Anexo 1

ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS
| Módulo Completo – Profa. Giovanna Carranza

OS: 0175/7/17-Gil OS: 0175/7/17-gil
ARQUIVOLOGIA
PARA CONCURSOS
MÓDULO COMPLETO
Profa. Giovanna Carranza
MPU
CURSO PRIME – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2222 1
OS: 0175/7/17-Gil
CONCURSO:
ASSUNTO: ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO Como exemplo de documento, temos a carta, a

música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc.
1. A Arquivologia, também conhecida como Todos esses documentos trazem uma informação
Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos registrada em um suporte material: o papel, o
arquivos e seus documentos. Então cabe à plástico, a película, etc.
Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e
técnicas a serem observados na produção,
organização, guarda, preservação e utilização dos  MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS
arquivos e seus documentos: suas atividades, seus
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, Documento é toda informação registrada em
tudo o que se refere aos depósitos de documentos suporte material, suscetível de ser utilizado para
funcionais. consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam
fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o homem numa determinada época ou lugar.
seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo”
é um termo polissêmico, com quatro significados. Documentos de arquivo são todos os que,
produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou
São eles: jurídica, pública ou privada, no exercício de suas
1º - Conjunto de documentos produzidos ou atividades, constituem elementos de prova ou de
informação. Formam um conjunto orgânico,
recebidos por uma entidade no decorrer de suas
refletindo as atividades e se vinculam expressando os
funções;
atos de seus produtores pelos quais são produzidos,
2º - Móvel destinado à guarda desses determinando a sua condição de documento de
documentos (armário, estante, etc.); arquivo e não a natureza do suporte ou formato.
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) Contudo, não basta que seja documento para
destinado à guarda de documentos; pertencer ao arquivo. Para que um documento possa
compor um arquivo, ainda é necessário outro
4º - Unidade administrativa, prevista em elemento: que tenha sido resultado, consequência de
organograma institucional, com a responsabilidade de uma ação referente à atividade da instituição. É o que
gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos):
divisão de arquivo, etc.). “Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou
O Documento, em seu conceito mais básico, é a jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES”.
informação registrada em um suporte. Então, para
termos um documento, são necessários dois Por exemplo: considere uma empresa que
elementos: tenha adquirido uma assinatura de uma revista
mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista.
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de
ideia que se deseja transmitir. arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por
Suporte: é o material físico onde está registrada executar uma atividade administrativa.
a informação. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem o pagamento da assinatura será documento de
simples: arquivo, pois é consequência de uma atividade
administrativa da empresa, que seria a aquisição de
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO periódico.
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Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o  Ostensivo - A classificação de ostensivo ou

documento de arquivo deve ser capaz de provar, ordinário é dada aos documentos cuja divulgação
testemunhar que a referida atividade realmente não prejudica a administração.
aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse
da revista que a empresa pode provar que possui uma  Sigilosos - os documentos que, por sua natureza,
assinatura mensal, mas o comprovante de devam ser de conhecimento restrito e, portanto,
pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é requeiram medidas especiais de salvaguarda para
que fará isso. sua custódia e divulgação.
Os documentos de um arquivo apresentam

características, conteúdo e formas diferentes; são
Graus de sigilo
classificados em dois grupos:
Sobre o assunto, devemos considerar a recente
Lei de Acesso à
1.1 Quanto ao gênero
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que
Os documentos podem ser definidos segundo o entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº
aspecto de sua representação nos diferentes 4.553/02, que trata dos documentos e material de
suportes: caráter sigiloso para a Administração Pública. As
normas citadas atribuem graus de sigilo, sua
 Textuais: são os documentos manuscritos, classificação e o período pelo qual o documento dever
datilografados/digitados ou impressos; permanecer sigiloso.
 Cartográficos: são os documentos em formatos e Segundo a necessidade do sigilo e quanto à

dimensões variáveis, contendo representações extensão do meio em que pode circular, são quatro os
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. graus de sigilo e as suas correspondentes categorias,
em ordem do maior para o menor grau de sigilo:
 Iconográficos: são os documentos em suportes
sintéticos, em papel emulsionado ou não,  ultrassecreto;
contendo imagens estáticas.
 secreto;
 Filmográficos: são os documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem  confidencial;
(types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
 reservado.
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens
em movimento.
 Sonoros: são os documentos com dimensões e A classificação de ultrassecreto é dada aos

rotações variáveis, contendo registros assuntos que requeiram excepcional grau de
fonográficos. segurança e cujo teor ou características só devam ser
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao
 Micrográficos: são os documentos em suporte
seu estudo ou manuseio.
fílmico resultante da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas São assuntos normalmente classificados como
específicas. ultrassecretos aqueles da política governamental de
alto nível e segredos de Estado.
 Informáticos: são os documentos produzidos,
tratados e armazenados em computador. Consideram-se secretos os assuntos que
requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou
características podem ser do conhecimento de
1.2 Quanto à natureza do assunto pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao
estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles
Quando se considera a natureza do assunto tomar conhecimento, funcionalmente.
tratado em um documento, pode ser:
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São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares;
planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de
países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não
tenham recebido classificação inferior.
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros
cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas
importantes para a segurança nacional.
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa
classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução;
cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.
Seguem as tabelas de classificação:
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, Então caso a questão dê margem à dupla
apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a
vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado legislação, será objeto de recurso de muitos
e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei candidatos.
tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que
fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo
classificação e período de tempo do Decreto, tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em
considerem a primeira tabela; caso se refira à provas de atualidades ou discursivas.
classificação e período de tempo segundo a Lei,
considerem a segunda tabela.
2. ARQUIVO
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a
possibilidade de prorrogação dos prazos, como o 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Decreto; Prevê apenas sua redução.
Uma visão moderna de conceito de arquivos,
segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos:
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Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente da história”. Destaca ainda que a “função básica do
produzidos e recebidos por um governo, organização arquivo é tornar disponível as informações contidas
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e no acervo documental sob sua guarda”.
conservados por si e seus sucessores para efeitos
futuros.
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se 2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

arquivos os conjuntos de documentos produzidos e
Os homens quando passaram a um estágio de
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
vida social mais organizados compreenderam o valor
público e entidades privadas, em decorrência do
dos documentos e começaram a reunir, conservar e
exercício de atividades específicas, bem como por
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito,
pessoa física, qualquer que seja o suporte da
o resumo de suas atividades políticas, sociais,
informação ou a natureza dos documentos.
econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas
particulares. Assim surgiram os arquivos destinados
não só à guarda dos tesouros culturais da época mas
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS também com a finalidade de proteger a integridade
dos documentos que atestavam a legalidade de seus
Podemos destacar como finalidades do arquivo: patrimônios, bem como daqueles que contavam a
história de sua grandeza.
1 – Guarda dos documentos que circulam na
instituição, utilizando para isso técnicas que permitam Em uma empresa, as informações existentes
um arquivamento ordenado e eficiente; devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo
tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a
2 – Garantir a preservação dos documentos,
sua manipulação para decidir o que fazer no
utilizando formas adequadas de acondicionamento,
momento exato. Tudo isso só pode acontecer se
levando em consideração temperatura, umidade e
existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico
demais aspectos que possam danificar os mesmos;
ou automatizado, com objetivo de fornecer
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e informações vitais para a manutenção das
desarquivamento de documentos pelos diversos necessidades empresariais ou de quaisquer outras.
setores da instituição, de forma a atender
rapidamente à demanda pelas informações ali
depositadas. 2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Para alcançar estes objetivos é necessário que o A posição em que são dispostos fichas e
arquivo disponha dos seguintes requisitos: documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os
tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.
a. contar com pessoal qualificado e em número
suficiente;  Horizontal – os documentos ou fichas são
colocados uns sobre os outros e arquivados em
b. estar instalado em local apropriado;
caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente
c. dispor de instalações e materiais adequados; utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem
como nos arquivos permanentes. Seu uso é,
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez
fundamentados na teoria arquivística moderna; que para se consultar qualquer documentos é
necessário retirar os que se encontram sobre ele, o
e. contar com normas de funcionamento; que dificulta a localização da informação.
f. contar com dirigente qualificado,  Vertical – os documentos ou fichas são dispostos
preferencialmente formado em arquivologia. uns atrás dos outros, permitindo sua rápida
consulta, sem necessidade de manipular ou
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade
remover outros documentos ou fichas.
dos arquivos é servir a administração, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento
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Órgãos de Documentação Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões,
dependendo de sua especialização. Por serem
Arquivo objetos, são classificados como tridimensionais.
O arquivo guarda documentos com finalidades Estes são os quatro órgãos de documentação
funcionais. Os documentos de arquivo são que aparecem em provas de concursos. Ao dar
ACUMULADOS de forma orgânica e natural, atenção aos termos destacados, o candidato poderá
geralmente em exemplar único ou limitado número facilmente diferenciar estes órgãos e não errar
de cópias ou vias. Os documentos que tratam do questões.
mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos
como um conjunto, e não como peças isoladas. Por
isso o documento de arquivo possui muito mais valor
quando inserido em seu conjunto do que fora dele 3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
(caráter orgânico). Os documentos são unidos pela
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos
sua origem ou proveniência (princípio que
são estudados, eles podem ser classificados segundo:
estudaremos mais adiante), tem como principal
suporte utilizado o papel e principal gênero o textual  as entidades mantenedoras (públicos ou privados);
(também estudaremos mais adiante). O arquivo é
órgão receptor e seu público são os administradores  a natureza dos documentos (especial ou
(ou quem tenha produzido seus documentos) e especializado);
pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.
 aos estágios de sua evolução (corrente,
intermediário e permanente);
Biblioteca  à extensão de sua atuação (setorial e central).
A biblioteca conserva documentos com

finalidades educativas e culturais.
Classificação quanto à entidade mantenedora:
Seus documentos são obtidos por compra, quanto à entidade mantenedora os arquivos podem
doação ou permuta de diversas fontes, e tratados ser públicos ou privados.
como peças isoladas. Esses documentos existem em
vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, Os arquivos públicos são aqueles produzidos
em sua maior parte, são impressos. Os documentos por documentos de caráter público. São de
da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão para consulta por parte dos cidadãos, exceto os
comuns. Sua função é instruir e educar. documentos de caráter sigilosos.
Os arquivos privados são aqueles mantidos por

pessoas físicas ou por instituições de caráter privado.
Centro de Documentação / Informação São documentos que dizem respeito a suas atividades
particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua
O centro de documentação ou de informação disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo,
agrupa qualquer tipo de documento de qualquer existe a possibilidade de esses arquivos serem
fonte, sendo necessária uma especialização para que declarados de interesse público, por meio de decreto
funcionem de forma eficiente. Seus documentos são presidencial através de parecer favorável do CONARQ.
geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de
(bases de dados). Sua finalidade é simplesmente zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do
informar. Estado.
Existe ainda outra classificação, atribuída pela

autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos
Museu
podem ser: públicos, comerciais, institucionais e
O museu é órgão de interesse público, guarda pessoais ou familiares.
documentos com finalidades de informar e entreter.
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Públicos: mantidos por instituições de caráter separado por filial, por setor de atuação (Depto.
público. Financeiro, de RH, Compras, etc).
Comerciais: mantidos por instituições com fins Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que
lucrativos. guardam todos os documentos de uma entidade em
um só lugar. É utilizado principalmente por empresas
e órgãos de médio e pequeno porte, ou por
instituições de estrutura administrativa simples
Institucionais: mantidos por instituições sem
(poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um
fins lucrativos.
local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas arquivo de uma empresa que funcione em apenas um
ou famílias. edifício, um órgão pequeno, um consultório medico,
etc.
É importante ressaltar que esta classificação se

