (1988)  found  that  all  managers  engage  in  four  managerial  activities:  (i)  Traditional  management—  This activity consists of planning, decision making, and controlling, (ii) Communication—This activity  consists  of  exchanging  routine  information  and  processing  paperwork,  (iii)  Human  resource  management—this  activity  consists  of  motivating,  disciplining,  managing  conflict,  staffing,  and  training,  and  (iv)    Networking—this  activity  involves  socializing,  politicking,  and  interacting  with  outsiders.  Terminal questions  1.  Discuss the four management functions in brief.  2.  What do you mean by SWOT  analysis? Why is it required by a manager?  3.  Discuss three leadership functions of a manager.  4.  Based on Katz’s proposition, briefly discus the essential managerial skills.  Answer to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  Four  2.  Organization

Sikkim Manipal University 

15 

Management Process 

Unit 1 

Self Assessment Questions 2  1.  Figurehead  2.  Technical  Self Assessment Questions 3  1.  32  2.  26  Answer to Terminal Questions  1.  Refer section 1.2  2.  Refer section 1.2  3.  Refer section 1.2  4.  Refer section 1.3

Sikkim Manipal University 

16 

Organizational Behavior 

Unit 2 

Unit 2 
Structure 
2.1  2.2  Introduction  Objectives  Definitions of OB  Self Assessment Questions 1  2.3  2.4  Historical evolution of OB as a discipline  Self Assessment Questions 2  Contributing Disciplines to the OB field  Self Assessment Questions 3  2.5     Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s 

Organizational Behavior 

2.1  Introduction  In order to be effective organizations need to develop their interpersonal or people skills According to  Robbins(  2003),  Organizational  behavior  (OB)  is  a  field  of  study  that  investigates  the  impact  that  individuals,  groups,  and  structure  have  on  behavior  within  an  organization,  then  applies  that  knowledge to make organizations work more effectively. Specifically, OB focuses on how to improve  productivity,  reduce  absenteeism  and  turnover,  and  increase  employee  citizenship  and  job  satisfaction.  An  organization  is  more  than  a  formal  arrangement  of  functions,  more  than  an  organization  chart,  more  than  a  vision  statement,  more  than  a  set  of  accounts.  An  organization  consists of people and so it is also a social system. The field of organizational behavior (OB) draws  primarily  from  the  behavioral  science  disciplines  of  psychology,  social  psychology,  and  cultural  anthropology.  The  areas  on  which  OB  focuses  are  individuals  who  will  often  be  working  within  groups,  which  themselves  work  within  organizations,  as  well  as  all  the  interrelationships  between  them.  Some  of  the  specific  themes  embraced  by  OB  are  personality  theory,  attitudes  and  values,  motivation  and  learning,  interpersonal  behavior,  group  dynamics,  leadership  and  teamwork,  organizational  structure  and  design,  decision­making,  power,  conflict,  and  negotiation.  Some  OB

Sikkim Manipal University 

17 

Organizational Behavior 

Unit 2 

thinkers go further and suggest that the behavior within the organization has to be viewed partly in  the wider context of the outside world’s effect on the organization and its human resources, missions,  objectives, and strategies.  Learning objectives  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  Historical evolution of OB as a discipline  2.  Contributing Disciplines to the OB field  2.2  Definitions Of OB  Buchanan  and  Huczynski  (1997)  have  defined  Organizations  as  “social  arrangements,  constructed  by people who can also change them. Organizations can be repressive and stifling, but they can also  be  designed  to  provide  opportunities  for  self­fulfillment  and  individual  expression.  The  point  is  that  human consequences depend on how organizations are designed and run.’ Barnard (1938) defined  Organizations  “as  system  of  co­operative  activities  –  and  their  co­ordination  requires  something  intangible  and  personal  that  is  largely  a  matter  of  personal  relationships”.  There  are  a  number  of  definitions  that  we  can  draw  on  to  illuminate  and  deepen  our  understanding  of  the  concept  of  organizational behavior. One of the earliest, and certainly one of the most succinct definitions, comes  from  Pugh,  (1971)  for  whom,  OB  is  concerned  with  ‘‘the  study  of  the  structure,  functioning  and  performance  of  organizations,  and  the  behavior  of  groups  and  individuals  within  them”.  Ivancevich  and  Matteson,  (1998)  in  their  book  Organizational  Behavior  and  Management,  offers  a  broader  definition.  They  opine  that  OB  is  about  ‘‘the  study  of  human  behavior,  attitudes  and  performance  within an organizational setting; drawing on theory, methods, and principles from such disciplines as  psychology,  sociology,  and  cultural  anthropology  to  learn  about  individual  perception,  values,  learning  capabilities,  and  actions  while  working  with  groups  and  within  the  total  organization;  analyzing the external environment’s effect on the organization and its human resources, missions,  objectives and strategies”.

Sikkim Manipal University 

18 

 Inter­organizational  6.  Seeing the external environment as critical  6.  Having a distinctly humanistic outlook  4.  Using scientific method  7.  and  then  behave  accordingly. Organizational  5. inappropriate intervention at the wrong level can make a problem worse rather than  better.  An interdisciplinary field  3.  Having an applications orientation  Levels of analysis:  Wood  (1997)  provides  a  useful  model  for  exploring  behavioral  events.  The basic issue is that the level of explanation that one chooses. and the solutions that one seeks.Organizational Behavior  Unit 2  What emerges from these two definitions is a view of OB as:  1. International  8.  He  suggests  that  different  levels  of  analysis  can  be  applied  when  examining  the  significance  of  an  organizational  issue. Inter­group  4. Team  3. Individual  2.  This is often particularly true of external consultants brought in to perform a ‘quick fix’. Global. namely:  1.  Performance oriented  5. Sikkim Manipal University  19  .  A way of thinking  2. determines the  view of the causes  of an event or problem. In  an organization.  He  proposes eight. It also affects the actions that one takes. Societal  7.  Three points are important in this regard:  People tend  to  pick  their favorite  level  of  analysis  to  explain  events.

  Self Assessment Questions 1  1. inter­group. Early Theorists  Adam Smith’s discussions in the Wealth of nations published in 1776 stated that organizations and  society  would  reap  from  the  division  of  labor.  inaccurate.  OB is ________________ field. the tools needed to tackle the problem can be chosen more precisely. By considering a problem progressively at the individual. and  organizational levels.Organizational Behavior  Unit 2  People are most familiar with. Sikkim Manipal University  20  .  Buchanan and Huczynski (1997) have defined Organizations as “_________. and applied more  effectively.  by  saving  time other  wise  lost  in  changing  th  tasks.  Looking  at  a  problem  systemically  will  always  yield  a  better  understanding  than  simply  leaping  in  with  fixed  preconceptions. arrangements”  2.  nor  provide  the  base  for  creating  self  sufficiency and sustenance.  or  incomplete. The development of assembly line production process in the early 20  century was obviously  stimulated  by  the  economic  advantages  of  work  specialization  (arising  out  of  division  of  labor)  as  stated in the work of Smith.  Therefore  a  contingency  approach  is  what  is  now  preferred  rather than any absolute solutions in OB.  3. a deeper understanding of its causes can be gained. and often prefer.  However.  As a result. particularly in a competitive and volatile market.  As a general principle.  Barnard (1938) defined Organizations “as system of ________________ activities”. group. explanations at the individual level of behavior.3  Historical Evolution Of OB As A Discipline  A large number of people have contributed to the growth of OB as a discipline. Trying  to  change  people  by  sending  them  on  a  training  course  is  simpler  than  changing  structures  or  upgrading  technology.  He  concluded  that  division  of  labor  increased  productivity by  raising  each  worker’s  skill  and  dexterity.  2. The most important  ones have been described below:  A.  such  explanations  are  often  too  simplistic.  It  may  not  solve  organizational  problems. any organizational problem can be usefully analyzed at an increasingly higher  level of abstraction.

  He stressed on  selecting the right people for the job .  4. specifying the precise way in which the work is to be done. He added the following to Smith’s list  of advantages that can be accrued from division of labor:  1.  Careful match of people’s skills and physical abilities with specific tasks  Thus in the writings of these writers the benefits of division of labor were being highlighted where the  maximum emphasis was on raising productivity and minimizing wastage of resources and time. Sikkim Manipal University  21  .  His  scientific  principles  of  management  stressed  the  following  principles:  1. train them to do it precisely in one best way. Henri Fayol.  3.  2. leaving the workers with the  task of implementation.  Reduced wastage of material during the learning process  3.  Select the best person to perform the job thus designed.  Use  scientific  methods  to  determine  the  most  efficient  way  of  doing  work;  assign  the  worker’s  task accordingly.  B.  Allowed attainment of increased skill levels  4.  Frederick Taylor’s main emphasis was on finding one best way of doing each job. The Classical Era  We see this trend to continue in what is called as the classical era which covers the period between  1900  to  mid  1930s. Max Weber.Organizational Behavior  Unit 2  The other significant work which influenced this philosophy was that of the work of Charles Babbage  in 1832 titled On the Economy of Machinery and Manufactures.  He favored wage  plans  to  motivate  the  workers.  the  first  general  theories  of  management  began  to  evolve    and  the  main  contributors during this era were  Frederick Taylor. Mary parker Follet and  Chester Barnard. Very  little were no consideration was given towards the human elements in the workplace.  Train the worker to do the work efficiently.  It reduces the time needed to learn a job  2.  Shift  all  responsibility  for  the  organization  of  work  from  the  worker  to  the  manager;  managers  should do all the thinking relating to the planning and design of work.

 order.  5.  Subordination  of  individual  interest  to  general  interest:  individual  or  group  goals  must  not  be  allowed to override those of the business.  6. Division of work: tasks should be divided up with employees specializing in a limited set of tasks  so that expertise is developed and productivity increased. Of course. in breaking down  each task to its smallest unit to find what Taylor called ‘‘the one best way’’ to do each job.  Unity  of  command:  for  any  action  whatsoever.  4. the effect  was to remove human variability.  Discipline:  this  is  essential  for  the  smooth  running  of  business  and  is  dependent  on  good  leadership. He insisted  the use of time­and­motion study as a means of standardizing work activities.  The principles of the theory are:  1.  Monitor worker performances to ensure that appropriate work procedures are followed and that  appropriate results are achieved. a mining engineer and manager by profession. to find the optimum  mode of performance. defined the nature and working patterns  of the twentieth­century organization in his book. he laid down what he called 14 principles of management. published in  1916.Organizational Behavior  Unit 2  5. and stability are threatened.  Henri Fayol.  2. Sikkim Manipal University  22  . clear and fair arguments.  The  results  were  dramatic. and the judicious application of penalties.  an  employee  should  receive  orders  from  one  superior only; otherwise authority.  new  organizational functions like personnel and quality control were created. In it.  With  passing  time. discipline. Hence he lay the ground for the mass production techniques that  dominated management thinking in the first half of the twentieth century. This theory is also called the  Administrative Theory. Unity of direction: a group of activities concerned with a single objective should be co­coordinated  by a single plan under one head.  Authority  and  responsibility:  authority  is  the  right  to  give  orders  and  entails  enforcing  them  with  rewards and penalties; authority should be matched with corresponding responsibility.  Taylor was one of the first to attempt to systematically analyze human behavior at work. His scientific approach  called for detailed observation and measurement of even the most routine work. General and Industrial Management.  with  productivity  increasing  significantly.  3.

  11. Equity: personnel must be treated with kindness and justice.  Security  5.  Management.  Scalar  chain  (line  of  authority):  communications  should  normally  flow  up  and  down  the  line  of  authority  running  from  the  top  to  the  bottom  of  the  organization. Order: both materials and personnel must always be in their proper place; people must be suited  to their posts so there must be careful organization of work and selection of personnel.  13.  commanding.  Commercial  3.  Stability  of  tenure of  personnel:  rapid  turnover  of  personnel  should  be  avoided  because  of  the  time required for the development of expertise.  consisted  of  planning. even today.  The  management  function.  but  sideways  communication  between those of equivalent rank in different departments can be desirable so long as superiors are  kept informed.  He  suggested  that  organizations  could  be  sub­divided  into  six  main areas of activity:  1. and not lead to overpayment.Organizational Behavior  Unit 2  7. Fayol was also one of the first people to characterize a commercial organization’s  activities  into  its  basic  components. Centralization: the extent to which orders should be issued only from the top of the organization is  a problem which should take into account its characteristics.  Financial  4.  Fayol  stated.  8. Many practicing managers.  12.  9. Initiative: all employees should be encouraged to exercise initiative within limits imposed by the  requirements of authority and discipline.  Technical  2. Esprit de corps: efforts must be made to promote harmony within the organization and prevent  dissension and divisiveness. such as size and the capabilities of the  personnel. Sikkim Manipal University  23  . list these functions as the core  of their activities.  10.  encourage effort.  14.  Accounting  6.  organizing.  co­  coordinating and controlling.  Remuneration  of  personnel:  this  may  be  achieved  by  various  methods  but  it  should  be  fair.

 Personal property separated from office  property.  Employment by the organization is a career.  he  described  an  ideal  types  of  organization  and  called  it  a  bureaucracy.  Intention. After a trial period they get tenure of position and are protected from arbitrary  dismissal.  a  clearly  defined hierarchy.  Means of production or administration belong to office.  2.Organizational Behavior  Unit 2  In  defining  the  core  principles  governing  how  organizations  worked  and  the  contribution  of  management to that process. Decisions are recorded in permanent files (in traditional forms few explicit rules or written  records).  This  was a  system  marked  by division  of  labor.  One  of  the Sikkim Manipal University  24  .  4.  activities  are  distributed  as  official  duties  (unlike  traditional  form  where  duties  delegated  by  leader  and  changed  at  any  time).  Jurisdictional  areas  are  clearly  specified.  detailed  rules  and  regulations and  impersonal  relationships. The official is a full­time employee and looks forward  to a life­long career. abstract rules govern decisions and actions.  appointed  not  elected. Organization follows hierarchical principle ­­ subordinates follow orders or superiors. it was some years before any significant attention was paid to the needs  and  motivations  of  that  other  major  factor  involved  in  the  work  process  –  the  workers.  Max  Weber  developed  a  theory  based  on  authority  relations  and  was  he  a  pioneer  in  looking  at  management and OB from a structural viewpoint.  2. but have  right of appeal (in contrast to more diffuse structure in traditional authority). Rules are stable. His theory is also known as bureaucratic theory in  management.  and  compensated by salary.  C.  He  wanted  this  ideal  types  construct  to  be  taken  as  a  basis  for  creating  organizations  in  real  world. The Human Relations Movement  Since the industrialists of the early decades of the twentieth century followed Taylor’s lead and put  the emphasis on efficiency. Fayol laid down a blueprint that has shaped organization thinking for  almost a century. and can be  learned.  5.  The  detailed  features  of  Weber’s  ideal  bureaucratic  structure  are  a  follows:  1. exhaustive.  Officials  are  selected  on  basis  of  technical  qualifications.  3.

  for  example  changing  lighting  conditions in the workplace. Physical conditions or financial incentives had little motivational value.  This  helped  him  to  make  certain  deductions  about  how  managers  should  behave. However. so much  required in modern  day organizational situations.  His findings were that work satisfaction depended to a large extent on the informal social pattern of  the workgroup.  Thus  in  her  writing  one can trace the importance of motivation and group togetherness . With this started the beginning of what may be termed as the Human relations Movement as  contributor to the field of OB  Follet believed that organizations should be based on a group ethic rather than on individualism. People Sikkim Manipal University  25  .  investors.  The  research he  conducted  under  the  Hawthorne Studies of the 1930s  showed  the significance of groups in affecting the behavior of individuals at work. Thus irrespective of excellent production systems.  and  his  book  The  Social  Problems  of  an  Industrialised  Civilization  (1933). Managers and workers need to look  at  each  other  as  partners. Where ever norms of cooperation and higher output were established it was due to a  feeling of importance.Organizational Behavior  Unit 2  early pioneers of a view that actually people were central to the world of business was Mary Parker  Follett. it was not Mayo  who  conducted  the  practical  experiments  but  his  employees  Roethlisberger  and  Dickinson. Barnard emphasized the need for  boundary  spanning  activities  and  development  of  skills  and  motivation  of  employees  for  organizational effectiveness and success. The  manager’s work was to harmonize and coordinate group efforts.  Barnard  viewed  organizations  as  consisting  of  people  who  have  interacting  social  relationships.  Elton  Mayo  is  known  as  the  founder  of  the  Human  Relations  Movement.  and  is  known  for  his  research  including  the  Hawthorne  Studies.  Barnard viewed organizational success in terms of fostering cooperation from various stakeholders  such  as.  suppliers  and  other  external  constituencies.  Another major influence in the human relations movement came from the work of Chester Barnard.  He  carried  out  a  number  of  investigations  to  look  at  ways  of  improving  productivity.  Therefore  managers  should  rely  more  on  workers’  expertise  and  knowledge  than  on  formal  authority  of  their  position  to  lead  their  subordinates.  employees  and  others  like  customers.

 He concluded  that people's work performance is dependent on both social issues and job content.  Maslow proposed the need hierarchy theory (physiological.  Another  contributor  whose  work  revolutionized  thinking  about  workplaces  was  Dale  Carnegie.  Theory  X  posited  a  negative Sikkim Manipal University  26  . He suggested a  tension between workers' 'logic of sentiment' and managers' 'logic of cost and efficiency' which could  lead to conflict within organizations.  To make others feel important through a sincere appreciation of their efforts  2. He advised:  1. being sympathetic and never  telling others that they are wrong  4.  He formulated  two  sets  of  assumptions  –  Theory  X  and  Theory  Y  about  human  nature. Self  actualization  was  the  ultimate  goal  of  human  existence.Organizational Behavior  Unit 2  will form workgroups and this can be used by management to benefit the organization.  Summary of Mayo's Beliefs:  Individual  workers  cannot  be  treated  in  isolation.  Seek to make a good impression  3.  Informal  or  unofficial  groups  formed  at  work  have  a  strong  influence  on  the  behavior of those workers in a group Managers must be aware of these 'social needs' and cater for  them to ensure that employees collaborate with the official organization rather than work against it.  His  main  theme  centered  on  the  idea  that  the  way  to  success  was  through  winning the cooperation of people.  but  must  be  seen  as  members  of  a  group. safety.  His  book  ­How  to Win  Friends and  Influence  people  is a  classic  which  is  referred by  management  experts  even  today.  it  no  longer  motivated  an  individual.  Change people by praising their good traits and giving chance to others to save their face  The next contributor who influenced the human aspects of management in workplace was Abraham  Maslow. social esteem and self  actualization needs) and stated that each step in the hierarchy must be satisfied before the next can  be activated and  once  a  need  was  substantially satisfied.  Win people to your way of thinking by letting others do the talking.  Monetary incentives and good working condition are less important to the individual than the need to  belong  to  a  group.  Managers  who  accepted  this  hierarchy  theory  attempted  to  alter  the  organization  and  management  practices  to  reduce  barriers  to  employees’ self actualization  Douglas  McGregor  was another  contributor  to  the human  relations  movement.

 Behavioral Science Theorists  These  theorists  engaged  in  objective  research  of  human  behavior  in  organizations. dislike work.Organizational Behavior  Unit 2  view of people stating that this category have little ambition.  B.  achievement. Behavior is a function  of consequence according to Skinner and he stated that people engage in a desired behavior only if  they are rewarded for it and less likely to be repeated if an individual is not rewarded or punished for  it  David McClelland ­ his work has helped organizations to match people with jobs and in redesigning  jobs for high achievers in order to maximize their motivation potential. want to avoid responsibility  and  need  to  be  closely  directed  at  workplace. people who have  undergone achievement  training  in  India. McGregor personally believed that Theory Y described best the  nature of people at work and therefore form the basis of all management practices in organizations.  Only  providing  the Sikkim Manipal University  27  . made greater investments in productive assets than those who did not undergo  such training  Fred  Fiedler  ­  work  in  the field  of  leadership has  contributed  immensely  to  the  growth of OB as a  discipline.  His  work  on  the  subject  is  important  since  it  emphasized  the  situational  aspects  of  leadership and attempted to develop a comprehensive theory of leadership behavior  Fredrick  Herzberg­  his  primary  interest  was  in  finding  out  answer  to  the  question:  what  do  individuals  want  from  their  jobs?  He  concluded  from  his  study  that  people  preferred  jobs  that  provided  opportunities  for  recognition.  Managers  should  give  freedom  to  their  subordinates  in  order  to  unleash  their  full  creative  and  productive potential  D.  assume  responsibility  and  considered work as a natural activity. For example.  Skinner  ­  His  research  on  conditioning  (classical  and  operant)  and  behavior  modification  influenced the design of organization training programs and reward systems.  Theory  Y  category  on  the  other  hand  proposed  a  positive  view  of  people  stating  that  they  can  exercise  self  direction.  responsibility  and  growth.  Some  of  the  major theorists who contributed to the growth of OB as a discipline are briefly given below.  initiate  more  new  business ventures.  F. have been found to  work  longer  hours.

  clarifying  previous  assumptions  and  identifying  significant  contingency  variables.Organizational Behavior  Unit 2  hygiene factors were insufficient to motivate people in work places.  E.  What.  therefore. OB is present times  What  is  realized  today  is  that  no  one  theory  by  itself  can  improve  organizational  functioning  and  effectiveness.    The  emphasis today is on understanding the situational factors and how they influence a behavior pattern  of individuals in organizational contexts. While  the  1960s  and  70s  witnessed  the  development  of  new  theories  the  efforts  since  then  has  been  on  refining  existing  theories.  Landmark publications on organizational behavior  » 1911: Frederick Taylor: Principles of Scientific Management  » 1916: Henri Fayol: General and Industrial Management  » 1924: MaxWeber: The Theory of Social and Economic Organization  » 1933: Elton Mayo: Human Problems of an Industrial Civilization  » 1938: Chester Barnard: The Functions of the Executive  » 1954: Abraham Maslow: Motivation and Personality  » 1956: William Whyte: The Organization Man  » 1959: Frederick Herzberg: The Motivation to Work  » 1960: Douglas McGregor: The Human Side of Enterprise  » 1964: Robert Blake and Jane Mouton: The Managerial Grid  » 1973: Henry Mintzberg: The Nature of Managerial Work  » 1978: Chris Argyris and Donald Schon: Organizational Learning  » 1979: Reg Revans: Action Learning  » 1981: Richard Pascale and Anthony Athos: The Art of Japanese Management  » 1982: Tom Peters and Bob Waterman: In Search of Excellence  » 1984: Meredith Belbin: Management Teams  » 1985: Edgar Schein: Organizational Culture and Leadership  » 1986: Gareth Morgan: Images of Organization Sikkim Manipal University  28  . This work is significant to OB as  it has helped in enriching jobs and the quality of work life in modern organizations.  is  suggested  is  a  contingency  approach.

 and job stress.  The  main  areas  are  psychology. More recently. attitude measurement.  Taylor has proposed ____________ principles of management.  sociology. work design.  boredom. needs and motivational  forces. training.  Psychology :  Psychology  is  the  science  that  attempts  to  measure.  anthropology. performance appraisals.  Adam Smith stated that organizations and society would reap from the __________ of labor  2.  explain. and political science. personality.  Early  industrial/organizational  psychologists  were  concerned  with  problems  of  fatigue.  3. decision making processes. perception. their contributions have been expanded to include  learning.  and  at  times  change  the behavior  of  humans  and  other  animals. Sikkim Manipal University  29  . job satisfaction. emotions.  and  other  factors  relevant  to  working  conditions  that  could  disrupt/  impede efficient work performance.  Fayol has proposed _______________ theory. leadership effectiveness.  employee selection techniques.  2.4  Contributing Disciplines To The OB Field  Organizational  behavior  is  an  applied  behavioral  science  that  is  built  upon  contributions  from  a  number  of  behavioral  disciplines.Organizational Behavior  Unit 2  » 1989: Charles Handy: The Age of Unreason  » 1990: Peter Senge: The Fifth Discipline  » 1990: Richard Pascale: Managing on the Edge  » 1993: James Champy and Mike Hammer: Re­engineering the Corporation  1995: Karl Weick: Sensemaking in Organizations  » 1997: Arie de Geus: The Living Company  » 1997: Thomas Stewart: Intellectual Capital  » 2000: Richard Pascale: Surfing the Edge of Chaos  »2001: Daniel Pink: Free Agent Nation  Self Assessment Questions 2  1.  social  psychology.

 The major challenge deals with the issue of how to implement it and how to  reduce barriers to its acceptance.  and  structure  have  on  behavior  within  an  organization.  Political  science  studies  the  behavior  of  individuals  and  groups  within  a  ________________  environment. and increase employee citizenship and job satisfaction.  3.  It focuses on  the  influence of  people on one another.  Political Science  Political  science  studies  the  behavior  of  individuals  and  groups  within  a  political  environment. attitudes. OB focuses on how to improve productivity.  Anthropologists work on cultures and environments; for example.  Anthropology  Anthropology  is  the  study  of  societies  to  learn  about  human  beings  and  their  activities. they have aided in understanding  differences  in fundamental  values.Organizational Behavior  Unit 2  Sociology  Sociologists  study  the  social  system  in  which  individuals  fill  their  roles;  that  is.  An organization Sikkim Manipal University  30  . Specifically.  2.  and  at  times  change  the  behavior of humans and other animals. reduce  absenteeism and turnover.  Self Assessment Questions 3  1.5  Summary  Organizational behavior (OB) is a field of study that investigates the impact that individuals. intra­organizational politics and power. and  behavior  among people  in different  countries  and  within different organizations.  sociology  studies  people  in  relation  to  their fellow human beings.  2. particularly formal and complex organizations. groups.  _______________ blends the concepts of psychology and sociology.  Their  significant  contribution  to  OB  is  through  their  study of group behavior in organizations.  _______________  is  the  science  that  attempts  to  measure. such as.  It  focuses on areas.  then  applies  that  knowledge  to  make  organizations work more effectively. conflict.  explain.  Social Psychology  Social psychology blends  the  concepts of psychology  and  sociology.

  and  cultural  anthropology.  The  field  of  organizational  behavior  (OB)  draws  primarily  from  the  behavioral  science  disciplines  of  psychology.  Some  of  the  specific  themes  embraced by OB are personality theory.  Social  2. Some of the most important works have been  done  by  Adam  Smith.  it  is  performance  oriented. interpersonal  behavior.  Summarize Mayo’ belief. He suggests that different levels of analysis can be applied when examining the  significance  of  an  organizational  issue.  3. decision­  making.  Henri  Fayol.  as  well  as  all  the  interrelationships  between  them.  Terminal Questions  1.  Max  Weber.  Explain Fayol’s administrative theory.  Mary  parker  Follet.  it  uses  scientific  method  and  it  has  an  applications  orientation. F.  Team.  A  large  number  of  people  have contributed to the growth of OB as a discipline.  He  proposes  eight.  Inter­organizational. attitudes and values.  Inter­group.  Abraham  Maslow.  International. An organization consists of people and so it is also a social  system. more than a vision  statement.  Organizational behavior is an applied behavioral science that  is built upon contributions from a number of behavioral disciplines.  What is Weber’s ideal bureaucratic structure?  4.  Frederick  Taylor. leadership and teamwork.  Organizational.  social  psychology. to name a few. motivation and learning. group dynamics.  OB  is  an  interdisciplinary field.  2.  power. and political science.  sociology. more than a set of accounts.  conflict.  The  areas  on  which  OB  focuses  are  individuals  who  will  often  be  working  within  groups. Wood  (1997)  provides  a  useful  model  for  exploring  behavioral events.  Co­operative  3.  which  themselves  work  within  organizations.Organizational Behavior  Unit 2  is more than a formal arrangement of functions. more than an organization chart.  Societal. anthropology.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  and  Global. organizational structure and design.  Interdisciplinary Sikkim Manipal University  31  .  namely:  Individual. Skinner. and negotiation. social psychology.  it has distinctly  humanistic  outlook.  Discuss Taylors’ scientific principles of management. The main areas are psychology. B.  it  considers  external  environment  as  critical.

  Division  2.  Social psychology  3.3 Sikkim Manipal University  32  .  Refer section 2.  Refer section 2.  Scientific  3.  Political  Answers to Terminal Questions  1.  Refer section 2.3  4.  Administrative  Self Assessment Questions 3  1.3  3.  Refer section 2.3  2.  Psychology  2.Organizational Behavior  Unit 2  Self Assessment Questions 2  1.

  It  recognizes  that  even  in  the  age  of  high  technology.  and  strategies.Foundation Of Organization Behavior  Unit 3  Unit 3  Structure  3.  and  money.1  Introduction  Foundation Of Organizational Behavior  Organizational  Behavior  emphasizes  on  intellectual  capital  as  represented  by  the  sum  total  of  knowledge.  mission.  technology.4  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  3. expertise. and  dedication of an  organization’s  workforce. such as.  raw  materials. and retain talented people.3  Ability  Self Assessment Questions 2  3.”  Learning objectives  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  people  are  the  indispensable  human  resources  whose  knowledge  and  performance  advance  the  organization’s  purpose.  Ability Sikkim Manipal University  33  .  Only  through  human  efforts can the great advantages be realized from other material resources of organizations.  Biographic Characteristics  2.2  Biographic characteristics  Self Assessment Questions 1  3. motivate.  information.  A  Fortune  survey  (1998)  of  America’s  most­  admired firms reported that “the single best predictor of overall success was a company’s ability to  attract.1  Introduction  Objectives  3.

  And. Research consistently indicates that married employees have fewer absences.2  Biographic characteristics  Finding  and  analyzing  the  variables  that  have  an  impact  on  employee  productivity. such as:  1.  stability  and  low  turnover. or sociability.  workers as  young as  age  forty are considered to be “old” and complain that their experience and skills are no longer valued. However. analytical skills.  Older  workers  are  susceptible  to  being  stereotyped  as  inflexible and  undesirable  in  other  ways.  women’s  absenteeism  rates tend to be higher than those of men. and satisfaction is often complicated.  People  50  years  old  and  older  account  for  85  percent  of  the  projected  labor  force  growth  between  1990  and  2005  (American  Association  of  Retired  Persons. and are more satisfied with their jobs than are their unmarried coworkers (Garrison & Sikkim Manipal University  34  . undergo  less turnover.  1995).  competitive drive. Gender ­  Men and women exhibit no consistent differences in their problem­solving abilities.  turnover.  In  some  cases. tend to value older workers for their experience.  3.Foundation Of Organization Behavior  Unit 3  3. small businesses in particular. women are reported to be more  conforming  and  to  have  lower  expectations  of  success  than  men  do. Marital Status  There  are  not  enough  studies  to  draw  any  conclusions  about  the  effect  of  marital  status  on  job  productivity. motivation.  Gender  2.  Age  3.  absence.  1.  Research  is  consistent  with  these  preferences  and  also  shows  lower  avoidable absences (Mayrand.  2. Many of the concepts—motivation. Age ­  The  research  findings  concerning  age  are  important  given  the  aging  of  the  workforce. or power.  On the other hand. politics  or  organizational  culture—are  hard  to  assess.  Marital status  4. learning ability. 1992).  Other  factors  are  more  easily  definable  and  readily  available—data  that  can  be  obtained  from  an  employee’s  personnel  file  and  would  include  characteristics.  Tenure.

  Managers  need  to  consider both ability and aptitude while selecting candidates for a job. domestic partnering. require tests for physical Sikkim Manipal University  35  .Foundation Of Organization Behavior  Unit 3  Muchinsky. single or  married.  whereas  abilities  are  the  knowledge  and  skills  that  an  individual  currently  possesses. There is a _______ relationship between tenure to absence.  1973).  2. Further research needs to be conducted on the other statuses.  There is a positive relationship between tenure and job productivity. such as.  The evidence indicates that tenure and satisfaction are positively related  Self­ Assessment Questions 1  1.  Others  provide  measures  of  more  specific  competencies  that  are  required of people entering various educational programs or career fields.  4. Women’s absenteeism rates tend to be _________ than those of men. firefighters and police. Various tests used to measure  mental aptitudes and abilities.  3.  2.  aptitudes  are  potential  abilities.  Aptitude  represents  a  person’s  capability  of  learning  something. some jobs. 1982):  1. Some of these provide an overall intelligent quotient (IQ) score (e.  Tenure is also a potent variable in explaining turnover.3 Ability  Ability reflects a person’s existing capacity to perform the various tasks needed for a given job and  includes  both  relevant  knowledge  and  skills  (Cummings  &  Schwab.  the  Stanford­Binet  IQ  Test).  Extensive  reviews  of  the  seniority­productivity  relationship  have  been  conducted  (Gordon & Fitzgibbons.  5.  In  other  words. besides. divorce.  There is a negative relationship between tenure to absence.  3. such as.g. Such tests are designed to  facilitate  the  screening  and  selection  of  applicants  for  educational  programs  or  jobs.  In  addition  to  mental aptitudes and abilities. etc  4. 1977).  Tenure has consistently been found to be negatively related to turnover and has been suggested  as one of the single best predictors of turnover.. Tenure  The issue of the impact of job seniority on job performance has been subject of  misconceptions and  speculations.

Foundation Of Organization Behavior 

Unit 3 

abilities.  Muscular  strength and cardiovascular  endurance are  two among  the  many physical ability  dimensions  (Hogan,  1991).  There  must  be  a  fit  between  specific  aptitudes  and  abilities  and  job  requirements.  If  you  want  to  be  a  surgeon,  for  instance,  and  cannot  demonstrate  good  hand–eye  coordination,  there  will  not  be  a  good  ability–job  fit.  Such  a  fit  is  so  important  that  it forms  a  core  concept in managing human resources.  Individuals overall abilities are made up of two sets of factors: intellectual and physical.  Intellectual Abilities  Intellectual abilities are those required to perform mental activities.  IQ  tests  are  designed  to  ascertain  one’s  general  intellectual  abilities.  Examples  of  such  tests  are  popular  college  admission  tests  such  as,  the  SAT,  GMAT,  and  LSAT.  The  seven  most  commonly  cited  dimensions  making  up  intellectual  abilities  are:    number  aptitude,  verbal  comprehension,  perceptual  speed,  inductive  reasoning,  deductive  reasoning,  spatial  visualization,  and  memory  (Dunnette, 1976). The abilities are categorized in the following table: 

Description  Dimension  Number aptitude  Ability to do speedy and  accurate arithmetic  Verbal Communication  Perceptual Speed  Read write speaking ability  Identify similarities and  differences quickly and  accurately  Inductive reasoning  Deductive reasoning  Logical sequence drawing  Ability to use logic and  assess the implications of  the argument  Spatial Visualization  Memory  Ability to imagine  Ability to retain and recall  past experience 

Job Example 

Accountant 

Senior managers  Investigators 

Market Researcher  Supervisors 

Interior decorator  Sales person­  Remembering customer’s  name

Sikkim Manipal University 

36 

Foundation Of Organization Behavior 

Unit 3 

Jobs differ in the demands they place on incumbents to use their intellectual abilities. A review of the  evidence demonstrates that tests that assess verbal, numerical, spatial, and perceptual abilities are  valid predictors of job proficiency at all levels of jobs.  In  this  regard,  the  theory  of  multiple  intelligences  was  developed  by  Gardner  (1983,  1993).  This  theory  suggests  eight  different  intelligences  to  account  for  a  broader  range  of  human  potential  in  children and adults. It has been claimed that our intelligence or ability to understand the world around  us  is  complex.  Some  people  are  better  at  understanding  some  things  than  others.  For  some,  it  is  relatively  easy  to  understand  how  an  automobile  works,  but  it  is  immensely  difficult  for  some  to  understand  and  use  a  musical  instrument.  For  others  music  might  be  easy  but  playing  football  is  difficult. The several different intelligences are listed below:  1. Linguistic intelligence ("word smart"):  2. Logical­mathematical intelligence ("number/reasoning smart")  3. Spatial intelligence ("picture smart")  4. Bodily­Kinesthetic intelligence ("body smart")  5. Musical intelligence ("music smart")  6. Interpersonal intelligence ("people smart")  7. Intrapersonal intelligence ("self smart")  8. Naturalist intelligence ("nature smart")  Physical Abilities  Specific physical abilities gain importance in doing less skilled and more standardized jobs. Research  has  identified  nine basic  abilities  involved  in  the performance of physical tasks.  Individuals differ  in  the  extent  to  which  they  have  each  of  these  abilities.  High  employee  performance  is  likely  to  be  achieved when management matches the extent to which a job requires each of the nine abilities and  the employees’ abilities.