Então, quanto à entidade mantenedora, os aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes
arquivos classificam-se em públicos ou privados. podem ser divididos em setorial ou geral.
Quando mencionar a autora acima, classificam-se me
públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os
familiares. documentos são classificados de acordo com seu
aspecto formal (aparência que assume de acordo com
as informações) e sua função (o objetivo para o qual o
documento foi produzido).
Classificação segundo a natureza dos Documentos
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial apresenta as informações de forma que se possa
aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos identificá-lo como contrato: possui identificação das
diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O
ou de suportes específicos – documentos em CD, contrato então é uma espécie documental
documentos em DVD, documentos em microfilme – e (considerando o aspecto formal).
que, por esta razão, merece tratamento especial não
apenas no que se refere ao seu armazenamento, Para saber a tipologia documental, ou
como também ao registro, acondicionamento, simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso
controle, conservação etc. do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de
imóvel. Então a função do contrato é realizar um
Arquivo especializado - Aquele que guarda acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o
documentos de determinado assunto específico, contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia
independentemente da forma física que apresentam, pode ser aplicada a vários outros documentos.
como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos
jornalísticos e os arquivos de engenharia. Vejamos alguns exemplos:
Classificação quanto à extensão de atuação:  Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento

quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem (tipo)
ser setoriais ou centrais (ou gerais).
 Declaração (espécie) / Declaração de bens
Os arquivos setoriais são aqueles que estão (tipo)
localizados próximos aos seus produtores. Esse
arquivo guarda os documentos próximos aos  Relação (espécie) / Relação de bens
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua patrimoniais (tipo)
localização e utilização. Encontram-se principalmente
em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou
de estrutura administrativa complexa (vários É muito importante também conhecer dois
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o outros conceitos: formato e forma.
arquivo de uma rede de supermercados pode ser
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O formato é a configuração física que o suporte 3. Arquivo de terceira idade ou permanente,

assume. constituído de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
Ex: suporte conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc.
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os
arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitiva”
A forma é o estágio de preparação do
documento, o seu estado de produção atual. Ex: Estas fases são complementares, pois os
rascunho, minuta, original e cópia. documentos podem passar de uma fase para outra, e
para cada uma corresponde uma maneira diferente
de conservar e tratar os documentos e,
consequentemente, uma organização adequada, ou
Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três
substituídas por unidades mais adequadas ao
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar
funcionamento da fase intermediária, que, por sua
os estágios ou fases por que passam os documentos
vez, adotara acondicionamento diferente da fase
dentro da instituição. Este é com certeza o assunto
permanente.
mais presente em provas de concursos públicos,
destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que Para entender o funcionamento do ciclo vital,
exige do candidato o entendimento de como esta torna-se necessário compreender alguns termos
teoria é aplicada na prática. técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de
guarda e destinação final dos documentos.
Essas fases são definidas por Jean-Jacques
Valette (1973) como as três idades dos arquivos:
corrente, intermediária e permanente, e são assim
descritas: Valoração dos Documentos
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, Basicamente, o documento é guardado pela

constituído de documentos em curso ou instituição enquanto o mesmo possuir valor para a
consultados frequentemente, conservados nos mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará
escritórios ou nas repartições que os receberam e em uma das seguintes formas: administrativo ou
os produziram ou em dependências próximas de histórico.
fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se
que, nesta fase, os documentos tramitam bastante Valor administrativo: O valor administrativo,
de um setor para outro, ou seja, podem ser também chamado de primário, refere-se ao valor que
emprestados a outros setores para atingirem a o documento apresenta para o funcionamento da
finalidade para a qual foram criados . instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado
(todo documento nasce com um objetivo
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, administrativo) e por isso está presente em todo
constituído de documentos que deixaram de ser documento quando de sua criação. É um valor
frequentemente consultados, mas cujos órgãos temporário, ou seja, todo documento, em
que os receberam e os produziram podem ainda determinado momento de sua existência, perderá seu
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou valor administrativo, quando atingir todas as
retomar um problema novamente focalizado. Não finalidades que se possam esperar do mesmo para o
há necessidade de serem conservados próximos funcionamento da instituição. Este valor também é
aos escritórios. A permanência dos documentos chamado, por alguns autores, de valor funcional, em
nesses arquivos é transitória. São por isso também virtude de suas características.
chamados de limbo ou purgatório, sendo estes
termos adotados na Grã-Bretanha para designar Valor histórico: O valor histórico, também
esta fase. chamado de secundário, refere-se à possibilidade de
uso dos documentos para fins diferentes daqueles
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para os quais foram originariamente criados, quando ocorrerá no momento em que o mesmo tenha
passa a ser considerado fonte de pesquisa e perdido seu valor administrativo. A destinação final
informação para terceiros e para a própria do documento poderá ser: eliminação ou guarda
administração. O documento, após perder seu valor permanente.
administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo,  Eliminação: quando o documento não tiver valor
ou seja, o documento jamais o perderá. histórico;
Enquanto o documento tiver valor  Guarda permanente: quando o documento tiver

administrativo (primário), ele será arquivado, em uma valor histórico.
instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases
É natural que o candidato, a essa altura, ciente
correntes ou intermediária. Quando perde o valor
de tais informações, se pergunte:
administrativo, o documento pode ser eliminado,
desde que não adquira valor histórico (secundário), - Quanto tempo um documento deverá
ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir permanecer na fase corrente?
este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo,
podemos concluir que o documento histórico, - Quando o documento sairá da fase corrente
também chamado de documento permanente ou para a fase intermediária?
documento de 3a idade, jamais será eliminado ou
destruído. - Como saber se o documento tem ou não valor
histórico?
Prazo de Guarda dos Documentos
Tabela de temporalidade
Prazo de guarda é o período em que o
documento deve ser mantido nos arquivos correntes É o instrumento resultante da etapa de
e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à Avaliação dos documentos e que determina o prazo
determinação do valor do documento, de acordo com de guarda dos documentos nas fases corrente e
os seguintes fatores: intermediária (período em que o mesmo será
guardado nestas fases), bem como sua destinação
 frequência de uso das informações contidas nos final (eliminação ou recolhimento para guarda
documentos; permanente). A Tabela de Temporalidade será
 existência de leis ou decretos que regulem a elaborada por uma Comissão chamada de Comissão
prescrição legal de documentos (prazos Permanente de Avaliação de Documentos ou
prescricionais); Comissão de Análise de documentos e será aprovada
 existência de outras fontes com as mesmas por autoridade do órgão para que possa ser aplicada
informações (documentos recapitulativos); na instituição.
 necessidade de guarda dos documentos por
precaução, em virtude das práticas administrativas Cada instituição criará a sua tabela, que deverá
(prazos precaucionais). contemplar o conjunto de documentos existentes na
mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de
O período em que o documento deverá ficar Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões
arquivado na fase corrente será chamado, deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada
naturalmente, o período definido para o mesmo na documento terá seu próprio prazo para as fases
fase intermediária será o prazo de guarda na fase correntes e intermediária, bem como a destinação
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não final (eliminação ou recolhimento para guarda
houver explicitação de fase será, portanto, a soma das permanente). Portanto, não há prazo de guarda
duas fases em questão. padrão nem máximo para os documentos nas fases
corrente e intermediária; cada documento terá seu
próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela
Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.
Destinação final dos Documentos
Todo documento, ao término de seu ciclo vital,

deverá ser encaminhado à sua destinação final, que
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Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:
Os prazos acima variarão de acordo com o 4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE

documento, podendo haver documentos com maior ARQUIVOS CORRENTES
ou menor prazo de guarda nas fases corrente e
intermediária, bem como documentos destinados à Para administrar arquivos correntes é
eliminação e à guarda permanente. Em geral, necessária a utilização de uma metodologia para o fim
documentos que demonstram a origem da instituição, de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a
bem como a forma como esta funciona (normas, guarda, o descarte ou a preservação dos documentos,
regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão visando alcançar a recuperação da informação e a
preservados na fase permanente. disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas
administrativas e operacionais como a coordenação
de pessoal, espaço físico e equipamento (material
permanente e de consumo).
Informações importantes
Os arquivos correntes correspondem às
1) Todo documento será criado na fase atividades de recebimento, registro, distribuição,
corrente; movimentação e expedição dos documentos
correntes, por suas atividades encontra-se na
2) A fase corrente será composta pelos arquivos
estrutura organizacional das instituições a designação
setoriais, localizados nos próprios setores que
de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e
produzem os documentos, e pelo arquivo central,
Comunicação ou outras denominações similares.
também chamado de arquivo geral, que estará
localizado próximo aos setores; Embora as atividades de protocolo, expedição e
arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os
funcionem de forma integrada, com vistas à
documentos poderão, de acordo com a Tabela de
racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em
Temporalidade da instituição, serem eliminados,
cinco setores as atividades dos arquivos correntes:
transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos
(para a fase permanente);
4) Após cumprir seu prazo na fase a) Protocolo – que inclui como setores de
intermediária, os documentos poderão, de acordo recebimento e classificação: Recebimento e
com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem Classificação - Receber, separar e distribuir as
eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); correspondências oficiais das particulares; Apor
carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre
5) Os documentos históricos serão recolhidos à
que possível, no canto superior direito do documento;
fase permanente, onde jamais serão eliminados;
anotar abaixo do número e da data a primeira
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das distribuição e o código de assunto, se for o caso;
três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha
nunca na terceira (permanente); de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de
registro e movimentação etc.;
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Registro e Movimentação - Preparar ficha de seleção, a eliminação de documentos devem ser

protocolo, em duas vias anotando: número de cuidadosamente estudadas, planejadas e
protocolo, data de entrada, procedência, espécie, implantadas.
número e data do documento, código e resumo do
assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via 5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO
da ficha ao documento encaminhando-o ao seu
A organização de arquivos pressupõe o
destinatário; arquivar as fichas do protocolo em
desenvolvimento de fases constituídas em:
ordem numérica; encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente; etc.
 LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as

b) Expedição – que como rotina receber a alterações que a empresa sofreu aprovadas em
correspondência enviada do protocolo; verificar se estatuto e normas além de buscar entender as
não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a finalidades, funções a atividades, o volume da
data, no original e nas cópias; separa original das documentação, o gênero dos documentos (escritos,
cópias; expedir o original, com os anexos se for o audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais
caso, malotes ou em mãos; frequentes (cartas, relatórios etc.), os modelos e os
formulários, bem como os métodos de arquivamento
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos
adotados e conceito de conservação dos documentos.
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de
arquivo.
Legislação pertinente:
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é - âmbito externo à empresa: leis, decretos,
disponibilizar as informações contidas nos resoluções, normas e procedimentos
documentos para tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações. - âmbito da instituição (interno): estatuto,
regimentos, atos normativos
- âmbito do arquivo: normas, manuais,

d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma regulamentos
das atividades nobre dos arquivos, pois todo o
trabalho arquivístico, do recebimento ao
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação
rápida e completa da informação. De modo geral, os Organização
documentos só podem ser consultados ou cedidos,
- organograma: gráfico que representa a
por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou
organização formal da instituição delineada pelo
produziram, aos órgãos encarregados das atividades a
estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos
que se referem os documentos e às autoridades
que integram a organização e seus respectivos níveis
superiores, na mesma linha hierárquica.
hierárquicos.
- Funciograma: gráfico que amplia partes

e) Destinação – Há documentos que setoriais do organograma tornando claras as
frequentemente são usados como referência, há atividades de cada um de seus órgãos.
outros aos quais se faz referencia com menos
frequência ou quase não são usados e ainda aqueles
que, após a conclusão do assunto, não sofrem Documentação
nenhum uso ou referência.
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à etc.;
frequência de uso dos documentos, a avaliação, a
OS: 0175/7/17-Gil
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, Esse plano precisa contemplar as disposição
projetos, atas, listagem de computador; legais e as necessidades da instituição, devendo estar
divido em três partes:
- volume: total e média de arquivamento
efetivados por dia, por mês; 1ª parte – Síntese da situação real encontrada;
- estado físico: necessidade de restauração. 2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;
3ª parte – Projeto propriamente dito, com

prescrições, recomendações, procedimento a serem
Processos adotados e prioridades para sua implantação.
- rotinas e formulários em uso na empresa;
- registros e protocolo (receber, separar, IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

distribuir, encaminhar, classificar a correspondência
com base no código de assuntos adotado, se for o A última fase para a organização de um arquivo
caso, carimbar, data); é a implantação do projeto arquivístico e seu
acompanhamento.
- arranjo e classificação documental.
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE
Recursos DOCUMENTOS
- Humanos: todas as pessoas que são usadas Os acervos de bibliotecas e arquivos são em
para otimizar o funcionamento da empresa (nível das geral constituídos de livros, mapas, fotografias,
pessoas, escolaridade); manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o
papel como suporte da informação, além de tintas das
- físico: móveis, edifícios, material de consumo,
mais diversas composições.
equipamento;
O papel, por mais variada que possa ser sua
- ambientais: extensão, iluminação, umidade,
composição, é formado basicamente por fibras de
proteção.
celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e
a oxidação são os maiores processos de deterioração
química da celulose, também há outros agentes de
 ANÁLISE DE DADOS COLETADOS deterioração que são os insetos, roedores e o próprio
homem.
Em resumo, a etapa de análise dos dados
coletados consiste em verificar se a estrutura, as Embora, com muita frequência, não possamos
atividades e a documentação de uma instituição eliminar totalmente as causa do processo de
correspondem à sua realidade operacional. O deteriorização dos documentos, com certeza
diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou podemos diminuir consideravelmente seu ritmo,
lacunas no complexo administrativos onde o arquivo através de cuidados com o ambiente, o manuseio,
está sendo organizado. mas intervenções e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento é, portanto,