Sikkim Manipal University 

37 

Foundation Of Organization Behavior 

Unit 3 

Nine Basic Physical Abilities proposed by Fleishman (1979): 

Strength Factors 

Dynamic strength 

Ability to exert muscular force repeatedly  or continuously over time 

Trunk strength 

Ability to exert muscular strength using the  trunk (particularly abdominal) muscles 

Static strength 

Ability to exert force against  external objects 

Explosive strength 

Ability to expend a maximum of  energy in one or a series of  explosive acts 

Flexibility Factors 

Extent flexibility 

Ability to move the trunk and back  muscles as far as possible 

Dynamic flexibility 

Ability to make rapid, repeated flexing  Movements 

Other Factors 

Body coordination 

Ability to coordinate the simultaneous  actions of different parts of the body 

Balance Ability 

Ability to maintain equilibrium despite  forces pulling off balance 

Stamina Ability 

Ability to continue maximum effort  requiring prolonged effort over time

Sikkim Manipal University 

38 

Foundation Of Organization Behavior 

Unit 3 

The Ability­Job Fit  Employee  performance  is  enhanced  when  there  is  a  high  ability­job  fit.  The  specific  intellectual  or  physical  abilities  required  depend  on  the  ability  requirements  of  the  job.    For  example,  pilots  need  strong  spatial­visualization  abilities.  Directing  attention  at  only  the  employee’s  abilities,  or  only  the  ability  requirements  of  the  job,  ignores  the  fact  that  employee  performance  depends  on  the  interaction of the two. When the fit is poor employees are likely to fail.  When the ability­job fit is out  of  synchronization  because the employee has abilities that far exceed the requirements of the job,  performance  is  likely  to  be  adequate,  but  there  will  be  organizational  inefficiencies  and  possible  declines  in  employee  satisfaction.  Abilities  significantly  above  those  required  can  also  reduce  the  employee’s  job  satisfaction  when  the  employee’s  desire  to  use  his  or  her  abilities  is  particularly  strong and is frustrated by the limitations of the job  Self Assessment Questions 2  1. Ability to do speedy and accurate arithmetic is called _________ aptitude.  2. Interpersonal intelligence means ____________ smart.  3. Ability to exert force against external objects is called as _________ strength.  3.4  Summary  Organizational  Behavior  emphasizes  on  intellectual  capital  as  represented  by  the  sum  total  of  knowledge, expertise, and  dedication of an  organization’s  workforce.  It  recognizes  that  even  in  the  age  of  high  technology,  people  are  the  indispensable  human  resources  whose  knowledge  and  performance  advance  the  organization’s  purpose,  mission,  and  strategies.  Only  through  human  efforts can the great advantages be realized from other material resources of organizations, such as,  technology, information, raw materials, and money. Finding and analyzing the variables that have an  impact on employee productivity, absence, turnover, and satisfaction is often complicated. Many of  the  concepts—motivation,  or  power,  politics  or  organizational  culture—are  hard  to  assess.  Other  factors  are  more  easily  definable  and  readily  available—data  that  can  be  obtained  from  an  employee’s  personnel  file  and  would  include  characteristics,  such  as,  gender,  age,  marital  status,  and tenure.  Ability reflects a person’s existing capacity to perform the various tasks needed for a given job and  includes  both  relevant  knowledge  and  skills  (Cummings  &  Schwab,  1973).  Aptitude  represents  a

Sikkim Manipal University 

39 

 Individuals overall abilities are  made  up  of  two  sets  of  factors:  intellectual  and physical.  Individuals  differ  in  the  extent  to  which  they  have  each  of  these  abilities.2  2. The seven most commonly cited dimensions making up intellectual abilities  are:    number  aptitude. High employee performance is likely to be achieved when management matches the extent  to which a job requires each of the nine abilities and the employees’ abilities.  Intellectual  abilities  are  those  required  to  perform mental activities. spatial visualization.  perceptual  speed. Negative  Self Assessment Questions 2  1.Foundation Of Organization Behavior  Unit 3  person’s  capability  of  learning  something. and memory.  Terminal Questions  1. Refer to section 3. People  3. Higher  2.  verbal  comprehension. The specific intellectual or physical abilities required  depend on the ability requirements of the job.  whereas  abilities  are  the  knowledge  and  skills  that  an  individual  currently  possesses.  In  other  words. What is “ability”? explain the multiple intelligence theory.  3. Explain the significance of ability­job fit. Briefly describe the relationship of biographic characteristics  with organizational behavior. Employee performance  is enhanced when there is a high ability­job fit.Number  2.3 Sikkim Manipal University  40  .  Research  has  identified  nine  basic  abilities  involved  in  the  performance  of  physical  tasks.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  aptitudes  are  potential  abilities. Specific physical abilities gain importance in doing less  skilled  and  more  standardized  jobs. Static  Answers to Terminal Questions  1.  Managers  need  to  consider both ability and aptitude while selecting candidates for a job. Refer to section 3. Refer to section 3.  2.3  3.  inductive  reasoning.  deductive  reasoning.

1  Introduction  Objectives  4. Sikkim Manipal University  41  .  Third.  2. to  increase  his/her  willingness  to  adopt  those  newly  acquired  KSA  and  to  implement  them  at  the  workplace.  Learning  definitely  includes  academic  studies  and  occupational  training through high school and beyond. emotional  and social development of children in the earliest years of their lives.  3.  Learning can be defined as “any relatively permanent change in behavior that occurs as a result of  experience” (Robbins. learning involves change.Learning  Unit 9  Unit 4  Structure  Learning  4.4  Behavior modification  Self Assessment Questions 3  4.  Following are the characteristics of learning:  1. cognitive.  Second. 2003).1  Introduction  Learning refers to a process that enhances the knowledge.6  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  4. learning is concerned with behavior.3  Shaping behavior  Self Assessment Questions 2  4. But it also encompasses the physical.5  Specific organizational application  4.  Such  learning  should  be  sustainable  and  comparatively  stable  for  people  and  for  the  institutions  that  serves  people.2  Theories of learning  Self Assessment Questions 1  4. the change must be relatively permanent. skill and attitude (KSA) of individuals.  First.

 some form of experience is necessary for learning  Learning objectives  The learning objectives of this unit are as follows:  1. Significant stimulus evokes an innate.  Pavlov  referred  to  this  learned  relationship as a Conditioned Response.  It  is  the  Conditioned  Response  (CR). This is called as  Conditioned Stimulus (CS).F. Skinner (1953. This  process involves presentations of a neutral stimulus along with a stimulus of some significance. This is based on the idea  that  learning  is  a  function  of  change  in  overt  behavior.Learning  Unit 9  4. after a few repetitions. eventually the two stimuli become associated and the organism begins  to  produce  a  behavioral  response  to  it. to teach dogs to salivate in response to  the ringing of a bell.  When  a  particular  Stimulus­Response  (S­R)  pattern  is  reinforced Sikkim Manipal University  42  .  a  neutral  stimulus  (bell)  became  a  conditioned  stimulus  (CS)  as  a  result  of  consistent  pairing  with  the  unconditioned  stimulus  (US  –  meat). response.  Theories of learning  2. often reflexive. and social  learning  1. respectively.  Changes  in  behavior  are  the  result  of  an  individual's  response  to  stimuli. operant conditioning. Rather than simply salivating in the presence of  meat (a response to  food ­ unconditioned response).2  Theories of Learning  There are three theories of learning namely ­ classical conditioning.Classical  conditioning  was first experimented by Russian physiologist. Operant Conditioning:  The operant conditioning theory is proposed by B.  2. If the CS and  the US are repeatedly paired. 1954). During his research on the physiology of digestion in dogs.  Finally. This is  called Unconditioned Stimulus (US) and Unconditioned Response (UR). Classical conditioning:  Classical Conditioning is a form of associative learning process proposed by  Pavlov (1927). Pavlov used a bell  before giving food to his dog.  Thus. The  neutral stimulus does not lead to an overt behavioral response from the organism.  Behavior modification  4. Ivan Pavlov. the dog started to salivate in response to  the  bell.

 and environmental influences.  2.  most human behavior is learned observationally through modeling: from observing others one forms  an idea of how new behaviors are performed.  Reinforcements  will  generalize  across  similar  stimuli  ("stimulus  generalization")  producing  secondary conditioning. Sikkim Manipal University  43  .  3. Behavior that is positively reinforced will reoccur.  For  example. Social Learning  The social learning theory was proposed by Bandura.  3.  Principles of operant conditioning are as follows:  1.  if  a  subordinate  is  praised  by  his  boss  for  looking  good  in  a  certain  attire. Information should be presented in small amounts so that responses can be reinforced ("shaping")  4. Behavior is learned.  Motor  reproduction  processes  ­  After  a  person  has  seen  a  new  behavior  by  observing  the  model. behavioral.Learning  Unit 9  (rewarded). the watching must be converted to doing.  5.  Social learning has four processes:  1. attitudes.  4. Reinforcement is the key element in Skinner's S­  R theory.  the  subordinate is likely to wear that attire and present himself in front of boss.  Attentional processes ­ People learn from a model only when they recognize and pay attention  to its critical features. Rewards are most effective if they immediately follow the desired response. especially when he needs  to please the boss.  Reinforcement  processes­  Individuals  will  be  motivated  to  exhibit  the  modeled  behavior  if  positive incentives or rewards are provided. the individual is conditioned to respond. and emotional reactions of others. A reinforcer is anything that strengthens the desired response.  3.  It recognizes the importance of observing and  modeling the behaviors. According to Bandura (1977).  Social  learning  theory  explains  human  behavior  in  terms  of  continuous  reciprocal interaction between cognitive.  2.  Retention  processes ­  A  model’s  influence  will  depend on how  well  the  individual  remembers  the model’s action after the it is no longer readily available. and on later occasions this coded information serves  as  a  guide  for  action.

  There are four methods of Shaping Behavior.  The  highest  level  of  observational  learning  is  achieved  by  first  organizing  and  rehearsing  the  modeled behavior symbolically and then enacting it overtly.  Individuals  are  more  likely  to  adopt a  modeled  behavior.  For  example.  2. The operant conditioning theory is  based on the idea that learning is a function of change in  ___________ behavior  3. if it results in outcomes they value. Classical Conditioning is a form of associative learning process proposed by  _________.  3. Example: having your  pay docked for lateness  Extinction—eliminating  any  reinforcement  that  is  maintaining  a  behavior.  Individuals are more likely to adopt a modeled behavior. Coding modeled behavior into words.  if  he/she  achieves sales target  Negative reinforcement ­ This is the process of having a reward taken away as a consequence of a  undesired behavior.  This is the process of getting a punishment as a consequence of a behavior. he will stop doing it Sikkim Manipal University  44  . it is called shaping behavior.  to  strengthen  the  same  behavior.  if  the  model  is  similar  to  the observer  and has admired status and the behavior has functional value  Self Assessment Questions 1  1.Learning  Unit 9  Principles of social learning are as follows:  1.  So.  one  get  a  commission. but gets no recognition for it.  2. scholarship is withdrawn from the student who has not done well  on the examination  Punishment is causing an unpleasant condition in an attempt to eliminate an undesirable behavior.3: Shaping behavior  When  a  systematic  attempt  is  made  to  change  individuals’  behaviour  by  directing  their  learning  in  graduated steps. For example. They are as follows:  Positive reinforcement ­ This is the process of getting something pleasant as a consequence of a  desired  behavior.  if  a  person  puts  in  extra effort.  labels or images results in better retention than simply observing. Social learning has __________  processes  4.

  1. but reinforcement is given often  enough  to  make  the  behavior  worth  repeating.  In  an  intermittent  schedule.  2. They strengthen a response and increase  the probability of repetition. Both punishment and extinction weaken behavior and tend to decrease  its subsequent frequency  Schedules of reinforcement  The two major types of reinforcement schedules are: 1) continuous and 2) intermittent.Learning  Unit 9  Both positive and negative reinforcement result in learning. not every instance of the desirable behavior is reinforced. and piece rate is fixed ratio reinforcement  scheme.  An  Intermittent  reinforcement  schedule  are  fixed  and  variable  categories.  Variable­interval  reinforcements—rewards  are  distributed  in  time  so  that  reinforcements  are  unpredictable.  or  varied.  after  a  fixed  or  constant  number  of  responses  are  given.  Intermittent techniques be placed into following categories:  Fixed­interval  reinforcement  schedule—rewards  are  spaced  at  uniform  time  intervals;  the  critical  variable is time. Sikkim Manipal University  45  .  form  of  reinforcement  tends to promote more resistance to extinction than does the continuous form. A Continuous reinforcement schedule reinforces the desired behavior each and every time it is  demonstrated.  It  is  the traditional  reinforcement schedule  and  is  called  a  continuous  reinforcement  schedule. he or she is said to be reinforced on  a variable­ratio schedule  For example.  a  reward  is  initiated.  The  intermittent. honesty pay is fixed interval reinforcement.  In  a  fixed­ratio  schedule. and it is held constant. Each time the correct behavior is performed it gets reinforced.  When the reward varies relative to the behavior of the individual.

  3.  Self Assessment Questions 2  1. variable schedules tend to lead to __________ performance than fixed schedules.  Developing  baseline  data  determines  the  number  of  times  the  identified  behavior  is  occurring  under present conditions. In general.  Identifying  behavioral  consequences  tells  the  manager  the  antecedent  cues  that  emit  the  behavior and the consequences that are currently maintaining it.  are  appropriate  for  newly  desired.  Critical behaviors make a significant impact on the employee’s job performance;  2. _________________ is eliminating any reinforcement that is maintaining a behavior  3. variable schedules tend to lead to higher performance than fixed schedules.  thus. technology.  unstable. groups.  Developing and implementing an intervention strategy will entail changing some elements of the  performance­reward linkage­structure. Intermittent reinforcers do not follow every response and thus.  Identifying behavior consequences  4.  They  are  appropriate  for  stable  or  high­frequency  responses.  Evaluating performance improvement  1.  Variable­  interval schedules generate high rates of response and more stable and consistent behavior because  of a high correlation between performance and reward.  4.  Identifying critical behaviors  2. Continuous  reinforcement schedules may lead to early satisfaction and behavior may weaken when reinforcers  are  withdrawn.  or  low­  frequency responses. __________________is causing an unpleasant condition in an attempt to eliminate an undesirable  behavior  2.4  Behavior modification  The typical OB Modification program follows a five­step problem­solving model:  1.  4. they also may  lead  to  early  satisfaction.  Developing and implementing an intervention strategy  5.  Developing baseline data  3.Learning  Unit 9  In general. or the task—with the goal  of making high­level performance more rewarding. Sikkim Manipal University  46  .  Continuous  reinforcers. processes.

  increased  productivity.  Forbes  magazine  used  the  same  approach  to  cut  its  health  care  costs.5  Specific organizational application  1. 2003). It paid a bonus to employees who had no absence for any given four­week period and  then paid for sick leave only after the first eight hours of absence.Learning  Unit 9  5. This  lottery  system  thus.  2. then doubling the amount.000  employees  for  attendance. Twice a year. 2003).  OB  Modification  has  been  used  by  a  number  of  organizations  to  improve  employee  ____________.  4.  It  rewarded  employees  who  stayed  healthy  and  did  not  file  medical  claims  by  paying  them  the  difference between $500 and their medical claims.  Using lotteries to reduce absenteeism  For  example.  accident  rates.  Continental  Airlines  has  created  a  lottery  that  rewards  its  40. Forbes  cut its major medical and dental claims by over 30 percent (Robbins.  tardiness. One of the Midwest organizations in USA implemented a well­  pay program. Sikkim Manipal University  47  .  reduced  absenteeism.  OB Modification has been used by a number of organizations to improve employee productivity  and  to  reduce  errors.  Well pay vs.  Only employees who have not missed a day of work during the previous six months are eligible.  and  improved  employee  satisfaction.  6. The typical OB Modification program follows a _________ step problem­solving model  2.  and  improve  friendliness  toward  customers.  Self Assessment Questions 3  1. sick pay  Organizations  with  paid  sick  leave  programs  experience  almost  twice  the  absenteeism  of  organizations without such programs.  The well­pay program produced  increased  savings  to  the  organization.  By doing this. Continental holds a raffle and gives away eight new sport utility vehicles.  Evaluating performance improvement is important to demonstrate that a change took place as a  result of the intervention strategy.  follows  a  variable­ratio  schedule  where  management  credits  the  lottery  with  significantly reducing the company’s absence rate (Robbins.  absenteeism.

  written  warnings.  In one recent year. Self­management  1.  c.  However.  In practice.  4.  d. It may provide only a short­  term solution and result in serious side effects.  Managers  will  respond  with  disciplinary  actions  such  as oral  reprimands. However. Sikkim Manipal University  48  . U.  g.  5. have to deal with problem behaviors in his/her organization.  Employee discipline  a. it does not tell them what alternative behaviors are preferred.  d. at some time.  internal  processes.  Discipline does have a place in organizations.  e. Provide motivational properties  c.  b.  Most organizations have some kind of systematic training program. corporations with 100 or more employees spent in excess of $58 billion  on formal training for 47.  Social­learning theory suggests that training should  a.  Disciplining  employees  for  undesirable  behaviors  gives  them  a  message  to  what  not  to  do.3 million workers (Robbins. Offer a model to grab the trainee’s attention.  Developing training programs  f.  e.  a.  If  the  training  has  taken  place  off  the  job.  and  temporary suspensions.  Self­management  requires  an  individual  to  deliberately  manipulate  stimuli.  2.  allow  the  trainee  some  opportunity  to  transfer  what  he/she learned to the job. Every manager will.  Organizational applications of learning concepts can also be used to allow individuals to manage  their own behavior.  b. it tends to be widely used because of its ability to produce fast results in the short run. 2003).  and responses to achieve personal behavioral outcomes. Offer positive rewards for accomplishments. the use of discipline carries costs.Learning  Unit 9  3.S. Help the trainee to file away what he or she has learned for later use and provide opportunities to  practice new behaviors.

F.  When a systematic attempt is made to change Sikkim Manipal University  49  . to  increase  his/her  willingness  to  adopt  those  newly  acquired  KSA  and  to  implement  them  at  the  workplace.  Classical  Conditioning  is  a  form  of  associative  learning  process  proposed  by  Pavlov. behavioral. According to Bandura (1977). skill and attitude (KSA) of individuals.  and  social  learning.  If  the  CS  and  the  US  are  repeatedly  paired.  2. most human behavior is  learned  observationally  through  modeling:  from  observing  others  one  forms  an  idea  of  how  new  behaviors are performed.  Characteristics  of  learning  are:  learning  involves  change;  change  must  be  relatively  permanent;  learning  is  concerned  with  behavior;  and  some  form  of  experience  is  necessary  for  learning.  respectively. the individual is conditioned to respond.  attitudes. and environmental influences.  response.  Significant  stimulus evokes  an  innate. and emotional reactions of others. The operant conditioning theory is proposed by B. Skinner.  Social learning theory explains human behavior in terms of continuous reciprocal interaction between  cognitive.  It recognizes the importance of observing and modeling the behaviors.  It  is  the  Conditioned  Response (CR).  Self Assessment Questions 4  1. The social learning theory  was proposed by Bandura.Learning  Unit 9  The basic processes involve observing one’s own behavior. and on later occasions this coded information serves as a guide for action. Changes in behavior are the result of an  individual's  response  to  stimuli.  There  are  three  theories of  learning namely  ­  classical  conditioning. The neutral stimulus does not lead to an overt behavioral response from the organism. Reinforcement is the key element in Skinner's S­  R theory.  This  process  involves  presentations  of  a  neutral  stimulus  along  with  a  stimulus  of  some  significance. Forbes magazine used the __________ to cut its health care costs.  When  a  particular  Stimulus­Response  (S­R)  pattern  is  reinforced  (rewarded). This is based on the  idea that learning is a function of change in overt behavior.  and rewarding oneself if the behavior meets the standard.  eventually  the  two  stimuli  become  associated  and  the  organism  begins  to  produce  a  behavioral  response  to  it.6  Summary  Learning refers to a process that enhances the knowledge. A reinforcer is anything that strengthens the desired response.  often  reflexive. comparing the behavior with a standard. Continental Airlines’ lottery system follows a _______ schedule.  This  is  called  as  Conditioned  Stimulus  (CS).  This  is  called  Unconditioned  Stimulus  (US)  and  Unconditioned  Response  (UR).  operant conditioning.  4.

  Overt  3. Developing and implementing an intervention strategy. They strengthen a response and increase the probability of repetition.  Productivity Sikkim Manipal University  50  .  3.  it  is  called  shaping  behavior. Both punishment and  extinction  weaken  behavior  and  tend  to  decrease  its  subsequent  frequency.  Describe the four methods of shaping behavior.  Four  Self Assessing Questions 2  1.  Answers to Self Assessing Questions  Self Assessing Questions 1  1.  There  are  four  methods  of  Shaping  Behavior.  Both  positive  and  negative  reinforcement  result  in  learning.Learning  Unit 9  individuals’  behavior  by  directing  their  learning  in  graduated  steps.  Pavlov  2.  Terminal Questions  1.  Punishment  2.  and  extinction.  The  typical  OB  Mod  program follows a five­step problem­solving model: Identifying critical behaviors.  Extinction  3.  Briefly explain the different types of reinforcement schedules.  negative  reinforcement.  4. Identifying behavior consequences.  Five  2.  punishment. and  Evaluating performance improvement.  Explain the five­step problem­solving model of typical OB modification.  They  are:  positive  reinforcement. Developing baseline  data.  Explain the classical conditioning theory and social learning theory.  2.  Higher  Self Assessing Questions 3  1.

  Refer section 4.  Refer section 4.  well pay  Answers to Terminal Questions  1.  Variable­ratio  2.  Refer section 4.  Refer section 4.3  4.Learning  Unit 9  Self Assessing Questions 4  1.4 Sikkim Manipal University  51  .2  2.3  3.

  and  aesthetic  values.  ethical/moral  values. When  the  values  are  ranked  in  terms  of  their  intensity.  when  the  value  are prioritized  in terms  of  their  intensity.Value.4  National culture and values  Self Assessment Questions 3  5.  The intensity attribute specifies how important it is.  2.  doctrinal/ideological  (political.  it is  called  value  system.  1973).  social  values. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  Unit 5  Structure  Value.  religious)  values.  Types  of  values  include.  3. Ethics And Job Satisfaction  5.2  Types of Values  Self Assessment Questions 1  5.  Ranking an individual’s values in terms of their intensity equals that person’s value system.e.1  Introduction  Values  represent  basic  convictions  that  “a  specific  mode  of  conduct  or  end­state  of  existence  is  personally  or  socially  preferable  to  an  opposite  or  converse  mode  of  conduct  or  end­state  of  existence”  (Rokeach.1  Introduction  Objectives  5.  Values have both content and intensity attributes.6   Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  5.  The content attribute signifies that a mode of conduct or end­state of existence is important.  1.3  Contemporary Work Cohort  Self Assessment Questions 2  5..5  Attitudes  Self Assessment Questions  4  5. Sikkim Manipal University  52  .  i.

  Family Security (taking care of loved ones)  5. in his Value Survey (Rokeach Value Survey­ RVS). teachers.  Terminal  values refer to desirable end­states of existence. behaviors.  National culture and values  3. or means of achieving the  terminal values.  Health (physical and mental well­being)  7.Value.  Mature Love (sexual and spiritual intimacy)  9. friends.  National Security (protection from attack)  10.  Freedom (independence and free choice)  6.  Attitudes  5.  Inner Harmony (freedom from inner conflict)  8. Instrumental values refer to preferable modes of behavior.  An Exciting Life (a stimulating. The terminal values and instrumental values proposed by RVS are listed below:  Terminal values  1. since. the goals that a person would like to achieve during  his/her lifetime. active life)  4. This survey proposed that people in the same occupations or categories tend to hold  similar values.  value  has  a great  impact on perceptions. proposed two sets of values. Salvation (saved;  eternal life)  12.2 Types Of Values  Rokeach.  Each  set  contains  18  individual  value  items.  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. Self­Respect (self­esteem) Sikkim Manipal University  53  . Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  Values build the foundation for the understanding of attitudes and motivation of an individual. and  choices.  Equality (brotherhood and equal opportunity for all)  2. They are  :Terminal  values  and  Instrumental  values.  Types of Values  2. Pleasure (an enjoyable.  Values  shape  relationships.  more  positive  are  people’s  actions. and others.  The  more  positive  our  values.  A comfortable life (a prosperous life)  3. leisurely life)  11.  A  significant portion of  the  values an  individual holds is established in the early years—from parents.

True Friendship (close companionship)  16.  ___________ values refer to desirable end­states of existence. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  13.  Clean (neat and tidy)  5.  Courageous (standing up for your beliefs)  6. Self­controlled  (restrained;  self­disciplined)  Self Assessment Questions 1  1.  Helpful (working for the welfare of others)  8. Intellectual (intelligent and reflective)  12.Value. Responsible (dependable and reliable)  18.  Social Recognition is ____________ value Sikkim Manipal University  54  .  Capable (competent; effective)  4. Logical (consistent;  rational)  13.  Imaginative (daring and creative)  10. A World at Peace (a world free of war and conflict)  18.  Forgiving (willing to pardon others)  7. Obedient (dutiful;  respectful)  16. Social Recognition (respect and admiration)  15.  Broad­minded  (open­minded)  3.  2.  Honest (sincere and truthful)  9. the goals that a person would like  to achieve during his/her lifetime.  Ambitious (hardworking and aspiring)  2. Polite (courteous and well­mannered)  17. Loyal (faithful to friends or the group)  15. A World of Beauty (beauty of nature and the arts)  Instrumental values  1. Independent (self­reliant; self­sufficient)  11. A Sense of Accomplishment (a lasting contribution)  14. Loving  (affectionate and tender)  14. Wisdom (a mature understanding of life)  17.

 Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  3. and achievement of job satisfaction  3.3  Contemporary Work Cohort  Robbins  (2003)  has  proposed  Contemporary  Work  Cohort. and baby­boom competition  2. AIDS.S.  The cohorts and the respective values have been listed below:  1.  ___________ values refer to preferable modes of behavior. Kennedy.  Individuals’ values differ.Value. life options. but gave a high emphasis on achievement and material success  3.  in  which  the  unique  value  of  different  cohorts  is  that  the  U. or means of achieving the terminal  values  5. the civil rights and feminist movements.  Organizations who employed them were vehicles for their careers  4.  They exhibited the following value orientations:  They were influenced by the Great Depression and World War II  1. the Beatles. but would trade off for increased leisure time Sikkim Manipal University  55  . two­career parents. Xers—began to enter the workforce from the mid­1980s.  Value flexibility.  Tended to be loyal to their employer  3.  Influenced heavily by John F.  Terminal values:  Comfortable life and family security  2.  workforce  has  been  segmented  by  the  era  they  entered  the  workforce.  Terminal values:  sense of accomplishment and social recognition  3. They cherished the following values:  1.  Believed in hard work  2. and computers  2.  Money was important. MTV.  Veterans—Workers  who  entered  the  workforce  from  the  early  1940s  through  the  early  1960s. but tend to reflect the societal values of the period in which they grew up.  Shaped by globalization.  Distrusted authority.  Boomers—Employees  who  entered  the  workforce  during  the  1960s  through  the  mid­1980s  belonged to this category.  Family and relationships were important and enjoyed team­oriented work  4. the  Vietnam War. Their value orientations were:  1.

  2.  Enjoy team work. Nexters—most recent entrants into the workforce.000 respondents working from IBM from more than 70 countries  around the world. believe in themselves.  1.  in  order  to  find  the  common  dimensions  of  culture  across  the  countries. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  5.  institutions  and  organizations.  Seek financial success  4.  Hofstede’s research  Hofstede  (1980. and confident in their  ability to succeed  2. have high expectation. but are highly self­reliant  5.;  to  what  extent  a  society  accepts  unequal  distribution  of  power  in  families.  Terminal values:  freedom and comfortable life  Self Assessment Questions 2  1.  5.4  National Culture And Values  Following are the most important research with regard to establishing relationship between national  culture and values. are called  ________________.  Workers who entered the workforce from the early 1940s through the early 1960s. The underlying concept of the four dimensions is described below (Hofsede 1991):  1.e.  Less willing to make personal sacrifices for employers than previous generations · Terminal values:  true friendship.1991). and pleasure  4.  _______________ began to enter the workforce from the mid­1980s.  Never­ending search for ideal job; see nothing wrong with job­hopping  3. happiness.  Power  distance:  This  dimension  measures  the  'social  equality'  i.  gathered data from surveys with 116.  Grew up in prosperous times.  Inequality  of  power in organizations is generally manifested in hierarchical superior­subordinate relationships. Sikkim Manipal University  56  .Value.

  4.  Hofstede  (1991)  further  proposed  that  each  person  carries  around  several  layers  of  cultural  programming.  emphasizes  on  'social  ties  or  bonds'  between  individuals. beautiful and ugly.  logical and illogical. regulations and norms; by rejecting aberrant ideas or behavior; by accepting  the possibility  of  absolute  truths and  the  accomplishments of  expertise. called  ‘long­term orientation’. It was found that Asian countries like Hong Kong.  Hofstede and Bond (1988) have identified a fifth dimension (based on Confucian dynamism). Culture is about your fundamental assumptions of what it is to  be a person and how you should interact with other persons in your group and with outsiders.Value. or practices as opposed to fundamental assumptions about how things are. Some of the aspects of culture learned  later have  to do  with  conventions  and  ethics  in  your profession.  Individualism  vs.  It  measures  to  what  extent  a  society  manages  those  situations  by  providing  specific  and  conventional rules.  Uncertainty avoidance: This is a representation of a society's tolerance for uncertain situations.  through professional or craft training and in organization life.  femininity:  This  dimension  refers  to  what  extent  dominant  values  in a  society  emphasizes masculine social values like a work ethic expressed in terms of money.  It  starts  when  a  child  learns  basic  values:  what  is  right  and  wrong. discourage risk­taking behavior and innovation.  Individualistic  society considers self­interest as more important than the group goal. South Korea and Taiwan are  extremely strong in work ethic and commitment to traditional Confucian values.  Masculinity  vs. Other layers of culture are learned or programmed in the course of education. Collectivism. achievement  and  recognition  as  opposed  to  feminine  social  role  which  show  more  concern  for  people  and  quality of life. the most difficult to change and will vary according to the culture  in which we grow up.  on  the  other  hand. Sikkim Manipal University  57  . The  first level of culture is the deepest.  3. which measures employees’ devotion to the work ethic and their respect for  tradition.  which  score  high in uncertainty avoidance.  good  and  bad.  These  layers are  more  of  ways  of  doing things. Singapore. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  2.  collectivism:  Individualism  gauges  to  what  extent  individuals  in  a  country  consider themselves as distinct entities rather than as members of cohesive groups.  Countries.

  Collectivism­II­ In­group collectivism: it is the degree to which individuals take pride.  Power  distance:  it  is  the  degree  to  which  power  is  unequally  shared  in  a  society  or  an  organization.  2. rituals and  bureaucratic practices.  Collectivism­I  i. assertive and confrontational.  Assertiveness:  it  is  the  degree  to  which  individuals.  Gender  egalitarianism:  GLOBE  has  defined  this  as  an  extent  to  which  a  society  or  an  organization minimizes gender differences and discrimination. 2002: 3­10)  1.  3.  What  is  the  effect  of  violating  cultural  norms  that  are  relevant  to  leadership  and  organizational  practices?  4.  both  in  organizational  and  social  context  are.  GLOBE  project  identified  nine  cultural  dimensions  (House.  6. loyalty and  cohesiveness in their organizations and families.  5.  4.  Can  the  universal  and  culture­specific  aspects  of  leadership  behaviour  and  organizational  practice  be  explained  with  the  help  of  a  theory  accounting  for  systematic  differences  across  cultures?  From  the  above.  Javidan.  attributes and  organizational  practices  universally  accepted and  effective  across cultures?  2.  Are  leader  behaviors. and recognizes collective performance.Value.  Uncertainty­ avoidance: GLOBE project defined this dimension as the extent to which a society  or an organization tries to avoid uncertainty by depending heavily on prevalent norms. Sikkim Manipal University  58  .  Are they influenced by societal and organizational cultures?  3.  Following  are  some  of  the  questions  asked  in  this  project  to  prove  that  leadership and organizational processes were directly influenced by cultural variables:  1.  Hanges  and  Dorfman.  societal  collectivism:    it  is  the  degree  to  which  society  and  organization  encourages.e. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  GLOBE research  GLOBE  project  integrates  the  above  –mentioned  cultural  attributes  and  variables  with  managerial  behavior  in  organizations.

 For example.  Performance  orientation:  this  dimension  encourages  and  rewards  group  members  for  performance improvement. managers disagreed  whereas. etc.  France. investing.  Work behavior across cultures  In every culture.  Australia.  having  an  extremely  task­  oriented  culture..  Hungary  83%. there are different sets of attitudes and values which affect behavior.  It  was  quite  evident  that  U.  8. every  individual  has  a  set  of  attitudes  and  beliefs  –  filters  through  which  he/she  views  management  situations  within  organizational  context.  attitudes  and  values  can  affect  organizations  positively  or  negatively..  believed  more  in  flatter  organizational  structure to become more effective.  Russia  78%). generous and caring.  agreed on the same.Value.  three  Asian  countries  found  distinctly  different  patterns  for  managers  in  common  work situations.  Trompenaars  and  Hampden­Turner  (1998:86)  have  conducted  a  survey  to  find  out  whether  the  employees  believe  their  companies  should  provide  housing to the employees.  whereas  less  than  20%  managers  from  specific  cultures  such  as  UK. friendly.S.  Latin  American  managers  strongly  agreed.  9.S. This is a function of their own cultural backgrounds. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  7.  Laurent  (1983:  75­96).  as  a  result  of  his  survey  with  managers  from  nine  Western  European  countries. most U. altruistic.  U. It was found out that most managers from diffused cultures believed that  company  should  provide  such  facility  (former  Yugoslavia  89%.S  managers. Similarly. the second set of managers were from more Sikkim Manipal University  59  .    Denmark.  Managerial  beliefs.  in  contrast  to  managers  from  diffused  cultures  who  focus  on  wider  range  of  behavior  including  employees’  private  and  professional  lives.  most  Asian  .  managers  from  specific  cultures  tend  to  focus  only  on  the  behavior  that  takes  place  at  work.  Task  and  relationship:  in  response  to  the  statement  which  states  that  the  main  reason  for  a  hierarchical structure was to communicate the authority­ relationship.  Managers  portray  trust  and  respect  in  their  employees  in  different ways in different cultures.  Humane orientation: it is the degree to which organizations or society encourage or reward for  being fair. On the other hand. etc.  China  82%.  Future  orientation:  it  is  the  degree  to  which  individuals are  encouraged  in  long­  term future –  orientated behaviors such as planning.

  French  managers  believed  that  they  should  give  precise  answers  to  the  questions  in  order  to  maintain  their  credibility  and  retain  the  subordinates’  sense  of  security.  differences  were  found  across  cultures. or events.  Cognition  2. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  relationship­  oriented  cultures  where  the  concept  of  authority  is  more  important.  The  above­  mentioned  example  is  inevitably  a  caution  signal  to  the  universal  management approach.  Similarly.  Power distance measures the _________________.  Managers  from  Sweden (task­ oriented culture) projected least problem with bypassing since getting the job done is  more  important  than  expressing  allegiance  to  their  bosses.  people.  They  also  believe  that providing  direct  answers  to  a  problem  actually  discourages  subordinates’  initiative  and  creativity and ultimately hampers performance. irrespective of culture.  In  contrast.  ______________ gauges to what extent individuals in a country consider themselves as distinct  entities rather than as members of cohesive groups.5  Attitudes  Attitudes  are  evaluative  statements  that  are  either  favorable  or  unfavorable  concerning  objects.  Affect  3. Attitudes are not the same as values.  in  response  to  the  statement  which  says  that  in  order  to  have  efficient  work  relationship  it  is  often  necessary  to  bypass  the  hierarchical  line.  2.  Managers  as  experts  or  problem­solvers:  in  the  same  study.Value.  considered  bypassing  the  authority/boss  as  an  act  of  in­  subordination.  Self Assessment Questions 3  1.S. There are three  components of an attitude:  1.  precise  answers  to  most  questions  their  subordinates  might  raise  about  their  work.  3.  Italian  managers.  On  the  contrary.  coming  from  a  relationship­oriented  culture.  Hofstede and Bond (1988) have identified a fifth dimension called __________________  5. but the two are interrelated.  managers  believed  that  a  managers’  role  should  be  to  act  as  a  mentor  who  would  facilitate  the  employees  to  solve  the  problem.  Behavior Sikkim Manipal University  60  .  U.  Laurent  asked  managers  from  various  cultures  whether  it  was  important  for  them  to  have  at  hand.

  Behavior ­ The behavioral component of an attitude refers to an intention to behave in a certain way  toward someone or something.  Job involvement  1.  forces  are  initiated  to  return  the  individual  to  an  equilibrium  state  where attitudes and behavior are again consistent.  including  thinking. and problem solving.  Affect ­ is the emotional or feeling segment of an attitude. An individual’s level of organizational commitment is a better indicator of turnover than  the  far  more  frequently  used  job  satisfaction  predictor.Value.  Types of Attitudes  Most  of  the  research  in  OB  has  been  concerned  with  three  attitudes:  job  satisfaction. and wishes to maintain membership in the organization. or  by developing a rationalization for the discrepancy.  3. It is the measure of the degree to which a person identifies psychologically with his/her job and  considers his/her perceived performance level important to self­worth. and organizational commitment. Research evidence has shown  a  negative  relationship between organizational  commitment and both absenteeism  as  well as  turnover. remembering. by altering either the attitudes or the behavior.  job  involvement.  Job satisfaction  1. judging.  it  is  a  more  global  and  enduring response to the organization as a whole than is job satisfaction.  Organizational commitment  1. knowing.  because.  A  high  level  of  job  satisfaction equals positive attitudes toward the job and vice­a­versa.  Attitudes and Consistency  When  there  is  an  inconsistency.It  is  defined  as  a  state  in  which  an  employee  identifies  with  a  particular  organization  and  its  goals.  2.  It  is  defined  as  an  individual’s  general  attitude  toward  his/her  job. Sikkim Manipal University  61  . Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  Cognition  –  It  is  the  mental  process  involved  in  gaining  knowledge and  comprehension.  1.

  Rewards:  The inherent tension in high dissonance tends to be reduced with high rewards.  Influence:  If  the  dissonance  is  perceived  as  an  uncontrollable  result.Value.  Importance  2. Sikkim Manipal University  62  .  Specificity:  The more specific the attitude and the more specific the behavior.  Accessibility  4.  the  pressure  to  correct this imbalance will be low.  argued  that.  any  form  of  inconsistency  is  uncomfortable  and  individuals  will  attempt  to  reduce  the  dissonance. self­interest.  they  are  less  likely  to  be  receptive to attitude change.  Contemporary  research  has  shown  that  attitudes  can  significantly  predict  future  behavior  and  has  confirmed Festinger’s original view that relationship can be enhanced by taking moderating variables  into account( Robbins. it is possible to rationalize and justify it.  the  degree of influence the individual believes he/she has over the elements and the rewards that may  be involved in dissonance  Importance:  If  the  elements  creating  the  dissonance  are  relatively  unimportant. the stronger the  link between the two.  Specificity  3. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  Cognitive Dissonance Theory  Festinger  (1957). 2003).  Direct experience  1.  while  linking  attitudes  with  behavior.  The  desire  to  reduce  dissonance  would  be  determined  by  the  importance  of  the  elements  creating  the  dissonance. Though dissonance exists. or identification with individuals or groups  that a person values.  2.  Importance: refers to fundamental values.  Social pressures  5.  However.  it  is  not  possible  for  any  individual  to  completely  avoid  dissonance. individuals will not necessarily move to reduce dissonance—or consistency. The most powerful moderators are:  1.  Due  to  moderating  factors.

  Measuring Job Satisfaction  Job satisfaction is the sense of fulfillment and pride felt by people who enjoy their work and do it well.  Attitude Surveys  1. so  that action can be taken to prevent repercussions (Robbins. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  3.Value.  may  be  seen  as  inequitable  by  employees  in  general.  Managers present the employee with set statements or questions to obtain specific  information. What may be viewed by management as fair policies and practices. 1967) proposes that attitudes are used to make sense out of an action  that  has  already  occurred  rather  than  devices  that  precede  and  guide  action.  For  an  organization.  The use  of  regular  attitude  surveys can alert management to potential problems and employees’ intentions well in time.  and  may  result  in  negative attitudes about  the  job  and  the  organization.  attitudes  are  just  casual  verbal  statements  and  they  tend  to  create  plausible answers for what has already occurred.  While  the  traditional  attitude­behavior  relationship  is  generally  positive.  satisfied  work  force  ensures  commitment  to  high  quality  performance  and Sikkim Manipal University  63  .  Accessibility:  Attitudes  that  are  easily  remembered  are  more  likely  to  predict  behavior  than  attitudes that are not accessible in memory.  It  provides  with  valuable  feedback  about  the  way  employees  perceive  their  working  conditions.  Social pressures: Discrepancies between attitudes and behavior are more likely to occur where  social pressures to behave in certain ways hold exceptional power.  4.  In  contrast  to  the  cognitive  dissonance  theory.  The  most  popular  method  for  getting  information  about  employee  attitudes  is  through  attitude  surveys.  or  by  certain  groups  of  employees.  the  behavior­attitude  relationship  is  stronger  especially  when  attitudes  are  unclear  and  ambiguous  or  little  thought  has  been given to it earlier.  Self­perception theory  Self­perception theory (Bem.  Direct  experience:  The  attitude­behavior  relationship  is  likely  to  be  much  stronger  if  an  attitude  refers to an individual’s direct personal experience. 2003). and as objective.

Value.  Workers’ role in job satisfaction  A worker should also take some responsibility for his or her job satisfaction.  learning. and challenge in the work itself. and termination. and General Motors (Daft.  it  has  also  been found  that  satisfying  or delighting  employees  is  a  prerequisite  to  satisfying  or  delighting  customers. Everett (1995) proposed  the  following  questions  which  employees  ask  themselves  in  regard  to  job  satisfaction  at  the  workplace: Sikkim Manipal University  64  .  Organizations  aspiring  to  create  a  work  environment that enhances job satisfaction need to incorporate the following:  1.  Task variety and significance  3. Job satisfaction is also linked to a more healthy work force  and has been found to be a good indicator of longevity.  Job security  4.  and  opportunities  for  growth. AT&T.  thus  protecting  the  "bottom  line  (Brown. Job enrichment  usually  includes  increased  responsibility.  Career opportunities  Job enrichment  It is a deliberate upgrading of responsibility. And although only little correlation has been  found between  job  satisfaction and  productivity. turnover.  Flexible work arrangements  2.  and  achievement. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  increased  productivity  Job  satisfaction  helps  organizations  to  reduce  complaints  and  grievances.  Creating Job Satisfaction  Probably the most important point to bear in mind when considering job satisfaction is that there are  many factors  that  affect  job  satisfaction  and  that  what  makes  workers  happy  with  their  jobs  varies  from  one  worker  to  another  and  from  day  to  day. 1997).  Competitive salary  6. IBM.  Large  companies  that  have  used  job­enrichment  programs  to  increase  employee  motivation and job satisfaction include.  A supportive work environment  5.  recognition. scope. 1996).  absenteeism.

 They  are:  1.  Learn to de­stress.  Demonstrate creativity and initiative.  What did I learn from that experience that could be applied to the present situation?  The following suggestions can help a worker find personal job satisfaction:  1.Value.  Improve team building and leadership skill.  Develop communication skills.  Voice  3. discussing problems with superiors. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  1.  When have I come closest to expressing my full potential in a work situation?  2.  Loyalty  4.  Neglect  1.  including  suggesting  improvements.  6.  2. and some forms of union activity.  4.  Exit: Behavior directed toward leaving the organization.  Voice:  Actively  and  constructively  attempting  to  improve  conditions. actions like looking for a new position as  well as resigning.  What aspects of the workplace were most supportive?  4.  What aspects of the work itself were most satisfying?  5.  The ways of expressing job dissatisfaction  There are a number of ways in which employees can express dissatisfaction (Robbins.  5.  2.  3. 2003).  Seek opportunities to demonstrate skills and talents.  Exit  2.  What did it look like?  3. Sikkim Manipal University  65  .  Acquire job related skills and try to implement them.

  femininity  (this  dimension  refers  to  what  extent  dominant  values  in  a  society  emphasizes  masculine  social  values Sikkim Manipal University  66  .  They  are  :Terminal  values  and  Instrumental  values.  Values  shape  relationships.  Loyalty: Passively. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  3.  and  others.  Festinger has proposed _________________________ theory.  A  significant  portion  of  the  values  an  individual  holds  is  established  in  the  early  years  from  parents.6  Summary  Values  represent  basic  convictions  that  a  specific  mode  of  conduct  or  end­state  of  existence  is  personally  or  socially  preferable  to  an  opposite  or  converse  mode  of  conduct  or  end­state  of  existence.  more  positive  are  people’s  actions.  Neglect:  Passively  allowing  conditions  to  worsen. including standing up for  the organization in the face of external criticism/ crisis.  ________________ theory proposes that attitudes are used to make sense out of an action that  has already occurred rather than devices that precede and guide action.  5.  religious)  values.  Individualism vs.  doctrinal/ideological  (political.  in  his  Value  Survey  (Rokeach  Value  Survey­  RVS).  There are ____________ components of an attitude  2.  including  chronic  absenteeism  or  lateness.  Values  build  the  foundation  for  the  understanding  of  attitudes  and  motivation  of  an  individual.  Terminal  values  refer  to  desirable  end­states  of  existence. and increased error rate  Self Assessment Questions 4  1.  and  choices.  and  aesthetic  values.  Uncertainty  avoidance  (this  is  a  representation  of  a  society's  tolerance  for  uncertain  situations).  The  more  positive  our  values.  since.  social  values.  Types  of  values  include.  Each  set  contains  18  individual  value  items. but optimistically waiting for conditions to improve.  friends.  teachers. the goals that a person would like to achieve during his/her lifetime. and reposing trust in  the organization and  its management to take the right decisions and set things in order.  proposed  two  sets  of  values.  Rokeach. Hofstede proposed  four dimensions of national  culture:  Power distance  (this  dimension  measures  the  'social equality'). Instrumental values  refer to preferable modes of behavior.  value  has  a  great  impact  on  perceptions.  behaviors.  3. collectivism (individualism gauges to what extent individuals in a country consider  themselves  as  distinct  entities  rather  than  as  members  of  cohesive  groups  and  collectivism  emphasizes  on  'social  ties  or  bonds'  between  individuals)  and  Masculinity  vs.  reduced effort. or means of achieving the terminal values.Value.  ethical/moral  values.  4.

  Veterans  2.  Explain Hofstede’s research. argued that. or events.  any  form  of  inconsistency  is  uncomfortable  and  individuals  will  attempt  to  reduce  the  dissonance. but the two are interrelated.  Describe Laurent’s findings . There are three components of an attitude:  Cognition  (the  mental  process  involved  in  gaining  knowledge  and  comprehension). Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  like a work ethic expressed in terms of money. people.  Terminal Questions  1. achievement and recognition as opposed to feminine  social  role  which  show  more  concern  for  people  and  quality  of  life).  Self­perception  theory  (Bem. Festinger (1957).  Terminal  2. while linking attitudes with behavior.  Xers Sikkim Manipal University  67  .  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  3. Attitudes  are not the same as values.  Instrumental  Self Assessment Questions 2  1.  Explain Cognitive Dissonance Theory and self­ perception theory.  The desire  to  reduce  dissonance  would  be determined by the  importance of  the elements creating  the dissonance.  2.  Terminal  3.  1967)  proposes  that  attitudes are used to make sense out of an action that has already occurred rather than devices that  precede  and  guide action. the degree of influence the individual believes he/she has over the elements and the  rewards  that  may  be  involved  in  dissonance.Value.  What is Rokeach Value Survey­ RVS? Explain the values described in this survey.  Affect  (the  emotional  or feeling  segment of  an attitude)  and Behavior  (an  intention  to behave  in  a  certain  way  toward someone or something).  4.  Attitudes  are  evaluative  statements that are either favorable or unfavorable concerning objects.    In  contrast  to  the  cognitive  dissonance  theory.  attitudes are  just casual  verbal statements and they tend to create plausible answers for what has already occurred.

Value.  Refer section 5.  Refer section 5. Ethics And Job Satisfaction  Unit 5  Self Assessment Questions 3  1.  Cognitive Dissonance  3.2  2.  Refer section 5.5 Sikkim Manipal University  68  .  Refer section 5.  Three  2.4  3.4  4.  Long­term orientation  Self Assessment Questions 4  1.  Self­perception  Answer to Terminal Questions  1.  Individualism  3.  Social equality  2.

4  Achieving personality fit  Self Assessment Questions 3  6. The Latin word denotes the masks worn by actors in ancient Greece and Rome.  Personality Theories Sikkim Manipal University  69  .  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  Personality Determinants  2. Therefore.  a very common meaning of the term personality is the role which the person (actor) displays in the  public domain at large.3  Personality Theories  Self Assessment Questions 2  6.1  Introduction  The  term  'personality'  has  been  derived  from  the  Latin  term  'persona'  which  means  to  'speak  through'.1  Introduction  Objectives  6. Allport (1937) defined personality as “the dynamic organization within the individual of  those psychophysical systems that determine his unique adjustments to his environment”. Personality is a dynamic concept describing the growth and development of a  person’s whole psychological system­it looks at some aggregate whole that is greater than the sum  of the parts.Personality  Unit 6  Unit 6  Structure  Personality  6.2  Personality Determinants  Self Assessment Questions 1  6.5  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  6.

 intelligence.  The  heredity  approach  argues  that  the  ultimate  explanation  of  an  individual’s  personality  is  the  molecular  structure  of  the genes.  social  and  situational  factors.  However. religion.  an  individual’s  personality  cannot  be  always  assessed.2  Personality Determinants  The factors affecting personality development are illustrated below:  1.  Families  influence  the  behavior  of  a  person  especially  in  the  early  stages  of  life.  race.  Situation  ­  Situational  factors  also  play  a  crucial  role  in  determining  the  personality  of  a  person.  5. attitudes and values that are passed on from generation to  generation and create consistencies over time. eye color.  Heredity  ­  The  relationship  of  heredity  with  personality  is  a  well­accepted  fact.  since individuals within the same culture (but from different family and sub­cultural background)  have been seen to differ in their behavior.  The  second  addresses the study of twins who were separated at birth and the third examines the consistency  in job satisfaction over time and across situations.  artistic  talent. Every culture expects and trains its members to  behave in the ways that are acceptable to the group. Every individual goes through different type of experiences and events in his/her life.  Traits  like  physique.  located  in  the  chromosomes.  can  serve  as Sikkim Manipal University  70  . hair color.  etc.  Robbins  (2003)  has  argued that  the three  different  streams  of  research  lend  some  credibility  to  the  argument  that  heredity  plays  an  important  part  in  determining  an  individual's  personality. energy level. temperament.  family  size.  The  environmental factors influence personality of an individual since they provide the basis of certain  experiences which determine the individual’s view about life. reflexes.  on  the  basis  of  culture. parent's educational level and geographic location.  Environment  ­  Environment  comprises  of  culture.  2. etc.  Family ­ One of the most important determinants of the personality of a person is the immediate  family. Some  of  the  events  and  experiences.  The  nature  of  such  influence  will  depend  upon  the  socio­economic  level  of  the  family.  4.  family.  Culture ­ Culture establishes norms.Personality  Unit 6  6.  competition.  aggression.  which  an  individual  goes  through  in  his/her  life.  The  first  looks  at  the  genetic  underpinnings  of  human  behavior  and  temperament  among  young  children. People from different cultural groups have  different  attitudes  towards  independence.  3. both positive and negative. height.  cooperation. are  generally  referred  to  describe the  influence  of heredity  in  developing  personality.

 likes  people (Affectothymia)  Reasoning  Abstract­thinking.  Primary Factors and Descriptors in Cattell's 16 Personality Factor Model (Adapted From Conn &  Rieke. higher general mental capacity. participating. reserved.  Some of the most important research works on personality traits are mentioned below:  Cattell's 16 Personality Factor Model  Early  research  on  personality  traits  resulted  in  isolating  large  numbers  of  traits. formal.  The heredity approach argues that the ultimate explanation of an individual’s personality is the  molecular structure of the ______________  2.  where the number of traits have been reduced.  Warmth  aloof (Sizothymia)  Concrete thinking.  Descriptors of Low Range  Reserve. attentive to others.  bright.  or  behaviors. outgoing. a matter of degree. 1994). distant. detached.  therefore.Personality  Unit 6  important  determinants  of  his/her  personality. Cattell referred to these 16 factors as primary factors. lower general mental  capacity. easy going.  Possession  of  a  trait  is. impersonal. more intelligent. impersonal. Cattell’s (1973) is one of the most important personality trait theory.  Self Assessment Questions 1  1.3  Personality Theories  Traits are underlying tendencies to behave in a consistent and distinctive style and they describe the  frequency  or  intensity  of  a  person's  feelings.  which  made  it  impossible to predict behavior. cool. unable to  Sikkim Manipal University  71  .  Primary Factor  Descriptors of High Range  Warm.  A  trauma  suffered  by  a  person  in  the  childhood  can  sometime change the structure of his/her own personality. less intelligent.  thoughts.  One of the most important determinants of the personality of a person is the________ family  6.  kindly.

 dutiful. mature. oppositional (Protension)  Abstract. forceful. impulsive (Surgency)  Rule­  Consciousness  Rule­conscious. avoids conflict.  Liveliness  enthusiastic.  impractical.  bossy (Dominance)  Lively.  tough minded. skeptical. cheerful. conventional  (Praxernia)  Forthright. thick  skinned. absent minded. nonconforming. obedient. unsentimental. competitive.  distrustful. discreet. nondisclosing. timid. accepting. steady.  faces reality calm (Higher Ego Strength)  Dominant. Social Boldness  Sikkim Manipal University  72  . genuine. restrained.  intimidated (Threctia)  Utilitarian. silent (Desurgency)  Expedient. artless. unsuspecting.  expressive.  submissive. tender  minded. hesitant. no­nonsense. prosaic.  aggressive. suspicious. spontaneous. humble.  Sensitivity  rough (Harria)  Trusting. stubborn.  introspective. conscientious. absorbed in ideas (Autia)  Private. emotionally less  stable. easily upset (Lower Ego  Strength)  Deferential. easily  led. staid. animated. accommodating  (Submissiveness)  Serious.  unconditional. rule bound  (High Super Ego Strength)  Socially bold.  conforming. solution  orientated. prudent. aesthetic. sentimental. easy (Alaxia)  Grounded. disregards  rules. imaginative. refined (Premsia)  Vigilant. changeable. assertive. happy go lucky. moralistic. open. self indulgent (Low Super Ego  Strength)  Shy. self­reliant. threat­sensitive. uninhibited (Parmia)  Sensitive.  affected by feelings. objective.Personality  Unit 6  handle abstract problems (Lower  Scholastic Mental Capacity)  Reactive emotionally. adaptive. intuitive. venturesome.  Privateness  Abstractedness  Vigilance  Dominance  Emotional  Stability  fast learner (Higher Scholastic Mental  Capacity)  Emotionally stable. cooperative. docile. practical. taciturn.

  flexibility (Radicalism)  Self­reliant. self doubting.  composed low drive (Low Ergic Tension)  Perfectionism  Openness to  Change  Apprehension  shrewd. socially precise. organized.  Sensing or intuitive (S or N). 1989) :  a.  guilt prone.  analytical.  self­disciplined. a joiner and  follower dependent (Group Adherence)  Tolerated disorder. worried.  secure. unpretentious. confident. placid.Personality  Unit 6  guileless. worldly.  uncontrolled (Low Integration)  Relaxed. free thinking. unexacting. tranquil.  In  MBTI. flexible.  conservative. base on their psychological  opposites. self sufficient (Self­  Sufficiency)  Perfectionistic. affiliative.  Thinking or feeling (T or F). lax. polished. driven. torpid. patient. worrying. free of guilt. liberal.  d.  Individuals  are  classified as (McCrae and Costa.  Extroverted or introverted (E or I). self  satisfied (Untroubled)  Traditional.  c. self­conflict. self  blaming (Guilt Proneness)  Open to change.  (High Ergic Tension)  The Myers­Briggs Type Indicator  The MBTI classifies human beings into four opposite pairs (dichotomies).  Perceiving or judging (P or J). impatient.  impulsive. naive.  exacting will power.  undisciplined. unworried. control. high energy.  diplomatic (Shrewdness)  Apprehensive. experimental. astute. complacent. self –  sentimental (High Self­Concept Control)  Tense. compulsive. respecting traditional  ideas (Conservatism)  Group­oriented.  b. Sikkim Manipal University  73  . careless of social rues. resourceful. critical.  These four opposite  pairs  result  into 16 possible  combinations. over wrought.  Self­Reliance  individualistic. attached to familiar. time driven. involved  (Artlessness)  Self­Assured. insecure.  Tension  frustrated. solitary.

  dependable.  Many  researchers  argue  that  five  basic  dimensions  underlie  all  other  personality  dimensions  (e.  Conscientiousness. and unreliable. anxious.  Extraversion. and have a natural head for  business or mechanics. Those with high negative scores tend to be  nervous. depressed.  independent.  People  with  positive  emotional  stability tend to be calm. and quiet. Introverts tend to be reserved.  versatile. They are realistic.  and  often  stubborn.  A  high  conscientious  person  is  responsible.  Emotional  stability.  Low  agreeableness  people—cold. 1990; Digman. 1997).  determined.  c.  The big five model  1.  High  agreeableness  people—  cooperative. analytical.g; McCrae and Costa.  critical. and secure.  ESTJs are organizers. They usually have original minds and great drive for their own ideas and  purposes.  The  ENTP  type  is  a  conceptualizer.  and  trusting.  and  attracted  to  entrepreneurial  ideas.  warm. For example:  a. Sikkim Manipal University  74 .  3.  Agreeableness.  This  person  tends  to  be  resourceful  in  solving  challenging  problems but may neglect routine assignments.  A  measure  of  reliability.  INTJs are visionaries. and  sociable.Personality  Unit 6  · These classifications are then combined into sixteen personality types. logical.  b.  2.  disagreeable. Comfort level with relationships.  Individual’s  propensity  to  defer  to  others.  He  or  she  is  innovative. disorganized.  and  antagonistic. assertive.  Those  who  score  low  on  this  dimension  are  easily  distracted. The five basic dimensions are:  1.  organized. timid.  and  persistent. and insecure.  A  person’s  ability  to  withstand  stress.  They  are  characterized  as  skeptical. Extraverts tend to be gregarious. They like to organize and run activities. decisive.  individualistic. self­confident.  4.

  Locus of control  A person’s perception of the source of his/her fate is termed locus of control. Individuals who are dependable. are lower.Personality  Unit 6  5. 1991). The range of interests and fascination with novelty. persistent. careful.  organized. Internals  believe that health is substantially under their own control through proper habits; their incidences of  sickness and.    For  the  other  personality  dimensions. Extremely open  people are creative. reliable. of absenteeism. hence. able to plan. thorough. college students with a strong internal  locus of control may believe that their grades were achieved through their own abilities and efforts. those with a strong external locus of control may believe that their grades are the result of  good or  bad  luck. For example. For example. attribute organizational outcomes to their own actions.  Openness to experience is important in predicting training proficiency. are more alienated from the work setting. and artistically sensitive. curious. Rotter (1975)  pointed  out  that  internality  and  externality  represent  two  ends  of  a  continuum. or  to a  professor  who designs  bad  tests or  grades capriciously; hence.  have  higher  absenteeism  rates. Those at the other end of the openness  category are conventional and find comfort in the familiar.  predictability  depended  upon  both  the  performance  criterion  and  the  occupational  group. Sikkim Manipal University  75  .  Employees  higher  in  conscientiousness  develop  higher  levels  of  job  knowledge.  Individuals  who  rate  high  in  externality  are  less  satisfied  with  their  jobs. and are less involved on their jobs than are internals.  Openness to experience. & Mount .  they are  less likely to expect that their own efforts will result in success and are therefore less likely to work  hard for high grades.  not  an  either/or  typology.  Externals  attribute  outcomes of events to external circumstances. and achievement­oriented tend to have higher job performance.  Locus of control was  formulated within the framework of Rotter's (1954) social learning theory of personality.  Internals.  Internals  tend  to  attribute  outcomes  of  events  to  their  own  control. hardworking.  whereas.  Extraversion  predicted  performance  in  managerial  and  sales  positions.  Research  suggested  important  relationships  between  these  personality  dimensions  and  job  performance (Barrick. facing the same situation. conscientiousness predicted job performance  for all occupational groups.

 and  make  a greater  attempt  to  control  their  environment.  Low  SEs  are  dependent  on  the  receipt  of  positive  evaluations  from  others.  and  believes  that  ends  can  justify  means. Christie and  Geis  (1970)  developed  a  test  for  measuring  a  person's  level  of  Machiavellianism.  allowing  room  for  improvisation.  In  managerial  positions.  and hence.  a  twenty­statement  personality  survey  that  is  now  the  standard  self­  assessment tool of Machiavellianism.  Individuals  with  high  self­esteem  tend  to  take  more  risks  in  job  selection  and  are  more  likely  to  choose  unconventional  jobs  in  contrast  to  people  with  low  self­esteem.  win  more.  Internals  are  more  suited  to  jobs  that  require  initiative  and  independence  of  action and want autonomy and independence in their jobs.  Low  SEs  are  more  susceptible  to  external  influence  than  are  high  SEs.  An individual high in Machiavellianism is pragmatic. Sikkim Manipal University  76  .  internals do  well on  sophisticated  tasks.  therefore.  low  SEs  will  tend  to  be  concerned with pleasing others.  thus. and  when  the  situation  has  a  minimum  number  of  rules  and  regulations. High Machs make good employees in jobs that require bargaining skills or that offer  substantial rewards for winning.  Self­esteem ( SE)  Self­esteem  is  defined  as  the  degree  to  which  people  like  or  dislike  themselves  (Robbins.  but  one  needs  to  consider  differences  in  jobs. rather than indirectly. Externals are more compliant and willing  to follow directions and be led.  This  eventually  became  the  MACH­IV  test.  and  persuade  others  more.  High  Mach  outcomes  are  moderated  by  situational factors and flourish when they interact face to face with others.  are  more  motivated  to  achieve.  Internals  search  more  actively  for  information  before  making  a  decision.  High  Machs  manipulate  more. and do well on jobs that are well structured and routine and in which  success depends heavily on complying with the direction of others.  Machiavellianism  Machiavellianism  is  the  term  that  some  social  and  personality  psychologists  use  to  describe  a  person's tendency to deceive and manipulate others for personal gain.  2003). maintains  emotional  distance. The concept is named after  Renaissance diplomat and writer Niccolò Machiavelli. who wrote Il Principe (The Prince).  are  persuaded  less.Personality  Unit 6  Internals  generally  perform  better  on  their  jobs.

 are doing do two or more things at once and  cannot cope with leisure time. measuring their success in terms of  how many or how much of everything they acquire.  Type  B  personality  is  rarely  hurried  by  the  desire  to  obtain  an  increasing  number  of  things  or  participate in  events demanding an ever­decreasing amount of time (Friedman & Rosenman. 1974).  Individuals  high  in  self­monitoring  show  considerable  adaptability. highly competitive.  Type  Bs  never  suffer from  a  sense  of  time  urgency  with  its  accompanying  impatience  and feel  no  need  to  display  or  discuss  either  their  achievements  or  accomplishments  unless  otherwise  demanded by the situation.  Type A and Type B personality  Type  A  personality  is  a  set  of  characteristics  that  includes. They are always moving. insecure about one's status. are  impatient with the rate at which most events take place.  excessively  time­  conscious. They expose themselves to continuous time pressure. give preference to  quantity over quality. and are capable of behaving differently in different situations.  High  self­monitoring  managers  tend to be more mobile in their careers and receive more promotions. are fast workers.  High  self­monitors  tend to  pay  closer  attention  to the  behavior of  others. work long hours. and incapable of  relaxation (Friedman & Rosenman 1974).Personality  Unit 6  Self­monitoring  It  refers  to  an  individual’s  ability  to  adjust  his  or  her  behavior  to  external.  They  are  highly  sensitive  to  external cues. Type ‘A’s operate under moderate to high levels  of stress. walking.  situational  factors. They can relax without guilt. High self­monitor is capable of  putting on different “faces” for different audiences. hostile and aggressive.  being  impatient.  They are obsessed with numbers.  They  tend  to  display  their  true  dispositions  and  attitudes  in  almost  every  situation  resulting  in  a  high  behavioral  consistency  between  who  they  are  and  what  they  do. and eating rapidly.  2.  Cattell referred to these 16 factors as _____________  factors. and are also rarely creative. and presenting striking  contradictions between their public persona and their private self.  Self Assessment Questions 2  1. Low self­monitors cannot disguise  themselves  in  that  way.  The MBTI classifies human beings into _____________ opposite pairs Sikkim Manipal University  77  .

 Matching people to the organizational culture at  the  time  of  hiring  should  result  in  higher  employee  satisfaction  and  reduced  turnover.  Holland  has  proposed Six themes of people and work environments. within which all jobs can be classified:  1.  Realistic  2.  Investigative  3.  Conventional Sikkim Manipal University  78  . if the personality is congruent with the work environment—the individual will most likely  enjoy the work and develop and grow in the career.  Artistic  4.4  Achieving Personality­Job­ Fit  According to Holland (1997). but actively seek  potentially  compatible  work  environments.  Locus of control was formulated within the framework of Rotter's ___________ theory of  personality  6.  If  an  individual’s  personality  and  the  work  environment  “fit”—that is.  Social  5. workers are not passive victims of their environments.  Enterprising  6.Personality  Unit 6  3.

  unimaginative. efficient. bank teller.  energetic.  practical.  emotional. persistent. impractical  Conforming. musician. news  reporter  Social workers. economist. drill press  operator. real estate agent.  interior decorator Sikkim Manipal University  79  . corporate  manager.Personality  Unit 6  The above­mentioned classification is shown in more details in the following chart:  Type  Personality  Characteristics  Congruent Occupation  Realistic: Prefers physical  activities that require skill. disorderly.  stable. and  unambiguous activities  Enterprising: Prefers verbal  activities in which there are  opportunities to influence  others and attain power  Artistic: Prefers ambiguous  and  unsystematic activities that  allow creative expression  Imaginative. teacher.  organizing. inflexible  Self­confident. practical  Mechanic.  farmer  Investigative: Prefers  activities  that involve thinking.  small  business manager  Painter. and coordination  Shy. original.  conforming. clinical  psychologist  Accountant.  independent  Biologist.  strength.  public relations specialist. friendly.  idealistic. orderly.  cooperative. ambitious. file  clerk  Lawyer.  assembly­line worker.  mathematician. and  understanding  Social: Prefers activities  that  involve helping and  developing others  Conventional: Prefers rule­  regulated. genuine.  understanding  Analytical. curious.  counselor. writer. domineering  Sociable.

 Agreeableness.  Low  SEs  are  dependent on the receipt of positive evaluations from others.5  Summary  The  term  'personality'  has  been  derived  from  the  Latin  term  'persona'  which  means  to  'speak  through'. therefore.  or  behaviors.  Possession of a trait is. Early research on personality traits resulted in  isolating large numbers of traits. Individuals high in self­monitoring  show  considerable  adaptability. Individuals with high self­esteem tend to take more risks in job  selection  and  are  more  likely  to  choose  unconventional  jobs  in  contrast  to  people  with  low  self­  esteem. and openness to experience. a matter of degree. where the number of traits have been reduced.  not  an  either/or  typology. The factors affecting personality development are Heredity. These four opposite pairs result into 16  possible  combinations. A  person’s  perception  of  the  source  of  his/her  fate  is  termed  locus  of  control.  Low  SEs  are  more  susceptible  to  external  influence  than  are  high  SEs. 1997).Personality  Unit 6  Self Assessment Questions 3  1. Environment.  thoughts. Family.  Many  researchers  argue  that  five  basic  dimensions  underlie  all  other  personality dimensions (e. Personality Traits are underlying tendencies to behave in a consistent and distinctive  style  and  they  describe  the  frequency  or  intensity  of  a  person's  feelings. Rotter (1975)  pointed  out  that  internality  and  externality  represent  two  ends  of  a  continuum.  Type  A  personality  is  a  set  of  characteristics  that  includes. 2003). 1990; Digman. Internals tend to attribute outcomes of events to their own control. Machiavellianism is the  term that some social and personality psychologists use to describe a person's tendency to deceive  and manipulate others for personal gain. Self­monitoring refers to an individual’s  ability to adjust his or her behavior to external. base on their psychological opposites.  6. Self­esteem is defined as the degree to which people like or  dislike themselves (Robbins.  being themes of people and work environments.  Locus  of  control  was  formulated within the framework of Rotter's (1954) social learning theory of personality. which made it impossible to predict behavior.g; McCrae and Costa.  _____________ person prefers verbal activities in which there are opportunities to influence  others and attain power. Emotional stability.  and Situation. The MBTI classifies human beings into four opposite  pairs (dichotomies). Cattell  referred to these 16 factors as primary factors. The five basic dimensions are  Extraversion.  Holland has proposed _________  jobs can be classified  2. situational factors. Cattell’s (1973) is one  of the most important personality trait theory. within which all  Sikkim Manipal University  80  . Culture. Conscientiousness.

  3. Social learning  Self Assessment Questions   3  1. According to Holland (1997).  Explain Type A and Type B personality.  1.  Explain the personality dimensions mentioned in big five model.  Based on Holland’s approach.  Terminal questions  Describe the determinants of personality.  Answer to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions   1  1.Personality  Unit 6  impatient. Primary  2. workers are not passive victims of their environments. Four  3.  if  the  personality  is  congruent  with  the  work  environment—the  individual  will  most  likely  enjoy  the  work  and  develop  and  grow  in  the  career.Six  2.  hostile  and  aggressive. Type B personality is rarely hurried by the desire to obtain  an  increasing  number  of things  or  participate  in    events  demanding  an ever­decreasing  amount of  time.  Matching  people  to  the  organizational culture at the time of hiring should result in higher employee satisfaction and reduced  turnover. explain personality­job­fit.  highly  competitive.  2.  excessively  time­conscious. Immediate  Self Assessment Questions   2  1. and incapable of relaxation. Enterprising Sikkim Manipal University  81  .  insecure  about  one's  status. Genes  2. but actively  seek  potentially  compatible  work  environments.  If  an  individual’s  personality  and  the  work  environment  “fit”—that  is.  4.  Explain The Myers­Briggs Type Indicator.

3  5. Refer section 6.3  4. Refer section 6.Personality  Unit 6  Answers to Terminal Questions  1.4 Sikkim Manipal University  82  . Refer section 6.3  3. Refer section 6.2  2. Refer section 6.

3  Certain issues  Self Assessment Questions 2  7. volition." It is "distinguished from other mental states.  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows: · · Theories of emotion Emotional intelligence Sikkim Manipal University  83  .1  Introduction  Emotions  In general.  from cognition.1  Introduction  Objectives  7.Emotions  Unit 7  Unit 7  Structure  7. the term ’emotion’ is used to designate "a state of consciousness having to do with the  arousal of feelings (Webster’s New World Dictionary).4:  Emotional intelligence  Self Assessment Questions 3  7. pleasant or unpleasant" that one may experience in a situation.2  Theories of emotion  Self Assessment Questions 1  7.5   Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  7." Feeling refers to "any of the subjective  reactions. and awareness of physical sensation.

 1999]: Subjective emotional responses are the result  of  physiological  changes  within  human  bodies.  This  theory  argues  that  physiological  behaviors precede the emotion. It is the interaction of the perceived internal and Sikkim Manipal University  84  . is  perceived  by  the  brain.  autonomic and endocrine responses.  Lazarus'  appraisal  theory  (1980):  An  individual  makes  an  initial  and  sometimes  unconscious  cognitive appraisal of the situation to decide.  when  someone  interprets  a  stimulus  as  dangerous.  Cannon­Bard  theory  (1927)  [cited  in  Taylor.  the  individual  looks  at  what  caused  the  event.  Through  experiences.  III. This action ultimately produces motor. surprise. and astonishment depending  on how the arousal is labeled.  For  example.  individuals  begin  to  acquire  certain  expectations  for  every  given  situation.  Therefore.2  Theories Of Emotion:  There are many theories of emotion:  I.  Schachter­Singer  theory  (1962):  Both  feedback  from  peripheral  responses  and  a  cognitive  appraisal  of  what  caused  those  responses  produce  emotions.  Then.  Weiner's attribution  theory (1986.  1992):  Certain  attributions  produce  specific emotions.  These  attributions of causality can modify the emotion felt. if there is a threat; coping action is taken if necessary;  and the individual takes a closer look and identifies the emotions he or she is feeling.  V. It can be fear.  During  this  process.  it  is  a  cyclical  process.Emotions  Unit 7  7.  IV.  it  leads  to  physiological  arousal.  II.  1999]:  Emotion­provoking  events  induce  the  subjective  emotional  experiences  and  physiological  arousal  simultaneously. excitement.  The  brain  perceives  an  event  and.  Individuals  label  the  emotional  response  depending  on  what  we  think  is  causing  the  response. which in turn. James­Lange Theory (1890) [cited in Taylor.  brain  produces the emotion and corresponding physiological behaviors at the same time.  this  physiological  arousal  is  interpreted to a particular emotion. These responses elicit an emotional response.  How  one  interprets  the  peripheral  response  will  determine  the  emotion  he  /  she  feels.  These  expectations  provide  a  filter  and  every  situation  is  processed  through  this  filter.  sends  messages down its neural circuitry to other areas of the brain.  in  turn.  Once  the  initial  evaluation  has  been  made.

 What are  the basic  emotions? Ortony  and  Turner  (1990)  collated a  wide  range of  research as  to  what  basic  emotions  are  and  the  basis  of  including  them  as  basic  emotions  and  proposed  a  comprehensive  description of basic emotions and corresponding reasons for inclusion :  A comprehensive description of basic emotions and corresponding reasons for inclusion Sikkim Manipal University  85  .  controllability  and  outcome that will  determine  the emotional  responses.Emotions  Unit 7  external causes.

 fear. surprise. panic  Acceptance. interest. (1990). anxiety. love. July. rage  Tomkins  Watson  Weiner and Graham  Happiness. tender­  emotion. wonder. surprise  Desire. sadness  Anger. grief. disgust. 97. subjection. & Turner. A. wonder  Pain. joy. joy. sadness  Expectancy. sadness. disgust.  despair. 3. joy. distress. fear. joy  Anger. disgust. happiness. and  Ellsworth  Frijda  Gray  Izard  James  McDougall  Anger. sadness. disgust. T. hope. courage. anger. What's basic about basic emotions? Psychological  Review. shame.  fear. Friesen. fear. hate. rage  Anger.Emotions  Unit 7  Source: Ortony. disgust. 315­331  Basic Emotions  Arnold  Ekman. surprise  Fear. desire. aversion. contempt. surprise  Fear.. disgust. contempt.  sorrow  Rage and terror. surprise  Anger. J.  joy. distress. sadness  Sikkim Manipal University  86  . fear. anxiety. rage. shame. fear. dejection.  interest. anticipation. happiness. elation. pleasure  Basis for Inclusion  Relation to action  tendencies  Universal facial  expressions  Forms of action readiness  Hardwired  Hardwired  Bodily involvement  Relation to instincts  Unlearned emotional  states  Do not require  propositional content  Hardwired  Relation to adaptive  biological processes  Density of neural firing  Hardwired  Attribution independent Mowrer  Oatley and Johnson­  Laird  Panksepp  Plutchik  Anger. love. fear. guilt. interest. love.

 contempt  Envy. annoyance. suffering. love. excitement.Emotions  Unit 7  Parrot (2001) has categorized emotions as another classification (Figure no. exhilaration  Contentment.  grouchiness. cheerfulness.  Cheerfulness  jolliness. liking. joviality. grumpiness  Exasperation. ecstasy.4):  Figure no. affection. outrage. jubilation. passion. joy. hate. gladness. revulsion. fury. astonishment  Aggravation. tenderness. sentimentality  Arousal. zeal. agitation. delight. anguish Sikkim Manipal University  87  . compassion.  Anger  Rage  bitterness. jealousy  Torment  Agony. rapture  Relief  Amazement. gaiety. enjoyment.  caring. 1. zest. rage.4:  Parrot’s classification of emotions  Primary  emotion  Secondary  emotion  Affection  Love  Lust  Longing  Tertiary emotions  Adoration. irritation. frustration  Anger. ferocity. surprise. spite. thrill. scorn. satisfaction. pleasure  Pride. bliss. resentment  Disgust  Envy  Torment  Sadness  Suffering  Disgust. hurt. infatuation  Longing  Amusement. loathing. lust. desire. fondness.  euphoria  Zest  Joy  Contentment  Pride  Optimism  Enthrallment  Relief  Surprise  Surprise  Irritation  Exasperation  Enthusiasm. vengefulness. attraction.  happiness. triumph  Eagerness. elation.  dislike. glee. optimism  Enthrallment. hope. hostility. wrath. 1.

  Self Assessment Questions 1  1. terror. (2001). woe.  embarrassment. disappointment.  2.  apprehension.Emotions  Unit 7  Depression. loneliness.  _____________  emotions are an individual’s actual emotions. shame. sorrow. uneasiness.  Subjective emotional responses are the result of __________ changes within human bodies. where role demands  and situations often require people to exhibit emotional behaviors that mask their true feelings. neglect. dejection. dread  Source: Parrott. fear. W. glumness. sympathy  Alarm. 1983)  Felt  emotions  are  an  individual’s  actual  emotions. Sikkim Manipal University  88  . despair. distress. remorse  Alienation. Philadelphia  Felt vs. grief.  hysteria. panic. misery. Psychology Press. isolation. tenseness. displeasure  Guilt. worry. regret.  This is particularly true in organizations.  Sadness  sadness. hopelessness.  3. nervousness.  Felt  and  displayed emotions may be different. insult  Sympathy  Horror  Fear  Nervousness  Pity. rejection. shock. Emotions in Social Psychology. horror. humiliation.  melancholy  Disappointment  Shame  Dismay.  Neglect  homesickness. 1979. unhappiness. gloom. defeat.  Displayed  emotions  are  those  that  are  organizationally  required  and  considered  appropriate  in  a  given  job. mortification  Anxiety.  They  are  learned. Displayed Emotions (Hochschild. insecurity. fright.  Both  feedback  from  peripheral  responses  and  a  ___________  appraisal  of  what  caused  those  responses produce emotions.