interromper um processo que esteja deteriorando o
 PLANEJAMENTO suporte e/ou seus agregados, através de
procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo:
Coletados os dados necessários, feita a sua
estabilizar por higienização significa que uma limpeza
análise e verificada a localização do arquivo na
mecânica corrige o processo de deteriorização.
empresa, a próxima etapa é elaborar o plano
arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos
os estágios de sua evolução – corrente, intermediário
e permanente.
OS: 0175/7/17-Gil
Preservação - É um conjunto de medidas e

estratégias de ordem administrativa, política e
operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservação da integridade dos materiais.
Conservação - É um conjunto de ações

estabilizadoras que visam desacelerar o processo de
degradação de documentos ou objetos, por meio de
controle ambiental e de tratamento específicos
(higienização, reparos e acondicionamento).
Material de Consumo: Pastas, etiquetas,
Neste sentido pode-se verificar que o projeto
projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis,
arquitetônico de um edifício de arquivo, a
canetas, grampos, papeis, etc.).
manutenção das instalações, um plano de
emergência, o controle das condições físicas e
ambientais, a educação de empregados e a
conscientização do usuário em relação ao uso dos
acervos são aspectos que devem ser acompanhados e
administrados por um arquivista como parte de um
programa de conservação.
Restauração - É um conjunto de medidas que

objetivam a estabilização ou a reversão de danos
físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao
longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não
comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
7. MICROFILMAGEM
6. MATERIAL DE ARQUIVO A invenção da microfilmagem é atribuída ao

inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos
óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos,
reduzindo um documento tamanho ofício a uma
Na estrutura de um setor de arquivo devemos
imagem de menos de meio centímetro. Em 1925
considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos
George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova
fundamentais: o material permanente e o material de
York, desenvolveu um sistema para microfilmar
consumo; ou seja, o material arquivístico.
cheques com o objetivo de preservar na forma do
O material permanente deve ser filme os registros das transações bancárias.
obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário
Hoje, o microfilme representa um papel
da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já
significativo na administração pública e particular.
o material de consumo, denominado arquivístico, não
Reduzindo custos de manutenção, acelerando o
deve ser incluído no inventário, pois tem duração
processo de informação, diminuindo as áreas
média inferior a três anos e é constantemente
quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais,
substituído.
protegendo a documentação contra danos materiais e
Material Permanente: Arquivos, estantes ou simplificando as tarefas de rotina administrativa.
armações, armários, fichários, etc.
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum
tipo de documento reduzido a uma pequena fração
do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a
olho nu; apesar da extrema redução, mantém as
OS: 0175/7/17-Gil
características fiéis do documento e pode ser lida estruturais e funcionais que presidem a origem dos
através da ampliação da imagem num vídeo de um arquivos, a sua ordem original deve ser mantida
leitor ou aparelho de leitura. quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.
São os vários formatos que pode assumir o
microfilme na sua apresentação final como
instrumento de arquivo ou de recuperação da
informação. Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual
os documentos de arquivo, independente de sua
Podem ser confeccionados para utilização em forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter
forma de rolos de filmes com várias larguras e único, pelo contexto de sua produção. Os documentos
comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de são criados por uma atividade específica e para
diferentes tipos e tamanhos. atender a necessidade determinada; portanto,
mesmo que haja outro documento igual no arquivo,
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e
necessidades que motivaram sua produção são
A Arquivologia, enquanto ciência, possui
únicas.
princípios que devem orientar seus trabalhos e
estudos. Esses princípios são utilizados desde o final
do século XIX e constituem a própria base da
Arquivística Moderna. Vamos a eles: Princípio da Indivisibilidade ou Integridade
Arquivística: Também derivado do Principio da
Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos
devem manter-se preservados sem dispersão,
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
Fundos: Este é o mais importante princípio da
acréscimos indevidos de peças documentais. Como
Arquivologia. Ele afirma que os documentos e
dito anteriormente, os fundos de arquivo devem
arquivos originários de uma pessoa ou instituição
refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e
devem manter sua individualidade, não podendo ser
os documentos que o compõem têm muito mais valor
misturados com os arquivos de origem diversa. Como
quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto,
veremos mais adiante, os documentos de arquivo são
os fundos devem manter-se completos para refletir o
complementares, e possuem mais valor quando em
mais fielmente possível o seu produtor, o que não
seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e
ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.
funcionamento de seu produtor, razão pela qual não
deve ser alterado (ter documentos retirados,
acrescidos de forma indevida ou misturados com os
de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto Princípio da Cumulatividade: Este princípio
arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de afirma que os arquivos são uma formação
“fundo arquivístico”. progressiva, natural e orgânica. Diferente da
biblioteca e de outros órgãos de documentação (que
veremos mais adiante), em que a cumulação de
documentos se dá de forma gradativa (com a
Princípio da Organicidade: Este deriva do
aquisição dos documentos por compra, permuta ou
Principio da Proveniência. A organicidade é a
doação), o arquivo acumula seus documentos
qualidade segundo a qual os documentos devem
conforme seu produtor realiza suas atividades. Os
manter uma organização que reflita fielmente a
documentos de arquivo são, então, um produto
estrutura, funcionamento e relações internas e
imediato, natural e direto dessas atividades.
externas de seu produtor.
Princípio da Territorialidade: Este princípio,

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo
nascido de questões políticas pelas fronteiras do
o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela
Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local
Este princípio enuncia que, considerando as relações
onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do
OS: 0175/7/17-Gil
documento deve ser definida conforme a área organização originais. Este conceito não é mais
territorial, a esfera de poder e o âmbito adotado na Arquivística por ir de encontro ao
administrativo onde foi produzido ou recebido o Princípio da Proveniência. Se todos os documentos
documento. O documento deve se manter o mais são classificados e reorganizados de acordo com um
próximo possível do local onde foi produzido, seja plano geral, desprezando a organização original, o
uma instituição, uma região específica ou uma nação. conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e
Como exceção deste princípio, não se aplica a mostrar as atividades e organização das instituições.
documentos produzidos por acordos diplomáticos ou
por ações militares. Atenção: Existem ainda outros princípios que
dificilmente aparecerão em provas, mas que podem
confundir. São eles:
Teoria das Três Idades: Também conhecida Princípio da Pertinência Funcional ou

como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de Proveniência Funcional: Este princípio determina que
Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um os documentos devam ser transferidos de uma
verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela autoridade a outra quando ocorrer mudanças
afirma que os documentos de um arquivo passam por políticas ou administrativas, para garantir a
estágios conforme seus valores mudam. Quando um continuidade administrativa. Também está em
documento é produzido, ele possui um valor primário, desuso.
que é sua importância para a atividade que o gerou.
Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a
atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos)
Princípio da Pertinência Territorial: Este
ainda possuem o valor secundário, que é sua
princípio afirma que os documentos deveriam ser
importância para outras atividades ou outros campos
transferidos para a custódia de arquivos com
diferentes daqueles que o geraram (podem ser
jurisdição arquivística sobre o território ao qual se
importantes para a pesquisa histórica, ou para a
reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar
cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é
em que foram produzidos.
definitivo, e todo documento que o possui deve ser
preservado permanentemente.
Princípio da Proveniência Territorial: Este

princípio, contrário ao anterior, afirma que os
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela
documentos deveriam ser conservados em serviços
qual os procedimentos, métodos, decisões e
de arquivos do território no qual foram produzidos,
processos adotados no arquivo são reversíveis, ou
com exceção daqueles produzidos por operações
seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a
militares ou representações diplomáticas.
passagem de documentos entre as fases, a atribuição
de código de assunto a um documento, a tramitação e
arquivamento, etc. Como exceção prática a aplicação
desse princípio, ou seja, operações que não podem 9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
ser desfeitas, podemos citar a expedição de
documentos (uma vez que o documento sai, não há A finalidade do arquivo é servir à
como recuperá-lo, devendo ser emitido outro administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso
solicitando a desconsideração) e a eliminação de imediato a informação desejada, de modo eficiente e
documentos (o documento eliminado jamais pode ser eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do
recuperado). método de arquivamento tem que ser determinada
pela natureza dos documentos a serem arquivados e
pela estrutura da Organização.
Princípio da Pertinência ou Temático: É a Para o arquivamento e ordenação dos

qualidade pela qual os documentos, quando documentos no arquivo, devemos considerar tantos
recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de
reclassificados e reorganizados por assuntos, Arquivamento nada mais são do que a possibilidade
independentemente da sua proveniência e
OS: 0175/7/17-Gil
ou não de recuperação da informação sem o uso de rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as

instrumentos. regras de alfabetação.
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos

que é um sistema direto de busca e/ou recuperação,
como por exemplo, os métodos alfabético e REGRAS DE ALFABETAÇÃO
geográfico.
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras,
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é chamadas regras de alfabetação, e que são as
um sistema indireto de busca e/ou recuperação, seguintes:
como são os métodos numéricos.
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se
Existe ainda outro sistema, chamado o último sobrenome e depois o prenome.
semidireto, que serve apenas para agregar o método
Exemplo:
alfanumérico. Este método se caracteriza pela
“necessidade parcial” da utilização de instrumentos João Barbosa
de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela Pedro Álvares Cabral
para localizar uma estante, mas não para localizar Paulo Santos
uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da Maria Luísa Vasconcelos
estante, a prateleira será localizada de forma direta. Sistemas
Direto
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS
Indireto
que determinam o modo, a ordem de guarda de
documentos em um arquivo para posterior busca dos
Arquivam-se:
mesmos (recuperação da informação). Esses métodos
de arquivamento são divididos em duas classes, os
Barbosa, João
básicos e os padronizados (não confundir com a
Cabral, Pedro Álvares
divisão em dois sistemas, o direto e o indireto).
Santos, Paulo
Pertencem à classe dos básicos quatro Vasconcelos, Maria Luísa
métodos: alfabético, numérico, geográfico e
ideográfico. À classe dos padronizados pertencem Obs.: Quando houver sobrenomes iguais,
outros cinco métodos: variadex, automático, prevalece a ordem alfabética do prenome.
soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e
guardar) os esquemas: Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo

BÁSICOS
e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
 MÉTODO ALFABÉTICO
Exemplo:
É o mais simples. O elemento principal a ser Camilo Castelo Branco
considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Paulo Monte Verde
Neste método, as fichas ou pastas são colocadas Heitor Villa-Lobos
OS: 0175/7/17-Gil
Arquivam-se: 6. Os sobrenomes que exprimem grau de

Castelo Branco, Camilo parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são
Monte Verde, Paulo consideradas parte integrante do último sobrenome,
Villa-Lobos, Heitor mas não são considerados na ordenação alfabética.
3. Os sobrenomes formados com as palavras Exemplo:

Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo. Antônio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Júnior
Exemplo: Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo Arquivam-se:
Carlos São Paulo
Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Santa Rita, Waldemar Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Santo Cristo, Luciano Viana Neto, Henrique
São Paulo, Carlos
Obs.: Os graus de parentesco só serão
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm considerados na alfabetação quando servirem de
precedência na classificação de sobrenomes iguais. elemento de distinção.
Exemplo: Exemplo:
J. Vieira Jorge de Abreu Sobrinho

Jonas Vieira Jorge de Abreu Neto
José Vieira Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Arquivam-se:
Vieira, J. Abreu Filho, Jorge
Vieira, Jonas Abreu Sobrinho, Jorge
Vieira José Abreu Neto, Jorge
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, 7. Os títulos não são considerados na

d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver alfabetação. São colocados após o nome completo,
também regra nº 9) entre parênteses.
Exemplo: Exemplo:
Pedro de Almeida Ministro Milton Campos

Ricardo d’Andrade Professor André Ferreira
Lúcia da Câmara General Paulo Pereira
Arnaldo do Couto Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Arquivam-se:
Almeida, Pedro de Campos, Milton (Ministro)
Andrade, Ricardo d’ Ferreira, André (Professor)
Câmara, Lúcia da Pereira, Paulo (General)
Couto, Arnaldo do Teixeira, Pedro (Dr.)
OS: 0175/7/17-Gil
8. Os nomes estrangeiros são considerados Pina de Mello, Francisco

pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes Rios, Antonio de los
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e
11). 11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e
árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill Al Bem-Hur
Paul Müller Li Yutang
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Aubert, Georges Li Yutang
Churchill, Winston
Müller, Paul 12. Os nomes de firmas, empresas, instituições
Schmidt, Jorge e órgãos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, não se considerando, porém,
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem para fins de ordenação, os artigos e preposições que
ou não ser consideradas. O mais comum é considerá- os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
las como parte integrante do nome quando escritas que os artigos iniciais sejam colocados entre
com letras maiúsculas. parênteses após o nome.
Exemplo: Exemplo:
Giulio di Capri Embratel

Esteban De Penedo Álvaro Ramos & Cia.
Charles Du Pont Fundação Getulio Vargas
John Mac Adam A Colegial
Gordon O’Brien The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Arquivam-se: Barbosa Santos Ltda.
Capri, Giulio di
De Penedo, Chales Arquivam-se:
Du Pont, Chales Álvaro Ramos & Cia.
Mac Adam, John Barbosa Santos Ltda.
O’Brien, Gordon Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo Embratel
penúltimo sobrenome, que corresponde ao Fundação Getulio Vargas
sobrenome de família do pai. Library of Congress (The)
Exemplo: 13. Nos títulos de congressos, conferências,

reuniões, assembléias e assemelhados os números
José de Oviedo y Baños arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão
Francisco de Pina de Mello aparecer no fim, entre parênteses.
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos Exemplo:
Arquivam-se: II Conferência de Pintura Moderna

Arco y Molinero, Andel del Quino Congresso de Geografia
Oviedo y Baños, José de 3º Congresso de Geologia
OS: 0175/7/17-Gil
Arquivam-se: O número é dividido em grupos de dois

Conferência de Pintura Moderna (II) algarismos, e a leitura é feita da direita para a
Congresso de Geografia (Quinto) esquerda.
Congresso de Geologia (3º)
Ex:
Circular n° 256.741 (método numérico simples).