  People.  culture  and  traditions. Their own feelings make them uncomfortable. practices.  Surprise.  suffering  from  alexithymia.      This  makes  us  functional  entities  in  society.  values.  Psychologists call this alexithymia.  Happiness  5.  Anger  2.  Certain brain injuries Sikkim Manipal University  89  .3  Certain Issues  Culture and emotion  There are two Views of Culture and Emotion:  Universality  ­  Emotions  are  part  of  human  nature  and  in  all  cultures  universally  the  same  set  of  basic emotions. and they are not able to  discriminate  among  their  different  emotions.  In  other  words.Emotions  Unit 7  7.  may  be  effective  performers in jobs where little or no emotional labor. and language of that culture . Ekman (1999) has found six emotions which  are universally recognized and applicable.  Cultural specificity –  Human beings are like a tabula rasa (clean tablet) on which society writes its  script.  Based on his cross­cultural research.  Each  culture  has  a  unique  set  of  emotions  and  emotional  responses;  the  emotions  shown  in  a  particular  culture  reflects  the  norms.  Fear  3.  Sadness  4.  Post­traumatic stress disorder  2.  Disgust  6.  but  also  appropriate  social  and  emotional  development. They are:  1.  Alexithymia – emotional disorder  Some people have difficulty in expressing their emotions and understanding the emotions of others. People who suffer from alexithymia rarely cry and are often seen  by others as bland and cold. Alexithymic symptoms may be seen in people  who experience:  1.  normative  patterns  and  value­orientations  are  responsible  for  not  only  our  personality  development.

 He got confused about his rightful  duty.  whereas  men  are  assumed  to  be  emotionally  inexpressive  and  to  have  less  intense  emotional  experiences. 1987). 1972; Widiger & Settle.  The  impact of  socialization practices accumulate over  time. these stereotypes  are likely to apply more strongly to adult populations (Geer and Shields.  Other mental health conditions  Relationship of gender with emotion  A  number  of  research  findings  supports  the  view  that  women  are  more  emotional  than  men  (e. In this context. Broverman.g.  Bhagavad Gita is a specific conversation between Lord Krishna and Arjuna (third Pandava prince) in  a  specific  situation  of  Kurukshetra  battlefield. similar to the  concept of emotional intelligence.  A concept of “Sthitha­prajna” (emotional stability). with deep sorrow and pity.  Ekman (1999) has found _________ emotions which are universally recognized and applicable. but women have been  taught that they can strongly express the emotion of happiness. anorexia.  Broverman.  2.Emotions  Unit 7  3. To win the battle he was supposed to kill those beloved ones.  People who suffer from _________ rarely cry and are often seen by others as bland and cold  7. Sikkim Manipal University  90  . whereas men have been taught to  control  it. Due to this hriday­durbalata (heart­non­strength)..  Depression  6.4  Emotional Intelligence  The  importance of both  emotion and  intelligence  in  making  decisions and achieving  success  in  life  was well­accepted in ancient India. he refused to join the battle.. friends and respected 'gurus' in enemy's  side. women and men may experience happiness in a similar way. can be traced in the second chapter of ‘Srimad Bhagavad­Gita' .  researchers  have argued  that  the stereotype  of  men as unemotional  is  more  accurate for adult  targets  than for  child  targets  because  males  learn  to  control  their  emotions  as  they  get  older  (Fabes  and  Martin.  Before  the  battle  started. bulimia.  the  cousin  brothers  to  restore  their  kingdom  from  Kauravas  in  Kurukshetra.e.  1991). Likewise.  However. Clarkson. 1996). Vogel.  Arjuna. Women are  assumed  to  experience  more  frequent  and  intense  emotions. found his close relatives.  thus. & Rosenkrantz.  Eating disorders (i.  Self Assessment Questions 2  1.  Pandavas  were  fighting  against  the  Kauravas.  and. or binge­eating disorder)  4.  Substance use dependence  5.

  whatever  the  older  generation  hold.  ‘Trust.  self­  awareness.  poised  and  balanced. plausible the testimonies of the old views may be. as a whole.  because.  He  viewed  emotional  intelligence  as  a  total  of personal  and  social  competences.  self­regulation and  motivation.  The  ability  to  bring  out­of­control  emotions  back  into  line  results  in  what  earlier  generations  called  emotional maturity.  So  having  high  emotional  intelligence doesn't  mean  that  the  person never  panics or  loses his/  her  temper. Dr. Radhakrishnan.  According  to  Lord  Krishna.  Arjuna  suffered  from  indecisiveness resulting from confusion and a false sense of insecurity.  Personal  competence  determines  how  we  manage  ourselves.  The  most  popular  and  accepted  mixed  model  of  emotional  intelligence  is  the  one  proposed  by  Goleman  (1995). advises all to balance between intelligence and emotion. may be true. and criticism because.  It  does  mean that he / she brings own feelings under control and channels them into productive behaviors.  the  concept  of  “Sthitha­prajna”  (the  steady­minded  person)  talked  about  a  unique  interdependence  between  emotion and intelligence for effective decision­making which was most essential in excelling in every  sphere of life.  interpretation and action as per environmental demand to manipulate the consequence which in turn  result  in  superior  performance  and  better  human  relationship’  (Bhattacharya.  Similar  views  on  the  role  of  emotional  intelligence  as  a  learning  process  for  achieving  a  balanced  personality in different stages of life on an inter­generational basis has been depicted in the Vedas. feeling. Lord Krishna  advised Arjuna  to  become  'Sthitha­prajna'  (the  steady  minded  person).  In particular. in his book .  such  as. ‘The Hindu  View of Life’ (1927) opined that the attitude  of  the  Vedas  is  one  of  trust  tempered  by  criticism. This view aptly points out the  need for emotional intelligence in everyday life to become more emotionally balanced and functional  individuals in society.  Evidently.  as  mentioned  in  Bhagavad  Gita.  Emotional  intelligence  is  a  measure  of  the  degree  to  which  a  person  makes  use  of  his/  her  reasoning  in  the  process  of  emotional  responses  (both  positive  and  negative)  in  a  given  situation.  whereas  social  competence  determines how we handle our interpersonal relationships.  it cannot deny the present of its right to enquire and sift the evidence’.  Personal  competence:    It  comprises  of  three  dimensions  of  emotional  intelligence.  Self­awareness  is  the ability  of  an  individual  to  observe Sikkim Manipal University  91  .  2003).  Gita.Emotions  Unit 7  Lord Krishna who played the role as the driver of Arjuna's chariot.  He  also  told  that  an  individual  achieved  his/her  goal  only  when  the  mind  became  steady. however.  ‘Emotional intelligence is an aggregate of individuals’ cognition of own and others' emotions. enlightened him about the eternal  truth  of  life.

 Empathy is  the ability to feel and get concerned for others. empathy and social skills.Emotions  Unit 7  him/herself and to recognize 'a feeling as it happens' (Goleman.  Social competence:  It comprises of two dimensions namely.  Motivation  is  the  ability  to  channelize  emotion  to  achieve  a  goal  through  self­control  and  by  moderating  impulses  as  per  the  requirement  of  the  situation.  Goleman’s emotional intelligence model (1995)  Emotional intelligence  Personal competence                          social competence  Self­awareness                              Empathy  Self­regulation                              Social skills  Motivation Sikkim Manipal University  92  . The hallmarks of this ability  are self­confidence. ‘Social skill’ is the culmination  of all other components of emotional intelligence assuming that people can effectively manage social  and  work  relationships  only  when  they  can  understand  and  control  their  own  emotion  and  can  emphasize with the feelings of others. People having  this skill are very effective in persuasiveness and team management. tolerance of ambiguity and attitude to accept change are some characteristics of this ability. 1995).  Self­regulation is the ability  to control emotions and to redirect those emotions that can have negative impact.  The  people  who  have  this  ability  are  optimistic and committed towards organizational as well as individual goals. self­ assessment and openness to positive criticism.    People  with  this  ability  are  experts  in  generating and  motivating  others.  integrity. take their perspective and to treat people according to  their  emotional  reactions.  Social skills are the ability to build rapport and to manage relationships with people. Trustworthiness.

 Weiner.  volition.  The  most popular  and  accepted  mixed  model  of  emotional  intelligence  is  the  one  proposed by  ____________.  Felt  emotions  are  an  individual’s  actual  emotions. They are learned.  Displayed  emotions  are  those  that  are  organizationally  required  and  considered  appropriate in a given job.  It  is  the  interaction  of  the  perceived  internal  and  external  causes.  Based on his cross­cultural research. Ekman (1999) has  found  six  emotions  which  are  universally  recognized  and  applicable. These attributions of causality can modify the  emotion  felt. an            individual  makes  an  initial and  sometimes unconscious cognitive  appraisal of the situation to decide.  3.  Schachter­Singer  theory  proposes  that  both  feedback  from  peripheral responses and a cognitive appraisal of what caused those responses produce emotions.  Personal competence comprises of ______________ dimensions of emotional intelligence."  Feeling  refers  to  "any  of  the  subjective  reactions.  In  “Universality”  view.  How one interprets the peripheral response will determine the emotion he / she feels. Sikkim Manipal University  93  . where role demands and situations often require people to exhibit  emotional behaviors  that  mask  their  true feelings. According to  Lazarus' appraisal theory.  controllability  and  outcome  that  will  determine  the  emotional  responses.  2. in his theory.  and  awareness  of  physical  sensation.  There  are  two Views of  Culture and Emotion. the individual looks at what caused the event. Felt and displayed emotions may be different.  from  cognition.  This is  particularly true in organizations.  Social competence comprises of _____________ dimensions  7.  Cannon­Bard  theory  proposes  that  emotion­provoking  events  induce  the  subjective  emotional  experiences  and  physiological  arousal  simultaneously.  proposes  that  certain  attributions  produce  specific  emotions.  They  are:  Anger.  Once  the  initial  evaluation  has  been  made.  it  is  believed  that  emotions  are  part  of  human  nature  and  in  all  cultures  universally the same set of basic emotions.  pleasant or unpleasant" that one may experience in a situation.5  Summary  ‘Emotion’  is  used  to  designate  "a  state  of  consciousness  having  to  do  with  the  arousal  of  feelings  (Webster’s  New  World  Dictionary).  There  are  many  theories  of  emotion.  Fear.  James­Lange  Theory  proposes  that  subjective  emotional  responses  are  the  result  of  physiological  changes  within  human  bodies.Emotions  Unit 7  Self Assessment Questions 3  1."  It  is  "distinguished  from  other  mental  states. if there is a threat; coping action is taken if necessary; and the  individual takes a closer look and identifies the emotions he or she is feeling.

  The  most  popular  and  accepted  mixed  model  of  emotional  intelligence  is  the  one  proposed  by  Goleman.  Briefly explain Lazarus' appraisal theory and Weiner's attribution theory.  interpretation  and  action  as  per  environmental  demand  to  manipulate  the  consequence.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  whereas  men  are  assumed  to  be  emotionally  inexpressive  and  to  have  less  intense  emotional  experiences. Women are assumed to experience more frequent and  intense  emotions.  result  in  superior  performance  and  better  human  relationship. Happiness.  researchers  have  argued  that  the  stereotype  of  men  as  unemotional is more accurate for adult targets than for child targets because males learn to control  their  emotions  as  they  get  older. Disgust.  Physiological  2.  Terminal Questions  1.  What is Alexithymia? What are the symptoms of this disease?  4.  Cognitive  3.  What is the relationship of gender with emotion?  5.  Explain Goleman’s emotional intelligence model.  He  viewed  emotional  intelligence  as  a  total  of  personal  and  social  competences.  Alexithymia Sikkim Manipal University  94  .  which  in  turn. and Surprise.  2.  Felt  Self Assessment Questions  2  1.  Six  2.  Personal  competence  determines  how  we  manage  ourselves.  whereas  social  competence determines how we handle our interpersonal relationships.    However.Emotions  Unit 7  Sadness.  What are universally recognized emotions?  3.  feeling.  Emotional  intelligence  is  an aggregate  of  individuals’  cognition of  own  and  others'  emotions.

  Refer section 7.3  3.2  2.  Refer section 7.  Two  Answers to Terminal Questions  1.  Refer section 7.  Goleman  2.  Three  3.  Refer section 7.  Refer section 7.4 Sikkim Manipal University  95  .3  4.Emotions  Unit 7  Self Assessment Questions 3  1.3  5.

 As a result of that.5  Specific Applications in Organizations  Self Assessment Questions 4  8.  Perception can be defined as s a process by which individuals organize and interpret their Sikkim Manipal University  96  .7  The Decision­Making Process  Self Assessment Questions 6  8.1  Introduction  Objectives  8.  the  specific  employee  may  acknowledge  the  supervisor  and  seeks  his  guidance.  is  but.1  Introduction  Individuals  behave  in  a given  manner  based  not  on  the  way  their  external environment actually.2  Factors influencing perception  Self Assessment Questions 1  8.  on  what  they  see  or  believe  it  to  be.  A  supervisor  may  try  to  help  his  subordinates  to  achieve their target by advising and suggesting solutions.Perception  Unit 8  Unit 8  Structure  Perception  8.6  Link between Perception and Individual Decision Making  Self Assessment Questions 5  8.  rather.  These  two  employee’s  perception  about  the  supervisor  that  becomes  the  basis  for  their  different  behavior.3  Attribution Theory  Self Assessment Questions 2  8. the employee may continuously try to avoid the boss.  The same boss may be perceived as a ‘father figure’ to another employee for his helping attitude. As  a  result  of  that. An employee may believe the supervisor is  controlling and interfering.8  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  8.4  Shortcuts in Judging Others  Self Assessment Questions 3  8.

  An  individual  makes  inferences  about  the actions  of people  not  the  same  way  as they  do for  inanimate objects. heat.  motives.  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. motives.  Specific Applications in Organizations  8.  This includes time.  Characteristics  of  the  target  can  also  affect  what  is  being  perceived. not on reality itself.  an  individual’s  perception  and  judgment  of  another  person’s  actions  are  influenced  by  these assumptions. which are attitudes.    This  includes. or other situational factors.  Individuals  differ  in  their  perceptions  with  regard  to  people  and  inanimate  objects. Sikkim Manipal University  97  . Since people’s behavior is based  on their perception of what reality is. gregariousness.  Target  ­.  Factors influencing perception  2.  People  have  beliefs.  Therefore. and expectations.  Situation  ­  The  context  in  which  objects  or  events  are  seen  by  individuals  also  influence  their  attention. light. interests. past experiences.  Target  3.2  Factors Influencing Perception  Three factors shape perception of an individual:  1.Perception  Unit 8  sensory impressions in order to give meaning to their environment.  Situation  Perceiver  –  Refers  to  the  most  prevalent  personal  characteristics  affecting  perception  of  the  perceiver.  attractiveness.  Attribution Theory  3.  Perceiver  2. and an individual’s tendency to group similar things together.  Non­living  objects  are  subject  to  the  laws  of  nature.  or  intentions.

  8.  Does  the  person  respond  the  same  way  over  time?  The  more  consistent  the  behavior.  the  causation for the same will be attributed to internal causation.  it  will  probably  be  judged  as  internal.  the person is seen as having been forced into the behavior by the situation.  in  case  of  other  employees  taking  the  same  route  and  making  it  work  on  time.  Consistency  refers  to  the  pattern  that  is  reflected  regularly  in  a  person’s  actions.  _____________ factors shape perception of an individual.Perception  Unit 8  Self­assessment questions 1  1.  Consensus occurs. Sikkim Manipal University  98  . Attribution theory (Kelley.3  Attribution Theory  An important element in perception is attribution process. everyone who is faced with a similar situation responds in the same way. one would be expected to give an external attribution to the employee’s tardiness.  The ______________ in which objects or events are seen by individuals also influence their  attention. the observer is likely to  give  the  behavior  an external  attribution.  If  consensus is high. Externally caused behavior is seen as resulting from outside causes; that is. Internally caused behaviors are those that are believed to be under the personal  control of the individual.  the  more  the  observer  is  inclined to attribute it to internal causes.  What we attempt to know is whether the observed behavior is unusual.  whereas.  If  this  action  is  not  unusual. we attempt to determine whether it was internally or  externally caused.  2.  There are three determining factors in this regard: · · · Distinctiveness Consensus Consistency  Distinctiveness  refers  to  whether  an  individual  displays  different  behaviors  in  different  situations. if. If it is. 1972) suggests  that when we observe an individual’s behavior.

  There  is  also  a  tendency for individuals to attribute their own successes to internal factors.  contrary  to  the  self­serving  bias.  More  studies  are  required  to  provide conclusive evidences in this regard.  they  tended  to  accept  responsibility for group failure. such as. · Attribution  theory  was  developed  largely  based  on  experiments  with  Americans  and  Western  Europeans.  Attribution theory was proposed by __________ Kelley  2. · The  Korean  study  suggests  caution  in  making  attribution  theory  predictions  in  non­Western  societies.  The tendency of individuals to attribute their own successes to internal factors is  called__________________.Perception  Unit 8  Fundamental Attribution Error (Ross. Sikkim Manipal University  99  . such as. This is called the “self­serving  bias” and suggests that feedback provided to employees will be distorted by recipients. if.  3.  especially  in  countries  with  strong  collectivist  traditions. 1977)  Research  evidence  shows  that  individuals  have  a  tendency  to  underestimate  the  influence  of  external  factors  and  overestimate  the  influence  of  internal  or  personal  factors. ability or effort  while putting the blame for failure on external factors.  there  is  some  preliminary  evidence  that  indicates  cultural  differences (Robbins. everyone who is faced with a similar situation responds in the same way.  Self­assessment questions 2  1. 2003): · Korean  managers  found  that.  ___________ occurs. luck. The question  is whether or not these errors or biases that distort attribution are universal across different cultures?  While  exact  answers  may  not  exist.

Perception  Unit 8  8.  an  interview  situation  in  which  one  sees  a  pool  of  job  applicants  can  distort  perception. and when the perceiver is judging traits  with which he or she has had limited experience. when the traits have moral overtones. It is impossible for an individual to internalize and assimilate everything that is seen  . enthusiasm and allow their entire evaluation to be tainted by how they judge  the  instructor  on  that  one  trait  which  stood  out  prominently  in  their  estimation  of  that  person. such as. The tendency to see what we want to see can make us draw unwarranted conclusions from  an ambiguous situation. 1992) occurs when we draw a general impression on the basis of  a single characteristic.  Research suggests that it is likely to be most extreme when the traits to be perceived are ambiguous  in behavioral terms. while appraising the lecturer. or event stand out will increase the probability that it  will be perceived.  but.  Halo Effect  The halo effect (Murphy & Anhalt.  Selectivity  works  as  a  shortcut  in  judging  other  people  by  allowing  us  to  “speed­read”  others.  Selective Perception  Any characteristic that makes a person.  not  without  the  risk  of  drawing  an  inaccurate  picture.Only  certain  stimuli  can  be  taken  in  selectively. Sikkim Manipal University  100  . object. For example.4: Shortcuts In Judging Others  Individuals have a tendency to use a number of shortcuts when they judge others.  For  example.  Contrast Effects  Individuals do not evaluate a person in isolation.  An understanding  of these shortcuts can be helpful toward recognizing when they can result in significant distortions. students may give prominence to  a single trait.    Distortions  in  any  given  candidate’s  evaluation  can  occur as a result of his or her place in the interview schedule. Their reaction to one person is influenced by other  persons  they  have  encountered  recently.

 1996). They tend to see people as more homogeneous than they  really are.  Self­assessment questions 3  1.  is  when  we  inaccurately  stereotype.  2.  interviewers  generally draw  early  impressions and  most  interviewers  rarely  change  their decisions  after the first Sikkim Manipal University  101  .5  Specific Applications In Organizations  Employment Interview  Evidence indicates that interviewers make perceptual judgments that are often inaccurate and they  rarely agree while perceiving the candidates.  This tendency to attribute one’s own characteristics to other people is called __________  8. they compromise their  ability to respond to individual differences. When managers engage in projection.  Furthermore.  thus.  Stereotyping  Stereotyping—judging  someone  on  the  basis  of  our  perception  of  the  group  to  which  he  or  she  belongs.  The ______________ occurs when we draw a general impression on the basis of a single  characteristic.  The process through which one’s reaction is influenced by other persons he has encountered  recently is called ___________  3.  we  frequently  hear  comments  that  represent  stereotypes  based  on  gender.  of  course.  From  a  perceptual  standpoint.  and  even  weight. Generalization is not without advantages (Hilton & Hippel.  ethnicity. Different interviewers see different things in the same  candidate  and.  race.  and  it  permits  us  to  maintain  consistency.Perception  Unit 8  Projection  This tendency to attribute one’s own characteristics to other people—which is called projection—can  distort perceptions made about others.  age. whether or not they are accurate.  In  organizations.  reach  different  conclusions  about  the  applicant.  The  problem.  if  people  expect to see these stereotypes. It is a means of simplifying  a  complex  world. that is what they will perceive.

  Golem  Effect:    A  negative  instance  of  the  self­fulfilling  prophecy.    Soldiers  were  randomly  divided and  identified as  having  high  potential. and potential not known. judgments of the same candidate can vary widely in  an interview situatiion. To the degree that managers use subjective measures in appraising  employees. even when those perceptions  are  not  appropriate. judgmental. by definition.  what  the evaluator  perceives  to  be  good  or  bad  employee  characteristics or  behaviors  will significantly influence the outcome of the appraisal. Self fulfilling prophecy can be of two types:  Pygmalion  Effect:    A  positive  instance  of  the  self­fulfilling  prophecy.  Performance Evaluation  An employee’s performance appraisal is very much dependent on the perceptual process.  many  jobs  are  evaluated  in  subjective  terms.  in  which  people  holding  low  expectations of another tend to lower that individual’s performance.  Subjective  measures  are. Although  the  appraisal  can  be  objective.  in  which  people  holding  high  expectations of another tend to improve that individual’s performance. confirming the effect of a self­fulfilling prophecy. Sikkim Manipal University  102  .  normal potential.  Employee Effort  An  individual’s  future  in  an  organization  is  usually  not  dependent  on  performance  alone.  Performance Expectations  It is seen that individuals seek to validate their perceptions of reality. 1976).  A study was conducted on 105 soldiers in the Israeli Defense Forces who were taking a fifteen­week  combat  command  course.  An  assessment of an individual’s effort is a subjective judgment susceptible to perceptual distortions and  bias.  It  is  the  tendency  for  someone’s expectations about another to cause that person to behave in a manner consistent with  those expectations (Wilkins. Instructors were seemed to get better results from the high  potential group because they expected it. Therefore.Perception  Unit 8  four or five minutes of the interview.  Self­fulfilling  prophecy  is  a  very  good  example  of  this.

 Non­managerial employees also make decisions.  A negative instance of the self­fulfilling prophecy is called _________________.  Middle­  and  lower­level managers determine production schedules.  needing  attention  for  alternative  courses  of  action.  8. data are typically received from ____________ sources Sikkim Manipal University  103  .6  Link Between Perception And Individual Decision Making  Decision­making occurs as  a  reaction  to  a  problem. how much effort to put forward once at work. and the strengths and weaknesses of each will need to be evaluated. whether or not  to come to work on any given day.  2.  senior  managers  determine  their  organization’s  goals. and whether or not  to comply with a request made by the boss.  2.  Problem  is  defined as  a discrepancy  between  some  current  state  of  affairs  and  some  desired  state.  how  best  to  finance  operations.Perception  Unit 8  Self­assessment questions 4  1. · · Data are typically received from multiple sources.  what  products  or  services  to  offer. select new employees.  Self­assessment questions 5  1.  Decision­making occurs as a reaction to a ______________. Which data are relevant to the decision and which are not  Alternatives will be developed.  Every  decision  requires  interpretation  and  evaluation  of  information.  ___________ is the tendency for someone’s expectations about another to cause that person to  behave in a manner consistent with those expectations. and decide how pay  raises are to be allocated.  While making a decision.  or  where  to  locate  a  new  manufacturing  plant. including.  The  perceptions  of  the  decision maker will address these two issues. The awareness that a problem exists and that a decision needs to be made is a perceptual  issue.  For  example.

  value­maximizing  choices  within specified constraints.  Step  3:    Weight  the  previously  identified  criteria  in  order  to  give  them  the  correct  priority  in  the  decision. Any factors not identified  in this step are considered irrelevant to the decision maker.  He  or  she  makes  consistent. · · Critically analyze and evaluate each alternative.Perception  Unit 8  8.7  The Decision­Making Process  The  optimizing  decision  maker  is  rational.  The rational decision making model  This model proposes six steps. Many poor decisions can be traced to the decision­maker overlooking a problem or defining the  wrong problem. values.  Step 2:  Identify the decision criteria important to solving the problem.  Step 4:  Generate possible alternatives that could succeed in resolving the problem.  Step 6:  The final step is to compute the optimal decision: Sikkim Manipal University  104  . The  strengths  and  weaknesses  of  each alternative  become  evident  as they  are  compared  with  the criteria and weights established in the second and third steps. which are as follows:  Step 1:  Defining the problem · · A problem is a discrepancy between an existing and a desired state of affairs. · The decision maker determines what is relevant in making the decision. · This brings in the decision maker’s interests. and similar personal preferences. This also includes the resource crunch and other limitations as well.  Step 5: Rating each alternative on each criterion.

  Criteria  and  alternatives  can  be  ranked  and  weighted  to  reflect  their  importance. proficiencies.  Model of creativity  This  model  proposes  that  individual  creativity essentially  requires  expertise. Sikkim Manipal University  105 . knowledge.  People  differ  in  their  inherent  creativity. Specific  decision  criteria  are  constant and  the  weights assigned  to  them  are stable over time. and similar expertise in their field of endeavor. 1994): · Problem  clarity. · No time or cost constraints. and about sixty percent were somewhat creative.  These are ideas that are not only different  from  what  has  been  done  before.  The  potential  for  creativity  is  enhanced  when  individuals have abilities.Perception  Unit 8  · Evaluating  each  alternative  against  the  weighted  criteria  and  selecting  the  alternative  with  the  highest total score. · Clear  preferences. · Known options. The rational decision maker will choose the alternative that yields the highest  perceived value.  creative­thinking  skills.  The above­mentioned model works with following assumptions (March.  and intrinsic task motivation.  but.  that  are  also  appropriate  to  the  problem  or  opportunity  presented. · Constant  preferences.  Creativity in Decision Making  Creativity is the ability to produce novel and useful ideas.  It  is assumed  the decision  maker  is  aware  of  all the possible  consequences of  each alternative. · Maximum payoff. · Expertise  is  the  foundation  for  all  creative  work.  The  decision  maker  is  assumed  to  have  complete  information  regarding  the  decision situation.  Ten  percent  were  highly  creative. The rational decision maker can obtain full information about criteria  and alternatives because it is assumed that there are no time or cost constraints.  A  study  of  lifetime  creativity  of  461  men  and  women  found  that  fewer  than  one  percent  were  exceptionally  creative.

  Choices  tend  to  be  confined  to  the  neighborhood  of  the  problem  symptom and to the neighborhood of the current alternative.  satisfying.  This  turns  creativity  potential  into  actual  creative  ideas.  the ability to use analogies.  most  people  respond  by  reducing  the  problem  to  a  level  at  which  it  can  be  readily  understood.  The  order  in  which  alternatives  are  considered  is  critical  in  determining  which  alternative  is  selected.  How  does  bounded  rationality  work?  Once  a  problem  is  identified.  the  decision­  maker  will  begin  reviewing  it.  Individuals  operate  within  the  confines  of  bounded  rationality.  exciting.  people seek solutions that are satisfactory and sufficient.  As  a  result.  Assuming  that  a  problem  has  more  than  one  potential Sikkim Manipal University  106 .  due  to  limited  information­processing  capability. which are easy to find.  Decision­makers generally  make  limited  use  of  their  creativity.  They  construct  simplified  models that extract the essential features. and they will represent familiar criteria and  previously  tried­and­true  solutions.  Two of the most important ways of decision­making in organizations are : · · Bounded Rationality Intuitive decision making  Bounded rationality  When  faced  with  a  complex  problem. It determines the extent to which individuals fully engage their expertise and creative skills  Most  decisions  in  the  real  world  do  not follow  the  rational  model.  involving. The decision maker will identify a limited list made up of the more conspicuous  choices.  The  decision­maker  will  begin  with  alternatives  that  differ  only  in  a  relatively small degree from the choice currently in effect.  1947). as well as the talent to see the familiar in a different light. This is called bounded rationality (Simon.  or  personally  challenging. The first alternative that meets the “good  enough”  criterion  ends  the  search.  This encompasses personality characteristics associated  with  creativity. tend to be highly visible.  The  desire  to  work  on  something  because  it  is  interesting.  Once  this  limited  set  of  alternatives  is  identified.  the  search  for  criteria  and  alternatives begins.Perception  Unit 8  · Creative  thinking  skills. · Intrinsic  task  motivation.

 and on the other hand. Problem Identification  Problems  that  are  visible  tend  to  have  a  higher  probability  of  being  selected  than  ones  that  are  important. decision maker puts more importance to  his/her self­interest over the organizational interest.  Intuitive decision making  It  is  an  unconscious  process  created  out  of  distilled  experience.    It  operates  in  complement  with  rational analysis.  Alternatives that depart the least from the status quo are the most likely to be selected. On one hand.  Eight conditions when people are most likely to use intuitive decision making are: · · · · · · · when a high level of uncertainty exists when there is little precedent to draw on when variables are less scientifically predictable when “facts” are limited when facts do not clearly point the way to go when analytical data are of little use when  there are  several  plausible  alternative  solutions to  choose from. self­interest tends to win out. The decision­maker’s self interest also  plays a part. and there is pressure to come up with the right decision  Decision making process  A. Visible problems are more likely to catch a decision­maker’s attention. If a decision­maker  faces  a  conflict  between  selecting  a  problem  that  is  important  to  the  organization  and  one  that  is  important to the decision­maker.  the  satisficing  choice  will  be  the  first  acceptable  one  the  decision­maker  encounters.  While selecting a decision to solve a problem. some researchers consider it a form of extrasensory power or sixth  sense. Sikkim Manipal University  107  .  with good arguments for  each · when time is limited.Perception  Unit 8  solution. some believe it is a personality trait that a limited number of people  are born with.

  They  process  information  serially.  Escalation of commitment  It is an increased commitment to a previous decision in spite of negative information.  decisionakers  rely  on  heuristics  or  judgmental  shortcuts  in  decision  making.  Representative  heuristic  ­  To  assess  the  likelihood  of  an  occurrence  by  trying  to  match  it  with  a  preexisting category. managers frequently predict the performance of a new product by relating it to a  previous product’s success.  The first  is  their  way  of  thinking.Perception  Unit 8  B.  or  that  have  occurred more recently tend to be more available in our memory.”  Events  that  evoke  emotions.  that  are  particularly  vivid.  They  perceive  things as a whole. Each creates biases in judgment.  Some  people  are  intuitive  and  creative.  Evidence  indicates  that  decision­making  is  incremental  rather  than  comprehensive. It has been well  documented  that  individuals  escalate  commitment  to  a  failing  course  of  action  when  they  view  themselves as responsible for the failure. Some  people are  logical  and  rational.    Efforts  tend  to  be  confined  to  the  neighborhood  of  the  current  alternative. Individual Differences: Decision­Making Styles  People  differ  along  two dimensions.  E. there is a minimal use of creativity in the search for  alternatives.  D. The other dimension is a person’s tolerance for ambiguity. Fore example.  There  are  two  common  categories  of  heuristics—availability  and  representativeness. Alternative Development  Since decision­makers seek a satisficing solution. Some people have a Sikkim Manipal University  108  . Making Choices  In  order  to  avoid  information  overload.  The availability heuristic – It is “the tendency for people to base their judgments on information that is  readily  available  to  them.  The  picture  that  emerges  is  one  of  a  decision­maker  who  takes  small steps toward his or her objective. many more people  suffer from fear of flying than fear of driving in a car.  C.  Decision­makers  make  successive  limited  comparisons.

  Behavioral: · · Characterizes decision makers who work well with others Concerned  with  the  achievement  of  peers  and  subordinates  and  are  receptive  to  suggestions  from others. and they are very good at finding creative solutions to problems.  Analytic: · · · Greater tolerance for ambiguity Desire for more information and consideration of more alternatives Best  characterized  as  careful  decision  makers  with  the  ability  to  adapt  to  or  cope  with  new  situations  Conceptual: · · Tend to be very broad in their outlook and consider many alternatives Their focus is long range. relying heavily on meetings for communicating · Tries to avoid conflict and seeks acceptance  F.  Their performance in decision making will reflect expectation. These  four decision making styles can be represented in the following way:  Directive: · · · · Low tolerance for ambiguity and seek rationality Efficient and logical Decisions are made with minimal information and with few alternatives assessed. Make decisions fast and focus on the short­run.  Performance evaluation ­ Managers are strongly influenced in their decision making by the criteria  by which they are evaluated. Others are able to process many thoughts at the same time. Organizational Constraints  Following are the organizational constraints that affect decision­makers.Perception  Unit 8  high need to minimize ambiguity. Sikkim Manipal University  109  .

  Programmed routines – All.  2. to free speech.  Utilitarian criterion—decisions are made solely on the basis of their outcomes or consequences.  Individual  decisions  are  more  accurately  characterized  as  points  in  a  stream  of  decisions.  Time  constraints  ­  Decisions  must  be  made  quickly  in  order  to  stay  ahead  of  the  competition  and  keep customers satisfied.Perception  Unit 8  Reward  systems  ­  The  organization’s  reward  system  influences  decision  makers  by  suggesting  to  them what choices are preferable in terms of personal payoff.  Cultural Differences ­ The cultural background of the decision maker can have significant influence  on:  Ethics in Decision Making  Ethical considerations should be an important criterion in organizational decision making.  The goal of utilitarianism is to provide the greatest good for the greatest number. and  other formalized regulations in order to standardize the behavior of their members. · An emphasis on rights means respecting and protecting the basic rights of individuals. procedures. policies. It is common knowledge that the largest determining factor of the  size of any given year’s budget is last year’s budget.  Decisions  made  in  the  past  are  ghosts  which  continually haunt current choices. but the smallest of organizations create rules.  This view tends  to dominate business decision making. Almost all important decisions come with explicit deadlines. and to due process.  Historical  Precedents  ­  Decisions  have  a  context. Sikkim Manipal University  110  . There are  three Ethical Decision Criteria:  1. such as  the right to privacy.  Focus on rights—calls on individuals to make decisions consistent with fundamental liberties and  privileges as set forth in documents such as the Bill of Rights.

  People respond to a problem with a limited information­processing capability. As a result.8  Summary  Individuals  behave  in  a given  manner  based  not  on  the  way  their  external environment actually. ability or effort  while putting the blame for failure on external factors. Attribution theory (Kelley.  Since  people’s behavior  is  based  on  their  perception  of  what  reality  is.  An  important element in perception is attribution process. Internally caused behaviors are those that are believed to be under the personal  control of the individual.  The  halo  effect  (Murphy  &  Anhalt. such as.  Individuals  have a tendency to use a number of shortcuts when they judge others. luck.  Individuals  do  not  evaluate a person in isolation.  There is  an equitable distribution of benefits and costs.  we  attempt  to  determine  whether  it  was  internally  or  externally caused. object.  It  is  impossible for  an  individual  to  internalize  and  assimilate  everything  that  is  seen  .  target  and  situation. people  seek solutions that are satisfactory and sufficient. Their reaction to one person is influenced by other persons they have Sikkim Manipal University  111  . Perception can be defined as s a process by which  individuals  organize  and  interpret  their  sensory  impressions  in  order  to  give  meaning  to  their  environment.  Any  characteristic that makes a person.Perception  Unit 8  3.  the person is seen as having been forced into the behavior by the situation.  is  but. This is called __________________  8. rather.  Three  factors  that  shape  perception  of  an  individual  are  perceiver. 1972) suggests that  when  we  observe  an  individual’s  behavior.  1992)  occurs  when  we  draw  a  general  impression  on  the  basis  of  a  single  characteristic. Focus on justice—requires individuals to impose and enforce rules fairly and impartially. such as.Only  certain  stimuli  can  be  taken  in  selectively.  Self­assessment questions 6  1.  There  is  also  a  tendency for individuals to attribute their own successes to internal factors.  2.  The rational decision making model proposes _______________ steps. on what they see or believe it to be. or event stand out will increase the probability that it will  be  perceived.  not  on  reality  itself. Externally caused behavior is seen as resulting from outside causes; that is.  An understanding of these  shortcuts  can  be  helpful  toward  recognizing  when  they  can  result  in  significant  distortions.  Research  evidence  shows  that  individuals  have  a  tendency  to  underestimate  the  influence  of  external  factors  and  overestimate  the  influence  of  internal  or  personal  factors. This is called the “self­serving  bias”  and  suggests  that feedback  provided to employees  will  be distorted  by  recipients.

  Generalization  is  not  without  advantages  (Hilton & Hippel.  due  to  limited  information­processing  capability. When managers engage in projection. Context Sikkim Manipal University  112  . The  optimizing decision maker is rational.  What is bounded rationality?  Answers To Self Assessment Questionss  Self Assessment Questions 1  1.  Explain Kelley’s attribution theory.  most  people  respond  by  reducing  the  problem  to  a  level  at  which  it  can  be  readily  understood.  4. Three  2. Problem is defined as a  discrepancy  between  some  current  state  of  affairs  and  some  desired  state.  Explain Halo effect and contrast effect with examples. The awareness that a problem exists and that a decision needs to be  made is a perceptual issue.  Describe the rational decision making process. Decision­makers generally make limited  use of their creativity.  people  seek  solutions  that  are  satisfactory  and  sufficient. Every decision requires interpretation and evaluation of information.  As  a  result. Stereotyping is  the process of judging someone on the basis of  our  perception  of  the  group  to  which  he  or  she  belongs. Decision­making occurs as a reaction to a problem. They tend to see people as more  homogeneous than they really are.  When  faced  with  a  complex  problem.  This  also  includes  the  resource  crunch  and  other  limitations  as  well. He or she makes consistent. This is called bounded rationality (Simon. Individuals operate within the confines of  bounded rationality.  2.  Terminal questions  1.Perception  Unit 8  encountered recently. 1996).  they compromise their ability to respond to individual differences. value­maximizing choices within  specified  constraints.  needing  attention  for  alternative courses of action.  3. Choices tend to be confined to the neighborhood of the problem symptom and  to  the  neighborhood  of  the  current  alternative. This tendency to attribute one’s own characteristics to other people—which is  called projection—can distort perceptions made about others. They construct simplified models that extract the essential features. 1947).  Most  decisions in the real world do not follow the rational model.