 MÉTODO NUMÉRICO
O número de arquivamento será: 25-67-41
Quando o principal elemento a ser considerado
em um documento é o número, devemos adotar os 41 – grupo primário ou inicial, indicando a
seguintes métodos: numérico simples ou numérico gaveta
cronológico.
67 – grupo secundário, indicando a guia
25 – grupo terciário, atribuído ao documento

Numérico Simples
na guia (posição).
Atribui-se um número para cada Dica de prova: em uma prova, devemos
correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para
quem recebemos correspondências, sejam de pessoa o maior. Caso este se repita, observamos o grupo
física ou jurídica. secundário e também ordenamos do menor para o
maior. Se também for repetido, devemos observar o
Numérico Cronológico grupo terciário e repetir o procedimento.
Neste método os documentos são numerados Ex:

em ordem cronológica de emissão. Assim, além da
ordem numérica, observa-se também a data. É GT GS GP
adotado em quase todas as repartições públicas.
25 85 95
Numera-se o documento e não a pasta. O documento
depois de autuado colocado numa capa cartolina, 86 92 95
onde além do número de protocolo são transcritas
outras informações, em geral, passa a ser 06 07 98
denominado de processo.
Além da ficha numérica, também chamada

ficha de protocolo, devem ser preparados índices  MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)
auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de
Não é um método de fácil execução por ser
precedência e de assunto para facilitar a recuperação
necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de
da documentação. classificação de assunto, conheça bem a organização
da instituição, além de ter que possuir a capacidade
de interpretação dos documentos a serem analisados.
Método Dígito-terminal É aconselhado nos casos de grandes massa de
documentais. Podem ser adotados dois métodos no
Considera o número do próprio documento arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.
como elemento principal de ordenação. É usado
principalmente quando há grande volume de O alfabético pode ser dividido em ordem
documentos, para reduzir erros em seu arquivamento dicionário e ordem enciclopédica.
e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros
métodos numéricos, que atribuem um número ao Alfabético Dicionário
documento (cronológico) ou à pasta (simples), este
Como no dicionário, os assuntos isolados são
método, como já dito, utiliza o número do próprio
colocados em rigorosa ordem alfabética.
documento, fazendo apenas uma releitura.
OS: 0175/7/17-Gil
Alfabético Enciclopédico Método numérico unitermo: também

conhecido como indexação coordenada, esse método
Os assuntos correlatos são agrupados sob tem como base a analogia, e é usado em arquivos
títulos gerais e ordenados alfabeticamente. especiais e especializados. Utiliza fichas com dez
colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos
(descritores) de um único termo. Para cada
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX documento temos uma “ficha-índice” que fornece
uma descrição minuciosa do documento a que se
Em todos os métodos ideográficos numéricos é refere.
necessária a elaboração de um índice alfabético
remissivo. São portanto métodos indiretos.
Classifica-se a documentação em classes

correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para
o particular.
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar
1-1-2 Aplicada ao trabalho muito no estudo desse método, pois é muito difícil de
1-1-3 Aplicada à educação ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é
1-2 Ciência política muito simples: basta observar quais os números se
1-3 Administração repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No
1-4 Economia nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados).
Trata-se basicamente de descobrir qual documento
Em relação ao método decimal (visto a seguir) tem relação com outros assuntos.
apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada
de classes.
Dica de prova: Vocês também devem ter em
mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL ideográficos costumam vir com seus nomes mais
simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e
Esse método é baseado na técnica do Sistema unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim,
Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o cuidado para não confundir com outros métodos,
conhecimento humano em nove classes principais e como quando, por exemplo, o examinador afirmar
uma décima reservada para os assuntos que o método unitermo pertence ao numérico,
inerentemente gerais e que não podem ser incluídos quando na verdade pertence ao ideográfico.
em nenhuma das outras nove classes predefinidas.
Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma
décima para generalidades, e assim sucessivamente. A
parte inteira do número é composta de três MÉTODO ALFANUMÉRICO
algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode O método alfanumérico surgiu para combinar a
ter um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras simplicidade do método alfabético com a rapidez do
divisões são denominadas classes, as dez seguintes, método numérico. Como o método alfabético
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, pertence ao sistema direto e o método numérico
grupos, subgrupos, subseções etc. pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico
Suas principais desvantagens são a limitação de pertence ao sistema semidireto.
dez números para cada nível de classificação o que Quanto à sua aplicação e funcionamento, não
não ocorre no método duplex e a necessidade de se há com o que se preocupar, pois as bancas não
prever o desenvolvimento das atividades da costumam pedir nada que vá além das informações
instituição.
OS: 0175/7/17-Gil
acima. Basta que o candidato saiba que é um método Exemplo:

que combina letras e números, e pertence ao sistema
semidireto. Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Itabaiana (Paraíba)
Itabaiana (Sergipe)
 MÉTODO GEOGRÁFICO
Correspondências de outros países – alfabeta-
O método geográfico é do sistema direto, a
se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do
busca é feita diretamente ao documento. Este
correspondente. As demais cidades serão alfabetadas
método é preferido quando o principal elemento a ser
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou
países a que se referem.
LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:
Exemplo:
a) Nome do estado, cidade e correspondente:
quando se organiza um arquivo por estados, as PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por França Paris (capital) Unesco
estado, independentemente da ordem alfabética em França Lorena Vadim, Roger
relação às demais cidades, que deverão estar Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
dispostas após as capitais. Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio
Exemplo:
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE MÉTODOS PADRONIZADOS

Amazonas Manaus Sobreira, Luísa
(capital) Os métodos padronizados não devem ser
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J. objeto de preocupação do concursando, pois eles
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa raramente caem em concursos. São cinco tipos que se
(capital) enquadram. Vamos a eles;
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
(capital)
São Paulo Lorena Silva, Alberto Método Variadex: é extremamente simples,
tratando apenas de se acrescentar CORES à
b) Nome da cidade, estado e correspondente: ordenação alfabética. Contudo, devemos observar
quando o principal elemento de identificação é a alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas
cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa em relação à segunda letra do nome de entrada no
ordem alfabética por cidade, não havendo destaque arquivo, e devem ser colocadas nas guias.
para as capitais.
Ex:
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio J. a cor VERDE
Lorena São Paulo Silva, Alberto
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa No exemplo acima, a guia que separa os
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa documentos no arquivo de ser
São Paulo São Paulo Corrêa, Gilson
da cor verde. A seguir apresento as cores
convencionadas pelo CONARq:
Não é necessário o emprego de guias divisórias
A – D e abreviações = ouro ou laranja
correspondentes aos estados, pois as pastas são
E – H e abreviações = rosa ou amarelo
guardadas em ordem alfabética pela cidade. É
I – N e abreviações = verde
imprescindível, porém, que as pastas tragam os
O – Q e abreviações = azul
nomes dos estados, em segundo lugar, porque há
R – Z e abreviações = palha ou violeta
cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
OS: 0175/7/17-Gil
Não precisam decorar essa tabela. Além dessas apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa.
definições de cores não serem definitivas (são Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com
cambiáveis de acordo com as conveniências da frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços
instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A
alguma questão que trate desse assunto. NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO
ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM
Retomando, esse método é um complemento CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS
do método alfabético, apenas acrescentando cores. PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é
uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é
Método Automático: é utilizado para arquivar
chamar a atenção do concursando para mostrar que O
nomes, fazendo uma combinação de letras, números
ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM
e cores para evitar o acúmulo de pastas com
FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O
sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas
VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item,
que possuem vários fornecedores e clientes.
é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua
definição (como funciona) e a que classe pertence
(padronizados) para não confundi-los com os métodos
Método Soundex: é utilizado também para básicos.
arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora
entre eles.
Ex: Avaliação de documentos
FERREIRA, Paulo Duque. Na fase de destinação da Gestão de

Documentos é realizada a mais complexa das
PEREIRA, Ricardo Santos. atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade
também é realizada pela Comissão Permanente de
Como se pode observar, os nomes possuem Avaliação de Documentos. A comissão deve ser
semelhança sonora (rima). formada por arquivistas, profissionais da área de
contabilidade, direito, administração, por
Por isso ficam arquivados próximos.
representantes da direção e profissionais que
trabalham diretamente com as atividades fim da
instituição.
Método Mnemônico: funciona fazendo uma
codificação do assunto por combinação de letras e Ela deve ser convocada quando da elaboração
números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, da Tabela de Temporalidade e do Plano de
cada uma remetendo a um assunto ou Classificação, assim como quando for necessário
correspondente. Esse método tem o objetivo de programar mudanças nessas ferramentas.
auxiliar a memória do arquivista para agilizar a
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou
recuperação da informação.
identificar o valor dos documentos para a instituição.
Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e
não para outros), este é o motivo pelo qual a
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do Comissão deve ser interdisciplinar. Com a
método automático. Funciona da mesma forma, identificação desse valor, é possível preservar aqueles
fazendo uma combinação de letras, números e cores. documentos de valor permanente e eliminar os que
não têm importância. Além disso, evita-se o
recolhimento de documentos sem valor secundário
ou o descarte de documentos com esse valor.
Dica de prova: a razão para falar tão pouco
sobre os métodos padronizados é que não são A Comissão deve fazer uma triagem de
comuns em provas de concursos. O método documentos com os principais assuntos de que trata a
automático, apesar de muito eficiente, não é usando instituição, estudar esse documento e tentar
na Administração Pública, somente em empresas identificar o que é relevante e o que não é em seu
privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, conteúdo informacional. Então mesmo que traga um
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assunto importante, se a informação se repetir com possível. Além disso, sabemos que a Tabela de
frequência em outros documentos, o mesmo pode ser Temporalidade é resultado da Avaliação de
descartado. Documentos, que é atividade da Gestão de
Documentos; e a Gestão de Documentos pára no
Uma vez definidos os assuntos que têm relação arquivo intermediário.
direta com a origem, evolução e objetivos da
instituição, devem ser determinados os prazos de
guarda em cada fase documental de acordo com a
importância do documento, assim como a sua Preservação de Documentos
destinação. E isso será feito através da Tabela de
Já sabemos que o documento é a informação
Temporalidade.
registrada em um suporte material. A principal função
de um documento (mais precisamente do suporte) é
fazer com que a informação se perpetue no tempo e
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o no espaço sem perder ou alterar suas características.
Plano de Classificação são o resultado direto dos
trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. A conservação de documentos engloba um
Esses dois instrumentos são as ferramentas básicas da conjunto de ferramentas, atividades, métodos e
Gestão de Documentos e sempre andam juntos, pois cuidados a serem observados para colaborar com a
a classificação é fundamental para a aplicação da durabilidade do documento, isto é, fazer com que ele
temporalidade e destinação. exista pelo maior prazo de tempo possível. Está
dividida em conservação corretiva (ações no
Então, por definição, a Tabela de documento quando o mesmo já sofreu algum dano) e
Temporalidade é a ferramenta da Gestão de conservação preventiva (ações a serem empregadas
Documentos resultante da atividade de avaliação para evitar os danos).
documental. Ela determina o prazo de guarda dos
documentos em cada arquivo, assim como sua Antes de prosseguirmos com a conservação, é
destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao preciso conhecer os conceitos de armazenamento e
arquivo permanente). Para tanto, é necessário que acondicionamento, e as determinações do CONARQ
vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da para sua aplicação.
Teoria das Três Idades, apresentado no início da
apostila.
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de
de documentos para sua preservação. Trata-se de
Temporalidade para os documentos da atividade meio
colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).
já está definida, cabendo aos órgãos e entidades
elaborar a tabela para os documentos da atividade
fim.
Armazenamento: é a guarda do documento
O prazo de guarda dos documentos (sempre propriamente dita. É a colocação do documento no
determinado em anos) começa a contar da data da arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o
sua produção. No arquivo corrente, que é onde o depósito.
documento é criado, o prazo de guarda começa a
contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha Podem perceber pela definição dada pelo
sido utilizado para cumprir sua finalidade Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é
administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às
guarda começa a contar do momento da sua recomendações do CONARQ, que são as adotadas
transferência. pelas bancas para elaborar suas questões.
Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela Armazenamento

não define prazos de guarda no arquivo permanente!
Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão Os documentos devem ser armazenados em
ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo locais que apresentem condições ambientais
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apropriadas às suas necessidades de preservação, - promover a ventilação dos ambientes de

pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de forma natural ou artificial, inclusive com a disposição
temporalidade e destinação. adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo do
ar;
A localização de um depósito de arquivo deve
prever facilidades de acesso e de segurança contra - evitar a presença de pessoas em trabalho ou
perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: consulta em tais ambientes;
- áreas de risco de vendavais e outras - manter suprimento elétrico de emergência.