 Refer section 8.4  3.7 Sikkim Manipal University  113  . Multiple  Self Assessment Questions 6  1. Projection  Self Assessment Questions 4  1. Golem Effect  Self Assessment Questions 5  1. Halo effect  2. Self­serving bias. Refer section 8.  Self­fulfilling prophecy  2. Six  2. Consensus  3. Refer section 8.7  4. Refer section 8.  Self Assessment Questions 3  1. Problem  2. Bounded rationality  Answers to Terminal Questions  1. Kelley  2.3  2. Contrast effect  3.Perception  Unit 8  Self Assessment Questions 2  1.

2  Early Theories of Motivation  Self Assessment Questions 1  9.5  Motivational tools  Self Assessment Questions 4  9.  And  Persistence  is  a  measure  of  how  long  a  person  can  maintain  his/her  effort.  and  persistence  of  effort  toward  attaining  a  goal”  (Robbins. some have it and others do not.  Intensity  is  concerned  with  how  hard  a  person  tries.  2003).Motivation  Unit 9  Unit 9  Structure  9.3 Contemporary Theories of Motivation  Self Assessment Questions 2  9. Direction is the orientation that benefits  the  organization.  Motivation  is  the  result  of  the  interaction  of  the  individual  and  the  situation. Sikkim Manipal University  114  .1  Introduction  Motivation  Many people incorrectly view motivation as a personal trait—that is.  direction.  Motivated individuals stay with a task long enough to achieve their goal.  This  is  the  element most of us focus on when we talk about motivation.1  Introduction  Objectives  9.6  Special Issues in Motivation  Self Assessment Questions 5  9.  Motivation  is  “the  processes  that  account  for  an  individual’s  intensity.4 Motivating employees in organizations  Self Assessment Questions 3  9.7  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  9.

 autonomy.  Maslow’s Hierarchy of Needs Theory  According to this theory. and the Two­Factor theory. thirst.2: Early Theories Of Motivation  In  the  1950s  three  specific theories  were formulated  and are the  best  known:  Hierarchy of  Needs  theory. from the basic to the complex. The further they  progress up the hierarchy. and other bodily needs      Safety: Includes security and protection from physical and emotional harm      Social: Includes affection. Social. acceptance. humanness and psychological health a person will  show. Physiological and safety needs are  described as lower­order. recognition. self­respect. shelter. Sikkim Manipal University  115  . and self­fulfillment  Maslow separated the five needs into higher and lower orders. satisfied needs cannot. sex.  externally. and self­actualization are classified as higher­order needs. The five needs are:      Physiological: Includes hunger.  Special Issues in Motivation  9.Motivation  Unit 9  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. Lower­order needs are predominantly satisfied. esteem. The person advances to  the next level of needs only after the lower level need is at least minimally satisfied. Theories X and Y. such as.  Theories of Motivation  2. the more individuality.  achieving one’s potential. whereas. and attention      Self­actualization:  The  drive  to  become  what  one  is  capable  of  becoming;  includes  growth. and friendship      Esteem: Includes internal esteem factors. and achievement; and  external esteem factors. The  needs are arranged in order of importance. such as. belongingness. human beings have wants and desires which  influence their behaviour; only unsatisfied needs can influence behavior. status.  Higher­order needs are satisfied internally. proposed by Maslow (1943).

  Herzberg’s Two Factor theory  Herzberg (1959) constructed a two­dimensional paradigm of factors affecting people's attitudes about  work. recognition.  Theory Y assumes that higher­order needs dominate individuals.    Extrinsic  factors. self­motivated.    The Sikkim Manipal University  116  .  Workers need to be closely supervised and a comprehensive system of controls and a hierarchical  structure is needed to supervise the workers closely.  It is also assumed that workers generally place  security above all other factors and will display little ambition. responsibility.  From  the  above. and achievement.  interpersonal  relations.  company  policy.  it  is  clear  that  Theory  X  assumes  that  lower­order  needs  dominate  individuals.  Theory Y ­  In this theory management assumes employees may be ambitious.  Theory X –  In this theory management assumes employees are inherently lazy and will avoid work. such as.  It  is  believed that employees enjoy their mental and physical work duties. anxious to accept  greater  responsibility.  such  as. It is also believed that.Motivation  Unit 9  Theory X and Theory Y  Douglas  McGregor  argued  that    a  manager’s  view  of  the  nature  of  human  beings  is  based  on  a  certain grouping of assumptions and he or she tends to mould his or her behavior toward employees  according to these assumptions. There is  a  chance  for  greater  productivity  by  giving  employees  the  freedom  to  perform  to  the  best  of  their  abilities without being bogged down by rules.  self­direction.  autonomy  and  empowerment.  Motivators are intrinsic factors. advancement. These two factors are motivators and hygiene factors and this theory is also called motivation­  hygiene theory.  Presence  of  these  factors  ensure  job  satisfaction.  working  conditions.  and  exercise  self­control.  and  salary  are  hygiene  factors.  supervision. if given  the chance employees have the desire to be creative and forward thinking in the workplace. if they can.

According to Herzberg. motivators describe a person's relationship with what she or he does. In theory __________. In Maslow’s theory.3  Contemporary Theories Of Motivation  The following theories are considered contemporary . sex. since they represent the current state of the art  in explaining employee motivation  ERG Theory  Alderfer (1972) classifies needs into three categories into hierarchical order. They are:  The existence category      Provides our basic material existence requirements.  emphasize  factors  intrinsically  rewarding  that  are  associated  with  the  work  itself  or  to  outcomes  directly derived from it. many related to  the tasks being performed.  In summary.Motivation  Unit 9  absence  of  hygiene  factors  can  create  job  dissatisfaction. Hygiene factors on the other hand. management assumes employees are inherently lazy and will avoid work  3.  The  satisfiers  relate  to  what  a  person does while the dissatisfiers  relate  to  the situation  in which  the person  does what he  or she  does. have to do with a person's relationship  to  the  context  or  environment  in  which  she  or  he  performs  the  job. and other bodily  needs  2.  To  motivate  people. motivators are ____________ factors.  9. When hygiene factors  are  adequate.  but  their  presence  does  not  motivate  or  create satisfaction. shelter. Job  satisfaction factors  are  separate  and  distinct from  job dissatisfaction factors.  people  will  not  be  dissatisfied;  neither  will  they  be  satisfied.  Removing dissatisfying characteristics from a job does not necessarily make the job satisfying. Sikkim Manipal University  117  .      They include Maslow’s physiological and safety needs. thirst. _____________ needs include hunger.  Self­assessment questions 1  1.

 2003). the individual’s desire to increase a lower­level need takes place (Robbins. or all three need categories  could be operating at the same time.  3  They align with Maslow’s social need and the external component.  Growth category      An intrinsic desire for personal development.  2  If.  Existence  need  corresponds  with  Maslow’s  physiological  and  safety  needs.  This  theory  is  very  similar  to  Maslow’s  theory.  ERG theory also contains a frustration­regression dimension.  the  desire  to  satisfy  a  lower­level  need  increases. ERG theory notes that when a higher­order need level is  frustrated.Motivation  Unit 9  Relatedness category  1  The desire we have for maintaining important interpersonal relationships.  2  These social and status desires require interaction with others.  3  ERG  theory  does  not  assume  that  there  exists  a  rigid  hierarchy. and the characteristics  included under self­actualization.  Relatedness  need  corresponds  with  Maslow’s  social  needs  and  Growth need corresponds with Maslow’s esteem and self­actualization needs.   ERG argues that multiple needs can be  operating as motivators at the same time.  Alderfer’s ERG theory differs from Maslow’s in the following arguments:  1  More than one need may be operative at the same time.  the  gratification  of  a  higher­level  need  is  stifled.  A  person  can  be  working  on  growth even though existence or relatedness needs are unsatisfied. Sikkim Manipal University  118  .      These include the intrinsic component from Maslow’s esteem category. Maslow argued that an individual would  stay at a certain need level until that need was satisfied.

      Need for affiliation (nAff): The desire for friendly and close interpersonal relationships.  They  are also  more concerned with prestige and gaining influence over others than with effective performance.  and  desire  relationships  that  involve  a  high  degree  of  mutual  understanding. People with a high achievement need are interested in how well they do personally  and not in influencing others to do well.  People with high need for achievement have a compelling drive to succeed.  When  these  characteristics  are  prevalent.  The  best  managers are high in their need for power and low in their need for affiliation.  Individuals  with    high  need  for  affiliation  motive  strive  for  friendship.Motivation  Unit 9  McClelland’s Theory of Needs  McClelland’s  (1961)  theory  focuses  on  three  needs:  achievement. Sikkim Manipal University  119  .      The needs for  affiliation  and power  tend to be  closely  related  to  managerial  success.  They  seek situations in which they can attain personal responsibility for finding solutions to problems. especially in large  organizations.      Need  for  power  (nPow):  The  need  to  make  others  behave  in  a  way  that  they  would  not  have  behaved.  They  are  defined as follow:      Need for achievement (nAch) – The need to excel and to achieve in relation to a set of standards. otherwise.  feedback.  This  drive  is  the  achievement  need. They have a desire to do  something  better  or  more  efficiently  than  it  has  been  done  before. the following assumptions can be made (Robbins.  to strive to succeed.  Individuals high in need for power enjoy being “in charge” of any situation. They strive for influence  over  others    and  prefer  to  be  placed  into  competitive  and  status­oriented  situations.  high  achievers will be strongly motivated.      A high need to achieve does not necessarily lead to being a good manager.  prefer  cooperative  situations  rather  than  competitive  ones.  Based on this theory.  High achievers differentiate  themselves from  others  by their  desire  to do things better. 2003):      Individuals  with  a  high  need  to  achieve  prefer  job  situations  with  personal  responsibility.  and  affiliation.  and  an  intermediate  degree  of  risk.  power.

  well­learned. the  elimination of extrinsic rewards can produce a shift—from an external to an internal explanation—in  an individual’s perception of causation of why he or she works on a task (Robbins.  1  Adequate self­efficacy:  Self­efficacy refers to an individual’s belief that he or she is capable of  performing a task. because most low­level jobs are not  inherently  satisfying  enough  to foster  high  intrinsic  interest. Therefore.  3  National  culture:   Goal­setting  theory  is  culture  bound and  it  is  well adapted  to  North American  cultures.  it  causes  people  to  compare  their  present  capacity  to  perform  with  that  required to succeed at the goal.  and  independent.  The higher your self­efficacy. the more confidence you have in your ability to  succeed in a task. Sikkim Manipal University  120  . 1985) that when extrinsic rewards are used by organizations as  payoffs for superior performance.  because. the higher the level of performance will be. People will  do better when they get feedback on how well they are progressing toward their goals.  2  Task characteristics:  Individual goal setting does not work equally well on all tasks. More difficult the goal.  pay or other extrinsic rewards should be made contingent on an individual’s performance.  and  many  managerial and professional  positions offer intrinsic rewards  Goal­Setting Theory  Locke and Latham (1990) proposed that challenging goals produce a higher level of output than do  the generalized goals.Motivation  Unit 9  Cognitive Evaluation Theory  This theory proposes (Deci & Ryan. which are derived from individuals doing what  they  like. A goal serves  as  a  motivator.  This theory may have limited applicability to work organizations.  Furthermore. Goals seem  to  have  a  more  substantial  effect  on  performance  when  tasks  are  simple. 2003).  are  reduced. the intrinsic rewards.  The  popular  explanation  is  that  the  individual  experiences  a  loss  of  control  over  his or  her  own  behavior  so that  the  previous  intrinsic  motivation  diminishes.  There are four contingencies in goal­setting theory:  1  Goal commitment:  Goal­setting theory presupposes that an individual is committed to the goal.

 a state of equity is said to exist.Motivation  Unit 9  Reinforcement Theory  Reinforcement  theory  (Komaki  et.  He/she perceives the situation as fair.  al. They are as follows:  1  Employees with short tenure in their current organizations tend to have little information about  others.  1991)  argues  that  reinforcement  conditions  human  behavior. the individual experience  inequity. an individual perceives the input­outcome ratio to be equal to  that of the relevant others with whom he/she compares his/herself. employees make comparisons of their job inputs and  outcomes relative to those of others.  There are four referent comparisons that an employee can use:      Self­inside: An employee’s experiences in a different position inside his or her current  organization      Self­outside: An employee’s experiences in a situation or position outside his or her current  organization      Other­inside: Another individual or group of individuals inside the employee’s organization      Other­outside: Another individual or group of individuals outside the employee’s organization  There are certain issues which are crucial regarding Equity theory. If. It can be modified (reinforced) by providing (controlling) consequences. they can be predicted to make one of six choices:      Change their inputs.  3  Upper­level employees will make more other­outside comparisons.  behavior  is  a  function  of  its  consequences.  Behavior  is  environmentally  caused. Reinforced behavior  tends to be repeated.  2  Employees with long tenure rely more heavily on co­workers for comparison.  When employees perceive an inequity.  According  to  this  theory. 1965).      Change their outcomes. Sikkim Manipal University  121  . If the ratio appears to be unequal.  Equity Theory  According to this theory (Adams..

  and  reward and individual goal satisfaction.    Victor  Vroom’s  (1964) expectancy theory has its critics but most of the research is supportive.      Leave the field.  Expectancy Theory  Expectancy  theory  is  one  of  the  most  widely  accepted  explanations  of  motivation. Motivation is based on  people’s beliefs. Expectancy theory argues that the strength of a tendency to  act in a certain way depends on the strength of an expectation that the act will be followed by a given  outcome and on the attractiveness of that outcome to the individual.  2  Procedural Justice :  Perceptions of the fairness of the procedures used to determine outcomes.      Choose a different referent. consisting of perceptions of how decisions are  made regarding the distribution of outcomes and the perceived fairness of those outcomes  themselves.  Determinants of motivation according to this theory are as follows:  Expectancy:  The belief that one’s efforts will positively influence one’s performance.  1  Avoid overpayment.  3  Explain outcomes thoroughly using a socially sensitive manner.Motivation  Unit 9      Distort perceptions of self.  Organizational justice  People’s perceptions of fairness in organizations. are as follows:  Avoid underpayment. which may be important in this regard.  goals and  linkage between  effort  and  performance.  Motivational tips  Certain tips.  2  Give people a voice in decisions affecting them.  performance and  reward.  1  Distributive Justice:  The perceived fairness of the way rewards are distributed among people.      Distort perceptions of others. Sikkim Manipal University  122  .  3  Interactional Justice:  The perceived fairness of the interpersonal treatment used to determine  organizational outcomes.

 opportunities to perform. performance will be negatively affected.  Self­assessment questions 2  1. Alderfer classifies needs into __________ categories into hierarchical order  2. Furthermore.:  The perceived fairness of the interpersonal treatment used to determine organizational outcomes  is called as ______________. Sikkim Manipal University  123  .  Valence:  The value a person places on the rewards he or she expects to receive from an  organization.  Performance formula  A popular way of thinking about employee performance is as a function of the interaction of ability  and motivation; that is.  Other Determinants:  Skills and abilities.  Performance = f (Ability x Motivation x Opportunity).Motivation  Unit 9  Instrumentality:  An individual’s beliefs regarding the likelihood of being rewarded in accord with his  or her own level of performance.  when an employee performs.  3.  If either of motivation or ability is inadequate.  Three key relationships in Expectancy theory are:      Effort­performance relationship: the probability perceived by the individual that exerting a given  amount of effort will lead to performance      Performance­reward relationship: the degree to which the individual believes that performing at a  particular level will lead to the attainment of a desired outcome      Rewards­personal goals relationship: the degree to which organizational rewards satisfy an  individual’s personal goals or needs and the attractiveness of those potential rewards for the  individual. to strive to succeed is called  need for ________________ . role perceptions. etc. he/she needs opportunity to be allowed to perform and prove his/her  worth. The need to excel and to achieve in relation to a set of standards.

 choosing their own benefits packages and solving productivity and quality  problems. 2003). Based on these theories. and rewards to align with individual needs. Therefore.  Maintain equity ­ Rewards should be perceived by employees as equating with the inputs they bring  to the job. hence.e; experience. Rewards should be ___________ on performance. for example. an explicit time period.  Link rewards to performance ­ Rewards should be contingent on performance and employees  must perceive a clear linkage.  Use goals and feedback ­ Employees should have tangible and specific goals. skills. job assignments. and  measurable. and other obvious inputs should explain differences  in performance and. Sikkim Manipal University  124  .Motivation  Unit 9  9. pay.  This  will  allow  to  individualize  goals. the following  suggestions summarize the essence  about motivating employees in organizations. and performance feedback (Robbins. Employees should have ____________ and specific goals. Feedback should  also be provided regularly to inform the employees about their performance in pursuit of those goals. Four ingredients common to MBO programs are: goal specificity. and other obvious rewards.  2.  Management by Objective (MBO)  Management by objectives emphasizes participatively set goals that are tangible.  Self­assessment questions 3  1. abilities.4  Motivating Employees In Organizations  A number of motivation theories have been discussed above.  9. i. participative decision­  making.  level  of  involvement. managers need to  understand  what  is  important  to  each  employee.5  Motivational Tools  Some of the most important motivational tools have been discussed below.  Recognize individual differences ­ Employees have different needs.  Include employees in decision­making ­ Employees should be included in making decisions that  affect them. verifiable. effort.

  Employee Recognition Programs  Employee  recognition  programs  consist  of  personal  attention. Feedback on one’s performance  leads to higher performance. Employee Recognition Programs  has close link with Reinforcement Theory.    Employees’  involvement  in  the  decision  making  would  positively  affect  them  and  by  increasing  their  autonomy  and  control  over  their  work  lives.  sending  a  handwritten  note  or  an  e­mail  message  or  declaring  the  employee as a valuable contributor to the organizational objective.  They can take numerous forms.  employees  will  become Sikkim Manipal University  125  .  An explicit time period:      Each objective has a specific time period in which it is to be completed. MBO also directly advocates specific goals and feedback.  expressing  interest.  personally  congratulating  an  employee.  and  employee  ownership.  Goal­setting  theory  proposes  that  tangible  goals  result in a higher level of individual performance than do easy goals.  Employee Involvement  Employee  involvement  includes. implies that  goals  must  be  perceived  as  feasible  and  is  most  effective  when  the  goals  are  difficult  enough  to  require stretching.  workplace  democracy.  Performance feedback      Continuous feedback on progress toward goals is provided so that workers can monitor and  correct their own actions.  approval.  Recognition  can  take  many  forms.  such  as.  MBO  and  Goal­Setting  Theory  is  closely  linked.  Participative decision making:  1  The manager and employee jointly choose the goals and agree on how they will be measured.  participative  management.Motivation  Unit 9  Goal specificity:      The objectives in MBO should be concise statements of expected accomplishments.  and  appreciation for a job well done.  empowerment. Both the concept advocate that rewarding a behavior with  recognition  would  lead  to  its  repetition.

 and employee stock ownership plans.  investigate  causes  of  the  problems.  Participative management:  The logic behind participative management is:  a.   Managers often do not know everything their employees do.Motivation  Unit 9  more motivated.  Management typically retains control over the final implementation decision.   Increased commitment to decisions  d. more committed to the organization.  Quality circles (QC):  QC consists of a work group of eight to ten employees and supervisors who have a shared area of  responsibility.  b. recommend solutions.  Some  forms  of  employee  involvement  have  been  discussed  here:  participative  management.  Works councils  ­  They are groups of nominated or elected employees who must be consulted  when management makes decisions.  representative participation. they  tend to show little or no effect on employee satisfaction.  A review of the evidence indicates that they are likely to positively affect productivity. quality circles. .  b.   Better decisions  c. Sikkim Manipal University  126  . and take corrective actions  They  take over  the  responsibility for  solving  quality  problems  and  they  generate and evaluate their  own feedback.  Intrinsically rewarding employees makes their jobs more interesting and meaningful  The two most common forms of participative management are:  a. 2003):  They  meet  regularly  on  company  time  to  discuss  their  quality  problems. however. more productive. and more satisfied with their  jobs.  Key components of QC are (Robbins.  Board representatives ­ they are employees who sit on a company’s board of directors and  represent the interests of the firm’s employees.

 Companies contribute either  stock or cash to buy stock for the trust and allocate the stock to employees. and their commitment to their profession.  Self­assessment questions 4  1. They like to tackle problems and find solutions.  They  generally  have  strong  and  long­term  commitment  to  their  field  of  expertise  are  perhaps  more  loyal  to  their  profession  than  to  their  employer.Motivation  Unit 9  The failure of many quality circle programs to produce measurable benefits has also led to a large  number of them being discontinued.      Reward them with educational opportunities.6  Special Issues In Motivation  Some of the special issues in motivation are discussed below.  Motivating Professionals  The professional employees likely to seek more intrinsic satisfaction from their work than blue­collar  employees.  job challenge tends to be ranked high.  Employee stock ownership plans (ESOPs):  In the typical ESOP.  Motivating temporary Workers  Temporary workers may be motivated if: Sikkim Manipal University  127  . Employee Recognition Programs has close link with ____________ Theory  9. MBO and ____________Theory is closely linked  2. Employees usually  cannot take physical possession of their shares or sell them as long as they are still employed at the  company. an employee stock ownership trust is created.  They  need  to  regularly  update  their  knowledge.      Give them autonomy to follow their interests and allow them to structure their work. extrinsic factors such as money and promotions would be low on their priority list.      Also reward them with recognition. Rather.  Managerial Implications:      Provide them with ongoing challenging projects.  Therefore.

  Esteem.  These  two  factors  are  motivators  and  hygiene  factors  and  this  theory  is  also  called  motivation­hygiene  theory. The professional employees likely to seek more ____________satisfaction from their work than  blue­collar employees  2.  This  theory  is  very  similar  to  Maslow’s  theory.  McClelland’s  theory  focuses  on  three  needs:  achievement. people with high need for achievement have a compelling drive to  succeed. human beings have five needs.  and  persistence  of  effort toward attaining a goal”.  They are: the  existence  category.  flexible  work  schedules  and  higher  pay  package  may  be  proved  effective  motivational  factors.  Safety.    Alderfer  classified  needs  into  three categories  into  hierarchical order.  In  theory X  and  Y.  9. Individuals high in need for power enjoy being “in charge” of any situation.  Those  five  needs  are  Physiological. Individuals with Sikkim Manipal University  128 .  McGregor argued  that a  manager’s  view of  the  nature of  human beings is based on a certain grouping of assumptions and he or she tends to mould his or her  behavior  toward  employees  according  to  these  assumptions. According to Maslow’s theory. According to this theory.  and  Self­  actualization needs. which  influence  their  behavior.  Relatedness  need  corresponds  with  Maslow’s  social  needs and  Growth  need  corresponds  with  Maslow’s esteem and  self­actualization  needs.  Herzberg  (1959)  constructed  a  two­  dimensional  paradigm  of  factors  affecting  people's  attitudes  about  work.  Existence  need  corresponds  with  Maslow’s  physiological  and  safety  needs.  For  this  category  of  people.  direction.Motivation  Unit 9  · · They are provided with permanent job opportunity The opportunity for training is provided to them  Motivating Low­Skilled Service Workers  One of the most challenging managerial tasks in to motivate low­skilled workers who are involved in  repetitive  physical  work.  where  higher  education  and  skills  are  not  required. the  Relatedness  category  and  the  Growth  category.  power.  Self­assessment questions 5  1.7  Summary  Motivation  is  “the  processes  that  account  for  an  individual’s  intensity.  and  affiliation.  Social. Temporary workers may be motivated if they are provided with ___________ job opportunity.

  Answers to Self Assessment Questions  Answer to Self Assessment Questions 1  1.  According  to  this  theory.  and  desire  relationships  that  involve  a  high  degree  of  mutual  understanding.  Expectancy  theory argues that the strength of a tendency to act in a certain way depends on the strength of an  expectation  that  the  act  will  be  followed  by  a  given  outcome  and  on  the  attractiveness  of  that  outcome to the individual.  4.  the  individual  experience  inequity.  He/she  perceives  the  situation  as  fair. Behavior is environmentally caused. What is organizational justice? Discuss various tyoes of organizational justice. Explain goal setting theory.  Cognitive  Evaluation  theory      proposes  that  when  extrinsic  rewards  are  used  by  organizations  as  payoffs for superior performance. are reduced.  prefer  cooperative  situations  rather  than  competitive  ones. Intrinsic  Answer to Self Assessment Questions 2  1. which are derived from individuals doing what  they like. X  3. Three  2. the higher the level of performance will  be.Motivation  Unit 9  high  need  for  affiliation  motive  strive  for  friendship.  If  the  ratio  appears  to  be  unequal. an  individual  perceives  the  input­outcome  ratio  to  be equal  to that of  the  relevant  others  with  whom  he/she  compares  his/herself.  3.  Reinforcement  theory  argues  that  reinforcement  conditions  human  behavior. More difficult the goal.  employees  make  comparisons  of  their  job  inputs  and  outcomes  relative  to  those  of  others.  a  state  of  equity  is  said  to  exist.  If. Compare Maslow’s hierarchy of needs with Alderfer’s ERG theory. Achievement Sikkim Manipal University  129  . According to  Equity  theory. Physiological  2. the intrinsic rewards. Explain the concept of MBO and QC.  Terminal questions  1.  2. Goal­Setting Theory proposes that challenging goals produce a higher level of  output than do the generalized goals. behavior is a function of its consequences.

 Reinforcement  Answer to Self Assessment Questions 5  1. Refer section 9.3  2.2 and  9.Motivation  Unit 9  3. Tangible  2. Refer section 9. Interactional Justice  Answer to Self Assessment Questions 3  1.5 Sikkim Manipal University  130  . Goal­Setting  2.3  4. Refer section  9. Contingent  Answer to Self Assessment Questions 4  1. Refer section 9. Permanent  Answers to Terminal Questions  1.3  3. Intrinsic  2.

10  Understanding work teams  Self Assessment Questions 9  10.9  Techniques of Decision Making in Groups  Self Assessment Questions 8  10.1  Introduction  Objectives  10.2  Classification of groups  Self Assessment Questions 1  10.7  Norms  Self Assessment Questions 6  10.11  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s Group Behavior  Sikkim Manipal University  131  .4  External Conditions Imposed on the Group  Self Assessment Questions 3  10.5  Group Member Resources  Self Assessment Questions 4  10.8  Conformity  Self Assessment Questions 7  10.Group Behavior  Unit 10  Unit  10  Structure  10.3  Models of Group Development  Self Assessment Questions 2  10.6  Group Structure  Self Assessment Questions 5  10.

 they offer the potential for synergy—the  creation  of  a  whole  that  is  greater  than  the  sum  of  its  parts. Effective groups  help organizations accomplish important tasks.  In  a  group.Group Behavior  Unit 10  10.2  Classification Of Groups  Groups can be of two types:  Formal  Informal  Formal groups  Formal  groups  come  into  existence  for  serving  a  specific  organizational  purpose. and they interact with one another regularly to pursue those goals.  Models of Group Development  3. In particular.  Understanding work teams  10.  Classification of groups  2.  groups  accomplish more than the total of their members’ individual capabilities.  Though  all  members  contribute  to  achieve  group  goals  a  leader  does  exist  in  this  type  of  group  to  oversee  and  direct  group members. Sikkim Manipal University  132  .  The organization creates  such  a  group  to  perform  a  specific  task.  which  typically  involves  the  use  of  resources  to  create  a  product  such  as  a  report.  or  commodity  (Likert.  Formal  groups  may  be  permanent  or  temporary  in  nature. .  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  1961).  members  are  mutually  dependent  on  one  another  to  achieve  common goals.  Individuals’  behaviors in this type of group are aimed at achieving organizational goals.  decision.  service.  They  may  be  full  fledged  departments  divisions or specific work teams created for particular projects of fairly long duration.  When  synergy  occurs.1  Introduction  A group may be defined as a collection of two or more people who work with one another regularly to  achieve  common  goals.

 but the reverse may not be true.Group Behavior  Unit 10  Permanent work groups are officially created to perform a specific function on a regular basis.  Formal groups come into existence for serving a specific _________________ purpose.  in  today’s  organizations the use of cross­functional teams or task forces for special problem­solving efforts has  goner up significantly. interest.  1. It comprises of direct reports to a given manager. A task group’s boundaries  are not limited to its immediate hierarchical superior. Task groups—represent those working together to complete a job task.  2. Examples are  the  temporary  committees  and  task  forces  that  exist  in  an  organization.  An ______________ group is neither formally structured nor organizationally determined. It can cross command relationships where  the  same  member  may  be  reporting  to  two  or  more authorities  at  the  same  time. task.  Informal group  An informal group is neither formally structured nor organizationally determined. They  continue to exist until a decision is made to change or reconfigure the organization for some reason. An interest group consists of people who affiliate to attain a specific objective with which each is  concerned.  All  command  groups are also task groups.  3.  Self­ assessment questions 1  1.  3. or friendship groups. Group of employees  snacking together can be an example of such groups. Sikkim Manipal University  133  .  Indeed. Informal groups may be sub­categorized as :  Command.  The organization hierarchy determines  a command group.  2.  Temporary  work  groups  are  task  groups  are  specifically  created  to  solve  a  problem  or  perform  a  defined task.  All command groups are also __________ groups. They may be dismantled after the assigned task has been accomplished. Command groups are dictated by the formal organization.

 performing is the last stage in their development. and members are motivated by group goals and are generally  satisfied.  For  permanent  work groups.  the acceptable normative and behavioral standards expected for group membership and recognition  for doing the work as a group member. goals and group goals.Group Behavior  Unit 10  10.  and  attention  shifts  toward  hurdles  coming  in  the  way  of  attaining  group  goals. Group energy makes a transition  from  member’s focus on getting to know  and  understand  each  other  to  performing.  Norming:  From  the  norming  stage  of  group  development. The Five­Stage Model  1.  Storming:  This is a turbulent phase where individuals try to basically form coalitions and cliques to achieve a  desired status within the group. The structure is stable. close relationships develop and the group shows cohesiveness.  the  group  really  begins  to  come  together  as  a  coordinated unit. Group  members will strive to maintain positive balance at this stage. In the process.  4. membership expectations tend to  get  clarified.  Individuals  begin  to  understand  and  appreciate  each  other’s  interpersonal  styles. Sikkim Manipal University  134  .  a.3  Models Of Group Development  The most important models of group development have been cited below.  Performing:  The group now becomes capable of dealing with complex tasks and handling internal disagreements  in novel ways. The individuals entering are concerned with issues such as what the group can offer  them.  and  efforts  are  made to find ways to accomplish group goals while also satisfying individual needs.  3. The structure is fully functional and accepted at this stage. their needed contribution the similarity in terms of their personal needs. The main concern is to facilitate the entry of the  group members.  Forming:  In this stage the members are entering the group. At this point. Members also go through the process of identifying to their expected  role requirements in relation to group requirements.  2.

  Phase 2 ­ It is a new equilibrium and is also a period of inertia. the group executes  plans  created  during  the  transition  period.  Phase I—The first meeting sets the group’s direction. information. effectively. when its work is accomplished. The group tends to stand still or become locked into a fixed course of action. within ten minutes. For instance.  Members  of  these  groups  must  be  able  to  convene  quickly. In this phase. Sometimes several stages go on  simultaneously. This stage is the first inertia phase.  Adjourning:  A well­integrated group is able to disband.  The group’s direction becomes fixed and is unlikely to be reexamined throughout the first half of the  group’s life. This ends Phase 1 and is characterized by a concentrated burst  of  changes. three strangers assigned to fly together for the first  time had become a high­performing group.  replacement  old  patterns. The punctuated­equilibrium model characterizes groups as demonstrating long periods of Sikkim Manipal University  135  .  The  transition  sets  a  revised direction for Phase 2. Their pattern is  called the punctuated­equilibrium model. The group  is incapable of acting on new insights in Phase 1.  The midpoint seems to set an alarm clock going  increasing  members’  awareness  that  their  time  is  limited  and  that  they  need  to  move  on  fast.  do  their  jobs  on  a  tight  schedule. and then adjourn—often to reconvene later. as when groups are storming and performing.  and  adoption  of  new  perspectives. and resources required for the group to perform.  Transition ­ Then a transition takes place when the group has used up almost half its allotted time.  The  group’s  last  meeting  is  characterized  by  a  flurry  of  activities.  The rigid organizational context provides the rules. though in itself  it  may  be  a  painful  process  for  group  members.  The  adjourning  stage  of  group  development  is  especially  important  for  the  many  temporary  groups  that  are  rampant  in  today’s  workplaces. Punctuated equilibrium model  Temporary groups with deadlines do not seem to follow the model explained above. task  definitions.  emotionally. a study of a cockpit  crew in an airliner found that.Group Behavior  Unit 10  5. Groups may at times regress to earlier  stages. whenever required.  Another problem is that it ignores organizational context.  Groups do not always proceed clearly from one stage to the next. A structure  of behavioral patterns and assumptions emerges.  A  transition triggers off major changes.  b. if required.

  and what decisions individuals or groups are empowered to make. Robbins (2004) outlines the  role of these factors as follows: · The strategy will influence the power of various work groups which will determine the resources  that the organization’s top management is willing to allocate to it for performing its tasks.  policies. Sikkim Manipal University  136  . · The  presence  or  absence  of  resources  such  as  money. · The  more  formal  regulations  that  the  organization  imposes  on  all  its  employees.4  External Conditions Imposed on the Group  All  work groups are  part of  larger systems  and  organizations and therefore  cannot exist or  work  in  isolation. Group members’ behavior will be influenced by  how the organization evaluates performance and what behaviors are rewarded.  Self­ assessment questions 2  1.  The __________________ stage of group development is especially important for the many  temporary groups that are rampant in today’s workplaces. · The performance evaluation and reward system.  raw  materials.  It  is  therefore  influenced  by  mainly  external factors  which  include organizational  strategy.  authority  structures.  and  equipment—  which  are  allocated  to  the  group  by  the  organization—have  a  large  bearing  on  the  group’s  behavior.  time.  procedures.  and  other  forms  of  formal  regulations to standardize employee behavior.  job  descriptions. · Organizations have authority structures that define who reports to whom.  the  more  the  behavior of work group members will be consistent and predictable.  rules  and  regulations. · Organizations  create  rules.  physical  work  conditions  and  organizational culture and performance systems and reward structures. who makes decisions.  10.Group Behavior  Unit 10  inertia  interspersed  with  brief  and  rapid  changes  triggered  mainly  by  their  members’  awareness  of  time and targets .  In the ___________ stage the members are entering the group  2.  access  to  resources.

 and what decisions individuals or groups are empowered to make.  Self­ assessment questions 3  1. The general conclusions are as follows ( Robbins  2004): · Attributes  that  have  a  positive  connotation  in  our  culture  tend  to  be  positively  related  to  group  productivity. and abilities of its individual members plays an important role in determining  the group’s success and their ability to achieve set targets effectively and in synergistic manner. and Abilities  The knowledge. and unconventionality  tend to be negatively related to the dependent variables.  morale.  openness.  collaborative  problem  solving abilities.  Members  of  work  groups  have  to  accept  the  standards  implied in the organization’s dominant culture if they are to remain in good standing.  Personality Characteristics:  A  substantial  larger body  of  research  evidence  is  available  with  regard to the  relationship  between  personality traits and group attitudes and behavior.  10.    They  comprise  of  conflict  management  and  resolution  skills. dominance.  3. Skills.  and  flexibility.  and  cohesiveness.  who  makes  decisions. Sikkim Manipal University  137 . · The physical work setting creates both barriers and opportunities for work group interaction.  Knowledge.  A  review of the evidence has shown that interpersonal skills play an important role for high work group  performance. skills.   No single personality characteristic is a good predictor of group behavior.Group Behavior  Unit 10  · Every  organization  has  an  unwritten  culture  that  defines  standards  of  acceptable  and  unacceptable  behavior  for  employees. · Negatively evaluated characteristics such as authoritarianism.  initiative. and effective communication skills.  B.  2.  Organizations  have  ____________  structures  that  define  who  reports  to  whom.5  Group Member Resources  A.  The more formal regulations that the organization imposes on all its employees. the more the  behavior of work group members will be _________ and _________.  These  include:  sociability.

  While  some  of  these  roles  may  be  compatible others create conflicts.  2.  No ___________ personality characteristic is a good predictor of group behavior.  10.  4. Different groups impose different role requirements on individuals. but also suffer from confusion.Group Behavior  Unit 10  Self­ assessment questions 4  1. and function  on a sub optimal level. Each element is explained briefly below:  1.  3. morale.  Roles  All  group  members  are  actors. By watching and imitating senior members of  a group the new comers learn how to take on their roles effectively and also learn how to play them  well. In the absence  of these factors groups not only become conflict ridden . The leader  can play an important part in the group’s success.  where  each  is  playing  a  role. Sikkim Manipal University  138  . and cohesiveness  2. role clarity among group members. which is typically identified by a title.  Role expectations  Tuning oneself and behaving in a socially desirable manner is a part of fulfilling role expectations in a  given situation in the context of achieving group goals and organizational goals.  Formal Leadership  Almost every work group must have a formal leader.  one’s  view  of  how  one  is  supposed  to  act  in  a  given  situation must be clear leading to clear role perception.  Attributes  that  have  a  positive  connotation  in  our  culture  tend  to  be  ____________  related  to  group productivity.6  Group Structure  Work groups in order to function as a coordinated unit need to have a proper structure where there  must be certain elements like formal leadership.  Role perception  For  playing  one’s  role  effectively  in  a  group.

  When a group member is faced with the challenge of playing multiple roles. role conflict may occur  due  to  inability  of  the  individual  to  balance  all  the  roles  effectively. Sikkim Manipal University  139  .   Explicit cues on how hard they should work.   These norms are extremely powerful in affecting an individual employee’s performance. hampering the group and organizational goal attainment process.  By watching and imitating __________ members of a group the new comers learn how to take on  their roles effectively and also learn how to play them well.  2. when to look busy. yet there are still some common classes of  norms.”  Norms serve as a guideline for members detailing what they ought and ought not to do under certain  circumstances. how to get the job done.  Self­ assessment questions 5  1. Though a work group’s norms are unique. etc. They are:      Performance norms which comprise the following (Robbins 2003):  a.7  Norms  All groups have norms—“acceptable standards of behavior that are shared by the group’s members.Group Behavior  Unit 10  1.  appropriate levels of tardiness.      Appearance norms include things like appropriate dress.      Social arrangement norms come from informal work groups and primarily regulate social  interactions within the group. loyalty to the work group or  organization.  b.  3.  thereby  reducing  role  effectiveness.  Role conflict  When a group member is faced with the challenge of playing multiple roles. their level of output. and when it is acceptable to goof off.  Role  _________  is  tuning  oneself  and  behaving  in  a  socially  desirable  manner  is  a  part  of  fulfilling  role  expectations  in  a  given  situation  in  the  context  of  achieving  group  goals  and  organizational goals. role _______ may  occur  10.

 or would like to be a member; and the person feels that  the group members are significant to him/her.  Status  1.  Inequality is the basis for any created social order where some are more powerful.  Self­ assessment questions 6  1.Group Behavior  Unit 10      Allocation of resources norms can originate in the group or in the organization.8  Conformity      Strong  research  evidence  suggests  that  groups  can  place  strong  pressures  on  individual  members to change their attitudes and behaviors to conform to the group’s standard. enjoy greater  benefits  and  also  command  access  to  resources  differentially.  All groups have ________ “acceptable standards of behavior that are shared by the group’s  members  2.  10. All groups  do not have a equal sway over the members and those that have more influence are referred to  as reference groups.  __________ norms come from informal work groups and primarily regulate social interactions  within the group.      Status  is  a  socially  defined  position  or  rank  given  to  groups  or  group  members  by  others.      The reference group is characterized as one where the person is aware of the others; the person  defines himself or herself as a member.  Status and norms:  Research shows the following with regard to relationship between status and norms(Robbins): Sikkim Manipal University  140  . The same is also true  of groups where there is a hierarchy and all members do not enjoy the same status.  This  is  also  related  to  the  risk  taking ability of certain groups / individuals and by virtue of this calculated risk taking ability they  amass greater wealth and have superior position (status) in the hierarchy.

  o  In the United States and Australia. · It is necessary to understand who and what holds status when interacting with people from a  different culture other than our own. Countries differ on the criteria that create status:  o  Status for Latin Americans and Asians tends to be derived from family position and formal roles  held in organizations.  For example:  pay. it creates disequilibrium that results in corrective behavior. Employees  expect what an individual has and receives to be congruent with his/her status. it tends to be bestowed more on accomplishments. and outstanding academics seem oblivious to appearance or social norms. The  previous  findings  explain  why  many  star  athletes.  Status is a _________ defined position or rank given to groups or group members by others. · · High­status people also are better able to resist conformity pressures. The trappings of formal positions are also important elements in maintaining equity. the French are highly status conscious.  Self­ assessment questions 7  1.  For example. Sikkim Manipal University  141 .Group Behavior  Unit 10  · High­status members of groups often are given more freedom to deviate from norms than other  group members. etc. · · Groups generally agree within themselves on status criteria.  Status and culture: · · Cultural differences affect status. Individuals can find themselves in a conflict situation when they move between groups whose  status criteria are different or when they join groups whose members have heterogeneous  backgrounds.  The _________ group is characterized as one where the person is aware of the others  2.  top­performing  salespeople.  famous  actors. office space.  Status equity: · · When inequity is perceived.

  Decision by majority rule ­ Here. This is a  “logically perfect” group decision method that is extremely difficult to attain in actual practice. all others have been bypassed and  discarded by simple lack of response rather than by critical evaluation. Sikkim Manipal University  142  .9  Techniques Of Decision Making In Groups  Schein (1988) observes that groups may make decisions through any of the following six methods:  Decision  in  lack  of  response­  In  this  type  of  decision  making.  Decision by unanimity­  All group members agree totally on the course of action to be taken.  Decision by authority rule­ The  leader makes a decision for the group. with or without discussion.  Decision  by  consensus  ­  One  alternative  is  accepted  by  most  members  and  the  other  members  agreeing to support it.Group Behavior  Unit 10  3.  10. When the group finally accepts an idea. viewpoint of the majority is considered as the group’s decision.  ideas  are  forwarded  without  any  discussion taking place.  Self­ assessment questions 8  1.  two  or  three  people  are  able  to  dominate  the  group  into  making  a  decision to which they agree. Information—more knowledge and expertise is applied to solve the problem.  Schein observes that groups may make decisions through _________ methods.  In  Decision  by_________.  Decision by minority rule­  Two or three people are able to dominate the group into making a decision  to which they agree.  2. 1967):  1. it creates ______________ that results in corrective  behavior.  Group productivity: the advantages and disadvantages of group decision  making  The potential advantages of group decision making include (Maier.  When status inequity is perceived.

  Ø  Teams use employee talents better. Understanding and acceptance—the final decision is better understood and accepted by all group  members.  Commitment—there  is  more  commitment  among  all  group  members  to  make  the  final  decision  work.  Time  demands—with  more  people  involved  in  the  dialogue  and  discussion.  Ø  Teams facilitate employee involvement. avoiding tunnel vision.  Ø  Teams are an effective way to democratize an organization and increase motivation.Group Behavior  Unit 10  2.  Self­managed teams – small groups who take responsibilities of their own targets. Alternatives—a greater number of alternatives are examined.  3. 2003):  Ø  Teams typically outperform individuals.10  Understanding Work Teams  A team is a small group of people with complementary skills.  Ø  Teams are more flexible and responsive to changes in the environment. who work actively together to achieve a  common  purpose  for  which  they  hold  themselves  collectively  accountable  (Katzenbach  &  Smith.  group  decisions  usually take longer to make than individual decisions.  Team has following advantages (Robbins. Sikkim Manipal University  143  . Minority domination—the group’s decision may be forced by one individual or a small coalition.  4.  1993).  3.  10.  2.  Types of Teams  The various types of teams have been described below:  Problem solving teams – small groups from same department who meet regularly to discuss ways of  improving quality and efficiency.  Team  building  is  a  collaborative  way  to  gather  and  analyze  data  to  improve  teamwork  (Schermerhorn et al 2002).  The potential disadvantages of group decision making include:  1 Social pressure to conform—individuals may feel compelled to go along with the apparent wishes  of the group.

  Punctuated  equilibrium  model  of  group  development  proposes  that  temporary  groups  with  deadlines  do  not  seem  to  follow  the  model  explained above.  who  are  physically  dispersed. come together to accomplish a task.  It  is  therefore  influenced by mainly external factors which include organizational strategy. who work actively together to achieve a common purpose for which they hold  themselves  collectively  accountable  (Katzenbach  &  Smith.Group Behavior  Unit 10  Cross­functional team – Employees from different work areas but from same hierarchical level.  physical  work  conditions  and  organizational  culture  and  performance  systems  and  reward  structures.  Storming.  1993). Though a work group’s norms are  unique.  All  groups  have  norms—“acceptable  standards  of  behavior that are shared by the group’s members. The Five­Stage Model of group development has five stages: Forming.  Team  building  is  a  collaborative  way to gather and analyze data to improve teamwork (Schermerhorn et al 2002). they follow it Phase I. Formal groups come into  existence for serving a specific organizational purpose.  access  to  resources.  Virtual  team  –  team  members.  2.  An  informal  group  is  neither  formally  structured  nor  organizationally determined. Individuals’ behaviors in this type of group is  aimed  at  achieving  organizational  goals. Groups can be of two types: Formal and Informal.  use  computer  technology  to  connect  with each other.  10. yet there are still some common classes of norms. Sikkim Manipal University  144  . All work groups are part of  larger  systems  and  organizations  and  therefore  cannot  exist  or  work  in  isolation. transition and Phase II. authority structures.  Team building is a ____________ way to gather and analyze data to improve teamwork.” Norms serve as a guideline for members detailing  what they ought and ought not to do under certain circumstances.  Performing  and  Adjourning. A team is a small group of people with  complementary skills. 11  Summary  A group may be defined as a collection of two or more people who work with one another regularly to  achieve common goals. Rather. rules  and  regulations.  Norming.  Self­ assessment questions 9  1.  In  ___________________  team  –  Employees  from  different  work  areas  but  from  same  hierarchical level. come  together to accomplish a task.

  Senior  2.  Informal  3.  Consistent.Group Behavior  Unit 10  Terminal questions  1.  Describe the techniques on group decision making.  Single  Self Assessment Questions 5  1.  Organizational  2.  Social arrangement Sikkim Manipal University  145  .  Authority  2.  2.  Task  Self Assessment Questions 2  1.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  Positively  2.  Adjourning  Self Assessment Questions 3  1.  Expectations  3.  Conflict  Self Assessment Questions 6  1.  Forming  2.  Explain the external conditions imposed on groups.  Explain the five­stage model of group development.  3.  Norms  2. predictable  Self Assessment Questions 4  1.

9 Sikkim Manipal University  146  .  Collaborative  2.4  3.  Disequilibrium  Self Assessment Questions 8  1.  Refer section 10.  Minority  rule  Self Assessment Questions 9  1.Group Behavior  Unit 10  Self Assessment Questions 7  1.  Reference  2.  Socially  3.  Six  2.3  2.  Refer section 10.  Refer section 10.  Cross­functional  Answers to Terminal Questions  1.

  Managers derive power  from  both organizational  and  individual  sources.  so  that  B  acts  in  accordance  with  A’s  wishes.  respectively.4  11.1  Introduction  Power And Politics  Power  is the  ability  to  make  things happen  in  the  way  an  individual  wants.  The  greater  B’s  dependence  on  A. either  by  self or  by  the  subordinates.  Therefore.6  Empowerment  Self Assessment Questions 3  Power in Groups: Coalitions  Self Assessment Questions 4  Politics: Power in Action  Self Assessment Questions 5  11.1  Introduction  Objectives  11. 2003).  These  sources  are  called  position  power  and  personal  power. The essence of power is control over the behavior of others (French & Raven.Power And Politics  Unit 11  Unit 11  Structure  11.2  Bases of Power  Self Assessment Questions 1  11.5  11.3  Power Tactics  Self Assessment Questions 2  11.  Power  also  refers  to  a  capacity  that  A  has  to  influence  the  behavior  of  B. 1962).  Contrasting Leadership and Power Sikkim Manipal University  147  .  power  is  a  function  of  dependency (Robbins. 7    Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  11.  the  greater  is  A’s  power  in  the  relationship.

  Power  is  used  by  leaders  as  a  means  to  attain  group  goals.  For  example.  demote.  power  is  a  means  of  facilitating  their  achievement  of  goals  and  objectives  that  they  have  set  for  themselves  in  view  of  organizational  requirements.  or  even  recommend  the  firing  of  a  subordinate who does not act as desired.  Formal  power  is  derived from  either  one’s ability to coerce or reward others or is derived from the formal authority vested in the individual  due  to  his/  her  strategic  position  in  the  organizational  hierarchy.  or  to  transfer. Such coercive power is the extent to which a manager can  deny desired rewards or administer punishments to control other people.  Evidence  of  the  same  is  gained  from  insights into research on power that has tended to encompass a broader area and focus on tactics  for gaining compliance. power does not minimize  the  importance  of  lateral  and  upward  influence  patterns. What are differences between leadership and power? The first is in the area of goal  compatibility which is as follows: · Power  does  not  require  goal  compatibility.  The  presence  of  unions  and  organizational  policies  on Sikkim Manipal University  148  .  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  Bases of Power  2.  Politics: Power in Action  11.  a  manager  may  threaten  to  withhold  a  pay  raise.  In  other  words.  requires  some congruence between the goals of the leader and the followers.  Power in Groups: Coalitions  3. · The second factor is related to the direction of influence:  Whereas leadership focuses on the downward influence on one’s followers.2  Bases Of Power  Power can be categorized into two types: Formal and informal  A. The availability of coercive  power  also  varies  across  organizations.  Formal Power:  It  is  based on  the  position  of an  individual  in an organization.Power And Politics  Unit 11  In  an  organizational  context  leadership  and  power  are  related  to  each  others.  merely  dependence  whereas  leadership.

  2.  or  overtime  work.  Examples  of  such  rewards  include  money. For example. The lack of this is legitimacy will result in authority not being accepted by subordinates.  compliments.It stems from the extent to  which a manager can use subordinates’ internalized values or beliefs that the “boss” has a “right of  command” to control their behavior.  Formal  power  may  be  categorized  into four types which are as follows:  1.  Reward  power  is  the extent to  which  a  manager  can  use  extrinsic  and  intrinsic  rewards  to  control  other  people.  3. Reward Power:  The  opposite  of  coercive  power  is  reward  power.  promotions.  personal  time  off.  Although  all  managers  have  some  access  to  rewards.  or  enriched  jobs.  demote another assuming that the job is valuable to the person on whom power is being unleashed. the generation of frustration through  restriction  of  movement. of physical sanctions such as the infliction of pain.  Legitimate Power:  The third base of “position” power is legitimate power. It is based on the application. however. is not limited to the power to coerce and reward.  or  the  controlling  by  force  of  basic  physiological  or  safety  needs.  Legitimate  power  represents  a  special  kind  of  power  a  manager  has  because  subordinates believe it is legitimate for a person occupying the managerial position to have the right  to command. Coercive Power:  The coercive power base is being dependent on fear. It encompasses the  acceptance of the authority of a position by members of an organization. Positions of authority include coercive and reward powers. Legitimate power.  suspend. Sikkim Manipal University  149  .  success  in  accessing  and  utilizing  rewards  to  achieve  influence  varies  according  to  the  skills of the manager. the boss may have the formal authority to approve  or  deny  such  employee  requests  as  job  transfers. or formal authority .Power And Politics  Unit 11  employee  treatment  can  weaken  this  power  base  significantly.  In  an  organization  one  can  exercise  power  over  another  if  they  have  the  power  to  dismiss.  Thus this type of power has the following elements: · · · It represents the power a person receives as a result of his/her position in the formal hierarchy. or the threat of  application.  equipment  purchases.

  Rational persuasion is the ability to control another’s behavior. Personal Power  Personal  power  resides  in  the  individual  and  is  independent  of  that  individual’s  position. through the individual’s efforts.  A  subordinate  obeys a  supervisor  possessing expert power because the boss ordinarily knows more about what is to be done or how it  is to be done than does the subordinate.  the  more  information  would  be  accessed by managers.  the  person  accepts  the  desirability  of  an  offered  goal  and  a  viable  way  of  achieving  it.  managers  have access  to  data  that  subordinates do not have). Sikkim Manipal University  150  . Expert power is relative.  the  second  proposition  holds  true  in  many  occasions  where  the  boss is dependent heavily on the juniors for technologically oriented support.  .  B.  Normally  the  higher  the  level. not absolute.  Information Power:  This  type  of  power  is  derived  from  access  to  and  control  over  information. rational persuasion.  for  example. but on what the individual represents—a path  toward lucrative future prospects.  or  believe  as  the  boss  does. and reference. or  judgment  that  the other  person  lacks. a subordinate obeys the boss because he or she wants to behave.  This  obedience  may  occur. In this age of  technology  driven  environments.    (For example.  Three  bases of personal power are expertise.  Expert power is the ability to control another person’s behavior by virtue of possessing knowledge.  but  needs. since.  others  become  dependant on  them.  experience.  because  the  subordinate likes the boss personally and therefore tries to do things the way the boss wants them  done.    When  people  have  needed  information.Power And Politics  Unit 11  4. However the table  may turn in case the subordinate has superior knowledge or skills than his/ her boss. In this case.  perceive.  In  a  sense.  the  subordinate  attempts  to  avoid  doing  anything  that  would  interfere  with  the  pleasing boss–subordinate  relationship.  Referent power is the ability to control another’s behavior because the person wants to identify with  the power source.  Rational  persuasion involves both explaining the desirability of expected outcomes and showing how specific  actions will achieve these outcomes.  Followership  is not based  on  what  the  subordinate  will  get  for specific actions or specific levels of performance.

 take personal risks. Individuals in occupations in which the supply of personnel is  low  relative  to  demand  can  negotiate  compensation  and  benefit  packages.  demonstrate follower sensitivity.  Dependency: The Key to Power  The General Dependency Equation is as follows: · The  greater  B’s  dependency  on  A. Thus scarcity in  supply  of  certain  types  of  skilled  people  can  give  them  power  to  bargain  over  compensations  and  other benefits. those individuals or groups who can  absorb an organization’s uncertainty will be perceived as controlling an important resource. etc.  When  an  individual  possess anything that others require but that which alone the individual controls.Power And Politics  Unit 11  Charismatic Power is an extension of referent power stemming from an individual’s personality and  interpersonal style.  the  thing(s)  you  control  must  be  perceived  as  being  important. therefore. Sikkim Manipal University  151  .  Organizations actively seek to avoid uncertainty and hence.  low­ranking  members  in  an  organization  who  have  important  knowledge  unavailable  to  high­ranking  members  gain power over the high­ranking members. Others follow because they can articulate attractive visions. gain power over them.  For  example. is inversely proportional to the alternative sources of supply.  Three factors are responsible for dependency.  the  greater  the  power  A  has  over  B.  which  are  far  more  attractive than can those in occupations where there is an abundance of candidates. then.  This is one of the reasons why most organizations develop multiple suppliers rather using just one. They are as follows: · Importance  To  create  dependency. he / she can make  others dependent and.  It also explains why individuals in general aspire to financial independence. · Dependency. The scarcity­dependency relationship is also important in  the power of occupational categories. · Scarcity  A  resource  needs  to  be  perceived  as  scarce  to  create  dependency.

  There  are  many  useful  ways  of  exercising  relational  influence. and being friendly Coalition—Getting the support of other people in the organization to back up the request Bargaining—Use of negotiation through the exchange of benefits or favors Assertiveness—Use of a direct and forceful approach such as demanding compliance Higher authority—Gaining the support of higher levels in the organization to back up requests Sanctions—Use of organizationally derived rewards and punishments  Employees rely on the seven tactics variably.Power And Politics  Unit 11  · Non­substitutability  The more that a resource has no viable substitutes.  11.  The  most common strategies involve the following (Kipinis et.  Formal power may be categorized into___________ types. creation of goodwill.  The opposite of coercive power is __________ power  3.  Depending on the situational factors. Al. individuals tend  to  use  the  above  strategies  accordingly  to  the  suitability  and  the  likelihood  of  the  success  to  be  achieved  by employing  the  same.  2. the more power that control over that resource  provides.3  Power Tactics  Using  position  and  personal  power  well  to  achieve  the  desired  influence  over  other  people  is  a  challenge  for  most  managers.  The  manager’s  relative  power  impacts  the  selection  of tactics  in  two ways. 1984): · · · · · · · Reason—Use of facts and data to make a logical or rational presentation of ideas Friendliness—Use of flattery.  Self Assessment Questions 1  1.  Expert power is relative. Sikkim Manipal University  152 . not ______________. acting humble.

· Second.  managers  use  simple  requests  to  gain  compliance. managers are more likely to use assertiveness and  sanctions  to  achieve  their  objectives.  The  organization  itself  will  influence  which  subset  of  power  tactics  is  viewed  as  acceptable  for  use  by  managers.  Research evidence also supports the following with regard to use of tactics and the choice used by  managers with regard to power:  The manager’s expectation of the target person’s willingness to comply is an important factor. they usually rely on reason. · Resistance leads to managers using more directive strategies. or who are perceived to be in  positions of dominance. When  past  experience  indicates  a  high  probability  of  success.  The  objectives may be as follows: · · · When seeking benefits from a superior.Power And Politics  Unit 11  · First. Managers use reason to sell ideas to employees and friendliness to obtain favors.  The  manager’s  objectives  for  wanting  to  influence  causes  them  to  vary  their  power  tactics.  People  in  different  countries  tend  to  prefer  different  power  tactics. Differences are  consistent  with  values  among  countries—reason  is  consistent  with  American’s  preference  for  direct  confrontation  and coalition is consistent with the Chinese preference for using indirect approaches. managers with power use assertiveness with greater frequency than do those with less  power. they use friendliness. The organizational culture in which a manager works. Where success is less predictable. use a greater variety of tactics than do those with less power. When they are in need to make superiors accept new ideas.  Where success is less predictable. will have a  significant bearing on  defining  which  tactics are considered  appropriate.  The  organization’s  culture  also  plays  an  important  role  in  deciding the use of power tactics. managers are more likely to use __________ and sanctions  to achieve their objectives Sikkim Manipal University  153 .  Self Assessment Questions 2  1.  For  example  in  US  people  prefer  use  of  reason  in  contrast to China  where  coalition as a tactic  is  preferred. managers who control resources that are valued by others.

Power And Politics  Unit 11  2.  US  people  prefer  use  of  reason  in  contrast  to  China  where  _____________  as  a  tactic  is  preferred  11. it must  also alter the existing pattern of position power.4  Empowerment  Empowerment is the process by which managers help others to acquire and use the power required  to  make  decisions  affecting  both  themselves  and  their  work. Sikkim Manipal University  154  .  managers  in  progressive organizations are expected to be competent at empowering the people with whom they  work. The following are important in this context:  Changing Position Power: When an organization attempts to move power down the hierarchy. however. Rather than concentrating power only at higher levels as found in the traditional “pyramid” of  organizations. The need clearly is towards having fewer managers who must share more power as they  go about their daily tasks.  Moreover. management assumes that its directive for empowerment will be followed; management may  fail to show precisely how empowerment will benefit the individuals involved.  The  concept  of  empowerment  is  part  of  the  decentralized  structures  which  are  found  in  today’s  corporations. The trend clearly is towards  creating  leaner  and  more  responsive  organizations  which  are  flexible  and  capable  of  taking  faster  decisions  with  minimum  bottlenecks  created  out  of  power  struggles.  typical  of  bureaucratic  tall  structures. management  needs  to  recognize  the  current  zone  of  indifference  and  systematically  move  to  expand  it. Changing this pattern raises some important issues · · Can “empowered” individuals give rewards and sanctions based on task accomplishment? Has their new right to act been legitimized with formal authority?  Expanding the Zone of Indifference:  When embarking on an empowerment program.  today.  Corporate  staff  is  being  cut  back;  layers  of  management  are  being  eliminated;  the  number of employees is being reduced as the volume of work increases.  All  too  often.  For the empowerment process to set in and become institutionalized. power in the organization will  be changed. empowerment is a key foundation of the increasingly popular self­  managing work teams and other creative worker involvement groups.  this  concept  views  power  to  be  shared  by  all  working  in  flatter  and  more  collegial  structures. Hence.

  Just  apportioning power  at  lower  levels  without  giving  the  knowledge  of how  to  use  it  can  actually  create havoc in the organizations.  The  implementation  of  an  commitment  to  the  decision  is  as  important  as  the Sikkim Manipal University  155  . efforts are directed towards forming a coalition of two or more “outs” who.  responsibility  and  the  accountability process should be clearly outlined so as not to upset organizational power equations. and quickly disappear disintegrate.  When an organization attempts to move power down the ________.  then  the  alternative  is  to  form  a  coalition—an  informal  group  bound  together  by  the  active  pursuit of a single issue.  Decision­making  in  organizations does not end just with selection from among a set of alternatives.  2. They are as follows: · First.  Successful  coalitions have been found to contain fluid membership and are able to form swiftly.5  Power In Groups: Coalitions  Individuals who lose power or are out of power seek to increase their power individually. by  coming  together.  Self Assessment Questions 3  1. it must also alter the existing  pattern of position power  11. Using or unleashing  power  correctly  is  also  an  issue  and  most  importantly  the  authority. achieve their  target issue. · In such an event.  coalitions  in  organizations  often  seek  to  maximize  their  size. but require to be  implemented.  There are a couple of predictions about coalition formation. If they fail to  do  so. risky.Power And Politics  Unit 11  Thus in empowerment the basic issues which should be addressed are:  Training people in lower ranks how to function in the new empowered position.  can  combine  their  resources  to  increase  rewards  for  themselves. costly.  The natural way to gain influence is to become a power holder but this may  be difficult. or impossible.  _____________  is  the  process  by  which  managers  help  others  to  acquire  and  use  the  power  required to make decisions affecting both themselves and their work.

 leaking confidential information.  More  coalitions are likely be created where there is a great deal of task and resource interdependence. the greater the likelihood that coalitions will form. In general.  withholding  vital  information  from  decision  makers. or processes employed for decision­making.  or  attempt  to  influence.  b.  It  includes  a  variety  of  political  behaviors  such  as.   Political behavior fall outside the ambit of one’s specified job requirements. The above definition clearly points out the following:  a. spreading rumors. Sikkim Manipal University  156  .  Coalition formation will be influenced by the __________ tasks that workers perform.  the more routine the task of a group. whistle­blowing. coalition formation will be influenced by the actual tasks that workers perform.   It includes efforts to influence the goals.  3.  but  that  influence.  Organizational  politics  is  the  management  of  influence  to  obtain  ends  not  sanctioned  by  the  organization  or  to  obtain  sanctioned  ends  through  non­sanctioned  means  and  the  art  of  creative  compromise among competing interests.  2.  there  will  be  less  interdependence  among  subunits  and  less  coalition  formation  activity where subunits are largely self­contained or resources are in plenty. It is essential for coalitions within organizations to seek a broad constituency and there  may be expansion in coalition to help in consensus building · Another  prediction  relates  to  the  degree  of  interdependence  within  the  organization. criteria.  More coalitions are likely be created where there is a great deal of task and resource  __________________. etc.  Successful coalitions have been found to contain ___________ membership.  Self Assessment Questions 4  1.  c. · Finally.Power And Politics  Unit 11  decision.  the  distribution  of  advantages  and  disadvantages within the organization.  In  contrast.6  Politics: Power In Action  Politics  is  defined  as  those  activities  that  are  not  required  as  part  of  one’s  formal  role  in  the  organization.  11.

  bypassing the chain of command. and symbolic protests.  therefore. work. organizational politics may be formally defined as  the  management  of  influence  to  obtain  ends  not  sanctioned  by  the  organization  or  to  obtain  sanctioned ends  through  non­sanctioned  influence  means.  such  as  sabotage.  In a heterogeneous society. The same holds true in organizations.  There  are  two  quite  different  schools  of  thought  found  existing  in  the  analysis  of  literature  on  organizational politics.  Where  there  is  uncertainty  or  ambiguity.  organizational  politics  is  viewed  as  the  art  of  creative  compromise  among  competing  interests.  The  extreme  illegitimate  forms of political behavior pose a very real risk of loss of organizational membership or extreme  sanction.  Managers  are  often  considered  political  when they seek their own goals or use means that are not currently authorized by the organization or  that  push  legal  limits.  The  “Legitimate­Illegitimate”  Dimension  may  be  explained  in  terms  of  the  following  (Farrell  &  Peterson.  It  is  equally  important  to  remember  that  the Sikkim Manipal University  157  .Power And Politics  Unit 11  In  this  context.  it  is  necessary  to  make  a  distinction  between  legitimate  and  illegitimate  power  dimensions within organizational contexts. 1988): · Legitimate political behavior refers to normal everyday politics—complaining to your supervisor. 1981).  be  bounded  by  collective  interests. · The  vast  majority  of  all  organizational  political  actions  are  legitimate. forming coalitions.  and co­exist  together. where individuals join.  it  is  often  extremely  difficult  to  tell  whether a manager is being political in this self­serving sense (Pfeffer. etc.  Here.  individuals  will  disagree as  to  whose  self­  interests  are  most  valuable  and  whose  concerns  should.  The first tradition builds on Machiavelli’s philosophy and defines politics in terms of self­interest and  the use of non­sanctioned means.  The  second  tradition  treats  politics  as  a  necessary  function  resulting  from  differences  in  the  self­  interests  of  individuals. etc.  avoid  confrontation. · Illegitimate  political  behaviors  that  violate  the  implied  rules  of  the  game. and stay  together  because  of  their  self­interests  being  served.  whistle blowing. Politics  come  into play as  individuals need  to develop  compromises. In this tradition.

  b.  c. the more likely he/she will risk illegitimate political actions. the less likely he/she is  to use illegitimate means. Thus.   A low expectation of success in using illegitimate means reduces the probability of its use. The following alternatives are  possible in this context:  a.   Individuals with an internal locus of control are more prone to take a proactive stance and attempt  to manipulate situations in their favor. needs.      The  more  alternative  job  opportunities  an  individual  has.Power And Politics  Unit 11  goals  of  the  organization  and  the  acceptable  means  are  established  by  organizationally  powerful  individuals in negotiation with others.  A  person’s  investment  in  the  organization.  c. Sikkim Manipal University  158  .  and  other factors that are  likely  to  be  related to political behavior.  and  have  a  high  need for power are more likely to engage in political behavior.  Individual factors:  Researchers have  identified  certain  personality  traits.  and expectations  of  success  will  influence the tendency to pursue illegitimate means of political action.  The more that a person has invested and the more a person has to lose..  a  prominent  reputation.  b.  possess  an  internal  locus  of  control.  or  influential  contacts outside the organization. organizational politics is also the use of power to develop  socially acceptable ends and means that balance individual and collective interests.      Employees  who  are  high  self­monitors. perceived  alternatives. They are as follows:  a.   The high self­monitor is more sensitive to social cues and in all probability be more likely to be  skilled in political behavior than the low self­monitor.  d.      The  Machiavellian  personality  is  comfortable  using  politics  as  a  means  to  further  his/her  self­  interest and does not see it as an unethical action.  Factors Contributing to Political Behavior  1.

 When an organization’s resources are declining.  To  counter  the effects  of politicking  and  protect oneself  in  organizational  contexts. and group meetings in a superficial way as  arenas for maneuvering and manipulating. The  less trust  there  is  within  the  organization. conferences. politics is more likely to come into play  and surface. · Top  management  may  set  the  climate  for  politicking  by  engaging  in  certain  behaviors. · When  organizations  downsize  to  improve  efficiency. The greater  the role ambiguity. and self­serving senior managers will create fertile grounds for politicking.  democratic  decision­making.Power And Politics  Unit 11  1.  unclear  performance  evaluation  systems.  thereby  giving  a  signal  to  people  below  in  the  order  that  is  alright  to  engage  in  such  behavior.  individuals  may  use three strategies : Sikkim Manipal University  159  .  role  ambiguity. · Making organizations less autocratic by asking managers to behave more democratically is not  necessarily embraced by all individual managers. · · Promotion decisions have consistently been found to be one of the most political in organizations. and  the existing pattern of resources is  changing..  When  employees see top management successfully engaging in political behavior.  people  may  engage  in  political  actions  to  safeguard their existing status­quo. the more one may engage in political activity since there is little chance of it  being visible. a climate is created  that supports politicking. · Role ambiguity means that the prescribed behaviors of the employee are not clear.  high  pressures  for  performance.  zero­sum  reward  allocation  practices. Internally if the managers believe in autocracy  they would use the required committees.  Organizational factors:  Political activity has got to do more with the organization’s characteristics than of individual difference  variables.  the  higher  the  level  of political  behavior  and  the  more likely it will be illegitimate. as also  when there is opportunity for promotions. Certain important findings in this regard are: · Cultures  characterized  by  low  trust.

  Avoidance: Avoidance is quite common in controversial areas where the employee must risk being  wrong or where actions may yield a sanction. And when  it gets too much to handle. it starts to encroach on the activities of other groups. The most common reaction is to “work to the rules.  Again.  “Passing  the  buck”  is  a  common  method  employees  and  managers  use.  There are certain other interesting findings regarding people’s responses to organizational politics  Research  evidence  indicates  strong  points  out  that  perception  of  organizational  politics  are  negatively related to job satisfaction. the organization may be seen as a collection of  competing  interests  held  by  various  departments  and  groups. That is. employees leave the organizations.  Defending Turf : Defending turf is a time­honored tradition in most large organizations. and procedures  or do not allow deviations or exceptions.”  That is. policies. Sikkim Manipal University  160  .  The  effect  of  politics  is  moderated  by  the  knowledge  the  individual has of the decision making system and his/her political skills. employees are protected when they adhere strictly to all the rules.  Redirecting  Responsibility:  Politically  sensitive  individuals  will  always  protect  themselves  from  accepting  blame  for  the  negative  consequences  of  their  actions.  The  trick  here  is  to  define  the  task  in  such  a  way  that  it  becomes  someone else’s formal responsibility.  As  each  group  tries  to  increase  its  influence. The perception of politics results in anxiety or stress. It may thus be a de­motivating force  and  performance  may  suffer  as  a  result.  a  variety  of  well­worn  techniques  may  be  used  for  redirecting  responsibility. This results  form the coalitional nature of organizations. In this regard the following  observations have been made: · High political skills individuals often have improved performance.Power And Politics  Unit 11  (1) Avoid action and risk taking  (2) Redirect accountability and responsibility  (3) Defend their turf.

. workers will tolerate higher levels of politicking than more politically stable counties  Self Assessment Questions 5  1. or blame.  Reward  Power.  Power  is  used  by  leaders  as  a  means  to  attain  group  goals. Higher  authority. Bargaining.  Reaction to organizational politics is also influenced by culture. The essence of power is control over the behavior of others (French & Raven.  Formal  power  may  be  categorized  into  four  types:  Coercive  Power.  . power is a means of facilitating their achievement of goals and objectives that they have set  for  themselves  in  view  of  organizational  requirements. Information Power. Assertiveness. possess an internal locus of control  3.  Empowerment  is  the  process  by  which  managers  help  others  to  acquire Sikkim Manipal University  161 . Personal power resides in the individual and is independent of  that  individual’s  position. Friendliness. Using position and personal power well to achieve the desired influence over other people  is a challenge for most managers.  Formal  Power:  is  based  on  the  position  of  an  individual  in  an  organization.  Power  can  be  categorized  into  two  types:  Formal  and  informal.  These  sources  are  called  position power and personal power. There are many useful ways of exercising relational influence.  rational  persuasion. respectively. Coalition.  Formal  power  is  derived from either  one’s  ability  to  coerce or  reward  others  or  is  derived from  the  formal  authority  vested  in  the  individual  due  to  his/  her  strategic  position  in  the  organizational  hierarchy.  and  Sanctions.  In countries that are more unstable  politically. either  by  self or  by  the  subordinates. The  most common strategies involve: Reason.  In  other  words. In an organizational context leadership and power  are  related  to  each  others.7  Summary  Power  is the  ability  to  make  things happen  in  the  way an  individual  wants.  and  reference.Power And Politics  Unit 11  · Low  political  skills  individuals  often  respond  with  defensive  behaviors—reactive  and  protective  behaviors to avoid action.  Legitimate Power.  Three  bases  of  personal  power  are  expertise. 1962).  The ______________ personality is comfortable using politics as a means to further his/her self­  interest and does not see it as an unethical action.  Employees who are ___________ self­monitors. change.  Managers derive power  from  both organizational  and  individual  sources.  Organizational  politics  is  viewed  as  the  art  of  creative  _____________  among  competing  interests  2.  11.

  the  distribution  of  advantages  and  disadvantages  within  the  organization. Rather than concentrating power only at higher levels as found in the  traditional “pyramid” of organizations. Individuals who lose power or are out of power seek to increase their  power individually.  managers  in  progressive  organizations  are  expected  to  be  competent  at  empowering  the  people with whom they work.  risky. Reward  3. Moreover. Coalition Sikkim Manipal University  162  .  Describe various types of formal and informal power.  Contrast leadership and power.  today. If they fail to do so then the alternative is to form a coalition—an informal group  bound  together  by  the  active  pursuit  of  a  single  issue. this concept views power to be shared by all working in flatter  and more collegial structures.  costly. Absolute  Self Assessment Questions 2  1.  or  attempt  to  influence. Organizational politics is the management of influence to obtain ends not sanctioned by  the organization or to obtain sanctioned ends through non­sanctioned means and the art of creative  compromise among competing interests.  but  that  influence.  Politics  is  defined  as  those  activities  that  are  not  required  as  part  of  one’s  formal  role  in  the  organization.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.Power And Politics  Unit 11  and use the power required to make decisions affecting both themselves and their work. Four  2.  or  impossible.  2.    The  natural  way  to  gain  influence  is  to  become  a  power  holder  but  this  may  be  difficult.  Terminal questions  1.  3.  What do you mean by organizational politics?  Explain the “Legitimate­Illegitimate” dimension in  organizational politics.Assertiveness  2.

1  2.2  3. Hierarchy  Self Assessment Questions 4  1. Interdependence  3.  Refer section 11. Actual  Self Assessment Questions 5  1.6 Sikkim Manipal University  163  . Machiavellian  Answers to Terminal Questions  1. High  3. Compromise  2. Refer section 11. Fluid  2.Power And Politics  Unit 11  Self Assessment Questions 3  1. Refer section 11. Empowerment  2.

 stimulates creativity.  Conflict  can  be  either  constructive  or  destructive.1  Introduction  Objectives  12. Sikkim Manipal University  164  .3  The Conflict Process  Self Assessment Questions 2  12. allows tensions to be released. and.4  Conflict management approaches  Self Assessment Questions 3  12.  lessens satisfaction of group members.2  Levels of conflict  Self Assessment Questions 1  12. excessive levels of conflict  can hinder the effectiveness of a group or an organization.  something  that  the  first  party  cares  about  (Thomas.  Conflict  is  a  process  that  begins  when  one  party  perceives  that  another  party  has  negatively  affected. lowers productivity.  Constructive  conflict  prevents  stagnation. However.5  Negotiation  Self Assessment Questions 4  12.6  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  12.  or  is  about  to  negatively  affect.  1992).Conflict Management  Unit 12  Unit 12  Structure  12.1  Introduction  Conflict Management  Conflict  occurs  whenever  disagreements  exist  in  a  social  situation  over  issues  (work  related  or  personal).  increases absence and turnover rates.