intempéries, e de inundações;
- áreas de risco de incêndios;

Nas áreas de depósito, os documentos devem
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos ser armazenados separadamente, de acordo com o
índices de poluição atmosférica; seu suporte e suas especificidades, a saber:
- áreas próximas a instalações estratégicas. - documentos textuais, como manuscritos e

impressos;
As áreas de trabalho e de circulação de público
deverão atender às necessidades de funcionalidade e - documentos encadernados;
conforto, e as de armazenamento de documentos
devem ser totalmente independentes das demais. Nas - documentos textuais de grande formato;
áreas de depósito (de documentos), os cuidados
- documentos cartográficos, como mapas e
devem ser dirigidos a:
plantas arquitetônicas;
- evitar, principalmente, os subsolos e porões,
- documentos iconográficos, como desenhos,
em razão do grande risco de inundações;
gravuras e cartazes;
- prever condições estruturais de resistência a
- documentos em meio micrográfico;
cargas;
- documentos fotográficos;
- ter limite de 200 m2 de área. Os depósitos
deverão ser compartimentados. Os compartimentos - documentos sonoros;
devem ser independentes entre si, separados por
corredores, com acessos equipados com portas corta- - documentos cinematográficos;
fogo e, de preferência, também com sistemas
independentes de energia elétrica, de aeração ou de - documentos em meios magnéticos e ópticos.
climatização;
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e

Quanto às condições climáticas, as áreas de
quadros de energia elétrica sobre as áreas de
pesquisa e de trabalho devem receber tratamento
depósito;
diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, por
- evitar todo tipo de material que possa sua vez, também devem se diferenciar entre si,
promover risco de propagação de fogo ou formação considerando-se as necessidades específicas de
de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; preservação para cada tipo de suporte. Recomenda-se
um estudo prévio das condições climáticas da região,
- aumentar a resistência térmica ou a nos casos de se elaborar um projeto de construção ou
estanqueidade das paredes externas, em especial reforma, com vistas a obter os melhores benefícios,
daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por com baixo custo, em favor da preservação dos
meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, acervos.
de efeito reflexivo. Além dos recursos construtivos
utilizados para amenizar as temperaturas internas, A deterioração natural dos suportes dos
sempre que for possível, posicionar os depósitos nos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações
prismas de menor insolação; químicas, que são aceleradas por flutuações e
extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e
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pela exposição aos poluentes atmosféricos e às - armazenar os acervos de fotografias, filmes,

radiações luminosas, especialmente dos raios meios magnéticos e ópticos em condições climáticas
ultravioleta. A adoção dos parâmetros recomendados especiais, de baixa temperatura e umidade relativa,
por diferentes autores (de temperatura entre 15° e obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem
22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, dimensionados, sobretudo para a manutenção da
nos climas quentes e úmidos, o emprego de meios estabilidade dessas condições, a saber:
mecânicos sofisticados, resultando em altos custos de
investimento em equipamentos, manutenção e fotografias em preto e branco
energia. Os índices muito elevados de temperatura e
T 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta
de ventilação promovem a ocorrência de infestações fotografias em cor
de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos,
que aumentam as proporções dos danos. T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%
Com base nessas constatações, recomenda-se: filmes e registros magnéticos
- armazenar todos os documentos em T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

condições ambientais que assegurem sua
preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;
- monitorar as condições de temperatura e Acondicionamento

umidade relativa do ar;
Os documentos devem ser acondicionados em
- utilizar preferencialmente soluções de baixo mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem
custo direcionadas à obtenção de níveis de sua preservação. A escolha deverá ser feita
temperatura e umidade relativa estabilizados na observando-se as características físicas e a natureza
média, evitando variações súbitas; de cada suporte. A confecção e a disposição do
mobiliário deverão acatar as normas existentes sobre
- reavaliar a utilidade de condicionadores qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.
mecânicos quando os equipamentos de climatização
não puderem ser mantidos em funcionamento sem O mobiliário facilita o acesso seguro aos
interrupção; documentos, promove a proteção contra danos
físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem
- proteger os documentos e suas embalagens ser guardados em arquivos, estantes, armários ou
da incidência direta de luz solar, por meio de filtros, prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.
persianas ou cortinas;
Os documentos de valor permanente que
- monitorar os níveis de luminosidade, em apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e
especial das radiações ultravioleta; cartazes, devem ser armazenados horizontalmente,
em mapotecas adequadas às suas medidas, ou
- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por enrolados sobre tubos confeccionados em cartão
lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.
bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
Nenhum documento deve ser armazenado
- promover regularmente a limpeza e o controle diretamente sobre o chão.
de insetos rasteiros nas áreas de armazenamento;
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo,
- manter um programa integrado de áudio e de computador, devem ser armazenadas
higienização do acervo e de prevenção de insetos; longe de campos magnéticos que possam causar a
distorção ou a perda de dados.
- monitorar as condições do ar quanto à
presença de poeira e poluentes, procurando reduzir O armazenamento será preferencialmente em
ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de
filtros, bem como realizando o fechamento e a efeito antiestático.
abertura controlada de janelas;
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As embalagens protegem os documentos Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito

contra a poeira e danos acidentais, minimizam as finas, que são ligadas ao documento por uma pasta de
variações externas de temperatura e umidade relativa amido, para reparar pequenos danos.
e reduzem os riscos de danos por água e fogo em
casos de desastre. Silking – variação do método anterior,
substituindo os tecidos por outros específicos
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior
manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido,
tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em suas qualidades são um pouco afetadas. Além disso, o
boas condições de conservação e limpeza, de forma a material muito específico o deixa com custos altos.
proteger os documentos.
Laminação – envolve o documento, nas duas
As medidas de caixas, envelopes ou pastas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de
devem respeitar formatos padronizados, e devem ser celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma
sempre superiores às dos documentos que irão prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e
abrigar. temperatura entre 145º a 155ºC.
Todos os materiais usados para o Laminação manual – variação do método

armazenamento de documentos permanentes devem anterior, acrescentando acetona à folha de acetato de
manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, celulose.
não podendo provocar quaisquer reações que afetem
a preservação dos documentos. Encapsulação – o documento é envolto em
películas de poliéster e fita adesiva de duplo
Os papéis e cartões empregados na produção revestimento.
de caixas e invólucros devem ser alcalinos e
corresponder às expectativas de preservação dos Existem outras técnicas de restauração de
documentos. No caso de caixas não confeccionados documentos, mas não são muito comuns em provas.
em cartão alcalino, recomenda-se o uso de invólucros Vamos a elas:
internos de papel alcalino, para evitar o contato direto
Reintegração ou Reenfibragem: processo pelo
de documentos com materiais instáveis.
qual partes perdidas da folha são reconstruídas com
Atenção: Na pratica, e pode ser pedido em celulose nova. Nesta etapa é utilizado um
prova, a recomendação sobre evitar subsolos e porões equipamento, que executa, por meio de sucção, o
não é adotada pela imensa maioria das instituições, preenchimento de todas as áreas de perda de
devido à falta de uma estrutura arquitetônica capaz suporte. O processo consiste em despejar no
de suportar o grande peso dos arquivos. Então, para equipamento, uma solução de polpa e água que, após
efeitos de recomendação, deve ser evitado esse tipo sucção, se concentra nas áreas onde não há suporte
de ambiente, mas par para efeitos práticos, é (vazadas). Essas áreas novas devem ter espessura
vantajoso por não comprometer a estrutura dos igual à do original, mas com a tonalidade de cor um
edifícios. ponto abaixo do tom original, para diferenciar as
áreas novas da antiga.
Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um
pouco extenso. Mas as questões sobre ele não são Reintegração cromática é a cobertura com
raras. pigmento de cor e tom, próximos do original, em
áreas de remendo ou reforço. Ela é feita com lápis-
aquarela importado diretamente nas áreas em que é
necessária uma homogeneidade entre o antigo e o
Técnicas de Restauração: novo, para compor a estética do documento. Só
quando necessária.
Banho de gelatina – mergulha-se o documento
em cola específica, aumentando sua durabilidade. Planificação é a prensagem do documento.
Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos
e bactérias. Montagem compreende a reorganização das
folhas conforme a sequência do original sobrepondo
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as folhas, obedecendo a ordem de numeração do - Estar com as mãos limpas e livres de gorduras.
original. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de
algodão sempre que possível.
Costura é feita em linha de algodão, em
substituição aos grampos metálicos; compõe-se de - Evitar tintas e grafites, pois podem causar
dois pontos de costura. manchas, rasgos ou riscos.
Além da restauração e suas técnicas, temos - Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado
também como ações corretivas a desinfestação, que um marcador de papel livre de acidez.
consiste no combate à atividade de insetos (o método
mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste - Não umedecer os dedos com saliva. A saliva
na retirada de sujeira com material específico, e o no papel favorece o desenvolvimento de
alisamento, que consiste em passar os documentos a microorganismos que vão destruí-lo.
ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a
- Não usar objetos metálicos, como grampos ou
retirada de manchas.
clipes. Os clipes devem ser de plástico, e o local de
Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a contato com o documento deve estar protegido com
desinfestação NÃO SÃO técnicas de restauração! Elas um pequeno pedaço de papel.
estão no mesmo patamar, e as quatro são atividades
- Evitar cópias dos documentos. A luz
de CONSERVAÇÃO CORRETIVA! Portanto fiquem
ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio
atentos, pois é muito comum que a banca tente
pode provocar danos nas lombadas.
derrubar o candidato afirmando isso.
- Cuidado ao retirar documentos de dentro das
Então temos:
pastas e caixas.
Conservação corretiva: restauração,
Segure-o de forma correta para evitar rasgos e
alisamento, limpeza e desinfestação.
amassados.
- Evitar substâncias poluentes, pois são os