  Task  conflict  relates  to  the  content  and  goals  of  the  work. Group leaders should maintain enough conflict to keep the group viable.  Relationship  conflict  focuses  on  interpersonal  relationships. It cannot be eliminated and  may even contribute to group performance.  Functional vs.  self­critical. tranquil. a lack  of  openness  and  trust  between  people. and cooperative group is prone to becoming static and non­responsive to needs  for change and innovation. constructive forms of conflict support the goals of the group and improve its performance.  These  conflicts  are  almost  always  dysfunctional  and  the  friction  and  interpersonal Sikkim Manipal University  165  .  peaceful.  Conflicts  that  hinder  group  performance  are  dysfunctional  or  destructive  forms  of  conflict.  improving  group  performance.   Since it was natural and inevitable it should be accepted.  Levels of conflict  2.  The  Inter­actionist  View:  This  approach  encourages  conflict  on  the  grounds  that  a  harmonious.Conflict Management  Unit 12  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. and creative. Conflict is seen as a dysfunctional outcome resulting from poor communication.  The Conflict Process  3.  Low­to­moderate  levels  of  task  conflict  are  functional and consistently demonstrate a positive effect on group performance because it stimulates  discussion.  Conflict management approaches  Negotiation  The most important views about conflict are as follows:  The  Traditional  View:  This  approach  assumes  that  all  conflict  is  dysfunctional  and  hinders  performance. Dysfunctional Conflict  Functional.  The Human Relations View: This view believes that conflict is a natural occurrence in all groups and  organizations.  and  the  failure  of  managers  to  be  responsive  to  their  employees.

  or  the  inter­  organizational level.  Inter­organizational conflict occurs as the competition and rivalry that characterizes firms operating  in the same markets. Sikkim Manipal University  166  .  Interpersonal conflict occurs between two or more individuals who are in opposition to one another.  Inter­group conflict occurs among members of different teams or groups.  Intrapersonal  conflict  ­  Some  conflicts  that  affect  behavior  in  organizations  involve  the  individual  alone.  12.2  Levels Of Conflict  At workplace. It can be of three types (Schermerhorn et al.  Avoidance–avoidance conflict occurs when a person must choose between two negative and equally  unattractive alternatives.  An  example  is  having  to  choose  between  a  valued  promotion  in  the  organization or a desirable new job with another firm.Conflict Management  Unit 12  hostilities  inherent  in  relationship  conflicts  increase  personality  clashes  and  decrease  mutual  understanding. people may encounter conflict at the intrapersonal level (conflict within the individual).  the  inter­group  level.  the  interpersonal  level  (individual  to­  individual  conflict). An example is being asked either to accept a job transfer to another town in  an undesirable location or to have one’s employment with an organization terminated. 2002):  Approach–approach  conflict occurs  when  a  person  must  choose  between  two  positive and  equally  attractive  alternatives.  Approach–avoidance  conflict  occurs  when  a  person  must  decide  to  do  something  that  has  both  positive  and  negative  consequences.  An  example  is  being  offered  a  higher  paying  job  whose  responsibilities entail unwanted demands on one’s personal time.  It may be substantive or emotional or both.

 and noise in the communication channel  are all barriers to communication and potential antecedents to conflict.  and  cooperative  group  is  prone  to  becoming  static  and  non­responsive  to  needs for change and innovation  6.  Intrapersonal conflict may be of _________ types.  3.  The  ___________  View  of  conflict  encourages  conflict  on  the  grounds  that  a  harmonious. jargon.  the  greater  the  likelihood  of  conflict.  and  “noise”  (distortion)  in  the  communication  channels.Conflict Management  Unit 12  Self­assessment questions  1  1.  2. 2002):  Stage I: Potential Opposition or Incompatibility  This stage concludes the conditions that create opportunities for conflict to arise.  peaceful.  Communication  ­  Communication  becomes  a  source  of  conflict  due  to  semantic  difficulties. and the degree of  dependence.  _____________________ conflict occurs when a person must choose between two negative and  equally unattractive alternatives.  Differing  word  connotations. leadership styles.  Size  and  specialization  act  as  forces  to  stimulate  conflict.3  The Conflict Process  The process of conflict management has the following steps (Schermerhorn et al.  Conflict occurs whenever ____________ exist in a social situation over issues  5.  Structure  ­  The  term  structure  includes  variables  such  as  size.  tranquil.  degree  of  specialization.  The  greater  the  ambiguity  in  responsibility for actions lies.  misunderstandings.  2.  The  larger  the  group  and  more  specialized  its  activities.  jurisdictional clarity.  12.  __________ conflict occurs among members of different teams or groups  4.  ___________ conflict relates to the content and goals of the work. reward systems. The conditions are  as follows:  1. member­goal compatibility. the greater the potential for conflict. insufficient exchange of information.  The  potential  for  conflict  is  greatest  where  group  members  are  younger  and  turnover  is  high. Sikkim Manipal University  167  .

  to  take  a  broader view of the situation. Sikkim Manipal University  168  . and to develop more innovative solutions (Robbins.  Personal  variables  ­  Personal  variables  include  individual  value  systems  and  personality  characteristics.  Certain  personality  types  lead  to  potential  conflict.  reductions  in  trust.  and  negative  interpretations  of  the  other  party’s  behavior.  Emotions  play a  major  role  in  shaping  perceptions. regardless of the impact  on the other parties to the conflict · Collaborating: When the parties to conflict each desire to fully satisfy the concerns of all parties.  The intention is to solve the problem by clarifying differences rather than by accommodating. · Compromising:  When  each  party  to  the  conflict  seeks  to  give  up  something. 2003).  Value  differences  are  the  best  explanation for differences of opinion on various matters. that party is willing to be self­  sacrificing. Conflict  is  personalized  when  it  is  felt  and  when  individuals  become  emotionally  involved.  Negative  emotions  produce  oversimplification  of  issues.  Stage III: Intentions  The primary conflict­handling intentions are represented as follows: · · · Cooperativeness—“the degree to which one party attempts to satisfy the other party’s concerns. · Accommodating: When one party seeks to appease an opponent.” Assertiveness—“the degree to which one party attempts to satisfy his or her own concerns. · Avoiding: A person may recognize that a conflict exists and want to withdraw from it or suppress  it. and the solution provides  incomplete satisfaction of both parties’ concerns.  Stage II: Cognition and Personalization  Antecedent conditions lead to conflict only when the parties are affected by and aware of it.  sharing  occurs.Conflict Management  Unit 12  3.  C.” Competing: When one person seeks to satisfy his or her own interests.  resulting in a compromised outcome.  B.  Positive  feelings  increase  the  tendency  to  see  potential  relationships  among  the  elements  of  a  problem. There is no clear winner or loser.

  At  the  lower  part  of  the  continuum.  Undesirable  consequences  include  a  retarding  of  communication.  Self­assessment questions 2  1.  d.   Improves the quality of decisions.  2.Conflict Management  Unit 12  Stage IV: Behavior  The behavior stage includes the statements.  Outcomes may be dysfunctional as well.  c. Conflict intensities escalate  as they move upward along the continuum until they become highly destructive. or dysfunctional in hindering it.  3.   Encourages interest and curiosity.  conflicts  are  characterized by subtle. Conflict  is constructive when it (Robins. Functional conflicts  are typically confined to the lower range of the continuum. actions.   Stimulates creativity and innovation.  Communication becomes a source of conflict due to __________ in the communication channels. Conflict can bring group functioning to a halt and potentially threaten the group’s survival.   Fosters an environment of self­evaluation and change.  e. They are as follows:  Uncontrolled opposition breeds discontent.  It  is  a  dynamic  process  of  interaction  with  a  continuum.  reductions in group cohesiveness.  b. which acts to dissolve common ties and eventually leads  to  the  destruction  of  the  group.  The  demise  of  an  organization  as  a  result  of  too  much  conflict  is  not  as  unusual  as  it  might  first  appear.  These  conflict  behaviors  are  usually  overt  attempts  to  implement  each  party’s  intentions. Sikkim Manipal University  169  .  The  potential  for  conflict  is  greatest  where  group  members  are  __________  and  turnover  is  __________ .  Stage V: Outcomes  Outcomes may be functional—improving group performance. and reactions made by the conflicting parties. and highly controlled forms of tension. 2003):  a. subordination of group goals to the primacy of infighting between  members. indirect.  Personal variables include individual value systems and _________________ characteristics.   Provides the medium through which problems can be aired and tensions released.

 It  may also occur as a result of authoritative command.4  Conflict Management Approaches  There are two types of conflict management approaches: · · Direct Indirect  Direct conflict management approaches  There are five approaches to direct conflict management. They are based on  the relative emphasis  on cooperativeness and assertiveness in the relationship between the conflicting parties.  Accommodation  involves  playing  down  differences  among  the  conflicting  parties  and  highlighting  similarities and areas of agreement.Conflict Management  Unit 12  12. As a result of no  one getting its full desires. It stresses gathering and evaluating information in solving disputes and making choices. or domination by one party.  Indirect conflict management approaches Sikkim Manipal University  170  .  Compromise ­ it occurs when each party gives up something of value to the other.  Competition –  here a victory is achieved through force. This is a case of win­ lose situation  and as a result.  Collaboration – it involves a recognition by all conflicting parties that something is wrong and needs  attention. the antecedent conditions for future conflicts are established. whereby a formal authority simply dictates a  solution and specifies what is gained and what is lost by whom. They are as  follows:  Avoidance – it is an extreme form of inattention; everyone simply pretends that the conflict does not  really exist and hopes that it will go away. future conflicts over the same issues are likely to occur. This peaceful coexistence ignores the real essence of a given  conflict and often creates frustration and resentment. superior skill.

  2.  ____________ occurs when each party gives up something of value to the other. To reduce the conflict. contact  between  conflicting  parties  may  be  reduced.  There are ___________  direct approaches to conflict management.  Hierarchical Referral – Here conflicts are reported to the senior levels to reconcile and solve.  2008).  Distributive bargaining Sikkim Manipal University  171  .  Buffering is another technique to  build  an  inventory. and alterations in the use of mythology and scripts (Schermerhorn et al  2002).5  Negotiation  Negotiation is a “process in which two or more parties exchange goods or services and attempt to  agree  upon  the  exchange  rate  for  them  (Robbins.  managers  can  adjust  the  level  of  interdependency among units or individuals (Walton & Dutton. appeals to common  goals.  between  the  two  groups  so  that  any  output  slowdown  or  excess  is  absorbed by the inventory and does not directly pressure the target group.  12.  Appeals to Common Goals An appeal to common goals can focus on the mutual interdependence of  the conflicting parties to achieve the common goal of an organization. hierarchical referral. 1969).  Reduced  Interdependence  When  work­flow  conflicts  exist.  Self­Assessment Questions 3  1.Conflict Management  Unit 12  Indirect conflict management approaches include reduced interdependence.  ___________________ is a process where conflicts are reported to the senior levels to reconcile  and solve.  or  buffer.  There  are  two  general  approaches  to  negotiation:  distributive bargaining and integrative bargaining. and each can be provided separate access to resources.  The  conflicting  units  can  then be  separated from  one  another.  3.

 A soft approach leads to  accommodation in which one party gives in to the other. concerned parties  of  the conflict. a strategy is developed. history. or to compromise in which each party gives  up something of value in order to reach agreement. the negotiators. Both the parties Best Alternative  To a Negotiated Agreement (BATNA)needs to be determined.  Integrative  bargaining  builds  long­term  relationships  and  facilitates  collaborative  work. the venue.  Integrative bargaining  This  strategy  is  adopted  to  create  a  win­win  solution. Based on the information.  takes  place  when  one party is willing to make concessions to the other to get things over with. BATNA determines the lowest  value acceptable to you for a negotiated agreement for both the parties. time will be decided.Conflict Management  Unit 12  When engaged in distributive bargaining. one’s tactics focus on trying to get one’s opponent to agree  to one’s specific target point or to get as close to it as possible.  The  hard  approach  may  lead  to  a  win–lose  outcome  in  which  one  party  dominates  and gains.  Following  conditions  are  necessary  for  this  type  of  negotiation to succeed (Robbins.  “Soft”  distributive  negotiation. 2003): · · · · Parties who are open with information and candid about their concerns A sensitivity by both parties to the other’s needs The ability to trust one another A willingness by both parties to maintain flexibility  The Negotiation Process  A model of the negotiation process is as follows:  Preparation and planning: · At this stage. Sikkim Manipal University  172  . “Hard” distributive negotiation takes  place  when  each  party  holds  out  to  get  its  own  way. homework needs to be done in regard to the nature.  Definition of ground rules: · At the stage.

  2. (Stuhlmacher & Walters.   The role of personality traits in negotiation ­  Overall assessments of the personality­negotiation  relationship  finds  that  personality  traits  have  no  significant  direct  effect  on  either  the  bargaining  process or negotiation outcomes (Wall & Blum.      Gender  differences  in  negotiations  ­  Men  and  women  do  not  negotiate  differently. the origal demands of both the parties sneed to be  explained and justified.  and  relationship­oriented  in negotiations  than are men. The cultural context of the negotiation significantly influences the amount and type of  preparation for bargaining. 1999).  pleasant.Conflict Management  Unit 12  Clarification and justification: · When initial positions have been exchanged.  3.  Proper documentation is required at this stage to support each of the  parties position. where the agreement is formalized and procedures to implement the  agreement will be developed.  1.  etc. The belief that women are “nicer” is probably due  to confusing gender and the lack of power typically held by women.  There are __________ general approaches to negotiation  2.  Closure and implementation: · This is the final step. the tactics used.  Issues in Negotiation  Some of the most important issues have been discussed below. 1991). Concessions will undoubtedly need to be made by both parties.  Self Assessment Questions 4  1. The evidence does not support this. 2002).  __________ bargaining strategy is adopted to create a win­win solution Sikkim Manipal University  173  .      Cultural  differences  in  negotiations  ­  Negotiating  styles  clearly  vary  across  national  cultures  (Adler. the emphasis on task versus interpersonal relationships.  A  popular  stereotype  is  that  women are  more  cooperative.  Bargaining and problem solving: · The essence of the negotiation process is the actual give and take in trying to hash out an  agreement.

 Negotiation is a “process in  which two or more parties exchange goods or services and attempt to agree upon the exchange rate  for them (Robbins. allows tensions to be released.  2.Conflict Management  Unit 12  3. or the inter­organizational level.  People  at  work  may  encounter  conflict at the intrapersonal level (conflict within the individual).  Explain the difference between distributive and integrative bargaining. the interpersonal level (individual to­  individual conflict).  What are the levels of conflict that people may experience at the workplace?  3.  1992). Low­to­moderate levels of task conflict are functional and consistently demonstrate  a  positive  effect  on  group  performance  because  it  stimulates  discussion.  something  that  the  first  party  cares  about  (Thomas. Relationship conflict focuses on interpersonal relationships.  or  is  about  to  negatively  affect.  and. Sikkim Manipal University  174  .  Terminal questions  1. stimulates creativity.  Conflict  is  a  process  that  begins  when  one  party  perceives  that  another  party  has  negatively  affected.  There are two general approaches to negotiation:  distributive bargaining  and integrative bargaining.  Explain the process of conflict management.  lowers  productivity.  Functional.  Conflicts  that  hinder  group  performance are dysfunctional or destructive forms of conflict.6  Summary  Conflict  occurs  whenever  disagreements  exist  in  a  social  situation  over  issues  (work  related  or  personal). the inter­group level. lessens satisfaction of group members.  constructive  forms  of  conflict  support  the  goals  of  the  group  and  improve  its  performance. 2008). Task conflict relates to the content and  goals of the work.  Conflict  can  be  either  constructive  or  destructive.  improving  group  performance. excessive levels of conflict  can hinder the effectiveness of a group or an organization.  4.  personality  traits  have  no  significant  ________  effect  on  the  bargaining  process  or  negotiation  outcomes  12.  Briefly explain the different views about conflict. These conflicts are almost  always  dysfunctional  and  the  friction  and  interpersonal  hostilities  inherent  in  relationship  conflicts  increase  personality  clashes  and  decrease  mutual  understanding.  increases  absence  and  turnover  rates.  Constructive  conflict  prevents  stagnation. However.

  Inter­actionist  3.  Inter­group  Self Assessment Questions 2  1.  Disagreements  2.2  3.  Noise  2.3  4.1  2.  Hierarchical Referral  Self Assessment Questions 4  1.  Refer section 12.  Compromise  3.  Refer section 12.Conflict Management  Unit 12  Answer to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  Task  4.  Integrative  3.  Three  5.  Direct  Answers to Terminal Questions  1.  Personality  Self Assessment Questions 3  1.  Avoidance–avoidance  6.  Refer section 12.  Two  2.  Refer section 12.  Five  2.5 Sikkim Manipal University  175  .  Younger. high  3.

  a  major challenge for every one today is to make stress work for you as a productive force rather than  as a deterrent which can cause imbalance in an individual. it  should not exceed the capacity of an individual to handle it.1  Introduction  Stress Management  Stress has been defined as a physical.4  13. At the same time.  Therefore.5  13. Sikkim Manipal University  176  .Stress Management  Unit 13  Unit 13  Structure  13.3  13. If it exceeds in proportion to a person’s  abilities  to  cope  with  it.8  Types of Stress  Self Assessment Questions 1  Potential Sources of Stress  Self Assessment Questions 2  Consequences of Stress  Self Assessment Questions 3  Managing Stress  Self Assessment Questions 4  A suggested framework for stress management  Self Assessment Questions 5  Crisis management  Self Assessment Questions 6  Summary  Terminal Questions  Answers to SAQ’s and TQ’s  13.2  13. In the modern day life stress is a part and parcel of our lives. mental or emotional response to events which cause mental  or bodily tension.7  13.1  Introduction  Objectives  13.  it  would  cause  mental  and  physical  imbalance  in  the  person.6  13.

 the  death of a loved one.  Emotional  –  These  responses  are  due  to  stress  affecting  the  mind  and  include.  These  chemical  substances  in  turn  trigger  a  set  of  responses  that  provides  the  body  with  extra  energy:  blood­sugar levels rise.  The blood  supply  is diverted  away from  the  gut  to  the  extremities to help  the  body  deal  with the situation at hand. forehead. illness and failure.  excessive  sweating.  It  may  manifest  itself  either  physically.  insomnia  (sleeplessness). tension in the neck.  anger.  Types of Stress  2.  depression. Depression is frequently seen as an emotional response to upsetting situations.  failure.  over­reaction  to  everyday  problems.  frustration.  the  brain  signals  the  release  of  stress  hormones.  There  are  many symptoms like.  danger  or  a  fear  of  the  unknown.  irritability. as certain symptoms. Sikkim Manipal University  177  .  anxiety. emotionally and / mentally. headaches.  ulcers.  Physical  –  This  happens  when  the  body  as  a  whole  suffers  due  to  stressful  situation.2  Types Of Stress  Stress  can  manifest  itself  in  a  number  of  ways  depending  upon  the  suddenness  of  an  even  to  be  dealt  with  and  types  of  stressors  to  be  handled  by  an  individual.  fatigue. The muscles tense  for  action.Stress Management  Unit 13  While  handling  a  stressful  situation. Long periods  of  stress  can  cause  other  serious  symptoms  like  digestive  problems. if not kept in  check.  Crisis management  13.  Anxiety  is  exhibited  as  a  response  to  loss. such as.  heart  ailments.  Anger  is  a  response to frustration or social stress and can become a danger to other individuals.  high  blood  pressure. the heartbeat speeds up and blood pressure increases.  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1.  Managing Stress  3.  nervousness.  strokes and hair loss as well. and shoulder muscles.  memory  loss  and  a  lack  of  concentration for any task.

 which may act as potential sources  of  stress  due  to  uncertainties  and  threats  that  they  create  for  any  organization  and  its  members. This beneficial element in stress has been defined by  Selye  (1974)  as  Eustress  (EU­  meaning  –  good).  eating  disorders  and  night  terrors.  Negative stress is called ___________.  compulsive  behaviors.  phobias. Sikkim Manipal University  178  .  Positive stress is called ________.  Stress  may  be  classified  into  two  types:  positive  stress  (Eustress)  and  negative  stress  (Distress).  followed  by  physical  damage.  13.  such  as.3  Potential Sources Of Stress  While environmental factors are forces outside the organization.  factors  within organization  can also  act as potential  source of  stress.  fatigue  and  in  extreme  cases.  Together or  singly they  may  create a tense and volatile working environment which can cause stress for organizational members  because the inability of individuals to handle the pressures arising out of these sources. Changes in the business cycle create economic uncertainties. satisfaction.  Insomnia is  __________.  The following may be seen to be the potential sources of stress:  1. This has been termed by Selye as distress (dys­ meaning – bad).  Moderate and  manageable  levels  of  stress for  a  reasonable  period  of  time  can  be  handled  by  the  body  through  mobilization  of  resources  and  is  accompanied  by  positive  emotions.  2.  However.  even  death  of  an  individual.  Environmental factors: · · Environmental uncertainty influences stress levels among employees in an organization.  Symptoms  may  include  social  isolation.  3.  Self Assessment Questions 1  1.  an  overload  of  stress  resulting  from  a  situation of either over arousal or under arousal for long periods of time causes the following: first an  unpleasant  feeling.  enjoyment. excitement and so on.Stress Management  Unit 13  Psychological  –  Long­term  stress  can  cause  psychological  problems  in  some  individuals.

 They include the design of the individual’s  job  (autonomy.  b.  a.  task  variety. work overload.  and  the  physical  work  layout. and inherent personality characteristics.  CEOs. Excessive rules and lack of participation in  decisions might be potential sources of stress.  Role overload is experienced when the employee is expected to do more than time permits.  Organizational  leadership  represents  the  managerial  style  of  the  organization’s  senior  executives. hire and fire policies which keep organizational  members on hot seat and create stress among them.  Role conflicts create expectations that may be hard to reconcile or satisfy. Organizational structure defines the level of differentiation in the organization. · Task demands are factors related to a person’s job.Stress Management  Unit 13  · · Political uncertainties can be stress inducing. · Role demands relate to pressures that are a function of the role an individual plays in an  organization. · · Interpersonal demands are pressures created by other employees.  Primarily. and anxiety. and where decisions are made. and unpleasant coworkers are a few examples. the degree of rules  and regulations. Sikkim Manipal University  179 .  by  virtue  of  their  managerial  styles  create  an  organizational  culture  which  reflects  tension.  Organizational factors: · Pressures to avoid errors or complete tasks in a limited time period.  fear.  Individual factors: · These  are  factors  in  the  employee’s  personal  life.  working  conditions.  2.  Role ambiguity is created when role expectations are not clearly understood.  these  factors  are  family  issues.  degree  of  automation).  personal economic problems.  3. a demanding  and insensitive boss. They overemphasize tight control. Technological uncertainty can cause stress because new innovations can make an employee’s  skills and experience obsolete in a very short period of time.  c.

  First is the idea of selective withdrawal.  Locus of control  d. Voluntary turnover is more probable among people who  experience more stress. Sikkim Manipal University  180 . Over­  suspicious anger and hostility increases a person’s stress and risk for heart disease.Stress Management  Unit 13  · Broken families. Job experience:  The evidence indicates that experience on the job tends to be negatively related  to work stress. · A significant individual factor influencing stress is a person’s basic dispositional nature.  Self­efficacy  e.  Perception  b.  Individual Differences­  1.  Hostility  a.  Five individual difference variables moderate the relationship between potential stressors and  experienced stress:  a.  Stressors are additive­­stress builds up. These  individuals with high level of mistrust for others also cause stress for themselves.  create  debt  situation  leading  to  stress  among  individuals.  4.  Spending  more  than  earnings  stretches  financial  positions. Stress potential doesn’t lie in objective conditions; it lies in an employee’s interpretation  of those conditions.  b. Perception: Moderates the relationship between a potential stress condition and an employee’s  reaction to it. · Economic  problems  created  by  individuals  overextending  their  financial  resources.  Job experience  c.  wrecked  marriages  and other family  issues  may  create  stress at  workplace as  well.

 Locus of control: Those with an internal locus of control believe they control their own destiny.  Internals are likely to believe that they can have a significant effect on the results. Hostility: People who are quick to anger. and project a  cynical mistrust of others are more likely to experience stress in situations.  Collegial relationships with coworkers or supervisors can buffer the impact of stress.  ______________ The confidence in one’s own abilities appears to decrease stress.  Externals are more likely to be passive and feel helpless.  e.  d.  Physiological symptoms: · Most of the early concern with stress was directed at physiological symptoms due to the fact that  specialists in the health and medical sciences researched the topic.  Self Assessment Questions 2  1.  1.  13.  Those with an ____________ locus of control believe they control their own destiny. · Physiological symptoms have the least direct relevance to students of OB.4  Consequences Of Stress  Stress shows itself in three ways—physiological.  c. Self­efficacy: The confidence in one’s own abilities appears to decrease stress.  Internals perceive their jobs to be less stressful than do externals.  ______________is created when role expectations are not clearly understood. psychological. and behavioral symptoms.  2.  Those with an external locus believe their lives are controlled by outside forces.  3. people eventually develop coping mechanisms to deal with stress. Sikkim Manipal University  181  .Stress Management  Unit 13  Second. maintain a persistently hostile outlook.

  rapid  speech.  as  well  as  changes  in  eating  habits.  making daily lists of activities to be accomplished. fidgeting. and expanding the social support network. · Practicing time management principles also leaves as an important element in managing stress. require action by management. and  responsibilities—increase stress and dissatisfaction. thus. can lead to reduced employee  performance and.  Self Assessment Questions 3  1.  1.  Stress shows itself in _________ ways  2. · Multiple and conflicting demands—lack of clarity as to the incumbent’s duties. Sikkim Manipal University  182  . the greater the stress and  dissatisfaction. increasing  physical exercise.  Behavioral symptoms: · Behaviorally related stress symptoms include changes in productivity. Job dissatisfaction is “the simplest and most obvious psychological effect” of stress (Robbins. absence. relaxation training.  ____________________ is “the simplest and most obvious psychological effect” of stress.  2003).  Individual approaches: · Effective individual strategies include implementing time management techniques.5  Managing Stress  High or low levels of stress sustained over long periods of time. and turnover. authority.  such as:  a. and sleep disorders. · The less control people have over the pace of their work.  13.  3.Stress Management  Unit 13  2.  increased  smoking  or  consumption  of  alcohol.  Psychological symptoms: · · Job­related stress can cause job­related dissatisfaction.

· Individuals can teach themselves to reduce tension through relaxation techniques.  d.  Increased  employee  involvement  improves  motivation. or work colleagues to talk to provides an outlet for excessive stress.  knowing your daily cycle and handling the most demanding parts of your job during the high  part of your cycle when you are most alert and productive. redesigning of jobs can help in aligning the individuals and job  effectively and reduce stress. · Non­competitive physical exercise has long been recommended as a way to deal with excessive  stress levels.  c.  Training in stress management techniques can be helpful.  scheduling activities according to the priorities set. meditation.  ______________physical exercise has long been recommended as a way to deal with excessive  stress levels  2.  and  leads  to  better role integration and reduction in stress.  f. · Having friends.  d.  2. and biofeedback.  Individuals can teach themselves to reduce tension through _____________ techniques.  commitment.  Improved  personnel  selection  and  job  placement  leading  to  right  person­job­fit  thereby  reducing chances of non­performance and stress level.  Organizational approaches · Strategies that management might want to consider include:  a.  b.  Self assessment questions 4  1. such  as.  Improved organizational communication helps in creating transparency in organizations and  reduces confusion.Stress Management  Unit 13  b.  morale.  Establishment  of  corporate  wellness  programs  is  an  important  component  in  managing  stress  among  organizational  members  by  rejuvenating  and  refreshing  them  from  time  to  time leading to increased productivity with renewed energy.  prioritizing activities by importance and urgency. thereby decreasing stress level at work. hypnosis.  c. Sikkim Manipal University  183  .  Use of realistic goal setting. family.  e.  meditation. such as.

  Researches have shown the following  regarding our capabilities to handle stress:  1.  Our personal stress requirements and the amount which we can handle before we succumb to  stress changes with age.  Age. Managing stress should be given importance rather  than elimination.6  A Suggested Framework For Stress Management  As there is a positive side to stress and provides.  there  is  no  requirement to eliminate stress form one’s life.  The person who enjoys arbitrating disputes and moves from job site to job site would be stressed  in a job which was stable and routine.  upbringing  and  cultural  factors  can  be  important  elements  that  my  influence  our  abilities  to  handle  stress. We are all motivated or distressed by  different  levels  of  stimulations  in  a  given  situation.  3.  mental  strength.  It has also been found that many illnesses are related to unrelieved stress.  13.Stress Management  Unit 13  3.  How  much  resilience  a  person  can  exhibit  while  handling  stressful  situations  would  vary  across  individuals  as  they are likely to differ in their physiological responses to it.  Improved  personnel  selection  and  job  placement  leading  to  right  ______________  thereby  reducing chances of non­performance and stress level. one has gone beyond the optimal stress level; then it is necessary to reduce  the stress in the individual’s life and/or improve the ability to manage it. whereas the person who thrives under stable conditions  would very likely be stressed on a job where duties were highly varied. drive. Sikkim Manipal University  184  . excitement and motivation for individuals to  push  themselves  to  achieve  more  in  their  lives  in  the  fulfillment  of  their  set  goals.  2. If one is experiencing  stress symptoms.  How can one find out what is optimal stress for an individual?  There is no single level of stress that is optimal for all people. The goal should be to find the optimal level of stress that can be handled effectively  by an individual which will motivate the person and not overwhelm and distress an individual.

 there are many possibilities for  its  management.  Reduce the intensity of the emotional reactions to stress.  There  are  two  choices  in  this  regard­  either  change  the  source  of  stress  and  /  change your reaction to it.  Notice  what  causes  distress. in what specific ways?  2.  Listing  out  all  the  events  that  cause  distress  is  important. internally. Just as there are many sources of stress. goal setting. Sikkim Manipal University  185  .  Is it possible to change the stressors by avoiding or eliminating them completely? Can their intensity  be reduced? Is it possible to shorten an individual’s exposure to stress? Can one devote the time and  energy necessary to make a change (for example. Does the individual become nervous or  physically upset? If so.  What  does  an  individual  tell  himself/  herself  about  the  meaning  of  these  events? Determining how the body responds to the stress.  Are  we  viewing  your  stressors  in  exaggerated  terms  and/or  taking  a  difficult  situation  and  making it a disaster? Are we trying to please everyone? Are we  overreacting and viewing things as  absolutely  critical  and  urgent?  Do  we  feel  you  must  always  prevail  in  every  situation?  Work  at  adopting  more  moderate  views;  try  to  see  the  stress  as  something  you  can  cope  with  rather  than  something that overpowers us is a solution for reducing stress.Stress Management  Unit 13  How Can One Manage Stress Better?  Identifying  unrelieved  stress  and  being  aware  of  its  effect  on  an  individual’s  life  is  insufficient  for  reducing its harmful effects.  Ignoring  them  is  not  a  solution. Recognizing what can be changed. time management techniques may  be used)?  3. Become aware of the stressors and the emotional and physical reactions.  The  stress  reaction  is  triggered  by  our  perception  of  danger:  physical  danger  and/or  emotional  danger.  What is the path for doing so?  1.

  Self assessment questions 5  1. cycling.  Learning to moderate these reactions on our own is a desirable solution in the long run.  prolonged  rhythmic  exercise is best.  5. and sorrows as apart of life can make us gear up mentally in handling stressful  situations rather than succumb to them. deep breathing will bring your heart rate and respiration back to normal. Expecting some  frustrations.  Electronic  biofeedback  can  help  you  gain  voluntary  control  over  such  things as muscle tension; heart rate. Relaxation techniques  can  reduce  muscle  tension.  Being  consistent  with  the  sleep  schedule  helps  in  reducing  stress  to  a  large  extent. Learning  to moderate our physical reactions to stress. swimming.  Electronic biofeedback can help you gain __________________ control over such things as  muscle tension Sikkim Manipal University  186  . such as walking.  rather  than  goals  others have for set for us which we do not identify with can help in reducing stress.  and  other  stimulants  can  be  a  great  help  in  reducing  stress. Eating well­balanced and nutritious  meals  are  a  must.  Pursuing  realistic  goals  which  are  meaningful  to.Stress Management  Unit 13  4.  Exercising  for  cardiovascular  fitness  three  to  four  times  a  week  (moderate.  excessive  caffeine.  Getting  adequate  sleep  is  of  utmost  importance. Medications.  Maintaining  the  ideal  weight  is  essential. these alone cannot do the job.  Slow.  Developing some mutually supportive friendships and stable relationships help in sharing bottled­up  emotions  and  reduce  stress. and blood pressure. Build our physical reserves.  Avoiding  nicotine. failures.  Maintaining our emotional reserves.  The stress reaction is triggered by our __________________ of danger  2. when needed and prescribed  by a doctor can help in moderating the physical reactions.  4.  Mixing  leisure  with  work  and  taking  breaks  from  routine  work  can  relax  and  reduce  stress  in  a  person. However. or jogging).

  9. A more effective way to rapidly trigger that part or parts of business continuity management. Protected and often enhanced reputation a much reduced risk of post event litigation. 2002). Better organizational resilience for all stakeholders. and (c) a short decision time (Seeger.7  Crisis Management  It Is the systematic attempt to avoid organizational crises or to manage those crises events that do  occur  (Pearson  &  Clair. e.  that included a half­moon and stars. Sellnow & Ulmer. Techniques to direct action(s) to contain the likely or perceived damage spread.  5. mitigated (where possible)  and through crisis and business continuity management ­ as prepared for.  7.  (b)  the  element of surprise. Perceptual Crises.  A  crisis  is  a  major.  etc;  Smoldering  Crises.  explosions.  8. like the finger in the Wendy's Restaurant Chili. Sikkim Manipal University  187  .  6. which critics would claim were symbols of devil­worship. the main benefits of crisis management would  encompass the following:  1.  unpredictable  event  that  threatens  to  harm  an  organization and its stakeholders. calling  for boycotts of P&G products.  such as the long­running problem Proctor & Gamble used to have with their former corporate logo.g.  2. confidence and morale within the organization. Increased ability.  3. Compliance with regulatory and ethical requirements. Improved staff awareness of their roles and expectations within the organization. (Smith & Millar. 1998)  There  are  four  types  of  organizational  crises:  Sudden  Crises.  natural  disasters. Enhanced risk management insofar that obvious risks will be identified.  such  as  fires. Much better management of serious incidents or any incident that could become serious.  10. corporate social responsibility.  problems  or  issues  that  start  out  small  and  could  be  fixed  or  averted  if  someone  was  paying  attention  or  recognized  the  potential  for  trouble;  Bizarre.Stress Management  Unit 13  13.  4.  workplace  violence. a one­of­a­kind crisis; and.  Irrespective of the size of an organization affected. Ability to assess the situation from inside and outside the organization as all stakeholders might  perceive it.  Three  elements  are  common  to  most  definitions  of  crisis:  (a)  a  threat  to  the  organization.  1998).

  According  to  Union  Carbide’s  own  depiction  of    the  incident  (2006).  However. mental or emotional response to events which cause mental  or bodily tension. In the modern day life stress is a part and parcel of our lives.  is  an  apt  example  of  the  role  of  cross­cultural  communication  in  crisis  management  plans.  2. The Bhopal incident illustrates the difficulty in consistently  applying management standards to multi­national operations and the blame shifting that often results  from the lack of a clear management plan.  a  day  after  the  crisis  Union  Carbide’s  upper  management arrived in India but was unable to assist in the relief efforts because they were placed  under  house  arrest  by  the  Indian  government. Moderate and manageable levels of stress for a reasonable period of  time can be handled by the body through mobilization of resources and is accompanied by positive  emotions.  It  may  manifest  itself  either  physically. during.  According  to  American  University’s  Trade  Environmental  Database  Case  Studies (1997).  Symbolic  intervention  can  be  counter  productive;  a  crisis  management  strategy  can  help  top  management  in  taking  more  calculated  decisions  in  how  they should respond to disaster scenarios. such as. Stress can manifest  itself in a number of ways depending upon the suddenness of an even to be dealt with and types of  stressors  to  be  handled  by  an  individual.  an  overload  of  stress  resulting from a situation of either over arousal or under arousal for long periods of time causes the Sikkim Manipal University  188  .Stress Management  Unit 13  An example of crisis management:  Bhopal:  The Bhopal disaster in which poor communication before.  emotionally  and  /  mentally.  _________ elements are common to most definitions of crisis. and after the crisis cost  thousands  of  lives.  There are __________ types of organizational crises  13.8  Summary  Stress has been defined as a physical. This beneficial element in stress  has  been  defined  by  Selye  as  Eustress  (EU­  meaning  –  good). local residents were not sure how to react to warnings of potential threats from the  Union  Carbide  plant.  as  certain  symptoms.  Stress  may  be  classified  into  two  types:  positive  stress  (Eustress)  and negative stress (Distress). excitement and so on.  Self Assessment Questions 6  1.  Operating  manuals  printed  only  in  English  is  an  extreme  example  of  mismanagement  but  indicative  of  systemic  barriers  to  information  diffusion. satisfaction. enjoyment.

  Terminal questions  1. Managing stress should be given importance rather than elimination.  and  behavioral  symptoms.  Define stress.  2.  3.  followed  by  physical  damage.Stress Management  Unit 13  following:  first  an  unpleasant  feeling.  Describe the potential sources of stress.  psychological. Sleeplessness  2.  It  is  the  systematic  attempt  to  avoid  organizational  crises  or  to  manage  those  crises  events  that  do  occur. factors  within organization can also act as potential source of stress. drive.  As  there  is  a  positive  side  to  stress and provides.  Together or singly they may create a  tense and volatile working environment which can cause stress for organizational members because  the inability of individuals to handle the pressures arising out of these sources.  even death of an individual.  unpredictable event that threatens to harm an organization and its stakeholders. The goal should be to  find the optimal level of stress that can be handled effectively by an individual which will motivate the  person  and  not  overwhelm  and  distress  an  individual.  which  may  act  as  potential  sources  of  stress due to uncertainties and threats that they create for any organization and its members. This has been termed by Selye as distress (dys­ meaning – bad).   Stress shows itself in  three  ways—physiological.  Discus the individual and organizational approaches to managing stress. While  environmental  factors  are  forces  outside  the  organization. excitement and motivation for individuals to push themselves to achieve  more in their lives in the fulfillment of their set goals. Eustress  3.  A  crisis  is  a  major. Explain various types of stress. there is no requirement to eliminate stress form  one’s life.  5.  Discuss the various types of organizational crises  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1.  What are the consequences of stress?  4.  fatigue  and  in  extreme  cases. Distress Sikkim Manipal University  189  .

1 and 13. Job dissatisfaction  Self Assessment Questions 4  1.2  2. Perception  2.3  3. Refer section 13. Refer section 13. Relaxation  3.7 Sikkim Manipal University  190  . Role ambiguity  2. Voluntary  Self Assessment Questions 6  1. Person­job­fit  Self Assessment Questions 5  1. Refer section 13. Three  2.4  4. Self­efficacy  Self Assessment Questions 3  1.5  5. Three  2. Internal  3. Non­competitive  2. Four  Answer to Terminal Questions  1.Stress Management  Unit 13  Self Assessment Questions 2  1.  Refer section 13. Refer section 13.