Noções de Preservação: principais agentes de deterioração do acervo,
catalisando as reações químicas (formação de ácidos,
A preservação é o conjunto de ações de caráter sujeira, desfiguração dos materiais).
preventivo, portanto relata sobre os cuidados
dispensados aos documentos para evitar a sua - Somente utilizar aparelhos de ar condicionado
deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até se os mesmos puderem ficar ligados
mesmo por serem um tanto óbvias. ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário
recomenda-se não usar, pois os danos serão muito
As orientações sobre preservação de maiores.
documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a
elas: - Fitas de vídeo devem ser rebobinadas
periodicamente e mantidas na posição vertical com a
- Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo bitola cheia voltada para baixo.
(a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial
deve ser moderada. - Suportes eletrônicos devem ser mantidos
longe de campos eletromagnéticos (computadores e
- Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem eletrodomésticos em geral) e livres de poeira,
as fibras do papel. umidade e temperaturas altas.
Ainda, a umidade pode provocar mofo. De forma geral, os seguintes cuidados devem
ser tomados para os documentos, de acordo com suas
- Manter temperatura e umidade baixas e características:
estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e
22ºC.
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Documentos em papel: - Escrever o necessário somente no verso, com

lápis macio.
- Estantes e arquivos devem ser de metal e
revestidos de pintura (para evitar a ferrugem);
- Deve-se manter as mãos limpas ao manusear Diapositivos (slides):

os documentos;
- Utilizar materiais de acondicionamento
- Evitar qualquer tipo de alimento junto aos adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou
documentos; polipropileno);
- Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas - Utilizar mobiliário metálico revestido de tinta;
crepe ou cola branca (PVA), para evitar a perda de um
fragmento do volume em degradação. - Produzir cópias ou vias em caso de projeções
frequentes.
Esses materiais possuem alta acidez e
provocam manchas irreversíveis no local de aplicação.
- Não escrever nos documentos; Microfilmes:
- Não dobrar as páginas; - Devem ser armazenados em cofres, arquivos

ou armários à prova de fogo, e acondicionados em
- Na apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou latas vedadas contra a umidade.
consultar;
- Produzir cópias ou vias (determinação legal);
- Não umedecer os dedos com saliva ou
qualquer outro líquido; - Remover a sujeira com pano limpo que não
solte fiapos, umedecido com Film Cleaner.
- Para a remoção do pó das lombadas e partes
externas dos livros, pode ser utilizado o aspirador com
escova circular especial, adaptada com tecido de filó
Disquetes e CD’s:
ou gaze;
- Usar disquetes de boa qualidade;
- Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias, flanelas de algodão ou borracha em - Manter os disquetes em local fresco, seco e
pó; longe do computador;
- Remover grampos metálicos, etiquetas, fitas - Usar programas antivírus;
adesivas, papéis e cartões ácidos;
- Proteger os CD’s contra arranhões e poeira.
- Fazer anotações e observações somente à
lápis.
Caixas de Arquivo (caixa-box):
Fotografias: - Utilizar caixas de papelão e não as de plástico;

esta tendem a transpirar quando submetidas a altas
- Devem ter proteção individual de boa temperaturas. Além disso, o papel em que forem
qualidade; confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro,
pois são livres de acidez. Ainda, suas medidas devem
- Devem ser manuseadas com luvas de algodão
ser maiores que as dos documentos que vai
e arquivadas em mobiliário de aço;
acondicionar, utilizando calços ou apoios para evitar
- Não forçar a separação de uma fotografia da que os documentos se dobrem ou rasguem.
outra;
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Limpeza do assoalho: documentos não utilizados frequentemente, e que

aguardam destinação: eliminação ou guarda
- Não utilizar água, nem mesmo no piso. A permanente. Caso o documento não possua o valor
limpeza deve ser feita com pano umedecido e secundário, será descartado; caso possua, será
aspiradores; preservado permanentemente.
- Remover a poeira com cuidado para não Uma vez no arquivo permanente o documento
deslocá-la para as estantes e para os documentos. terá outros objetivos, diferentes daqueles para os
Não utilizar vassouras ou espanadores. É sempre quais foi criado.
aconselhável utilizar panos umedecidos e aspiradores.
Lógico, os documentos têm seu valor atribuído
- O pano nunca deve estar molhado, apenas pela Tabela de Temporalidade, que veremos mais
umedecido. É necessário também lavá-lo sempre que adiante. Mas mesmo sem ela é possível determinar
ficar totalmente sujo. quais documentos terão valor secundário. São
documentos relativos à criação de entidades (leis,
estatutos, contratos sociais), sobre seu
Gestão de Documentos funcionamento (organogramas, projetos de
alterações, regimentos), e outros que se relacionem a
Vamos recordar o funcionamento da Teoria das fatos importantes em sua história.
Três Idades, pois é fundamental o seu entendimento.
A Gestão de Documentos tem todas as suas
A Teoria das Três Idades, Ciclo Vital dos atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas
Documentos ou Estágio de Evolução dos Arquivos atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos
(lembrem-se dessas expressões) afirma que os enquanto o mesmo possui valor primário, ou seja,
arquivos podem ser divididos e tratados em três fases tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala
distintas e complementares, que são a corrente, a em Gestão de Documentos nos arquivos corrente e
intermediária e a permanente. intermediário, onde os documentos têm finalidades
meramente administrativas. No arquivo permanente
Todos os documentos, quando são criados ou os documentos possuem outras utilidades, como
recebidos por uma instituição, podem possuir dois servir de fonte de pesquisa científica, por exemplo.
valores diferentes: o valor primário, que dizemos ser o
valor principal, imediato, ligado diretamente aos A Lei (8.159/91) define a Gestão de
objetivos que levaram à criação do documento; e o Documentos como “o conjunto de procedimentos e
valor secundário, que é mediato, acessório e não está operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,
ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua avaliação e arquivamento em fase corrente e
criação. intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. Reparem que
Todo documento, quando criado ou recebido, a Gestão de Documentos PÁRA, TERMINA, TEM SEU
possui o valor primário; se não fosse assim, não seria LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois
sequer criado. Esse valor é temporário, ou seja, quando o documento sofre sua destinação
quando o documento cumprir seus objetivos diretos, (eliminação ou guarda permanente), a Gestão de
perderá esse valor. Mas ao contrário, nem todo Documentos já cumpriu seu objetivo.
documento possui valor secundário. Este valor
depende de muita coisa para ser atribuído a um A Gestão de Documentos passa pelo controle
documento, e é permanente, ou seja, uma vez que o em três fases: a produção, a utilização e a destinação.
documento possua valor secundário, vai durar para
sempre (o valor). Produção: é onde os documentos são
criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos
Assim, quando um documento “nasce” (já sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas
provido de valor primário) ele está inserido no arquivo atividades que controlam a produção de documentos,
corrente, que como vimos, é aquele que guarda como a elaboração de formulários, estabelecimento
documentos frequentemente consultados. Depois de de padrões, verificação da necessidade do
cumprido seu objetivo principal, o documento vai documento, etc.
para o arquivo intermediário, aquele que guarda
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Utilização: é a onde os documentos são departamentos) ou central (localizado em apenas um

utilizados com a finalidade principal para que foram ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter
criados (valor primário). Os documentos tramitam (se esta configuração.
movimentam) internamente na instituição,
percorrendo todo o caminho necessário para que se Entre suas atividades estão:
cumpra uma atividade específica. As atividades desta
Atividades de pesquisa;
fase são de busca e localização (protocolo), de
consulta e empréstimo, entre outras. Diagnósticos;
Destinação: é onde os documentos sofrem o Avaliação da necessidade de recursos humanos,
fim que lhes é determinado pelo processo de materiais e espaço;
avaliação. Os destinos geralmente são sofridos
quando os documentos cumprem seu prazo de Elaboração de ferramentas de controle,
retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, preservação e recuperação;
ocorrer de o documento não precisar estar neste
arquivo para sofrer a destinação; isto será Atividades de Protocolo e Expedição;
determinado pela Tabela de Temporalidade e
Arquivamento, empréstimo e consulta;
Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente
dois destinos são possíveis para os documentos: a Avaliação de Documentos;
eliminação ou o “recolhimento”para o arquivo
permanente. Classificação de Documentos;
Arquivos Correntes e Intermediários Preservação de Documentos.
Passamos agora ao estudo dos arquivos

corrente e intermediário. Como dito no início da aula,
a compreensão da Teoria das Três Idades é Dica de prova: Nesta fase os documentos não
fundamental, pois será com base nela que todos os são de interesse público, por mais que tenham o valor
estudos e práticas serão desenvolvidos. Estudamos secundário. Por isso o acesso aos documentos
juntos os arquivos corrente e intermediário porque as somente é autorizado ao seu produtor, ou a terceiros
diferenças entre eles são pequenas. Aliás, pelas com a permissão daquele.
características dos dois arquivos, alguns autores
chegam a afirmar que o arquivo intermediário é uma
“extensão” do arquivo corrente. A não ser pela Arquivos Intermediários
frequência de uso de seus documentos, não há
diferenças significativas entre eles. Vamos falar sobre Os arquivos intermediários são a segunda fase,
cada um. e são responsáveis por guardar documentos com
valor primário decrescente, ou seja, que estão
perdendo sua importância administrativa. Exatamente
por este motivo, esses documentos sofreram uma
Arquivos Correntes
redução na frequência de sua utilização.
A primeira das fases, o arquivo corrente, é
Os documentos desse arquivo não são mais
caracterizado por guardar documentos que são
necessários para a realização de atividades
consultados frequentemente pelo seu produtor. São
administrativas, mas ainda devem ser mantidos como
documentos de grande valor primário e vitais para as
prova de direitos e obrigações das partes envolvidas.
atividades administrativas.
Mas mesmo assim ainda tem o seu acesso restrito ao
Este arquivo deve estar o mais próximo possível produtor ou a terceiros, com a autorização desse.
de seu produtor, tanto física quanto logicamente.
Sua configuração deve ser um depósito com
Seus documentos, sendo extremamente necessários,
grande espaço interno e estruturas firmes, com
estão com o máximo do valor primário.
recursos humanos e materiais adequados á
Sua configuração, como vimos na aula anterior, preservação e recuperação da informação. A
pode ser arquivo setorial (dividido nos vários localização deve ser a mais distante possível do
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produtor, em locais de seguros e longe de áreas de Neste caso o protocolo é o caderno onde são
riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do feitas as anotações sobre a movimentação do
arquivo corrente. documento. O espaço é destinado para anotações
como o número do documento, a data de
A principal justificativa para a criação dessa fase recebimento e a assinatura do destinatário.
é a facilidade da gestão dos documentos correntes e a
economia de recursos humanos, materiais e de - A unidade ou setor responsável pela
espaço. Por isso sua implementação deve ser distribuição e movimentação de documentos dentro
precedida de estudo prévio, feito por especialistas, da instituição. O protocolo é a porta de entrada e
onde seja apontada a necessidade de sua criação; saída de documentos da instituição. Todos os
caso contrário, vai se tornar um verdadeiro “elefante documentos são recebidos, registrados e distribuídos
branco” para a instituição, tendo o efeito contrário ao aos destinatários. O mesmo ocorre com as
esperado. movimentações internas: antes de seguir de um setor
a outro, o documento deve passar pelo protocolo
Suas atividades são: antes. E ainda, o documento deve passar pelo
protocolo também antes de ser enviado a outra
Arquivamento;
instituição ou pessoa.
Empréstimo e Consulta;
As atividades de protocolo se resumem em dois
grupos: recebimento e classificação, registro e
movimentação. Algumas bancas ainda consideram a
Dica de prova: Os arquivos intermediários expedição como atividade de protocolo. Mesmo
devem ser entendidos como uma extensão dos assim, quando uma banca considera a expedição
arquivos correntes. Todas as atividades realizadas como atividade de protocolo, ela a menciona nas
aqui são as mesmas do arquivo corrente, exceto por questões. Caso não considere, não mencionará tal
aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois atividade.
não há tramitação (movimentação administrativa).
São atividades de recebimento e classificação:
Recebe o documento;
Protocolo
Separa os documentos oficiais dos particulares;
O protocolo é o conjunto de atividades que tem
por objetivo controlar o trâmite, isto é, a Envia os documentos particulares aos seus
movimentação interna do documento no ambiente destinatários;
interno da instituição. O protocolo é um conjunto de
Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
atividades que está inserido na fase de utilização da
Gestão de Documentos. Envia os documentos sigilosos aos seus
destinatários;
Entende-se por protocolo o conjunto de
operações técnicas que visam controlar o trâmite de Interpreta e classifica os documentos
documentos dentro de uma instituição. A palavra ostensivos;
protocolo, assim como arquivo, é um termo
polissêmico, e pode significar: Envia os documentos ostensivos ao setor de
registro e movimentação.
- O número atribuído ao documento quando
capturado pelo sistema da instituição. Neste caso As atividades de registro e movimentação são
chamamos de protocolo o número de registro que o as que tratam da distribuição, redistribuição e entrega
documento recebe. Este número será a identificação dos documentos dentro da instituição.
do documento dentro da instituição. È muito utilizado
em processos. As atividades de expedição tratam da saída de
documentos e correspondências da instituição. Todos
- O caderno, ou outro equivalente, onde se os documentos de caráter oficial, mesmo que
registra as movimentações internas do documento. sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o
OS: 0175/7/17-Gil
mesmo deve cuidar de enviá-los para o ambiente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por
externo à instituição. profissionais das diversas áreas do conhecimento e de
atuação da instituição.
Quando se tratar de documento ou

Dica de prova: As atividades de protocolo estão correspondência de caráter ostensivo, a classificação
associadas às funções de arquivo corrente! Pelas suas deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve
características, os arquivos correntes guardam abrir a correspondência ou documento, tomar
documentos que estão em uso freqüente ou conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário,
constantemente consultados. proceder à classificação e encaminhar os documentos
ao destinatário.
Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar
o fluxo desses documentos.
Constantemente as bancas tentam induzir os Dica de prova: As bancas tentam induzir os

candidatos ao erro afirmando que as atividades de candidatos ao erro afirmando que a atribuição de
protocolo também são realizadas nos arquivos classificar os documentos é do arquivista, o que não é
intermediário e permanente. verdade: é responsabilidade do setor de protocolo.
Então, para não esquecer ou confundir: as O Plano de Classificação deve orientar os
atividades de protocolo somente são realizadas no métodos de arquivamento a serem utilizados pela
arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e controle instituição. Todos os documentos serão arquivados e
de documentos dentro da instituição. ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano.
Portanto, este deve ser o mais abrangente possível,
Os setores de protocolo podem receber várias
sempre abarcando todos os assuntos que interessam
denominações: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor
à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de
de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é
atender as necessidades de mudanças das
importante ter em mente que protocolo é a atividade
instituições, e sempre reservar espaços para assuntos
de controle! O nome do setor pode coincidir, mas
e situações que são desconhecidos das instituições,
devemos considerar a atividade.
mas podem ocorrer.
Os Planos ou Códigos de Classificação são

Classificação de Documentos elaborados por uma comissão constituída
exclusivamente para este fim, chamada Comissão
Não confundam a Classificação dos Permanente de Avaliação de Documentos. Os planos
Documentos de Arquivo, com esta que vamos estudar podem seguir três critérios: o estrutural, ou
agora. O que vamos estudar agora são as atividades organizacional, que classifica os documentos de
de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de acordo com a estrutura da instituição; o funcional,
atribuir ao documento um código que corresponda ao que classifica os documentos de acordo com as
seu ingresso no sistema de documentos de uma atividades desenvolvidas pela instituição; e o temático
instituição. ou por assunto, que classifica os documentos de
acordo com conteúdo de sua informação.
Além disso, a atividade de Classificação, assim
como o protocolo, é uma das atividades de Gestão de Atualmente, de modo geral, é mais
Documentos, inserida na fase de utilização. A recomendado que se utilize o critério de classificação
classificação do documento é feita no momento em funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição
que este chega ao protocolo e pelo profissional que o tenha optado por utilizar o critério estrutural, terá
recebeu. que fazer mudanças no plano toda vez que se criar,
extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por
A Classificação de Documentos é o ato de exemplo. Quando se utiliza o critério funcional, por
atribuir um código ao documento de acordo com o mais que se modifique a estrutura de uma instituição,
assunto de que ele trate. suas atividades permanecem as mesmas, pois seu
objetivo foi definido no momento de sua criação.
O código deverá ser aquele em vigor na
instituição, e estabelecido pela Comissão Permanente
OS: 0175/7/17-Gil
Abaixo estão dois exemplos de Código de Classificação. O primeiro classifica os documentos de acordo com
as funções da instituição que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que
tratam, independente da área de atuação da instituição.
Como podem perceber, os documentos corresponderão. A referência cruzada é um

recebem códigos de acordo com a função da mecanismo adotado quando o conteúdo do
instituição. Esta função é dividida em subfunções, documento se refere a dois ou mais assuntos.
atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o
específico. CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código
correspondente ao assunto de que trata o
Dica de prova: Por força da Resolução CONARQ documento. E as rotinas de classificação são as
nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema seguintes:
Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Código
de Classificação para documentos da atividade meio, 1. Receber o documento para classificação;
instituído para eles, e ainda elaborar um código para
2. Ler o documento, identificando o assunto
documentos das atividades fim nos mesmos moldes
principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu
daquele adotado para a atividade meio. Simplificando:
conteúdo (estudo);
todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e
entidades públicas federais, estaduais, municipais, do 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de
DF e algumas instituições privadas que integram o classificação de documentos de arquivo, utilizando o
sistema) devem adotar, para os documentos relativos índice, quando necessário;
à atividade meio, o Código elaborado pelo CONARQ; e
para os documentos da atividade fim, cada instituição 4. Anotar o código na primeira folha do
dessas tem autonomia para elaborar o próprio, documento (codificação);
contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada
para os documentos da atividade meio. É o caso do 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os
Ministério da Fazenda. assuntos secundários.
A classificação deve ser realizada por

profissional habilitado para este fim, e seguir algumas
operações e rotinas. As operações são:
ESTUDO: consiste na leitura de cada

documento, a fim de verificar sob que assunto deverá
ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
OS: 0175/7/17-Gil
QUESTÕES DE CONCURSOS e) a qualidade do documento da idade corrente – a

qualidade do documento da idade intermediária
01) No código de classificação de documentos de arquivo
04) As obras de referência que identificam, resumem e
das atividades-meio da administração pública
localizam os conjuntos documentais permanentes
brasileira as funções, atividades, espécies e tipos
são chamados de:
documentais, genericamente denominados de
“assuntos”, encontram-se hierarquicamente
a) planos de classificação de documentos
distribuídos de acordo com:
b) planos de classificação de documentos por
assunto
a) os critérios estabelecidos por cada órgão;
c) tabela de temporalidade
b) a espécie documental.
d) instrumento de localização
c) a tipologia documental.
e) instrumento de pesquisa
d) o regimento do organismo.
e) as funções e atividades desempenhadas pelo
05) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a
órgão.
manutenção das instalações, um plano de
emergência, o controle das condições físicas e
02) Os elementos informativos mais comumente
ambientais, a educação de empregados e a
tomados como referências para a ordenação dos
conscientização do usuário em relação ao uso dos
documentos de arquivo são:
acervos são aspectos que devem ser acompanhados
e administrados por um arquivista como parte de
a) Número do documento, data, local de
um:
procedência, nome do emissor ou destinatário,
objeto ou tema específico do documento.
a) programa de engenharia
b) Número do documento, data, local de
b) programa de conservação
c) projeto de restauração
notação.
d) projeto de acondicionamento de acervo
c) Número do documento, data, local de
e) programa de acervo
código de classificação.
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído
d) Número do documento, data, local de
por um:
recolhimento
a) conjunto de coleção de documentos
e) Número do documento, data, local de
b) conjunto dos documentos de qualquer natureza
proveniente de diferentes administrações,
transferência.
pessoas físicas ou jurídicas
c) conjunto de textos manuscritos
03) A avaliação é uma função arquivística que visa a
d) conjunto de documentos recebidos
identificar o valor primário e o valor secundário de
e) conjunto dos documentos de qualquer natureza
um documento. Respectivamente, o valor primário e
provenientes de uma mesma administração, de
valor secundário significam:
uma mesma pessoa física ou jurídica
a) a qualidade do documento primeiramente
07) As instituições produzem e acumulam documentos
recebido – a qualidade do documento recebido
que devem ser classificados segundo seus assuntos, o
posteriormente
que exige muita atenção na leitura e interpretação
b) a qualidade do documento simples – a qualidade
dos documentos analisados pelos arquivistas.
do documento complexo
Observe o seguinte documento:
c) a qualidade do documento utilizado apenas por
quem o criou – a qualidade do documento
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
utilizado por todos
Ilmo. Sr. Silva e Silva
d) a qualidade do documento baseado nas
Departamento de Recursos Humanos
utilizações imediatas e administrativas que lhe
Av. Presidente Vargas, 37/808
deram os seus criadores, ou seja, nas razões para
Rio de Janeiro – RJ
as quais o documento foi criado – a qualidade do
Prezado Senhor
documento baseado nas utilizações não
Encaminho as correspondências e os pareceres,
imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho
desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de
privilegiado
pessoal, para início imediato na matriz da nossa
empresa.
OS: 0175/7/17-Gil
Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do documentos correntes estão misturados aos
Trabalho e da Educação. intermediários e permanentes; existem,
Atenciosamente desordenadamente, várias revistas especializadas,
Monteiro e Monteiro catálogos de preços, boletins, folhetos de
Diretor Assistente publicidade, fotografias, disquetes etc. O
procedimento correto para iniciar essa organização
O documento acima deve ser classificado a partir dos é:
seguintes assuntos principais:
a) solicitar a colaboração do diretor da empresa
a) encaminhamento de correspondência, admissão b) fazer o levantamento documental
imediata, Diretoria Comercial c) numerar o acervo para eliminar os documentos
b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, d) arranjar sistematicamente a documentação
psicologia da educação e) elaborar os instrumentos de pesquisa
c) parecer, comercial, matriz da empresa
d) referência, psicologia, trabalho e educação 12) O ciclo vital dos documentos administrativos
e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para compreende três idades: os arquivos correntes, que
psicólogos mantêm os documentos durante seu uso funcional,
administrativo e jurídico; os arquivos intermediários,
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o que guardam os documentos que já ultrapassaram o
usuário no acesso aos documentos e aos prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda
instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos
denominado: permanentes, onde os documentos são preservados
definitivamente. A especialidade dos arquivos pode
a) intercâmbio ser identificada por sua localização física. Portanto,
b) disseminação seletiva os arquivos de primeira e segunda idades devem
c) transferência da informação estar localizados, respectivamente:
d) referência
e) recuperação da informação a) fora da cidade, arquivo nacional
b) próxima ao corrente, lugar descentralizado
09) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do c) acima de estrutura, área de segurança
suporte da informação requer a observância de d) em torno da capital, perto do centro
critérios fundamentais que levem em consideração: e) junto ao produtor
a) legislação em vigor; comutação bibliográfica 13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a
internacional, aplicação de normas política nacional de arquivos públicos e privados. De
internacionais acordo com ela, os arquivos públicos são os
b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em conjuntos de documentos:
vigor e relação custo/benefício de sua
implantação a) produzidos e recebidos por órgãos públicos,
c) relação custo/benefício de sua implantação; instituições de caráter público e entidades
aplicação de normais internacionais; comutação privadas, em decorrência do exercício de
de registros documentais nacionais e atividades específicas, bem como por pessoas
internacionais físicas, qualquer que seja o suporte da
d) comutação bibliográfica; normais internacionais informação ou a natureza dos documentos
de websites; princípios arquivísticos b) produzidos e recebidos, no exercício de suas
e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa atividades, por órgãos públicos e privados de
da Sociedade da Informação; comutação de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
registros documentais internacionais municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer
10) Nula que seja o suporte a informação ou a natureza
dos documentos
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto c) e operações técnicas referentes à sua produção,
de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
precisam encontrar certos documentos, mas a fase corrente e intermediária, visando a sua
desorganização do arquivo vem lhes causando eliminação ou transferência para guarda
dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias permanente, qualquer que seja o suporte da
origens dos documentos foram mescladas; não existe informação ou a natureza dos documentos
cronologia formal nos volumes de documentos; os
OS: 0175/7/17-Gil
d) de mais de 50 anos de idade produzidos e c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da

recebidos por instituição pública ou privada, em UFRJ
decorrência de suas atividades ligadas ao serviço d) reunião ordinária, informação e orçamento para
público ou não, qualquer que seja o suporte da 2005
informação ou a natureza dos documentos e) informação, UFRJ e ano 2005
e) pessoais ou administrativos, produzidos e
recebidos pelas autoridades do poder executivo 19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro
em seu respectivo nível de competência, da instituição, de acordo com os valores informativos
qualquer que seja o suporte da informação ou a e probatórios, é atividade da comissão de:
natureza dos documentos
a) avaliação de documentos
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a b) incineração de documentos
estrutura da entidade é que determina o: c) restauração de documentos
a) conjunto de classificações d) movimentação de documentos
b) método de arquivamento e) preservação de documentos
c) sistema de notações
d) descarte de projeções 20) Antes de eliminar documentos inservíveis para a
e) instrumento de pesquisa instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao
instrumento de destinação aprovado pela autoridade
15) A classificação Decimal de Dewey empregada nos competente, que é a tabela de:
arquivos divide o saber humano em:
a) operacionalidade
a) cinco classes principais e cinco classes gerais b) caducidade
b) seis classes principais e quatro classes gerais c) organicidade
c) sete classes principais e três classes gerais d) temporalidade
d) oito classes principais e duas classes gerais e) originalidade
e) nove classes principais e uma classe geral
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de
16) Para organização de uma massa documental poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo
constituída especificamente de processos, o de criar uma atmosfera favorável à conservação dos
arquivista deve utilizar o método: documentos, denomina-se:
a) enciclopédico a) monitoração
b) numérico b) climatização
c) dicionário c) esterilização
d) unitermo d) fumigação
e) geográfico e) refrigeração
17) Assegurar a preservação dos documentos que não 22) O instrumento que procede ao relacionamento das
mais são utilizados pela administração e que devem antigas notações para as novas que tenham sido
ser mantidos, visando a um processo de triagem que adotadas, em decorrência de alteração no sistema de
estabelecerá a eliminação ou o arquivamento arranjo, é a tabela de:
definitivo é a função principal do arquivo:
a) temporalidade
a) onomástico b) prescrição
b) permanente c) destinação
c) especializado d) equivalência
d) intermediário e) conservação
e) estratégico
23) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de
18) Na mensagem: “informamos que, na reunião valor:
ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ,
foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as a) primário
palavras-chaves principais são: b) permanente
c) especial
a) informação, reunião e ordinária d) intermediário
b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e) corrente
e orçamento para 2005
OS: 0175/7/17-Gil
24) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e b) os documentos de valor permanente, isto é, de

descrição consagrados pela Arquivística valor informativo
contemporânea aplicam-se: c) os documentos de todos os tipos e valores
d) os documentos sem valor corrente, porém ainda
a) aos acervos arquivísticos públicos e privados úteis por algum tempo ou destinados à
b) tanto aos arquivos como às bibliotecas preservação definitiva
c) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus e) os documentos que estão esperando a definição
d) às coleções de particulares e de organismos de suas situações
privados
e) aos acervos hemorográficos por particulares 28) O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas
últimas décadas. Por isso, instituições públicas e
25) O que um arquivista deve compreender como um privadas utilizam-se em vários casos. Segundo
plano de classificação de documentos? especialistas, este recurso:
a) um plano que permita a ordenação intelectual e a) tornam mais barato o tratamento e a

física dos documentos de um arquivo corrente manutenção de acervos arquivísticos em suporte
b) um plano físico que forneça ao órgão as bases papel, fotográfico e videográfico
para manutenção de documentos com b) tem custos similares aos dos procedimentos mais
informações significativas e que indique a convencionais
possível classificação daqueles que não c) é indicado somente para os arquivos correntes
contenham dados relevantes d) torna bem mais caro o tratamento dispensado
c) um plano de tratamento e de avaliação, sob aos acervos arquivísticos
todos os aspectos possíveis e imagináveis, de e) é utilizável em aplicações específicas na
uma massa documental acumulada preservação de documentos essenciais sob o
d) um plano de descarte sistemático, acompanhado ponto de vista jurídico e histórico-cultural
de um programa de microfilmagem ou de
digitalização das imagens dos documentos com o 29) A digitalização de documentos já chegou ao Brasil.
uso de recursos informáticos Com ela é possível que se produzam arquivos
e) um plano geral de microfilmagem dos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de
documentos mantidos pela instituição dados por meio do reconhecimento ótico de
caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:
26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística
do mundo atual é o enfoque da informação com a) os documentos a serem digitalizados não
prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas precisam ter uma ordenação prévia que permita
teorias arquivísticas indicam que: a recuperação das informações contidas
b) os documentos devem ser digitalizados,
a) os documentos registrados em suporte respeitando-se os padrões nacionais de
convencionais devem ser imediatamente qualidade
copiados e sumariamente eliminados c) os documentos a serem digitalizados devem ser
b) os documentos registrados em meio magnético objeto de um tratamento técnico-científico
são os que realmente importam para o presente preliminar, executado por profissionais
e para o futuro d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os
c) os conteúdos dos documentos convencionados e problemas de arquivo de um órgão, diminuindo
não-convencionais vêm ganhando maior o espaço de guarda e facilitando o acesso
significação para o trabalho profissional e) a digitalização substitui a necessidade do
d) as espécies documentais continuarão a ser o tratamento do profissional de arquivo
principal vetor para o processo de tratamento
arquivístico 30) De modo geral, os dois registro e suportes
e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos
sempre públicos brasileiros são:
27) As instituições denominadas arquivos públicos a) o documento textual em papel e a fotografia

federais, estaduais, municipais e institucionais são b) a correspondência e os dossiês funcionais
locais onde, em situação ideais, guardam-se: c) os microfilmes e os disquetes
d) o processo administrativo e a correspondência
a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos
constante óticos
OS: 0175/7/17-Gil
31) A análise acerca da situação do acervo arquivístico c) alfabética

existente em uma instituição pública ou privada é d) dicionário
obtida mediante a elaboração de um: e) decimal
a) plano de ação 36) O processo que consiste na ordenação dos

b) plano de gestão documentos em fundos, na ordenação das séries
c) plano de classificação dentro dos fundos e, se necessário, dos itens
d) programa de gestão documental documentais dentro das séries é:
e) diagnóstico do acervo
a) a catalogação
32) Nula b) o arranjo
c) a análise
33) Na terminologia arquivística, o esquema d) a avaliação
preestabelecido para armazenagem, ordenação e e) a descrição
classificação de documentos é um conceito atribuído
para a elaboração do plano de: 37) Um programa de gestão de documentos eficiente
a) ordenação prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela
b) destinação empregados. Isso implica planejar a distribuição
c) classificação prévia das áreas de depósito, indicando a utilização
d) arquivamento atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o
e) armazenamento Dicionário de Terminologia Arquivística da
Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse
34) Das atividades abaixo, assinale a que não se planejamento consubstancia-se no plano de:
caracteriza como atividade de arquivo corrente: a) destinação
a) análise b) arquivamento
b) ordenação c) armazenamento
c) descrição d) classificação
d) arquivamento e) descrição
e) empréstimo
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos
35) Observe o quadro abaixo: arquivos, assinale a opção incorreta:
Dissertações a) o inventário é o instrumento que descreve

Antropologia conjuntos ou unidades documentais na ordem
Antropologia Cultural em que foram arranjados
Teoria Antropológica b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de
História um fundo toma por base a série documental
Sociologia c) o guia de arquivo tem por finalidade oferecer
Monografia informações básicas sobre um ou mais arquivos e
Antropologia seus fundos
Historia d) um inventário pode contemplar um fundo
Historia Antiga inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma
Historia Moderna unidade de arquivamento
Sociologia e) o repertório é um instrumento de pesquisa que
Teses seleciona documentos pertencentes a um ou
Antropologia mais fundos e os descreve minuciosamente
História
Sociologia 39) O instrumento de pesquisa em que a descrição
Sociologia da Educação exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais
Sociologia Rural de suas subdivisões, toma por base a peça
documental, respeitada ou não a ordem de
classificação é o:
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de
Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada a) catálogo
no exemplo acima corresponde à: b) inventário
c) guia
a) duplex d) repertório
b) enciclopédica e) índice
OS: 0175/7/17-Gil
40) No código de classificação de documentos de arquivo II – Em comparação aos demais, o método alfabético
das atividades-meio da administração pública é o mais simples, rápido e barato, além de
brasileira as funções, atividades, espécies e tipos dificilmente gerar erros de arquivamento,
documentais, genericamente denominados de mesmo quando o volume de documentos é
“assuntos”, encontram-se hierarquicamente grande.
distribuídos de acordo com: III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento
em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a
a) os critérios estabelecidos por cada órgão dos numéricos; cada uma delas, por sua vez,
b) espécie documental divide-se em diversas subclasses.
c) a tipologia documental
d) o regimento do organismo a) I, apenas
e) as funções desempenhadas pelo órgão. b) II, apenas
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada c) III, apenas
afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A d) I e II, apenas
ordem correta é: e) II e III, apenas
a) Cada empresa deve adotar a metodologia de 44) (As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as
arquivamento que atenda às suas necessidades regras de alfabetação.
específicas
b) Os arquivos podem passar por três estágios de I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa
evolução, que não são complementares II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da
c) A maneira de conservar e organizar os Informação
documentos deve mudar de acordo com a idade III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas
do arquivo Universitárias da América Latina
d) Embora o termo “arquivo” seja usado em IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e
referência a qualquer uma das três idades, os Documentação Jurídica
arquivos propriamente ditos são os de terceira V – 15º Encontro Nacional de Informação e
idade. Documentação Jurídica
a) V-V-F-V a) I – III – IV – V – II
b) V-V-F-F b) I – IV – II – V – III
c) V-F-V-V c) II – IV – V – I – III
d) F-F-V-F d) II – V – IV – I – III
e) F-V-F-V e) IV – V – II – III – I
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos 45) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método
intermediários. de alfabetação para nomes de pessoas.
a) Devem necessariamente ser conservados a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a

próximo aos escritórios ordem alfabética dos prenomes
b) Devem disponibilizar seus documentos para b) Sobrenomes compostos de substantivo e
consulta frequente adjetivo (como Monte Verde) não são separados
c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como
ou “arquivo morto” Santa Cruz) são compostos e não se separam
d) Guardam documentos oficiais ou de valor d) Títulos que acompanham nomes, como General
histórico em caráter permanente ou Ministro, são considerados na alfabetação
e) Reúnem documentos que precisam estar e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por
acessíveis, apesar de menos consultados exemplo) são registrados exatamente como se
apresentam.
43) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas
as afirmações abaixo.
I– A escolha do método de arquivamento deve ser

determinada pela natureza dos documentos e a
estrutura da entidade, embora, de modo geral,
qualquer sistema possa apresentar resultados
satisfatórios se for adequadamente aplicado.
OS: 0175/7/17-Gil
GABARITO __________________________________________
____________________________________________
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
E A D E B E B D B D
____________________________________________
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 ____________________________________________
B E B B E B D B A D ____________________________________________
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 ____________________________________________
B D B A A C B E C D ____________________________________________
31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 ____________________________________________
E C D C B B C B A E ____________________________________________
41 42 43 44 45 ____________________________________________
C E A C D ____________________________________________
____________________________________________
__________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS

| Módulo Completo – Profa. Giovanna Carranza

Profa. Giovanna Carranza

ASSUNTO: ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO Como exemplo de documento, temos a carta, a

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o  Ostensivo - A classificação de ostensivo ou

Os documentos de um arquivo apresentam

 Cartográficos: são os documentos em formatos e Segundo a necessidade do sigilo e quanto à

 Sonoros: são os documentos com dimensões e A classificação de ultrassecreto é dada aos

Seguem as tabelas de classificação:

Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se 2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Biblioteca  à extensão de sua atuação (setorial e central).

A biblioteca conserva documentos com

Os arquivos privados são aqueles mantidos por

Existe ainda outra classificação, atribuída pela

É importante ressaltar que esta classificação se

Classificação quanto à extensão de atuação:  Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento

O formato é a configuração física que o suporte 3. Arquivo de terceira idade ou permanente,

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, Basicamente, o documento é guardado pela

Enquanto o documento tiver valor  Guarda permanente: quando o documento tiver

Todo documento, ao término de seu ciclo vital,

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:

Os prazos acima variarão de acordo com o 4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE

Registro e Movimentação - Preparar ficha de seleção, a eliminação de documentos devem ser

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as

- âmbito do arquivo: normas, manuais,

- Funciograma: gráfico que amplia partes

- estado físico: necessidade de restauração. 2ª parte – Análise e diagnóstico da situação;

3ª parte – Projeto propriamente dito, com

- registros e protocolo (receber, separar, IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

Estabilizar um documento é, portanto,

Preservação - É um conjunto de medidas e

Conservação - É um conjunto de ações

Restauração - É um conjunto de medidas que

6. MATERIAL DE ARQUIVO A invenção da microfilmagem é atribuída ao

Princípio da Territorialidade: Este princípio,

Teoria das Três Idades: Também conhecida Princípio da Pertinência Funcional ou

Princípio da Proveniência Territorial: Este

Princípio da Pertinência ou Temático: É a Para o arquivamento e ordenação dos

ou não de recuperação da informação sem o uso de rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos

2. Sobrenomes compostos de um substantivo

Arquivam-se: 6. Os sobrenomes que exprimem grau de

3. Os sobrenomes formados com as palavras Exemplo:

J. Vieira Jorge de Abreu Sobrinho

5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, 7. Os títulos não são considerados na

Pedro de Almeida Ministro Milton Campos

8. Os nomes estrangeiros são considerados Pina de Mello, Francisco

Giulio di Capri Embratel

Exemplo: 13. Nos títulos de congressos, conferências,

Arquivam-se: II Conferência de Pintura Moderna

Arquivam-se: O número é dividido em grupos de dois

Circular n° 256.741 (método numérico simples).

25 – grupo terciário, atribuído ao documento

Neste método os documentos são numerados Ex:

Além da ficha numérica, também chamada

Alfabético Enciclopédico Método numérico unitermo: também

Classifica-se a documentação em classes

acima. Basta que o candidato saiba que é um método Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE MÉTODOS PADRONIZADOS

Ex: Avaliação de documentos

FERREIRA, Paulo Duque. Na fase de destinação da Gestão de

Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela Armazenamento