4  Responses to change  Self Assessment Questions 3  14. Only those organizations that are Sikkim Manipal University  191  .3  Resistance to change  Self Assessment Questions 2  14.9  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  14.1  Introduction  Organizational Change  Organizational  change  may  be  defined  as  the  adoption  of  a  new  idea  or  a  behavior  by  an  organization  (Daft  1995).  regulatory norms.7  Strategies for change management  Self Assessment Questions 6  14.8  Toolkit for managing change  Self Assessment Questions 7  14.1  Introduction  Objectives  14.  It  is  a  way  of  altering  an  existing  organization  to  increase  organizational  effectiveness for achieving its objectives. Successful organizational change must continually focus on  making  organizations  responsive  to  major  developments  like  changing  customer  preferences.6  Theories of change  Self Assessment Questions 5  14.5  Characteristics of organizational change  Self Assessment Questions 4  14. economic shocks and technological innovations.Organizational Change  Unit 14  Unit 14  Structure  14.2  Forces of changes  Self Assessment Questions 1  14.

 can sustain and survive in a changing and demanding  economic order in their bid to remain ahead of others in the race.  employee productivity and profit) is identified. organizations face the forces to change and reduce the  gap. For example.2  Forces Of Changes  Forces for change are of two types: · · Internal forces External forces.  Resistance to Change  3.  Employee  needs  and  values­  With  changing  needs  and  values  of  the  employees.Organizational Change  Unit 14  able to undertake suitable change programs. attractive financial incentives. challenging assignments.  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. Sikkim Manipal University  192  .  Forces of changes  2. structure and processes.  Change in size of the organization­ Change in the organization’s size leads to change in the internal  structure and complexity of the operations in the organization. vertical  growth opportunities and autonomy at work may be provided in an organization to attract and retain  its effective employees.  organizations  change their policies.  Internal forces  Change in the top management­ Change in the top management and consequent change in the  ideas to run the organization also leads to change in the system.  Theories of change  14.  Performance  gaps­  When  a  gap  between  set  target  and  actual  results  (in  terms  of  market  share.

 therefore.  Individual resistance­ Sikkim Manipal University  193  . ______________.  organizations  may  have to change their employment policies in accordance  with the government policy.  Business scenario­ Due to rapid changes in the business scenario with increasing competition and  global  economy.  suppliers  and  other stakeholders. forced to change their operational methods to meet the demands of  the _____________. demand of the  non­government organizations and changing economic conditions of a country. Environmental factors such as ___________. political and demographic factors  play  a  vital  role  in  devising  organizational  policies  and  strategy.  the needs and  demands  are  also  changing  among  the  customers.3  Resistance To Change  Resistance to change may be of two types: · · Individual resistance Organizational resistance. and  _____________ factors play  a vital role in devising organizational policies and strategy  14. Organizations are. therefore.  2.  For  example.  3. Organizations are.Organizational Change  Unit 14  External forces  Technology ­ Technological changes are responsible for changing the nature of the job performed at  all levels in an organization.  Environmental factors ­  Environmental factors such as economic. forced to change their operational methods to meet  the demands of the stakeholders.  Self Assessment Questions 1  1  Forces for change are of _____________ types.

  the  employees  may  have  to  work  with  other  set  of  people than their existing co­workers with whom they have direct relationship.  Self Assessment Questions 2  1. and it is generally not  welcome by most of the employees.  because  of  technological  change  people  may  feel  threatened  due  to  the  fear  of  obsolescence  of  skills.  one  important task of the management of an organization is to understand and create a positive attitude  among employees regarding change.  people  try  to  resist  change. For example.4  Responses To Change  The  responses  to  change  depend  upon  the  employees’  perception  about  the  change.  The  structural  inertia  in  the  bureaucratic  organizations  also  hinders  change.  14.  2. Sikkim Manipal University  194  .  Therefore.Organizational Change  Unit 14  Change  leads  to  insecurity  among  the  employees  because  of  its  unknown  consequences. Change may bring some potential _________to the organizational power to some people.  the  perceptions  towards  change. Change leads to _______________ among the employees because of its unknown  consequences.  Employees do not know for certain whether the change will bring in better prospects. resource constraints play a vital role in resistance to change.  Therefore.  less  wages  and  losing  the  job.  3.  Organizational resistance­  Change  may  bring  some  potential  threat  to  the  organizational  power  to  some  people. Furthermore.  Different  individuals  differ  in  their  attitudes  and  hence.  Change  sometimes  leads  to  new  dimensions  of  work  relationships.  Due  to  organizational  redesign. Resistance to change may be of _________ types.

 move from anger to acceptance. proper initiative should be taken  to provide the information regarding the type.  Overcoming Resistance to Change  Some approaches can be taken to reduce the resistance to change. many times. implication.  the individual accepts the fact that the new environment exists. depending on their basic values and beliefs. Such attempts to disassociate from  the new situation often cause the person to alienate oneself from the group.  However. This agitation and anger. he or  she begins to rationalize his or her role in the new situation. timing.  Acceptance­  Once the person has accepted the change as real and that it is going to happen. It is important to understand that not only  can an  individual  accept  the  situation and  begin to  work  towards the  new  vision. A person going  through this phase will make up excuses why he or she should not be held accountable for anything  that goes wrong with the organization as a result of the change.Organizational Change  Unit 14  Reactions to Change  Three major reactions to change are:  Anger­ After employees have passed over the shock of the new situation. Hunt. and Osborn 2000):  Education  and  communication  ­Open  communication  and  proper  education  help  employees  to  understand the significance of change and its requirement. they will begin to blame  the management or talk ill about management. if not addressed. there are a significant number of people who go through a denial phase. purpose and reason for change.  Denial­  Many people. Sikkim Manipal University  195  . Either way.  but  one can  also  accept the situation as having a negative impact and choose to leave the organization. may lead  to  some  people actually  trying  to  sabotage  the  change process by  taking  stances  varying  between  active non­cooperation and passive resistance. For that. Some of them are listed  below (Schermerhorn. most people who view the  change as having a negative impact on their personal situation.

 They should be properly briefed about the need and value of change.  The  management also gets the chance to identify the potential problems that may occur in the workplace  and the chance to prevent it. move from anger to ___________.  Negotiation and agreement­ Organizations which have a fair chance to face potential resistance from  the  union  representatives.  2. trauma. they have the opportunity to clarify their  doubts  and  understand  the  perspective  and  requirement  of  change  for  the  organization.  14. Many people. systematic and well thought of.5 Characteristics Of Organizational Change ­  Characteristics: · · · · It is deliberate. Status quo is challenged.Organizational Change  Unit 14  Employee participation and involvement­ People generally get more committed towards the change. Reaction can be both positive and negative.  if they are directly involved in the change process. as all the contending parties would fight for power and recognition..  as  all  the  contending parties would fight for power and recognition. However.  Facilitation  and  support­  Change  agent  can  offer  a  range  of  supportive  measures  to  reduce  resistance.  Empathetic  and  considerate  listening  can  reduce  employees’  fear  and  anxiety  towards  change. can be an effective measure. depending on their basic values and beliefs. Sikkim Manipal University  196  .  can  defuse  the  resistance  by  involving  them  directly  in  the  change  process. Velocity of change depends on the degree or level of significance. This can be a costly proposition when there is more than one _____________ union in the  organization. This way. Counselling sessions to reduce stress. etc.  Self Assessment Questions 3  1. this can be  a  costly  proposition  when  there  is  more  than  one  dominant  union  in  the  organization. ___________ and considerate listening can reduce employees’ fear and anxiety towards change  3.

Organizational Change 

Unit 14 

·

Focuses on long­term change. 

The forces for change:  Organization­environment relationship (merger, strategic alliances, etc.) where organizations attempt  to redefine their relationships with changing social and political environment. 

Organizational  life  cycle  (changes  in  culture  and  structure  of  organization’s  evolution  from  birth  through growth towards maturity).  Political  nature  of  organization  (changes  in  internal  control  structures,  etc.)  to  deal  with  shifting  political current.  Self Assessment Questions 4  1. Organizational change focuses on ________ change.  2. In Organization­environment relationship, organizations attempt to redefine their relationships with  changing _________ and ____________ environment.  14.6  Theories Of Change 

Force field analysis theory 

Lewin (1951) proposed a three step sequential model of change process:  Unfreezing  At this stage, the forces, which maintain the status quo in the organizational behavior, are reduced by  refuting  the  present  attitude  and  behavior  to  create  a  perceived  need  for  something  new.  It  is  facilitated  by  environmental  pressure  such  as  increased  competition,  declining  productivity  and  performance, felt need to improve the style of work, etc.

Sikkim Manipal University 

197

Organizational Change 

Unit 14 

Moving/changing  This stage involves a shift in behavior of organizations by modifying system, process, technology and  people. This phase can be explained in terms of compliance,  identification and internalization (Rao  and Hari Krishna 2002). Compliance or force occurs when individuals are forced to change whether  by  reward  or  by  punishment.  Internalization  occurs  when  individuals  are  forced  to  encounter  a  situation  that  calls  for  new  behavior.  Identification  occurs  when  individuals  recognize  one  among  various models provided in the environment that is most suitable to their personality. 

Refreezing  At this stage, actions are taken to sustain the drive for change and to facilitate the institutionalization  process of the change even in a day­to­day routine of the organizations. Here, the desired outcomes  are positively reinforced and extra support is provided to overcome the difficulties.  Action research model  Action research model is another model of planned change. According to this model, planned change  is  a  cyclical  process  in  which  initial  research  about  organizations  provides  the  data  to  guide  the  subsequent action to bring the required changes. It emphasizes on the significance of data collection  and diagnosis prior to action planning and implementation and careful evaluation of the actions. This  model describes change in eight steps:  Problem  identification  It  starts  with  the  identification  of  one  or  a  combination  of  problems  in  the  organization and consequent requirement of bringing change in organizational practices.  Consultation with the expert It is the phase where the organization consults with the experts in the  same  field  to  generate  the  ideas  for  improvement  of  the  situation.  At  this  stage  an  open  and  collaborative atmosphere is intended to be set up.  Data gathering and preliminary diagnosis This stage is usually completed by the expert often with the  organizational  members’  help.  The  four  basic  modes  of  data  gathering  are  interview,  process  observation, questionnaires and organizational performance data.

Sikkim Manipal University 

198 

Organizational Change 

Unit 14 

Feedback  to  key  client  or  group  Because  action  research  is  a  collaborative  activity,  the  diagnostic  data is fed back to the client usually with a group or work team meeting. The consultant provides the  client with all the necessary data.  Joint  diagnosis  of  the  problem  At  this  point,  the  clients  and  the  expert  jointly  decide  whether  they  want to work on the identified problems.  Joint action planning The consultant and the client then jointly decide on the further action. This is the  beginning of the movement process (refer to Lewin’s model). At this stage, specific actions are taken  depending on the culture, technology and the environment of the organization.  Action This stage involves actual change from one organizational state to another. It may  include new methods and procedures, reorganizing structures and work designs, and new  behaviors.  Data gathering after action Since action research is a cyclical process, data must also be gathered  after the action has taken place.  Dimensions of Planned Change 

Though the models of change describe how to implement change, steps of planned change may be  implemented  in  a  variety  of  ways,  depending  on  the  clients’  needs  and  goals,  the  change  agents’  skills  and  values,  and  the  organizational  context.  Planned  change  can  be  contrasted  across  situations on two key dimensions: the magnitude of organizational change and the degree to which  the client system is organized (Cummings and Worley 1997). 

Magnitude of change  Planned  change  can  range  from  incremental  change,  which  involves  minute  alterations  in  the  operations,  to  quantum  change  i.e.  fundamental  change  in  organizational  operations  including  structure, culture, reward system, information processes, etc.

Sikkim Manipal University 

199 

Organizational Change 

Unit 14 

Degree of organization  In  highly  mechanistic  and  bureaucratic  organizational  dimensions,  structure,  job  design,  leadership  styles,  policies  are  too  rigid  and  inflexible.  In  this  type  of  organizations,  communication  is  suppressed,  conflicts  are  avoided  and  employees  are  apathetic.  In  contrast,  flexible  organizations  have loose task definition, communication is fragmented and job responsibilities are ambiguous. In  bureaucratic organizations, change through loosening the control on behaviour is attempted.  Self Assessment Questions 5  1. Lewin (1951) proposed a ___________ step sequential model of change process.  2. Action research model is another model of __________  change.  3. Planned change can range from ____________ change to _________ change.  14.7  Strategies For Change Management 

According  to  Bennis,  Benne  and  Chin  (1969),  four  basic  strategies  can  be  adopted  to  manage  change:  Empirical­Rational  People are rational and will follow their self­interest once a change is revealed to them. Change is  based on the communication of information and the proffering of incentives.  Normative­Re­educative  People  are  social  beings  and  adhere to cultural norms  and  values.  Change  is  based on  redefining  and reinterpreting existing norms and values, and developing people’s commitments to new ones.  Power­Coercive  People  are  basically  compliant  and  will  generally  do  what  they  are  told  or  can  be  made  to  do.  Change is based on the exercise of authority and the imposition of sanctions. According to Nicklos  (2004), there can be a fourth strategy in adapting to changes, i.e. environmental­adaptive.

Sikkim Manipal University 

200 

 Longer time frames argue for  a mix of empirical­rational.  Benne  and  Chin. some of the factors to select an effective change strategy and some tips  to manage change are described as follows. One can adopt a general or what is called a ‘grand  strategy’ but for any given initiative some mix of strategies serves best.  Generally.e.  Self Assessment Questions 6  1.Organizational Change  Unit 14  Environmental­Adaptive  People oppose loss and disruption. Sikkim Manipal University  201  . Weak  resistance or  concurrence argues for a  combination of  empirical­rational  and normative­re­educative strategies.  The time frame­ Short time frames argue for a power­coercive strategy.  The  stakes  ­  High  stakes  also  argue  for  a  mix  of  all  four  strategies  because  when  the  stakes  are  high.  there  can  be  a  ________  strategy  in  adapting  to  changes. there is no single change strategy.  environmental­adaptive.8  Toolkit For Managing Change  According to Nicklos (2004).According  to  Nicklos  (2004). Which of the preceding  strategies to use in your mix of strategies is a decision affected by a number of factors. Some of the  more important ones are:  Degree of resistance ­ Strong resistance argues for a coupling of power­coercive and environmental­  adaptive  strategies.  i.  _______    basic  strategies  can  be  adopted  to  manage  change:  2. normative­re­educative and environmental­adaptive strategy.  Target population ­Large populations argue for a mix of all four strategies. nothing can be left to chance.  According  to  Bennis. Change is based on  building a new organization and gradually transferring people from the old one to the new one. but they adapt readily to new circumstances.  14.

  It is a way of altering an existing organization to increase organizational effectiveness  for achieving its objectives. ______________resistance argues for a coupling of power­coercive and environmental­adaptive  strategies. _________________ populations argue for a mix of all four strategies. such as.  and  Negotiation  and  agreement.  Different  individuals  differ  in  their  attitudes  and  hence.  2. if people  are dependent upon  the organization. Conversely. Some approaches can be taken to reduce the resistance to change. Forces for change are of two types: Internal forces and external forces.  management’s ability to command or demand is limited.  and  environmental  factors. Employees do not know for certain whether the change will bring in better prospects.  business  scenario.  14. If the organization is dependent on its people.  3. Not having the expertise argues for reliance on the power­coercive strategy.9  Summary  Organizational  change  may  be  defined  as  the  adoption  of  a  new  idea  or  a  behavior  by  an  organization.  The  responses  to  change  depend  upon  the employees’  perception about the  change.  This  leads  to  organizational  resistance.  This results into individual resistance.  Employee  participation  and  involvement. change in size of the organization. (Mutual dependency almost always signals  a requirement for some level of negotiation). Short time frames argue for a _____________strategy.  Velocity  of  change  depends  on  the  degree  or  level  of  significance  and  the  status  quo  in  the Sikkim Manipal University  202  .  Self Assessment Questions 8  1.  Dependency ­ This is a classic double­edged sword. performance  gaps  and  employee  needs  and  values.  systematic  and  well  thought  of.  Three  major  reactions  to  change  are:  Anger.  Denial  and  Acceptance.  Organizational  change  is  deliberate.  Internal forces are: change in the top management. their ability to oppose or resist is limited. Change may bring some potential threat to the organizational  power  to  some  people.  the  perceptions  towards  change.  Facilitation  and  support. Education  and  communication.  Resistance  to  change  may  be  of  two  types:  Individual  resistance  and  Organizational resistance.  External  forces  are  technology.Organizational Change  Unit 14  Expertise­  Having  adequate  expertise  at  making  change  argues  for  some  mix  of  the  strategies  outlined above. Change leads to insecurity among the employees because of its unknown  consequences.

  4. Threat  Self Assessment Questions 3  1. Long­term  2.  Terminal questions  1.  3. Stakeholders  3. Social  and political Sikkim Manipal University  203  .  2.  Based on  the toolkit forwarded  by  Nicklos  stated  in  this  chapter.  Lewin  proposed  a  three  steps  sequence  of  “unfreezing.  What are the forces of change? Explain.  2. Economic.  moving  and  refreezing”  as  the  change  process  in  Force  Field  Analysis  Theory. Two major theories of change are  (i) Force field  analysis  theory  and  (ii)  Action  Research  Model.  Answer to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1 Two  2.Empathetic  3.  According to Action Research Model. planned change is a cyclical process in which initial research  about organizations provides the data to guide the subsequent action to bring the required changes  in eight steps. Insecurity  3. Dominant  Self Assessment Questions 4  1.  Explain the different types of resistance to change. Acceptance.  Describe the force field analysis model and action research model. explain how one  can  manage  change. Two  2. political and demographic  Self Assessment Questions  2  1.Organizational Change  Unit 14  organization is challenged with a long­term focus.

8 Sikkim Manipal University  204  .Strong  2. Refer to section 14. Refer to section 14.  quantum  Self Assessment Questions 6  1.Large  3. Fourth  Self Assessment Questions 7  1.6  4.2  2. Refer to section 14. Four  2.Organizational Change  Unit 14  Self Assessment Questions 5  1. Three  2. Power­coercive  Answer to Terminal Questions  1. Planned  3. Incremental. Refer to section 14.3  3.

  teamwork  and  interpersonal relationship (Friedlander and Brown 1974).Organization Development  Unit 15  Unit 15  Structure  15. managed from the top.1  Introduction  Objectives  15. to increase organizational effectiveness and  health  through  planned  interventions  in  the  organizational  processes. primary focus was on human as well as the  process  aspect  of  the  organizations  with  a  view  to  improve  trust.  using  behavioural  science  knowledge.1 Introduction  Organization  development  (OD)  is  a  planned  approach  to  improve  employee  and  organizational  effectiveness by conscious interventions in those processes and structures that have an immediate  bearing on the  human  aspect  of  the organization (Ramanarayan. OD  is  an  organization­wide planned effort.6  Summary  Terminal Questions  Answer to SAQ’s and TQ’s  Organization Development  15.3  History of organization development  Self Assessment Questions 2  15. In the initial phase of the development of OD.  communication. Sikkim Manipal University  205  .  Rao.5  OD interventions  Self Assessment Questions 4  15.  and Singh 1998).4  Process of organization development  Self Assessment Questions 3  15.2  Characteristics of Organization development  Self Assessment Questions 1  15.

  they  may  fail  to  optimize their capabilities due to an inability to recognize their potential or to anticipate and effectively  cope with internal and external crisis.  tend  to  grow  in  predictable  patterns.Organization Development  Unit 15  Learning objectives:  The learning objectives of this unit are as follows:  1. etc.  in  the  ordinary  course  of  events.  Deliberate intervention in the organization­  OD implies deliberate intervention in the ongoing processes of an organization.  Normative approach to organizational change­  OD is a normative process grounded in value­laden assumption of  what constitutes ideal individual  and organizational growth. Sikkim Manipal University  206  .  Behavioural science base ­  It is primarily concerned with improving the organization by focusing on aspects that have a bearing  on  human  and  social  improvement.  History of organization development  3. While all the social  systems. Development implies planning and action to ensure that growth  takes place consistent with values.  Characteristics of Organization development  2. self­actualization.2  Characteristics Of Organization Development  A  number  of  special  characteristics  together  distinguish  organizational  development  from  other  approaches to managing and improving organizational function.  OD interventions  15.  Its  principles  have  been  drawn  largely  from  the  field  of  organizational behavior and social sciences. Development for the OD practitioners means the movement of individuals  and organizations in certain directions consistent with democratic and humanistic values and ideals  such as autonomy.

Organization Development 

Unit 15 

Normative deductive strategy –  It is based on the assumptions that the social norms are one of the strong reinforcers of  behaviour  (Chin  and  Benne  1976).  The  culture  of  the  organization  is  affected  by  those  norms  and  hence,  to  change  the  existing  organizational  culture  prevalent  norms  have  to  be  reduced,  modified  and  replaced  by  more  effective  ones.  This  approach  talks  about  the  change  in  the  organization,  which  looks forward to a long­term improvement through internalization of new norms of behavior.  Systems approach to change­  Leavitt  (1972)  has  viewed  an  organization  as  a  social  system  consisting  of  different  sub­systems  such  as  task,  structure,  technology  and  human  resource,  interlinked  by  various  processes.  Any  change in one part or process has implications for other parts or processes relevant to the system.  OD techniques are used to change or modify the processes to change the system consequently.  Using action­research model –  Action­research model is a “data based, problem solving model that replicated the steps involved in  the scientific method of inquiry” (French and Bell 1991). OD, using this model, involves a systematic  process of diagonising organizational problems through data collection and analysis, feeding the data  back to the organizational client group, discussing the findings, planning collaborative action and  implementing proposed solutions.  Use of external consultant­  Here, the assumption in OD is that the presence of a qualified behavioural scientist as an external  consultant can help the process of OD in the following manner: · · The specialized knowledge of that consultant becomes available to the organization. The  consultant,  as  a  neutral  outsider,  is  likely  to  face  lesser  resistance  during  the  process  of  change. · He is less likely to have a personal stake in implementation of proposed change.

Sikkim Manipal University 

207 

Organization Development 

Unit 15 

Self Assessment Questions 1  1.  OD implies ____________________ intervention in the ongoing processes of an organization  2.  It is based on the assumptions that the social norms are one of the strong ________________ of  behaviour  3.  Leavitt (1972) has viewed an organization as a ___________system  15.3  History Of Organization Development  The concept of OD has emerged from four stems. They are described below:  Laboratory training background  This  is  popularly  known  as  T­group  or  Sensitivity  Training  conducted  in  the  National  Training  Laboratory (NTL). Kurt Lewin was the pioneer of this research. In this training, a small unstructured  group  of  participants,  unknown  to  each  other,  learnt  about  issues  such  as  interpersonal  relations,  personal  growth,  leadership  and  group  dynamics  from  their  own  interactions.  The  experiment  concluded: · · Feedback about group interaction was a rich learning experience. The process of group­building had potential for learning that could be transferred to back­home  situation.  Action­research/survey­feedback background  It  was  observed  that  a  collaborative  effort  between  the  organizational  members  and  the  scientists  was required to gather data about an organization’s functioning to analyze the causes of problems,  and to devise and implement solutions. Further work in this area was conducted by Likert (1967) and  Mann  (1962).  Data  was  required  to  assess  the  degree  of  effectiveness  of  those  solutions.  This  approach, today, is as one of the most important methods for OD interventions in organizations. 

Participative management background
Sikkim Manipal University 

208 

Organization Development 

Unit 15 

Following  the beliefs proposed by  the  two  stems  discussed  earlier,  Likert  (1967) proposed  another  framework  to  enhance  organizational  effectiveness.  This  framework  proposed  organizations  as  having one of the four types of management systems:

·

Exploitive  authoritative  system  (system  1)  which  exhibits  an  autocratic  top­down  approach  to  leadership.

· ·

Benevolent authoritative system (system 2) which is more paternalistic than system 1. Consultative system (system 3) which is characterized by increased employee interaction, open  communication and decision­making.

·

Participative group (system 4) which nurtures high degree of employee involvement, participation  and open work culture. 

Using  system  management,  through  a  survey­feedback  process,  Likert  experimented  with  several  interventions. The open culture and employee involvement facilitated the implementation process of  the solutions provided for the problems.  Quality of work life (QWL) background  Based on the research of Eric Trist et al. at the Tavistcock Institute of Human Relations in London,  this  approach  looked  both  at  technical  and  human  sides  of  organizations  and  how  they  are  interrelated.  QWL programs, in general, require joint participation by union and management in the  process  of  work­designing,  which  consequently  result  into  high  level  of  task  variety,  appropriate  feedback  and  employee  discretion.  The  most  distinguishing  feature  of  QWL  program  is  the  development of self­managing work groups which consist of multi­skilled workers.  Self Assessment Questions 2  1.  Laboratory training is popularly known as __________ training.  2.  Exploitive authoritative system exhibits an autocratic ______________ approach to leadership.  3.  The  most  distinguishing  feature  of  QWL  program  is  the  development  of  __________________  work groups which consist of multi­skilled workers.

Sikkim Manipal University 

209 

Organization Development 

Unit 15 

15.4  Process Of Organization Development 

A typical OD process can be divided into the following phases:  Problem identification: The first step in OD process involves understanding and identification of the  existing  and  potential  problems  in  the  organization.  The  awareness  of  the  problem  includes  knowledge  of  the  possible  organizational  problems  of  growth,  human  satisfaction,  the  usage  of  human resource and organizational effectiveness.  Data  collection:  Having  understood  the  exact  problem  in  this  phase,  the  relevant  data  is  collected  through personal interviews, observations and questionnaires.  Diagnosis: OD efforts begin with diagnosis of the current situation. Usually, it is not limited to a single  problem.  Rather  a  number  of  factors  like  attitudes,  assumptions,  available  resources  and  management  practice  are  taken  into  account  in  this  phase.  According  to  Rao  and  Hari  Krishna  (2002), four steps in organizational diagnosis can be identified:  Structural analysis: Determines how the different parts of the organization are functioning in terms of  laid down goals.  Processes analysis: Process implies the manner in which events take place in a sequence. It refers  to the pattern of decision­making, communication, group dynamics and conflict management patterns  within organizations to help in the process of attainment of organizational goals.  Function  analysis:  This  includes  strategic  variables,  performance  variables,  results,  achievements  and final outcomes.  Domain analysis: Domain refers to the area of the organization for organizational diagnosis.  Planning  and  implementation:  After  diagnosing  the  problem,  the  next  phase  of  OD,  with  the  OD  interventions, involves the planning and implementation part of the change process.

Sikkim Manipal University 

210 

  Feedback  is  a  process of relaying evaluations to the client group by means of specific report or interaction.  T­groups  T­groups  are  designed  to  provide  members  with  experiential  learning  about  group  dynamics.5  OD Interventions  OD intervention refers to an activity that is carried on in an organization with the help of an internal or  external  OD  consultant  for  achieving  a  given  goal  or  objective  (Prasad  1970).  Self assessment questions 3  1. After critiquing others and being critiqued.  OD  interventions can be categorized as under: · · · · Human process interventions Techno­structural interventions Human resource interventions Strategic interventions  Human Process Interventions  These  interventions  are  aimed at  the  social processes occurring  within  organizations.  The  basic  T­group  training  or  sensitivity  training  is  to  change  the  standards.  leadership  and  interpersonal  relationships.Organization Development  Unit 15  Evaluation  and  feedback:  Any  OD  activity  is  incomplete  without  proper  feedback.  Some of  the  important human process interventions are discussed below.  The __________ step in OD process involves understanding and identification of the existing and  potential problems in the organization.  Broadly.  The  objectives of T­group training are: Sikkim Manipal University  211  . which in turn tries to find a solution.  Any OD activity is incomplete without proper _____________. attitudes and  behavior of individuals by  using psychological techniques  and  programs.  doubt  is  introduced  into  the  mind  of  each  individual  as  to  whose  standards  are  really  proper.  15. Sensitivity training involves group confession where the individual’s problems become the  problems of the group.  2.

The use of leadership and authority. The ways in which the group solves problems and makes decisions. Conflicts can arise from two sources: · · Substantive issues like work methods.  lack of innovation and initiation.  perceptions  among  group members.  It  also  helps  group  members  to  develop  a  higher  level  of  motivation  to  carry  out  the  group  decisions  by  overcoming  specific  problems  like  apathy.  increasing complaints within the group. increasing complaints from those outside the group about the quality. Increased ability to transfer learning into action. low participation in meetings.  general  lack  of  interest  among  members. The development and growth of group norms.  Team building  It is an effective approach to develop and nurture a team culture in an organization. Sikkim Manipal University  212 . pay rates and conditions of employment.  Process consultation  It  has  been  defined  as  a  set  of  activities  on  the  part  of  the  consultant  that  helped  the  client  to  perceive.  understand  and  act  upon  the  process  of  events  that  occur  in  the  client’s  environment  in  order to improve the situation as defined by the client (Schein 1987: 11).Organization Development  Unit 15  · Increased understanding. insight and self­awareness about one’s own and others’ behavior and  its impact on self and others. which helps the  group  members  to  enhance  their  interpersonal  and  problem­solving  skills.  loss  of  productivity. The functional roles of group members. Interpersonal  issues  such  as  differences  in  personality.  task  orientations.  It deals primarily with five important group processes: · · · · · Communication. · · Increased diagnostic skills. completion over scarce resources. · Better understanding about the group and inter­group processes (facilitating and inhibiting group  function).  Third party interventions  It focuses on interpersonal or inter­group conflicts. confusion about assignments.

The length of time the team has been working together. Groups involving people with common organizational goals.Organization Development  Unit 15  timeliness. but whose collective purpose is  to achieve task they can achieve as individuals.  the  alternative  methods  of  organizing  work activities and integrating people in a better way. Temporary group formed to perform a specific.  the  organizations are forced to move away traditional bureaucratic structures (functional. This  involves  streamlining  of  workflows  through  structural  adjustments  by  breaking  down  functional  barriers. The permanence of the teams. dealing with setting performance goals for groups and Sikkim Manipal University  213  . manager/executive.  Depending on the types of teams. etc.  the  techno­structural  interventions  help  the  organizations  in  structural  redesigning  aiming  at  reorganizing  organizational  structure. for example.  Techno­structural Interventions  Due  to  increasing  global  competition  and  rapid  technological  and  environmental  changes. The team’s willingness to look at the way in which it operates. self contained  and matrix structure) to more flexible structures (process­based and network­based structures). one­time task. Groups consisting of people whose work roles are interdependent.  Human Resource Interventions  These are concerned with methods of managing people in a more effective and efficient way  while  ushering  in  the  change  process  in an organization.  These  interventions are  traditionally  associated  with the human resource management function and are increasingly becoming an integral part of the  change management activities. This intervention can be used for the following  types of teams: · · · · · Groups reporting to the same supervisor. effectiveness of services and products. there are a number of factors that affect the outcome of  a specific team­building activity: · · · · The length of time allocated to the activity. Groups whose members have no formal links in the organization.  In  this  context.

  especially  at  the  outset. Motivation for change  The motivation for change emerges from pressures. Data collection.  The  basic  philosophy  of  this  approach  lies  in  developing  core  competencies  or  getting  access  to  larger  market  share  and  technology.Organization Development  Unit 15  individuals.  Activities  such  as  career  planning. problem identification and diagnosis  Throughout  the  OD  programme. the diagnosis of problem is transformed into a proper action plan. Thus.  managing work­force diversity.  2. These generally adopt the top­down management of change approach and require a  thorough  and  in­depth  environmental  scanning  and  awareness. external or internal.  Strategic Interventions  These interventions focus on organizing the resources of the organization to gain a competitive edge  in the market. managing employee wellness also come under this category.  3.  the  thrust  in  this  process  is  mainly  on  identifying  the  external  sources  of  change  and  developing  internal capabilities to address them. Planning strategy for change  At this stage. self­renewal and learning. through alliances with other organizations possessing  the  same.  interventions  such  as organizational  culture  change  programme  and  organizational  learning  helps  organizations  to  gain  the  internal  capacity  to  institute  their  change  management process successfully through continuous awareness.  performance  appraisal  and  reward  management. Sikkim Manipal University  214  .  top  management. Specific goals are set  and the specific approaches for attaining these goals are also specified sequentially. hitherto absent in the organization.  surveys  and  meetings.  On  the  other  hand.  these  activities  should  be  acted  upon  through  interviews.  Both.  other  organizational  members  and OD specialist take active part in these activities.  Abad Ahmed (1972) has proposed six steps in an OD process:  1. felt by the top management  or the new strategic decisions of top management.

  6. Reinforcement and follow­up  A possibility of regression to the earlier behavioural pattern does exist if adequate care is not taken to  adapt  mechanisms for  reinforcement  and follow­up of the  planned  change.  project teams and temporary systems in the organization can be created to perform the responsibility  to implement and monitor the plans defined in the OD programme. appraisal of the change efforts. However.  the  role  of  an  OD  consultant  is  of  a  guru  (teacher)  who  needs  to  possess  the  knowledge.  generally face the following difficulties (Dwivedi 2001):  The  perception  of  the  entrepreneurs  about  OD  The  owners  of  the  organization.  pre and post­intervention assessments are some of the methods to get the feedback in this regard. Monitoring and evaluation  A  need for  careful  monitoring  to  get feedback  regarding  the effectiveness of the OD  programme  is  always felt. Intervening in the system  It aims to resolve difficulties. process consultation and  other laboratory methods. and/or the top management take active part in  the process. Some examples of these interventions are: job enlargement.Organization Development  Unit 15  4. comparative analysis of control groups. Establishing task force.  They  also  feel  uncomfortable  in  discussing  about  their  operational  methods with their managers or consultants. Moreover. they generally do not trust consultants fully. which have been discussed earlier in this chapter.  OD  consultants. Here the OD specialists. Sikkim Manipal University  215  .  in  Indian  organizations.  in  India.  it  has  to be  remembered  that  effective  implementation  of  the advices  are  sole  responsibility  of  the  client.  5. The consultant intends to advise the client to take appropriate actions. he may advise the client (organization) to implement certain changes. In this respect.  Role of OD Consultant  According  to  Maheswari  (1979). remove hurdles and give momentum to increase the effectiveness of the  organization (Dwivedi 2001).  On  the  basis of his wisdom.  wisdom  and  sensitivity  vis­à­vis  the  problems  of  an  organization. convinces the client for  the  required  changes  and  helps  it  to  modify  the  mindset.  feel  threatened  that  their  power  would  be  reduced  if  the  OD  interventions  are applied. and  it  would  be  difficult  to  discipline  people.

Organization Development  Unit 15  Role of the OD consultants There is confusion about the role of the OD consultant.  using  behavioral  science  knowledge.  Any  change  in  one  part  or  process has implications for other parts or processes relevant to the system.  Abad Ahmed has proposed ___________ steps in an OD process.  Normative  approach  to  organizational  change  is  a  normative  process  grounded  in  value­laden  assumption  of  what  constitutes  ideal  individual  and  organizational  growth.  planning  collaborative  action and  implementing  proposed  solutions. to increase organizational effectiveness and  health  through  planned  interventions  in  the  organizational  processes. Normative deductive strategy is based on the assumptions  that  the  social  norms  are  one  of  the  strong  reinforcers  of  behavior. using this model.  discussing  the findings.  Leavitt  (1972)  has  viewed  an  organization  as  a  social  system  consisting  of  different  sub­systems  such  as  task. A number of special characteristics together distinguish organizational development from  other  approaches  to  managing  and  improving  organizational  function. It is commonly  believed that the role of the OD consultant is to diagnose all organizational problems. Action­research model  is a “data based.  T­groups are designed to provide members with _________ learning about group dynamics.  15. problem solving model that replicated the steps involved in the scientific method of  inquiry” (French and Bell 1991).  Self Assessment Questions  4  1.  Behavioral  science  base  approach is primarily concerned with improving the organization by focusing on aspects that have a  bearing  on  human  and  social  improvement. OD.  technology  and  human  resource.  2.  structure. managed from the top. OD  is  an  organization­wide planned effort. involves a systematic process of diagonising  organizational  problems  through  data  collection  and  analysis. suggest proper  solutions. put these all in a report and leave it to the anagement to take actions on it.  Rao. 6  Summary  Organization  development  (OD)  is  a  planned  approach  to  improve  employee  and  organizational  effectiveness by conscious interventions in those processes and structures that have an immediate  bearing on the  human  aspect  of  the organization (Ramanarayan.  Deliberate  intervention  in  the  organization  implies  deliberate  intervention  in  the ongoing processes of an organization.  and Singh 1998).  feeding  the  data  back  to  the  organizational  client  group.  The  concept  of  OD  has  emerged  from  four  stems:  (i)  Laboratory  training Sikkim Manipal University  216  .  interlinked  by  various  processes.

 Broadly. Domain analysis. such as. Top­down  3.  Describe a typical OD process. Effective implementations of the advices  are  sole  responsibility  of  the  client. Social  Self Assessment Questions 2  1. Data collection. OD  interventions can be categorized as  Human process interventions.  (ii)  Action­research/survey­feedback  background.  What do you mean by T­group training? Briefly explain Likert’s framework.  The  consultant  intends  to  advise  the  client  to  take  appropriate  actions. Planning and implementation.  Problem identification. Techno­structural interventions.  What is OD? Discuss the characteristics of OD. Self­managing  Self Assessment Questions 3  1. First  2.  2.  3. Feedback Sikkim Manipal University  217  . T­group  2.  convinces  the  client  for  the  required  changes  and  helps  it  to  modify  the  mindset. Diagnosis.  (iii)  Participative  management.Organization Development  Unit 15  background. generally face the following difficulties (Dwivedi 2001). Function  analysis. and Evaluation and feedback. A typical OD process can be divided into phases.  Human resource interventions. and Strategic interventions. Structural analysis.  OD  consultants.  and  (iv) Quality of work life (QWL) approach. Processes analysis.  Answers to Self Assessment Questions  Self Assessment Questions 1  1. in Indian organizations.  Terminal Questions  1. Reinforcers  3. Deliberate  2.

1 and 15. Six  Answers to Terminal Questions  1. Experiential  2. Refer section 15. Refer section 15. Refer section 15.3  3.4 Sikkim Manipal University  218  .2  2.Organization Development  Unit 15  Self Assessment Questions 4  1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful